IT Procurement

Wirtschaft
und Verwaltung
Berner
Fachhochschule
| Haute cole spcialise bernoise | Bern University of Applied Sciences

Kapitel 4

Phase Voranalyse(n)

Skript Seite 30

43

Bedarfsanalyse (03.03.2015)
Marktanalyse und Kostenschtzung (11.03.2015)

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Kapitel 4.6

Marktanalyse

Rckblick auf IPRO4_2015-03-10

PC-Beschaffung am Beispiel der Stadt Billingue
Relevanten Markt bestimmen (Untersuchungsfeld), festlegen der
Untersuchungstiefe
Kollegen befragen (ihre Beschaffungen studieren)
Informationen ber den Markt beschaffen (Messen, Internet,
Spezialisierte Marktforscher, etc.)
Allenfalls RfI (Request for Information)

Fokussierung
Wie viele Angebote drfen wir erwarten?
Wie profilieren sich die Anbieter?
Welche Preise kann ich erwarten?

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Beispiel Informationsanfrage RFI

Marktabklrung
Informationsanfrage / Request for Information

Applikationen fr die Aufbewahrung digitaler Informationen

Version: 1.0

s. Moodle Beispiele

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Informationsanfrage
Versandliste

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Kapitel 4.7

Kostenschtzung

Rckblick auf IPRO4_2015-03-10

Das mutmassliche Investitionsvolumens ist fr vieles ein wichtiger
Indikator!
Erforderliches Budget
Wirtschaftlichkeit
Verfahrenswahl (Art des Ausschreibungsverfahrens)
Grsse und Zusammensetzung der Projektorganisation

Erforderliche interne Ressourcen

Grad der Management Attention

Wie erstelle ich eine Kostenschtzung?

Beispiel aus Vergangenheit vorhanden (Referenzwert Vorjahr, Bild)
Anhand Kostenraster iterativ

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Kapitel 4.7

Kostenschtzung

Rckblick auf IPRO4_2015-03-10

Kostenstruktur des Projektgegenstandes
[1] Josef Schreiber, Kapitel B5, Seite 197, Abb. 50
Investitionskosten
Kostenverursacher

Externe Kosten

Interne Kosten

Applikationssoftware
Systemplattform
Systemsoftware
Kommunikation
Fhrung,
Organisation
Betriebskosten
Kostenverursacher
Betrieb der Systeme

Externe Kosten

Verdeckte, nicht
Interne Kosten ausgewiesene Kosten
bei den Benutzern!

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Anhang 1: Repetitionsfragen und bungen

Kapitel 4: Phase Voranalyse(n)

S. 103

Sie wissen nicht, ob es Lsungen gibt, die Ihre Bedrfnisse

abdecken. Sie beschliessen daher, eine Marktanalyse
durchzufhren. Zu welchem Zeitpunkt erachten Sie die
Marktanalyse als sinnvoll?
In der Phase der Voranalyse(n) und allenfalls Vorbereitung.

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Anhang 1: Repetitionsfragen und bungen

Kapitel 4: Phase Voranalyse(n)

S. 103

Wie gehen Sie vor, wenn Sie eine Marktanalyse fr Anbieter

von Servern durchfhren wollen?

Relevanten Markt bestimmen: Anbieter von Servern definieren,

nicht zu stark einschrnken

Anbieterprofile erstellen, Potentielle Anbieter klassieren

Frhere Beschaffungen studieren

Kollegen befragen

Gartner/Forrester konsultieren

Allenfalls externe Untersttzung beiziehen (auf Kompetenz und

Neutralitt achten)

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Anhang 1: Repetitionsfragen und bungen

Kapitel 4: Phase Voranalyse(n)

S. 103

Bei der heutigen Web-Lsung (Post-Kiosk), die sie selber im

Rechenzentrum betreiben, brauchen Sie einen neuen WebServer, da der alte Server bereits 7-jhrig ist und noch unter
Windows 2000 luft. Ein Ausbau des Servers ist nicht mehr
mglich und die Wartung von Windows 2000 luft demnchst
aus. Wie hoch ist der Auftragswert dieses Projektes? Was
whlen Sie fr ein Verfahren?
Wollen wir die Lsung am 24. Mrz 2015 zusammen machen?

