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Administracin
Usuarios

Alta de usuario y asignacin de sectores

Asignar y Modificar roles

Qu es un rol?

Empleados

Alta y modificacin de empleados

Alta de huellas dactilares con relojes biomtricos

Alta de empleados con relojes de proximidad

Conceptos bsicos de altas y modificaciones de empleados

10

Datos personales del empleado

12

Alta de sectores

13

Concepto y alta de empresas

14

Concepto y alta de novedades

15

Horarios
Concepto y creacin de jornadas

16

Concepto y creacin de calendarios

19

Concepto de vacaciones y feriados

21

Control
Concepto de fichadas y ausencias

23

Mdulos opcionales

25

Reportes
Reportes

28

Conceptos y funciones de Control Lenox servidor

35

Programacin de tarea de Backup automtico

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Dentro del mdulo Usuarios se crean los usuarios que utilizan el software. Una vez creados los
usuarios, a travs del men interactivo, se podrn modificar/eliminar datos, asignar roles y sectores. Desde aqu visualizar el nombre de los usuarios que acceden al sistema, su fecha de alta y su
condicin: si es o no administrador.

Cuando se crea un usuario debe ingresar su Nombre, Apellido, Nombre de usuario y contrasea
(estos dos ltimos dos datos le sern solicitados para acceder al software). La fecha de alta se genera automticamente.
Agregar un nuevo usuario:
1.
2.
3.
4.

Presione Agregar.
Se desplegar un cuadro de Nuevo Usuario.
Cargue el nombre y apellido del usuario.
Tilde la casilla de Administrador si desea que el usuario creado tenga permisos para ver y
modificar los datos de la base de datos. Caso contrario, tendr que asignarle al usuario el
rol correspondiente.
5. Cuando el nuevo usuario ingrese por primera vez al sistema deber hacerlo con su nombre
como Usuario y su Apellido como Contrasea.
6. Finalmente le pedir generar el Usuario y Contrasea que el desee para sus prximos
ingresos al sistema.
Nota: si desea cambiar posteriormente su usuario y contrasea dirjase al men Preferencias.

Asignar sectores: permite asignarle uno o varios sectores al usuario. Esto permite visualizar solo la informacin de los sectores asignados.

Asignar Roles: permite asignar qu rol va a cumplir el usuario en el software.

Modificar/ Eliminar: si desea modificar/eliminar un dato, lo podr hacer siempre y cuando


sesa administrador del sistema.

Buscar: permite realizar la bsqueda de un usuario a travs del buscador avanzado.

Roles: el rol permitir restringir las acciones que puede realizar cada usuario. Simplemente haga
clic en Agregar, asigne un nombre y habilite los permisos disponibles.

Empleados: en este mdulo se dan de alta las personas que van a fichar. Podr cargar el nombre
apellido, discriminar a qu sector pertenece, en qu horario trabaja, si computa o no horas extras,
adems de otros datos laborales y personales.

Alta de Empleados
Agregar un nuevo empleado:
1. Dirjase al men Empleados
2. Presione el Botn Agregar
3. Cargue los datos del nuevo empleado.

Alta de Huellas Dactilares (Relojes Biomtricos)


1. Seleccione de la lista, los equipos en los que se registrar al empleado. Si no le aparecen
relojes por favor vea el siguiente link que lo guiar para dar de alta equipo en el servidor
http://www.relojeslenox.com.ar/videos.html

2. Seleccione del men desplegable el reloj que usar para enrolar al empleados y luego el
dedo que desea capturar.

3. Realice tres tomas de la huella del mismo dedo (el mismo reloj guiar el proceso).

Asignacin de tarjetas (Reloj por Proximidad)


1. Ingrese al men del reloj. Para ello presione la tecla Men e ingrese el usuario y
sea
(Digite el usuario 10000, presione OK y luego la contrasea 4000.)

