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Chiclayo
CORDOVA VENTURA SHIRLEY THALIA
Resumen de trabajo:
Su estructuracin propuesta en el presente trabajo de investigacin, se da con el fin proponer un
Rediseo Organizacional en la distribuidora SANDRA que se encuentra ubicada en la Ciudad de
Chiclayo. Logrando as contribuir al eficiente desarrollo de todas las operaciones que a cada unidad
administrativa le corresponde realizar. Es importante y urgente la implementacin de la estructura
organizacional propuesta, ya que sta delimita los niveles jerrquicos, funciones de cada dependencia
administrativa, las atribuciones de cada puesto trabajo, los grados de autoridad y responsabilidad que se
deben aplicar en la distribuidora SANDRA para su buen funcionamiento.
Palabras clave: Rediseo, Organizacional, Distribuidora.
Introduccin a la investigacin
El presente trabajo de investigacin es un estudio realizado a la distribuidora SANDRA ubicada en la
ciudad de Chiclayo, cuyo tema principal es Propuesta de Rediseo Organizacional en la distribuidora
SANDRA ubicada en la Ciudad de Chiclayo, se espera que los resultados obtenidos sean de utilidad
para la organizacin de la misma. El objetivo general es desarrollar una propuesta de rediseo
organizacional de la distribuidora SANDRA, a efecto de asignar, ordenar y coordinar todas las
actividades que sta realiza en una forma jerrquica.
Para la recopilacin de informacin, se aplicaron las tcnicas de investigacin descriptiva, fuentes
primarias como la entrevista y fuente secundaria libros, Web, etc.
El anlisis de la informacin se basa en la clasificacin, ordenamiento e interpretacin de los datos
obtenidos. Comprende los conceptos y definiciones de Rediseo Organizacional, asimismo se presenta la
propuesta de rediseo organizacional que le permita a la distribuidora SANDRA la eficiente aplicabilidad
de los recursos que posee. Finalmente se presentan las conclusiones, las recomendaciones sobre el
estudio realizado, la bibliografa consultada, en el anexo se adjunta la descripcin tcnica de puestos y el
manual de normas y procedimientos.
Planteamiento de la Investigacin:
Antecedentes:
Todas las empresas desean o quieren alcanzar a sobresalir y destacar de las dems y para esto es
necesario reorganizar; con el propsito de satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los
consumidores obteniendo beneficios. La organizacin sirve de apoyo en la produccin de una empresa
hacia sus clientes mediante estrategias que servirn a la parte organizacional de la empresa. En la
empresa se tiene una lnea de autoridad, empieza por los gerentes, quienes son los que representan a la
empresa, son la cabeza principal en la empresa, ellos controlan y organizan las funciones de los
trabajadores, los gerentes en la empresa estn encargados de dirigir, controlar adems ellos son los que
motivan a los trabajadores para laborar con eficiencia y empeo en la empresa.Slocum, J. (1998), La
teora organizacional est relacionada como una funcin que fomenta la integracin en una empresa, es
cierto esto, ya que todas las empresas que actualmente estn en el mercado ven en la organizacin un
apoyo que les sirve para poder integrar a los trabajadores es decir una lnea de autoridad, empezando
por los directivos, que son la que estn a cargo de la empresa.
Situacin Problemtica:
La distribuidora SANDRA, presenta deficiencias en la organizacin como es:
La falta de motivacin y liderazgo es de gran influencia en el desempeo de los trabajadores de la
distribuidora SANDRA
El exceso de trabajo y la mala distribucin de horarios afectan la productividad en esta empresa.
La deficiente comunicacin entre los trabajadores y sus lderes ocasiona una descoordinacin en
la productividad.
La deficiente designacin de los cargos y la mala departamentalizacin del trabajo provoca una
baja productividad.
La falta de control que se le da al trabajo de los empleados provoca el bajo rendimiento y que no
se exploten todos los recursos al mximo dentro de la distribuidora SANDRA.
Todo lo mencionado nos lleva a comprender la necesidad de redisear la distribuidora SANDRA
que est ubicada en la ciudad de Chiclayo.
Especifico:
Contar con una mejor organizacin pensando tanto en clientes como trabajadores de la
distribuidora SANDRA
Proponer una visin y misin para la distribuidora SANDRA
Elaborar un Organigrama adecuado para la distribuidora SANDRA
Metodologa:
Tipo de Investigacin
La investigacin que se realizar es descriptiva
Recoleccin de Datos
La recoleccin de datos se har mediante:
Fuentes Primaria: Entrevista.
