POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COBRANZAS.

Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa estn

determinados por su poltica general de cobranza. Cuando se realiza una venta
a crdito, concediendo un plazo razonable para su pago, es con la esperanza
de que el cliente pague sus cuentas en los trminos convenidos para asegurar
as el margen de beneficio previsto en la operacin. En materia de poltica
crediticia se pueden distinguir tres tipos de polticas, las cuales son; polticas
restrictivas, polticas liberales y polticas racionales.

Polticas restrictivas.
Caracterizadas por la concesin de crditos en perodos sumamente cortos,
normas de crdito estrictas y una poltica de cobranza agresiva. Esta poltica
contribuye a reducir al mnimo las prdidas en cuentas de cobro dudoso y la
inversin movilizacin de fondos en las cuentas por cobrar. Pero a su vez este
tipo de polticas pueden traer como consecuencia la reduccin de las ventas y
los mrgenes de utilidad, la inversin es ms baja que las que se pudieran
tener con niveles ms elevados de ventas, utilidades y cuentas por cobrar.

Polticas Liberales.
Como oposicin a las polticas restrictivas, las polticas liberales tienden a ser
generosas, otorgan crditos considerando la competencia, no presionan
enrgicamente en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y
establecimientos de perodos para el pago de las cuentas. Este tipo de poltica
trae como consecuencia un aumento de las cuentas y efectos por cobrar as
como tambin en las prdidas en cuentas incobrables. En consecuencia, este
tipo de poltica no estimula aumentos compensadores en las ventas y
utilidades.

Polticas racionales.
Estas polticas son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se logre
producir un flujo normal de crdito y de cobranzas; se implementan con el
propsito de que se cumpla el objetivo de la administracin de cuentas por
cobrar y de la gerencia financiera en general. Este objetivo consiste en
maximizar el rendimiento sobre la inversin de la empresa

Se conceden los crditos a plazos razonables segn las caractersticas de los

clientes y los gastos de cobranzas se aplican tomando en consideracin los
cobros a efectuarse obteniendo un margen de beneficio razonable.

COSTOS DE LAS COBRANZAS.

Una de las variables principales de la poltica de cobranza es el costo de los
procedimientos de cobranza, situado dentro de ciertos lmites, mientras
mayores sean los gastos de cobranza menor ser la proporcin de incobrables
y el lapso medio de cobro. No obstante la relacin entre costo de las cobranzas
y eficiencia de las mismas no es lineal. Los primeros gastos de cobranza es
probable que produzcan muy poca reduccin de las cuentas incobrables; pero a
medida que se van aumentando los gastos, estos comienzan a tener un efecto
significativo en este sentido, pero a partir de un punto, si se siguen
incrementando los gastos de cobranza, se tiende a producir cada vez menos
reduccin de la prdida a medida que estos gastos se vayan agregando.
Esta relacin tcnica entre gastos de cobranza y porcentaje de prdida por
cuentas incobrables puede expresarse grficamente utilizando un sistema de
coordenadas cartesianas.
Se debe considerar seriamente que los gastos de cobranza deben siempre
compararse con las sumas de dinero que se traten de recuperar. No resulta
econmicamente beneficioso recuperar el valor de una cuenta cuyos gastos de
cobranza exceden el monto a rescatar: Tambin es recomendable estudiar con
seriedad aquellos casos en los cuales est permitido cargar a la cuenta del
cliente los gastos de cobranza para que stos puedan ser aplicados en forma
razonable.
Los gastos de cobranza de una empresa guardan ntima relacin con las
polticas y procedimientos de cobro. En la medida que una empresa sea ms
restringida en el otorgamiento de crdito y ms agresiva en sus procedimientos
de cobro reduce sus prdidas en cuentas incobrables; no obstante corre el
riesgo de que disminuyan sus ventas y aumenten sus gastos de cobranza al
hacer un mayor uso de personal para labores de cobranzas. Esta funcin
agresiva se caracteriza por el envo constante de cartas, telegramas, llamadas
telefnicas, uso de bufetes de abogados, procedimientos judiciales, etc. cuando
una empresa use medidas liberales en la concesin de crditos y utiliza
procedimientos de cobranza deficientes aumentara su volumen de ventas, sus
gastos de cobranza seran bajos pero las prdidas en cuentas incobrables
aumentaran.

PROCEDIMIENTOS Y TCNICAS DE COBRANZAS

En cualquier sistema de cobranzas las actividades se realizan generalmente a
travs de las siguientes etapas.

Recordatorio.
Insistencia o persecucin.
Acciones o medidas drsticas.

En cada una de las etapas mencionadas, se aplica una tcnica que debe
corresponder a las actividades que se realizan en cada una de ellas; sin
embargo, antes de que una empresa inicie el procedimiento de cobranzas,
debe tener dentro de sus prcticas de control actividades como envo de
estados de cuentas mensuales a los deudores y un sistema de recordatorio del
departamento de cobranzas.
El envo de estados de cuentas mensuales a los deudores es una de las
prcticas ms comunes, tanto en crdito comercial como de consumidores. Los
estados de cuenta sirven para que el deudor pueda verificar los cargos que se
le han hecho en cuentas por sus compras, cargos financieros y los abonos por
sus pagos: Normalmente, la elaboracin de estos estados de cuenta
generalmente est a cargo del departamento de contabilidad y su forma
depende de los mtodos de registro que utilice la empresa.
No obstante, deben ser controlados por los funcionarios encargados de las
cobranzas. Generalmente muestran los saldos vencidos durante meses
anteriores y una descripcin de las facturas que se le han cargado en cuenta y
de los pagos del cliente, una forma de este estado puede observarse en el
modelo III.1, el cual contiene la mayora de los aspectos que generalmente se
asientan en cualquier otro modelo. Independientemente de la variedad de
modelos que puedan existir en vista de que cada empresa disea el suyo de
acuerdo a sus necesidades es importante que se tenga en cuenta su utilidad
como medio de recordatorio y verificacin de operaciones con el cliente.
En cuanto a la utilizacin del sistema de recordatorio del Departamento de
Cobranzas, en una empresa que maneja pocas cuentas por cobrar es posible
estudiar u observar cada caso en forma individual, en perodos de tiempo
relativamente cortos.
Para esto debe disponer de un registro suplementario, tarjeta ndice o archivo
especial del cliente que le recuerde que se han hecho las gestiones posibles

para efectuar los cobros correspondientes. En el caso de las compaas que

manejan muchas cuentas, no es prctico utilizar el mismo sistema de
recordatorio sealado anteriormente, sino uno que de acuerdo a la gran
cantidad de cuentas que maneja tenga como objeto en primer lugar recordar al
departamento de crdito las cuentas vencidas que cada da requieren su
atencin y en segundo lugar registrar la accin tomada en el esfuerzo de
cobranza, as como tambin la fecha en que esta accin se tom. El trabajo
hecho en esta forma contribuye a que se incurra en menos repeticin de
registros y menos actividad de oficina, lo cual hace ms eficaz el sistema. Los
sistemas establecidos para empresas que manejan muchas cuentas, y que se
constituyen con el objeto sealado anteriormente (ms que todo en el manejo
de crdito de consumidores) pueden variar en detalles, generalmente son un
sistema de tarjetas de ndice archivadas en orden de fecha o un sistema de
tarjetas de registro en el cual las cuentas se archivan en orden alfabtico y por
fecha. Al respecto no se sugiere un modelo particular de tarjeta, en vista de
que sus especificaciones varan de acuerdo al sistema de trabajo de cada
empresa y sus polticas de cobro, segn se trate de crdito comercial o crdito
de consumidores.