Diplomado en ALTA GERENCIA

SESION No. 1
Octubre 17 de 2012

Mauricio Arias Toro

Instructor

Definiciones
Definicin de Gerencia de Proyectos

Metodologa de la Gerencia de
Proyectos

Por qu usar la Gerencia de

Proyectos?

Procesos

Historia de la Gerencia de Proyectos

reas de conocimiento

Principios

El PMI

Estructura Analtica del

Proyecto
Definicin y objetivos
Criterios para elaborar la EAP
Niveles de la EAP
Caractersticas del Lote de Trabajo

Tabla de Anlisis
Organizacional
Definicin y propsito
Ejemplo
Interaccin EAP / TAO

Redes y Cronogramas de Actividades

Historia y definiciones
Red de Actividades
Ruta Crtica
Malla de Hitos y Puntos de Control
Productos y Pasos
Precedencias parciales

Riesgos de la Gerencia de
Proyectos
Anlisis y gestin de riesgos
Medidas para administrar los
riesgos
Errores Comunes en la Gerencia de
Proyectos.

Presentaciones del Instructor.

Ejercicios entre los participantes.
Presentaciones por los participantes.
Lecturas de artculos recomendados.

Examen Final.

CELULARES

Cumplimiento de horarios
Descanso de 15 minutos.

Participacin en ejercicios

Por ejemplo:

Con respecto al tema.

Sobre la metodologa.

Asociadas a la bibliografa.
Relacionadas con el instructor.

Concentradas en la evaluacin.

Bibliografa sobre Gerencia de Proyectos:

o Biblioteca Virtual ISSUU

Pginas WEB:
www.pmi.org

http://www.degerencia.com/area.php?areaid=10200#libros
http://www.slideshare.net/alexandergts/gerencia-deproyectos-3115569

10

Definicin: la Gerencia de Proyectos es una DISCIPLINA para

asegurar el xito en manejar la calidad, los costos y la
oportunidad de las iniciativas nicas y permitir la adecuada
utilizacin de las personas y los recursos involucrados.

11

Definicin del PMI:

La direccin de proyectos es la
aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y
tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los
requisitos del mismo.
Dirigir un proyecto por lo general implica:
o identificar requisitos,
o abordar las diversas necesidades, inquietudes y expectativas de los

interesados segn se planifica y efecta el proyecto,

o equilibrar las restricciones contrapuestas del proyecto que se
relacionan, entre otros aspectos, con:
el alcance, la calidad, el cronograma, el presupuesto, los recursos y
los riesgos.

Fuente: PMI PBOK 4 edicin.

12

Cules son las caractersticas diferenciadoras de los proyectos?

TEMPORALIDAD: los proyectos siempre tienen una fecha lmite y por
tanto, persiguen un objetivo transitorio.
CARCTER NICO, NO REPETITIVO: las actividades y los objetivos de un
proyecto son esencialmente nicos y no repetitivos. Actividades o tareas
rutinarias que se realizan con carcter sistmico (semanal, mensual,
etc.) no son proyectos.
OBJETIVOS ESPECFICOS Y MEDIBLES: los objetivos se establecen de
manera delimitada. El xito o fracaso de un proyecto se mide en funcin
del grado de cumplimiento de los objetivos.
RESTRICCIONES ESTRICTAS DE DESEMPEO, TIEMPO Y RECURSOS: los
proyectos tienen requisitos de desempeo que cumplir, fechas de inicio y
finalizacin (calendario) y estn sujetos a limitaciones de recursos y
costos (presupuesto).

13

Cules son las caractersticas diferenciadoras de los proyectos?

CARCTER MULTIDISCIPLINARIO: los proyectos

implican por lo general a personas y recursos
de distintas reas funcionales (y muchas veces
de distintas empresas).
Qu es un Proyecto?
Es la suma de esfuerzos que en forma temporal se utilizan
para generar un PRODUCTO nico o SERVICIO en particular.

14

Comparacin entre Trabajos OPERATIVOS y Trabajos en PROYECTOS.

