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Initiation la rdaction

et la pratique administratives

Pierre Abessolo Edzang

Initiation la rdaction
et la pratique administratives

L'HARMA

TT AN

L'HARMATTAN,

2010

5-7, rue de l'cole-Polytechnique;

75005

http://www.librairieharmattan.com
diffusion.harmattan@wanadoo.fr
harmattan l@wanadoo.fr
ISBN;

978-2-296- 11769-3

EAN ; 9782296117693

Paris

AVANT PROPOS
Gnralement,en matire de REDACTION ADMINISTRATIVE
les ouvrages sont simplement intituls. Il en est ainsi de :
Le Style Administratif de Robert CATHERINE;
Rdaction et Correspondance Administratives de Jacques
GANDOUIN.
Rdaction Administrative (AFRIQUE) de Jean Marie ROUSSIGNOL
et Jacques GANDOUIN.
La Correspondance Militaire du Colonel Lon VIGNAL.
La question se pose ds lors de savoir pourquoi le prsent ouvrage est
intitul INITIATION A LA REDACTION ET A LA PRATIQUE
ADMINISTRATIVES.
A cette pertinente question qui est une lgitime objection, il y a
plusieurs justifications dont voici quelques unes.
La premire est que cet ouvrage est un ancien fascicule de
l'enseignement dispens et que ledit fascicule avait t rgulirement
prsent aux lves sous la dnomination de LU POUR VOUS car il
tait l'utile synthse, pour les apprenants, de tous les ouvrages ci-dessus
cits, en ce qui concerne le style et les caractristiques de la rdaction
administrative, en vue de leur permettre une rapide assimilation de la
matire.
La seconde est fonde par ce souci d'une rapide assimilation, en
prsentant, titre d'illustration, des en-ttes et le final (les diffrentes sortes
de signature ainsi que leur prsentation matrielle) des documents
administratifs dans le respect des normes tablies par l'Association Franaise
de Normalisation (A.F.N.O.R), afin de combattre leur non respect ou leur
non application. Ces modles de prsentation des documents administratifs
compltent ncessairement cette formation l'initiation.
La troisime, s'agissant d'un ouvrage destin la formation dans des
coles d'application,
l'intitul de cours pratique de rdaction
administrative correspondrait mieux la situation. Mais un cours pratique
suppose, soit l'expos d'un ensemble de rgles assorties d'illustrations,
c'est--dire d'archtypes d'application des rgles enseignes, soit tout

simplement un ensemble de dveloppements types des diffrents documents


se rapportant la matire.
Tandis que l'initiation peut s'entendre par l'expos d'un ensemble des
rgles rgissant la matire, des pratiques usuelles quasi coutumires et non
rglementaires; ainsi que la description et la prsentation matrielle des
diffrents documents usuels dans la pratique de la profession administrative.
En plus de l'apprentissage du style, du vocabulaire et de la
prsentation des diffrents documents administratifs, il y a aussi l'initiation
la pratique administrative. Dans le domaine du pouvoir rglementaire de
l'Administration par exemple, la production d'un dcret n'est pas l'uvre
exclusive d'un seul ministre, encore moins d'un seul agent. Mais elle est le
produit d'un projet initi, soit par un agent, soit par une service ou une
direction et successivement examin en runions tant au sein du ministre et
ensuite qu'avec d'autres ministres dans les formes et les procdures
diffrentes, pralablement dtermines par des dispositions tant lgales que
rglementaires. Ce processus rentre dans le cadre de la pratique
administrative.
Voil une situation qui place devant un choix faire; lequel doit
aboutir un objectif, aprs l'avoir dfini.
Par ailleurs, si l'on tient compte que l'enseignement est destin aux
personnes qui ont acquis une connaissance suffisante de la langue franaise
au point de vue grammatical, syntaxique et autres rgles de base dans le
cadre de leur formation gnrale, il en rsulte qu'il est tout simplement
question de les initier utiliser bon escient, dans un style adapt, les
connaissances acquises dans les diffrents enseignements qui leur ont par
ailleurs t dispenss, en leur donnant simultanment les rgles du style
administratif, les principales locutions usuelles dans la pratique
administrative. En rsum, les rgles de biensance et d'urbanit car, devant
s'exprimer au nom de la puissance publique, le ton en la circonstance, n'est
plus celui du commun des mortels, c'est--dire un langage vulgaire, familier
ou populaire, mais celui d'un dlgataire de la puissance publique,
caractris par sa correction, son impartialit, son objectivit, sa fermet et
sa courtoisie.
La dlicatesse d'une telle mission a donc motiv de privilgier
l'initiation qui, ici, est l'enseignement sotrique , une espce de
rhtorique (entendre ensemble des procds constituant l'art de bien
crire et de bien prsenter les documents administratifs, et non de bien
parler, comme dans le vrai sens du terme.)
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Ce sont donc ces fins pdagogiques qui ont conduit au choix de cet
intitul.
Ds lors, dans l'optique de combattre les manquements signals cidessus, il ne semble pas os, en effet, de relever ici que bon nombre de
documents produits par l'Administration gabonaise sont moins respectueux
des normes de rfrence.
Il n'est pas rare, par exemple, de rencontrer dans une lettre
administrative, en objet, soit accus de rception , soit lettre de rappel
au lieu du rsum succinct de la question traite dans le respect des
prescriptions du ministre de l'Intrieur aux prfets par circulaire du 9 floral
an VIII (29 Avril 1800) en ces termes. Le travail administratif ne peut
tre trop simplifi; il faut conomiser le temps, faciliter la distribution,
le classement et la recherche des papiers. C'est pour atteindre ce but
que je fais inscrire en marge de mes lettres une note qui fixe, au premier
coup d'il, l'attention sur leur objet. L'ordre de mes bureaux exige que
vous observiez la mme rgle et que chaque premire pice de votre
correspondance
prsente une indication marginale, succincte, mais
claire pour donner une ide exacte de ce qu'elle contient, ou de l'affaire
qu'elle communique. .
De mme, dans plusieurs correspondances, quelle qu'en soit l'origine,
on rencontre, soit le barbarisme rfrenc qui a un autre sens (pourvoir
d'une rfrence et non vis en rfrence), soit le pseudo nologisme
rfrenci qui est inexistant, donc un non sens.
Les notes se terminent par une formule de courtoisie je vous prie
d'agrer... sans qu'il y ait au pralable une formule d'appel, faisant ainsi fi
de la rgle du paralllisme des formes, c'est--dire la corrlation de la
formule d'appel et de la formule de courtoisie
Ces irrgularits qui tiennent lieu de nos jours, des us et coutumes
dans l'Administration gabonaise se justifient quelque peu, d'une part par le
fait qu'elle est considre comme quelque chose de frugal et de trs simple
d'autre part, elle s'est vu nommer, aussi bien des postes de responsabilits
qu' ceux d'excution, des agents sans formation approprie en matire de
rdaction administrative.
Cette situation qui date depuis l'Administration de la Rpublique
Gabonaise est en outre justifie par l'absence d'osmose entre les anciens
fonctionnaires de l'Administration coloniale qui possdaient le savoir faire et
les jeunes intellectuels venus des Universits, mais sans formation
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administrative approprie. Etant venus avec un complexe de ttes trop


