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Manual de administracin de Microsoft

Dynamics CRM 2013


Versin 6.0.2

Este documento se proporciona "tal cual". La informacin y opiniones expresadas en este


documento, incluidas las direcciones URL y otras referencias a sitios web de Internet, podran
cambiar sin previo aviso.
Algunos de los ejemplos incluidos aqu se proporcionan nicamente con fines ilustrativos y son
ficticios. No tienen asociacin ni conexin alguna con la realidad.
Este documento no le proporciona ningn derecho legal sobre la propiedad intelectual de
ninguno de los productos de Microsoft. Puede copiar y usar este documento para su referencia
interna.
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Contenido
Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online 5
Send us your comments about this document.............................................................................6
Novedades para administradores de Microsoft Dynamics CRM 2013 y CRM Online.................6
Install product updates................................................................................................................ 9
Despus de actualizar a CRM 2013 -- pasos siguientes para el xito.......................................14
Introduccin............................................................................................................................... 17
Exploradores web y dispositivos mviles admitidos...............................................................17
Tareas de preparacin y configuracin de claves..................................................................19
Configurar una organizacin de CRM....................................................................................25
1 Crear unidades de negocio............................................................................................. 25
2 Eliminacin de unidades de negocio...............................................................................26
3 Asignar una unidad de negocio o una empresa primaria diferente.................................27
4 Creacin o edicin de ubicaciones..................................................................................28
5 Adicin de recursos a ubicaciones..................................................................................29
6 Cambiar las opciones de configuracin regional y de idioma para la organizacin.........31
Instalar CRM para Outlook..................................................................................................... 32
Instalar CRM E-mail Router................................................................................................... 33
Configurar CRM para tablets.................................................................................................. 33
Set up CRM for phones.......................................................................................................... 55
Administrar seguridad, usuarios y equipos................................................................................68
Conceptos de seguridad para Microsoft Dynamics CRM.......................................................69
Invitar a alguien a usar Microsoft Dynamics CRM..................................................................71
Controlar el acceso a los datos..............................................................................................73
Creacin o edicin de roles de seguridad..............................................................................74
Copia de roles de seguridad.................................................................................................. 79
Administrar usuarios.............................................................................................................. 80
Administrar equipos............................................................................................................... 87
Adicin de equipos o usuarios a un perfil de seguridad de campo........................................89
Sincronizacin de la informacin del usuario entre Microsoft Dynamics CRM y Active
Directory............................................................................................................................. 91
Agregar o eliminar integrantes de zona.................................................................................93
Administrar datos....................................................................................................................... 94
Importar datos (todos los tipos de registro)............................................................................95
Detectar datos duplicados...................................................................................................... 96
Eliminacin de registros en masa.......................................................................................... 97
Cifrado de datos..................................................................................................................... 99
Free storage space in Microsoft Dynamics CRM.................................................................101
Manage your configuration data..............................................................................................108
Create a schema to export configuration data......................................................................111

Modify a configuration data schema.....................................................................................118


Import configuration data...................................................................................................... 119
Connect to Microsoft Social Listening......................................................................................121
Control social data................................................................................................................... 128
Manage Bing Maps for your organization................................................................................129
Crear y editar procesos........................................................................................................... 132
Procesos de flujo de trabajo................................................................................................. 140
7 Configurar los pasos del flujo de trabajo.......................................................................146
8 Prcticas recomendadas para los procesos de flujo de trabajo....................................152
Dilogos............................................................................................................................... 153
9 Configurar procesos de dilogo.....................................................................................155
Acciones.............................................................................................................................. 164
10..................................................................................... Configurar acciones
...................................................................................................................................... 166
Flujos de proceso de negocio.............................................................................................. 170
11............................................................ Configurar flujos de proceso de negocio
...................................................................................................................................... 174
Supervisar y administrar procesos.......................................................................................178
Administrar documentos.......................................................................................................... 180
Permisos requeridos para tareas de administracin de documentos...................................180
Validar y corregir direcciones URL de sitios de SharePoint.................................................182
Presentacin de la sincronizacin del lado del servidor..........................................................183
Escenarios soportados para la sincronizacin del lado del servidor....................................185
Error al registrar para sincronizacin del lado del servidor..................................................186
Deploy packages using CRM Package Deployer and Windows PowerShell...........................187

Manual de administracin de Microsoft


Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics
CRM Online
El manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 contiene recursos y temas
diseados para ayudarle a administrar y configurar las implementaciones locales de Microsoft
Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online.

En esta seccin
Novedades para administradores de Microsoft Dynamics CRM 2013 y CRM Online
Install product updates
Despus de actualizar a CRM 2013 -- pasos siguientes para el xito
Introduccin
Administrar seguridad, usuarios y equipos
Administrar datos
Manage your configuration data
Connect to Microsoft Social Listening
Control social data
Manage Bing Maps for your organization
Crear y editar procesos
Administrar documentos
Presentacin de la sincronizacin del lado del servidor
Deploy packages using CRM Package Deployer and Windows PowerShell

Secciones relacionadas
Planning Guide for Microsoft Dynamics CRM 2013 and Microsoft Dynamics CRM Online
Installing Guide for Microsoft Dynamics CRM 2013 and Microsoft Dynamics CRM Online
Operating Guide for Microsoft Dynamics CRM 2013 (on-premises)
Customization Guide for Microsoft Dynamics CRM 2013 and Microsoft Dynamics CRM
Online
Report Writers Guide for Microsoft Dynamics CRM 2013 and Microsoft Dynamics CRM
Online
Centro de clientes

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Si tiene alguna pregunta o comentario sobre este documento, haga clic para enviar un mensaje
de correo electrnico al equipo de contenido de Microsoft Dynamics CRM.
Si su pregunta se refiere a los productos de Microsoft Dynamics CRM en vez de al contenido de
este libro, busque en el Centro de ayuda y soporte tcnico de Microsoft o en Microsoft
Knowledge Base.

Novedades para administradores de Microsoft


Dynamics CRM 2013 y CRM Online
Conozca las novedades para los administradores en las ltimos versiones de Microsoft
Dynamics CRM.

En este tema
Novedades para administradores de Microsoft Dynamics CRM 2013 Service Pack 1 y CRM
Online Primavera 2014
Novedades para administradores de Microsoft Dynamics CRM 2013 y CRM Online Otoo 2013

Novedades para administradores de Microsoft Dynamics CRM


2013 Service Pack 1 y CRM Online Primavera 2014
Conozca las nuevas caractersticas de esta versin: Novedades de CRM Online Primavera 2014
y CRM 2013 Service Pack 1
Importante
Una vez instalado, Microsoft Dynamics CRM 2013 Service Pack 1 no se puede
desinstalar.
Lea informacin importante sobre Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013
antes de implementar este Service Pack en un entorno de produccin: Obtener e instalar
el Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM

Detecte duplicados al crear o actualizar registros


Hemos atendido a sus comentarios! En esta versin se ha restaurado la capacidad de detectar
duplicados al crear o actualizar registros usando formularios o vistas de cuadrcula en la
aplicacin web para entidades de la interfaz de usuario actualizadas! Una novedad de esta
versin es la posibilidad de detectar duplicados cuando se usa CRM para tabletas. Ms
informacin: Detectar datos duplicados

Utilice instancias de espacio aislado para comprobar cambios en CRM


antes de implementarlos en produccin
Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014 introduce la instancia de espacios aislados.
Una instancia de espacios aislados es una instancia de no produccin en Microsoft Dynamics
CRM Online. Puesto que ha aislado de produccin, use una instancia de espacios aislados para
desarrollar y probar cambios en la aplicacin de forma segura. Administre las instancias de
espacio aislado y produccin de CRM Online en Centro de administracin de CRM Online. Ms
informacin: Manage CRM Online sandbox instances y Introduccin a las instancias de
espacio aislado en CRM Online

Instale actualizaciones de productos para habilitar las nuevas


caractersticas para la organizacin
Importante
La instalacin de actualizaciones de productos es un proceso unidireccional. Una
vez instaladas, las actualizaciones del producto no se pueden desinstalar.
Con esta versin, muchas caractersticas y actualizaciones nuevas se agregan a la
implementacin de Microsoft Dynamics CRM. Algunas de las caractersticas estn deshabilitados
de forma predeterminada para evitar la interrupcin de su experiencia de CRM. Tiene la opcin
de habilitar estas caractersticas instalando las actualizaciones de productos. Ms informacin:
Install product updates.

Conctese a Microsoft Social Listening para aportar enfoques sociales a la


organizacin
Incorpore potentes enfoques sociales a su organizacin conectando CRM con Microsoft Social
Listening. Esta caracterstica slo est disponible en Microsoft Dynamics CRM Online. Ms
informacin: Connect to Microsoft Social Listening.

Controle el flujo de datos sociales en la organizacin


Puede habilitar o deshabilitar la capacidad de recibir los datos sociales en Microsoft Dynamics
CRM. Ms informacin: Control social data

Adicin de servicios en lnea de Office 365


Las novedades de esta versin hacen que la integracin de servicios de Office 365 como
Exchange Online y SharePoint Online sea ms fcil y compatible. Ms informacin: Add Office
365 Online services

Modo sin conexin: CRM para Outlook


Si se desconecta con Microsoft Dynamics CRM 2013 para Outlook, faltarn algunas
caractersticas de Service Pack 1 de CRM 2013 (local) o de CRM Online Primavera 2014 hasta
que se actualice a CRM 2013 Service Pack 1 para Outlook. Ms informacin: Upgrade
Microsoft Dynamics CRM for Outlook
8

Exporte e importe los datos de configuracin de CRM


Use la nueva Herramienta de migracin de la configuracin para migrar los datos de
configuracin entre servidores de CRM. Ms informacin: Manage your configuration data.

Implemente paquetes para instalar varias soluciones e importar datos de


configuracin
Use la nueva Herramienta de implementador de paquetes para agrupar varias soluciones y datos
de configuracin en un "paquete" y, a continuacin, implemente el paquete en una instancia de
Microsoft Dynamics CRM para instalar varias soluciones junto con datos de configuracin. Ms
informacin: Deploy packages using CRM Package Deployer and Windows PowerShell.

Novedades para administradores de Microsoft Dynamics CRM


2013 y CRM Online Otoo 2013

Equipos de acceso
Adems de los equipos que poseen registros, ahora puede usar un nuevo tipo de equipo,
denominado equipo de acceso. Un equipo de acceso no es propietario de registros propios y no
tiene los roles de seguridad asignados. Los registros se comparten con un equipo de acceso y a
los integrantes del equipo se les asignan derechos de acceso sobre los registros, como Lectura,
Escritura o Anexar. Los equipos de acceso pueden ser creados por el usuario o creados
automticamente (administrados por el sistema). Para equipos de acceso administrados por el
sistema es necesario proporcionar una plantilla de equipo que el sistema use para crear un
equipo. Hay dos configuraciones de implementacin disponibles para equipos administrados por
el sistema: un nmero mximo de plantillas de equipo para una entidad y un nmero mximo de
entidades que puede habilitar para equipos de acceso creados automticamente. Ms
informacin: Administrar equipos

Bsqueda rpida en varias entidades


Con la bsqueda rpida en varias entidades puede buscar registros entre las entidades de
diferentes tipos, como cuentas, oportunidades y contactos. Varios valores de implementaciones
estn disponibles para la bsqueda en varias entidades, como un grado de paralelismo mximo,
un nmero mximo de entidades que participan en una bsqueda en varias entidades y otros.
Ms informacin: Entidades de implementacin y opciones de configuracin de implementacin

Configuracin de implementacin de Bsqueda rpida y Yammer


La nueva configuracin de implementacin se agrega a las caractersticas Bsqueda rpida
(busca registros del mismo tipo) y Yammer. Ms informacin: Entidades de implementacin y
opciones de configuracin de implementacin

Actualizaciones de cmdlet de PowerShell


Los cmdlets de Windows PowerShell para implementaciones locales de Microsoft Dynamics
CRM admiten ahora la ejecucin remota de comandos para CRM 2013. Adems, hay nuevos
valores y opciones para el cmdlet de configuracin de CRM 2013 para admitir las caractersticas.
Ms informacin: Administer the deployment using Windows PowerShell

Sincronizacin del lado del servidor


Puede usar Sincronizacin del lado del servidor para integrarse con Microsoft Dynamics CRM
Exchange y servidores de correo electrnico basados en POP3 o SMTP. Puede usar el
sincronizacin del lado del servidor para:

Habilitar sincronizacin de correo electrnico para usuarios y colas con los sistemas externos de correo
electrnico.

Habilite sincronizacin de correo electrnico, citas, contactos y tareas con Exchange.

Sincronizacin del lado del servidor ofrece caractersticas nuevas como el uso eficiente de los
recursos, el lmite de conexin, la migracin de datos, el aislamiento de servicios, los informes de
errores y los nuevos contadores. Ms informacin: Presentacin de la sincronizacin del lado del
servidor

Vea tambin
Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online
What's new for customization

Install product updates


Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014 y Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM
2013 tienen muchas caractersticas y actualizaciones nuevas para la implementacin de CRM.
Algunas de estas caractersticas estn deshabilitados de forma predeterminada para evitar la
interrupcin de su experiencia de CRM. Sin embargo, tiene la opcin de habilitar estas
caractersticas instalando actualizaciones de productos, en Configuracin > Administracin >
Instalar actualizaciones de productos.
Importante
La instalacin de actualizaciones de productos es un proceso unidireccional. Una
vez instaladas, las actualizaciones del producto no se pueden desinstalar.
Cuando hace clic o pulse en Instalar actualizaciones de productos, instale todas las
caractersticas incluidas en las actualizaciones de productos para esta versin. Por tanto,
asegrese de revisar cuidadosamente las nuevas caractersticas antes de habilitarlas.
Pruebe los efectos de las nuevas caractersticas en la organizacin antes de
implementarlas en produccin. Para probarlas, use una instancia de prueba de la
organizacin si su implementacin es local, o una instancia de espacio aislado para

10

CRM Online. Ms informacin: Establezca el entorno de prueba, Manage Microsoft


Dynamics CRM Online instances.
Obtenga informacin sobre las nuevas caractersticas incluidas en las actualizaciones de
productos para esta versin y por qu debe actualizarse: Novedades de CRM Online
Primavera 2014 y CRM 2013 Service Pack 1, Novedades de servicio al cliente y
Prepararse para la prxima versin de Microsoft Dynamics CRM.
Importante
Una vez instalado, Microsoft Dynamics CRM 2013 Service Pack 1 no se puede
desinstalar.
Lea informacin importante sobre Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013
antes de implementar este Service Pack en un entorno de produccin: Obtener e instalar
el Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM.
Algunas de las nuevas funciones no se agregan a las vistas no personalizadas hasta
instala actualizaciones de productos. Ms informacin: Informacin de instalacin de
actualizaciones de productos para la ola de Microsoft Dynamics CRM Primavera 2014.
Si personaliz las vistas, los paneles, formularios, la cinta de opciones o un mapa del
sitio en el sistema, las personalizaciones pueden verse afectadas al instalar
actualizaciones de productos. Ms informacin: Informacin de instalacin de
actualizaciones de productos para la ola de Microsoft Dynamics CRM Primavera 2014.
No podr instalar actualizaciones de productos utilizando CRM para Outlook o mediante
programacin.

Por qu actualizarse?
Las nuevas caractersticas, instaladas al hacer clic en Instalar actualizaciones de productos,
son mejoras en el rea de servicio al cliente. Mejorarn la experiencia del usuario y le permitirn
configurar caractersticas relacionadas con el servicio en un solo lugar. Observar la nueva
funcionalidad agregada a los formularios existentes, como caso, cuenta y elemento de cola.
Tambin encontrar varias nuevas entidades, como derecho, actividad social y perfil social. La
entidad de derecho especifica la cantidad y el tipo de soporte que recibe. La entidad de actividad
sociales sirve para convertir una publicacin social en un caso. La entidad de perfil social
contiene informacin acerca de la publicacin de medios sociales y el autor de la publicacin.
Obtenga ms informacin sobre las nuevas caractersticas de servicio al cliente: Novedades de
servicio al cliente, Novedades de esta versin y Prepararse para la prxima versin de Microsoft
Dynamics CRM.

Gua bsica de actualizaciones de productos


En el diagrama siguiente ofrece una gua bsica para instalar actualizaciones de productos.

11

Las actualizaciones de productos se instalan de manera


predeterminada para mi organizacin?
La siguiente tabla muestra si las nuevas caractersticas de servicio al cliente estn habilitadas en
su organizacin de CRM.

Su organizacin de CRM

Actualizaciones de productos

Caractersticas incl
productos

La suscripcin de Microsoft Dynamics CRM


Online de la organizacin inici despus de
abril de 2014

Instalado de manera predeterminada

Habilitado

Su organizacin se ha actualizado a Microsoft


Dynamics CRM Online Primavera 2014

Instalado por usted

Habilitado

Su organizacin se ha actualizado a Microsoft


Dynamics CRM Online Primavera 2014

No instalado

Deshabilitado

Ha instalado Service Pack 1 de Microsoft


Dynamics CRM 2013

Instalado por usted

Habilitado

Ha instalado Service Pack 1 de Microsoft

No instalado

Deshabilitado
12

Dynamics CRM 2013

Instalar las actualizaciones de productos


Antes de comenzar a instalar las actualizaciones de productos opcionales, tiene una oportunidad
de ir a Novedades de esta versin para conocer las caractersticas nuevas que est a punto de
habilitar.
Para instalar actualizaciones de productos, siga los pasos:

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema
o permisos equivalentes.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.
En la aplicacin web de CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin.

c.

Haga clic o pulse en Instalar actualizaciones de productos > Actualizar. Durante la instalacin,
recibir informacin actualizada sobre el progreso y se le notificar cundo termina la instalacin.
Si las actualizaciones de productos se instalaron anteriormente, se le notifica que ya tiene las
actualizaciones ms recientes en el sistema.

Cambios en los metadatos aplicados por actualizaciones de


productos
Todas las entidades y atributos nuevos se agregan al sistema de CRM, independientemente del
hecho de que instale las actualizaciones de productos opcionales. Las descripciones de las
entidades y atributos aparecen como "Para uso interno solo" en Service Pack 1 de Microsoft
Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014 hasta que se instalan

13

las actualizaciones de productos opcionales. Despus de instalar estas actualizaciones, las


descripciones de entidad y atributo se actualizan en los metadatos.
Nota
El uso de entidades y atributos que se marcan "Para uso interno solo" no se admite y
puede llevar a un comportamiento inesperado.

Cree una nueva organizacin sin actualizaciones de productos


instaladas (solo local)
De forma predeterminada, todas las nuevas organizaciones tienen las actualizaciones de
productos instaladas. Sin embargo, para la evaluacin, prueba o desarrollo del sistema de CRM,
es posible que no desee habilitar caractersticas adicionales para la nueva organizacin. Para
implementaciones locales, puede deshabilitar el comportamiento predeterminado y evitar la
instalacin de actualizaciones de productos. Para ello, ejecute el script de Windows PowerShell
para establecer el valor de OptinProvisioningEnabled como 0 antes de crear la nueva
organizacin. Si desea instalar las actualizaciones de productos en la nueva organizacin,
ejecute el script Windows PowerShell para establecer el valor de OptinProvisioningEnabled como
1 antes de crear una nueva organizacin. Para un ejemplo completo, vea: Ejemplo: Deshabilite
actualizaciones de productos para nuevas organizaciones

Vea tambin
Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online
Novedades para administradores de Microsoft Dynamics CRM 2013 y CRM Online
Novedades de esta versin
Prepararse para la prxima versin Microsoft Dynamics CRM
Caractersticas mejoradas de servicio

Despus de actualizar a CRM 2013 -- pasos


siguientes para el xito
Ahora que ha actualizado a Microsoft Dynamics CRM Online Otoo 2013 o a Microsoft Dynamics
CRM 2013, revise los pasos indicados abajo para garantizar que su organizacin est lista para
aprovechar de las nuevas e interesantes caractersticas y herramientas.

14

An no se ha actualizado? Consulte la pgina Preprese.

Pruebe los cambios antes de la puesta en marcha


Si usa CRM Online Otoo 2013, puede aprovechar un nuevo entorno de prueba (instancia de no
produccin) para comprobar el cdigo o los cambios antes de la puesta en marcha. Los
suscriptores de CRM Online Otoo 2013 pueden obtener una o varias instancias de no
produccin.

Los suscriptores con 25 o ms usuarios tendrn derecho a una instancia de no produccin gratis (el
administrador recibir una notificacin en la barra de herramientas de administracin sobre instancias
de no produccin gratuitas).

Todos los clientes pueden adquirir instancias de no produccin.

Las instancias de no produccin no estn disponibles para los clientes de prueba.

Los administradores de Microsoft Online Services pueden agregar una instancia de no


produccin como un complemento del centro de administracin de Office 365.
Agregue una instancia de no produccin desde el centro de administracin de Office 365

Conozca las nuevas caractersticas y herramientas


Para que la transicin a CRM Online Otoo 2013 o CRM 2013 sea fluida, use los siguientes
recursos para conocer caractersticas y herramientas nuevas para administradores:
Novedades para administradores (Manual de administracin)
Manual del usuario de Microsoft Dynamics CRM 2013

15

Defina y actualice procesos de negocio


Automatice los procesos de negocio de la organizacin para controlar la coherencia en los
equipos. Puede crear un nuevo proceso de negocio o usar/adaptar un proceso existente.
Obtenga informacin acerca de la configuracin de procesos de negocio

Listo para obtener ms informacin sobre procesos de negocio?


Lea sobre flujos de procesos de negocio (Manual de personalizacin)

Actualice los formularios personalizados


CRM Online Otoo 2013 and CRM 2013 presentan un cambio significativo en el aspecto y el
comportamiento de los formularios principales. Despus de actualizar, deber dar algunos pasos
para aprovechar plenamente la nueva interfaz de usuario. Use los siguientes recursos para
comenzar:
Cmo preparar la actualizacin (consulte la pgina 6)
Actualice los formularios (Manual de personalizacin)

Actualice CRM para Outlook


Microsoft Dynamics CRM 2011 para Outlook con el Paquete acumulativo de actualizaciones 12 o
posterior de CRM 2011 es compatible con CRM Online Otoo 2013 y CRM 2013. Esto
proporciona a los administradores tiempo para realizar una implementacin en fases de CRM
2013 para Outlook. Sin embargo, se recomienda actualizar para aprovechar las nuevas
caractersticas. Use el siguiente vnculo para empezar la actualizacin:
Actualice Microsoft Dynamics CRM para Outlook (Manual de planificacin)

Revise las nuevas caractersticas de movilidad


Preparado para usar tecnologa mvil con CRM Online Otoo 2013 o CRM 2013? Aprenda a
usar Microsoft Dynamics CRM para tabletas y telfonos inteligentes.
CRM para tabletas y telfonos

D formacin a los usuarios


Despus de familiarizarse con las novedades de CRM Online Otoo 2013 o CRM 2013, es hora
de formar a los usuarios. Aproveche estos excelentes recursos:
Autoayuda
Resultados ms probables de introduccin
Resultados ms probables de ventas
Resultados ms probables de servicio
Resultados ms probables de marketing
16

Manual del usuario de Microsoft Dynamics CRM 2013


Centro-de clientesel sitio "todo en uno" con informacin completa sobre Microsoft Dynamics
CRM

Aprendizaje personalizable
Kit de aprendizaje y adopcin para Microsoft Dynamics CRM 2013

Aprendizaje en lnea
Introduccin a Microsoft Dynamics CRM 2013
Servicio al cliente en Microsoft Dynamics CRM 2013
Administracin de ventas en Microsoft Dynamics CRM 2013
Instalacin e implementacin en Microsoft Dynamics CRM 2013

Explorar opciones sobre precios y licencias


Despus de realizar la actualizacin, puede revisar los detalles de licencia de CRM Online Otoo
2013 o CRM 2013.
Manual de precios y licencias de CRM Online
Manual de precios y licencias de CRM 2013

Preguntas ms frecuentes
Preguntas ms frecuentes
Necesita ayuda adicional para sacar el mximo partido de su implementacin de CRM Online
Otoo 2013 o de CRM 2013? Pngase en contacto con el asociado de Microsoft Dynamics. Si no
tiene un asociado, puede encontrar uno con Microsoft Dynamics Marketplace.
Desea conocer cmo las compaas estn creando asombrosas experiencias de los clientes
con Microsoft Dynamics CRM 2013?
Vea el estreno mundial de Microsoft Dynamics CRM 2013 a peticin.

Introduccin
Como administrador de CRM, encontrar la informacin que necesita aqu para que su
organizacin pueda comenzar a usar Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM
Online.

En esta seccin
Exploradores web y dispositivos mviles admitidos
17

Tareas de preparacin y configuracin de claves


Configurar una organizacin de CRM
Instalar CRM para Outlook
Instalar CRM E-mail Router
Configurar CRM para tablets

Secciones relacionadas
Customization Guide for Microsoft Dynamics CRM 2013 and Microsoft Dynamics CRM
Online

Manage Your Microsoft Dynamics CRM Online Subscription

Vea tambin
Kit de aprendizaje y adopcin para Microsoft Dynamics CRM
Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online
Administrar seguridad, usuarios y equipos

Exploradores web y dispositivos mviles admitidos


Los usuarios pueden tener acceso a la aplicacin web Microsoft Dynamics CRM en las versiones
ms recientes de los siguientes exploradores:

Internet Explorer en Windows

Firefox en Windows

Safari en Mac OS X

Chrome en Windows o Google Nexus 10

Para obtener ms informacin acerca de los exploradores compatibles, consulte Microsoft


Dynamics CRM 2013 web application requirements.
Para un dispositivo mvil, como un iPad o un smartphone, las siguientes aplicaciones estn
disponibles:

Microsoft Dynamics CRM para iPad

Microsoft Dynamics CRM para Windows 8

Para obtener ms informacin acerca de los telfonos y tabletas compatibles, consulte Microsoft
Dynamics CRM mobile and tablet device support.
18

Nota
Los usuarios que tratan de ver Microsoft Dynamics CRM en un explorador no admitido se pueden
redirigir a CRM para telfonos. Este es un servicio bsico con funcionalidad limitada y no est
pensado para servir como sustituto para el conjunto de caractersticas completo de Microsoft Dynamics
CRM. Se recomienda que los usuarios elijan un explorador admitido o una aplicacin de Microsoft
Dynamics CRM especfica para el dispositivo.
Si ha agregado contenido a formularios o paneles en iFrame, puede que haya implementado
restricciones de seguridad en torno a determinadas acciones de dicho contenido, como vnculos
externos. Tenga en cuenta que en Firefox, este cdigo de restriccin de seguridad probablemente no
estar admitido.

Problemas conocidos al ejecutar Microsoft Dynamics CRM con algunos


exploradores web
En esta seccin se describen los problemas conocidos al ejecutar Microsoft Dynamics CRM
2013 y Microsoft Dynamics CRM Online en un explorador web.
Soporte limitado de copiar y pegar en Firefox y Chrome
La funcionalidad de copiar y pegar utilizando el portapapeles no es totalmente compatible en los
exploradores web Firefox y Chrome; el botn Copiar un vnculo de la parte superior de la
pgina puede no funcionar segn lo previsto.
Recibe un error al abrir una hoja de clculo de Excel cuando usa Safari
Si exporta una hoja de clculo de Microsoft Office Excel como una hoja de clculo dinmica
mientras usa Safari, es posible que reciba un error al intentar abrir el archivo. Para solucionar
esto, haga clic con el botn secundario en el archivo, elija Obtener informacin y, a
continuacin, en Abrir con, seleccione Excel.

Vea tambin
Introduccin
Tareas de preparacin y configuracin de claves

Tareas de preparacin y configuracin de claves


Este tema, destinado a administradores y usuarios empresariales de Microsoft Dynamics CRM,
describe los parmetros de configuracin y las tareas comunes que pueden ayudar a mantener
su organizacin optimizada de modo que se pueda centrar en lo ms importante. Est diseado
para mejorar su experiencia general con Microsoft Dynamics CRM, incluso antes de que su
empresa lo empiece a usar.
En esta pgina
Parmetros de configuracin comunes para
Internet Explorer
19

Valores de configuracin de Microsoft


Dynamics CRM para Outlook
Configuracin de las conexiones de red
Configuracin de la aplicacin antivirus o
malware
Mensajes de correo electrnico importantes de
Microsoft Dynamics CRM
Recursos disponibles para los usuarios de
Microsoft Dynamics CRM
Soporte tcnico de Microsoft Dynamics CRM

Parmetros de configuracin comunes para Internet Explorer


Microsoft Dynamics CRM es una aplicacin basada en web y usa Internet Explorer como interfaz
de usuario para ver, agregar o editar informacin que ha almacenado en la base de datos de
CRM. Establezca los siguientes parmetros de configuracin comunes de Internet Explorer para
optimizar su experiencia de CRM.
Aumentar las sesiones de descarga simultneas
De forma predeterminada, Internet Explorer 7 y versiones anteriores limitan el nmero de
archivos que puede descargar de una vez a dos. Internet Explorer 8 limita el nmero de archivos
que puede descargar de una vez a seis.
La aplicacin de Microsoft Dynamics CRM solicita datos de forma sincrnica al y desde el centro
de datos de CRM. Normalmente, puede agotar fcilmente el nmero de descargas simultneas
cuando usa CRM. Para aumentar este lmite, revise el artculo KB 282402: Cmo configurar
Internet Explorer para descargar ms de dos archivos a la vez.
Aumentar el espacio en disco para archivos temporales de Internet
Para asegurarse de que los archivos de Internet de Microsoft Dynamics CRM no se eliminan,
aumente el espacio en disco para archivos temporales de Internet.
1.

Abra Internet Explorer y, en el men Herramientas, haga clic o pulse en Opciones de Internet.

2.

En la pestaa General, en la seccin Historial de exploracin, haga clic o pulse en Configuracin.

3.

Establezca el campo Espacio en disco para usar en 350. El valor predeterminado es 50.

4.

Haga clic o pulse en Aceptar y luego haga clic o pulse en Aceptar otra vez.

Retener el historial de exploracin


Para optimizar la experiencia de CRM, recomendamos que no seleccione la opcin de eliminar el
historial de exploracin cuando salga del explorador. Si selecciona esta opcin, elimina todo lo
marcado dentro de la configuracin de Historial de exploracin, como los archivos temporales
de Internet, las cookies y el historial (de manera predeterminada, las casillas de estas opciones

20

estn seleccionadas). La eliminacin de los archivos temporales de Internet hace que Internet
Explorer almacene de nuevo los archivos y la eliminacin de cookies cierra la sesin de CRM.
1.

Abra Internet Explorer y, en el men Herramientas, haga clic o pulse en Opciones de Internet.

2.

Haga clic o pulse en la pestaa General y, en la seccin Historial de exploracin, asegrese de que
est desactivada la casilla Eliminar el historial de exploracin al salir.

Permitir ventanas emergentes para direcciones URL de Microsoft Dynamics CRM


Microsoft Dynamics CRM usa ventanas emergentes cuando se abre o se crea un nuevo registro.
Es posible que su explorador bloquee estas ventanas debido a la configuracin del bloqueador
de ventanas emergentes. Debe configurar la configuracin del bloqueador de ventanas
emergentes para permitir ventanas emergentes para los sitios web de CRM.

Valores de configuracin de Microsoft Dynamics CRM para Outlook


Puede configurar los siguientes parmetros para optimizar el rendimiento de CRM para Outlook.
Instale las actualizaciones recientes para CRM para Outlook
Microsoft libera peridicamente actualizaciones de versiones. Normalmente, estas
actualizaciones ayudan a mejorar el rendimiento o a asegurar una mayor estabilidad.
Siga estos pasos en los equipos que tienen CRM para Outlook instalado.
1.

Cierre el Outlook.

2.

En el men Inicio, haga clic o pulse en Todos los programas y, a continuacin, en Windows Update.

3.

Haga clic o pulse en Cambiar configuracin.

4.

En la seccin Microsoft Update, asegrese de que est seleccionada la casilla Ofrecer


actualizaciones de productos de Microsoft y comprobar si hay nuevo software opcional de
Microsoft al actualizar Windows.

5.

Haga clic o pulse en Aceptar.

6.

Haga clic o pulse en Buscar actualizaciones.


Si ve un vnculo Buscar actualizaciones en lnea desde Microsoft Update, haga clic o
pulse en l para buscar actualizaciones desde los servidores de Microsoft. Si sus
actualizaciones son administradas por los administradores del sistema, es posible que no
tenga esta opcin y tenga que solicitar que pongan a disposicin las actualizaciones de
Microsoft Dynamics CRM.

7.

Haga clic o pulse en Instalar actualizaciones. Para revisar las actualizaciones disponibles, haga clic o
pulse en el vnculo HAY <#> actualizaciones importantes disponibles.

Sincronizacin automtica para los modos con conexin y sin conexin de Outlook
La habilitacin de la sincronizacin automtica permite a CRM para Outlook sincronizar
sistemticamente los datos del centro de datos de Microsoft Dynamics CRM. Esto asegura que
21

los datos locales se actualicen peridicamente. Por lo tanto, cuando se desconecta, los datos
necesarios para sincronizar localmente son de un tamao administrable.
1.

Abra Outlook que tiene CRM para Outlook instalado.

2.

Si est usando Outlook 2010, en la pestaa Archivo, haga clic o pulse en CRM y, a continuacin, en
Opciones.
O bien
Si est usando Outlook 2007, en el men CRM, haga clic o pulse en Opciones.

3.

En la pestaa Sincronizacin, en la seccin Programar sincronizacin automtica con Outlook,


asegrese de que est activada la casilla Sincronizar los elementos de CRM de mis carpetas de
Outlook cada __ minutos.
O bien
Para la sincronizacin sin conexin, en la pestaa Datos locales, en la seccin Seleccione
la frecuencia de actualizacin de los datos locales, asegrese de que est activada la
casilla Actualizar los datos locales cada __ minutos.

Sincronizar solo los datos esenciales para los modos con conexin y sin conexin de
Outlook
Al limitar los datos que sincroniza con CRM para Outlook, puede reducir el ancho de banda de
red consumido por los usuarios de CRM y, por lo tanto, mejorar el rendimiento general de sus
aplicaciones. Para controlar qu registros se sincronizan con Outlook, edite los filtros de Outlook.
1.

Abra Outlook que tiene CRM para Outlook instalado.

2.

Si est usando Outlook 2010, en la pestaa Archivo, haga clic o pulse en CRM. Haga clic o pulse en
Sincronizary, a continuacin, haga clic o pulse en Filtros de Outlook.
O bien
Si tiene Outlook 2007 instalado, en el men CRM, haga clic o pulse en Filtros de Outlook o
Filtros sin conexin.
Nota
Puede cambiar la vista entre los filtros de Outlook y los filtros sin conexin en el
cuadro de dilogo Filtro: Outlook.

3.

Seleccione los filtros que desea deshabilitar y, en la barra de herramientas, haga clic o pulse en el botn
Desactivar
.
O bien
Para editar un filtro, haga clic o pulse en el nombre y agrguelo a los criterios de filtro o edite
los criterios de filtro.
Realizar un seguimiento de Microsoft Dynamics CRM citas del calendario en CRM para
Outlook
Para asegurarse de que las citas del calendario no desaparecen de CRM despus de comenzar
a realizar el seguimiento de estas en CRM para Outlook, asegrese de que la direccin de
22

correo electrnico del usuario en el registro de usuario correspondiente coincida con la direccin
de correo electrnico que usa para Outlook.
Nota
La direccin de correo electrnico puede variar de su Cuenta de Microsoft. Depende de
las direcciones de correo electrnico que use en Outlook y del registro de usuario de
CRM.

Configuracin de las conexiones de red


Las conexiones de red se establecen en funcin del orden en que se enumera el dispositivo en la
pestaa Adaptadores y enlaces de la ventana Conexiones de red. Por ejemplo, si tiene
habilitada una red de rea local (LAN) y una conexin inalmbrica, el orden en que un dispositivo
se conecta a Internet se basa en el orden en que se encuentra en la lista Adaptadores y
enlaces. Si la conexin LAN est en una posicin superior en la lista, la mayora de conexiones
de red se establecern usando el adaptador de LAN en lugar del adaptador inalmbrico. Para
asegurarse de que las conexiones de red se optimicen, organice las conexiones segn la
recomendacin del administrador de red.
Para cambiar el orden de conexin de red en Windows 7
1.

Presione la tecla Alt, haga clic o pulse en Avanzado y, a continuacin, haga clic o pulse en
Configuracin avanzada.
Es posible que se le solicite la contrasea o la confirmacin del administrador.

2.

Haga clic o pulse en la pestaa Adaptadores y enlaces y, a continuacin, en Conexiones, haga clic o
pulse en la conexin que desea mover en la lista, haga clic o pulse en el botn de flecha arriba o abajo
y, a continuacin, haga clic o pulse en Aceptar.

Para cambiar el orden de conexin de red en Windows XP


1.

Haga clic o pulse en Inicio, haga clic o pulse en Ejecutar, escriba ncpa.cpl y, a continuacin, haga
clic o pulse en Aceptar.
Puede ver las conexiones disponibles en la seccin LAN e Internet de alta velocidad de la
ventana Conexiones de red.

2.

En el men Avanzado, haga clic o pulse en Configuracin avanzada y, a continuacin, haga clic o
pulse en la pestaa Adaptadores y enlaces.

3.

En el rea Conexiones, seleccione la conexin que desea mover ms hacia arriba en la lista. Use los
botones de flecha para mover la conexin.

4.

Haga clic o pulse en Aceptar.

23

Configuracin de la aplicacin antivirus o malware


En funcin de la configuracin de la aplicacin antivirus o malware, el anlisis antivirus puede
bloquear ciertos archivos, de modo que sean inaccesibles para otras aplicaciones y provoquen
un efecto adverso en el rendimiento de Microsoft Dynamics CRM.
Cada entorno requiere una decisin meditada sobre qu incluir o excluir, y siempre existe la
posibilidad de que la exclusin de archivos en los anlisis puede tener consecuencias no
deseadas. Use la siguiente lista junto con sus directivas de administracin de TI internas bien
planificadas:

Compruebe que no haya ninguna interferencia de software de seguridad del escritorio. Algunos
programas antivirus incluyen una caracterstica conocida como ScriptScan que puede afectar al
rendimiento de CRM. La mayora de programas tienen funcionalidad para deshabilitar el anlisis en
ciertos sitios web. Asegrese de que la direccin URL de CRM est agregada a esta lista. Para McAfee
concretamente, vea los siguientes artculos de KB para esta configuracin:

Artculo de McAfee Knowledge Base: KB65382

Artculo de Microsoft Support Knowledge Base: KB924341

Si usa otro software antivirus, asegrese de que la direccin URL del sitio web de CRM se incluye en
la zona de confianza para el anlisis antivirus y deshabilite el anlisis en el momento del acceso para el
sitio web de CRM. Para obtener ms informacin, consulte la documentacin de la aplicacin
antivirus especfica.