Trabajos OPERATIVOS

Trabajo en PROYECTOS

PERSIGUEN OBJETIVOS:
Realizados
por
personas,
recursos limitados, actividades
planificadas y controladas

ACTIVIDADES OPERATIVAS:
Continuas y repetitivas

ACTIVIDADES PROGRAMADAS:
Temporales y nicas, a cualquier nivel
organizacional, desarrollan planes
estratgicos de la organizacin.

15

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Entregar Informacin Gerencial precisa.

Mantener la utilizacin de Recursos en tiempo real.
Administracin saludable del portafolio de proyectos.
Ventaja competitiva dentro del mercado.
Reducir los costos operacionales.
Introducir mejores prcticas y metodologas probadas.
Facilitar la Transicin Organizacional.
Incrementar la Satisfaccin de Clientes.
Manejar modelos y proyectos con riesgos altos.

16

Los proyectos se inician sea para tomar ventaja de una

OPORTUNIDAD o para resolver un PROBLEMA.
Por ejemplo:
Colocar o posicionar un producto en el mercado.
Responder al requerimiento de un CLIENTE por un nuevo servicio o

producto.
Trasladar las sedes administrativas u operativas/productivas de una
empresa.
Mejorar la atencin de quejas y reclamos.
Responder adecuadamente y dentro de los tiempos a requerimientos
legales.
Implantar un cambio organizacional.
Montar un nuevo sistema de informacin.
Etc.
Etc.

17

Algunas personas argumentan que la administracin de proyectos

comenz con las pirmides de Egipto, otros que fue con la construccin de
la Gran Muralla China.

La mayora de las personas consideran que la administracin moderna de

proyectos se inici con el Proyecto Manhattan.
En la segunda mitad del siglo XIX, el mundo empresarial comenzaba a ser
ms complejo.
Por ejemplo, en los Estados Unidos, el primer proyecto verdaderamente
grande del gobierno fue el ferrocarril transcontinental, cuya construccin
comenz en 1870.
De repente, los lderes empresariales debieron enfrentarse a organizar el
trabajo manual de miles de trabajadores, adems del procesamiento y
montaje de las materias primas en cantidades sin precedentes.

18

Entre finales del siglo XIX y principios del XX, Frederick Taylor (18561915)
comenz a realizar estudios detallados del trabajo. Aplic el razonamiento
cientfico y demostr que el trabajo puede analizarse y mejorarse si se
centra en las partes fundamentales.

Taylor present el concepto de trabajar con ms eficiencia en

lugar de ms esfuerzo y tiempo. La inscripcin en la tumba de
Taylor en Filadelfia avala su lugar en la historia de la
administracin: "El padre de la administracin cientfica".

19

El socio de Taylor, Henry Gantt (18611919), estudi

detalladamente el orden de las operaciones en el trabajo.
Estudi la construccin de embarcaciones para la marina
durante la Primera Guerra Mundial.
Sus diagramas de Gantt muestran las tareas de proyecto en
su lado izquierdo y barras grficas correspondientes a las
duraciones de las tareas en el lado derecho.
Los diagramas de Gantt demostraron ser una herramienta
analtica tan eficaz para los gerentes que se mantuvieron
prcticamente sin cambios durante casi cien aos

20

Durante la Segunda Guerra Mundial, los complejos proyectos militares y

gubernamentales, adems del suministro reducido de mano de obra en
poca de guerra exigieron nuevas estructuras organizativas.
Se presentaron diagramas de red que muestran las dependencias entre
las tareas del proyecto. Las tareas se representan mediante cuadros o
nodos y las dependencias entre tareas se representan mediante lneas
que conectan los cuadros. Aparecieron los Diagramas PERT, y el mtodo
de ruta crtica: serie de tareas que deben completarse segn la
programacin para que un proyecto finalice a tiempo. Cada una de las
tareas de la ruta crtica es una tarea crtica.
Permiti a los administradores tener ms control sobre proyectos muy
complejos con su enorme variedad de tareas e interacciones numerosas.

21

El PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE PMI es una asociacin de profesionales

que practican la gerencia de proyectos
como profesin, y se dedica a:
Producir estndares y otras
publicaciones relacionadas
exclusivamente con la Gerencia de
Proyectos.
Proveer educacin en Gerencia de
Proyectos.
Ofrecer oportunidades de
Certificacin.
Facilitar oportunidades de intercambio
profesional

22

Algunos datos sobre el PMI

El PMI fue fundado en Estados Unidos en 1969.
Tiene actualmente ms de 600,000 miembros en 185 pases.
Hay ms de 260 captulos organizados en ms de 100 pases del
mundo.
Colombia tiene su captulo con sede en Bogot.
http://pmicolombia.org
Hay ms de 840 profesionales certificados PMP en Colombia.

