EDUCACIN MEDIA TECNOLGICA EN ADMINISTRACIN Y SERVICIOS

BASES DOCUMENTARIAS
PLAN 2004
AO 2007

UNIDAD 4
DOCUMENTOS DE TRMITE INTERNO Y EXTERNO
a)

PEDIDO DE PRECIOS
Cuando se necesita comprar determinados materiales, para poder emitir la Orden de Compra
correspondiente, se debe conocer los precios de los proveedores. Para conocerlos, la empresa debe
comunicarse con los proveedores y efectuar lo que se denomina Pedido de Precios. Este pedido, en la
actividad privada, asume fundamentalmente dos formas: el pedido telefnico y pedido por escrito (este
puede ser por carta o por correo electrnico).
1. En el primer caso, la empresa se pone en comunicacin telefnica con el proveedor y le solicita que le
cotice los productos que necesita adquirir. Su cotizacin puede ser en forma verbal o escrita mediante fax o carta-.
2. En el segundo caso, el pedido se realiza por escrito y la respuesta llega por le mismo medio.
Una vez recibida la cotizacin de precios de los proveedores, se decide a quin se comprar, de
acuerdo con diversos criterios: el precio ofrecido, las condiciones de pago, los plazos de entrega, etc.
Luego de decidir la compra, se emite la Orden de Compra que se estudia en el punto siguiente.
Modelo de Pedido de Precios

MAVISU S.R.L.
Los Carlos 2345
Tel. 200 0200
11200 Montevideo

Montevideo, 31 de mayo de 2007.

Sr. Gerente de
La Papelera S.A.
PRESENTE
De nuestra mayor consideracin:
Solicitamos a Ud. cotizacin por los siguientes artculos segn detalle que enunciamos:
Cantidad

Producto

Descripcin

2.000 hojas
10 cajas
2 cajas
1 caja
2 cajas

Papel fotocopia
Bolgrafos
Bolgrafos
Bolgrafos
Gomas

Tamao Oficio
Color azul
Color negro
Color rojo
De pan

Esperamos contar a la brevedad con los precios solicitados.

Sin otro particular, saludamos a Ud. muy cordialmente,

Por MAVISU S.R.L.

Gerente Comercial

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b)

COTIZACION DE PRECIOS
Al recibir el pedido de precios de un cliente, la empresa responde enviando la Cotizacin de
precios solicitada. Esta puede adoptar la forma de una Carta Comercial o de una Lista de Precios pre
impresa que contenga los precios de todos los productos comercializados por la empresa.

c)
ORDEN
DE
COMPRA
Es un documento
probatorio,
complementario desde el
punto de vista contable
que se emite para solicitar
a un proveedor que nos
venda
determinados
materiales, en base a las
condiciones convenidas
con el mismo por
intermedio
de
la
cotizacin de precios
enviada a la empresa.
Este sirve como
respaldo documental del
pedido efectuado a un
proveedor y a diferentes
reas de la empresa como
ser recepcin, acreedores,
etc. para controlar la
mercadera recibida, las
condiciones generales de
comercializacin
etc.,
logrando
un
mayor
control de la gestin de
compras.

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Este documento es emitido por la empresa compradora en dos vas como mnimo, entregando el
original al proveedor y reteniendo las dems vas para s.
d)

ORDEN DE VENTA
Es un documento probatorio, complementario desde el punto de vista contable, de circulacin
interna a la empresa que se emite por el pedido de materiales o servicios realizado por un cliente.

En base a los datos que se establecen en la Orden de Venta, una vez autorizada la misma por las
reas de Ventas, Crditos, etc., se proceder a: la elaboracin del pedido, emisin del documento de venta
y entrega de la mercadera.

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Este comprobante se emite en tantas vas como la empresa considere necesarias para el mejor
funcionamiento de la misma, de acuerdo al uso que se le vaya a dar al mismo.
e)

PEDIDO SECCIONAL
El pedido Seccional es un documento probatorio, complementario desde el punto de vista
contable, de circulacin interna de la empresa, que registra la solicitud de materiales o mercadera
realizado por la unidad que lo emite a la unidad que corresponde.
Frente a la emisin de este comprobante pueden ocurrir dos situaciones diferentes:
a. Que exista el material requerido. En este caso se entrega el material y se firma el
comprobante para dejar asentado en el mismo que fue entregado lo pedido
b. Que no exista el material requerido. En este caso la tramitacin de este documento va a
depender de la estructura organizativa de la empresa:
1. Si el Depsito y la Seccin Compras dependen de un mismo jerarca, una vez constatada
la falta del material requerido, el comprobante pasa a la Seccin compras para que esta
inicie el trmite de compras del material.
2. Si el Depsito y la Seccin Compras no dependen de un mismo jerarca, una vez
constatada la falta del material requerido, el comprobante vuelve a la seccin que realiz
el pedido, para ser anulado y se emite otro Pedido Seccional que se enva a la Seccin
compras para que esta inicie el trmite de compras del material.
3. Que exista en la empresa una seccin especialmente creada para la Gestin del Stock. En
este caso, esta seccin ser la encargada de verificar que en la empresa siempre haya lo
necesario para su normal funcionamiento, por lo tanto ser la encargada de comunicar, en
el momento oportuno, a la Seccin Compras cuando el stock lleg al mnimo de
seguridad para que esta comience la gestin de compra.

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