Vous êtes sur la page 1sur 19

Zoom

Management de
projet
Lamia BENTEBBAA
3041
Kenza AMZIL
3032
Lamiae MIFTAH
3068
Zoubida LICER
3147
Hajar ESSANI

Introduction :.......................................................................................................... 3

TABLE DES MATIERES :


2

1- La boite dvnementielle.....................4
Notre mission :.................................................................5

La communication vnementielle :................................................5

Lorganisation dvnement.............................................................6

Llaboration du programme :..........................................................9

Le plan de communication :...........................................................10

2- La gestion des risques dans un projet


vnementiel.........................................10

Le management des risques dans un projet...................................10

Les risques dun projet vnementiel.............................................13

3- Plan daction :....................................16

Les risques lies au jour de lvnement :.......................................16

Recommandations..........................................................................17

Introduction :
3

Dans les nombreux outils de communication qui ont t dvelopps,


l'vnementiel tient une place part, c'est une organisation lourde, souvent
chre, mais qui permet de travailler sur un public cibl. Encore faut-il que cette
organisation soit optimale afin de gnrer un retour opportun. C'est une
organisation maitrise au maximum avec des moyens et des objectifs clairement
dfinis et o la part laisse au hasard doit tre rduite au minimum.

Le concept dvnementiel est encore nouveau mais bien connu dans les milieux
professionnels concerns. Cependant, lide commence se faire jour dans ces
milieux ; comme une condition ncessaire vers la performance des entreprises,
et cela travers la mise en place dun systme composite de communication par
une organisation et lassociation de son nom ou sa marque un vnement
caractre socio culturel (sportif, artistique, scientifique )

Dans cette partie, nous allons se focaliser sur la mise au point du concept
dvnement en abordant les spcificits de cette industrie montante et les
critres standards dorganisation dvnement, avant de se consacrer ce secteur
spcialement Settat en tant que lieu sur lequel est tomb notre choix
dimplantation.

Nous avons choisi de crer une boite dvnementielle Settat suite


ltude de marche tablie et aux besoins des clients dun organisateur
professionnel dvnements.

1- La boite dvnementielle

Une agence vnementielle est un prestataire de services, spcialis dans la conception et


lorganisation dvnements tels que organisateur de rceptions, conseiller en organisation
d'vnementiel de particuliers, responsable vnement, conseiller en organisation de
mariages, organisateur de manifestations, organisateur de soires et de sminaires, chef de
projet vnementiel
Ces vnements peuvent tre destins aux professionnels comme les entreprises, les
collectivits ou les associations aussi bien quaux particuliers. Ils organisent et crent des
vnements adapts aux souhaits et besoins des clients.
De lorganisation de mariages la tenue de salons professionnels, leurs actions sont toujours
cibles sur les participants et destins leur laisser un souvenir imprissable.
Cest une agence qui prend en charge la conception, les prparatifs et l'organisation matrielle
et logistique d'vnementiels (mariage, rception, sminaires, inauguration, ...) dans le cadre
de prestations de service des particuliers ou des professionnels.
Ils utilisent une communication vnementielle qui est un utilise par une entreprise dans le
but dorganiser un vnement professionnel, sous la forme dun salon, un congrs, un festival,
une soire ou encore un cocktail. Le lieu de lvnement peut tre public ou priv, sa dure
peut varier de quelques heures quelques jours, ce qui peut impliquer
une logistique particulire et exiger la participation des professionnels de lvnementiel.

