INFORME DE EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

DE LA CLINICA CAYETANO HEREDIA 2012

1 ANTECEDENTES
Con fecha 17 de abril de 2006, se promulg la Ley N 28716, denominada Ley de Control
Interno de las Entidades del Estado, cuyo objeto es la de establecer las normas para regular
la

elaboracin,

aprobacin,

implementacin,

funcionamiento,

perfeccionamiento

evaluacin del control interno en las entidades del Estado, con el propsito de cautelar y
fortalecer los sistemas administrativos y operativos con acciones y actividades de control
previo, simultneo y posterior, contra los actos y prcticas indebidas o de corrupcin,
propendiendo al debido y transparente logro de los fines, objetivos y metas institucionales.

1.1 ORIGEN
La presente actividad de control ha sido prevista en el Plan Anual de Control del ao 2012,
aprobado por el directorio de la Clnica el de 22.ENE.2012.

1.2 OBJETIVO DE LA EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO
El Objetivo de la evaluacin del Control Interno es establecer los pasos secuenciales para
verificar la existencia, el nivel de desarrollo y el grado de efectividad del control interno
instaurado en la entidad en cumplimiento de los fines de la entidad; identificar, priorizar y
seleccionar, a travs del modelo de Administracin de Riesgos Corporativos ERM COSO
II, probables reas crticas con fines del planeamiento del Plan Anual de Control, as como
el grado de madurez de la entidad autnoma, bajo anlisis
.

1.3 ALCANCE
El presente informe corresponde al perodo comprendido entre el 01.ENE.2012 y 31.DIC .
2012 y contiene los resultados de la evaluacin efectuada al control interno instaurado en la
entidad.

1.4 METODOLOGAS
A. El Modelo Estndar de Control Interno - MECI, tiene como fin servir de control de controles
para que las entidades, que logren cumplir con sus objetivos institucionales.
Para la elaboracin del Informe Anual de Evaluacin del Control Interno, se utiliz la
metodologa contenida en el Modelo Estndar de Control Interno - MECI, cuyo instructivo
contenido en un software de Excel se adecu a los componentes establecidos en las
Normas de Control Interno, cuyos rangos de interpretacin de las calificaciones o resultados
obtenidos de la evaluacin del Control Interno, son:

B. La metodologa Administracin de Riesgos Corporativos ERM COSO II, fue aplicada

para definir puntos crticos y objetivos especficos de auditora en base a riesgos, incluye
desde el levantamiento de informacin relativa a riesgos, controles y objetivos operativos
realizado a travs de matrices, los criterios para la evaluacin y determinacin de puntos
crticos en el proceso a auditar, hasta la determinacin de los objetivos especficos de
auditora, las etapas son:

1. Anlisis del proceso, subproceso o etapa a auditar.

2. Reconocimiento de objetivos operativos.
3. Identificacin de riesgos operativos relevantes

4. Identificacin del nivel de severidad del riesgo

5. Identificacin y clasificacin de la eficiencia de controles claves
6. Determinacin de los puntos crticos a auditar.
7. Definicin de objetivos especficos de auditora en el programa.
8. Construccin de la Matriz Final de Riesgos del Proceso, que considera el
riesgo residual luego de la evaluacin de los controles clave.

Las categoras de probabilidad de ocurrencia e impacto, aplicadas fueron las siguientes:

ESCALA DE PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

ESCALA DE IMPACTO

C. Finalmente, respecto a la determinacin de la madurez del sistema control interno, se utiliz

la Metodologa denominada Modelo de Madurez de la Capacidad de Integracin, el cual
establece un conjunto de prcticas o procesos clave agrupados en reas Clave de Proceso,
los cuales se agrupan en cinco "niveles de madurez", de modo que una organizacin que
tenga institucionalizadas todas las prcticas incluidas en un nivel y sus inferiores, se
considera que ha alcanzado ese nivel de madurez.
Los niveles son: Inicial, Intermedio, Avanzado, ptimo y Mejora Continua, cuya medicin se
ha efectuado a travs de un software en Excel denominado Modelo de Madurez del
Sistema de Control Interno Institucional, Cuyo detalle es:
INICIAL

Existe evidencia de que la institucin ha emprendido esfuerzos

aislados para el establecimiento del sistema de control interno; sin
embargo, an no se ha reconocido su importancia. El enfoque general

INTERMEDIO

en relacin con el control interno es desorganizado.

Se han instaurado procesos que propician el establecimiento y
operacin del sistema de control interno. Se empieza a generalizar el
compromiso,

AVANZADO

pero

ste

se

manifiesta

principalmente

en

la

administracin superior.
Los procedimientos se han estandarizado y documentado, y se han
difundido en todos los niveles de la organizacin. El sistema de
control interno funciona conforme a las necesidades de la

PTIMO

organizacin y el marco regulador.

