ndice

Pg.
Introduccin---------------------------------------------------------- 3
Control------------------------------------------------------------------ 4
Importancia del Control------------------------------------------- 5
Tipos de Control----------------------------------------------------- 6
Niveles del Control-------------------------------------------------- 7
Proceso de Control------------------------------------------------- 7
Etapas del Control--------------------------------------------------- 8
Herramientas del Control------------------------------------------ 9
El Estndar------------------------------------------------------------- 10
Caractersticas del Control--------------------------------------- 11
Tcnicas del Control------------------------------------------------ 12
Conclusin------------------------------------------------------------- 15
Bibliografa------------------------------------------------------------ 16

Introdu
ccin

El control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a travs de

indicadores cualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a
fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para el xito
organizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso
netamente tcnico de seguimiento, sino tambin como un proceso informal
donde se evalan factores culturales, organizativos, humanos y grupales .
Esencialmente, controlar implica la medicin y la correccin de las
actividades de los subordinados para asegurarse de que se estn llevando a
cabo los planes para alcanzar los objetivos fijados por la alta gerencia.
El control es concebido como una actividad no slo a nivel directivo, sino de
todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a la organizacin
hacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos de
medicin cualitativos y cuantitativos.

Control
El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una
empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul es la
situacin real de la organizacin y no existe un mecanismo que se cerciore e
informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto
organizacional para evaluar el desempeo general frente a un plan
estratgico. Segn los autores:
Segn algunos autores:

Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de

conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los
principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin
de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Robert B. Buchele: El proceso de medir los actuales resultados en

relacin con los planes, diagnosticando la razn de las desviaciones y
tomando las medidas correctivas necesarias.

George R. Terry: El proceso para determinar lo que se est llevando a

cabo, valorizacin y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de
manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Bur K. Scanlan: El control tiene como objetivo cerciorarse de que los

hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Robert C. Appleby: La medicin y correccin de las realizaciones de

los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa
como los planes para alcanzarlos se cumplan econmica y eficazmente.

Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet: Es la regulacin

de las actividades, de conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos
objetivos.

Harold Koontz y Ciril ODonell: Implica la medicin de lo logrado en

relacin con lo estndar y la correccin de las desviaciones, para asegurar la
obtencin de los objetivos de acuerdo con el plan.

Chiavenato: El control es una funcin administrativa: es la fase del

proceso administrativo que mide y evala el desempeo y toma la accin
correctiva
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cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente
regulador.

Importancia
Una de la razones mas evidente de la importancia del control es porque
hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

Crear mejor calidad: Las fallas del proceso se detectan y el proceso

se corrige para eliminar errores.

Enfrentar el cambio: Este forma parte ineludible del ambiente de

cualquier organizacin. Los mercados cambian, la competencia en
todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la
atencin del pblico. Surgen materiales y tecnologas nuevas. Se
aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La funcin del
control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las
oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios
que estn afectando los productos y los servicios de sus
organizaciones.

Producir ciclos ms rpidos: Una cosa es reconocer la demanda de

los consumidores para un diseo, calidad, o tiempo de entregas
mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el
desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los
clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino
tambin productos y servicios a su medida.

Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de
obtener ventajas competitivas. Agregar valor a su producto o servicio,
de tal manera que los clientes lo comprarn, prefirindolo sobre la
oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la
forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando
procedimientos de control.

Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: La tendencia

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contempornea hacia la administracin participativa tambin aumenta
la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados
trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad ltima
de la gerencia. Por el contrario, cambia la ndole del proceso de
control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente
controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o
participacin en el trabajo.

Tipos de Control
Existen tres tipos bsicos de control, en funcin de los recursos, de la
actividad y de los resultados dentro de la organizacin, estos son: el control
preliminar, concurrente y de retroalimentacin. El primero se enfoca en la
prevencin de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de recursos
utilizados en la organizacin. El segundo, vigila las operaciones en
funcionamiento para asegurarse que los objetivos se estn alcanzando, los
estndares que guan a la actividad en funcionamiento se derivan de las
descripciones del trabajo y de las polticas que surgen de la funcin de la
planificacin, y ltimo tipo de control se centra en los resultados finales, las
medidas correctivas se orientan hacia la mejora del proceso para la
adquisicin de recursos o hacia las operaciones entre s.

