A Estratégia DeMolay

Eficiência administrativa capitular

com planejamento estratégico participativo
Guia de desenvolvimento
do planejamento estratégico capitular

“Provemos a todos os homens que nossas

cerimônias não são fórmulas vazias, mas que
estamos dedicados a propositos dignos do herói
mártir cujo nome tomamos em nossos lábios.”
Ritual DeMolay.

Seja bem vindo a jornada de planejamento capitular. Antes de tudo, gostaria de lembrar
que este guia foi desenvolvido a partir de compilações de obras acadêmicas de diversos
autores, que serão citados no fim deste documento. Não criei nada em teoria ou aplicação,
apenas adaptei (de forma até grosseiraum pouco rasteira) algumas ferramentas
consagradas na academia de Administração, especificamente nas áreas de estratégia e
planejamento. O conteúdo deste guia está licenciado sobre a plataforma de publicação
Creative Comons, ou seja, você pode copiar, distribuir e criar obras derivadas desta, mas
deve citá-la.

Além disto, esta obra é colaborativa, ou seja, as edições posteriores vocês poderão ser
complementadas com suas contribuições, que deverão ser feitas através do email
(estrategia@demolaybahia.org.br), ou através de comentários em posts no nosso site de
suporte,.
http://estrategia.demolaybahia.org.br
Este guia visa auxiliar o desenvolvimento do hábito de planejar, de forma estratégica,
sistemática e prática, as atividades desenvolvidas pelos cCapítulos da Ordem DeMolay
baiana. A linguagem utilizada tenta ser a mais simples e objetiva possível, evitando o
português corporativo, a fim de facilitar a compreensão e assimilação com as atividades
cotidianas do dia-a-dia capitular.

Durante a implementação do planejamento estratégico é comum que surjam algumas

dúvidas corriqueiras ao processo, logo, foi desenvolvido o site de suporte, citado
anteriormente. Quaisquer dificuldades podem ser dirimidas mediante consulta de
documentações complementares no site ou contato para esclarecimentos, através de email.

Sobre a referência acadêmica

A ferramenta desenvolvida e apresentada neste guia foi adaptada de duas outras

ferramentas de plenajemento planejamento administrativo: Balanced-Scoredcard e
Planejamento Participativo.

Balanced-Scorecard

Segundo a Wikipedia, Balanced Scorecard é uma metodologia disponível e aceita no

mercado, desenvolvida pelos professores da Harvard Business School, Robert Kaplan e
David Norton, em 1992. O principal objetivo do BSC é o alinhamento do planejamento
estratégico com as ações operacionais da organização. Esse objetivo é alcançado pelas
seguintes ações:

• Esclarecer e traduzir a visão e a estratégia;

• Comunicar e associar objetivos e medidas estratégicas;
• Planejar, estabelecer metas e alinhar iniciativas estratégicas;
• Melhorar o feedback e o aprendizado estratégico.
Ou seja, o BSC traduz a visão estratégica da organização em objetivos simples de serem
compreendidos por todos e, portanto, mensurados e realizados.

Planejamento Participativo

É o desenvolvimento de uma visão múltipla, integrada e sustentável de desenvolvimento.

Participação significa ser responsável não somente pelas decisões, mas também pela
execução, fiscalização e avaliação. É um compromisso dos membros com o capítulo.

O planejamento participativo é aquele que conta com a participação de todos os

interessados e que discute objetivamente as necessidades da organização.

Introdução

O planejamento das atividades é uma carta de pretensões da organização. Um plano bem

organizado ajuda os membros do cCapítulo a entenderem as principais dificuldades do
capítulo, as soluções encontradas e o que deve ser feito para superá-las. Mas... você sabe o
que é um planejamento?

O planejamento é uma ferramenta administrativa, que possibilita perceber a realidade,

avaliar os caminhos, construir um plano futuro, estruturando as ações adequadas e
reavaliar todos os processos da organização. É a forma mais inteligente de iniciar as
atividades de uma gestão capitular.

