POLTICA DE

Comunicaciones
Documento elaborado por la
Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas
Julio de 2009

Tabla de
Contenido
1.

Presentacin

2.

Las comunicaciones en la Universidad

3.

Polticas de comunicacin
3.1
Pblicos de inters
3.2
Los voceros
3.3
La identidad corporativa
3.4
Medios de comunicacin Institucionales y
periodsticos.

Los eventos, el protocolo y la etiqueta institucional

Sobre los procesos y procedimientos de la Direccin

de Comunicaciones

Estructura organizacional de la Direccin de

Comunicaciones y Relaciones Pblicas

De los comits en los que participa la Direccin de

Comunicaciones y Relaciones Pblicas

Poltica de Comunicaciones

1. Presentacin
La imagen de nuestra Institucin es la proyeccin de nuestra misin, obras y planes futuros, que son
percibidos por los pblicos internos y externos, como resultado de la gestin de la comunicacin, el diseo
de estrategias, acciones y mensajes emitidos a travs de los medios de comunicacin.
Por ello, en nuestra Universidad propendemos por una comunicacin transparente, oportuna y eficaz, que
nos permita relacionarnos con nuestro entorno y emitir mensajes e informacin til y de inters de manera
permanente.
Es as como la comunicacin hace parte de nuestro quehacer diario y por ello trabajamos en el adecuado
manejo de mensajes y medios. Para ello, La comunicacin en la Universidad del Norte se considera
transversal a todas las actividades institucionales y es facilitadora de procesos de toma de decisin y de
proyectos estratgicos y contribuye al clima laboral y sentido de pertenencia.

Poltica de Comunicaciones

2. Las comunicaciones en
la Universidad del Norte
La gestin de comunicaciones en la Universidad del Norte vela por la imagen de la Institucin y su
posicionamiento entre los pblicos internos y externos (stakeholders). Esta labor se realiza mediante el
diseo de estrategias, la creacin de mensajes y dispositivos de comunicacin coherentes con la misin y el
proyecto institucional. La presencia institucional se promueve a travs del buen uso de la identidad
corporativa, la conduccin de relaciones pblicas estratgicas, la realizacin de medios y procesos de
comunicacin eficaces que proyecten el que hacer universitario.

Poltica de Comunicaciones

3. Polticas de comunicacin
3.1 De los pblicos de inters:
La Universidad mantendr informados a sus pblicos de inters sobre proyectos, programas y
actividades acadmicas mediante mensajes y dispositivos de comunicacin coherentes con la misin y
el proyecto institucional.
Se consideran pblicos internos estudiantes, profesores, funcionarios administrativos, directivas y
consejo directivo. Son pblicos externos los egresados, pares acadmicos y sector educativo;
gobierno, medios de comunicacin, sector empresarial y en general, la comunidad. Son considerados
pblicos intermedios proveedores, familiares de pblicos internos y potenciales clientes.
3.2 De los voceros de la Institucin:
El principal vocero de la Institucin es el Rector de la Universidad, seguido por los vicerrectores. El
Rector, a travs de la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas, determinar los voceros ante
los medios de comunicacin, de acuerdo con los temas y pertinencia de los pronunciamientos.
3.3. De la identidad corporativa
La Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas vela por el cumplimiento y buen uso de la
1
identidad corporativa en cada una de las piezas de promocin, publicidad y medios con impacto en
los pblicos objetivo de la Institucin.
Es poltica de la Universidad propender por la imagen institucional y protocolo en los eventos
realizados por la Institucin, de cualquiera de sus divisiones acadmicas y administrativas.
3.4 De los medios de comunicacin institucionales y externos:
La Universidad mantendr mecanismos de comunicacin de carcter institucional que permitan el
flujo e intercambio de mensajes en las reas acadmicas y administrativas, mientras se promueve el
conocimiento, el clima organizacional y el sentido de pertenencia.
Es poltica de la Universidad administrar y conservar relaciones con los medios de comunicacin a
largo plazo, por lo que se establecern planes y estrategias de comunicacin que consolidan el
posicionamiento de la Universidad, mientras se fortalecen las relaciones con los medios de
comunicacin locales, regionales, nacionales e internacionales.

