NORMATIVIDAD

NORMAS BASICAS DE GESTION DOCUMENTAL

1. LEY GENERAL DE ARCHIVOS (LEY 594 DE 2000)
2. SISTEMA GENERAL DE ARCHIVOS (DECRETO 4124 DE 2004)
NUEVAS TECNOLOGIAS (Art.11)

3. LEGISLACION DOCUMENTOS ELECTRNICOS (LEY 527 DE 1999)

4. BOLETIN 09 CONCEPTOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE VALORES
NORMAS QUE REGULAN LA PRODUCCIN, TRMITE Y CONSERVACIN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO
SECTOR COMERCIAL

CONTRATOS
PROPUESTAS

SECTOR ADMINISTRATIVO
GESTION HUMANA

HISTORIAS LABORALES
(Cdigo Sustantivo de trabajo Artculos 54 y 264)
(Decreto 1145 de 2004 Art. 12)

HISTORIAS CLINICAS
(Ministerio de Salud Resolucin 1995 de 1999)

APORTES SISTEMA GENERAL DE PENSIONES

SALUD OCUPACIONAL

REGLAMENTACION PARA ORGANIZACIN Y ADMINISTRACION DE SALUD

OCUPACIONAL

PLAN OBLIGATORIO DE SALUD (LEY 100 Art. 162)

REGLAMENTO DE HIGIENE Y SEGURIDAD

NORMATIVIDAD

SECTOR FINANCIERO

COMPROBANTES CONTABLES Y PAPELES DE TRABAJO

(Cdigo de Comercio Art. 60)
(Ley 795 de 2003 Por la cual se ajustan algunas normas del Estatuto Orgnico del
Sistema Financiero)
(Decreto 2649 de 1993)

DECLARACIONES DE IMPUESTOS
(Decreto 1798 de 1990)
(Ley 06 de 1992)

SISTEMA INTEGRAL EN LA PREVENCIN DEL LAVADO DE ACTIVOS (SIPLA)

CONCEPTOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE VALORES (CONSERVACION DE
TITULOS VALORES)

ESTATUTO ORGANICO DEL SISTEMA FINANCIERO (EOSF)

SECTOR JURIDICO

TECNOLOGIA AL SERVICIO DE LA ADMINISTRACION DE JUSTICIA

NORMATIVIDAD
LEY 594 DE 2000
(por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones)
EL CONGRESO DE COLOMBIA
DECRETA:
TITULO I
OBJETO, AMBITO DE APLICACIN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS
GENERALES.
Artculo -1. Objeto. La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que
regulan la funcin archivstica del Estado.
Artculo 2. Ambito de aplicacin. La presente Ley comprende a la Administracin Pblica en sus
diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos
regulados por la presente Ley.
Artculo 3. Definiciones. Para los efectos de esta Ley se definen los siguientes conceptos, as:
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en
un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin
que
los
produce
y
a
los
ciudadanos,
o
como
fuentes
de
la
historia.
Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la
informacin, la investigacin y la cultura.
ARCHIVO PUBLICO: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas.
ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO: Aquel que por su valor para la historia, la investigacin, la
ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de informacin producida o recibida por una entidad pblica o
privada en razn de sus actividades o funciones.
FUNCION ARCHIVISTICA: Actividades relacionadas con la totalidad del que hacer archivstico, que
comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.
GESTION DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde
su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural.
SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales
empleados. Adems de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos,
informticos, orales y sonoros.

NORMATIVIDAD
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas
que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Artculo 4. Principios Generales. Los Principios Generales que rigen la funcin archivstica son los
siguientes:

Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin

organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable para uso de la
Administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia.
Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir
a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en
la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control del ciudadano en las
decisiones que los afecten, en los trminos previstos por la Ley.

Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la Administracin y la Cultura,
porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del
patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones

administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestin
administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia; son
testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las
instituciones. Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y
secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano.

Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin,

uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

Direccin y coordinacin de la funcin archivstica. El Archivo General de la Nacin es la entidad

del Estado encargada de orientar y coordinar la funcin archivstica para coadyuvar a la eficacia
de la gestin del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la
riqueza cultural de la Nacin, cuya proteccin es obligacin del Estado, segn lo dispone el Ttulo
I de los Principios Fundamentales de la Constitucin Poltica.

Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la administracin de los archivos pblicos
y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la
Ley.

Racionalidad. Los archivos actan como elementos fundamentales de la racionalidad de la

administracin pblica y como agentes dinamizadores de la accin estatal. As mismo,
constituyen el referente natural de los procesos informativos de aqulla.

Modernizacin. El Estado propugnar por el fortalecimiento de la infraestructura y la organizacin

de sus sistemas de informacin, estableciendo programas eficientes y actualizados de
administracin de documentos y archivos.

NORMATIVIDAD

Funcin de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una funcin probatoria,
garantizadora y perpetuadora.

Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos

informativos de archivo responden a la naturaleza de la administracin pblica y a los fines del
Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra prctica sustitutiva.

Interpretacin. Las disposiciones de la presente Ley y sus decretos reglamentarios se

interpretarn de conformidad con la Constitucin Poltica y los tratados o convenios
internacionales que sobre la materia celebre el Estado Colombiano.

TITULO II
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
ORGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
Artculo 5. El Sistema Nacional de Archivos:

Es un conjunto de instituciones archivstica articuladas entre s, que posibilitan la homogenizacin

y normalizacin de los procesos archivsticos, promueven el desarrollo de estos centros de
informacin, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la
informacin y a los documentos.

integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nacin, los archivos de las
entidades del estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por
servicios. Los archivos privados podrn hacer parte del Sistema Nacional de Archivos. Las
entidades del Sistema actuarn de conformidad con las polticas y planes generales que para el
efecto adopte el Ministerio de Cultura.

El Sistema Nacional de Archivos se desarrollar bajo los principios de unidad normativa,

descentralizacin administrativa y operativa, coordinacin, concurrencia y subsidiariedad.

El Sistema Nacional de Archivos buscar esencialmente la modernizacin y homogenizacin

metodolgica de la funcin archivstica y propiciar la cooperacin e integracin de los archivos.
As mismo, promover la sensibilizacin de la Administracin Pblica y de los ciudadanos en
general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de informacin esenciales
para la misma, y de los histricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva.

Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional
de Archivos se acordarn, ejecutarn y regularn siguiendo los principios de participacin,
cooperacin, descentralizacin y autonoma.

El Archivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema Nacional de Archivos.

Artculo 6. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de
acuerdo con sus funciones, llevarn a cabo los procesos de planeacin y programacin y desarrollarn
acciones de asistencia tcnica, ejecucin, control, seguimiento y coordinacin, as:

NORMATIVIDAD

La planeacin y programacin la formularn las instituciones archivsticas de acuerdo con el Plan

Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades
territoriales.

La asistencia tcnica estar a cargo del Archivo General de la Nacin, los Consejos territoriales
de archivos, los Comits Tcnicos, las entidades de formacin del recurso humano, las
asociaciones y las entidades pblicas y privadas que presten este servicio.

La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo ser responsabilidad

de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e
indirectas del Estado.

La coordinacin corresponde al Archivo General de la Nacin, de conformidad con lo dispuesto

en la presente Ley y sus normas reglamentarias.

TITULO III
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS PUBLICOS
Artculo 7. Archivos desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia. Los archivos, desde el
punto de vista de su jurisdiccin y competencia se clasifican en:

Archivo General de la Nacin

Archivo General del Departamento

Archivo General del Municipio

Archivo General del Distrito

PARAGRAFO: El Archivo General de la Nacin tendr las funciones sealadas en la Ley 80 de 1989, en
el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente Ley.
Artculo 8. Archivos Territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:

Archivos de Entidades del Orden Nacional

Archivos de Entidades del Orden Departamental

Archivos de Entidades del Orden Distrital

Archivos de Entidades del Orden Metropolitano

Archivos de Entidades del Orden Municipal

Archivos de Entidades de Orden Local

Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por Ley.

Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la Ley los desarrolle.

Artculo 9. Los Archivos segn la organizacin del Estado.

Archivos de la Rama Ejecutiva

NORMATIVIDAD

Archivos de la Rama Legislativa

Archivos de la Rama Judicial

Archivos de los Organismos de Control

Archivos de los Organismos Autnomos

Artculo 10. Obligatoriedad de la creacin de archivos. La creacin de los archivos contemplados en los
artculos 8 y 9 de la presente ley, as como los archivos de los organismos de control y de los organismos
autnomos ser de carcter obligatorio.

