Analyse Financière Et Reporting Avec Excel PDF

11460_Excel_FauxTitre
29/04/04
15:37
Page 1
Joseph Rubin
Analyse
financire
et reporting
avec
Excel
Groupe Eyrolles, 2004, pour la prsente dition, ISBN 2-212-11460-5.
Alliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org
PLP_reportexcel_.book Page 133 Lundi, 3. mai 2004 2:27 14
9
Protger les donnes
financires
Dans ce chapitre :
Nous allons passer en revue les diverses possibilits de protection
offertes par Excel pour protger vos donnes financires, ainsi que
vos fichiers. Ce chapitre aborde les points suivants :
Remarques prliminaires De la ncessit de protger les informations financires.
Scurit Nouvelles options de protection apparues avec la
version 2002 dExcel, notamment les signatures numriques.
Protection des classeurs Protection dun classeur de manire
ce que sa structure ne puisse tre modifie, et que des feuilles
ayant t masques ne puissent tre nouveau affiches.
Protection des cellules Protection du contenu des cellules de
manire ce quelles ne puissent pas tre modifies ou que leurs
formules ne puissent pas tre visualises.
134
Analyse financire et reporting avec Excel
Protection cible Protection des cellules en fonction de leur

contenu.
Blocs de cellules ouverts des utilisateurs Prsentation de
cette nouvelle fonctionnalit apparue avec la version 2002 dExcel
qui autorise plusieurs utilisateurs modifier un bloc de cellules particulier dans un document protg.
Remarques prliminaires
Dans toutes les entreprises, la protection des informations financires est un
enjeu stratgique. En effet, il est fondamental que la confidentialit de ces
informations soit protge des regards indiscrets, qui peuvent provenir des
salaris de lentreprise ou des individus extrieurs la socit.
Ds lors, il est de la plus haute importance que vous puissiez prvenir toute
tentative, volontaire ou non, de consultation ou daltration de ces donnes.
Pour cela, vous devez protger vos modles car ils reclent parfois des
formules, vritables trsors, pouvant tre le fruit de longues heures dun travail
acharn.
Scurit
partir de la version 2002, un nouvel onglet relatif la scurit a t ajout
la fentre Options dExcel. Il contient des paramtres destins vous aider
dans votre travail de protection.
Accder longlet Scurit
Mot de passe louverture

Afin dviter que nimporte qui puisse ouvrir votre classeur, vous pouvez
mettre en place un mot de passe louverture. Jusqu la version 2002 dExcel,
il fallait passer par la fentre Enregistrer sous, mais avec Excel 2002, longlet
Scurit de la fentre Options vous offre une fonctionnalit quivalente.
1. Dans le menu Fichier, choisissez Enregistrer sous.
Copyright 2004 Groupe Eyrolles
Dans le menu Outils, choisissez Options, puis activez longlet Scurit

(figure 9-1).
Protger les donnes financires

CHAPITRE 9
135
Figure 9-1
Longlet Scurit de la fentre Options.
2. Si vous travaillez avec Excel 97, cliquez sur le bouton Options. Si vous
travaillez avec Excel 2000 ou une version ultrieure, droulez la liste
Outils, puis choisissez Options gnrales.
3. Tapez votre mot de passe dans la zone Mot de passe protgeant le document ou Mot de passe pour la lecture (suivant la version utilise), puis cliquez sur OK.
INFO
Si vous avez oubli votre mot de passe, pas de panique ! Pour une somme modique, vous pourrez acheter sur Internet un logiciel capable de le retrouver (dans ce
domaine, loffre est trs riche).
Mettez nimporte quel moteur de recherche contribution, tapez Excel+password,
puis cliquez sur lun des rsultats.
Transmettre un fichier Excel protg

La procdure propose ci-aprs vous explique comment envoyer un fichier
Excel protg dans une version 2002 ou 2003 des destinataires utilisant des
versions antrieures.
136
1. Dans le menu Outils (pour les versions 2002 et ultrieures), choisissez

Options, puis activez longlet Scurit.
2. Cliquez sur le bouton Options avances, puis choisissez Compatible avec
Office 97/2000.
Signature numrique
Si vous changez des fichiers Excel sur Internet, une signature numrique vous
assure une meilleure scurit.
Dans le menu Outils (pour les versions 2002 et ultrieures), choisissez Options
et activez longlet Scurit. Cliquez sur le bouton Signatures numriques.
Protger les classeurs

Protger un classeur permet de prserver sa structure de tout changement
intempestif. Dans un classeur protg, vous ne pouvez pas supprimer ou
ajouter une feuille ou encore afficher une feuille masque.
Protger un classeur
1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Protger le classeur.
2. Tapez votre mot de passe dans la zone Mot de passe (facultatif), et cliquez
sur OK. La fentre Confirmer le mot de passe apparat.
3. Entrez une nouvelle fois votre mot de passe dans la zone Mot de passe de
cette nouvelle fentre, et cliquez sur OK.
ter la protection dun classeur
2. Entrez le mot de passe dans la zone Mot de passe, puis, cliquez sur OK.
Masquer ou afficher des feuilles

Excel vous permet de masquer ou afficher nimporte quelle feuille dun classeur (cependant, il faut toujours garder au moins une feuille affiche). Dans
1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis ter la protection du classeur.