Notre mission :

Notre boite a pour but de faire tout la fois du conseil, de la conception et de la cration, et
d'tre un ensemblier en grant diffrent prestataires.
Pour une bonne organisation, il faut tout dabord choisir le type dvnements qui peut tre
culturel, commercial ou professionnel
Il sagit de faire appel des professionnels de lvnementiel et notre mission principal est
dassurer toute la logistique, la gestion budgtaire et la planification des tches pour que
lvnement soit
un succs,
tant
pour
lentreprise
organisatrice
que pour
les invits/participants, sans oublier la collaboration entre les deux parties dans les meilleures
conditions.
Organiser un vnement requiert une implication et un investissement total de la part des
organisateurs. De la slection des invits la planification des animations, de la rpartition
des tches la gestion de la logistique et du budget, en passant par le choix du lieu o se
droulera lvnement, la mise en place de la dcoration et du matriel

La communication vnementielle :

Une communication vnementielle qui est un outil de communication interne ou externe et


un type de marketing qui repose sur la cration dvnement ayant pour vocation la captation
dun public choisi.
Compose dune srie de techniques marketings propres la cration dvnement, la
communication vnementielle a pour objectif la promotion dune marque, dune enseigne ou
dun produit au travers dune mise en scne singulire qui confre lensemble un caractre
dexception.
Les actions de communications vnementielles peuvent tre :
des oprations de street marketing
des flash-mobs
des vnements clients hors normes
des actions spectaculaires diverses
Cest un moyen de communication qui consiste pour une entreprise contribuer une action
sociale, culturelle ou sportive. Il y a plusieurs formes de contributions : financires,
matrielles ou techniques.
La communication vnementielle est un choix stratgique de communication pour optimiser
lefficacit dun message.
Elle ncessite la prise en compte de la problmatique globale du client : quel est son histoire ?
Quel message veut-il faire passer ? Auprs de quel type de public ? Dans quel contexte ? Avec
quels objectifs ?
En retour, notre boite doit fournir une visibilit lentreprise lui permettant damliorer ses
valeurs, daugmenter sa notorit et son image.

Lorganisation dvnement
Comment organiser un vnement :
Prparation de lvnement :
Tout vnement demande une bonne prparation. Il sagit en effet de dterminer quel type
dvnement on souhaite organiser, de savoir qui organise lvnement, de choisir une date et
un lieu, dtablir un programme et un calendrier et de prparer les actions de communication.
Une bonne prparation est un gage de russite.

Objectif et groupe cible :


Diffuser des informations, organiser une formation, amliorer une image, faire connatre un
produit ou encore dvelopper un rseau tout peut tre lorigine de lorganisation dun

vnement. Lobjectif sera dterminant pour le type dvnement organis, latmosphre


voulue et le contenu de programme.
Pour organiser un vnement russi, il vous faut galement analyser le groupe cible de
lvnement. Les questions suivantes peuvent vous aider dfinie votre groupe cible de
manire dtaille :
Qui sont-ils ? Quest-ce qui les intresse ? Quelles sont leurs attentes ? Quelles sont les
attentes des organisateurs leur gard ?
Choix du type dvnement :
Il existe de nombreux types dvnement. Le tout est de choisir le bon, celui qui rpondra le
mieux aux besoins. Il est prfrable de se pencher sur les types dvnement dj organiss
par le pass tout en vitant de tomber dans la rptition. Il faut alors se montrer cratif. Voici
quelques exemples dvnements communs :
- Confrences de presse
-Bourse/Salon
-Rception
-Concert
-Sminaire/Congrs/Confrence
-
Afin de cadrer lvnement, il est aussi intressant de dfinir un thme. Ce dernier peut tre
une image, un logo, un slogan ou mme une mtaphore. Le lien avec lobjectif doit tre
vident.
Lquipe dorganisation :
Il est visiblement difficile dorganiser une quipe en solo. Il est prfrable de constituer une
quipe multidisciplinaire. Plusieurs rles peuvent tre identifis au sein de lquipe :
- Le cratif : une personne ayant une grande capacit dempathie, capable de mouvoir
aisment dans le groupe cible, et dimaginer un concept original.
- Lorganisateur expriment : il a dj organis plusieurs vnements et il connat les
diffrentes tapes.
- Le coordinateur : il accompagne tous les membres de lquipe, il a une vue densemble de
qui fait quoi, quand et ou.
- Le spcialiste du contenu ; pour organiser un congrs par exemple, il est prfrable davoir
dans lquipe une personne qui matrise le sujet su congrs.
- Les partenaires extrmes : ils assurent une partie de lorganisation, par exemple le traiteur
qui se charge des boissons er du repas.
7

- Le sponsor : un membre du comit de direction qui prend les dcisions les plus importantes.
La rpartition des tches entre les membres de lorganisation doit se faire au dbut. Aussi, il
faut organiser rgulirement une concertation avec les membres de lquipe afin que chacun
reste inform de ltat davancement global du projet. Plus la date de lvnement est proche,
plus la concertation doit tre intensive.

