Comprensin de los estilos

organizacionales y su impacto
sobre los Sist. de Informacin
Jos Sulla Torres
Ingeniera de Sistemas

Agenda
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Fundamentos organizacionales
Organizaciones como sistemas
Representacin grfica de sistemas
Niveles de administracin
Cultura organizacional

Fundamentos organizacionales
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Para analizar y disear adecuadamente los

sistemas de informacin, el analista de
sistemas
necesita
comprender
las
organizaciones en que trabaja como
sistemas conformados por la interaccin de
3 fuerzas:
1. Los niveles de administracin,
2. el diseo de la organizacin, y
3. la cultura organizacional.

Fundamentos organizacionales
z
z

Las organizaciones son sistemas grandes

compuestos de subsistemas interrelacionados.
Los subsistemas son relacionados por 3
amplios niveles de administradores que toman
decisiones:
1. Operacin,
2. Administracin media, y
3. Administracin estratgica.

Las organizaciones como sistemas

z

Las organizaciones son conceptualizadas

en forma til como sistemas diseados
para
lograr
metas
y
objetivos
predeterminados por medio de la gente y
otros recursos que se emplean.

Las organizaciones como sistemas

z

Es de primordial importancia comprender

la organizacin como un todo para definir
de manera adecuada los requerimientos
de informacin y para disear sistemas de
informacin adecuados.

La interrelacin e interdependencia de
los sistemas
z
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Todos los sistemas y subsistemas estn

relacionados y son interdependientes.
Cuando cualquier elemento de un sistema es
cambiado o eliminado, tambin son
impactados el resto de los elementos y
subsistemas del sistema.
Ejemplo:
El
administrador
de
una
organizacin decide ya no contratar personal
secretarial y reemplazar sus funciones por
medio de uso de PC puestas en red.

La interrelacin e interdependencia de
los sistemas

Fronteras organizacionales
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Las fronteras organizacionales existen en

forma
continua,
yendo
desde
las
extremadamente permeables hasta las casi
impermeables.
Para continuar adaptndose y sobrevivir, las
organizaciones deben ser capaces de
importar:
gente,
materias
primas
e
informacin a travs de sus fronteras
(entradas), e intercambiar sus productos
terminales, servicios o informacin, con el
mundo externo (salidas).

Retroalimentacin del sistema para

planeacin y control
La retroalimentacin es una forma de
control del sistema.
z Como
sistemas
todas
las
organizaciones usan planeacin y
control para administrar sus recursos en
forma efectiva.
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Retroalimentacin del sistema para

planeacin y control

Objetivos
Entradas

Salidas
Sistema

Retroalimentacin del sistema para

planeacin y control
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Ejemplo: Una compaa manufacturera que

produce equipos de entrenamientos de pesas
rojos, blancos y azules, as como de color gris
metlico.
La compaa se da cuenta de que un ao
despus de los juegos olmpicos se compran
muy pocos juegos rojo, blanco y azul.
Los administradores usan esta informacin
como retroalimentacin para tomar decisiones
sobre las cantidades de cada color a producir.

Retroalimentacin del sistema para

planeacin y control
Sin embargo, el sistema ideal es aqul
que se corrige o regula por s mismo, en
forma tal que no se requieren
decisiones de sucesos tpicos.
z Un
ejemplo es un sistema de
informacin computarizado para la
planeacin de la produccin que toma
en
cuenta
la
demanda
actual
proyectada y formula una solucin
propuesta como salida.
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Ambientes para sistemas

organizacionales
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Cualquier cosa que est fuera de las fronteras

de una organizacin es considerada como un
ambiente.
Varios ambientes con diversos grados de
estabilidad, constituyen el medio ambiente en
donde existe la organizacin.
Entre estos se encuentran:

El ambiente de la comunidad.
El ambiente econmico.
El ambiente poltico.

Apertura y restrictividad en las

organizaciones
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La apertura y restrictividad existen forma

continua, ya que no hay una cosa tal como
una organizacin absolutamente abierta o
totalmente cerrada.
La apertura se refiere al libre flujo de
informacin dentro de una organizacin.
Lo restrictivo esta limitado a numerosas
reglas de acceso, como unidad del
departamento de defensa.

Organizaciones Virtuales
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Una organizacion virtual tiene partes de la

organizacin en diferentes locaciones fisicas.
Redes de computadoras y tecnologias de
comunicaciones se usan para trabajar en
proyectos.

Planeamiento de Recursos
Empresariales (ERP)
Enterprise Resource Planning (ERP)
describe un sistema de informacin
organizacional integrada.
z El software ayuda al flujo de informacin
entre las reas funcionales con la
organizacin.
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Planeamiento de Recursos
Empresariales (ERP)

Como tomar una perspectiva de

sistemas
z

La toma de una perspectiva de sistemas

permite a los analistas de sistemas iniciar la
clarificacin y comprensin de los diversos
negocios con los que entrarn en contacto.
Es importante que los miembros de
subsistemas se den cuenta que su trabajo
est interrelacionado.
Ningn
subsistemas
puede
lograr
adecuadamente sus objetivos sin el otro.

