Arte y cultura: Pedidos de subsidios y propuestas

Victoria D. Horwitz y Mara Jos Figuerero Torres

Este texto es una versin modificada

y resumida de un par de captulos del libro
Estrategias y Recursos para Jvenes
Profesionales. Tesis. propuestas, CVs,
entrevistas y presentaciones en general
de Victoria D. Horwitz y Mara Jos Figuerero Torres.
Publicado por la Sociedad Argentina de Antropologa.
2001.

Este documento sirve como lectura base para las discusiones y ejercicios con
documentos. Los debates girarn en torno a los cinco ejes ordenadores que se
proponen aqu. Cada ejemplo ser analizado desde distintas perspectivas y en base a
los criterios definidos.
El objetivo de estos apuntes es general, es decir que sirva como ayuda en la
preparacin de presentaciones para muchas agencias financiadoras distintas tanto
pblicas como privadas.

Introduccin
Cada presentacin profesional (en este caso un pedido de subsidio o una propuesta)
es una oportunidad nica para lograr el objetivo propuesto. A veces hace falta
conseguir dinero para que ese deseo se vuelva realidad. Y para obtener fondos se
necesita primero invertir mucho esfuerzo armando un documento que cumpla no
solamente con lo que el solicitante pretende, sino que tambin responda, por un lado,
a los propsitos (la misin) y, por otro, a los parmetros definidos por las propias
agencias financiadoras.
A qu nos referimos al marcar que se debe tomar en cuenta tanto al deseo personal
como la misin institucional del ente financiador? Pues a que cada propuesta o pedido
de dinero forma parte de un proceso comunicativo que obliga a armar un discurso
que sea comprendido por todos los actores, es decir los que piden y los que ofrecen
los subsidios y que se atenga a los deseos de ambas partes. En ese sentido, el
discurso debe volver compatibles los objetivos del solicitante con los de la agencia
financiadora -que no siempre coinciden.
Participan del proceso comunicativo: (a) un emisor/el candidato -que codifica y
enva un mensaje-, (b) un receptor/los evaluadores y el ente financiador - que
decodifican el mensaje y, en ocasiones, (c) uno o varios referencistas, que se
ofrecen como puente entre los dos primeros.

La construccin del mensaje se realiza a partir de:

a) aspectos mecnicos y formales que deben cuidarse en cada situacin, por ejemplo
estilo de redaccin u orden de los bloque temticos,
b) aspectos analticos, tales como la forma de pensar estratgicamente el proceso de
preparacin.
El objetivo aqu es que ustedes se habiten a trazar un plan estratgico tanto para la
idea que desean convertir en realidad, como para el documento escrito que utilizarn
para solicitar los fondos o la financiacin. En ambos casos, es decir tanto para la
transformacin de una idea en una plan de accin como para la redaccin del plan en
formato de propuesta, recomendamos utilizar cinco ejes ordenadores:
1. La variabilidad de situaciones que deben enfrentar (la externa representada por los
requisitos y objetivos de la agencia financiadora y la interna determinada por los
antecedentes profesionales del candidato u organizacin solicitante);
2. las caractersticas del auditorio al cual dirigen la presentacin;
3. el mensaje que desean transmitir;
4. los conceptos abstractos que permiten comunicar el mensaje; y
5. potenciales aspectos controlables de la presentacin.

Variabilidad de situaciones
De cuantas formas es necesario presentar las mismas ideas y antecedentes
personales? Es posible planificar cada paso, o incluso predecir el resultado, de un
proceso de solicitud? La respuesta para la primera pregunta es relativamente simple:
dado que existen muchas situaciones y que cada una tiene sus caractersticas
(impuestas por la variabilidad externa), se torna necesario presentar los pedidos en
forma acorde a la situacin. Para un museo ser distinto armar una sala de
exposicin, un nuevo depsito, o un laboratorio de restauracin y conservacin y cada
pedido de fondos debera reflejar esas diferencias. Tambin ser distinto planificar
proyectos de corta, mediana o larga duracin. Y debern tambin ser distintos los
pedidos que se armen para presentar a un llamado de concurso versus los que se
soliciten a instituciones que no han previsto ofrecer dinero para financiar este tipo de
proyectos.
La segunda pregunta se responde con un si enftico, es decir que es necesario
planificar cada paso. Si bien la planificacin no siempre asegura un resultado final
satisfactorio, al menos permitir entender la lgica del proceso de evaluacin. La
debida comprensin de la lgica del proceso permitir armar el siguiente pedido que
resulte exitoso, ya que el anlisis de los pasos seguidos permitir identificar la llave
para la preparacin de la siguiente propuesta.

