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TEMA
IMPLEMENTACIN Y PERSONALIZACIN DEL SISTEMA DE GESTIN
DOCUMENTAL ORFEO, PARA LA OPTIMIZACIN DE LOS PROCESOS DE
GESTIN DE TRMITES INSTITUCIONALES DE LA ESCUELA SUPERIOR
POLITCNICA ECOLGICA AMAZNICA.
APLICATIVO
SISTEMA DE GESTIN DE DOCUMENTOS PARA LA ESCUELA SUPERIOR
POLITCNICA ECOLGICA AMAZNICA
Autor:
Alexandra Amparo Cevallos Vallejos
Director:
MSc. Fernando Garrido Snchez
Ibarra Ecuador
2012
CERTIFICACIN
ii
iii
DE
DOCUMENTOS
PARA
LA
ESCUELA
SUPERIOR
En concordancia suscribo este documento en el momento que hago entrega del trabajo
final en formato impreso y digital a la biblioteca de la Universidad Tcnica del Norte
..
Nombre: ALEXANDRA AMPARO CEVALLOS VALLEJOS
Cdula: 1002671244
Ibarra a los 11 das del mes de octubre del 2012
iv
1. IDENTIFICACIN DE LA OBRA
1002671244
ALEXANDRA
AMPARO
VALLEJOS
CUENCA 1-165 Y URUGUAY
alex-negrita@hotmail.com
062601637
0989316209
CEVALLOS
DATOS DE LA OBRA
TITULO
AUTOR
FECHA
PROGRAMA
TITULO POR EL QUE
DIRECTOR
IMPLEMENTACIN Y PERSONALIZACIN
DEL SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTAL
ORFEO, PARA LA OPTIMIZACIN DE LOS
PROCESOS DE GESTIN
DE TRMITES
INSTITUCIONALES DE LA ESCUELA SUPERIOR
POLITCNICA ECOLGICA AMAZNICA
ALEXANDRA AMPARO CEVALLOS VALLEJOS
11 DE OCTUBRE DEL 2012
PREGRADO
INGENIERA
EN
SISTEMAS
COMPUTACIONALES
MSc. FERNANDO GARRIDO SNCHEZ
..
Nombre: ALEXANDRA AMPARO CEVALLOS VALLEJOS
Cdula: 1002671244
Ibarra a los 11 das del mes de octubre del 2012
vi
DEDICATORIA
Con mucho cario principalmente a mis padres que me dieron la vida y han estado
conmigo en todo momento. Gracias por todo pap y mam por darme una carrera para
mi futuro y por creer en m, aunque hemos pasados momentos difciles siempre han
estado apoyndome y brindndome todo su amor, por todo esto les agradezco de todo
corazn el que estn a mi lado.
Con mucho amor a Xavier por su perseverancia ya que para los dos este trabajo
significa ilusiones, sacrificios, desveladas, buenos y malos momentos, por iniciar y
compartir conmigo muchas cosas importantes de mi vida, sobre todo esta promesa,
gracias por tu cario y apoyo, y por ser mi mejor amigo, novio y mi gran compaero y
s que siempre ests ah.
vii
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por protegerme durante todo mi camino y darme fuerzas para superar
obstculos y dificultades a lo largo de toda mi vida.
A mis hermanos, por su apoyo incondicional en especial a mi hermano Marcelo por ser
una gran persona y un ejemplo a seguir.
A mis mejores amigas Lore y Moni porque con su apoyo moral lograron motivarme a
seguir adelante.
Al Ing. Fernando Garrido, Director de Tesis, por su valioso asesoramiento y gua para
la culminacin de la misma.
viii
TABLA DE CONTENIDOS
CAPTULO I: INTRODUCCIN .................................................................................................................. 2
1.1.
1.2.
OBJETIVOS................................................................................................................................. 3
1.2.1.
1.2.2.
1.3.
ALCANCE ................................................................................................................................... 3
1.4.
JUSTIFICACIN .......................................................................................................................... 5
1.5.
IMPACTOS ................................................................................................................................. 6
1.5.1.
SOCIAL .................................................................................................................................... 6
1.5.2.
AMBIENTAL ............................................................................................................................. 6
1.5.3.
ECONMICO ........................................................................................................................... 6
1.5.4.
TECNOLGICO ........................................................................................................................ 6
1.6.
1.6.1.
LA INSTITUCIN ...................................................................................................................... 7
1.6.2.
MISIN.................................................................................................................................... 8
1.6.3.
VISIN ..................................................................................................................................... 9
1.6.4.
MATRIZ ................................................................................................................................... 9
1.6.5.
EXTENSIONES .......................................................................................................................... 9
1.6.6.
1.6.7.
DEFINICIONES .......................................................................................................................... 13
2.1.1.
DOCUMENTO ........................................................................................................................ 13
2.1.2.
ARCHIVO ............................................................................................................................... 13
2.1.3.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
ix
2.7.1.
LA ENCUESTA ........................................................................................................................ 16
2.7.2.
2.7.3.
2.7.4.
2.8.
METODOLOGA ....................................................................................................................... 20
2.9.
2.9.1.
2.10.1.
2.10.2.
2.10.3.
DOCUMENTAL ............................................................................................................................................ 29
2.10.5.
2.10.6.
2.10.7.
FUENTES ............................................................................................................................... 29
2.10.8.
GESTIN DE DOCUMENTOS........................................................................................................................ 30
2.11.
2.12.
2.12.1.
2.12.2.
2.12.3.
2.12.4.
2.13.
2.14.
2.15.
3.1.1.
ENCUESTAS ........................................................................................................................... 43
3.1.2.
3.2.
3.2.1.
3.3.
3.3.1.
4.1.1.
4.1.2.
4.1.3.
4.1.4.
4.2.
4.2.1.
4.2.2.
4.2.3.
4.2.4.
4.2.5.
4.2.6.
5.2.
xi
NDICE DE GRFICOS
Grfico 1. Resultado de la pregunta 1 ......................................................................................... 44
Grfico 2. Porcentaje de documentos que envan ....................................................................... 45
Grfico 3. Porcentaje de documentos que reciben ...................................................................... 46
Grfico 4. Porcentaje de la pregunta 3 ........................................................................................ 47
Grfico 5. Tipos de programas informticos que utilizan .......................................................... 48
Grfico 6. Tiempos de gestin de los documentos...................................................................... 49
Grfico 7. Control de los documentos al producirlos .................................................................. 50
Grfico 8. Control de los documentos en el trayecto a su destino final ...................................... 51
Grfico 9. Control de los documentos en su destino final........................................................... 51
Grfico 10. Control de sus documentos ...................................................................................... 52
Grfico 11. Compartir informacin ............................................................................................. 53
Grfico 12. Envo de documentos a otras reas o entidades externas ......................................... 54
Grfico 13. Envo de documentos ............................................................................................... 55
Grfico 14. Mtodo de envo...................................................................................................... 56
Grfico 15. Cundo enva un documento qu hace? ................................................................. 57
Grfico 16. Cundo recibe los documentos qu hace? .............................................................. 58
Grfico 17. Dificultades para recuperar documentos ................................................................. 59
Grfico 18. Renvo de documentos ............................................................................................. 60
Grfico 19. Dificultades para conseguir informacin ................................................................. 61
Grfico 20. Duplicidad de documentos ....................................................................................... 62
Grfico 21. Compartir informacin ............................................................................................. 63
Grfico 22. Sistematizacin de la documentacin ...................................................................... 64
Grfico 23. Mtodo para archivar .............................................................................................. 65
Grfico 24. Descripcin documental ........................................................................................... 66
Grfico 25. Formatos de uso comn ........................................................................................... 67
Grfico 26. Porcentajes tipos de documentos que envan .......................................................... 68
Grfico 27. Porcentajes tipos de documentos que recibe ........................................................... 69
Grfico 28. Existe manual para gestionar los documentos? ...................................................... 70
Grfico 29. Tipos de programas informticos que utilizan ........................................................ 71
Grfico 30. Tiempos de gestin de los documentos ................................................................... 72
Grfico 31. Control de los documentos al producirlos ................................................................ 73
Grfico 32. Control de los documentos en el trayecto a su destino final .................................... 74
Grfico 33. Control de los documentos en su destino final......................................................... 74
Grfico 34. Control de sus documentos ...................................................................................... 75
Grfico 35. Compartir informacin ............................................................................................. 76
xii
xiii
NDICE DE IMGENES
Imagen 4.1.Creacin de la base de datos .................................................................................. 147
Imagen 4.2. Restauracin de Backup ........................................................................................ 148
Imagen 4.3. Ingreso al Sistema de Gestin Documental Espeadoc .......................................... 149
Imagen 4.4. Ingreso al Sistema ................................................................................................. 149
Imagen 4.5. Pantalla Principal................................................................................................... 150
Imagen 4.6. Mdulo de Administracin.................................................................................... 151
Imagen 4.7. Administracin de Usuarios y Permisos ............................................................... 152
Imagen 4.8. Administracin de reas ....................................................................................... 152
Imagen 4.9. Administracin de Instituciones ............................................................................ 152
Imagen 4.10. Formato de la Numeracin de Documentos ........................................................ 153
Imagen 4.11. Pantalla Principal................................................................................................. 153
Imagen 4.12. Creacin de Nuevo Documento .......................................................................... 154
Imagen 4.13. Nuevo Documento............................................................................................... 154
Imagen 4.14. Bandejas .............................................................................................................. 154
Imagen 4.15. Mdulo En Elaboracin ................................................................................... 155
Imagen 4.16. Mdulo Recibidos............................................................................................ 155
Imagen 4.17. Mdulo Eliminados ......................................................................................... 155
Imagen 4.18. Mdulo No Enviados ....................................................................................... 156
Imagen 4.19. Mdulo Enviados ............................................................................................. 156
Imagen 4.20. Mdulo Reasignados ....................................................................................... 157
Imagen 4.21. Mdulo Archivados ......................................................................................... 157
Alexandra Amparo Cevallos Vallejos
xiv
NDICE DE TABLAS
Tabla 3.1. Resultados pregunta 1 a autoridades ......................................................................... 44
Tabla 3.2. Tipos de documentos que manejan a autoridades ...................................................... 45
Tabla 3.3. Respuestas a la pregunta 3 a autoridades ................................................................... 47
Tabla 3.4. Respuestas a la pregunta 4 a autoridades ................................................................... 48
Tabla 3.5. Respuestas a la pregunta 5 a autoridades ................................................................... 49
Tabla 3.6. Respuestas a la pregunta 6 a autoridades ................................................................... 50
Tabla 3.7. Respuestas a la pregunta 7 a autoridades ................................................................... 52
Tabla 3.8. Respuestas a la pregunta 8 a autoridades ................................................................... 53
Tabla 3. 9. Respuestas a la pregunta 9 a autoridades .................................................................. 54
Tabla 3.10. Respuestas a la pregunta 9 a autoridades ................................................................ 55
Tabla 3.11. Respuestas a la pregunta 9 a autoridades ................................................................. 56
Tabla 3.12. Respuestas a la pregunta 10 a autoridades ............................................................... 57
Tabla 3.13. Respuestas a la pregunta 11 a autoridades ............................................................... 59
Tabla 3.14 Respuestas a la pregunta 12 a autoridades ................................................................ 60
Tabla 3.15. Respuestas a la pregunta 13 a autoridades ............................................................... 61
Tabla 3.16. Respuestas a la pregunta 14 a autoridades ............................................................... 62
Tabla 3.17. Respuestas a la pregunta 15 a autoridades .............................................................. 63
Tabla 3.18. Respuestas a la pregunta 16 a autoridades .............................................................. 64
Tabla 3.19. Respuestas a la pregunta 17 a autoridades .............................................................. 65
Tabla 3.20. Respuestas a la pregunta 18 a autoridades .............................................................. 66
Alexandra Amparo Cevallos Vallejos
xv
xvi
xvii
RESUMEN EJECUTIVO
Con el desarrollo de nuevas tecnologas aparecen las soluciones a muchos problemas de los
usuarios de acuerdo a sus requerimientos y los del entorno en el que se desarrolla. La
herramienta ORFEO propone una solucin eficiente para el manejo de la gestin documental en
cualquier organizacin, al ser software libre es una alternativa con costos bajos a comparacin
de un software propietario y es adaptable a los requerimientos propios de cada entidad.
