ALCANCE A

LA GACETA

UNIVERSITARIA

RGANO OFICIAL DE COMUNICACIN DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

4-2015

Ao XXXIX

5 de febrero de 2015

Gaceta digital disponible en http://cu.ucr.ac.cr

Resolucin ViVE-04-2015
Normas y Procedimientos de Matrcula
Sistema de Matrcula Web
ematrcula
I Ciclo Lectivo 2015
La Vicerrectora de Vida Estudiantil, de conformidad con los
artculos 49 y 54 del Estatuto Orgnico, y los Reglamentos
de Rgimen Acadmico Estudiantil, Estudio Independiente,
Obligaciones Financieras Estudiantiles, Reglamento de
Adjudicacin de Becas a la Poblacin Estudiantil, Trabajos
Finales de Graduacin, Ciclos de Estudios de la Universidad
de Costa Rica; comunica a los estudiantes de la Universidad
de Costa Rica y a la comunidad universitaria en general, las
siguientes normas y procedimientos de matrcula para el I
ciclo lectivo de 2015.
CAPTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
ARTCULO 1. La Universidad de Costa Rica aplica el uso
del Sistema de Matrcula Web (ematrcula) en la totalidad
de las Sedes y Recintos Universitarios. La Vicerrectora de
Vida Estudiantil podr extender o modificar los perodos de
matrcula, ante situaciones calificadas que as lo requieran,
informando a la poblacin estudiantil mediante el correo
electrnico que registran en la pgina de ematrcula.
ARTCULO 2. La Oficina de Registro e Informacin es
el ente encargado de coordinar y supervisar la ejecucin de
los procesos y las directrices necesarias para la integracin
adecuada de la informacin y la eficiencia del proceso de
matrcula. Adems, resuelve en primera instancia los aspectos
relacionados con los procesos tcnicos mencionados en la
presente Resolucin.

ARTCULO 3. La Oficina de Registro e Informacin

mantiene como estudiante ACTIVO al estudiantado
de la Universidad de Costa Rica que est debidamente
inscrito en un recinto y una carrera, a la que ingres
por los mecanismos establecidos en la normativa
universitaria, que realiza y consolida la matrcula.
Al finalizar el primer ciclo de cada ao, la Oficina de
Registro e Informacin procede a excluir del padrn de
activos a los (las) estudiantes que no matricularon cursos
en ese ciclo lectivo y durante el ao lectivo anterior. La
poblacin estudiantil interesada en recuperar su condicin
de activo, debe realizar los trmites correspondientes en
la Oficina de Registro e Informacin.
ARTCULO 4. La Oficina de Administracin Financiera
da seguimiento a todos los procesos que conllevan
obligaciones financieras estudiantiles, de conformidad
con lo dispuesto en el Reglamento de Obligaciones
Financieras Estudiantiles. El costo de los crditos de
los cursos matriculados y los aranceles relacionados,
son definidos anualmente y se podrn consultar en la
direccin electrnica: http://www.cu.ucr.ac.cr
ARTCULO 5. El proceso de orientacin acadmica que
realizan el (la) estudiante y el profesor(a) consejero (a),
se regula en el artculo 3 inciso n) y en los captulos III
y IX del Reglamento de Rgimen Acadmico Estudiantil.
La participacin del personal docente en este proceso
se intensifica durante el perodo de prematrcula,

Editado por el Centro de Informacin y Servicios Tcnicos del Consejo Universitario

Ciudad Universitaria Rodrigo Facio

Normas y Procedimientos de Matrcula web - ematrcula (Resolucin ViVE-04-2015)

especialmente en lo relativo al anlisis y revisin del desempeo

acadmico que realiza en forma conjunta con el (la) estudiante,
como fundamento para la definicin, supervisin y autorizacin
de la carga acadmica.

ARTCULO 6. Las unidades acadmicas y las Sedes Regionales

deben autorizar nicamente la matrcula de los cursos que formen
parte del Plan de Estudios de la carrera de inscripcin actual o
inscripcin anterior del estudiantado, siempre que cumplan con
los requisitos establecidos. Adems, pueden autorizar los cursos
indicados por la Vicerrectora de Docencia en la Resolucin de
cursos extracurriculares, que se emite para este efecto en cada
ciclo lectivo.

ARTCULO 7. Para realizar la prematrcula y matrcula, la

Universidad pondr a disposicin del estudiantado que lo requiera,
equipo tecnolgico (laboratorios de cmputo) en la totalidad de
Sedes y Recintos.

ARTCULO 8. Para realizar el proceso de matrcula se asignar

una cita a cada estudiante con indicacin del da y la hora que le
corresponde, con base en el promedio ponderado para matrcula,
segn el artculo 9 de esta Resolucin. La cita de matrcula se
publicar en la direccin electrnica http://ematricula.ucr.ac.cr y
adems, se podr consultar en el nmero telefnico 2511-5777, en
las fechas establecidas en el calendario estudiantil universitario
anexo a esta Resolucin.

ARTCULO 9. Clculo del promedio ponderado para matrcula.

El promedio ponderado para matrcula del ciclo que se regula
en la presente Resolucin, se calcula tomando en consideracin
nicamente las calificaciones finales de los cursos matriculados
por el (la) estudiante en el ciclo lectivo ordinario trasanterior en
la Universidad de Costa Rica. Para efectos de este clculo, las
calificaciones obtenidas en el tercer ciclo lectivo, se ponderan
junto con las calificaciones del primer ciclo lectivo del ao
siguiente, de conformidad con lo definido en el Reglamento de
Rgimen Acadmico Estudiantil. Para el proceso de matrcula
del tercer ciclo lectivo (curso de verano), se utilizar el promedio
ponderado de matrcula calculado para la matrcula del segundo
ciclo lectivo de ese ao. El clculo del promedio de matrcula
se realizar el da 11 de febrero de 2015 y regir para
prematrcula y matrcula. En caso de ser necesario, la Oficina
de Registro e Informacin actualizar este promedio el da 16
de febrero del 2015.
De no existir el clculo de un promedio ponderado para matrcula
en el ciclo lectivo evaluado, el sistema verificar hacia atrs en el
expediente acadmico, hasta identificar el clculo de un promedio
ponderado. Si al efectuar la bsqueda no se encuentra el clculo
de un promedio ponderado, se proceder de la siguiente manera:
2 Alcance a La Gaceta Universitaria 4 - 2015

Estudiantes de pregrado, grado y posgrado que se activaron

en el padrn respectivo para el proceso de matrcula, se
proceder a calcular el promedio ponderado para matrcula,
con base en el rendimiento de su ltimo ciclo lectivo
matriculado.
Para estudiantes de primer ingreso, (pregrado y grado de
la Universidad de Costa Rica), el promedio ponderado de
matrcula para el primer, segundo y tercer ciclo lectivo del
ao de ingreso, se calcular tomando en cuenta el promedio
obtenido en la Prueba de Aptitud Acadmica (PAA) ms
el promedio de presentacin reportado por el Ministerio
de Educacin Pblica, el resultado anterior se divide entre
diez (10) y por ltimo se divide entre dos (2), quedando el
promedio en la escala de cero a diez (0-10).
Estudiantes que ingresan al Sistema de Estudios de
Posgrado que no han cursado estudios de pregrado o grado
en la Universidad de Costa Rica, se asignar un promedio
ponderado de matrcula de ocho (8.00).
Para estudiantes de programas especiales, que no han cursado
estudios de pregrado, grado o posgrado en la Universidad
de Costa Rica, el promedio de matrcula ser reportado
por la unidad acadmica responsable del Programa donde
fue admitido (a), caso contrario, se asignar un promedio
ponderado de siete (7.00) para el primer, segundo y tercer
ciclo lectivo del ao de ingreso.
Para estudiantes de extensin docente, que no han cursado
estudios de pregrado, grado o posgrado en la Universidad de
Costa Rica, el promedio ponderado para matrcula ser de
siete (7.00) para el primer, segundo y tercer ciclo lectivo del
ao de ingreso.

ARTCULO 10. nicamente participarn en el Proceso de

Matrcula, el estudiantado que cumpla con:
a.

La condicin de estudiante ACTIVO, segn las

disposiciones del artculo 3 de la presente Resolucin.
b. Estar al da con las obligaciones financieras institucionales,
de acuerdo con lo definido en el Reglamento de Obligaciones
Financieras Estudiantiles.
ARTCULO 11. La Oficina de Registro e Informacin asignar
una contrasea (PIN), que permite el ingreso al sistema
de matrcula Web (ematrcula) para efectuar el proceso de
prematrcula y matrcula Web, la cual es provisional y el (la)
estudiante debe cambiarla al momento de ingresar a ematrcula,
y luego peridicamente cada 180 das o menos. Esta contrasea
(PIN) es de uso confidencial, por lo que es responsabilidad del
estudiante el uso apropiado. En caso de olvido o extravo de
esta contrasea (PIN), deber solicitarla personalmente ante la
Oficina de Registro o en los Servicios de Registro de las Sedes
Regionales, presentando su identificacin con fotografa (cdula
de identidad o tarjeta de identificacin de menores (TIM),

Normas y Procedimientos de Matrcula web - ematrcula (Resolucin ViVE-04-2015)

pasaporte, documento extendido por la Direccin General de

Migracin y Extranjera, carn estudiantil actual emitido por la
Oficina de Registro e Informacin o en los Servicios de Registro
de las Sedes Regionales). Para autorizar a otra persona a efectuar
este trmite, debe cumplir con lo establecido en el artculo 20 de
esta Resolucin.
ARTCULO 12. La poblacin estudiantil no est autorizada para:
a.