E estratégia, você já ouviu falar nisso?

Estratégia é a definição de como recursos serão alocados para se atingir determinado

objetivo. Ou seja, como organizaremos os recursos (membros, recursos financeiros,
atividades) a fim de alcançar os objetivos que foram traçados pelo capítulo.

Esses dois conceitos são a base deste guia. São palavras que permearão toda a leitura e é
muito importante que você conheça o que eles querem dizer. Experimente pesquisar estes
termos no Google e descubra outras concepções (que não variam muito desta) sobre
planejamento e estratégia. Experimente explicar com suas próprias palavras o que é
planejamento e estratégia.

O plano de tio Land

“É o princípio que importa...” Frank S. Land.

Você hoje faz parte de uma das maiores histórias de sucesso do mundo. A Ordem DeMolay
é a maior organização fraternal do mundo para rapazes entre as idades de 12 e 21. Em
2009 esta fraternidade completou 90 anos de existência. Idealizada por Tio Land, já auxilou
mais de 4 milhões de jovens, em todo o mundo.

Isso tudo você provavelmente já sabe, mas qual é o plano de tio Land ? Qual a missão da
Ordem DeMolay ? Primeiramente, você sabe o que quer dizer missão ? Vamos lá...

A missão de uma organização está relacionada com a finalidade pela qual todos os esforços
estão direcionados.

Por que organização existe? Qual é o nosso objetivo? Quem são nossos membros? O que se
pretende proporcionar de beneficios aos nossos membros? A missão deve responder a
estas perguntas aparentemente simples, que fazem a diferença nas decisões do dia-a-dia.
Exemplos:
 A missão da Sadia S/A é: "Alimentar consumidores e clientes com soluções
diferenciadas"
A missão da Disney é: “Fazer as pessoas felizes”

As melhores missões são aquelas guiadas por uma visão utópica de realização, uma espécie
de sonho impossível que fornece um direcionamento a longo prazo. É aquela que busca
atender às necessidades da organização, dos membros e também da sociedade.

E qual a missão da Ordem DeMolay ?

“DeMolay is an organization dedicated to preparing young men to lead successful,

happy, and productive lives. Basing its approach on timeless principles and practical,
hands-on experience, DeMolay opens doors for young men aged 12 to 21 by
developing the civic awareness, personal responsibility and leadership skills so vitally
needed in society today. DeMolay combines this serious mission with a fun approach
that builds important bonds of friendship among members in more than 1,000
chapters worldwide.” DeMolay International

“A Ordem DeMolay é uma instituição que visa lapidar o caráter do jovem para que, ao
atingir a maioridade, possa contribuir com o desenvolvimento da comunidade onde
esteja inserido.” SCODRFB.

Esta é a razão de existir a Ordem DeMolay. É provavelmente o que tio Land vislumbrou há
90 anos. A missão é a base pra construção de todo o planejamento capitular, é baseado
nela que desenvolveremos a visão, que é a meta de situação futura e serve como guia para
definição dos objetivos e a realização da missão.

A visão descreve o sonho do capítulo, é o que desejamos ser no futuro. Abaixo, alguns
exemplos de empresas:

"Ser a maior empresa de mineração do mundo e superar os padrões consagrados de

excelência em pesquisa, desenvolvimento, implantação de projetos e operação de
seus negócios." - Vale do Rio Doce

"Seremos uma das cinco maiores empresas integradas de energia do mundo e a

preferida pelos nossos públicos de interesse." – Petrobrás

Estas duas declarações, missão e visão, de finalidade existencial e perspectiva futura,

respectivamente, são desenvolvidas através de uma análise dos princípios e crenças da
organização. Durante a formulação do planejamento estratégico, costumamos chamar estas
características de Valores. Você sabe quais são os valores da Ordem DeMolay ?

• Capacidade de liderança;
• Senso de trabalho em equipe;
• Cidadania;
• Tolerância e respeito ao próximo;
• Responsabilidade;
• Respeito à hierarquia;
• Criatividade;
• Capacidade de tomada de decisão;
• Sentimento fraternal;
• Envolvimento social.

