Proceso Administrativo

Carol Bibiana Reyes Katherin Carrero

Yohana Forero Diana Katherine Ardila

Es el conjunto de actividades que el empresario debe

realizar para manejar y desarrollar su empresa.

La planeacin
La organizacin
La direccin
El control

La planeacin es el fundamento del

proceso administrativo porque ella
determina todas sus actividades

El futuro puede ser:

Es el conjunto de
decisiones que tomo
para realizar el
futuro.

El Futuro Es Lo Que No Ha Sucedido Todava

La planeacin es el arte de convertir el
futuro deseable en probable!!
Deseable

Posible

Probable

Mis deseos
Lo que igual puede o no suceder
Lo que es casi seguro que suceda

El buen Diagnostico debe ser siempre:

Realista: quiere decir que ve las cosas tal como
son, sin falsas ilusiones.
Completo: quiere decir que toma en cuenta la
realidad de la empresa y la realidad del medio
que la rodea.

El diagnostico es el
conocimiento exacto
de la realidad
presente

DIAGNOSTICO
Exacto y acertado
Muy sencillo! Hacer un diagnostico quiere decir analizar
OBJETIVOS
Bien definidos
a fondo la situacin de las empresas para reconocer sus
ESTRATEGIAS EFICACES
problemas y oportunidades y establecer sus necesidades
Para lograr los objetivos
prioritarias.
CRITERIOS DE EVALUACION
Para medir el logro de los objetivos

Son los resultados que me propongo a

alcanzar en la empresa en un plazo
determinado
Los Objetivos pueden
ser:

A LARGO PLAZO
Lo que me propongo realizar mas all de los prximos dos
aos
A MEDIANO PLAZO
Lo que me propongo realizar en los prximos dos
aos
A CORTO PLAZO
Lo que me propongo realizar en los
prximos seis meses

Los deseos y las buenas intenciones nunca son

verdaderos objetivos porque son vagos e imprecisos
Los verdaderos OBJETIVOS siempre son:
CONCRETO, quiere decir que especifiquen lo que me
propongo hacer de una manera precisa

CLAROS, quiere decir que especifiquen la manera

como me propongo realizarlos

FACTIBLES, quiere decir que sea posible realizarlos

VOY A AUMENTAR LAS VENTAS

Concretos, claros, factibles, ubicados en tiempo,

medibles

Voy a vender cien camisas ms

Vender las camisas en tales almacenes
Encargare a tal vendedor de promoverlas,
Utilizare tales medios de publicidad
Vender las cien camisas porque la capacidad de mi
empresa no es suficiente para vender doscientas

UBICADOS EN EL TIEMPO quiere decir que se pueda

determinar cuando y en cuanto tiempo me propongo
realizarlos

Voy a vender las camisas en el prximo mes

MEDIBLES quiere decir que se pueda medir hasta que

punto se han realizado

Me fue muy bien; en la primera semana vend el

30% de las camisas que me propuse vender en el
mes

Es fcil establecer verdaderos objetivos!!

Para ello contesto las siguientes preguntas

A quien encargar
de hacerlo?

Que voy a
hacer?
Donde lo voy a
hacer?

Cuando y en
cuanto tiempo lo
voy hacer?
Como lo voy a hacer?

Que me propongo realizar para lograr mis objetivos.

En la empresa tambin hay muchas formas de lograr un mismo objetivo!!
POR EJEMPLO:
Puedo vender las cien camisas
En la calle, de puerta en puerta
En un punto de venta mo
A los distribuidores!!

Hay muchos caminos que llevan a una misma meta!!

ANTES DE ELEGIR UNA ESTRATEGIA TENGO QUE ANALIZAR MUY BIEN LOS
BENEFICIOS E INCONVENIENTES DE CADA UNA, PARA ESCOGER MEJOR

Por eso, cuando formulo un proyecto defino las estrategias para

actuar en todas las reas de la empresa.
POR EJEMPLO:
El proyecto de vender cien camisas mas en el prximo mes requiere;

Comprar mas maquinas o Conseguir dinero para

trabajar mas tiempo en las comprar mas materia
maquinas que tengo
prima
AREA DE PRODUCCION

AREA DE FINANZAS

Contratar mas
trabajadores o hacer que
los que tengo trabajen mas
tiempo
AREA DE PERSONAL

Conseguir dos nuevos

distribuidores
AREA DE MERCADEO

Los Planes de cada rea deben estar de acuerdo

con los planes de la otras reas para que haya
armona y lo planeado se pueda realizar!!

