CONSTRUCCION COLABORATIVA FASE II

ESTUDIO DE CASO
ANALISIS DE SISTEMAS

PRESENTADO POR:
Alba Lucia Pealoza Cdigo ROL ALERTAS
Tatiana Posada Bastidas Cdigo 32794612 ROL COMPILADOR
GRUPO:
301308_40

TUTOR:
LUIS ENRIQUE CAMARGO CAMARGO

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

PROGAMA DE INGENIERIA DE SISTEMAS
OCTUBRE DE 2014

INTRODUCCION

El objetivo de este trabajo colaborativo es analizar una serie de requerimientos que contiene la
gua de actividades estudiando un caso particular; donde podemos observar que una empresa se
encuentra delimitada en sus operaciones mercantiles y

financieras por falta de recursos

informticos adherentes a su actividad comercial, lo cual genera traumatismos a la hora de

ofrecer sus productos y a su vez negligencia en algunos casos por parte de sus vendedores por
falta de esta herramienta importante.

OBJETIVOS

Identificar cada uno de los roles que desempea el analista de sistemas durante las diferentes etapas
del desarrollo o ciclo de vida de un sistema de informacin.
Conocer el ciclo de vida de un sistema de Informacin.
Analizar el problema propuesto, identificar las necesidades del negocio y plantear una solucin.
Aplicar las herramientas, tcnicas correctas y experiencias durante la investigacin del problema.

CASO DE ESTUDIO
Una gran empresa familiar de tapetes persas y otras alfombras importadas plantea instalar un
sistema automatizado de inventario en sus cuatro tiendas. El sistema permitir el monitoreo
continuo de las alfombras en bodega, ordenadas y por surtir, as como la captura rpida de los
artculos recin recibidos en el registro de inventario.
Actualmente, un sistema de computadora central, localizado en la tienda principal, guarda toda
la informacin. Las sucursales se conectaran al sistema mediante terminales. El personal
recupera la informacin introduciendo datos acerca de la alfombra especfica deseada o la clase
de alfombras que sean de inters. Si el usuario quiere buscar una clase de artculos (por ejemplo,
alfombras persas antiguas), el monitor muestra una pantalla llena de informacin y entonces
hace una pausa hasta que el usuario oprima una tecla, pidiendo la siguiente pantalla de
informacin.
Un aspecto particularmente importante de las operaciones es que cada tienda mantenga su
propio inventario de alfombras nicas. Todos los artculos tienen su propio nmero de serie,
clasificados por tipo (tales como persa, china o india), estilo, tamao y edad (en aos). Se
mantienen registros separados para los artculos que tiene cada tienda por lo que en el sistema
manual actual, en cada almacn se tienen cuatro libros de inventario por separado, uno por
cada tienda. Si un cliente est buscando un tipo particular de alfombra, el vendedor primero le
muestra las alfombras disponibles en esa tienda. Si el cliente desea saber de otras alfombras o
si la tienda no tiene la alfombra que el cliente quiere, entonces el vendedor telefonea a las otras
tiendas y les pregunta si cuentan con el artculo deseado. Al recibir el pedido telefnico, el
personal de ventas debe dejar de hacer lo que estaba realizando y verificar sus registros. (A
veces pueden responder de memoria, sin verificar los registros de existencias, aunque en
ocasiones ocurren errores cuando se procede de esta manera.)

Parte 1: Planteamiento del problema a solucionar

Qu debo hacer para montar un software administrativo?