Mensajes de correo electrnico importantes de Microsoft Dynamics CRM


Microsoft enva ocasionalmente mensajes de correo electrnico a usuarios o administradores de
Microsoft Dynamics CRM. Estos mensajes proporcionan informacin sobre cmo usar CRM y
tambin contienen detalles de facturacin o actualizacin importantes.
Asegrese de que las siguientes direcciones de correo electrnico se agregan a la lista permitida
para su aplicacin de correo electrnico:

crmoln@microsoft.com. Este alias de correo electrnico enva alertas o informacin general de


Microsoft Dynamics CRM.

billing@microsoft.com. Este alias de correo electrnico enva informacin sobre la facturacin de


CRM.

msonlineservicesteam@microsoftonline.com. Este alias de correo electrnico enva mensajes de


correo electrnico informativos cuando se suscribe a CRM.

Recursos disponibles para los usuarios de Microsoft Dynamics CRM


Deseamos que tanto usted como su organizacin aprovechen al mximo la gran cantidad de
contenido y materiales disponibles que pueden servir para que su empresa tenga ms xito
24

mientras usa Microsoft Dynamics CRM. Para obtener una lista de recursos disponibles, incluidos
los materiales de aprendizaje e informacin sobre cmo ayudar a su organizacin en lnea, vea
la seccin Recursos adicionales del artculo Preguntas ms frecuentes.

Soporte tcnico de Microsoft Dynamics CRM


Si no puede encontrar las respuestas que necesita en los recursos mencionados anteriormente,
puede enviar una solicitud de soporte tcnico al equipo de soporte tcnico de Servicios de
soporte al cliente de Microsoft. Los incidentes de soporte tcnico proporcionan soporte reactivo
que se centra en un problema, mensaje de error o funcionalidad especfico que no funciona
como es debido.
1.

Dirjase al Centro de clientes.

2.

Haga clic o pulse en Soporte tcnico.

3.

En Recursos de la comunidad y self-service, haga clic o pulse en Contact technical support.

Aproveche al mximo la experiencia de soporte tcnico


Cuando solicita ayuda por problemas o preguntas tcnicos, es importante que disponga de tanta
informacin como sea posible. A continuacin se incluyen preguntas comunes que es posible
que le formulen al solicitar soporte tcnico:

Con qu parte de la aplicacin tiene problemas?


Por ejemplo, problemas de instalacin con CRM para Outlook.

Cul es el error o problema exacto que est experimentando?


Proporcione informacin detallada, incluido el mensaje de error exacto que ve. Incluya una
captura de pantalla si puede.

Qu estaba haciendo en Microsoft Dynamics CRM cuando ocurri el error?


Proporcione los pasos exactos que realiza para reproducir el error. Esto le permite al equipo
de soporte tcnico analizar mejor el motivo por el cual experimenta el error.

Cules son los detalles del entorno en el que est experimentando el problema?
Proporcione la versin del sistema operativo, el explorador y, si corresponde, la versin de
Microsoft Office en los equipos donde se produce el problema.

El problema afecta a todos los usuarios o a un tipo concreto de rol de seguridad de Microsoft
Dynamics CRM, o solo a ciertos usuarios?

Cuando sea posible, proporcione los archivos de registro (si sabe cmo encontrarlos). Esto se
aplica a aplicaciones como CRM para Outlook o Microsoft Dynamics CRM E-mail Router. La
siguiente tabla enumera la ubicacin de los archivos de registro o de seguimiento de estas
aplicaciones.
Registros o seguimientos

Ubicacin de archivo de registro


25

Microsoft Dynamics CRM


para registros de Outlook

%Perfildeusuario%\Configuracin local\Datos de
programa\Microsoft\MSCRM\Registros

Microsoft Dynamics CRM


para archivos de
seguimiento de Outlook

%Perfildeusuario%\Configuracin local\Datos de
programa\Microsoft\MSCRM\Seguimientos

Registros de Microsoft
Dynamics CRM E-mail
Router

%Perfildeusuario
%\AppData\Roaming\Microsoft\MSCRM\Registros

Configurar una organizacin de CRM


En esta seccin se describe cmo configurar su organizacin de Microsoft Dynamics CRM.
Aprender cmo administrar unidades de negocio y sitios, agregar recursos y seleccionar
opciones de idioma.

En esta seccin
Crear unidades de negocio
Eliminacin de unidades de negocio
Asignar una unidad de negocio o una empresa primaria diferente
Creacin o edicin de ubicaciones
Adicin de recursos a ubicaciones
Cambiar las opciones de configuracin regional y de idioma para la organizacin

Secciones relacionadas
Introduccin
Instalar CRM para Outlook

Crear unidades de negocio


Si su organizacin de Microsoft Dynamics CRM est estructurada en departamentos o divisiones
que tienen productos, clientes y listas de marketing independientes, es posible que desee crear
unidades de negocio. Las unidades de negocio se asignan a los departamentos o las divisiones
de una organizacin. Los usuarios pueden acceder de forma segura a los datos de su propia
unidad de negocio, pero no pueden tener acceso a los datos de otras unidades de negocio.
Los roles de seguridad y los usuarios de CRM se asocian a una unidad de negocio. Los roles de
seguridad de una unidad de negocio se pueden asignar solo a los usuarios de dicha unidad de
negocio.

26

Las unidades de negocio, los roles de seguridad y los usuarios estn vinculados entre s de
acuerdo con el modelo de seguridad basado en roles de Microsoft Dynamics CRM. Ms
informacin: Conceptos de seguridad para Microsoft Dynamics CRM.
Vea tambin
Configurar una organizacin de CRM
Eliminacin de unidades de negocio
Asignar una unidad de negocio o una empresa primaria diferente

Eliminacin de unidades de negocio


Puede eliminar una unidad de negocio para quitarla completamente de Microsoft Dynamics
CRM.
Importante
Antes de eliminar una unidad de negocio, asegrese de tener en cuenta lo siguiente:

Eliminar una unidad de negocio es irreversible.

Los registros propiedad de la unidad de negocio se eliminarn cuando elimine la unidad de negocio.

No puede eliminar una unidad de negocio hasta que se eliminen todos los usuarios, equipos y unidades
de negocio secundarias relacionados.

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema
o permisos equivalentes.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.

27

Si usa la aplicacin web CRM


a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse en Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin > Unidades de negocio.

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario, y luego haga clic o
pulse en Configuracin > Sistema > Administracin > Unidades de negocio.

6.

3.

Haga clic o pulse para seleccionar la unidad de negocio que desee eliminar.

4.

En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Ms acciones > Deshabilitar.

5.

En el cuadro de dilogo Confirmar desactivacin, haga clic o pulse en Desactivar.

Con la entrada de la unidad de negocio que est eliminando todava seleccionada, en la barra de
herramientas Acciones, haga clic o pulse en el icono Eliminar .
7.

En el cuadro de dilogo Confirmar eliminacin, haga clic o pulse en Eliminar.

Vea tambin
Configurar una organizacin de CRM

Asignar una unidad de negocio o una empresa primaria diferente


Puede asignar otra empresa primaria a una unidad de negocio para alojar los cambios en los
requisitos de su negocio. Al reasignar una unidad de negocio, tambin se reasignarn las
unidades de negocio secundarias con esta.

28

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema
o permisos equivalentes.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


Si usa la aplicacin web CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin > Unidades de negocio.

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario, y luego haga clic o
pulse en Configuracin > Sistema > Administracin > Unidades de negocio.

5.

3.

Haga clic o pulse para seleccionar la unidad de negocio cuya configuracin desee cambiar.

4.

En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Ms acciones > Cambiar compaa
matriz.

En el cuadro Cambiar compaa matriz, en el cuadro texto Nueva compaa matriz, escriba todo o parte
del nombre de la empresa primaria que desee asignar a la unidad de negocio y, a continuacin, haga clic o
pulse en el icono Haga clic para seleccionar un valor para la nueva compaa matriz
.
6.

Seleccione el registro de la empresa primaria que desee asignar a la unidad de negocio y, a


continuacin, haga clic en Aceptar.

Vea tambin
Controlar el acceso a los datos

29

Creacin o edicin de ubicaciones


Puede crear un nuevo sitio para agregar la ubicacin de la oficina u otra instalacin donde se
lleven a cabo operaciones de servicio. Tambin puede editar los detalles, como la direccin o el
nmero de telfono, de un sitio existente.

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema
o permisos equivalentes.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


Si usa la aplicacin web CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse en Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin de empresas > Sitios.

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario y luego haga clic o
pulse en Configuracin > Empresa > Administracin de empresas > Sitios.

3.

Para crear un sitio nuevo, en la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Nuevo.
O bien:
Para editar un sitio existente, en la lista de sitios, bajo Nombre, haga doble clic o pulse en la
entrada del sitio cuyos detalles desea editar.

4.

En General, en el cuadro de texto Nombre, especifique o edite el nombre del sitio.


Tambin puede especificar o actualizar la informacin de contacto del sitio.

5.

En Direccin principal, escriba o actualice los detalles de direccin.


30

6.

En el cuadro Zona horaria, asegrese de que la zona horaria predeterminada sea adecuada para el
sitio.

7.

Haga clic o pulse en Guardar y cerrar.

Vea tambin
Configurar una organizacin de CRM
Configuracin de administracin de empresas

Adicin de recursos a ubicaciones


Una vez creado un sitio, puede agregarle recursos, tales como usuarios, equipamiento o
instalaciones.

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema
o permisos equivalentes.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


Si usa la aplicacin web CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin de empresas > Sitios.

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario y luego haga clic o
pulse en Configuracin > Empresa > Administracin de empresas > Sitios.

31

6.

3.

En la lista de sitios, en Nombre, haga doble clic o pulse en el sitio al que desea agregar recursos.

4.

En el panel de navegacin, expanda Comn si es necesario y luego haga clic o pulse en Recursos.

5.

En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Agregar recursos.

En el cuadro de dilogo Buscar registros, en el cuadro de texto Buscar, escriba todo o una parte del
nombre del recurso que desee agregar al sitio y, a continuacin, haga clic o pulse en el icono Iniciar
bsqueda
.
7.

En la lista de registros, en Nombre completo, haga clic o pulse en la entrada del recurso que desee
agregar al sitio y, a continuacin, haga clic o pulse en Agregar.

8.

Cierre el registro del sitio.

Vea tambin
Configurar una organizacin de CRM

Cambiar las opciones de configuracin regional y de idioma para la


organizacin
Puede cambiar la forma en que Microsoft Dynamics CRM muestra la fecha, la hora, los nmeros
y las divisas. Tambin puede seleccionar el idioma en el que CRM muestra la interfaz de usuario
y la Ayuda.
Importante
Si est ejecutando Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook, debe
descargar uno o varios paquetes de idiomas para poder habilitar idiomas adicionales.
La siguiente tabla muestra las tareas asociadas con el cambio de la configuracin regional y de
idioma para la organizacin.

Tarea

Descripcin

Establecer el idioma base

El idioma base determina la configuracin


predeterminada para las opciones regional y
de idioma en CRM. Una vez establecido el
idioma base, no podr modificarlo.

Habilitar o deshabilitar idiomas

Puede habilitar o deshabilitar los idiomas


disponibles en el rea Configuracin. Ms
informacin: Enable or disable languages

Agregar y quitar divisas

Al igual que con la configuracin del idioma


base, la divisa base de la organizacin se
selecciona durante el proceso de compra de
32

una suscripcin a CRM. Una vez establecida la


divisa base, no podr modificarla.
No obstante, si la organizacin usa ms de
una divisa en el seguimiento de las
transacciones financieras, puede agregar ms
divisas.
Desactivar o activar registros de divisas

No es posible eliminar registros de divisa que


se estn utilizando en otros registros, por
ejemplo oportunidades o facturas. No
obstante, puede desactivar los registros de
divisa para que dejen de estar disponibles para
futuras transacciones.

Vea tambin
Configurar una organizacin de CRM

Instalar CRM para Outlook


Si los usuarios ejecutan una versin reciente de Microsoft Office Outlook, pueden usar Microsoft
Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook. CRM para Outlook facilita al equipo el trabajo con
datos de CRM en el entorno familiar de Outlook.
Importante
Antes de que usted y sus usuarios instalen CRM para Outlook, asegrese de haber
completado las personalizaciones deseadas. En especial, para el mximo rendimiento,
debe asegurarse de que se habiliten solo las entidades y vistas necesarias mnimos
necesarios para usarlos sin conexin en CRM para Outlook. Para obtener ms
informacin acerca de la personalizacin, consulte el Customization Guide for
Microsoft Dynamics CRM 2013 and Microsoft Dynamics CRM Online. Para obtener
ms informacin acerca de la configuracin de entidades para la sincronizacin, consulte
Habilitar o deshabilitar las opciones de la entidad.
Seguridad
Despus de instalar CRM para Outlook, se deben establecer algunas opciones para que
los usuarios puedan enviar y recibir correo electrnico de CRM para Outlook y
especificar los datos que se sincronizan.
Cualquier usuario que inicie sesin localmente en un equipo que tenga instalado
Microsoft Dynamics CRM para Outlook puede acceder potencialmente a datos de
Microsoft Dynamics CRM que se almacenan en la base de datos sin conexin. No se
admite el uso compartido de un equipo que ejecuta CRM para Outlook.
Ms informacin:
33

Establecimiento de las opciones de sincronizacin en Microsoft Dynamics CRM para Outlook


Establecimiento de las opciones de libreta de direcciones en Microsoft Dynamics CRM para
Outlook
Para obtener informacin sobre actualizaciones, vea Upgrading Microsoft Dynamics CRM for
Outlook.
Para descargar e instalar CRM para Outlook, vea Tarea 1: Instalacin de Microsoft Dynamics
CRM para Outlook.

Vea tambin
Upgrading Microsoft Dynamics CRM for Outlook
Microsoft Dynamics CRM 2013 for Outlook Installation Instructions
Configurar una organizacin de CRM
Instalar CRM E-mail Router

Instalar CRM E-mail Router


Si algn usuario o cola de su organizacin no est usando Microsoft Dynamics CRM para
Outlook para enviar y recibir mensajes de correo electrnico para Microsoft Dynamics CRM,
deber instalar Microsoft Dynamics CRM E-mail Router y, a continuacin, configurar los registros
del usuario individual. Ms informacin: Install Microsoft Dynamics CRM Email Router.
Importante
Solo debe instalarse una instancia del E-mail Router en una organizacin.

Vea tambin
Introduccin

Configurar CRM para tablets


Probablemente sus usuarios estn pidiendo Microsoft Dynamics CRM para tabletas. Aqu tiene la
informacin que necesita como administrador para implementar y prestar soporte a Microsoft
Dynamics CRM para tabletas - el nuevo conjunto de aplicaciones de tableta para Microsoft
Dynamics CRM.
Asegrese de revisar la informacin para los usuarios finales en Introduccin a CRM para
tabletas.
Vdeo: Microsoft Dynamics CRM 2013 para tabletas Administracin

Requisitos para CRM para tabletas


Para conocer los requisitos de hardware y software para CRM para tabletas, consulte Tablet
support for Microsoft Dynamics CRM 2013 and CRM Online.

34

Implementaciones
CRM para tabletas puede conectar con organizaciones de Microsoft Dynamics CRM Online e
implementaciones locales de Microsoft Dynamics CRM. Las organizaciones de Microsoft
Dynamics CRM Online que utilizan CRM para tabletas requieren la versin de Microsoft
Dynamics CRM Online Otoo 2013.
Importante
Las implementaciones locales deMicrosoft Dynamics CRM 2013 requieren una
implementacin con conexin a Internet (IFD) para que los usuarios tengan acceso a los
datos en las tabletas. Si tiene el sitio web de Microsoft Dynamics CRM disponible a
travs de Internet pero no usa la configuracin IFD de Microsoft Dynamics CRM, no se
admitir. Para comprobar que la implementacin local est configurada para IFD, abra
el Administrador de implementaciones de Microsoft Dynamics CRM en el Servidor de
Microsoft Dynamics CRM. La seccin Resumen de autenticacin debe mostrar que
Autenticacin basada en notificaciones e Implementacin con conexin a Internet estn
habilitadas. Para obtener ms informacin, vea Configuracin de autenticaciones
basadas en notificaciones para Microsoft Dynamics CRM 2011.

Privilegios requeridos
Un nuevo privilegio de seguridad se ha introducido de proporcionar acceso para usar CRM para
tabletas. El privilegio se denomina Uso CRM para tabletas.
Las versiones anteriores de Microsoft Dynamics CRM han incluido un privilegio denominado
Usar tecnologa mvil que concede al usuario acceso para usar Microsoft Dynamics CRM
desde un telfono mvil. Para evitar confusin entre el privilegio existente (para telfonos) y el
nuevo privilegio de CRM para tabletas, se ha cambiado el nombre del privilegio Usar tecnologa
mvil por el de CRM para telfonos.
De forma predeterminada, este privilegio est incluido para los siguientes roles de seguridad
predeterminados:

Director general

Vendedor

Jefe de ventas
35

Vicepresidente de ventas

Administrador del sistema

Personalizador del sistema

Esto se aplica a las nuevas instalaciones de Microsoft Dynamics CRM Online o Microsoft
Dynamics CRM 2013 (local), as como a los clientes que actualizan desde Microsoft Dynamics
CRM 2011. Puede agregar o quitar este privilegio desde roles de seguridad personalizados o
predeterminados para satisfacer sus necesidades de negocio. Si un usuario no tiene este
privilegio, recibir el siguiente error:

Nota
Microsoft Dynamics CRM incluye la capacidad de auditar el acceso de usuarios. Se
registran los eventos de auditora si un usuario tiene acceso a su organizacin de CRM
con CRM para tabletas. Sin embargo, no hay un nuevo tipo de evento que indique que el
acceso se realiz con CRM para tabletas. Los eventos de inicio de sesin de auditora
apareceran como Acceso de usuario a travs de servicios web.
Acerca de CRM para autenticacin de tabletas
CRM para tabletas autentica a los usuarios mediante la autenticacin basada en explorador, lo
que significa que no se almacenan credenciales en la tableta.
Microsoft Dynamics CRM Online
Los usuarios deCRM para tabletas que han realizado la transicin a Microsoft Dynamics CRM
Online en Entorno de Microsoft Online Services (Office 365) renovarn automticamente su inicio
de sesin durante un mximo de 30 das. Los usuarios conectados a Microsoft Dynamics CRM
Online que an no han realizado la transicin a Entorno de Microsoft Online Services (Office 365)
deben renovar su inicio de sesin cada ocho horas.
Microsoft Dynamics CRM 2013 (versin local)
Las conexiones deCRM para tabletas a Microsoft Dynamics CRM 2013 requieren una
implementacin con conexin a Internet.
Nota
Se requiere Microsoft Dynamics CRM 2013 para que los usuarios de CRM para tabletas
se conecten a su organizacin de Microsoft Dynamics CRM. Las organizaciones que
usan versiones anteriores de las ediciones locales de Microsoft Dynamics CRM
necesitarn actualizar.
Idiomas compatibles
CRM para tabletas admite los siguientes idiomas:

Chino (simplificado) - 2052

Chino (tradicional) - 1028


36

Ingls - 1033

Francs - 1036

Alemn - 1031

Italiano - 1040

Japons - 1041

Portugus (Portugal) - 2070

Espaol - 3082
Nota
Se admiten los siguientes idiomas nuevos en la versin de la aplicacin 1.0.0.98 o
superior de la aplicacin de Microsoft Dynamics CRM para Windows 8 y la versin de la
aplicacin 1.0.51 o superior de la aplicacin de Microsoft Dynamics CRM para iPad:

1.

Chino (simplificado) - 2052

2.

Chino (tradicional) - 1028

3.

Japons - 1041
Para comprobar su versin de CRM para tabletas:
Windows 8
En la aplicacin de CRM para tabletas, deslice desde el borde derecho de la pantalla
para abrir la barra de comandos. Presione Configuracin y luego presione Acerca de.
Compruebe que la versin de la aplicacin es 1.0.0.98 o superior.
Apple iPad y Android
En la aplicacin de CRM para tabletas, pulse en el icono Ms comandos en la parte
inferior de la pantalla para abrir la barra de comandos. Presione Configuracin y luego
presione Acerca de. Compruebe que la versin de la aplicacin es 1.0.51 o superior.

Cuando la aplicacin se carga por primera vez tras la instalacin, determinar el idioma del
dispositivo y cargar la interfaz de usuario en ese idioma. Si el idioma del dispositivo no es uno
de los idiomas compatibles, la aplicacin se cargar en ingls. Una vez que la aplicacin se ha
configurado en una organizacin de Microsoft Dynamics CRM, la aplicacin se cargar en el
idioma especificado en las opciones personales del usuario. Si el idioma del usuario no es uno
de los idiomas compatibles, la aplicacin recurrir al idioma base de la organizacin de CRM, si
est en la lista de idiomas compatibles. Si el idioma base de la organizacin no es compatible, el
ingls ser el idioma de reserva si est habilitado en el servidor.
Esta lgica de reserva evaluar varias opciones de idioma - como el idioma del explorador cuando determine el idioma de reserva. En el siguiente escenario, el idioma de reserva coincidir
con el idioma del explorador:

Idioma del usuario = japons


37

Idioma base de la organizacin = neerlands (establecido en Microsoft Dynamics CRM:


Configuracin > Administracin > Idiomas)

Idioma del explorador = ingls (establecido en el explorador)

En el escenario indicado anteriormente, el ingls se utilizara como idioma de reserva.


Nota
El idioma principal se tendr en cuenta. Por ejemplo, si el idioma del usuario es EspaolMxico (no admitido), el primer idioma de reserva ser el espaol (3082), que es uno de
los idiomas admitidos.
Si el servidor no tiene un idioma compatible habilitado, la configuracin de la aplicacin fallar y
mostrar el siguiente mensaje de error en el idioma del dispositivo:

Qu debe hacer el administrador


El primer paso para permitir el acceso del dispositivo de tableta a su cuenta de Microsoft
Dynamics CRM es establecer el privilegio Usar CRM para tabletas en el rol de seguridad
adecuado para los usuarios que desea que tengan acceso de dispositivos de tableta.

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema
o permisos equivalentes.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse en Microsoft Dynamics CRM >Configuracin.


Configuracin aparece en la barra de navegacin.

3.

Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin > Roles de seguridad. Seleccione el rol de
seguridad para el rol de seguridad al que desee conceder acceso de tableta (por ejemplo, Comercial). A
continuacin, haga clic o pulse en la pestaa Administracin de empresas.
Compruebe que Usar CRM para tabletas est establecido como Organizacin. De lo
contrario, haga clic o pulse en Usar CRM para tabletas.

4.

Haga clic o pulse en Guardar y cerrar para guardar los cambios del rol de seguridad.

38

5.

Enve un correo electrnico a los usuarios que usan tabletas para informarles de que pueden descargar
la aplicacin mvil de la tienda de aplicaciones. Incluya la direccin URL de la organizacin y la
informacin de inicio de sesin en el correo electrnico.

Obtenga su implementacin local lista para CRM para tabletas Windows 8.1
Hay dos aplicaciones de CRM para tabletas en Windows Store, una para Windows 8 y una para
Windows 8.1. Para implementar la aplicacin para CRM para Windows 8.1, revise los siguientes
escenarios.

Escenario

Accin de administracin

Est utilizando Microsoft Dynamics CRM


Online Primavera 2014.

Ninguno. Puede omitir los pasos en esta


seccin. Solo se aplican a Microsoft Dynamics
CRM local.

Est utilizando una versin local de CRM que


es anterior a Service Pack 1 de Microsoft
Dynamics CRM 2013.

Actualice a Service Pack 1 de Microsoft


Dynamics CRM 2013 y luego siga los pasos de
esta seccin.

Su organizacin est ejecutando Service Pack


1 de Microsoft Dynamics CRM 2013.

Siga los pasos de esta seccin.

Nota
Si necesita retardar la actualizacin a Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013,
los usuarios podrn usar la aplicacin para Windows 8.
Antes de que sus usuarios instalen la aplicacin para Windows 8.1, complete estos pasos:
1.

Asegrese de que el servidor de CRM est actualizado a Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM
2013.

2.

Actualice un valor del Registro en los dispositivos mviles.


Nota
Si los usuarios han instalado la aplicacin para CRM para Windows 8.1 antes de realizar
estos cambios del Registro, necesitarn reiniciar la aplicacin para tableta despus de
completarse los cambios.

Actualice el Registro en dispositivos mviles administrados


Si los dispositivos mviles estn administrados, en el control de directivas de grupo realice lo
siguiente:
Precaucin
39

Esta tarea contiene pasos que indican cmo modificar el Registro. Sin embargo, pueden
producirse graves problemas si modifica el Registro de manera incorrecta. Por lo tanto,
asegrese de que sigue estos pasos con atencin. Para la proteccin aadida, realice
una copia de seguridad del Registro antes de modificarlo. A continuacin, puede
restaurar el Registro si se produce un problema. Para obtener ms informacin sobre
cmo realizar copias de seguridad y restauracin del Registro, haga clic en siguiente
vnculo para ver el artculo de la Microsoft Knowledge Base: Cmo realizar copias de
seguridad y restauracin del Registro de Windows.

1. Si tiene pensado usar la directiva de grupo para realizar una implementacin en todo el
dominio del cambio del Registro requerido y el servidor no est ejecutando Windows Server
2012 R2, descargue e instale Plantillas administrativas de Windows Server.
2. Abra el Editor de administracin de directivas de grupo.
3. Seleccione una directiva existente o cree una nueva
4. Vaya a Configuracin del equipo > Directivas > Plantillas administrativas >
Componentes de Windows > Tiempo de ejecucin de la aplicacin y establezca Activar
reglas de URI de contenido dinmico para aplicaciones de la Tienda Windows como
Habilitado.
5. Haga clic o pulse en Mostrar y agregue la direccin URL de la organizacin. Por ejemplo,
https://orgname.contoso.com.
6. Cierre el editor de directivas de grupo y guarde los cambios.
Ms informacin: Cmo actualizar los vnculos a pginas web externas para un entorno de
empresa y Directiva de grupo
Actualice el Registro en dispositivos mviles no administrados utilizando un script
Si sus dispositivos mviles no estn administrados, consulte el siguiente script de ejemplo de
PowerShell, que muestra cmo cambiar el Registro en cada dispositivo Windows 8.1.

# *********************************************************
#
#

Copyright (c) Microsoft. All rights reserved.

This code is licensed under the Microsoft Limited Public License.

THIS CODE IS PROVIDED *AS IS* WITHOUT WARRANTY OF

ANY KIND, EITHER EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING ANY

IMPLIED WARRANTIES OF FITNESS FOR A PARTICULAR

PURPOSE, MERCHANTABILITY, OR NON-INFRINGEMENT.


40

#
# *********************************************************
param([string]$admin)

#Force PowerShell to relaunch in Admin mode


if($admin -ne 'LaunchingAsAdminNow')
{
$Args = '-ExecutionPolicy Unrestricted -file "' + ((Get-Variable
MyInvocation).Value.MyCommand.Path) + '" LaunchingAsAdminNow'
$AdminProcess = Start-Process "$PsHome\PowerShell.exe" -Verb RunAs -ArgumentList $Args
-PassThru
}
else
{
# Create Packages key if it does not exist
$packages=Get-Item -Path
HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Packages -ErrorAction
SilentlyContinue
if($packages -eq $null)
{ New-Item -Path HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies -Name
Packages}

# Create Applications key if it does not exist


$apps=Get-Item -Path
HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Packages\Applications
-ErrorAction SilentlyContinue
if($apps -eq $null)
{ New-Item -Path HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Packages
-Name Applications}

# Add or overwrite EnableDynamicContentUriRules value to 1


New-ItemProperty -Path
HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Packages\Applications -Name
EnableDynamicContentUriRules -PropertyType DWord -Value 1 -force

# Create ContentUriRules key if it does not exist


41

$rules=Get-Item -Path
HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Packages\Applications\ContentUriR
ules -ErrorAction SilentlyContinue
if($rules -eq $null)
{New-Item -Path
HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Packages\Applications -Name
ContentUriRules}

# Prompt user for the domain uri


$domainname = Read-Host 'Please provide the domain uri that you want to add to the
allow list(such as https://*.contoso.com:444)'

# Add uri to the allow list under ContentUriRules


$urls=Get-Item -Path
HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Packages\Applications\ContentUriR
ules -ErrorAction SilentlyContinue
New-ItemProperty -Path
HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Policies\Packages\Applications\ContentUriR
ules -Name ($urls.ValueCount+1) -PropertyType String -Value $domainname -force
}

Actualice el Registro en varios dispositivos mviles no administrados mediante el Editor


del Registro
Si sus dispositivos mviles no estn administrados, tambin puede cambiar el Registro en cada
dispositivo Windows 8.1 con los pasos siguientes:

1.

Inicie el Editor del Registro.

2.

Antes de realizar cambios en el Registro, debe realizar una copia de seguridad. Haga clic o pulse en
Archivo > Exportar y escriba sus valores.

3.

Busque la siguiente subclave del Registro:


HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\policies

4.

Haga clic con el botn secundario o pulse en directivas, seleccione Nueva y, a continuacin, haga clic
o pulse en Clave.

5.

Escriba Paquetes y, a continuacin, pulse ENTRAR.


42

6.

Haga clic con el botn secundario o pulse en Paquetes, seleccione Nuevo y, a continuacin, haga clic
o pulse en Clave.

7.

Escriba Aplicacionesy, a continuacin, guarde el texto.

8.

Haga clic con el botn secundario o pulse en Aplicaciones, seleccione Nueva y haga clic o pulse en
Valor DWORD (32 bits).

9.

Escriba EnableDynamicContentUriRules y, a continuacin, guarde el texto.

10. Haga clic con el botn secundario o pulse en EnableDynamicContentUriRules y luego haga clic o
pulse en Modificar.
11. Escriba 1 en el cuadro Informacin del valor y, a continuacin, haga clic o pulse en Aceptar.
12. Haga clic con el botn secundario o pulse en Aplicaciones, seleccione Nueva y, a continuacin, haga
clic o pulse en Clave.
13. Escriba ContentUriRulesy, a continuacin, guarde el texto.
14. Haga clic con el botn secundario o pulse en ContentUriRules, seleccione Nueva y, a continuacin,
haga clic o pulse en Valor de cadena.
15. Escriba 1y, a continuacin, guarde el texto.
16. Haga clic con el botn secundario o pulse en 1 y luego haga clic o pulse en Modificar.
17. Escriba la direccin URL de su organizacin de CRM en el cuadro Informacin del valor (por
ejemplo, https://contoso.com) y, a continuacin, haga clic o pulse en Aceptar.
18. Salga del Editor del Registro.
Ahora puede indicar a los usuarios la aplicacin para Windows 8.1, de modo que puedan
obtener la funcionalidad agregada de la experiencia sin conexin. Ms informacin: Install
the CRM for tablets app

Qu deben hacerlos usuarios


Vea el tema del Centro de clientes: Introduccin a CRM para tabletas
Instalacin de CRM para tabletas
Vea el tema del Centro de clientes: Instalar la aplicacin de CRM para tabletas
Sugerencia
Asegrese de ofrecer a los usuarios la direccin URL y las credenciales que necesitan
para iniciar sesin.

Configure CRM para tabletas


Vdeo: Microsoft Dynamics CRM 2013 para tabletas - Personalizaciones
43

Entidades y CRM para tabletas


Puede habilitar un conjunto limitado de entidades para CRM para tabletas. Para ver si est
habilitada una entidad o habilitar una entidad, haga clic o pulse en Configuracin >
Personalizaciones > Personalizacin del sistema > Entidades. Seleccione una entidad y
revise la configuracin de Outlook y Mobile.
Tenga en cuenta lo siguiente:

Todas las entidades personalizadas pueden habilitarse para CRM para tabletas.

Puede usar la bsqueda para entidades que no estn habilitadas para CRM para tabletas de un registro
que est habilitado y ver los datos. Sin embargo, la entidad no se puede editar.

Entidades que son de lectura y escritura

Nombre de entidad

Visible en CRM para tabletas?

Propiedad de visibil

Cuenta

Modificable

Actividad

No modificable

Cita

Modificable

Caso

Modificable

Competidor

Modificable

Conexin

No modificable

Contacto

Modificable

Cliente potencial

Modificable

Nota

No modificable

Oportunidad

Modificable

Producto de oportunidad

Modificable

Llamada de telfono

Modificable

Elemento de cola

Modificable

Actividad social

Modificable

Perfil social

Modificable

Tarea

Modificable

Entidades que son de solo lectura

44

Nombre de entidad

Visible en CRM para tabletas?

Propiedad de visibilid

Correo electrnico

Modificable

Datos adjuntos de correo electrnico

No modificable

Derecho

No modificable

Producto

Modificable

Cola

Modificable

Equipo

No modificable

Usuario

No modificable

Panel de ventas
El panel de ventas es un nuevo panel diseado para CRM para tabletas. Este panel est visible
para todos los usuarios de la aplicacin web junto a otros paneles del sistema. Es posible usar la
nueva posibilidad para asignar roles de seguridad a un panel para que este aparezca solo a los
usuarios con determinados roles de seguridad. Para definir quien tiene acceso al panel de
ventas, haga clic o pulse en Configuracin > Personalizaciones > Personalizar el sistema >
Componentes > Paneles y seleccione Panel de ventas. A continuacin, haga clic o pulse en
Habilitar roles de seguridad.
Tenga en cuenta lo siguiente:

El panel de ventas tiene el mismo lmite de seis componentes que los paneles de la aplicacin web.

Puede establecer las vistas predeterminadas de los componentes incluidos.

Se admiten dos componentes: grficos y listas.

El diseo se establece en una vista panormica.


Nota
Puesto que CRM para tabletas depende de este panel especfico, no se puede eliminar.
Sin embargo, puede cambiar su nombre.

Barra de navegacin
Si hay una entidad habilitada para CRM para tabletas y aparece en la barra de navegacin
(mapa del sitio) de la aplicacin web, tambin aparecer en la barra de navegacin en CRM para
tabletas.
La aplicacin de CRM para tabletas mostrar las entidades como lista plana. Omite todas las
agrupaciones en reas de la aplicacin web. Puede agregar una entidad a varios grupos en la
aplicacin web, pero CRM para tabletas muestra una lista plana y no muestra ninguna repeticin.
45

CRM para tabletas aplica su rol de seguridad de Microsoft Dynamics CRM, por lo que no ver
una entidad a menos que tenga al menos acceso de lectura a esa entidad.
El orden de los elementos en la barra de navegacin en CRM para tabletas est determinado por
el orden en el mapa del sitio en la aplicacin web. Si existe un duplicado, CRM para tabletas
muestra solo la primera instancia.
Las entidades personalizadas usan un icono de entidad personalizada fijo.

Listas sencillas
Vdeo: Microsoft Dynamics CRM 2013 para tabletas Listas sencillas
Las listas de registros que aparecen en el panel de ventas y dentro de un formulario aparecen
como listas sencillas. Estas listas tienen un aspecto distinto al de la vista tpica de registros. Hay
algunas acciones usadas con frecuencia que se pueden realizar en una lista sencilla:

Pulse el encabezado de una lista para tener acceso a la lista completa de la vista actual.

Pulse un elemento de la lista para abrir el formulario para ese elemento.

Pulse y mantenga pulsado un elemento para ver la barra de comandos.

Pulse el botn de elemento nuevo (+) a la derecha del nombre de la vista para crear un nuevo registro
de ese tipo.

Tenga en cuenta lo que se indica a continuacin.

El botn de artculo nuevo (+) aparece a la derecha del nombre de la vista para cualquier tipo de
entidad que sea de lectura/escritura habilitado para CRM para tabletas.
46

Las listas sencillas recuperan diez registros a la vez independientemente de la configuracin Registros
por pgina del rea Opciones personales de la aplicacin web. Al desplazarse al final de la lista,
CRM para tabletas muestra los registros adicionales.

Campos mostrados
Una vista tpica de registros mostrar todas las columnas de la definicin de la vista. Una lista
sencilla mostrar las primeras columnas de la vista seleccionada. Las listas sencillas tambin
pueden mostrar imgenes para cada registro si la entidad est habilitada para mostrar imgenes.

El nmero de campos que se muestran en la lista es diferente en funcin de si la entidad est


habilitada para imgenes. Si la entidad est habilitada para imgenes, la imagen ser lo primero
que aparecer. Junto a la imagen, el campo principal de la entidad se muestra en primer lugar y
se ajustar hasta 2 lneas. El campo principal va seguido de las primeras 2 columnas de la vista
que no son el campo principal. Estos campos aparecern cada uno en 1 lnea.
Si la entidad no est habilitada para imgenes, el campo principal de la entidad se muestra
primero. El campo principal va seguido de las primeras 3 columnas de la vista que no son el
campo principal.
Hay algunos tipos de lista especiales. Las listas Actividad, Partes interesantes y Equipo de
ventas se describen en las secciones siguientes.
Listas de actividades
La lista sencilla de actividades incluye algunas funciones especiales que no estn disponibles en
otras listas. Cada tipo de actividad estndar (como llamadas de telfono y tareas) incluye un
icono para diferenciarlo de los otros tipos. Junto al icono, se muestra el campo principal de la
47

actividad y se ajustar a 3 lneas. El siguiente campo para mostrar es el primer campo de la vista
excepto el campo principal, Fecha de vencimiento y Tipo de actividad. Las actividades que se
pueden marcar como completadas incluirn una casilla de verificacin al lado. Pulse
simplemente la casilla para marcar la actividad como completada.
La lista de actividades muestra las actividades que vencen hoy y las actividades que ya han
vencido en un color ms oscuro. Las actividades que no vencen hoy o no han vencido aparecen
en un color ms claro. Las actividades con una fecha de vencimiento mostrarn la fecha y hora
en que vencen.
Importante
Microsoft Dynamics CRM usa una entidad de actividad compuesta para almacenar y
para recuperar los datos comunes entre diferentes tipos de actividad (como una tarea,
cita, o llamada de telfono). La fecha de vencimiento para las actividades se almacena
en el campo Fin real de la entidad de actividad compuesta. Las actividades de cita
tienen una fecha de inicio y una fecha de finalizacin. Puesto que la fecha de
vencimiento para la lista de actividades se obtiene del campo Fin real, la hora en que
finaliza una cita aparece en la lista de actividades. Esto significa que una cita que
empieza a la 1 p.m. y termina a las 2 p.m. mostrar una hora de 2 p.m. en el mosaico
para la cita en la lista sencilla de actividad.