TITULO IV
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
Artculo 11. Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos. El Estado est obligado a la
creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivstica.
Artculo 12. Responsabilidad. La Administracin Pblica ser responsable de la gestin de documentos y
de la administracin de sus archivos.
Artculo 13. Instalaciones para los Archivos: La administracin pblica deber garantizar los espacios y
las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de
construccin de edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo, debern tenerse en
cuenta las especificaciones tcnicas existentes sobre reas de archivos.
Artculo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos pblicos. La documentacin de la
administracin pblica es producto y propiedad del Estado y ste ejercer el pleno control de sus
recursos informativos. Los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no son susceptibles de
enajenacin.
PARAGRAFO 1: La administracin pblica podr contratar con personas naturales o jurdicas los
servicios de custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo.
PARAGRAFO 2: Se podr contratar la administracin de archivos histricos con instituciones de
reconocida
solvencia
acadmica
e
idoneidad.
PARAGRAFO 3: El Archivo General de la Nacin establecer los requisitos y condiciones que debern
cumplir las personas naturales o jurdicas que presten servicios de depsito, custodia, organizacin,
reprografa y conservacin de documentos de archivo o administracin de archivos histricos.
Artculo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores pblicos. Los servidores pblicos,
al desvincularse de las funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente
inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nacin,
sin que ello implique exoneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

NORMATIVIDAD
Artculo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos de las Entidades Pblicas.
Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua, pertenecientes
a las entidades pblicas, a cuyo cargo estn los archivos pblicos, tendrn la obligacin de velar por la
integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de archivo y sern
responsables de su organizacin y conservacin, as como de la prestacin de los servicios archivsticos.
Artculo 17. Responsabilidad General de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo
trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin
Poltica de Colombia, especialmente en lo previsto en su artculo 15, a las leyes y disposiciones que
regulen su labor. Actuarn siempre guiados por los valores de una sociedad democrtica que les confa la
misin de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentacin de la administracin
del Estado y aqulla que forme parte del patrimonio documental de la Nacin.
Artculo 18. Capacitacin para los funcionarios de Archivo. Las entidades tienen la obligacin de
capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo en programas y reas relacionadas con su labor.
PARAGRAFO. El Archivo General de la Nacin propiciar y apoyar programas de formacin profesional
y de especializacin en archivstica, as como programas de capacitacin formal y no formal,
desarrollados por instituciones educativas.
Artculo 19. Soporte Documental. Las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de avanzada
en la administracin y conservacin de sus archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico,
informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

Organizacin archivstica de los documentos.

Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos corno
la conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad
y reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as como el funcionamiento
razonable del sistema.

PARAGRAFO 1. Los documentos reproducidos por los citados medios, gozarn de la validez y eficacia
del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se
garantice
la
autenticidad,
integridad
e
inalterabilidad
de
la
informacin.
PARAGRAFO 2. Los documentos originales que posean valores histricos no podrn ser destruidos, aun
cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
Artculo 20. Supresin, fusin o privatizacin de entidades pblicas. Las entidades pblicas que se
supriman o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al
ministerio
o
entidad
a
la
cual
hayan
estado
adscritas
o
vinculadas.
PARAGRAFO: Las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su documentacin histrica al
ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.

TITULO V
GESTION DE DOCUMENTOS
Artculo 21. Programas de Gestin Documental. Las entidades pblicas debern elaborar programas de
gestin de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya
aplicacin
debern
observarse
los
principios
y
procesos
archivsticos.
PARAGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia de un
documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de
los requisitos exigidos por las leyes procesales.

NORMATIVIDAD
Artculo 22. Procesos Archivsticos. La gestin de documentos dentro del concepto de Archivo Total,
comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consulta, la organizacin, la
recuperacin y la disposicin final de los documentos.
Artculo 23. Formacin de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se
clasifican en:

ARCHIVO DE GESTI0N: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua

utilizacin y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.

ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos
de archivo de conservacin permanente.

Artculo 24. Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para las entidades del Estado
elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin documental.
Artculo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a travs del
Archivo General de la Nacin y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables,
reglamentarn lo relacionado con los tiempos de retencin documental, organizacin y conservacin de
las historias clnicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. As mismo, se
reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios
pblicos.
Artculo 26. Inventario Documental. Es obligacin de las entidades de la Administracin Pblica elaborar
inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure
el control de los documentos en sus diferentes fases.

TITULO VI
ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Artculo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los
documentos de archivos pblicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos
documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constitucin o a la Ley.
Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados garantizarn el derecho a la intimidad
personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems derechos consagrados en la
Constitucin y las leyes.
Artculo 28. Modificacin de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso segundo del artculo 13 de la Ley 57
de 1985, el cual quedar as: "La reserva legal sobre cualquier documento cesar a los treinta aos de su
expedicin. Cumplidos stos, el documento por este slo hecho no adquiere el carcter histrico y podr
ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que est en su posesin adquiere la obligacin de
expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo".

NORMATIVIDAD
Artculo 29. Restricciones por razones de conservacin. Cuando los documentos histricos presenten
deterioro fsico manifiesto tal que su estado de conservacin impida su acceso directo, las instituciones
suministrarn la informacin contenida en estos mediante un sistema de reproduccin que no afecte la
conservacin del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.

TITULO VII
SALIDA DE DOCUMENTOS
Artculo 30. Documentos Administrativos. Slo por motivos legales las entidades del Estado podrn
autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
Artculo 31. Documentos Histricos. En los archivos pblicos de carcter histrico se podr autorizar de
manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del
archivo deber tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservacin o el
reintegro de los mismos. Proceder dicha autorizacin en los siguientes trminos:

Motivos legales

Procesos tcnicos

Exposiciones Culturales

PARAGRAFO: Slo el Archivo General de la Nacin autorizar, por motivos legales, procesos tcnicos
especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de una archivo fuera del
territorio nacional.

TITULO VIII
CONTROL Y VIGILANCIA
Artculo 32. Visitas de Inspeccin. El Archivo General de la Nacin podr, de oficio o a solicitud de parte,
adelantar en cualquier momento visitas de inspeccin a los archivos de las entidades del Estado con el fin
de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente Ley y sus normas reglamentarias. Advertida
alguna situacin irregular, requerir a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya
lugar o dar traslado, segn el caso, a los rganos competentes con el fin de establecer las
responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.
Artculo 33. Organo Competente. El Estado, a travs del Archivo General de la Nacin, ejercer control y
vigilancia sobre los documentos declarados de inters cultural cuyos propietarios, tenedores o
poseedores sean personas naturales o jurdicas de carcter privado.
Artculo 34. Normalizacin. En desarrollo de lo dispuesto en el articulo 8 de la Constitucin Poltica, El
Archivo General de la Nacin fijar los criterios y normas tcnicas y jurdicas para hacer efectiva la
creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos, teniendo en
cuenta lo establecido en esta Ley y sus disposiciones.
Artculo 35. Prevencin y sancin. El Gobierno Nacional, a travs del Archivo General de la Nacin, y las
entidades territoriales, a travs de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrn a prevencin facultades

NORMATIVIDAD
dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo sealado en la presente ley y sus normas
reglamentarias, as:

Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas que amenacen o
vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las correspondientes medidas
preventivas y correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las rdenes impartidas
conforme al presente literal ser sancionado por la autoridad que las profiera, con multas
semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, segn el
caso, de hasta veinte (20) salarios mnimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que
persista el incumplimiento.

Las faltas contra el patrimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas cuando fueren
realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25 de la Ley 200 de 1995.

Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio documental o por su
explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los artculos 218 a 226, 349, 370, 371, y
372 del Cdigo Penal, es obligacin instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia,
poner inmediatamente el retenido a rdenes de la autoridad de polica ms cercana, sin prejuicio
de las sanciones patrimoniales previstas.

Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos histricos pblicos, stos

sern decomisados y puestos a rdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los
esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extrados ilegalmente
del territorio colombiano.

TITULO IX
ARCHIVOS PRIVADOS
Artculo 36. Archivo Privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurdicas
de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestacin de sus servicios.
Artculo 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimular la organizacin, conservacin y
consulta de los archivos histricos privados de inters econmico, social, tcnico, cientfico y cultural. En
consecuencia, el Archivo General de la Nacin brindar especial proteccin y asistencia a los archivos de
las instituciones y centros de investigacin y enseanza cientfica y tcnica, empresariales y del mundo
del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos polticos, as como a los archivos familiares y
de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la poltica.
Artculo 38. Registro de Archivos. Las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o
tenedoras de documentos o archivos de cierta significacin histrica, debern inscribirlos en el registro
que para tal efecto abrir el Archivo General de la Nacin. Los propietarios, poseedores o tenedores de
los archivos privados declarados de inters cultural, continuarn con la propiedad, posesin o tenencia de
los mismos y debern facilitar las copias que el Archivo General de la Nacin solicite.
Artculo 39. Declaracin de inters cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo
General de la Nacin, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se
establezca para el efecto, podr declarar de inters cultural los documentos privados de carcter
histrico. Estos formarn parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia sern de libre
acceso.