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10

Kapitel 4

Phase Voranalyse(n)

Leitfragen

S. 30

Wie ermittle ich den konkreten Bedarf?

Wie bestimme ich den Beschaffungsgegenstand?

In welchem Zeitrahmen kann ich die Beschaffung abwickeln?

Wie gehe ich vor zur Erstellung des Projektauftrags?

Was bietet der Markt?

Ist das Budget vorhanden?

Wie errechne ich die Kosten des Projektes?

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11

Kapitel 4.8

Projektantrag

Literatur lesen/bearbeiten

S. 43

Haben Sie Fragen?

[1] Josef Schreiber, Beschaffung von Informatikmitteln

Kapitel C, Dokument 1: Auftrag und generelle Zielsetzung (S. 246

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249)

12

Kapitel 4.8

Projektantrag

eine gute Vorbereitung ist die Voraussetzung fr den Projekterfolg!

ein systematischer Beschaffungs- und Auswahlprozess kann Risiken bei
der spteren Umsetzung erheblich reduzieren!
Aristoteles

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Kapitel 4.5

Projektorganisation

Schlsselelemente des Artikels?

[11] Brons/Schulz, IT-Beschaffung, Organisation und Prozesse in
Beschaffungsprojekten bei der SBB Informatik (IT)

Projektorganisation: Der strategische Einkauf betreut bzw. leitet

die Ausschreibung; Beizug Legal!

Prozess: Standardisierter Prozess mit festgelegten Meilensteinen

und untersttzenden Vorlagen (siehe auch LIBIT)

Produkt: Nach Definierung und Dokumentierung der

Anforderungen dem Markt gegenberstellen

Projektoffice: Dokumentiert und klassiert (Transparenz) und

betreut den Beschaffungskiosk

Profit: Messbare Erfolge = Kosteneinsparungen von ca. 15%

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Kapitel 4.5

Projektorganisation

Bei B ist die Unbefangenheit strikt sicher zu stellen!

Wer soll in der Projektorganisation Einsitz nehmen?

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Kapitel 4.5

Projektorganisation

Bei grsseren Beschaffungen unerlsslich!

Projektoffice
Dokumentiert, klassiert und betreut den Beschaffungskiosk
COCKPIT+ (3.0)

Um was geht es bei COCKPIT+

Merkmale / Eigenschaften

Grundlagen

Funktionsprinzip

Organisation

Erfassung und Verlinkung Inhalt(e)

Systemvoraussetzungen

Weiterfhrende Links

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Kapitel 4.4

Zeitverhltnisse

Projektplanung ist ein Element der Projektorganisation

Komplexe Beschaffungen: Durchlaufzeit ist 4

Praxiserfahrungen
Pflichtenhefterstellung = 40 - 50 % von Gesamtaufwand

ffentlichen Ausschreibungen: Erfahrungswerte am oberen Rand

10 Monate

LIBIT Terminplne

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Kapitel 4.4

Zeitverhltnisse

Beizug von Experten

Haben Sie Fragen?
[12] Beizug von Experten, BBL, Mai 2014
Bei externer Untersttzung auf Kompetenz und Neutralitt achten!
Brauche ich wirklich Untersttzung und welches ist der Mehrwert?

Was muss ich beachten, wenn ich bei Vorarbeiten fremde Hilfe
beanspruche?
Was muss ich beachten, wenn ich bei der Erarbeitung der
Ausschreibungsunterlagen fremde Hilfe beanspruche?

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Kapitel 4

Phase Voranalyse(n)

Leitfragen

S. 30

Wie ermittle ich den konkreten Bedarf?

Wie bestimme ich den Beschaffungsgegenstand?
In welchem Zeitrahmen kann ich die Beschaffung abwickeln?
Wie gehe ich vor zur Erstellung des Projektauftrags?
Was bietet der Markt?
Wie errechne ich die Kosten des Projektes?