48

Tenga en cuenta lo siguiente:

El campo Descripcin de los mensajes de correo electrnico no aparecer en las listas. Esto se debe a
que puede contener HTML.

Para las actividades, el botn de elemento nuevo (+) abre una ventana flotante de modo que pueda
seleccionar el tipo de actividad para crear. Esta ventana flotante contiene una lista de todas las
actividades habilitadas de lectura y escritura.

Listas Partes interesadas y Equipo de ventas


Las listas Partes interesadas y Equipo de ventas que aparecen en la pantalla Oportunidad
muestran el campo principal y el rol. Estas dos listas de entidades tienen la posibilidad de crear y
editar en lnea. Cuando se pulsa (+) en esas listas, los elementos de las listas existentes bajan y
aparece una bsqueda y una lista desplegable. Ahora puede seleccionar (o crear) una entidad
para agregar a la lista a travs de la bsqueda y para asignar un rol a travs de la lista
desplegable.

49

La edicin es tambin una experiencia en lnea. Si pulsa la flecha abajo junto al nombre del rol,
aparece la lista desplegable en modo de edicin y puede modificar roles.
Seleccionar vista
Para cambiar la vista usada para mostrar una lista de registros, pulse y mantenga pulsado el
nombre de la lista. Aparece la barra de comandos, que incluye el botn Seleccionar vista.
Pulse el botn Seleccionar vista para seleccionar una vista diferente.
Las vistas personalizadas se muestran antes de las vistas del sistema. No se pueden crear
nuevas vistas en Microsoft Dynamics CRM.
Grficos
Vdeo: Microsoft Dynamics CRM 2013 para tabletas - Grficos, bsquedas y ventanas
Todos los grficos que se pueden crear en el Diseador de grficos, como los grficos de barras,
lneas, circulares y de embudo se pueden ver en CRM para tabletas.
Tenga en cuenta lo siguiente:

Abra un grfico desde el panel de ventas para obtener una pgina con un grfico y los registros usados
para generar el grfico.

Haga clic o pulse en las secciones del grfico para ver los registros filtrados de esa parte del grfico.

Los grficos no estn disponibles cuando trabaja sin conexin con CRM para tabletas.

50

Formularios
Los formularios en CRM para tabletas se basan en el principio de desarrollo de "Disear una vez
e implementar en los clientes". El comportamiento de la entidad y procesos de negocio en los
formularios de CRM para tabletas funcionan del mismo modo en formularios en la aplicacin
web, pero con un flujo adaptado para una tableta.
>
fich
a

Formulario de cliente potencial de ven

Formulario de cliente potencial de ventas en aplicacin web

Este diagrama representa los componentes comunes que se encuentran en los formularios de
entidad en la aplicacin web.

51

Microsoft Dynamics CRM para tabletas toma muchos de los elementos del formulario principal y
los muestra de forma optimizada para tabletas, tal como se muestra en el siguiente diagrama.

Relaciones
El rea Relaciones del formulario muestra las relaciones entre entidades que estn configuradas
en el rea de navegacin de un formulario. Si una relacin entre entidades se configura para
que aparezca en el rea de navegacin dentro de la personalizacin de formulario y la entidad
est habilitada para CRM para tabletas, la relacin entre entidades aparecer en la seccin
Relaciones. La ventana de relacin Conexiones no se muestra en CRM para tabletas.
La seccin de relaciones tambin muestra una ventana para representar el propietario del
registro, que es un campo de bsqueda. Adems de la ventana Propietario, hay otros ejemplos
de ventanas codificadas de forma rgida que representan campos de bsqueda. Por ejemplo: el
formulario Contacto contiene una ventana para mostrar la cuenta primaria. No puede
seleccionar campos de bsqueda adicionales para mostrar como ventanas en esta seccin.

52

Personalizacin de formulario que muestra elementos de navegacin en el lado izquierdo de la


pantalla

53

Seccin Relaciones en un formulario


Tenga en cuenta lo siguiente:

Los formularios en CRM para tabletas estn limitados a 5 pestaas (o 75 campos y 10 listas). Este
lmite incluye campos ocultos. Los administradores pueden ajustar estos lmites. Vea Personalice CRM
para tabletas.

Las fuentes de actividades y Yammer no se admiten en CRM para tabletas.

Consideraciones y procedimientos recomendados para proteger los datos


de CRM en CRM para tabletas
Tenga en cuenta los siguientes puntos al planificar la seguridad de CRM para tabletas.

Transmisin de datos. CRM para tabletas requiere una Implementacin con conexin a Internet (IFD)
de modo que cuando los dispositivos mviles de la organizacin sincronicen los datos de CRM con
CRM en lnea o local, los datos se cifren mediante Capa de sockets seguros (SSL).

Datos almacenados en cach. CRM para tabletas solo almacena en cach los registros y las listas a las
54

que se ha accedido recientemente dentro de la aplicacin. Para borrar los datos almacenados, los
usuarios pueden cerrar sesin o reconfigurar. Ms informacin: vea "Cul es la diferencia entre cerrar
sesin y reconfigurar?" en Iniciar sesin o reconfigurar CRM para tabletas

Cifrar los datos almacenados en cach. Los datos almacenados en cach no se cifran. Puede usar
BitLocker para cifrar el disco duro completo en un dispositivo Windows 8. Para dispositivos Apple y
Android, considere Windows Intune o un producto de otra compaa para cifrar el disco duro en el
dispositivo mvil.

Otro caractersticas
Buscar
Vdeo: Microsoft Dynamics CRM 2013 para tabletas - Grficos, bsquedas y ventanas Inicio a
2:29.
La bsqueda en CRM para tabletas se realiza en varias entidades. Puede configurar hasta 10
entidades para filtrar en su bsqueda. Para seleccionar entidades para bsqueda y el orden
bsqueda en CRM para tabletas, haga clic o pulse en Configuracin > Administracin >
Configuracin del sistema > pestaa General. En Configurar Bsqueda rpida, haga clic o
pulse en Seleccionar.

Configure las opciones de Bsqueda rpida en varias entidades


Las entidades en la lista Entidades seleccionadas de las entidades aparecern en los resultados
de Bsqueda rpida en varias entidades.

Puede seleccionar entidades en la lista Entidades disponibles y agregarlas a la lista Entidades


seleccionadas mediante el botn Agregar.

Puede seleccionar las entidades en la lista Entidades seleccionadas y usar el botn Quitar para evitar
que una entidad aparezca en los resultados de la bsqueda rpida en varias entidades.

Puede seleccionar entidades de la lista Entidades seleccionadas y usar los botones Subir o Bajar para
cambiar el orden de las entidades que aparecen en los resultados de la bsqueda rpida en varias
entidades.

55

Configure qu entidades aparecen en resultados de Bsqueda rpida en varias entidades

Nota
Cuando se configura la lista de entidades de bsqueda rpida, la lista contiene todas las
entidades y no se limita a las habilitadas para CRM para tabletas. Sin embargo, cuando
CRM para tabletas realiza una bsqueda rpida en varias entidades, filtra las entidades
que no se han habilitado para la aplicacin mvil.
Guardar
Los registros se guardan en CRM para tabletas basndose en cmo configur el autoguardado
en la configuracin de la organizacin. Para ver la configuracin guardada, haga clic o pulse en
Configuracin > Administracin > Configuracin del sistema > pestaa General. Vea la
configuracin en Seleccione el modo predeterminado para guardar los formularios.
Si el autoguardado est:

Habilitado para la organizacin, los cambios en los formularios se guardan cuando los usuarios salen
de los formularios.

Deshabilitado para la organizacin, los usuarios deben usar la barra de comandos en CRM para
tabletas (deslizar desde la parte inferior de la pantalla) y hacer clic o pulsar en Guardar para guardar
los cambios del formulario.
56

Imgenes
Las imgenes, como las fotos de contactos, no se almacenan en la memoria cach del
explorador. Las imgenes pueden no estar visibles cuando los usuarios trabajan sin conexin
con CRM para tabletas.

Vea tambin
Introduccin a CRM para tabletas
Troubleshooting and known issues for CRM for tablets and phones
Vea vdeos de Microsoft Dynamics CRM en YouTube
Introduccin
Set up CRM for phones

Set up CRM for phones


Si usted es administrador, esta es la informacin que necesita para implementar y prestar
soporte a Microsoft Dynamics CRM para telfonos, la nueva aplicacin de telfono para CRM.
Adems, asegrese de revisar la informacin en CRM para telfonos: Instalacin y uso.

Requisitos para CRM para telfonos


Para organizaciones en lnea, se requiere Microsoft Dynamics CRM Online Otoo 2013.
Para organizaciones locales, se requiere Microsoft Dynamics CRM 2013. Las organizaciones
que usan versiones anteriores de ediciones locales de CRM necesitarn actualizar. Las
implementaciones locales de Microsoft Dynamics CRM 2013 requieren una Implementacin con
conexin a Internet (IFD) para que los usuarios tengan acceso a los datos en los telfonos.
Los usuarios deben tener una conexin a Internet o a una intranet y deben instalar la aplicacin
CRM para telfonos. Vea "Instalar CRM para telfonos" ms adelante en este tema.
Nota
Si los usuarios no han instalado la aplicacin de CRM para telfonos, pueden tener
acceso a los datos mediante el explorador de su telfono. Sin embargo, este no es el
mtodo recomendado para tener acceso a datos porque pierden las ventajas de usar la
aplicacin (vea CRM para telfonos: Instalacin y uso.
Matriz de compatibilidad de CRM para de telfonos
La siguiente tabla muestra los exploradores con los que funciona CRM para telfonos.

Explorador

Versin

Windows Phone - Internet Explorer Mobile

7.x

Aplicacin CRM para

8.x

X
57

Safari en iPhone iOS

Android

5.x
6.x

7.x

2.3
4.x

Blackberry

6.x
7.x
10.x

Permisos requeridos
Microsoft Dynamics CRM 2013 introduce un nuevo privilegio de seguridad para proporcionar
acceso para usar CRM para telfonos. Las versiones anteriores de Microsoft Dynamics CRM
incluan un privilegio con la etiqueta Usar tecnologa mvil que conceda acceso a un usuario
para usar lo que se llamaba Mobile Express, pero que ahora se llama CRM para telfonos. El
privilegio de Usar tecnologa mvil ha pasado a llamarse CRM para telfonos.
De forma predeterminada, este privilegio est incluido para los siguientes roles de seguridad
predeterminados:

Director general

Vendedor

Jefe de ventas

Vicepresidente de ventas

Administrador del sistema

Personalizador del sistema

Esto se aplica a las nuevas instalaciones de Microsoft Dynamics CRM Online o Microsoft
Dynamics CRM 2013 (local), as como a los clientes que actualizan desde Microsoft Dynamics
CRM 2011. Puede agregar o quitar este privilegio desde roles de seguridad personalizados o
predeterminados para satisfacer sus necesidades de negocio.
Idiomas compatibles
CRM para telfonos admite los idiomas que se muestran en la tabla siguiente.

58

Modo

Idiomas

Explorador CRM para telfonos

Todas las versiones de idioma de Microsoft


Dynamics CRM disponibles

Aplicacin CRM para telfonos Windows


Phone

Chino (simplificado)

Chino (tradicional)

Checo

Dans

Neerlands

Ingls

Fins

Francs

Alemn

Griego

Hngaro

Italiano

Japons

Coreano

Noruego

Polaco

Portugus (Brasil)

Portugus (Portugal)

Ruso

Espaol

Sueco

Chino (simplificado)

Chino (tradicional)

Ingls

Francs

Alemn

Italiano

Japons

Portugus (Portugal)

Espaol

Aplicacin CRM para telfonos - iPhone

Aplicacin CRM para telfonos - Android


59

Chino (simplificado)

Chino (tradicional)

Ingls

Francs

Alemn

Italiano

Japons

Portugus (Portugal)

Espaol

Cuando la aplicacin se carga por primera vez tras la instalacin, determina el idioma del
dispositivo y carga la interfaz de usuario en ese idioma. Si el idioma del dispositivo no es uno de
los idiomas compatibles, la aplicacin se carga en ingls. Una vez que la aplicacin se ha
configurado en una organizacin de Microsoft Dynamics CRM, la aplicacin cargar las pginas
de la aplicacin en el idioma especificado en las opciones personales del usuario. Si el idioma
del usuario no es uno de los idiomas compatibles, la aplicacin recurrir al idioma base de la
organizacin de CRM, si est en la lista de idiomas compatibles. Si el idioma base de la
organizacin no es compatible, el ingls ser el idioma de reserva si est habilitado en el
servidor.
Esta lgica de reserva evaluar varias opciones de idioma - como el idioma del explorador cuando determine el idioma de reserva. En el siguiente escenario, el idioma de reserva coincidir
con el idioma del explorador:

Idioma del usuario = japons

Idioma base de la organizacin = neerlands (establecido en Microsoft Dynamics CRM:


Configuracin > Administracin > Idiomas)

Idioma del explorador = ingls (establecido en el explorador)

En el escenario indicado anteriormente, el ingls se utilizara como idioma de reserva.


Nota
El idioma principal se tendr en cuenta. Por ejemplo, si el idioma del usuario es EspaolMxico, que no se admite, el primer idioma de reserva ser el espaol (3082), que es
uno de los idiomas admitidos.
Si el servidor no tiene un idioma compatible habilitado, la configuracin de la aplicacin fallar y
mostrar el siguiente mensaje de error en el idioma del dispositivo:

60

Qu deben hacerlos administradores


Habilitar CRM para telfonos
Buena noticias! CRM para telfonos est habilitado de forma predeterminada para muchas
entidades. Para ver si est habilitada una entidad o para habilitar una entidad:

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en
Microsoft Dynamics CRM.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


Si usa la aplicacin web CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Haga clic o pulse en Configuracin > Personalizaciones.

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario, y luego seleccione
Configuracin > Personalizaciones.

3.

En la ventana Personalizacin, haga clic o pulse en Personalizacin del sistema.

4.

En el panel de navegacin, expanda Entidades, y haga clic o pulse en la entidad para la que desea
habilitar el acceso con CRM para telfonos.

5.

En Outlook y Mobile, active la casilla CRM para tabletas .

6.

En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Guardar.

61

Deshabilitar CRM para telfonos


CRM para telfonos est habilitado de forma predeterminada para los usuarios de Microsoft
Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online. Como administrador, usted puede
controlar qu est disponible y quin puede ver CRM para telfonos mediante uno de estos
mtodos.
Deshabilitar CRM para telfonos para una entidad
Puede impedir que los tipos de registro (entidades), por ejemplo cuentas, aparezcan en CRM
para telfonos.

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en
Microsoft Dynamics CRM.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

62

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


Si usa la aplicacin web CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Haga clic o pulse en Configuracin > Personalizaciones.

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario, y luego seleccione
Configuracin > Personalizaciones.

3.

En la ventana Personalizacin, haga clic o pulse en Personalizacin del sistema.

4.

En el panel de navegacin, expanda Entidades, y haga clic o pulse en la entidad para la que desea
impedir el acceso a los usuarios con CRM para telfonos.

5.

En Outlook y Mobile, desactive la casilla CRM para telfonos .

6.

En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Guardar.

63

Deshabilitar privilegios de CRM para telfonos


Puede impedir que los usuarios con un determinado rol de seguridad (por ejemplo, representante
de servicio al cliente) tengan acceso a CRM para telfonos.

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en
Microsoft Dynamics CRM.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


Si usa la aplicacin web CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin.

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin en caso necesario y, a continuacin,
seleccione Configuracin > Administracin.

3.

En la ventana Administracin, haga clic o pulse en Roles de seguridad.

4.

Seleccione el rol de seguridad para el que desea impedir el acceso a CRM para telfonos.

5.

Seleccione la pestaa Administracin de empresas.

6.

En Privilegios diversos, desactive CRM para telfonos.

64

7.

En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Guardar y cerrar.

Personalizar formularios
Puede establecer qu campos aparecen o no aparecen en los formularios de Microsoft Dynamics
CRM en CRM para telfonos. Para modificar formularios mviles:

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en
Microsoft Dynamics CRM.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


Si usa la aplicacin web CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Haga clic o pulse en Configuracin > Personalizaciones.

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario, y luego seleccione
Configuracin > Personalizaciones.

3.

En la ventana Personalizacin, haga clic o pulse en Personalizacin del sistema.


65

4.

En el panel de navegacin, expanda Entidades, y seleccione una entidad y expndala.

5.

Haga clic o pulse en Formularios, seleccione el formulario mvil, y despus agregue o quite atributos.

6.

En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Guardar y cerrar.


Nota
Si cambia la disponibilidad de CRM para telfonos para una entidad - en la aplicacin
web, vaya a Configuracin > Personalizaciones > Personalizar el sistema >
seleccione una entidad > CRM para telfonos - una vez que haga clic o pulse en
Guardar, los cambios se aplicarn. No tiene que publicar los cambios.

Para obtener ms informacin, consulte Creacin y edicin de formularios mviles en el Manual


de personalizacin.

Instalar CRM para telfonos


Qu deben hacerlos usuarios
Cuando tenga los privilegios para telfono habilitados, los usuarios pueden instalar la aplicacin
mvil.

Usuarios de Windows Phone 8


Vaya a la Windows Phone Store e instale Microsoft Dynamics CRM.

Usuarios de Apple iPhone


Vaya a la tienda de aplicaciones de Apple e instale Microsoft Dynamics CRM.

Usuarios de telfonos Android


Vaya a Google Play Store e instale Microsoft Dynamics CRM.

Despus de que los usuarios instalen la aplicacin, deben iniciar sesin con la direccin URL y
las credenciales que usted les proporcione.

Entidades y CRM para telfonos


Puede habilitar un conjunto limitado de entidades para CRM para telfonos. Para ver si est
habilitada una entidad o habilitar una entidad, haga clic o pulse en Configuracin >
Personalizaciones > Personalizacin del sistema > Entidades. Seleccione una entidad y
revisa la configuracin de Outlook y Mobile.
Entidades disponibles de forma predeterminada

Crear - Puede crear estas entidades con CRM para telfonos.

Leer - Puede ver estas entidades con CRM para telfonos.

Editar - Puede editar estas entidades utilizando CRM para telfonos.

66

Eliminar - Puede eliminar estas entidades con CRM para telfonos.

Nombre de entidad

Crear

Cuenta

Cita

Campaa

No

Caso

Contacto

Divisa

No

Correo electrnico

No

Instalaciones/equipamiento

No

Cliente potencial

Carta

No

Buzn

No

Lista de marketing

No

Nota

Oportunidad

Cierre de oportunidad

No

Producto de oportunidad

No

Llamada de telfono

Servicio

No

Asunto

No

Tarea

Unidad

No

Unidad de venta

No

Usuario

No

Entidades disponibles despus de habilitar CRM para telfonos

Crear - Puede crear estas entidades con CRM para telfonos.

67

Leer - Puede ver estas entidades con CRM para telfonos.

Editar - Puede editar estas entidades utilizando CRM para telfonos.

Eliminar - Puede eliminar estas entidades con CRM para telfonos.

Nombre de entidad

Crear

Ledo

Entidades personalizadas

Direccin

No

Actividad de la campaa

No

Respuesta de campaa

No

Competidor

No

Contrato

No

Lnea de contrato

No

Descuento

No

Lista de descuentos

No

Fax

No

Factura

No

Producto de la factura

No

Pedido

No

Producto del pedido

No

Lista de precios

No

Elemento de lista de precios

No

Producto

No

Oferta

No

Cierre de oferta

No

Producto de oferta

No

Actividad de servicio

No

Zona de ventas

No

Entidades que no se pueden habilitar para CRM para telfonos


68

Artculo

Plantilla de artculo

Unidad de negocio

Conexin

Rol de conexin

Plantilla de contrato

Ubicacin de documentos

Regla de deteccin de duplicados

Condicin de regla d

Plantilla de correo electrnico

Permiso de campo

Perfil de seguridad d

Mtrica del objetivo

Direccin de Internet

Direccin de cliente

Cierre de pedido

Organizacin

Configuracin de pu

Sesin de proceso

lbum de perfil

Editor

Campaa rpida

Cita peridica

Informe

Grupo de recursos

Campo Informe

Consulta de informe

Grupo de programacin

Rol de seguridad

Sitio de SharePoint

Asunto

Grfico del sistema

Equipo

Vista

Vista de muro

Acerca de la autenticacin de CRM para telfonos


CRM para telfonos autentica a los usuarios que usen autenticacin basada en explorador, lo
que significa que no se almacenan credenciales en el telfono.
Microsoft Dynamics CRM Online
Los usuarios deCRM para telfonos conectados a Microsoft Dynamics CRM Online en el Entorno
de Microsoft Online Services renovarn automticamente su inicio de sesin durante un mximo
de 30 das. Los usuarios conectados a Microsoft Dynamics CRM Online que an no estn en
Entorno de Microsoft Online Services deben renovar su inicio de sesin cada 8 horas.
Microsoft Dynamics CRM 2013 (versin local)
Las conexiones deCRM para telfonos a Microsoft Dynamics CRM 2013 requieren una
implementacin con conexin a Internet.

Solucin de problemas
Para obtener informacin sobre problemas adicionales con CRM para telfonos, consulte
Problemas conocidos de CRM para tabletas y telfonos. Estas son algunos puntos para intentar
diagnosticar y corregir problemas.
Pruebe en el explorador
Para determinar si existe un problema con la aplicacin de CRM para telfonos, intente ver la
organizacin en un explorador - primero en un equipo y luego en su telfono. Si el problema
persiste en un explorador, entonces la aplicacin puede no ser el problema.
Elimine las personalizaciones

69

Algunas personalizaciones pueden entrar en conflicto con CRM para telfonos. Intente
conectarse a otra organizacin sin personalizaciones. Adems, asegrese de que sincroniza
CRM para telfonos para seleccionar los cambios de personalizacin.
Es un problema de permisos?
Para comprobar si el problema est relacionado con los permisos, intente obtener acceso a
Microsoft Dynamics CRM con otro usuario y otro rol de seguridad.

Vea tambin
CRM para telfonos: Instalacin y uso
CRM for tablets and CRM for phones limitations and known issues
Creacin y edicin de formularios mviles
Introduccin

Administrar seguridad, usuarios y equipos


La siguiente seccin contiene informacin acerca de los usuarios, los equipos y la seguridad de
Microsoft Dynamics CRM.

En esta seccin
Conceptos de seguridad para Microsoft Dynamics CRM
Invitar a alguien a usar Microsoft Dynamics CRM
Controlar el acceso a los datos
Agregar o eliminar integrantes de zona
Creacin o edicin de roles de seguridad
Copia de roles de seguridad
Administrar usuarios
Administrar equipos
Adicin de equipos o usuarios a un perfil de seguridad de campo
Sincronizacin de la informacin del usuario entre Microsoft Dynamics CRM y Active Directory
Agregar o eliminar integrantes de zona

Vea tambin
Manage Your Microsoft Dynamics CRM Online Subscription
Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online

70

Conceptos de seguridad para Microsoft Dynamics CRM


Puede usar el modelo de seguridad de Microsoft Dynamics CRM para proteger la integridad y la
privacidad de los datos de su organizacin. Tambin admite la colaboracin y el acceso a los
datos eficaces. El modelo de seguridad de Microsoft Dynamics CRM admite las prcticas de
seguridad recomendadas. Los objetivos del modelo son los siguientes:

Compatibilidad con un modelo de licencias para usuarios

Proporcione a los usuarios acceso exclusivo a los niveles de informacin adecuados que necesitan para
realizar su trabajo

Establezca categoras de usuarios y equipos por rol de seguridad, y restrinja el acceso de acuerdo con
esos roles.

Admitir el uso compartido de datos, de forma que los usuarios puedan obtener acceso puntual a objetos
cuya propiedad no tienen para un trabajo en colaboracin

Evitar que un usuario tenga acceso a objetos que no son de su propiedad o no se comparten

Combinar la seguridad basada en roles, la seguridad de registros y la seguridad basada en


campos para definir el acceso generala la informacin que los usuarios tienen en su organizacin
de Microsoft Dynamics CRM.
Para obtener ms informacin acerca de temas de seguridad, vea el tema del Microsoft
Dynamics CRM SDK, The Security Model of Microsoft Dynamics CRM.

Seguridad basada en roles


Puede usarla para agrupar conjuntos de privilegios en roles que describan las tareas que puede
realizar un usuario o equipo. Microsoft Dynamics CRM incluye un conjunto de roles de seguridad
predefinidos, cada uno de los cuales es un conjunto de privilegios agregados para facilitar la
administracin de la seguridad. La masa de los privilegios define la capacidad de crear, leer,
escribir, eliminar y compartir registros de un tipo especfico de la entidad. Cada privilegio tambin
define el alcance de aplicacin del privilegio: en el nivel de usuario, la unidad de negocio, toda la
jerarqua de unidades de negocio o toda la organizacin.
Por ejemplo, si inicia sesin como un usuario que tiene asignado el rol de comercial, tiene los
permisos que lectura, escritura y uso compartido de cuentas para toda la organizacin, pero solo
puede eliminar los registros de cuenta de su propiedad. Asimismo, no tiene ningn privilegio para
realizar tareas de administracin del sistema, como instalar actualizaciones de productos o
agregar usuarios al sistema.
Un usuario que tiene asignado el rol del vicepresidente de ventas puede realizar un conjunto ms
amplio de tareas (y tiene un mayor nmero de privilegios) asociadas con la vista y edicin de
datos y recursos que un usuario se tenga asignado el rol de comercial. Un usuario que tenga
asignado al rol de vicepresidente de ventas puede, por ejemplo, leer y asignar una cuenta a
cualquier usuario del sistema, mientras que un usuario que tenga asignado el rol de comercial no
puede.

71

Hay dos roles que tienen privilegios muy amplios: administrador y personalizador del sistema. El
uso de estos dos roles no debe tener ms de algunas personas en su organizacin. Cada
implementacin puede personalizar los roles existentes y crear sus propios roles para satisfacer
sus necesidades.

Seguridad basada en registros


Puede usar la seguridad basada en registros para supervisar los derechos de usuarios y equipos
para realizar acciones en registros individuales. Se aplica a instancias de entidades (registros) y
se consigue mediante derechos de acceso. El propietario de un registro puede compartir o
conceder acceso a un registro a otro usuario o equipo. Al hacerlo, deben elegir los derechos que
conceden. Por ejemplo, el propietario de un registro de cuenta puede conceder acceso de lectura
a la informacin de cuentas, pero no acceso de escritura.
Los derechos de acceso se aplican solo despus de que los privilegios hayan entrado en vigor.
Por ejemplo, si un usuario no tiene el privilegio para ver (leer) registros de cuentas, no podr ver
ninguna cuenta, independientemente de los derechos de acceso que otro usuario pueda
concederle sobre una cuenta especfica a travs del uso compartido.

Seguridad basada en campos


Puede usar el nivel de campo para restringir el acceso a los campos personalizados de alto
impacto empresarial especficos de una entidad solo a los usuarios o equipos especificados.
Como la seguridad basada en registros, es aplicable despus de que los privilegios hayan
surtido efecto. Por ejemplo, un usuario puede tener privilegios para leer una cuenta, pero puede
tener restricciones para ver campos especficos de todas las cuentas.

Seguridad en el nivel administrativo de toda la implementacin


Durante la instalacin, el Programa de instalacin de Microsoft Dynamics CRM Server crea un rol
especial para toda la implementacin y la asocia a la cuenta de usuario que se usa para ejecutar
el programa de instalacin. El rol Administrador de implementaciones no es un rol de seguridad
y, como tal, no aparece en la aplicacin web de Microsoft Dynamics CRM.
Los administradores de implementaciones tienen acceso completo y sin restricciones a todas las
organizaciones en el Administrador de implementaciones de la implementacin. Por ejemplo, los
administradores de implementaciones pueden crear nuevas organizaciones o deshabilitar una
organizacin de la implementacin. Por el contrario, los integrantes del Rol de administrador del
sistema solo tienen permisos en el lugar donde se ubica el usuario y el rol de seguridad.
Importante
Cuando un administrador de implementaciones crea una organizacin, ese administrador
debe conceder privilegios db_owner para las bases de datos de la organizacin a los
dems administradores de implementaciones de modo que tambin tengan acceso
completo a dichas organizaciones.
Para obtener ms informacin acerca del rol Administrador de implementaciones, vea la Ayuda
del Administrador de implementaciones.
72

Vea tambin
Microsoft Dynamics CRM administration best practices
Controlar el acceso a los datos
Creacin o edicin de roles de seguridad
Copia de roles de seguridad
Administrar usuarios
Administrar equipos
Adicin de equipos o usuarios a un perfil de seguridad de campo
Modelado de seguridad escalable con Microsoft Dynamics CRM 2011
Administrar seguridad, usuarios y equipos
Invitar a alguien a usar Microsoft Dynamics CRM

Invitar a alguien a usar Microsoft Dynamics CRM


Una vez creado un nuevo usuario en Microsoft Dynamics CRM Online, puede enviar una
invitacin a la persona asociada. Un usuario que acepta una invitacin pueden iniciar sesin
inmediatamente en CRM Online y empezar a usar la aplicacin.
Cuando un usuario acepta una invitacin, Estado de invitacin en su registro de usuario
cambia a Invitacin aceptada. Si expira la invitacin antes de que se acepte, el estado no
cambiar de Invitado.
Importante
Antes de enviar invitaciones, asegrese de que ha agregado a la direccin URL de la
organizacin de CRM Online a la lista de sitios permitidos por el bloqueador de
elementos emergentes del explorador.
Nota
Cuando se invita a un nuevo usuario a Microsoft Dynamics CRM Online, se enva un
correo electrnico de invitacin a dicho usuario. El usuario invitado debe aceptar la
invitacin a CRM Online usando una cuenta de Microsoft que est asociada a la
direccin de correo electrnico a la que se envi la invitacin.

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en
Microsoft Dynamics CRM.
Compruebe su rol de seguridad
73

a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.


b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


Si usa la aplicacin web CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

d.

b.

Haga clic o pulse Configuracin > Administracin > Usuarios.

c.

En la lista de usuarios, haga clic o pulse para seleccionar el usuario o los usuarios a los que desea
enviar una invitacin.

En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Ms comandos (

) > Enviar invitacin.

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin en caso necesario, y haga clic o
pulse en Configuracin > Sistema > Administracin > Usuarios.
b. En la lista de usuarios, haga clic o pulse para seleccionar la entrada del usuario o los
usuarios a los que desea enviar una invitacin.
c.

3.

En la barra de la cinta de opciones, haga clic o pulse en Enviar invitacin.

Haga clic o pulse en Aceptar para enviar la invitacin de correo electrnico.

Vea tambin
Administrar usuarios
Administrar seguridad, usuarios y equipos
Controlar el acceso a los datos

Controlar el acceso a los datos


Para controlar el acceso a los datos, debe configurar una estructura organizativa que proteja los
datos confidenciales y, a la vez, permita la colaboracin cuando resulte apropiada. Esto se
realiza mediante la configuracin de unidades empresariales, roles de seguridad y perfiles de
seguridad de campo.

74

Unidades de negocio
Bsicamente, una unidad de negocio es un grupo de usuarios. Las grandes organizaciones con
bases de clientes diversas suelen usar varias unidades de negocio para controlar el acceso a los
datos y definir roles de seguridad, de forma que los usuarios slo puedan tener acceso a los
registros de su propia unidad de negocio. Ms informacin: Create business units

Roles de seguridad
Un rol de seguridad define cuntos usuarios distintos como, por ejemplo, el personal de ventas,
tienen acceso a diferentes tipos de registros. Para controlar el acceso a los datos, puede
modificar los roles de seguridad existentes, crear nuevos roles de seguridad o cambiar cules se
asignan a los usuarios. Un usuario puede tener varios roles de seguridad.
Los privilegios de los roles de seguridad son acumulativos: tener ms de un rol de seguridad
otorga al usuario cada privilegio disponible en cada rol.
Un rol de seguridad se compone de privilegios a nivel de registro y privilegios basados en tareas.
Estos privilegios determinan los registros a los que el usuario tiene acceso: Ninguno, Usuario,
Unidad de negocio, Primario: unidades de negocio secundarias y Organizacin.
Cada tipo de registro puede ser propiedad del usuario o propiedad de la organizacin. Los
privilegios a nivel de registro definen las tareas que puede realizar un usuario con acceso al
registro, como por ejemplo Lectura, Crear, Eliminar, Escritura, Asignar, Compartir, Anexar y
Anexar a.
Importante
Para asegurarse de que los usuarios puedan ver y obtener acceso a todas las reas de
la aplicacin web, como formularios de entidad, el panel de navegacin y la cinta, todos
los roles de seguridad de la organizacin debe incluir el privilegio prvReadWebResource
sobre la entidad WebResource. Por ejemplo, sin permisos de lectura, el usuario no podr
abrir un formulario que contenga un recurso web y ver un mensaje de error similar a
este: "Faltan privilegios de prvReadWebResource". Para obtener ms informacin,
consulte Creacin o edicin de roles de seguridad.

Reemplazar roles de seguridad


El propietario de un registro o una persona que tenga el privilegio Compartir en un registro
pueden compartirlo con otros usuarios o equipos. Al compartir, se pueden agregar los privilegios
Leer, Escribir, Eliminar, Anexar, Asignar y Compartir para registros especficos.
Los equipos se usan principalmente para compartir registros a los que los miembros del equipo
no podran tener acceso normalmente. Para obtener ms informacin, vea Administrar
seguridad, usuarios y equipos.
No es posible quitar el acceso a un registro en particular. Cualquier cambio en los privilegios de
un rol de seguridad se aplica a todos los registros de ese tipo de registro.

75

Proteccin de campos personalizados


En Microsoft Dynamics CRM, los campos de formularios pueden tener permisos de lectura,
creacin o actualizacin. Para crear o cambiar permisos de campos personalizados, use la
configuracin de Seguridad de campo del formulario de personalizacin de campos y
establezca Perfiles de seguridad de campo.
Los perfiles de seguridad de campo son similares a los roles de seguridad de Microsoft
Dynamics CRM. Ambos especifican lo que los usuarios o grupos de usuarios pueden ver,
modificar o crear en Microsoft Dynamics CRM.
Cuando se crea un campo personalizado en un formulario, existe la opcin de usar la seguridad
de campo. Si se usa la seguridad de campo para un campo, se limita el acceso al mismo en
funcin del perfil de seguridad de campo del usuario. Si no se usa la seguridad de campo para
un campo, las restricciones del mismo se establecen en funcin del rol de seguridad del usuario.

Vea tambin
Conceptos de seguridad para Microsoft Dynamics CRM
Administrar seguridad, usuarios y equipos
Creacin o edicin de roles de seguridad

Creacin o edicin de roles de seguridad


Puede crear nuevos roles de seguridad para contener los cambios en los requisitos
empresariales o puede modificar los privilegios asociados con un rol de seguridad existente.
Si necesita hacer una copia de seguridad de los cambios del rol de seguridad o exportar los roles
de seguridad para usarlos en otra implementacin de Microsoft Dynamics CRM, puede
exportarlos como parte de las personalizaciones de exportacin. Ms informacin: Exportar una
solucin

Crear un rol de seguridad

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema
o permisos equivalentes.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


76

Si usa la aplicacin web CRM


a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin > Roles de seguridad.

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario, y luego haga clic o
pulse en Configuracin > Sistema > Administracin > Roles de seguridad.

3.

En Actions toolbar, haga clic en Nuevo.

4.

Establezca los privilegios en cada pestaa.


Para cambiar el nivel de acceso de un privilegio, haga clic en el smbolo hasta que vea el
smbolo que desee. Los posibles niveles de acceso dependen de si el tipo de registro es
propiedad de la organizacin o propiedad del usuario.
Sugerencia
Para ir pasando por los niveles de acceso, tambin puede hacer clic en el
encabezado de la columna de privilegios o hacer clic en el tipo de registro varias
veces.

5.

Cuando termine de configurar el rol de seguridad, en la barra de herramientas, haga clic o pulse en
Guardar y cerrar.

Editar un rol de seguridad


Antes de modificar un rol de seguridad existente, asegrese de comprender los principios de
acceso a los datos. Ms informacin: Controlar el acceso a los datos
Nota
No puede modificar el rol de seguridad Administrador del sistema. Para crear un rol de
seguridad similar al rol de seguridad Administrador del sistema, copie ese rol de
seguridad y realice cambios en el nuevo rol.

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema
o permisos equivalentes.
77

Compruebe su rol de seguridad


a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


Si usa la aplicacin web CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin > Roles de seguridad.

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario, y luego haga clic o
pulse en Configuracin > Sistema > Administracin > Roles de seguridad.

3.

En la lista de roles de seguridad, haga doble clic o pulse en un nombre para abrir la pgina asociada
con ese rol de seguridad.

4.

Establezca los privilegios en cada pestaa.


Para cambiar el nivel de acceso de un privilegio, haga clic en el smbolo hasta que vea el
smbolo que desee. Los posibles niveles de acceso dependen de si el tipo de registro es
propiedad de la organizacin o propiedad del usuario.
Sugerencia
Para ir pasando por los niveles de acceso, tambin puede hacer clic en el
encabezado de la columna de privilegios o hacer clic en el tipo de registro varias
veces.

5.

Cuando termine de configurar el rol de seguridad, en la barra de herramientas, haga clic o pulse en
Guardar y cerrar.