Claro!

POR EJEMPLO:
No puedo vender mas camisas de las que puedo producir, ni puedo producir
mas de las que puedo financiar.

adems!

La planeacin debe ser flexible

para superar los problemas que
pueden presentarse en el
camino
POR EJEMPLO:

Si se daa una maquina y hay que disminuir el ritmo de produccin, compro

menos materia prima y modifico mi plan de ventas.
LA PLANEACIN SE HACE Y SE REAJUSTA PERMANENTEMENTE DE ACUERDO CON
LAS CIRCUNSTANCIAS

Los criterios que miden si cada uno de los planes se ha ido realizando.

Muy Fcil! Para fijar mis criterios de evaluacin,

simplemente determino con precisin lo que
espero lograr en cada paso de lo que he
planeado realizar.
POR EJEMPLO: si mis planes son: 1. Incrementar la produccin en 25
camisas semanales. 2. Vender camisas semanales mas a travs de los
nuevos distribuidores. Mis criterios de evaluacin son: 1. La produccin
semanal de camisas. 2. Las ventas semanales de cada uno de los
nuevos distribuidores.

Es el ordenamiento de los recursos y funciones de la empresa para facilitar el logro de sus

objetivos.

ESTA CLARO!!
ZONA DE
Organizar la empresa es PRODUC.
ordenar:
El espacio, tiempo, trabajo,
las personas y el dinero
UN LUGAR PARA CADA
COSA Y CADA COSA
EN SU LUGAR

ZONA
ADTIVA.

BODEGA
MAT. PRIM

contabilidad

FINANZAS
ventas

Un tiempo para cada tarea, y cada tarea a su debido tiempo.

La organizacin del tiempo requiere:

Una agenda para apuntar

los compromisos

Tener en cuenta las

prioridades

Puntualidad para alcanzar a Dedicacin exclusiva a cada

hacer todo lo programado
tarea

ESTA CLARO!!
Si trato de hacer dos
cosas al mismo
tiempo, no hago
ninguna de las dos

Organizar el trabajo es hacer la lista de todas las tareas que se realizan en la empresa,
agrupndolas por reas para ordenarlas de la manera mas lgica y eficiente posible.
PRODUCCION
Comprar materias primas

Hacer los inventarios

Cortar las prendas

Armar las prendas

Terminar las prendas
Empacar las prendas

FINANZAS
Registrar las cuentas
Pagar las cuentas
Cobrar a los clientes
Conseguir prstamos

PERSONAL
Conseguir operarios
Entrenar operarios
Dirigir al personal
Estimular al personal
Sancionar las faltas

PRODUCCION
Contratar publicidad
Visitar clientes
Tomar pedidos
Buscar nuevos clientes

En las empresas pequeas una misma persona puede

realizar tareas de diferentes reas, siempre y cuando organice bien su
tiempo para dedicar un tiempo determinado a cada rea.

1. Hago la lista de todas todas las tareas que se realizan en

mi empresa y las agrupo por reas.
2. Determino quien es la persona responsable de realizar
cada tara o cada grupo de tareas.
3. Analizo la relacin que existe entre las diferentes tareas
y las organizo en diferentes secuencias.
4. Escojo la secuencia mas adecuada.
ATENCION!!- La secuencia mas adecuada es la que permite que las cosas se hagan muy bien
y en el menor tiempo posible.

Un cargo para cada persona y cada persona en su cargo!!

UNIDAD DE MANDO quiere decir que cada persona recibe ordenes y le rinde
cuentas a una sola persona

ESTA CLARO!!
Para que haya una buena
organizacin, debe haber
una UNIDAD DE MANDO Y
UNIDAD DE DIRECCION.
Unidad de
mando!!

Gerente

Esposa

Secretaria

Operario

Mensajero

Que a todas las tareas estn asignadas a un responsable

permanente!!