xviii
SUMMARY
With the development of the new technologies also new solutions in agreement with the
requirements arrive from the present world. ORFEO sets out as an efficient solution for the
handling of the documentary management in the organization. This tool to the being Free
Software is an alternative with low costs to comparison of a privative Software and is adaptable
to the own requirements of each organization.
xix
CAPTULO I: INTRODUCCIN
Los Apresurados avances tecnolgicos obligan
1.1.
La ESPEA es una Institucin de Educacin Superior que est ubicada en toda la regin
Amaznica de nuestro pas, con el fin de formar profesionales en las diversas especialidades
ecolgico - empresariales y ecolgico-humansticas que contribuyan eficazmente al desarrollo
amaznico y nacional en las modalidades presencial, semi-presencial y a distancia. En la
ESPEA el manejo de los trmites institucionales actualmente presenta muchos inconvenientes
ya que la informacin se duplica o triplica tanto en la matriz (ubicada en la ciudad de Tena),
como en sus 10 extensiones y CATs. No se cuenta con un archivo organizado de toda la
documentacin por lo que sta se torna ms vulnerable a la prdida o confusin. La bsqueda de
cualquier documento es larga y tediosa entre tanta informacin almacenada ocasionando
desperdicio de tiempo y recursos, adems de no contar con ningn tipo de seguridad para el
respaldo de estos documentos.
Siendo una Universidad Ecolgica y tomando en cuenta las polticas institucionales se debe
automatizar el manejo de dichos trmites para conseguir
tiempos de bsqueda y brindar una atencin inmediata a las peticiones tanto de la matriz como
de las extensiones y CATs.
1.2.
OBJETIVOS
1.3.
ALCANCE
Con la sistematizacin de los procesos de los trmites institucionales, el talento humano que
labora en la ESPEA tendr acceso desde cualquier parte y en menor tiempo a la informacin
que necesita, ya que el Sistema se desarrollar e implementar para la intranet de la Institucin y
para la Web y as eliminar las barreras de la distancia.
1.4.
JUSTIFICACIN
La ESPEA est ubicada en toda la regin amaznica con su matriz en la ciudad de Tena, 9
extensiones en la modalidad presencial y ms de veinte CATs en la modalidad distancia, los
cuales se encuentran geogrficamente distantes. La gestin y organizacin de los trmites
institucionales complica el momento del envo de dichos documentos ocasionando muchas
veces la prdida, duplicacin, acumulacin, retraso, y mayor tiempo de respuesta, provocando
malestar en el personal que solicita y realiza el trmite.
1.5.
IMPACTOS
1.5.1. SOCIAL
La adecuada implementacin de un sistema de Gestin Documental, reduce la prdida generada
por la traspapelacin de documentos, lo cual permite ahorro en tiempo y dinero a la hora de
buscar un dato especfico siendo mucho ms fcil, productiva y rpida la recuperacin de la
informacin evitando as el malestar causado al personal que labora en la institucin y al
estudiantado.
1.5.2. AMBIENTAL
El hecho de iniciar el proceso de implementacin de un sistema de gestin documental obliga a
la institucin a manejar sus trmites sin la necesidad de utilizar papel, contribuyendo a la
conservacin del medio ambiente y proteccin del ecosistema.
1.5.3. ECONMICO
El disponer de un sistema de gestin de documentos reduce acertadamente los costos de la
entidad, ya que se hace frente a problemas como es la duplicacin innecesaria de los
documentos, los costos de personal, el mantenimiento, el cuidado, el espacio de
almacenamiento, los implementos de oficina (carpetas, sellos, papel, tintas, etc.) y la tecnologa
de registro y recuperacin contribuyen al alto costo de la informacin.
1.5.4. TECNOLGICO
Obliga al personal que maneje el sistema a estar capacitado y al da con los adelantos
tecnolgicos.
El hecho de manejar un sistema de gestin documental permitir automatizar los procesos que
se deben seguir por cada trmite.
1.6.
1.6.1. LA INSTITUCIN
En el mes de enero de 1986 el Ing. Washington Estrada y el Eco. Armando Estrada invitados
por el grupo Global participan en el desarrollo del proyecto para realizar el Diagnstico Global
y Sectorial de la Provincia de Pastaza, lo cual les permite clarificar de mejor manera la realidad
amaznica in situ, lo cual les permiti comprobar que las caractersticas de la regin eran y son
muy diferentes a las de la costa y sierra del pas. Se vio entonces la necesidad de preparar
tcnicos in situ y comenzar con investigaciones bsicas debido al crecimiento poblacional en
ciudades como Lago Agrio (actual Nueva Loja), Tena, Puyo, Macas y Zamora y por lo mismo
el aumento de la demanda de todo tipo de productos. De esta manera nace la inquietud de crear
un Centro de Educacin Superior que responda al desarrollo sustentable de la Regin con
carreras propias del medio y evitar la introduccin de profesionales portadores de tecnologa
nociva al ambiente, propias de los aos 80 y 90 en detrimento del conocimiento ancestral de las
comunidades con muchas prcticas, especialmente conservacionistas que se deban rescatar.
El 30 de Septiembre de 1997, se publica en el Registro Oficial Nro. 163 la Ley 23, mediante la
cual se crea la ESCUELA SUPERIOR POLITCNICA ECOLGICA AMAZNICA. El 2 de
Febrero de 1998, todos los Diputados de la Regin Amaznica firman un oficio dirigido al Dr.
Mario Jaramillo, Ministro de Educacin, solicitndole emita un Acuerdo mediante el cual se
autorice a la Politcnica ocupar todos los locales de los Colegios Fiscales de la Amazona, para
que all se dicten las clases. El 2 de Abril de 1998 se expide el Acuerdo Ministerial Nro. 1754.
firmado por el Dr. Mario Jaramillo Paredes y se encarga de la ejecucin del mismo a los seores
Directores Provinciales de Educacin de las diferentes provincias amaznicas.
Alexandra Amparo Cevallos Vallejos
Con este antecedente, los Diputados Amaznicos solicitan al Ing. Washington Estrada la
apertura de sedes en todas las principales ciudades de la Regin, a finales de 1998 se concreta
en Puyo, con la apertura de una Sede, bajo la responsabilidad del Eco. Armando Estrada Avils
y en 1999 se abren en Nueva Loja bajo la responsabilidad del Ing. Wilson Vivero, en la ciudad
de el Coca, bajo la responsabilidad del Ing. Ivn Segarra y la Sra. Francisca Estrada, en Tena
queda bajo la responsabilidad del Ing. Washington Estrada, en Baos, bajo la administracin del
Sr. Jorge Estrada A., en Macas, Administrada por la Sra. Cecilia Estrada, en Zamora con la
administracin del Dr. Eduardo Hernndez Ramos y en Suca bajo la administracin del Sr.
Julio Estrada A.
La ESPEA es una Institucin de Educacin Superior que est ubicada en toda la regin
Amaznica de nuestro pas, con el fin de formar profesionales en las diversas especialidades
ecolgico - empresariales y ecolgico-humansticas que contribuyan eficazmente al desarrollo
amaznico y nacional en las modalidades presencial, semi-presencial y a distancia, tanto en la
matriz (ubicada en la ciudad de Tena), como en las extensiones y CATs.
1.6.2. MISIN
Es cometido de la ESPEA:
La formacin de lderes profesionales cultos y proactivos con conciencia ambiental,
mentalidad empresarial, espritu innovador y talento creador en la toma de decisiones
regionales y nacionales
La generacin de nuevos conocimientos que promuevan el bienestar de los habitantes y el
ecodesarrollo del trpico hmedo y la regin amaznica en particular.
La reingeniera y diseminacin de los valores y conocimientos ancestrales vinculados a las
culturas amaznicas y otras relacionadas.