Estes são os preceitos sobre os quais nossos objetivos devem se basear para atingir nossa
visão.
Juntos, missão, visão e valores, formam o enunciado para o desdobramento do
planejamento estratégico. O próximo capítulo deste guia fornecerá um passo-a-passo para
a confecção do planejamento estratégico de seu capítulo, no entanto é muito importante
que você já esteja familiarizado com os conceitos apresentados até aqui: Planejamento,
estratégia, missão, visão, valores. Caso tenha alguma dúvida, visite nosso site de suporte
http://estrategia.demolaybahia.org.br, leia o material complementar e tire suas dúvidas
através de email para estratégia@demolaybahia.org.brestrategia@demolaybahia.org.br.

Passo a Passo

Etapa 0 – O planejamento é participativo

Antes de tudo, lembre-se que todos os interessados devem participar do desenvolvimento

do planejamento estratégico capitular. : DeMolays Ativos, Sêniors DeMolays, membros do
Conselho Consultivo e se possível até membros do Clube de Mães. Eles devem ser agentes
participativos, ou seja, auxiliar desde a formulação dos objetivos e metas até a realização
das atividades.

Equipe que planeja junto, realiza junto. É muito mais fácil convencer um grupo de DeMolays
a realizar determinada atividade quando eles sabem qual a sua finalidade.

Nesta primeira etapa, convoque todos para uma reunião preparatória e explique aos
presentes o objetivo da reunião, prepare um cronograma do planejamento junto com eles,
com reuniões preferencialmente semanais. Este programa de planejamento pode ser
elaborado sem exaustão em 3 dias, em experiências anteriores, dividimos em 3 domingos.

1º dia – Etapas 1 e 2 e proposição da Etapa 3

2º dia – Conclusão da Etapa 3 e 4

3º dia – Etapa 5 e 6

Ainda nesta primeira reunião, divida os presentes em grupos de cinco integrantes e dê

atenção à diversidade destes grupos. Coloque membros sêniores juntos com membros
ativos, maçons e mães. Quanto mais heterogêneos os grupos, melhor o resultado das
ações.

Após a divisão, peça para que os presentes leiam este material, visite nosso site de suporte,
pesquise a respeito de planejamento e traga informações que acharem relevantes na
próxima reunião.

Etapa 1 - Definição da missão organizacional

Agora começou pra valer, seu capítulo Capítulo já está criando aquele enunciado base,
citado anteriormente.

Peça aos grupos para que discutam individualmente as seguintes proposições:

Qual a missão de seu capítuloCapítulo? Qual a razão dele existir? Qual o objetivo principal
dele?

Lembre-os da missão da Ordem DeMolay e o compromisso com o serviço à sociedade.

Lembre-os também que a formulação da missão deve ser genérica e abrangente.

Após alguns minutos, quando todos conseguirem escrever algum esboço, peça para que um
membro de cada grupo apresente o resultado encontrado. Anote num quadro ou papel, na
íntegra todas as sugestões de missão dos grupos. Provavelmente haverá coincidências
entre os esboços apresentados pelos grupos e isso é ótimo. Separe os termos coincidentes
e formule uma missão que agregue os principais termos encontrados, elimine os que não
forem considerados relevantes.

Aprove o texto com os presentes e pronto, vocês definiram a missão do capítuloCapítulo.

Etapa 2 – Formulação da visão

O processo para formulação da visão é semelhante ao anterior, só que dessa vez a

proposição é a seguinte: Como vocês querem ser reconhecidos no futuro?

A declaração de visão é a declaração da direção em que o capítulo Capítulo pretende

seguir. Como seu capítulo Capítulo quer ser reconhecido daqui a cinco anos? É hora de
vislumbrar e imaginar seu capítulo daqui a alguns anos. Como ele deve ser enxergado pelos
DeMolays? E a sociedade, o que vai pensar quando ouvir falar do capítulo?

