MANUAL DE MANEJO

TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA
CONTENIDO
1

INTRODUCCIN..................................................................................................................................2

BIENVENIDA.........................................................................................................................................2

REGISTRO DE NUEVOS EQUIPOS..................................................................................................4

REGISTRO DE USUARIOS.................................................................................................................6

4.1

GRUPOS.............................................................................................................................................6

4.2

USUARIOS..........................................................................................................................................8

PROGRAMACIN DE VIDEOCONFERENCIAS.........................................................................11
5.1

TANDBERG SCHEDULER....................................................................................................................11

5.2

BOOKING.........................................................................................................................................15

CANCELACIN DE VIDEOCONFERENCIAS.............................................................................19
6.1

TANDBERG SCHEDULER....................................................................................................................19

6.2

BOOKING.........................................................................................................................................20

CONFIGURACIONES GENERALES DEL TMS............................................................................21

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA

INTRODUCCIN

El Tandberg Management Suite (TMS) es un portal desarrollado para centralizar la administracin y

monitoreo de una red de videoconferencia. Para Telmex se ha implementado con el objetivo de colaborar y
facilitar el servicio de videoconferencia administrada.
2

BIENVENIDA

Al abrir el portal del TMS se observa la pantalla de bienvenida (Figura 1) en donde se encuentran
estadsticas como el nmero de sistemas registrados y de conferencias pendientes, activas y finalizadas en
el respectivo da. Tambin se puede observar y acceder directamente a revisar los tickets que reporta TMS.

Figura 1
Al dirigirse al men Portal Sitemap (Figura 2), se observa todos los posibles mens del TMS al que se
tiene acceso, y se puede acceder directamente a ellos desde esta ventana.

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA

Figura 2

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA
3

REGISTRO DE NUEVOS EQUIPOS

En el men Systems Navigator se abre la ventana de la Figura 3. All es donde se registran los nuevos
equipos. Existe una carpeta general llamada Videoconferencia Administrada, en donde estn registrados los
equipos como la MCU, gatekeper y gateway; adems existen unas subcarpetas, cada una con el nombre del
respectivo cliente.

Figura 3
Al entrar a cada una de las subcarpetas se puede observar los equipos de ese cliente que estn registrados en
el TMS como en la Figura 4.
En caso de ser necesario registrar un nuevo cliente y sus equipos, se debe seguir el siguiente procedimiento:
En la carpeta Videoconferencia Administrada es necesario agregar una nueva subcarpeta haciendo clic en el
botn de New Flder que se puede observar en la Figura 3. A esa nueva subcarpeta se le dar el nombre del
cliente nuevo.
Una vez se ha creado la nueva subcarpeta es necesario registrar los equipos, para ello se accede a esta
carpeta y se hace clic en el botn de Add Systems que se puede observar en la Figura 4. Cuando despliega la
ventana que se puede observar en la Figura 5, se agregan los equipos por su direccin IP individualmente o
por rangos de direcciones, as por ejemplo al introducir 10.12.0.100, 10.12.0.1-10.12.0.10, 10.12.0.254 el
TMS agregar los equipos con direccin IP 10.12.0.100, 10.12.0.254 y los equipos que encuentre en el
intervalo de direcciones entre 10.12.0.1 y 10.12.0.10

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA

Figura 4

Figura 5

REGISTRO DE USUARIOS

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA
4.1

Grupos

En el TMS la asignacin de permisos y niveles de acceso se da a los grupos, de esta forma varios usuarios
pueden pertenecer al mismo grupo y un usuario pertenecer a varios grupos. Los grupos se crean en el men
Administration Tools User Administration Groups, haciendo clic en la parte inferior izquierda en New.

Figura 6
Al crear un nuevo grupo tan solo es necesario asignarle un nombre al grupo y una breve descripcin del
grupo, como se observa en la Figura 7.