1.6.3. VISIN
Ser una Universidad Politcnica modelo y lder con cobertura regional y proyeccin
internacional ubicada entre las mejores del trpico hmedo americano, reconocida como
promotora del ecodesarrollo amaznico y generadora de avanzados conocimientos sobre
agricultura, recursos naturales, ecoturismo, naturologa, humanismo, econegocios y gestin
ambiental para la superacin de las deficiencias anacrnicas del capitalismo consumista,
transitando por la senda de la excelencia acadmica.
1.6.4. MATRIZ
La sede matriz se halla en la ciudad tradicional de Tena capital de la provincia de Napo,
histricamente matriz de la Regin Amaznica Ecuatoriana.
1.6.5. EXTENSIONES
La ESPEA actualmente cuenta con las siguientes extensiones aprobadas y legalizadas:
Nueva Loja
Puerto Orellana
Macas
Zamora
Puyo
Shushufindi
Yanzatza
Suca
Tumbaco
Rector
Vicerrector
Planeamiento Integral
Secretara General
Procuradura
Auditora Interna
Cancillera
Direccin Financiera y de
Personal
Departamento de Bienestar
Estudiantil
Departamento de Construcciones
y Mantenimiento
Oficina de Documentacin
Estudiantil
Gabinete de Directores de
Sede Extensin o Filial
Direccin de Postgrado y
Educacin Continua
Instituto de Licenciaturas a
Distancia
Divisin CC.
Agropecuarias
Divisin CC.
Tursticas
Divisin CC. De la
Informacin y
Sistemas
Divisin CC.
Administrativas
Divisin Ingenieras
Alternativas
Divisin CC. de la
Educacin
Divisin CC. de la
Salud
Divisin CC.
Jurdicas
Divisin CC. de la
Comunicacin
Divisin
Licenciaturas
Alternativas
Carreras Tipo 1
Carreras Tipo 2
Carreras Tipo 3
Carreras Tipo 4
Carreras Tipo 5
Carreras Tipo 6
Carreras Tipo 7
Carreras Tipo 8
Carreras Tipo 9
Carreras Tipo 10
10
Consejo Consultivo
Director
Inspector
Secretara
Recaudacin
Servicios
Comunitario
Estudiantes
Centros
Laboratorio
Biblioteca
Zoocriadero
Generales
Hebario y Vivero
Consultorios Gratuitos
Consejera y Guardiana
Jardinera y
Ornamentacin
Mantenimiento
11
2.1.
DEFINICIONES
2.1.1. DOCUMENTO
Un documento es la prueba o testimonio material de un hecho o acto que una persona fsica o
jurdica, una institucin, asociacin, etc., que puede ser de carcter pblico o privado, realizan
como consecuencia del ejercicio de sus actividades y funciones y que podr ser plasmado en
una unidad de informacin que observe cualquier soporte, papel, cinta, disco magntico,
pelcula y fotografa, con el objeto de preservarlo en el tiempo en caso de necesitarlo para
presentarlo como prueba, recuerdo o legado a alguien.
2.1.2. ARCHIVO
Archivo es uno o ms conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o institucin pblica o privada en el
transcurso de su gestin, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio o
informacin para la persona o Institucin que los produce, para los ciudadanos o para servir de
fuente de historia.
13
2.2.
2.3.
Despus de la segunda guerra mundial a mediados del Siglo XX, de los profesionales
norteamericanos nace el concepto records management que se denominar modelo
norteamericano primario de gestin de documentos. Incluye 3 fases, fase de creacin,
mantenimiento/uso, y la fase de disposicin/conservacin. El modelo americano tenia como
objetivo principal la eliminacin de grandes masas documentales para incidir en el factor
econmico. Paralelamente se desarrollaron a nivel mundial varios modelos de Gestin
Documental tales como el de Quebec: (Gestion des documents administrafifs), en Francia:
(Prarchivage), el Reino Unido: (Registry), en. Alemania: (Registratur) y Australia: (Records
continuum). A lo largo de su desarrollo la Gestin Documental ha sido apoyada por dos
entidades internacionales: la Organizacin de las Naciones Unidas para la Educacin, la Ciencia
y la Cultura (UNESCO) y el Consejo Internacional de Archivos (CIA).
2.4.
14
Estas tcnicas a su vez han desarrollado herramientas y aplicaciones mas estructuradas para
manejar estos volmenes de informacin partiendo de una planificacin predefinida orientada a
soportar las actividades de creacin, control, accesibilidad y valoracin de la documentacin
institucional.
2.5.
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES
Antes del surgimiento de estos principios los archivos eran organizados de distintas formas:
por temas, criterios ideolgicos; solan utilizarse, tambin, sistemas ajenos a la naturaleza de los
documentos de archivo, por ejemplo: Dewey (que es privativo de libros, revistas, etc.)
Sin embargo, el respeto a los fondos no garantizaba an que las agrupaciones documentales
existentes a su interior (secciones, series, expedientes) no pudieran ser mezcladas entre ellas
mismas; se reglamentaban las relaciones entre los fondos, ms no las que pudieran suceder en
sus niveles documentales inferiores.
Por tal razn, en 1881 H. Von Seybel enunci un nuevo principio: el de orden original
(Acevedo Gutirrez, 2004). El principio de orden original establece que no se debe alterar la
organizacin dada al fondo por la unidad productora, cualquiera que sea dicha organizacin.
2.6.
El ciclo de vida de los documentos establece que el documento como organismo vivo, se crea o
recibe, se establece su forma fsica (papel, electrnico, magntico, fotogrfico etc.) y el
contenido informativo. Los documentos despus se utilizan y mantienen. Se indizan, revisan,
rearchivan, reorganizan y cumplen con su tiempo de funcin su edad aumenta gradualmente con
sus valores.
15
c) Archivo Histrico.- Para que el documento pase al Archivo Histrico debe cumplir con los
valores secundarios cientfico, cultural e histrico, porque debido a su importancia
testimonial e informativa se deben conservar permanentemente.
2.7.
2.7.1. LA ENCUESTA
Es una tcnica cuantitativa que utiliza procedimientos estandarizados de pregunta para medir las
caractersticas de la realidad documental de la empresa permitiendo la acumulacin de datos que
con una adecuada evaluacin darn como resultado un diagnstico adecuado a su situacin
actual. La encuesta es importante por que permite conocer a fondo la misin, visin, funcin y
estructura de la institucin.
Los siguientes son los procedimientos para realizar una encuesta: disear un formulario,
presentar la encuesta ante personal en funcin, ejecutar la encuesta y tabular los resultados.
16
a) Produccin de documentos
Qu documentos produce la dependencia? (TRD y apoyo)
Qu se tiene en cuenta para elaborar dichos documentos? (directrices)
Qu tipo de soportes documentales utiliza y en qu casos? (papel, digital)
Cmo se elaboran los documentos? cul es el paso a paso? (Formato, copias, firmas,
uso papel reciclado).
Cmo se reciben y envan los documentos? (Por correo tradicional, correo electrnico,
fax, otro.).
Cmo se elaboran los documentos internos?
17
e) Trmite de documentos
18
i)
Consulta de documentos
Quines consultan el Archivo de Gestin y por qu?
Cmo localiza la informacin en el Archivo de Gestin?
Registra el prstamo de documentos?. Cmo lo hace?
Qu mecanismo de control utiliza (devolucin)?
j)
Conservacin de documentos
Cmo se expresan las necesidades de la dependencia en materia de unidades de
conservacin y almacenamiento?
Ha realizado un diagnstico de sus necesidades?
Cuenta con espacios suficientes para el almacenamiento de documentos?
Existe sealizacin adecuada de las reas del Archivo Central e Histrico?
Cuenta con equipo y mobiliario para organizar el Archivo de Gestin, Central e
Histrico?
Adems de soportes en papel de tamao carta u oficio, se utilizan o reciben otros tipos
de formatos o soportes?
Cmo almacena este tipo de documentos?
Qu medidas de conservacin preventiva conoce y aplica?
Conserva informacin en medios magnticos y digitales?, cmo los conserva?
19
k) Disposicin final
Como siguiente paso se procede a elaborar un informe donde se identifiquen y sealan los
puntos que revelen los aspectos relacionados con la produccin documental, su naturaleza, su
valoracin de acuerdo a la legislacin, su estructura y condiciones de conservacin y gestin.
2.8.
METODOLOGA
20
Se determinar si existe o no una TRD que permita evaluar el sistema de Gestin Documental
en sus diferentes etapas.
b) Anlisis de la Informacin
21
22
2.9.
Resolucin No. CNA-001-2005 del 7 de julio del 2005, expedida por el Consejo Nacional de
Archivos y publicada en el Registro Oficial No. 67 del 25 de los mismos mes y ao, mediante la
cual se aprueba el Instructivo de Organizacin Bsica y Gestin de Archivos Administrativos.
b) Objetivo:
c) mbito de Aplicacin:
El mbito de aplicacin del presente Instructivo, ser la ESPEA Matriz y sus extensiones en
Nueva Loja, Puerto Orellana, Macas, Zamora, Puyo, Shushufindi, Yanzatza, Suca y Tumbaco.
d) Gestin Documental:
23
e) CATEGORAS DE ARCHIVOS
24
Los datos consignados en el registro en mencin, sirven para establecer responsabilidades sobre
la transferencia de los documentos que ha decidido el rea/unidad, entregar al custodio del
Archivo General. A su vez los datos del citado registro, sirven para registrar el tiempo de
conservacin de cada serie documental que ha formado una rea/unidad y ratificado por el
Comit Institucional de Valoracin y Eliminacin de Documentos.
Es el proceso que permite determinar el valor que tienen los documentos en el tiempo y definir
los plazos de conservacin en aos.
El valor se aplica a los documentos en un contexto que tenga en cuenta la relacin esencial
existente entre la Institucin y los documentos que ha generado en el marco de sus actividades.
La valoracin no slo es importante, sino que es la clave porque este proceso exige
conocimiento, sumo cuidado y experiencia, ya que puede autorizarse la eliminacin de
documentos vitales para la institucin, sus usuarios y el Estado.