CHAPITRE 9
137
une feuille masque, les donnes ou les formules ne peuvent tre vues ou
modifies directement.
Masquer une feuille
Slectionnez la feuille masquer et dans le menu Format, choisissez Feuille,
puis Masquer.
Afficher une feuille
1. Dans le menu Format, choisissez Feuille, puis Afficher.
2. Dans la fentre Afficher, slectionnez le nom de la feuille afficher, puis
cliquez sur OK.
Si vous le souhaitez, vous pouvez galement masquer ou afficher des feuilles
en utilisant la macro complmentaire ChooseSheet.xla (voir la figure 9-2).
Figure 9-2
La macro
complmentaire
ChooseSheet.xla.
138
Protger les feuilles masques dun affichage

intempestif
Une fois les feuilles masques, si le classeur est laiss sans protection, la liste
de ces feuilles peut tre accessible tout moment dans la fentre Afficher
(sous-menu Feuille du menu Format).
Rendre inaccessible la fentre Afficher
1. Appuyez sur les touches Alt+F11 afin daccder lditeur Visual Basic.
2. Dans le volet VBAProject, slectionnez le nom de la feuille devant rester
masque.
3. Appuyez sur F4 afin de faire apparatre la fentre Proprits. Vous pouvez
galement cliquer sur loutil Fentre Proprits de la barre doutils Standard.
4. Au niveau de la proprit Visible, slectionnez
xlSheetVeryHidden (comme sur la figure 9-3).
loption
La modification de la proprit Visible dune feuille.
Figure 9-3
2-

CHAPITRE 9
139
5. Appuyez sur les touches Alt+F4 pour fermer lditeur Visual Basic et
revenir Excel.
Protger les feuilles et les cellules

Vous pouvez protger le contenu des cellules de toute modification et rendre
invisible la syntaxe des formules.
Verrouiller ou masquer une cellule
1. Ouvrez la fentre Format de cellule soit en appuyant sur les touches
Ctrl+1, soit en cliquant avec le bouton droit sur la cellule, puis en choisissant Format de cellule dans le menu contextuel.
2. Activez longlet Protection. Par dfaut, la case Verrouille est coche alors
que la case Masque ne lest pas. Avant de protger la feuille, commencez
toujours par dverrouiller les cellules sur lesquelles vous souhaitez continuer dintervenir.
Pour quune cellule soit protge, deux conditions doivent tre remplies :
sa case Verrouille doit tre coche (voir la figure 9-4) ;
Figure 9-4
Longlet Protection
de la fentre
Format de cellule.
140
la feuille dans laquelle elle se trouve doit tre protge.

Pour quune formule napparaisse pas dans la barre de formule lorsque la
cellule qui la contient est slectionne, deux conditions doivent tre remplies :
sa case Masque doit tre coche ;
la feuille dans laquelle elle se trouve doit tre protge.
Protger une feuille

Avec la version 2002 dExcel, la fentre Protger la feuille offre la possibilit
de slectionner les fonctionnalits devant rester disponibles, en dpit de la
protection.
Figure 9-5
La fentre Protger
la feuille.
2. Dans la liste Autoriser tous les utilisateurs de cette feuille , cochez les
cases correspondant aux fonctionnalits qui doivent rester disponibles
malgr la protection (figure 9-5).
Dans les versions antrieures la version 2002, toutes les fonctionnalits
ddition taient automatiquement figes avec la protection.
1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Protger la feuille.

CHAPITRE 9
ASTUCE
141
Dans une feuille protge, la touche Tab permet de se dplacer directement dune
cellule dverrouille lautre.
Masquer les lignes et les colonnes
Dans la figure 9-6, on a russi circonscrire les dplacements au bloc de

cellules A1:D32 en masquant toutes les colonnes situes au-del de la
colonne D et toutes les lignes situes au-del de la ligne 32.
Figure 9-6
Laffichage dune feuille rduite un bloc de cellules.
142
Masquer lignes et colonnes

