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(I)
1.1. Introduccin
Las personas vivimos haciendo proyectos, estos pueden ser de tipo escolar,
personal, negocios, construccin, arte lo principal en ellos es tener un
objetivo lo suficientemente claro como para tener la certeza de donde va a
concluir el mismo. Cuando emprendemos un proyecto debemos tener en
cuenta tres puntos muy importantes que son la base de cualquier tipo de
proyecto.
OBJETIVO, COSTO y DURACIN.
Objetivo: Es el resultado que queremos lograr al finalizar el proyecto.
Costo: Todo lo que costar llevar el proyecto a cabo (gastos, sueldos,
alquileres).
Duracin: Este es un punto muy importante ya que con este se determinar
cuanto tiempo tardara en realizarse el proyecto.
1.2. Microsoft Office Project 2007
Es una aplicacin que nos ofrece las herramientas necesarias para la
administracin de proyectos, nos brinda la posibilidad de llevar un control y dar
seguimiento a todas las actividades que antes anotbamos en un papel.
Podemos introducir toda la informacin en tablas y tener una visin general de
las tareas, recursos y costos tanto juntos como por separado. Si necesitamos
hacer una modificacin en los datos ingresados todo se recalcular de forma
automtica.
En cuanto a la interfaz, a diferencia del resto de los programas de Microsoft
Office 2007, Project no tiene la cinta de opciones ni el botn MO (Microsoft
Office Boton, el botn redondo en la parte superior izquierda) sino que sigue
manteniendo los mens caractersticos de las versiones anteriores.
1.3. Acceder al programa
Se accede siguiendo la ruta bsica de todos los programas de la familia
Microsoft.
La ruta es:
Inicio Todos los programas Microsoft Office Microsoft Office
Project 2007
La vista combinada es muy til por que nos permite ver de una vez informacin
que tendramos cambiado de vistas.
Nota: Cuando creamos una vista nueva, de cualquiera de las dos formas, esta
se sumar a las ya existentes en el cuadro de dilogo Ms vistas para estar
disponible cuando la necesitemos en el proyecto en que fue creada.
1.8. Mostrar y/u ocultar columnas
En Project las hojas del proyecto tienen una cantidad de columnas por defecto,
pero podemos ocultar (sin perder los datos) o insertar nuevas columnas. Esto
es muy til ya que nos permite trabajar cmodamente teniendo los datos
cuando los necesitemos.
Mostrar columnas.
1. Situarnos en el encabezado de la columna que queremos que quede a la
derecha de la columna a insertar y hacer clic con el botn derecho.
2. En el men desplegable seleccionar Insertar columna.
O
1. En el men Insertar hacer clic en Columna.
y Ajuste
1.10. Comencemos...
Podemos comenzar a crear nuestro proyecto utilizando la gua del proyecto o
hacindolo a travs de las funciones que se encuentran dentro de los mens.
En este paso elegimos los das que vamos a trabajar tildando o destildando los
das laborables. Tambin elegiremos si vamos a dejar el horario predefinido por
Project o si lo cambiaremos. En este ltimo caso se abrir (ms abajo) una
serie de opciones para poder cambiar las horas laborables a cada da.
Una vez ingresados los datos de base para nuestros proyectos ya podemos
comenzar a ingresar las tareas o eventos. Para esto ya no nos ser de utilidad
el panel as que lo cerraremos.
2.1. Ingresar tareas
En el sector de listado de tareas vamos a comenzar a ingresar las tareas o
eventos, slo completaremos las celdas Nombre de tarea y Duracin.
La duracin de las tareas puede ser en das (d), horas (h), minutos (m),
semanas (s), meses (me o ms) pudiendo utilizar decimales, por ejemplo 1,5
das.
Observar que en el sector del Diagrama de Gantt la duracin se representa
por medio de una barra y comienza el da en que definimos como fecha de
comienzo del proyecto (observar la escala temporal). Si por ejemplo, tenemos
una tarea que dura tres das pero justo comienza un viernes y nosotros nos
basamos en el calendario estndar, la barra marcar una duracin de cinco
das. Hay que tener en cuenta que el da laboral es de 8 hs. de lunes a viernes
por lo que al sbado y al domingo no los cuenta, esto se debe al tipo de tarea
lo cul veremos ms adelante.