La valoracin inicial estar a cargo de los responsables del manejo de cada unidad y, la
valoracin final, ser responsabilidad del Comit Institucional de Valoracin y Eliminacin
Documental, quien ratificar o definir los plazos de conservacin.
Alexandra Amparo Cevallos Vallejos
25
La valoracin se establecer por cada serie documental; esto es, un conjunto de expedientes o
unidades documentales identificados por tipos documentales, que varan de acuerdo con el
trmite que cumple cada rea/unidad, en relacin a su funcin.
PARMETROS DE VALORACIONES
ADVERTENCIA: Los documentos valorados como temporales, una vez que hayan
cumplido los plazos de conservacin establecidos, antes de su eliminacin, debern
ser depurados y digitalizados, a fin de separar y conservar los documentos que
representan justificativos de activos.
Los Sistemas de Gestin Documental (SGD), se encuentran directamente relacionados con las
normas de calidad, el objetivo es tener una mayor disponibilidad de los recursos de informacin,
los cuales permitan ser accedidos, modificados y almacenados por las personas a las que les
concierne su debido manejo.
26
Es por esto que el proyecto Sistema de Gestin Documental para la ESPEA, se desarrolla bajo
las sugerencias de la norma ISO 15489 la cual se describe a continuacin:
La norma ISO 15489 de Record Management"(Gestin de Registro), se presenta en octubre de
2001 por la Internacional Organization for Standardization, incorporando algunos aspectos que
normas anteriores no contemplaban por ejemplo, el control en el acceso a los documentos, y
haciendo ms referencia a los requerimientos de los metadatos.
La norma consta de dos partes: la primera, muestra los beneficios del "record management" y
las consideraciones que hay que hacer asociadas al diseo del sistema de gestin de los
documentos que incluye todo el ciclo de creacin, almacenamiento, acceso, etc. La segunda
parte, es una herramienta para implementar los conceptos descritos en la primera. Ambas partes
ayudan a las organizaciones en la creacin, captura y gestin de los documentos, en cualquier
formato, para dar respuesta a los requerimientos legales y a sus necesidades como empresa.
La norma contempla elementos claves que un sistema debe tener, como son, por ejemplo, la
fiabilidad en la creacin y mantenimiento de documentos - el sistema debe proteger los
documentos frente alteraciones no autorizadas- y la integridad, con medidas de control para
verificacin de usuarios y seguridad para prevenir accesos no autorizados.
Aspectos que se tienen en cuenta para el desarrollo del proyecto cuando se realiza bajo la
metodologa Modelo, Vista, Controlador, la cual nos permite implementar la seguridad a travs
de las verificaciones de usuarios y establecer medidas que garanticen la idoneidad de la
informacin en su gestin, dando respuesta a la necesidad primaria del Departamento de
prcticas profesionales de la Universidad Catlica Popular del Risaralda; donde se generan
grandes volmenes de informacin que se deben consignar en una serie de documentos que
requieren ser gestionados sistemticamente.
Puesto que cada vez es mayor la cantidad de informacin que se debe manejar y, apoyados en
las TICS (Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones), se busca una solucin integral
que permita gestionar todo lo relacionado con la documentacin llevndose acabo de una
manera estructurada y segura.
27
mejorar los procesos, corrigiendo los posibles errores, en esta materia. La auditora supone
realizar una radiografa del estado de la cuestin. Es un proceso muy importante y delicado, que
implica conocer detalladamente el funcionamiento de cada departamento dentro del organismo.
Proporciona una visin general de los puntos fuertes y dbiles del uso de documentos, en la
actividad, y en sus componentes, al recurrir a diferentes fuentes de informacin que permiten
establecer conclusiones.
28
2.10.4. EVALUACIN
DE
LOS
SISTEMAS
EXISTENTES
EN
LA
2.10.7. FUENTES
Adems de la documentacin relacionada con la institucin, bsicamente fuentes internas, y
abundante literatura gris, hay que destacar la Norma ISO 15489 Informacin y documentacin,
gestin de documentos, junto con el Modelo de requisitos para la gestin de documentos
electrnicos de archivo.
29
La norma ISO 15489 no tiene como objetivo realizar una auditora, pero su estudio ofrece el
mbito de aplicacin y determina los procesos de gestin que requiere una organizacin en esta
materia.
La informacin que se pretende recabar con el mtodo de auditora se ofrece en la propia norma
ISO 15489, (International Standard Organization, 2006), y va a servir para conocer el estado en
esta materia y determinar las posibles mejoras. Los apartados son los siguientes:
Qu documentos se van a incluir en el sistema? Conocer la produccin documental de la
institucin, mediante el establecimiento de clases segn su importancia, uso o gestin.
Tambin hay que identificar los procesos y sistemas de produccin documental (software,
modo de almacenamiento, uso de firmas electrnicas...).
Qu plazos de conservacin existen de los documentos? Cunto tiempo se conservan los
documentos, que sucede con ellos desde que dejan de ser utilizados, quin es el responsable
de su gestin, normativa, legislacin, o valoracin aplicable.
Cmo se incorporan los documentos al sistema? El mtodo para conocer el entorno del
documento (productor, y contexto), o ver las relaciones con otros documentos de la
organizacin.
Existe registro de los documentos?, Si hay algn instrumento de control dentro del sistema.
Hay una clasificacin de las actividades de la organizacin? Para clasificar, se deben
establecer mtodos y un sistema que procese el conjunto produccin documental. (Cuadro
de clasificacin, lenguajes controlados utilizados...)
30
Hay un control en el acceso a los documentos? Conocer quin puede consultar los
documentos, para determinar categoras, permisos, restricciones, medidas de seguridad...etc.
Cul es la trazabilidad? Este es un trmino que cada vez se utiliza ms. Se refiere a
conocer cmo y cundo son usados los documentos dentro de la institucin. La trazabilidad
implica conocer quin usa los documentos, cmo los usa, y qu procesos se siguen desde su
creacin hasta su destruccin o conservacin permanente.
Cul es la disponibilidad de los documentos y la informacin?. Establecer que documentos
estn accesibles y cuales no dentro del sistema. Queda claro que los documentos destruidos
jams podrn ser recuperados. Por tanto, tambin hay que conocer este procedimiento.
Cmo se documentan los procesos de gestin del sistema de archivo? Si existe debe estar
documentado los diferentes procesos para garantizar los procedimientos. Si no existe, habr
que desarrollar un reglamento de uso interno que documente, desde que se crea el
documento hasta que se destruye.
Una vez recogida la informacin de estos apartados se podr empezar a planificar el sistema,
puesto que con esta informacin se podr identificar las necesidades, evaluar su funcionamiento,
desarrollar estrategias, y disear ntegramente el sistema de gestin de documentos e
informacin.
i)
Un estudio general de la institucin que recopile todo tipo de datos, para establecer un
contexto de la organizacin: normativa legal, interna, e instrumentos de informacin
disponibles.
31
Proporciona una visin general de los puntos fuertes y dbiles en la gestin de documentos, en
la actividad, y en sus componentes, al recurrir a diferentes fuentes de informacin internas y
externas que permitan establecer conclusiones.
32
Entrevistas personales.
Informacin obtenida de la Auditora realizada.
Esta tarea tan aparentemente sencilla de comprender resulta muy compleja de llevar a cabo, por
tanto hay que trabajar para definir ese modo, mediante el estudio del organigrama, los procesos
documentales, el espacio fsico, y las necesidades de informacin que debe cubrir el conjunto
del sistema. En definitiva realizar la Investigacin Preliminar.
33
ORGANIGRAMA DE LA ESPEA
Consejo Politcnico
Rector
Vicerrector
Planeamiento Integral
Secretara General
Procuradura
Auditora Interna
Cancillera
Direccin Financiera y de
Personal
Departamento de Bienestar
Estudiantil
Departamento de Construcciones
y Mantenimiento
Oficina de Documentacin
Estudiantil
Gabinete de Directores de
Sede Extensin o Filial
Direccin de Postgrado y
Educacin Continua
Instituto de Licenciaturas a
Distancia
Divisin CC.
Agropecuarias
Divisin CC.
Tursticas
Divisin CC. De la
Informacin y
Sistemas
Divisin CC.
Administrativas
Divisin Ingenieras
Alternativas
Divisin CC. de la
Educacin
Divisin CC. de la
Salud
Divisin CC.
Jurdicas
Divisin CC. de la
Comunicacin
Divisin
Licenciaturas
Alternativas
Carreras Tipo 1
Carreras Tipo 2
Carreras Tipo 3
Carreras Tipo 4
Carreras Tipo 5
Carreras Tipo 6
Carreras Tipo 7
Carreras Tipo 8
Carreras Tipo 9
Carreras Tipo 10
34
Los flujos de trabajo han de estar definidos, para poder ser atomatizados, mediante la aplicacin
de un software determinado, y permitir as la correcta gestin de la informacin dentro de la
institucin, siguiendo una serie de reglas que logren su buen funcionamiento. El usuario
trabajar y conseguir la informacin que necesite utilizando la estructura de workflows de
manera involuntaria.
35
36
la institucin, sino tambin de manera interna existen documentos con diferentes niveles de
acceso y consulta.
Conservacin: como prueba de un hecho y como futura fuente para la historia. Un
documento no puede ser eliminado o conservado arbitrariamente sin seguir lo establecido en
el Calendario de Conservacin. Hay que tener en cuenta la conservacin a largo plazo, con
toda la problemtica que supone en materia de preservacin para los documentos
tradicionales y electrnicos.
Normalizacin reglamentaria: Las normas que rijan la gestin documental deben de estar
citadas en los estatutos de la organizacin, y adems se debe desarrollar un documento de
carcter oficial que fije la correcta produccin, uso, y gestin de los documentos dentro del
Sistema de Archivo y por parte de los usuarios.
Seguridad: Los Documentos y el sistema de Archivo deben contar con las suficientes
medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad,
proteccin y conservacin de los documentos almacenados.