Control preliminar: Los procedimientos del control preliminar incluyen

todos los esfuerzos de la gerencia para aumentar la probabilidad de que los
resultados actuales concuerden favorablemente con los resultados

planificados. Desde esta perspectiva, las polticas son medios importantes

para poner en marcha el control preliminar debido a que son directrices para
la accin futura. Por lo tanto es importante distinguir entre el establecimiento
de las polticas y su realizacin.
Control concurrente: Consiste en las actividades de los supervisores
que dirigen el trabajo de sus subordinados; la direccin se refiere a las
actividades del gerente cuando instruye a sus subordinados sobre los medios
y procedimientos adecuados y cuando supervisa el trabajo de los
subordinados para asegurarse de que se realiza adecuadamente.
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Control de retroalimentacin: La caracterstica definitiva de los
mtodos de control retroalimentativos consiste en que stos destacan los
resultados histricos como base para corregir las acciones futuras; por
ejemplo, los estados financieros de una empresa se utilizan para evaluar la
aceptabilidad de los resultados histricos y determinar cuales son los
cambios que deberan hacerse en la adquisicin de recursos futuros o
actividades operativas.

Niveles del Control

Control posicional: En este nivel se comparan los planes estratgicos con
la posicin de la organizacin en el entorno. Se analiza a la organizacin
como un todo y se ve su proyeccin en el contexto.
Control de gestin: En este nivel se comparan los resultados de las
acciones llevadas a cabo como consecuencia de las decisiones no
programadas con los objetivos. De esta forma se evala la gestin del nivel
gerencial.
Control operativo: En este proceso se comparan las metas con los
resultados de las decisiones programadas. Se aplica al nivel operativo.

Proceso de Control
Establecimiento de normas, parmetros y mtodos: Ac se encuentran
incluidos todos los estndares o unidades de medicin que se establezcan

en la Planificacin, y por lo tanto, la cantidad de unidades a producir, la

cantidad de unidades a vender, requerimientos de calidad, etc. Sin embargo,
puesto que los planes varan en lo que se refiere a su grado de detalle y
complejidad, y dado que por lo general los administradores no pueden
vigilarlo todo, es preciso establecer normas especiales. Por definicin,
normas son sencillamente criterios de desempeo. Esto significa que el
establecimiento de normas se vuelve en establecer las metas y objetivos que
quieren alcanzar los administradores de la organizacin. Estas deben
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definirse en trminos claros y mesurables, que indiquen plazos de tiempo
determinados. Solamente de esta forma las metas se pueden evaluar con
ms facilidad en lo que concierne a cumplimiento y utilidad. Adems, los
objetivos bien definidos se pueden transmitir con facilidad, as como
traducirlos a parmetros y mtodos que se puedan usar para cuantificar el
rendimiento.
Medicin del desempeo o resultado obtenido: aunque no siempre
practicable, la medicin del desempeo basada en normas debe realizarse
idealmente con fundamento en lo previsto, a manera que las desviaciones
puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones
apropiadas. Esto es lo ideal. El administrador previsor puede predecir en
ocasiones probables incumplimientos de las normas o desviaciones de las
mismas, pero an en ausencia de esa posibilidad, todo incumplimiento debe
percibirse lo ms anticipadamente posible. Esta fase del proceso de Control
consiste en revisar que lo establecido a travs de los estndares y objetivos
en el paso anterior, se estn logrando como lo planificado. Este es un
proceso repetitivo por lo que se debe evitar que pase mucho tiempo entre
una medicin y otra. Si los resultados corresponden a lo establecido, todo
est bajo control.
Ejecucin de las acciones correctivas: Esta etapa es necesaria sobre todo
si el desempeo no cumple con los niveles establecidos y el anlisis indica
que se requiere una intervencin. Las medidas correctivas pueden necesitar
un cambio en una o varias actividades de las operaciones de la empresa, o
bien, un cambio en las normas establecidas originalmente.

Etapas del Control

Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento: Representa un
plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso
de planificacin estn definidos en trminos claros y mensurables, que
incluyen fechas lmites especficas.
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Medir los resultados: En muchos sentidos ste esta es la etapa ms fcil
del proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con
la primera etapa. Ahora, es cuestin de comparar los resultados medidos con
las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados
corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo est
bajo control"
Tomar medidas correctivos: Este paso es necesario si los resultados no
cumplen con los niveles establecidos (estndares) y si el anlisis indica que
se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un
cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organizacin.
Retroalimentacin: Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la
retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo
al correr del tiempo.