Se han instaurado procesos de mejora continua para el oportuno

MEJORA

ajuste y fortalecimiento permanente del sistema de control interno

Los procesos se han refinado hasta un nivel de mejor prctica, se

CONTINUA

basan en los resultados de mejoras continuas y la generacin de

iniciativas innovadoras. El control interno se ha integrado de manera
natural con las operaciones y el flujo de trabajo, brindando
herramientas para mejorar la calidad y la efectividad, y haciendo que
la organizacin se adapte de manera rpida.

2 BASE LEGAL

Ley N 28716 Ley de Control Interno de las Entidades del Estado

Normas de Control Interno, aprobadas con Resolucin de Contralora General N 320-2006-CG.

Decreto de Urgencia N 067-2009, que modifica el Art. 10 de la Ley N 28716.

Gua para la Implementacin del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado,
aprobado con Resolucin de Contralora General N 458-2008-CG.

Lineamientos de Poltica para la Formulacin de los Planes de Control de los rganos del
Sistema Nacional de Control.

EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

3.1

RESULTADOS DE LA EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO

De acuerdo con los resultados del aplicativo utilizado, se ha determinado que el control
interno de la entidad autnoma, tiene la calificacin de adecuado, con un puntaje de 3.17,
por lo que resulta importante que se propongan las acciones pertinentes que permitan
superar el estado Intermedio en el que se encuentra, a fin de instaurar un sistema de control
interno slido y confiable, procurando concentrar esfuerzos para reiniciar la continuacin de
las acciones contenidas en la Gua de Implementacin del Sistema de Control Interno.
Los resultados de la evaluacin del sistema de control interno se sintetizan as:
SUBSISTEMAS

PUNTAJE

CALIFICACIN

PUNTAJE

CALIFICACIN

SUBSISTEMA DE CONTROL
ESTRATGICO

3.41

ADECUADO

3.17

INTERMEDIO

SUBSISTEMA DE CONTROL
DE GESTIN

3.28

ADECUADO

SUBSISTEMA CONTROL DE
EVALUACIN

2,83

INSUFICIENTE

La percepcin sobre los componentes del Control Interno de la entidad, se presenta as:
AMBIENTE DE CONTROL
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
ADMINISTRACIN DEL RIESGO
ACTIVIDADES DE CONTROL
INFORMACIN
COMUNICACIN PBLICA
AUTOEVALUACIN
EVALUACIN INDEPENDIENTE
PLANES DE MEJORAMIENTO

3.68
3.57
2.97
3.42
2.89
3.53
2.63
3.04
2.82

ADECUADO
ADECUADO
INSUFICIENTE
ADECUADO
INSUFICIENTE
ADECUADO
INSUFICIENTE
ADECUADO
INSUFICIENTE

Las calificaciones de la percepcin sobre los controles internos instaurados en la entidad se

encuentran en un rango comprendido entre 2.82.31 y 3.68, que corresponde al nivel
INTERMEDIO en la calificacin.
A continuacin en el Grafico Radar, se presentan los resultados de la evaluacin del control
interno a nivel de cada componente, aprecindose que los componentes Ambiente de
Control, Comunicacin y Actividades de Control Gerencial, tienen la calificacin de
Adecuado, mientras que los componentes Informacin, y administracin de riesgo ,
tienen la calificacin de Insuficiente que requiere mayor atencin.

Grfico de sistema de control

DISPERSION POR COMPONENTE

AMBIENTE DE CONTROL
PLANES DE MEJORAMIENTO

4.00

DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO

2.00
EVALUACIN INDEPENDIENTE

ADMINISTRACIN DEL RIESGO

0.00

AUTOEVALUACIN

COMUNICACIN PBLICA
INFORMACIN

ACTIVIDADES DE CONTROL

3.2

FORTALEZAS A NIVEL DE CADA ELEMENTO DE CONTROL INTERNO

La lnea base que establece el que un elemento o componente se considere como
una fortaleza, por tener oportunidades de mejora para su consolidacin es de igual o
mayor a 3.00 puntos, en este sentido las fortalezas del control interno del Servicio
Parlamentario, que se consideraran fortalezas son:

AMBIENTE DE
CONTROL

ACUERDOS, COMPROMISOS Y PROTOCOLOS

TICOS

3.50

ADECUADO

3.53
4.00
3.85
3.33
3.55
4.00
3.00

ADECUADO
SATISFACTORIO
ADECUADO
ADECUADO
ADECUADO
SATISFACTORIO
ADECUADO

3.20

ADECUADO

POLTICAS DE OPERACIN
PROCEDIMIENTOS
CONTROLES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SISTEMAS DE INFORMACIN
COMUNICACIN ORGANIZACIONAL
COMUNICACIN INFORMATIVA
MEDIOS DE COMUNICACIN
AUDITORA INTERNA
PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