Matricular cursos ya aprobados, tal y como lo establece la

Resolucin N. 5020-91.
b. Matricular cursos cuyo horario se contraponga con el de
otros (choque de horarios).
c. Matricular cursos que no formen parte del plan de estudios
de la carrera de inscripcin actual o anterior, a excepcin
de los cursos incluidos en la Resolucin de cursos
extracurriculares.
d. Cambiar el grupo de un curso ya asignado.
e. Matricular cursos en los que haya realizado el retiro de
matrcula en este ciclo lectivo.
ARTCULO 13. El (la) estudiante es responsable de seleccionar
los cursos y grupos que se asignan directamente durante el
proceso de matrcula Web. Debe verificar el curso-grupo que
desea matricular ya que esta operacin es irreversible.
ARTCULO 14. Las diferentes dependencias de la Universidad
de Costa Rica, involucradas en el proceso de matrcula, realizarn
las gestiones necesarias con el fin de solventar situaciones no
imputables al estudiante.
ARTCULO 15. La poblacin estudiantil empadronada en
el Sistema de Estudios de Posgrado que est autorizada para
matricular cursos de nivelacin de grado o cursos que no se
encuentren registrados en el plan de estudios, deber solicitarlo
en el programa de posgrado en que se encuentra inscrito, el cual
proceder de conformidad con lo dispuesto en los artculos 10 y
29 de la presente Resolucin.
ARTCULO 16. La poblacin estudiantil visitante amparada o no
a convenio, para todos los efectos, es atendida por la Oficina de
Asuntos Internacionales y Cooperacin Externa.
Para la atencin de los (las) estudiantes y en lo relativo a profesores
consejeros, las unidades acadmicas facilitan lo necesario a
Asuntos Internacionales y Cooperacin Externa, la que solicitar
a cada Decano o Director, los profesores consejeros que requiera,
segn Resolucin VD- 5630-93.
ARTCULO 17. Son estudiantes de un curso-grupo aquellos
que cumpliendo con los requisitos establecidos para un curso y
estando debidamente matriculados, se encuentran en las listas de

clase disponibles para las unidades acadmicas en el SAE:

1. Posterior a la matrcula.
2 Posterior a las inclusiones de cursos.
3. Posterior a los trmites de matrcula por tutora, suficiencia y
retiro de matrcula.
Al estudiantado que se le tramit matrcula en un curso despus
de las etapas descritas, tiene la opcin de verificar su expediente
acadmico directamente en el sistema de ematrcula. La Oficina
de Registro e Informacin comunicar por los medios pertinentes
(correo electrnico, pgina web ORI), los cursos-grupos que
hayan sido cerrados por las unidades acadmicas.
Solo podrn asistir a lecciones aquellos estudiantes que estn
debidamente matriculados en el curso-grupo correspondiente.
ARTCULO 18. La poblacin estudiantil extranjera, puede
acogerse al pago de derechos de matrcula como costarricense,
conforme los requisitos establecidos por el Consejo Universitario
en su Sesin N. 4095, artculo 7, los procedimientos que define
la Vicerrectora de Vida Estudiantil y el perodo que seala el
calendario estudiantil universitario anexo a esta Resolucin.
ARTCULO 19. El estudiantado que presenta su Trabajo final de
graduacin en este ciclo lectivo, deber matricular el curso, segn
lo indicado en el Reglamento de Trabajos Finales de Graduacin.
Para efectos de pago, las actividades de graduacin se computarn
como cursos de 4 crditos de acuerdo con lo dispuesto en el
Reglamento de Trabajos Finales de Graduacin.
ARTCULO 20. Para autorizar a otra persona a efectuar trmites
incluidos en esta Resolucin, se deber adjuntar a la solicitud:
a.

Carta de autorizacin en original extendida y firmada por

el interesado (a), donde se indica especficamente el trmite
que desea realizar: solicitud de contrasea o solicitud de pin
o trmites de matrcula (renuncia de materias, inclusin de
cursos, retiro de matrcula, exmenes por suficiencia,) para
este ltimo debe indicarse la sigla del curso y su respectivo
nmero de grupo.
b. Fotocopia del documento de identificacin del interesado
segn compete (cdula de identidad, tarjeta de identificacin
de menores (TIM), pasaporte, documento extendido por
la Direccin General de Migracin y Extranjera, carn
estudiantil actual emitido por la Oficina de Registro e
Informacin).
c. Original del documento de identificacin del autorizado (a)
segn sea: (cdula de identidad, tarjeta de identificacin
de menores (TIM), pasaporte, documento extendido por
la Direccin General de Migracin y Extranjera, carn
estudiantil actual emitido por la Oficina de Registro e
Informacin).
Alcance a La Gaceta Universitaria 4 - 2015 3

Normas y Procedimientos de Matrcula web - ematrcula (Resolucin ViVE-04-2015)

ARTCULO 21. Los errores en que incurra el (la) estudiante al

matricular o al realizar gestiones relacionadas con la matrcula,
sern de su exclusiva responsabilidad. Las solicitudes presentadas
posteriores a los perodos establecidos en el calendario estudiantil
universitario de esta Resolucin, son extemporneas y no obliga a
la Universidad de Costa Rica.

la informacin o esta no coincida con su situacin, debe

dirigirse a la unidad acadmica o a la oficina competente:
Oficina de Registro e Informacin, Oficina de Administracin
Financiera, Oficina de Becas y Atencin Socioeconmica,
para que le actualicen o corrijan la informacin. Asimismo, se
despliegan las fechas lmites que el (la) estudiante tiene para:
a. ENVIAR su proyecto de matrcula.

CAPTULO II
PROCEDIMIENTO DE MATRCULA
ARTCULO 22. La matrcula es el proceso de inscripcin del
(la) estudiante en los cursos que le son autorizados por el profesor
consejero de conformidad con las disposiciones del Reglamento
de Rgimen Acadmico Estudiantil. Dicho proceso consta de la
prematrcula y la matrcula web, siendo la prematrcula requisito
obligatorio para la asignacin de la cita de matrcula.
En el tercer ciclo lectivo (verano), el estudiantado podr matricular
un mximo de dos cursos, siempre que no sumen ms de nueve
crditos, segn las disposiciones del artculo 14 del Reglamento
de ciclos de estudio de la Universidad de Costa Rica.
Para la solicitud y asignacin de matrcula debe observarse el
siguiente procedimiento:
ARTCULO 23. PREMATRCULA WEB
La poblacin estudiantil interesada en matricular cursos,
deber seguir el siguiente procedimiento para la prematrcula y
autorizacin del proyecto de matrcula (PM).
1. Ingreso al Sistema
1.1. Ingresar a la siguiente direccin electrnica:
http://ematricula.ucr.ac.cr
1.2. Anotar en el espacio correspondiente lo siguiente:
a. Nmero de carn.
b. Contrasea (PIN).
1.3 Oprimir la opcin de ingresar, con lo cual se logra
el acceso al sistema donde se muestran los diferentes
servicios que ofrece el mdulo de ematrcula,
relacionados con informacin personal y acadmica.
2. Informacin personal

Esta pantalla aparece la primera vez que el (la) estudiante
ingresa al sistema, para verificar y completar la informacin
personal; en caso de que su nmero de cdula est incorrecto
se debe hacer click en el mensaje que indica: Si su nmero
de cdula es incorrecto haga click aqu para solicitar
revisin. Todo estudiante, aunque no haya realizado
ninguna actualizacin, debe oprimir el botn Actualizar
datos personales
3. Prematrcula Web (Proyecto de matrcula)

En esta pantalla se muestra informacin relacionada con la
condicin acadmica. Si el (la) estudiante tiene dudas con
4 Alcance a La Gaceta Universitaria 4 - 2015

b. REVISIN por parte del profesor consejero.

c. ACEPTAR la prematrcula (proyecto de matrcula).

Adems, al estudiante se le muestra la carrera o las carreras

en donde est empadronado, el profesor consejero que le fue
asignado para la revisin y autorizacin de su prematrcula
y la columna ESTADO, la cual muestra la siguiente
informacin en cada una de las fases:
3.1. Seleccin de carrera

En la columna Estado el (la) estudiante debe dar clic
en Prematrcula (PM) seleccionando la carrera en la
que va a realizar el proyecto de matrcula (PM).
3.2. Solicitud de cursos

En dicha pantalla el sistema muestra o despliega
los cursos que el (la) estudiante puede solicitar en
prematrcula de acuerdo con el plan de estudios
de su carrera, el cumplimiento de requisitos, la
oferta acadmica y los cursos que actualmente tiene
matriculados; estos cursos se muestran en color verde
debido a que no tienen nota reportada al momento
de realizar la prematrcula (proyecto de matrcula)
para efectos de la declaracin jurada. Estos cursos se
ubican bajo el encabezado Cursos disponibles para su
prematrcula.