Figura 7
Una vez creado el grupo se asigna los permisos haciendo clic en el link Set Permissions en frente al grupo
creado en la ventana de la Figura 6, all se desplegar la ventana de la Figura 8.
Los campos que se eligen con todos los clientes son:
Sitemap:

Read

List Conferences Mine:

Read, Update.

Misc:

Booking, Tandberg Scheduler, Advance Settings, Approve Meeting,

Book on behalf of, New Conference Page, Free Busy Page.

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA

Figura 8
Hasta este punto solo se ha configurado los permisos que tendrn los miembros de este grupo, pero no se ha
configurado sobre que equipos tendrn esos permisos, para ello es necesario entrar al men Systems
Navigator. En este men se observan todas las carpetas donde estn registrados los equipos de los clientes
como se describi en el ttulo 4 registro de nuevos equipos.
Se hace clic sobre la carpeta del cliente y una vez all se elige la opcin que se observa en la parte superior
derecha: Folder Permissions, como en la Figura 9.

Figura 9

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA
Una vez se abre la ventana de Folder Permissions, como la que se observa en la Figura 10, se muestra los
permisos que cada grupo de usuarios tiene sobre los equipos pertenecientes a la respectiva carpeta
examinada. En esta ventana se marca las siguientes casillas:
Grupo de usuarios que se desea tenga control sobre esta carpeta:
VideoUnit Administrator:

Read.

Read, Edit, Set Permissions.

As por ejemplo, si el grupo de usuarios Sodimac solo va a tener acceso y control sobre la carpeta de
equipos de Sodimac, entonces en el Folder Permissions de esta carpeta solo se marca la casilla Read en
frente del grupo Sodimac, adems de las casillas de Video Unit Administrador.

Figura 10
4.2

Usuarios

Los usuarios del TMS se crean inicialmente en el Windows 2003 server. En la carpeta de usuarios del
servidor se agrega un nuevo usuario como en la Figura 11. Al crear el usuario se elige las opciones de User
cannot change password y Password never expires. Tan pronto el usuario acceda por primera vez al TMS
este se creara automticamente en la aplicacin.
Los usuarios creados deben seguir la siguiente convencin de nombres:
Usuario:

XXX.y zzzzz

Donde

XXX
y

corresponde al cdigo del cliente en mayscula

corresponde a la inicial del primer nombre en minscula

zzzzz corresponde al primer apellido en minscula

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA

Figura 11
En el men Administrative Tools User Administration Users de la Figura 12 se observa todos los
usuarios del TMS. Al hacer clic sobre uno de estos usuarios se observa la ventana de la Figura 13, donde se
ingresan los datos de contacto. Los campos que se deben llenar obligatoriamente son: First Name, Last
Name, Email Address y Office Phone Number.
Ingresar correctamente la direccin de correo electrnico es muy importante porque a este correo es que se
enviar la notificacin de las reservas y cancelaciones de las videoconferencias de este usuario. El formato
con que se debe ingresar el nmero telefnico es: Cdigo de rea del pas(cdigo de rea local)nmero
telefnico. As por ejemplo: 57(1)6069606.
Por ltimo se elige los grupos a los que el usuario pertenece, as en la zona inferior de la ventana de la
Figura 13, en la casilla de Selected Groups solo se incluyen los grupos Users y el grupo del cliente que se
est configurando. Es importante incluir Users siempre en los grupos seleccionados para cada usuario. Los
usuarios operadores de Telmex pertenecern a grupos con permisos de administrador de tal forma que
pueden acceder y gestionar todos los equipos y carpetas de los clientes.

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA

Figura 12

Figura 13

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA
5

PROGRAMACIN DE VIDEOCONFERENCIAS

Para programar videoconferencias existen dos alternativas: Usar el Tandberg Scheduler o por el men de
Booking New Conference.
En el primer caso la programacin es muy guiada por el programa, en el segundo caso la programacin es
menos guiada, pero se tiene ms control de todos los parmetros de configuracin.
5.1

Tandberg Scheduler

Para acceder al Tandberg Scheduler es necesario hacer clic en el smbolo de reloj ubicado en la parte
superior derecha del TMS, para que despus se abr una ventana como la que se observa en la Figura 14.