Fuentes Secundaria: Libros y pginas Web.
Variables:
Dimensin
Entorno
Rediseo Organizacional
Plan Estratgico
Estructura
Indicadores
Mercado meta
Oferta y demanda
Competencia
Clientes potencial
Misin
Visin
Objetivo
Estrategias
Organigrama
Mof
Rof
Justificacin:
El siguiente estudio se realiza porque se desea proponer un rediseo para la distribuidora SANDRA
propuestas para lograr el objetivo:
Realizar un modelo de organizacin segn el tamao y los recursos con los que cuenta.
Determinar quin debe ser el lder y cules son los niveles de jerarqua.
Motivar a los trabajadores ofrecindoles incentivos salariales.
Establecer una forma de comunicacin entre los empleados y el director y as ellos puedan dar a
conocer sus problemas o dificultades en su trabajo.
Dar capacitaciones y segn la funcin que desempeen y hacer que utilicen al mximo los
recursos.
Marco Terico
La Organizacin y Rediseo
1. Organizacin:
La organizacin es la estructura que tiene una empresa en la cual se indica los niveles jerrquicos.
Como seala Hernndez (2008) que es un elemento del proceso administrativo que orienta a la
accin tcnica para dividir las funciones por reas, departamentos y puestos; estableciendo
jerarquas.
1.1. Importancia de la Organizacin :
Para ello Richard Daft nos dice que hay siete razones por las que las organizaciones son importantes:
Atraen recursos para alcanzar metas especficas.
Producen bienes y servicios que los consumidores desean a precios competitivos.
Impulsan la innovacin.
Se adaptan e influyen en un medio rpido de cambio.
1.2. Principios de la Organizacin
Divisin del trabajo: Para Robbins (2005), seala que la Divisin de Trabajo nos permite agrupar
a las tareas segn su funcin, o sus procesos que se realicen.
La Jerarqua Segn Hellrielgel, Slocum (1998) informan que el diseo organizacional se debe
determinar las relaciones gerenciales de una empresa, como medio para la puesta en marcha.
El liderazgo Seala Hernndez (2008), es la capacidad directiva que permite influir, motivar y
comprometer a los colaboradores hacia el logro de los grandes retos de la organizacin.
La Motivacin Para Robbins (2005), menciona que es el esfuerzo que se que se da al querer
satisfacer una necesidad o para alcanzar una meta o un objetivo personal para la satisfaccin
propia
La estructura de la organizacin tanto interno como externo (Hernndez, 2008) es aquella que se
basa en el tamao y recurso, crecimiento, en su cliente, producto, su rea geogrfica, el proceso,
turno y en unidades de trabajo.
1.3. Instrumentos de la Organizacin: Segn Gmez, L. y Balkin, D. (2003) dice que son:
a) Organigramas:
Es la representacin grfica que muestra la estructura orgnica interna de la organizacin formal
de una empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarqua y las principales funciones que se
desarrollan.
b) Manuales:
Son documentos detallados, que contienen en forma ordenada y sistemtica, informacin acerca
de la organizacin de la empresa y pueden ser: de polticas, departamentales, de bienvenida, de
organizacin, de procedimientos, de contenido mltiple, de tcnicas y de puestos.
Duhat Kizatus Miguel A.
Lo define Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemtica, informacin y/o
instrucciones sobre historia, organizacin, poltica y procedimientos de una empresa, que se
consideran necesarios para la menor ejecucin del trabajo.
Para Terry G.R.: Es un registro inscrito de informacin e instrucciones que conciernen al
empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa.
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de
comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemtica la informacin y/o instrucciones sobre polticas, organizacin, funciones, pro
cedimientos, etc. Que se consideran necesarios para la ejecucin de las actividades y
tareas
El Reglamento De Organizacin Y Funciones (ROF)
El Reglamento de Organizacin y Funciones es un documento normativo que contiene
disposiciones tcnico administrativas que regulan y fijan la estructura orgnica de la entidad hasta
el tercer nivel organizacional, con sujecin a su naturaleza, fines y funciones.
Objetivos del ROF
Presentar una visin de conjunto de la organizacin.
Facilitar el reclutamiento de personal.
Determinar la estructura orgnica.
Describir las funciones generales de cada unidad orgnica.
Manual De Organizacin Y Funciones (MOF)
El Manual de Organizacin y Funciones, es un documento normativo que describe las funciones
especficas a nivel de cargo o puesto de trabajo desarrollndolas a partir de la estructura orgnica
y funciones generales establecidas en el Reglamento de Organizacin y Funciones, as como en
base a los requerimientos de cargos considerados en el Cuadro de Asignacin de Personal.
