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EDITORA www.portaltributario.com.br
INTRODUO
Todos ns possumos a mesma quantidade de tempo diria: 24 horas. Alguns usam estas horas de
forma proveitosa e til, enquanto outros tm dificuldades em coordenar este recurso to limitado e
precioso.
Se tempo dinheiro, importante sabermos aproveit-lo bem, j que no possvel guard-lo,
vend-lo, alug-lo ou fazer qualquer outra coisa, seno somente us-lo.
Vamos aprender, neste curso, as principais tcnicas de utilizar adequadamente o tempo. V em
frente e persista: voc vencer! Quase todos ns somos muito ocupados, mas sempre haver
espao para nos aperfeioarmos e melhorarmos nosso dia-a-dia.
O nico derrotado aquele que desistiu de lutar !
PLANO DE AO DIRIO
Voc precisa adotar um plano de ao para o seu dia. Se no o fizer, ir dedicar tempo precioso
quilo que aparecer primeiro na sua mesa de trabalho.
Trabalhe com o que IMPORTANTE e no somente com o que URGENTE. Comece o dia
fazendo um esquema geral, com destaque para 2 ou 3 coisas mais importantes que gostaria de
realizar. No permite que suas preocupaes dirias lhe impeam de planejar seu esquema.
Exemplo:
(as tarefas mais importantes e prioritrias esto sublinhadas)
8 horas: Ler o jornal
8.15 horas: Ler relatrio da diretoria
8.30 horas: Reunio com chefia
8.50 horas: leitura dos e-mails
9.10 horas: Projeto do novo produto
9.50 horas: Pausa para ginstica
10 horas: Atendimento do cliente IMPORTANTE
11 horas: Redigir relatrio da visita do cliente
12 horas: Almoo
13.30 horas: Telefonemas e pendncias
14.30 horas: Leitura da correspondncia
15.00 horas: Visita seo de Pesquisa e Desenvolvimento
15.30 horas: Reunio do Departamento Comercial e Marketing
17.00 horas: Reviso final do relatrio de visita do cliente
17.50 horas: Programao geral para o dia seguinte
No incio, talvez seja difcil voc organizar suas tarefas. Compre uma agenda e v incluindo os
horrios e tarefas. A medida que o dia for progredindo, v assinalando o que voc j fez. Isto
representar uma motivao a mais, j que, ao final do dia, voc poder olhar a lista e (certamente)
poder dizer: quanta coisa que eu fiz!
Se voc no gosta de usar agendas prontas, basta copiar o modelo adiante para seu editor de texto, e
preencher diariamente ou imprimir para preencher a caneta ou lpis:
MODELO
(copie a partir daqui)
PLANO DE AO PARA O DIA ....../........../..........
Horrio
Tarefa
Efetuada?
CONCENTRAO!
A melhor maneira de economizar tempo concentrar-se no que voc faz. No possvel fazer 2 ou 3
coisas ao mesmo tempo. Assuma uma tarefa e concentre as foras nela. No interrompa para dar
uma telefonada, ou para bater papo, etc. V AT O FIM! Poucos problemas resistem a um ataque
macio.
Como aumentar sua concentrao? Talvez voc ter que desligar o rdio, ou a TV, ou parar de comer
e beber durante a execuo de suas tarefas... Ler um jornal e ao mesmo tempo tentar redigir um
relatrio tcnico algo extremamente difcil. Largue o jornal e, apenas, redija o seu relatrio!
CRIE MODELOS!
Uma das formas de conseguir ganhar tempo padronizar certos servios, como relatrios. Guarde
em seu computador modelos ou relatrios que voc j elaborou, e utilize-os para fazer novos
relatrios (bastando s preencher os dados que so solicitados pelo seu relatrio especfico).
Tudo o que voc faz que rotina pode ter economia de tempo, padronizando-se os procedimentos.
Por exemplo: utilize-se dos recursos do Word (editor de texto) e do Excel (planilha eletrnica) para
guardar relatrios e efetuar clculos e controles financeiros dirios.