Figura 14
Para programar la videoconferencia con el Tandberg Scheduler se siguen cuatro pasos sencillos empezando
por hacer clic en Inicio. La primera opcin que se muestra es la de reservar las salas que se interconectarn
en la videoconferencia como en la Figura 15. En el caso donde se va a recibir o hacer una llamada externa,
ya sea telefnica o de videoconferencia se elige la opcin de Agregar participantes externos.

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA

Figura 15
Al agregar participantes externos se debe elegir entre la opcin Marcacin y Marcacin de entrada que se
observa en la parte superior de la Figura 16. En el primer caso la llamada se har desde la red de Telmex
hacia el equipo del cliente, en el segundo caso la videoconferencia reserva un puerto para recibir la llamada
externa entrante.
Las llamadas externas siempre sern IP debido a que la solucin de Telmex hace uso de un gateway Cisco
para la conexin con equipos por lneas telefnicas ISDN. En caso de hacer una llamada de
videoconferencia se elige la opcin Video a travs de IP y se marca el nmero telefnico antecedido por el
8, como en el ejemplo de la Figura 16, donde la llamada es al nmero 6000405. En el caso de ser una
llamada telefnica, al nmero marcado se le antepone el 7 y se elige la opcin de IP de telfono.

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA

Figura 16
Una vez elegidas las salas participantes de la videoconferencia el siguiente paso es elegir la fecha y la
duracin de la misma. Esto se hace en la siguiente ventana que se muestra en la Figura 17, donde se puede
observar la disponibilidad de los equipos; en azul se muestra las horas en que cada equipos est reservado
el respectivo da elegido. Los horarios en blanco indican disponibilidad de los equipos.

Figura 17
El siguiente paso en la reserva de la videoconferencia muestra la confirmacin de la videoconferencia
programada, como en la Figura 18.

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA

Figura 18
El ttulo de la reunin se puede cambiar por el que se desee, se debe tener en cuenta que con ese ttulo se
puede distinguir la reunin al monitorear en el Conference Control Center del TMS, adems ese ttulo es el
que se enviar en el asunto del correo electrnico de confirmacin de la videoconferencia.
Al hacer clic en Opciones avanzadas se observa la ventana de la Figura 19. En el tem Vista se puede elegir
uno de los tres conos, donde el primero indica que la distribucin en pantalla ser de activacin por voz, el
segundo usa distribucin de presencia continua ideal para cuando la videoconferencia tiene mximo cuatro
participantes, y el tercero usa presencia continua ideal para reuniones con cinco o ms participantes.

Figura 19
Al finalizar la reserva de la videoconferencia el Tandberg Scheduler despliega una ventana como la de la

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA
Figura 20 confirmando la programacin de la misma.

Figura 20
Es importante recordar que en caso de usar el Tandberg Scheduler para la programacin de las
videoconferencias, la videoconferencia se configurar con la plantilla predeterminada que se describe en
configuraciones generales del TMS en la Figura 30.
5.2

Booking

En caso de programar la videoconferencia usando el men Booking New Conference se tiene la opcin de
cambiar algunos parmetros de la plantilla predeterminada segn las necesidades de la conferencia. La
ventana que se observa en la Figura 21 corresponde a este men.
Al igual que en el Tandberg Scheduler aqu se puede elegir la fecha y hora de la videoconferencia, el ttulo
de la misma y el tipo de distribucin en pantalla (Activacin por voz VS, presencia continua CP o
Enhanced CP).

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA

Figura 21
Al hacer clic en Add Participants se despliega la ventana observada en la Figura 22, donde se eligen las
salas participantes de la videoconferencia. De igual forma que se describi en el Tandberg Scheduler, en
caso de hacerse una llamada a un equipo externo se elige la opcin External que se observa en la parte
superior de la ventana.