3.33
3.25
3.75
4.00
3.38
3.80
3.50
3.29
3.33
3.50

ADECUADO
ADECUADO
ADECUADO
SATISFACTORIO
ADECUADO
ADECUADO
ADECUADO
ADECUADO
ADECUADO
ADECUADO

PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS

3.20

ADECUADO

DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

ESTILO DE DIRECCIN
PLANES Y PROGRAMAS
DIRECCIONAMIENTO
MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS
ESTRATGICO
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
CONTEXTO ESTRATGICO
ADMINISTRACIN IDENTIFICACIN DEL RIESGO
DEL RIESGO
POLTICAS DE ADMINISTRACIN DEL RIESGO

ACTIVIDADES DE
CONTROL

COMUNICACIN
PBLICA

PLANES DE
MEJORAMIENTO

3.3

DEBILIDADES A NIVEL DE CADA ELEMENTO DE CONTROL INTERNO

Se considere como una debilidad, aquellos elementos del control interno cuyo puntaje
es inferior a 3.00 puntos, los cuales requieren mayor esfuerzo de parte de los niveles
superiores de la entidad, a fin que adopten los correctivos necesarios y oportunos
vinculados con el reinicio de la implementacin de la Gua.

ADMINISTRACIN
DEL RIESGO

ANLISIS DEL RIESGO

VALORACIN DEL RIESGO

2.67
2.00

INSUFICIENTE
INSUFICIENTE

INDICADORES
INFORMACIN PRIMARIA
INFORMACIN SECUNDARIA
SISTEMAS DE INFORMACIN
AUTOEVALUACIN DEL CONTROL
AUTOEVALUACIN DE GESTIN
EVALUACIN DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
AUDITORA INTERNA

2.75
2.78
2.50
3.38
2.50
2.75

INSUFICIENTE
INSUFICIENTE
INSUFICIENTE
ADECUADO
INSUFICIENTE
INSUFICIENTE

2.75

INSUFICIENTE

3.33

ADECUADO

1.75

INSUFICIENCIA
CRITICA

ACTIVIDADES DE
CONTROL

INFORMACIN
AUTOEVALUACIN
EVALUACIN
INDEPENDIENTE

PLANES DE
MEJORAMIENTO

PLANES DE MEJORAMIENTO
INDIVIDUAL

IDENTIFICACIN, ADMINISTRACIN Y EVALUACIN DE

RIESGOS.

La etapa de planificacin de auditora que seala quin, cmo, dnde y cundo se deben
realizar cada una de las actividades de auditora, la cual incluye un anlisis integral de todos
los elementos internos y externos a la organizacin, con la finalidad de determinar los
eventos que cuentan con la mayor relevancia para cumplir con la misin y objetivos
estratgicos, y que a su vez, cuentan con el mayor nivel de riesgo.
Las actividades que se realizan en esta etapa se encuentran definidas en diferentes normas
de auditora referidas a la planificacin del trabajo, las que sealan que se debe considerar
principalmente lo siguiente:

Que las labores de auditora interna, aadan valor a la institucin.

Establecer planes basados en riesgos, a fin de determinar las prioridades de las

labores de auditora interna.

Los planes de auditora debern ser consistentes con la misin, objetivos

estratgicos y metas de la institucin.

La planificacin de auditora debe estar basada en una evaluacin de riesgos,

realizada al menos anualmente.

La planificacin de la Auditora debe asegurar que los recursos para las labores de
auditora interna sean adecuados, suficientes y efectivamente asignados para
cumplir con el planeamiento.

El planeamiento de la auditora debe incluir exposiciones de riesgo relevantes y

cuestiones de control clave, gobierno corporativo y otras necesarias.

CONCLUSIONES.
El Sistema de Control Interno de la entidad, se ubica en un nivel de desarrollo de
ADECUADO,

alcanzando

un

puntaje

promedio

de

3.21

puntos,

requiriendo

la

implementacin de acciones que se orienten hacia el mejoramiento, COMUNICACIN y

sostenibilidad de los componentes de Ambiente de Control; Evaluacin Independiente y
Planes de mejoramiento, los cuales constituyen debilidades a ser mejoradas con el propsito
de consolidarlas en un nivel de desarrollo de Satisfactorio., a fin de contar con un sistema
de control interno slido y confiable que asegure el logro de los objetivos estratgicos, la
ejecucin con eficiencia, eficacia y economa de los actos y resultados, y brinde atencin,
cuidado y conservacin de los bienes, acervo documentario para la consolidacin del
patrimonio institucional.

"ENCUESTA PARA LA REALIZACIN DEL DIAGNSTICO MECI 1000:2005"

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Calificaci
n

ACUERDOS, COMPROMISOS O PROTOCOLOS

TICOS:
Existe un Cdigo o Documento orientador de los Acuerdos,

1.