1. - Ver Manual de Imagen e identidad Corporativa en:

http://www.uninorte.edu.co/informacion/Manuales/manuales_externos.html

Poltica de Comunicaciones

La Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas es la nica dependencia que cuenta con la

facultad de emitir comunicaciones institucionales a los medios de comunicacin y periodistas.
La creacin de medios y formas de comunicacin con el pblico externo e interno deber ser aprobada
por la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas.
A continuacin se relacionan los medios de la Universidad del Norte, inventariados por la Direccin de
Comunicaciones y Relaciones Pblicas:

Alcance

Interno

Interno

Interno
Interno

Interno

Nombre

Descripcin

Tipo

Pblico

Frecuencia

Responsables

La Agenda

Boletn electrnico que se publica en los diferentes portales web que registran actividades,
congresos, conferencias, cursos y datos sobre eventos que suceden cada semana en
Uninorte. sala para programarte y agenda as las actividades en las que quieras
participar.
Tambin es distribuida a travs de tu Email uninorte cada mircoles y la encuentras
publicada en las carteleras institucionales.

Boletn digital /
impreso

Estudiantes,
profesores y
funcionarios
(Todos)

Semanal

Direccin de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas

The News

The News es un tabloide promocional que llega a toda la comunidad uninortea por medio
del correo institucional. Contiene informacin sobre promociones, eventos, concursos y
dems actividades de todas las unidades que conforman la Direccin de Unidades de
Servicio y Logstica Empresarial. Su funcin es dar a conocer los productos y servicios que
se ofrecen y las ofertas especiales que pueden encontrar en ellas.

Boletn digital

Todos

Semanal

Direccin de Unidades de Servicio y

Logstica Empresarial

Boletn digital

Profesores

Mensual

Instituto de Estudios en Educacin,

IESE

Boletn digital

Todos

mensual

Centro de Emprendimiento

Boletn digital

Estudiantes y
profesores de la
Divisin

Semestral

Decanatura Escuela de Negocios

Informacin sobre cursos, demos y novedades que la Unidad de Nuevas Tecnologas ofrece
a los docentes de la Universidad.
Boletn que incluye noticias, eventos y novedades generadas desde el Centro de
Centro de
Emprendimiento. Se enva a la base de datos del CE y por correo institucional a todo el
Emprendimiento
pblico interno.
Boletn que incluye noticias, eventos y novedades generadas desde la Escuela de Negocios.
Escuela de Negocios
Se enva a la base de datos de su divisin y por correo institucional a todo el pblico
interno.
Nuevas Tecnologas

Interno

Novedades Ediciones Resea completa de obras y autores de cada una de las publicaciones del sello editorial , la
Uninorte
que incluye imagen de la portada del libro e informacin sobre donde adquirirlo.

Boletn digital

Todos

De acuerdo a la
herramienta de
novedades

Ediciones Uninorte

Interno

Boletn del Sistema de

Gestin de Calidad

Es una herramienta informativa que contiene las novedades y actividades programadas del
Sistema de Gestin de Calidad de la administracin universitaria. Adems, incluye temas
de inters relacionados con calidad y la Norma ISO 9001. El boletn va dirigido a
estudiantes, profesores y funcionarios administrativos.

Boletn digital

Funcionarios

Semestral

Coordinacin Equipo de Calidad

Interno

Eco

Es un medio por el cual se le informa al personal del programa los logros, procesos,
eventos e investigaciones que fueron desarrolladas en la Divisin durante el semestre.

Boletn digital

Estudiantes y
profesores de la
Divisin

Semestral

Divisin de Ciencias Jurdicas

Interno

Boletn de la Divisin
de Ingenieras

Este medio est ubicado en la pgina de la Divisin de Ingenieras del portal de la

Universidad, y su objetivo es informar los diferentes logros y sucesos del semestre, entre
sus secciones se encuentra distinciones a la excelencia acadmica, nuestros profesores y
eventos de inters.

Boletn digital

Estudiantes y
profesores de la
Divisin

Semestral

Divisin de Ingenieras

Interno

Boletn OFI

Es un boletn por medio del cual los profesores y grupos de investigacin de la Divisin se
informan sobre oportunidades de financiacin de proyectos, programas de intercambio y
otras oportunidades de investigacin y trabajo acadmico a nivel internacional.