contra-

2. Dentro del Men presione OK en las primeras 3 opciones, luego asigne un nmero de ID
al azar para que pueda visualizar el nmero de tarjeta, presione OK y, a continuacin,
pase una tarjeta por el lector. Anote el nmero y vuelva a pasar otra tarjeta. (Notar que
el nmero de tarjeta visualizado en el reloj es el mismo que tiene impreso en la tarjeta solo que con menos cantidad de dgitos)
3. Realice este paso con todas las tarjetas para luego seguir la carga en nuestro sistema

4. A continuacin seleccione a qu reloj enviar el nmero de tarjeta.

Conceptos bsicos, altas y modificaciones en empleados

ID: es el nmero que se asigna automticamente al dar de alta a un nuevo empleado (tambin se
utiliza para que el empleado fiche con ID+ Huella o ID + Contrasea).
Precio: si desea contabilizar las horas que trabajan los empleados podr ingresar el valor de la
hora a cada empleado.
Ingreso: es la fecha en la que el empleado se vincula a la empresa.
Clave: si el empleado no pudiera fichar con su huella, puede optar para que el empleado fiche con
su contrasea + nmero de ID.
Legajo: el nmero de legajo del empleado.
Remoto: contrasea que se usa para fichar a travs de nuestro mdulo de Fichadas remotas.
E-Mail Corporativo: permite agregar el e-mail de cada empleado. Si tuviera habilitado el mdulo
de Alertas por mail habilitado, este le enviar a cada empleado sus llegadas tardes del da, con sus
acumulados en el mes y ao.
Calendario / Sectores / Empresa: se le asignar al empleado el dato que previamente haya creado
en el mdulo calendarios. Si an no lo creo, le aparecer como NO ASIGNADO.

10

Computar horas extras: si tilda este casillero ver, automticamente, en el reporte reflejado que
el empleado computa horas extras.
Excluir de los reportes: si tilda este casillero, no ver incluido en los reportes al empleado. Se
utiliza muchas veces para, por ejemplo, excluir a tcnicos que trabajan a domicilio y no se controla
la cantidad de horas que estn en la empresa, pero s su horario de entrada o salida.
Enviar mail por llegada tarde: si tilda este casillero al empleado le llegar el e-mail con sus llegadas tardes del da, y acumulados mensuales y anuales.

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Agregar Datos personales del empleado


1. Dirjase a la pestaa Datos Personales.
2. Cargue (opcional): nmero de documento, direccin, telfono localidad, etc.

Baja de Empleados
1. Seleccione la persona a dar de baja y presione el botn Eliminar
cartel de confirmacin.

. Aparecer un

Una vez eliminado el empleado desaparecer de la carilla de empleados activos. Si desea tambin
puede Eliminar todos sus registros.

12

Esta opcin permite reincorporar empleados eliminados al software. De esta forma se pueden
recuperar los datos personales, las fichadas y las huellas.
En este men se administran los sectores y las empresas. Las empresas estarn conformadas por

sectores.
1. Presione el botn "Agregar" y cargue el nombre del sector.

Mail: puede asignarle a cada sector un mail. Esto se utiliza para que al e-mail que este asignado el sector le llegue un reporte de tardes y ausentes de los empleados que estn asignados a
ese sector. (Esta funcin corresponde al mdulo de Alertas por e-mail ).

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En el mdulo empresas se cargan las diferentes empresas o sucursales. De esta forma se asignan
diferentes sectores a diferentes empresas y esto permitir sacar reportes de una empresa en particular.
Ejemplo: puede obtener un reporte de fichadas de la sucursal de Olivos, el que tiene asignados los
sectores de Produccin y Administracin.

Agregar: podr asignar el nombre que diferenciar una empresa de otra; la misma se puede modificar o eliminar. Una vez creadas, se le pueden asignar sectores.

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Este mdulo permite crear cualquier tipo de novedad que justifique, por ejemplo, licencias, llegadas tardes, ausencias, salida temprana, cambio de horario, accidentes, etctera.

Al momento de agregar una novedad debe asignar un cdigo para que las diferencie en el reporte.
Adems, ese cdigo, se utiliza para compatibilizar el reporte con el programa liquidador de sueldos. Cada novedad se puede eliminar o modificar.