Nota: A medida que avancemos con el curso iremos viendo las dems
funciones de este cuadro.
Aplicar sangras.
Para ello debemos:
1. Seleccionar las tareas que pasarn a ser subtareas.
2.
En
la
barra
de
herramientas
hacer
clic
en Aplicar
Sangra. Automticamente se le aplica una sangra a las tareas seleccionadas
y la tarea superior se convierte en tarea de resumen.
Sacar sangras.
Para ello debemos:
1. Seleccionar las subtareas.
2. En la barra de herramientas hacer clic en Anular Sangra.
Si nos situamos sobre una tarea de resumen podemos mostrar u ocultar las
subtareas, tanto desde el signo +- que se encuentra a la izquierda del nombre
como desde los signos +- de la barra de herramientas.
2.10. Tarea de resumen del proyecto
La tarea de resumen del proyecto es una tarea que por defecto se encuentra
oculta.
Para mostrarla debemos ir al men Herramientas Opciones en la
pestaa Vista tildar la opcin Mostrar tarea de resumen de proyecto.
Nuestro proyecto se ver as:
Comienzo Fin
El comienzo de la tarea antecesora se da cuando finaliza la predecesora.
Comienzo Comienzo
Ambas tareas deben comienzan juntas.
Fin Fin
Ntese que en todas las imgenes desde la primer tarea sale la flecha para
terminar en la segunda. Esto es lo que marca quien es la antecesora y quin la
predecesora, en este caso la primera es la antecesora y la segunda la
predecesora.
Como vincular tareas.
1. Seleccionar la tarea antecesora.
2. Manteniendo presionada la tecla Control marcar la/s tareas predecesoras.
3. En la barra de Herramientas hacer clic en el botn Vincular tareas.
4. Para cambiar el tipo ir al diagrama de Gantt, hacer doble clic sobre la lnea
que une las tareas.
5. En el cuadro que aparece en Tipo elegir el tipo de vinculacin y Aceptar.
Desvincular tareas.
1. Seleccionar las tareas a desvincular.
2. En la barra de Herramientas hacer clic en el botn Desvincular tareas.
2.12. Tiempo de posposicin y tiempo de adelanto.
Cuando necesitemos tener un tiempo entre dos tareas vinculadas debemos
establecer un tiempo de posposicin o adelanto segn necesitemos. Esto har
que la tarea sucesora demore o adelante el tiempo que hayamos establecido.
Por ejemplo: Si tenemos una tarea pintar pared y le sigue la tarea colgar
cuadro, no podremos hacer la segunda inmediatamente porque nuestro cuadro
se manchara con la pintura fresca, necesitaramos un tiempo antes de colgar
el cuadro.
Como establecer el tiempo de posposicin o adelanto.
1.Ir al diagrama de Gantt y hacer doble clic sobre la lnea que une las tareas.
2.En el cuadro de dilogo que aparece establecer el tiempo, si es de
posposicin el valor del mismo debe ser positivo y si es de adelanto negativo.
Podemos escribirlo directamente o utilizar los botones arriba y abajo. La unidad
de tiempo es la misma que utilizamos para el campo Duracin.
Gantt
de
En la siguiente imagen podemos ver las tareas que componen la ruta critica en
color rojo.
Tarea de duracin fija: Cuando se define una tarea como de duracin fija la
duracin de la tarea es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la
asignacin de recursos o en el trabajo de la tarea no afecta a la duracin de la
misma.
Tarea de trabajo fijo: Cuando se define una tarea como de trabajo fijo la
cantidad de trabajo (total de horas que consta la tarea)es un valor fijo,
cualquier cambio que pueda suceder en la asignacin de recursos o en la
duracin de la tarea no afecta al trabajo de la misma.