Privilegios mnimos para tareas comunes


Resulta til tener presentes los privilegios mnimos que se necesitan para algunas tareas
comunes. Esto incluye:

Al iniciar sesin en Microsoft Dynamics CRM:

78

Para representar la pgina principal: prvReadWebResource, prvReadCustomization

Para representar una cuadrcula de entidades (es decir, para ver listas de registros y otros datos):
privilegio de lectura en la entidad, prvReadUserSettings, prvReadQuery

Para ver entidades independientes en detalle: privilegio de lectura en la entidad,


prvReadSystemForm, prvCreateUserEntityUISettings, prvReadUserEntityUISettings

Al iniciar sesin en CRM para Outlook:

Para representar la navegacin de Microsoft Dynamics CRM y todos los botones de Microsoft
Dynamics CRM: prvReadEntity, prvReadQuery

Para representar una cuadrcula de entidades: privilegio de lectura en la entidad,


prvReadCustomization, prvReadWebResource, prvReadUserQuery

Para representar entidades: privilegio de lectura en la entidad prvReadSystemForm,


prvCreateUserEntityUISettings, prvReadUserEntityUISettings, prvWriteUserEntityUISettings

Lista de privilegios para uso interno


Puede ver los siguientes privilegios, pero son solamente para uso interno:
Archivo de aplicacin
Asignacin de unidad de negocio
Actualizacin de cliente
Compromiso
Direccin de competidor
Modo de dependencia
Artculo indizado
Hash de correo electrnico
Bsqueda de correo electrnico
Plantilla de filtro
Importar datos
Estado de integracin
Direccin interna
Bloqueo entre procesos
Notificacin
Estadsticas de la organizacin
Interfaz de usuario de organizacin
Propietario
principalattributeaccessmap
principleobjectaccess
Cdigo de tipo de objeto del privilegio
Promover al usuario al rol de administrador de Microsoft Dynamics CRM
Expansin de recursos
Comando de la cinta de opciones
Grupo contextual de la cinta de opciones
79

Diferencia de la cinta de opciones


Regla de la cinta de opciones
Asignacin de pestaa de la cinta de opciones a comando
Plantilla de rol
Instancia de proceso de venta
Pareja de mensajes de SDK
Campo de solicitud de mensajes de SDK
Respuesta de mensajes de SDK
Campo de respuesta de mensajes de SDK
Asignacin de estado
Asignacin de cadena
Suscripcin
Clientes de suscripcin
Informacin de sincronizacin de suscripcin
Informacin de seguimiento de las entidades eliminadas
Activacin del seguimiento
Asignacin de entidad de la unidad de negocio del usuario del sistema
Entidad de seguridad del usuario del sistema
Direccin sin resolver
Datos de instancia de entidad de usuario
Cadenas de IU de entidad de usuario
Calendario fiscal de usuario
Asistente Web
Privilegio de acceso a asistente web
Pgina del asistente
Suscripcin en espera de flujo de trabajo.
Ms informacin: Entidades de Microsoft Dynamics CRM 2013, Referencia de roles de seguridad
y privilegios y Modelo de seguridad de Microsoft Dynamics CRM.

Vea tambin
Conceptos de seguridad para Microsoft Dynamics CRM
Controlar el acceso a los datos
Administrar seguridad, usuarios y equipos
Copia de roles de seguridad

Copia de roles de seguridad


Si desea crear un rol de seguridad parecido a otro, puede copiar un rol de seguridad existente y
guardarlo con un nuevo nombre. A continuacin, puede modificar los privilegios y los niveles de
acceso para ajustarlos al nuevo rol de seguridad.
Nota
No puede copiar un rol de seguridad en otra unidad de negocio.
80

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema
o permisos equivalentes.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


Si usa la aplicacin web CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin > Roles de seguridad.

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario, y luego haga clic o
pulse en Configuracin > Sistema > Administracin > Roles de seguridad.

3.

En la lista de roles de seguridad, en Nombre, haga clic o pulse para seleccionar el rol de seguridad que
desee copiar y, en la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Ms acciones > Copiar rol.

4.

En el cuadro de dilogo Copiar rol de seguridad, en el cuadro de texto Nuevo nombre del rol,
escriba el nombre del nuevo rol de seguridad.

5.

Para modificar el nuevo rol de seguridad despus de crear una copia, compruebe que la casilla de
verificacin Abrir nuevo rol de seguridad al finalizar la copia est activada; de lo contrario,
desactive la casilla.

6.

Haga clic o pulse en Aceptar.

Vea tambin
Conceptos de seguridad para Microsoft Dynamics CRM
Controlar el acceso a los datos
81

Administrar seguridad, usuarios y equipos


Administrar usuarios

Administrar usuarios
El modo de administrar usuarios depende de la versin de Microsoft Dynamics CRM que tenga.

Administrar usuarios con suscripciones en el entorno de Microsoft Online


Services
Para hacerlo, vea Create Users and Assign Microsoft Dynamics CRM Online Security Roles

Administrar usuarios en Microsoft Dynamics CRM 2013 (local)


Con Microsoft Dynamics CRM 2013 (local) puede agregar usuarios a su organizacin uno a uno
o puede agregar mltiples usuarios al mismo tiempo utilizando el Asistente para agregar
usuarios.
Agregar un usuario

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en
Microsoft Dynamics CRM.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


Si usa la aplicacin web CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Haga clic o pulse Configuracin > Administracin > Usuarios.

c.

En la barra de herramientas, haga clic o pulse en Nuevo.

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin en caso necesario, y haga clic o
pulse en Configuracin > Sistema > Administracin > Usuarios.
b. En la barra de la cinta de opciones, en la ficha Usuarios , haga clic o pulse en Nuevo.
82

3.

En la pgina Usuario nuevo, en la seccin Informacin de la cuenta, especifique el Nombre de


usuario del usuario.

4.

En la seccin Informacin del usuario, especifique el Nombre completo del usuario.

5.

En la seccin, Informacin de la organizacin, compruebe la Unidad de negocio del usuario.

6.

Siga el paso de la tarea que est realizando:

Para guardar la informacin del nuevo usuario, haga clic o pulse Guardar.

Para guardar la informacin del usuario y agregar otro, haga clic o pulse en Guardar & Nuevo.

Para agregar otro usuario sin guardar la informacin que especific para el usuario, haga clic o
pulse Nuevoy, en el cuadro Mensaje de pgina Web , haga clic o pulse en Aceptar.

A continuacin, deber asignar un rol de seguridad al usuario agregado recientemente.


Consulte el tema "Asignar un rol de seguridad a un usuario" ms adelante en este tema.

Agregar varios usuarios


Puede agregar varios registros de usuario para el mismo conjunto de roles de seguridad
mediante el asistente Agregar usuarios. Todos los usuarios que agregue deben estar en el
servicio de directorios de Active Directory.

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en
Microsoft Dynamics CRM.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


Si usa la aplicacin web CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Haga clic o pulse Configuracin > Administracin > Usuarios.


83

c.

En la barra de herramientas, haga clic o pulse en Varios usuarios nuevos.


Se abrir el asistente Agregar usuarios.

Si usa CRM para Outlook


a.

En el panel de navegacin, expanda la organizacin en caso necesario, y haga clic o pulse en


Configuracin > Sistema > Administracin > Usuarios.

b.

En la barra de la cinta de opciones, en la ficha Usuarios , haga clic o pulse en Varios usuarios
nuevos.
Se abrir el asistente Agregar usuarios.

3.

En la pgina Seleccionar roles de seguridad, seleccione uno o varios roles de seguridad y, a


continuacin, haga clic en Siguiente.

4.

En la pgina Seleccione el tipo de acceso y de licencia , en Tipo de acceso, seleccione el tipo


adecuado de acceso de este conjunto de usuarios.

5.

En Tipo de licencia, especifique el tipo de licencia para este conjunto de usuarios.

6.

En Configuracin de acceso de correo electrnico, especifique cmo este conjunto de usuarios


tendr acceso a mensajes de correo electrnico entrantes y salientes, y haga clic o pulse Siguiente.

7.

En la pgina Seleccionar dominio o grupo, especifique si desea seleccionar usuarios de todos los
dominios y grupos de confianza o usuarios de un dominio o grupo especfico y haga clic o pulse
Siguiente.

8.

En la pgina Seleccionar usuarios, escriba una parte del nombre del usuario que desea agregar a
Microsoft Dynamics CRM 2013. Separe los nombres con un punto y coma.
Nota
Tambin puede usar la opcin Buscar para seleccionar usuarios. Ms informacin:
Cmo funciona la bsqueda en lnea

9.

Haga clic o pulse en Crear nuevos usuarios.

10. En la pgina Resumen, compruebe la informacin acerca de las adiciones de usuarios y, a


continuacin, siga el paso de la tarea que realiza:

Para cerrar el asistente Agregar usuarios, haga clic o pulse Cerrar.

Si necesita agregar ms usuarios, por ejemplo con otro conjunto de roles de seguridad distinto,
haga clic en Agregar ms usuarios vara volver a iniciar el asistente.

Nota
84

Para editar un registro de usuario determinado, cierre el asistente y, a continuacin,


abra el registro de usuario desde la lista.
Asignar un rol de seguridad a un usuario
Despus de crear usuarios, deber asignarles un rol de seguridad para usar Microsoft Dynamics
CRM. Incluso aunque un usuario sea miembro de un equipo con sus propios privilegios de
seguridad, no podr ver algunos datos y puede experimentar otros problemas al intentar usar el
sistema.

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en
Microsoft Dynamics CRM.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


Si usa la aplicacin web CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Haga clic o pulse Configuracin > Administracin > Usuarios.

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin en caso necesario, y luego haga clic
o pulse en Configuracin > Sistema > Administracin > y, a continuacin, haga clic o
pulse en Usuarios.

3.
4.

En la lista, seleccione el usuario o usuarios a los que desea asignar un rol de seguridad.

Haga clic o pulse en Ms comandos (

) > Administrar roles.

Solo se muestran los roles de seguridad disponibles para la unidad de negocio del usuario.
5.

En el cuadro de dilogo Administrar roles de usuario, seleccione el rol o los roles de seguridad que
desee para el usuario o usuarios y haga clic en Aceptar.

85

Habilitar o deshabilitar usuarios


Habilitar un usuario
1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en
Microsoft Dynamics CRM.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


Si usa la aplicacin web CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Haga clic o pulse Configuracin > Administracin > Usuarios.

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin en caso necesario y, a continuacin,
seleccione Configuracin > Sistema > Administracin > Usuarios.

3.

En la vista de usuarios, seleccione Usuarios deshabilitados y haga clic o pulse en los registros de
usuario que desea habilitar.

4.

En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Habilitar.

5.

En el mensaje Confirmar activacin de usuario, haga clic o pulse en Activar.

Deshabilitar un usuario
1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en
Microsoft Dynamics CRM.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.
86

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


Si usa la aplicacin web CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Haga clic o pulse Configuracin > Administracin > Usuarios.

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin en caso necesario y, a continuacin,
seleccione Configuracin > Sistema > Administracin > Usuarios.

3.

En la vista de usuarios, seleccione Usuarios habilitados y haga clic o pulse en los registros de usuario
que desea deshabilitar.

4.

En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Deshabilitar.

5.

En el mensaje Confirmar desactivacin del registro de usuario, haga clic o pulse en Desactivar.

Campos del registro de usuario de CRM rellenos desde Active Director


Cuando cree un usuario nuevo o actualice un usuario existente en Microsoft Dynamics CRM
2013 (local), algunos campos de los registros de usuario de CRM, como el nombre y el nmero
de telfono, se rellenan con la informacin obtenida de Servicios de dominio de Active Directory
(AD DS). La sincronizacin entre las cuentas de usuario de Active Directory y los registros de
usuario de CRM no es automtica. Si cambia campos de usuario en Active Directory, la
informacin no se difunde a CRM hasta que actualice los registros de usuario en CRM.
La siguiente tabla muestra los campos que se rellenan en el formulario de usuario (registro de
usuario) de CRM desde la cuenta de usuario de Active Directory:

Formulario Usuario de CRM

Usuario de Active Directory

Pestaa de objeto

Nombre de usuario

Nombre de inicio de sesin del usuario

Cuenta

Nombre de pila

Nombre de pila

General

Apellidos

Apellidos

General

Nmero de centralita

Nmero de telfono

General

87

Correo electrnico principal

Correo electrnico

General

*Direccin

Ciudad

Direccin

*Direccin

Estado o provincia

Direccin

Telfono particular

Particular

Telfonos

* El campo de direccin de CRM se compone de los valores de los campos Ciudad y Estado o
provincia en Active Directory.

Vea tambin
Controlar el acceso a los datos
Administrar seguridad, usuarios y equipos
Administrar equipos

Administrar equipos
El uso de equipos en Microsoft Dynamics CRM es opcional. Sin embargo, los equipos
proporcionan una forma sencilla de compartir objetos de negocio y le permiten colaborar con
otras personas a travs de unidades de negocio. Pese a que un equipo pertenece a una sola
unidad de negocio, puede incluir usuarios de otras unidades de negocio. Un usuario se puede
asociar con ms de un equipo.
Puede usar dos tipos de equipos:

Un equipo de propietario tiene registros y roles de seguridad asignados. Los privilegios del equipo se
definen mediante roles de seguridad. Adems de los privilegios proporcionados por el equipo, los
miembros del equipo tienen los privilegios definidos por sus roles de seguridad individuales y por los
roles de los otros equipos de los que son integrantes. Un equipo tiene derechos de acceso completo a
los registros propiedad del equipo.

Un equipo de acceso no es propietario de registros y no tiene los roles de seguridad asignados al


equipo. Los miembros del equipo tienen privilegios definidos por sus roles de seguridad individuales y
por los roles de los equipos de los que son integrantes. Los registros se comparten con un equipo de
acceso y a los integrantes del equipo se les asignan derechos de acceso sobre los registros, como
Lectura, Escritura o Anexar.

En este tema
Equipo de propietario o equipo de acceso?
Acerca de los equipos de propietario
Acerca de los equipos de acceso y las plantillas del equipo
Valores mximos para equipos de acceso administrados por el sistema

88

Equipo de propietario o equipo de acceso?


Elegir el tipo de equipo pueden depender de los objetivos, de la naturaleza del proyecto e incluso
del tamao de la organizacin. Hay algunas instrucciones que se pueden usar cuando
seleccione el tipo del equipo.
Cundo usar los equipos de propietario

Las directivas de la organizacin requieren la capacidad de que los registros sean propiedad de
entidades distintas de usuarios, como por ejemplo, la entidad equipo.

El nmero de equipos se conoce en el momento del diseo del sistema Microsoft Dynamics CRM.

La creacin diaria de informes sobre el progreso de los equipos propietarios es obligatoria.

Cundo usar los equipos de acceso

Los equipos se forman y se disuelven dinmicamente. Normalmente, esto ocurre si los criterios claros
para definir los equipos, como zona de ventas, producto o volumen establecidos no se proporcionan.

El nmero de equipos no se conoce en el momento del diseo del sistema Microsoft Dynamics CRM.

Los miembros del equipo requieren derechos de acceso diferentes para los registros. Puede compartir
un registro con varios equipos de acceso, donde cada equipo proporciona distintos derechos de acceso
al registro. Por ejemplo, se asigna a un equipo el derecho de acceso de lectura sobre la cuenta y a otro
equipo, los derechos de acceso de lectura, escritura y uso compartido para la misma cuenta.

Un nico conjunto de usuarios requiere acceso a un solo registro sin tener la propiedad del registro.

Acerca de los equipos de propietario


Un equipo de propietario puede poseer uno o ms registros. Para convertir un equipo en
propietario del registro, debe asignar un registro al equipo.
Si un equipo propietario no es propietario de registros ni tiene roles de seguridad asignados al
equipo, se puede convertir en un equipo de acceso. Es una conversin unidireccional. No puede
convertir al equipo de acceso de nuevo en un equipo de propietario. Durante la conversin, todos
los buzones y las colas asociados con el equipo se eliminan. Cuando crea un equipo en la
aplicacin Web, es necesario elegir el tipo de equipo Propietario.
Ms informacin: Crear o editar un equipo, Asignar un registro a otro usuario o equipo

Acerca de los equipos de acceso y las plantillas del equipo


Puede crear un equipo de acceso manualmente eligiendo el tipo de equipo Acceso, o dejar que
el sistema cree y administre un equipo de acceso por usted. Al crear un equipo de acceso, puede
compartir varios registros con el equipo.
Puede crear un equipo de acceso administrado por el sistema para un registro especfico, pero
no se pueden compartir otros registros con este equipo. Para equipos administrados por el
sistema es necesario proporcionar una plantilla de equipo que el sistema use para crear un
equipo. En esta plantilla, defina el tipo de entidad y los derechos de acceso del registro que se
asignan a los integrantes del equipo cuando crea el equipo.
89

Una plantilla de equipo se muestra en todos los formularios de registro de la entidad especificada
como lista. Cuando se agrega el primer usuario a la lista, se crea el equipo real de acceso para
este registro. Puede agregar y quitar integrantes del equipo utilizando esta lista. La plantilla del
equipo se aplica a los registros del tipo de entidad indicado y de entidades relacionadas, segn
las reglas en cascada. Para dar a los miembros del equipo diferente acceso al registro, puede
suministrar varias plantillas de equipo, cada plantilla especificando derechos de acceso
diferentes. Por ejemplo, puede crear una plantilla de equipo para la entidad de cuenta con el
derecho de acceso de lectura, que permite que los miembros del equipo vean la cuenta
especificada. Para otro equipo que requiere ms acceso a la misma cuenta, puede crear una
plantilla de equipo con derechos de acceso de lectura, escritura, uso compartido y otros. Para
agregarlo al equipo, el nivel de acceso mnimo que un usuario debe tener para la entidad
especificada en la plantilla es el de lectura bsico (usuario).
Debido a la relacin jerrquica entre la plantilla del equipo y los equipos de acceso administrados
por el sistema, cuando se elimina una plantilla, todos los equipos asociados con la plantilla se
eliminan segn las reglas en cascada. Si cambia los derechos de acceso de la plantilla del
equipo, los cambios se aplican solo a los nuevos equipos de acceso creados automticamente
(administrados por el sistema). Los equipos existentes no se ven afectados.
Para ver instrucciones paso a paso sobre cmo crear una plantilla del equipo y agregarla el
formulario de entidad, consulte el artculo en Create a team template and add to an entity form

Valores mximos para equipos de acceso administrados por el sistema


El nmero mximo de plantillas del equipo que puede crear para una entidad se especifica en el
valor de la implementacin de MaxAutoCreatedAccessTeamsPerEntity. El valor predeterminado
es 2. El nmero mximo de entidades que puede habilitar para equipos de acceso creados
automticamente se especifica en el valor de la implementacin de
MaxEntitiesEnabledForAutoCreatedAccessTeams. El valor predeterminado es 5. Ms
informacin: Deployment Entities and Deployment Configuration Settings y Administer the
deployment using Windows PowerShell.

Vea tambin
Acerca de las plantillas de equipo
Administrar seguridad, usuarios y equipos
Equipos de acceso con Microsoft Dynamics CRM 2013
Modelado de seguridad escalable con Microsoft Dynamics CRM 2013
Comportamiento en cascada
Administrar la implementacin con Windows PowerShell
Adicin de equipos o usuarios a un perfil de seguridad de campo

90

Adicin de equipos o usuarios a un perfil de seguridad de


campo
Los controles de seguridad basados en roles acceden a un tipo especfico de entidad, los
controles de seguridad basados en registros acceden a registros individuales y los controles de
seguridad de nivel de campo tienen acceso a campos especficos. Puede usar un perfil de
seguridad de campo para administrar los permisos de los usuarios para leer, crear o escribir en
campos protegidos. Por ejemplo, el perfil de seguridad del campo Administrador del sistema
proporciona acceso completo a todos los campos protegidos en Microsoft Dynamics CRM.

1.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


Si usa la aplicacin web CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Haga clic o pulse en Administracin > Perfiles de seguridad de campo.

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario, y luego haga clic o
pulse en Configuracin > Sistema > Administracin > Perfiles de seguridad de
campo.

2.

Haga clic o pulse en el nombre de perfil al que desee agregar equipos o usuarios.

3.

En Relacionado, haga clic o pulse en Equipos o en Usuarios.

4.

En la barra de herramientas Acciones, haga clic o pulse en Agregar.

5.

Seleccione un equipo o un usuario de la lista. Puede buscar primero un equipo o usuario.

6.

Haga clic o pulse en Agregar.

7.

Cierre el registro del perfil de seguridad de campo.

91

Vea tambin
Controlar el acceso a los datos
Conceptos de seguridad para Microsoft Dynamics CRM
Administrar seguridad, usuarios y equipos
Sincronizacin de la informacin del usuario entre Microsoft Dynamics CRM y Active Directory

Sincronizacin de la informacin del usuario entre Microsoft


Dynamics CRM y Active Directory
Microsoft Dynamics CRM 2013 admite dos mtodos para autenticar a los usuarios:

Autenticacin de Windows integrada

Autenticacin basada en notificaciones

De forma predeterminada, los clientes que adquieren Microsoft Dynamics CRM y lo implementen
de forma local usan Autenticacin de Windows. Estos clientes tambin pueden configurar la
autenticacin basada en notificaciones para implementaciones orientadas a Internet (IFD) del
producto.
Con Autenticacin de Windows integrada, cada registro de usuario en CRM 2013 debe estar
asociado a una cuenta de usuario en Active Directory para habilitar el inicio sesin en CRM.
Cuando se asocian los registros de usuario, CRM 2013 lee y almacena automticamente otra
informacin sobre los registros de usuario (como nombre y apellidos, direccin de correo
electrnico y el identificador nico global o GUID) del servicio de directorio de Active Directory.
Sin embargo, los cambios en la informacin de Active Directory asociada a un usuario
determinado pueden crear discrepancias con la informacin que se mantiene en CRM, lo que
puede impedir que el usuario tenga acceso a CRM. Especficamente, si el valor del atributo
Inicio de sesin de SamAccountName de usuario no coincide en los cambios de Active
Directory de un usuario, la informacin del usuario correspondiente en CRM 2013 no coincidir y
el usuario no podr iniciar sesin en CRM.
Para asegurarse de que el usuario pueda iniciar sesin correctamente en CRM 2013, debe
actualizar la informacin del registro de usuario de CRM de modo que coincida con la
informacin en Active Directory.
Antes de empezar, asegrese de registrar el valor del atributo Inicio de sesin de
SamAccountName de usuario del usuario afectado antes de actualizar el registro de usuario
correspondiente en CRM.
Nota
Para obtener informacin sobre la sincronizacin de Microsoft Dynamics CRM Online
con Active Directory, consulte la entrada de blog How to Synchronize CRM Online with
your Active Directory.

92

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en
Microsoft Dynamics CRM.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


Si usa la aplicacin web CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Haga clic o pulse Configuracin > Administracin > Usuarios.

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin en caso necesario, y haga clic o
pulse en Configuracin > Sistema > Administracin > Usuarios.

3.

En la lista de usuarios, haga clic o pulse para seleccionar el registro de usuario que desee actualizar y, a
continuacin, haga clic o pulse en Editar.

4.

En el cuadro de texto Nombre de usuario, escriba un nombre de usuario de Active Directory que no
est siendo usado por ningn registro de usuario de CRM.
Importante
Si especifica un nombre de usuario que ya existe en Active Directory, CRM intentar
asignar el usuario al usuario actualizado en Active Directory y, cuando busque un
registro existente con el mismo GUID, la asignacin generar un error.
Si todas las cuentas de usuario de Active Directory se estn usando por registros de usuario
de CRM, cree una cuenta de usuario temporal de Active Directory.

5.

Guarde el registro de usuario y, en el cuadro de texto Nombre de usuario, escriba el valor Inicio de
sesin de SamAccountName de usuario que aparece para el usuario Active Directory, que ha
93

registrado antes de iniciar este procedimiento.


6.

Haga clic en Guardar y cerrar.

Vea tambin
Administrar seguridad, usuarios y equipos
Agregar o eliminar integrantes de zona

Agregar o eliminar integrantes de zona


Para adaptar los cambios a zonas de ventas o representantes que se asignan a cada zona de
ventas, puede agregar o quitar integrantes de la zona en Microsoft Dynamics CRM.

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema
o permisos equivalentes.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


Si usa la aplicacin web CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse en Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin de empresas > Zonas de ventas.

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin si es necesario y luego haga clic o
pulse en Configuracin > Empresa > Administracin de empresas > Zonas de
ventas.

94

3.

En la lista de zonas de ventas, en Nombre de zona de ventas, haga doble clic o pulse en la entrada de
la zona de ventas que desee agregar a usuarios o de la que desee quitar usuarios.

4.

En el panel de navegacin, expanda Comn si es necesario y luego haga clic o pulse en Integrantes.

5.

Siga los pasos de la tarea que realiza:


Agregar personas a una zona de ventas
a. En la cinta, haga clic o pulse en Agregar integrantes, vea el texto en el cuadro de
dilogo Mensaje de pgina Web y haga clic o pulse en Aceptar para cerrar el cuadro
de dilogo.

b. En el cuadro de dilogo Buscar registros, en el cuadro de texto Buscar, escriba todo o una
parte del nombre del usuario que desee agregar a la zona de ventas y, a continuacin, haga clic
o pulse en el icono Iniciar bsqueda
.
c.

En la lista de registros, seleccione los usuarios que desea agregar a la zona de ventas y
pulse o haga clic en Agregar.

Quitar usuarios de una zona de ventas


a.

En la lista de integrantes, seleccione los usuarios que desea quitar de la zona de ventas y, en la
cinta de opciones, haga clic o pulse en Quitar integrantes.

b.

En el cuadro de dilogo Quitar integrantes, haga clic o pulse en Quitar.


Nota
Cuando quita un usuario de una zona de ventas, la lista actualizada de
integrantes no se muestra hasta que se actualiza la pgina.

Vea tambin
Administrar usuarios
Administrar seguridad, usuarios y equipos

Administrar datos
Administrar datos en Microsoft Dynamics CRM incluye importar datos en CRM, limpiar registros
duplicados, eliminar datos en masa y proteger datos confidenciales con el cifrado de datos.

En esta seccin
Importar datos (todos los tipos de registro)
Detectar datos duplicados
Eliminacin de registros en masa
Cifrado de datos

95

Vea tambin
Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online
Administrar documentos

Importar datos (todos los tipos de registro)


Importar datos suele ser la primera tarea importante que necesita realizar despus de instalar
Microsoft Dynamics CRM. Puede importar datos de varios orgenes y sistemas de datos de CRM
en los campos estndar y personalizados de la mayora de las entidades de negocio y
personalizadas en Microsoft Dynamics CRM. Puede incluir datos relacionados, como notas y
datos adjuntos. Para garantizar la integridad de los datos, puede habilitar la deteccin de
duplicados que impide importar registros duplicados. Ms informacin: Detectar datos duplicados
Los pasos previos a la importacin de los datos en CRM incluyen:
1.

Preparar los archivos de datos de origen en uno de los siguientes formatos: valores separados por
comas (.csv), hoja de clculo de XML 2003 (.xml) XML, comprimido (.zip) o archivos de texto. Puede
importar datos de un archivo de origen o de varios archivos de origen. Un archivo de origen puede
contener datos de un tipo de entidad o de varios tipos de entidad.

2.

Preparar asignaciones de datos para asignar los datos contenidos en el archivo de origen a los campos
de registro de CRM. Debe asignar cada columna del archivo de origen a un campo apropiado. Los
datos sin asignar no se importan. Ms informacin: Seleccionar una asignacin de datos

Hay varias formas de importar datos en CRM:


1.

Para importar grandes volmenes de datos, se recomienda una forma programtica, como la ms
eficaz. Al importar datos mediante programacin, logra funcionalidades adicionales que no estn
disponibles al usar otros mtodos de importar datos. Estas capacidades avanzadas incluyen la
visualizacin de datos de origen almacenados, el acceso a los registros de errores y la creacin de
asignaciones de datos que incluyan la asignacin de transformaciones complejas, como concatenacin,
divisin y reemplazo. Ms informacin: Importar datos.

2.

Para trabajos ms pequeos de importacin, puede usar la herramienta Asistente para la importacin de
datos que se incluye en la aplicacin Web CRM. Para obtener informacin acerca del Asistente para la
importacin de datos o la importacin de tipos de registros especficos, vea Import accounts, leads, or
other data.
Nota
En el Asistente para la importacin de datos, el tamao mximo de archivo de los
archivos .zip es de 32 MB; para los otros formatos de archivo, es de 8 MB.
Con el Asistente para la importacin de datos, puede especificar la opcin "Asignar
automticamente". El asistente asigna automticamente todos los archivos y
encabezados de columna con campos y tipos de registro Microsoft Dynamics CRM
si:

Los nombres de archivo coinciden exactamente con el nombre para mostrar del tipo de registro.

96


3.

los encabezados de columna del archivo que se est importando coinciden exactamente con los
nombres para mostrar de los campos del registro.

Para agregar los datos de un registro individual, la forma ms rpida es usar Creacin rpida de la
barra de navegacin o Nuevo del formulario de entidad.

Ms informacin: Importar resultados ms probables de datos.

Vea tambin
Centro de clientes
Administrar datos
Detectar datos duplicados

Detectar datos duplicados


Para determinar si un registro es un posible duplicado, Microsoft Dynamics CRM usa reglas de
deteccin de duplicados. Cuando se publica una regla de deteccin de duplicados, se crea un
cdigo de correspondencia para cada registro existente. Tambin se crea un cdigo de
correspondencia cuando se crea o actualiza un registro. Cuando un registro se encuentra en el
proceso de creacin o actualizacin, su cdigo de correspondencia se puede comprobar
automticamente con los cdigos de correspondencia de los registros existentes. De forma
predeterminada, Microsoft Dynamics CRM tiene reglas simples de deteccin de duplicados para
cuentas, contactos y clientes potenciales. Por ejemplo, puede detectar duplicados equiparando
los campos del registro, como direccin de correo electrnico, nombre y apellidos.
Nota
Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014 y Service Pack 1 de Microsoft
Dynamics CRM 2013 aportan la caracterstica de deteccin de duplicados a CRM para
tabletas.
Importante
Debe ser un administrador o personalizador del sistema para crear, habilitar y publicar
reglas de deteccin de duplicados para la organizacin.
Despus de publicar una regla de deteccin de duplicados, no se detecta el aumento de
longitud de los campos incluidos en los criterios de deteccin de duplicados. La longitud
del campo podra superar el lmite de longitud del cdigo de correspondencia y no ser
comprobado; por lo tanto, es posible que existan duplicados sin detectar.
Puede crear mltiples reglas de deteccin para el mismo tipo de entidad. Sin embargo,
puede publicar un mximo de cinco reglas de deteccin de duplicados por tipo de
entidad a la vez.
Puede detectar duplicados:

Al crear o actualizar registros para entidades que se habilitaron para deteccin de duplicados. Esto
incluye los registros creados con CRM para Outlook y a los que se hace seguimiento en la aplicacin
97

web de Microsoft Dynamics CRM. El dilogo de deteccin de duplicados se muestra solo para los
registros creados o actualizados en la interfaz de usuario (UI) de CRM. Por ejemplo, para los registros
creados por un flujo de trabajo, el dilogo de deteccin de duplicados no se muestra.
Nota
Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014 y Service Pack 1 de Microsoft
Dynamics CRM 2013 aportan la capacidad de detectar duplicados para entidades de
la interfaz de usuario actualizada al crear o actualizar registros usando formularios
de entidad o vistas de cuadrcula en la aplicacin web de CRM.

Cuando CRM para Outlook pasa de estar sin conexin a estar en lnea.

Durante la importacin de datos. Puede especificar si desea comprobar duplicados durante la


importacin.
Nota
Los duplicados no se pueden detectar cuando un usuario combina dos registros,
convierte un cliente potencial o guarda una actividad como completada. Los
duplicados tampoco se detectan cuando un usuario cambia el estado de un registro,
como al activarlo o reactivarlo.

Para comprobar si existen duplicados en la aplicacin Web, puede usar la caracterstica


Detectar duplicados proporcionada en Ms comandos ( ) en la barra de navegacin de la
cuadrcula. Los registros duplicados tambin se detectan cuando se importan datos mediante
programacin o mediante el Asistente para la importacin de datos. Adems, puede comprobar si
existen duplicados ejecutando trabajos programados de deteccin de duplicados. Para ver
instrucciones paso a paso acerca de cmo configurar el trabajo de deteccin de duplicados,
consulte Run system jobs to detect duplicates.
Un trabajo de deteccin de duplicados se ejecuta en segundo plano mientras se llevan a cabo
otras acciones en Microsoft Dynamics CRM. Puede solicitar recibir una notificacin de correo
electrnico de CRM cuando finalice el trabajo de deteccin de duplicados.
Para obtener informacin sobre cmo crear reglas de deteccin de duplicados y ejecutar la
deteccin de duplicados mediante los servicios web de Microsoft Dynamics CRM (mediante
programacin), vea Detect duplicate data.

Vea tambin
Administrar datos
Importar datos (todos los tipos de registro)
Bsqueda de duplicados
Configurar reglas de deteccin de duplicados
Ejecutar trabajos del sistema para detectar duplicados
Eliminacin de registros en masa
98

Eliminacin de registros en masa


La caracterstica eliminacin en masa ayuda a mantener la calidad de los datos y a administrar el
consumo de almacenamiento del sistema en Microsoft Dynamics CRM mediante la eliminacin
de datos que ya no son necesarios.
Por ejemplo, puede eliminar los siguientes datos en masa:

Datos obsoletos.

Datos irrelevantes para el negocio.

Datos de ejemplo o de prueba innecesarios.

Datos que se importan incorrectamente desde otros sistemas.

Con la eliminacin en masa puede realizar las operaciones siguientes:

Eliminar datos en varias entidades.

Eliminar registros para una entidad especificada.

Recibir notificaciones por correo electrnico cuando finaliza una eliminacin en masa.

Eliminar datos peridicamente.

Programar la hora de inicio de una eliminacin en masa peridica.

Recuperar la informacin acerca de los errores que se han producido durante una eliminacin en masa.

Eliminar datos en masa

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en
Microsoft Dynamics CRM.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


Si usa la aplicacin web CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin de datos > Eliminacin de registros en
99

masa.

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, expanda la organizacin en caso necesario, y luego haga clic
o pulse en Configuracin > Sistema > Administracin de datos > Eliminacin de
registros en masa.

3.

Haga clic o pulse en Nuevo para ejecutar Asistente para eliminacin en masa para crear un trabajo
de eliminacin en masa con los registros que desee eliminar.

Para obtener ms informacin sobre cmo implementar la eliminacin en masa en cdigo,


consulte Delete data in bulk.

Vea tambin
Administrar datos
Cifrado de datos

Cifrado de datos
Microsoft Dynamics CRM 2013 utiliza cifrado estndar de nivel de celda SQL Server para un
conjunto de atributos de entidad predeterminado que contienen informacin confidencial, como
los nombres de usuario y contraseas de correo electrnico. Esta caracterstica puede ayudar a
las organizaciones a mantener el cumplimiento de FIPS 140-2.
Para Microsoft Dynamics CRM Online, todas las organizaciones nuevas o actualizadas usan
cifrado de datos.
Para las versiones locales de Microsoft Dynamics CRM 2013, el cifrado de datos no est activo
de forma predeterminada para organizaciones nuevas o actualizadas. Sin embargo, el cifrado de
datos se pueden activar en cualquier momento.
Los usuarios de Microsoft Dynamics CRM que tengan el rol de seguridad de administrador del
sistema pueden activar el cifrado de datos o cambiar la clave de cifrado cuando se habilita el
cifrado de datos en el rea Configuracin > Administracin de datos > Cifrado de datos.
Despus de activar el cifrado de datos, no puede desactivarlo.
Importante
Para versiones locales de Microsoft Dynamics CRM:

Cambiar la clave de cifrado requiere SSL configurado en el sitio web de Microsoft Dynamics CRM.

100

Se recomienda cambiar la clave de cifrado una vez cada ao.

La clave de cifrado se requiere para activar el cifrado de datos cuando importa una base de datos de la
organizacin en una implementacin nueva o una implementacin en la que se ha reconstruido la base
de datos de configuracin (MSCRM_CONFIG) despus de que cifrara la organizacin. Puede copiar la
clave de cifrado original en el Bloc de notas y pegarla en el cuadro de dilogo Configuracin >
Administracin de datos > Cifrado de datos una vez finalizada la importacin de la organizacin.

Cuando vuelve a introducir la clave de cifrado de datos, se recomienda ejecutar la aplicacin web
Microsoft Dynamics CRM con Internet Explorer para pegar la clave de cifrado en el cuadro de dilogo
Cifrado de datos.

Copie la clave de cifrado de datos de su organizacin


Se recomienda hacer una copia de la clave de cifrado de datos. Esto es especialmente
importante para implementaciones locales que necesiten reactivar el cifrado de datos despus
de una recuperacin de errores o reimplementacin.
Copie la clave de cifrado de datos de una organizacin
1.

Inicie sesin en Microsoft Dynamics CRM como un usuario con el rol de seguridad de administrador
del sistema.

2.

Vaya a Configuracin > Administracin de datos > Cifrado de datos.

3.

En el cuadro de dilogo Cifrado de datos, seleccione Mostrar clave de cifrado en el cuadro Clave
de cifrado actual, seleccione la clave de cifrado, y cpiela en el portapapeles.
Precaucin
Si el sitio web de Microsoft Dynamics CRM no est configurado para HTTPS/SSL, el
cuadro de dilogo Cifrado de datos no se mostrar. Para una implementacin ms
segura, es recomendable que configure el sitio web para HTTPS/SSL. Sin embargo,
si el sitio web no est configurado para HTTP/SSL, use una herramienta que puede
usarse para modificar las tablas de base de datos de CRM, como Microsoft SQL
Server Management Studio o Servicio web de implementacin, abra la base de datos
de configuracin (MSCRM_CONFIG), y en la tabla DeploymentProperties,
establezca DisableSSLCheckForEncryption como 1.

4.

Pegue la clave de cifrado en un editor de texto como el Bloc de notas.

5.

Como procedimiento recomendado, guarde el archivo de texto que contiene la clave de cifrado en un
equipo en una ubicacin segura en un disco duro cifrado.