NORMATIVIDAD
Artculo 40. Rgimen de estmulos. El Gobierno Nacional establecer y reglamentar un rgimen de
estmulos no tributarios para los archivos privados declarados de inters cultural, tales como: premios
anuales, asistencia tcnica, divulgacin y pasantas.
Artculo 41. Prohibiciones. Se prohibe a los organismos privados y a las personas naturales o jurdicas
propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de inters cultural:

Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del Archivo General de la
Nacin. Esta falta dar lugar a la imposicin de una multa de cien salarios mnimos legales
mensuales vigentes.
Los documentos y archivos histricos privados declarados de inters cultural, objeto de la
exportacin o sustraccin ilegal, sern decomisados y puestos a orden del Ministerio de la
Cultura. El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos
que hayan sido extrados ilegalmente del territorio colombiano.

Transferir -a ttulo oneroso o gratuito- la propiedad, posesin o tenencia de documentos

histricos, sin previa informacin al Archivo General de la Nacin. Esta falta dar lugar a la
imposicin de una multa de cincuenta salarios mnimos legales mensuales vigentes.

PARAGRAFO: El desconocimiento de estas prohibiciones dar lugar a la investigacin correspondiente y

a la imposicin de las sanciones establecidas en la Ley.
Artculo 42. Obligatoriedad de la clusula contractual. Cuando las entidades pblicas celebren contratos
con personas naturales o jurdicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigacin
cultural, cientfica, tcnica o industrial, incluirn en los contratos una clusula donde se establezca la
obligacin de aqullas entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos,
siempre y cuando no contraren las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos
otorgados a dichas personas por el artculo 15 de la Constitucin Poltica.
PARAGRAFO: Las personas jurdicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relacin con
sus documentos de archivo, se regularn por las convenciones internacionales y los contratos suscritos.
En todo caso, el Archivo General de la Nacin podr recibir los documentos y archivos que deseen
transferir.
Artculo 43. Protocolos Notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nacin. Los que tengan
mas de treinta aos debern ser transferidos por la correspondiente notara al Archivo General Notarial
del respectivo crculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesora del Archivo General de la
Nacin, tomar las medidas pertinentes.

TITULO X
DONACION, ADQUISICION Y EXPROPIACIN
Artculo 44. Donaciones. El Archivo General de la Nacin y los archivos histricos pblicos podrn recibir
donaciones, depsitos y legados de documentos histricos.
Artculo 45. Adquisicin y/o expropiacin. Los archivos privados de carcter histrico declarados de
inters pblico, podrn ser adquiridos por la Nacin cuando el propietario los ofreciere en venta.
Declarase de inters pblico o de inters social, para efectos de la expropiacin por va administrativa a
la que de refiere la Constitucin Poltica, la adquisicin de archivos privados de carcter histrico-cultural
que se encuentren en peligro de destruccin, desaparicin, deterioro o prdida.

NORMATIVIDAD

TITULO XI
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Artculo 46. Conservacin de documentos. Los archivos de la Administracin Pblica debern
implementar un sistema integrado de conservacin en cada una de las fases del ciclo vital de los
documentos.
Artculo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, debern
elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o
internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nacin.
PARAGRAFO: Los documentos de archivo de conservacin permanente podrn ser copiados en nuevos
soportes. En tal caso deber preverse un programa de transferencia de informacin para garantizar la
preservacin y conservacin de la misma.
Artculo 48. Conservacin de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nacin dar
pautas y normas tcnicas generales sobre conservacin de archivos, incluyendo lo relativo a los
documentos en nuevos soportes.
Artculo 49. Reproduccin de documentos. El pargrafo del artculo 2 de la Ley 80 de 1989 quedar as:
"En ningn caso los documentos de carcter histrico podrn ser destruidos, aunque hayan sido
reproducidos por cualquier medio".

TITULO XII
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
DE LA NACIN
Artculo 50. Estmulos. El Gobierno Nacional establecer premios y estmulos no tributarios para las
personas o instituciones que con sus acciones y trabajos tcnicos, culturales o cientficos contribuyan a la
salvaguarda, difusin o incremento del patrimonio documental del pas, as como a los autores de
estudios histricos significativos para la historiografa nacional elaborados con base en fuentes primarias.
Tales premios y estmulos podrn consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantas, capacitacin
y distinciones honorficas

TITULO XIII
DISPOSICIONES FINALES

NORMATIVIDAD
Artculo 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuradura General de la Nacin y la Contralora
General de la Repblica prestarn todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General del Nacin,
para el cumplimiento de lo preceptuado en esta Ley.
Artculo 52. Vigencias y Derogatorias. Esta Ley rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga en lo
pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.

DECRETO 4124 DE 2004

(diciembre 10)
por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras disposiciones
relativas a los Archivos Privados.
EL PRESIDENTE DE LA REPBLICA DE COLOMBIA,
en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las que le confiere el
numeral 11 del artculo 189 de la Constitucin Poltica, el artculo 3 de la Ley 80 de 1989 y el
artculo 5 y el Ttulo IX de la Ley 594 de 2000.
CONSIDERANDO:
Que la Ley General de Archivos define el Sistema Nacional de Archivos como el conjunto de instituciones
archivsticas articuladas entre s, que po sibilitan la homogeneizacin y normalizacin de los procesos
archivsticos, promueven el desarrollo de estos centros de informacin, la salvaguarda del patrimonio
documental y el acceso de los ciudadanos a la informacin y a los documentos;
Que el Sistema Nacional de Archivos busca esencialmente la modernizacin y la homogeneizacin
metodolgica de la funcin archivstica y est integrado por el Archivo General de la Nacin, los archivos
de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organizacin administrativa, territorial y por
servicios, los archivos de las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, los archivos privados
de inters pblico y los dems archivos privados que acogiendo la normatividad relativa a los procesos
archivsticos, manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema;
Que el rgano orientador y coordinador del Sistema Nacional de Archivos es el Archivo General de la
Nacin y para su desarrollo consulta la estructura geopoltica y administrativa del pas, con el fin de
obtener el apoyo de todos los entes gubernamentales a nivel Nacional, Departamental, Municipal y
Distrital;
Que el Ttulo IX de la Ley 594 de 2000, contempla lo relacionado con las normas aplicables a los archivos
privados, estableciendo su definicin, asistencia, registro, declaracin de inters cultural, rgimen de
estmulos y prohibiciones;
Que para adelantar los procesos archivsticos, promover el desarrollo de los archivos como centros de
informacin, salvaguardar el patrimonio documental y facilitar el acceso de los ciudadanos a la
informacin y a los documentos, es necesario determinar las instancias de articulacin para que se
interrelacionen con los rganos ejecutores y se retroalimenten en el desarrollo de la poltica archivstica
colombiana,