Le planning :
Pour tous les vnements, il vaut mieux commencer 3 6 mois lavance. Pour les
vnements de plus grande envergure, les prparatifs peuvent dbuter un an lavance. Il vaut
mieux tablir un rtro-planning (planning de la fin au dbut). Il est immdiatement visible si
les dtails envisags sont ralistes. Souvent une ligne de temps rend le planning beaucoup
plus clair.
Il faut aussi indiquer les tapes critiques dans le planning. Il sagit des tapes qui ont une
influence directe sur le timing dune autre tape dans le planning. Par exemple si les
intervenants ne sont pas connus, il est impossible de rdiger et envoyer linvitation. Un retard
dans le choix des lintervenants occasionnera aussi un retard dans le timing prvu pour lenvoi
des invitations.
Le choix de la date et du lieu :
La date et le lieu de lvnement sont deux lments extrmement importants pour pouvoir
tablir le planning. Ces deux lments exercent galement une influence mutuelle. Si on veut
organiser lvnement en un lieu prcis, le choix de la date dpendra alors de la disponibilit
de lieu. Et si on souhaite organiser lvnement une priode prcise, le chois de lendroit
pourra sen trouver rduit.
La date :
Pour choisir la date de lvnement, il est ncessaire de prendre en compte les lments
suivants :
- Les priodes de vacances, les jours fris et les week-ends prolongs ne sont gnralement
pas des priodes indiques.
- Il faut vrifier que des vnements similaires ne sont pas organiss dans la mme priode
pour le mme groupe cible.
- Vrifier que de grand vnement ne sont pas organiss le mme jour.
-Le groupe cible : sil sagit de conjoints, il serait mieux dorganiser lvnement en soire. Si
on invite des enfants, il est plutt prfrable de choisir un week-end.
-Le montage et dmontage ventuels de lvnement doivent tre prvisibles. Il peut tre
indiqu de louer lendroit le jour prcdent et le jour suivant.
-Si la prsence dun intervenant, dun animateur, dun artiste est cruciale pour lvnement, la
disponibilit de ce dernier influencera le choix de la date.
8

Le lieu :
Les lments suivants guident le choix du lieu :
- La capacit daccueil du lieu
- La nature de lvnement
- Le groupe cible
- Lquipement du lieu
- Collaboration obligatoire avec des fournisseurs lis au lieu
- Le prix
- Laccessibilit de lendroit
- La proximit dautres lieux dhbergement
Il est conseill de visiter plusieurs endroits la fois avant de faire son choix. Si jamais on
manque de comptences techniques ncessaires, il faut se faire accompagner par un
spcialiste qui pourra juger les facilits techniques de la salle.

Llaboration du programme :
Le programme dun vnement se compose gnralement de 3 parties :
- accueil
- prsentation/animation
- pause ou rception/ diner
Selon la nature de lvnement, ces diffrentes parties dureront plus au moins longtemps.
Lvnement idal comporte une apoge. Il faut essayer dtonner les invites en rservant la
plus grande surprise pour la fin.
Le programme doit tre varie, cest dire essayer de rechercher dans lvnement un quilibre
entre travail et dtente, entre diffusion dinformations et occasion dtablir des contacts, entre
moments gastronomiques et animations.
Pour allger le programme, il est possible dintgrer quelques thmes de fond dans des
activits connexes organises durant les pauses : une campagne daffichage, des stands, des
dmonstrations
Rien nest plus embtant quun vnement qui dure plus longtemps que prvu. Le programme
doit alors ne pas tre trop charge : il faut tre raliste dans le timing. Il faut tenir compte
galement du temps perdu ou oubli