Para los cursos que se muestran en color verde y que
son requisitos para la matrcula, en la columna Estado
(declaracin jurada), el (la) estudiante deber indicar la
condicin en la que se encuentra el curso en el momento
de realizar la prematrcula (pendiente, aprobado o
perdido). Esto aplica para aquellos cursos en los cuales
an no ha sido reportada el acta de calificaciones a la
Oficina de Registro e Informacin.

La declaracin jurada se verifica una vez que el acta
ingrese a la Oficina de Registro e Informacin, con lo
cual se eliminar o mantendr el curso autorizado en
prematrcula segn corresponda.

Procedimiento para agregar y eliminar cursos:

El (la) estudiante debe seleccionar el curso (marcando
el botn que se encuentra a la izquierda) y seleccionar
el turno solicitado (maana, tarde o noche). Una vez
hecha la escogencia del curso, debe hacer clic en el
cono aceptar, para que el curso pase a la seccin de
la pantalla Cursos solicitados en prematrcula.

Normas y Procedimientos de Matrcula web - ematrcula (Resolucin ViVE-04-2015)

Si el (la) estudiante desea eliminar un curso, lo

selecciona marcando el botn y presionando la opcin
eliminar, una vez eliminado, pasa a la lista de
Cursos disponibles para su proyecto de matrcula.
El sistema registra automticamente el total de
crditos solicitados por el (la) estudiante, sin embargo,
el profesor puede modificar la carga acadmica
autorizada.

3.3. Cursos no pertenecientes al plan de estudios o

asignaturas extracurriculares

En caso de que el (la) estudiante requiera matricular
cursos extracurriculares, (Resolucin de la Vicerrectora
de Docencia) debe seleccionar asignaturas
extracurriculares. El sistema presenta una pantalla
en la que el (la) estudiante debe seleccionar la unidad
acadmica a la cual pertenece el curso. Se despliegan
nicamente los cursos disponibles para el ciclo vigente
en los cuales tenga el (los) requisito(s) aprobado(s).
El (la) estudiante debe seleccionar el curso que desea
matricular, marcando el botn de la izquierda y deber
dar click en la opcin agregar.
3.4. Finalizacin de la prematrcula (proyecto de matrcula)

Una vez concluida la escogencia de cursos, el (la)
estudiante deber efectuar los siguientes pasos:
- Seleccionar la opcin enviar prematrcula para
revisin.
- Digitar la contrasea (PIN), antes de enviar la
prematrcula para revisin del profesor consejero.
- Imprimir el comprobante del trmite de
prematrcula.
- Una vez enviada la prematrcula, el estado del
proyecto dice en revisin.
- Devuelto el proyecto por parte del profesor
consejero el estado indica revisado.
- Si el resultado de la revisin por parte del profesor
consejero es satisfactorio, el (la) estudiante deber
llevar su proyecto de matrcula hasta el estado
finalizado, para ello deber:
- Aceptar el resultado de la revisin.
- Anotar la contrasea y dar finalizar al proyecto
de matrcula.
- Imprimir el comprobante de los cursos
solicitados en prematrcula.

Lo anterior le permitir participar en el proceso de

matrcula Web.
El (la) estudiante puede interactuar hasta en tres (3)
ocasiones con el profesor consejero. Si agotadas estas
tres opciones el estudiante y el profesor o profesora

consejera no se ponen de acuerdo con el proyecto de

prematrcula, el sistema automticamente transfiere
el proyecto a la Direccin de la unidad acadmica,
instancia que resuelve el diferendo y debe finalizar el
proyecto de matrcula.

Estudiantes inscritos en dos o ms carreras

Una vez realizado su proyecto de matrcula, el (la)
estudiante tiene la opcin de regresar a la lista de
carreras, esto en caso de que haya sido admitido en dos
o ms carreras y quiera realizar prematrcula en otra.

IMPORTANTE
El (la) estudiante debe verificar el resultado de la
revisin por parte del profesor consejero segn el horario
establecido en la pgina web del sistema de matrcula;
en caso de no indicarse, debe consultar dicho horario en
su unidad acadmica o coordinacin de carrera.
El (la) estudiante es el responsable de aceptar el
proyecto de matrcula y tiene una fecha y hora lmite
para la aprobacin final segn lo establece el calendario
estudiantil universitario anexo de esta Resolucin.
Una vez que el (la) estudiante acepta el resultado de la
revisin de la prematrcula (proyecto de matrcula) por
parte del profesor consejero, en la columna ESTADO
aparecer la leyenda FINALIZADO.
nicamente participarn en el proceso de matrcula
Web los proyectos finalizados.

ARTCULO 24. MATRCULA WEB

Una vez que el (la) estudiante tiene aprobada y finalizada su
prematrcula (proyecto de matrcula), debe realizar la matrcula
Web, el da y la hora de su cita de matrcula, que corresponde con
la hora del servidor que aparece en la pantalla, la cual se asignar
de acuerdo con el promedio ponderado y est disponible en la
direccin electrnica http://ematricula.ucr.ac.cr
Asimismo, se le muestra el estado con las obligaciones financieras
estudiantiles. Si el (la) estudiante tiene obligaciones pendientes
se le desplegar el siguiente mensaje: usted se encuentra
moroso para realizar su matrcula debe estar al da con sus
obligaciones financieras.
El sistema de matrcula garantiza que el acceso se da en estricto
apego al orden de las citas de matrcula, segn promedio ponderado
de mayor a menor. De ah que, ningn estudiante con un promedio
ponderado inferior podr acceder al sistema de matrcula antes de
la cita de matrcula del estudiante que tiene un promedio superior.
Sin embargo, se debe tomar en cuenta que si el (la) estudiante
ingresa posteriormente a la hora de la cita de matrcula que tiene
asignada o posterga su seleccin de cursos, en ese lapso podran
matricular quienes siguen en orden descendente de promedio
ponderado. Por lo que es imperativo ingresar al sistema a la hora
que le corresponde a cada estudiante.
Alcance a La Gaceta Universitaria 4 - 2015 5

Normas y Procedimientos de Matrcula web - ematrcula (Resolucin ViVE-04-2015)

1. Ingreso al Sistema

Para ingresar al sistema, el (la) estudiante debe ir a la
siguiente direccin electrnica: http://ematricula.ucr.ac.cr

Debe anotar en el espacio correspondiente lo siguiente:
a. Nmero de carn.
b. Contrasea (PIN). Una vez que complete la
informacin, debe presionar la opcin ingresar y
seguir el procedimiento que se define a continuacin.
2. Para seleccionar grupos y horarios:

El (la) estudiante debe seleccionar el curso marcando el
botn que se encuentra a la izquierda y el grupo con el
horario de su conveniencia, solamente se le mostrarn los
grupos que tienen cupo disponible, posteriormente debe dar
click en la opcin matricular.

Si el (la) estudiante est seguro que desea matricular el
curso-grupo, debe oprimir la opcin Aceptar con lo cual
el curso-grupo le ser asignado y pasar a la seccin de la
pantalla cursos matriculados. El (la) estudiante debe repetir
este procedimiento para cada curso que desee matricular. Una
vez concluido el paso anterior, presione el botn generar
informe, el cual le suministra la informacin de los cursos
que usted matricul. Este informe contiene un nmero de
comprobante nico y es el respaldo para trmites relacionados
con la matrcula. El (la) estudiante puede seleccionar la opcin
de imprimir o conservar los datos en el medio electrnico que
elija (correo electrnico, llave maya, etc.).

En caso de que el (la) estudiante no encuentre cupo
disponible en la totalidad de los grupos ofertados para alguno
de los cursos autorizados en prematrcula, se le mostrar una
pantalla para que suministre la informacin correspondiente
dando clic en el curso en el cual no encontr cupo, esto con
el propsito de remitir un informe de demanda insatisfecha a
la unidad acadmica correspondiente.