Qual a visão do seu capítulo?

Exemplo de Visão

Rede Bahia:

Consolidar a liderança como grupo de comunicação no Norte e Nordeste.

Ser líder absoluto em TV, Jornal, Rádio e Internet na Bahia até 2011.
Ser um dos principais players em eventos da Bahia, com geração de conteúdo e
alavancagem publicitária para os veículos do grupo.
Buscar crescimentos constantes e sempre acima da média do mercado nacional.

Etapa 3 - Análise da situação

Nesta etapa é hora de analisar os aspectos internos e externos do cCapítulo. Peça para que
o grupo responda as seguintes perguntas:

• Quais as dificuldades internas do cCapítulo?

• As reuniões têm sido realizadas sem problemas?
• Os DeMolays são participativos?
• Têm promovido atividades voluntárias, ações de filantropia?
• Como está a união do grupo? Todo mundo se conhece?
• O conselho consultivo é bem constituído? Exerce suas funções?
• Os maçons costumam freqüentar bem as reuniões?
• E a ritualística, como está?
• Os Sêniors DeMolays costumam visitar o capítulo?
• Há cavaleiros no seu capítulo? Qual a contribuição deles no trabalho?

Enfim, liste todas as características relevantes de seu capítulo. Suas principais

forças, suas fraquezas, as oportunidades que vocês podem desenvolver algo interessante e
o que ameaça o desenvolvimento das atividades.

Reúna as informações e divida em 4 grupos: Forças, Fraquezas, Ameaças, Oportunidades. A

partir destas informações você reconhecerá as principais características do capítulo e
formulará os objetivos estratégicos, utilizando as forças e oportunidades encontradas para
sanar as fraquezas e ameaças, a fim de atingir a visão.

Etapa 4 – Formulação de objetivos

Chegamos à etapa crucial do planejamento. Agora serão formulados os objetivos

estratégicos do capítulo.

Primeiramente devemos distinguir objetivo e meta. Você sabe a diferença desses dois
termos?
Meta é um objetivo traduzido em termos quantitativos ou qualitativos, são específicas e
associadas a um horizonte de tempo, por exemplo, aumentar a quantidade de membros em
20%. Objetivo é composto de uma série de metas, que juntos formam o alvo e ser atingido.
Ficou claro?

Os objetivos devem apresentar soluções para os problemas encontrados na Etapa 3.

Por exemplo, foi identificado na etapa anterior que o capítulo tem baixo índice de coesão,
ou seja, seus membros não têm um forte laço de amizade, o que acaba abalando a
motivação do grupo e diminui o índice de participação nas atividades do capítulo. Um dos
objetivos que podemos desenvolver com base nesse problema é “Aumentar a coesão do
grupo e fortalecer o laço de amizade entre os membros, através de um programa de
atividades sociais.” Alguns exemplos de atividades sociais são o Futebol DeMolay, Torneio
de Video-Game, Acampamento, etc. Além de formular o objetivo, o planejamento deve
sinalizar qual indicador irá analisar o cumprimento deste objetivo, ou seja, como estaremos
certos de quais as atividades desenvolvidas em torno deste objetivo tem dado resultado?
Neste caso, os indicadores poderiam ser aumento do índice de participação dos membros
em atividades capitulares e aumento do nível de satisfação dos membros (que pode ser
analisado através de questionários).

Os objetivos devem ser divididos em quatro categorias: Finanças, Paixão, Gestão e

Conhecimento.

A categoria finanças descreve os resultados finais da estratégia em termos financeiros

tradicionais. Aqui são empregados indicadores como regularização capitular, caixa positivo,
tronco da solidariedade, poupança para viagens, etc. Eles apontam concretamente se a
estratégia implementada está ou não produzindo os resultados desejados no aspecto
financeiro, para sustentar nossas ações.

Indicadores: Regularização das mensalidades, poupança para congressos e viagens, etc.

Para termos recursos para regularizações, viagens, projetos sociais, o que devemos fazer?