Boletn digital

Estudiantes y
profesores de la
Divisin

Quincenal

Divisin de Humanidades y Ciencias

Sociales

Interno

Bitcora Acadmica

Busca crea un espacio para la difusin de polticas y proyectos acadmicos de la

Universidad. En l se podr encontrar informacin sobre las polticas, proyectos y
acciones emprendidas por las siguientes unidades de apoyo a la academia: Direccin de
Calidad y Proyectos Acadmicos, Direccin de Gestin y Desarrollo Acadmico, Direccin de
Investigaciones y Proyectos, Biblioteca General, Ediciones Uninorte, Bienestar Universitario
y Desarrollo de nuevos programas.

Boletn digital

Profesores

Bimensual

Vicerrectora Acadmica

Mixto

Observa

Boletn generado por el Observatorio de Educacin del Caribe Colombiano, que resume la
actividad acadmiva e investigativa de este centro y permite mantener actualizado a su
pblico sobre los logros y novedades que presenta. Se enva por correo directo a la base de
datos de contactos del Observatorio y por correo masivo al pblico interno institucional.

Boletn digital

Todos

Trimestral

Observatorio de Educacin del

Caribe Colombiano

Mixto

Pgina principal y
portales de la Pgina
WEB

Es el campus virtual en el que adems de encontrar toda la informacin acadmica, se

puede navegar y encontrar nuevas alternativas tales como: RSS, Portal de Noticias, Blogs,
entre otros. Algunas secciones de inters particular por el servicio de comunicacin que
ofrecen son:
Seccin eventos y convocatorias en pgina principal: convocatorias y eventos.
Secciones de noticias y Anuncios Online. Este espacio es propicio para propios y visitantes
ya que estn publicadas antes de login.
Anuncios personales y del campus: Despus del login se encuentra informacin de
anuncios que son de inters acadmico o cultural.

Electrnico

Todos

Permanente

Direccin en Tecnologa Informtica

y de Comunicaciones - Direccin de
Comunicaciones y Relaciones
Pblicas

Interno

Correo electrnico

Es el medio de comunicacin formal oficial de la Universidad, asignado a estudiantes,

docentes y funcionarios para su uso diario en la comunicacin personal. Sirve de
plataforma para el envo permanente de circulares, boletines y mensajes institucionales de
impacto interno y externo que buscan mantener informada a la comunidad universitaria.

Electrnico

Todos

Previo
requerimiento

DCRP - Dir. en Informtica y de

Telecomunicaciones

Interno

Ofelia

Creada como la intranet universitaria, esta plataforma electrnica sirve para la

comunicacin formal entre funcionarios y docentes con funciones administrativas. Sirve
adems para mensajes propios de la dinmica administrativa en la comunicacin persona a
persona, para difundir informacin institucional como resoluciones, circulares y otros
aprobados previamente para envos masivos.

Electrnico

Funcionarios

Previo
requerimiento

Direccin de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas

Interno

Circulares por ofelia

Generadas como medio de informacin institucional, sirven para difundir mensajes de

corte acadmico o administrativo de impacto interno para la vida universitaria.

Electrnico

Funcionarios

Comunicaciones/ Dir. en Infor. y de

Previo
Telecom. / USLE / Servicios
requerimiento Administrativos / Rector / Secretara
Acadmica / Planeacin

15 das

Boletn que resume noticias y eventos de la Universidad que la Direccin de

Comunicaciones produce exclusivamente para los miembros del Consejo Directivo, en el
que adems de registrar los hechos ms destacados de la ltima quincena, anuncian
prximas actividades y presenta las noticias de mayor impacto que sobre la Universidad se
han escrito en la prensa nacional y local.

Boletn digital

Consejo Directivo

Interno

Quincenal

Grupo de Prensa de la Direccin de

Comunicaciones y Relaciones
Pblicas

Alcance

Nombre

Descripcin

Portal de prensa

Es el espacio de noticias de la universidad en la web, en donde se presentan noticias

diarias producidas por la universidad que pueden ser de impacto interno y externo.