El tipo de tarea se calcula por medio de esta formula:
TRABAJO = DURACIN * UNIDADES
2.17. Cambiar el tipo de tarea.
1. Hacer doble clic sobre la tarea a cambiar el tipo.
2. En el cuadro
pestaa Avanzado.
de
dilogo Informacin
de
la
tarea ir
la
predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de fin del
proyecto.
Lo antes posible: Esta es una delimitacin flexible, Project programa las
fechas de comienzo y de fin lmite, de acuerdo a los dems parmetros de
programacin que hemos definido para las tareas. Este valor es la delimitacin
predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de
comienzo del proyecto.
No finalizar antes del: Esta delimitacin moderada indica la fecha ms
cercana posible en la que debe completarse esta tarea. No puede finalizar
antes de la fecha indicada.
No finalizar despus del: Esta delimitacin moderada indica que la tarea no
puede finalizar durante o antes de la fecha indicada.
Debe finalizar el : Esta es una delimitacin inflexible e indica la fecha exacta
en la que debe finalizar una tarea.
Debe comenzar el: Esta es una delimitacin inflexible e indica la fecha exacta
en la que debe comenzar una tarea.
No comenzar antes del : Esta delimitacin moderada indica que la tarea no
puede comenzar antes de la fecha indicada.
No comenzar despus del : Esta delimitacin moderada indica que la tarea
no puede comenzar durante o antes de la fecha especificada.
Introducir una fecha lmite y/o una delimitacin a una tarea
1. Doble clic sobre la tarea
2. En el cuadro
pestaa Avanzado.
de
dilogo Informacin
de
la
tarea ir
la
En este captulo vamos a tratar el tema de los RECURSOS. Los recursos son
quienes llevan acabo las tareas. Ellos son las Personas, equipos y
materiales.
3.1. Tipos de recursos
Project 2007 divide los recursos en tres categoras:
Recursos de tipo trabajo: son recursos humanos o de equipamiento que
realizan trabajo para completar una tarea. Consumen tiempo (horas o das) que
es el que se utilizar para llevar a cabo la tarea. Por ejemplo: personas y
alquileres de maquinas.
Recursos de tipo material: vveres y otros elementos consumibles que se
utilizan para llevar a cabo una tarea. Por ejemplo: ladrillos, cemento, papel,
CDs, etc.
Recursos de tipo costo: son recursos que tienen un costo final como por
ejemplo: una comida, un viaje, etc.
3.2. Hoja de recursos
La hoja de recursos es donde iremos ingresando los recursos que usaremos en
el proyecto.
La podemos activar desde el men Ver Hoja de recursos o desde la barra
de vistas.
en
la
celda
Nota: A medida que avancemos con el curso iremos viendo las dems
funciones de este cuadro de dilogo.
Eliminar un recurso.
Para ello debemos seleccionar el recurso desde el indicador de fila (columna
numerada), cliquear con el botn derecho y elegir la opcin Eliminar
recurso. El resto se reacomoda.
Podemos asignar de una vez todos los recursos que necesitemos para llevar a
cabo la tarea.
Observen que al asignar ms de un recurso de tipo trabajo a una tarea, la
duracin de sta cambia, esto se debe a la programacin que le asignemos
y al tipo de tarea. Tambin puede suceder que si vamos a la hoja de recursos
algunos de estos se encuentren en color rojo, esto es, por que esos recursos
estn sobreasignados. Estos temas los veremos ms adelante.
Los recursos de tipo material o costo no influyen en la duracin de las
tareas, pero s en los costos.
En la siguiente imagen veremos como se ven las tareas en el diagrama de
Gantt cuando le hemos asignado recursos:
Los recursos de tipo costo adquieren valores diferentes; por ejemplo, una cena
puede haber salido para 'X' tarea un determinado valor y en otra tarea otro. Por
eso el costo se ingresa una vez asignado el recurso a una tarea.
Para ello debemos:
1. Asignar el recurso a una tarea.
2. Abrir la vista Uso de tareas desde la barra de vistas o desde el men
Ver.
3. Estando en dicha vista buscar la tarea. Debajo de la tarea se encuentran los
recursos que componen la tarea.