Llamamos variabilidad externa a la gama de situaciones para las cuales se buscarn

fuentes de financiacin, por ejemplo fondos pblicos ofrecidos por distintas agencias,
o fondos privados. Cada institucin, ya sea pblica o privada, tiene una misin
distinta y, por ende, esperar leer una solicitud que se ajuste a sus intereses.
Existe otra fuente de variabilidad externa, impuesta por las diferencias en la
personalidad de cada evaluador. En este sentido, el mensaje que se construye en
cada propuesta debe adaptarse a la formacin acadmica y experiencia del evaluador
de turno. Veremos ms adelante cmo lidiar con el desafo impuesto por las
particularidades de los evaluadores.
Resumiendo, al tomar en cuenta los distintos tipos de variabilidad, todo solicitante
debe entender que prcticamente se ve obligado a adaptar cada presentacin hasta
compatibilizar los intereses propios con los objetivos de la agencia financiadora, los
lineamientos del programa de subsidios dentro del cual se insertara, y los criterios
que manejan los evaluadores que leern y finalmente decidirn si vale la pena o nofinanciar la propuesta.

Auditorio
El mensaje que se proyecta a travs de las presentaciones llega a un receptor o
auditorio, el cual esta conformado por los evaluadores y/o los comits de seleccin.
Este es un tipo de desafo como el mencionado en el acpite previo. Para neutralizar
el impacto que suelen imponer las diferencias de personalidad y gustos de los
individuos que componen el auditorio, es necesario que el mensaje llegue a todos los
integrantes, ya sea en forma individual o grupal. Es decir que cada situacin obliga a
lidiar tanto con la variabilidad generada por el el auditorio como unidad, como con
otra ligada al modo de percepcin individual de cada individuo formando parte del
comit de seleccin.
Para asegurar una buena recepcin del mensaje por parte del auditorio sugerimos, a
modo de gua, una serie de preguntas que permitirn acomodar el formato de cada
presentacin. Las tres primeras reflexionan acerca de la variabilidad generada por el
auditorio. La ltima concierne a la forma individual e idiosincrtica como cada
receptor capta, entiende y memoriza ideas, datos y mensajes.
Quines componen el auditorio de la evaluacin?
En los procesos de evaluacin y seleccin de pedidos de subsidio el auditorio esta
compuesto bsicamente-por evaluadores, aunque puede variar en relacin a la
cantidad de personas que lo componen pudiendo ser una sola o varias.
En los casos de presentaciones escritas, el auditorio se limita a un solo lector, o quiz
a una secuencia de lectores aislados; en estos casos el escrito es percibido

individualmente. En cambio en el caso de entrevistas o jurados entra en juego la

dinmica de la percepcin colectiva de los evaluadores y el interjuego
retroalimentador de la discusin final.

Qu busca el Evaluador?
Espera dos cosas: (a) conocer algo o todo respecto del tema o el propsito del pedido
y, (b) algo o todo acerca de la/s persona/s que piden el dinero. En la etapa de
planificacin, cada candidato debe analizar las caractersticas del evaluador y, luego
de arribar a conclusiones, predecir las cualidades que privilegiarn en el pedido. De
este modo se puede armar una propuesta que haga hincapi en aspectos que los
evaluadores consideran importantes.
En teora, muchas veces se puede recabar informacin que permita acceder a los
criterios de evaluacin. Por lo general, los datos relevantes se encuentran expresados
en las mismas bases del concurso y por lo tanto conviene leer atentamente las
condiciones del llamado. A veces, los lineamientos que manejan los evaluadores se
encuentran disponibles por escrito, o se puede acceder a ellos mediante consultas con
la misma agencia patrocinante del concurso. Otro recurso consiste en consultar con
personas que hayan participado previamente como evaluadores en concursos
similares. Tambin la consulta con participantes o ganadores de aos anteriores
puede arrojar pistas acerca de las caractersticas que normalmente presentan las
propuestas que finalmente resultan financiadas.
Qu caractersticas tiene el auditorio Evaluador?
Esta pregunta se refiere a la formacin acadmica del auditorio y al tipo de situacin
que se enfrenta. Interesa, por ejemplo, determinar si se trata o no de especialistas en
el tema. Una vez conocidos los antecedentes de los evaluadores, se puede decidir
preparar una presentacin acorde a las caractersticas de las personas que lo
componen.
Por otra parte, antes de redactar la propuesta, ser necesario conocer el universo
potencial de individuos invitados a evaluar. Conviene conocer su experiencia en
evaluacin e identificar posibles incompatibilidades entre los criterios que
habitualmente usan y los de la agencia o institucin patrocinante.
La necesidad de ejercer cierto grado de control es de suma importancia dado que la
opinin de los evaluadores tiene impacto directo en la aprobacin o no- de la
propuesta. Nuestra recomendacin principal es preparar un mensaje congruente con
las expectativas del auditorio y su nivel de conocimiento o formacin, lo cual implica
identificar las particularidades del auditorio y definir aquello que puede entender y

apreciar para, de esa manera, ajustar en forma ms precisa la presentacin.

Cul es la mejor manera de transmitir el mensaje?
Existen ciertas formas de proyectar un mismo mensaje; las cinco principales incluyen
el empleo de:

ejemplos;
conceptos generales o abstractos;
comparaciones o analogas;
descripciones;
recursos visuales

Una exposicin cuidadosamente planificada ser ms exitosa si incluye la mayor

cantidad de estas formas posible ya que, usando varias de ellas, facilita una mejor
percepcin por parte de todos los lectores de la propuesta. De este modo se asegura
que todo el auditorio entienda el mensaje y retenga las ideas que se transmitieron. La
combinacin de varias tambin depender del medio de transmisin, sea esta escrita
u oral, pero lo esencial es que cada forma empleada expanda sobre la idea central del
mensaje.