CLARO! En la empresa representada por las abejas si existe una unidad de

mando, en cambio, con las hormigas, hoy HAY, porque nadie tiene la
responsabilidad asignada

Por ejemplo:
los asesores de
programa!

Estas personas no tienen autoridad

para mandar a nadie ni tienen
responsabilidades concretas en el
funcionamiento de la empresa porque
su misin consiste nicamente en dar
una asesora

Para analizar la organizacin de

las personas en mi empresa y
determinar si en ella hay unidad
de mando y direccin, Hago un
grfico que se llama
ORGANIGRAMA

Es la distribucin de los recursos de la empresa, para obtener

de ellos el mayor rendimiento posible!!

Para aprender a
organizar el dinero,
estudiare con mucho
inters los temas de
contabilidad y costos!

La direccin consiste en guiar y coordinar a las

personas para que realicen su trabajo con
entusiasmo y responsabilidad.
LA DIRECCIN ES LA COORDINACIN DE ACTIVIDADES
EJECUTADAS POR LOS TRABAJADORES PARA LOGRAR LOS
OBJETIVOS DE LA EMPRESA

El buen director es un LIDER!!

Lder es la persona que despierta en los dems el deseo
de imitarla o de seguirla adelante porque:
*Es entusiasta* *Tiene ideas novedosas*
*Hace las cosas bien* *Esta siempre dispuesta a
aprender* *Trabaja en equipo con sus colaboradores*

HAY DIRECTORES QUE SE PREOCUPAN NICAMENTE POR LA

PRODUCCIN SIN PRESTAR ATENCIN A LAS NECESIDADES DE
SUS TRABAJADORES!!

CLARO!... Los jefes duros y autoritarios

son malos directores porque los
subalternos no los quieren y les trabajan
de mala gana
Y tambin hay algunos que se
preocupan tanto por las personas
que descuidan las otras reas de la
empresa. Sin embargo, para ser buen
director hay que atender a las
personas y a las dems reas de la
empresa con igual esmero.

PERO LOS JEFES DEMASIADO

CONDESCENDIENTES TAMBIEN SON
MALOS POR NO SABER MANTENER
LA DISCIPLINA DENTRO DE LA
EMPRESA

Cuatro habilidades!!!

1. Habilidad para
comunicarse

2. Habilidad para motivar a

los dems

LA COMUNICACION
Es la transmisin de un mensaje
de la persona que lo enva a la
persona que lo recibe a travs de
un medio de comunicacin.

3. Habilidad para ejercer la

autoridad

4. Habilidad para tomar

decisiones

La habilidad para comunicar consiste en lograr que la otra persona

comprenda el mensaje tal como quise comunicrselo!

PERMANENTE

Porque la empresa es una organizacin muy viva que siempre

genera mensajes y noticias importantes de comunicar.

PRECISA Y CLARA

Porque hay que ir al grano y comunicar el mensaje exacto para

que el interlocutor lo entienda sin riesgo de confundirlo.

DIRECTA
RESPETUOSA Y SINCERA

Porque los intermediarios pueden distorsionar el mensaje.

Porque el mal trato, la falsedad y el engao destruyen el buen
ambiente de trabajo.

*LA BUENA COMUNICACIN ES LA MEJOR MANERA DE EVITAR LOS CONFLICTOS*

El jefe comunica:

El trabajador comunica:

El trabajador comunica:

Noticias e informaciones
Instrucciones, Ideas y
sugerencias, Solicitudes,
Ordenes, Palabras de
estmulo, Llamadas de
atencin, etc!!

A sus trabajadores:

Noticias e informaciones
Ideas y sugerencias
Solicitudes
Reclamos
Etc!!

A su jefe:

Noticias e informaciones
Ideas y sugerencias,
Indicaciones, Solicitudes,
etc.