DECRETA:
CAPITULO PRIMERO

NORMATIVIDAD
El Sistema Nacional de Archivos
Artculo 1. Fines del Sistema Nacional de Archivos. El Sistema Nacional de Archivos, orientado y
coordinado por el Archivo General de la Nacin, tiene como fin establecer y adoptar el conjunto de
polticas, estrategias, metodologas, tcnicas y mecanismos de carcter archivstico para la gestin y
manejo de los documentos y archivos en todo el territorio nacional, propiciando y contribuyendo a la
organizacin tcnica y normativa de los archivos y a la actualizacin de prcticas, procedimientos y
servicios de archivo.
Artculo 2. Instancias de Articulacin del Sistema Nacional de Archivos. El Sistema Nacional de
Archivos tendr las siguientes instancias de articulacin:
En el nivel Nacional
Organo Coordinador: Archivo General de la Nacin.
Instancias Asesoras: Comits Tcnicos.
Organos Ejecutores: Archivos de las entidades pblicas, archivos de las entidades privadas que cumplen
funciones pblicas, archivos privados de inters pblico y los dems archivos privados que acogiendo la
normatividad relativa a los procesos archivsticos manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema.
En el nivel Departame ntal
Organo Coordinador: Archivo General del Departamento.
Instancia Asesora: Consejo Departamental de Archivos.
Organos Ejecutores: Archivos de las entidades pblicas, archivos de entidades privadas que cumplen
funciones pblicas, archivos privados de inters pblico y los dems archivos privados que acogiendo la
normatividad relativa a los procesos archivsticos manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema.
En el nivel Distrital
Organo Coordinador: Archivo General del Distrito.
Organo Asesor: Consejo Distrital de Archivos.
Organos Ejecutores: Archivos de las entidades pblicas, archivos de las entidades privadas que cumplen
funciones pblicas, archivos privados de inters pblico y los dems archivos privados que acogiendo la
normatividad relativa a los procesos archivsticos manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema.
En el nivel Municipal
Organo Coordinador: Archivo General del Municipio.
Organo Asesor: Consejo Municipal de Archivos.
Organos Ejecutores: Archivos de las entidades pblicas, archivos de entidades privadas que cumplen
funciones pblicas, archivos privados de inters pblico y los dems archivos privados que acogiendo la
normatividad relativa a los procesos archivsticos manifiesten su voluntad de hacer parte del Sistema.
Las mismas instancias tendrn los archivos de los Territorios Indgenas que se creen de conformidad con
la legislacin vigente, dentro de su mbito territorial.
Artculo 3. Archivos Generales. En cada nivel territorial de los mencionados en el artculo 8 de la Ley
594 de 2000, existir un Archivo General, encargado de coordinar y desarrollar la poltica archivstica con

NORMATIVIDAD
los archivos de las entidades de su territorio, de acuerdo con los lineamientos impartidos por el Archivo
General de la Nacin. Los Archivos Generales de los departamentos y municipios asumirn las funciones
de Archivo Central de las Gobernaciones y de las Alcaldas, correspondientes, y a la vez de Archivo
Histrico de los organismos principales de la administracin en el respectivo nivel territorial.
Pargrafo. Los Archivos Generales estarn conformados por fondos documentales procedentes de los
organismos principales de la administracin en el correspondiente ente territorial y de las transferencias
documentales realizadas por las entidades adscritas y vinculadas a dichos organismos. As mismo,
podrn integrarse por aquellos documentos que reciban en custodia mediante acuerdos de cooperacin
con otras ramas del poder pblico, con organismos estatales sujetos a rgimen especial, con
corporaciones administrativas de eleccin popular y con archivos privados.
Artculo 4. Funciones de los Archivos Generales de los Entes Territoriales. Los Archivos Generales de
los Entes Territoriales tendrn las siguientes funciones:
a) Cumplir y hacer cumplir en su jurisdiccin, las pautas y normas existentes en materia archivstica y los
lineamientos que expida el Archivo General de la Nacin;
b) Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo del ente
territorial respectivo, as como el que se le confe en custodia;
c) Recibir las transferencias documentales que se efecten bajo la responsabilidad de los Secretarios
Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarqua a cuyo cargo estn los archivos,
de conformidad con el plan de transferencias documentales que se elabore conjuntamente con los
organismos de la administracin del nivel territorial respectivo y de acuerdo con los procedimientos y
regulaciones establecidos por el Archivo General de la Nacin;
d) Promover la organizacin y el fortalecimiento de los archivos del orden territorial correspondiente, para
garantizar la eficacia de la gestin archivstica del Estado y la conservacin del patrimonio documental,
as como apoyar a los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histrica para el ente
territorial;
e) Establecer relaciones y acuerdos de cooperacin con instituciones educativas, culturales y de
investigacin, de conformidad con las normas que regulan la materia;
f) Apoyar la organizacin de archivos especializados en las distintas disciplinas, tanto pblicos como
privados en el respectivo ente territorial;
g) Apoyar y estimular la investigacin de la informacin contenida en los distintos archivos del ente
territorial a partir de las fuentes primarias y el uso y consulta de los archivos, para las decisiones de la
gestin administrativa;
h) Organizar seminarios, cursos, talleres y pasantas conducentes al mejor desarrollo de la actividad
archivstica en el mbito de su jurisdiccin;
i) Asesorar y emitir concepto tcnico ante el ente territorial respectivo en todo lo atinente a la
organizacin, conservacin y servicios de archivos, de acuerdo con la normatividad y parmetros
establecidos por el Archivo General de la Nacin;
j) Publicar y difundir obras de inters archivstico;
k) Recibir donaciones, depsitos y legados de documentos histricos de los respectivos rdenes
territoriales.
Artculo 5. Consejos Territoriales de Archivos. Son los Consejos Departamentales de Archivos, los
Consejos Municipales de Archivos, los Consejos Distritales de Archivos y los de los Territorios Indgenas,

NORMATIVIDAD
que se crearn cuando la Ley los desarrolle, encargados de dirigir y coordinar la funcin archivstica a
nivel territorial.
Pargrafo. Las entidades territoriales tendrn un plazo de doce (12) meses, contados a partir de la
entrada en vigencia del presente Decreto, para conformar los Consejos Territoriales de Archivos.
Artculo 6. Funciones de los Consejos Territoriales de Archivos. Los Consejos Territoriales de Archivos
tendrn las siguientes funciones:
a) Expedir su propio reglamento;
b) Vigilar el cumplimiento de las polticas y normas archivsticas;
c) Apoyar la gestin de programas y proyectos de los archivos de su jurisdiccin;
d) Programar y coordinar acciones acordes con las polticas, planes y programas propuestos por el
Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin y bajo la coordinacin del Sistema Nacional de
Archivos;
e) Asesorar al Sistema Nacional de Archivos en la definicin de la poltica archivstica;
f) Promover la formacin y capacitacin del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles y
reas de trabajo;
g) Crear el Comit Evaluador de Documentos;
h) Aprobar las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental de las entidades
de su correspondiente ente territorial, exceptuando las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de
Valoracin Documental de las Gobernaciones, las cuales sern aprobadas por el Archivo General de la
Nacin y las de la Alcalda Mayor de Bogot, D. C., las cuales sern aprobadas por el Consejo Distrital de
Archivos correspondiente;
i) Ejercer funciones de asistencia tcnica de conformidad con lo establecido en literal b), artculo 6 de la
Ley 594 de 2000;
j) Ejercer a prevencin las facultades dirigidas a precaver y sancionar el incumplimiento de lo sealado en
la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias, de conformidad con lo dispuesto en el artculo 35 de la
citada ley;
k) Informar semestralmente al Archivo General de la Nacin sobre las acciones adelantadas, cuando se
trate de Consejos Departamentales de Archivos y Consejo Distrital de Archivos de Bogot; los primeros a
su vez recibirn, semestralmente la informacin de las acciones que desarrollen los municipios de su
jurisdiccin en materia archivstica.
Artculo 7. Comits Tcnicos. Los Comits Tcnicos son instancias asesoras del Sistema Nacional de
Archivos para el desarrollo de los procesos archivsticos y sern conformados por el Archivo General de
la Nacin.
La conformacin de los Comits Tcnicos corresponder a la naturaleza de los asuntos tcnicos de los
respectivos Comits.
Artculo 8. Funciones de los Comits Tcnicos:
a) Expedir su propio reglamento;

NORMATIVIDAD
b) Cooperar con el Archivo General de la Nacin en la modernizacin y desarrollo de los procesos
archivsticos en materia de normalizacin, terminologa, instrumentos de referencia y procesos tcnicos
archivsticos;
c) Abordar el anlisis de problemticas archivsticas y proponer polticas, metodologas, tcnicas, pautas
y procedimientos para el desarrollo de los procesos archivsticos del rea de estudio.
Artculo 9. Integracin del Sistema Nacional de Archivos a otros Sistemas. El Sistema Nacional de
Archivos, promotor del desarrollo de los archivos de las entidades de la administracin pblica como
centros de informacin, har parte del Sistema General de Informacin del Sector Pblico, de
conformidad con el artculo 36 de la Ley 489 de 1998; del Sistema Nacional de Cultura, de conformidad
con el artculo 57 de la Ley 397 de 1997, del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnologa, de conformidad
con el artculo 4 del Decreto 0585 de 1991, y del Sistema Nacional de Formacin para el Trabajo -SNFT,
de conformidad co n lo establecido en el documento Conpes 2945 de 2003.
CAPITULO SEGUNDO
Los Archivos Privados
Artculo 10. Las personas naturales o jurdicas de derecho privado, que estn bajo inspeccin, vigilancia
e intervencin del Estado, debern tener el archivo creado, organizado, preservado y controlado,
teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original, el ciclo vital de los documentos, y
las normas que regulen a cada sector, siempre y cuando no contraren las normas sobre propiedad
intelectual y no se vulneren los derechos otorgados por el artculo 15 de la Constitucin Poltica.
Pargrafo. Las personas jurdicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relacin con sus
documentos de archivo, se regularn por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En
todo caso, el Archivo General de la Nacin podr recibir los documentos y archivos que deseen transferir.
As mismo, podr disponer que los documentos y archivos histricos que se transfieran, se conserven en
los archivos de los entes territoriales donde prest sus servicios el ente jurdico internacional.
Artculo 11. Nuevas tecnologas. Las personas naturales o jurdicas de derecho privado podrn
incorporar tecnologas de avanzada en la administracin y conservacin de los archivos,
empleando cualquier medio tcnico, electrnico, informtico, ptico o telemtico; estos medios
podrn ser utilizados por las entidades privadas que cumplen funciones pblicas en la
administracin y conservacin de los archivos que se deriven de la prestacin de la funcin
pblica, siempre y cuando cumplan con los requisitos establecidos en los artculos 19, 21, 47, 48 y
49 de la Ley 594 de 2000.
(Volver Contabilidad) (Volver Gerencia General) (Volver Secretaria General) (Volver Nmina) (Volver Tesoreria) (Volver
Administrativo) (Volver Crdito) (Volver Inversiones)