Almacenamiento: Los documentos deben permitir su almacenamiento en condiciones
seguras de acceso y conservacin. Se debe ofrecer un mtodo para guardar la produccin
documental, tanto en soporte electrnico como en papel, que permita la conservacin, y el
acceso a cada documento.
Eficacia y eficiencia: Aunque estos requisitos se dan por supuestos, es muy importante que
el sistema y los documentos dentro de la organizacin, busquen reducir costes y ser
elementos que aporten conocimiento a la misma.
Trazabilidad: Es necesario conocer los procesos de creacin, uso, y conservacin de los
documentos en el propio sistema. La trazabilidad ofrece informacin objetiva del
"recorrido" o de la vida de cada documento o expediente. Muestra las acciones realizadas,
pendientes, sus responsables, resultados, o fechas de acceso a los documentos. Datos de
gran importancia que repercutirn en la mejora continua del sistema de gestin.
Un informe de evaluacin de riesgos apoyado por la direccin. Evaluar los riesgos que pueda
suponer la implantacin de un sistema de gestin de documentos y archivo implica conocer los
posibles problemas, buscando soluciones antes de que se produzcan. Este apartado detallar la
37
eficiencia, y seguridad, pero tambin las posibles deficiencias e inseguridad, para no crear falsas
expectativas.
El contenido de estos tres puntos es la base para iniciar el Sistema de Archivo, y como ya se ha
citado provienen de la Norma ISO 15489. Para garantizar las propiedades sealadas:
autenticidad, integridad, acceso, disponibilidad, confidencialidad, conservacin, normalizacin,
seguridad, almacenamiento, eficacia, eficiencia, y trazabilidad.
2.14. LA
ADAPTACIN
INTEGRACIN
DE
SOLUCIONES
TECNOLGICAS.
Utilizar uno o varios programas informticos de gestin documental o de archivo no supone
garantizar el correcto funcionamiento del conjunto del sistema. El software va a ser una pieza
clave, pero no es ninguna panacea. Se puede disponer de los mejores desarrolladores, o
programas informticos, y no ser usados de una manera correcta, o lo que es peor, no son
utilizados por nadie.
Por tanto, antes de implantar el modelo de gestin, es necesario crear la cultura organizacional
adecuada para lograr el xito.
Los factores que se pueden considerar para determinar la idoneidad del programa, son los
siguientes:
a) Coste de las soluciones con respecto a las funciones y utilidades que oferta.- Se debe
estudiar los gastos que va a generar el software o plataforma que elijamos para desarrollar el
sistema de gestin de documentos y archivo. Teniendo en cuenta sus posibilidades, y
buscando el equilibrio entre los requisitos que se han definido, y sus costes de implantacin.
38
f) Interfaz y usabilidad del programa.- Estos factores van a condicionar la aceptacin por
parte del usuario. El software ha de ser manejable, y atractivo: fcil de utilizar, opciones de
ayuda, colores adecuados, utilidades concisas, claridad de las funciones, y empata hacia el
usuario.
i)
39
Cuando se plantea cmo se organiza un SGD lo primero que hay que hacer es definir
explcitamente cul es el objetivo final o, dicho de otra manera, cul es la misin del SGD en el
marco de la organizacin? Y cul es la visin, es decir, adnde se quiere llegar?.
La visin del SGD ESPEA (adnde se quiere llegar, cul es la meta?) es la gestin integral de
todos los recursos informativos contenidos en los documentos que la Universidad recibe y
genera en el desarrollo de los procesos de negocio pasados, presentes y futuros.
Con esta definicin de misin y visin del SGD ESPEA se establece ya desde el inicio que el
documento no es por s mismo la finalidad del sistema, aunque sea el elemento fundamental. El
documento es el vehculo mediante el cual la Universidad transporta la informacin que necesita
para cumplir la misin. Toda organizacin la Universidad tambin establece unos procesos
para conseguir la misin que se ha propuesto. Estos procesos los desarrolla mediante un
conjunto de procedimientos la mayor parte de los cuales necesitan una base documental para
ejecutarse.
Esta argumentacin conduce con facilidad hacia la respuesta a la pregunta que origina nuestra
contribucin: en qu posicin cabe situar la funcin de gestin documental en el negocio de la
organizacin? La gestin documental debe integrar desde el inicio del diseo del procedimiento.
40
41
RECOLECCIN DE INFORMACIN
3.1.1. ENCUESTAS
La encuesta se aplic a 20 funcionarios encargados del manejo archivstico de las dependencias
registradas en el organigrama vigente de la ESPEA, El cuestionario que se aplic se bas en
informacin relacionada con la Gestin Documental en la organizacin.
Se hace necesario efectuar una encuesta para lograr determinar el nivel de conocimiento,
manejo y cultura organizacional en la Gestin Documental de la ESPEA (vase anexo IV).
La muestra motivo de esta encuesta es igual a la totalidad de los funcionarios responsables del
manejo de los archivos en la ESPEA, en trminos de factibilidad de esta muestra el universo
poblacional ser del 100 %, debido a que la cantidad de funcionarios que manejan los archivos
son veinte (20).
3.2.
ANLISIS DE RESULTADOS
43
OPCIONES
RESPUESTA
RESULTADO
SI
100,00%
NO
0%
100%
Total
Tabla 3.1. Resultados pregunta 1 a autoridades
Elaborado por: Autor
Fuente: El Autor
Anlisis: La totalidad (100%) de las autoridades expresan que si cuentan con formatos
definidos para uso comn lo cual facilita la gestin de los documentos.
44
ENVA
RECIBE
3
3
3
3
3
15
3
3
3
3
3
15
% ENVA
20,00%
20,00%
20,00%
20,00%
20,00%
100%
% RECIBE
20,00%
20,00%
20,00%
20,00%
20,00%
100%
45
Anlisis: Segn la encuesta aplicada podemos deducir que todos los formatos mencionados son
de vital importancia para el manejo y gestin de los documentos.
46
Pregunta 3. Dispone de algn manual o reglamento interno para crear o gestionar los
documentos?
OPCIONES
RESPUESTAS
0
3
3
Si
NO
Total
RESULTADO
0,00%
100%
100%
47
OPCIONES
RESPUESTAS
RESULTADO
Microsoft Office
50,00%
Open Office
0,00%
Adobe Reader
50,00%
100%
Total
Tabla 3.4. Respuestas a la pregunta 4 a autoridades
Elaborado por: Autor
Fuente: El Autor
Anlisis: Las autoridades expresan que Microsoft Office y Adobe Reader son de vital
importancia para la gestin y manejo de los documentos en la ESPEA.
48
OPCIONES
RESPUESTAS
RESULTADO
Si
0,00%
NO
100,00%
100%
Total
Anlisis: La ESPEA no maneja tiempos de gestin de los documentos, lo que hace que no se
sepa dnde se demoran ms los trmites y eso implica el malestar entre los funcionarios de la
institucin y fuera de ella.
49
OPCIONES
SI
NO
TOTAL
Inicio
Durante
Fin
50
Anlisis: La totalidad (100%) de las autoridades expresan tener un control preciso al momento
de la produccin del documento y en su trayectoria, pero no tienen un control preciso del
destino final de sus documentos, lo que ocasiona que los documentos se pierdan o extraven.
51
Pregunta 7. Tiene un control preciso sobre sus documentos? (acceso, uso, localizacin....)
OPCIONES
RESPUESTAS
RESULTADO
SI
100,00%
NO
0,00%
100%
Total
Tabla 3.7. Respuestas a la pregunta 7 a autoridades
Elaborado por: Autor
Fuente: El Autor
52
OPCIONES
RESPUESTAS RESULTADO
3
SI
NO
100,00%
0,00%
Total
100%
53
OPCIONES
RESPUESTAS RESULTADO
3
SI
100,00%
0,00%
NO
3
Total
100%
Anlisis: La totalidad de los documentos son enviados a otros departamentos como tambin a
organismos o entidades de control externas.
A qu reas o entidades?
Alexandra Amparo Cevallos Vallejos
54
OPCIONES
RESPUESTAS
Extensiones
Autoridades
Departamentos centrales
Organismos de control
Total
3
3
PORCENTAJE
25,00%
25,00%
25,00%
3
12
25,00%
100%
55
RESPUESTA PORCENTAJ
S
E
3
33%
0%
3
33%
3
33%
9
100%
OPCIONES
Correo electrnico
Chat institucional
Fax
Courier
Total
Anlisis: El mtodo de envo de los documentos en muchas ocasiones provoca demora en dar
respuesta a una solicitud o peticin adems de duplicar o triplicar un documento y eso ocasiona
desperdicio de materiales.
56
OPCIONES
Guarda en Ordenador
Imprime y archiva
Elimina
Total
ENVA
RECIBE
3
3
6
% ENVA
50,00%
3
50,00%
0,00%
3
100%
%
RECIBE
0,00%
100,00%
0,00%
100%
57
58
Pregunta 11. Las dificultades que ha tenido para recuperar documentos de su propia
rea son por?:
OPCIONES
RESPUESTAS RESULTADO
3
50,00%
No encontrarlo
No disponer del programa informtico
0,00%
Dispositivos anticuados
0,00%
3
6
50,00%
100%
Anlisis: La ESPEA tiene muchas dificultades para poder acceder a la documentacin en sus
departamentos o reas ya que con frecuencia se extravan.
59
Pregunta 12. Suele volver a re-enviar documentos o informacin que recibe de otras
reas o entidades si lo considera oportuno?
OPCIONES
SI
NO
Total
RESPUESTAS RESULTADO
3
100,00%
0,00%
3
100%
Tabla 3.14 Respuestas a la pregunta 12 a autoridades
Elaborado por: Autor
Fuente: El Autor
Anlisis: La totalidad (100%) de los funcionarios expresan que si renvan documentos a otras
reas o departamentos ya que muchas veces se extravan y no llegan a su destino final.
60
Pregunta 13. Ha tenido alguna vez dificultades para conseguir informacin necesaria
para realizar su trabajo, por estar producida en otras reas de la Organizacin?