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La jornada es aquella que define cmo debe contabilizarse el tiempo de presencia o ausencia para
un da. Deber cargar todas las combinaciones posibles: diurna, nocturna, partida, flexible, etc.
Cada da de trabajo, de cada empleado, debe tener asignada una jornada. La asignacin del
da/jornada se realiza al crear los calendarios.
Si todos los empleados hacen el mismo horario solo necesitar una jornada para los das laborables.

Se recomienda tener en cuenta los siguientes puntos:

Dedicar unos minutos a recopilar la informacin de cada uno y plasmarlos en un papel con
sus correspondientes caractersticas.

Recopilar la informacin para definir las diferentes jornadas que necesitar.

Siempre que vare alguno de los elementos de una jornada deber definir otra, por ejemplo: hay dos grupos que ingresan a las 8 y se retiran a las 15hs. Ambos tienen un descanso,
pero la gran diferencia entre ellos es que en el grupo uno, descansan entre las 10:00 y las
11:00hs; mientras que en el grupo dos el es de 12:00 a 13:00hs. Al tener esta alteracin
entre ambos grupos, es obligatorio configurar dos jornadas diferentes.

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Creacin de una Jornada


A cada jornada es importante asignarle un color; esto es til para implementarla en el calendario.
Para ilustrar la creacin de una jornada se usar el siguiente ejemplo:
Flexible (Verde): rango en el que las fichadas son vlidas. En este ejemplo es de 7 a 21hs, dentro
del mismo se podrn computar horas excedentes o extras, como tambin compensar horas en
caso haber llegado tarde o de tener que retirarse temprano.
En este rango solo se carga el horario de comienzo y de finalizacin de la jornada como muestra la
siguiente imagen:

Normal (Azul): rango/s obligatorio/s de trabajo. En este ejemplo es de 9 a 18hs (9 horas obligatorias) donde, si hubiese, se computarn llegadas tardes y ausencias.
En este rango se carga el horario obligatorio de la jornada, adems se configura la tolerancia de
llegada tarde, como muestra la siguiente imagen.

Tolerancia de tarde: es la cantidad de minutos que se asignan como tolerancia para que el empleado pueda llegar tarde. Es decir, si el horario de entrada es a las
9:00 e indica 5 minutos tarde, al empleado se le computarn llegadas tardes a
partir de 9:06.

Suma minutos: es la cantidad de minutos que se le suman a las horas normales


trabajadas.

Ejemplo: si el empleado tiene que cumplir 9 horas trabajadas, pero ficha una hora para
almorzar, en el reporte tendr 8 horas trabajadas. Pero, si ingresa 60 minutos en Suma
minutos va a sumar 1 hora ms a las trabajadas. De este modo cuando genere un reporte
le aparecern las 9 horas normales.

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Extras (Rojo): rango/s en donde se define/n el cmputo de las horas extras. En este ejemplo estn
definidas de la siguiente manera: de 18 a 20hs al 50%.
Aqu se carga: el horario que se considera extras, el disparo del redondeo, el mltiplo de redondeo y tipo de redondeo.
Disparo del redondeo: es la cantidad de tiempo que debe transcurrir para que empiece a funcionar el Mltiplo de redondeo y para que, efectivamente, se empiecen a computar las horas extras.
Mltiplo del redondeo: se redondea segn el mltiplo del redondeo y se especifica si ese redondeo es para arriba, perfecto o para abajo. Por ejemplo, si el redondeo es 30 minutos para abajo y
el empleado hizo 12, se redondea a 0.
Tipo de redondeo: existen 3 tipos de redondeo diferentes.

Hacia arriba: si el mltiplo es cada 10 minutos, y el empleado trabaja hasta las 20:29, se
aplicar la regla de redondeo hacia arriba, llevando el horario trabajado extra del empleado a 20:30.

Hacia abajo: repitiendo el caso anterior, en vez de subir el redondeo, este va a bajar. Es
decir, de 20:29 baja a 20:20 para redondear en ese horario.

Perfecto: no sube, ni baja, se mantiene igual, en este caso 20:29.