Artculo 12. Archivos de las entidades privadas que cumplen funciones pblicas. Para las entidades
privadas que cumplen funciones pblicas, el mbito de aplicacin de la Ley 594 de 2000 estar
circunscrito a los documentos y archivos que se produzcan en desarrollo de esa funcin.
Pargrafo 1. Las entidades privadas que cumplen funciones pblicas que sean intervenidas, una vez
decretada esta intervencin, debern levantar un inventario, si no lo tuvieren, de los documentos y
archivos que se deriven de la prestacin del servicio pblico, inventario que deber ser entregado a la
entidad interventora, con el fin de mantener un control sobre los mismos.
Pargrafo 2. Las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, en proceso de liquidacin,
debern elaborar un plan integral archivstico, previendo los recursos que este plan demande, con miras
a la organizacin, conservacin y consulta de los documentos y archivos producidos en desarrollo de la
prestacin del servicio pblico. Del mencionado plan se har entrega al ministerio o superintendencia que

NORMATIVIDAD
haya ejercido el control o la vigilancia de la prestacin del servicio pblico o a la entidad pblica o privada
que asuma sus funciones.
Artculo 13. Registro de Documentos o Archivos Privados de Significacin Histrica. Las entidades
territoriales a travs de los Consejos Territoriales de Archivos, emitirn concepto previo sobre la
significacin histrica de los archivos o documentos histricos privados de inters econmico, social,
tcnico, cientfico y cultural y remitirn dicho concepto al Archivo General de la Nacin quien proceder a
ratificarlo si cumple con los requisitos exigidos e incluirlo en el registro que para tal efecto llevar esta
entidad.
Artculo 14. Asistencia Tcnica a los Archivos Histricos Privados. Los archivos o documentos histr icos
privados que formen parte del registro a que alude el artculo anterior, podrn recibir asistencia tcnica
del Archivo General de la Nacin y de las entidades territoriales a travs de los Consejos Territoriales de
Archivos, teniendo en cuenta la disponibilidad de sus propios recursos.
Artculo 15. Rgimen de los Archivos o Documentos Privados de Inters Cultural. Los archivos o los
documentos privados declarados de inters cultural estarn sometidos al siguiente rgimen:
1. Los procesos de intervencin, no se podrn efectuar sin autorizacin del Archivo General de la Nacin.
La intervencin de estos bienes deber realizarse bajo la supervisin de profesionales idneos en la
materia.
2. La declaratoria de un archivo o documento privado como bien de inters cultural implica la elaboracin
de un plan especial de proteccin por el Archivo General de la Nacin. El plan especial de proteccin
indicar las medidas necesarias para la organizacin, conservacin, nivel permitido de intervencin,
condiciones de manejo y plan de divulgacin. La verificacin de la aplicacin del plan le corresponde al
Consejo Territorial de Archivos respectivo.
3. Se le aplicarn las prohibiciones sealadas en el artculo 41 de la Ley 594 de 2000, "Ley General de
Archivos", con relacin a los traslados fuera del territorio nacional, a la exportacin o sustraccin ilegal y a
la transferencia - a ttulo oneroso o gratuito - de la propiedad, posesin o tenencia.
Artculo 16. Estmulos. El Archivo General de la Nacin a travs del Consejo Directivo, otorgar para los
archivos privados declarados de inters cultural, teniendo en cuenta los recursos disponibles, uno de los
siguientes estmulos:
Un premio consistente en el otorgamiento de la condecoracin "Virgilio Barco", por su contribucin al
incremento del Patrimonio Documental.
Asistencia tcnica durante un ao por parte del Archivo General de la Nacin.
Dos (2) cupos para actividades de capacitacin para los propietarios, tenedores, poseedores o
funcionarios del archivo privado, en los cursos o talleres dictados por el Archivo General de la Nacin.
Publicacin del catlogo del archivo privado.
Artculo 17. Vigencia. El presente decreto rige a partir de su publicacin y deroga todas las normas que
le sean contrarias.

LEY 527 DE 1999

(por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrnico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras
disposiciones.)

NORMATIVIDAD
PARTE I
PARTE GENERAL
CAPITULO I
Disposiciones generales
Artculo 1. Ambito de aplicacin. La presente ley ser aplicable a todo tipo de informacin en forma de
mensaje de datos, salvo en los siguientes casos:
a) En las obligaciones contradas por el Estado colombiano en virtud de convenios o tratados
internacionales;
b) En las advertencias escritas que por disposicin legal deban ir necesariamente impresas en cierto tipo
de productos en razn al riesgo que implica su comercializacin, uso o consumo.
Artculo 2. Definiciones. Para los efectos de la presente ley se entender por:
a) Mensaje de datos. La informacin generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios
electrnicos, pticos o similares, como pudieran ser, entre otros, el Intercambio Electrnico de Datos
(EDI), Internet, el correo electrnico, el telegrama, el tlex o el telefax;
b) Comercio electrnico. Abarca las cuestiones suscitadas por toda relacin de ndole comercial, sea o
no contractual, estructurada a partir de la utilizacin de uno o ms mensajes de datos o de cualquier otro
medio similar. Las relaciones de ndole comercial comprenden, sin limitarse a ellas, las siguientes
operaciones: toda operacin comercial de suministro o intercambio de bienes o servicios; todo acuerdo
de distribucin; toda operacin de representacin o mandato comercial; todo tipo de operaciones
financieras, burstiles y de seguros; de construccin de obras; de consultora; de ingeniera; de concesin
de licencias; todo acuerdo de concesin o explotacin de un servicio pblico; de empresa conjunta y otras
formas de cooperacin industrial o comercial; de transporte de mercancas o de pasajeros por va area,
martima y frrea, o por carretera;
c) Firma digital. Se entender como un valor numrico que se adhiere a un mensaje de datos y que,
utilizando un procedimiento matemtico conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje
permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el
mensaje inicial no ha sido modificado despus de efectuada la transformacin;
d) Entidad de Certificacin. Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente ley, est
facultada para emitir certificados en relacin con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los
servicios de registro y estampado cronolgico de la transmisin y recepcin de mensajes de datos, as
como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales;
e) Intercambio Electrnico de Datos (EDI). La transmisin electrnica de datos de una computadora a
otra, que est estructurada bajo normas tcnicas convenidas al efecto;
f) Sistema de Informacin. Se entender todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o
procesar de alguna otra forma mensajes de datos.
Artculo 3. Interpretacin. En la interpretacin de la presente ley habrn de tenerse en cuenta su origen
internacional, la necesidad de promover la uniformidad de su aplicacin y la observancia de la buena fe.
Las cuestiones relativas a materias que se rijan por la presente ley y que no estn expresamente
resueltas en ella, sern dirimidas de conformidad con los principios generales en que ella se inspira.