1 Compromisos o Protocolos ticos?

2.

2 Protocolos ticos?

3.

3 funcionarios y con las diferentes partes interesadas internas y

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Los Servidores Pblicos conocen los Acuerdos, Compromisos o

Los Acuerdos ticos operan en las relaciones con los
externas?
La Entidad tiene habilidad para detectar violaciones a los
Acuerdos ticos?
Este documento o cdigo de tica fue elaborado mediante el
dilogo y la participacin de empleados y directivos.
Se difunden los Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos a
todos los servidores de la Entidad.
El documento o cdigo de tica se adopt con la participacin de
los representantes de las dependencias de la entidad.
Se han puesto en marcha polticas y estrategias de gestin para
aplicar el documento o cdigo de tica en todas las
dependencias.
Se difunden los Acuerdos, Compromisos o Protocolos ticos a la
ciudadana o las personas u organizaciones interesadas en
gestin de la entidad.

1 Para la solucin de los conflictos internos se consideran los

0 parmetros del cdigo de tica.
DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO:
El diseo de los perfiles corresponde a la razn de ser de los

4
3

3
3
4
4
4
3

11.

1 cargos o empleos.

12.

2 idneos de acuerdo con los requerimientos de los cargos o

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

1
0

Los perfiles diseados permiten la seleccin de los servidores

empleos.
Los procesos de induccin permiten que el nuevo servidor
conozca la cultura de la entidad y todo lo relacionado con el
ejercicio de sus funciones.
Le entidad realiza diagnsticos sobre los requerimientos de
personal para el desarrollo de sus planes, programas, proyectos
o procesos.
Los procesos de reinduccin permiten la actualizacin de todos
los servidores en las nuevas orientaciones tcnicas y normativas
que afectan el quehacer institucional de la entidad.
La entidad adopta anualmente un plan institucional de formacin
y Capacitacin.
Son consultados los servidores sobre sus necesidades de
capacitacin, a travs de encuestas o reuniones de trabajo.
La capacitacin recibida contribuye al desarrollo de
conocimientos y capacidades para un mejor desempeo en el
puesto de trabajo.
La entidad adopta y ejecuta programas de bienestar social
laboral.
La entidad adopta un plan de incentivos pecuniarios y no
pecuniarios.

3
4
3
4
4
3
4

Evidencia
Verba Documenta
l
l

Se est o ya se dise un sistema institucional de evaluacin del

21.

11 desempeo que cumpla las orientaciones legales y los criterios

22.

1
2

23.
24.
25.

1
3
1
4
1
5

dados por la Comisin Nacional del Servicio Civil.

Los resultados de la evaluacin del desempeo sirven de insumo
para programar acciones de capacitacin y desarrollo de los
servidores.
La entidad cuenta con mecanismos internos y/o con apoyo
externo para la seleccin de servidores del nivel gerencial.
Se evala la gestin de los gerentes pblicos travs de los
acuerdos de gestin.
Existen mecanismos de publicidad y difusin de las prcticas de
gestin del talento humano.

3
3
3

ESTILO DE DIRECCIN:
La alta direccin gua y orienta las acciones de la entidad pblica

1 al cumplimiento de su objeto social.

Los directivos tienen conocimiento sobre las funciones de la

2 Entidad.

Las actuaciones de la alta direccin generan confianza en los

3 servidores.

El estilo de direccin facilita la participacin de los servidores

4 pblicos en los diferentes procesos de la entidad.

El estilo de direccin facilita la participacin de las partes

5 interesadas y la ciudadana para ejercer el control social.

La alta direccin delega responsabilidades que contribuyen a la

6 oportuna toma de decisiones.

Existe compromiso de la alta direccin con el diseo y

7 cumplimiento de las polticas y prcticas del desarrollo del talento

Humano.
Existe compromiso de la alta direccin con la asignacin y uso
8 transparente y racional de los recursos.
El estilo de direccin facilita la resolucin de conflictos internos y
9 externos.
1 Existe compromiso de la alta direccin con las polticas y
0 objetivos del Control Interno.
La alta direccin asume la responsabilidad de las acciones del
11 mejoramiento y compromisos adquiridos con los entes de control
del Estado.
1 Los directivos tienen los conocimientos y destrezas para dirigir
2 las reas bajo su responsabilidad.

1
3
1
4
1
5

4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4
4

Los directivos tienen en cuenta los conocimientos y habilidades

de sus colaboradores para asignar las cargas de trabajo.

La alta direccin trata de manera respetuosa a los servidores

pblicos de la entidad.

La alta direccin facilita la comunicacin y retroalimentacin entre

los niveles de la organizacin.

PLANES Y PROGRAMAS:
Conozco las competencias y funciones asignadas a la entidad

1 por la Constitucin o la Ley.

