ARQUIVOS E A ORGANIZAO DA GESTO

DOCUMENTAL
http://revista.acbsc.org.br/racb/article/view/412/523
Uberdan dos Santos Lopes
Resumo
Discorre sobre a importncia dos arquivos na sociedade. Apresenta aspectos gerais
de arquivos, seu funcionamento, conceitos, entre outras caractersticas.
Esquematiza os mais modernos meios e tcnicas de arquivamento, bem como
compara tecnologias aplicadas para o gerenciamento eletrnico de documentos,
microfilmagem e GED.

Palavras-chave:
Arquivos; Gerenciamento Eletrnico de Documentos; Gesto da documentao.

1 INTRODUO
Com o crescimento e evoluo da escrita e da vida social, o ser humano
passou a compreender melhor o valor da informao e, por conseguinte, o valor
dos documentos.
A partir da comeou a agrupar documentos sistematizando em diversos
suportes os resultados de suas atividades cotidianas relacionadas com poltica,
religio, sociedade, economia, entre outras. Neste momento surgem os arquivos,
que tinham como papel principal a guarda e conservao de documentos
objetivando atestar a legalidade dos patrimnios e contar a histria de seus povos.
De acordo com Bottino, (1994) os arquivos surgiram quando os indivduos
passaram a registrar seus atos e informaes necessrias a sua vida social, poltica
e econmica, o que se iniciou na mais remota Antigidade.
Arquivos so locais destinados guarda ordenada de documentos criados
por instituies ou pessoas, no decorrer de suas atividades, buscando a preservao
desta documentao como um conjunto e no como unidades isoladas, pois estes
na sua maioria servem de prova de transaes documentais realizadas e esto
relacionados com os direitos e deveres destas instituies ou pessoas.
Este artigo enfoca o papel dos arquivos nas organizaes, no considerando
a esfera em que se apresentam, mas sim, procurando citar as fases de sua
organizao, caractersticas e alguns dos documentos arquivsticos, bem como os
tipos de arquivos e arquivamento existentes, mais utilizados.

2 CONCEITOS E METODOLOGIAS
Nas organizaes o objetivo principal dos setores de arquivo atender
administrao direta em suas atividades diversas, servindo de suporte pesquisa
tcnica, administrativa e financeira produzindo, recolhendo, selecionando e
arquivando documentos gerados de maneira organizada, estando sempre
preparados para o atendimento a consultas internas e externas de maneira rpida e
precisa.
Para Prado (1986, p.4) o arquivo serve de instrumento principal de controle
ao administrativa de qualquer empresa, seja ela privada ou pblica. Abriga
documentos resultantes de uma atividade, sendo estes conservados como
comprovantes. Quando bem organizados, transmitem ordens, evitando repeties
desnecessrias de experincias, diminuindo a duplicidade de trabalho, revelando o
que est para ser feito e os resultados obtidos. Constitui, ainda, fonte de pesquisa

