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WEB Solutions de dématérialisation des courriers et des factures d’entreprise Transformation PDF, OCR et
WEB Solutions de dématérialisation des courriers et des factures d’entreprise Transformation PDF, OCR et
WEB Solutions de dématérialisation des courriers et des factures d’entreprise Transformation PDF, OCR et
WEB Solutions de dématérialisation des courriers et des factures d’entreprise Transformation PDF, OCR et
WEB
WEB

Solutions de dématérialisation des courriers et des factures d’entreprise Transformation PDF, OCR et reconnaissance RAD - LAD Circuits de validation des documents entre utilisateurs

HK-OUTSOURCING 29. Rue de l'Europe - 97400 - Saint Denis - E-mail: secretariat@hk-outsourcing.com - Standard: +33 (0)1 73 79 08 55

Introduction aux concepts

Solution complète et facile à installer, pour la numérisation, le Workflow et le stockage en GED, des courriers entrants, factures et autres documents de l’entreprise.

SYSTÈME DE NUMERISATION PDF OCR HAUTE PERFORMANCE RECONNAISSANCE AUTOMATIQUE DE DOCUMENTS RAD LAD STOCKAGE EN GED DES DOCUMENTS DANS L’ENTREPRISE

WORKFLOWS COURRIER ET FACTURE DEDIES

DANS L’ENTREPRISE WORKFLOWS COURRIER ET FACTURE DEDIES ACCES VIA NAVIGATEUR WEB • Accédez à tous vos

ACCES VIA NAVIGATEUR WEB

Accédez à tous vos documents par navigateur web

Internet Explorer à partir de la version 6

Firefox 3+ disponible sur PC, MAC et Linux

Intégration Adobe PDF Reader pour visualiser les documents

Intégration Adobe PDF Reader pour visualiser les documents COURRIERS ENTRANTS • Définition des services et des

COURRIERS ENTRANTS

Définition des services et des utilisateurs destinataires

Dispatching automatique

Supervision et dispatching manuel du document

Accès aux documents à distance avec un navigateur Web

Stockage long terme dans la GED pour tous les documents

Architectures de serveur haute performance pour des configurations importantes PDF optimisés de haute qualité avec
Architectures de serveur haute
performance pour des
configurations importantes
PDF optimisés de haute
qualité avec OCR
Sauvegarde réseau
intégrée pour la
sécurité de vos
données
-
réseau intégrée pour la sécurité de vos données - COURRIERS SORTANTS • Rédaction collaborative de nouveaux

COURRIERS SORTANTS

Rédaction collaborative de nouveaux courriers/réponses

Editeur intégré ou documents Open Office/MS Word

Workflows rédacteurs et valideurs intégrés

Transformation PDF et signature avant envoi

Stockage long terme dans la GED pour tous les documents

• Stockage long terme dans la GED pour tous les documents VALIDATION DE FACTURES • Workflow

VALIDATION DE FACTURES

Workflow de validation de paiement dédié

OCR automatique et lecture de contenu : date, montants

Signature électronique, tampons, annotations

Lien URL d’accès au document à partir du logiciel tiers

Stockage long terme dans la GED de toutes les factures

• Stockage long terme dans la GED de toutes les factures GED : STOCKAGE DE DOCUMENTS

GED : STOCKAGE DE DOCUMENTS

Gestion documentaire électronique intégrée

Stocke et sécurise tous vos documents

Gère la numérisation, les PDF, images et fichiers Office

Recherche plein texte puissante, arborescence et index

Prévisualisation vignettes et PDF de tous les documents

P révisualisation vignettes et PDF de tous les documents LOGICIEL CLIENT BANNETTE • Logiciel “portable” facile

LOGICIEL CLIENT BANNETTE

Logiciel “portable” facile à déployer

Pas de droits administrateurs sur le PC des utilisateurs

Le client ergonomique complète l’accès par navigateur

Notification de nouveaux documents en temps réel

Glissé-déposé des documents dispatchés et signés

• Glissé-déposé des documents dispatchés et signés WORKFLOWS PERSONNALISES A 3 ETAPES • Pour les documents

WORKFLOWS PERSONNALISES A 3 ETAPES

Pour les documents électroniques ou scannés

Jusqu’à 3 bannettes séquentielles avec débranchement

Permet de signer, commenter et annoter les documents

Stockage long terme dans la GED pour les documents

HK-OUTSOURCING 29, Rue de l'Europe - 97400 - Saint Denis - E - mail: secretariat@hk-outsourcing.com - Standard: + 33 (0) 1 73 79 08 55

Solution Courriers Entrants

La méthode la plus simple pour numériser vos documents entrants, les convertir en PDF et les faire circuler entre utilisateurs via les bannettes en mode Web.

circuler entre utilisateurs via les bannettes en mode Web. NUMERISATION PROFESSIONNELLE DU COURRIER PRE-DISPATCHING ET
circuler entre utilisateurs via les bannettes en mode Web. NUMERISATION PROFESSIONNELLE DU COURRIER PRE-DISPATCHING ET