Herramientas del Control

Existen dos tipos de herramientas que sirven para mantener el control de las
empresas:
Unas que sirven para conocer el estado econmico, y se llaman informativas.
Otras que sirven para conocer el grado de cumplimiento de las polticas
empresariales, y se llaman correctivas
Entre las herramientas informativas estn:

Supervisin directa: Revisar da tras da el trabajo a los empleados y

corregirles o premiarles por su trabajo.
La Contabilidad: ciencia auxiliar que refleja en forma exacta la
situacin econmica de la empresa en un momento dado.
La Estadstica: que es un conjunto de mtodos que ayudan en la toma
de decisiones en situaciones de incertidumbre.
Entre las herramientas correctivas estn:
Control Presupuestario: esta herramienta sirve para detectar
diferencias con respecto al presupuesto utilizado.
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Auditoria: verifica la exactitud de las cifras contables y adems
controla que se respeten los principios contables generalmente
aceptados.
Control de Calidad: se inspecciona la calidad de las unidades
producidas por la empresa, y se puede realizar en cada etapa del
proceso de produccin o mediante inspeccin del producto terminado
o sea, al final del proceso.
Disciplina: tomando las medidas necesarias en caso de que un
empleado se pase por alto los estndares y normas ya establecidos

El Estndar
Los estndares son los criterios que permiten a encargados evaluar futuro,
actual, o ms all de acciones. Se miden en una variedad de trminos de las
maneras, incluyendo la comprobacin, cuantitativos, y cualitativos. Cinco
aspectos
del
funcionamiento
pueden
ser
manejados
y
ser
controlados: cantidad, calidad, coste del tiempo, y comportamiento. Cada
aspecto del control puede necesitar categorizar adicional.
Los estndares pueden tambin reflejar las actividades o los
comportamientos especficos que son necesarios alcanzar metas de
organizacin. Las metas son traducidas a estndares de funcionamiento
hacindolos mensurables.

Los estndares representan el estado de ejecucin deseado, de hecho, no

son ms que los objetivos definidos de la organizacin.

1.

Rendimiento de beneficios. Es la expresin de los beneficios

obtenidos por la empresa, que resulta de la comparacin o relacin entre
las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones.

2.

Posicin en el mercado. Estndares utilizados para determinar la

aceptacin de algn producto en el mercado, y la efectividad de
las tcnicas mercadolgicas.

3.

Productividad. Este tipo de modelo debe establecerse no solo para el

rea de produccin, sino para todas las reas de la empresa.

4.

Calidad del producto. Este estndar se establece para determinar la

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primaca en cuanto a calidad del producto, en relacin con

la competencia.
5.
Desarrollo
de personal.
Su
objeto
es
medir
los programas de desarrollo de la gerencia, y su efectividad.
6.

Evaluacin de la actuacin. Establece las condiciones que deben

existir para que el trabajo se desempee satisfactoriamente; sirve para
determinar, objetivamente, los lmites de productividad del personal de la
empresa.

Tipos de estndares

Existen tres mtodos para establecer estndares, cuya aplicacin vara de

acuerdo con las necesidades especficas del rea donde se implementen:

1.

Estndares estadsticos. Llamados tambin histricos, se elaboran

con base en el anlisis de datos de experiencias pasadas, ya sea de la
misma empresa o de empresa competidoras.

2.

Estndares fijados por apreciacin. Son esencialmente juicios

de valor, resultado de las experiencias pasadas del administrador, en
reas en donde la ejecucin personal es de gran importancia.

3.

Estndares tcnicamente elaborados. Son aquellos que se

fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situacin
de trabajo especfica.

Caractersticas del Control

Se reconocen una serie de caractersticas generales que debe poseer el
control, tales como:
Integral: Asume una perspectiva integral de la organizacin, contempla a la
empresa en su totalidad, es decir, cubre todos los aspectos de las
actividades que se desarrollan en la misma.
Peridico: Sigue un esquema y una secuencia predeterminada.
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Selectivo: Debe centrarse solo en aquellos elementos relevantes para la
funcin u objetivos de cada unidad.
Creativo: Contina bsqueda de ndices significativos para conocer mejor
la realidad de la empresa y encaminarla hacia sus objetivos.
Efectivo y Eficiente: Busca lograr los objetivos marcados empleando los
recursos apropiados.
Adecuado: El control debe ser acorde con la funcin controlada, buscando
las tcnicas y criterios ms idneos.
Adaptado: A la cultura de la empresa y a las personas que conforman parte
de ella.
Motivador: Debe contribuir a motivar hacia el comportamiento deseado
ms que a coaccionar.