Ist das Budget vorhanden?

Wenn JA, dann kann Phase Voranalyse(n) abgeschlossen werden!

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Kapitel 4.3

Bedarfsanalyse

Schritt 1: Vorabklrungen treffen berprfen

Kann das Beschaffungsvorhaben schon gengend klar formuliert

werden?

Welche besonderen Rahmenbedingungen bestehen?

Ist eine Beschaffung grundstzlich mglich?

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Kapitel 4.3

Bedarfsanalyse

Schritt 2: Beschaffungsplan erstellen berarbeiten

Portfolio, SIP
Mittelfristplan

IstOrganisation

Vorhaben
GrundBedarf

Anforderungen

GAPAnalyse

BeschaffungsPlan

Inventar

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Kapitel 4.3

Bedarfsanalyse

Spannungsfeld Anforderungsermittlung

(? versus Eierlegende Wollmilchsau)

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Kapitel 1

Grundlagen IT Procurement

Einflussfaktoren des IT Service Management

S. 9

Korrekte Anforderungsermittlung

Die Bedrfnisse der Anwender

Gute Kommunikation
Richtige Fragen stellen

Systematisches Vorgehen, nachvollziehbar

(Art Lieferobjekt, Art der Beschaffung)

Die Lebenszyklen der Systemkomponenten

Die Innovationen im Markt

Preis/Kosten

Budget(-Rahmen)

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Kapitel 4.3

Bedarfsanalyse

Literatur lesen/bearbeiten
Haben Sie Fragen?
[2]

Chris Rupp & die SOPHISTen,

5.3.1 Kreativittstechniken, S. 86 93
5.3.2 Beobachtungstechniken, S. 93 95
5.3.3 Befragungstechniken, S. 95 99

Welche Ermittlungstechniken kennen Sie?

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Kapitel 4.3

Bedarfsanalyse

Ermittlungstechniken

Interview

Schriftliche Befragung (Fragebogen)

Workshops

(Feld-)Beobachtung (z.B. Good practice)

Ist-Analyse (Systemarchologie)

S. 33

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Kapitel 4.3
[2]

Bedarfsanalyse

Chris Rupp & die SOPHISTen

Ermittlungstechniken, S. 110

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Kapitel 4.3

Bedarfsanalyse

Anforderungsermittlung - Hellsehen fr Fortgeschrittene

Wer nicht weiss, was er will, darf sich nicht ber das wundern, was er
bekommt.

Jede Ermittlungstechnik hat Strken und Schwchen.

Ohne die spezifischen Projektcharakteristika zu beachten, ist ein

effizienter Einsatz von Ermittlungstechniken nicht mglich.

Die Kombination verschiedener Ermittlungstechniken macht Ihr Projekt

zum Erfolg.

Frank Dommenz (*1961), Malermeister und Illustrator

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Kapitel 4

Phase Voranalyse(n)

Leitfragen

S. 30

Wie ermittle ich den konkreten Bedarf?

Wie bestimme ich den Beschaffungsgegenstand?
In welchem Zeitrahmen kann ich die Beschaffung abwickeln?
Wie gehe ich vor zur Erstellung des Projektauftrags?
Was bietet der Markt?
Wie errechne ich die Kosten des Projektes?
Ist das Budget vorhanden?
Wenn JA, dann kann Phase Voranalyse(n) abgeschlossen werden!

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Kapitel 5

Phase I: Vorarbeiten

geht es jetzt darum, die optimalen Vorbereitungsarbeiten

durchzufhren, um die Beschaffung methodisch korrekt und effizient
abzuwickeln.
Dabei sind ein paar wichtige Punkte zu beachten!

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Kapitel 5

Phase I: Vorarbeiten

Die Leitfragen

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S. 44

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Aufgaben fr 24.03.2015
Literatur lesen/bearbeiten
Haben Sie noch Fragen?
[13]
[14] Lilian Snaidero Kriesi, Der IT-Vertrag als Bumerang, Netzwoche
19/2011

[15] Ueli Grter, Insolvente Software-Anbieter, Swiss IT Magazine, April

2010

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