Vea tambin
Administrar datos
Manage your records
Cifrado de SQL Server
101

Evaluacin de FIPS 140

Free storage space in Microsoft Dynamics CRM


These are ways to reduce the amount of storage space used by removing or deleting different
types of information from Microsoft Dynamics CRM. Use one or more of these methods to control
your total data storage usage with Microsoft Dynamics CRM. You can delete certain categories of
data as the need arises, or you can set up bulk deletion jobs to reoccur at set intervals.
Advertencia
The suggestions in this topic include deleting notes, attachments, import history, and
other data. Before you delete data, be sure that the data is no longer needed because
you cannot retrieve deleted data. There is no undo to restore your data once it has been
deleted. This means it may make more sense for you to increase the amount of storage
space you have with your Suscripcin a Microsoft Dynamics CRM Online instead of
reducing the amount of storage space used.
Nota
Except for methods 3 and 5, all these methods require that you have an administrator
Microsoft Dynamics CRM security role, such as System Administrator. This gives you
permission to delete records in bulk and to delete system jobs.

In This Topic
Method 1: Delete bulk email and workflow instances using a bulk deletion job
Method 2: Evaluate and delete suspended workflows
Method 3: Remove email attachments using Advanced Find
Method 4: Remove email messages with attachments using a bulk deletion job
Method 5: Remove notes with attachments using Advanced Find
Method 6: Remove notes with attachments using a bulk deletion job
Method 7: Remove bulk duplicate detection jobs and associated copies of duplicate records
Method 8: Delete bulk import instances using a bulk deletion jobMethod 8: Delete bulk import
instances using a bulk deletion job
Method 9: Delete bulk deletion job instances using a bulk deletion job
Method 10: Delete audit logs

102

Method 1: Delete bulk email and workflow instances using a bulk deletion
job
Advertencia
If you delete this data, you will no longer be able to tell if an email was sent through bulk
email or if a workflow rule ran against a record. The emails that were sent and the actions
that ran against the record in the workflow will remain.

1.

Click or tap Microsoft Dynamics CRM > Settings > Data Management > Bulk Record Deletion. In
the menu bar, click or tap New. This opens the Bulk Deletion Wizard.

2.

Click or tap Next.

3.

In the Look for list, select System Jobs.

4.

In the search criteria area, add criteria similar to the following:


System Job Type Equals Bulk E-mail; Workflow;
Status Reason Equals Succeeded
Completed On Older Than X Months 1

5.

Group the three criteria rows:


a.

Click or tap the arrow next to each criteria row, and then click or tap Select Row.

b.

With all three rows selected, click or tap Group AND.

6.

Click or tap Next.

7.

In the Name text box, type a name for the bulk deletion job.

8.

Select a date and time for the job start time; preferably a time when users are not in Microsoft
Dynamics CRM.

9.

Select the Run this job after every check box, and then in the days list, select the frequency you want
the job to run.

10. If you want a notification e-mail sent, select the Send an e-mail to me (email@domain.com) when
this job is finished check box.
11. Click or tap Next, review the bulk deletion job, and then click or tap Submit to create the recurring
job.

103

Method 2: Evaluate and delete suspended workflows


Sometimes workflows will enter a suspended state because there is a condition that will never be
met or some other reason that will not allow the workflow to continue.
Advertencia
Some workflows will be in a suspended state because they are waiting for a condition
that has not yet been met, which is expected. For example, a workflow may be waiting for
a task to be completed.

1.

Click or tap Advanced Find.

2.

In the Look for list, select System Jobs.

3.

In the search criteria area, add criteria similar to the following:


System Job Type Equals Workflow
Status Reason Equals Waiting

4.

Group the two criteria rows:


a.

Click or tap the arrow next to each criteria row, and then click or tap Select Row.

b.

With all three rows selected, click or tap Group AND.

5.

Click or tap Find.

6.

In the results window, you can open each item to determine whether the workflow can be deleted.

Method 3: Remove email attachments using Advanced Find


Advertencia
If you delete this data, the attachments will no longer be available in Microsoft Dynamics
CRM. However, if you have them saved in Microsoft Office Outlook, they will still be there.

1.

Click or tap Advanced Find.

2.

In the Look for list, select Email Messages.

3.

In the search criteria area, add criteria similar to the following:


Email Attachments (Item)
104

File Size (Bytes) Is Greater Than - In the text box, type a byte value, such as 25000.
4.

Click or tap Results.

5.

Under Activities, you will now have a list of email messages that have attachments that are larger than
X bytes. Review the emails and delete the attachments as needed.

Method 4: Remove email messages with attachments using a bulk deletion


job
Advertencia
If you delete this data, the email messages and their associated attachments will no
longer be available in Microsoft Dynamics CRM. However, if you have them saved in
Microsoft Office Outlook, they will still be there.

1.

Click or tap Microsoft Dynamics CRM > Settings > Data Management > Bulk Record Deletion,
and then in the menu bar, click or tap New. This opens the Bulk Deletion Wizard.

2.

Click or tap Next.

3.

In the Look for list, select Email Messages.

4.

In the search criteria area, add criteria similar to the following:


Status Reason Equals Completed
Actual End Older Than X Months 1
Email Attachments (Item)
File Size (Bytes) Is Greater Than In the text box, type a byte value, such as 25000.

5.

Group the first two criteria rows:


a.

Click or tap the arrow next to each criteria row, and then click or tap Select Row.

b.

With both rows selected, click or tap Group AND.

6.

Click or tap Next.

7.

In the Name text box, type a name for the bulk deletion job.

8.

Select a date and time for the job start time; preferably a time when users are not in Microsoft
Dynamics CRM.

9.

Select the Run this job after every check box, and then in the days list, select the frequency you want
the job to run.
105

10. If you want a notification e-mail sent, select the Send an email to me (email@domain.com) when
this job is finished check box.
11. Click or tap Next, review the bulk deletion job, and then click or tap Submit to create the recurring
job.

Method 5: Remove notes with attachments using Advanced Find


Advertencia
If you delete this data, notes and their associated attachments will no longer be available
in Microsoft Dynamics CRM.

1.

Click or tap Advanced Find.

2.

In the Look for list, select Notes.

3.

In the search criteria area, add criteria similar to the following:


File Size (Bytes) Is Greater Than In the text box, type a byte value, such as 1048576.

4.

Click or tap Results.

5.

You will now have a list of attachments that are larger than the size you specified.

6.

Select individual or a multiple attachments, and then click or tap Delete (X).

Method 6: Remove notes with attachments using a bulk deletion job


Advertencia
If you delete this data, notes and their associated attachments will no longer be available
in Microsoft Dynamics CRM.

1.

Click or tap Microsoft Dynamics CRM > Settings > Data Management > Bulk Record Deletion,
and then in the menu bar, click or tap New. This opens the Bulk Deletion Wizard.

2.

Click or tap Next.

3.

In the Look for list, select Notes.

106

4.

In the search criteria area, add criteria similar to the following:


File Size (Bytes) Is Greater Than In the text box, type a byte value, such as 1048576.
Created On Older Than X Months 1

5.

Group the two criteria rows:


a.

Click or tap the arrow next to each criteria row, and then click or tap Select Row.

b.

With all three rows selected, click or tap Group AND.

6.

Click or tap Next.

7.

In the Name text box, type a name for the bulk deletion job.

8.

Select a date and time for the job start time; preferably a time when users are not in Microsoft
Dynamics CRM.

9.

Select the Run this job after every check box, and then in the days list, select the frequency you want
the job to run.

10. If you want a notification e-mail sent, select the Send an email to me (email@domain.com) when
this job is finished check box.
11. Click or tap Next, review the bulk deletion job, and then click or tap Submit to create the recurring
job.

Method 7: Remove bulk duplicate detection jobs and associated copies of


duplicate records
Every time that a duplicate detection job runs, a copy of each duplicate record is stored in the
database as part of the duplicate detection job. For example, if you have 100 duplicate records,
every time that you run a duplicate detection job that finds these duplicates, whether it is manual
or reoccurring, those 100 duplicate records will be stored in the database under that instance of
that duplicate job until the duplicates are merged or deleted, or until the instance of that duplicate
detection job is deleted.

1. Click or tap Microsoft Dynamics CRM > Settings > Data Management > Duplicate
Detection Jobs.
2. Select the duplicate detection job instances you want to delete and then click or tap Delete
(X).
To avoid wasting storage space, make sure duplicates are resolved promptly so that they are not
reported in multiple duplicate detection jobs.
107

Method 8: Delete bulk import instances using a bulk deletion job


Every time you perform a bulk import, there is a system job associated with that import. The
system job details show which records imported successfully and which records failed.
Advertencia
After you delete these bulk import jobs, you will not be able to see what data was
imported and you cannot roll back the import.

1.

Click or tap Microsoft Dynamics CRM > Settings > Data Management > Bulk Record Deletion,
and then in the menu bar, click or tap New. This opens the Bulk Deletion Wizard.

2.

Click or tap Next.

3.

In the Look for list, select System Jobs.

4.

In the search criteria area, add criteria similar to the following:


System Job Type Equals Import
Status Reason Equals Succeeded
Completed On Older Than X Months 1

5.

Group the three criteria rows:


a.

Click or tap the arrow next to each criteria row, and then click or tap Select Row.

b.

With all three rows selected, click or tap Group AND.

6.

Click or tap Next.

7.

In the Name text box, type a name for the bulk deletion job.

8.

Select a date and time for the job start time; preferably a time when users are not in Microsoft
Dynamics CRM.

9.

Select the Run this job after every check box, and then in the days list, select the frequency you want
the job to run.

10. If you want a notification e-mail sent, select the Send an email to me (email@domain.com) when
this job is finished check box.
11. Click or tap Next, review the bulk deletion job, and then click or tap Submit to create the recurring
job.

108

Method 9: Delete bulk deletion job instances using a bulk deletion job
When you are bulk deleting data, such as in many of the methods described in this article, a bulk
deletion system job is created and can be deleted.
Advertencia
After you delete these jobs, you will lose the history of the prior bulk deletion jobs that
youve run.

1.

Click or tap Microsoft Dynamics CRM > Settings > Data Management > Bulk Record Deletion,
and then in the menu bar, click or tap New. This opens the Bulk Deletion Wizard.

2.

Click or tap Next.

3.

In the Look for list, select System Jobs.

4.

In the search criteria area, add criteria similar to the following:


System Job Type Equals Bulk Delete
Status Reason Equals Succeeded
Completed On Older Than X Months 1
Nota
You could also delete jobs that have failed or been canceled.

5.

Group the three criteria rows:


a.

Click or tap the arrow next to each criteria row, and then click or tap Select Row.

b.

With all three rows selected, click or tap Group AND.

6.

Click or tap Next.

7.

In the Name text box, type a name for the bulk deletion job.

8.

Select a date and time for the job start time; preferably a time when users are not in Microsoft
Dynamics CRM.

9.

Select the Run this job after every check box, and then in the days list, select the frequency you want
the job to run.

10. If you want a notification e-mail sent, select the Send an email to me (email@domain.com) when
this job is finished check box.
11. Click or tap Next, review the bulk deletion job, and then click or tap Submit to create the recurring
job.

109

Method 10: Delete audit logs


When you enable auditing, Microsoft Dynamics CRM creates audit logs to store the audit history
of the records. You can delete these audit logs to free space when they are no longer needed.
Advertencia
When you delete an audit log, you can no longer view the audit history for the period
covered by that audit log.

1. Click or tap Microsoft Dynamics CRM > Settings > Auditing.


2. In the Audit area click or tap Audit Log Management.
3. Select the oldest audit log, then click or tap Delete Logs.
4. In the confirmation message click or tap OK.
Nota
You can only delete the oldest audit log in the system. To delete more than one audit log
repeat deleting the oldest available audit log until you have deleted enough logs.

Vea tambin
Administrar datos
Cifrado de datos
Manage Microsoft Dynamics CRM Online instances

Manage your configuration data


La Herramienta de migracin de la configuracin es una nueva herramienta para Microsoft
Dynamics CRM Online Primavera 2014 y Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013
(local) que le permite mover datos de configuracin en las instancias y organizaciones de
Microsoft Dynamics CRM. Los datos de configuracin se usan para definir funciones
personalizadas en Microsoft Dynamics CRM y normalmente se almacenan en entidades
personalizadas. Los datos de configuracin son diferentes de los datos de usuario final (cuentas,
contactos, etc.). Un ejemplo tpico de datos de configuracin es lo que se define en Servicios
unificados para Microsoft Dynamics CRM para configurar una aplicacin personalizada de
agente de centro de atencin telefnica. Las entidades de Servicios unificados, junto con los
datos de configuracin que se almacenan en las entidades, definen una aplicacin de agente.
Para obtener ms informacin acerca de Servicios unificados, vea Administration Guide for
Unified Service Desk for Microsoft Dynamics CRM.
La Herramienta de migracin de la configuracin le permite:

Seleccionar las entidades y campos de dnde desea exportar los datos de configuracin.
110

Evitar registros duplicados en el sistema de destino definiendo una condicin de exclusividad para
cada entidad basada en una combinacin de campos de la entidad, que se usa para compararlos con los
valores del sistema de destino. Si no hay valores que coincidan, se crea un registro nico en el sistema
de destino. Si se encuentra un registro coincidente, el registro se actualiza en el sistema de destino.
Nota
Si no se especifica ninguna condicin de deteccin de duplicados (exclusividad) para
una entidad que se est exportando, la herramienta usa el nombre del campo
principal de la entidad para compararlo con los datos existentes en el sistema de
destino.

Deshabilite complementos antes de exportar los datos y, a continuacin, vuelva a habilitarlos en el


sistema de destino despus de que la importacin finalice para todas las entidades o entidades
seleccionadas.

Valide el esquema para que las entidades seleccionadas se exporten para asegurarse de que todos los
datos/informacin necesarios se encuentran presentes.

Reutilice un esquema existente para exportar datos desde un sistema de origen.

Incruste los mdulos exportados creados con esta herramienta (esquema y archivos de datos) en otros
programas. Por ejemplo, puede usar los datos exportados en Implementador de paquetes de Microsoft
Dynamics CRM junto a otros archivos de soluciones y datos para crear e implementar paquetes en una
instancia de CRM. Ms informacin: Deploy packages using CRM Package Deployer and Windows
PowerShell
Importante
La Herramienta de migracin de la configuracin no admite filtrado de registros en una
entidad. De forma predeterminada, se exportarn todos los registros de la entidad
seleccionada.

En este tema
Cmo funciona la herramienta de migracin de la configuracin?
Solucin de problemas de migracin de datos de configuracin utilizando archivos de registro
Prcticas recomendadas para migrar los datos de configuracin utilizando la herramienta

Cmo funciona la herramienta de migracin de la


configuracin?
El siguiente diagrama muestra cmo se usa la Herramienta de migracin de la configuracin
para migrar datos de configuracin.

111

Defina el esquema de los datos de origen que se exportarn: El archivo del esquema
(.xml) contiene informacin acerca de los datos que desea exportar, por ejemplo, entidades,
atributos, relaciones, definicin de la exclusividad de los datos, y si los complementos deben
deshabilitarse antes de exportar los datos. Ms informacin: Create a schema to export
configuration data
Use el esquema para exportar datos: Use el archivo de esquema para exportar los datos
a un archivo .zip que contiene los datos y el esquema de los datos exportados. Ms informacin:
Create a schema to export configuration data
Importar los datos exportados: Use los datos exportados (archivo .zip) para importar en
la instancia de destino de CRM. La importacin de datos se realiza en mltiples pasos para
importar primero los datos de base mientras se sitan en cola los datos dependientes, y despus
se importan los datos dependientes en las pasadas posteriores para administrar las
vinculaciones o dependencias de datos. Esto asegura la importacin de datos limpios. Ms
informacin: Import configuration data

Solucin de problemas de migracin de datos de configuracin


utilizando archivos de registro
La Herramienta de migracin de la configuracin ofrece soporte de registro para obtener
informacin detallada sobre los errores que pueden producirse al iniciar sesin en la instancia de
CRM utilizando la herramienta, las actividades realizadas por la herramienta durante la definicin
del esquema y la exportacin/importacin de los datos de configuracin, e informacin sobre los
datos que se importaron usando la herramienta. La herramienta genera tres archivos de registro
que estn disponibles en la siguiente ubicacin en el equipo donde se ejecuta la herramienta:
c:\Users\<USERNAME>\AppData\Roaming\Microsoft\DataMigrationUtility\<VERSION>.

Login_ErrorLog.log: Proporciona informacin sobre los problemas que se han producido cuando se
usa la herramienta para iniciar sesin en la instancia de CRM. Si hay un problema al iniciar sesin,
aparecer un mensaje en la pantalla de inicio de sesin de la herramienta con un vnculo a este archivo
de registro. El mensaje indica que se ha producido un error al procesar la solicitud de inicio de sesin y
el usuario puede ver el registro de error. Puede hacer clic en el vnculo del mensaje para ver este
archivo de registro. El archivo de registro se crea la primera vez que se encuentran problemas de inicio
de sesin en la herramienta. Despus de eso, el archivo de registro se usa para registrar informacin
sobre un problema de inicio de sesin, siempre que aparece.
112

DataMigrationUtility.log: Proporciona informacin detallada sobre cada tarea realizada en la


herramienta durante la ltima ejecucin. Puede ver el archivo de registro desde la herramientas
haciendo clic en el men Registros de la pantalla principal, y haciendo clic en Registro en ejecucin.

ImportDataDetail.log: Proporciona informacin detallada sobre los datos importados en el ltimo


trabajo de importacin utilizando la herramienta. Cada vez que ejecuta un trabajo de importacin
utilizando esta herramienta, los detalles existentes del archivo de registro pasan a un archivo
denominado ImportDataDetail._old.log en el mismo directorio, y el archivo ImportDataDetail.log
muestra informacin sobre el ltimo trabajo de importacin realizado utilizando la herramienta. Puede
ver este archivo de registro desde la herramientas haciendo clic en el men Registros de la pantalla
principal, y luego haciendo clic en ltimo registro de importacin.

Prcticas recomendadas para migrar los datos de configuracin


utilizando la herramienta
Los siguientes son factores que debe tener en cuenta cuando use esta herramienta para migrar
los datos de configuracin:

Mientras crea el esquema de datos de la exportacin, debe definir las reglas de la exclusividad
adecuadamente para cada entidad para evitar actualizaciones no intencionadas de datos en el sistema
de destino.

Importe los datos exportados en un entorno de preproduccin (preferiblemente una imagen reflejada
del entorno de produccin) para asegurarse de que los resultados de la importacin de los datos son los
deseados.

Realice una copia de seguridad del entorno de produccin antes de importar los datos.

Vea tambin
Create a schema to export configuration data
Modify a configuration data schema
Import configuration data
Migrate your Unified Service Desk configuration to another CRM server
Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online

Create a schema to export configuration data


La Herramienta de migracin de la configuracin le permite crear un esquema para describir los
datos de exportacin. Tambin le permite por comprobar las dependencias y las relaciones que
faltan en las entidades o los campos que se exportarn para evitar un conjunto de datos
incoherente.

En este tema
Antes de empezar
Cree un esquema y exporte datos de configuracin
113

Reutilice un esquema existente para exportar datos de configuracin

Antes de empezar
Descargue el Microsoft Dynamics CRM SDK y extraiga el contenido del paquete en el equipo. La
Herramienta de migracin de la configuracin est disponible en la carpeta
SDK\Tools\ConfgurationMigration en el paquete de SDK de CRM extrado. No es necesario que
instale la Herramienta de migracin de la configuracin. Ejecute la herramienta haciendo doble
clic en el archivo DataMigrationUtility.exe en la carpeta SDK\Tools\ConfgurationMigration.

Cree un esquema y exporte datos de configuracin


1.

Inicie la Herramienta de migracin de la configuracin.

2.

En la pantalla principal, haga clic en Crear esquema y haga clic en Continuar.

3.

En la pantalla Iniciar sesin, proporcione los detalles de autenticacin para conectarse a la instancia de
CRM desde donde desea exportar los datos. Si tiene varias organizaciones en el servidor de CRM, y
desea seleccionar la organizacin desde donde exportar los datos de configuracin, active la casilla
Mostrar siempre la lista de organizaciones disponibles. Haga clic en Iniciar sesin.

4.

Si tiene varias organizaciones y activ la casilla Mostrar siempre la lista de organizaciones


disponibles, la prxima pantalla le permitir elegir la organizacin con la que desea conectarse.
Seleccione una organizacin de CRM para conectarse.

5.

En la lista Seleccione la solucin, seleccione una solucin de donde desea exportar los datos:

6.

En la solucin seleccionada, puede seleccionar las entidades y campos que desea exportar o exportar
todas las entidades de la solucin.
a.

b.

Para seleccionar las entidades y campos que desea exportar, en la lista Seleccionar entidad,
seleccione la entidad para la que desea exportar los datos. La lista Campos para la entidad
muestra todos los campos de la entidad seleccionada.
i.

Para agregar campos seleccionados de la entidad, haga clic en Agregar campos.

ii.

Para agregar la entidad propiamente dicha y todos los campos, haga clic en Agregar
entidad.

Para exportar todas las entidades, haga clic en Agregar todo junto a la lista Seleccionar entidad.

114

7.

Puede seleccionar Mostrar las relaciones de la entidad seleccionada para ver las entidades
relacionadas para la entidad seleccionada de modo que puede exportarlas tambin.

8.

Se muestran las entidades seleccionadas en el cuadro Entidades y campos seleccionados.

Si desea quitar una entidad, campo o relacin, haga clic para seleccionarlo, haga clic con el botn
secundario y, a continuacin seleccione la opcin de quitar.

Si desea quitar todos los elementos Entidades y campos seleccionados y para empezar de nuevo,
haga clic en Borrar seleccin.

115

9.

Para validar los datos seleccionados que se exportarn, haga clic en Herramientas > Validar
esquema.

10. Aparecer un mensaje si hay dependencias que faltan. Para cerrar el mensaje, haga clic en Aceptar.

116

11. Agregue entidades que faltan y, a continuacin, realice el paso 9 de nuevo para la validacin de los
datos. Se muestra un mensaje de confirmacin si no hay errores de validacin.
Sugerencia
Si la entidad que falta no est en la solucin que ha seleccionado para la
exportacin, puede agregar la entidad desde Solucin predeterminada
seleccionndolo de la lista Seleccione la solucin.
12. Defina la condicin de exclusividad para los datos que desea exportar. Para iniciar una nueva pantalla,
haga clic en Herramientas > Configuracin parmetros de importacin. Para cada entidad que ha
seleccionada para exportar, agregue el campo o los campos en los que desea comprar los registros con
registros existentes en el sistema de destino durante la importacin. Seleccione un campo y haga clic
en Agregar campo.

117

13. Para deshabilitar los complementos de todas las entidades antes de que los datos se importen en el
sistema de destino, active la casilla Deshabilitar complementos en todas las entidades para la
importacin. La herramienta deshabilitar todos los complementos mientras se importan datos en el
servidor de destino, y los volver a habilitar despus del proceso de importacin.
14. Para guardar la configuracin y volver a la pantalla principal, haga clic en Guardar.
Nota
Si desea deshacer los cambios del cuadro Configurar parmetros de importacin,
deber revertir manualmente esos cambios en este cuadro de dilogo, y luego hacer
clic en Guardar para guardar los cambios y, cerrar el cuadro de dilogo.
15. En la pantalla principal:
a.

Haga clic en Archivo > Guarde esquema para guardar solo el esquema sin exportar los datos. Se
le pide que especifique el nombre y la ubicacin del archivos del esquema (.xml) para guardar.
Puede usar el esquema ms adelante para exportar los datos. Ahora puede salir de la herramienta.

b.

Haga clic en Exportar datos para exportar los datos y el archivo de esquema. Se le pide que
118

especifique el nombre y la ubicacin de archivo de esquema que desea exportar. Especifique el


nombre y la ubicacin, y haga clic en Guardar. Vaya al prximo paso.
c.

Haga clic en Guardar y exportar para elegir si desea exportar los datos despus de guardar el
archivo de esquema o no. Se le pide que especifique el nombre y la ubicacin de archivo de
esquema que desea exportar. Especifique el nombre y la ubicacin, y haga clic en Guardar. Se le
pide que guarde el archivo de datos: haga clic en S para exportarlo o en No para exportar ms
tarde. Si hizo clic en S, vaya al prximo paso.

16. En la siguiente pantalla, especifique la ubicacin del archivo de datos que desea exportar en la casilla
Guardar en archivo de datos y luego haga clic en Exportar datos. La pantalla muestra el estado de
progreso de la exportacin y la ubicacin del archivo exportado en la parte inferior de la pantalla una
vez terminada la exportacin.

17. Haga clic en Salir para cerrar la herramienta.

119

Reutilice un esquema existente para exportar datos de configuracin


Puede volver a usar un archivo de esquema que se gener usando la Herramienta de migracin
de la configuracin para exportar rpidamente los datos en las instancias de CRM sin necesidad
de crear el esquema de nuevo.
1.

Inicie la Herramienta de migracin de la configuracin.

2.

En la pantalla principal, haga clic en Exportar datos y en Continuar.

3.

En la pantalla Iniciar sesin, proporcione los detalles de autenticacin para conectarse a la instancia de
CRM desde donde desea exportar los datos. Si tiene varias organizaciones en el servidor de CRM, y
desea seleccionar la organizacin desde donde exportar los datos de configuracin, active la casilla
Mostrar siempre la lista de organizaciones disponibles. Haga clic en Iniciar sesin.

4.

Si tiene varias organizaciones y activ la casilla Mostrar siempre la lista de organizaciones


disponibles, la prxima pantalla le permitir elegir la organizacin con la que desea conectarse.
Seleccione una organizacin de CRM para conectarse.

5.

En la siguiente pantalla, seleccione el archivo de esquema que desea usar para la exportacin de los
datos.

6.

Especifique el nombre y la ubicacin del archivo de datos que se exportar.

7.

Haga clic en Exportar datos. La pantalla muestra el estado de progreso de la exportacin y la


ubicacin del archivo exportado en la parte inferior de la pantalla una vez terminada la exportacin.

8.

Haga clic en Salir para cerrar la herramienta.

Vea tambin
Modify a configuration data schema
Manage your configuration data
Import configuration data

Modify a configuration data schema


Puede editar un archivo de esquema existente para incluir informacin sobre nuevos datos de
configuracin o actualizar la definicin de datos de configuracin existente para mejorar el
proceso de exportacin de datos de configuracin.

Antes de empezar

Si an no ha descargado la herramienta, descargue el Microsoft Dynamics CRM SDK y extraiga el


contenido del paquete en el equipo. La Herramienta de migracin de la configuracin est disponible
en la carpeta SDK\Tools\ConfgurationMigration en el paquete SDK de CRM extrado. No es necesario
que instale la Herramienta de migracin de la configuracin. Ejecute la herramienta haciendo doble
clic en el archivo DataMigrationUtility.exe en la carpeta SDK\Tools\ConfgurationMigration.

Debe tener un archivo de esquema que se cre utilizando la Herramienta de migracin de la


configuracin. Ms informacin: Create a schema to export configuration data
120

Editar un archivo de esquema


1.

Inicie la Herramienta de migracin de la configuracin.

2.

En la pantalla principal, haga clic en Crear esquema y haga clic en Continuar.

3.

En la pantalla Iniciar sesin, proporcione los detalles de autenticacin para conectarse a la instancia de
CRM para la que cre originalmente el archivo del esquema de datos de exportacin. Si tiene varias
organizaciones en el servidor de CRM, y desea seleccionar una organizacin, active la casilla Mostrar
siempre la lista de organizaciones disponibles. Haga clic en Iniciar sesin.

4.

Si tiene varias organizaciones y activ la casilla Mostrar siempre la lista de organizaciones


disponibles, la prxima pantalla le permitir elegir la organizacin con la que desea conectarse.
Seleccione una organizacin de CRM para conectarse.

5.

En la pantalla principal, haga clic en Archivo > Cargar esquema.

6.

Navegue hasta el archivo de esquema que desea editar, seleccinelo y haga clic en Abrir.

7.

La definicin del esquema aparece en la Herramienta de migracin de la configuracin. Realice los


cambios requeridos en el archivo de definicin de esquema. Para obtener informacin acerca de la
definicin de un archivo de esquema, consulte los pasos 5-14 en Create a schema to export
configuration data.

8.

Guarde el archivo de esquema actualizado.

9.

Haga clic en Salir para cerrar la herramienta.

Vea tambin
Import configuration data
Create a schema to export configuration data
Manage your configuration data

Import configuration data


Despus de exportar los datos de configuracin desde la instancia de CRM de origen, ahora est
listo para importarlos a la instancia de CRM de destino.

Antes de empezar
Si an no ha descargado la herramienta, descargue el paquete de Microsoft
Dynamics CRM SDK y extraiga el contenido del paquete en el equipo. La Herramienta de
migracin de la configuracin est disponible en la carpeta SDK\Tools\ConfgurationMigration en
el paquete SDK de CRM extrado. No es necesario que instale la Herramienta de migracin de la
configuracin. Ejecute la herramienta haciendo doble clic en el archivo DataMigrationUtility.exe
en la carpeta SDK\Tools\ConfgurationMigration.

121

Importe datos de configuracin


1.

Inicie la Herramienta de migracin de la configuracin.

2.

En la pantalla principal, haga clic en Importar datos y en Continuar.

3.

En la pantalla Iniciar sesin, proporcione los detalles de autenticacin para conectarse a la instancia de
CRM desde donde desea importar los datos. Si tiene varias organizaciones en el servidor de CRM, y
desea seleccionar la organizacin donde importar los datos de configuracin, active la casilla Mostrar
siempre la lista de organizaciones disponibles. Haga clic en Iniciar sesin.

4.

Si tiene varias organizaciones y activ la casilla Mostrar siempre la lista de organizaciones


disponibles, la prxima pantalla le permitir elegir la organizacin con la que desea conectarse.
Seleccione una organizacin de CRM para conectarse.

5.

Proporcione el archivo de datos (.zip) que desea importar. Busque el archivo de datos, y seleccinelo.
Haga clic en Importar datos.

6.

Este paso es aplicable solo si los datos que est importando contienen la informacin del usuario
del sistema de origen. Introduzca informacin del usuario de asignacin en el sistema destino. Puede
asignar todos ellos al usuario que ejecuta el proceso de importacin o asignarlos a usuarios
individuales mediante un archivo de asignacin de usuarios (.xml). Si elige esto ltimo, tendr que
especificar un archivo de asignacin de usuarios existente o la herramienta puede generarlo para usted.
Si genera un nuevo archivo, especifique el nombre de usuario de asignacin en el parmetro Nuevo
para cada usuario en el servidor de origen. Seleccione el archivo de asignacin de usuarios en la
herramienta cuando haya terminado, y haga clic en Aceptar.

122

La pantalla siguiente muestra el estado de importacin de sus registros. La importacin de


datos se realiza en mltiples pasos para importar primero los datos de base mientras se
sitan en cola los datos dependientes, y despus se importan los datos dependientes en las
pasadas posteriores para administrar las vinculaciones o dependencias de datos. Esto
asegura una importacin limpia y coherente de los datos.
7.

Haga clic en Finalizar para cerrar la herramienta.

Vea tambin
Manage your configuration data

Connect to Microsoft Social Listening


Your customers and stakeholders are talking about you somewhere on Facebook, Twitter, or
blogs. How do you learn about it? Well, in Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014, you
can get powerful social insights by connecting Microsoft Dynamics CRM Online to Microsoft
Social Listening. Microsoft Social Listening collects data from social media websites and presents
123

it to you in easy-to-consume charts and graphs that you can use to spot emerging trends in
peoples comments, whether theyre positive, negative, or neutral. You can drill down into the data
and see who is mentioning you, where they posted the comment, and exactly what they said.
Armed with these insights, you can pinpoint what youre doing right, and address potential issues
before bigger problems arise.
Nota
This feature is available to you only if your organization has transitioned to the Entorno
de Microsoft Online Services. Also, this feature isnt available in Service Pack 1 de
Microsoft Dynamics CRM 2013 or earlier versions of Microsoft Dynamics CRM 2013.
With social insights, you bring social media data directly into the CRM dashboards and entity
forms. As an administrator, you configure the connection to Microsoft Social Listening and add the
Enfoques sociales controls to the entity forms and system dashboards. You use the Enfoques
sociales controls to specify what social data you want to see and in what form you want this data
to be presented to you. When you set up the Enfoques sociales controls, you choose a search
topic or search topic category and visuals. For the search topic you may choose your company
name to listen to what is said in the social media about company or your product. Or, you may
want to know about what is said about your accounts, then you choose a search topic category,
Accounts. After you choose the search topic or search category, you pick the visuals. It can be a
graph or chart, or some other visual representation of data. You can find a lot of interesting, useful
and easy to follow information about social listening and social insights in CRM in this book:
eBook: Microsoft Social Listening for CRM .
Nota
Before you can set up the Social Insights controls in CRM, you have to add the search
topic categories and visuals for your CRM organization in Microsoft Social Listening.
However, you can add the search topics in Microsoft Social Listening or directly in CRM.
Download the complete users guide: Microsoft Social Listening Users Guide

Connect to Microsoft Social Listening for Social Insights


To configure the connection, you need to have a subscription to Microsoft Social Listening, be an
authorized Microsoft Social Listening user and have a Microsoft Social Listening instance
provisioned for this CRM instance.

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en
Microsoft Dynamics CRM.
Check your security role
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
124

sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


If using the CRM web application
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Click or tap Settings > Administration > Microsoft Social Listening Configuration.

If using CRM for Outlook


a. In the Navigation Pane, expand your organization if necessary, and then click or tap
Settings > System > Administration > Microsoft Social Listening Configuration.

3.

Youre presented with the legal disclaimer. To accept the disclaimer, click or tap Continue. Youll then
proceed to the configuration page.
Nota
Youre asked to accept this disclaimer once, when you connect for the first time.

4.

On the Microsoft Social Listening Configuration page, in the Select the Microsoft Social Listening
solution to connect to dropdown box, click or tap the Microsoft Social Listening instance to which
you want to connect. Click or tap the Select button next to the dropdown box. The Select button
becomes grayed out to indicate that the selection is confirmed.
Advertencia
If you want to switch to a different Microsoft Social Listening instance, you are asked to
confirm it by clicking or tapping the Confirm button. Changing the Microsoft Social
Listening instance, may cause any existing Enfoques sociales controls on forms and
dashboards to display error messages, because the new instance may not have
matching data. All existing Enfoques sociales controls may need to be reconfigured. Also,
the existing Enfoques sociales data in CRM may need to be reset to remove references
to the old instance data.
Nota
In Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014, only one Microsoft Social Listening
instance is provided for connection to the CRM instance.

125

Reset Social Insights


Advertencia
This action deletes all existing data in CRM for the search topics, search topic categories
and visuals for Enfoques sociales.

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en
Microsoft Dynamics CRM.
Check your security role
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


If using the CRM web application
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Click or tap Settings > Administration > Microsoft Social Listening Configuration.

If using CRM for Outlook


a. In the Navigation Pane, expand your organization if necessary, and then click or tap
Settings > System > Administration > Microsoft Social Listening Configuration.

3.

On the Microsoft Social Listening Configuration page, click or tap Reset Social Insights. The Reset
Social Insights Confirmation message box appears, click or tap Confirm, if you want to proceed,
otherwise click or tap Cancel.

Add the Social Insights control to a CRM entity form


To add Enfoques sociales controls to an entity (record type) form, you have to use the form editor
provided in the CRM Customization area. You can position the Enfoques sociales control
anywhere on the form and resize it, just like you would do with the iFrame controls. You can
make the control bigger by increasing the number of rows and spanning the control over several

126

columns. This is important if you want to make a graph or a chart in the control appear larger and
be more readable. Ms informacin: Use the Form Editor.

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en
Microsoft Dynamics CRM.
Check your security role
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


If using the CRM web application
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Click or tap Settings > Customization > Customize the System.

If using CRM for Outlook


a. In the Navigation Pane, expand your organization if necessary, and then click or tap
Settings > System > Customization > Customize the System.

3.

In the Navigation Pane, under Components, expand Entities.

4.

Expand the entity that you want to add the Enfoques sociales control to. Double-click or tap Forms.

5.

In the grid view, click or tap the entitys Main form. The entity form opens.

6.

Select the Insert tab. At the top of the form, on the ribbon, click the Enfoques sociales icon. In the
setup dialog box, fill out the required fields, such as the unique name of the control and the label name.
Click or tap OK. The Enfoques sociales control is now added to the entity form. You can resize the
control or move the control to another location on the form.

7.

Switch back to the Home tab. Click or tap Save and then click or tap Publish to publish the added
customizations. The control called Configure Social Insights appears on all records based on this
form. The search topics, search categories and visuals can be added to the control.
Nota
127

You dont need administrator permissions to set up Enfoques sociales on the entity
record.

Add and set up Social Insights controls on the system


dashboards
Nota
You dont need administrator permissions to add and set up Enfoques sociales controls
on the personal dashboard.
You can add the Enfoques sociales controls to the existing system dashboards or to a new
dashboard. Lets create a new dashboard and add the Enfoques sociales control to it. Well use
the Set Up Enfoques sociales wizard to lead us through the setup. Shortly after the setup is
finished and customizations are published, the charts and graphs with social data will appear on
your dashboard.

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en
Microsoft Dynamics CRM.
Check your security role
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


If using the CRM web application
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Click or tap Settings > Customization > Customize the System.

If using CRM for Outlook


a. In the Navigation Pane, expand your organization if necessary, and then click or tap
Settings > System > Customization > Customize the System.

3.

In the Navigation Pane, under Components, click or tap Dashboards.


128

6.

4.

Click or tap New on the command bar. Choose a layout and click or tap Create.

5.

On the dashboard form, enter the name of the dashboard in the Name text box and click or tap Save.

To add the control, click or tap Insert Social Insights icon in the center of the section on the dashboard
form, or click or tap More Commands ( ) on the command bar and then click or tap Enfoques sociales
in the dropdown list. Set Up Enfoques sociales wizard appears.
7.

In the Set Up Enfoques sociales wizard, click or tap Advanced. The Add Enfoques sociales dialog
appears. Fill in the required fields and click or tap OK. You can also use the default values and click or
tap OK or Cancel to close the dialog box.

8.

In the Set Up Enfoques sociales wizard main window, click or tap Search topic or Search topic
category, and then click or tap Next.

9.

To pick the search topic or the search topic category, in the dropdown list, click or tap the topic or the
category, depending on what you chose in the previous step and then click or tap Next.
Nota
You can create a new search topic, instead of choosing a search topic in the
dropdown list. Click or tap Create a new search topic, fill in the required fields and
click or tap Next.