Outro exemplo: guarde os documentos que voc tem que lidar diariamente em um s lugar (pasta)
para ter acesso imediatamente a qualquer um deles, sem perder tempo em procurar nas gavetas ou
arquivos.
Exerccios do Mdulo 1:
a) Escreva abaixo 2 ou 3 coisas que diariamente voc tem de fazer, obrigatoriamente, no seu
trabalho:
1.............exemplo: ler o relatrio dirio de acompanhamento de clientes
2.............
3.............
b) Muito bem, agora estabelea um horrio determinado para que cada tarefa acima seja executada:
Tarefa
Exemplo: ler o relatrio dirio de acompanhamento de clientes
Horrio dirio
8.15 s 8.50
c) Tudo OK? Agora relacione outras tarefas e aes corriqueiras que voc precisa fazer, para incluir
no seu Plano de Ao Dirio:
Tarefa ou Ao
Exemplo: ler os e-mails
20 minutos
d) Muito bem! Agora organize seu dia, com base nos exerccios b e c anteriores (se necessrio, use o
modelo sugerido nesta lio). Voc consegue!
PAUSAS!
Mas trabalhar durante longas horas, sem fazer um descanso, no bom modo de aproveitar
eficazmente o tempo. A energia acaba e o tdio instala-se, cansao fsico e mental terminam por
sepultar o aproveitamento. Trocar, por alguns minutos, um trabalho mental por um fsico (caminhar,
respirar intensamente, exerccios leves, etc.) ajuda a recuperar o nimo.
No pense que um repouso desperdiar tempo. Ele aumentar a eficincia, beneficiando sua sade,
na medida que alivia a tenso. Tudo o que contribua para manter sua boa sade um bom emprego
do seu tempo!
ORGANIZAO DA PAPELADA...
A pior coisa para perdermos tempo a confuso de papis sobre a mesa. A desordem prejudica a
concentrao, provoca tenso e frusta-nos com a sensao que estamos soterrados.
Sempre que sua mesa esteja se tornando catica, reserve algum tempo para organiz-la: separe os
papis em 4 montes:
1) o que vai direto para o lixo (coloque imediatamente na cesta!): propagandas, papis velhos,
anotaes gerais...
2) providncias imediatas
3) prioridade menor
4) para leitura posterior
Arquive somente o que imprescindvel. Arquivar muitos documentos multiplica a necessidade de
espao e tempo para administrar, tanto o espao quanto o arquivamento.
Ao final do dia, limpe a mesa. Assim, o seu dia seguinte comear livre e sem entulhos do dia
anterior.
Arranje 3 pastas de cartolina e coloque os papis em cada pasta (cada pasta deve Ter uma cor
diferente, para facilitar). Exemplo:
Sempre existem aquelas tarefas que temos um prazo para entregar, etc.
So tarefas que, nossa tendncia, deixar para o ltimo dia... No faa isto!
Aplique um plano rpido e pequeno para voc vencer uma grande tarefa, com prazo marcado. Veja o
seguinte exemplo:
TAREFA: Escrever o relatrio anual de desempenho de minha seo.
Prazo para entrega: 25 de maro
10 de fevereiro
15 de fevereiro
10 de maro
20 de maro
25 de maro
Executar:
Procurar o relatrio do ano anterior para servir de modelo
Pedir para o pessoal escrever, em 10 a 20 linhas, o que acharam que
realizado de importante no ano anterior (novos clientes, treinamento,
nova forma de trabalho, etc.)
Escrever a primeira verso do relatrio, juntando o modelo + o que o
pessoal j escreveu
Reviso e alteraes
Enviar o relatrio para a Diretoria
Foi feito?
Exerccios do Mdulo 2:
a) Defina um horrio, tanto de manh quanto tarde, em que voc far uma pausa s sua no seu
trabalho e se dedicar a uma rpida relaxada, ou a ginstica leve ou a ler aquele livro guardado
durante anos na sua gaveta...
