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Software GBS Para Colegios: Entidades Educativas Pblicas y Privadaswww.miGBS.

com

El Reto de la Entidad Educativa


Colombiana ha sido Superado!
Cmo AUTOMATIZAR la Entidad Educativa en sus procesos contables,
presupuestales y de Rendicin de Cuentas? Y, simultneamente:
CUMPLIR la Normatividad vigente,
ADOPTAR las Normas Internacionales,
AUMENTAR los Ingresos, REDUCIR los Costos y
MEJORAR el Servicio a la Comunidad
Testimonio del Dr.
Rodolfo

Elkin

Blanco

Bueno,

Rector.
Nosotros en el INSTITUTO
GABRIELA

MISTRAL

emplebamos entre dos y


tres

SEMANAS

para

la

elaboracin de los MILES


de recibos de los costos
educativos,

ahora

empleamos UN DIA, pero


tambin, en UN PAR DE
SEGUNDOS, se legalizan
los

recaudos

CODIGOS

mediante

DE BARRAS,

gracias a lo cual, hemos


mejorado
nuestra

los

recaudos,
Contabilidad

siempre est AL DIA y los


Presupuestos
Software GBS automatiza el Control Presupuestal de Ingresos, Gastos e Inversiones. EJECUTAN SEGN
En la imagen el CDP automtico Certificado de Disponibilidad Presupuestal- a partir
PLANEADO...
del cual genera el Registro Presupuestal (RP), la Obligacin (OBG) y el Pago (OBP)

se
LO

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GBS, La Casa Colombiana de Software presenta:

El Software

Contable IDEAL para Entidades Educativas, premiado como #1 en Innovacin.


Software GBS est certificado por Microsoft y 3500 entidades en Colombia: 75% de los Colegios de
Floridablanca en Santander usan y recomiendan el Software GBS, desde 1998.

Conozca cmo las Entidades Educativas Colombianas con el


Software GBS logran AUTOMTICAMENTE:

Aumentar los Recaudos por Concepto de Facturacin de Servicios Educativos

Controlar, mientras se Reduce la Cartera por Cobrar. Disminuir el ciclo de caja, facturando y
recaudando en el menor tiempo posible.

Mantener al da y automticamente, la Contabilidad de la Entidad.

Controlar el Presupuesto de Ingresos y Gastos,

Cumplir al 100% con la Rendicin de Cuentas DIAN, CGN, CGR, FUT y Entidades de Control

Mejorar el Servicio a la Comunidad

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Conozca el caso de XITO de las Entidades que Ya


AUTOMATIZARON la Gestin!
El Reto:
En las Entidades Educativas Pblicas y Privadas (Colegios, Instituciones y Universidades):
Es posible AHORRAR el 95% del tiempo en su gestin Contable y Administrativa, MEJORAR sus
Recaudos, MANTENER la Contabilidad al Da y CONTROLAR sus Presupuestos?

La Solucin:
Conozca cmo ms de 3500 entidades en Colombia ya superaron estos retos, desde 2001, como es
el caso del Colegio Empresarial Gabriela Mistral, con el Software GBS...

Nombre del Proyecto:


Implementacin

del

Sistema

de

Informacin Contable, Presupuestal, de


Pensiones y Cartera para el Colegio
Empresarial

Gabriela

Mistral

de

Floridablanca en Santander, con base


en el software GBS

Proyecto avalado por Microsoft


El proyecto especfico que se muestra
como caso de XITO, fue revisado y
avalado por la multinacional Microsoft.

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Beneficios para la Entidad Educativa:

El Sistema de Informacin integra las reas de Contabilidad General Oficial, Presupuestos de


Ingresos y Gastos, Rendicin de Cuentas a DIAN y Entidades de Control (CGN, CGR,
SISTEMA SCHIP), as como la facturacin de pensiones a los alumnos y el control de cartera,
segn la Normatividad especial aplicable a entidades educativas en Colombia, y el Estatuto
Orgnico de Presupuesto.

Actualmente, el sistema facilita la organizacin y el control de la entidad y el mejor


cumplimiento de las exigencias de suministro de informacin a la Alcalda y Contralora
Municipal, as como a las diferentes entidades de control que la supervisan, por tratarse de
una entidad educativa de orden municipal, oficial.

El Sistema de Informacin le permite al Colegio, automatizar los procesos de facturacin de


los servicios (pensiones o costos educativos facturados a estudiantes) as como el recaudo
automatizado mediante opcin de cdigos de barras o digitando un solo dato: el cdigo del
estudiante.

La Entidad logr Ms Productividad, Menores Costos, Mejor Control del Negocio.