Externo

Boletn Uninorte

Boletn institucional de circulacin interna y externa en el cual se resean logros y

acontecimientos ms importantes de la Universidad; es editado por la Direccin de
Comunicaciones y Relaciones Pblicas y en l tambin colaboran profesores y estudiantes
escribiendo sobre los temas que se incluyen en cada edicin.

Externo

Informativo Un Norte

Externo

Gua Cultural

Externo

Se trata de un medio de opinin, en el que escriben nuestros acadmicos y que circula

mensualmente. Su objetivo es mostrar la opinin e investigacin que se adelanta en la
Universidad del Norte.
Esta es una publicacin en la que se promocionan las actividades culturales de nuestra
Regin. En este se registran eventos, crtica literaria, musical y cinematogrfica, opinin y
actualidad, etc.

Tipo

Pblico

Frecuencia

Responsables

Electrnico

Todos

Permanente

Grupo de Prensa de la Direccin de

Comunicaciones y Relaciones
Pblicas

Impreso

Staff de Uninorte,
instituciones de
educacin
superior, medios
y empresarios.

Semestral

Direccin de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas

Impreso/
Televisin

Ciudadana en
general

Mensual

Direccin de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas

Impreso

Ciudadana en
general

Bimensual

Centro Cultural Cayena

Impreso

Ciudadana en
general

Quincenal

Centro Cultural Cayena - Centro de

Produccin Audiovisual

Externo

Es un programa cultural que se emite por Telecaribe, los jueves de 9:00 p.m. a 9:30 p.m..
Es una extensin de la Gua Cultural impresa y cuenta con una estructura conformada por
seis secciones: "galera de personajes", culturismo", "memorando", "abanico", "agenda
cultural" y "cmara en accin". Dichas secciones comprenden entrevistas, destinos
La "Gua Cultural del
patrimoniales y tursticos, festivales, retrospectivas, programacin actualizada de eventos y
Caribe" en tv
reflexiones sobre la problemtica cultural actual de la ciudad, la regin y el pas. Cuenta
con la direccin general del Centro Cultural Cayena, el apoyo de la Cmara de Comercio de
Barranquilla y Telecaribe. La realizacin audiovisual del proyecto est a cargo del Centro
de Produccin Audiovisual de la Universidad del Norte.

Externo

Uninorte FM Estreo

Uninorte F.M. Estreo es la emisora cultural por excelencia de la Regin. En su

programacin se encuentra todo tipo de msica, noticieros y programas especiales. Se
escucha en los 103.1 mhz o a travs de www.uninorte.edu.co por el banner que esta
dispuesto en cualquiera de los portales de la pagina web.

Radial

Ciudadana en
general

permanente

Direccin de la Emisora

Interno

Hablando con el
Rector

Un espacio de dilogo institucional para que los estudiantes, profesores y funcionarios se

acerquen al Rector de la Institucin en un ambiente cmodo, cordial y libre de la
formalidad de otros eventos o reuniones, permitiendo a los asistentes conversar
espontneamente sobre la academia, la vida universitaria, la realidad actual, las
preocupaciones sociales o temas que sean propuestos por la comunidad uninortea.

Medio cara a
cara

Todos

Permanente

Direccin de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas

Informe Anual

El Informe Anual de la Universidad del Norte presenta cada ao a la comunidad los

resultados obtenidos en docencia, investigacin, extensin y en la formacin en pregrado y
postgrados, sumado a los programas de desarrollo profesoral en pro de la excelencia de los
docentes, la cual se ve reflejada en la calidad acadmica de sus estudiantes y egresados.
Igualmente, se presenta la labor de proyeccin social y apoyo a la comunidad que brinda
la Universidad desde cada una de sus reas. As, los proyectos de investigacin, consultora
y cursos de extensin entre otros, adems de las actividades de impacto social ya
consolidadas.
Este documento, elaborado por la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Pblicas, es
posible gracias a la informacin suministrada por cada una de las reas y dependencias de
la Institucin, as como del acompaamiento del equipo de trabajo e informacin de la
Oficina de Planeacin.