10. In the visuals drop-down list, click or tap a graph or a chart you want, such as Analytics summary,
Recent posts or Trends. You can add as many visuals as you want and move them up and down the
list using the MOVE UP and MOVE DOWN arrows. You can also delete a visual by clicking or
tapping the delete icon displayed to the right of the visual. Click or tap Finish.
11. On the command bar, click or tap Save and then click or tap Close.
12. To publish the customizations, click or tap Publish All Customizations on the command bar. After the
customizations are published, you can see the social insights on your dashboard in Microsoft
Dynamics CRM > Dashboards.

Vea tambin
Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online
Control social data
eBook: Social listening for Dynamic businesses
Microsoft Social Listening Users Guide

Control social data


You can enable or disable your ability to receive social data in Microsoft Dynamics CRM. This
capability is introduced in Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013 and Microsoft
Dynamics CRM Online Primavera 2014.

129

Read about how to bring social data to Microsoft Dynamics CRM: Receive social data in
Microsoft Dynamics CRM

Enable or disable social engagement


By default, social engagement is enabled and social data is received.
Nota
If you disable social engagement, you can no longer create or update social data in CRM.
If you try to convert a social activity to a case while social engagement is disabled, youll
get an error message. The error occurs because the Convert To Case action tries to
update the social activity Regarding field. The same error occurs if you try to assign a
social activity record or a social profile record to another user.

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema
o permisos equivalentes.
Check your security role
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


If using the CRM web application
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

b.

Click or tap Settings > Administration > System Settings.

If using CRM for Outlook


a. In the Navigation Pane, expand your organization if necessary, and then click or tap
Settings > System > Administration > System Settings.

3.

Under Disable Social Engagement, select Yes to stop receiving social data in CRM. To receive data,
select No.

130

4.

Click or tap OK.

Vea tambin
Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online
Connect to Microsoft Social Listening
Receive social data in Microsoft Dynamics CRM

Manage Bing Maps for your organization


Aprenda a administrar Mapas de Bing para toda la organizacin de CRM. Cuando se activa
Mapas de Bing, las personas ven un mapa de la ubicacin de un cliente cuando consultan
contactos, clientes potenciales, o cuentas.
Importante
Las organizaciones deMicrosoft Dynamics CRM (local) es posible que deban especificar
una clave de empresa de Mapas de Bing para usar la caracterstica de mapas. Vaya a la
pgina de licencias de Mapas de Bing para obtener informacin sobre cmo obtener una
clave.

Especifique la clave de licencia de Mapas de Bing (solo local)


Las organizaciones deMicrosoft Dynamics CRM (local) necesitan especificar una clave de
licencia de Mapas de Bing. Vaya a la pgina de licencias de Mapas de Bing para obtener
informacin sobre cmo obtener una clave.

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema
o permisos equivalentes.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


Si usa la aplicacin web CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM >


Configuracin.
131

b. Haga clic o pulse en Configuracin del sistema.


c.

En la pestaa General , desplcese hasta > Habilitar los Mapas de Bing > Escriba la
clave de Mapas de Bing, y escriba la clave de licencia.

d. Haga clic o pulse en Aceptar.

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, haga clic o pulse en Configuracin > Sistema >
Administracin.
b. Haga clic o pulse en Configuracin del sistema.
c.

En la pestaa General , desplcese hasta > Habilitar los Mapas de Bing > Escriba la
clave de Mapas de Bing, y escriba la clave de licencia.

d. Haga clic o pulse en Aceptar.

Active o desactive Mapas de Bing para la organizacin

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o de Personalizador del sistema
o permisos equivalentes.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


Si usa la aplicacin web CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM >


Configuracin.

b. Haga clic o pulse en Configuracin del sistema.


c.

En la pestaa General, desplcese hasta > Habilitar los Mapas de Bing > Mostrar
Mapas de Bing en los formularios y seleccione S o No.

d. Haga clic o pulse en Aceptar.

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, haga clic o pulse en Configuracin > Sistema >
132

Administracin.
b. Haga clic o pulse en Configuracin del sistema.
c.

En la pestaa General, desplcese hasta > Habilitar los Mapas de Bing > Mostrar
Mapas de Bing en los formularios y seleccione S o No.

d. Haga clic o pulse en Aceptar.

Idiomas admitidos en Microsoft Dynamics CRM para ver mapas


de Bing
La siguiente tabla contiene una lista de todos los idiomas admitidos en CRM para ver los mapas
de Bing. Si aparece el idioma, el mapa de Bing aparece en el formulario, como cuenta, contacto
o cliente potencial, en su idioma. Si el idioma no aparece, el mapa no aparece en el formulario.
En su lugar, el vnculo Haga clic aqu para ver el mapa se incluye en el formulario. Cuando
hace clic o pulsa en este vnculo, pasa directamente a los Mapas de Bing. Mapas de Bing no
estn disponibles en todos pases, reas, o idiomas. Es posible que no pueda ver el mapa en su
idioma, si no es compatible con Mapas de Bing. Para obtener una lista de idiomas, pases y
regiones admitidos, vea la documentacin de Mapas de Bing.

Idioma

Cdigo de cultura

Checo

cs-CZ

Dans

da-DK

Neerlands (Pases Bajos)

nl-BE

Neerlands (Pases Bajos)

nl-NL

Ingls (Australia)

en-AU

Canad (ingls)

en-CA

Ingls (India)

en-IN

Ingls (Reino Unido)

en-GB

Ingls (Estados Unidos)

es-ES

Fins

fi-FI

Francs (Francia)

fr-FR

Francs (Canad)

fr-CA

Alemn (Alemania)

de-De

Italiano (Italia)

it-IT

Japons

ja-JP
133

Noruego (Bokml)

nb-NO

Portugus (Brasil)

pt-BR

Portugus (Portugal)

pt-PT

Espaol (Espaa)

es-ES

Espaol (Estados Unidos)

es-US

Espaol (Mxico)

es-MX

Sueco (Suecia)

sv-SE

Vea tambin
Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online
Utilizar los mapas de Bing para ver una ubicacin

Crear y editar procesos


Definir y forzar procesos de negocio coherentes es una de las principales razones por las que los
usuarios utilizan Microsoft Dynamics CRM. Los procesos son un grupo de caractersticas que
puede usar para definir y forzar procesos coherentes para la organizacin. Estos procesos
coherentes garantizan a los usuarios que usan el sistema que puedan concentrarse en su trabajo
y no en recordar realizar un conjunto de pasos manuales. Los procesos se pueden ser sencillos
o complejos y pueden cambiar con el tiempo.
Los procesos estn diseados para que los utilizan personas que no son programadores. Las
reglas que se definen en procesos contienen una lgica similar que un programador puede
aplicar mediante cdigo, pero no necesita llamar a un desarrollador cada vez que desee cambiar
las reglas. Sin embargo, debe tener un entendimiento claro de la lgica de las reglas y
comprender las capacidades de cada tipo de proceso. An es necesario aplicar los procesos con
atencin y verificar los resultados para asegurarse de que se obtiene el resultado deseado.
La siguiente tabla ofrece informacin general sobre cundo usar cada categora del proceso.

Categora del proceso

Descripcin

Flujo de trabajo

Use flujos de trabajo para automatizar los


procesos de negocio en segundo plano. Los
flujos de trabajo suelen iniciarlos eventos del
sistema para que el usuario no tenga que estar
pendiente de si se ejecutan, pero tambin
pueden configurarse para que los usuarios los
inicien manualmente.
134

Los flujos de trabajo pueden funcionar en


segundo plano (asincrnicamente) o en tiempo
real (de forma sincrnica). Se hace referencia
a estos por separado como flujos de trabajo en
segundo plano o flujos de trabajo en tiempo
real.
Dilogos

Use los dilogos para crear una interfaz de


usuario que gue a los usuarios a travs de un
script para la interaccin con el cliente o un
asistente para realizar acciones complejas de
forma fluida.

Acciones

Use acciones para expandir el vocabulario


disponible para que los desarrolladores
expresen procesos de negocio. Los verbos
bsicos como crear, actualizar, eliminar y
asignar que proporciona el sistema, una accin
los utiliza para crear verbos ms expresivos
como aprobar, escalar, distribuir o programar.
Si la definicin de un proceso de negocio
cambia, los usuarios que no son
programadores pueden editar la accin para
que el cdigo no se tenga que cambiar.

Flujos de proceso de negocio

Use flujos de proceso de negocio para definir


los pasos en que los usuarios deban
proporcionar datos para lograr un resultado.
Los flujos de proceso de negocio agregan un
control al principio de un formulario que
muestra a los usuarios los datos que deben
especificar para avanzar a la siguiente fase y
en definitiva para completar un proceso de
negocio. Un flujo de proceso de negocio puede
abarcar varias entidades.

Nota
Los flujos de proceso de negocio son diferentes de otros tipos de procesos. Todos los
procesos usan la misma tecnologa subyacente y la informacin sobre estos se
almacena en la entidad Process. Los flujos de proceso de negocio tienen una
experiencia de configuracin y un comportamiento diferentes comparados con otros tipos
de procesos. Ms informacin: Flujos de proceso de negocio

135

En este tema
Quin puede crear procesos?
Dnde se encuentra los procesos?
Qu pueden hacer los procesos?
Estn activos los procesos cuando se importan?

Quin puede crear procesos?


Solo los administradores del sistema, los personalizadores del sistema o los usuarios con roles
de seguridad de director general pueden crear procesos que se apliquen a toda la organizacin.
Otras personas con los siguientes roles de seguridad pueden crear procesos con un nivel de
acceso limitado. Por ejemplo, los usuarios con el nivel de acceso de usuario pueden crear flujos
de trabajo para uso personal con registros de su propiedad.
Mientras que los usuarios pueden crear flujos de proceso de negocio, flujos de trabajo en tiempo
real o procesos de accin, debern tener los privilegios Activar flujos de proceso de negocio o
Activar procesos en tiempo real para poder activarlos.
La siguiente tabla muestra el nivel de acceso de procesos basados en roles de seguridad
predeterminados.

Rol de seguridad

Nivel de acceso

Director general

Organizacin

Administrador del sistema

Organizacin

Personalizador del sistema

Organizacin

Vicepresidente de marketing

Primario: unidades de negocio secundarias

Vicepresidente de ventas

Primario: unidades de negocio secundarias

Jefe de representante de servicio al cliente

Unidad de negocio

Jefe marketing

Unidad de negocio

Jefe de ventas

Unidad de negocio

Administrador de programacin

Unidad de negocio

Representante de servicio al cliente

Usuario

Profesional de marketing

Usuario

Vendedor

Usuario

Programador

Usuario

136

Dnde se encuentra los procesos?


Hay dos rutas de acceso para navegar a los procesos en CRM:
Configuracin > Procesos

Esta es la ruta ms fcil para obtener acceso y permite usar vistas definidas
para la entidad Process, incluidas las vistas personalizadas.

Configuracin > Personalizaciones > Personalizar el sistema > Componentes >


Procesos

Esta ruta proporciona un acceso conveniente cuando se realiza otro trabajo de


personalizacin en las herramientas de personalizacin.

Los flujos individuales de proceso de negocio tambin se pueden editar con el botn Editar
proceso en la barra de comandos para el formulario donde est activo el flujo de proceso de
negocio.

Qu pueden hacer los procesos?


Nota
Los flujos de proceso de negocio son diferentes de los otros tipos de procesos. Ms
informacin: Qu pueden hacer los flujos de proceso de negocio?
Procesos que son propiedad del usuario, como cuentas y contactos. Las acciones que puede
realizar el proceso dependen a veces de los privilegios del usuario propietario del proceso y se
basa en ocasiones en el contexto de la persona que inicia el flujo de trabajo.
Los procesos pueden comprobar condiciones, aplicar lgica de bifurcacin y realizar acciones.
Realizan estas acciones en una serie de pasos. Los flujos de proceso de negocio contienen
fases y controlan el avance por las fases, pero no proporcionan ninguna otra capacidad. La
siguiente tabla describe los pasos disponibles en los procesos de flujo de trabajo, dilogo y
accin. Para obtener ms detalles, consulte los temas para cada tipo de proceso.

Paso

Tipo de proceso

Descripcin

Fase

Flujo de trabajo, dilogo, accin

Las fases simplifican la


de trabajo y la explican
afectan a la lgica ni a
flujos de trabajo. Si un
los pasos del proceso
fase.
137

Condicin de comprobacin

Flujo de trabajo, dilogo, accin

Una instruccin lgica

Puede comprobar los v


se ejecuta el flujo de tr
registros vinculados a
N:1 o cualquier registro
anteriores. Segn esos
adicionales cuando la
sea true).
Rama condicional

Flujo de trabajo, dilogo, accin

Una instruccin lgica


editor utiliza el texto "D
<condicin> entonces:

Seleccione una condic


haya definido anteriorm
rama condicional para
cuando la condicin de
false.
Accin predeterminada

Flujo de trabajo, dilogo, accin

Una instruccin lgica


utiliza el texto "De lo co

Seleccione una condic


condicional, condicin
paralela que haya defi
usar una accin prede
pasos para todos los c
criterios definidos en e
rama.
Condicin de espera

Flujo de trabajo en segundo plano solo

Habilita un flujo de trab


que se ponga en paus
cumplido los criterios d
flujo de trabajo se vuel
cuando cumple los crit
espera.

Rama de espera paralela

Flujo de trabajo en segundo plano solo

Define una condicin d


flujo de trabajo en seg
correspondiente de pa
realizan solo cuando s
Puede usar ramas de
lmites de tiempo en la
Ayudan a evitar que el
indefinidamente hasta
criterios definidos en u

Asignar valor

Dilogo, accin

Define un valor en una


138

salida del proceso.


Crear registro

Flujo de trabajo, dilogo, accin

Crea un nuevo registro


valores a los atributos.

Actualizar registro

Flujo de trabajo, dilogo, accin

Puede actualizar el reg


flujo de trabajo, cualqu
vinculados a ese regis
cualquier registro crea

Asignar registro

Flujo de trabajo, dilogo, accin

Puede asignar el regis


flujo de trabajo, cualqu
vinculados a ese regis
cualquier registro crea

Enviar correo electrnico

Flujo de trabajo, dilogo, accin

Enva un mensaje de c
elegir crear un nuevo m
electrnico o usar una
electrnico configurada
en la que se ejecuta el
entidad que tenga una
o la entidad de los reg
anteriores.

Iniciar flujo de trabajo secundario

Flujo de trabajo, dilogo, accin

Inicia un proceso de flu


configurado como un f

Cambiar estado

Flujo de trabajo, dilogo, accin

Cambia el estado del r


el proceso, cualquiera
ese registro con una re
registro creado por pas

Detener flujo de trabajo/Detener dilogo

Flujo de trabajo, dilogo, accin

Detiene el flujo de trab


actual. Puede establec
Cancelado y especific

Pgina

Dilogo

Contenedor de pasos
un dilogo.

Mensaje y respuesta

Dilogo

Muestra un mensaje e
puede ofrecer un camp
una respuesta.

Consultar de datos de CRM

Dilogo

Define una consulta qu


proporcionar las opcio
paso de mensaje y res

Vincular dilogo secundario

Dilogo

Inicia un proceso de di
como un dilogo secun
139

Paso personalizado

Flujo de trabajo, dilogo, accin

Proporciona extension
disponibles de forma p
pasos pueden incluir c
pasos o una combinac
desarrolladores puede
trabajo personalizados
personalizados dispon
predeterminada. Para
para desarrolladores, v
Dynamics CRM SDK C
(workflow assemblies)

Estn activos los procesos cuando se importan?


Los procesos funcionan despus de activarlos. Normalmente, cuando importa una solucin que
crea un nuevo proceso en la organizacin, el estado de ese proceso en su organizacin depende
del estado del proceso cuando se cre la solucin. Esto se aplica a todas las soluciones que se
exportaron desde una organizacin de Microsoft Dynamics CRM 2013 o de Microsoft Dynamics
CRM Online despus de la publicacin de Microsoft Dynamics CRM Online Otoo 2013. Si la
solucin se cre con una organizacin de Microsoft Dynamics CRM 2011 o de Microsoft
Dynamics CRM Online antes de Microsoft Dynamics CRM Online Otoo 2013, la solucin se
activar al instalar la solucin.
En algunos casos debe volver a instalar una solucin o instalar una actualizacin a una solucin
que contiene procesos. En este caso, el estado del proceso de su organizacin no cambiar.

Vea tambin
Acciones
Flujos de proceso de negocio
Procesos de flujo de trabajo
Dilogos
Supervisar y administrar procesos
Acciones
Create and edit business rules [Cust Guide]

Procesos de flujo de trabajo


Los flujos de trabajo automatizan los procesos de negocio sin una interfaz de usuario. Los
usuarios suelen utilizar procesos de flujo de trabajo para iniciar tareas de automatizacin que no
requieren ninguna interaccin del usuario.

140

Cada proceso de flujo de trabajo est asociado a una sola entidad. Al configurar flujos de trabajo
tiene cuatro reas principales a tener en cuenta:

Cundo comenzarlos?

Deben ejecutarse como un flujo de trabajo en tiempo real o un flujo de trabajo en segundo plano?

Qu acciones deben realizar?

En qu condiciones deben llevarse a cabo las acciones?

Este tema introduce cmo buscar procesos de flujo de trabajo, y describe cundo iniciarlos y si
deben ejecutarse en tiempo real o en segundo plano. Para obtener ms informacin acerca de
las acciones que deben realizar y las condiciones, consulte Configurar los pasos del flujo de
trabajo.

En este tema
Dnde se personalizan los procesos de flujo de trabajo?
Propiedades de flujo de trabajo
Contexto de seguridad de los procesos de flujo de trabajo
Activar un flujo de trabajo

Dnde se personalizan los procesos de flujo de trabajo?


Para ver los flujos de trabajo de su organizacin abra el nodo Procesos en la solucin
predeterminada y filtre por los procesos con la Categora establecida en Flujo de trabajo.

141

Puede crear o modificar flujos de trabajo con la aplicacin web. Los desarrolladores pueden
crear flujos de trabajo con la informacin del SDK de Microsoft Dynamics CRM 2013 y las
soluciones que adquiera pueden incluir flujos de trabajo que se puedan modificar.

Propiedades de flujo de trabajo


En el explorador de soluciones, seleccione Procesos y haga clic en Nuevo.
Al crear un flujo de trabajo, el dilogo Crear proceso requiere que establezca tres propiedades
que todos los procesos tienen:

142

Nombre del proceso

El nombre del proceso de flujo de trabajo no necesita ser nico, pero si esperaba
tener muchos flujos de trabajo, quizs desee usar una convencin de
nomenclatura para distinguir claramente los procesos. Es posible que desee
aplicar prefijos estndar al nombre del flujo de trabajo. El prefijo puede describir
la funcin del flujo de trabajo o el departamento dentro de la empresa. Esto le
ayudar a agrupar elementos similares en la lista de flujos de trabajo.

Categora

Esta propiedad establece que se trata de un proceso de flujo de trabajo.

Entidad

Cada proceso de flujo de trabajo debe establecerse en una entidad nica. No


puede cambiar la entidad una vez creado el proceso de flujo de trabajo.

Ejecutar este flujo de trabajo en segundo plano (recomendado)

Esta opcin aparece cuando se selecciona el flujo de trabajo como la categora.


143

Este valor determina si el flujo de trabajo es un flujo de trabajo de tiempo real o


en segundo plano. Los flujos de trabajo en tiempo real se ejecutan
inmediatamente (forma sincrnica) y flujos de trabajo en segundo plano se
ejecutan asincrnicamente. Las opciones de configuracin disponibles dependen
de la opcin que se elija para este valor. Los flujos de trabajo en segundo plano
permiten condiciones de espera que no estn disponibles para los flujos de
trabajo en tiempo real. Aunque no use las condiciones de espera, posteriormente
puede convertir los flujos de trabajo en segundo plano en flujos de trabajo en
tiempo real y los flujos de trabajo en tiempo real en flujos de trabajo en segundo
plano. Para obtener ms informacin sobre las condiciones de espera, vea
Configurar las condiciones de las acciones de flujo de trabajo.

Tambin tiene la opcin Tipo para especificar si desea crear un nuevo flujo de trabajo desde
cero o comenzar a partir de una plantilla existente. Si elige Proceso nuevo a partir de una
plantilla existente (seleccione desde la lista) puede elegir entre los procesos de flujo de
trabajo disponibles que se guardaron anteriormente como una plantilla de proceso.
Tras crear el flujo de trabajo o si modifica uno existente, tendr las siguientes propiedades
adicionales:

Activar como

Puede elegir Plantilla de procesos para crear un punto de partida avanzado para otras
plantillas. Si selecciona esta opcin, el flujo de trabajo no se aplicar despus de activarlo, pero
en su lugar, estar disponible seleccionar en el dilogo Crear proceso si selecciona Tipo:
Proceso nuevo a partir de una plantilla existente (seleccione desde la lista)
Las plantillas de proceso son convenientes cuando tiene varios procesos similares de flujo de
trabajo y desea definirlos sin duplicar la misma lgica.

144

Nota
Editar una plantilla de procesos no cambia los comportamientos de otras procesos de
flujo de trabajo que ha creado previamente usando dicha plantilla. Un nuevo flujo de
trabajo creado con una plantilla es una copia del contenido de la plantilla.

Disponible para ejecutarse

Esta seccin contiene las opciones que describen la disponibilidad del flujo de trabajo para su
ejecucin.
Ejecutar este flujo de trabajo en segundo plano (recomendado)

Esta casilla refleja la opcin seleccionada al crear el flujo de trabajo. Esta opcin
est deshabilitada, pero es posible cambiarla en el men Acciones eligiendo
Convertir en flujo de trabajo en tiempo real o Convertir en flujo de trabajo
en segundo plano.

Como un proceso a peticin

Seleccione esta opcin si desea permitir que los usuarios ejecuten este flujo de
trabajo desde el comando Ejecutar flujo de trabajo.

Como un proceso secundario

Seleccione esta opcin si desea permitir que el flujo de trabajo est disponible
para iniciarse desde otro flujo de trabajo.

mbito

Para entidades propiedad del usuario, las opciones son Organizacin, Principal: Unidades de
negocio secundarias, Unidad de negocio o Usuario. Para entidades que pertenecen a la
organizacin, la nica opcin es Organizacin.
Si el mbito es Organizacin, la lgica del flujo de trabajo se puede aplicar a cualquier registro
de la organizacin. De lo contrario, el flujo de trabajo solo se puede aplicar a un subconjunto de
registros dentro de dicho mbito.
145

Nota
El valor de mbito predeterminado es Usuario. Asegrese de comprobar que el valor de
mbito sea adecuado antes de activar el flujo de trabajo.

Iniciar al

Use las opciones de esta seccin para especificar cundo un flujo de trabajo debe iniciarse
automticamente. Puede configurar un flujo de trabajo en tiempo real para ejecutarse antes de
determinados eventos. Esta es una caracterstica muy eficaz porque el flujo de trabajo puede
detener la accin antes de que se produzca. Ms informacin: Usar flujos de trabajo en tiempo
real. Las opciones son:

Registro creado

Cambios de estado de registro

Registro asignado

Cambio en los campos de registro

Registro eliminado

Nota
Tenga en cuenta que las acciones y las condiciones que se definen para el flujo de
trabajo no se tienen en cuenta al ejecutar el flujo de trabajo. Por ejemplo, si define un
flujo de trabajo para actualizar el registro, esta accin no la puede realizar un flujo de
trabajo en tiempo real antes de crear el registro. Un registro que no existe no se puede
actualizar. De forma similar, un flujo de trabajo en segundo plano no puede actualizar un
registro que se ha eliminado, aunque podra definir esta accin para el flujo de trabajo. Si
configura un flujo de trabajo para realizar una accin que no se puede realizar, se
producir un error y el flujo de trabajo completo generar un error.

Ejecutar como

Esta opcin solo est disponible si deseleccion la opcin Ejecutar este flujo
de trabajo en segundo plano (recomendado) al crear el flujo de trabajo o si
convirti posteriormente un flujo de trabajo en segundo plano en un flujo de
trabajo en tiempo real.

146

Contexto de seguridad de los procesos de flujo de trabajo


Cuando un flujo de trabajo en segundo plano se configura como un proceso a peticin, y un
usuario lo inicia mediante el comando Ejecutar flujo de trabajo, las acciones que el flujo de
trabajo puede realizar se limitan a las que el usuario poda realizar en funcin de los privilegios y
los niveles de acceso definidos por los roles de seguridad establecidos para su cuenta de
usuario.
Cuando un flujo de trabajo en segundo plano se inicia en funcin de un evento, el flujo de trabajo
opera en el contexto del usuario que es el propietario, normalmente la persona que cre el flujo
de trabajo.
Para flujos de trabajo en tiempo real tiene la opcin Ejecutar como y puede elegir si el flujo de
trabajo debe aplicar el contexto de seguridad del propietario del flujo de trabajo o del usuario que
realiz cambios en el registro. Si el flujo de trabajo incluye acciones que todos los usuarios no
podran realizar segn las restricciones de seguridad, debe optar ejecutar el flujo de trabajo
como propietario del flujo de trabajo.

Activar un flujo de trabajo


Los flujos de trabajo pueden editarse solo mientras estn desactivados. Antes de que un flujo de
trabajo se pueda usar manualmente o aplicarse debido a eventos tiene que estar activado. Antes
de que un flujo de trabajo se pueda activar debe tener al menos un paso. Para obtener
informacin sobre la configuracin de pasos, consulte Configurar los pasos del flujo de trabajo
Un flujo de trabajo solo lo puede activar o desactivar el propietario del flujo de trabajo o alguien
con el privilegio Actuar en nombre de otro usuario como el administrador del sistema. La
razn de esto es que un usuario malintencionada podra modificar el flujo de trabajo de otro
usuario sin que este estuviese al corriente del cambio. Puede volver a asignar un flujo de trabajo
cambiando el propietario. Este campo se encuentra en la pestaa Administracin. Si no es el
administrador del sistema y es necesario editar un flujo de trabajo que tenga que pertenecer a
otro usuario, necesita que lo desactiven y se lo asignen. Una vez que haya terminado de
modificar el flujo de trabajo, puede volver a asignrselo y este deber activarlo.
Los flujos de trabajo en tiempo real requieren que el usuario tenga el privilegio Activar procesos
en tiempo real. Debido a que los flujos de trabajo en tiempo real tienen un mayor riesgo de
afectar al rendimiento del sistema, solo los usuarios que puedan evaluar el riesgo potencial
deben obtener este privilegio.
Los flujos de trabajo se guardan cuando se activan, por lo que no es necesario guardarlos antes
de activarlos.

Vea tambin
Crear y editar procesos
Configurar los pasos del flujo de trabajo
Supervisar y administrar procesos
Prcticas recomendadas para los procesos de flujo de trabajo

147

Configurar los pasos del flujo de trabajo


Al configurar flujos de trabajo tiene cuatro reas principales a tener en cuenta:

Cundo comenzarlos?

Deben ejecutarse como un flujo de trabajo en tiempo real o un flujo de trabajo en segundo plano?

Qu acciones deben realizar?

En qu condiciones deben llevarse a cabo las acciones?

El tema Procesos de flujo de trabajo introduca cmo buscar procesos de flujo de trabajo, cuando
comenzarlos y si deban ejecutarse como procesos en tiempo real o en segundo plano. Este
tema se centra en especificar las acciones que los flujos de trabajo pueden realizar las
condiciones para realizar estas acciones.
En este tema
Fases y pasos del flujo de trabajo
Acciones que los procesos del flujo de trabajo pueden realizar
Configurar las condiciones de las acciones de flujo de trabajo
Usar flujos de trabajo en tiempo real
Fases y pasos del flujo de trabajo
Cuando disee flujos de trabajo tiene la opcin de incluir la lgica que desea utilizar en fases y
pasos.
Fases

Las fases simplifican la lectura de la lgica del flujo de trabajo y la explican. Sin
embargo, las fases no afectan a la lgica ni al comportamiento de los flujos de
trabajo. Si un proceso tiene fases, todos los pasos del proceso deben estar
incluidos en una fase.

Pasos

Los pasos son una unidad de lgica de negocios en un flujo de trabajo. Los
pasos pueden incluir condiciones, acciones, otros pasos o una combinacin de
estos elementos.

Acciones que los procesos del flujo de trabajo pueden realizar


Los procesos de flujo de trabajo pueden realizar las acciones que aparecen en la tabla siguiente.

148

Para

Descripcin

Crear registro

Crea un nuevo registro de una entidad de su


eleccin y asigna valores de su eleccin a los
atributos.

Actualizar registro

Puede actualizar el registro en el que se


ejecuta el flujo de trabajo, cualquiera de los
registros vinculados a ese registro en una
relacin N:1 o cualquier registro creado por
pasos anteriores.

Asignar registro

Puede asignar el registro en el que se ejecuta


el flujo de trabajo, cualquiera de los registros
vinculados a ese registro con una relacin N:1
o cualquier registro creado por pasos
anteriores.

Enviar correo electrnico

Enva un mensaje de correo electrnico.


Puede elegir crear un nuevo mensaje de
correo electrnico o usar una plantilla de
correo electrnico configurada para la entidad
de registro en la que se ejecuta el flujo de
trabajo o cualquier entidad que tenga una
relacin N:1 con la entidad o la entidad de los
registros creados por pasos anteriores.

Iniciar flujo de trabajo secundario

Inicia un proceso de flujo de trabajo que se ha


configurado como un flujo de trabajo
secundario.

Cambiar estado

Cambia el estado del registro en el que se


ejecuta el proceso, cualquiera de los registros
vinculados a ese registro con una relacin N:1
o cualquier registro creado por pasos
anteriores.

Detener flujo de trabajo

Detiene el flujo de trabajo actual. Puede


establecer un estado Correcto o Cancelado y
especificar un mensaje de estado.
Cuando los flujos de trabajo en tiempo real se
configuran para un evento, detener un flujo de
trabajo con el estado de cancelado impide que
la accin de evento se complete. Para obtener
ms informacin, vea Usar flujos de trabajo en
149

tiempo real.
Paso personalizado

Los desarrolladores pueden crear pasos del


flujo de trabajo personalizados que definan
acciones. No hay pasos personalizados
disponibles en Microsoft Dynamics CRM de
forma predeterminada.

Establecer valores de registro


Cuando se crea un registro se pueden establecer valores para el registro. Cuando se actualiza
un registro, se pueden establecer, anexar, aumentar, disminuir, multiplicar o desactivar los
valores.
Al hacer clic en Establecer propiedades, se abre de un dilogo que muestra el formulario
predeterminado para la entidad.
En la parte inferior del dilogo puede ver una lista de campos adicionales no presentes en el
formulario.
Para un campo, puede establecer un valor esttico y este ser definido por el flujo de trabajo.
A la derecha del dilogo, el Asistente de formulario permite establecer o anexar valores
dinmicos desde el contexto del registro actual. Esto incluye valores de los registros
relacionados a los que se puede acceder desde las relaciones N:1 (varios a uno) para la entidad.
Las opciones disponibles en el Asistente de formulario dependen del campo que ha
seleccionado en el formulario. Si establece un valor dinmico, ver un marcador amarillo
denominado "campo de datos dinmico" que muestra donde se incluirn los datos dinmicos. Si
desea quitar el valor, simplemente seleccione el campo de datos dinmico y elimnelo. Para los
campos de texto, puede usar la combinacin de datos estticos y dinmicos.
Con valores dinmicos no sabe seguro que un campo o una entidad relacionada tenga el valor
que desea establecer. Puede establecer realmente varios campos para probar y establecer el
valor, y clasificarlos en orden mediante las flechas verdes. Si el primer campo no tiene datos, se
probar el segundo campo y as sucesivamente. Si ninguno de los campos tiene datos, puede
especificar un valor predeterminado para usarlo.
Configurar las condiciones de las acciones de flujo de trabajo
Las acciones que se aplicarn a menudo dependen de condiciones. Los procesos de flujo de
trabajo proporcionan varias maneras de definir condiciones y crear una lgica de bifurcacin para
obtener los resultados deseados. Puede comprobar los valores del registro con el que el proceso
de flujo de trabajo se est ejecutando, los registros vinculados a dicho registro con una relacin
N:1 o los valores dentro del propio proceso

150

Tipo de condicin

Descripcin

Condicin de comprobacin

Una instruccin lgica "if-<condicin> then".


Puede comprobar los valores del registro en el
que se ejecuta el flujo de trabajo, cualquiera de
los registros vinculados a ese registro en una
relacin N:1 o cualquier registro creado por
pasos anteriores. Segn esos valores puede
definir pasos adicionales cuando la condicin
se cumpla.

Rama condicional

Una instruccin lgica de tipo "else-if-then", el


editor utiliza el texto "De lo contrario, si
<condicin> entonces:"
Seleccione una condicin de comprobacin
que haya definido anteriormente y podr
agregar una rama condicional para definir
pasos adicionales cuando la condicin de
comprobacin devuelva false.

Accin predeterminada

Una instruccin lgica de tipo "else". El editor


utiliza el texto "De lo contrario:"
Seleccione una condicin de comprobacin,
rama condicional, condicin de espera o rama
de espera paralela que haya definido
anteriormente y podr usar una accin
predeterminada para definir los pasos para
todos los casos que no cumplan los criterios
definidos en elementos de condicin o de
rama.

Condicin de espera

Habilita un flujo de trabajo en segundo plano


para que se ponga en pausa hasta que se
hayan cumplido los criterios definidos por la
condicin. El flujo de trabajo se vuelve a iniciar
automticamente cuando cumple los criterios
en la condicin de espera.
Los flujos de trabajo en tiempo real no pueden
usar condiciones de espera.

Rama de espera paralela

Define una condicin de espera alternativa


para un flujo de trabajo en segundo plano con
un conjunto correspondiente de pasos
adicionales que se realizan solo cuando se
151

cumple el criterio inicial. Puede usar ramas de


espera paralelas para crear lmites de tiempo
en la lgica del flujo de trabajo. Ayudan a evitar
que el flujo de trabajo espere indefinidamente
hasta que se hayan cumplido los criterios
definidos en una condicin de espera.
Paso personalizado

Los desarrolladores pueden crear pasos del


flujo de trabajo personalizados que definan
condiciones. No hay pasos personalizados
disponibles en Microsoft Dynamics CRM de
forma predeterminada.

Usar flujos de trabajo en tiempo real


Con Microsoft Dynamics CRM 2013 puede configurar flujos de trabajo en tiempo real pero debe
usarlos con cuidado. Los flujos de trabajo en segundo plano se recomiendan normalmente
porque permiten que el sistema los aplique a medida que los recursos estn disponibles en el
servidor. Esto ayuda a allanar el trabajo que el servidor debe realizar y ayuda a mantener el
mximo rendimiento para todas aquellas personas que usen el sistema. La desventaja es que las
acciones definidas por flujos de trabajo en segundo plano no son inmediatas. No puede predecir
cuando se aplicarn, pero tardarn normalmente unos minutos. Para la mayora de los procesos
de automatizacin de negocios resulta adecuado porque las personas que usan el sistema no
tienen que saber que el proceso se est ejecutando.
Use los flujos de trabajo en tiempo real cuando un proceso de negocio requiera que alguien vea
inmediatamente los resultados del proceso o si desea poder cancelar una operacin. Por
ejemplo, es posible que desee establecer algunos valores predeterminados para un registro la
primera vez que se guarde, o asegurarse de que algunos registros no se eliminarn.
Convertir entre los flujos de trabajo en tiempo real y en segundo plano
Para cambiar un flujo de trabajo en tiempo real a un flujo de trabajo en segundo plano, elija
Convertir en flujo de trabajo en segundo plano en la barra de herramientas.
Para cambiar un flujo de trabajo en segundo plano a un flujo de trabajo en tiempo real, elija
Convertir en flujo de trabajo en tiempo real en la barra de herramientas. Si el flujo de trabajo
en segundo plano usa condiciones de espera se convertir en no vlido y no podr activarlo
hasta que quite la condicin de espera.
Iniciar flujos de trabajo en tiempo real antes o despus del cambio de estado
Cuando se configura Opciones para procesos automticos para flujos de trabajo en tiempo
real, las opciones Iniciar al para el evento de cambios de estado permiten seleccionar Despus
o Antes para cuando cambie el estado. La opcin predeterminada es Despus.
Al seleccionar Antes est diciendo que desea que la lgica del flujo de trabajo se aplique antes
de que se guarden los datos que cambian el estado. Esto proporciona la capacidad de
comprobar los valores antes de que otra lgica se aplique despus de la operacin e impide que
se ejecute otra lgica. Por ejemplo, puede tener lgica adicional en una accin de complemento
152

o de flujo de trabajo personalizado que podra emprender acciones en otro sistema. Al detener el
procesamiento posterior puede evitar los casos en que los sistemas externos se vean afectados.
La aplicacin de flujos de trabajo en tiempo real antes de este evento tambin significa que otras
acciones de flujo de trabajo o complemento en Microsoft Dynamics CRM que haya podido
guardar datos no necesitan "revertirse" cuando la operacin se cancela.
Usar la accin Detener flujo de trabajo con flujos de trabajo en tiempo real
Cuando aplica una accin Detener flujo de trabajo en un flujo de trabajo tiene la opcin de
especificar una condicin de estado que puede ser Correcto o Cancelado. Cuando establece el
estado en cancelado, se impide la operacin. Un mensaje de error que contiene el texto del
mensaje de estado de la accin de detencin se muestra el usuario con el ttulo Error de
proceso empresarial.
Vea tambin
Crear y editar procesos
Procesos de flujo de trabajo
Supervisar y administrar procesos
Prcticas recomendadas para los procesos de flujo de trabajo

Prcticas recomendadas para los procesos de flujo de trabajo


Este tema contiene las prcticas recomendadas para crear y administrar procesos de flujo de
trabajo.
En este tema
Evitar bucles sin fin
Usar plantillas de flujo de trabajo
Usar flujos de trabajo secundarios
Mantener menos registros
Usar Notas para realizar un seguimiento de cambios
Evitar bucles sin fin
Es posible crear lgica en un flujo de trabajo que inicie un bucle sin fin, que consuma recursos de
servidor y que afecte al rendimiento. La situacin tpica en que puede producirse un bucle sin fin
es si tiene un flujo de trabajo configurado para iniciarse cuando se actualice un atributo y dicho
atributo se actualice en la lgica del flujo de trabajo. La accin de actualizacin desencadena el
mismo flujo de trabajo que actualiza el registro, y desencadena el flujo de trabajo una y otra vez.
Microsoft Dynamics CRM incluye lgica para detectar y detener bucles sin fin. Si un proceso de
flujo de trabajo se ejecuta ms de un nmero de veces determinado en un registro especfico en
un perodo de tiempo corto, el proceso produce el siguiente error: Esta tarea de flujo de trabajo
se cancel porque el flujo de trabajo que la inici inclua un bucle infinito. Corrija la lgica
del flujo de trabajo e intntelo de nuevo. Para Microsoft Dynamics CRM Online, el lmite de
veces es 16. Para implementaciones locales de CRM, el lmite es 8.
153

Usar plantillas de flujo de trabajo


Si tiene flujos de trabajo que sean similares y prev crear ms flujos de trabajo que sigan el
mismo patrn, guarde el flujo de trabajo como una plantilla de flujo de trabajo. De esta manera, la
prxima vez que necesite crear un flujo de trabajo similar, podr hacerlo mediante la plantilla y
evitar tener que especificar todas las condiciones y acciones desde cero.
En el dilogo Crear proceso, elija Proceso nuevo a partir de una plantilla existente
(seleccione desde la lista).
Usar flujos de trabajo secundarios
Si aplica la misma lgica en diferentes flujos de trabajo o en ramas condicionales, defina dicha
lgica como un flujo de trabajo secundario para que no tenga que replicarla manualmente en
cada flujo de trabajo o rama condicional. Esto facilita el mantenimiento de los flujos de trabajo.
En lugar de explorar muchos flujos de trabajo que puedan aplicar la misma lgica, solo puede
actualizar un flujo de trabajo.
Mantener menos registros
Para ahorrar espacio en disco, desactive la casilla de verificacin Mantener registros de las
tareas de flujo de trabajo que encuentran errores si no necesita mantener estos datos.
Usar Notas para realizar un seguimiento de cambios
Cuando edita flujos de trabajo, debe usar la ficha Notas y escribir lo que ha hecho y por qu.
Esto permite que otro usuario comprenda los cambios que ha realizado.
Vea tambin
Crear y editar procesos
Procesos de flujo de trabajo
Configurar los pasos del flujo de trabajo
Supervisar y administrar procesos

Dilogos
Los dilogos son un tipo de proceso en Microsoft Dynamics CRM que muestra los formularios de
entrada y los datos que un usuario necesita en cada paso mientras interacta con un cliente o
sigue un procedimiento complejo. Un dilogo puede tener lgica de bifurcacin basada en la
entrada del usuario que sigue un caso, una llamada de telfono u otra interaccin de cliente.
Los dilogos con frecuencia se usan en centros de llamadas para proporcionar scripts que
permitan al cliente que trata con personal aplicar interacciones fluidas con los clientes. Tambin
puede usar dilogos para proporcionar un tipo de interfaz de usuario de "asistente" para que las
personas realicen procedimientos complejos de forma fluida.
Los dilogos proporcionan:

Interacciones coherentes con los clientes y tareas de usuario interactivas.