1. Slectionnez la colonne E.
2. Appuyez sur les touches Ctrl+Maj+Flche droite.
3. Cliquez avec le bouton droit sur les colonnes slectionnes et choisissez
Masquer dans le menu contextuel.
4. Slectionnez la ligne 33.
5. Appuyez sur les touches Ctrl+Maj+Flche bas.
6. Cliquez avec le bouton droit sur les lignes slectionnes, et choisissez
Masquer dans le menu contextuel.
Rafficher les lignes et les colonnes masques
1. Slectionnez la ligne 32.
2. Faites un cliquer-glisser vers le bas (les lignes masques sont galement
slectionnes).
3. Cliquez avec le bouton droit sur la ligne 32 slectionne, et choisissez
Afficher dans le menu contextuel.
4. Rptez les tapes 1 3 pour les colonnes partir de la colonne D.
Protger des blocs

Une feuille peut tre partage en deux parties :
une zone dans laquelle les mouvements ne sont pas restreints (la zone de
dfilement) ;
Cette division peut tre obtenue soit en ajoutant des instructions de programmation relatives lobjet ScrollArea dans une macro, soit en modifiant les
proprits de la feuille dans la fentre Proprits ouverte dans lditeur Visual
Basic. Les deux techniques sont prsentes ci-dessous.
une zone dans laquelle les mouvements sont restreints (la zone protge).

CHAPITRE 9
143
Modifier la zone de dfilement par une macro

Pour restreindre le dfilement la plage de cellules A1:C31, utilisez linstruction suivante :
Sheets("15-Postes").ScrollArea = "A1:C31"
Pour revenir un dfilement normal, utilisez linstruction suivante :

Sheets("15-Postes").ScrollArea = ""
Modifier la zone de dfilement par les proprits

1. Appuyez sur les touches Alt+F11 pour accder lditeur Visual Basic.
2. Dans le volet VBAProject, slectionnez la feuille dans laquelle vous souhaitez modifier la zone de dfilement.
3. Appuyez sur la touche F4 ou cliquez sur loutil Fentre Proprits de la
barre doutils Standard pour ouvrir la fentre des proprits de la feuille.
4. Dans la zone ScrollArea, tapez la rfrence de la plage de cellules
laquelle vous souhaitez restreindre le dfilement (par exemple
$A$1:$C$31, comme indiqu figure 9-7).
5. Appuyez sur les touches Alt+F4 pour refermer lditeur Visual Basic et
revenir Excel.
Dsormais, vous pouvez effectuer toutes les oprations de votre choix

dans la plage A1:C31. En revanche, vous ne pourrez que visualiser les
autres cellules.
Protection cible par type de contenu

Pour protger des formules ou du texte, vous devez commencer par isoler les
cellules concernes pour les verrouiller, puis protger la feuille.
144
La modification de la proprit ScrollArea dune feuille permet de restreindre la zone de dfilement.
tape 1 Dverrouiller toutes les cellules

La premire tape consiste vous assurer que toutes les cellules de la feuille
sont bien dverrouilles.
1. Slectionnez toutes les cellules de la feuille en appuyant sur les touches
Ctrl+A.
Figure 9-7

CHAPITRE 9
145
2. Ouvrez la fentre Format de cellule en appuyant sur les touches Ctrl+1.

3. Activez longlet Protection.
4. Dcochez la case Verrouille, puis, cliquez sur OK.
tape 2 Slectionner les cellules contenant des

formules ou du texte
Aprs avoir dverrouill toutes les cellules, vous devez faire une slection
cible des cellules protger (formules, texte, etc.).
1. Appuyez sur la touche F5. La fentre Atteindre apparat.
2. Cliquez sur le bouton Cellules. La fentre Slectionner les cellules apparat.
3. Pour slectionner toutes les cellules contenant des formules (voir la

figure 9-8), cliquez sur Formules, puis sur OK, et passez ltape 3. Pour
slectionner toutes les cellules contenant du texte (voir la figure 9-9), cliquez sur Constantes, ne laissez coche que loption Texte, cliquez sur OK,
et passez ltape 3.
Figure 9-8
Figure 9-9
Toutes les cellules de la feuille contenant

une formule sont slectionnes.
Toutes les cellules de la feuille contenant

du texte sont slectionnes.
146
tape 3 Verrouiller les cellules

Pour que cette slection spcifique soit protge, vous devez maintenant
verrouiller ces cellules.
1. Sans modifier la slection obtenue ltape prcdente, ouvrez la fentre
Format de cellule en appuyant sur les touches Ctrl+1.
2. Activez longlet Protection.
3. Cochez la case Verrouille, puis, cliquez sur OK.
tape 4 Protger la feuille

Le verrouillage des cellules demeure sans effet tant que la feuille nest pas
protge.
1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Protger la feuille. La
fentre Protger la feuille apparat.
2. Cliquez sur OK. En effet, le mot de passe est optionnel et na dimportance
quau moment dter la protection de la feuille. Sans mot de passe,
nimporte qui pourra annuler la protection de la feuille.
Blocs de cellules ouverts des utilisateurs