2 Conozco la misin de la entidad
3 Conozco la visin de la entidad.

Hay coherencia entre la misin, las competencias y las funciones

4 asignadas a la entidad por la Constitucin o la Ley.

Hay coherencia entre la visin, las competencias y las funciones

5 asignadas a la entidad por la Constitucin o la Ley.

6 Conozco los planes de gestin anual.
7
8

Hay coherencia entre los planes de gestin anual y la misin y

visin.
Existe coherencia entre los objetivos del plan de gestin anual y
las necesidades de la ciudadana.

4
4
4
4
4
4
4
3

9 Se ejecutan los planes de gestin anual.

1
Se hace seguimiento a los planes de gestin anual.
0

3
5

Se ajustan los planes de gestin anual con base en los

11 resultados del seguimiento.

1
Se evalan los planes de gestin anual.
2
1
Los resultados obtenidos responden a lo planeado.
3
MODELO DE OPERACIN POR PROCESOS:

3
3
5

La Entidad basa su gestin en un Modelo de Operacin por

1 Procesos?

El Modelo de Operacin contiene la definicin de macroprocesos

2 estratgicos, misionales y de apoyo?

Existe armona entre los objetivos de los macroprocesos con el

3 conjunto de Planes y Programas que rigen a la Entidad?

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

La estructura organizacional actual permite cumplir las funciones

1 que le asigna la Constitucin y/o la ley a la entidad.

La estructura organizacional se adapta a los cambios del entorno

2 (poltico, econmico y social).

La estructura organizacional garantiza la cobertura de servicios a

3 todos las partes interesadas.

Existe articulacin y coordinacin entre las funciones que realizan

3
3
4

3
4
3

4 las reas organizacionales que conforman la estructura de la

entidad.
Las reas organizacionales de la estructura permiten coordinar
integralmente la ejecucin de los procesos del modelo de
operacin de la entidad.
Esta definido el directivo responsable de cada proceso que se
desarrolla en la entidad.
Estn

definidos los niveles de autoridad para tomar las

7 decisiones requeridas en cada proceso.

Los

servidores

responsables

de

tomar

8 competentes para las funciones encargadas.

decisiones

son

Se estudian y analizan los puestos de trabajo para definir los

9 perfiles de los empleos que conforman la planta de personal.

1 La asignacin y distribucin de cargos responde a los
0 requerimientos de los procesos.
La entidad cuenta con manuales de funciones y competencias

11 actualizados.
CONTEXTO ESTRATGICO:

Se Identifican las oportunidades y amenazas generadas por el

entorno, con base en el anlisis de informacin externa y el

1 anlisis estratgico elaborado para el diseo de los Planes y

2

Programas?
Se aplica una metodologa apropiada para el anlisis del
Contexto Estratgico de la Entidad?
Se cuenta con la participacin de Servidores Pblicos de los

3 diferentes niveles en el anlisis del Contexto Estratgico?

Existen procesos de autoevaluacin permanente que verifiquen la

4 validez del Contexto Estratgico con la ocurrencia de riesgos en

la operacin de la Entidad?

3
4
4
4
3
4

4
4
4
4

IDENTIFICACIN DE RIESGOS:
La metodologa de Identificacin de Riesgos se aplica en todos

1 los niveles que conforman el Modelo de Operacin por Procesos

de la Entidad?
Se describen adecuadamente cada uno de los riesgos que
afectan el desempeo de los macroprocesos, procesos,
subprocesos y actividades?

Se definen en forma precisa los efectos de cada riesgo en el

3 Modelo de Operacin (mapa de procesos) donde ste podra

materializarse?
Se identifican y describen de forma precisa las causas de los
riesgos?

ANLISIS DEL RIESGO:

Se aplica la metodologa de Anlisis de Riesgos en todos los

1 niveles que conforman el Modelo de Operacin por Procesos

(mapa de procesos) de la Entidad?

Se encuentran bien definidos los criterios para determinar la
gravedad de los riesgos?
Es coherente la evaluacin de riesgos con la realidad de la
Entidad?

VALORACIN DEL RIESGO:

La metodologa de Valoracin de Riesgos se aplica en todos los

1 niveles que conforman el Modelo de Operacin (mapa de

procesos) de la Entidad?
Existe coherencia entre los criterios utilizados para priorizar los
macroprocesos, procesos, subprocesos, actividades y sus
respectivos riesgos?
La Valoracin de Riesgos favorece el cumplimiento de objetivos
de los dems elementos constitutivos del componente
Administracin de Riesgos?

POLTICAS DE ADMINISTRACIN DE RIESGOS:

Las Polticas de Administracin de Riesgos son coherentes con

1 los lineamientos normativos y legales que rigen a la Entidad?

Las Polticas de Administracin de Riesgos se adaptan a las

2 caractersticas y naturaleza de la Entidad y contemplan los

4
5

posibles riesgos a que puede estar sujeta su gestin?