En caso de existir algn discrepancia con el resultado final del
proceso de matrcula, la poblacin estudiantil tendr cinco
das hbiles, establecidos en el calendario de estudiantil de
matrcula adjunto a esta Resolucin, para la presentacin
ante la Oficina de Registro e Informacin o Servicios de
Registro de las Sedes Regionales de la apelacin relacionada
con dicho proceso, con la documentacin que justifique la
misma.
ARTCULO 25. Renuncia de materias
La renuncia de materias es la gestin que permite al estudiante
eliminar parcial o totalmente cursos matriculados en el proceso
de matrcula. Se habilita este mecanismo durante el perodo
establecido en el calendario estudiantil universitario anexo
a la presente, pudiendo realizar este trmite mediante dos
procedimientos:
6 Alcance a La Gaceta Universitaria 4 - 2015

1. Va pgina Web http://ematricula.ucr.ac.cr

2. Presencialmente, con la entrega del formulario de Renuncia
de Materias en la Oficina de Registro e Informacin o en
los Servicios de Registro en las Sedes Regionales. Este
formulario se encuentra disponible en la direccin electrnica
http://www.ori.ucr.ac.cr
1. Procedimiento para solicitar renuncia de materias va
pgina Web:
a. Para hacer efectiva la renuncia de materias, el (la)
interesado debe acceder a la direccin electrnica
http://ematricula.ucr.ac.cr, anotar en el espacio
correspondiente el nmero de carn y la contrasea
(PIN) y presionar la opcin ingresar. Al ingresar al
mdulo, el (la) estudiante debe seleccionar la opcin
de Renuncia, ubicada en la barra que se encuentra en
la parte superior de la ventana.
b. Para seleccionar el curso a renunciar, el (la) estudiante
debe marcar el crculo ubicado a la izquierda de la
sigla y presionar la opcin agregar. Este proceso se
deber realizar individualmente para cada curso.
c. Al ejecutar el paso anterior, los cursos a renunciar
sern trasladados a la parte inferior del bloque total
de los cursos matriculados, ubicndose en un bloque
denominado CURSOS SELECCIONADOS.
d. El paso c antes descrito, no consolida la renuncia
de materias. Para hacer efectiva la renuncia, el (la)
estudiante debe pulsar la opcin RENUNCIAR A
LOS CURSOS SELECCIONADOS. Debido a que
la renuncia elimina los cursos matriculados y que su
efecto no es reversible, el (la) estudiante debe verificar
los datos que ingres antes de hacerlo efectivo.
e. En aquellos casos en que matricul dos cursos de
manera simultnea (de igual o diferente sigla), el
mdulo procesar de igual forma la renuncia del curso
o grupo complementario, utilizando el mismo criterio.
f. Despus del paso d, en el mdulo se le solicitar
al estudiante confirmar la renuncia de los cursos
seleccionados, para esto debe indicar su nmero de
contrasea (PIN) y pulsar la opcin RENUNCIA DE
CURSOS SELECCIONADOS.
g. El proceso antes indicado, proporciona un informe de
los cursos renunciados. Este comprobante es el nico
que demuestra el trmite efectuado. El (la) estudiante
debe imprimir o conservar los datos en el medio
electrnico de su inters (correo electrnico, llave
maya, etc.). En caso de apelacin este ser el nico
documento que respalde su solicitud.
h. La renuncia de materias no tiene efectos acadmicos ni
econmicos, por lo tanto los cursos renunciados no se
registran en el expediente acadmico, ni se consideran
para efecto del cobro de matrcula.

Normas y Procedimientos de Matrcula web - ematrcula (Resolucin ViVE-04-2015)

i.

Los errores en que incurra el (la) estudiante al completar

esta solicitud, sern de su exclusiva responsabilidad y
no obliga a la Universidad de Costa Rica.

2. Procedimiento para solicitar renuncia de materias

de manera presencial, utilizando el formulario
correspondiente:
a. El formulario se encuentra disponible en la direccin
electrnica http://www.ori.ucr.ac.cr, el cual se deber
presentar junto con la identificacin personal (cdula
de identidad o tarjeta de identificacin de menores
(TIM), pasaporte o documento extendido por la
Direccin General de Migracin y Extranjera, carn
estudiantil actual emitido por la Oficina de Registro e
Informacin), en la Oficina de Registro e Informacin
o en los Servicios de Registro de las Sedes Regionales.
b. El trmite es personal, de lo contrario, el (la) estudiante
deber presentar autorizacin por escrito que indique
la sigla del curso que desea renunciar y copia del
documento de identificacin tanto del interesado como
el original de la persona autorizada.
c. Esta solicitud permite al estudiante renunciar a uno o
varios cursos asignados en la matrcula ordinaria. Slo
se debe llenar y entregar en la Oficina de Registro e
Informacin o en los Servicios de Registro de las Sedes
Regionales, en el periodo indicado en el Calendario
estudiantil universitario, anexo de esta Resolucin.
d. En aquellos casos en que el (la) estudiante matricul
dos cursos de manera simultnea (de igual o diferente
sigla), el mdulo procesar de oficio la renuncia del
curso o grupo complementario, utilizando el mismo
criterio.
e. La renuncia de materias no tiene efectos acadmicos
ni econmicos, por lo tanto los cursos renunciados, no
aparecen en el expediente acadmico, ni son tomados
en cuenta para el cobro de matrcula.
f. Los errores en que incurra el estudiante al completar
esta solicitud, sern de su exclusiva responsabilidad y
no obliga a la Universidad de Costa Rica.

El plazo para efectuar la renuncia de materias, se
encuentra establecido en el Calendario estudiantil
universitario, anexo de esta Resolucin.
CAPTULO III
INCLUSIONES DE CURSOS
ARTCULO 26. Inclusin
La matrcula de inclusin va web es el proceso de inscripcin del
estudiante en los cursos en los que exista disponibilidad de cupos
posterior a la matrcula, renuncia de cursos y los ajustes que realice
la unidad acadmica. Para la matrcula de dichos cursos debern

contar con la autorizacin del profesor consejero en el proceso de

prematrcula, de conformidad con las disposiciones del Reglamento
de Rgimen Acadmico Estudiantil. El proceso de matrcula por
inclusin consta de la prematrcula y la matrcula web, siendo la
prematrcula requisito para la asignacin de la cita de matrcula.
ARTCULO 27. Procedimiento para solicitar matrcula de
inclusin va Web
El estudiante podr solicitar inclusin de matrcula va web en
los cursos del plan de estudios para los cuales cumpla con los
requisitos acadmicos establecidos y los cursos extracurriculares
indicados por la Vicerrectora de Docencia en la Resolucin, VDR-9176-2014, Normas de matrcula para estudiantes de pregrado
y grado ubicados en carrera. I-2015, que para tal efecto emite
cada ciclo lectivo, durante el periodo definido en el calendario
estudiantil universitario anexo de esta Resolucin.
Para el proceso de matrcula de inclusin va web el estudiante
deber:
1. Cumplir con las condiciones establecidas en el artculo 10 de
la presente Resolucin.
2. Utilizar el sistema de matrcula Web (ematrcula), siguiendo
el procedimiento descrito en los artculos 23 y 24 de la
presente Resolucin.
No es posible solicitar matrcula de inclusin va web en un curso
o equivalente (Curso Integrado de Humanidades, Seminarios de
Realidad Nacional, Repertorios, Actividades Deportivas.) en que
haya realizado el retiro de matrcula durante el ciclo vigente.
En caso de existir alguna discrepancia con el resultado final de
este proceso, la poblacin estudiantil tendr cinco das hbiles,
establecidos en el calendario estudiantil de matrcula adjunto a
esta Resolucin, para la presentacin ante la Oficina de Registro
e Informacin o Servicios de Registro de las Sedes Regionales de
la apelacin relacionada con dicho proceso, con la documentacin
que justifique la misma.
ARTCULO 28. Posterior al perodo establecido en el calendario
estudiantil universitario anexo de esta Resolucin, la inclusin de
cursos procede nicamente para la conclusin del plan de estudios
en una carrera en el ciclo vigente, asuntos de graduacin o para
resolver situaciones de ajustes debidamente comprobadas. Este
proceso lo realizar la poblacin estudiantil de conformidad con
el siguiente procedimiento.
1. El (la) estudiante debe presentar la solicitud escrita y
razonada, en la unidad acadmica en donde est empadronado
o en la coordinacin de carrera respectiva, para el estudio y
resolucin correspondiente.
2. La unidad acadmica en donde est empadronado el (la)
estudiante o la coordinacin de carrera respectiva, debe
verificar los siguientes requisitos:
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Normas y Procedimientos de Matrcula web - ematrcula (Resolucin ViVE-04-2015)

a.

Existencia de la situacin debidamente comprobada.

b.

Que el (la) estudiante no haya matriculado o efectuado

retiro de matrcula durante el ciclo lectivo vigente en:
b.1. un curso en igual o diferente grupo;
b.2. un curso equivalente (Curso Integrado de
Humanidades, Seminarios de Realidad
Nacional, Repertorios, Actividades Deportivas.)

c.
d.

e.

Cumplir con las condiciones establecidas en el artculo

10 de la presente Resolucin.
Que el curso pertenezca al plan de estudios de su
carrera y lo que establece la Vicerrectora de Docencia
en la Resolucin sobre cursos extracurriculares del
ciclo vigente.
Inexistencia de choque de horarios.