NORMATIVIDAD
Artculo 4. Modificacin mediante acuerdo. Salvo que se disponga otra cosa, en las relaciones entre
partes que generan, envan, reciben, archivan o procesan de alguna otra forma mensajes de datos, las
disposiciones del Captulo III, Parte I, podrn ser modificadas mediante acuerdo.
Artculo 5. Reconocimiento jurdico de los mensajes de datos. No se negarn efectos jurdicos,
validez o fuerza obligatoria a todo tipo de informacin por la sola razn de que est en forma de mensaje
de datos.
CAPITULO II
(Aplicacin de los requisitos jurdicos de los mensajes de datos)
Artculo 6. Escrito. Cuando cualquier norma requiera que la informacin conste por escrito, ese
requisito quedar satisfecho con un mensaje de datos, si la informacin que ste contiene es accesible
para su posterior consulta.
Lo dispuesto en este artculo se aplicar tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye
una obligacin, como si las normas prevn consecuencias en el caso de que la informacin no conste por
escrito.
Artculo 7. Firma. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas
consecuencias en ausencia de la misma, en relacin con un mensaje de datos, se entender satisfecho
dicho requerimiento si:
a) Se ha utilizado un mtodo que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar
que el contenido cuenta con su aprobacin;
b) Que el mtodo sea tanto confiable como apropiado para el propsito por el cual el mensaje fue
generado o comunicado.
Lo dispuesto en este artculo se aplicar tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye
una obligacin, como si las normas simplemente prevn consecuencias en el caso de que no exista una
firma.
Artculo 8. Original. Cuando cualquier norma requiera que la informacin sea presentada y conservada
en su forma original, ese requisito quedar satisfecho con un mensaje de datos, si:
a) Existe alguna garanta confiable de que se ha conservado la integridad de la informacin, a partir del
momento en que se gener por primera vez en su forma definitiva, como mensaje de datos o en alguna
otra forma;
b) De requerirse que la informacin sea presentada, si dicha informacin puede ser mostrada a la
persona que se deba presentar.
Lo dispuesto en este artculo se aplicar tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye
una obligacin, como si las normas simplemente prevn consecuencias en el caso de que la informacin
no sea presentada o conservada en su forma original.
Artculo 9. Integridad de un mensaje de datos. Para efectos del artculo anterior, se considerar que
la informacin consignada en un mensaje de datos es ntegra, si sta ha permanecido completa e
inalterada, salvo la adicin de algn endoso o de algn cambio que sea inherente al proceso de
comunicacin, archivo o presentacin. El grado de confiabilidad requerido, ser determinado a la luz de
los fines para los que se gener la informacin y de todas las circunstancias relevantes del caso.

NORMATIVIDAD
Artculo 10. Admisibilidad y fuerza probatoria de los mensajes de datos. Los mensajes de datos
sern admisibles como medios de prueba y su fuerza probatoria es la otorgada en las disposiciones del
Captulo VIII del Ttulo XIII, Seccin Tercera, Libro Segundo del Cdigo de Procedimiento Civil.
En toda actuacin administrativa o judicial, no se negar eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria
a todo tipo de informacin en forma de un mensaje de datos, por el slo hecho que se trate de un
mensaje de datos o en razn de no haber sido presentado en su forma original.
Artculo 11. Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos. Para la valoracin de la
fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrn en cuenta las reglas de
la sana crtica y dems criterios reconocidos legalmente para la apreciacin de las pruebas. Por
consiguiente habrn de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado,
archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad
de la informacin, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente.
Artculo 12. Conservacin de los mensajes de datos y documentos. Cuando la ley requiera que
ciertos documentos, registros o informaciones sean conservados, ese requisito quedar
satisfecho, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
1. Que la informacin que contengan sea accesible para su posterior consulta.
2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya
generado, enviado o recibido o en algn formato que permita demostrar que reproduce con
exactitud la informacin generada, enviada o recibida, y
3. Que se conserve, de haber alguna, toda informacin que permita determinar el origen, el
destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el
documento.
No estar sujeta a la obligacin de conservacin, la informacin que tenga por nica finalidad
facilitar el envo o recepcin de los mensajes de datos.
Los libros y papeles del comerciante podrn ser conservados en cualquier medio tcnico que
garantice su reproduccin exacta.
(Volver Contabilidad) (Volver Gerencia General)
Administrativo) (Volver Crdito) (Volver Inversiones)

(Volver Secretaria General) (Volver Nmina) (Volver Tesoreria) (Volver

Artculo 13. Conservacin de mensajes de datos y archivo de documentos a travs de terceros. El

cumplimiento de la obligacin de conservar documentos, registros o informaciones en mensajes de datos,
se podr realizar directamente o a travs de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones
enunciadas en el artculo anterior.
CAPITULO III
Comunicacin de los mensajes de datos
Artculo 14. Formacin y validez de los contratos. En la formacin del contrato, salvo acuerdo
expreso entre las partes, la oferta y su aceptacin podrn ser expresadas por medio de un mensaje de
datos. No se negar validez o fuerza obligatoria a un contrato por la sola razn de haberse utilizado en su
formacin uno o ms mensajes de datos.
Artculo 15. Reconocimiento de los mensajes de datos por las partes. En las relaciones entre el
iniciador y el destinatario de un mensaje de datos, no se negarn efectos jurdicos, validez o fuerza

NORMATIVIDAD
obligatoria a una manifestacin de voluntad u otra declaracin por la sola razn de haberse hecho en
forma de mensaje de datos.
Artculo 16. Atribucin de un mensaje de datos. Se entender que un mensaje de datos proviene del
iniciador, cuando ste ha sido enviado por:
1. El propio iniciador.
2. Por alguna persona facultada para actuar en nombre del iniciador respecto de ese mensaje, o
3. Por un sistema de informacin programado por el iniciador o en su nombre para que opere
automticamente.
Artculo 17. Presuncin del origen de un mensaje de datos. Se presume que un mensaje de datos
ha sido enviado por el iniciador, cuando:
1. Haya aplicado en forma adecuada el procedimiento acordado previamente con el iniciador, para
establecer que el mensaje de datos provena efectivamente de ste, o
2. El mensaje de datos que reciba el destinatario resulte de los actos de una persona cuya relacin con el
iniciador, o con algn mandatario suyo, le haya dado acceso a algn mtodo utilizado por el iniciador para
identificar un mensaje de datos como propio.
Artculo 18. Concordancia del mensaje de datos enviado con el mensaje de datos recibido.
Siempre que un mensaje de datos provenga del iniciador o que se entienda que proviene de l, o siempre
que el destinatario tenga derecho a actuar con arreglo a este supuesto, en las relaciones entre el iniciador
y el destinatario, este ltimo tendr derecho a considerar que el mensaje de datos recibido corresponde al
que quera enviar el iniciador, y podr proceder en consecuencia.
El destinatario no gozar de este derecho si saba o hubiera sabido, de haber actuado con la debida
diligencia o de haber aplicado algn mtodo convenido, que la transmisin haba dado lugar a un error en
el mensaje de datos recibido.
Artculo 19. Mensajes de datos duplicados. Se presume que cada mensaje de datos recibido es un
mensaje de datos diferente, salvo en la medida en que duplique otro mensaje de datos, y que el
destinatario sepa, o debiera saber, de haber actuado con la debida diligencia o de haber aplicado algn
mtodo convenido, que el nuevo mensaje de datos era un duplicado.
Artculo 20. Acuse de recibo. Si al enviar o antes de enviar un mensaje de datos, el iniciador solicita o
acuerda con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, pero no se ha acordado entre
stos una forma o mtodo determinado para efectuarlo, se podr acusar recibo mediante:
a) Toda comunicacin del destinatario, automatizada o no, o
b) Todo acto del destinatario que baste para indicar al iniciador que se ha recibido el mensaje de datos.
Si el iniciador ha solicitado o acordado con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, y
expresamente aqul ha indicado que los efectos del mensaje de datos estarn condicionados a la
recepcin de un acuse de recibo, se considerar que el mensaje de datos no ha sido enviado en tanto
que no se haya recepcionado el acuse de recibo.
Artculo 21. Presuncin de recepcin de un mensaje de datos. Cuando el iniciador recepcione acuse
recibo del destinatario, se presumir que ste ha recibido el mensaje de datos.