para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador na tomada de

decises.
Com o passar do tempo e terminada sua funo legal, os arquivos
transformam-se em conhecimento para resgate histrico, quando seus documentos
deixam de ter a validade tcnico-administrativa e legal para servirem de fonte
histrica institucional. Sua funo principal a disponibilizao das informaes
contidas em seu acervo de maneira ordenada e funcional, a fim de embasar os
procedimentos da instituio onde est inserido.
Para Paes (2002 p. 20) os arquivos podem ser classificados da seguinte
maneira:
1) Por seus mantenedores:
a) Pblicos - federal, estadual e municipal;
b) Institucionais - Instituies educacionais, Igrejas, Corporaes no
lucrativas, sociedades e associaes;
c) Comerciais - Firmas, Corporaes e companhias;
d) Famlias ou pessoais.
2) Pelos estgios de sua evoluo:
a) Arquivos de primeira idade ou corrente;
b) Arquivos de segunda idade ou intermedirio;
c) Arquivos de terceira idade ou permanentes.
3) Pela extenso de sua atuao:
a) Setoriais - quando existem arquivos espalhados nos mais diversos
setores da organizao;
b) Gerais ou centrais - quando todos os documentos gerados esto
reunidos em um nico arquivo.
4) Pela natureza de seus documentos:
a) Arquivo especial - detm sob sua guarda diferentes tipos de suportes
de documentos resultantes da experincia humana em algum campo
especfico do conhecimento, tais como fotos, fitas cassete, filmes
VHS, discos, CDs, recortes de jornais, disquetes, CD-ROM, entre
outros. Por se tratar de documentos na sua grande maioria frgeis,
deve-se ter maior cuidado com a conservao e preservao, no
somente no aspecto de armazenagem, mas tambm em seu registro,
acondicionamento e controle.
b) Arquivo especializado - detm sob sua custdia documentos
resultantes da experincia humana num campo especfico,
independente da forma fsica que seus documentos apresentem.
Os documentos a serem disponibilizados apresentam-se em diversos
suportes, e de acordo com suas caractersticas, forma e contedo, podem ser
classificados basicamente de duas maneiras:
a) Relacionados ao gnero-que podem ser textuais, cartogrficos,
filmogrficos, sonoros, iconogrficos, microgrficos e informticos;
b) Relacionados natureza de seu assunto-que podem ser ostensivos
(liberada sua divulgao), sigilosos (com divulgao restrita e
subdivide-se em secreto, ultra-secreto, confidencial e reservado).
Lopes (1993) tambm coloca que outras espcies documentais,
mensurveis por unidade, dentre elas: os negativos e as ampliaes fotogrficas, os
mapas e as plantas, os vdeos, os filmes, os microfilmes, os disquetes, as fitas
magnticas de som e as de computador, etc., vm se avolumando em quantidades
impressionantes. Estas precisariam tambm ser guardados em muitos casos, com
investimentos adicionais e prdios anexos especiais. No se deve esquecer que se
vive em plena era da exploso da produo e da acumulao da informao.

As espcies documentais mais freqentes encontradas so: cartas, faturas,

relatrios, projetos, questionrios, formulrios, entre outros.

2.1 Organizao e administrao de arquivos

Independente do tipo de arquivo que se deseja trabalhar e da instituio na
qual se encontra este setor de arquivo, deve-se primeiramente conhecer a empresa,
identificando os diversos setores e a hierarquia, objetivando determinar os tipos de
documentos e seu fluxo na organizao. O desenvolvimento deste reconhecimento
est dividido em trs fases. So elas:
a) LEVANTAMENTO DE DADOS: nesta primeira fase procura-se
conhecer a estrutura, os objetivos e o funcionamento da empresa,
examinando estatutos, regimentos internos, a regulamentao,
normas, organograma, mantenedores e documentos gerados e
recebidos, buscando analisar o gnero dos documentos, os
formulrios utilizados para controle, o volume e estado de
conservao do acervo, seu arranjo e a existncias de registros e
protocolos, bem como a mdia de arquivamentos. Devem ser
identificadas tambm a localizao e infra-estrutura do arquivo, sem
esquecer de efetuar levantamento dos recursos humanos seu nmero,
formao e salrio.
b) ANLISE DOS DADOS COLETADOS: aps a primeira etapa o
profissional estar habilitado para de forma objetiva analisar a real
situao dos servios e diagnostic-lo, formulando e propondo as
devidas intervenes e medidas a serem adotadas. Nesta etapa,
quando se constata os pontos de atrito, as falhas ou lacunas existentes
na administrao, ou seja, os problemas de funcionamento existentes
no arquivo.
c) PLANEJAMENTO: Para uma correta elaborao de um plano
arquivstico deve-se levar em considerao principalmente as
necessidades da instituio sem desconsiderar jamais as disposies
legais referentes. Existem alguns pontos de extrema relevncia a
serem considerados nesta etapa. So eles:
1. A posio do arquivo na estrutura da instituio;
2. A opo de centralizar ou descentralizar os arquivos;
3. Determinar a coordenao dos servios;
4. Escolha de mtodos de arquivamento;
5. Estabelecimentos de normas de funcionamento;
6. Identificao e capacitao dos recursos humanos;
7. Seleo das instalaes fsicas, equipamentos e materiais de consumo
e permanentes;
8. Desenvolvimento de arquivos intermedirios e permanentes;
9. Viabilizao de recursos financeiros;
10. Elaborao do projeto de arquivo;
11. Implantao e acompanhamento do projeto;
12. Criao de manuais.
Convm ressaltar uma das etapas mais importantes para os arquivos que a
escolha do mtodo de arquivamento no arranjo da documentao. Por existirem
documentos que devem ser ordenados de maneira diferenciada (assunto, nome,
nmero, data ou local) pode-se empregar diferentes mtodos, porm baseados em
cuidadosa anlise das atividades desenvolvidas pela organizao e pela observao
das solicitaes dos documentos nos arquivos.
Deve-se definir ento o mtodo principal e os auxiliares a serem
implantados. Assim como o mtodo, o arranjo, que a ordenao dos documentos
em fundos (fonte geradora de documentos como a administrao, a contabilidade,
os recursos humanos, entre outros) uma das funes mais importantes em um
arquivo e deve ser desenvolvido por profissionais habilitados e especialistas na
rea de gesto de documentos neste ambientes institucionais.
Os principais mtodos de arquivamento utilizados podem ser apresentados
da seguinte forma:

a) Alfabtico utilizado quando o elemento principal a ser considerado o

nome, pode ser chamado de sistema direto pois, a pesquisa feita
diretamente no arquivo por ordem alfabtica. Este mtodo bastante
rpido, direto e de fcil utilizao.
b) Geogrfico tambm do sistema direto, onde a busca realizada pelos
elementos procedncia ou local, que esto organizados em ordem
alfabtica.
c) Numrico este mtodo deve ser utilizado quando o elemento principal
um numero, sendo considerado sistema indireto, pois, para localizar um
documento faz-se necessrio recorrer a um ndice alfabtico de assunto,
que fornecer o nmero sob o qual o documento foi organizado. Pode ser
dividido em trs tipos: o numrico simples (para cada cliente existe um
numero), o mtodo numrico cronolgico (alm do numero observa-se
tambm a data do documento), e o mtodo dgito-terminal ( os
documentos so numerados seqencialmente, mas sua leitura apresenta
uma peculiaridade que caracteriza o mtodo, ou seja os nmeros so
dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um e so lidos da direita
para a esquerda, formando pares). Este mtodo geralmente utilizado em
arquivos com grande volume de documentos com elemento principal
nmero.
d) Assunto ou ideogrficos este mtodo bastante utilizado, porm, no
de fcil aplicao porque depende de interpretao dos documentos sob
analise e diante disso requer grande conhecimento das atividades
institucionais e da utilizao de vocabulrios controlados. Podem ser
apresentados alfabtica ou numericamente. No caso da apresentao
alfabtica, utiliza-se a ordem alfabtico-enciclopdica, quando os assuntos
correlatos so agrupados sob ttulos gerais e disposto alfabeticamente; ou
a ordem dicionrio, que ocorre quando os assuntos so dispostos
alfabeticamente, seguindo-se a ordem seqencial das letras.
e) Duplex quando a documentao dividida em classes conforme o
assunto. O mtodo decimal baseado no mtodo de Classificao
Decimal de Dewey.
f) Mtodos padronizados alm dos mtodos acima descritos, existem
outros como Variadex, Automtico, Soudex, Mnemnico e Rneo, que
so pouco utilizados.