3. En caso de que el curso no pertenezca a la unidad acadmica

de empadronamiento, verificados los requisitos del punto 2,
esta deber emitir la recomendacin a la unidad acadmica
a la que pertenece el curso, la cual una vez verificada la
disponibilidad de cupo y aceptada la solicitud, procede a
realizar el trmite de inclusin establecido en el punto 4.
4. La unidad acadmica o la coordinacin de carrera debe
comunicar por escrito a la Oficina de Registro e Informacin
o a los Servicios de Registro de las Sedes Regionales, la
autorizacin de la solicitud de inclusin, para la respectiva
validacin e inscripcin del curso o los cursos en el
expediente acadmico e informar al estudiante del resultado
de la solicitud de inclusin.
5. El (la) estudiante debe verificar el resultado de la solicitud de
inclusin en la unidad acadmica o coordinacin de carrera
respectiva, la cual de ser aprobada, deber cumplirse con el
siguiente procedimiento:
5.1 Cuando la solicitud ingrese posterior al perodo
sealado en el calendario anexo en esa resolucin el
(la) estudiante deber:
a. Solicitar la frmula (M6) movimientos de
matrcula, en la Oficina de Registro e Informacin
o en los Servicios de Registro de las sedes donde el
estudiante se encuentre empadronado (a).
b. Cancelar el costo correspondiente en la Oficina
de Administracin Financiera. Las inclusiones
extemporneas que se presenten posteriormente
al vencimiento del cobro de la segunda cuota de
matrcula, se cobrarn con el recargo aplicable a la
fecha.
c. Presentar el comprobante de pago en la Oficina
de Registro e Informacin o en los Servicios
de Registro de la sede, para proceder con la
inscripcin del curso en el expediente acadmico.

8 Alcance a La Gaceta Universitaria 4 - 2015

6. En caso de que la solicitud de inclusin no sea autorizada,

la Unidad Acadmica debe comunicar al o la estudiante lo
resuelto ante su peticin. Una vez recibida la comunicacin
referida, el (la) estudiante contar con 5 das hbiles para
presentar la apelacin respectiva, ante la unidad acadmica.
ARTCULO 29. La matrcula de inclusin de los cursos para:
1. Tutoras.
2. Estudiantes visitantes de Asuntos Internacionales.
3. Algunos cursos de nivelacin para estudiantes del Sistema
de Estudios de Posgrado.
4. La aplicacin de la Resolucin VD-4468-89.
5. Aplicar lo establecido en el artculo 46 de Reglamento de
Rgimen Acadmico Estudiantil, en cuanto al levantamiento
de requisitos.
6. Prorroga de cursos de Trabajos Finales de Graduacin.
Deben seguir el procedimiento establecido en el artculo 28 de la
presente Resolucin.
ARTCULO 30. Matrcula por Resolucin N. 4468-89 y
Circular N. 20-92
En la Resolucin N 4468-89 de la Vicerrectora de Docencia se
establecen las disposiciones que permiten al estudiantado de una
sede regional matricular cursos en otra sede regional diferente
a la que se encuentra empadronado(a). Esto no aplica para los
estudiantes empadronados en la Sede Rodrigo Facio.
Los requisitos para la inscripcin son:
a. Que el curso a solicitar no se imparta en la sede donde el
estudiantado se encuentre empadronado(a).
b. Que el curso pertenezca al plan de estudios de su carrera.
c. Que la solicitud se tramite en el ciclo lectivo vigente.
d. Cumplir con las condiciones establecidas en el artculo 10 de
la presente Resolucin.
e. Existencia de cupo disponible.
f. Que el estudiantado presente por escrito la solicitud del
curso ante el director de departamento o el coordinador
de la carrera de la sede donde el estudiante se encuentra
empadronado(a).
El director de departamento o el coordinador de la carrera de la
sede del estudiante, solicita la autorizacin por escrito al director
de la unidad acadmica en la sede donde se imparte el curso,
para que el profesor(a) permita la asistencia del estudiante en
forma presencial (el estudiante no debe ser matriculado en la
sede que imparte el curso). El resultado de esta solicitud deber
ser comunicado ante la coordinacin de docencia de la sede del
estudiante, quien a su vez lo remitir a los Servicios de Registro.

Normas y Procedimientos de Matrcula web - ematrcula (Resolucin ViVE-04-2015)

La matrcula se procesa en la sede donde el (la) estudiante se

encuentra empadronado(a), y en la unidad acadmica a la que
pertenece el curso. El acta de notas debe ser enviada al profesor(a)
de la sede que imparti el curso para que consigne la calificacin
obtenida.
CAPTULO IV
EXCLUSIONES DE CURSOS
ARTCULO 31. Exclusiones
Son aquellos actos administrativos emitidos por la Oficina
de Registro e Informacin, por las unidades acadmicas que
imparten los cursos o por aquellas donde el estudiante se
encuentra empadronado(a), o por las coordinaciones de carrera,
orientados a resolver situaciones calificadas que se presentan
posteriores a los procesos de matrcula previamente descritos en
la presente Resolucin, durante el presente ciclo lectivo. Dichas
situaciones calificadas se generan como consecuencia de errores
administrativos comprobados, o cuando se demuestre la falta de
requisitos, o que el curso no pertenece al plan de estudios de la
carrera en donde el estudiante se encuentre empadronado(a).
Cuando el estudiante detecte la situacin que puede motivar una
exclusin, presentar la solicitud ante la unidad acadmica o en la
coordinacin de carrera, donde se origin tal situacin.
La instancia universitaria que identifique la situacin que motiva
la exclusin, proceder a comunicar a la Oficina de Registro e
Informacin o a los Servicios de Registro de las Sedes Regionales
e incluir en el expediente del estudiante la documentacin que
respalde tal gestin. De ser requerido la Oficina de Registro
e Informacin o los Servicios de Registro, solicitarn la
documentacin pertinente.
CAPTULO V
MATRCULA DE CURSOS POR
TUTORA Y SUFICIENCIA
ARTCULO 32. El Reglamento de Estudio Independiente, norma
lo relativo a la matrcula de cursos por suficiencia y tutora.
Las unidades acadmicas o Sedes Regionales deben autorizar
la apertura de los cursos por estas modalidades mediante la
frmula y en los perodos que establezca el calendario estudiantil
universitario.
ARTCULO 33. Tutora
Para solicitar la matrcula de cursos por esta modalidad, el
estudiante debe cumplir con los siguientes requisitos:
a. Lo establecido en el artculo 10, de la presente Resolucin.
b. Que el curso pertenezca al plan de estudios de su carrera.
c. Contar con la autorizacin de la unidad acadmica o de la
coordinacin de carrera.

d. Que el curso no se est impartiendo en forma regular.

e. Lo establecido en el artculo 29 de la presente Resolucin.
ARTCULO 34. Suficiencia
El examen por suficiencia se aplica en relacin con un curso
especfico, cuyos objetivos y contenido deben detallarse en
el programa del curso que entregar la unidad acadmica, o la
coordinacin de la carrera, de conformidad con las disposiciones
del Reglamento de estudio independiente.
La frmula para tal efecto se obtiene en la direccin electrnica
http://www.ori.ucr.ac.cr
Para inscribir cursos por esta modalidad, se deben cumplir los
siguientes requisitos:
a.

Estar debidamente empadronado(a) y cumplir con lo

establecido en el artculo 10 de la presente Resolucin.
b. Que el curso pertenezca al plan de estudios de su carrera.
c. No haber aprobado previamente el curso.
d. No haber matriculado el mismo curso por la modalidad de
suficiencia en ciclos anteriores.
e. Haber aprobado los requisitos acadmicos de la(s)
asignatura(s) a presentar.
f. Contar con la autorizacin de la unidad acadmica o de la
coordinacin de carrera.
Procedimiento de inscripcin:
a.

Entregar a la Oficina de Registro e Informacin, la frmula

respectiva debidamente autorizada, firmada y sellada en el
perodo establecido en el calendario estudiantil universitario
anexo de esta Resolucin. El incumplimiento de este punto,
deja inconcluso el trmite de inscripcin, por lo tanto, quien
no lo cumpla no podr ser calificado en la(s) asignatura(s)
respectiva(s), ni solicitar la inscripcin finalizado el
correspondiente perodo.
b. El costo de la(s) asignatura(s) ser registrado por la Oficina
de Administracin Financiera, en el proceso de cobro del
ciclo vigente.
c. El trmite es personal, de lo contrario, se deber presentar
autorizacin por escrito indicando la sigla de cada curso
solicitado, fotocopia del documento de identificacin del
interesado (cdula de identidad o tarjeta de identificacin
de menores (TIM), pasaporte o documento extendido por
la Direccin General de Migracin y Extranjera, carn
estudiantil emitido por la Oficina de Registro e Informacin)
y el original del documento de identificacin de la persona
autorizada (cdula de identidad o tarjeta de identificacin
de menores (TIM), pasaporte o documento extendido por
la Direccin General de Migracin y Extranjera, carn
estudiantil actual emitido por la Oficina de Registro e
Informacin).
Alcance a La Gaceta Universitaria 4 - 2015 9

Normas y Procedimientos de Matrcula web - ematrcula (Resolucin ViVE-04-2015)

d. Los errores en que incurra el estudiante al completar esta

solicitud, sern de su exclusiva responsabilidad y no obliga
a la Universidad de Costa Rica.
e. No se dar trmite a las solicitudes incompletas o presentadas
extemporneamente, por lo tanto, slo aparecen en las actas
de notas finales aquellos estudiantes que completaron los
trmites en el plazo definido en el calendario estudiantil
universitario anexo de esta Resolucin.
NO ES POSIBLE INSCRIBIR POR SUFICIENCIA CURSOS
EN LOS QUE EL (LA) ESTUDIANTE SE ENCUENTRA
MATRICULADO EN FORMA ORDINARIA, SALVO SI HA
REALIZADO RETIRO DE MATRCULA.
CAPTULO VI
RETIRO DE MATRCULA
ARTCULO 35. El retiro de matrcula es la gestin que permite
al estudiante separarse parcial o totalmente de las asignaturas
matriculadas, segn las disposiciones establecidas en el artculo
27 del Reglamento de Rgimen Acadmico Estudiantil.
Los estudiantes que se encuentran atrasados en sus
obligaciones financieras, no tendrn derecho a solicitar
retiro de matrcula. (Artculo 4, inciso a) del Reglamento de
Obligaciones Financieras Estudiantiles)
ARTCULO 36. El retiro de matrcula no tiene efectos
acadmicos; sin embargo, no exime al estudiante de la obligacin
financiera relacionada con el costo de los cursos.
El estudiantado podr realizar el retiro de matrcula mediante
dos procedimientos:
1. Va pgina Web http://ematricula.ucr.ac.cr
2. Presencial, entregando el formulario de retiro de matrcula
en la Oficina de Registro e Informacin o en los Servicios de
Registro en las Sedes Regionales. Este formulario se encuentra
disponible en la direccin electrnica http://www.ori.ucr. ac.cr

c.

e.

f.

g.

h.

i.