NORMATIVIDAD
Esa presuncin no implicar que el mensaje de datos corresponda al mensaje recibido. Cuando en el
acuse de recibo se indique que el mensaje de datos recepcionado cumple con los requisitos tcnicos
convenidos o enunciados en alguna norma tcnica aplicable, se presumir que ello es as.
Artculo 22. Efectos jurdicos. Los artculos 20 y 21 nicamente rigen los efectos relacionados con el
acuse de recibo. Las consecuencias jurdicas del mensaje de datos se regirn conforme a las normas
aplicables al acto o negocio jurdico contenido en dicho mensaje de datos.
Artculo 23. Tiempo del envo de un mensaje de datos. De no convenir otra cosa el iniciador y el
destinatario, el mensaje de datos se tendr por expedido cuando ingrese en un sistema de informacin
que no est bajo control del iniciador o de la persona que envi el mensaje de datos en nombre de ste.
Artculo 24. Tiempo de la recepcin de un mensaje de datos. De no convenir otra cosa el iniciador y
el destinatario, el momento de la recepcin de un mensaje de datos se determinar como sigue:
a) Si el destinatario ha designado un sistema de informacin para la recepcin de mensaje de datos, la
recepcin tendr lugar:
1. En el momento en que ingrese el mensaje de datos en el sistema de informacin designado; o
2. De enviarse el mensaje de datos a un sistema de informacin del destinatario que no sea el sistema de
informacin designado, en el momento en que el destinatario recupere el mensaje de datos;
b) Si el destinatario no ha designado un sistema de informacin, la recepcin tendr lugar cuando el
mensaje de datos ingrese a un sistema de informacin del destinatario.
Lo dispuesto en este artculo ser aplicable aun cuando el sistema de informacin est ubicado en lugar
distinto de donde se tenga por recibido el mensaje de datos conforme al artculo siguiente.
Artculo 25. Lugar del envo y recepcin del mensaje de datos. De no convenir otra cosa el iniciador
y el destinatario, el mensaje de datos se tendr por expedido en el lugar donde el iniciador tenga su
establecimiento y por recibido en el lugar donde el destinatario tenga el suyo. Para los fines del presente
artculo:
a) Si el iniciador o destinatario tienen ms de un establecimiento, su establecimiento ser el que guarde
una relacin ms estrecha con la operacin subyacente o, de no haber una operacin subyacente, su
establecimiento principal;
b) Si el iniciador o el destinatario no tienen establecimiento, se tendr en cuenta su lugar de residencia
habitual.
PARTE II
COMERCIO ELECTRONICO EN MATERIA DE TRANSPORTE DE MERCANCIAS
Artculo 26. Actos relacionados con los contratos de transporte de mercancas. Sin perjuicio de lo
dispuesto en la parte I de la presente ley, este captulo ser aplicable a cualquiera de los siguientes actos
que guarde relacin con un contrato de transporte de mercancas, o con su cumplimiento, sin que la lista
sea taxativa:
a) I. Indicacin de las marcas, el nmero, la cantidad o el peso de las mercancas.
II. Declaracin de la naturaleza o valor de las mercancas.
III. Emisin de un recibo por las mercancas.

NORMATIVIDAD
IV. Confirmacin de haberse completado el embarque de las mercancas;
b) I. Notificacin a alguna persona de las clusulas y condiciones del contrato.
II. Comunicacin de instrucciones al transportador;
c) I. Reclamacin de la entrega de las mercancas.
II. Autorizacin para proceder a la entrega de las mercancas.
III. Notificacin de la prdida de las mercancas o de los daos que hayan sufrido;
d) Cualquier otra notificacin o declaracin relativas al cumplimiento del contrato;
e) Promesa de hacer entrega de las mercancas a la persona designada o a una persona autorizada para
reclamar esa entrega;
f) Concesin, adquisicin, renuncia, restitucin, transferencia o negociacin de algn derecho sobre
mercancas;
g) Adquisicin o transferencia de derechos y obligaciones con arreglo al contrato.
Artculo 27. Documentos de transporte. Con sujecin a lo dispuesto en el inciso 3 del presente
artculo, en los casos en que la ley requiera que alguno de los actos enunciados en el artculo 26 se lleve
a cabo por escrito o mediante documento emitido en papel, ese requisito quedar satisfecho cuando el
acto se lleve a cabo por medio de uno o ms mensajes de datos.
El inciso anterior ser aplicable, tanto si el requisito en l previsto est expresado en forma de obligacin
o si la ley simplemente prev consecuencias en el caso de que no se lleve a cabo el acto por escrito o
mediante un documento emitido en papel.
Cuando se conceda algn derecho a una persona determinada y a ninguna otra, o sta adquiera alguna
obligacin, y la ley requiera que, para que ese acto surta efecto, el derecho o la obligacin hayan de
transferirse a esa persona mediante el envo o utilizacin de un documento emitido en papel, ese
requisito quedar satisfecho si el derecho o la obligacin se transfiere mediante la utilizacin de uno o
ms mensajes de datos, siempre que se emplee un mtodo confiable para garantizar la singularidad de
ese mensaje o esos mensajes de datos.
Para los fines del inciso tercero, el nivel de confiabilidad requerido ser determinado a la luz de los fines
para los que se transfiri el derecho o la obligacin y de todas las circunstancias del caso, incluido
cualquier acuerdo pertinente.
Cuando se utilicen uno o ms mensajes de datos para llevar a cabo alguno de los actos enunciados en
los incisos f) y g) del artculo 26, no ser vlido ningn documento emitido en papel para llevar a cabo
cualquiera de esos actos, a menos que se haya puesto fin al uso de mensajes de datos para sustituirlo
por el de documentos emitidos en papel. Todo documento con soporte en papel que se emita en esas
circunstancias deber contener una declaracin en tal sentido. La sustitucin de mensajes de datos por
documentos emitidos en papel no afectar los derechos ni las obligaciones de las partes.
Cuando se aplique obligatoriamente una norma jurdica a un contrato de transporte de mercancas que
est consignado, o del que se haya dejado constancia en un documento emitido en papel, esa norma no
dejar de aplicarse, a dicho contrato de transporte de mercancas del que se haya dejado constancia en
uno o ms mensajes de datos por razn de que el contrato conste en ese mensaje o esos mensajes de
datos en lugar de constar en documentos emitidos en papel.
PARTE III

NORMATIVIDAD
FIRMAS DIGITALES, CERTIFICADOS Y ENTIDADES DE CERTIFICACION
CAPITULO I
Firmas digitales
Artculo 28. Atributos jurdicos de una firma digital. Cuando una firma digital haya sido fijada en un
mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tena la intencin de acreditar ese mensaje de
datos y de ser vinculado con el contenido del mismo.
Pargrafo. El uso de una firma digital tendr la misma fuerza y efectos que el uso de una firma
manuscrita, si aqulla incorpora los siguientes atributos:
1. Es nica a la persona que la usa.
2. Es susceptible de ser verificada.
3. Est bajo el control exclusivo de la persona que la usa.
4. Est ligada a la informacin o mensaje, de tal manera que si stos son cambiados, la firma digital es
invalidada.
5. Est conforme a las reglamentaciones adoptadas por el Gobierno Nacional.
CAPITULO II
Entidades de certificacin
Artculo 29. Caractersticas y requerimientos de las entidades de certificacin. Podrn ser
entidades de certificacin, las personas jurdicas, tanto pblicas como privadas, de origen nacional o
extranjero y las cmaras de comercio, que previa solicitud sean autorizadas por la Superintendencia de
Industria y Comercio y que cumplan con los requerimientos establecidos por el Gobierno Nacional, con
base en las siguientes condiciones:
a) Contar con la capacidad econmica y financiera suficiente para prestar los servicios autorizados como
entidad de certificacin;
b) Contar con la capacidad y elementos tcnicos necesarios para la generacin de firmas digitales, la
emisin de certificados sobre la autenticidad de las mismas y la conservacin de mensajes de datos en
los trminos establecidos en esta ley;
c) Los representantes legales y administradores no podrn ser personas que hayan sido condenadas a
pena privativa de la libertad, excepto por delitos polticos o culposos; o que hayan sido suspendidas en el
ejercicio de su profesin por falta grave contra la tica o hayan sido excluidas de aqulla. Esta inhabilidad
estar vigente por el mismo perodo que la ley penal o administrativa seale para el efecto.
Artculo 30. Actividades de las entidades de certificacin. Las entidades de certificacin autorizadas
por la Superintendencia de Industria y Comercio para prestar sus servicios en el pas, podrn realizar,
entre otras, las siguientes actividades:
1. Emitir certificados en relacin con las firmas digitales de personas naturales o jurdicas.
2. Emitir certificados sobre la verificacin respecto de la alteracin entre el envo y recepcin del mensaje
de datos.