3. Por defecto, cuando asignamos un recurso a una tarea, este se rige por la
tabla A. Para cambiar la tabla de tasas de costo cuando lo asignamos a una
tarea en particular debemos ir a la vista Uso de tareas.
4. Buscar la tarea en la cul queremos cambiar la tasa para el recurso y sobre
el recurso hacer doble clic para que se abra el cuadro Informacin de la
asignacin.
5. En el cuadro de dilogo, en el campo Tabla de tasas de costo, desplegar
el men y elegir la tabla por la cul se regirn los costos de este recurso en
esta tarea.
Redistribuir recursos.
*1 Redistribucin:
Automtica: Project redistribuye los recursos apenas se produzca una
sobreasignacin (no lo recomiendo) segn los criterios que determinemos ms
abajo.
Manual:Slo se redistribuyen
botn Redistribuir ahora.
los
recursos
cuando
presionemos
el
*3 Resolver sobreasignaciones:
Orden de redistribucin: Segn la opcin seleccionada Project va a
redistribuir los recursos.
Slo identificador Project retrasa las tareas a partir de los nmeros de
identificador ms altos antes de considerar otros criterios.
Estndar Es la opcin predeterminada. Una tarea con ms tiempo de demora
se retrasa primero, lo mismo que una tarea con una fecha de comienzo
posterior, tambin tiene en cuenta las prioridades y delimitaciones que
hayamos definido a las tareas.
Prioridad, estndar
Project busca primero prioridades y luego los criterios del orden estndar.
Redistribuir slo conforme al margen de demora disponible Si tildamos
esta opcin evitamos que se retrase la fecha de fin del proyecto. Pero, a no ser
que las tareas tengan mucho margen de demora no se ver un cambio
significativo despus de la redistribucin.
La redistribucin puede ajustar asignaciones individuales Esta opcin
permite que la redistribucin haga ajustes cundo un recurso trabaja en una
tarea sin tener en cuenta los dems recursos que trabajan en la misma tarea.
Es una configuracin general para todas las tareas. Si deseamos esta opcin
para no todas las tareas podemos agregar la columna Redistribuir
asignaciones a una hoja de tareas y elegir si/no para las tareas que
deseemos.
Una vez que hayamos capturados los datos para llevar a cabo el proyecto,
(tareas recursos, costos, etc.) conforme transcurre el tiempo, el progreso del
proyecto genera informacin de lo que en realidad est pasando; cuanto se
estn completando las tareas como habamos previsto, cunto nos est
costando el proyecto, si hubo gastos extras, el consumo de los materiales, etc.
La regularidad en que capturemos los datos reales depender del seguimiento
que queramos darle.
7.1. Lnea de base y plan provisional
La lnea de base (plan previsto) me permite capturar toda la informacin
del proyecto con el fin de poderla comparar con el avance real del mismo.
Guarda duracin, costos, fechas de inicio y finalizacin, asignaciones y recurso
del proyecto de cada una de las tareas antes de que inicie el proyecto, todos
estos datos servirn como punto de referencia para los cambios que se irn
dando conforme el proyecto avanza.
El plan provisional es como una lnea de base pero ms resumido, slo
guarda fechas de comienzo y de fin de tareas.
Guardar una lnea base y/o plan provisional.
Para
abrir
el
cuadro
de
dilogo
debemos
men Herramientas Seguimiento Establecer lnea base
ir
al
1* Lnea de base: Para guardar una lnea de base esta opcin debe estar
tildada. Podemos guardar hasta 11 lneas de base por cada proyecto.
Plan provisional: Para guardar un plan provisional debe estar tildada esta
opcin. Al igual que la lnea base podemos guardar hasta 11 planes
provisionales.
2* Podemos guardar tanto lneas de base como planes provisionales para todo
el proyecto para las tareas que hayamos seleccionado previamente. Al tildar
esta opcin se habilitan otras opciones adicionales.
Resumir lneas de base. En estas opciones definimos si los cambios en las
tareas seleccionadas se resumen en tareas de resumen del proyecto. Podemos
optar por: Para todas las tareas de resumen, los cambios en las tareas
seleccionadas se reflejan en todas las tareas de resumen de antecesores de la
lnea de base o De subtareas a tareas de resumen seleccionadas, los
cambios en subtareas inmediatas se reflejan en la tarea de resumen de la lnea
de base seleccionada.