2. Procedimiento para solicitar Retiro de Matrcula de

manera presencial, utilizando formulario:
a.

1. Procedimiento para tramitar el Retiro de Matrcula va

pgina Web:
a.

b.

Para hacer efectivo el retiro de matrcula, el

interesado debe acceder la direccin electrnica
http://ematricula. ucr.ac.cr, anotar en el espacio destacado,
indicando el nmero de carn y la contrasea (PIN) y
presionar la opcin ingresar. Al ingresar al mdulo,
se debe seleccionar la opcin de Retiros, ubicada en la
barra que se encuentra en la parte superior de la ventana.
Para seleccionar el curso a retirar, marque el crculo
ubicado a la izquierda de la sigla y presione la
opcin agregar. Este proceso se deber realizar
individualmente para cada curso a retirar.

10 Alcance a La Gaceta Universitaria 4 - 2015

Al ejecutar el paso anterior, los cursos a retirar sern

trasladados a la parte inferior del bloque total de
los cursos matriculados, ubicndose en un bloque
denominado CURSOS SELECCIONADOS.
El paso c antes descrito, no consolida el Retiro de
Matrcula. Para hacer efectivo el retiro de matrcula,
se debe pulsar la opcin RETIRAR LOS CURSOS
SELECCIONADOS. Verifique muy bien los datos
que ingres antes de hacerlo efectivo, ya que este paso
no es reversible.
En aquellos casos en que el (la) estudiante matricul
dos cursos de manera simultnea (de igual o diferente
sigla), el mdulo procesar de igual forma al retiro del
curso o grupo complementario, utilizando el mismo
criterio.
Despus del paso d tiene que confirmar el retiro de
los cursos seleccionados, para lo cual deber indicar
su nmero de contrasea (PIN) y pulsar la opcin
RETIRO DE CURSOS SELECCIONADOS.
El proceso antes descrito, proporciona un informe de
cursos con retiro de matrcula. Este comprobante es
el nico que demuestra el trmite efectuado. Imprima
o archive los datos en el medio electrnico que usted
elija (correo electrnico, llave maya, etc.).
No se permite el cambio de grupo, por lo tanto, este
procedimiento NO faculta para optar por una inclusin
de matrcula en el mismo curso, en igual o diferente
grupo.
Los errores en que incurra el (la) estudiante al completar
esta solicitud, sern de su exclusiva responsabilidad y
no obliga a la Universidad de Costa Rica.

b.

El formulario se encuentra disponible en la direccin

electrnica http://www.ori.ucr.ac.cr, el cual debe
presentarse junto con la identificacin personal
(cdula de identidad o tarjeta de identificacin de
menores (TIM), pasaporte o documento extendido
por la Direccin General de Migracin y Extranjera,
carn estudiantil actual emitido por la Oficina de
Registro e Informacin), en la Oficina de Registro
e Informacin o en los Servicios de Registro de las
Sedes Regionales.
El trmite es personal, de lo contrario debe presentar
autorizacin por escrito que indique la sigla del
curso que desea retirar y copia del documento
de identificacin del interesado y el original
del documento de identificacin de la persona
autorizada.

Normas y Procedimientos de Matrcula web - ematrcula (Resolucin ViVE-04-2015)

c.

d.

e.
f.
g.

Para hacer efectiva esta solicitud, slo debe llenarla y

entregarla en la Oficina de Registro e Informacin o
en los Servicios de Registro de las Sedes Regionales,
en el perodo indicado en el calendario estudiantil
universitario anexo a esta Resolucin.
En aquellos casos en que el (la) estudiante matricul dos
cursos de manera simultnea (de igual o diferente sigla),
el mdulo procesar de igual forma el retiro del curso o
grupo complementario, utilizando el mismo criterio.
No se permite el cambio de grupo, por lo tanto, este
procedimiento NO faculta para optar por una inclusin
de matrcula en el mismo curso, en diferente grupo.
Los errores en que incurra el (la) estudiante al llenar
esta solicitud, sern de su exclusiva responsabilidad no
obliga a la Universidad de Costa Rica.
El plazo para efectuar el Retiro de Matrcula se
encuentra establecido en el calendario estudiantil
universitario anexo de esta Resolucin.

CAPTULO VII
INTERRUPCIN DE ESTUDIOS PROCEDIMIENTO
ARTCULO 37. La Interrupcin de Estudios (IT) procede para la
interrupcin total de los cursos matriculados en la o las carreras
de inscripcin, por un perodo no mayor de un ao calendario
estudiantil universitario, prorrogable, en casos justificados hasta
por un ao ms, de conformidad con las disposiciones del artculo
27, del Reglamento de Rgimen Acadmico Estudiantil.
Los cursos que registran la simbologa IT en el expediente
acadmico, no podrn ser solicitados en el proceso de matrcula
por el estudiante ni autorizados por la unidad acadmica.
Los estudiantes que se encuentran atrasados en sus
obligaciones financieras, no tendrn derecho a solicitar
interrupcin de estudios. (Artculo 4, inciso b) del Reglamento
de Obligaciones Financieras Estudiantiles)
I.

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR LA IT

ARTCULO 38. El (la) estudiante presenta la solicitud escrita

y razonada de IT, a la direccin de la unidad acadmica a la que
pertenece el curso (s) segn la o (las ) carrera (s) de inscripcin.
Esta solicitud debe estar fundamentada en causas de fuerza mayor,
caso fortuito o situaciones excepcionales. En todos los casos debe
acompaarse de los documentos probatorios que justifican el caso.
En caso de estar inscrito en ms de una carrera y tener matrcula
simultnea, debe presentar la solicitud escrita y razonada a cada
una de las direcciones de las unidades acadmicas a las que
pertenece.
RESOLUCIN DE LA DIRECCIN DE LA UNIDAD
ACADMICA DE LA CARRERA DONDE LA POBLACIN
ESTUDIANTIL SE ENCUENTRA INSCRITA.

ARTCULO 39. La Direccin de la (s) carrera (s) en la que se

encuentra inscrito el (la) estudiante debe resolver la solicitud de
IT y comunicar la Resolucin por escrito en un plazo no mayor de
10 das hbiles. Este plazo incluye el procedimiento descrito en el
inciso e) del artculo 48 del Reglamento de Rgimen Acadmico
Estudiantil.
ARTCULO 40. Si la solicitud de IT es rechazada, se podrn
interponer los recursos de revocatoria y apelacin, en forma escrita
y razonada ante la Direccin de la unidad acadmica -en primera
instancia-, en los cinco das hbiles posteriores a la notificacin
de lo resuelto.
ARTCULO 41. En caso que la Direccin autorice la IT debe
comunicarlo:
1. A la Oficina de Registro e Informacin, con el plazo
de vigencia, indicando la fecha de inicio y la fecha de
finalizacin de la IT. Dicha Oficina debe proceder con:
Consignar el smbolo (IT), en aquellos cursos
matriculados por el estudiante al momento de la IT.
Comunicar a la Oficina de Becas y Atencin
Socioeconmica (OBAS) sobre el trmite autorizado
por la unidad o unidades acadmicas a las que
pertenecen los cursos con IT. La OBAS proceder a
inactivar la beca y los beneficios complementarios,
a partir del momento que la Oficina de Registro e
Informacin le comunica de la IT autorizada por
la direccin (es) de la unidad acadmica(s) a la que
pertenece la carrera o (s) de inscripcin.
2. A las direcciones de las unidades acadmicas responsables
de los cursos que tiene matriculados el (la) estudiante,
indicando el plazo de vigencia de la IT, consignando la fecha
de inicio y la fecha de finalizacin del mismo.
3. En el mismo acto de comunicacin debe solicitar a cada
direccin un reporte escrito del avance acadmico que ha
tenido el estudiante hasta la fecha de la IT y una copia del
programa del curso que el docente entreg al estudiantado al
inicio del ciclo lectivo.
REPORTE POR PARTE DE LAS DIRECCIONES DE LAS
UNIDADES ACADMICAS RESPONSABLES DE LOS
CURSOS MATRICULADOS.
ARTCULO 42. Las direcciones solicitan al personal docente que
imparte los cursos un reporte del avance acadmico obtenido por
el estudiante hasta el momento de la IT. El reporte debe incluir el
desglose de las pruebas o actividades evaluativas y la calificacin
obtenida en cada una con indicacin del valor porcentual,
aplicadas hasta la fecha de autorizacin de la IT.