2.2 Gesto documental

A partir da II Guerra Mundial, com o avano da cincia e tecnologia, a
produo de documentos cresceu a nveis muito elevados que superaram em muito
a capacidade de controle e organizao das empresas, que se viram foradas a
desenvolver trabalhos e buscar solues para a gesto destes acervos acumulados.
A soluo para resolver o acmulo das massas documentais, vulgarmente
conhecidas como arquivos mortos, um dos grandes desafios da arquivstica no
Brasil. Trata-se de uma situao que se repete angustiantemente em todo o pas.
Qualquer organizao pblica ou privada, com mais de dois anos de existncia,
convive com o dilema do que fazer com a documentao acumulada no decorrer de
suas funes. O poder pblico em suas vrias esferas, a rea privada e mesmo
pessoas fsicas em seus escritrios ou residncias so foradas a guardar cada vez
maior quantidade de documentos (LOPES, 1993).
A sua regulamentao pela Lei Federal n. 8.159, conceituando esta teoria
da seguinte forma Considera-se gesto de documentos o conjunto de
procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso,
avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua
eliminao ou recolhimentos para guarda permanente.
Analisando-se este conceito pode-se extrair trs importantes momentos na
gesto documental que so a produo, utilizao e avaliao para a determinao
do destino destes documentos. Esta determinao deve ser embasada pelo uso da
Tabela de Temporalidade que o instrumento normativo, elaborado por
profissionais, das mais diversas reas, principalmente a jurdica, administrativa e
contbil, com auxlio de historiador e sob a coordenao do arquivista.

A tabela de Temporalidade determinar os prazos que cada documento deve

ser mantido em cada fase da sua vida documental, dependendo do momento em
que o documento se encontra, ser enviado para o:
a) Arquivo corrente - aquele em que os documentos so
freqentemente utilizados. Neste momento o arquivo responde muitas
vezes pelo recebimento, registro, distribuio, expedio e
arquivamento de documentos.
b) Arquivo intermedirio - neste momento os documentos no esto
mais em uso corrente, seu arquivamento transitrio e a funo deste
arquivo principalmente assegurar a preservao guardando
temporariamente e aguardando o cumprimento dos prazos
estabelecidos pelas comisses de anlise sendo eliminado ou
guardado definitivamente, para fins de prova ou pesquisa.
c) Arquivo permanente - no momento em que os documentos perdem
seu valor administrativo, aumenta a sua importncia histrica, e no
se pode separar estes arquivos em dois momentos: administrativo e
histrico, pois os documentos que hoje so administrativos amanh
sero histricos, mas a qualquer momento podero tornar-se
novamente administrativos por vrios motivos. Sua funo a de
reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta de
documentos oficiais no-correntes, tornando-os acessveis e teis no
momento em que solicitados seja para atividades administrativas ou
histricas.
De um modo geral, seja pr necessidade cotidiana ou legal, os empresrios
esto sentindo a necessidade premente de possurem sua documentao organizada
e preparada pra eventuais fiscalizaes internas e externas, como a classificao da
srie ISO 9000.
Com o constante crescimento no volume de documentos, se fez necessria a
pesquisa para o desenvolvimento de novas tcnicas e suportes para arranjo e
armazenamento e disponibilizaro de documentos. Dentre os mais utilizados
podemos destacar a microfilmagem e o gerenciamento eletrnico de documentos,
por meio da digitalizao e utilizao de software para controle, a seguiro
apresentadas estas duas solues.

2.2.1 Microfilmagem
A validade legal da microfilmagem no Brasil se deu em 08 de maio de 1968
com a lei do microfilme de nmero 5.433, regulamentador da respectiva lei, sendo
atualizada pelo decreto 1.799 de 1996.
Devido sua capacidade de compactao, durabilidade, custo previsvel e
simplicidade tecnolgica, o microfilme desde a sua criao, na dcada de 1970, no
sofreu grandes alteraes e foi escolhido para preservao dos documentos de
arquivo (FARIA FILHO, 2000).
Para a adoo da microfilmagem, deve-se considerar vrios elementos, tais
como, custo/benefcio, vantagens e desvantagens de sua utilizao como
instrumento tecnolgico para auxiliar no s na preservao dos originais, mas
tambm na garantia da segurana do acervo e agilizar a utilizao. Para que o
servio de micrografia seja implantado com eficincia/eficcia se faz necessrio
antes de tudo a organizao arquivstica dos documentos, com a utilizao de
catlogos (eletrnicos ou manuais) para a organizao destes, bem como a
implantao de critrios para a avaliao e seleo do acervo.
Vive-se em plena em plena era da exploso da produo da informao e as
espcies documentais mensurveis por unidade, vm se avolumando em
quantidades impressionantes, dentre elas os negativos e as ampliaes fotogrficas,
os mapas e as plantas, os vdeos, os filmes os disquetes as fitas magnticas de som
e as de computador e at mesmo o microfilme (LOPES, 1993).
A microfilmagem apresenta para a preservao dos documentos vantagens
incontestveis, mas em relao ao acesso existem alguns problemas, que podem ser