La alta direccin est comprometida con la definicin y
acatamiento de las Polticas de Administracin de Riesgos?
Las Polticas de Administracin de Riesgos se aplican en todos
los niveles y por parte de todos los Servidores Pblicos de la
Entidad?
Existen parmetros que obligan a la revisin peridica de las
Polticas de Administracin de Riesgos y su adaptacin a las
diferentes circunstancias que puede atravesar la Entidad?

2
4

POLTICAS DE OPERACIN:
Existe coherencia entre las Polticas de Operacin y las Polticas

1 de Administracin de Riesgos?

Todos los servidores conocen y entienden las Polticas de

2 Operacin?

Las Polticas de Operacin son aplicadas en todos los niveles y

3 por parte de todos los servidores de la Entidad?

PROCEDIMIENTOS:

Existen Procedimientos que describen la manera de llevar a cabo

1 las actividades de la Entidad?

Existe coherencia en la definicin de los perfiles de los cargos en

3
3
4

2 relacin con los procedimientos definidos para dar cumplimiento

a los objetivos de cada proceso?

Los servidores conocen los Procedimientos y responsabilidades a
su cargo?
Los Procedimientos garantizan el cumplimiento de los objetivos
de los procesos?

CONTROLES:
La alta direccin est comprometida con la definicin y

1 divulgacin de controles?
2

Todos los funcionarios conocen y entienden el sentido de la

inclusin de los controles preventivos, detectivos, de proteccin y
correctivos en las actividades que cada uno de ellos debe llevar a
cabo para lograr los propsitos institucionales?

4
4

Estn establecidas las decisiones a tomar o las acciones a

3 realizar en caso ineficiente de los controles?

Estn definidos los parmetros que obliguen a la revisin

4 peridica y adaptacin de los Controles a las diferentes

circunstancias que puede atravesar la Entidad?

4
3

INDICADORES:
Existe coherencia entre el diseo de indicadores de resultado y

1 los objetivos definidos en los Planes y Programas de la Entidad?

Existe coherencia entre el diseo de indicadores y los objetivos

2 de los Macroprocesos y procesos del Modelo de operacin (mapa

de procesos) ?
Existe coherencia entre el diseo de los indicadores que miden el
desempeo de los Servidores Pblicos y las polticas y prcticas
definidas en Desarrollo del Talento Humano?
Existe coherencia en el diseo de los indicadores que miden el

4 desempeo de los Servidores Pblicos con los objetivos y

resultados del Proceso al que se encuentra asignado?

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:
1
2
3

El manual de procedimientos incluye los Acuerdos, Compromisos

o Protocolos ticos, las polticas de Desarrollo del Talento
Humano, los Planes y Programas y las Polticas de
Administracin de Riesgos?
En el Manual de procedimientos se incluyen los normogramas de
los procesos?
Existen procesos de divulgacin y capacitacin tendientes a
fortalecer el uso del Manual de procedimientos?

4
4
4

INFORMACIN PRIMARIA:
1

2
3
4

Se tienen identificadas las fuentes externas que suministran

informacin a la entidad (comunidad, proveedores, contratistas,
entes reguladores o de control, entes de cooperacin o de
financiacin, otras entidades u organismos pblicos o privados,
entre otros)
Se tiene identificada la informacin que proviene de fuentes
externas y que requiere la entidad para su operacin.
La entidad conoce a sus usuarios y sus principales
requerimientos.
Los bienes que produce y los servicios que genera la entidad
satisfacen los requerimientos de los usuarios.
La entidad cuenta con mecanismos para obtener la informacin

5 proveniente de fuentes externas.

La informacin primaria se utiliza como insumo principal para el

6 proceso de planeacin a partir de la identificacin de las

necesidades de la ciudadana y de las partes interesadas.

La informacin primaria se utiliza como insumo para el proceso

7 de evaluacin de la gestin institucional.

La toma de decisiones en la entidad considera la informacin

8 primaria.

El proceso de quejas y reclamos implementado retroalimenta las

9 operaciones.
INFORMACIN SECUNDARIA:

Se tienen identificadas las fuentes internas de informacin (actos

1 administrativos, manuales, informes, actas, formatos, entre otros)

Se tiene identificada la informacin que produce la entidad y que

2 requiere para su operacin.

Estn definidos los clientes internos que requieren la informacin

3
3
3
3
3
3
3
2
3
3

3 generada por cada proceso que debe llevarse a cabo en la

entidad.
La entidad tiene mecanismos diseados para que cada servidor
registre y divulgue la informacin actualizada requerida para el
desempeo de su cargo.

La Entidad utiliza como estrategia la implementacin de un

5 sistema de sugerencias mediante el cual se obtengan, evalen y

7
8

recompensen las propuestas de los funcionarios de la Entidad.