Alcance a La Gaceta Universitaria 4 - 2015 11

Normas y Procedimientos de Matrcula web - ematrcula (Resolucin ViVE-04-2015)

ARTCULO 43. Las direcciones deben remitir el reporte escrito

del avance acadmico obtenido por el estudiante hasta el momento
de la IT a la direccin de la unidad acadmica a la que pertenece,
segn la carrera de inscripcin, con copia al o la estudiante,
en un plazo no mayor de 10 das hbiles despus de recibir la
comunicacin. Asimismo, deben remitir la calificacin producto
del avance acadmico obtenido hasta el momento de la IT, a la
Oficina de Registro e Informacin en el espacio de observaciones
del acta de resultado final.
ARTCULO 44. En caso que el (la) estudiante muestre
disconformidad con algn aspecto del contenido del reporte del
avance acadmico, puede realizar la apelacin correspondiente de
conformidad con lo dispuesto en el artculo 22 del Reglamento de
Rgimen Acadmico Estudiantil.
ACTUALIZACIN DEL EXPEDIENTE EN LA UNIDAD
ACADMICA A LA QUE PERTENECE EL (LA)
ESTUDIANTE SEGN LA CARRERA DE INSCRIPCIN.
ARTCULO 45. La direccin debe remitir los reportes del
avance acadmico al expediente acadmico del o la estudiante,
de conformidad con lo establecido en los artculos 4 y 5 del
Reglamento de Rgimen Acadmico Estudiantil.
II. PROCEDIMIENTO DE REINCORPORACIN A LOS
CURSOS CON IT
ARTCULO 46. El estudiante debe comunicar por escrito, de su
reincorporacin a la unidad acadmica que le autoriz la IT, con
antelacin al perodo de matrcula del ciclo respectivo. No podr
realizar matrcula en los cursos en los que realiz la IT, en el ciclo
lectivo de la reincorporacin, tampoco podr realizar matrcula en
los cursos para los cuales el curso con IT sea requisito.
ARTCULO 47. El estudiante debe reincorporarse a todos los
cursos con IT y a las actividades acadmicas, una vez que finaliz
el plazo de vigencia de la IT y a partir del momento que indica
el mismo, cumplir con todas aquellas actividades que el curso
demande.
La Oficina de Registro e Informacin comunicar la
reincorporacin del estudiante a la Oficina de Becas y Atencin
Socioeconmica (OBAS), para la activacin de la beca y
beneficios complementarios previamente asignados.
ARTCULO 48. Previo a que el o la estudiante se reincorpore a
los cursos con IT, debe realizar en la Oficina de Administracin
Financiera, el pago de la prima de la Pliza de Seguro de
Accidentes del Instituto Nacional de Seguros, en el ciclo lectivo
de la reincorporacin, para la cobertura de la pliza en ese ciclo
lectivo.

12 Alcance a La Gaceta Universitaria 4 - 2015

NOTIFICACIN DE LA DIRECCIN DE LA UNIDAD

ACADMICA A LA QUE PERTENECE EL ESTUDIANTE
SEGN LA CARRERA DE INSCRIPCIN.
ARTCULO 49. La direccin debe notificar la reincorporacin
del estudiante a la Oficina de Registro e Informacin y a las
direcciones de las unidades acadmicas responsables de los
cursos con IT, indicando el grupo al que se reincorpora. En la
comunicacin a las unidades acadmicas responsables de los
cursos, se debe adjuntar copia del reporte del avance acadmico,
el que debe entregarse al o la docente que imparte el curso, al
inicio del ciclo lectivo.
REVISIN DEL CUPO DE MATRCULA POR PARTE DE LAS
DIRECCIONES DE LAS UNIDADES ACADMICAS, DONDE
EL ESTUDIANTE TIENE CURSOS INSCRITOS CON IT.
ARTCULO 50. Las direcciones deben revisar el cupo, de ser
necesario y previo al perodo de matrcula, deben notificar a la
Oficina de Registro e Informacin la modificacin correspondiente,
para atender la incorporacin del estudiante en el curso, a quien se
debe garantizar el cupo en los cursos objeto de IT.
En caso de que los cursos con IT no se ofrezcan en el ciclo lectivo
de la reincorporacin, la unidad acadmica responsable de los
cursos debe comunicarlo a la Oficina de Registro e Informacin.
DEL AVANCE ACADMICO Y EL REPORTE DE LA
CALIFICACIN FINAL DE CURSOS.
ARTCULO 51. El docente que imparte el curso debe tomar
en consideracin para la calificacin final, el reporte escrito del
avance acadmico que ha tenido el estudiante hasta la fecha de
la IT.
ARTCULO 52. Al finalizar el curso, el docente que lo imparti,
debe reportar la calificacin final obtenida por el estudiante a la
unidad acadmica y sta reportar la calificacin en una boleta de
modificacin de notas, indicando el nmero de acta en que aparece
inscrito el (la) estudiante, con todas las formalidades que la misma
exige, en el mismo plazo de entrega de resultados finales, a la
Oficina de Registro e Informacin.
III. PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE PRRROGA
DEL PLAZO DE VIGENCIA DE LA IT
ARTCULO 53. Si el o la estudiante requiere solicitar una
prrroga del plazo de vigencia de la IT, de conformidad con
lo establecido en el artculo 27 del Reglamento de Rgimen
Acadmico Estudiantil, debe presentar antes del inicio del ciclo
lectivo, la solicitud escrita y razonada a la (s) direccin (es) de la
unidad (es) acadmica(s), segn la carrera de inscripcin que le
autoriz la IT. Esta solicitud debe estar fundamentada en causas
de fuerza mayor, caso fortuito o situaciones excepcionales. En

Normas y Procedimientos de Matrcula web - ematrcula (Resolucin ViVE-04-2015)

todos los casos debe acompaarse de los documentos probatorios

que justifican el caso.
RESOLUCIN DE LA DIRECCIN DE LA UNIDAD
ACADMICA QUE AUTORIZ LA IT.
ARTCULO 54. La direccin debe resolver la solicitud del o la
estudiante y comunicarle la Resolucin por escrito en un plazo no
mayor de 10 das hbiles.
ARTCULO 55. En caso que la direccin autorice la prrroga de
IT debe comunicarlo:
1. A la Oficina de Registro e Informacin, con indicacin del
plazo de vigencia de la prrroga, consignando la fecha de
inicio y la fecha de finalizacin del mismo. Dicha Oficina
consigna los nuevos plazos indicados para la IT, en todos
aquellos cursos en que se mantiene la interrupcin de
estudios, y esta a su vez, comunicar a la Oficina de Becas
y Atencin Socioeconmica sobre el trmite autorizado,
la cual proceder con la inactivacin de la beca y de los
beneficios complementarios.
2. A las direcciones de las unidades acadmicas responsables
de los cursos que el o la estudiante tiene inscritos con IT,
indicando el plazo de vigencia de la prrroga, consignando
la fecha de inicio y la fecha de finalizacin del mismo.
ARTCULO 56. Una vez que finaliza el plazo de vigencia de la
prrroga de la IT, se sigue el procedimiento de reincorporacin
definido en el punto II.
IV. EFECTO DE LA NO REINCORPORACIN DEL O LA
ESTUDIANTE
ARTCULO 57. En caso de que el estudiante no solicite prrroga
o no se reincorpore a los cursos en el ciclo lectivo en que finaliza
el plazo de vigencia de la IT, correspondiente a un perodo no
mayor de un ao calendario estudiantil universitario y de no
existir modificacin de nota, la Oficina de Registro e Informacin
sustituir el smbolo IT, por la nota que obtuvo hasta el momento
de la IT, la cual fue reportada en el espacio de observaciones del
acta de resultado final, de conformidad con lo establecido en el
artculo 41 de esta Resolucin. El traslado de carrera no exime
al estudiantado de los efectos acadmicos que se indican en el
presente apartado.
V. OTRAS DISPOSICIONES
Procedimiento por modificacin del plan de estudios.
ARTCULO 58. En aquellos casos en que se efecte una
modificacin del plan de estudios, que coincida con el perodo
en que el (la) estudiante mantiene la autorizacin de IT, se debe
aplicar lo dispuesto en el artculo 12 del Reglamento de Rgimen
Acadmico Estudiantil.