Avec sa version 2002, Excel offre tout un ensemble doptions permettant un
groupe dutilisateurs de mettre jour des donnes dans une zone prive (trs
utile pour travailler en rseau). Chaque utilisateur reoit une plage de cellules
et son propre mot de passe.
Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Permettre aux utilisateurs de

modifier des plages. La fentre Permettre aux utilisateurs de modifier les
plages apparat.
Autoriser des utilisateurs multiples

CHAPITRE 9
Figure 9-10
La fentre
Permettre aux
utilisateurs de
modifier les plages.
147
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15:37
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Joseph Rubin
Analyse
financire
et reporting
avec
Excel
11
Bilans compars
sur cinq ans
Dans ce chapitre :
Vous apprendrez comment utiliser les rapports dj crs pour gnrer les bilans compars sur cinq ans. Ce chapitre traite les points
suivants :
Remarques prliminaires De lintrt dun comparatif des bilans
sur cinq ans pour une meilleure vision long terme de lactivit.
Comparatif des bilans sur cinq ans Comparatif des bilans et quelques astuces pour parfaire ces comparatifs (arrondis, carts, etc.).
Remarques prliminaires
Dans le chapitre 4 Bilan , vous avez cr deux bilans, correspondant deux
exercices conscutifs.
ct des documents comptables standards, vous aurez de temps autre
besoin de gnrer et de prsenter des tableaux financiers destins des interlocuteurs trs varis. Les gestionnaires, les investisseurs potentiels ou les dciAlliance des consultants industriels francophones - http://www.acifr.org
176
deurs ne portent pas leur attention sur les mmes aspects. Aussi, partir de
donnes communes, vous devrez certainement construire des documents trs
diffrents.
Dans ce, vous apprendrez mettre en parallle les rsultats de cinq annes
dactivit travers cinq bilans.
Bilans compars sur cinq ans

lissue de ce chapitre, votre tableau devrait ressembler la figure 11-1.
Des bilans compars sur 5 ans.

Figure 11-1

CHAPITRE 11
177
Crer le tableau des bilans compars sur cinq ans

Pour crer le comparatif du bilan sur cinq ans, la premire tape consiste
dupliquer la feuille 31-Bil, modifier le nom de la feuille duplique, puis ajouter
les formules ncessaires aux trois colonnes supplmentaires.
1. Activez la feuille 31-Bil, et partir de son onglet, faites un cliquer-glisser
tout en maintenant la touche Ctrl enfonce.
2. Faites un double-clic sur longlet de la feuille duplique et modifiez son
nom en 34-Bil.
3. Ajoutez les trois nouveaux titres en copiant la cellule D8 puis en la collant
dans les cellules E8:G8.
INFO
Pour plus de dtails concernant les titres du bilan, consultez le chapitre 4 Bilan .
4. Ajoutez les formules dans les colonnes E:G ( partir de la cellule D12).
Ces formules doivent retourner les soldes des types de comptes (niveau 3)
indiqus en colonne A partir des colonnes appropries de la feuille 21Bal.
5. Cliquez dans la cellule D12, puis slectionnez sa formule dans la barre de
formule, et appuyez sur les touches Ctrl+C.
6. Cliquez soit sur le bouton Annuler, soit sur le bouton Valider (ces deux
boutons, la croix et la racine, apparaissent automatiquement sur le ct
gauche de la barre de formule ds que vous tes en mode Modifier).
7. Slectionnez la cellule E12 et appuyez sur les touches Ctrl+V. Faites de

mme avec les cellules F12 et G12.
8. Slectionnez la cellule E12, et dans le dernier argument de la fonction
DECALER, remplacez la valeur 12 par 24.
9. Slectionnez la cellule F12, et dans le dernier argument de la fonction
10. Slectionnez la cellule G12, et dans le dernier argument de la fonction
11. Copiez le bloc de cellules E12:G12, et collez les formules dans toutes les
cellules des colonnes E:G pour lesquelles cest ncessaire.
178
Figure 11-2
Le dernier argument des formules se rduit de 12 chaque passage de colonne.
La variable DateChoix est rduite de 12 chaque changement de colonne. Cette

variable a t dfinie dans la feuille 13-Paramtres, et dsigne la cellule lie
la liste droulante dans laquelle vous avez choisi la date du premier bilan. Pour
plus de dtails, consultez le chapitre 1 Prsentation du classeur
EtatsFinanciers.xls .
La formule de la cellule C12 est :
La formule de la cellule D12 est :
=SOMME.SI(BalNiv3;A12;DECALER(BalNiv3;0;DateChoix+2-12))
La formule de la cellule E12 est :
=SOMME.SI(BalNiv3;A12;DECALER(BalNiv3;0;DateChoix+2-24))
Comme vous pouvez le constater dans la figure 11-2, le troisime argument de
la fonction DECALER (le numro de colonne) est rduit de 12 (cest--dire de
=SOMME.SI(BalNiv3;A12;DECALER(BalNiv3;0;DateChoix+2))