considerados graves, tais como a questo de que somente podem ser utilizados em
locais onde se possua equipamento especfico, sua leitura morosa, existem
dificuldades de manuseio dos documentos e as cpias tm qualidade inferior ao
original.
Por esta razo que sistemas hbridos que conjugam a micrografia com os
atuais sistemas eletrnicos para armazenamento de documentos vm cada vez mais
sendo utilizados, pois, a utilizao de meios eletrnicos para guarda de documentos
ainda no totalmente segura.

2.2.2 Gerenciamento Eletrnico de Documentos GED

Com o surgimento e uso mais intenso dos microcomputadores a partir da
dcada de 1980, utiliza-se este instrumento para as mais diversas funes, que vo
desde os mais simples editores de texto at os mais sofisticados e complexos
programas, que no caso dos arquivos vm apresentando solues para
gerenciamento de documentos, das quais podemos citar o tratamento digital de
imagens, as tcnicas de fluxo de trabalho (workflow), a multimdia, que combina
textos, voz, imagens e movimento, os quais oferecem recursos cada vez mais
amplos na rea da informao e documentao.
Cabe ressaltar que apesar das facilidades que as novas tecnologias
propiciam, deve-se considerar impreterivelmente a questo legal destes arquivos ou
documentos, que at o momento no possuem regulamentao devido a sua
vulnerabilidade e, por conseguinte, no asseguram o valor probatrio legal dos
documentos. Outra questo a durabilidade dos materiais empregados e sua rpida
superao no que tange a atualizao destes softwares de gerenciamento.
Para implantao do GED, deve-se primeiramente criar infra-estrutura
necessria a sua implantao: cabeamento do prdio, aquisio de servidor,
computadores para todos os usurios, interligao dos equipamentos em rede,
aquisio e instalao de software. Alem de se fazer necessrio os procedimentos
de recebimento, indexao, tramitao, arquivamento dos documentos e finalmente
o treinamento dos usurios.
Quando uma empresa faz a escolha de implantar sistemas de GED, isso
significa que ela j madura o suficiente para perceber o real valor da informao.
Quanto maior o volume das informaes, mais necessrio encontrar uma soluo
para que a desordem no crie srios problemas, inclusive o da perda de negcios,
atrasos em respostas e perda do potencial da competitividade. (MUNDO DA
IMAGEM, 2003).
Algumas vantagens do GED:
a) Interao com outros sistemas como correio eletrnico, sistemas de gesto
e manuteno;
b) Possibilidade de maior disseminao da informao, dinamizando anlise
de documentos e reduzindo o tempo de tramitao dos mesmos;
c) Reduo de custos provenientes da duplicidade, reprografia e extravio de
documentos;
d) Rapidez no envio da informao ao usurio final;
e) Agilidade no atendimento e padronizao no cadastramento e
informaes;
f) Economia com a reduo de tempo de resposta para auditorias e
pesquisas;
g) Reduo de tempo no acesso a documentos, reduo de rea fsica e
moveis para arquivamento.
A implantao, tanto do GED, quanto da microfilmagem deve ser efetivada
visando a garantia no processo de atualizao da documentao, interrupo no
processo de deteriorao dos documentos, e ainda a eliminao do risco de perda
do acervo, atravs de backup, microfilmagem e distribuio de documentos, sem
falar no acesso informao pela internet e intranet.