Intervenants / animateurs :
Pour certains vnements, il faudra faire appel a des orateurs ou des animateurs. Ceux-ci
peuvent faire partie intgrante du programme. Cest pour cela quil faut tre clair dans les
arrangements avec eux en ce qui concerne le matriel dont ils ont besoin ou sils ont des
exigences spciales.
Pour certaines reprsentations, il peut savrer ncessaire dorganiser une rptition gnrale
la veille de lvnement.
Bien videmment, il ne faut pas oublier de remercier les orateurs/animateurs en leur offrant un
petit cadeau.
Catering :
Indissociable de la russite d'un vnement, le repas et les boissons sont donc des lments
capitaux. Il est important de prvoir suffisamment de boissons et de nourriture, sans lsiner
sur la qualit. Parfois, le traiteur est li l'endroit choisi mais ce n'est pas une constante. Il
convient de dterminer avec lui une formule qui marie la qualit au prix (buffet sandwiches,
repas en plusieurs services, walking dinner, pause-caf...). Il faut aussi tenir compte du
personnel de service qui reprsente un aspect important tant au niveau logistique qu'au niveau
budgtaire. Cependant, on doit tenir compte de la dimension dveloppement durable pour
le catering : limiter au maximum la production de dchets, choisir un traiteur qui fait de
lconomie sociale, utiliser des couverts, des assiettes et des verres rutilisables.
Selon le type dvnement, le timing, le nombre dinvits et le budget, le catering sera
diffrent.
Le budget :
Ds le dbut du projet, il doit dj y avoir une indication budgtaire. Cette information est
indispensable pour savoir quelles sont les options envisageables.
Ds que les grandes lignes de lvnement sont connues, il est possible dvaluer le budget. Il
faut faire une estimation du cout de diffrentes parties de lvnement : salle, technique et
son, catering, transport sans oublier de prvoir aussi une rubrique frais imprvus
correspondant environ 10% du budget prvu. Il y a toujours des choses auxquelles on oublie
de penser.

Le plan de communication :
-

Si le travail est thme, sil y a cration dun logo pour lvnement, il faut lutiliser
dans toutes les actions de communication : linvitation, laffichage, les communiqus
de presse
La plupart du matriel de communication doit tre imprim. Il se doit de prvoir cet
effet un dlai suffisant dans le planning.
Penser la protection de lenvironnement lors de llaboration du plan de
communication (invitations par mail)

10

2- La gestion des risques dans un projet vnementiel

Le management des risques dans un projet


La gestion des risques est une des composantes du management de projets. Tout projet est
soumis des incertitudes qui menacent les actions raliser. Ces incertitudes sont appeles
des risques.
Au dpart, les risques sont pris par la direction qui dcide ou non de poursuivre le projet suite
lanalyse des risques effectue dans la phase dvaluation du projet. A partir de la phase de
planification, cest au chef de projet den assumer le suivi et la matrise.
Il existe diffrents types de risques lis au projet. Voici quelques exemples :
-

Risques techniques :
Dinnovation technique du projet
Normes et standard non mentionns
Garanties de performance donnes
Importance de la documentation fournir
Risques financiers :
Erreurs destimation
Prix fermes ou rvisables
Fiscalit, notamment trangre
Risque de change
Risques juridiques :
Loi applicable
Langue applicable
Proprit industrielle
Risques humains et dorganisation :
Lis la structure du projet
Lis la dfinition des rles
Risques de conflit

Il existe 3 mthodes de traitement des risques :


Abaisser ou liminer le risque : ds lavant projet, il sagit dliminer au maximum

les points flous : chancier de paiement, normes applicables, etc.


Transfrer le risque : il sagit de transfrer le risque un tiers participant au projet :
sous-traitants, assurances, etc. Seul ce qui est alatoire est susceptible dtre
assur.

11

Matriser le risque : on ne peut pas liminer ou transfrer tous les risques. Il faut
donc chercher en liminer leurs consquences sur le projet. Pour cela, il faut les
rpertorier et les classer en dterminant :
La probabilit doccurrence, le taux de gravit et le taux de dtectabilit
Les montants pouvant compenser les cots induits
Une fourchette de cot et une courbe de probabilit pour chaque cot
prvisionnel.

