ADMINISTRAO DE ESTOQUE

FICHA DE ESTOQUE
FINALIDADES:
As principais finalidades da ficha de estoque so controlar o histrico de consumo, a
movimentao de entrada e sada e a evoluo dos preos. Permite o controle do estoque
mnimo alertando quanto necessidade de se fazer pedido de compras e possibilita, ainda,
detectar desvio de mercadorias (furto). Por meio da ficha de estoque elabora-se o fechamento
mensal e o custo dirio com os dados desta ficha.
ELEMENTOS DO CABEALHO:
Produto colocar nesse campo o nome do produto. Cada produto deve ter uma ficha
especifica.
Fornecedor se for apenas um nico fornecedor escrever o nome deste, se for mais de
um, manter separado um cadastro. Colocar neste campo o cdigo que identifique a
folha onde esto lanados os fornecedores deste produto.
Cdigo especificao do cdigo do produto
Unidade especificar os tipos de embalagens e sua capacidade (kg, mel, l).
Estoque mximo
Estoque mnimo representa a quantidade mnima que se deve ter em estoque
considerando o uso norma e o prazo de entrega do fornecedor.
Ponto de pedido indica a quantidade segura em que dever ser feito novo pedido.
ELEMENTOS DA FICHA DE ESTOQUE:
Consumo mdio mensal e anual
Data dever ser colocada a data de efetiva entrada do material no estoque. Na
ausncia desta data, como segunda hiptese, dever ser colocada a data de sada que
consta na nota fiscal. Em ultimo caso ser usada a data de emisso.
Nmero da nota fiscal
Entrada
Sada saldo
Custo unitrio
IMPORTNCIA:
Preparar os pedidos dos alimentos (o clculo ser feito a partir das quantidades
utilizadas no ms anterior);
Analisar o fornecedor;
Verificao de exagero no consumo e nos gastos;
Rpida conferencia do estoque;
Utilizada para confeco do inventrio fsico.
MODELO DE FICHA DE ESTOQUE
FICHA DE ESTOQUE
Produto
ARROZ

Fornecedor
ABC

Unidade
KG

Cdigo
01

Estoque
mximo
160

Estoque
mnimo
10

Ponto de pedido
50

Jan

Fev

Mar

Abr

100 200
DATA

100 200
DESTINO/
PROCED.

19/11/12

Recebiment
o
Cozinha
Cozinha

20/11/12
21/11/12

Consumo mdio anual

Mai Jun
Jul
Ag Set
Out
o
100 100
100 200 100 100
NOTA FISCAL ENTRAD
SADA
OU
A
DOCUMENTO
0123
100
Requis. 011
Requis. 012

10
10

Nov

Dez

200 200
SALDO
200

Mdia /Ano
141,67
CUSTO
UNITRIO
R$ 2,57

190
180

OUTROS ELEMENTOS
SISTEMA DE LANAMENTOS esses dados ficaro critrio do administrador.
So basicamente 3:
1. Custo mdio pondervel mvel calculado a cada nova entrada. Preo mdio
o valor que prev a sada de unidades fsicas (mercadorias, material) do
estoque avaliadas pela media ponderada entre o registro de entradas de preo e
os diferentes volumes no estoque, por tipo de material. importante lembrar
que diferente de mdia de preos, que a mdia aritmtica aonde no se leva
em conta a quantidade.
2. Sistema PEPS significa que o primeiro que entra o primeiro que sai. A
mercadoria retirada do estoque com seu preo real, no realiza-se mdias.
3. Sistema UEPS significa que o ultimo preo o que vigora. A mercadoria
geralmente ter o maior preo, fazendo com que o custo seja irreal e
superestimado.

Ento vamos fazer um exerccio para entender isso !!!!!!!!

As operaes so as seguintes:
A empresa no tinha estoque inicial.
Dia 01 de Janeiro Compra de 1 pacote de biscoito por R$ 1,00
Dia 02 de Janeiro Compra de 1 pacote de biscoito por R$ 1,20
Dia 03 de Janeiro Compra de 1 pacote de biscoito por R$ 1,30.
Dia 04 de Janeiro Venda de 1 pacote de biscoito.
Nossa planilha de controle de estoque pelo mtodo do PEPS ficaria da seguinte forma:

Vejam que a empresa no tinha estoque inicial de produtos.

No dia 01/01 comprou 1 unidade a R$ 1,00.

No dia 02 comprou mais uma unidade do mesmo produto, por R$ 1,20 agora ficou com dois
lotes de mercadorias, o primeiro (mais antigo) com uma unidade a R$ 1,00 e o segundo (mais
recente) com uma unidade tambm a R$ 1,20.

No dia 03 comprou mais 1 unidade a R$ 1,30 nesse dia ficou com 3 lotes de mercadorias
cada lote com uma unidade.
No dia 04 utilizou 1 unidade como estamos trabalhando com o mtodo do PEPS a unidade
baixada do estoque se refere a primeira unidade que entrou no mesmo, logo o seu valor de
R$ 1,00.
Vejam (faam as contas) que ficamos com o valor total de R$ 2,50 de mercadorias em nosso
estoque final, sendo o mesmo composto de 2 unidades, uma a R$ 1,20 e a outra a R$ 1,30.
Ento baixamos do nosso estoque a unidade mais antiga, que tinha o valor mais baixo do que
as demais.
Vamos ver agora como ficaria a nossa planilha pelo mtodo do UEPS.