23

Qu es el PMBOK

Es la norma de Gerencia de Proyectos

promulgada por el PMI. Ha sido aceptada
dentro del conjunto de normas de la
American National Standard con la
designacin ANSI/PMI 99-001-2004.
Esta norma ha sido adoptada
internacionalmente para definir los procesos
de gerencia necesarios para realizar
proyectos de todo tipo.
Se titula en Ingls A Guide to the Project
Management Body of Knowledge y va en su
4 edicin de 2008.
En Espaol se titula Fundamentos para la
Direccin de Proyectos Gua del PMBOK.

24

Cules son las certificaciones que ofrece el PMI?

Project Management Profesional - PMP

Profesional en Gerencia de Proyectos

Certified Associate in Project Management - CAPM

Asociado Certificado en Gerencia de Proyectos

Program Management Profesional - PgMP

Profesional en Gerencia de Programas.

Otras.

25

Procesos
Ciclo
Principios
reas de conocimiento

26

Procesos de
Planeacin

Procesos de
Iniciacin

Procesos de
Control

Procesos de
Ejecucin

Procesos de
Cierre

27

Mantener el proyecto dentro del alcance, el presupuesto

y el tiempo previsto originalmente.
Reportar oportunamente los cambios.
Informar el avance al cliente.
Analizar y gestionar los riesgos.
Realizar permanentemente el seguimiento y el control.
y siempre trabajar en equipo con y por sus
colaboradores.

28

Los seis (6) estados de las personas en un proyecto son:

29

Procesos de
Ejecucin

Nivel
de
Actividad

Procesos de
Planeacin
Procesos de
Terminacin

Procesos de
Iniciacin
Procesos de Control

Fase de
Inicio

TIEMPO DEL
PROYECTO

Fase de
Terminacin

30

Se compone de procesos que facilitan la autorizacin formal

para comenzar un nuevo proyecto o una fase del mismo.
Durante el proceso de iniciacin se refina la descripcin del
alcance inicial y los recursos que la organizacin est dispuesta
a invertir.

31

ENTREGABLE
Acta de constitucin del proyecto
Documento emitido por el iniciador o patrocinador del proyecto que

autoriza formalmente un proyecto, y nombra al director de proyectos

para aplicar los recursos a las actividades del proyecto
Contrato
Enunciado del trabajo del
proyecto

Factores ambientales de
la empresa
Activos de los procesos de
la organizacin

Desarrollar el Acta
de Constitucin
del Proyecto

Acta de
Constitucin del
Proyecto
(Project Charter)

32

ENTREGABLE
Enunciado Preliminar del Alcance del Proyecto
Descripcin narrativa del alcance del proyecto y una descripcin del

trabajo, que permite tomar decisiones sobre el proyecto y desarrollar un

entendimiento comn entre los interesados

Acta de Constitucin del

Proyecto
Enunciado del trabajo del
proyecto
Factores ambientales de
la empresa
Activos de los procesos de
la organizacin

Desarrollar el
Enunciado
preliminar del
alcance del
proyecto

Enunciado
preliminar del
alcance del
proyecto (PPSS)

33

Procesos y reas de conocimiento

Procesos

4.1. Desarrollar el Acta de

Constitucin del Proyecto (Project

rea de
conocimiento
INTEGRACIN

Charter)

4.2. Desarrollar el Enunciado del

Alcance Preliminar del Proyecto
(Preliminary Project Scope Statement)

INTEGRACIN

34

1) Se organizan en equipos de tres (3) personas.

2) Seleccionar dos (2) proyectos que sus organizaciones estn

adelantando actualmente.
3) Analizar en qu fase de desarrollo se encuentra (iniciacin,
planeacin, ejecucin, control o cierre).
4) Examinar en qu estado se encuentran las personas involucradas
en el proyecto (entusiasmo, desilusin, pnico, bsqueda del
culpable, premio al no-participante)
5) Presentar su resultado al Instructor explicando:
a. Objetivo de cada uno de los Proyectos
b. Fase actual de cada Proyecto
c. Estado de las personas participantes en cada Proyecto

6) Tienen veinte (20) minutos para el ejercicio en clase.