A categoria paixão avalia o desempenho do capítulo na ótica do DeMolays e da Família

Maçônica (Lojas, Betheis, etc). Os DeMolays e Família Maçônica possuem interesses às
vezes diferentes e é fundamental avaliar se eles de fato valorizam a instituição e percebem
que suas estão satisfeitos com nossas atividades. Fornecemos um ambiente sadio ao
desenvolvimento? Quais atividades prazerosas que realizamos? Há confraternizações? Os
DeMolays AMAM seus capítulos?

Indicadores: Quantidade de membros; Índice de Evasão; Satisfação; Participação em

atividades.

Para atingir nossa visão, o que vamos oferecer aos DeMolays e a Família Maçônica?

A categoria gestão aborda os processos administrativos capitulares. É através dela que

planejamos os procedimentos capitulares que auxiliam nossos trabalhos, como
Planejamento de Reuniões (a fim de torná-las mais dinâmicas e envolventes), Tutoria a
Iniciáticos, Esquemas de comunicação (site, Orkut, telefone, etc.).

Indicadores: Melhoria do processo de sindicância; transparência na gestão financeira;

qualidade da comunicação; melhoria de satisfação nas reuniões, etc.

Para facilitar nossas atividades, quais processos podem melhorar?

Finalmente, a categoria conhecimento procura abordar a capacitação e o

desenvolvimento dos membros do capítulo. Ou seja, as ações que visam o
compartilhamento de conhecimento e aprendizado, como palestras, cursos e transferência
de ensinamentos.

Indicadores: Conhecimento sobre a ordem; qualidade da ritualística; eficácia da

administração; qualidade da oratória dos membros; quantidade de palestras realizadas.
Para atingirmos nossos objetivos, o que devemos aprender?

Observações:

O capítulo deve definir no máximo 20 objetivos, o ideal é 15. Muitos objetivos podem
impedir o foco no que é mais importante e prejudica a clareza do planejamento.

É ideal também que o capítulo escolha objetivos que podem ser medidos, por exemplo:

Objetivos: Aumentar o quadro de membros ativos do capítulo; Diminuir a evasão de

membros.

Etapa 5 – Plano de Ação

Para que os objetivos sejam atingidos, é necessário que sejam planejadas ações a serem
implantadas. Esse processo é chamado Plano de Ação, que corresponde a uma série de
atividades que devem ser desenvolvidas para atingir o objetivo proposto. É a formulação de
metas, como citado anteriomente.

No entanto, as metas não vão ser atingidas de braços cruzados, é necessário que as
equipes se organizem em torno de ações concretas e bem focadas.

Para cada objetivo, deve ser formulado um quadro de ações como o abaixo.

Modelo de Quadro de Ações:

Objetiv
Aumentar o quadro de membros ativos
o
Indicad
Número de DeMolays Ativos
or
Meta Crescer 20% em número de membros ativos
• Divulgar a Ordem DeMolay em escolas
públicas e privadas, através de
palestras, e disponibilizar ficha de
candidatura aos graus da ordem.
Ações
• Realizar apresentação da Ordem
DeMolay em outras lojas maçônicas da
cidade, a fim de recrutar filhos ou
parentes de maçons.

Para auxiliar no planejamento das ações que for desenvolver, você poderá utilizar um
quadro chamado 5W2H. Esse quadro é uma ferramenta utilizada para planejar a
implementação de uma solução, sendo elaborado em resposta as questões a seguir:

O QUE (WHAT): Qual ação vai ser desenvolvida?

QUANDO (WHEN): Quando a ação será realizada?
POR QUE (WHY): Por que foi definida esta solução (resultado esperado)?
ONDE (WHERE): Onde a ação será desenvolvida (abrangência)?
COMO (HOW): Como a ação vai ser implementada (passos da ação)?
QUEM (WHO): Quem será o responsável pela sua implantação?
QUANTO (HOW MUCH): Quanto será gasto?