Les 4 tapes cls de la gestion des risques sont :


Lidentification des risques
Lvaluation de leur importance
Leur traitement
Leur suivi

Schma 1 : Classification des risques selon leur probabilit doccurrence


et leur gravit

Le but de la gestion des risques est de dfinir un plan daction pour effectuer un suivi des
risques acceptables, et traiter les risques inacceptables pour les faire devenir soit acceptables
soit les liminer compltement. Le schma suivant prsente les 3 mthodes de traitement des
risques que nous venons de voir :
La prvention (Abaisser ou liminer le risque)
La protection (Transfrer le risque)
Le traitement (Matrise du risque)
Schma 2 : Le traitement des risques

12

Les risques dun projet vnementiel


Les projets vnementiels, de la mme faon que nimporte quel projet, sont soumis des
risques. Certains sont propres chaque vnement, dautres sont relativement transverses.
Parmi ces derniers, on distingue :
-

Les dmarches administratives


La rservation du plan mdia
La recherche des sponsors

Les dmarches administratives peuvent constituer un risque si on est mal inform des dates
de dpts de chaque dossier. En effet, presque tous les vnements ncessitent une
autorisation manant dune institution publique.

Le plan mdia prsente quant lui des risques lis principalement aux dlais. Il sagit ici de
matriser le processus Fabrication Validation Livraison Parution , que ce soit pour les
affiches, les encarts publicitaires, le communiqu de presse, le dossier de presse, les spots
radio ou encore le site internet.
Pour chaque support, il faut sinformer auprs de ses fournisseurs des dlais de ralisation
ainsi que le dead line de mise disposition des supports.

La recherche des sponsors prsente galement un risque, avec des consquences financires
cette fois. En effet, beaucoup de boites dvnementiel existent principalement grce au
soutien financier des partenaires de la manifestation. Le risque est ici de ne pas pouvoir
atteindre la somme ncessaire lorganisation de lvnement. Souvent, la recherche de
13

sponsors est une vritable dmarche commerciale, qui demande un long dmarchage, des
relances tlphoniques et des ngociations.
Il nest pas rare que la prospection dure plus longtemps que prvu, ce qui peut affecter
lorganisation de lvnement de plusieurs faons :
-

Les fonds ncessaires au dbut de lorganisation de lvnement ne sont pas prsents.


Limpression de la compagne de communication est lie la prsence des logos des

sponsors.
Une incertitude quant la poursuite de lorganisation de lvnement peut apparatre,

si lon craint de ne pas obtenir les ressources financires et/ou matrielles ncessaires.
Le projet est susceptible de devoir tre compltement revu au dernier moment, eu
gard aux fonds collects.

De faon gnrale les risques lis l'vnement reposent sur des petites choses qui peuvent
draper comme un power point qui ne fonctionne pas, un micro-baladeur dont la batterie est
vide, un orateur qui est en retard ou qui annule en toute dernire minute, un vol de matriel...
Toute ces contrarits peuvent tre limites car elles sont prvisibles et une solution de
rechange peut tre prvue, ainsi on peut toujours prvoir du matriel de rechange, vrifier
juste avant le dbut de l'vnement que les supports informatiques fonctionnent tous, avoir un
intervenant de secours ou une activit de rserve pour pallier l'absence d'un orateur (par
contre il est prfrable de ne pas remplacer un orateur au pied lev car celui qui devra prendre
sa place sera pris au dpourvu et risque de planter son expos), assurer une surveillance des
lieux et du matriel et cetera. Une rgle capitale est en vigueur en cas de problme : ne pas
s'nerver, accepter la situation, l'analyser rapidement et voir s'il y a un moyen simple d'y
apporter une solution. L'nervement ajoute de la tension supplmentaire celle cre par le
problme qui surgit. A noter qu'il est souvent inutile de vouloir solutionner un problme
mineur qui s'amplifiera avec une solution de secours inadapte et dcide dans la
prcipitation.