7) Entregar por e-mail el viernes 19 a las 12 M.

35

Ayudar a recoger informacin de varias fuentes de diverso

grado de completitud y confianza.

Desarrollar el plan de gestin del proyecto.

Identificar, definir y madurar el alcance del proyecto, el costo

del proyecto y planificar las actividades del proyecto.

36

ENTREGABLE
Desarrollar el Plan de Gestin del Proyecto

Es un documento formalmente aprobado

Objetivo: Definir como se ejecuta, supervisa y controla, y cierra un
proyecto antes que sea realizado
Enunciado del alcance del
proyecto preliminar
Procesos de direccin de
proyectos
Factores ambientales de
la empresa

Los procesos de la
organizacin

Desarrollar el Plan
de Gestin del
Proyecto

Plan de Gestin
del Proyecto

37

Procesos y reas de conocimiento

Procesos

rea de
conocimiento

5.1. Planificacin del alcance

ALCANCE

5.2. Definicin del alcance

ALCANCE

5.3. Crear EAP (WBS)

ALCANCE

6.1. Definicin de actividades

TIEMPO

6.2. Establecimiento de la Secuencia de las actividades

TIEMPO

6.3. Estimacin de los recursos de las actividades

TIEMPO

6.4. Estimacin de la duracin de las actividades

TIEMPO

6.5. Desarrollo del cronograma

TIEMPO

7.1. Estimacin de costos

COSTO

7.2 Presupuesto del proyecto

COSTO

38

Procesos y reas de conocimiento

Procesos
8.1. Planificacin de la calidad

9.1. Planificacin de los recursos humanos

10.1. Planificacin de las comunicaciones

rea de
conocimiento
CALIDAD
RRHH
COMUNICACIONES

11.1. Planificacin de la gestin de riesgos

RIESGOS

11.2. Identificacin de riesgos

RIESGOS

11.3. Anlisis cualitativo de riesgos

RIESGOS

11.4. Anlisis cuantitativo de riesgos

RIESGOS

11.5. Planificacin de la respuesta a riesgos

RIESGOS

12.1. Planificar las compras y adquisiciones

ADQUISICIONES

12.2. Planificar la contratacin

ADQUISICIONES

39

Se compone de los procesos utilizados para completar el trabajo definido

en el plan de gestin del proyecto a fin de cumplir con los requisitos del
proyecto.
Implica coordinar personas y recursos, as como integrar y realizar las
actividades del proyecto, de acuerdo con el plan de gestin del proyecto.

Aborda el alcance definido en el enunciado del alcance del proyecto e

implementa los cambios aprobados.

40

ENTREGABLE
Dirigir y gestionar la ejecucin del Proyecto

Es la coordinacin de personas y recursos, la integracin y realizacin de

actividades, conforme al Plan de gestin del proyecto (PGP)
Objetivo: Completar el trabajo del Plan y alcanzar sus objetivos
Plan de gestin del proyecto (PGP)
Productos entregables

Acciones correctivas aprobadas

Cambios solicitados

Acciones preventivas aprobadas

Solicitudes de cambio aprobadas
Reparacin de defectos aprobada

Dirigir y gestionar
la ejecucin del
Proyecto

Solicitudes de cambio implementadas

Acciones correctivas implementadas
Acciones preventivas implementadas

Reparacin de defectos validada

Reparacin de defectos implementada

Procedimiento de cierre
administrativo

Informacin sobre el desempeo del

trabajo

41

Procesos y reas de conocimiento

Procesos

8.2. Realizar el aseguramiento de calidad

9.2. Contratar el equipo del proyecto

9.3. Desarrollar el equipo de proyecto

10.2. Distribuir la informacin del proyecto
12.3. Solicitar respuestas de proveedores
12.4. Seleccin de proveedores

rea de
conocimiento
CALIDAD
RRHH

RRHH
COMUNICACIONES
ADQUISICIONES
ADQUISICIONES