CHAPITRE 11
179
douze mois pour chaque anne). Ainsi, la fonction SOMME.SI, en fonction du

critre indiqu en colonne A (type de compte), fait le cumul des soldes en
venant pointer sur la colonne adquate de la feuille 21-Bal.
Arrondir au millier les donnes du comparatif

Si les donnes ne sont pas arrondies au millier, la lecture de ce comparatif
risque de devenir un peu fastidieuse. Dans cette section, vous allez apprendre
une mthode simple pour arrondir les valeurs au millier, et des astuces pour
viter que ces arrondis viennent perturber les totaux.
Utiliser la fonction ARRONDI nest pas ncessairement la meilleure solution pour
arrondir les nombres au millier car cela imbriquera une nouvelle formule dans
la formule initiale (qui est dj assez longue). En outre, cette mthode rendrait
galement laudit de la feuille plus complexe et utiliserait davantage de
mmoire tout en alourdissant le poids du fichier. Au lieu de cela, vous pouvez
utiliser un format de nombre personnalis.
Modifier le format de nombre des colonnes C:G
1. Dans la feuille 34-Bil prsente figure 11-2, slectionnez les cellules des
colonnes C:G partir de la cellule C12.
2. Appuyez sur les touches Ctrl+1, activez longlet Nombre, puis choisissez
la catgorie Personnaliser.
3. Dans la zone Type, tapez (figure 11-3) :
# ##0 ;[Rouge]-# ##0 ;

INFO
Ce format se prsente en trois lments spars par des points-virgules. Ces

lments correspondent des diffrents cas de figure, selon le signe de la cellule.
Si le rsultat est positif, cest # ##0 qui sapplique, si le rsultat est ngatif, cest
[Rouge]-# ##0 qui sapplique. Lajout dun second point-virgule sans rien
derrire permet de masquer le contenu de la cellule lorsque celui-ci est nul.
Lajout dun espace la fin de chaque segment divise lapparence du nombre par
mille. Si vous aviez ajout deux espaces chaque fois, lapparence du nombre
serait divise par un million, etc. En revanche, lespace qui apparat entre les deux
premiers # joue uniquement le rle de sparateur de milliers.
180
Figure 11-3
Crez un format de
nombre
personnalis pour
arrondir les valeurs
au millier.
4. Cliquez sur OK.

Les caractres # et 0 permettent tous deux dafficher les chiffres entrs dans la
cellule. Il existe nanmoins une diffrence entre les deux. En effet, le
caractre # naffiche pas les zros non significatifs, alors que le caractre 0 le
fait. En dautres termes, si le format de la cellule est # ##0,00, le nombre
affich sera 1 112,50, en revanche, si ce format est # ##0,0#, cest 1 112,5 qui
saffichera.
Les contrles font apparatre des carts
Cette erreur est due la fonction SOMME qui fait les calculs partir des valeurs
telles quelles ont t entres et non pas partir des valeurs telles quelles
apparaissent.
Par exemple sur la figure 11-4, le nombre 1 654 de la cellule C28 correspond
en fait la valeur 1 653,55784. De mme, le total 2 514 de la cellule C32
correspond la valeur 2 514,40683. Pour rsoudre ce problme, vous pouvez
recourir une technique de la formule matricielle.
Il est possible que les totaux tablis partir de nombres ainsi arrondis semblent
faux. Par exemple, la formule de la cellule C32 renvoie 2 514, alors que ce
rsultat devrait tre 2 516.

CHAPITRE 11
181
Figure 11-4
Un arrondi dfini laide dun format de nombre ne joue que sur lapparence des valeurs et risque
de faire apparatre des totaux errons.
Amnager la fonction SOMME pour rsorber les carts

1. Dans la cellule C32, entrez la formule suivante :
=SOMME(ARRONDI(C27:C31;-3))
ATTENTION Ne validez pas cette formule en vous contentant dappuyer sur Entre. Pour la valider correctement, il faut que vous mainteniez les touches Ctrl+Maj enfonces
pendant que vous appuyez sur Entre.
2. Vous pouvez ensuite recopier la formule dans les cellules D32:G32.

3. Crez une formule simple pour les cellules C20 et C24.
4. Pour la cellule C16, entrez la formule :
{=SOMME(ARRONDI(C12:C15;-3))}
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182
Figure 11-5
Une fonction ARRONDI utilise de manire matricielle pour rtablir la justesse des totaux.
INFO
Vous remarquerez quExcel ajoute de lui-mme les accolades ds que vous validez une formule matricielle.
Cette formule renvoie des nombres corrects pour deux raisons :

vous utilisez conjointement la fonction ARRONDI (avec son argument -3)
et un format de nombre arrondi au millier (figure 11-5).
Ces deux points vont tre dtaills dans les sections suivantes.
La fonction ARRONDI
Ici, la fonction ARRONDI est utilise ainsi :
=ARRONDI(C12:C15;-3)
Le second argument est -3. Cette valeur permet, par exemple, de transformer
640 716,67 en 641 000.
vous recourez une formule matricielle.