Se evalan todas las sugerencias y se retroalimentan los
procesos.
Se cuenta con mecanismos para documentar el conocimiento y
experiencia de los funcionarios de la entidad.
La entidad cuenta con parmetros para el procesamiento de la
informacin secundaria.

2
2

SISTEMAS DE INFORMACIN:
Los sistemas de informacin facilitan el Control de Gestin de los

1 Procesos

Hay consistencia en la informacin generada por las diferentes

2 reas.

Estn definidas las caractersticas de la informacin esperada en

4
4

3 trminos de calidad, cantidad, oportunidad y forma de

5
6

presentacin.
Los sistemas de informacin tienen la capacidad de generar
informacin de acuerdo con las especificaciones del usuario.
A travs de los sistemas de informacin se obtiene informacin
til para la toma de decisiones.
Los sistemas de informacin facilitan el ejercicio del control
poltico, social y de los organismos de control.
Los sistemas de informacin facilitan el cruce de informacin y

7 servicios entre las entidades.

Los sistemas de informacin permiten las actualizaciones de

8 informacin sin perdida de la misma.

Los sistemas de informacin tienen establecidos niveles de

3
4
3
2

9 acceso y otro tipo de controles para su proteccin.

1 Existen programas desarrollados a la medida de las necesidades

0 de la Entidad que capturan y procesan eficientemente los datos.

Estn identificados y definidos los responsables que administran,

11 operan, alimentan y utilizan los sistemas de informacin.

1
2
1
3

Estn identificados y definidos los insumos y productos de los

sistemas de informacin.
Los Sistemas de Informacin existentes estn integrados y
realizan operaciones confiables entre s.

4
2
2

COMUNICACIN ORGANIZACIONAL:
La difusin de polticas e informacin generada dentro de la

1 entidad contribuye al fortalecimiento de la imagen institucional.

La comunicacin contribuye al fortalecimiento de los resultados

2 de los procesos de la entidad.

Se tienen establecidos mecanismos internos de comunicacin

3 que contribuyen al logro de los objetivos institucionales

Se determinan especificaciones para generar la informacin que

4
4
4

4 ser comunicada a cada uno de los usuarios internos de la

entidad.
Estn establecidas las responsabilidades de comunicacin que
cada servidor tiene con los dems servidores de la entidad para
el ejercicio de su cargo.
Se evala la utilidad, oportunidad y confiabilidad de la
informacin que ha de ser comunicada a los usuarios internos.
Los usuarios internos comprenden los propsitos de la entidad a

7 partir de los procesos de comunicacin organizacional.

Son pertinentes y oportunos los procesos de divulgacin de los

4
2

8 propsitos, estrategias, planes, polticas y la manera de llevarlos

a cabo.
Estn establecidos los canales de comunicacin entre la
Direccin y las diferentes reas de la entidad.

1 Estn establecidos los canales de comunicacin entre las

0 diferentes reas de la entidad.
COMUNICACIN INFORMATIVA:
La entidad informa y sensibiliza sobre el uso de los distintos

1 mecanismos legales y administrativos de participacin ciudadana.

2

3
4
5
6

Se informa permanente a la ciudadana sobre programas,

servicios, obras, contratos o administracin de recursos para
propiciar la participacin social en la formulacin, ejecucin,
control y evaluacin de la gestin de la entidad.
Se cuenta con estrategias de comunicacin que faciliten la
utilizacin y comprensin por parte de la ciudadana, de la
informacin que se publica en carteleras, boletines, informes o
pginas web.
Se establecen mecanismos de comunicacin con las veeduras
para el acceso oportuno y confiable a la informacin.
La entidad desarrolla procesos de rendicin de cuentas a la
ciudadana en los que sta puede interactuar con los directivos
institucionales.
En la entidad existen medios adecuados para que la informacin
llegue a todos los niveles de la organizacin.
La alta Direccin recepciona, analiza y valora la informacin que

7 proviene de los servidores de la entidad.

La informacin que se produce en la alta direccin llega a los

8 servidores de la entidad.
MEDIOS DE COMUNICACIN:
1

2
3
4
5
6
7

La entidad cuenta con mecanismos de comunicacin que lleguen

a sus usuarios brindando informacin completa, sencilla y
oportuna acerca de la gestin realizada. (Boletines, prensa,
revistas, carteleras, intranet, Internet, peridico mural, noticiero
interno)
La entidad utiliza medios de comunicacin que permitan a la
ciudadana el ejercicio del control ciudadano a travs de la
observacin, entendimiento y evaluacin de las decisiones y
conducta de los servidores.
Los medios de comunicacin utilizados aprovechan los recursos
existentes en la entidad.
A travs de los medios de comunicacin se obtiene
retroalimentacin que genere unidad de criterio o de
mejoramiento.
La comunicacin contribuye a crear un clima organizacional de
confianza brindando informacin oportuna, eliminando el rumor y
evitando la manipulacin y distorsin del mensaje.
La comunicacin permite a los servidores, a la ciudadana y a los
rganos de control y vigilancia acceder a informacin adecuada,
transparente y veraz.
En la entidad hay un plan estratgico de comunicacin que
conlleva la adecuada existencia y utilizacin de medios de
carcter interno y/o externo.