A sus compaeros:

Es el deseo de realizar el trabajo con

esmero y buena voluntad
El buen director entusiasma a sus colaboradores y logra que
trabajen con gusto y responsabilidad!!
El salario es un elemento muy importante de la motivacin, pero
no es el nico, porque el hombre tiene tambin otras necesidades
que no se pueden satisfacer con dinero.
ESTOS ASPECTOS TAMBIEN SON IMPORTANTES DE LA
MOTIVACION:
La estabilidad en el trabajo, el trato amable y
respetuoso, la justicia en el manejo de los conflictos, las
oportunidades de capacitacin y de progreso de la
empresa, el reconocimiento y estimulo, la oportunidad
de tomar parte en la toma de decisiones y en el manejo
de la empresa.

Es la capacidad de dar ordenes y

hacerlas cumplir
Mi capacidad para ejercer la autoridad depende de:

MIS CONOCIMIENTOS
Mis trabajadores atacarn mi autoridad si reconocen que
estoy mejor preparado que ellos y confan en mi capacidad
de guiarlos por un camino acertado y seguro. Por eso tengo
que hacer siempre el esfuerzo de aprender para mejorar mi
nivel educativo.
MI BUEN EJEMPLO
Mis trabajadores reconocern mi autoridad si encuentran en
mi cualidades dignas de admirar. Por eso tengo que tratar de
corregir mis defectos y de cultivar en mi las virtudes humanas.
LA VERDADERA AUTORIDAD ES COMO UNA FUERZA QUE IMPULSA A LOS DEMAS A
SEGUIR MIS INDICACIONES O A OBEDECER MIS ORDENES

Consiste En Escoger Una Entre Varias Alternativas!!

DIRIGIR es asumir la responsabilidad de tomar

decisiones, para manejar la empresa para resolver

los problemas, y para aprovechar las oportunidades.
Las decisiones son buenas cuando dan buenos
resultados y son malas cuando llevan al fracaso.
Por eso, el arte de dirigir consiste precisamente en
TOMAR BUENAS DECISIONES..
TODAS LAS DECISIONES TIENEN
CONSECUENCIAS; POR ESO ES TAN
IMPORTANTE APRENDER A
TOMARLAS BIEN!

NO SORTEE LAS DECISIONES

QUE DEBE TOMAR

1. Identifico cuales son las alternativas que tengo para escoger.

2. Analizo cada una de las alternativas buscando la siguiente
informacin
Cules son sus inconvenientes
Cules son sus riesgos
Qu resultados puedo esperar si la escojo
3. Comparo las diferentes alternativas.
4. Escojo la alternativa que ofrezca los mayores beneficios y tenga
menores riesgos.

La informacin completa,
exacta y actualizada
sobre la empresa, sobre
el medio que la rodea y
sobre la realidad del pas
es la clave del xito en la
toma de decisiones

Es la comparacin de los planes con los resultados para verificar si se han

cumplido y para corregir las desviaciones en la realizacin de los proyectos.
El control consiste en realizar las siguientes actividades:
1. RETOMAR LAS METAS QUE SE HAN ESTABLECIDO
Las metas son los proyectos expresados de tal manera que su
realizacin se pueda comparar con un punto de referencia concreto.
POR EJEMPLO: La meta es reducir al 5% el desperdicio de la materia
prima utilizada. El consumo de materia prima es el punto de
referencia con el cual comparo el desperdicio para verificar si he
logrado la meta.
2. RECOGER INFORMACION SOBRE LOS RESULTADOS
La informacin es el conjunto de datos necesarios para verificar el
cumplimiento de las metas. POR EJEMPLO: Mantener el registro
actualizado del desperdicio y del consumo de materia prima.

3. COMPARAR LAS METAS CON LOS RESULTADOS

Es la comparacin permanente de las metas con las relaciones
para verificar hasta que punto se estn logrando.
POR EJEMPLO: Cada semana averiguo cunta materia prima utilic
y cuanta desperdici para comparar el porcentaje con la meta del 5%.
4. CORREGIR LAS DESVIACIONES
Es el anlisis de las causas por las cuales no se cumplen las
metas para corregirlas inmediatamente.
POR EJEMPLO:
El nuevo cortador no sabe colocar bien los moldes; hay que
entrenarlo para que aprenda a hacerlo correctamente.
MA VALE PREVENIR QUE LAMENTAR.
EL MEJOR CONTROL ES EL QUE COMIENZA A
APLICARSE DESDE EL COMIENZO DEL PROCESO

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