NUMERISATION PROFESSIONNELLE DU COURRIER

PRE-DISPATCHING ET CONTRÔLE PAR SUPERVISEURS CIRCULATION DU COURRIER DANS LES SERVICES

TRACABILITE, RAPPELS ET STATISTIQUES

ARCHIVAGE DANS UNE GED EXTERNE

Scanner utilisateur

ARCHIVAGE DANS UNE GED EXTERNE Scanner utilisateur Distribution directe du courrier à partir des informations
Distribution directe du courrier à partir des informations Distribution du courrier en direct depuis l’étape
Distribution directe du courrier
à partir des informations
Distribution du
courrier en direct
depuis l’étape de
dispatching
vers les
autres
services
OCR
MAJ
Transformation
PDF texte image
optimisée, avec
contenu OCR
Dispatching
Validation
Responsable
du service
Bannette de dispatching du courrier
vers le service destinataire et les
utilisateurs en charge des
traitements
De 1 à 5 valideurs successifs
dans le flux avant distribution
effective du courrier
Réception, contrôle
et dispatching du
courrier au sein du
service

Transfert

Traitement du courrier par les utilisateurs dans leurs bannettes personnelles
Traitement du courrier
par les utilisateurs dans
leurs bannettes
personnelles
par les utilisateurs dans leurs bannettes personnelles Utilisateurs du service PDF, OCR, DISPATCHING, SUPERVISION

Utilisateurs

du service

dans leurs bannettes personnelles Utilisateurs du service PDF, OCR, DISPATCHING, SUPERVISION • Génération de PDF
dans leurs bannettes personnelles Utilisateurs du service PDF, OCR, DISPATCHING, SUPERVISION • Génération de PDF

PDF, OCR, DISPATCHING, SUPERVISION

Génération de PDF texte image optimisée avec OCR

Lecture automatique des documents : RAD - LAD

Indexation complémentaire via bannettes dispatchingavec OCR • Lecture automatique des documents : RAD - LAD Affectation du service et des

Affectation du service et des destinataires du courrier- LAD Indexation complémentaire via bannettes dispatching Envoi direct aux services ou contrôle des superviseurs

Envoi direct aux services ou contrôle des superviseursAffectation du service et des destinataires du courrier Tampons PDF automatiques apposés sur les courriers

Tampons PDF automatiques apposés sur les courriersEnvoi direct aux services ou contrôle des superviseurs DISTRIBUTION AUX UTILISATEURS • Bannettes d’entrée du

Tampons PDF automatiques apposés sur les courriers DISTRIBUTION AUX UTILISATEURS • Bannettes d’entrée du

DISTRIBUTION AUX UTILISATEURS

Bannettes d’entrée du service pour distribution interne

Ajout possible de tampons, post-it et signature PDF

Circulation du document entre les utilisateurs du service

Renvoi du document vers les autres services

Complément d’indexation à l’entrée de chaque service

Rappels automatiques pour les documents en retard

• Rappels automatiques pour les documents en retard ARCHIVAGE EN GED DES COURRIERS • Archivage natif
• Rappels automatiques pour les documents en retard ARCHIVAGE EN GED DES COURRIERS • Archivage natif
• Rappels automatiques pour les documents en retard ARCHIVAGE EN GED DES COURRIERS • Archivage natif

ARCHIVAGE EN GED DES COURRIERS

Archivage natif dans la GED

Gestion des droits d’accès automatiques par service

Statistiques de traitement du courrier par service

Traçabilité intégrale des opérations des documents

Recherche en mode plein texte, arborescence, index

Gestion des pièces jointes et des réponses aux courriers

HK OUTSOURCING

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Solution Workflows Personnalisés

La méthode la plus simple de faire circuler des documents entre utilisateurs pour validation et signature, avec une traçabilité intégrale et un archivage en GED sécurisée.

traçabilité intégrale et un archivage en GED sécurisée. CAPTURE DES DOCUMENTS EDITES OU NUMERISES CREATION DE
traçabilité intégrale et un archivage en GED sécurisée. CAPTURE DES DOCUMENTS EDITES OU NUMERISES CREATION DE

CAPTURE DES DOCUMENTS EDITES OU NUMERISES CREATION DE DOCUMENTS BUREAUTIQUES SELON MODELES WORKFLOW DE VALIDATION A TROIS ETAPES

DEBRANCHEMENT D’ETAPES ET ENCHAINEMENT DYNAMIQUE

ARCHIVAGE DANS UNE GED EXTERNE

Possibilité de débrancher un valideur en fonction des index associés au document Enchainement d’un autre
Possibilité de débrancher
un valideur en fonction
des index associés au
document
Enchainement d’un autre
Workflow personnalisable
Création de
documents à partir
de modèles
prédéfinis
Autre Worflow
?
?
?
?
Publication
MAJ
MAJ
MAJ
Critère
dynamique de
présentation du
document au
Premier
Second
valideur1
valideur
Indexation, contrôle,
annotation par le premier
valideur de la chaine de
traitement
Troisième
valideur
valideur
Validation, annotation,
signature par le second
valideur de la chaine
Validation,
annotation,
signature par le
troisième valideur
de la chaine
Comportement
dynamique en
fonction des index
du document
Publication vers tout
autre logiciel tiers
CRM, ERP, GED