Mensaje
Distinguimos aqu dos significados para este trmino. El primero, cubierto ms arriba
al explorar las exigencias de un auditorio, se refiere a las ideas y temas que se
pretende transmitir. El segundo significado, que exploraremos ahora, se refiere a la
imagen o, en este caso, la descripcin de las cualidades y habilidades personales que
el solicitante desea proyectar.
El candidato siempre aspira a que se considere su proyecto como el ms atractivo (y
por ende el que probablemente resulte financiado). El desafo es dilucidar cmo
presentar el mensaje de tal forma que el evaluador llegue a la misma conclusin.
El mensaje puede ser enviado simultneamente de manera implcita y explcita.
Ambas se retroalimentan para asegurar que el mensaje proyecte el significado que
desea transmitir el emisor:
Mensaje explcito: cuando porciones del mensaje se corroboran con datos concretos
mencionados en el pedido, en los antecedentes del solicitante, o en la carta
referencia. Los mensajes explcitos constituyen una de las maneras de ejercer algn
grado de control sobre el proceso de evaluacin (ver tambin abajo el acpite de
"control").

 Mensaje implcito: se trasmite a travs del aspecto formal de una presentacin.

Sirve de apoyo al mensaje explcito, y radica mayormente en la proyeccin de
cualidades personales, corporizados en conceptos abstractos.
El armado del mensaje tanto en la redaccin de la forma explcita como en las
sugerencias implcitas debe resultar directamente del trabajo de planificacin de las
ideas que se proponen y debe preocuparse, tambin, por analizar la composicin del
auditorio a quien va dirigido y el impacto que tendr en los lectores.
La posibilidad de controlar la imagen que se desea proyectar se sustenta en la
evidencia proporcionada por logros concretos y las cualidades del solicitante, y stas
se expresan a travs de lo que denominamos conceptos abstractos.

Cualidades y conceptos abstractos

Hay distintas categoras de cualidades, habilidades y competencias que distinguen a
las personas y organizaciones. Pueden ser naturales y formar parte de su
personalidad, tambin pueden ser adquiridas por algn entrenamiento o reforzadas
intencionalmente. A su vez, el conjunto de cualidades de personalidad repercuten en
distintos aspectos de su desempeo profesional. Cada cualidad se corporiza en un
concepto abstracto, cuyo significado es conocido y debera ser entendido de la misma
manera por todos los protagonistas de la situacin retrica.
Los conceptos abstractos no tienen existencia emprica y slo pueden concebirse a
travs de una recreacin mental de las cualidades personales. Si bien no tienen
expresin tangible, los conceptos abstractos son excelentes para codificar mensajes
porque los receptores reciben un significado preciso e inconfundible. Se expresan
mediante el empleo de sustantivos tales como creatividad, originalidad,
responsabilidad, adaptabilidad, autonoma, o compromiso.
Semejantes conceptos abstractos son fundamentales para definir la imagen que se
desea proyectar. En muchos casos permiten que el mensaje enviado sea captado por
el receptor con el significado que el emisor quiere darle. Los evaluadores ponderan
las cualidades de cada candidato de acuerdo a criterios preestablecidos y, sobre la
base de ellos, generan el orden de mritos que fundamenta sus recomendaciones
finales.
Resta ahora explicar la forma de utilizar los conceptos abstractos en la planificacin
de los procesos de solicitud en general y la preparacin de cada propuesta. Los
siguientes seis pasos muestran una cadena operativa detallando el orden que se debe
seguir durante la planificacin del mensaje para una propuesta:
Primero: cada candidato debe desarrollar un proceso de concientizacin y
explicitacin de sus propias cualidades personales.
Segundo: hacer una lista de aquellas cualidades que ya posee.
Tercero: identificar aquellas que pretende mejorar y/o adquirir en el futuro