CHAPITRE 11
183
La valeur -3 en second argument ramne les trois derniers chiffres composant

le nombre (units, dizaines et centaines) zro. Le format de nombre entr
dans la cellule (# ##0 ), lui, permet de ne pas afficher les trois derniers chiffres
composant le nombre (qui sont maintenant, grce la fonction ARRONDI, trois
zros, mais seulement au niveau de la somme).
Lutilisation conjointe de ces deux techniques permet donc dafficher dans la
cellule 641 au lieu de 640 716,67, si lon garde le mme exemple (voir la
figure 11-6).
Figure 11-6
Le deuxime argument de la fonction ARRONDI permet de prciser le niveau darrondi souhait.
Une formule matricielle

Une formule matricielle est gnre lorsque vous validez une formule au
moyen de la combinaison de touches Ctrl+Maj+Entre. Vous indiquez ainsi
Excel dappliquer la fonction ARRONDI au bloc de cellules indiqu dans le
premier argument. Si vous omettez de valider correctement votre formule,
Excel renvoie une valeur derreur, car normalement, cette fonction ne ralise
un calcul darrondi que sur un nombre isol.
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Joseph Rubin
Analyse
financire
et reporting
avec
Excel
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Table des matires

Les raisons qui mont amen crire ce livre . . . . . . . . . . . . . XVII
propos de ce livre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XVIII
PARTIE 1
Cration du classeur EtatsFinanciers.xls
........
Prsentation du classeur EtatsFinanciers.xls . . . . . . .
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Le classeur EtatsFinanciers.xls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Famille 1 Gnralits et paramtres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Famille 2 Donnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Famille 3 Documents comptables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Famille 4 critures dinventaire et contrles . . . . . . . . . . . . .
Macro complmentaire ChooseSheet.xla. . . . . . . . . . . . . . . . .
Trier les feuilles dans lordre croissant . . . . . . . . . . . . . . . . . .
CHAPITRE 1
4
5
13
17
17
17
19
CHAPITRE 2
Balance aprs critures dinventaire . . . . . . . . . . . . . . . .
21
Feuille 91-BalA (balance initiale) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
tape 1 Saisir et sauvegarder la balance dans une feuille Excel
tape 2 Dfinir les noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
tape 3 Contrles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Feuille 92-Inv (critures dinventaire) . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
tape 1 Passer les critures dinventaire . . . . . . . . . . . . . . . .
22
22
22
23
25
26
27
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tape 2 Dfinir les noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

tape 3 Contrle des critures dinventaire . . . . . . . . . . . . .
30
31
Feuille 93-BalZ (balance aprs critures dinventaire) . . . . .

Utiliser SOMME.SI pour fusionner balance initiale et critures
dinventaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Utiliser la consolidation pour fusionner balance initiale
et critures dinventaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ajouter les soldes par comptes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Afficher les sous-totaux en couleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Feuille 94-Contrles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
34
35
36
42
43
44
CHAPITRE 3
Stocker une nouvelle balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
45
Remarques prliminaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
46
Dtecter un nouveau compte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Utiliser la consolidation pour comparer les listes . . . . . . . . . . .
Utiliser NB.SI pour comparer les listes . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ajouter de nouveaux comptes la feuille 21-Bal . . . . . . . . . . .
Stocker la dernire balance dans la feuille 21-Bal . . . . . . . . .
Figer les donnes de la dernire balance . . . . . . . . . . . . . . . . .
46
46
50
50
53
54
CHAPITRE 4
55
55
Crer un bilan avec Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