Entrada de informacin coherente en la base de datos de la organizacin.

154

Una manera de que las personas de la organizacin puedan centrarse en el crecimiento de su negocio
en lugar de realizar tareas repetitivas.

Los dilogos muestran una serie de pantallas en funcin de las respuestas que se especifiquen
en los mensajes de cada pantalla. Los dilogos pueden proporcionar un conjunto distinto de
pantallas en funcin de las respuestas que escribe. Despus de completar el dilogo, los datos
se guardan y se pueden revisar ms adelante.
A diferencia de los procesos de flujo de trabajo, un dilogo se puede aplicar solo a un solo
registro a la vez.

Dnde debo personalizar los procesos de dilogo?


Puede ver los dilogos de la organizacin navegando a Configuracin > Procesos y filtrando
por los procesos de la categora Dilogo.
Tambin puede ver los dilogos de la organizacin abriendo el nodo Procesos en la solucin
predeterminada y filtrando por los procesos de la categora Dilogo.

Propiedades de los dilogos


Cada dilogo debe tener las siguientes propiedades establecidas:
Nombre

El nombre del proceso de dilogo no necesita ser nico, pero si esperaba tener
muchos dilogos, quizs desee usar una convencin de nomenclatura para
distinguir claramente los procesos. Es posible que desee aplicar prefijos
estndar al nombre del dilogo. El prefijo puede describir la funcin del flujo de
trabajo o el departamento dentro de la empresa. Esto le ayudar a agrupar
elementos similares en la lista de dilogos.

Entidad

Cada proceso de dilogo debe establecerse en una entidad nica. No puede


cambiar la entidad una vez creado el dilogo.

Categora

Esta propiedad establece que se trata de un proceso de dilogo.

A diferencia de los procesos de flujo de trabajo, los dilogos no tienen mbito. Estn disponibles
para toda la organizacin. Si un usuario ejecuta un dilogo que crea o actualiza un registro, el
usuario debe tener privilegios para realizar estas acciones fuera del dilogo. Cada dilogo crear
un registro de la sesin de dilogo y el usuario debe tener privilegios para crear y actualizar los
registros.
155

Activar dilogos
Para poder usar un dilogo, debe activarlo. Un dilogo solo lo puede activar o desactivar el
propietario del dilogo. Puede volver a asignar un dilogo cambiando el propietario. En la
pestaa Administracin, puede realizar esta accin.
Los dilogos pueden editarse solo mientras estn desactivados. Si necesita editar un dilogo que
pertenece a otro usuario, haga que lo desactiven y se lo asignen a usted.

Vea tambin
Configurar procesos de dilogo
Acciones
Flujos de proceso de negocio
Procesos de flujo de trabajo
Acciones

Configurar procesos de dilogo


Los dilogos proporcionan una interfaz de usuario a las personas que los usan. Debe
familiarizarse con las posibilidades en esta interfaz de usuario a medida que configura dilogos
para satisfacer su requisitos empresariales.
En este tema
Componentes de un cuadro de dilogo
Pasos disponibles para los dilogos
Vincular dilogo secundario
Componentes de un cuadro de dilogo
Resulta til ver cmo se muestra un dilogo a las personas que lo usan antes de empezar a
configurar el primero. Al abrir un proceso de dilogo para usarlo ver una ventana como la que
se muestra en la captura de pantalla siguiente:

156

Un dilogo tendr los siguientes componentes:

Encabezado: incluye el nombre del dilogo y el nombre de la pgina actual.

Mensaje y respuesta: muestra todos los mensajes y respuestas agregados a la pgina. Los mensajes
indican al usuario qu hacer o decir, y las respuestas proporcionan un lugar para introducir datos que se
pueden usar para configurar un valor en un registro de CRM o simplemente para controlar el flujo del
dilogo. Las respuestas son opcionales.

Sugerencia: proporciona informacin adicional que no se incluye en el mensaje. La sugerencia


muestra los cambios en funcin del mensaje seleccionado.

Comentarios: use los comentarios para capturar la informacin que permanecer disponible mientras
progresa a travs del dilogo. Es posible que desee escribir notas en esta seccin de comentarios para
proporcionar detalles adicionales no capturados en las respuestas.

Ayuda: abra el tema de la ayuda de la aplicacin Microsoft Dynamics CRM para los dilogos.

Resumen: abra la sesin del dilogo. La sesin del dilogo muestra los datos capturados por el
dilogo. Mientras usa un dilogo, la sesin mostrar el conjunto de datos de las pginas anteriores.

Anterior: despus de la primera pgina del dilogo, puede usar este botn para ir a pginas anteriores.

Siguiente: avanza a la siguiente pgina del dilogo.


157

Finalizar: despus de la ltima pgina del dilogo, este botn cerrar el dilogo con el estado
completado.

Cancelar: cierra el cuadro de dilogo con un estado cancelado. No es posible reanudar un dilogo
cancelado.

Para configurar un dilogo una vez creado, ver una pgina como la siguiente pantalla que
contiene datos de una Pgina que contiene datos de Mensaje y respuesta.

Como en otros procesos, puede cambiar el nombre, activarlo como una plantilla de proceso y
configurar el proceso para que se ejecute como un proceso a peticin o como un proceso
secundario. Si deja ambas opciones de Disponible para ejecutarse desactivadas cuando activa
el cuadro de dilogo, se configurar como un proceso a peticin.
Argumentos de entrada solo se usa para los procesos que se configuran para utilizarse como
un proceso secundario. Para obtener ms informacin, vea Vincular dilogo secundario.
Use Variables para establecer valores almacenados en el proceso del dilogo. Las variables son
tiles cuando un proceso recopila datos a travs de varias pginas y estos datos puede usarse
para realizar clculos. Por ejemplo, un dilogo se puede usar para calcular un valor de
clasificacin estndar en funcin de las respuestas a varias consultas.
Pasos disponibles para los dilogos
La mayora de los pasos disponibles para los dilogos son los mismos que los comunes para los
procesos, a excepcin de Pgina, Mensaje y respuesta, Vincular dilogo secundario y
158

Consultar datos de CRM. Vea Fases y pasos del flujo de trabajo para obtener detalles sobre
otros pasos.
Mensaje y respuesta
Pgina es un contenedor para los pasos de Mensaje y respuesta. Debe incluir una Pgina para
poder agregar datos de Mensaje y respuesta.
Las propiedades del paso Mensaje y respuesta son las partes ms importantes del dilogo.
Debe agregar al menos un paso de pregunta y respuesta para poder activar el dilogo.
Sugerencia
No agregue demasiados pasos de Mensaje y respuesta a una sola pgina, ya que el
usuario tendra que desplazarse hacia abajo por la pgina. Es mejor agregar pginas
adicionales para que los usuarios puedan hacer clic en las pginas sin tener que
desplazarse.
Despus de agregar un paso de mensaje y respuesta, haga clic en Establecer propiedades
para abrir el cuadro de dilogo Definir seleccin dinmica y respuesta.

Un paso Mensaje y respuesta tiene las siguientes propiedades:


Etiqueta de instruccin

La etiqueta de instrucciones debe proporcionar un encabezado apropiado para


el texto del mensaje. Etiqueta de instruccin est visible en la sesin del
dilogo al visualizar el resumen durante o despus de completar el dilogo.
159

Texto del mensaje

El texto del mensaje puede representar algo que la persona que usa el dilogo
debe decir al cliente o podra incluir instrucciones sobre cmo completar un paso
de un procedimiento complejo.

Texto de sugerencia

El texto de sugerencia proporciona informacin adicional para admitir el texto del


mensaje.

Tipo de respuesta

Seleccione uno de los siguientes tipos de respuesta:


Ninguno

Puede agregar un mensaje sin respuesta.

Lnea nica

Una sola lnea puede representar un texto, un entero o datos flotantes mediante
la configuracin de Tipo de datos.

Conjunto de opciones (botones de radio)

Los resultados se muestran como conjunto de botones de opcin. Use esta opcin cuando solo haya un
nmero pequeo de opciones para elegir.

Los datos seleccionados se pueden establecer en texto, entero o datos flotantes mediante la definicin
de Tipo de datos.

Puede elegir definir valores estticos o consultar datos de CRM para proporcionar una lista de
opciones. Para obtener ms informacin, vea Consultar datos de CRM.

Conjunto de opciones (lista desplegable)

Esta opcin es exactamente igual que Conjunto de opciones (botones de


160

radio), pero las opciones se muestran como una lista. Use esta opcin cuando
haya un gran nmero de opciones para elegir.

Lneas mltiples (solo texto)

Proporciona un rea para escribir texto con lneas mltiples.

Fecha y hora

Proporciona un control para definir una fecha y una hora.

Solo fecha

Proporciona un control para definir una fecha.

Bsqueda

Esta opcin mostrar uno de los campos de bsqueda usados en la aplicacin. Al seleccionar
esta opcin aparecen los siguientes campos y debe proporcionar valores para ellos:

Entidad de referencia: entidad que contiene la bsqueda que desea usar

Campo de referencia: bsqueda especfica en la entidad de referencia que desea usar.


Sugerencia
Si desea obtener una lista de una entidad sin relaciones de entidad de varios a uno,
puede crear una entidad personalizada y despus crear una relacin de uno a varios
entre esta y la entidad que desea que aparezca en la lista. Puesto que esta entidad
personalizada no tiene ningn otro fin que permitir esta bsqueda, asegrese de
configurarla de modo que no sea visible en la aplicacin y establezca la descripcin de la
entidad para indicar el objetivo de la entidad.

Tipo de datos

Al seleccionar un Tipo de respuesta de Lnea nica, Conjunto de opciones (botones de


161

radio) o Conjunto de opciones (lista desplegable), puede elegir que el conjunto de datos del
control se exprese mediante uno de los siguientes tipos de datos:

Texto

Entero

Flotante

Al seleccionar un Tipo de respuesta de Bsqueda, el campo Tipo de datos se reemplaza por


el campo Entidad de referencia.

Registrar respuesta

Si elige no registrar respuestas, seguir disponiendo de acceso a las respuestas


como variables en el dilogo, pero los datos de la respuesta no se guardarn
con la sesin del dilogo. Esta una caracterstica de seguridad. Piense si tiene
un dilogo que requiera la introduccin y el procesamiento de algunos datos
personales. Si la respuesta no se registra no se guardar con el registro de la
sesin del dilogo que contiene los datos del resumen del dilogo.

Valor predeterminado

Use el valor predeterminado para configurar un valor para indicar que los datos
de respuesta no se han proporcionado o representan una respuesta muy comn
que solo debera editarse si fuese diferente.

Consultar datos de CRM


Si el dilogo depende de la capacidad de mostrar algunos datos que se recuperan de CRM,
debe agregar un paso Consultar datos de CRM antes de que necesite ver estos datos como
uno de los tipos de respuesta de conjunto de opciones.
Al definir una consulta se muestran una pantalla basada en la pgina Bsqueda avanzada.
Puede definir una nueva consulta o usar una de las vistas existentes. Cuando alguna de las
consultas requiere la configuracin de un valor especfico, dicho valor se considera una variable.
Por ejemplo, puede crear una consulta que muestre a todos los registros de casos donde una
cuenta especfica sea el cliente. Para que la consulta funcione, debe especificar un registro de
cuenta para usar como marcador. Posteriormente, al seleccionar la ficha Modifique variables de
consulta ver la representacin FetchXML de la consulta con una variable generada donde haba
especificado una cuenta especfica en su consulta.

162

Debe usar el Asistente de formulario para establecer un campo de datos dinmico para
representar el registro de cuenta que es el contexto de un dilogo definido para la entidad de
cuenta.

Cuando termine puede guardar y cerrar la consulta. Si hace clic en la ficha Disear nueva en
este punto, el valor dinmico definido para esta consulta se quitar y deber agregarlo de nuevo.
Puede tener una consulta con variables y no usar un valor dinmico, pero los resultados que se
mostrarn sern los mismos con cada dilogo.
Usar variables de consulta
Una vez que haya definido una variable de consulta, la usar normalmente en una respuesta con
el tipo de respuesta Conjunto de opciones (lista desplegable). Puede especificar las columnas de
la consulta que desea mostrar y algn texto para separar los valores que se muestran en la lista.

163

El resultado el aquel del dilogo que los usuarios pueden seleccionar de los resultados.

Vincular dilogo secundario


De la misma forma que utilizara flujos de trabajo secundarios, tambin puede definir dilogos
secundarios para crear dilogos reutilizables que se puedan volver a utilizar de otros dilogos. Si
el dilogo secundario tiene parmetros de entrada, cuando llame al dilogo secundario, deber
asignar las variables o respuestas disponibles a las variables de entrada definidas para el
dilogo secundario.
Configurar argumentos de entrada para un proceso secundario
Si intenta especificar argumentos de entrada para un proceso configurado como un proceso a
peticin, se le solicitar que cambie el valor de Disponible para ejecutarse por Como un
proceso secundario. Tras escribir argumentos de entrada, no podr establecer el proceso para
que sea un proceso a peticin hasta que se hayan quitado todos los argumentos de entrada.
Los argumentos de entrada pueden ser de los siguientes tipos:

Lnea nica de texto

Nmero entero

Nmero de punto flotante

Fecha y hora

Slo fecha
164

Bsqueda

Con cada tipo, puede configurar un valor predeterminado que se usar si el cuadro de dilogo de
llamada no ofrece datos para el argumento de entrada.
Vea tambin
Dilogos
Acciones

Acciones
Las acciones son un tipo de proceso que se ejecuta con el cdigo personalizado que usa los
servicios web de Microsoft Dynamics CRM. Si no es programador, o si no ha instalado alguna
solucin que usa acciones, no podr hacer nada con las acciones en Microsoft Dynamics CRM
2013. No puede llamar a la accin desde otro proceso excepto indirectamente a travs de una
actividad de flujo de trabajo o un complemento personalizado que contenga el cdigo para llamar
a la accin.
Sin embargo, si instala una solucin que use acciones o si trabaja con un programador que
puede escribir cdigo para una, ver que las acciones son una caracterstica muy eficaz. Los
desarrolladores pueden obtener ms informacin en este Microsoft Dynamics CRM SDKtema:
Create your own actions.

En este tema
Por qu utilizar acciones?
Mensajes configurables
Mensajes globales
Limitaciones de las acciones

Por qu utilizar acciones?


Las acciones abren un abanico de posibilidades para programadores y usuarios que conforman
la lgica empresarial. Antes de acciones, la forma en que los desarrolladores podan implementar
procesos de negocio se limitada a los complementos o los flujos de trabajo personalizados. Con
estos elementos, los desarrolladores pueden realizar operaciones integradas por verbos como
crear, actualizar, eliminar, asignar y definir estado. Los programadores hacen referencia a estas
acciones como "mensajes". Cada uno de estos mensajes se basa en las acciones realizadas en
una instancia de entidad. Tanto si el objetivo de un proceso es crear un registro y, a continuacin,
actualizarlo y asignarlo, hay tres pasos independientes. Cada paso est definido por las
capacidades de la entidad, no necesariamente el proceso de negocio.
Las acciones ofrecen la capacidad de definir un solo verbo (o mensaje) que corresponda a una
operacin que debe realizar para su negocio. Estos nuevos mensajes se controlan mediante un
proceso o comportamiento en lugar de por las acciones que se pueden realizar con una entidad.
Estos mensajes pueden corresponder a verbos como escalar, convertir, programar, enrutar o
aprobar, segn sus necesidades. La adicin de estos verbos ayuda a proporciona un vocabulario
165

ms rico para poder definir con fluidez los procesos de negocio. Puede aplicar este vocabulario
ms rico desde clientes o integraciones en lugar de tener que escribir la accin dentro de
clientes. Esto tambin facilitar el proceso porque puede administrar y registrar el xito o error de
la accin completa como una sola unidad.

Mensajes configurables
Una vez que se define y se activa una accin, un programador puede usar el mensaje como un
de los dems mensajes proporcionados por la plataforma Microsoft Dynamics CRM. Sin
embargo, una diferencia importante es que ahora un usuario que no sea programador puede
aplicar cambios en el proceso a realizar al usar el mensaje. Puede configurar la accin para
editar los pasos a medida que los procesos de negocio cambian. Ningn cdigo personalizado
que use el mensaje necesita cambiarse, ya que los argumentos de procesos no cambian.
Los procesos del flujo de trabajo y los complementos continan proporcionando capacidades
similares para definir la automatizacin. Los procesos de flujo de trabajo siguen ofreciendo la
caracterstica para que un usuario que no sea desarrollador aplique cambios. Pero la diferencia
se encuentra en la composicin de los procesos de negocio y en la forma en que un
programador puede escribir su cdigo. Una accin es un mensaje que funciona en el mismo nivel
que cualquiera de los mensajes proporcionados por la plataforma Microsoft Dynamics CRM. Los
desarrolladores tambin pueden crear complementos de acciones.

Mensajes globales
A diferencia de los procesos del flujo de trabajo o los complementos, una accin no tiene que
asociarse con una entidad especfica. Puede definir acciones "globales" que pueden llamarse a
s mismas.

Limitaciones de las acciones


Para Microsoft Dynamics CRM 2013, las acciones se pueden llamar solo desde cdigo. No
puede llamar a una accin desde un flujo de trabajo o desde otro proceso. Por ahora, las formas
ms comunes de invocar acciones son:

Desde cdigo que se ejecuta en un flujo de trabajo o complemento personalizado.

Desde un comando que se incluye en la aplicacin y ejecuta la operacin con el cdigo JavaScript.

Desde una integracin con otro sistema que usa los servicios web de Microsoft Dynamics CRM.

Desde una aplicacin cliente personalizada que usa los servicios web de Microsoft Dynamics CRM.

Vea tambin
Cree acciones propias
Configurar acciones
Flujos de proceso de negocio
Procesos de flujo de trabajo
166

Dilogos

Configurar acciones
Puede que necesite crear una accin para que un desarrollador la use en cdigo o puede
necesitar editar una accin que estaba definida anteriormente. Como procesos de flujo de
trabajo, tenga en cuenta lo siguiente:

Qu acciones deben realizar?

En qu condiciones deben llevarse a cabo las acciones?

A diferencia de los procesos de flujo de trabajo, no necesita establecer las opciones siguientes:

Iniciar al: las acciones se inician si el cdigo llama al mensaje generado para ellas.

mbito: las acciones se ejecutan siempre en el contexto del usuario que llama.

Ejecutar en segundo plano: las acciones son siempre flujos de trabajo en tiempo real.

Una accin tambin tiene algo que no tienen los procesos de flujo de trabajo: argumentos de
entrada y salida. Ms informacin: Definir argumentos de procesos
Crear acciones
Importante
Si est creando una accin que se incluir como parte de una solucin que se va a
distribuir, crela en el contexto de la solucin. Vaya a Configuracin > Soluciones y
busque la solucin no administrada de la que formar parte esta accin. A continuacin,
en la barra de men, seleccione Nuevo > Proceso. De este modo, se asegurar de que
el prefijo de personalizacin asociado con el nombre de la accin ser coherente con
otros componentes de la solucin. Despus de crear la accin, no puede cambiar el
prefijo.
Como los procesos de flujo de trabajo, las acciones tienen las siguientes propiedades en el
dilogo Crear proceso.
Nombre del proceso

Esta propiedad se usa para generar un Nombre nico quitando espacios o


cualquier carcter especial del Nombre del proceso.

Categora

Esta propiedad establece que se trata de un proceso de accin. No se puede


cambiar una vez guardado el proceso.

167

Entidad

Con los procesos de acciones, puede seleccionar una entidad para proporcionar
contexto para el flujo de trabajo igual que con otros tipos de procesos, pero
tambin tiene la opcin de elegir Ninguno (global). Use esta opcin si la accin
no requiere el contexto de una entidad especfica. No se puede cambiar una vez
guardado el proceso.

Tipo

Puede usar esta propiedad para elegir entre crear una nueva accin desde cero
o partir de una plantilla existente.

Editar acciones
Debe desactivar los procesos para poder modificarlas.
Puede editar un proceso de accin que se cre como parte de una solucin no administrada o se
incluy en una solucin instalada en la organizacin. Si la solucin es una solucin administrada,
es posible que no pueda editarla. El editor de soluciones puede modificar las propiedades
administradas para que la accin instalada con una solucin administrada no se pueda editar.
Cuando se guarda una accin, se genera un Nombre nico basndose en el Nombre del
proceso. Este nombre nico tiene el prefijo de personalizacin agregado desde el editor de
soluciones. Este es el nombre del mensaje que un desarrollador usar en el cdigo.
Importante
Una vez activada la accin y el cdigo est escrito para usar un nombre nico, el nombre
nico no se debe cambiar sin cambiar tambin el cdigo que le hace referencia.
Al editar una accin tiene las siguientes opciones:
Nombre del proceso

Una vez creado el proceso y generado el nombre nico a partir del nombre del
proceso, puede modificar el nombre del proceso. Es posible que quiera
implementar una convencin de nomenclatura para que sea ms fcil encontrar
procesos especficos.

Nombre nico

Cuando se guarda una accin, se genera un nombre nico basndose en el


nombre del proceso. Este nombre nico tiene el prefijo de personalizacin de
editor de soluciones agregado. Este es el nombre del mensaje que un
desarrollador usar en el cdigo. No cambie este nombre nico si el proceso se

168

ha activado y el cdigo existe en espera de llamar a la accin con este nombre.

En transaccin

Generalmente, los procesos que admiten transacciones "desharn" (o revertirn)


la operacin completa si alguna parte falla. Hay algunas excepciones a esto.
Algunas acciones que los desarrolladores pueden hacer en el cdigo iniciado por
la accin podran no ser compatibles con las transacciones. Por ejemplo, si el
cdigo realiza acciones en otros sistemas que estn fuera del mbito de la
transaccin. Estas pueden revertirse ejecutando la accin en Microsoft
Dynamics CRM. Algunos mensajes de la plataforma CRM no admiten
transacciones. No obstante, todo lo que puede realizar con la interfaz de usuario
de la accin admitir transacciones. Todas las acciones que forman parte de un
flujo de trabajo en tiempo real se consideran en la transaccin, pero con las
acciones tiene la opcin de descartar esto.
Debera consultar con el programador que usar este mensaje para determinar
si debe estar en la transaccin o no. Normalmente, una accin debe estar en la
transaccin si las acciones realizadas por el proceso de negocio no tienen
sentido, a menos que todas se completen correctamente. El ejemplo clsico
consiste en transferir fondos entre dos cuentas bancarias. Si se retiran fondos de
una cuenta debe depositarlos en la otra. Si una accin falla, deben fallar ambas.

Activar como

Como todos los procesos, puede activar el proceso como una plantilla y usarlo
como punto de partida avanzado para los procesos que sigan un modelo similar.

Definir argumentos de procesos

En esta rea, especificar los datos que la accin prev iniciar y los datos que
se omitirn de la accin. Ms informacin: Definir argumentos de procesos

Agregar fases, condiciones y acciones

Como otros procesos, especifique las acciones que se van a realizar y cundo.
Ms informacin: Agregar fases y pasos

Definir argumentos de procesos

169

Cuando un desarrollador usa un mensaje puede empezar con algunos datos que se pueden
transferir al mensaje y usar. Por ejemplo, si desea crear un nuevo registro de caso, puede tener
el valor de ttulo de caso que se transferir como un argumento. Este sera un argumento de
entrada.
Cuando finalice el mensaje, el programador puede necesitar pasar algunos datos que han
cambiado o se han generado con el mensaje a otra operacin en su cdigo. Estos deben
definirse como argumento de salida.
Los argumentos de entrada y de salida deben tener un nombre, un tipo y determinada
informacin sobre si el argumento siempre es obligatorio. Tambin puede proporcionar una
descripcin.
El nombre del mensaje y la informacin de todos los argumentos de proceso representan la
"firma" del mensaje. Despus de activar una accin y de empezarla a usar en cdigo, la firma no
debe cambiar. Cambiar este firma producira fallos del cdigo que usa el mensaje. La nica
excepcin a esto sera cambiar uno de los parmetros para que no sea siempre obligatorio.
Cambiar el orden de los argumentos clasificndolos o movindolos arriba o abajo no causara
ninguna diferencia porque los argumentos se identifican por el nombre, no por el orden. Cambiar
la descripcin no interrumpir el cdigo que utiliza el mensaje.
Tipos de argumento de proceso de accin
La siguiente tabla describe los tipos de argumento de proceso de accin.

Tipo

Descripcin

Boolean

Un valor true o false.

DateTime

Un valor que almacena la informacin de fecha


y hora.

Decimal

Un valor numrico con precisin decimal. Se


usa cuando la precisin es extremadamente
importante.

Entity

Un registro de CRM para la entidad


especificada. Al seleccionar Entity, la lista
desplegable se activa y permite seleccionar el
tipo de entidad.

EntityCollection

Una recopilacin de registros de la entidad.

EntityReference

Un objeto que contiene el nombre, el


identificador y el tipo de registro de una
entidad que lo identifica de forma nica. Al
seleccionar EntityReference, la lista
desplegable se activa y permite seleccionar el
tipo de entidad.
170

Float

Un valor numrico con precisin decimal. Se


utiliza cuando los datos vienen de una medida
que no es absolutamente exacta.

Integer

Un nmero entero.

Money

Un valor que almacena los datos sobre una


cantidad de dinero.

Picklist

Un valor que representa una opcin de un


atributo OptionSet.

String

Un valor de texto.

Nota
Los valores de argumento EntityCollection no se pueden definir en la interfaz de
usuario para las condiciones o acciones. Estos se proporcionan para que los usen los
programadores en cdigo personalizado. Ms informacin: Create your own actions
Agregar fases y pasos
Las acciones son un tipo de proceso muy similar a los flujos de trabajo en tiempo real. Todos los
pasos que se pueden usar en flujos de trabajo en tiempo real se pueden usar en acciones. Para
obtener ms informacin acerca de los pasos que se pueden usar en los flujos de trabajo en
tiempo real y las acciones, consulte Fases y pasos del flujo de trabajo.
Adems de los pasos que se pueden usar para los flujos de trabajo en tiempo real, acciones
tambin tienen el paso Asignar valor, que es similar al que se usa para definir variables o
argumentos de entrada en dilogos. En las acciones, solo se pueden usar para definir
argumentos de salida. Puede usar el asistente de formulario para establecer argumentos de
salida en valores especficos o, ms probablemente, en valores del registro en el que se ejecuta
la accin, registros relacionados con dicho registro con relaciones de varios a uno, registros
creados en un paso anterior o valores que forman parte del propio proceso.
Vea tambin
Acciones
Controlar los flujos de trabajo y acciones en tiempo real
Crear y editar procesos
Procesos de flujo de trabajo
Dilogos
Flujos de proceso de negocio
Supervisar y administrar procesos
Create your own actions

171

Flujos de proceso de negocio


Flujos de procesos de negocio son una nueva caracterstica de Microsoft Dynamics CRM 2013 y
Microsoft Dynamics CRM Online. Los flujos de proceso de negocio usan la misma tecnologa
subyacente que otros procesos, pero las funciones que proporcionan son muy diferentes de
otras caractersticas que usan los procesos.

En este tema
Motivos para usar flujos de proceso de negocio
Qu pueden hacer los flujos de proceso de negocio?
Varias entidades en flujos de proceso de negocio
Varios flujos de proceso de negocio estn disponibles por entidad
Limitaciones de los flujos de proceso de negocio

Motivos para usar flujos de proceso de negocio


Los flujos de proceso de negocio proporcionan una gua para que la gente realice el trabajo.
Proporcionan una experiencia de usuario simplificada que gua a los usuarios por los procesos
que su organizacin ha definido para las interacciones que deben avanzarse a una conclusin de
algn tipo. Esta experiencia del usuario se puede adaptar para que la gente con diferentes roles
de seguridad pueda tener una experiencia que se adapte mejor al trabajo que hacen con
Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online.
Use flujos de proceso de negocio para definir un conjunto de pasos para que la gente siga para
obtener el resultado deseado. Estos pasos proporcionan un mensaje visual que indica a los
usuarios dnde se encuentran en el proceso de negocio. Los flujos de proceso de negocio
reducen la necesidad de aprendizaje porque los nuevos usuarios no tienen que concentrarse en
qu entidades deben usar. Pueden dejar que el proceso les gue. Puede configurar los flujos de
proceso de negocio para respaldar aspectos comunes de ventas que pueden ayudar a los
grupos de ventas a obtener mejores resultados. Para los grupos de servicios, los flujos de
proceso de negocio pueden ayudar al nuevo personal a adaptarse al ritmo ms rpido y a evitar
errores que pueden provocar clientes insatisfechos.

Qu pueden hacer los flujos de proceso de negocio?


Con los flujos de proceso de negocio, puede definir un conjunto de fases y pasos que se
mostrarn a continuacin en un control en la parte superior del formulario.

172

Cada fase contiene un grupo de pasos. Cada paso representa un campo donde pueden
introducirse los datos. Los usuarios avanzan a la siguiente fase con el botn Fase siguiente.
Puede crear un paso necesario para que la gente deba especificar los datos en el campo
correspondiente para poder pasar a la siguiente fase. Esto habitualmente se denomina "puerta
de fase".
Los flujos de proceso de negocio parecen relativamente simples comparado con otros tipos de
procesos porque no se ofrecen ninguna lgica de negocio condicional o automatizacin adems
de ofrecer la experiencia simplificada de entrada de datos y el control de la entrada en las fases.
Sin embargo, cuando se combinan con otros procesos y personalizaciones, pueden tener un rol
importante para ahorrar tiempo a los usuarios, reducir costos de aprendizaje y aumentar la
adopcin por parte del usuario.
Flujos de proceso de negocio integrados con otras personalizaciones
Cuando usted o el usuario especifican datos mediante flujos de proceso de negocio, los cambios
de los datos tambin se aplican a los campos de formulario para aplicar una automatizacin que
suministra reglas de negocio o scripts de formularios inmediatamente. Los pasos pueden
agregarse a los valores definidos para los campos que no se encuentran presentes en el
formulario y estos campos se agregarn al modelo de objetos Xrm.Page usado para scripts de
formularios. Cualquier flujo de trabajo que est iniciado por los cambios en los campos incluidos
en un flujo de proceso de negocio se aplicar cuando se guarden datos en el formulario. Si la
automatizacin la aplica un flujo de trabajo en tiempo real, los cambios sern visibles
inmediatamente para el usuario cuando los datos del formulario se actualicen despus de
guardar el registro.
Aunque el control del flujo de proceso de negocio del formulario no proporciona ninguna
programabilidad de cliente directa, los cambios que se aplican por reglas de negocio o scripts de
formularios se aplican automticamente a los controles del flujo de proceso de negocio. Si oculta
un campo del formulario, ese campo tambin se ocultar en el control del flujo de proceso de
negocio. Si establece un valor mediante reglas de negocio o scripts de formularios, el valor se
establecer en el flujo de proceso de negocio.
Flujos de proceso de negocio del sistema
Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online incluye tres flujos de proceso
de negocio. Para comprender cmo funcionan los flujos de procesos de negocio, revise estos
flujos de procesos de negocio del sistema:

Proceso de ventas de cliente potencial a oportunidad

Proceso de ventas de oportunidad

Proceso de telfono a caso

Se proporcionan estos flujos de procesos de negocio para que las personas que usan Microsoft
Dynamics CRM Online y que utilizaron los procesos publicados con Actualizacin de servicio de
diciembre de 2012 de Microsoft Dynamics CRM puedan actualizar y seguir usando los procesos.
Los procesos incluidos en Actualizacin de servicio de diciembre de 2012 de Microsoft Dynamics
173

CRM estaban codificados de forma rgida e incluan algunas caractersticas que no se


encuentran en flujos de procesos de negocio que puede crear.

Varias entidades en flujos de proceso de negocio


Puede usar un flujo de proceso de negocio para una sola entidad o abarcar varias entidades. Por
ejemplo, puede tener un proceso que empiece con una oportunidad, contine a una oferta, un
pedido y despus a una factura, para acabar volviendo a cerrar la oportunidad.
Puede disear flujos de proceso de negocio que relacionen los registros de hasta cinco
entidades distintas en un solo proceso para que las personas que usan Microsoft CRM puedan
concentrarse en el flujo del proceso en lugar de en la entidad en la que trabajan. Pueden
desplazarse ms fcilmente entre los registros relacionados de la entidad.

Varios flujos de proceso de negocio estn disponibles por entidad


No todos los usuarios de una organizacin pueden seguir el mismo proceso y varias condiciones
pueden requerir que se aplique otro proceso. Puede tener hasta 10 flujos de proceso de negocio
activos por entidad para proporcionar los procesos adecuados para diferentes situaciones.
Controlar el flujo de proceso de negocio que se aplicar
Puede asociar los flujos de procesos de negocio con roles de seguridad para que solo los
usuarios con esos roles de seguridad puedan consultarlos o usarlos. Tambin puede establecer
el orden de los flujos de proceso de negocio de modo que pueda controlar el flujo de proceso de
negocio que se establecer de forma predeterminada. Esto funciona de la misma forma en que
se definen los formularios mltiples para una entidad.
Cuando alguien crea un nuevo registro de entidad, la lista de flujos de proceso de negocio
habilitados disponibles se compara con los flujos de procesos de negocio que el rol de seguridad
de la persona les muestre. El primer flujo de proceso de negocio habilitado en la lista es la que
se aplicar de forma predeterminada. Si ms de un flujo de proceso de negocio activo est
disponible, los usuarios pueden seleccionar Cambiar proceso de la barra de comandos para
aplicar otro proceso. Siempre que un usuario cambie los procesos, la fase del proceso actual
ser la primera fase del nuevo flujo de proceso de negocio aplicado.
Cada registro puede tener un solo flujo de proceso de negocio a la vez. Cuando un usuario
aplica un proceso diferente, dicho proceso es el que ver el usuario siguiente que vea el registro.
Si los roles de seguridad de un usuario no permiten que se use un flujo de proceso de negocio
especfico, el flujo de proceso de negocio actual ser visible, pero deshabilitado.

Limitaciones de los flujos de proceso de negocio


Puede definir flujos de proceso de negocio solo para esas entidades que las admitan. Tambin
debe conocer los lmites de nmero de procesos, fases y paso que se pueden agregar.

174

Entidades que usan flujos de proceso de negocio


nicamente las entidades que usan los formularios actualizados pueden usar los flujos de
proceso de negocio. Esto incluye las entidades personalizadas y las siguientes entidades del
sistema:
Cuenta

Cita

Campaa

Competidor

Contacto

Correo electrn

Factura

Cliente potencial

Carta

Llamada de telfono

Producto

Elemento de lis

Documentacin de ventas

Pedido

Usuario

Para habilitar una entidad personalizada para flujos de procesos de negocio, active la casilla
Flujos de proceso de negocio (se crearn campos) en la definicin de la entidad.
Visual C++
No se puede deshacer esta accin.
Nmero mximo de procesos, fases y pasos
Para garantizar un rendimiento aceptable y la capacidad de uso de la interfaz de usuario, hay
algunas limitaciones que debe conocer cuando planee usar flujos de proceso de negocio:

No puede haber ms de 10 procesos de flujo de proceso de negocio habilitados por entidad.

Cada proceso puede contener 30 fases como mximo.