inmediato.
Cuarto: decidir cules quiere mostrar en la presentacin y, en base a ellas, definir la
imagen a proyectar.
Quinto: decidir la etapa de la presentacin escrita donde convenga mencionarlas.
Sexto: planificar el modo explcito e implcito de transmitir la imagen.
Estos pasos permiten no slo conocer los puntos fuertes y dbiles sino tambin
definir la imagen que se proyectar, as como su posible impacto en la obtencin del
subsidio. Una vez que se identifican las cualidades que formaran parte de la imagen,
se puede planificar bien el formato en que se acuar el mensaje as como definir el
lugar adecuado para incluirlo en el escrito final.
Control
Entendemos por Control a la posibilidad de influir -en alguna medida- sobre el anlisis
que los evaluadores hacen de los candidatos. Todo solicitante debera aspirar a
controlar -al menos en parte- el proceso de evaluacin dado que representa la
oportunidad de quedar mejor posicionado al final. En ese sentido, la posibilidad de
ejercer control depende bastante de la forma en que se transmiten los mensajes ya
sea explcitos e implcitos-, de relacionarse con el auditorio, y con la capacidad de
adaptarse a exigencias diferentes.
El control puede ser pasivo o activo segn el acceso que se tenga al evaluador.
El pasivo es el que se ejerce por intermedio de distintos tipos de agentes,
generalmente predomina en las presentaciones escritas y es mediado por el
documento generado por el candidato y ledo por el evaluador. En estos casos, las
formas del mensaje deben variar de acuerdo a lo que busca el auditorio e implica un
mayor grado de planificacin ya que se deben anticipar los tems que prefieren los
evaluadores. En algunos casos este tipo de control perdura si se logra guiar al
auditorio hacia aquellos puntos importantes del mensaje, por ejemplo, a travs del
modo de editar el hilo argumental de la propuesta.
El control activo, en cambio, se establece en situaciones presenciales, por ejemplo en
una audicin o en una entrevista. Alli, el candidato puede apelar a una gama variada
de formas tales como guiar el intercambio verbal hacia temas de propia conveniencia,
o elegir el modo de comportarse.
Finalmente, otro mbito donde se puede ejercer control es en el manejo adecuado de
la informacin, los datos, o los materiales. De hecho, la idoneidad y capacidad de una
persona para llevar a cabo exitosamente lo que se propuso se manifiesta -en la
propuesta escrita- en las secciones donde se justifica la idea y donde se discuten los
antecedentes relevantes. Ambas secciones describen la importancia y relevancia del
trabajo que se propone.

Propuestas
Como mencionamos antes, el proceso de seleccin de cualquier propuesta tiene tres
protagonistas principales: el solicitante, el evaluador y la entidad financiadora. En
algunos casos, a esto se debe agregar la intervencin de uno o ms referencistas
que, an siendo protagonistas secundarios, son igualmente importantes porque
avalan la propuesta.
Cada propuesta es una suerte de transaccin. Uno de los protagonistas -el solicitantese esfuerza por convencer a los evaluadores que su propuesta o producto es el
mejor. A su vez, la agencia financiadora se reserva el derecho de evaluar con cuidado
y seleccionar -o comprar- segn sus criterios aquella propuesta que ms se acerque
a la misin de la institucin. An a riesgo de repetir una "verdad de perogrullo"
recalcamos que al iniciar los procesos de seleccin de un concurso, las instituciones
donantes prometen subsidiar uno o ms propuestas pero, al mismo tiempo,
desconocen cul pedido ser financiado. El desafo para cada solicitante es, entonces,
convencer a los evaluadores que fijen su inters especficamente en su propuesta y
no en otra.
Para llamar la atencin y retener el inters del evaluador, el candidato debe asegurar
que el revisor interprete no solamente los objetivos de la propuesta sino tambin la
capacidad e idoneidad del que se postula para llevar a cabo las actividades
propuestas. La mejor manera de hacerlo es transmitiendo el propsito y las acciones
en lenguaje claro y preciso. A lo largo del texto debe construirse una correspondencia
ajustada entre los objetivos, la metodologa que se utilizar, y las expectativas
generadoras y creativas, empleando todos los recursos para que el mensaje
proyectado llegue al lector/evaluador.
Cuestiones bsicas y generales de las propuestas
Funcin y formato
Cada propuesta se sustenta sobre tres patas:
1. una idea,
2. su relevancia y la forma de resolverlo,
3. la idoneidad y capacidad para llevar a cabo las tareas necesarias para que la idea
se convierta en realidad.
En otras palabras, slo al identificar todos los componentes de la idea, demostrar la
forma en que se conectan, delinear su importancia en forma clara y explcita, y
mostrar cmo se van a encarar y llevar a cabo las acciones que la conviertan en
realidad, se logra convencer al evaluador de que la propuesta plantea un desafo que
vale la pena encarar y que el solicitante es la persona o institucin indicada para
cumplir lo prometido.

La redaccin de la propuesta est pautada por la lgica de argumentacin de cada

disciplina, as como por la habilidad de cada autor para transmitir o comunicar
conceptos. Cada escrito se elabora a partir de dos componentes, uno de creacin y
otro de redaccin. Si bien dichos aspectos son independientes, avanzan en forma
simultnea. Cada idea, as como su relacin con las acciones propuestas deben ser
cuidadosamente revisadas para luego ser reformuladas y reescritas en caso de ser
necesario.
De hecho, los aspectos formales de una propuesta son tan determinantes como los
objetivos y la idoneidad del candidato. Por ello, es importante armar una secuencia
de exposicin ordenada, ya que facilita la lectura y comprensin de los objetivos.
En aquellos casos de pedidos para los cuales no existen formularios, recomendamos
utilizar distintos subttulos,ya que proporciona una forma de mantener al lector
siempre informado del rumbo que siguen la argumentacin, los distintos aspectos del
proyecto y la presentacin general.
No existen recetas fijas para armar propuestas, aunque es necesario que cada
presentacin conteste una serie de preguntas bsicas. Ellas se agrupan en tres
categoras: contenido, auditorio y mensaje.
1) Contenido:
Qu se debe decir sobre el tema elegido?
Cul es el propsito de tratar ese tema particular?
Cul sera su impacto?
2) Auditorio (En este caso auditorio se refiere a los evaluadores):
Antecedentes personales de las personas que componen el auditorio?
Qu conocen sobre el tema? Qu conocen sobre la idea en particular que se quiere
expresar?
Qu esperan leer/escuchar?
3) Mensaje:
Qu mensaje desea transmitir el candidato?
Qu imagen desea proyectar?
Qu pretende dejar grabado en la mente del lector?
Este tipo de preguntas sirve como gua para planificar el proceso de preparacin de
cada propuesta. Como ya se mencion, todas las propuestas desean transmitir que el
solicitante est capacitado para realizar satisfactoriamente el trabajo, tanto por su
formacin como por sus cualidades personales positivas. Por ello es que le incumbe al
solicitante tener en claro cul es el propsito de su propuesta, as como identificar las
cualidades que le conviene mostrar para, finalmente, decidir la forma de reflejarlos en
forma escrita.
En relacin al aspecto de la mecnica de redaccin, el mensaje debe ir expresado en
un lenguaje pro-activo, es decir usando verbos que denoten accin, capacidad