Figura 22

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA

Una vez se elige la opcin External para agregar participantes no registrados en el TMS se puede observar
la ventana de la Figura 23, donde se escogern los siguientes parmetros segn lo requiera la conferencia
deseada:
Direction:

En caso de hacer la llamada desde la red de Telmex se elegir Dial Out, en el caso

contrario donde la llamada la har el cliente se elige Dial In.

Protocol:

siempre se usar IP/H323

Type:

Se elige Video en caso de establecer una llamada de videoconferencia, o se elige Audio en

el caso en que el participante solamente se va a comunicar telefnicamente.

Figura 23
Al igual que se describi en el manejo del Tandberg Scheduler la forma de marcacin para participantes
externos depende de el tipo de llamada, es decir, si es llamada de videoconferencia o solo llamada
telefnica. Para llamar un equipo que se conectar va ISDN se antepone el dgito 8 al nmero que se va a
llamar como en la Figura 23. Si la llamada solamente es telefnica el nmero que se antepone es el 7.
En el caso de las videoconferencias donde no se permite al cliente el uso de la facilidad para envo de
presentaciones, o donde la videoconferencia no usar el protocolo de video H.264, es necesario (despus de
elegir los participantes de la reunin) hacer clic primero en el link que dice Connection Settings y despus
en el que aparece y dice MCU Settings como en la Figura 24.
Si la facilidad que se pretende deshabilitar es la colaboracin de datos, entonces en el campo Dual Video
Stream se elige la opcin Off.
Si lo que se pretende deshabilitar es el uso del protocolo de video H.264, entonces en el campo Legacy
Level se elige una opcin entre 1 y 7.

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA

Figura 24

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA
6

CANCELACIN DE VIDEOCONFERENCIAS

De igual forma que en la programacin de las videoconferencias, la cancelacin de las mismas se puede
hacer usando el Tandberg Scheduler o directamente en la herramienta del TMS.
6.1

Tandberg Scheduler

Para eliminar una videoconferencia desde el Tandberg Scheduler es necesario entrar al men de la parte
superior que dice Mis Reuniones, all se listar todas las videoconferencias que tiene programadas el
respectivo usuario. En el recuadro que se encuentra a la izquierda de cada videoconferencia se elige las
videoconferencias que se quieran eliminar y se hace clic en Eliminar como se muestra en la Figura 25.

Figura 25
Es importante tener en cuenta que en el Tandberg Scheduler solo se listan las videoconferencias del usuario
que est registrado haciendo uso de la aplicacin, en caso de querer ver todas las videoconferencias es
necesario registrarse con un usuario con permisos de administrador y hacer uso de la herramienta del TMS
que se describe a continuacin.

6.2

Booking

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA
Para cancelar videoconferencias haciendo uso de la herramienta TMS es necesario ir al men Booking
List Conferences, all inicialmente se observa solo las videoconferencias programadas por el usuario que
est haciendo uso de la aplicacin, sin embargo si se tiene permisos de administrador se puede elegir All
Users y hacer clic en Search y se mostraran todas las videoconferencias programadas en el TMS por
cualquier usuario, como se observa en la Figura 26.

Figura 26
Las conferencias que se deseen cancelar se sealan en el recuadro blanco que tienen al lado izquierdo y
luego se hace clic en Delete, como en la Figura 26.

CONFIGURACIONES GENERALES DEL TMS

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA
A continuacin se describe los parmetros de configuracin del TMS que se pueden llegar a cambiar en
algn momento segn se considere necesario, los que no se describen se recomienda no alterarlos.
En el men Administrative Tools Configuration General (Figura 27) es importante no cambiar ninguno
de los campos como TMS Release Key, Default Time Zone, Default ISDN Zone y Default IP Zone porque
esto afectara el funcionamiento del TMS, ya que son las zonas donde estn registrados por defecto los
equipos que se registran en el TMS.
En el campo System Contact Mail Address es necesario colocar la direccin de correo electrnico de
contacto del TMS.

