DOCUMENTACIN MERCANTIL

Es la disciplina especializada que nos da a conocer las caractersticas

fundamentales y requisitos primordiales que debe reunir toda documentacin a
emplearse en cada actividad mercantil.
RELACIN DE LA DOCUMENTACIN MERCANTIL CON LA CONTABILIDAD.
La documentacin mercantil se relaciona con la ciencia contable , porque le
proporciona los instrumentos sustentatorios para el registro contable , en
tanto que la contabilidad ordena y registra las operaciones contenidas en los
documentos para luego resumirlos y formular los resultados del periodo a
travs de los estados financieros .
CLASIFICACIN
1. DOCUMENTOS EXIGIDOS LEGALMENTE POR LA SUNAT.
Mediante DL. 25632 y su reglamento de comprobantes de pago RS. 0079/SUNAT difundido por la Administracin Tributaria, ha establecido
nuevas formas en el sistema de registro documentario a fin de que
exista una mejor organizacin y control de las actividades tributarias.
a. COMPROBANTES DE PAGO
Es todo documento que acredita la transferencia de bienes, entrega
en uso o prestacin de servicios, es un documento formal que avala
una relacin comercial o de transferencia en cuanto a bienes y servicios
se refiere.
FACTURA COMERCIAL
Es un comprobante de pago que acredita la transferencia de bienes
o la prestacin de servicios cuando la operacin se realiza con
sujeto del impuesto general a las ventas que tienen derecho a
crdito fiscal , la misma que servir al comprador para sustentar
costos y/o gastos para efectos tributarios .
Debe emitirse en las operaciones de exportacin.
Cuando las personas del RUS lo solicite a fin de sustentar crdito
deducible.
En la transferencia de bienes y servicios prestados gratuitamente
registrndose la leyenda transferencia gratuita
El requisito fundamental para exigir factura es que debe tener RUC
expedido por la SUNAT.

RECIBO POR HONORARIO

Documento que debe ser entregado por toda persona que ejerce
una profesin, arte, ciencia, oficio .Dicho documento es utilizado
para sustentar gastos y costos para efectos tributarios .La retencin
respectiva es del 10% que corresponde al Impuesto a la Renta de la
cuarta categora si el pago del servicio supera los s/ 1500.00 o
tambin se puede optar por pedir la suspensin de la retencin a
partir de enero de cada ao.

BOLETA DE VENTA
Es un comprobante de pago que se emite por operaciones con
consumidores finales por la transferencia de bienes o la prestacin
de servicios.
No otorgan derecho a crdito fiscal ni pueden ser utilizadas para
sustentar gasto y costo, salvo el 6% del total de los comprobantes
de pago que otorgan el derecho a deducir costo y gasto.
Las boletas deben emitirse a partir de s/5.00
salvo que el
consumidor lo exija por un menor valor.

LIQUIDACIN DE COMPRA
Es un comprobante de pago que es emitido por el comprador
cuando adquiere los productos
o acopiadores de productos
primarios derivados de actividades tales como: la agricultura, la
pesca artesanal, productores silvestres, artesanos, los cuales
carecen de RUC.
Permiten ejercer el derecho al crdito fiscal, siempre que se haya
incluido el IGV .Sirve como sustento de costo o gasto para efectos
tributarios.

TICKET O CINTA DE MAQUINAS REGISTRADORAS

Son documentos admitidos como comprobantes de pago, en
operaciones finales cuando el comprador necesite utilizar el crdito
fiscal, ser necesario identificarlo, registrando el n de RUC y el IGV
que afecta a la compra. Los vendedores debern efectuar una
liquidacin diaria de las operaciones realizadas por cada mquina
registradora.
Ser obligatorio emitirlo cuando el monto de la venta del bien o
servicio supere los s/ 5.00 salvo que el comprador lo exija cuando el
monto es menor.
CLASES DE TICKETS
TICKTES PROPIAMENTE DICHOS
Documento emitido generalmente a personas naturales
cuando estos hayan solicitado un bien o servicio .En dicha
venta est incluido el IGV correspondiente.