3 CONSIDERAES
Com o objetivo de apresentar uma viso esquematizada dos arquivos,
buscou-se na literatura, principalmente a nacional, embasamento para proporcionar
ao leitor aspectos gerais dos arquivos, seu funcionamento, conceitos, entre outras
caractersticas. Durante a pesquisa observou-se que devido crescente evoluo de
tecnologias e de tcnicas aplicadas ao gerenciamento das informaes torna-se
muitssimo difcil manter-se atualizado neste universo arquivstico, pois existem
realmente poucas publicaes na rea principalmente no que tange s novas
tecnologias e seu funcionamento e os eventos de capacitao, alm de serem de
alto custo de investimento e carga horria demasiadamente longa, no geral so
oferecidos por instituies de Estados do sudeste, o inviabiliza o processo da
educao continuada.
Para enfrentar todos estes desafios, necessrio investir cada vez mais na
formao profissional arquivstica, para concorrer neste mercado, no qual
bastante exigida a especializao em decorrncia da responsabilidade crescente
destes organismos nas empresas, pois o acmulo desordenado pode levar a perdas
irreparveis exemplificados pela existncia dos arquivos mortos.
Por tudo o que foi exposto, pode-se afirmar que eles no existem.
Entretanto, no h como negar a presena asfixiante das massas documentais
acumuladas, que se no tratadas devidamente podero no s desqualificar e
atrasar empreendimentos, como tambm trazer srios prejuzos para as
organizaes, tanto no aspecto mercadolgico quanto no aspecto jurdico
auditorial.

REFERNCIAS
BOTTINO, Mariza. Interface arquivologia diplomtica: alguns aspectos para
discusso. In: CONGRESSO BRASILEIRO DE ARQUIVOLOGIA, 10., 1994,
So Paulo. Anais... So Paulo,1994, 21 p.
BRASIL. Lei n 5.433, de 8 de maio de 1968. Dispe sobre a microfilmagem de
documento. Dirio Oficial da Unio. Braslia, DF, 10 de maio 1968. Disponvel
em: < http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/leis/leg_arq.htm >. Acesso em: 28
jan.2004.
BRASIL. Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Dispe sobre a poltica nacional de
arquivos pblicos e privados e d outras providncias. Dirio Oficial da Unio.
DF, 9 de jan. 1991. Disponvel em: <
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jan.2004.
BRASIL. Decreto n 1.799, de 30 de janeiro de 1996. Regulamenta a Lei n 5.433,
de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e d
outras providncias. Dirio Oficial da Unio. DF, 31 de jan. 1996. Disponvel em:
< http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/leis/leg_arq.htm > Acesso em: 28
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FARIA FILHO, Luciano Mendes de. Arquivos, fontes e novas tecnologias:
questes para a historia da educao. Campinas: Braganca Paulista, 2000. 160p.
LOPES, Luiz Carlos. Arquivpolis: uma utopia ps-moderna. Cincia da
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MUNDO DA IMAGEM. So Paulo: CENADEM, n. 57, mai./jun. 2003.
PAES, Marilena Leite. Arquivos: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2002. 228 p.
PRADO, Heloisa de Almeida. A tcnica de arquivar. So Paulo: T. Queiroz, 1986.
_______________________

ARCHIVES AND DOCUMENTAL MANAGEMENT ORGANIZATION

Abstract: The importance of archives in the society. Presents concepts, it classifies
some of the principal characteristics of the files. Schematizes the most modern
means and techniques to archivievment, as well as it compares applied
technologies for the administration of documents, microfilmagem and GED.
Keywords: Archives; Management files; Documents Administration.
_______________________

Uberdan dos Santos Lopes

Especialista em gesto de arquivos; CRB 14 - Bibliotecrio Fiscal
Florianpolis SC
E-mail: uberdansl@hotmail.com

Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, v. 9, p. 113-122, 2004.

Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianpolis (Brasil) - ISSN 1414-0594