Como tomar una perspectiva de

sistemas
Las salidas de
ventas se
convierten en
las entradas
para produccin

Ventas
Produccin
Las salidas de
produccin se
convierten en
las entradas
para ventas

Como tomar una perspectiva de

sistemas
z

Suceden
problemas
cuando
cada
administrador tiene una imagen diferente de la
importancia de su propio subsistema funcional.
Distribucin

Distribucin
Ventas

Producci
n
Ventas

Produccin

Representacin Grfica de sistemas

Un sistema o subsistema, tal como existe
dentro de la organizacin corporativa,
puede ser representado grficamente en
varias formas.
z Los diversos modelos grficos muestran
las fronteras del sistema y la informacin
usada dentro del sistema.
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Los sistemas y el diagrama de flujo

El primer modelo es el diagrama de flujo
de datos a nivel contexto.
z Los diagramas de flujos de datos se
enfocan en los datos fluyendo hacia
adentro y fuera del sistema y el
procesamiento de los datos.
z El diagrama a nivel de contexto emplea
solamente 3 smbolos:
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Los sistemas y el diagrama de flujo

Proceso

Entidad

Flujo de datos

Los sistemas y el diagrama de flujo

Proceso: Significa que se realizan
algunas acciones o grupo de acciones.
z Entidad:
Es una persona, grupo,
departamento o cualquier sistema que
recibe u origina informacin o datos.
z Flujo de datos: Muestra que es pasada
de informacin desde o hacia un
proceso.
z

Los sistemas y el diagrama de flujo

Pasajero
Pasajero

Preferencias y
vuelos disponibles

Agente
Agente
de viajes
de viajes

0
Solicitud de viaje

Sitema de
reservacin
de la linea
aerea
Reservacin del
pasajero

Linea
Linea
aerea
aerea

Informacin
de boletos

Los sistemas y el modo entidadrelacin

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Una manera en que un analista de sistemas

puede definir las fronteras adecuadas del
sistema es usar el modelo entidad-relacin.
Una entidad puede ser una persona, un lugar o
una cosa, en forma alterna, puede ser un
evento, tal como el fin de mes, un perodo de
ventas o la falla de una mquina.

Los sistemas y el modo entidadrelacin

z
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Una relacin es la asociacin que describe la

interaccin entre las entidades.
El formato estndar para trazar un diagrama
entidad-relacin (E-R) usa solamente dos
smbolos: un rectngulo y un rombo.
El rectngulo es usado para mostrar una
entidad, y el rombo representa la relacin entre
esa entidad y otra entidad.

Los sistemas y el modo entidadrelacin

Entidad
primaria

Relaciones

Entidad
secundaria

Los sistemas y el modo entidadrelacin

z

Hay cuatro tipo diferentes de diagramas E-R:

El primero es una relacin uno a uno (1:1)
El segundo es una relacin muchos a uno (M:1)
El tercero es una relacin uno a muchos (1:M)
El cuarto es una relacin muchos a muchos
(M:N)

Los sistemas y el modo entidadrelacin

Los sistemas y el modo entidadrelacin

Empleado
1
Asignado a
1
Extensin
telefnica

Empleado
M
Pertenece a
1
Departamento

Los sistemas y el modo entidadrelacin

Destino de
viaje
1
Puede ser
registrado por
M
Pasajero

Vuelo
M
Puede
transportar
N
Pasajeros

Los sistemas y el modo entidadrelacin

z

Para trazar algunos diagramas E-R bsicos el

analista necesita:
1.

2.

3.
4.

Listar las entidades de la organizacin para

obtener una mejor comprensin de la
organizacin.
Escoger entidades clave para estrechar el
alcance del problema a dimensiones
manejables y significativas.
Identificar cual debe ser la entidad primaria.
Confirmar los resultados de los pasos 1 a 3 de
otros mtodos de recoleccin de datos.

Los sistemas y el modo entidadrelacin - Ejemplo

z
z

El caso del Festival en el lago, una

organizacin que produce teatro de verano.
El papel como analista de sistemas es
analizar el sistema general actual y disear
un sistema de reserva de boletos.

Los sistemas y el modo entidadrelacin - Ejemplo

Cliente

Nombre del cliente

Direccin del cliente
Telfono del cliente
Tarjeta de crdito del cliente

Reserva

Nombre del cliente

Nmero de boleto

Boleto

Nmero de boleto
Fecha
Teatro
Hora
Precio
Funcin

Niveles de administracin
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La administracin existe
organizaciones
en
tres
horizontales:

en las
niveles

Control operacional.
Planeacin y control administrativo.
Administracin estratgica.

Niveles de administracin

Administracin de operaciones
z

Los administradores de operaciones toman

decisiones usando reglas predeterminadas que
tienen resultados predecibles cuando son
implementadas correctamente.
Ellos toman decisiones que afectan la
implementacin de la calendarizacin del
trabajo, control de inventario y produccin.
Tambin supervisan los detalles de la
organizacin.

Administracin media
z

z
z

La administracin media realiza decisiones de

planeacin y control a corto plazo sobre la
manera en que son mejor asignados los
recursos para satisfacer los objetivos
organizacionales.
Ellos experimentan muy poca certeza en su
ambiente de toma de decisiones.
Las decisiones tomadas por ellos pueden ser
caracterizadas en forma til como parte
operacional y estratgica.

Administracin estratgica
z

Los administradores estratgicos ven fuera de

la organizacin hacia el futuro, tomando
decisiones que guiarn a los administradores
medios o de operacin en los meses y aos
por venir.
Ellos trabajan en un ambiente de toma de
decisiones altamente incierto. Hay grandes
contrastes entre los tomadores de decisiones
en muchas dimensiones.

Cultura organizacional
z
z

Es un rea naciente de investigacin que ha

crecido sustancialmente en la dcada pasada.
En vez de pensar sobre la cultura como un
todo, es mas til pensar acerca de los
determinantes investigables de las subculturas,
tales como los simbolismos verbales y no
verbales.

Cultura organizacional
z

El simbolismo verbal incluye el lenguaje

compartido usado para construir, conducir y
preservar mitos subculturales, metforas,
visiones y humor.
just do it
imposible is nothing

Cultura organizacional
z

El simbolismo no verbal incluye artefactos, ritos

y ceremonias compartidos, tales como la
vestimenta, colocacin y decoracin de
oficinas.