Impreso

Consejo Directivo,
staff de Uninorte,
rectores de otras
universidades,
empresarios
aliados, medios
de comunicacin

Anual

Direccin de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas

Electrnico

Todos

Permanente

Direccin de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas

Audiovisual

Ciudadana en
general

Quincenal

Direccin de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas

Audiovisual

Ciudadana en
general

Semanal

Centro de Produccin Audiovisual

Externo

Partiendo de la pgina web institucional se abre este portal exclusivo cuyo fin es brindar
informacin actualizada sobre la gestin del Rector y presentar ante los medios e
interesados una resea de las actividades institucionales y en otras externas en las que
hace presencia, acceso a sus discursos e intervenciones, imgenes de archivo y otras
noticias generadas desde la rectora.
Versin audiovisual del UN Norte Impreso que presenta noticias, investigaciones, y
actividades de la Universidad que son de inters general
Esta serie de documentales para televisin, es una iniciativa de la Universidad, que tiene
como objetivo observar la realidad colombiana y a sus principales actores: los colombianos.
Basada en los estudios realizados por los grupos de investigacin de la institucin, y con
un formato abierto y dinmico responde a las expresiones audiovisuales contemporneas
de la televisin y el documental.

Externo

Pgina web Rector

Externo

Un Norte TV

Externo

Corte Colombiano

Externo

RSS

Sistema de noticias en lnea para los contenidos de la pgina web.

Electrnico

Ciudadana en
general

Permanente

Direccin de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas

Carteleras

Este medio es quizs el ms utilizado, ya que las distintas direcciones de programa y

dependencias universitarias informan a su pblico noticias de inters acadmico y cultural.
La universidad cuenta con tres carteleras giratorias instaladas en el 1er piso de los bloques
A, D y F. Tambin hay carteleras abiertas en las que puedes colgar tu informacin sobre
anuncios que no sean propios de tu programa acadmico, estas se llaman Entrate!!
Carteleras Entrate: Estas se han dispuesto para que las usen los estudiantes, no
requieren autorizacin.

Impreso

Todos

Permanente

Direccin de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas

Publipostes

Son estructuras fsicas compuestas por un poste al que se sujeta un marco metlico con un
pendn (en material de impresin digital para exteriores), cuya finalidad es permitir la
publicacin de mensajes institucionales, as como otros para la promocin de eventos y
campaas internas. Hay 7 puntos en la plazoleta de postgrados, 1 en la biblioteca y 1 en el
parqueadero de directivos y salida peatonal.

Impreso

Todos

permanente

Direccin de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas

Interno

Interno

Alcance

Nombre

Descripcin

Interno

Vnculos

Esta revista ha sido diseada con el fin de informar en integrar a toda la comunidad de
funcionarios Uninorteos, en la cual se registran los ingresos, los traslados, los
nacimientos e informacin de las diversas reas de la Direccin de Gestin Humana que
impactan la vida laboral de la Universidad.

Boletn digital /
impreso

Interno

Uni5TV

El Sistema cerrado de televisin Uni5TV es un medio de comunicacin institucional que

busca afianzar el sentido de pertenencia en Uninorte, sirve para informar sobre las
campaas y novedades de la Universidad y para emitir una programacin hecha por
estudiantes para estudiantes, as como tambin programas de inters general.

Interno

PBX

UN Boletn

Interno

Tipo

Pblico

Frecuencia

Responsables

Funcionarios

mensual

Direccin de Gestin Humana con

apoyo de la Direccin de
Comunicaciones y Relaciones
Pblicas

Audiovisual

Estudiantes

Diaria

Centro de Produccin Audiovisual

El mensaje de espera telefnica es un medio que utilizamos en Uninorte para difundir las
campaas institucionales, los eventos y proyectos estratgicos que tienen impacto en un
pblico interno y externo.

Auditivo

Todos

Permanente

Direccin de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas

Medio de comunicacin institucional que presenta a la comunidad uninortea informacin

de los eventos que tendrn lugar en el periodo de vigencia del boletn, reseas de aquellos
que pasaron y aviso sobre los que vendrn en el futuro. Se desarrolla con el fin de ampliar
la cobertura de informacin sobre el tema de actividades y noticias de la Universidad a
ms estudiantes, profesores y funcionarios de manera directa in campus y como
complemento de otros medios existentes como la pgina web y la Agenda de eventos
semanal.