4
4

4
4
3
3
3
3

3
4
4
4
3
2

AUTOEVALUACIN DEL CONTROL:

Se difunden los mecanismos e instrumentos utilizados para la

1 realizacin de la Autoevaluacin del Control?

Los servidores de la Entidad comprenden los propsitos,

2 metodologas e instrumentos requeridos para la Autoevaluacin

del Control?
Las fuentes de informacin e instrumentos utilizados para la
Autoevaluacin del Control son pertinentes?
Existe representacin de todos los servidores en la realizacin de

4 la Autoevaluacin del Control?

AUTOEVALUACIN A LA GESTIN:
1 Los Servidores Pblicos del nivel directivo de la Entidad

comprenden la importancia del monitoreo permanente de los

indicadores a los macroprocesos, procesos, subprocesos, planes

2
3

y programas a su cargo?
Durante el proceso de evaluacin e informe de los indicadores

2 participan todos los Servidores Pblicos de los diferentes

1
2
3
4

niveles?
Las acciones de mejoramiento son coherentes con el resultado
del anlisis de indicadores?
Se discuten los resultados del anlisis de indicadores con todos
los Servidores Pblicos responsables de los procesos y planes
institucionales?
EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:
Se cumplen los objetivos, principios y fundamentos del Sistema
de Control Interno en la Entidad?
La efectividad de los elementos, componentes y subsistemas en
su interaccin apoyan el cumplimiento de los objetivos de la
Entidad?
Se generan observaciones de Control Interno a los directivos de
las reas sobre las deficiencias significativas que requieren
especial atencin por parte de ellos?
Se presentan los informes de control interno a la alta direccin y
al rgano Consultor del Gobierno Nacional en materia de Control
Interno de las entidades del orden Nacional y Territorial?
AUDITORIA INTERNA:
Se cuenta con mtodos, procedimientos y herramientas que
apoyen los procesos de evaluacin independiente?
En los procesos de auditoria se incorpora la planeacin,

2 ejecucin, elaboracin de informes y seguimiento?

Se definen acuerdos sobre las acciones de mejoramiento con las

3 diferentes reas de la Entidad?

PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL:

La Entidad elabora anualmente un Plan de Mejoramiento

1 Institucional?

El Plan de Mejoramiento Institucional involucra las acciones de

3
1
3
4

4
3
3
4

2 Mejoramiento a nivel de Macroproceso, Procesos, Subprocesos

4
5
6

derivados de la Autoevaluacin por rea organizacional?

El Plan de Mejoramiento Institucional contempla las
recomendaciones de mejoramiento generadas por la Evaluacin
Independiente del Sistema de Control Interno?
El Plan de Mejoramiento Institucional contempla las
recomendaciones emitidas por el rgano de Control Fiscal
competente?
El Plan de Mejoramiento Institucional contempla niveles de
responsabilidad, trminos de ejecucin y recursos?
Los servidores pblicos de la Entidad conocen el Plan de
Mejoramiento Institucional?

4
4
3

PLANES DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS:

Existe coherencia entre los Planes de Mejoramiento por procesos

1 y la funcin especfica encargada a cada rea organizacional de

3
4
5

la Entidad?
Los Servidores Pblicos de la Dependencia conocen el Plan de
Mejoramiento por procesos de su rea?
Los Planes de Mejoramiento por procesos tienen en cuenta las
recomendaciones derivadas de la Evaluacin, en lo que
corresponde a cada rea organizacional?
Los Planes de Mejoramiento por procesos contemplan niveles de
responsabilidad, trminos de ejecucin y recursos?
Los Planes de Mejoramiento por procesos tienen en cuenta las
recomendaciones emitidas por los rganos de Control Fiscal en
lo pertinente a cada rea organizacional?

PLANES DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL:

4
4
3

Existe coherencia entre los Planes de Mejoramiento Individual y

1 las funciones que desarrolla la Entidad?

Los Servidores Pblicos elaboran Planes de Mejoramiento

2 Individuales tomando como base los resultados de la

Autoevaluacin del Control y de Gestin?

Los Planes de Mejoramiento Individual se encuentran asociados
a las funciones de cada cargo, en particular a sus objetivos de
desempeo?
La calificacin de desempeo del Servidor Pblico se encuentra
directamente relacionada a su funcin, objetivos de desempeo y
capacidad de llevar a cabo las acciones de mejoramiento
relativas a los procesos que se le han asignado?