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Un calendario es la relacin da/jornada durante un periodo. Es aqu donde se le asignan al calendario las jornadas creadas previamente. Es, entonces, el calendario el que se le asigna a uno o ms
empleados.
Creacin de un Calendario
Una vez creadas las jornadas necesarias se deben asignar al calendario anual. En este ejemplo se
asign a todos los das hbiles del 2014, la jornada de 9 a 18hs creada anteriormente con el color
naranja.
Seleccin de Das
La forma bsica de hacerlo consiste en seleccionar un da (haciendo clic sobre el mismo) y a continuacin hacer clic sobre la jornada que se desea asignar.
Como para periodos largos ese sistema puede resultar tedioso, se han incorporado varios mtodos
para facilitar la tarea de definir los calendarios:

Para seleccionar todo el ao se har doble clic sobre ao del calendario.


Para seleccionar un mes entero se har clic sobre su nombre.
Para seleccionar todos los lunes de un mes se har clic sobre su abreviatura. Lo mismo con
el resto de das.
Para seleccionar todos los lunes del ao se har doble clic sobre su abreviatura. Lo mismo
con el resto de das.

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Horarios rotativos
Dentro del mdulo Calendarios encontrar una opcin para crear rpidamente un calendario
con jornadas rotativas.

En este ejemplo ver un horario que se repite durante el periodo del 01/10/2014 hasta el
31/10/2014.
En este caso ambas jornadas se asignan durante 2 das en las fechas mencionadas para que quede
de la siguiente forma.

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Aqu se cargan las vacaciones y las licencias de cada empleado.


Podr observarlas discriminadas por empleado, le indicar el periodo en que se las tom y si tiene
alguna novedad asignada.

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Aqu se agregan todos los feriados del ao con fecha y descripcin del feriado; adems el software
posibilita computar horas extras a quienes asistan a trabajar ese da y elegir el porcentaje adecuado. Cada uno de los feriados se puede eliminar o modificar.

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En el siguiente mdulo visualizar las fichadas de entrada y salida de todo el personal registrado
en el software.

Desde aqu ver el nombre y apellido del empleado, seguido de la fecha en el que se gener la
fichada, si la fichada es entrada E o salida S con su respectivo horario, el tipo de la misma, el
cual puede ser Por Reloj o Manual. En caso que sea Por Reloj en el campo Reloj visualizar el
nombre del equipo donde fich el empleado, en el caso que sea Manual, la misma se podr adjuntar un comentario, en este caso Novedad que define el por qu esa fichada es manual. La
misma puede representar, por ejemplo, una llegada tarde o que el empleado se haya retirado
antes.

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Cada una de las fichadas se pueden modificar o eliminar, la primer fichada del da ser entrada la
siguiente salida, y as sucesivamente.

Desde el software podr filtrar las fichadas del da, del mes actual, o elegir las fichadas de un periodo determinado. Si quisiera ver una fichada particular podr utilizar el Buscador avanzado, el
que permite discriminar por Empresa / Sector / Apellido, Nombre o Legajo.

Si utiliza el reloj de fichada de personal de forma offline, podr descargar las fichadas por pendrive
a travs de este mdulo. En el siguiente Link podr encontrar como descargar las fichadas a un
Pendrive http://descargas.relojeslenox.com.ar/manual_tft.pdf

En el mdulo de Ausencias ver reflejadas las ausencias del personal. Las caractersticas de este
mdulo son similares a las de Fichadas.

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Con el mdulo Fichadas Remotas podr controlar al personal que no


ficha en la empresa.
A travs de un smartphone, el empleado podr realizar la fichada,
obteniendo as, las horas y el lugar en el que se encuentra el empleado.
En la imagen se visualiza que el empleado est conectando al software
para fichar. Este se conecta con la IP pblica y el puerto que apunta la
aplicacin. Luego ingresa el nombre de la aplicacin y sus datos para
poder fichar.
En el monitor del software ver las fichadas que realizar el empleado
desde su celular. Aparecer detallado: ubicacin, horario y tipo de
fichada, adems del comentario de la misma.