Impreso

Todos

Quincenal

Direccin de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas

Poltica de Comunicaciones

4. Los eventos, el protocolo y

la etiqueta institucional
2

En la Universidad del Norte todos los eventos son importantes, pues reflejan la personalidad de nuestra
Institucin y expresan la planeacin y el desarrollo institucional en cada una de las reas de investigacin,
extensin y docencia. Por eso hacer un evento significa organizarlo, prever los detalles, visionar el
momento o tiempo en que queremos que se realice y cmo deseamos presentarlo ante nuestros invitados.
La Direccin de Comunicaciones es responsable de la organizacin de eventos de alto impacto
institucional, los que convocan a diversos pblicos internos y externos y aquellos que de manera especial
vinculan a la prensa. En adelante, la Direccin de Comunicaciones acta como soporte o asesor de la
realizacin de eventos que organicen directamente diversas reas acadmicas y administrativas de la
Universidad.
Toda organizacin debe establecer un conjunto de normas o reglas de cortesa, buenas prcticas y frmulas
que refuercen las relaciones humanas dentro y fuera de la empresa, logrando con todo ello un estilo propio
que la caracterice, que cuide todos los detalles de una forma armoniosa, sutil y corporativa. Estas normas
estn contempladas en nuestro Manual de Protocolo3, el cual se constituye en un documento prctico de
consulta para todas los funcionarios que emprenden actividades de tipo acadmico, cultural y social y
necesariamente proyectan en ellas la imagen de la Universidad del Norte.

2. - Consulte la Gua para la Realizacin de Eventos.

3. - Consulte el Manual de Protocolo Institucional.

Poltica de Comunicaciones

5. Sobre los procesos y procedimientos

La Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas hace parte del Sistema de Gestin de Calidad de los
procesos administrativos de apoyo a la academia, en la prestacin de servicios de impacto estratgico para
la Institucin. Es as como los procesos de Gestin de Planes de Comunicaciones Internas y Externas, Diseo
de Piezas y artes publicitarias y la Adquisicin y recibo de bienes y servicios elaboracin de rdenes de
publicidad, son procesos certificados por la norma ISO 9001.

5.1 Servicio de Diseo de artes y piezas publicitarias

Descripcin del Servicio
La prestacin del servicio de diseo grfico comprende el diseo de material publicitario para medios
impresos: folletos, afiches, tarjetas, hojas volantes, portadas de publicaciones, pendones, pasacalles,
escarapelas y asesora de imagen grfica para eventos, avisos para prensa y creacin de conceptos grficos
para campaas internas.
Prioridad para atender el servicio
El servicio de diseo de artes y piezas publicitarias ser atendido en orden de llegada de los formatos de
solicitud con la informacin completa para el trabajo. Siempre que una solicitud sea recibida, los
diseadores grficos debern responder en mximo 24 horas su comunicacin con fecha de entrega de
primer boceto.
Alcance del servicio
Tiempos de respuesta. Teniendo en cuenta que el diseo se direcciona a travs de una ruta de trabajo
organizada por fecha de solicitud, el tiempo para realizar un primer boceto es de 7 das hbiles, con la
excepcin de los avisos de prensa que se entregan en 3 das hbiles.
Medios estipulados para la peticin. Debe hacer su solicitud a travs del formato de solicitud de Artes y
Piezas Publicitarias, dirigido a la Directora de la Oficina de Comunicaciones o a los diseadores grficos a
travs de Ofelia, mail o impreso en las oficinas de Comunicaciones.
Entrega completa del material: Se debe entregar el material completo; si es texto, ste debe ser
entregado en medio digital en un programa de procesamiento de palabras (Word); los grficos, en una
tabla de clculo (Excel) y las fotografas, en medio digital con una resolucin ptima para impresin o en
medio fsico para ser escaneadas. Si tiene dudas acerca de la resolucin ptima para impresin, puede
consultar con nuestro diseador grfico. El tiempo de entrega comienza a transcurrir una vez sea entregado
el material completo para tramitar el diseo.