pleines, ils n'avaient malheureusement pas des ttes bien faites dans ce
domaine particulier.
C'est ainsi que, malheureusement de nos jours, dans tous les
Etablissements relevant de l'Enseignement Suprieur, la lettre de
transmission s'appelle Soit Transmis; document de transmission de
basse chelle de la hirarchie administrative, qui s'employait entre Prfet et
Sous Prfet et jamais dans l'Administration centrale.
Telles sont les raisons essentielles qui ont motiv de privilgier
l'initiation. Il s'agit d'une part, de rappeler les normes tablies ceux qui ne
savent pas les appliquer soit par ignorance, soit par ngligence, d'autre part,
de bien former, ds le dpart, les jeunes qui sortent des diffrentes facults et
qui s'orientent principalement vers les corps du Secteur Administration
Gnrale.
Pour atteindre cet objectif, en s'inspirant des rgles tires des ouvrages
susmentionns, il a sembl indispensable d'abord de rappeler, dans le
premier chapitre, les rgles fondamentales observer pour se livrer un
travail de rdaction en gnral. S'agissant d'un genre littraire particulier,
une section est consacre la division et au numrotage des parties de
certains documents administratifs importants.
Dans l'optique de ce qui prcde et du fait que l'enseignement est
destin aussi bien aux fonctionnaires en cours de perfectionnement
professionnel
qu'aux futurs fonctionnaires suprieurs du secteur
administration gnrale, le style et le vocabulaire administratifs avec les
principales locutions usuelles constituent le deuxime chapitre.
En dpit de la multitude de leur diversit, les documents administratifs
comportent des caractres constants qui leur sont communs. Ces caractres
rsultent des normes tablies. Le troisime chapitre est donc consacr la
normalisation.
Bien que les caractres communs rsultent des normes tablies, leur
ignorance dans la prsentation des documents administratifs est nanmoins
tablie. C'est pourquoi, avec le concours de l'ouvrage de M. le Prfet
Jacques GANDOUIN, leur tude a sembl indispensable et elle fait l'objet
du quatrime chapitre.

tant

Le style, le vocabulaire et la prsentation matrielle des documents


considrs comme des indispensables matriaux de leur
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construction , le cinquime chapitre est donc consacr la correspondance:


gnralits; lettre Prive (c'est--dire la correspondance mondaine et
protocolaire - la lettre forme personnelle); les formules d'appel et de
courtoisie; la lettre administrative, les diffrents types de lettres.
Le sixime chapitre, lui, est consacr aux autres documents de
correspondance qui servent de liaison entre services administratifs, ainsi que
ceux de gestion, d'information et d'instruction.
Enfin, le septime chapitre est consacr aux actes lgislatifs et
rglementaire ainsi qu'aux actes administratifs unilatraux.
Sur le plan gnral de la structuration de l'ouvrage, une rpartition un
peu arbitraire des documents, par nature et objectif a t ralise. Il s'agit de
la lettre, des documents de liaison et de gestion, des documents
d'information interne, des documents d'injonction et des actes lgislatifs et
rglementaires.