Este é o modelo do quadro 5W 2H, você deve preencher o quadro de acordo com as
informações das ações, respondendo às questões de cada coluna. Utilizando-o, você
visualiza a solução adequada de um problema, com possibilidades de acompanhamento da
execução de uma ação.

AÇÃO: Divulgar a Ordem DeMolay em escolas públicas e Privadas

RESPONSÁVEL: Grupo de Trabalho 03
OBSERVAÇÕES: Devem ser selecionados membros que tem boa oratória. O planejamento
da apresentação será dia 15/02.
O QUE? POR QUEM? QUANDO? ONDE? COMO? QUANTO
QUÊ? ?
Deve ser
realizado
Em 3 escolas Haverá
contato
públicas: um custo
com
Escola Dois de 30
direção da
de Julho reais para
Para escola,
Divulgar a (03/03), impressão
atingir 2 membros apresentar
Ordem Escola Rui de folders
Objetivo do Grupo a proposta
DeMolay Durante o Barbosa(05/0 explicativ
“Aumentar de de
em mês de 3), Colégio os da
o quando Trabalho apresentaç
escolas março Militar(07/03) Ordem
de 03: João e ão e
públicas e e 2 privadas: DeMolay,
membros Guilherme agendas as
privadas Colégio além de
ativos” datas mais
Marista(10/03 fichas de
adequadas,
) e Colégio solicitação
de acordo
Decisão(13/0 aos graus
com o
3) da Ordem
prazo (mês
de março)

Lembre-se: Quando for usar o quadro, defina qual a ação a ser implementada.

Agora é mão na massa e foco nas metas! Divida as ações entre Grupos de Trabalho, de
acordo com a afinidade de cada atividade. Estimule as equipes a trabalharem, dê apoio e
cobre relatórios periódicos, assim o capítulo poderá se manter informado das ações
desenvolvidas e acompanhará o andamento dos objetivos.

Etapa 6 – Feedback e Controle

Êpa, o trabalho não terminou. Na verdade ele não termina nunca e essa é a graça. Após
todo o desenvolvimento do planejamento estretégico, chegou a hora de monitorar as
atividades que serão desenvolvidas e fornecer informações para que a qualidade do
trabalho aumente cada vez mais.

Feedback é o processo que consiste no fornecimento de informação às pessoas sobre o

desempenho, conduta ou eventualidade executada por elas em alguma atividade, e tem
como objetivo reorientar e/ou estimular uma ou mais ações determinadas.

É aqui onde você vai analisar o desempenho dos grupos no desenvolvimento de suas ações.
Será que a atividade designada está sendo realizada conforme concordado? O resultado da
ação não foi o esperado? Porque? O que pode ser melhorado? Estas e outras perguntas
devem auxiliar no processo de melhoria dos trabalhos. Os grupos devem se reunir e
compartilhar seus sucessos e fracassos. Sim, fracassos. Nem toda meta é fácil de ser
atingida.

É importante que haja periodicidade (sugiro mensal) das reuniões de feedback. Além de
aumentar a capacidade de controle, essas reuniões podem ser importantes para atividades
que estão “empacadas”, já que diversos membros poderão sugerir soluções e conhecer um
pouco mais das dificuldades encontradas no processo de execução.

Seja tolerante quanto as falhas, errar é humano e esse é o lugar de errar. Seja atencioso
quanto aos prazos estabelecidos, em caso de muita dificuldade em uma atividade,
incremente o grupo com mais membros. Se a dificuldade persistir, pule a ação, tente outra
solução.

Considerações Finais
Isto conclui este guia, não o trabalho. Como você pode perceber, o processo de
desenvolvimento e implementação do planejamento capitular é continuo, ou seja, ao atingir
os objetivos estabelecidos anteriormente, deve-se formular novos objetivos, afinal sempre
haverá algo a ser melhorado. Você está convidado a participar do grupo de suporte e
manutenção deste guia, acesse o site http://estrategia.demolaybahia.org.br e obtenha mais
informações.