10

Poltica de Comunicaciones

5.2 Gestin de planes de comunicaciones internas y externas

Descripcin del Servicio
Gestionar planes de comunicaciones internas y externas que permitan la comunicacin entre el pblico de
la Universidad y de sta con su entorno, logrando visibilidad de eventos, proyectos, actividades y
convocatorias que soliciten el servicio.
Prioridad para atender el servicio
La Direccin de Comunicaciones prioriza la informacin y las solicitudes de divulgacin para determinar su
impacto, el carcter de la informacin, sus pblicos y la coyuntura institucional y local, especialmente para
el caso de medios de comunicacin externos.
Alcance del Servicio
La Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas es la nica instancia autorizada institucionalmente
para gestionar planes de comunicaciones de impacto interno y externo, de la Universidad del Norte.
Las solicitudes de planes de comunicaciones internas y externas deben hacerse mnimo ocho (8) das
hbiles previos a la fecha en la cual el solicitante desee comenzar la divulgacin de su evento, actividad,
convocatoria o proyecto. As mismo, una solicitud de plan de comunicaciones no deber hacerse menos de
ocho (8) das hbiles antes del desarrollo de su evento, actividad o inicio de proyecto o convocatoria.
Nota: el tiempo de solicitud mnima de un plan de comunicaciones deber ser mayor al establecido en este
documento, si la complejidad de la solicitud de divulgacin del evento, actividad o proyecto lo requiere
(Eventos macro de la Universidad que exijan un plan de comunicaciones de impacto nacional, alto
cubrimiento en medios externos y amplia visibilidad en la pgina y los medios institucionales).
Pueden solicitar este servicio: Las directivas de la institucin, los directores de reas acadmicas y
administrativas, asistentes de direccin de esas reas, profesores organizadores de eventos o convocatorias
y estudiantes representantes de grupos estudiantiles o de trabajo organizado que justifiquen su solicitud y
cuenten con el aval de su programa o dependencia para el evento, actividad o convocatoria que desean dar
a conocer.
Slo se recibirn por Ofelia o E-mail las solicitudes de Gestin de Planes de Comunicaciones Internas o
Externas, las cuales deben ser enviadas a la Directora de la Oficina o a sus asistentes de Comunicaciones
Internas, Externas o Divulgacin y Prensa.
La Direccin de Comunicaciones deber responder en menos de 48 horas el mensaje del solicitante,
envindole el formato de solicitud de gestin de planes de comunicaciones para su diligenciamiento, el
cual ser el soporte oficial de la solicitud del cliente. Sin el recibo de este formato diligenciado la Direccin
de Comunicaciones no estar obligada a responder con un plan de comunicaciones formal para la difusin
de la comunicacin que se solicite.
Al recibir el formato de solicitud diligenciado, la Direccin de Comunicaciones tendr 5 das hbiles para
presentar la propuesta del plan de comunicaciones solicitado. En algunos casos en los que los eventos o
proyectos sean a ms de 2 meses desde la solicitud de apoyo, la entrega de la propuesta podr variar a
partir de los 5 das hbiles, de comn acuerdo con el solicitante, teniendo en cuenta otras solicitudes
previas ms urgentes.

11

Poltica de Comunicaciones

El solicitante tendr 3 das hbiles para aprobar y/o solicitar ajustes a la propuesta presentada.
Aprobada la propuesta de plan de comunicaciones por parte del solicitante, la Direccin de
Comunicaciones iniciar la gestin de las estrategias y actividades acordadas en el plan, teniendo en
cuenta el cronograma y los acuerdos aprobados, los cuales pueden incluir inversin de presupuesto por
parte del solicitante para la ejecucin de algunas acciones (Publipostes, impresin de material pop, entre
otros), que dependern de su gestin directa en ese caso. Estas acciones que dependan de la gestin del
cliente y que no se lleven a cabo an habiendo quedado previamente aprobadas, no se tendrn en cuenta
para la evaluacin posterior del servicio prestado por la Direccin de Comunicaciones y Relaciones
Pblicas.