CHAPITRE PREMIER: DE LA REDACTION


SECTION 1- INTRODUCTION
Sur le plan gnral, la rdaction suppose qu'on ait quelque chose
crire. Cela implique donc qu'on ait une ide nette de ce que l'on veut
exposer. Le plus souvent, les ides sont en sommeil, et pour qu'elles se
prsentent spontanment sous la plume au cours du travail de rdaction,
force est de contraindre l'esprit un entranement progressif et soutenu. La
facilit de l'expression, la prcision de l'ide au dpart vague, selon M. le
Prfet Jacques GANDOUIN, rappellent ces recommandations de BOILEAU
Avant donc que d'crire, apprenez penser.
Selon que votre ide est plus ou moins obscure,
L'expression la suit ou moins nette, ou plus pure,
Ce que l'on conoit bien s'nonce clairement,
Et les mots pour le dire arrivent aisment.
Dans une dissertation littraire ou philosophique, l'objectif est de juger
les aptitudes des rdacteurs au maniement et l'usage de la langue franaise
d'une part, et d'apprcier leurs connaissances dans une matire prcise
d'autre part.
Dans une composition sur un sujet d'ordre gnral, il est question de
traiter des problmes d'actualit que rencontrent la socit et le monde
contemporains et sur lesquels tout honnte homme est tenu inform par
des mass media . Les grandes questions du temps prsent y sont abordes
de faon critique, pratique et concrte. Les rdacteurs doivent cette
occasion, faire preuve de leurs qualits intellectuelles et leur personnalit
doit marquer la maturit de leur jugement et la clart de leur expression.
L'enseignement de ces techniques de rdaction constitue le vaste
programme des tablissements scolaires du secondaire, voire, universitaire.
On ne peut, cet effet, qu'inviter tout un chacun faire un travail personnel
de rvision des rgles grammaticales et des difficults orthographiques
(rgles des participes, emploi des participes, matrise des masculins et des
fminins de certains mots; le singulier et le pluriel, etc.) des difficults
syntaxiques (problmes des nologismes, des barbarismes, des contresens,
des plonasmes, des solcismes, etc.).

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Ces rgles, une fois rvises et retenues, mettront en garde contre un


certain nombre de fautes et surtout, donneront une ide des embches qui
guettent tout rdacteur.
En d'autres termes, la rdaction suppose acquise une connaissance
suffisante de la langue que l'on emploie, c'est--dire de son orthographe, de
sa syntaxe et de son vocabulaire. On doit crire dans un style clair car, le
style, disait BUFFON, n'est que l'ordre et le mouvement que l'on met dans
ses penses. Le style c'est l'homme, affirmait-il encore. Il doit tre clair,
prcis, simple, concis, sobre.
La clart du style est d'autant plus importante pour les administrateurs
parce que ce sont eux les rdacteurs des documents crits par lesquels
l'Administration exprime son action.
D'une manire gnrale, la clart dcoule d'un expos simple et
mthodique du sujet et de l'emploi des termes avec leur sens exact. Elle
s'obtient par la construction d'un plan logique, l'emploi des mots simples,
afin de laisser le moins de prise possible aux erreurs d'interprtation.
La clart exige frquemment que les ides se succdent avec ordre;
que les rapports des mots et ceux des propositions se prsentent sans
ambigut.
Si la matrise des rgles essentielles d'utilisation de la langue franaise
constitue un atout important pour une bonne rdaction en gnral, la
rdaction administrative obit aux rgles gnrales du style administratif qui
se veut clair, concis, efficace. Il se caractrise par la dignit, le respect de la
hirarchie, le sens des responsabilits, l'objectivit, la courtoisie, la
prudence, la prcision et l'exactitude. Telles sont les donnes constantes
rencontres dans les manuels sur la rdaction administrative crits par M.M.
Robert CATHERINE, Jacques GANDOUIN, Jean Marie ROUSSIGNOL et
le Colonel Lon VIGNAL.
Ce sont donc ces caractristiques du style administratif qu'il faut
dcouvrir travers l'tude de la correspondance (lettre prive ou forme
personnelle, lettre administrative, c'est--dire entre services, entre les
autorits suprieures et les subordonns, entre l'Administration et les lus et
autres personnalits, particuliers ou administrs);
les documents
administratifs (documents d'information, de gestion, de liaison, d'injonction)
ainsi que les actes lgislatifs et rglementaires.

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