Objetivo del MOF
Tiene por objetivos:
Describir las funciones principales de cada dependencia u rgano delimitando la
amplitud, naturaleza y campo de accin de la misma.
Determinar los cargos dentro de la estructura orgnica y las funciones que le competen.
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Precisar las interrelaciones jerrquicas y funcionales internas y externas de la
dependencia.
Describir los procedimientos administrativos racionalizados.
2. El rediseo :
Segn Gmez, R. (1999). Es un proceso que afecta al trabajo, al personal y al puesto, los Gerentes
deben de tomar decisiones para elegir la estructura adecuada a las necesidades de la empresa. El
propsito de una estructura organizacional, es contribuir a la creacin de un entorno favorable para el
desempeo del recurso humano.
Cundo Redisear?
a) Cambios estratgicos: El cambio estratgico puede ocurrir como resultado de factores
relacionados con el entorno (como la competencia, la reglamentacin o nuevas tecnologas),
cambios en los recursos o problemas de desempeo organizacional.
b) Redefinicin del trabajo: Se requiere para satisfacer las necesidades provocadas por los cambios
en el trabajo primario de la organizacin.
c) Cambios culturales y polticos: Algunos rediseos se implantan con el propsito expreso de volver
a estructurar la organizacin el cual constituye el modo ms eficaz de influir en el entorno.
d) Crecimiento: Es uno de los acontecimientos que a menudo conduce al rediseo ya sea en
tamao o alcance.
e) Diseo ineficaz de la organizacin: En ocasiones el rediseo es necesario debido a los
problemas de desempeo creados por la paricin gradual de una congruencia organizacional
deficiente.
f) Falta de coordinacin: Se refiere a los proyectos entre unidades que no se terminan; y la
responsabilidad de las unidades de trabajo que no se encuentran claramente definidas.
g) Conflictos excesivos: Esto se refiere a las relaciones entre los grupos internos los cuales se
caracterizan por fricciones innecesarias.
h) Funciones poco claras: Aqu los individuos y los grupos no estn seguros de lo que se espera de
ellos, o donde termina su responsabilidad y comienza la de los dems.
i) Recursos mal utilizados: Los recursos no llegan a la gente cuando los necesita por lo tanto las
funciones de unidades especializadas o actitudes individuales no se aprovechan al mximo.
j) Flujo deficiente del trabajo: Se refiere a las interrupciones y procesos engorrosos que inhiben el
flujo eficaz del trabajo a travs de la organizacin.
k) Receptividad disminuida: La organizacin no es capaz de responder de manera rpida o
adecuada a los cambios en el entorno, a las nuevas necesidades del mercado o a las
caractersticas de los productos.
l) Proliferacin de unidades extra organizacionales: La organizacin llega a depender en exceso de
los grupos comando, comits y equipos de proyectos especiales para enfrentar todos los nuevos
desafos significativos.
2.1. Objetivos del Rediseo :
A continuacin los objetivos para el desarrollo de un plan de reorganizacin:
Eficiencia: Tiene como Propsito bsico de este criterio es aumentar la eficacia en el desarrollo
de las labores de la empresa y obtener un rendimiento adecuado de sus departamentos, para
lograr el mximo aprovechamiento de sus recursos materiales y humanos. Para ello es necesario
que la estructura de la organizacin est bien definida.
Autoridad: Es limitar los medios a travs de los cuales la autoridad s e transfiere dentro de la
estructura organizacional, va siempre acompaada de la responsabilidad. La Definicin exacta de
las lneas de autoridad para evitar duplicidad en las mismas evitar la excesiva centralizacin de
funciones tratando de que el nmero de niveles de autoridad se mantenga al mnimo y que la
organizacin se estructure lo ms sencillo posible
Coordinacin: El objetivo de coordinacin debe desarrollarse tanto en el rea operativa como en
la ejecutiva, es decir entre la gerencia y los distintos departamentos, para promover la armona y
comprensin dentro de la empresa. Anlisis del nmero de posiciones o puestos que pueda
coordinar un ejecutivo.
Situacin Actual de la Empresa: Consiste en la forma actual y real con que est operando la
empresa y se determina de la siguiente manera:
Recopilacin de informacin.
Estudio de niveles jerrquicos y de la distribucin de autoridad.
Estudios de las funciones generales de cada rea.
Existencia de gran variedad de todo tipo de uniformes escolares de todos los colegios para
todo tipo de situacin econmica y gustos.