TAREFA:
1.
2.
3.
4.
5.
h) Agora coloque na pasta VERDE (prioridade menor) a relao que voc fez no exerccio g. Ao se
aproximar a data (2 ou 3 dias antes) que voc colocou, transfira para a pasta VERMELHA
(providncias imediatas). Aps cumprir aquela ao, o papel pode voltar para a pasta VERDE, e
assim sucessivamente. VOC VENCER!
Por que imprimir 10 pginas novamente na impressora ou no xerox, se o erro est apenas na palavra
comecar, que voc esqueceu de colocar o ? mais sensato, econmico e rpido apenas incluir
o sinalzinho abaixo do c!!!!
Raramente os perfeccionistas, aqueles que querem a perfeio em tudo (ou quase tudo) tem
tempo para si, para os outros, ou para serem perfeitos!
DIGA NO !!!
O uso da palavra no uma eficaz ferramenta de economia de tempo. Aprenda a recusar, com
educao mas firmemente, qualquer solicitao que no lhe parea imprescindvel para alcanar os
resultados.
Voc pode desculpar-se dizendo que no deseja livrar-se do trabalho, mas dedicar-se melhor naquilo
que realmente considera importante, e assim poder[a Ter chance de livrar-se dos trabalhos
improdutivos.
Quando nossa nica preocupao no ofender aos outros, acabamos entulhados de prioridades
alheias.
Exemplos:
1) Voc foi convidado para estar numa reunio de outro departamento, mas que nada tem a ver com
suas tarefas ou com os clientes. Apenas convidaram voc porque querem valorizar a turma.
Recuse sem hesitao!
2) Voc recebe um telefonema para dar uma opinio de marketing para um conhecido, onde dever
cadastrar seus dados e responder a um questionrio na internet, com 50 perguntas (ou mais...!).
Delicadamente, diga que voc no dispe do tempo necessrio para dar ateno devida ao
assunto e... tchau!
CORTE!
H inmeras atividades que nos levam a perder tempo: bater papo sobre futebol, na hora do
trabalho, falar ao telefone alm do imprescindvel, remeter um e-mail sobre coisas corriqueiras, que
no precisariam ser escritas, ler propagandas e aquele monto de malas diretas que chegam a sua
mesa diariamente....
Estabelea horrios em que atender telefonemas de marketing direto (se que voc quer atender
este tipo de telefonema...) e seja rigoroso, pedindo queles que desejam interromper suas atividades
para serem breves e diretos. No se trata de m educao, mas de conduta apropriada para vencer as
responsabilidades que voc tem!
Ah! Mas ento eu no posso mais conversar sobre futebol com meus colegas? Claro que pode! Mas
utilize o tempo do almoo!
DELEGAR:
Ns precisamos saber distinguir entre aquilo que ns temos que fazer e aquilo que podemos deixar
outros executar, por delegao direta. Delegar quer dizer incumbir, entregar uma tarefa a outrem,
transmitir permisso de executar em meu lugar.
O que voc poder deixar que seus subordinados faam? Faa uma revista de suas tarefas dirias, e
verifique que parte delas dispensa sua ao direta!
Se voc delegar corretamente, Ter mais tempo para assumir (novas) tarefas, mais complexas e de
acordo com sua competncia, fazendo-o progredir profissionalmente!
Exerccios do Mdulo 3:
1. Voc um perfeccionista? Responda cada uma das perguntas com um nmero, segundo a
seguinte escala:
0 (zero) para NUNCA
1 para DE VEZ EM QUANDO
2 para QUASE SEMPRE
3 para SEMPRE:
( ) Se voc erra ao escrever um bilhete, ao invs de riscar o erro, voc escreve tudo de novo, em outra folha.
( ) Voc revisa um relatrio, a procura de erros, mesmo aps de j o ter entregue.
( ) Voc enfeita (coloca colorido, desenhos, etc.) seu trabalho, sempre que possvel, para agradar a quem o recebe.