Le tableau ci-dessous prsente tous les autres risques potentiels que la boite dvnementiel
doit couvrir avec une solution adapte leur situation.

Quel type de risque ?

Quelle garantie ?

14

Mise en cause de l'agence


vnementielle :
- faute, omission, retard
- violation de proprit intellectuelle
(logo, texte)
- violation des droits d'auteur
- retard accidentel dans la prestation

Responsabilit Civile
Professionnelle

Mise en cause directe du


dirigeant de l'agence pour :
- faute de gestion, obligation de
scurit
- violation de loi, rglement,
statuts
- comblement de passif

Responsabilit Civile des


Dirigeants

Dommages subis par les


locaux de l'agence
vnementielle :
- incendie, vol, dgts des eaux,
etc.
+ le mobilier
+ les frais ncessaires au
maintien de l'activit

Assurance Bureau

Accident d'un collaborateur au


travail :
- dcs ou invalidit du
collaborateur
- Indemnits des ayants droit du
collaborateur

Assurance Accident
Professionnel

15

Acte frauduleux au sein de


l'agence vnementielle :
- falsifications de chques de
clients
- fausse facture
- dtournement de fond, etc.

Assurance Fraude
Entreprise

16

3- Plan daction :
Toute organisation comporte des risques, s'ils surviennent en amont de l'vnement ils
peuvent avoir un impact sur l'organisation (jusqu' l'annulation pure et simple de l'vnement)
mais ils restent maitrisables et inversables. Les risques les plus dlicats sont lis l'vnement
en tant que tel, aux impondrables qui peuvent survenir le jour de l'vnement.
Avant le jour de lvnement :
Le diagramme de Gantt vu comme une solution de la plupart des risques qui peuvent se
manifester avant le jour de lvnement.
Organisation dun vnement
Taches
Dfinition des
tapes
Gestion des
partenaires
Gestion des
lieux ( lieu et date
dfinis )
Rdaction du cahier
de charges
Etablir le
programme et
dfinir des
intervenants
Dfinition de
budget
Penser aux
assurances et aux
autorisations utiles
Listing des invits
Envoi des
invitations
Communiquer
autour de
lvnement

Les risques lies au jour de lvnement :


De faon gnrale les risques lis au jour de l'vnement reposent sur des petites choses qui
peuvent draper comme un power point qui ne fonctionne pas, un micro-baladeur dont la
batterie est vide, un orateur qui est en retard ou qui annule en toute dernire minute, un vol de
matriel... Toute ces contrarits peuvent tre limites car elles sont prvisibles et une solution
de rechange peut tre prvue, ainsi on peut toujours prvoir du matriel de rechange, vrifier
17

juste avant le dbut de l'vnement que les supports informatiques fonctionnent tous, avoir un
intervenant de secours ou une activit de rserve pour pallier l'absence d'un orateur (par
contre il est prfrable de ne pas remplacer un orateur au pied lev car celui qui devra prendre
sa place sera pris au dpourvu et risque de planter son expos), assurer une surveillance des
lieux et du matriel et cetera. Une rgle capitale est en vigueur en cas de problme : ne pas
s'nerver, accepter la situation, l'analyser rapidement et voir s'il y a un moyen simple d'y
apporter une solution. L'nervement ajoute de la tension supplmentaire celle cre par le
problme qui surgit. A noter qu'il est souvent inutile de vouloir solutionner un problme
mineur qui s'amplifiera avec une solution de secours inadapte et dcide dans la
prcipitation.

Recommandations
Dveloppement dun systme dinformation performant qui permettra de bien chercher,
trouver et partager linformation.
Dveloppement et consolidation des relations avec les sponsors travers des offres spciales
lors de lorganisation de leurs vnements. Comme ca on aura des srieuses chances daide
financier.
Le recrutement des techniciens spcialiss en informatique et maintenance avec des contrats
CDD pour tches occasionnelles.
Faire des conventions avec des agences de scurit pour la protection la fois des invits et
des quipements.

18

19