OPCIONES
SI
NO
Total
RESPUESTAS
3
3
RESULTADO
100,00%
0,00%
100%
Anlisis: El 100% de las autoridades de la ESPEA manifiestan que existe mucha dificultad en
conseguir informacin entre departamentos al momento de gestionar un trmite ya que se
comparte informacin con todos los estamentos de la universidad y algunos no estn en la
misma ciudad.
61
Pregunta 14. Ha recibido alguna vez el mismo documento por diversos procedimientos?
Opciones
Respuestas
Resultado
3
SI
100,00%
0,00%
NO
3
Total
100%
62
Opciones
Respuestas
Resultado
3
SI
100,00%
0,00%
NO
3
Total
100%
63
Pregunta 16. Considera usted que sera importante la implementacin de una aplicacin
para la distribucin de documentos digitales en lugar de impresos?
Opciones
Respuestas
Resultado
3
SI
100,00%
0,00%
NO
3
Total
100%
64
Opciones
Respuestas
Resultado
3
SI
100,00%
0,00%
NO
3
Total
100%
Anlisis: Las autoridades en la ESPEA tienen un mtodo para archivar sus documentos, lo que
no sucede con el resto del personal por lo que es necesario implementar un mtodo para archivar
los documentos.
65
Opciones
Respuestas
Resultado
3
SI
100,00%
0,00%
NO
3
Total
100%
Anlisis: Las autoridades manifiestan que si realizan descripcin documental lo que facilita la
bsqueda de un documento.
66
Opciones
SI
NO
Total
Respuesta
0
7
7
Resultado
0,00%
100%
100%
Anlisis: La totalidad (100%) de los jefes departamentales expresan que no cuentan con
formatos definidos para uso comn.
67
Opciones
Oficios
Enva
Recibe
% Enva
% Recibe
25,93%
20,00%
Resoluciones
Informes
20,00%
20,00%
7
7
25,93%
0,00%
25,93%
20,00%
Memorandos
27
35
22,22%
100%
20,00%
100%
Circulares
Total
68
Anlisis: Segn la encuesta aplicada podemos deducir que todos los documentos mencionados
son de vital importancia para el manejo y gestin d los mismos.
69
Pregunta 3. Dispone de algn manual o reglamento interno para crear o gestionar los
documentos?
Opciones
Si
Respuestas
NO
Total
Resultado
0,00%
7
7
100%
100%
Anlisis: La totalidad (100%) de los jefes departamentales de la ESPEA expresan que no existe
reglamento de archivo.
70
Opciones
Microsoft Office
Respuestas
7
Resultado
63,64%
Open Office
0,00%
Adobe Reader
36,36%
11
100%
Total
Anlisis: Los jefes departamentales expresan que Microsoft Office y Adobe Reader son de vital
importancia para la gestin y produccin de los documentos en la ESPEA.
71
Opciones
Respuestas
Si
Resultado
0,00%
NO
100,00%
100%
Total
Anlisis: La ESPEA no maneja tiempos de gestin de los documentos, lo que hace que no se
quedan estancados los trmites.
72
Opciones
Inicio
SI
NO
Total
Durante
Fin
73
Anlisis: La totalidad (100%) de los jefes departamentales expresan tener un control preciso al
inicio de la produccin del documento y durante su trayectoria, pero no tienen un control
preciso del destino final de sus documentos, lo que ocasiona que los documentos se pierdan o
extraven.
74
Pregunta 7. Tiene un control preciso sobre sus documentos? (acceso, uso, localizacin....)
OPCIONES
RESPUESTAS
RESULTADO
SI
42,86%
NO
57,14%
100%
Total
Anlisis: Los jefes departamentales no tienen un control preciso de sus documentos al momento
de consultar alguna informacin requerida para solucionar algn inconveniente.
75
OPCIONES
RESPUESTAS
RESULTADO
7
SI
NO
100,00%
0,00%
Total
100%
76
OPCIONES
SI
RESPUESTAS
RESULTADO
100,00%
0,00%
NO
7
Total
100%
Anlisis: La totalidad de los documentos son enviados a otros departamentos o a las entidades
de control externas.
77
A qu reas o entidades?
Opciones
Respuestas
Extensiones
Autoridades
Departamentos centrales
Organismos de control
Total
7
7
Porcentaje
25,93%
25,93%
25,93%
6
27
22,22%
100%
78
OPCIONES
RESPUESTAS PORCENTAJE
7
27%
7
27%
5
19%
7
27%
26
100%
Correo electrnico
Chat institucional
Fax
Courier
Total
Anlisis: El mtodo de envo de los documentos en muchas ocasiones provoca demora en dar
respuesta a una solicitud o peticin.
79
OPCIONES
Guarda en Ordenador
Imprime y archiva
Elimina
Total
ENVA
80
81
Pregunta 11. Las dificultades que ha tenido para recuperar documentos de su propia
rea son por?:
OPCIONES
RESPUESTAS RESULTADO
7
50,00%
No encontrarlo
No disponer del programa informtico
0,00%
Dispositivos anticuados
0,00%
7
14
50,00%
100%
Anlisis: La ESPEA tiene muchas dificultades para poder acceder la documentacin en sus
departamentos o reas.
82
Pregunta 12. Suele volver a re-enviar documentos o informacin que recibe de otras
reas o entidades si lo considera oportuno?
OPCIONES
RESPUESTAS
7
SI
NO
Total
RESULTADO
100,00%
0,00%
100%
Anlisis: La totalidad (100%) de los jefes departamentales expresan que si renvan documentos
a otras reas o departamentos.
83
Pregunta 13. Ha tenido alguna vez dificultades para conseguir informacin necesaria
para realizar su trabajo, por estar producida en otras reas de la Organizacin?
OPCIONES
RESPUESTAS
RESULTADO
SI
100,00%
0,00%
NO
7
Total
100%
Anlisis: El 100% de los jefes departamentales de la ESPEA manifiestan que existe mucha
dificultad en conseguir informacin entre departamentos al momento de gestionar un trmite.
84
Pregunta 14. Ha recibido alguna vez el mismo documento por diversos procedimientos?
Opciones
Respuestas
Resultado
7
SI
100,00%
0,00%
NO
7
Total
100%
85
OPCIONES
RESPUESTAS
7
SI
NO
Total
RESULTADO
100,00%
0,00%
100%
86
Pregunta 16. Considera usted que sera importante la implementacin de una aplicacin
para la distribucin de documentos digitales en lugar de impresos?
OPCIONES
RESPUESTAS
7
SI
NO
Total
RESULTADO
100,00%
0,00%
100%
87
OPCIONES
RESPUESTAS
5
2
7
SI
NO
Total
RESULTADO
71,43%
28,57%
100%
88
OPCIONES
RESPUESTAS
RESULTADO
SI
28,57%
NO
71,43%
100%
Total
89
OPCIONES
RESPUESTA
0
10
10
SI
NO
Total
RESULTADO
0,00%
100%
100%
Anlisis: La totalidad (100%) del personal administrativo encargado del envo y recepcin de
documentos expresan que no cuentan con formatos definidos para uso comn.
Por lo tanto podemos deducir que la ESPEA necesita contar con formatos de uso comn para un
mejor manejo de los documentos.
90
OPCIONES
Oficios
Circulares
Resoluciones
Informes
Memorandos
Total
ENVA
10
1
0
10
0
RECIBE
10
10
9
5
9
21
43
% ENVA
47,62%
4,76%
0,00%
47,62%
0,00%
100%
% RECIBE
23,26%
23,26%
20,93%
11,63%
20,93%
100%
91
Anlisis: Segn la encuesta aplicada podemos deducir que todos los documentos mencionados
son de vital importancia para el manejo y gestin d los mismos.
92
Pregunta 3. Dispone de algn manual o reglamento interno para crear o gestionar los
documentos?
OPCIONES
RESPUESTAS
Si
NO
Total
RESULTADO
0,00%
10
100%
10
100%
Anlisis: La totalidad (100%) del personal administrativo encargado del envo y recepcin de
documentos de la ESPEA expresan que no existe reglamento de archivo. Por lo tanto es
necesario tener un reglamento para crear y gestionar los documentos.
93
OPCIONES
RESPUESTAS
RESULTADO
10
58,82%
Microsoft Office
Open Office
Adobe Reader
Total
0
7
0,00%
41,18%
17
100%
94
OPCIONES
RESPUESTAS
Si
NO
Total
RESULTADO
0
0,00%
10
100,00%
10
100%
Anlisis: La ESPEA no maneja tiempos de gestin de los documentos, lo que hace que no se
quedan estancados los trmites.
95
OPCIONES
SI
Inicio
Durante
Fin
NO
10
1
3
TOTAL
10
9
10
7
10
96
97
Pregunta 7. Tiene un control preciso sobre sus documentos? (acceso, uso, localizacin....)
OPCIONES
RESPUESTAS RESULTADO
SI
10,00%
NO
90,00%
10
100%
Total
Anlisis: Los jefes departamentales no tienen un control preciso de sus documentos al momento
de consultar alguna informacin requerida para solucionar algn inconveniente.
98
OPCIONES
RESPUESTAS RESULTADO
10
100,00%
0,00%
10
100%
SI
NO
Total
99
OPCIONES
RESPUESTAS
10
SI
NO
Total
10
RESULTADO
100,00%
0,00%
100%
Anlisis: La totalidad de los documentos son enviados a otros departamentos o a las entidades
de control externas.
100
A qu reas o entidades?
Opciones
Respuestas
Extensiones
Autoridades
Departamentos centrales
10
4
Porcentaje
41,67%
16,67%
10
41,67%
24
0,00%
100%
Organismos de control
Total
101
OPCIONES
RESPUESTAS PORCENTAJE
2
10%
1
5%
7
35%
10
50%
20
100%
Correo electrnico
Chat institucional
Fax
Courier
Total
Anlisis: El mtodo de envo de los documentos en muchas ocasiones provoca demora en dar
respuesta a una solicitud o peticin.