 TICKETS FACTURA
Tienen las mismas caractersticas que una factura; emitida
generalmente a personas jurdicas o personas naturales que
cuenten con RUC.
Permiten sustentar costo o gasto as como tienen derecho a
crdito fiscal siempre que cumplan con los siguientes
requisitos:
- Se identifique al comprador con su nmero de RUC.
- Se emita como mnimo en original y cinta testigo.
- Fijar la fecha y hora de venta.
- Se discrimine el monto del IGV
- Se describa el bien vendido, cedido en uso o servicio
prestado.

GUIAS DE REMISION
Es un documento que sustenta el traslado de bienes por su
transferencia de propiedad (venta), consignaciones, remisiones
entre establecimientos de una misma empresa.
De acuerdo a disposiciones vigentes, los comprobantes de pago
tambin sustentan el traslado cuando dichos comprobantes son
emitidos antes del inicio del traslado, en cuyo caso ya no es
necesaria la emisin de la Gua de Remisin.
GUIA DE REMISION REMITENTE
Es un documento emitido por el remitente para sustentar el
traslado de sus propios bienes con motivo de su compra o
venta .Como remitente se entiende:
- Al poseedor de los bienes al inicio del traslado.
- Al prestador de servicios cuando enva un bien reparado.
- Al consignador cuando enva mercanca en consignacin.

Al agente de Aduanas cuando enva mercanca nacional o

extranjera.

GUIA DE REMISION DEL TRANSPORTISTA

Es un documento que emite el transportista para sustentar el
traslado de bienes a solicitud de terceras personas tengan o
no un numero de RUC , es decir cuando el servicio se realiza
bajo la modalidad de transporte pblico .
Aspectos Generales
- Si el transporte se realiza para varios clientes se emitir
una gua de remisin del transportista para cada uno de
ellos
- El traslado de bienes bajo la modalidad de transporte
pblico se sustenta con los siguientes documentos :
. El original, destinario y copia de Sunat de la gua de
remisin del remitente.
. Copia destinatario y copia Sunat de la gua de remisin
del remitente.
. Copia destinatario y copia Sunat de la gua de remisin
del transportista.
Ambos documentos debern portarse durante el traslado
de bienes.

COMPROBANTES DE RETENCION
Es un documento emitido por el que adquiere bienes y servicios
de un proveedor cuyas operaciones estn gravadas con el IGV
.En otras palabras , al momento de efectuar la retencin , el
Agente de Retencin
entregara
a su proveedor
un
comprobante que acredite el monto retenido .
Para tener la condicin
entregara a la empresa

de Agentes de Retencin la Sunat

un Certificado de Agente de Retencin el cual se sealara la

vigencia de la misma

COMPROBANTE DE PERCEPCION
Es un comprobante emitido por la empresa considerada como
agente de percepcin designada por la Sunat y que se dedica a la
comercializacin de :
-

Gaseosas y agua mineral , cervezas e insumos ( envases

de vidrio , envases descartables o retornables , tapas
entre otros )
Gas licuado de petrleo.
Trigo y harina de trigo
Pinturas.
Vidrios en placas.
Productos laminados.
Adoquines.
Artculos de baos.

2. DOCUMENTOS EMPLEADOS
COMERCIAL FINANCIERO.

LEGALMENTE

POR

TODO

SISTEMA

LETRA DE CAMBIO.
La letra de cambio es una orden incondicional por escrito hecha por
una persona natural o jurdica dirigida a otra persona tambin
natural o jurdica, con el objeto de exigir que sta efectu el pago de
una determinada cantidad de dinero, a una fecha futura fija o
determinable.
MODOS DE GIRO DE LETRA DE CAMBIO
Las modalidades de giro pueden variar segn el pas donde se
practique la contabilidad, pero los principios siguen las modalidades
de:
-

A la vista. No se necesita ser previamente aceptada, solo

basta presentar el mismo da de su giro o cualquier otro
da para exigir su pago. No es muy usual hacer uso de esta
prctica.
A das o meses vista. Esta modalidad tiene la
caracterstica de que el plazo de vencimiento se computa
a partir de la fecha de aceptacin de la letra, es decir la
fecha en que "a visto" el aceptante y firmado el
compromiso de pagara.
A das o meses fecha. En esta modalidad el plazo de
vencimiento se computa desde la fecha en que la letra fue
girada. En este caso se cuentan los das conforme al ao
civil, es decir computando los das que tiene cada mes.
A fecha fija. En esta modalidad se especifica la fecha de
pago en la letra de cambio.