tape 1 Dfinir les noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
tape 2 Ajouter une liste droulante . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
tape 3 Ajouter le nom de lentreprise . . . . . . . . . . . . . . . . .
tape 4 Indiquer mois et millsimes . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
tape 5 laborer le bilan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
tape 6 Choisir le type de compte dans une liste de validation
tape 7 Crer les formules de synthse de niveau 3 . . . . . . .
56
57
58
59
59
60
66
67
Bilan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
PLP_reportexcel_.book Page XI Lundi, 3. mai 2004 2:27 14
Table des matires
XI
tape 8 Mettre automatiquement jour les numros dannexes
71
Afficher deux exercices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Contrler le bilan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
73
75
CHAPITRE 5
Compte de rsultats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
77
Crer un compte de rsultats avec Excel . . . . . . . . . . . . . . . . .
lments spcifiques au compte de rsultats. . . . . . . . . . . . . .
Associer dure et date de clture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Faire apparatre le bnfice ou la perte . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
77
78
80
80
83
CHAPITRE 6
Tableau de financement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
85
Emplois et ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Crer un tableau de financement avec Excel . . . . . . . . . . . . .
tape 1 Ajouter une colonne au bilan pour un troisime
exercice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
tape 2 Dfinir les noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
tape 3 Entrer les formules du tableau de financement . . . . .
tape 4 Tableau de financement explicatif de la variation
de trsorerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
85
86
87
88
88
89
91
CHAPITRE 7
Annexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
95
Crer la feuille 61-Annexes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
tape 1 Attribuer un nom la feuille 61-Annexes . . . . . . . . .
tape 2 Organiser la feuille 61-Annexes . . . . . . . . . . . . . . . .
tape 3 Ajouter une annexe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
tape 4 Contrler les totaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
95
96
96
97
98
102
PLP_reportexcel_.book Page XII Lundi, 3. mai 2004 2:27 14
XII
CHAPITRE 8
Personnaliser le classeur et amliorer

la prsentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Crer un menu personnalis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Crer un menu personnalis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Affichages personnaliss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Outil Affichages personnaliss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ajouter un affichage personnalis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Chemin daccs du classeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Volet Espions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Auteurs des commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Format par dfaut des commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Visualiser les commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Modifier lemplacement dun commentaire . . . . . . . . . . . . . . .
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Ajouter des images aux commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Envoyer des donnes dans les commentaires . . . . . . . . . . . . . .
105
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126
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130
Protger les donnes financires . . . . . . . . . . . . . . . . . .
133
Scurit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mot de passe louverture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Transmettre un fichier Excel protg . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Signature numrique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Protger les classeurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
134
134
134
135
136
136
CHAPITRE 9
PLP_reportexcel_.book Page XIII Lundi, 3. mai 2004 2:27 14
Table des matires
XIII
Masquer ou afficher des feuilles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Protger les feuilles masques dun affichage intempestif . . . . .
136
138
Protger les feuilles et les cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Protger une feuille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Masquer les lignes et les colonnes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Protger des blocs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Protection cible par type de contenu . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
tape 1 Dverrouiller toutes les cellules . . . . . . . . . . . . . . . .
tape 2 Slectionner les cellules contenant des formules
ou du texte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
tape 3 Verrouiller les cellules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
tape 4 Protger la feuille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Blocs de cellules ouverts des utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . .
139
140
141
142
143
144
145
146
146
146
CHAPITRE 10
Imprimer et envoyer des rapports de gestion . . . . . . . 149

Paramtres dun classeur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Impression en noir et blanc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modifier le numro de la premire page . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Redimensionner le tableau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
En-ttes et pieds de page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Complter le pied de page au moyen dune macro . . . . . . . . . .
Insrer le logo de lentreprise dans len-tte . . . . . . . . . . . . . . .
Modifier toutes les feuilles en une seule opration . . . . . . . . . .
Quelques aspects fondamentaux de limpression . . . . . . . . . .
Numro de page et nombre de pages total . . . . . . . . . . . . . . . .
Zone dimpression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Commentaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Masquer des donnes avant limpression . . . . . . . . . . . . . . . . .
Des paramtres dimpression homognes . . . . . . . . . . . . . . . . .
Numroter les pages dans un rapport htrogne . . . . . . . . . . .
Insrer un filigrane . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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150
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PLP_reportexcel_.book Page XIV Lundi, 3. mai 2004 2:27 14
XIV
Affichages personnaliss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Faire apparatre loutil Affichages personnaliss . . . . . . . . . . .
Nouvel affichage personnalis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Imprimer un affichage personnalis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gestionnaire de rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Installer la macro complmentaire Rapports.xla . . . . . . . . . . .
Crer et sauvegarder un rapport . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Imprimer, modifier ou supprimer un rapport . . . . . . . . . . . . . .
Imprimer le rapport partir dun menu personnalis . . . . . . . .
Envoyer le rapport par e-mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
164
164
164
165
165
165
167
168
168
170
PARTIE 2
Analyses financires et rapports de gestion
....
173
Bilans compars sur cinq ans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
175
175
Bilans compars sur cinq ans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Crer le tableau des bilans compars sur cinq ans . . . . . . . . . .
Arrondir au millier les donnes du comparatif . . . . . . . . . . . . .
176
CHAPITRE 11
177
179
CHAPITRE 12
185
186
Comptes de rsultats compars sur cinq ans . . . . . . . . . . . . .