Figura 27
En el men Administrative Tools Configuration Network (Figura 28) en el campo E-mail Addresses to
Receive System and Network Notifications es necesario introducir la direccin de correo electrnico al que
el TMS reportar las fallas que pueda encontrar. Esa direccin de correo electrnico es definida por Telmex
Colombia.

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA

Figura 28
En el men Administrative Tools Configuration Mail (Figura 29) se configuran los parmetros para que
el TMS enve los correos electrnicos de eventos. As por ejemplo, el correo que se enviar informando de
la reserva de una videoconferencia se recibir como si el remitente fuese la direccin
videoconferencia@telmex.com.
Los otros parmetros como SMTP Server son asignados por Telmex Colombia y actualmente son:
SMTP Server:

200.26.137.72

SMTP Server Authentication Username (if needed): adriana@telmexla.net.co

Figura 29

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA

Figura 30
En el men Administrative Tools Configuration Conference Settings (Figura 30) se configuran los
parmetros con los que el TMS configurar las videoconferencias por defecto. Los parmetros aqu
configurados son:
Connection Attempts for Scheduled Calls:

20

Indica que el TMS har hasta 20 intentos de llamar a los participantes en caso que no sea posible establecer
la conexin a la hora indicada.
Connection Timeout for Scheduled Calls (in seconds):

60

Indica el tiempo en segundos que pasar entre cada uno de los intentos de reconexin.
Default Conference Title:

Videoconferencia Administrada %DATE% %TIME%

Indica el ttulo que por defecto se le dar a las videoconferencias informando la fecha y la hora para la que
fue programada, sin embargo ese ttulo se puede cambiar al programar las videoconferencias. El correo
electrnico que se enva confirmando la programacin de la videoconferencia lleva por asunto ese ttulo de
la videoconferencia.
Contact information to extend meetings:

Por favor llame al administrador de la videoconferencia

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA
Es el mensaje que se despliega en la pantalla de los equipo Tandberg cuando se da la opcin de extender el
tiempo lmite de la videoconferencia. Este mensaje se muestra 5 y 1 minutos antes del final de la reunin.
Default Scheduled Call Duration (in minutes):

60

Es el tiempo en minutos que por defecto tendrn las videoconferencias en la plantilla de programacin. Se
puede cambiar al momento de programar la videoconferencia.
Max Number of Days In Future Allowed to Schedule Conferences:

30

El mximo nmero de das que se permite programar una videoconferencia en el futuro.

External MCU Usage in Routing:

Always

Siempre se har uso de la MCU para hacer la conexin de las llamadas, as la videoconferencia sea solo
entre dos sedes.
Default Bandwidth:

6b/384 kbps

La tasa de transmisin que por defecto se usar para las videoconferencias.

Default Picture Mode:

Continuous Presence

Es la distribucin en pantalla que se usar por defecto en la plantilla de programacin de las

videoconferencias. De igual forma se puede cambiar al momento de programar la videoconferencia.
Display option to extend meeting default value:

Yes

Permite desplegar en la pantalla del presidente de la videoconferencia la opcin de extender por 15 minutos
la finalizacin de la videoconferencia. Funciona con endpoints Tandberg.
Default language:

Spanish

Es el lenguaje que por defecto se usar en el Tandberg Scheduler para los usuarios nuevos.
Default reservation type for scheduled calls:

Automatic Connect

Configura por defecto la opcin que permite que la MCU haga la llamada automticamente a los terminales
de videoconferencia a la hora indicada de la videoconferencia.

Show Message X minutes before end:

10

Despliega el mensaje de finalizacin de la videoconferencia 10 minutos antes del final de la misma.

MANUAL DE MANEJO
TMS TANDBERG
TELMEX COLOMBIA

Show in-video warnings about conference ending:

Yes

Despliega en la pantalla de los participantes de la videoconferencia mensajes indicando el final de la

misma.