5.

5 PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL

5.5.1

PRODUCCIN DE DOCUMENTOS

En los procesos de produccin documental se contempla el origen, la creacin y normalizacin de los

documentos generados de los procesos y actividades del Banco, para lo cual se tienen en cuenta las
siguientes condiciones generales:

Las reglas, actividades y parmetros para la elaboracin y presentacin de memorandos y

comunicaciones externas oficiales, se encuentran documentadas en el Procedimiento para la
estandarizacin de documentos comerciales del Banco

ESTE DOCUMENTO ES CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD Y ES VLIDO UNICAMENTE SI SE CONSULTA
EN ISOLUCION

Las reglas, actividades y parmetros para la elaboracin de los documentos del Sistema de
Gestin de Calidad, se encuentran documentadas en el Instructivo de estandarizacin de documentos
Sistema de Gestin de Calidad del Banco.

Las directrices para el control de los registros del Sistema de Gestin de Calidad, se encuentran
documentadas en el Procedimiento de Control de Registros del Banco.
5.5.2

RECEPCIN Y DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

La recepcin y distribucin de documentos hace referencia a las operaciones de verificacin y control

que el Banco realiza para la admisin y transito de los documentos y las comunicaciones internas y
externas a travs de los diferentes flujos y canales de comunicacin oficiales, garantizando que
lleguen a su destinatario para el cumplimiento de su funcin administrativa.
Las siguientes son las condiciones generales que se tienen en cuenta en los procesos de recepcin y
distribucin de documentos:

Las polticas, reglas y dems disposiciones relacionadas con el manejo de la informacin y las
comunicaciones de la Entidad, se encuentran documentadas en el Manual de la informacin y las
comunicaciones del Banco.

Los procedimientos para la elaboracin, radicacin y distribucin de memorandos y

comunicaciones externas enviadas y recibidas se encuentran reglamentados en los Subprocesos
de Recepcin y distribucin de documentos del Proceso de Administracin Documental.

Los requisitos bsicos de recepcin y verificacin de documentos en el Centro de Administracin

Documental y la Ventanilla de radicacin de la Oficina de Correspondencia, se encuentran
documentados en el Manual de Gestin Documental del Banco, as como lo horarios de recorrido
interno para la distribucin de comunicados externos e internos.

La entrega de comunicaciones externas enviadas a los Operadores del servicio de mensajera

expresa contratados por el Banco se realiza conforme a lo estipulado en los Acuerdos de Nivel de
Servicio suscritos con el Proveedor.
5.5.3

CLASIFICACIN Y ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS

La organizacin de documentos es el conjunto de procesos archivsticos mediante el cual se

establece la clasificacin, descripcin y ordenacin de los documentos generados de las actividades
del Banco, de acuerdo con la metodologa y dems disposiciones tcnicas emitidas y avaladas por el
Archivo General de la Nacin.

En tal sentido, durante los procesos de clasificacin y organizacin de documentos se tienen en

cuenta las siguientes consideraciones:

Las actividades relacionadas con la clasificacin, conservacin y administracin de

documentos se encuentran sealadas en el Subproceso de Clasificacin, Retencin y manejo
de documentos del Proceso de Administracin Documental.

En las Tablas de Retencin Documental se encuentra el listado de Series, subseries, tipos