Condicin de matrcula
ARTCULO 59. Para todos los efectos el (la) estudiante que
se reincorpora a los cursos con IT, se le debe considerar como
estudiante con matrcula en el ciclo lectivo de la reincorporacin.
El pago de la matrcula se debe efectuar en el ciclo lectivo en
que el estudiante solicit la IT y la unidad acadmica autoriz la
misma.
El artculo 27 del Reglamento de Rgimen Acadmico Estudiantil
establece que en casos en que el (la) estudiante requiera
realizar una IT por cambios econmicos severos debidamente
comprobados, podr gestionar, ante el Centro de Asesora
Estudiantil correspondiente, o ante la Unidad de Vida Estudiantil
de la Sede Regional, la exencin del pago de sus obligaciones
financieras, la que ser resuelta por la Oficina de Becas y Atencin
Socioeconmica.
El pago de la Pliza de Seguro de Accidentes del Instituto Nacional
de Seguros debe efectuarse tanto en el ciclo en que solicita la IT,
como en el ciclo de la reincorporacin, de conformidad con lo
dispuesto en el artculo 46 de esta Resolucin.
PROCEDIMIENTO
PARA
ACTUALIZAR
LOS
BENEFICIOS COMPLEMENTARIOS ANTE LA OFICINA
DE BECAS Y ATENCIN SOCIOECONMICA.
ARTCULO 60. Una vez que el (la) estudiante se reincorpore a
las actividades acadmicas:
Si desea disfrutar de beneficios complementarios, debe completar
las frmulas de solicitud de aquellos beneficios complementarios
que requiera, en el ciclo lectivo de la reincorporacin; en un plazo
no mayor de 10 das hbiles, posteriores a su reincorporacin de
las actividades acadmicas, de acuerdo con el perodo indicado
por la unidad acadmica a la que pertenece, segn la (s) carrera
(s) de inscripcin.
Debe notificar a la Oficina de Becas y Atencin Socioeconmica
sobre el horario definitivo del ciclo lectivo de la reincorporacin,
adjuntando las constancias correspondientes de las unidades
acadmicas responsables de los cursos, en las que debe indicarse
el nmero de grupo y el horario.
En caso que no cumpla con la carga acadmica que la beca exige
al momento de su reincorporacin, debido a que por algn motivo
sta disminuy en relacin con la matrcula original, puede hacer
la solicitud de justificacin de la carga, segn lo estipulado en el
Reglamento de Adjudicacin de Becas a la Poblacin Estudiantil.
No deben justificar la carga acadmica, de nuevo, quienes,
aunque no cumplen con la carga que la beca exige, mantienen la
misma carga acadmica en el momento de la IT y la justificaron
oportunamente.

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Normas y Procedimientos de Matrcula web - ematrcula (Resolucin ViVE-04-2015)

Si se produce algn cambio en la situacin socioeconmica, el

(la) estudiante debe cumplir con lo dispuesto en el artculo 14 del
Reglamento de Adjudicacin de Becas a la Poblacin Estudiantil.
Ciudad Universitaria Rodrigo Facio, a los treinta das del mes de
enero de dos mil quince.
M.Sc. Ruth De la Asuncin Romero
Vicerrectora de Vida Estudiantil
CALENDARIO ESTUDIANTIL
UNIVERSITARIO DE MATRCULA
Abreviaturas:
U.A. = Unidad (es) Acadmica (s)
O.R.I. = Oficina de Registro e Informacin
O.A.F. = Oficina de Administracin Financiera
S.A.E. = Sistema de Aplicaciones Estudiantiles
ViVE. = Vicerrectora de Vida Estudiantil
ACTIVIDAD

FECHA

GUA DE HORARIOS (Publicacin)

(Disponible en la direccin electrnica http://www.ori.ucr.ac.cr)

06-02-2015

PREMATRCULA
(Tramitar en la direccin electrnica http://ematricula.ucr.ac.cr)

13-02-2015
17-02-2015

CITAS DE MATRCULA (PUBLICACIN)

(Consultar en la direccin electrnica http://ematricula.ucr.ac.cr a partir de las 12:00 medioda)

18-02-2015

MATRCULA EN LNEA
(Tramitar en la direccin electrnica http://ematricula.ucr.ac.cr)

23-02-2015
26-02-2015

INFORME DE MATRCULA WEB

(Consultar en la direccin electrnica http://ematricula.ucr.ac.cr)

23-02-2015
26-02-2015

CONSULTAS SOBRE LA MATRCULA

(Trmite en O.R.I. y Servicios de Registro en las Sedes Regionales)

23-02-2015
26-02-2015

RENUNCIA DE MATERIAS ASIGNADAS EN MATRCULA WEB

(Trmite mediante la pgina Web en la direccin electrnica http://ematricula.ucr.ac.cr
hasta las 11:59 p. m. (hora del servidor) o presencialmente mediante formulario disponible
en la direccin electrnica http://www.ori.ucr.ac.cr y recepcin en la O.R.I. y Servicios
de Registro en las Sedes Regionales en horario de 8:00 a. m. a 5:00 p. m.)

27-02-2015

APELACIONES SOBRE LA MATRCULA

(Trmite en la O.R.I. y Servicios de Registro en las Sedes Regionales)

27-02-2015
05-03-2015

14 Alcance a La Gaceta Universitaria 4 - 2015

Normas y Procedimientos de Matrcula web - ematrcula (Resolucin ViVE-04-2015)

ACTIVIDAD

FECHA

LISTA DE CLASE CON MATRCULA WEB

(Disponible para las U.A. en el S.A.E.)

02-03-2015

PUBLICACIN DE CUPOS DISPONIBLES PARA LA MATRCULA DE INCLUSIN

(Consultar en la direccin electrnica http://www.ori.ucr.ac.cr a partir de las 5:00 p. m.)

02-03-2015

PREMATRCULA DE INCLUSIN (VA WEB)

(Tramitar en la direccin electrnica http://ematricula.ucr.ac.cr)

03-03-2015
04-03-2015

PUBLICACIN DE CITAS DE MATRCULA DE INCLUSIN (VA WEB)

(Consultar en la direccin electrnica http://ematricula.ucr.ac.cr) a partir de las 12:00 medioda)

05-03-2015

INICIO DE LECCIONES

09-03-2015

MATRCULA DE CURSOS POR INCLUSIN (MATRCULA EN LNEA)

(Tramitar en la direccin electrnica http://ematricula.ucr.ac.cr)

09-03-2015
11-03-2015

INFORME DE MATRCULA CON INCLUSIONES

(Consultar en la direccin electrnica http://ematricula.ucr.ac.cr)

09-03-2015
11-03-2015

RETIRO DE MATRCULA
(Trmite mediante la pgina Web en la direccin electrnica http://ematricula.ucr.ac.cr,
disponible el ltimo da hasta las 11:59 p. m. o presencialmente mediante formulario
disponible en la direccin electrnica http://www.ori.ucr.ac.cr y recepcin en la O.R.I. y
Servicios de Registro en las Sedes Regionales en horario de 8:00 a. m. a las 5:00 p. m.)

09-03-2015
10-04-2015

INTERRUPCIN DE ESTUDIOS
(Las U.A. reciben la solicitud del estudiante)

09-03-2015
26-06-2015

SOLICITUD DE PAGO DE MATRCULA COMO COSTARRICENSE

(Trmite en ViVE o en las Coordinaciones de Vida Estudiantil de las Sedes Regionales)

09-03-2015
15-05-2015

MATRCULA DE CURSOS POR TUTORA

(Perodo para la autorizacin y la inscripcin en la U.A.)

09-03-2015
10-04-2015

MATRCULA DE CURSOS POR SUFICIENCIA

(Formulario disponible en la direccin electrnica http://www.ori.ucr.ac.cr, perodo para la
autorizacin en las U.A. y la inscripcin en O.R.I. y Servicios de Registro en las Sedes Regionales)

09-03-2015
20-03-2015

CONSULTAS Y APELACIONES SOBRE MATRCULA DE INCLUSIN

(Trmite en los Servicios de Registro de las Sedes Regionales)

12-03-2015
18-03-2015

APELACIONES SOBRE LA MATRCULA DE INCLUSIN

(Tramite en O.R.I y Servicios de Registro de las Sedes Regionales)

12-03-2015
18-03-2015

VERIFICACIN DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS

(Trmite por O.R.I., estudiantes con declaracin jurada)

16-03-2015

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Normas y Procedimientos de Matrcula web - ematrcula (Resolucin ViVE-04-2015)

ACTIVIDAD

FECHA

FECHA LMITE PARA PROCESAR INCLUSIONES DE CONFORMIDAD

CON EL ARTCULO 28 DE LA PRESENTE RESOLUCIN

27-03-2015

LISTAS DE CLASE DE MATRCULA CON INCLUSIONES, TUTORAS

SUFICIENCIAS Y RETIROS DE MATERIAS
Disponible para las U.A. en el S.A.E.

13-04-2015

INFORME DE MATRCULA, CON INCLUSIONES, TUTORAS, SUFICIENCIAS

Y RETIROS DE MATERIAS
(Consultar en la direccin electrnica http://ematricula.ucr.ac.cr)

13-04-2015

FIN DE LECCIONES

04-07-2015

EXMENES FINALES

06-07-2015
18-07-2015

COBRO DE MATRCULA
(Consultar en la direccin electrnica http://www.oaf.ucr.ac.cr)

16 Alcance a La Gaceta Universitaria 4 - 2015