 Servir de Puente: Entre la estrategia y la accin, como medio de

despliegue de la estrategia en la empresa.
Flexible: Fcilmente modificable con capacidad de cambio.

Tcnicas de Control
Una tcnica de control es un procedimiento que representa informacin de la
organizacin de una manera tal que permita desarrollar e implementar una
estrategia adecuada sealando los puntos fuertes y dbiles de la unidad o
unidades en las cuales se basa.
Entre las diferentes tcnicas de control se pueden mencionar las siguientes:
Contabilidad,
Auditoria,
Presupuestos,
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Reportes,
Informes,
Formas,
Archivos (memorias de expedientes), computarizados, mecanizados,
Grficas y Diagramas,
Proceso,
Procedimientos, Gannt, etc,
Procedimiento hombre maquina, mano izquierda, mano derecha etc.
Estudio de mtodos, tiempos y movimientos, etc.
Mtodos cuantitativos,

Redes,
Modelos matemticos,
Investigacin de operaciones,
Estadstica y clculos probabilsticas.
A continuacin describiremos algunas de ellas:
Sistema de Informacin: Son todos aquellos medios a travs de los cuales el
administrador obtiene informes del funcionamiento de todas y cada una de
las actividades de la empresa.
Contabilidad: Tiene por objeto identificar las causas de las operaciones
financieras para obtener informacin fidedigna que permita la correcta toma
de decisiones.
Auditoria Financiera: Es la inspeccin peridica de los registros contables
para verificar que hayan sido adecuadamente preparados y sean correctos.
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Administrativa: Es la inspeccin peridica de la planeacin, organizacin,
ejecucin y control de la compaa, as como la valuacin de los diferentes
departamentos operativos y de produccin.
Presupuesto: Es la formulacin de planes en tiempo futuro en trminos
numricos, es considerado el mecanismo para llevar a cabo el proceso de
control.
Graficas Diagramas: Las graficas de control constituyen un mecanismo
para detectar situaciones donde las causas asignables puedan estar
afectando de manera adversa proceso alguno. Por lo tanto nos permite
detectar causas y tomar decisiones correctivas.
GANNTT: Es la herramienta grafica cuyo objetivo es el de mostrar el tiempo
de dedicacin previsto para varias actividades a lo largo de un tiempo.

Diagrama de Flujo del Proceso: Es la grafica que detalla y describe el

proceso y su interrelacin entre trabajos o actividades, para comprenderlo
mejor.
Reportes e informes: Se clasifican en;
Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones.
Reportes de informacin que presentan datos ms extensos a fin de que la
gerencia pueda formular planes.

Conclu
sin

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El control se trata de un proceso para garantizar que las actividades reales

se ajusten a las actividades planeadas. Es un esfuerzo sistemtico para fijar
niveles de desempeo con objetivos de planeacin para: disear los
sistemas de retroalimentacin de la informacin; comparar el desempeo
real con esos niveles predeterminados; establecer si hay desviaciones y
medir su importancia y tomar las medidas tendientes a garantizar que todos
los recursos de la empresa se utilicen en la forma ms eficaz y eficiente
posible en la obtencin de los objetivos organizacionales. Implica

la medicin de lo logrado en relacin con el estndar y la correccin de las

desviaciones.

La aplicacin del control a una unidad, elemento, proceso o sistema puede

generar distintos beneficios y logros, sin embargo, su aplicacin
indistintamente del proceso que se quiera controlar es importante porque
establece medidas para corregir las actividades, de forma que se alcancen
los planes exitosamente, se aplica a todo; a unidades, a personas, y a los
actos, determina y analiza rpidamente las causas que pueden originar
desviaciones, para que no vuelvan a presentar en el futuro, localiza los
sectores responsables de la administracin, desde el momento en que se
establecen las medidas correctivas, proporciona informacin acerca de la
situacin de la ejecucin de los planes, sirviendo como fundamento al
reiniciarse en el proceso de planeacin, reduce costos y ahorra tiempo al
evitar errores, su aplicacin incide directamente en la racionalizacin de la
administracin y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos
los recursos de la empresa.

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Bibliog
rafa

CHIAVENATTO, Adalberto Administracin: Proceso Administrativo Tercera

Edicin.
ROYERO, Jaim. Modelo de control de gestin para sistemas de investigacin
universitarios 2002. Instituto Universitario de Tecnologa Jos Antonio
Anzotegui.
STONER, James A. F. Stoner; FREEMAN, Edward R. Administracin
1996.Sexta Edicin

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