5.3 Gestin para la adquisicin y recibo de bienes y servicios

rdenes de publicidad

elaboracin de

Descripcin del Servicio

Elaborar las rdenes de publicidad de la Institucin para la contratacin de pautas de promocin y
publicidad de los programas de pregrado, postgrados, eventos y actividades en general que lo requieran.
Prioridad para atender el servicio
Se proceder con la elaboracin de la orden una vez sea recibida y revisado el formato de elaboracin de
orden de publicidad, verificando los requisitos indicados en el mismo, por lo que se requiere que la
solicitud sea enviada con, por lo menos, dos das hbiles de anticipacin a la fecha de la pauta.
Alcance del Servicio
La Direccin de Comunicaciones es la nica instancia autorizada institucionalmente para elaborar rdenes
de publicidad de la Universidad del Norte.
Los formatos de solicitudes de elaboracin de rdenes de publicidad se recibirn por Ofelia, E-mail o
fsicamente, las cuales deben ser enviadas a la Directora de la Oficina o a su asistente de Comunicaciones
Externas (cuando estn sujetas a un plan de mercadeo) o a la Secretaria de la Direccin.
Las solicitudes deben ser enviadas con por lo menos dos das hbiles de anticipacin (para el caso de
medios de comunicacin locales) a la fecha de pauta, adjuntando siempre (sin excepcin) el arte impreso
del aviso a publicar, en el caso de pautas en revistas o peridicos. En el caso de que los avisos o pautas. Para
las pautas que deban ser contratados a nivel nacional o internacional, se requiere que las solicitudes sean
enviadas con tres das hbiles de anticipacin. Para el caso de medios de comunicacin que an no estn
registrados en el sistema de proveedores de la Universidad, se requiere inicialmente realizar el contacto,
recopilacin de documentos y registro como proveedor de la Universidad previa solicitud de elaboracin de
orden de publicidad.
Cuando los montos de las rdenes exceden los $7.500.000, requieren aprobacin de la Vicerrectora
Administrativa y Financiera, por lo que se requiere que las solicitudes sean enviadas con, por lo menos 5
das hbiles de anticipacin.
Consulte aqu los formatos para tramitar los servicios de la direccin de comunicaciones y
relaciones pblicas

12

Poltica de Comunicaciones

6. Estructura organizacional

7 De los comits en los que participa la

Direccin de Comunicaciones y
Relaciones Pblicas

Comit de Mercadeo
Es el organismo encargado de disear la estrategia de mercadeo de todos los servicios ofrecidos
por la Universidad, programas de pregrado, postgrado y educacin continuada, unidades de
negocios, entre otras dependencias; buscando soluciones creativas a las oportunidades de
mercado en el mediano y largo plazo, teniendo siempre como foco las necesidades de los
consumidores, el beneficio de la Universidad y su misin institucional.

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Poltica de Comunicaciones

Est integrado por el vicerrector administrativo y financiero, el director de planeacin, el director

de admisiones, el director de las unidades de servicio y logstica empresarial, el director
comunicaciones, el director de mercadeo y un representante de los programas acadmicos de los
programas acadmicos de pregrado y postgrado.

Comit Editorial Informativo Un Norte

Este comit, integrado por profesores y directivas de la Universidad asignadas por el Rector,
busca dar equilibrio a la informacin investigativa y noticiosa que se publica mensualmente en el
Informativo Un Norte. El Comit se rene mensualmente y revisa la edicin prxima a publicarse,
as como los temas y contenidos propuestos para la siguiente edicin.

Comit de Mejora
Es el espacio de comunicacin, donde se retroalimenta, revisa y proyecta el Sistema de Gestin de
Calidad. Es presidido por la Vicerrectora Administrativa y Financiera, coordinado por el
Representante de la Direccin y participan todos los responsables de Macroprocesos, la
Coordinadora de Calidad y la Directora de Proyectos Administrativos.

Comisin de Administracin Universitaria

De cara a procesos como la planeacin estratgica, la reacreditacin institucional de alta calidad,
entre otros aspectos, la Universidad organiza al interior de sus reas acadmicas y
administrativas las funciones de autoevaluacin y planeacin en comisiones de trabajo
organizadas por reas de trabajo e impacto estratgico. As, la Direccin de Comunicaciones
participa en la Comisin de Administracin Universitaria que tiene como funcin planear y
autoevaluar las actividades administrativas y de impacto acadmico, entre otras.

Grupo Creativo de Diseo

Es un mecanismo para probar y validar las especificaciones y objetivos de las campaas y piezas
publicitarias creadas en la Direccin de Comunicaciones, mediante su exposicin a un grupo
escogido de entre su pblico objetivo o un grupo de expertos en el rea. El comit est liderado
por la Direccin y los diseadores grficos de la oficina de comunicaciones.

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