La Empresa Persa, es una empresa con gran trayectoria en el mercado, cuenta con 4 sucursales
ubicadas en diferentes puntos de la ciudad, actualmente manejan un amplio catlogo de
productos fabricados e importados, para la decoracin de pisos en interiores y exteriores; todos
los procesos de inventarios son llevados manualmente por el personal de la empresa, lo que
conlleva a que la informacin no sea confiable en el momento de sacar estadsticas de ventas o
stock de inventarios ya que no cuenta con un sistema automatizado de inventario el cual le
permita conocer no solo las existencias en bodega, sino lo que se encuentra en proceso de
produccin o pendiente de importacin, datos exactos de identificacin de los productos como
colores, referencias, tipo de producto, estilo, tamao, Etc.
Todos los procesos de identificacin de productos deben realizarlo de forma manual lo cual est
sujeto a errores y adems toma demasiado tiempo realizar la bsqueda lo que es perjudicial
para la empresa ya que el cliente no tiene la paciencia para esperar a que se realice la bsqueda.
Definicin
Son programas de cmputo con reglas asociadas a operaciones de un sistema definiendo
conceptos ms all de los programas de computacin para documentar y procesar datos hace
referencia a sistemas informticos.
La falta del control en el proceso de inventarios no permite la optimizacin de los recursos, es
importante controlar los inventarios ya que desde all se abarca diversos aspectos del
funcionamiento de la empresa, lo cual le ayudara a los administradores en la toma de
decisiones; adicionalmente el registro de los artculos permite la optimizacin de los
suministros.

Descripcin - causas, consecuencias

Es un proceso donde se comienza analizar datos verificar hacer varios ensayos revisar qu
cambios son necesarios y cuales son necesidades de la organizacin.
Complementar causas-consecuencias

Causas:
Falta de automatizacin de todos los procesos.
No se cuenta con sistema automatizado para todos los procesos de la empresa como son
compras, fabricacin, inventarios.
Consecuencias:
5

Errores en los inventarios

Al llevar los registros en forma manual con el tiempo el papel se desgasta y la informacin se
borra.
Demora en los tiempos de atencin para los clientes y entrega de informacin a los gerentes y
administradores de la empresa

Delimitaciones
Especificar alcances y lmites de un proceso con posibles temas con periodos cortos con varias
alternativas de mejora determinar problemas investigar soluciones en un periodo de tiempo
limitado determinar soluciones proyectar nuevas metas.
El software a desarrollar tendr alcance para todas las sucursales y todos los
empleados de la empresa, a cada uno se le asignar un perfil de acuerdo al rol que
desempee.

Justificacin
Es un sistema de apoyo a la planificacin de actividades con estrategias implementacin
gestin de actualizacin de programas para mejorar la actividad econmica entidad con gestin
y seguimiento para la ejecucin de resultados.
Se requiere disear un Sistema de Informacin que permita realizar consultas de forma
automtica, permitiendo as la optimizacin de recursos tangibles e intangibles; de esta forma
se brinda al cliente informacin confiable, mejorar la calidad del servicio de la empresa y
facilitar la ejecucin de los diferentes procesos.
Este sistema deber permitir revisar el stock de productos de cada una de las Sedes, generar
informes de produccin, Inventarios, ventas, ejecutar consulta por producto con sus
diferentes caractersticas, informes de clientes, de bodegas, as la informacin estar
actualizada en tiempo real.
La Base de Datos se centraliza en la Sede Principal, y se brindara acceso a las diferentes
sucursales.
El software propuesto para el diseo de la Base de Datos es Oracle 10G, ya que este trabaja
en ambiente Web.

Alternativas de solucin (3) Enfocadas al Software

Esta alternativa ayuda a un mejor manejo empresarial se cuenta con nuevas herramientas
podemos encontrar informacin a tiempo esta herramienta ayuda a controlar la actividad
econmica de una organizacin. Complementar son 3