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Con este mdulo podr configurar alertas que lleguen a uno o varios email determinados indicando los tardes y ausentes del momento, adems de los acumulados mensuales y anuales.

Podr habilitar el envo diario de ausencias y tardes en un horario determinado. Tambin podr
decidir si quiere recibir las horas acumuladas mensuales y anuales.
Podr optar por recibir un e-mail por jornada (por cada jornada de trabajo asignada en el softwre
recibir un correo electrnico).
Al tildar la opcin Aviso de vencimiento, el software enviar un correo con la anticipacin programada en la que un empleado est por cumplir su fecha de vencimiento.
Esto se utiliza por lo general para vencimientos de ART o
para empleados temporales.
El aviso de ausencia permite configurar el software para
que llegue un email por cada ausencia que tenga en el
da.
parametrizar los datos de
Dentro de
su correo electrnico. Como se muestra en la siguiente
imagen.

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Este mdulo permite asignar rpidamente, entre otras cosas, los sectores, relojes, calendarios,
empresa a los empleados. Con pocos clics se puede hacer una carga masiva y ahorrar tiempo.

En la imagen observar seleccionados diferentes empleados, a los que se les asignar una nueva
empresa o sector. De esta misma forma podr cambiar o asignar rpidamente jornadas, calendarios, sectores, etctera.

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Desde aqu se visualizan y exportan los reportes. Podr saber si el empleado cumpli con la cantidad de horas laborales, cuntos minutos lleg tarde, si tiene horas extras trabajadas, la cantidad
de horas totales. Informacin bsica de cada uno de ellos, etctera.
A continuacin ver los diferentes tipos de reportes que puede obtener a travs del Software Control Lenox Web.
Cada reporte se puede generar filtrando por Empresa, Sector, Empleado; adems puede seleccionar cmo ordenar la informacin y elegir el formato de salida.
A su vez podr filtrar y extraer un reporte del da en curso, del mes actual, o elegir las fechas (por
ejemplo una quincena).

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Diferentes reportes:
Empleados: este reporte brinda informacin de cada empleado. Se puede parametrizar eligiendo
qu datos personales quiere obtener, como se muestra en el siguiente ejemplo.

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Novedades: este reporte muestra todas las novedades que fueron asignadas a los empleados al
igual que los tardes (justificados e injustificados), ausentes (justificados e injustificados) y feriados,
como se muestra en el siguiente ejemplo.

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Fichadas completo: como indica el nombre, este reporte es el ms completo y muestra informacin de diferentes reportes, de forma unificada.
Aqu visualizar el horario de entrada y salida, la cantidad de horas trabajadas, las novedades,
etctera.

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Este reporte es similar al reporte de fichadas completo pero, en vez de ver las horas trabajadas,
visualizar, expresado en pesos, lo que debe percibir el empleado.
El resultado se da de la multiplicacin de la cantidad de horas trabajadas, por el valor hora que le
haya asignado al empleado.

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Desde aqu visualizar fcilmente, a travs de grficos de barra, las horas trabajadas normales,
extras, etc, as como tambin, las ausencias y llegadas tardes. Podr filtrar por sector, empresa o
empleado. Adems podr seleccionar el periodo en que quiere sacar el reporte.
Los grficos los puede exportar en diferentes formatos: jpg, png, pdf, etc.

Semanales: representa el total de las horas que trabaj el empleado por semana dentro del mes. A
diferencia de los otros reportes, este no se discrimina por dia, sino que acumula y suma horas por
semana.

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Exportacin por mascara nos permite emitir un reporte a medida, el mismo a travs del sub modulo Exportacin, nos permitir elegir que planilla de las ya creadas se puede elegir para emitir el
reporte entre fechas.

A travs del sub modulo administracin, podr crear las diferentes plantillas a medida, es decir,
cada planilla se puede crear a travs de los datos que el software emite. Estos datos se detallan en
una lista al momento de crear la planilla. Puede optar por realizar un reporte completo y realizar
una planilla detallada, como tambin puede optar por configurar una planilla bsica. Una vez
creada en el sub mdulo Exportacin podr elegir su planilla y obtener el reporte en formato TXT.