La Entidad

automatiz los procesos con el Software GBS que incluye Facturacin

Automtica y Recaudo Automtico mediante Cdigo de Barras, llevando la Contabilidad al da,


con un CLIC...

La Entidad Mejora en la Productividad, Competitividad, servicio al cliente.

La Entidad Redujo el ciclo de recaudo.

La Entidad Aument los ingresos.

La Entidad Disminuy la cartera.

Descripcin del Proyecto:

La Solucin de Negocios para el Colegio Oficial del Orden Municipal Colegio Empresarial
Gabriela Mistral del Municipio de Floridablanca en Santander, basada en el Software GBS
se implement en un periodo de un ao (2006) y contina en funcionamiento hoy, utilizando
tecnologa ciento por ciento Microsoft en una red de trabajo en grupo basada en Windows.

Actualmente, el sistema procesa en promedio 500 transacciones al mes, integrando las


diferentes reas funcionales de la entidad, facilitando la organizacin y el control del negocio.

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Gracias a la mejora en la productividad por la disminucin de los tiempos en los procesos de


facturacin, recaudo y contabilizacin automtica de las facturas de pensiones y recaudos, as
como el cumplimiento de los requisitos de entrega de informacin a entidades de control, el
retorno de la inversin (ROI) ha sido justificado por el cliente en trminos de la agilidad del
negocio que le permite tener su informacin al da, el negocio organizado y controlado.

Hoy las decisiones se toman con informacin confiable y oportuna suministrada por el sistema
en forma automtica.

3500 Historias de XITO:


Entidades como el Colegio Colegio Empresarial Gabriela Mistral, usando Software GBS, lograron
las siguientes mejoras en Productividad:
1.

Pasaron de facturar en 2 3 semanas cada periodo, a tan solo 8 horas

2.

Pasaron de elaborar un Recibo de Caja para el Recaudo de 4 minutos promedio por persona,
a 15 segundos

3.

Pasaron de 8 das de causaciones contables al mes, a tan solo 10 minutos, pues el Sistema
genera automticamente las imputaciones de Cuentas de Cobro, Facturas y Recaudos.

4.

Pasaron de cientos de errores al mes por duplicidad de procesos y re digitacin de


informacin, a CERO ERRORES, pues el Sistema general la contabilizacin automtica, en
todos los procesos.

5.

Pasaron de recaudar los das 10 de cada mes, al da 1 de cada mes, pues el proceso de
Facturacin Automtico les permite disponer de las Cuentas de Cobro / Facturas el da 1 del
mes, acortando el ciclo de facturacin, pero sobre todo, el ciclo de recaudos.

6.

Hoy, el Colegio es Lder en los servicios de Administracin, ha mejorado su flujo de caja y


mantiene la informacin al da, base para la toma de decisiones gerenciales acertadas.

7.

Hoy, el Colegio es modelo de Administracin y cumple al da con los requerimientos de la


DIAN y las entidades de Control.

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En GBS, Sabemos lo que su Entidad Educativa necesita!

Software GBS incluye el Exclusivo Sistema de Facturacin y Recaudo AUTOMTICO con CDIGOS DE BARRAS
usado por entidades que requieren facturar y recaudar en forma automtica: SERVICIOS PBLICOS DE
ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO, ASEO Y MS, MUCHO MS

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Adems, Software GBS es MS AUTOMTICO!:


Software GBS es MS AUTOMTICO , porque genera las facturas de los Costos Educativos
automticamente, a razn de 1500 facturas por minuto, sin necesidad de digitar por parte de los
usuarios, ahorrando 95% del tiempo y garantizando 100% en la calidad del proceso

Paso 1: GBS hace los Recibos para Recaudo por usted...

Software

GBS

PROVEE

UN ASISTENTE

PARA LA FACTURACION

AUTOMATICA Y EL RECAUDO

AUTOMATIZADO MEDIANTE CODIGO DE BARRAS QUE AHORRA EL 95% DEL TIEMPO EN EL PROCESO,
GARANTIZANDO EL 100% DE LA CALIDAD DE LA INFORMACION.

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Software GBS es MS AUTOMTICO ,

porque imprime automticamente y usa el cdigo de

barras impreso en la factura para registrar el recaudo, en pocos segundos, en vez de varios minutos
por factura, ahorrando 95% del tiempo empleado para recaudar, mejorando el ciclo de caja y el
servicio a la comunidad
Paso 2: GBS imprime los Recibos para Recaudo por usted...

Software GBS IMPRIME LAS FACTURAS AUTOMTICAS, INCLUYENDO UN CDIGO DE BARRAS PARA EL
RECAUDO AUTOMTICO.

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Software GBS es MS AUTOMTICO , porque recauda por usted.


