Capitulo 1

Las dos funciones primordiales de los gerentes de una entidad son las
operaciones de planificacin y control. En los negocios, en el gobierno y en la
mayora de otras actividades de grupo, se emplea en forma generalizada un
sistema de planificacin y control (denominado tambin presupuestario
administrativa) en el desempeo de las responsabilidades de planificacin y
control a cargo de la administracin
Para nuestros propsitos, el trmino planificacin y control integral de
utilidades se define como un enfoque sistemtico y formalizado para el
desempeo de fases importantes de las funciones administrativas de
planificacin control. Especficamente, comprende: 1) el desarrollo y aplicacin
de objetivos generales y de largo alcance para la empresa; 2) la especificacin
de las metas de la empresa; 3) un plan de utilidades de largo alcance
desarrollado en trminos generales; 4) un plan de utilidades de corto plazo
detallado por responsabilidades asignadas (divisiones, productos, proyectos.
La eficacia con la que se administra una entidad se reconoce generalmente
como el factor individual ms importante en el xito a largo plazo de tal
entidad. El xito de la empresa se mide en trminos del logro de sus metas.
El proceso administrativo es una serie de actividades independientes utilizadas
por la administracin de una organizacin para el desempeo de las siguientes
funciones a su cargo: planificar, organizar, suministrar el personal y controlar.
Planificacin es el proceso de desarrollar objetivos empresariales y elegir un
futuro curso de acci para lograrlos. Comprende: a) establecer los objetivos de
la empresa, b) desarrollar premisas acerca del medio ambiente en el cual han
de cumplirse, c) elegir un curso de accin para alcanzar los objetivos.
Organizar es el proceso mediante el cual se relacionan los empleados y sus
labores para cumplir los objetivos de la empresa. Consiste en dividir el trabajo
entre grupos e individuos y coordinar las actividades individuales del grupo.
Organizar implica tambin establecer autoridad directiva.
Suministrar el personal y administrar los recursos humanos es el proceso
de asegurar que se recluten empleados competentes, se les desarrolle y se les
recompense por lograr los objetivos de la empresa. La eficaz dotacin de
personal y la administracin de recursos humanos implica tambin el
establecimiento de un ambiente de trabajo en el que los empleados se sientan
satisfechos.
Dirigir y motivar es el proceso de motivar a las personas (de igual nivel,
superiores, subordinadas y no subordinadas) o grupos de personas para ayudar

voluntaria y armnicamente en el logro de los objetivos de la empresa (a este

proceso tambin se le conoce como dirigir o actuar).
Controlar es el proceso de asegurar el desempeo eficiente para alcanzar los
objetivos de la empresa. Implica: a) establecer metas y normas, b) comparar el
desempeo medido contra las metas y normas establecidas, y c) reforzar los
aciertos y corregir las fallas.
Las cinco funciones de la administracin constituyen el proceso administrativo,
pues son ejercidas en forma coincidente y continua al administrarse una
empresa. El proceso administrativo se vale de enlaces y de la
retroalimentacin. Por ejemplo, la planificacin debe preceder a la actividad de
organizar, y el controlar debe seguir a las dems funciones. Por tal motivo, el
proceso administrativo se representa en el diagrama mostrado en el recuadro
1-1. Obsrvense: a) los enlaces secuenciales que van desde la planificacin al
control y b) la continua retroalimentacin desde las funciones 2, 3, 4 y 5 hacia
la planificacin. Es esencial la continua retroalimentacin para mejorar el
desempeo y para la replanificacin.
A lo largo de este libro utilizaremos para propsitos de exposicin las cinco
clasificaciones que se muestran en el recuadro 1-1. Se pondr el nfasis
fundamental sobre la planificacin y el control pues estos procesos constituyen
el centro principal de un sistema de planificacin y control integral de
utilidades.

El proceso de planificacin, tanto de corto como de largo plazo, es el

componente ms crtico de todo el sistema. Constituye la base y el vnculo
para los dems elementos, pues es a travs del proceso de planificacin que
determinamos lo que vamos a hacer, cmo lo vamos a hacer y quin lo va a
hacer. Funciona como el centro del cerebro de una organizacin y, como tal,
razona y comunica.

El control es la quinta, y ltima, funcin en el proceso administrativo, segn se

muestra en el recuadro Al igual que la planificacin, el control se ejerce
continuamente. Por lo tanto, hay procesos de control que siempre deben estar
funcionando en una empresa. Controlar puede definirse como el proceso de
medir y evaluar el desempeo (o los resultados reales) de cada componente
organizacional de una empresa, y efectuar la accin correctiva, cuando sea
necesaria, para asegurar el cumplimiento eficiente de los objetivos, metas,
polticas y normas de la empresa. La planificacin establece los objetivos, las
metas, las polticas y las normas de una empresa.

El control se ejerce a travs de la evaluacin personal, los informes peridicos

de desempeo (o de resultados reales, como tambin se les denomina) e
informes especiales.
RESUMEN DEL CAPTULO
1. El captulo empieza definiendo
a) La administracin, como el proceso de fijar las
metas de la entidad y realizar las actividades
necesarias para lograr esas metas.
b) El proceso administrativo, como una serie de
actividades independientes de que se vale la
administracin para el ejercicio de las cinco
funciones de planificar, organizar, dotar el personal,
dirigir y controlar.
2. La esencia de la administracin comprende: a) establecer
los objetivos de la empresa, b) desarrollar
premisas acerca del medio ambiente, c) tomar decisiones
sobre cursos de accin, d) emprender acciones
que traduzcan los planes en resultados y
e) replanificar sobre la marcha, para corregir las
deficiencias o desviaciones observadas.
3. Organizar implica: a) la subdivisin de una organizacin
en unidades administrativas de trabajo,
b) delegacin de responsabilidades de direccin y
c) determinacin del lugar en donde se toman las
decisiones.
4. El control es un proceso por el que se mide y evala
el desempeo (o los resultados reales) y se fundamenta

la realizacin de la accin correctiva. Planificar

y organizar tienen por objeto establecer las
metas y normas que sirven de base para poner en
prctica el control. Bsicamente, el control mide el
desempeo comparando los resultados reales con
los resultados planificados y midiendo las variaciones
que se determinan por encima o por debajo
de los planes.
5. Se comentaron algunos aspectos del comportamiento
que se dan en el proceso administrativo. En
nuestras explicaciones, hicimos hincapi sobre las
consecuencias positivas y negativas, poniendo el
nfasis en el premio y no en el castigo, para modificar
el comportamiento.
6. En el captulo se resaltaron las actividades del proceso
administrativo en las que se apoyaban ms directamente
los modelos de planificacin y control
de utilidades.12