ejecutiva y control sobre la totalidad del proyecto. En este sentido existe una
recomendacin repetida hasta el cansancio y que ofrecemos tambin aqu: nunca
usen el verbo intentar ni sus sinnimos, ya que describen exactamente lo opuesto a
lo que debe ser una propuesta. En efecto, la propuesta promete realizar
actividades que se van a llevar a cabo pase lo que pase, nunca admite que se
limitar a intentar llevar a cabo actividades.
Si bien ms arriba afirmamos que cada propuesta o pedido de fondos es una ocasin
nica y, como consecuencia, que el formato debera ser flexible y adaptarse de
acuerdo a las circunstancias externas e internas, existe una estructura general que
suele ser aceptada.

Estructura Bsica
La estructura bsica se compone de cuatro partes principales: (1) la idea o el
problema que se busca solucionar, (2) qu se espera lograr, (3) cmo se va a llevar a
cabo y (4) cules son los recursos necesarios.
La idea : introduccin, objetivos, antecedentes.
La primera parte de cada propuesta introduce al lector en el tema general
identificando el objetivo especfico o la idea creativa en forma lgica y escalonada. Se
busca explicarle al lector la estructura de la presentacin y el fundamento que
justifica el pedido. Es el momento en que se tiende el puente informativo entre el
autor y el lector.
Al mismo tiempo que se describen los datos relevantes y se presentan las premisas
sobre las cuales se basa la justificacin del proyecto, se muestran -de manera
implcita- las cualidades adquiridas por el candidato durante su formacin, as como
su nivel de madurez profesional. Esto se deja traslucir en:
Cunto se conoce del tema elegido,
la sofisticacin de su entrenamiento metodolgico-tcnico,
la capacidad de anlisis de trabajos ajenos anteriores.
Un marco general discute los antecedentes, all se contextualizan los proyectos que
antecedieron a ste, y que son relevantes ya sea directa o indirectamente. Esta
evaluacin crtica mostrar aquello que se ha hecho y lo que queda por hacer, lo
bueno y malo de cada uno, as como las lecciones que se aprendieron de los aspectos
positivos y negativos de cada uno. Semejante anlisis de los antecedentes cimienta
las bases que permiten construir las ideas originales propias y, como resultado,
justifica lo que se propone. En esta primera parte se debe, entonces:
Anunciar todo lo que se desarrollar en detalle a lo largo de la propuesta.
Informar acerca de las obras previas que sirvieron de base para desarrollar estas
ideas, as como su metodologa.

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 Explicar dnde encaja este trabajo en el panorama general contemporneo.

Cmo se va a estudiar: descripcin de materiales y metodologa.
Al terminar de leer esta segunda parte, el evaluador debera estar enterado de todo
lo que concierne al proyecto. Como se ver ms adelante, una de las formas de
evaluar la factibilidad de la propuesta es viendo si hay correspondencia ajustada
entre lo que se desea hacer y la forma en la que se propone hacerlo. Esta parte,
entonces, se ocupa de traducir los objetivos propuestos en actividades concretas.
Aqu se le presenta al candidato la oportunidad de mostrar su idoneidad para dirigir el
proyecto. Debe especificar todo lo necesario y elegir las tareas imprescindibles para
llevar a cabo el proyecto. Una buena propuesta tornar inadmisibles otras opciones
de encarar la misma idea.
Al mismo tiempo, la propuesta debe ser una construccin realista, y no slo
demostrar que el tema merece ser tratado sino que es factible hacerlo en la forma
propuesta. El comit evaluador prestar especial atencin a la viabilidad de la idea,
tal como se manifiesta en la seccin de metodologa, y probablemente lea esta parte
al menos dos veces. Revisar la metodologa nuevamente cuando compare su
correspondencia con el presupuesto y recursos solicitados.
Qu se espera aprender: expectativas, relevancia y conclusiones.
El contenido bsico de esta parte debe responder a las siguientes preguntas:

Cul es el propsito?
Qu se espera generar?
Qu significa y cul es la relevancia?
Prximos pasos, en caso que exista un programa a largo plazo