102
OPCIONES
Guarda en Ordenador
Imprime y archiva
Elimina
Total
ENVA
103
104
Pregunta 11. Las dificultades que ha tenido para recuperar documentos de su propia
rea son por?:
OPCIONES
RESPUESTAS RESULTADO
10
52,63%
No encontrarlo
No disponer del programa informtico
0,00%
Dispositivos anticuados
0,00%
9
19
47,37%
100%
Anlisis: La ESPEA tiene muchas dificultades para poder acceder la documentacin en sus
departamentos o reas.
105
Pregunta 12. Suele volver a re-enviar documentos o informacin que recibe de otras
reas o entidades si lo considera oportuno?
OPCIONES
RESPUESTAS RESULTADO
10
100,00%
0,00%
10
100%
SI
NO
Total
Anlisis: La totalidad (100%) del personal administrativo encargado del envo y recepcin de
los documentos expresan que si renvan documentos a otras reas o departamentos.
106
Pregunta 13. Ha tenido alguna vez dificultades para conseguir informacin necesaria
para realizar su trabajo, por estar producida en otras reas de la Organizacin?
OPCIONES
RESPUESTAS
RESULTADO
10
SI
100,00%
0,00%
NO
10
Total
100%
Anlisis: El 100% del personal administrativo encargado del envo y recepcin de los
documentos de la ESPEA manifiestan que existe mucha dificultad en conseguir informacin
entre departamentos al momento de gestionar un trmite.
107
Pregunta 14. Ha recibido alguna vez el mismo documento por diversos procedimientos?
Opciones
Respuestas
10
SI
NO
Total
10
Resultado
100,00%
0,00%
100%
108
OPCIONES
RESPUESTAS RESULTADO
10
100,00%
0,00%
10
100%
SI
NO
Total
109
Pregunta 16. Considera usted que sera importante la implementacin de una aplicacin
para la distribucin de documentos digitales en lugar de impresos?
Opciones
Respuestas
10
SI
NO
Total
10
Resultado
100,00%
0,00%
100%
110
OPCIONES
RESPUESTAS
3
7
10
SI
NO
Total
RESULTADO
30,00%
70,00%
100%
111
OPCIONES
RESPUESTAS
RESULTADO
SI
10,00%
NO
90,00%
10
100%
Total
112
3.3.
DIAGNSTICO
Al analizar los resultados de la encuesta podemos apreciar que de las 18 preguntas que se
realizaron a los funcionarios responsables de los archivos en la ESPEA las respuestas indican de
forma negativa el uso que le estn dando a los documentos de esta entidad. Por lo consiguiente
concluimos que es necesario implementar un sistema de Gestin Documental en la ESPEA por
lo consiguiente concluimos que es necesario crear un modelo de Gestin Documental en la
ESPEA por lo que se propone el siguiente modelo. (Ver 2.13.1).
113
INICIO
NO
SI
Es un documento
interno?
NO
SI
FIN
114
115
b) Recepcin de documentos
Recepcin de documentos externos - Diagrama de flujo del proceso
INICIO
Es la correspondencia remitida
a la entidad? Es la entidad el
destinatario?
NO
Redireccionar el documento a la
entidad competente o devolver
el documetno al remitente. Dejar
una constancia escrita
SI
FIN
Recibo del documento.- Los documentos externos se pueden recibir va fax, correo
postal, correo interno o correo electrnico.
116
Nmero de radicacin
117
Es la correspondencia remitida
a la dependencia? Es la
dependencia el destinatario?
NO
Redireccionar el documento a la
unidad administrativa
competente o devolver el
documento al remitente. Dejar
una constancia escrita
SI
FIN
Recibo del documento.- Los documentos internos se pueden recibir va fax, correo
interno o correo electrnico.
118
Nmero de radicacin
119
c) Distribucin de documentos
Distribucin de documentos recibidos- Diagrama de flujo
INICIO
Tiene conocimiento de la
directriz de distribucin de
documentos recibidos?
NO
SI
Es el documento de
competencia para la
UNAT?
NO
SI
FIN
Para los recorridos internos de distribucin de comunicaciones oficiales, se han establecido dos
turnos: 9:00 a.m. y 3:30 p.m. Si por alguna circunstancia, la urgencia e importancia de una
120
121
NO
SI
FIN
Electrnicamente.- La ESPEA puede contar con una base de datos a la cual los
empleados pueden acceder gracias a la intranet. La unidad de correspondencia
122
digitaliza todos los documentos que llegan fsicamente, y los enva a un archivo
centralizado; los empleados reciben un correo electrnico de alerta que le avisa de
la llegada de correspondencia a la ESPEA y el empleado consulta sus documentos
en forma electrnica y les da tramite.
123
1
IdentLa dependeicia productora envia a la
oficina de correspondecia los documentos que
van a ser enviados.ificar el Documento a
elaborar
Tiene conocimiento la
directriz de distribucin de
documentos recibidos?
NO
SI
El documento a enviar
cumple con los requisitos?
NO
SI
El documento fue
devuelto?
NO
Devuelve el documento a la
dependencia, para que
complementen los procedimientos y
volver a enviar el documento
SI
Trmite concludo
FIN
124
125
d) Trmite de documentos
Diagrama de flujo
INICIO
Es un documento para
tramitar?
NO
SI
Es la respuesta para
una dependencia?
NO
SI
FIN
126
De acuerdo con la normatividad existente en el pas, se deben tener en cuenta los tiempos
mximos establecidos para el trmite oportuno de las comunicaciones. (AGN)
127
e) Organizacin de Documentos
Archivos de gestin - Diagrama de flujo
INICIO
NO
SI
NO
SI
La dependencia
elabora inventarios
documentales?
NO
SI
FIN
128
Para la organizacin de los archivos de gestin se debe tener en cuenta las siguientes pautas:
Para hacer una descripcin documental es necesario analizar la informacin e indexar los
contenidos relevantes que de alguna forma me permitan recuperar el documento en el futuro,
con ayuda de un inventario, ndices o catlogos.
129
INICIO
NO
SI
La informacin es fcil de
recuperar?
NO
SI
FIN
130
El Archivo Central debe desarrollar los procesos y polticas establecidas por la ESPEA
en la organizacin de los archivos siguiendo lo establecido en el Consejo Nacional de
Archivos en su resolucin administrativa No. CNA-001-2005, por el cual se establecen
los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y
las privadas que cumplen funciones pblicas.
131
NO
SI
La informacin es fcil de
recuperar?
NO
SI
FIN
132
El Archivo Central por medio de la transferencia secundaria remite los documentos que
por sus valores cientfico, cultural e histrico establecidos en las TRD deben
almacenarse permanentemente en el Archivo Histrico.
El Archivo Histrico al igual que el Archivo Central y de Gestin debe desarrollar los
procesos y polticas establecidas por la ESPEA en la organizacin de los archivos
siguiendo lo establecido en el Consejo Nacional de Archivos en su resolucin
administrativa No. CNA-001-2005, por el cual se establecen los criterios para la
organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas y las privadas que
cumplen funciones pblicas.
133
f) Consulta de Documentos
Diagrama de flujo
INICIO
NO
SI
Es un usuario registrado
para consultar en el
archivo?
NO
SI
FIN
134
Es necesario aclarar que la consulta documental en cada una de las etapas del ciclo vital es
diferente y requiere de un tratamiento especial para cada caso.
No es lo mismo consultar una carta con requerimiento de trmite en el archivo de gestin que
consultar el documento de fundacin de la entidad en el archivo histrico.
Es necesario evaluar el procedimiento de consulta para cada serie, subserie y tipo documental
tambin, por que alguna informacin puede tener el estatus de confidencial y restringir la
consulta a cierto tipo de usuarios.
Es importante aclarar tambin en las polticas de consulta que el usuario debe tener mxima
cautela a la hora de consultar el expediente o caja, para no alterar el orden de los documentos y
no consentir la sealizacin o numeracin en los mismos.
135
g) Conservacin de documentos
Diagrama de flujo
INICIO
NO
Consultar el instructivo de
organizacin bsica y gestin de
archivos administrativos del
Consejo Nacional de Archivos en
su resolucin administrativa No.
CNA-001-2005
SI
NO
SI
FIN
136
137
El archivo de Gestin ha
eliminado algn documento?
NO
Consultar el instructivo de
organizacin bsica y gestin de
archivos administrativos del
Consejo Nacional de Archivos en
su resolucin administrativa No.
CNA-001-2005
SI
NO
SI
NO
SI
FIN
138
La conservacin total: los documentos que por su carcter histrico, cientfico o patrimonial se
deben conservar para siempre es decir tienen valor permanente y no se pueden destruir,
reposaran en el archivo histrico de la entidad.
El proceso de eliminacin debe tener estricta supervisin por el comit de archivo y registro en
acta.
139
4.1.1. QU ES ORFEO?
ORFEO es un sistema de gestin documental desarrollado inicialmente por la Superintendencia
de Servicios Pblicos Domiciliarios (SSPD) en Colombia, licenciado como software libre bajo
licencia GNU/GPL para compartir el conocimiento y mantener la creacin colectiva libre.
ORFEO/GPL permite la gestin de los documentos de una entidad, manteniendo los registros de
manera automatizada, con importantes ahorros en tiempo, costos y recursos tales como toners
de impresora, papel, fotocopias, entre otros, as como el control sobre los documentos.
Esta herramienta puede instalarse en cualquier sistema Operativo (Gnu/Linux, Unix, Windows,
...), con diferentes bases de datos (Postgree SQL, Oracle, MySqL y Ms-SQL), adems maneja
mltiples tipos de Formatos (ODT, XML, DOC), logrando as obtener independencia de
plataforma tecnolgica y reduccin de costos en la implantacin. El sistema permite gestionar
electrnicamente la produccin, el trmite, el almacenamiento digital y la recuperacin de
documentos, evitando su manejo en papel.
Es una solucin de gestin de trmites institucional que permite dar seguimiento continuo y en
tiempo real de todos los requerimientos de clientes internos.
Permite almacenar los documentos digitalmente y tener una organizacin cero papeles.
Gran uso en Colombia de esta herramienta por parte de las empresas pblicas.