Nota: Una vez guardada la lnea de base los datos guardados pasan a
ser datos previstos son los datos en el momento en el que se guard la
lnea de base Y datos reales, son los datos con la informacin real del
progreso segn la informacin de seguimiento que vayamos incorporando.
Nos puede ser til borrar un plan lnea base para tener disponibilidad en caso
de que se hayan ocupado los once o simplemente para limpiar informacin que
ya no se utilizar.
Para ello debemos ir al men Herramientas Seguimiento Borrar lnea
de base
Y en el campo Para podemos elegir si para todo el proyecto o para tareas que
hayamos seleccionado previamente.
7.3. Agregar datos a una lnea de base y/o plan previsto
Si luego de guardar la lnea de base o plan provisional hemos hecho algn
cambio que deseamos que estn dentro del plan previsto slo tenemos que
repetir los pasos que dimos al guardar la lnea o el plan y cuando nos pregunte
si deseamos reemplazar los datos diremos que s.
7.4. Comparar el plan previsto con el plan real
Para ver la informacin que se guard en la lnea de base y la informacin real,
debemos ir al men Proyecto Informacin del proyecto hacer clic en el
botn Estadisticas.
Se abrir el siguiente cuadro de dilogo que nos muestra los datos guardados
(datos previstos) y los datos reales del avance del proyecto.
Las barras negras son las lneas de base y las que estn sobre ellas son las
tareas reales. En la imagen, stas coinciden por que el proyecto en tiempo real
todava no ha comenzado.
7.6. Gantt de varias lneas de base.
Si hemos guardado ms de una lnea de base y queremos verlas de manera
grfica, debemos activar la vista Gantt de varias lneas de base, para ello
debemos ir al men Ver Ms vistas en el cuadro de dilogo buscar la
vista y Aplicar.
Las barras se muestran como una lnea, la primer lnea de base guardada ser
la barra superior, la que sigue la segunda y as sucesivamente. Si nos situamos
con el mouse sobre las lneas aparece un cartel con la informacin de la lnea
de base a la que pertenece.
Para
abrirla
debemos
desplegar
men Herramientas Seguimiento Actualizar tareas
el
Tener en cuenta que no van ser las mismas opciones las que estn habilitadas
si la actualizacin va a ser para una tarea sin comenzar, una tarea en curso o
un grupo de tareas.
1* % completado: Aqu podremos introducir el porcentaje completado de la
tarea o las tareas seleccionadas. Esta misma informacin la podemos introducir
desde el cuadro de dilogo Informacin de la tarea en la pestaa General.
Duracin real y Duracin restante: Aqu podemos introducir el tiempo real
que necesita la tarea para completarse. Si la tarea ya se complet debemos
ingresar las horas o das que se necesitaron para completarse y si an no est
completa ingresar las horas o das ya trabajadas, tambin podemos introducir
lo que resta para completarse en el cuadro Duracin restante. Project
actualizar la duracin programada y la duracin restante para que coincida
con la duracin real que hemos ingresado.
2* Seccin Estado real
Comienzo y Fin: Si ingresamos una fecha en cualquiera de los dos campos,
stas tienen prioridad sobre los datos que hayamos ingresado en los recuadros
anteriores. Por ejemplo, si ingresamos que una tarea se ha completado el 65%
e ingresamos una fecha de fin real Project establecer que la tarea ya se ha
completado al 100%.
3* Seccin Estado actual
Comienzo y Fin: Muestra la fecha en que se ha programado la tarea, si
estamos actualizando varias tareas a la vez, estos cuadros se mostrarn
vacos.
Botn Notas: Podemos ingresar una nota de tarea, si la tarea ya tuviera una
nota desde aqu podemos modificarla o leerla.
Actualizar el progreso de las tareas mediante el trabajo de recursos.
Para introducir el porcentaje completado del trabajo de una tarea, debemos
abrir la tabla Trabajo en la vista Diagrama de Gantt.