Vejam que a planilha basicamente a mesma as nicas diferenas so em relao ao valor da

unidade baixada de nosso estoque, e o valor do nosso estoque final, agora pelo mtodo do
UEPS ficamos com duas unidades tambm, que totaliza m R$ 2,20. Sendo R$ 1,00 da mais
antiga e R$ 1,20 da ltima mercadoria que ficou em nosso estoque.
Ento quando trabalhamos com esse mtodo baixamos de nosso estoque a mercadoria que
tem o valor mais alto.
Vamos agora ver como ficaria a nossa planilha pelo custo mdio:

Nossa planilha pelo custo mdio tem um detalhe no temos mais lotes de mercadorias, a cada
compra de mercadoria temos que calcular o custo unitrio do produto considerando o valor da
compra e mais os valores antigos que tnhamos em nosso estoque.

No dia 01 fizemos uma compra de 1 unidade a R$ 1,00, no dia 02 fizemos mais uma compra
de uma unidade a R$ 1,20, agora ficamos com 2 unidades de mercadorias em nosso estoque,
que totalizam R$ 2,20 (1,00 + 1,20), logo, o nosso custo unitrio de cada unidade de R$
1,10 (2,20 : 2).
No dia 03 fizemos mais uma compra de 1 unidade agora por R$ 1,30, nosso estoque final
nesse momento ficou de R$ 3,50 com 3 unidades, cada unidade equivale a R$ 1,17
(arredondando).
No dia 04 baixamos de nosso estoque, porque utilizamos 1 unidade que estava avaliada a R$
1,17.
Ento podemos perceber que a avaliao pelo custo mdio nos d um valor unitrio de custo,
maior do que o valor unitrio dado pelo mtodo do PEPS (pois este considera o valor mais
antigo, assim o valor mais baixo), e menor do que o valor dado pelo UEPS (pois este
considera o valor mais recente, mais alto).
Lembrando que estamos exemplificando a operao num ambiente inflacionrio, onde os
preos dos produtos esto em constante aumento.

IVENTRIO PERPTUO
um registro continuo de balano de cada artigo existente em estoque. Os artigos recebidos
so anotados diretamente nas fichas e somam-se aos j existentes, os artigos utilizados
subtraem-se do inventrio. O inventrio perptuo pode ser feito em formas diferentes. Com
frequncia utilizam-se fichas Kardex, com o nome de cada artigo para fcil identificao.
Estas fichas podem estar no arquivo em ordem alfabtica pelo produto ou por grupo a que
pertence. Ex. arroz, cebola, ervilha, etc, ou lataria (ervilha, milho verde, etc.).
O principal objetivo do inventrio perptuo facilitar a informao imediata ao administrador
sobre a quantidade de alimentos existentes, em qualquer momento.
IVENTRIO FISICO
um registro real de todos os produtos existentes ao finalizar o perodo de contabilidade,
em geral ao final do ms. Algumas empresas o fazem quinzenalmente ou semanalmente.
Esta pratica deve ser efetuada por mais de uma pessoa (estoquista e nutricionista), para
evitar que pequenos furtos sejam encobertos.
Os preos podem ser anotados na hora do inventario para facilitar o procedimento de custos.
O inventrio fsico e o perpetuo devem coincidir exatamente, pois o fsico deve ser feito
comparando o dado real com as fichas kardex. Algumas pequenas diferenas so esperadas,
mas as discrepncias devem ser investigadas. O descuido ao preencher as requisies da
sada, so o motivo mais frequente dos erros. Os 2 tipos de inventrios devem avaliar
tambm as quantidades de gneros existentes nas cmaras frigorificas, nos refrigeradores e
freezers. Depois de feito o inventrio fsico e confrontado com o perptuo, se determina o
custo e o valor total. Essas cifras so utilizadas para calcular o custo de alimentos
consumidos.
MTODO DE ANLISE ABC

A curva ABC um importante instrumento para se examinar estoques, permitindo a

identificao daqueles itens que justificam ateno e tratamento adequados quanto sua
administrao.
Ela consiste na verificao, em certo espao de tempo (normalmente 6 meses ou 1 ano), do
consumo em valor monetrio, ou quantidade dos itens de estoque, para que eles possam ser
classificados em ordem decrescente de importncia.
Aos itens mais importantes de todos, segundo a tica do valor, ou da quantidade, d-se a
denominao de itens da classe A, aos intermedirios, itens da classe B, e aos menos importantes, itens
da classe C.
A experincia demonstra que poucos itens, de 10% a 20% do total, so da classe A, enquanto
uma grande quantidade, em torno de 50%, da classe C e 30% a 40%, so da classe B.
A curva ABC muito usada para a administrao de estoques, para a definio de polticas de
vendas, para estabelecimento de prioridades, para a programao da produo, etc.

COMO SE OBTM A CURVA ABC?

Obtm-se a curva ABC atravs da ordenao dos itens que sero analisados, conforme sua
importncia relativa no grupo.
A montagem dos grupos pode parecer um pouco trabalhosa, mas pode ser que ela seja feita
uma nica vez, ou mesmo muito esporadicamente. Os itens de cada grupo permanecem enquanto
permanecerem as condies que possam afetar os itens (consumo; vendas; preos; etc.). A montagem
dos grupos pode ser feita em duas etapas (vamos continuar com o exemplo de um controle de
estoques):

1 Etapa:
- relaciona-se todos os itens que foram consumidos em determinado perodo (1);
- para cada item registra-se o preo unitrio (2) e o consumo (3) no perodo considerado (se a anlise
fosse sobre vendas, ou sobre transporte, ao invs de consumo seria usada a quantidade vendida, ou a
quantidade

transportada,

etc.);

- para cada item calcula-se o valor do consumo (4), que igual ao preo unitrio x consumo;
- registra-se a classificao (5) do valor do consumo (1 para o maior valor, 2 para o segundo maior
valor, e assim por diante).