141
Est compuesto por mdulos lo que le permite ser acoplado a distintos tipos de
organizacin sin mayor problema.
Desventajas
Necesidad de recursos diferentes a los actuales (aunque pocos) para su aplicacin (un
servidor que contenga los archivos, que maneje los usuarios etc.).
Requisito tener a alguien que conozca como controlar o programar Orfeo en caso de
nuevas necesidades para el gestor por parte de la organizacin.
Ejemplos de su funcionalidad:
142
Radicado de Entrada
Radicado de salida
143
Servidor Web
-
PHP 5.2.
Gnu/Linux o Windows
144
4.2.
ESPEADOC
4.2.1. INTRODUCCIN
La implementacin de Orfeo requiere de una serie de pasos y requerimientos que deben ser
cumplidos a cabalidad caso contrario podra suponerse un mal funcionamiento del sistema
documental.
Se debe mencionar que la implementacin se har sobre el sistema operativo Debian 5 Lenny
(Linux); la implementacin sobre el sistema operativo Windows no existe debido a los
requerimientos de software.
4.2.2. REQUERIMIENTOS
HARDWARE MNIMO
-
Equipos Cliente
Disco Duro: 40 GB
RAM: 512 MB
Equipo Servidor
RAM: 3 GB
SOFTWARE
Apache 2.2
Servidor Web
Postgres 8.2
PHP 5.2
php-pear
php5-gd
php-soap
ghostscript
145
Para el cliente es necesario Firefox para el acceso al sistema y algn visor de archivos PDF
como Adobe Acrobat.
register_globals = On
display_errors = On
short_open_tag = On
register_long_arrays = On
memory_limit = 128
Reiniciamos el apache:
/etc/init.d/apache2 restart
Ahora, instalamos postgres (Servidor de Base de Datos):
apt-get install postgresql-8.2
su postgres
psql postgres
postgres=# alter user postgres with password 'admin';
Instalamos los paquetes restantes:
apt-get install ghostscript html2ps
146
147
148
Ingresar usuario y contrasea. Al ingresar al sistema por primera vez, este le pedir que
cambie la contrasea.
149
Para un manejo prctico y sencillo, la pantalla principal (Imagen 4.5) del sistema se encuentra
dividida en 3 secciones principales que son:
Seccin 1: Opciones generales del sistema (parte superior de la pantalla).
Seccin 2: Funcionalidades del sistema como estructura de carpetas, ingreso y registro
de documentos, administracin, entre otras. (Parte izquierda de la pantalla).
Seccin 3: Lista de documentos o contenido de acuerdo a la opcin seleccionada
(parte derecha y central de la pantalla).
SECCIN 1
SECCIN 2
SECCIN 3
150
Perfil Usuario Normal.-Este perfil permite realizar las tareas generales del sistema
como: crear nuevos documentos, bsquedas, reportes entre otras a las que se tenga
permiso. Estos permisos les sern concedidos o negados por el usuario administrador.
Perfil Usuario del Archivo.- Este perfil le permite al usuario recibir los documentos
externos e incluirlos en el sistema. Slo pueden realizar las tareas para las que tengan
permiso. Estos permisos les sern concedidos o negados por el usuario administrador.
Crear un Usuario
151
Editar a un usuario
Consulta de Usuario
Instituciones.- Este sub-mdulo permite crear, editar y listar instituciones (Imagen 4.9).
Al ingresar a la administracin de instituciones se desplegar automticamente la
institucin actual.
152
Crear una
b) USUARIO NORMAL
153
SECCIN BANDEJA
Las carpetas con las que cuenta el sistema de gestin documental son las siguientes: en
elaboracin, recibidos, eliminados, no enviados, enviados, archivados, pendientes e informados.
Todos los documentos pueden ser listados por "ledos" y "no ledos". Los que aparecen con
color azul son los "ledos", mientras que los de color verde son los "no ledos".
154
EN ELABORACIN
Aqu se encuentran los documentos que estn en estado de edicin, para que sean revisados y
corregidos (Imagen 4.15.).
RECIBIDOS
ELIMINADOS
Aqu se listan los documentos que se encontraban en estado de edicin y que han sido
eliminados (Imagen 4.17).
155
NO ENVIADOS
Aqu se listan los documentos que tuvieron errores al momento de ser firmados digitalmente y
no se enviaron (Imagen 4.18).
En este mdulo estn las acciones "Envo manual", "Correo Electrnico" y Comentar.
ENVIADOS
Aqu se listan los documentos que fueron correctamente enviados con firma digital por el
sistema a sus destinatarios (Imagen 4.19).
REASIGNADOS
Aqu se encuentran los documentos que han sido reasignados y una observacin de lo que se
tiene que realizar con el documento (Imagen 4.20).
156
ARCHIVADOS
Aqu se encuentran los documentos que fueron previamente archivados (Imagen 4.21).
INFORMADOS
Aqu se encuentran los documentos que se le enviaron al usuario(s) para que sea informado(s)
del mismo (Imagen 4.22).
REGISTRO DE DOCUMENTOS
157
REGISTRAR DOCUMENTO
Estos documentos son los que llegan a la institucin y que generalmente son ingresados al
sistema por el personal de la mesa de entrada (archivadores, secretarias, entre otros). Los
documentos registrados aparecen en la bandeja de "En Elaboracin" donde se puede seguir
editndolos (cargar documentos digitalizados y anexos). (Imagen 4.24)
IMPRIMIR COMPROBANTES
1. Imprimir cdigo de barras.- Este mdulo permite imprimir el nmero del documento
con su cdigo de barras en la parte superior derecha del mismo.
158
Nota.- Solo se debe cargar una imagen digitalizada por cada documento registrado en la mesa
de entrada. Si son varias hojas se las debe generar en un solo archivo.
MDULO DE ADMINISTRACIN
159
160
OTROS
BSQUEDA AVANZADA
Este mdulo permite consultar por medio de parmetros como nmero o clase de documento,
uno o varios documentos que concuerden con dicha solicitud de bsqueda (Imagen 4.31).
En la parte inferior central de la pantalla se despliega un listado con todos los documentos que
coincidieron con los parmetros de bsqueda ingresados.
161
REPORTES
Estas consultas o reportes se las hace por usuario y por estado del documento. Entre los estados
de documentos se tiene: Archivado, En Edicin, En Trmite, Enviado, Asignado y Reasignado.
162
5.1.
CONCLUSIONES
El concepto de Gestin Documental dentro del entorno organizacional debe ser tomado como
una actividad gerencial enfocada y dispuesta a la valoracin de procesos documentales con el
objeto de regular las fases y principios administrativos buscando la reduccin de factores como
lo son: los gastos, accesibilidad a los documentos, facilidad de manejo de los documentos,
precisin en la informacin, relevancia de la informacin y puntualidad en la recuperacin de la
informacin generando as ventajas competitivas dentro del entorno empresarial.
Al ser la Escuela Politcnica Ecolgica Amaznica ESPEA
cofinanciada es decir que tiene un presupuesto compuesto de fondos pblicos y privados tiene
que atenerse a las regulaciones que establece el Consejo Nacional de Archivos en lo que se
refiere a la gestin documental tanto interna como externa por ello disear un modelo para un
Programa de Gestin Documental es imperativo y relevante.
El modelo del Programa de Gestin Documental aplicado en la presente tesis estableci lo
procesos especficos para poder generar los diferentes trmites archivsticos que se deben llevar
a cabo con cada uno de los documentos que administran en la Escuela Politcnica Ecolgica
Amaznica ESPEA tanto en la matriz como en las diferentes extensiones que la universidad
tena en el norte del pas.
El uso de herramientas Libres se ha incrementado en los ltimos aos debido principalmente
a la capacidad que disponen los usuarios de poder medicarlos y voluntad y de acuerdo a la
necesidades de cada institucin lo que permite una reduccin relativa de los gastos que incurren
en compra de licencias al utilizar software propietario.
El software libre crea muchas veces muchas versiones del mismo software dependiendo de las
modificaciones que los usuarios lo hicieren por lo que encontrar la informacin correcta de
alguna versin determinada a travs del internet o de fuente bibliogrficas es aun
lamentablemente tediosa y muchas veces confusa, la informacin que se encuentra es
redundante, ambigua,
implementacin.
164
5.2.
RECOMENDACIONES
Tanto las entidades pblicas y privadas deberan disponer de un comit de archivo que
establezcan los procesos necesarios para una ptima gestin documental, mucho ms las que
son de carcter cofinanciada como lo es la Escuela Politcnica Ecolgica Amaznica ESPEA
en vista de que deben regirse a lo establecido por el Consejo Nacional de Archivo mismo que
mantiene un control riguroso de toda la documentacin generada tanto interna como externa a
la institucin.
Las entidades deben hacer un anlisis minucioso de toda la documentacin generada de tal
manera que permita identificar el grado de importancia de los diferentes documentos
especialmente los que son de vital importancia para la institucin con sus debidos procesos y
tratamientos, esto les permitir crear un manual de procedimientos y funciones en lo que
respecta a la buena Gestin Documental.
A pesar de que ORFEO con sus diferentes versiones es un sistema de gestin documental
maduro y ptimo para las necesidades de las entidades pblicas como privadas existen otras
165
herramientas con el mismo carcter Libres que podran ser estudiadas y analizada en
futuras investigaciones para obtener una comparativa de las ventajas o desventajas frente a la
herramienta utilizada en este estudio.
El conocimiento que deben tener los profesionales actuales en el manejo del software libre es
cada vez ms necesario por ende una buena capacitacin en este aspecto es importante y
necesaria desde las mismas aulas no nicamente en lo que se refiere ofimtica sino tambin en
la ptima configuracin de servidores y muy especial servidores de aplicaciones.
166
BIBLIOGRAFA
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Affiliates
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13
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10,
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http://es.wikipedia.org/wiki/Discusi%C3%B3n:Gesti%C3%B3n_documental
167
de
168
ANEXOS
A.1. ANEXO I.- ANTEPROYECTO DE TESIS APROBADO
Se adjunta copia del anteproyecto de tesis aprobado por el consejo acadmico
169