documentales, Procesos de la cadena de valor, reas y Dependencias productoras, as como
el tiempo de retencin, la disposicin final y dems aspectos relevantes para la clasificacin y
manejo de documentos de archivo del Banco. Las Tablas de Retencin y las Matrices de
Clasificacin Documental son herramientas dinmicas que permite la adaptacin al quehacer
diario del Banco y por tal motivo son susceptibles a presentar cambios, modificaciones,
ajustes y actualizaciones, que pueden generarse a partir de la aplicacin e implementacin de
estas herramientas y como producto de las modificaciones de las polticas, procesos y
procedimientos por parte de Bancoldex, as como de la implementacin de nuevas
disposiciones legales aplicables al Banco o modificacin de las ya existentes. As las cosas,
es posible que se generen nuevas series, subseries y tipos documentales que no fueron
contemplados en el proceso de elaboracin o revisin de las Tablas de Retencin y/o las
Matrices de Clasificacin Documental. Por otra parte, es posible que la entidad realice
reestructuraciones que den origen a la modificacin de la Cadena de Valor (Procesos o
subprocesos) y/o la creacin de nuevas reas, supresin o fusin de otras o reasignacin de
funciones entre las diferentes reas o procesos de la Cadena de Valor, lo cual implica la
creacin y/o reasignacin de series y subseries documentales.
Las tablas de retencin del Banco fueron aprobadas por el Archivo General de la Nacin
mediante el acuerdo 001 del 4 de febrero del 2000.

Los criterios de conformacin, organizacin, rotulacin, registro e inventario de expedientes de

archivo se encuentran documentados en el Manual de Gestin Documental del Banco.

En atencin a la Poltica de Administracin por terceros definida por la Entidad, los

documentos administrados por el Centro de Administracin Documental son enviados al
Proveedor de custodia documental, conforme a lo estipulado en los Acuerdos de Nivel de
Servicio suscritos con dicho Proveedor.

5.5.4

REPROGRAFA DE DOCUMENTOS.

La reprografa de documentos tiene como finalidad facilitar la difusin, conservacin y acceso de la

informacin contenida en los documentos de archivo garantizando su preservacin. Para la
realizacin de esta actividad se deben tener en cuenta las siguientes condiciones:

Las actividades relacionadas con la parametrizacin de Series o subseries y tipos documentales,

mecanismos de captura e indexacin de documentos en el aplicativo de Gestin Documental, se
encuentran descritas en el Instructivo para la administracin
del Aplicativo de Gestin
Documental del Banco.

Los sitios y la infraestructura dispuesta para los procesos de reprografa de documentos, son
establecidos y administrados por la Unidad de Gestin Documental.

Los procedimientos de digitalizacin, importacin y captura de documentos en el aplicativo de

gestin documental son realizados a travs de perfiles de usuario que cuentan con los derechos
de procesamiento pertinentes, autorizados por el Jefe de rea y/o Dueo de Proceso
correspondiente.

Los parmetros tcnicos generales aplicados para la digitalizacin de documentos son los
siguientes:
o
o
o

Resolucin: De 200 a 300 dpi.

Profundidad de bits: Blanco y negro (bitonal).
Formato: TIFF grupo IV PDF/A

Los parmetros tcnicos para la digitalizacin de documentos con grficas de alta calidad,
manuscritos, fotografas, documentos cartogrficos, libros antiguos u otros fabricados con
materiales especiales, se evalan por separado teniendo en cuenta las necesidades
propias de consulta y conservacin de los mismos en cada caso.

5.5.5

Con el fin de preservar y evitar el deterioro de la documentacin empastada, argollada o

encuadernada, dichos documentos son enviados a un Proveedor especializado para su
argollado, empaste o desempaste.
CONSULTA Y RECUPERACIN DE DOCUMENTOS

La consulta y recuperacin de los documentos es el conjunto de operaciones que permiten acceder a

la informacin contenida en los documentos de archivo por medio de los instrumentos de consulta
reglamentados en el Banco, para lo cual, se tienen en cuenta las siguientes consideraciones:

1. La disponibilidad o recuperacin de los documentos se asegura por medio de la correcta

identificacin y trazabilidad por parte de la persona responsable de su diligenciamiento,
indexacin en el aplicativo de Gestin Documental y archivo durante el desarrollo de los procesos.
2. Los documentos solicitados en ejercicio de auditoras internas y externas que residan en
formatos electrnicos y digitales (imgenes) podrn ser consultados a travs de perfiles de
acceso con las atribuciones correspondientes. Si los documentos no estn reproducidos en los
medios descritos anteriormente, se controla su entrega y recepcin utilizando el mecanismo de
foliacin.
3. Los documentos solicitados por funcionarios del Banco que residan o se encuentren reproducidos
en el aplicativo de Gestin Documental, solo pueden ser consultados a travs de perfiles de
usuario configurados previamente en este aplicativo, que cuenten con los derechos de acceso
pertinentes autorizados por el Jefe de rea y/o Dueo de Proceso correspondiente.
4. Las actividades relacionadas con la consulta, bsqueda, reintegro de expedientes y respuesta a
solicitudes de informacin dirigidas al CAD, se encuentran documentadas en las guas de usuario
publicadas en la plataforma de Intranet del Banco para tal fin.
5.5.6

ALMACENAMIENTO Y PROTECCIN DE LOS DOCUMENTOS

Condiciones generales para el almacenamiento y proteccin de los documentos de archivo del

Banco:

1. El procedimiento aplicado por el Departamento de Sistemas para el aseguramiento del debido

respaldo de la informacin (Copias de seguridad), se encuentra documentado en el Manual del
Sistema de Gestin de la Seguridad de la Informacin del Banco.
2.

Las bodegas del proveedor del servicio de depsito y custodia documental, cumple con los
requisitos tcnicos ambientales mnimos de almacenamiento, proteccin y conservacin de
documentos, sealados en las disposiciones, reglamentaciones y/o normas tcnicas que rigen
sobre la materia. En atencin a lo anterior, el Banco realiza de forma peridica visitas de
inspeccin a dichas instalaciones, con el fin de verificar el cumplimiento de los mencionados
requisitos.

3. Las polticas, procedimientos y dems lineamientos orientados a la seguridad y buen uso de la

informacin generada de los procesos y actividades del Banco, se encuentran documentados en
el Manual del Sistema de Gestin de la Seguridad de la Informacin del Banco.
4. Las instalaciones del CAD y la Oficina de correspondencia son reas de acceso restringido.

5.5.7

CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS

Los procesos de conservacin de los documentos garantizan la adecuada integridad fsica de los
documentos de archivo, al igual que su contenido y valor probatorio.
Condiciones generales para la conservacin de documentos de archivo del Banco:
1. Aplicacin de las disposiciones, regulaciones y normas tcnicas existentes, para la conservacin y
preservacin de documentos en sus distintos soportes.
2. Migracin y/o conversin de los documentos cuyo soporte sea electrnico, as como sus
respectivos metadatos, cuando estos se vean afectados por la obsolescencia de los formatos o el
desuso del hardware y/o software en que se encuentran, garantizando su autenticidad,
disponibilidad y accesibilidad durante el tiempo de retencin o conservacin establecido en la
Matriz de Clasificacin Documental.
5.5.8

DISPOSICIN FINAL DE DOCUMENTOS.

Condiciones generales para la disposicin final de documentos de archivo del Banco:

1. Las actividades relacionadas con la seleccin y disposicin final de los documentos de archivo del
Banco, se encuentran establecidas en el Subproceso de Disposicin final de documentos del
Proceso de Administracin Documental.
2. En concordancia a lo establecido en el Manual de Sistema de Gestin para la seguridad de la
Informacin la forma de destruccin de los documentos en soporte papel es la trituracin con
manejo correcto de los desechos, soportada en la expedicin de certificados de destruccin
cuando este proceso es llevado a cabo por terceros.
3. El procedimiento para la destruccin de medios digitales se encuentra documentado en el Manual
de Sistema de Gestin para la seguridad de la Informacin del Banco.
6. BIBLIOGRAFIA:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Gua para la implementacin de un programa de

gestin documental. Bogot D.C.: 2005
MINISTERIO DE CULTURA. Decreto 2609 de 2012. 'Por el cual se reglamenta el Ttulo V
de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artculos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se
dictan otras disposiciones en materia de Gestin Documental para todas las Entidades del
Estado"
BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA BANCOLDEX S.A. Informacin
institucional: 2014.