( ) Um amigo lhe pede uma opinio sobre um assunto, em que voc um especialista. Voc d sua opinio, mas se
estende nos detalhes, e fala por pelo menos 10 a 15 minutos.
( ) Numa reunio, voc precisa votar num assunto. Alm de votar, voc faz questo de explicar aos outros por que
votou daquela maneira.
( ) Voc passa a limpo seus rascunhos, para uma nova folha, antes de digitar ou de redigir o texto definitivo.
Some seus pontos aqui: .......
Vamos aos resultados:
De zero a 5: parabns! Voc, certamente, no um perfeccionista!
De 6 a 10: est na mdia, mas lembre-se que o perfeccionismo no significa, necessariamente, melhor qualidade no
trabalho...
Acima de 10: voc tem um estilo perfeccionista. Quanto lhe custa isto? Vale a pena?
2) Lembre-se de 2 coisas que voc PRECISA dizer no e no tem coragem. Agora, anote-as e tome a deciso de dizer
NO assim que for solicitado a fazer!
Preciso
dizer
NO
para
a
seguinte
pessoa:
..........
que
me
convidou
para
fazer
o
seguinte: .......................................................
Tambm preciso dizer NO para o .............. (coloque o nome da pessoa) que quer que eu me responsabilize
por ...............................................
3) Pense em uma tarefa que voc vem adiando, adiando... Escreva aqui esta tarefa: ................
4) Com base na sua resposta anterior, possvel:
a)
b)
c)
d)
4) SUPERMERCADO:
Faa sempre uma lista de compras, ANTES de ir ao supermercado. Assim, voc no perder tempo
imaginando o que deveria comprar, e tendo que retornar depois para completar a compra... (voc vai
economizar tambm combustvel e ir evitar de comprar aquelas ofertas inteis...).
5) VENDEDORES... PESQUISADORES E OUTRAS DORES....
Tem um monto de gente querendo disputar seu tempo. Talvez o telemarketing ativo (quando o
pessoal fica ligando para voc para vender qualquer coisa chamada de lanamento, com inmeras
vantagens da promoo...) seja o mais moderno e sutil meio de gastar seu tempo, dinheiro e
pacincia.
S h um jeito de eliminar estas dores: diga no imediatamente! Se voc no gosta de dizer no,
ento diga: me telefone no ms que vem, at l vou pensar no assunto... Pelo menos voc ganhou
um ms de liberdade...
6) CURSOS
Pare de fazer cursos caros, demorados e ineficientes! Procure fazer os cursos intensivos, rpidos ou
on-line (como este que voc est fazendo). Voc economiza: transporte, estacionamento e... claro,
tempo!
7) MALA DIRETA, E-MAILS E OUTROS ENTULHOS
Mais de 50% de toda correspondncia postal e eletrnica verdadeiro entulho propagandstico ou
desperdcio de comunicao e recursos. Delete os e-mails de contedo publicitrio ou que nada tem
a ver com suas metas, imediatamente. Coloque no lixo as malas diretas e nem perca tempo abrindo
um envelope! Aps abrir milhares de malas diretas, ainda no achei um cheque ou cdula de
dinheiro vivo nelas...
8) CELULAR?
A maravilha do celular tambm um incmodo que rouba nossa concentrao e toca nas horas mais
desagradveis. Desligue-o! Mantenha-o ligado somente quando puder atend-lo.
9) DESCULPE, POR FAVOR E GENTILEZA...
Quando algum nos aborda e comea a falar ininterruptamente (inclusive nosso chefe), o que fazer?
Utilize as palavras mgicas: desculpe, eu preciso voltar ao trabalho..., por favor, posso dar
ateno a voc em outra oportunidade...? e gentileza, estou me lembrando de algo que preciso
fazer agora.... Falta de educao roubar tempo dos outros...!
PARABNS! Voc completou este curso, e agora poder praticar o que aprendeu. O que achou? No esquea de indicar
este curso para seus amigos e colegas!
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