EL CHEQUE
El cheque es una orden de pago con una determinada suma de
dinero, debe ser pagado contra presentacin del cheque en cajas de
Bancos. Este documento mercantil permite al librador o
cuentacorrentista retirar en su nombre en forma parcial o total de
los fondos depositados en poder del librado o Banco.
CARACTERISTICAS DEL CHEQUE
El cheque tiene las siguientes caractersticas:
El cheque debe tener fondos disponibles. El girador debe tener,
fondos depositados y disponibles en el Banco girado o haber
recibido de ste autorizacin para girar cheques en virtud de una
apertura de crdito.
El cheque se puede girar por dos modalidades:
Al portador.
Nominativa. Es decir a la orden de una persona natural o jurdica.
En la emisin de cheques se deben cumplir con los siguientes
requisitos:
-

Cantidad en cifras.
Fecha de emisin del cheque.
Nombre del beneficiario.
Cantidad en letras.
Firma del girador o librador.
Nmero del cheque.
La clave o nmero de cuenta.

EL PAGARE
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El pagar es una promesa escrita e incondicional de pagar una suma

fija o determinable de dinero en un tiempo determinado. Este
documento tiene que estar firmado por las personas que acuerdan
efectuar el pago.
Este es un documento privado de crdito, que en su caso puede ser
elevado a instrumento pblico mediante el reconocimiento de firmas
y rbricas antes o despus de la transaccin.
El pagar se diferencia de la letra de cambio por:
Incluir la estipulacin de intereses ordinarios y penales.
No pueden ser girado a la vista sino:
A das o meses fecha.
A fecha fija.
Los pagars pueden ser de diferentes tipos:
Simple o a sola firma. Este tipo de pagar est firmado solamente
por el deudor quien garantiza el cumplimiento de la obligacin a la
fecha de vencimiento.
Con garanta personal. Este tipo de pagar establece que cuando
existe la garanta de otra persona quien en forma solidaria y
mancomunada se compromete a satisfacer la obligacin en la fecha
de vencimiento en caso del incumplimiento por parte del deudor.
Con garanta prendaria. Este tipo de pagar garantiza la deuda con
una prenda que puede ser vehculos, joyas, ttulos de propiedad,
etc.
Con garanta hipotecaria. Este tipo de pagar es utilizado en casos
de que exista una garanta hipotecaria como un bien inmueble, en
este caso el acreedor puede gestionar el remate del bien para
recuperar el valor de crdito si no fue satisfecha la obligacin en la
fecha de vencimiento.
Mixto. Este tipo de pagar es utilizado cuando existe la combinacin
de las garantas mencionadas. Como por ejemplo: el crdito se
otorgue con garantas personales y prendarias.
Para el llenado del pagar se procede de la siguiente manera:
-

Importe en cantidad de la deuda.

Nombre completo del deudor.
Fecha de vencimiento de la obligacin.
Nombre del beneficiario o acreedor.
Importe literal.
El porcentaje de inters ordinario.
El porcentaje de inters penal en caso de mora.
Nombre del garante.
Fecha de emisin del pagar.
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Firma del deudor.

Firma del garante.

NOTA DE CREDITO
Es aquel documento comercial emitido por el vendedor en el cual se
detallan conceptos por los que un comprador dispone de crdito a
su favor en su cuenta comercial. Es un documento registrable y
siempre genera un saldo positivo para el cliente.
Casos en los que se emite
- Errores de facturacin: Se factur un importe superior y
luego se lo corrige con NC.
- Aplicacin de bonificaciones y/o descuentos
- Devoluciones
- Casos de roturas de mercadera

NOTA DE DEBITO
Es un comprobante que una empresa enva a su cliente, en la que
se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una
determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la
misma nota. Este documento incrementa el valor de la deuda o
saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturacin, inters por

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mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el

incremento del saldo de una cuenta.

LLENADOS DE DOCUMENTOS MERCANTILES

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