Recursos necesarios: Plan de accin (cronograma), recursos, logstica y

presupuesto.
Cada solicitud de subsidios debe detallar los recursos necesarios, la logstica y el
presupuesto. Los evaluadores revisarn cada tem cuidadosamente para valorar:
si el presupuesto se encuadra dentro de los lmites establecidos previamente por la
institucin que entrega los fondos, y
si el presupuesto, el cronograma, los recursos y la logstica se ajustan a las
caractersticas del proyecto y han sido previstos en forma realista y objetiva.
Si bien los evaluadores comparan las tablas presupuestarias y diagramas de flujo de
actividades de cada propuesta, al mismo tiempo valoran indirectamente la imagen del
solicitante. El presupuesto y plan de accin sirven para ilustrar algunas cualidades
personales del candidato. Un presupuesto abultado o uno escaso sugieren cualidades
negativas, tales como indisciplina, desubicacin, indiferencia o imprevisin, mientras
que un cronograma impreciso puede sugerir desprolijidad, desorden, inoperancia o

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ineficiencia.
El cronograma o camino crtico se refiere aqu bsicamente al plan de accin que
detalla la relacin y secuencia entre cada uno de los pasos o las actividades- que se
completarn hasta realizar todo lo proyectado. Muestra no solamente la
interdependencia y secuencia necesaria de cada actividad, sino tambin cunto
tiempo durar cada una. Generalmente se presenta en forma de diagrama
especificando la fecha de ejecucin y finalizacin de cada actividad.
Los recursos necesarios y la logstica previstas para cada proyecto son variables e
incluyen tanto las necesidades materiales como las de personal idneo. El solicitante
debe precisar cuidadosamente dichas necesidades y hacerlas corresponder en forma
realista no slo con los objetivos y envergadura del proyecto, sino tambin con el
presupuesto presentado. En esta parte se deben ordenar primero las necesidades
totales y, a continuacin, distinguir claramente los recursos solicitados de aquellos
con los que ya se cuenta o que se obtendrn en otra parte.
El presupuesto traduce el plan de trabajo en costos concretos. Cada agencia
auspiciante est dispuesta a financiar determinados rubros o establece cierta
proporcin para cada categora de gastos dentro del presupuesto total. En caso de
existir reglamentaciones al respecto se deben respetar. No obstante, por lo general
los tems especficos comprenden gastos tales como:

traslado y viticos,
honorarios,
contratos y subcontratos (por ejemplo, alquiler de vehculos),
compra de materiales,
compra de equipo,
anlisis varios,
insumos de librera o similares,
elaboracin de informe (en caso tales como conservacin).

Se debe presentar un detalle minucioso de cada tem con su correspondiente precio o

costo ya que es un dato que el evaluador considera importante. En muchos casos los
evaluadores utilizan justamente esta seccin para decidir si el proyecto es realista y
factible. Incluso en algunos casos, los evaluadores derivan opiniones respecto de la
idoneidad del candidato para realizar el trabajo a partir de la prolijidad con la cual
construy el cronograma, la lista de recursos necesarios y el presupuesto.

Control
Ya se sugiri ms arriba que el proceso de seleccin puede entenderse como una
especie de transaccin entre un vendedor -el candidato- y un comprador, es decir el
comit evaluador y la agencia o institucin financiadora. El candidato sabe que la

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opinin del evaluador es definitoria y por ello se propone desplegar una estrategia
que le permita vender su producto.
Cada situacin necesita una estrategia especialmente diseada y, por ende, se debe
planificar bien dnde y cmo ejercer control. Controlar la propuesta se manifiesta en
que se acoten bien los objetivos, se sistematicen los datos disponibles, se seleccionen
la metodologa adecuada y se determinen y especifiquen cada uno de los recursos
necesarios.
Un error muy frecuente en las propuestas armadas por personas inexpertas es
renunciar al control y autora del escrito/ propuesta. Esta equivocacin puede
suceder, por ejemplo, en caso de no haber reparado en la importancia de convencer a
los evaluadores de su idoneidad para dirigir, de su conocimiento del tema y de la
autora intelectual de las ideas y justificacin. Tambin se manifiesta, a veces, en la
costumbre de aceptar y pretender reproducir, sin discusin crtica, la forma de
encarar trabajos ajenos y que, por otra parte, se describieron en la seccin de
antecedentes.
De hecho, se pierde autoridad y control cada vez que se abusa de la cantidad y
extensin de las citas textuales. Las citas textuales proyectan mayormente una
imagen negativa del candidato. Por ejemplo, puede sugerir que no tiene ideas
propias, que no sabe construir los argumentos para fundamentar su propuesta, que
no confa en sus propias palabras o, en el peor de los casos, que no sabe lo que
busca.
Entonces, para "controlar" el armado de la propuesta hay que realizar una juiciosa
seleccin de antecedentes, seguida de una argumentacin clara; los objetivos
planteados deben aprovechar la informacin disponible y ser muy especficos.
La metodologa es otra seccin donde se puede perder el control. Es habitual limitarse
a describir y explicar los mtodos y tcnicas que se utilizarn. Sin embargo, se debe
estar alerta a los peligros que ello entraa ya que solamente se puede demostrar
control justificando adecuadamente los mtodos elegidos. Una pregunta que
constantemente ronda la cabeza del evaluador es la siguiente: es ste el mtodo
adecuado y apropiado para esta propuesta? El autor de la misma debe plantearse
dicha pregunta y responderla en forma explcita. Si no lo hace, caer en la trampa de
no demostrar que conoce lo que busca o que sabe cmo encontrarlo.
Finalmente la mecnica de redaccin de las propuestas es una parte esencial de la
estrategia de control. La coherencia interna y la conexin de las ideas, redactadas
dentro de una lnea argumental clara, constituyen la forma de facilitar la lectura fluida
de la propuesta. En otras palabras, se debe armar una secuencia lgica para la
presentacin y justificacin del problema, as como exponer la forma en que se
encararn las acciones para llevar a cabo el estudio.