Document bureautique

autre logiciel tiers CRM, ERP, GED Document bureautique Numérisation du document OUTILS VIRTUELS PDF •

Numérisation du document

CRM, ERP, GED Document bureautique Numérisation du document OUTILS VIRTUELS PDF • Transformation PDF pour validation
CRM, ERP, GED Document bureautique Numérisation du document OUTILS VIRTUELS PDF • Transformation PDF pour validation

OUTILS VIRTUELS PDF

Transformation PDF pour validation visuelle

Ajout de tampons visuels sur la copie PDF

Ajout de notes (post-it) dans la copie PDF

Gestion des pièces jointes justificatives associées

Signature électronique PDF

Tampons PDF horodatés apposés à chaque étape

WORKFLOW A TROIS ETAPES

Circulation du document entre les différents valideurs

Débranchement possible en fonction des index saisis

Publication en fin de flux vers une application tierce

Possibilité de signature PDF graphique ou électronique

Statistiques, relances et délais de traitement

Enchainement d’un autre Worflow en fin de traitement

ARCHIVAGE EN GED DES FACTURES

Archivage natif dans la GED

Gestion des droits d’accès automatiques

Détermination du plan de classement selon index

Traçabilité intégrale des opérations des documents

Recherche en mode plein texte, arborescence, index

HK OUTSOURCING

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Rédaction documents Collaboratifs Rédigez vos courriers sortants ou générez des réponses aux courriers entrants à

Rédaction documents Collaboratifs

Rédigez vos courriers sortants ou générez des réponses aux courriers entrants à partir de modèles prédéfinis, avec circuit d’approbation, de signature et enregistrement en GED.

REPONSE LIEE A UN COURRIER ENTRANT BASE DE MODELE DE DOCUMENTS PARTAGEE ROLES DE REDACTEUR ET APPROBATEUR DE WORKFLOW

SIGNATURE ELECTRONIQUE ET TRACABILITE DES ACTIONS

ARCHIVAGE SECURISE EN GED AU FORMAT PDF

DES ACTIONS ARCHIVAGE SECURISE EN GED AU FORMAT PDF Bannette de suivi des documents en cours
Bannette de suivi des documents en cours de validation Bannette des documents refusés Transfert entre
Bannette de suivi des
documents en cours
de validation
Bannette des
documents refusés
Transfert entre
Documents
valideurs et
refusés
signataires
Publication du
document vers les
logiciels externes,
CRM, GED…
MAJ
MAJ
MAJ
Rédaction
Validation et
Documents
Publication
signature
acceptés
Bannette de rédaction, de
contrôle et de modification
des documents
Bannette des
Rédaction des
documents
directement dans la
suite MS Office
Les documents peuvent
circuler entre plusieurs
valideurs et signataires
documents
acceptés

Réponse à un

courrier entrant

documents acceptés Réponse à un courrier entrant Nouveau document à partir d’un modèle LES MODELES DE
documents acceptés Réponse à un courrier entrant Nouveau document à partir d’un modèle LES MODELES DE

Nouveau document à partir d’un modèle

courrier entrant Nouveau document à partir d’un modèle LES MODELES DE DOCUMENTS • Bibliothèque partagée de

LES MODELES DE DOCUMENTS

Bibliothèque partagée de documents

Gestion de catégories de modèles de document

Format Word, Excel, Powerpoint

Insertion d’index à la création du nouveau document

Pour la création de nouveaux documents

Pour la réponse à un courrier entrant déjà numérisé

Lien direct entre le courrier entrant et sa réponse

LA REDACTION AVEC MS OFFICE

Intégration de la suite MS Office dans les bannettes

Versioning auto à chaque révision du document

Bannette de suivi des documents en cours de validation

Bannette des documents acceptés à publier

Bannette des documents refusés archivés en GED

Ajout de commentaires et post-it pour les valideurs

GED • Ajout de commentaires et post-it pour les valideurs VALIDATION ET SIGNATURE ELECTRONIQUE • Possibilité

VALIDATION ET SIGNATURE ELECTRONIQUE

Possibilité d’édition directe du document avec versioning

Possibilité d’ajout de commentaires et renvoi au rédacteur

Transfert du document entre valideurs et signataires

Conversion en PDF et signature électronique PDF

Intégration de signatures graphiques dans les documents

Rappels automatiques pour les documents en retard

• Rappels automatiques pour les documents en retard ARCHIVAGE EN GED DES DOCUMENTS • Archivage natif
• Rappels automatiques pour les documents en retard ARCHIVAGE EN GED DES DOCUMENTS • Archivage natif
• Rappels automatiques pour les documents en retard ARCHIVAGE EN GED DES DOCUMENTS • Archivage natif

ARCHIVAGE EN GED DES DOCUMENTS

Archivage natif dans la GED

Gestion des droits d’accèsautomatiques par service

Statistiques de traitement du courrier par service

Traçabilité intégrale des opérations des documents

Recherche en mode plein texte, arborescence, index

Gestion des pièces jointes et des réponses aux courriers

HK OUTSOURCING

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