Paso 3: GBS hace el recaudo por usted...

Software GBS HACE EL RECAUDO POR USTED, AUTOMTICAMENTE, MEDIANTE EL CDIGO DE BARRAS
IMPRESO EN LA FACTURA, MEDIANTE LA CDULA DEL CLIENTE O MEDIANTE EL NMERO DE FACTURA.

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Software GBS es MS AUTOMTICO , porque lleva la Contabilidad por usted.


Paso 4: GBS le lleva la Contabilidad Automticamente!
Y lo mejor de todo: el mdulo Asistente Contable se encarga de afectar las cuentas en forma
inteligente, permitiendo realizar la labor a usuarios no experimentados. Si su entidad es Pblica o
Privada, el Software GBS se ajusta a los requerimientos tanto de la DIAN, como de las entidades
de Control del Sector Educativo: Contralora, Contadura, Sistema SCHIP, Medios Magnticos, Todo
automtico!

Y, lo mejor de todo,
GBS le lleva la
Contabilidad
Automtica!

Fcil!:
El
mdulo
Asistente
Contable se encarga de
afectar las cuentas en forma
inteligente,
permitiendo
realizar la labor a usuarios no
experimentados.

Adaptable!:
El Software GBS se ajusta a
las necesidades de su Entidad
y a los requerimientos tanto de
la DIAN, como de Entes de
Control:
Contralora,
Contadura, Sistema SCHIP,
CGN-CGR-FUT

Todo Automtico e
Integrado!

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Software GBS es MS AUTOMTICO , porque facilita la gestin de los Presupuestos de Ingresos,


Gastos e Inversiones: automatiza cada paso presupuestal.
Paso 5: GBS le ayuda a Controlar Fcilmente su Ejecucin de Presupuestos de

Gastos e Ingresos!

Software GBS automatiza el Control Presupuestal de Ingresos, Gastos e Inversiones. En la imagen el CDP
automtico Certificado de Disponibilidad Presupuestal- a partir del cual genera el Registro Presupuestal (RP),
la Obligacin (OBG) y el Pago (OBP)

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Software GBS automatiza el Control Presupuestal de Ingresos, Gastos e Inversiones. En la imagen se muestra el
Formato F20B de Ejecucin Presupuestal generado automticamente, exportable a EXCEL, PDF, WORD, HTML.

El Sistema le permite PLANIFICAR, ORGANIZAR, EJECUTAR Y CONTROLAR sus Presupuestos de


Ingresos y Gastos, de acuerdo con la Normatividad Vigente en Colombia del Estatuto Orgnico de
Presupuestos Oficiales. Del Presupuesto Inicial o Anual, al CDP, RP, COMPROBANTE DE PAGO,
UN SOLO CLICK!

Qu es el Software GBS?
Software GBS

es el Software Contable Pblico premiado como #1 en Innovacin accesible a


todas las Entidades en Colombia, reconocido porque:

1. Es el primer software en obtener la certificacin de calidad por parte


de Microsoft:
2. GBS es la primera Casa Colombiana de Software reconocida como
#1 en Innovacin por el Premio INNOVA de la Presidencia de La
Repblica, COLCIENCIAS y Cmara de Comercio.

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Asuma el Reto, nosotros le garantizamos el XITO:


Con nuestro Software GBS, su Entidad:
AUTOMATIZA EL PROCESO DE FACTURACIN, RECAUDO Y CONTABILIZACIN DE SERVICIOS
EDUCATIVOS MEDIANTE CDIGOS DE BARRAS, AUTOMATICE LA CONTABILIDAD, EL
CONTROL PRESUPUESTAL, RENDICIN DE CUENTAS Y MS!

Gracias por confiar en GBS!


Ms de tres mil quinientas empresas en Colombia usan nuestro software, incluyendo entidades de
SERVICIOS que requieren FACTURACION AUTOMATICA Y RECAUDOS AUTOMATIZADOS
BASADOS EN CODIGOS DE BARRAS:

Ms del 75% de los Colegios de Floridablanca, Santander: Vicente Azuero, Gabriela Mistral,
Jos Elas Puyana;

Colegios en Bucaramanga: BethShalom, Colegio Polica Nacional

Entidades Educativas: Uniglobal Tecnolgica UTB en Bucaramanga, Valledupar, Cesar

Universidades: Universidad Popular del Cesar, Libre de Barranquilla

Para conocer cmo le ayudaremos en su Entidad con ms


Beneficios exclusivos:
D el Siguiente paso!:
Contacte a GBS y trabajemos juntos por el
XITO de su Entidad.
Calle 64 45-16 Bucaramanga, Colombia
(7) 6475596, 317-4269429

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