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Caso estudio: Proyectos de Cultura y Conservacin

La principal recomendacin es la misma que enfatizamos antes, es decir que hay que
tener una idea muy clara de lo que se desea hacer y cmo se va a llevar a cabo. Se
debe planificar cada paso de las tareas que se van a realizar, an teniendo en cuenta
la posibilidad de que algunas puedan ser reformuladas sobre la marcha.
Junto con el propsito general se debe contextualizar la institucin dentro de la cual
se va a ejecutar la propuesta. No es conveniente abundar en detalles acerca de la
historia o su importancia ya que le quita fuerza a la propuesta, al mismo tiempo que
confunde y distrae al evaluador del propsito principal. Como parte de los
antecedentes del trabajo indudablemente hay que mencionar la importancia de la
coleccin y su frecuencia de consulta. Es relevante detallar las caractersticas de la
coleccin que es objeto de la solicitud, por ejemplo tipo de objetos, tamao de la
coleccin o de las piezas, el estado de conservacin de los materiales y los trabajos
previos realizados. En esta seccin debe quedar clara la conexin lgica entre lo que
se ha hecho, lo que se desea hacer ahora y lo que se pretende llevar a cabo a largo
plazo.
Una parte fundamental de la justificacin consiste en explicar la razn por la cual es
necesario realizar las tareas previstas. Esto implica mencionar los problemas, las
limitaciones y debilidades que puedan afectar a la propuesta y el modo de
prevenirlos.
Sobre esta base se podrn formular los objetivos especficos del trabajo para el cual
se solicita el subsidio. Estos deben acotar las dimensiones de las tareas que se van a
encarar en lo inmediato y al mismo tiempo anunciar la metodologa elegida. Por
ejemplo, el propsito general puede ser mejorar las condiciones de conservacin de
una coleccin y los objetivos especficos requieren instalar un sistema de monitoreo y
regulacin ambiental en los depsitos.
Al igual que cualquier otra propuesta, en la seccin metodologa corresponde detallar
su forma de implementacin. Cada paso de la ejecucin del proyecto debe enunciar
mtodos precisos y las herramientas que se emplearn. En caso de requerir
equipamientos tambin se debe aclarar si en la institucin trabajan personas que
conocen las tcnicas de operacin y procesamiento que se pretenden implementar.
Los recursos humanos deben estar contemplados en cuanto a la participacin de
personal de la institucin y/o en combinacin con personal externo y adems la
modalidad de trabajo (en equipos o individualmente).
La planificacin cronolgica puede contemplar tareas que se van a realizar simultnea
o secuencialmente y el empleo de protocolos. Corresponde precisar las actividades y
mencionar el momento de inicio y fin de cada una. El cronograma puede mencionarse
brevemente dentro de la metodologa, pero generalmente se detalla en un apndice o
acpite aparte.

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Debe haber una total correspondencia entre los objetivos del proyecto, los mtodos
que se van a implementar, los equipos y herramientas que se solicita comprar, y
participantes del proyecto que lo llevarn a la prctica. Por ejemplo, si el objetivo es
armar una exhibicin, no es relevante describir mtodos para mejorar las condiciones
del depsito, este ltimo se debe reservar para un proyecto de caractersticas
distintas.
Para especificar los recursos necesarios deben tomarse en cuenta tanto los recursos
humanos como los materiales (herramientas, equipos o muebles). La calidad y
cantidad de materiales solicitados deben corresponder a los objetivos y metodologa
propuesta en las secciones anteriores. Para respaldar este pedido conviene describir
las caractersticas fsicas y las condiciones del lugar donde se realizar el trabajo
proyectado de modo que el evaluador conozca si las condiciones fsicas y el
equipamiento existente son adecuados.
Sobre la base de lo anterior, en el presupuesto debe incluirse una lista con montos
exactos. El listado debe ser preciso, especificando la cantidad y propsito de empleo
de cada tem del presupuesto con su costo exacto y sin omitir ningn elemento
mencionado en las secciones anteriores. En este tipo de propuestas es admisible
realizar pedidos a distintas agencias para cubrir diversos aspectos del trabajo. Por lo
tanto en esta seccin debe mencionarse si existe un pedido ya acordado, es decir una
contraparte, que puede consistir en especialistas, equipos o fondos financieros.