Nota: Observar que las dems opciones son similares a las del cuadro de
dilogo "Actualizar tarea".
Actualizar el progreso de la tarea introduciendo el trabajo real y el
trabajo restante completado.
Para ello debemos abrir la tabla Trabajo en la vista Diagrama de Gantt.
Ir al men Ver Ms tablas Trabajo.
En la columna Real introducir la cantidad de horas reales que se han
completado de la tarea. Si lo que deseamos es introducir el valor restante lo
haremos en la columna Restante.
Observar que segn la columna en la que introducimos un valor Project
calcular nuevamente las dems columnas.
Si en la tarea hay varios recursos asignados, el valor introducido se repartir de
manera uniforme entre los recursos.
abierta
la
tabla Trabajo ir
Observar que la fase temporal ahora nos muestra cada fila dividida en dos
campos Trab. y Trab. real.
El recurso Felipe de la tarea 9 ha cumplido 2hs. de trabajo un da antes de
lo estipulado, al ingresar dicho dato las columnas correspondientes se han
recalculado.
Si aplicamos algn filtro y queremos volver a ver todos los datos, observar que
hay una opcin de filtro que dice Todas las tareas, Todos los recursos,
etc segn en la vista en que estemos.
Ms filtros
En este cuadro de dilogo tenemos ms opciones para el filtrado.
9.2. Ordenar
Esta funcin nos permite ver todos los datos de la vista en que estemos pero
ordenados segn un criterio. Para ello desde el men Proyecto Ordenar se
mostrarn criterios para el orden de los datos. El orden por defecto es Por
identificador.
Por medio de este cuadro de dilogo podemos seleccionar hasta tres niveles de
orden, decidir si la lista la queremos en orden ascendente o descendente e
indicar si los datos se deben volver a enumerar segn el nuevo orden que
estemos definiendo.
9.3. Agrupar
Por ltimo, podemos ver los datos agrupados por ciertos criterios. Para ello
debemos elegir una opcin desde el men Proyecto Agrupar por:
Por medio de este cuadro de dilogo podemos ver, crear y guardar un informe.
Seccin Mostrar plantillas de informe creadas en: Segn la opcin que
tengamos tildada y si tenemos ambos o alguno de los programas instalados, se
mostrarn las plantillas predefinidas.
Pestaas de plantillas de informe: Cada pestaa muestra la plantilla de
informe de la categora seleccionada para la aplicacin seleccionada (Excel y/o
Visio). Haciendo un solo clic sobre el nombre de una plantilla podemos ver en el
cuadro Muestra.
Seleccione el nivel de datos de uso que desea incluir en el informe: Si
desplegamos el men encontraremos los diferentes niveles de datos (das,
semanas, meses, trimestres y aos) en que podemos ver la informacin de los
informes.
En la misma vemos las seis categoras en que se dividen los informes que nos
ofrece Project. Cuando abrimos una categora se abre un cuadro de dilogo que
nos muestra los informes de dicha categora.
Por medio de este cuadro podemos elegir que parte o para que es la imagen
que queremos capturar.
En esta pestaa podemos establecer entre otras cosas, en que formato mostrar
las asignaciones de recursos. Que tipo de tarea es el predeterminado, cuando
comienzan las nuevas tareas, y en que formato de tiempo las mostraremos y
otras opciones de cmo sern las nuevas tareas que ingresemos. La
opcin Dividir tareas en curso es muy importante que est tildada si
deseamos que cuando redistribuyamos los recursos sobreasignados con la
herramienta que nos ofrece Project sta pueda dividir las tareas necesarias.
1.6. Pestaa Clculo.
En
la seccin
Opciones
de
privacidad
de
[Nombre
del
proyecto] podemos elegir si queremos que al guardar el archivo se eliminen
todos los datos del cuadro "Propiedades" del archivo. Esto ayudara a proteger
nuestra privacidad.
En la seccin Formato heredado podemos elegir entre como debe
reaccionar Project al encontrarse con extensiones de archivo que no sean las
predeterminadas para Project.