Amabilidad con sus clientes.
El marketing (publicidad)
Los bajos precios competitivos en el mercado
Calidad de las confecciones
Confecciones
Cada una de estas reas, se integra con distintos puestos de trabajo, y se describen las obligaciones
generales de cada puesto de trabajo que la organizacin Actualmente que desarrolla segn la entrevista
realizada.
Manual de Funcin de cada rea:
Esta informacin se ha obtenido mediante la entrevista en la distribuidora SANDRA donde describir,
Funciones que se desarrollan actualmente de acuerdo el organigrama que se ha dado a conocer.
Gerente General: El Gerente General se encarga de ejecutar las rdenes dentro de la empresa
se mencionan las siguientes:
Gubernamentales.
Velar por el patrimonio de la empresa.
Visitar peridicamente cada rea de trabajo
Este puesto de trabajo no tiene definida las atribuciones que le corresponden, debido a la
carencia de un documento en donde se le especifique las funciones y atribuciones.
Administrador: Representa a la empresa en caso de ausencia del Gerente General. Atribuciones
generales del puesto de trabajo:
Manejo operativo de la empresa.
Elaborar presupuestos y flujos de efectivo.
Documentar y dar seguimiento a los proyectos de inversin.
Firmar documentos contables y comerciales.
Contratar personal para la produccin y ventas.
De acuerdo con lo investigado, existe una excesiva centralizacin de atribuciones en este puesto
de trabajo.
Produccin: encargado a realizar las confecciones de los uniformes escolares que se realizan
en la distribuidora SANDRA
Mapeo de Procesos:
Son las actividades que se desarrollan en la empresa tanto de manera institucional, grupal,
individual; en este sentido la distribuidora SANDRA no cuenta con un documento que describa
cada actividad, la informacin que se detallara a continuacin fue recopilada gracias a la
entrevista que se realizo en la distribuidora, como se dedica a la confeccin y venta, el proceso
institucional ser la de confeccin; en el proceso grupal tenemos: compras, produccin, ventas,
administracin y operaciones.
En lo que se refiere a la actividad de compras tenemos:
La distribuidora cuenta con un puesto de Gerencia General , mismo que es necesario que
contine , asimismo se ha visto la necesidad de crear nuevos puestos de trabajo como es la rea
de venta para una mayor rentabilidad dentro de la distribuidora , otra rea con que ya cuenta la
empresa es la de administracin , pero a su vez esta no cuenta con sub reas lo cual se ha
implementado dos sub reas :contabilidad , RR.UU , otra rea a crear es la rea de logstica y
esta a su vez dos sub reas de: almacn y compras, la dems reas seguir igual como es la
rea de produccin (confecciones), ya que la mueblera se dedica a la fabricacin de muebles.
Asignacin de Funciones Especficas para cada rea (MOF)
Se propone, para lograr funcionalidad en la coordinacin, comunicacin, supervisin y ejecucin
de actividades, la empresa debe considerar una dinmica de rediseo organizacional, para definir
las facultades y responsabilidades de un empleado para que tome decisiones y emita
instrucciones, si as su puesto lo requiere. Un elemento de decisin til para evitar duplicidad y
servir como gua tcnica del cambio, consiste en precisar las tareas a realizar dentro de la
distribuidora SANDRA.
Funciones de cada nivel de la estructura organizacional (MOF)
Ventas: Esta rea estar a cargo de las personas que atienden en la distribuidora
SANDRA en este caso los vendedores. El personal est obligado a cumplir su contrato
de trabajo, as como cualquier instruccin que determine en la distribuidora.
rea Logstica: rea que lleva el manejo del Stock que exista en almacn de acuerdo a
sus confecciones.
rea Produccin: Esta rea de encarga de las confecciones de uniformes escolares que
se realizara en la distribuidora SANDRA para su venta.
Mapeo de Procesos.
La distribuidora SANDRA no cuenta con documento alguno donde describa cada proceso , la
informacin que se presentara a continuacin se ha recopilado por la entrevista que se ha
realizado en la distribuidora , en este caso fue la rea de confecciones la cual se desarrollara su
proceso, el proceso cuenta con un inicio y un fin.
rea de Produccin:
Primero se anotara inicio; en el primer punto va la recepcin del material el cual pasar por un
control de calidad, este control va a ver que todos los productos que se han comprado y se han
recepcionado sean de excelente calidad, y adems revisa que los precios sean favorables para la
distribuidora, si esto se acepta pasa al segundo punto y si no se acepta se hace la devolucin del
material.