Parte 2: Situacin actual

Actualmente la empresa de textiles (alfombras y tapetes persas) no cuenta con un sistema que le
permita registrar los datos concernientes a sus productos tanto nacionales como importados y
mucho menos informacin de gran utilidad como: datos de inventarios, ventas, artculos, etc.
estos datos se encuentra almacenados de forma rudimentaria, en las sucursales que tiene esta
empresa familiar se encuentran libros de inventarios de forma manual, es muy tedioso tomar
pedidos y revisar hoja por hoja si el producto solicitado por el cliente se encuentra en la tienda,
lo cual implica errores en la bsqueda y prdida de tiempo a su vez un cliente se puede cansar
de esperar y decidir no comprar nada.
Situacin actual
o Identificacin de actores: En este caso en particular, el actor es aquel individuo que
hace parte de la empresa y participa de manera indispensable para lograr los
objetivos y metas planteadas en la compaa. Podemos considerar los siguientes:
rea administrativo-gerencial: Gerente, Secretaria,
rea compras-contabilidad: Proveedores nacionales y extranjeros
rea comercial: Lder de ventas, asesores comerciales, clientes, vendedores
rea Logistica: Conductores de los vehculos donde se transportan los productos.
o Descripcin de procesos y procedimientos que se dan en el rea problema
Al comprar un textil llmese tapete o alfombra, el proceso se efecta de manera
mecnica, es decir, el vendedor muestra el producto disponible en la tienda, si el cliente
desea saber de otras alfombras o si la tienda no tiene la alfombra que el cliente quiere, le
toca al vendedor llamar por telfono a una de las sucursales para preguntar si hay
disponible, el vendedor deja de hacer lo que est haciendo para revisar sus inventarios y
en algunos casos responde mentalmente sin consultar ocasionando errores en la
informacin.

Estudio de factibilidad - sobre la solucin a realizar

En este proyecto es vital realizar entrevistas con las personas claves en el proceso de la
empresa de alfombras, si el sistema que actualmente estn usando en realidad es de utilidad o
si por el contrario carece de aceptacin.
Teniendo claro el problema, desarrollar una solucin a modo de ensayo, por decirlo de alguna
manera, para redefinir el problema y analizarlo hasta llegar a un modelo lgico que cumpla
con los objetivos para la solucin de esta problemtica.
o Viabilidad econmica
Preparar una propuesta que sea rentable a nivel econmico de la empresa,
implementando un sistema de informacin capaz de almacenar y optimizar los tiempos
de bsqueda, disminuyendo sobre costos innecesarios por errores humanos.
o Viabilidad tcnica. Hardware, software, recurso humano, tecnologa
Implementando un sistema de informacin que contenga mdulos de almacenamiento
contables, inventarios, bases de datos, etc., para recopilar de forma sistemtica y
organizada toda la informacin, manteniendo dicha informacin actualizada de tal forma
que ofrece a los clientes, proveedores y empleados

una informacin eficiente y

adecuada en menor cantidad de tiempo posible.

El Sistema informtico ofrecer soluciones inmediatas a las necesidades que tenga el
personal de ventas con respecto a la disponibilidad de alfombras y tapetes tanto en la
bodega principal como en las sucursales, realizando una capacitacin antes de la
implementacin.
Tecnologa que permite dar a conocer la empresa a nivel de las redes informticas,
saliendo del encasillamiento geogrfico, implementando una direccin de correo
electrnica y tambin recursos en la pgina web, un factor importante en el comercio
internacional, tanto para la compra y venta de los textiles, ofreciendo productos
competitivos en un tiempo real.

o Viabilidad operativa: esta fase involucra de manera directa al capital humano de la

empresa, si el sistema a implementar funcionara y ellos lo utilizaran una vez sea
instalado.
El sistema al ser novedoso para los empleados ser una gran herramienta para
incrementar el ndice de ventas, no tendrn problemas con el manejo, haciendo mas
eficiente y accesible, toda la informacin que antes manejaban en los libros de
inventarios y temas contables.

Levantamiento de informacin Seleccionar Tcnica

Descripcin de la Solucin
El Software estar diseado por mdulos de acuerdo a las necesidades de la empresa, cada mdulo
corresponder a cada rea de la empresa, es decir un mdulo contable, fabricacin, para
proveedores, ventas, inventario, financiero.
Este sistema permitir mantener la informacin actualizada en tiempo real y generar informes
automticamente de acuerdo a los requerimientos de los administradores y gerentes de la empresa;
todo esto conlleva a optimizacin de recursos y la toma de decisiones con el fin de mejorar la
empresa
Requerimientos funcionales y no funcionales
Requerimiento Funcionales.
Generacin de Reportes y Calculos
Accesibilidad a los datos.
Requerimientos No Funcionales

Rendimiento

Disponibilidad

Seguridad

Accesibilidad

Usabilidad
9

Estabilidad

Costo

Operatividad

Interoperabilidad

Escalabilidad

Concurrencia

Mantenibilidad

X|Interfaz

Nombre de la Empresa: PERSA Importadora de Tapetes y Alfombras Persas.