Crer un comparatif du compte de rsultats sur cinq ans . . . . .
Arrondir les donnes au millier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Comptes de rsultats trimestriels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Calculer les valeurs du compte de rsultats . . . . . . . . . . . . . . .
Feuille de calcul des donnes trimestrielles . . . . . . . . . . . . . . .
186
186
189
189
189
190
Comptes de rsultats trimestriels et sur cinq ans . .
PLP_reportexcel_.book Page XV Lundi, 3. mai 2004 2:27 14
Table des matires
XV
Choisir lanne civile ou lanne fiscale . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Titres des colonnes pour les donnes trimestrielles . . . . . . . . . .
Consolidation trimestrielle des balances . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Exemples de comptes de rsultats trimestriels . . . . . . . . . . . . .
193
197
198
199
Graphiques simples et rapides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
201
CHAPITRE 13
Analyse financire et tableaux croiss dynamiques . 203

204
Sauvegarde des balances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
205
Tableaux croiss dynamiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

tape 1 Attribuer un nom dynamique aux donnes source . . .
tape 2 Gnrer le tableau crois dynamique . . . . . . . . . . . . .
tape 3 Composer le tableau crois . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Utiliser le tableau crois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Tableaux croiss et documents comptables . . . . . . . . . . . . . . .
Gnrer les documents comptables partir du tableau crois . .
Construire les formules du bilan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mettre jour le tableau crois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Comparer les exercices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
tape 1 Utiliser plusieurs fois le mme champ . . . . . . . . . . . .
tape 2 Ajouter plusieurs fois le mme champ . . . . . . . . . . .
tape 3 Modifier le mode de calcul . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
tape 4 Ajouter deux colonnes supplmentaires . . . . . . . . . .
tape 5 Crer un nouveau champ pour regrouper d
es lments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Regroupements mensuels ou trimestriels . . . . . . . . . . . . . . . .
207
208
208
209
210
210
210
211
213
215
215
216
218
220
223
226
Graphiques croiss dynamiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
227
Bilans et tableaux croiss dynamiques. . . . . . . . . . . . . . . . . . .
229
Synthse horizontale des balances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
231
Tableaux croiss et anne fiscale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
238
PLP_reportexcel_.book Page XVI Lundi, 3. mai 2004 2:27 14
XVI
CHAPITRE 14
Analyse financire et calcul des ratios . . . . . . . . . . . . .
243
243
Analyse financire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
244
Bilans compars sur deux ans . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Comptes de rsultats compars sur deux ans . . . . . . . . . . . . . .
Ratios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Catgorie 1 Ratios de liquidit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Catgorie 2 Ratios de gestion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Catgorie 3 Ratios de rentabilit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Catgorie 4 Effet de levier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Obtenir le maximum de lanalyse des ratios . . . . . . . . . . . . . .
244
246
247
247
249
250
251
252
CHAPITRE 15
Analyse par centre de profit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
253
254
Ajout dune colonne Centre de profit la table

des balances . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
254
Attribuer un nom au tableau rassemblant les balances

mensuelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conserver le filtre par centre de profit grce aux affichages
personnaliss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
257
Centres de profit et tableaux croiss dynamiques . . . . . . . . .
258
Pourquoi utiliser deux tableaux croiss dynamiques ? . . . . . . .

Dfinir les noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
259
260
Compte de rsultats par centre de profit . . . . . . . . . . . . . . . .
260
Crer les comptes de rsultats par centre de profit . . . . . . . . . .
264
Impression par centre de profit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
269
Automatiser limpression des rapports par centre de profit . . .
271
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
273
256

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Analyse financire et reporting avec Excel

Protection cible Protection des cellules en fonction de leur

Mot de passe louverture

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Dans le menu Outils, choisissez Options, puis activez longlet Scurit

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Protger les donnes financires

Longlet Scurit de la fentre Options.

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Transmettre un fichier Excel protg

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Analyse financire et reporting avec Excel

1. Dans le menu Outils (pour les versions 2002 et ultrieures), choisissez

Protger les classeurs

Masquer ou afficher des feuilles

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1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis ter la protection du classeur.

PLP_reportexcel_.book Page 137 Lundi, 3. mai 2004 2:27 14

Protger les donnes financires

Copyright 2004 Groupe Eyrolles

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Analyse financire et reporting avec Excel

Protger les feuilles masques dun affichage

La modification de la proprit Visible dune feuille.

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Protger les donnes financires

Protger les feuilles et les cellules

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Analyse financire et reporting avec Excel

la feuille dans laquelle elle se trouve doit tre protge.

Protger une feuille

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1. Dans le menu Outils, choisissez Protection, puis Protger la feuille.

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Protger les donnes financires

Masquer les lignes et les colonnes

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Dans la figure 9-6, on a russi circonscrire les dplacements au bloc de

Laffichage dune feuille rduite un bloc de cellules.

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Analyse financire et reporting avec Excel

Masquer lignes et colonnes

Protger des blocs

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Protger les donnes financires

Modifier la zone de dfilement par une macro