En el segundo punto va a la confeccin (uniformes escolares), este proceso pasa por un
control de calidad el cual va a revisar que el personal que este dedicado a la confeccin
(uniformes escolares) que las muestras de tela sean favorables y adems va a revisar que todo
esto est bien confeccionado, si todo esto se acepta pasa al tercer punto, si se rechaza regresa
al inicio.
En el tercer punto, se efectan los moldes, va lo que es el corte, pasa por un control de calidad
el cual se encarga de revisar que el personal sea capacitado, que la tela sea de excelente
calidad, y que las muestras sean buenas; si se acepta pasa al quinto punto, si no se acepta
regresa al punto nmero uno.
En el cuarto punto va costura, este proceso pasa por un control de calidad el cual se va a
encargar de revisar: que la mano de obra sea capacitada, que la muestra de los uniformes
escolares cosidos sean buenas, si todo esto se acepta pasa al sexto punto y si no se acepta
regresa al cuarto punto.
En el quinto punto va el acabado, pasa por un control de calidad el cual se va a encargar de
revisar que las muestras de las confecciones terminadas sean buenas, que estn acorde con el
cliente y que no tengan fallas, si se acepta pasa al final y si se rechaza regresa al punto nmero
dos.
PROCESO DE VENTAS PARA LA
DISTRIBUIDORA SANDRA
En cuanto a su Personal:
Incentivos a los trabajadores:
Para que la distribuidora SANDRA mejore en la produccin de sus confecciones lo
primero que debe hacer es brindar incentivos a sus empleados o trabajadores; vivimos en
una sociedad ambiciosa en la que la gran mayora de los trabajadores solicitan incentivos
a las empresas donde laboran, gracias a los incentivos algunos de los trabajadores
realizan sus labores de manera eficaz beneficiando a la empresa pues la empresa ya no
tendra tanta perdida en la confeccin de sus productos.
Satisfaccin de trabajadores:
Para que los trabajadores de la distribuidora SANDRA se sientan ms satisfechos y se
demuestren motivados a realizar las actividades (confeccin) que le confiere en la
distribuidora, se debe implantar factores que hagan que los trabajadores realicen su
trabajo de manera eficaz, de esta manera los trabajadores se van a sentir satisfechos por
el trabajo que realizan, para que realicen cada vez mejor su trabajo se incluir los
siguiente:
Vacaciones a los trabajadores
Retos de trabajo.
Incentivos a los trabajadores.
Sistema de recompensas.
Condiciones favorables de trabajo.
Apoyo por parte de sus colegas.
Apoyo por parte de la distribuidora.
Recomendaciones:
Que Gerencia General de la distribuidora SANDRA de a conocer a todos los que integran la
organizacin, su estructuracin propuesta en el presente trabajo de investigacin, con el fin
de contribuir al eficiente desarrollo de todas la operaciones que a cada unidad administrativa
le corresponde realizar.
Es importante y urgente la implementacin de la estructura organizacional propuesta, ya que
sta delimita los niveles jerrquicos, funciones de cada dependencia administrativa, las
atribuciones de cada puesto trabajo, los grados de autoridad y responsabilidad que se deben
aplicar en la empresa para su buen funcionamiento.
Para que los empleados de la empresa en estudio, se guen y conozcan sus atribuciones,
responsabilidades y facilitar la secuencia de las actividades, es necesaria la implementacin
de la descripcin de puestos y el manual de procedimientos.
Se recomienda a la distribuidora SANDRA aplicar un rediseo organizacional que le permita
ubicar a cada puesto de trabajo en las unidades administrativas que les corresponde, con el
fin de facilitar la delimitacin de todas las actividades que se realizan con precisin, eficiencia
y mnimo esfuerzo, dando lugar con ello a la adecuada especializacin y al perfeccionamiento
en el trabajo.
La distribuidora para lograr alcanzar los objetivos establecidos, debe organizar
adecuadamente los recursos humanos y materiales ubicndolos en los lugares especficos
que le permita maximizar los resultados esperados.
Conclusiones:
Bibliografa
Chiavenato, I. (2002). Administracion de los Nuevos Tiempos. Mexico: Mc. Graw Hill.
Daft, R. (2003).Teora y Diseo Organizacional. Madrid, Espaa: Thompson Learning.
Daft, R. y Marcid, D. (2006). Introduccin a la Administracin. 4Edicin. Espaa: Thompson.
Dvila, C. (2001).Teoras Organizacionales y Administracin. 2. Edicin, Colombia: Editorial
MC GRAW HILL.