Misin:

Empresa dedicada a la fabricacin, importacin y comercializacin de alfombras y tapetes persas.

Nuestro propsito es brindar a nuestros clientes una gran variedad de artculos para embellecer sus
pisos, brindando confort, calidad y calidez a sus ambientes.
Visin:
Ser una empresa Lder en Fabricacin, Importacin y Comercializacin de Tapetes y Alfombras
Persas, ser reconocida nivel Nacional e Internacional por sus productos elaborados con los ms
altos estndares de calidad, con las ltimas tecnologas en fibras y con diseos y colores de
tendencia actual. El sistema de gestin se ver reflejado en su crecimiento rentable, uso de ltimas
tecnologas, para as hacer realidad los sueos de nuestros clientes.
Objetivos Estratgicos:
Contar con un equipo de trabajo altamente calificado.
Brindar a nuestros clientes productos de Alta Calidad, adecundonos a la realidad econmica.
Potenciar la importacin de Tapetes y Alfombras Persas a Nivel Nacional e Internacional.
Brindar a nuestros clientes una amplia gama y variedad en productos de Tapetes y Alfombras
Persas.
Actividad Econmica:

10

Empresa dedicada a la produccin e importacin de artculos para decoracin de pisos interiores y

exteriores.
Puntos de Venta:
Centro Comercial Santa F. Local 301
Centro Comercial Agua Viva Local 203
Avenida Restrepo Calle 34 No 20- 36
Calle 5 No 13 23 Barrio Canaima

11

Organigrama.
Gerencia General

Gerencia de
Operaciones
Control de Calidad

Contabilidad

Administrador

Jefe de Produccin

rea de Produccin

rea de
Importacin

Jefe de
Ventas

Tienda 1

Jefe de
Ventas

Tienda 2

Jefe de
Ventas

Tienda 3

Jefe de
Ventas

Tienda 4

12

El rol escogido

Consultor de Analista de sistemas

Papel y Funcin que cumple el analista de Sistemas.
La funcin que cumple analizar el problema y buscar una solucin al mismo, el consultor de Analista de sistemas es una persona externa de la
organizacin, esto tiene sus ventajas ya que permite tener un punto de vista ms objetivo y ver con claridad el problema. Es decir el Consultor
investiga con los miembros de la organizacin hasta lograr una visin clara del problema.

13

Parte 3: Documento de requisitos

El grupo consolidar con los aportes individuales y grupales un documento de requisitos con la siguiente estructura:
Aspectos Generales
o Nombre de la empresa:
o Misin
o Visin
o Objetivos estratgicos
o Organigrama
Planteamiento del problema
o Definicin
o Descripcin - causas, consecuencias
14

o Delimitaciones
o Justificacin
Situacin actual
o Identificacin de actores
o Descripcin de procesos y procedimientos que se dan en el rea problema
Estudio de factibilidad - sobre la solucin a realizar
o Viabilidad econmica
o Viabilidad tcnica. hardware, software, recurso humano, tecnologa
o Viabilidad operativa
Levantamiento de informacin
Descripcin de la Solucin
Requerimientos
o Funcionales
o No funcionales

CONCLUSION

15

16

BIBLIOGRAFIA

Referencia electrnica Guia para la preparacin de trabajos segn el Manual of the American Psychological Association A.P.A.
recuperado de:
http://es.slideshare.net/midalu2304/presentacion-de-las-normas-apa?related=2

Aparicio Rodriguez Alexandra. (2010). Mdulo curso Anlisis de Sistemas. Pg 62-67

Guia de actividades Analisis de Sistemas. Recuperado de

http://66.165.175.239/campus09_20142/file.php/59/Documentos/2014-II/GuiaActividades-AnalisisDeSistemas.pdf

17