Los procesos de mltiples entidades no pueden contener ms de cinco entidades.

Vea tambin
Configurar flujos de proceso de negocio
Procesos de flujo de trabajo
Dilogos
Acciones

Configurar flujos de proceso de negocio


Los flujos de proceso de negocio usan la misma tecnologa que otros tipos de procesos. El
proceso para crearlos es similar, pero su configuracin es muy diferente.
Crear flujos de proceso de negocio
Como otros procesos, los flujos de procesos negocio tienen las siguientes propiedades en el
dilogo Crear proceso:
175

Nombre del proceso

El nombre del proceso no necesita ser nico, pero debe ser descriptivo para los
usuarios que necesiten elegir un proceso. Puede cambiarlo ms adelante.

Categora

Esta propiedad establece que se trata de un proceso de flujo de proceso de


negocio. No se puede cambiar una vez guardado el proceso.

Entidad

Seleccione una de las entidades de la lista de entidades habilitadas para


proceso de negocio. Si no encuentra la entidad que espera, asegrese de que la
entidad tiene el conjunto de opciones Flujos de proceso de negocio (se
crearn campos) en la definicin de la entidad. No se puede cambiar una vez
guardado el proceso.

Nota
Los flujos de proceso de negocio tienen una forma simplificada de volver a usar los flujos
de proceso de negocio existentes como punto de partida avanzado para los nuevos
flujos de proceso de negocio. Si selecciona Flujo de proceso de negocio como la
Categora, no hay ninguna opcin disponible para establecer el valor Tipo como puede
para otros tipos de procesos. En su lugar, cuando abra un flujo de proceso de negocio
existente, encontrar un botn Guardar como en la barra de comandos. Esto crear un
nuevo flujo de proceso de negocio que ser igual al existente, pero el texto (Copia)
deber anexarse al nombre.
Despus de crear un nuevo flujo de proceso de negocio, el cuadro de dilogo Crear proceso se
cerrar y deber encontrar el nuevo proceso en la lista y abrirlo.
Editar flujos de proceso de negocio
Una vez que haya abierto un flujo de proceso de negocio para modificarlo, ver la siguiente
pgina:

176

Si desea cambiar el nombre del proceso o agregar una descripcin, debe hacer clic o pulsar en
el botn de alternancia Expandir para ver estas propiedades.
Al definir la lgica de un flujo de proceso de negocio, modificar las fases y los pasos, y agregar
entidades adicionales.
Editar fases

Los flujos de proceso de negocio pueden tener hasta 30 fases. Para agregar una
fase, haga clic o pulse en el icono (+) cerca de la columna Fases. Para quitar
una fase, seleccinela y haga clic o pulse en el icono X en el borde derecho de
la fase.
Las fases tienen una etiqueta que puede establecer. El texto de la etiqueta
siempre est en mayscula.
Las fases tambin tienen una Categora de fase. Este paso es opcional.
Categora de fase resulta til para los informes que agruparn registros segn la
fase en la que se encuentran. Las opciones de la categora de fase provienen
del conjunto de opciones globales Categora de fase. Puede agregar opciones
adicionales a este conjunto de opciones globales y cambiar las etiquetas de las
opciones existentes si lo desea. Tambin puede eliminar estas opciones si lo
desea, pero se recomienda que mantenga las opciones existentes. No podr
agregar la misma opcin exacta una vez eliminada. Si no desea que se utilicen,
cambie la etiqueta por "No usar".

177

Editar pasos

Cuando haya seleccionado una fase, haga clic o pulse en el icono (+) cerca de la
columna Pasos para crear un nuevo paso. Para quitar un paso, seleccinelo y
haga clic o pulse en el icono X en el borde derecho del paso.
Cada paso cuenta con una etiqueta definida en Nuevo paso cuando lo crea. Al
establecer el campo para el paso, si no ha modificado la etiqueta, la etiqueta del
paso cambiar para coincidir con la etiqueta del campo. Normalmente, desea
que la etiqueta del paso coincida con la etiqueta del campo. Una vez que
modifique la etiqueta, esta no cambiar al cambiar el campo.

Agregar entidades adicionales

En el rea Entidades incluidas, puede seleccionar Opciones para ver las


opciones disponibles de Agregar entidad o Cerrar ciclo de proceso
Puede agregar las entidades que desee que tengan relaciones de uno a varios
con la entidad seleccionada para el proceso. Despus de agregar una entidad,
puede seleccionar cualquiera de las entidades con una relacin de uno a varios
con dicha entidad. Puede agregar hasta cinco entidades, pero cada entidad que
agregue puede continuar solo en una de las entidades que tienen una relacin
de uno a varios con la entidad anterior. Si una entidad no dispone de relaciones
de uno a varios, la nica opcin es cerrar el ciclo del proceso.
El cierre del ciclo de proceso siempre es la ltima fase del flujo. Puede cerrar el
ciclo usando cualquiera de las entidades del ciclo. Este suele ser un paso para
cambiar el estado de la entidad original, pero puede elegir otra entidad.

Quitar entidades adicionales

Tras agregar una entidad adicional en Opciones, ver una nueva opcin
Eliminar ltima entidad. Dado que cada entidad que se agrega depende de la
entidad anterior, cuando hay varias entidades, deben quitarse en el orden
inverso al que se agregaron.

Para que un flujo de proceso de negocio est disponibles para que lo utilicen los usuarios, debe
ordenar el flujo de proceso, habilita los roles de seguridad y activarlo.
Establecer orden

Si tiene ms de un flujo de proceso de negocio para una entidad, necesita


determinar el orden en que se deben evaluar para su uso de forma
178

predeterminada. Para abrir un cuadro de dilogo donde pueda mover flujos de


proceso de negocio arriba o abajo, en la barra de comandos, seleccione
Ordenar flujo de proceso. Para los nuevos registros o los registros que todava
no tienen un flujo de proceso asociado, el primer flujo de proceso de negocio al
que un usuario tiene acceso es el que se usar.

Habilitar roles de seguridad

Los usuarios solo podrn usar flujos de proceso de negocio que estn asociados
a roles de seguridad que estn asociados a la cuenta de usuario de alguien. De
forma predeterminada, solo los roles de seguridad Administrador del sistema y
Personalizador del sistema pueden ver un nuevo flujo de proceso de negocio.
Para establecer estos roles, en la barra de comandos, seleccione Habilitar roles
de seguridad. Puede elegir las opciones Habilitar para todos o Habilitar solo
para los roles de seguridad seleccionados. Si elige Habilitar solo para los
roles de seguridad seleccionados, puede seleccionar los roles de seguridad
que permitirn el acceso al flujo de proceso de negocio.

Activar

Antes de que un usuario pueda usar el flujo de proceso de negocio, debe


activarlo. En la barra de comandos, seleccione Activar para abrir el cuadro de
dilogo Confirmacin de activacin de proceso. Tras confirmar la activacin,
el flujo de proceso de negocio est preparado para usar. Si un flujo de proceso
de negocio tiene errores, no podr activarlo hasta que se corrijan los errores.

Vea tambin
Flujos de proceso de negocio
Supervisar y administrar procesos

Supervisar y administrar procesos


Para supervisar y administrar los procesos, debe buscar el proceso, evaluar el estado y realizar
las acciones necesarias para corregir problemas.

En este tema
Supervisar flujos de trabajo en segundo plano
Controlar los flujos de trabajo y acciones en tiempo real
Supervisar dilogos
179

Estado de los procesos de flujo de trabajo

Supervisar flujos de trabajo en segundo plano


Los flujos de trabajo en segundo plano generan registros del trabajo del sistema para realizar un
seguimiento de su estado. Puede obtener acceso a la informacin acerca de estos trabajos del
sistema en varios lugares dentro de la aplicacin:
Configuracin > Trabajos del sistema

Se incluyen todos los tipos de trabajos del sistema. Necesitar filtrar los registros
a aquellos donde Tipo de trabajo del sistema sea Flujo de trabajo.

Desde el proceso de flujo de trabajo

Abra la definicin del flujo de trabajo en segundo plano y dirjase a la ficha


Sesin de proceso. Esto solo mostrar los trabajos del sistema para este flujo
de trabajo en segundo plano.

Desde el registro

Puede modificar el formulario de la entidad para que la navegacin incluya la


relacin Procesos en segundo plano. Esta accin le mostrar todos los
trabajos del sistema que se han iniciado en el contexto del registro.

Acciones para flujos de trabajo en segundo plano en ejecucin


Mientras un flujo de trabajo en segundo plano se ejecuta, tiene opciones para Cancelar, Pausa
o Posponer el flujo de trabajo. Si anteriormente paus un flujo de trabajo, puede reanudarlo con
Reanudar.

Controlar los flujos de trabajo y acciones en tiempo real


Los flujos de trabajo y las acciones en tiempo real no usan los registros del trabajo del sistema
porque se producen inmediatamente. Los errores que se produzcan se mostrarn el usuario en
la aplicacin con el encabezado Error de proceso empresarial.
No hay ningn registro para las operaciones que se realizan correctamente. Puede habilitar el
registro de errores activando la opcin Mantiene registros para las tareas del flujo de trabajo
que encontraron errores en el rea Retencin de registro del flujo de trabajo en la parte
inferior de la ficha Administracin del proceso.
Para ver el registro de errores de un proceso especfico, abra la definicin del flujo de trabajo o la
accin en tiempo real y vaya a la ficha Sesin de proceso. Esto solo mostrar los errores
registrados para este proceso.
180

Si desea una vista de todos los errores de cualquier proceso, vaya a Bsqueda avanzada y
cree una vista que muestre los errores en la entidad de la sesin de proceso.

Supervisar dilogos
Cada dilogo que se ejecuta crea un registro de sesin de proceso. Este registro proporciona un
resumen de la interaccin en el dilogo. Puede ver las sesiones de proceso de un dilogo
especfico mediante el rea Sesiones de proceso de ese dilogo, o puede usar Bsqueda
avanzada para crear una consulta donde la Categora de Proceso relacionada sea Dilogo.

Estado de los procesos de flujo de trabajo


Al ver una lista de los procesos de flujo de trabajo, cualquier proceso individual puede tener uno
de los siguientes valores de Estado y Razn para el estado:

Estado

Razn para el estado

Preparado

Esperando recursos

Suspendida

En espera

Bloqueado

En curso
Pausando
Cancelando

Finalizado

Correcto
Error
Cancelado

Vea tambin
Crear y editar procesos
Procesos de flujo de trabajo
Configurar los pasos del flujo de trabajo
Prcticas recomendadas para los procesos de flujo de trabajo

Administrar documentos
Con Microsoft Dynamics CRM, puede configurar las carpetas para guardar y administrar los
documentos, especificar permisos para administrar tareas y garantizar que las direcciones URL
del sitio de SharePoint sean correctas.

181

En esta seccin
SharePoint Document Management software requirements for Microsoft Dynamics CRM
2013
Permisos requeridos para tareas de administracin de documentos
Validar y corregir direcciones URL de sitios de SharePoint
Install the Microsoft Dynamics CRM List component

Vea tambin
Manual de administracin de Microsoft Dynamics CRM 2013 y Microsoft Dynamics CRM Online

Permisos requeridos para tareas de administracin de


documentos
La siguiente tabla muestra los roles de seguridad predeterminados u otros permisos necesarios
para realizar cada tarea de administracin de documentos.
Importante
Si usa Microsoft Dynamics CRM para Microsoft Office Outlook, no puede realizar
ninguna de estas tareas mientras est desconectado.

Tareas relacionadas con la administracin de

Rol de seguridad mnimo u otro permiso

documentos

requerido

Habilitacin o deshabilitacin de la
administracin de documentos

Roles de seguridad: Administrador del sistema


o Personalizador del sistema.
Privilegios: Leer, Escribir en todos los tipos de
registros personalizables.
Sitio de SharePoint: Crear, Leer, Escribir,
Anexar, Anexar a

Creacin o edicin de registros de ubicaciones

Roles de seguridad: Administrador del sistema


o Personalizador del sistema.
Sitio de SharePoint Crear, Leer, Escribir,
Anexar, Anexar a

Creacin o edicin de un registro de ubicacin


de documentos

Roles de seguridad: Comercial


Sitio de SharePoint: Leer, Anexar a
Ubicacin del documento: Crear, Leer, Escribir,
Anexar, Anexar a

Instalar Componente de lista de Microsoft

Roles de seguridad: Ningn rol de seguridad


182

Dynamics CRM

de Microsoft Dynamics CRM necesario.


Sitio de SharePoint: Administrador de la
coleccin de sitios

Hacer un sitio el predeterminado

Roles de seguridad: Administrador del sistema


o Personalizador del sistema
Sitio de SharePoint: Leer, Escribir

Validar sitios

Roles de seguridad: Administrador del sistema


o Personalizador del sistema.
Sitio de SharePoint: Leer, Escribir

Agregar o editar la ubicacin de un documento


desde un registro

Roles de seguridad: cualquiera


Sitio de SharePoint: Leer, Anexar a
Ubicacin del documento: Crear, Leer, Escribir,
Anexar, Anexar a

Reparar una ubicacin rota

Roles de seguridad: cualquiera


Sitio de SharePoint: Ubicacin de documento:
Leer, Escribir

Administrar documentos

Roles de seguridad: cualquiera


Sitio de SharePoint: Ubicacin de documento:
Leer, Escribir

Vea tambin
Set Up Document Management
Administrar documentos
Validar y corregir direcciones URL de sitios de SharePoint
Install the Microsoft Dynamics CRM List Component
Presentacin de la sincronizacin del lado del servidor

Validar y corregir direcciones URL de sitios de SharePoint


En Microsoft Dynamics CRM, los registros de ubicacin de documentos y sitios de SharePoint
contienen vnculos a colecciones de sitios, sitios, bibliotecas de documentos o carpetas en
SharePoint. Estos registros de ubicacin de documentos y sitios estn asociados con registros
de CRM, por lo que los documentos para los registros de CRM se pueden almacenar en
SharePoint.
Cuando los vnculos entre Microsoft Dynamics CRM y SharePoint se interrumpen, debe
validarlos y repararlos de modo que los registros de CRM sigan sealando las bibliotecas de
documentos y carpetas correctas para la administracin de documentos.

183

1.

Compruebe que tiene el rol de seguridad de Administrador del sistema o permisos equivalentes en
Microsoft Dynamics CRM.
Compruebe su rol de seguridad
a. Siga los pasos de Visualizacin del perfil de usuario.
b. No tiene los permisos adecuados? Pngase en contacto con el administrador del
sistema.

2.

Siga los pasos para la aplicacin que est usando.


Si usa la aplicacin web CRM
a.

En la barra de navegacin, haga clic o pulse Microsoft Dynamics CRM > Configuracin.
Configuracin aparece en la barra de navegacin.

d.

b.

Haga clic o pulse en Configuracin > Administracin de documentos.

c.

Haga clic en SharePoint Sitios.

Seleccione las direcciones URL que desea validar, haga clic o pulse en Ms comandos
pulse en Validar.

y haga clic o

Si usa CRM para Outlook


a. En el panel de navegacin, haga clic o pulse en Configuracin > Sistema >
Administracin de documentos.
b. Haga clic o pulse en Sitios de SharePoint.
c.

Seleccione las direcciones URL que desea validar y, a continuacin, en el grupo


Acciones, haga clic o pulse en Validar.

3.

Microsoft Dynamics CRM valida todas las direcciones URL seleccionadas y las direcciones URL de
bibliotecas de documentos y de sitios inmediatamente subordinados. Despus muestra los resultados en
Validacin de sitios.

4.

Para reparar una direccin URL, abra el registro del sitio e introduzca la direccin URL correcta. Ms
informacin: Creacin o edicin de registros de ubicaciones

5.

Haga clic en Guardar y cerrar.

184

Vea tambin
Creacin o edicin de registros de ubicaciones
Administrar documentos
Install the Microsoft Dynamics CRM List component
Set Up Document Management

Presentacin de la sincronizacin del lado del


servidor
Sincronizacin del lado del servidor es un componente en Microsoft Dynamics CRM que se usa
para integrar Microsoft Dynamics CRM con Exchange y POP3 o servidores de correo electrnico
basados en SMTP. Aprovecha la infraestructura de roles de servidor asincrnicos en el servidor
de Microsoft Dynamics CRM 2013. Para obtener ms informacin acerca de la matriz de soporte
tcnico aplicable para sincronizacin del lado del servidor y escenarios que no son compatibles
con sincronizacin del lado del servidor, consulte Escenarios soportados para la sincronizacin
del lado del servidor.
Si usted es administrador, puede usar sincronizacin del lado del servidor para:

Habilitar sincronizacin de correo electrnico para usuarios y colas con los sistemas externos de correo
electrnico.

Habilitar sincronizacin de correo electrnico, citas, contactos y tareas desde Exchange.

Puede configurar y administrar sincronizacin del lado del servidor desde Microsoft Dynamics
CRM. En la barra de navegacin, haga clic o pulse en Microsoft Dynamics CRM >
Configuracin > Configuracin de correo electrnico y, a continuacin, haga clic o pulse en
Opciones de configuracin de correo electrnico. Ms informacin: Configurar correo
electrnico mediante sincronizacin del lado del servidor

Nuevas caractersticas que ofrece la sincronizacin del lado del


servidor
Algunas caractersticas nuevas que ofrece la sincronizacin del lado del servidor son las
siguientes:

Uso eficaz de recursos. Sincronizacin del lado del servidor proporciona administracin integrada del
buzn. Puede deshabilitar los buzones inactivos con errores permanentes. Impide el consumo excesivo
de recursos aplicando un lmite superior sobre la capacidad asignada y estableciendo tiempos de espera
a las solicitudes.

Lmite de conexiones. Sincronizacin del lado del servidor proporciona una forma de controlar el
nmero de conexiones en paralelo abiertas en un servidor de correo electrnico para evitar sobrecargar
dicho servidor.

Migracin de datos Sincronizacin del lado del servidor admite la migracin de datos de
configuracin desde E-mail Router hasta sincronizacin del lado del servidor empleando el asistente
185

para migracin. Ms informacin: Migre datos desde E-mail Router hasta sincronizacin del lado del
servidor, Combine perfiles de servidor de correo electrnico para migracin

Aislamiento de servicios. Sincronizacin del lado del servidor tiene opciones de administracin de
colas y configuracin separadas para operaciones asincrnicas, actividades salientes y buzones. Se
basa en la arquitectura asincrnica de servicio y puede compartir el mismo proceso. En todos los casos,
administra recursos de servidor mientras mantiene el aislamiento con el servicio asincrnico.

Informes de errores para usuarios y administradores. Sincronizacin del lado del servidor admite
registro y generacin de informes de errores especficos de un correo electrnico o uno o varios
buzones. Ms informacin: Error al registrar para sincronizacin del lado del servidor.

Nuevos contadores. Se han agregado nuevos contadores a la actividad y la cola del buzn para
servicio asincrnico y sincronizacin del lado del servidor. Ms informacin:Contadores de servicio
asincrnico de Microsoft Dynamics CRM, Contadores de sincronizacin del lado del servidor de
Microsoft Dynamics CRM.

Nota
En Microsoft Dynamics CRM 2011, solo se puede usar Microsoft Dynamics CRM para Microsoft
Office Outlook para realizar la sincronizacin de Outlook. En Microsoft Dynamics CRM 2013, puede
sincronizar correos electrnicos con CRM para Outlook o sincronizacin del lado del servidor. Si
selecciona sincronizacin del lado del servidor, la sincronizacin no requiere ejecutar CRM para
Outlook. No obstante, necesitar el cliente de Outlook para promocionar un elemento de Outlook a
CRM.
Sincronizacin del lado del servidor solo es compatible para las implementaciones locales de CRM y
Microsoft Exchange.

Vea tambin
Error al registrar para sincronizacin del lado del servidor
Escenarios soportados para la sincronizacin del lado del servidor

Escenarios soportados para la sincronizacin del lado del


servidor
En funcin de su instalacin de Microsoft Dynamics CRM, puede decidir entre usar
sincronizacin del lado del servidor o la sincronizacin de E-mail Router/Outlook. En la tabla
siguiente se muestra qu es compatible con la sincronizacin del lado del servidor para cada tipo
de instalacin. Ms adelante en este tema, puede leer acerca de los escenarios que no son
compatibles con sincronizacin del lado del servidor.

186

Implementacin de CRM

Sistema de correo electrnico

Sincronizacin

CRM (local)

Exchange Server 2010

Exchange Server 2013

Gmail

MSN

Outlook.com

Windows Live Mail

Yahoo! Correo

CRM (local)

Escenarios no compatibles
Sincronizacin del lado del servidor no admite los siguientes escenarios:

Microsoft Dynamics CRM Online con Microsoft Exchange Online

Implementaciones hbridas:

Microsoft Dynamics CRM Online con Exchange (local)

Microsoft Dynamics CRM (local) con Exchange Online

Combinacin de Exchange/SMTP y POP3/Exchange

Creacin de campaas de marketing de correo electrnico masivo

Escenarios de extensibilidad como extensin de protocolos EWS/POP3/SMTP y creacin de


proveedores de correo electrnico personalizados

Exchange Server 2003 y Exchange Server 2007


Nota
Recomendamos no usar una configuracin mixta de sincronizacin de sincronizacin del
lado del servidor y Outlook para citas, contactos y tareas en la misma organizacin, ya
que puede provocar que los datos actualizados de CRM no se sincronicen para todos los
asistentes.

Vea tambin
Presentacin de la sincronizacin del lado del servidor
Error al registrar para sincronizacin del lado del servidor

187

Error al registrar para sincronizacin del lado del servidor


En este tema, entender las tareas del registro de errores realizadas por sincronizacin del lado
del servidor. Sincronizacin del lado del servidor genera alertas si se produce un error al
procesar correo electrnico. El error se clasifica segn la naturaleza del error y el objeto en que
se encontr el error.
La siguiente tabla muestra la clasificacin de errores en funcin de la naturaleza de errores.

Errores transitorios

Errores permanentes

Los errores son de naturaleza temporal y


pueden solucionarse automticamente despus
de algunos intentos. Si el error persistente
despus de alcanzar el nmero de reintentos
configurado, se registra un nuevo error (sin
cambiar el cdigo de error) como error
permanente.

Estos son de naturaleza permanente y aparecen


sobre todo si los errores transitorios siguen sin
resolverse despus de varios intentos. Los
errores permanentes tambin se pueden
desencadenar directamente sin errores
transitorios (por ejemplo: contrasea expirada).

Estos errores no requieren la accin correctora


directa de un usuario de CRM, pero el
administrador debe buscar cualquier problema
de fiabilidad o limitacin.

Cuando se producen estos errores, se detiene el


procesamiento de correo electrnico para los
buzones afectados. Requieren una accin
correctora del propietario del buzn o de un
administrador de CRM.

Todos los errores aparecen en la seccin


Advertencia del muro de alerta del
administrador y del usuario.

Todos los errores permanentes aparecen en la


seccin Error del muro de alerta del
administrador y del usuario.

Los errores tambin se clasifican en funcin del objeto en que se encuentra el error:

Errores a nivel de correo electrnico. Errores que son especficos de un correo electrnico y evitan el
procesamiento de un correo electrnico individual sin afectar al procesamiento de otros correos
electrnicos. Las alertas de error se muestran en la seccin Alertas del formulario de correo
electrnico.

Errores a nivel de buzn. Errores que son especficos de un buzn y evitan el procesamiento de todos
los correos electrnicos en un buzn y requieren la accin correctora del propietario del buzn
correspondiente. Las alertas de error se muestran en la seccin de alertas del formulario de correo
electrnico, el muro de alertas del propietario del buzn y el formulario del buzn.

Errores a nivel de perfil. Errores que impiden el procesamiento de todos los correos electrnicos en
uno o varios buzones y requieren la accin correctora del propietario del perfil de servidor de correo
electrnico asociado. Las alertas de error se muestran en la seccin de alertas del formulario del perfil
de servidor de correo electrnico, el muro de alertas del propietario del perfil de servidor de correo
electrnico y muros de alertas de los propietarios de los buzones afectados (aunque no se requiere
ninguna accin de ellos).

188

Para saber cmo ver las alertas y las acciones que puede realizar con estas alertas, consulte
Controla los errores de procesamiento de correo electrnico en Microsoft Dynamics CRM.
Para probar la configuracin de correo electrnico para el correo electrnico entrante y saliente,
o para todos los buzones asociados con un perfil de servidor de correo electrnico, vea Probar
configuracin de correo electrnico de buzones.

Vea tambin
Presentacin de la sincronizacin del lado del servidor

Deploy packages using CRM Package Deployer


and Windows PowerShell
Implementador de paquetes de Microsoft Dynamics CRM es una nueva herramienta para
Microsoft Dynamics CRM Online Primavera 2014 y Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM
2013 (local) que permite que a los administradores implementar paquetes en una instancia o una
organizacin de Microsoft Dynamics CRM. Un "paquete" puede estar compuesto por cualquiera
de estos elementos o por todos ellos:

Uno o varios archivos de solucin de CRM.

Archivos sin formato o archivos de datos exportados de Herramienta de migracin de la configuracin.


Para obtener ms informacin acerca de la Herramienta de migracin de la configuracin, consulte
Manage your configuration data.

El cdigo personalizado que puede ejecutarse durante o despus del paquete se implementa en el
servidor de Microsoft Dynamics CRM Server.

Contenido HTML especfico del paquete que mostrarse al principio y al final del proceso de
implementacin del paquete. Puede resultar til para proporcionar una descripcin de las soluciones y
los archivos que se implementan en el paquete.

Los programadores crean los paquetes utilizando la plantilla de implementacin de paquete en


Microsoft Visual Studio. Ms informacin: Creacin de un paquete para la herramienta
Implementador de paquetes
Una vez creado el paquete, puede implementarlo ejecutando Implementador de paquetes de
CRM o con los cmdlets de Windows PowerShell para la herramienta.

En este tema
Utilice la herramienta Implementador de paquetes de CRM para implementar paquetes
Utilice Windows PowerShell para implementar paquetes
Solucione problemas de implementacin de paquetes utilizando archivos de registro
Recomendaciones para implementar paquetes

189

Utilice la herramienta Implementador de paquetes de CRM para


implementar paquetes
La Herramienta de implementador de paquetes solo puede procesar un paquete cada vez. Sin
embargo, proporciona a los usuarios la capacidad de seleccionar un paquete para implementar
desde varios paquetes disponibles en el directorio de Herramienta de implementador de
paquetes. Algunas de las pantallas y acciones de la herramienta difieren en funcin de la
definicin del paquete. No es necesario que instale la Herramienta de implementador de
paquetes. Slo descrguela y ejectela.

1.

Obtenga el paquete que se va a implementar. Un paquete es una coleccin de archivos y carpetas que
se crea en la carpeta del proyecto de Visual Studio (<Project>\Bin\Debug) al generar el proyecto en
Visual Studio. Copie el contenido completo de la carpeta de depuracin del proyecto en la carpeta
PackageDeployer. Para obtener informacin detallada sobre la generacin de un paquete utilizando
Visual Studio, vea Crear un paquete para la herramienta Implementador de paquetes.
Para este tema, supondremos que todo el contenido de la carpeta de depuracin del
proyecto de Visual Studio se copia en la carpeta c: \DeployPackage.

2.

Descargue el archivo del paquete descarga SDK de Service Pack 1 de Microsoft Dynamics CRM 2013
y ejecute el archivo ejecutable descargado para extraer el contenido del paquete.

3.

Busque la carpeta SDK\Tools\PackageDeployer, y copie todo el contenido de c: \DeployPackage en


la carpeta SDK\Tools\PackageDeployer. El sistema le pedir que reemplace algunos archivos. Acepte
para reemplazar los archivos en la carpeta SDK\Tools\PackageDeployer.

4.

Una vez copiados los archivos, ejecute la herramienta haciendo doble clic en el archivo
PackageDeployer.exe en la carpeta SDK\Tools\PackageDeployer.

5.

Haga clic en Continuar en la pantalla principal de la herramienta.

6.

En la pantalla Conectarse a Microsoft Dynamics CRM, proporcione los detalles de autenticacin


para conectarse al servidor de CRM donde desea implementar el paquete. Si tiene varias
organizaciones, y desea seleccionar la organizacin donde desea implementar el paquete, active la
casilla Mostrar siempre la lista de organizaciones disponibles. Haga clic en Iniciar sesin.

7.

Si tiene varias organizaciones en el servidor de CRM y activ la casilla Mostrar siempre la lista de
organizaciones disponibles, la prxima pantalla le permitir elegir la organizacin con la que desea
conectarse. Seleccione una organizacin de CRM para conectarse.

8.

La siguiente pantalla le pedir que seleccione un paquete para implementar. Seleccione el nombre del
paquete, y haga clic en Siguiente.

190

9.

Siga las instrucciones de las pantallas posteriores para completar la implementacin del paquete.
Las pantallas aparecen segn la definicin del paquete que seleccion para implementacin.
Para una implementacin del paquete de extremo a extremo que use Herramienta de
implementador de paquetes, vea el tema acerca de la implementacin de paquetes de
Servicios unificados: Deploy sample Unified Service Desk applications to CRM Server
using Package Deployer

Utilice Windows PowerShell para implementar paquetes


La Herramienta de implementador de paquetes tambin proporciona soporte de Windows
PowerShell para implementar paquetes. Se requiere Windows PowerShell 3.0 o posterior para
implementar un paquete utilizando PowerShell. Para comprobar su versin de PowerShell,
ejecute una ventana de PowerShell y luego ejecute el siguiente comando: $Host.
Realice los siguientes pasos para usar cmdlets de PowerShell para implementar paquetes:
Registro de los cmdlets
Use el cmdlet para recuperar paquetes
Use el cmdlet para conectarse al servidor de CRM
Use el cmdlet para implementar paquetes
Obtenga ayuda detallada sobre cmdlets

191

Registro de los cmdlets


Debe registrar los cmdlets de Windows PowerShell para la Herramienta de implementador de
paquetes para poder usarlos. Para registrar los cmdlets:

1.

Si an no lo ha hecho, descargue el paquete SDK de CRM del Centro de descarga de Microsoft, y


ejecute el archivo del paquete para extraer el contenido del paquete. Supongamos que extrajo el
paquete en la carpeta c: \CRM de su equipo. El Herramienta de implementador de paquetes y los
dems archivos necesarios pasan a estar disponibles en la siguiente ubicacin: c:
\CRM\SDK\Tools\PackageDeployer.

2.

Inicie Windows PowerShell en el equipo con los privilegios elevados (ejecute como administrador).

3.

En el mensaje de la ventana de Windows PowerShell, cambie el directorio a la carpeta de Windows


PowerShell en la carpeta PackageDeployer. En este caso:
cd c:\CRM\SDK\Tools\PackageDeployer\PowerShell

4.

Ejecute el script RegisterXRMTooling.ps1 para registrar el ensamblado (dll) de Windows PowerShell


del Implementador de paquetes, e instale el complemento de Windows PowerShell para la Herramienta
de implementador de paquetes. Para ello, escriba el siguiente comando, y presione ENTRAR:
.\RegisterXRMTooling.ps1

5.

Agregue el complemento de Windows PowerShell para tiles de XRM. Esto registrar los cmdlets
siguientes: Get-CrmConnection y Get-CrmOrganizations.
Add-PSSnapin Microsoft.Xrm.Tooling.Connector

6.

Agregue el complemento de Windows PowerShell para Implementador de paquetes. Esto registrar los
cmdlets siguientes: Get-CrmPackages y Import-CrmPackage.
Add-PSSnapin Microsoft.Xrm.Tooling.PackageDeployment

Ahora est listo para usar estos cmdlets de Windows PowerShell. Para mostrar los cmdlets que
registr, ejecute el comando siguiente en el smbolo en la ventana de Windows PowerShell:
Get-Help Crm

Use el cmdlet para recuperar paquetes


Para poder usar el cmdlet, asegrese de haber copiado el paquete en la carpeta
PackageDeployer (en este caso, c:\CRM\SDK\Tools\PackageDeployer). Un paquete es una
coleccin de archivos y carpetas que se crea en la carpeta del proyecto de Visual Studio
(<Project>\Bin\Debug) al generar el proyecto en Visual Studio. Copie el contenido completo de la
carpeta de depuracin del proyecto en la carpeta PackageDeployer. Para obtener informacin
detallada sobre la generacin de un paquete utilizando Visual Studio, vea Crear un paquete para
la herramienta Implementador de paquetes.

192

1.

En la ventana de PowerShell, use el siguiente cmdlet para devolver una lista de paquetes disponibles
para importacin en el directorio especificado (en este caso, c:\CRM\SDK\Tools\PackageDeployer):
Get-CrmPackages PackageDirectory
c:\CRM\SDK\Tools\PackageDeployer

2.

Si desea obtener informacin acerca de un paquete en un directorio, puede usar el cmdlet GetCrmPackages junto con el parmetro - PackageName para especificar el nombre del ensamblado en
el directorio que contiene la definicin del paquete.
Get-CrmPackages PackageDirectory
c:\CRM\SDK\Tools\PackageDeployer PackageName
SampleCRMPackage.dll

Use el cmdlet para conectarse al servidor de CRM

1.

Especifique las credenciales para conectarse a la instancia de Microsoft Dynamics CRM Online o de
Microsoft Dynamics CRM (local). Si ejecuta el siguiente comando se le pedir que escriba su nombre
de usuario y contrasea para conectarse a la instancia CRM y la almacenaremos en la variable $Cred, y
la usaremos ms adelante para conectarse al servidor de CRM.
$Cred = Get-Credential

2.

Use el siguiente comando para obtener una conexin a la instancia de Microsoft Dynamics CRM
Online o de Microsoft Dynamics CRM (local). Almacenaremos la informacin de conexin en la
variable $CRMConn:

Si va a conectarse a la instancia de Microsoft Dynamics CRM (local):


$CRMConn = Get-CrmConnection -ServerUrl http://<your_CRM_Server>
-OrganizationName <your_Org_Name> -Credential $Cred

Si va a conectarse al servidor de Microsoft Dynamics CRM Online:


$CRMConn = Get-CrmConnection -DeploymentRegion NorthAmerica
OnlineType Office365 OrganizationName <your_Org_Name> -Credential
$Cred
Nota
Para el parmetro DeploymentRegion, los valores vlidos son NorthAmerica,
EMEA y APAC. Para el parmetro OnlineType, los valores vlidos son Office365
y LiveID.

3.

Sus credenciales suministradas se validan al ejecutar el comando en el paso 2.

193

Use el cmdlet para implementar paquetes


A continuacin, use la informacin de conexin de CRM almacenada en la variable $CRMConn para
implementar paquetes en la instancia de CRM. Ejecute el siguiente comando para implementar
el paquete:
Import-CrmPackage CrmConnection $CRMConn PackageDirectory
c:\CRM\SDK\Tools\PackageDeployer PackageName SampleCRMPackage.dll UnpackFilesDirectory
c:\UnpackedFiles -Verbose

Nota
Los parmetros CrmConnection, PackageDirectory y PackageName son obligatorios.

Para el parmetro PackageName, tiene que especificar el nombre del ensamblado que contiene la
definicin del paquete.

No necesita especificar el parmetro UnpackFilesDirectory si el paquete no desempaqueta archivos


durante la implementacin del paquete. Cuando define un paquete en Visual Studio, especifique si
desempaqueta archivos con el parmetro agentdesktopzipfile en el archivo ImportConfig.xml. Ms
informacin: Creacin de un paquete para la herramienta Implementador de paquetes

El parmetro de Verbose es opcional, y se usa para mostrar un registro detallado de las actividades
realizadas durante el proceso de implementacin del paquete.

Obtenga ayuda detallada sobre cmdlets


En la ventana de PowerShell, use el cmdlet Get-Help con un nombre de cmdlet para ver una
ayuda detallada del cmdlet. Por ejemplo, para obtener ayuda detallada para el cmdlet ImportCrmPackage:
Get-Help Import-CrmPackage -full

Solucione problemas de implementacin de paquetes utilizando


archivos de registro
La Herramienta de implementador de paquetes proporciona soporte de registro para obtener
informacin detallada sobre los errores que se puedan producir cuando un usuario inicia sesin
en la instancia de Microsoft Dynamics CRM utilizando la herramienta e implementando paquetes.
La herramienta genera tres archivos de registro que estn disponibles en la siguiente ubicacin
en el equipo donde se ejecuta la herramienta:
c:\Users\<USERNAME>\AppData\Roaming\Microsoft\PackageDeployer\<VERSION>.

Login_ErrorLog.log: Proporciona informacin sobre los problemas que se han producido cuando se
usa la herramienta para iniciar sesin en la instancia de CRM. Si hay un problema al iniciar sesin,
aparecer un mensaje en la pantalla de inicio de sesin de la herramienta con un vnculo a este archivo
de registro. El mensaje indica que se ha producido un error al procesar la solicitud de inicio de sesin y
el usuario puede ver el registro de error. Puede hacer clic en el vnculo del mensaje para ver este
archivo de registro. El archivo de registro se crea la primera vez que se encuentran problemas de inicio
de sesin en la herramienta. Despus de eso, el archivo de registro se usa para registrar informacin
sobre un problema de inicio de sesin, siempre que aparece.
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PackageDeployer.log: Proporciona informacin detallada sobre cada tarea realizada en la herramienta


durante la implementacin de paquetes. Puede ver el archivo de registro desde la herramienta haciendo
clic en el vnculo Ver registro en la parte inferior de la pantalla.

ComplexImportDetail.log: Proporciona informacin detallada sobre los datos importados en la ltima


implementacin utilizando la herramienta. Cada vez que implementa un paquete utilizando esta
herramienta, los detalles existentes del archivo de registro pasan a un archivo denominado
ComplexImportDetail._old.log en el mismo directorio, y el archivo ComplexImportDetail.log muestra
informacin sobre la ltima importacin realizada utilizando la herramienta.

Recomendaciones para implementar paquetes


Mientras implementa paquetes, los administradores de CRM deben:

Insistir en un ensamblado de paquete firmado de modo que pueda realizar el seguimiento de un


ensamblado hasta su origen.

Comprobar el paquete en una instancia de preproduccin (preferiblemente una imagen reflejada de la


instancia de produccin) antes de ejecutarlo en un servidor de produccin.

Realizar una copia de seguridad de la instancia de produccin antes de implementar un paquete.

Vea tambin
Crear un paquete para la herramienta Implementador de paquetes

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