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Control Lenox Servidor


1. Ejecute el acceso directo en el escritorio de Windows, llamado Lenox Servidor.

2. Aparecer un reloj analgico blanco en la barra de tareas.

3. Haga doble clic sobre el reloj blanco. Se abrir la ventana que se muestra a continuacin.

35

Alta del Reloj en el software Control Lenox


1. Haga doble clic en el reloj blanco de lenox junto a la hora de su PC.

Nota: En caso de que no est el reloj analgico blanco vea "Ejecutar y abrir el Servidor".
2. Se abrir una ventana con dos solapas.
3. Dirjase a la solapa "Relojes Huella".
4. Presione aceptar para finalizar el alta del equipo.

Pantalla: selecione si el reloj es pantalla color / facial o blanco y negro.


Avanzada / Opc. Avanzadas / Soporte: permite modificar configuraciones de los equipos, herramienta para el rea de soporte tcnico.
Descarga fichadas: permite forzar al equipo a que descargue las fichadas manualmente

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Backup de la Base de Datos


Se recomienda hacer un resguardo de la base de datos peridicamente para proteger la informacin en caso de que tuviera una falla en su computadora.
1. Haga doble clic en el reloj lenox blanco que aparece a la izquierda de la hora de la PC.
2. Haga clic en el botn Backup.

1. Le aparecer un cuadro que le indicar que es necesario desconectar los clientes mientras
se realiza el backup. Es decir, debe cerrar los Lenox Cliente que estn en uso. Luego presione SI.
2. Selecione una ruta donde guardar este backup. Asegrese que sea un lugar donde lo pueda ubicar en el caso que tenga un problema con la base de datos.
3. Por defecto el backup se guardar con la fecha en el que fue creado, de esta manera podr
reconocerlo en el caso que lo necesite ms adelante.
4. Si se guarda correctamente le aparecer un ltimo cartel que le dir que se ha guardado
correctamente y la ruta en donde se guard.

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Restauracin de un Backup
1. Haga doble clic en el reloj lenox blanco que aparece a la izquierda de la hora del sistema.
2. Haga clic en el botn Restaurar.

1. Le aparecer un cuadro que le indicar que es necesario desconectar los clientes mientras
restaura el backup. Es decir, debe cerrar los Lenox Cliente que estn en uso. Luego presione SI.
2. Le aparecer una advertencia que le indica que esta base restaurada sobrescribir la que
actualmente este en uso. En el caso de ser una instalacin del software por primera vez en
una computadora donde nunca estuvo cargado el sistema, esta base de datos sobrescribir la que est en blanco. En el caso que sea una restauracin por base de datos corrupta,
sobrescribir dicha base de datos. Presionar Si.
3. Le aparecer un cuadro que le indica que el servidor se cerrar para hacer las Actualizaciones correspondientes. Deber volver a abrirlo desde Lenox Servidor.

Importante: al realizar una restauracin asegrese que el reloj est desconectado de la PC o bien
de la fuente de alimentacin, de manera que le sea imposible al reloj descargar las fichadas en una
base de datos en blanco o corruta.
Habilitar Backup Diario: esta opcin habilita los backup automticos.

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1. Habilite la casilla de Backup automtico.


2. Seleccione cundo quiere realizar ese backup (todos los das o algn da particular en la
semana).
3. Seleccione la ruta/carpeta donde se guardarn las copias.
Importante: La PC donde se encuentre instalado el Lenox Servidor debe est encendida para que
el backup se realice en la hora configurada.
Limpieza base de datos: El software eliminar datos posteriores a la fecha seleccionada.
Contrasea: puede asignarle una contrasea al servidor para que solo determinadas personas
puedan ingresar al Lenox Servidor.

www.sistemaslenox.com.ar :: soporte_tecnico@sistemaslenox.com.ar :: +54 11 4108-8400 Int.2


Manual Realizado por Tejeda Emanuel Damin, soporte tcnico Lenox

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