Evaluadores de Propuestas de Cultura y Conservacin

En caso de tratarse de especialistas, se puede utilizar la jerga profesional. Sin
embargo, en algunos casos los comit de seleccin incluyen personas no
familiarizadas con la disciplina. En estos casos, el solicitante debe armar y redactar
un escrito para no iniciados en la materia. Debe evitar el uso de lenguaje
especializado, como as limitar la mencin de una gran cantidad de datos, ya que
probablemente no sean entendidos ni apreciados. Por el contrario, es importante
informar concretamente al evaluador de qu trata el pedido de fondos en la misma
introduccin y asegurar que la propuesta no est sobredimensionada en cuanto a los
recursos que requiere.
El auditorio de las propuestas para cultura repara adems en varios tipos de factores.
Este tipo de propuestas son generalmente presentadas por instituciones y
organismos; parte del respaldo para la realizacin del trabajo surgir de los recursos
humanos involucrados, pero especialmente de la trayectoria previa de la institucin.
Por lo tanto, interesa evaluar tambin la capacidad de gestin de la institucin.
Por otra parte, las agencias financiadoras prefieren que una institucin cuente con
recursos frescos, es decir distintos a los equipos o personas de los que ya disponen.
Ven con buenos ojos que el responsable busque fondos de diversas fuentes.
Estimulan que, en forma paralela, se solicite contraparte de fondos a otras

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instituciones, ya sean nacionales o internacionales.

Al leer la seccin de metodologa, el evaluador busca responder si la propuesta es
realista, factible de realizar y si las personas que intervendrn son idneas para
realizarlo satisfactoriamente. Para ello revisa quines van a realizar el trabajo, los
materiales propuestos y el modo de trabajo. El presupuesto se lee hasta el ms
mnimo detalle y de hecho, es uno de los aspectos de la propuesta que ms
interesan.

Conclusiones
Tamaa cantidad de recomendaciones como las ofrecidas aqu conforman meramente
una parte de las cuestiones que determinan el xito de la empresa. Si bien podramos
inundarles con ejemplos particulares, ello significara abundar en la casustica, cuando
lo que en realidad queremos, es enfatizar la importancia de crear el hbito de pensar
deductivamente. Con esto nos referimos a que esperamos que comprendan que
deben construir una forma de pensar que sea por un lado flexible pero, por otra
parte, esa flexibilidad e impulso creador tengan orientacin y parmetros concretos,
as como propsitos definidos. Asimismo, esta modalidad de pensar incluye la
capacidad de concebir una propuesta desde dos puntos de vista, por un lado que
describa ajustadamente la visin y los objetivos personales y, por otro, que tome en
cuenta cmo lo interpretarn los que se encuentran "del otro lado del mostrador", es
decir los que terminarn financiando o no- el pedido.

Apndices
Apndice 1:
Comentarios de un evaluador en Inglaterra
"In general terms, my experience of working or arts funding agencies has taught me
that the main reasons people fail are usually quite simple:
1- not meeting the criteria of the funding programme or the aims and objectives of
the funding body
2 -not completing the form fully - for example, failing to give full information about
the project, poor budget presentation etc
3 -failing to give clear evidence of need
4 -lack of evidence of efforts to generate own income or to raise funding from
elsewhere
5 -not being of a high enough artistic standard

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6- just not being as good as other applications - demand usually outstrips supply as
you know."
Apndice 2:
Procedimiento para pedidos de fondos de un museo en Chile
"Por la experiencia de 20 aos que tengo en Administracin de este Museo, y por la
cantidad de exposiciones que hemos trado tanto del extranjero como del pas, le
puedo informar como procedemos nosotros.
Cuando se comienza a planificar una exposicin hay que definir la duracin.
Si ser corta (dos o tres meses) o larga (seis meses o mas) Esto es significativo por
los tems de seguridad y seguros. Para el tem seguros hay que tener el listado pieza
a pieza con su respectiva tasacin y los seguros se contratan clavo a clavo (ida y
regreso al lugar de origen)
Si es del extranjero o del pas es necesario saber si vienen uno o ms comisarios y/o
curadores para cotizar los pasajes y viticos para traer y llevar la muestra.
En el catlogo, afiche y otros impresos hay que considerar texto, diseo, fotos e
impresin.
Un detalle importante es tener el diseo de museografa para calcular los costos de
los montajes de las piezas (vitrinas especiales, maniques, soportes, iluminacin
especial, etc.)
Una vez definido el presupuesto es necesario armar una carpeta bien presentada con
informacin sobre la exposicin, con fotos, detalles del catlogo, afiches e impresos
en general, teniendo en cuenta que all irn los nombres de los patrocinadores y
auspiciantes a quienes les presenten el proyecto.
Adjunto listado de tems imprescindibles para hacer un clculo de lo que cuesta hacer
una exhibicin temporal"

Planilla bsica para presupuesto exposicin temporal

Catlogo
pendones
impresos, afiches
invitaciones
Metro
Museografa
Diseo
Produccin
Pasajes
viticos
traslado carga
embalaje
Seguros

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Inauguracin
Seguridad (guardias)

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