REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD YACAMBU
VICERRECTORADO DE INVESTIGACION Y POST GRADO
INSTITUTO DE INVESTIGACION Y POST GRADO

IMPORTANCIA DEL USO DE LAS HERRAMIENTAS

WEBEN LA GESTION DE DOCUMENTOS
ELECTRONICOS EN LA WEB

YOVANNI CORDERO C.I: 7.378762

BARQUISIMETO

IMPORTANCIA DE LA GESTIN DOCUMENTAL.

Es importante tener un sistema de gestin documental, aunque a primera vista

puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para
su empresa.
Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio
importante obtener un sistema de gestin documental en el que todos los
documentos de la empresa estn controlados y centralizados.
Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes pases con
muchas tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su
empresa tenga algn tipo de organizacin de sus documentos.
Hoy en da, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de
documentacin. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y
la informacin, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestin
documental eficiente que permita un fcil almacenamiento y bsqueda rpida,
junto con instalaciones de recuperacin eficientes.
Con un sistema de gestin documental, puede personalizar tambin los
documentos de salida de la empresa como: las facturas electrnicas, formularios y
otros documentos. Todo integrado en el mismo sistema de gestin documental con
el que podr configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como
de salida de su empresa.
Otra ventaja importante de la gestin documental est en la personalizacin
y seguridad de los datos crticos en documentos o en cualquier otra forma de
informacin. Por ello, la gestin documental es de suma importancia para los
ejecutivos y gerentes sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera
ms eficiente, ms inteligente y ms rentable de gestionar sus trmites y hacer la
administracin ms flexible.
El sistema de gestin documental le proporciona un portal web (intranet)
con acceso desde el navegador para poder acceder a todos los documentos,
registros de la empresa y cualquier otro tipo de informacin. El sistema se acerca
al entorno de la oficina sin papel por lo que es ms fcil y econmico obtener sus
documentos y archivos del negocio y otra informacin archivada.
Dentro de las empresas que necesitan realizar tareas de aprobacin con la
documentacin (facturas, contratos, ), el sistema de gestin documental le
permite definir los flujos de aprobacin que tiene que tener cada tipo de
documento, y de esta forma el propio sistema de gestin documental realiza gran

parte del trabajo de asignacin, recordatorios y registro de toda esta

documentacin.
La gestin documental se ha vuelto casi indispensable en los bufetes de abogados
debido a la enorme cantidad de papel generado. Con el sistema de gestin de
documentos legales en su lugar, los abogados son capaces y obtienen una ventaja
competitiva al gestionar mejor sus casos. La automatizacin de documentos para
bufetes de abogados beneficia la administracin eficiente de toda la
documentacin en papel.
El sistema no slo captura y almacena los documentos legales escaneados, sino
tambin los integra de una manera nica. De esta manera, se convierte en muy
fcil la tarea de obtener los documentos con solo unos clics.
Sin embargo, la importancia y los beneficios de la gestin documental no terminan
aqu, sino que tambin nos permite organizar y recuperar documentos a travs de
consultas personalizadas y ofrece una manera eficiente de acceder a todos los
documentos de la empresa con facilidad.
A nivel de la integracin de la informacin, no solo se pueden obtener los
documentos mediante un escner, el sistema tambin permite importar archivos
PDF de Adobe, ficheros que le lleguen por correo electrnico y hasta puede
integrar los fax recibidos en el sistema.
A nivel de distribucin de la informacin, permite la personalizacin de los datos y
el envo de los documentos por correo electrnico, fax, ftp, correo postal, etc
La importancia de un sistema de gestin documental se basa entre otros en los
siguientes puntos base:

Se evita la prdida de documentos, ya que estn todos seguros en un

servidor documental central.
Se evita la prdida de tiempo debido a que varias personas tengan que
recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los
documentos son inmediatamente recuperados por la persona que est buscando
la informacin.
Seguridad: Acceso a la informacin y los documentos de manera segura y
estructurada, al poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y
documentos dentro del sistema de gestin documental.
Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos
que se realizan a los documentos.

Colaboracin entre usuarios para la creacin, modificacin y gestin de la

misma documentacin.
Captura y extraccin de la informacin de los documentos en papel y la
integracin en el sistema de gestin documental como metadatos.
Indexacin de los metadatos para su fcil recuperacin mediante
bsquedas personalizadas.
Integracin de la documentacin del sistema de gestin documental con los
dems sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc
Recuperacin de los documentos en formato electrnico y tambin la
situacin de archivado de las copias fsicas.
Distribucin fcil mediante los conectores de salida de la documentacin,
que nos permiten enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc
cualquier documento que tengamos integrado en el sistema.
Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un
documento (como una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los
usuarios que tienen que aceptar una factura antes que esta pase a contabilizada.
Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al
automatizar y facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentacin y
los procesos de la empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentacin al
instante, se ahorra dinero al no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se
puede conocer ms rpidamente el estado de cuentas al integrar las facturas en
el sistema de manera inmediata, etc