NORMATIVIDAD
3. Emitir certificados en relacin con la persona que posea un derecho u obligacin con respecto a los
documentos enunciados en los literales f) y g) del artculo 26 de la presente ley.
4. Ofrecer o facilitar los servicios de creacin de firmas digitales certificadas.
5. Ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronolgico en la generacin, transmisin y
recepcin de mensajes de datos.
6. Ofrecer los servicios de archivo y conservacin de mensajes de datos.
Artculo 31. Remuneracin por la prestacin de servicios. La remuneracin por los servicios de las
entidades de certificacin sern establecidos libremente por stas.
Artculo 32. Deberes de las entidades de certificacin. Las entidades de certificacin tendrn, entre
otros, los siguientes deberes:
a) Emitir certificados conforme a lo solicitado o acordado con el suscriptor;
b) Implementar los sistemas de seguridad para garantizar la emisin y creacin de firmas digitales, la
conservacin y archivo de certificados y documentos en soporte de mensaje de datos;
c) Garantizar la proteccin, confidencialidad y debido uso de la informacin suministrada por el suscriptor;
d) Garantizar la prestacin permanente del servicio de entidad de certificacin;
e) Atender oportunamente las solicitudes y reclamaciones hechas por los suscriptores;
f) Efectuar los avisos y publicaciones conforme a lo dispuesto en la ley;
g) Suministrar la informacin que le requieran las entidades administrativas competentes o judiciales en
relacin con las firmas digitales y certificados emitidos y en general sobre cualquier mensaje de datos que
se encuentre bajo su custodia y administracin;
h) Permitir y facilitar la realizacin de las auditorias por parte de la Superintendencia de Industria y
Comercio;
i) Elaborar los reglamentos que definen las relaciones con el suscriptor y la forma de prestacin del
servicio;
j) Llevar un registro de los certificados.
Artculo 33. Terminacin unilateral. Salvo acuerdo entre las partes, la entidad de certificacin podr
dar por terminado el acuerdo de vinculacin con el suscriptor dando un preaviso no menor de noventa
(90) das. Vencido este trmino, la entidad de certificacin revocar los certificados que se encuentren
pendientes de expiracin.
Igualmente, el suscriptor podr dar por terminado el acuerdo de vinculacin con la entidad de certificacin
dando un preaviso no inferior a treinta (30) das.
Artculo 34. Cesacin de actividades por parte de las entidades de certificacin. Las entidades de
certificacin autorizadas pueden cesar en el ejercicio de actividades, siempre y cuando hayan recibido
autorizacin por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPITULO III

NORMATIVIDAD
Certificados
Artculo 35. Contenido de los certificados. Un certificado emitido por una entidad de certificacin
autorizada, adems de estar firmado digitalmente por sta, debe contener por lo menos lo siguiente:
1. Nombre, direccin y domicilio del suscriptor.
2. Identificacin del suscriptor nombrado en el certificado.
3. El nombre, la direccin y el lugar donde realiza actividades la entidad de certificacin.
4. La clave pblica del usuario.
5. La metodologa para verificar la firma digital del suscriptor impuesta en el mensaje de datos.
6. El nmero de serie del certificado.
7. Fecha de emisin y expiracin del certificado.
Artculo 36. Aceptacin de un certificado. Salvo acuerdo entre las partes, se entiende que un
suscriptor ha aceptado un certificado cuando la entidad de certificacin, a solicitud de ste o de una
persona en nombre de ste, lo ha guardado en un repositorio.
Artculo 37. Revocacin de certificados. El suscriptor de una firma digital certificada, podr solicitar a
la entidad de certificacin que expidi un certificado, la revocacin del mismo. En todo caso, estar
obligado a solicitar la revocacin en los siguientes eventos:
1. Por prdida de la clave privada.
2. La clave privada ha sido expuesta o corre peligro de que se le d un uso indebido.
Si el suscriptor no solicita la revocacin del certificado en el evento de presentarse las anteriores
situaciones, ser responsable por las prdidas o perjuicios en los cuales incurran terceros de buena fe
exenta de culpa que confiaron en el contenido del certificado.
Una entidad de certificacin revocar un certificado emitido por las siguientes razones:
1. A peticin del suscriptor o un tercero en su nombre y representacin.
2. Por muerte del suscriptor.
3. Por liquidacin del suscriptor en el caso de las personas jurdicas.
4. Por la confirmacin de que alguna informacin o hecho contenido en el certificado es falso.
5. La clave privada de la entidad de certificacin o su sistema de seguridad ha sido comprometido de
manera material que afecte la confiabilidad del certificado.
6. Por el cese de actividades de la entidad de certificacin, y
7. Por orden judicial o de entidad administrativa competente.
Artculo 38. Trmino de conservacin de los registros. Los registros de certificados expedidos por
una entidad de certificacin deben ser conservados por el trmino exigido en la ley que regule el acto o
negocio jurdico en particular.
CAPITULO IV

NORMATIVIDAD
Suscriptores de firmas digitales
Artculo 39. Deberes de los suscriptores. Son deberes de los suscriptores:
1. Recibir la firma digital por parte de la entidad de certificacin o generarla, utilizando un mtodo
autorizado por sta.
2. Suministrar la informacin que requiera la entidad de certificacin.
3. Mantener el control de la firma digital.
4. Solicitar oportunamente la revocacin de los certificados.
Artculo 40. Responsabilidad de los suscriptores. Los suscriptores sern responsables por la
falsedad, error u omisin en la informacin suministrada a la entidad de certificacin y por el
incumplimiento de sus deberes como suscriptor.
CAPITULO V
Superintendencia de Industria y Comercio
Artculo 41. Funciones de la Superintendencia. La Superintendencia de Industria y Comercio ejercer
las facultades que legalmente le han sido asignadas respecto de las entidades de certificacin, y
adicionalmente tendr las siguientes funciones:
1. Autorizar la actividad de las entidades de certificacin en el territorio nacional.
2. Velar por el funcionamiento y la eficiente prestacin del servicio por parte de las entidades de
certificacin.
3. Realizar visitas de auditoria a las entidades de certificacin.
4. Revocar o suspender la autorizacin para operar como entidad de certificacin.
5. Solicitar la informacin pertinente para el ejercicio de sus funciones.
6. Imponer sanciones a las entidades de certificacin en caso de incumplimiento de las obligaciones
derivadas de la prestacin del servicio.
7. Ordenar la revocacin de certificados cuando la entidad de certificacin los emita sin el cumplimiento
de las formalidades legales.
8. Designar los repositorios y entidades de certificacin en los eventos previstos en la ley.
9. Emitir certificados en relacin con las firmas digitales de las entidades de certificacin.
10. Velar por la observancia de las disposiciones constitucionales y legales sobre la promocin de la
competencia y prcticas comerciales restrictivas, competencia desleal y proteccin del consumidor, en los
mercados atendidos por las entidades de certificacin.
11. Impartir instrucciones sobre el adecuado cumplimiento de las normas a las cuales deben sujetarse las
entidades de certificacin.
Artculo 42. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con el debido proceso
y el derecho de defensa, podr imponer segn la naturaleza y la gravedad de la falta, las siguientes
sanciones a las entidades de certificacin:

NORMATIVIDAD
1. Amonestacin.
2. Multas institucionales hasta por el equivalente a dos mil (2.000) salarios mnimos legales mensuales
vigentes, y personales a los administradores y representantes legales de las entidades de certificacin,
hasta por trescientos (300) salarios mnimos legales mensuales vigentes, cuando se les compruebe que
han autorizado, ejecutado o tolerado conductas violatorias de la ley.
3. Suspender de inmediato todas o algunas de las actividades de la entidad infractora.
4. Prohibir a la entidad de certificacin infractora prestar directa o indirectamente los servicios de entidad
de certificacin hasta por el trmino de cinco (5) aos.
5. Revocar definitivamente la autorizacin para operar como entidad de certificacin.
CAPITULO VI
Disposiciones varias
Artculo 43. Certificaciones recprocas. Los certificados de firmas digitales emitidos por entidades de
certificacin extranjeras, podrn ser reconocidos en los mismos trminos y condiciones exigidos en la ley
para la emisin de certificados por parte de las entidades de certificacin nacionales, siempre y cuando
tales certificados sean reconocidos por una entidad de certificacin autorizada que garantice en la misma
forma que lo hace con sus propios certificados, la regularidad de los detalles del certificado, as como su
validez y vigencia.
Artculo 44. Incorporacin por remisin. Salvo acuerdo en contrario entre las partes, cuando en un
mensaje de datos se haga remisin total o parcial a directrices, normas, estndares, acuerdos, clusulas,
condiciones o trminos fcilmente accesibles con la intencin de incorporarlos como parte del contenido o
hacerlos vinculantes jurdicamente, se presume que esos trminos estn incorporados por remisin a ese
mensaje de datos. Entre las partes y conforme a la ley, esos trminos sern jurdicamente vlidos como
si hubieran sido incorporados en su totalidad en el mensaje de datos.
PARTE IV
REGLAMENTACION Y VIGENCIA
Artculo 45. La Superintendencia de Industria y Comercio contar con un trmino adicional de doce (12)
meses, contados a partir de la publicacin de la presente ley, para organizar y asignar a una de sus
dependencias la funcin de inspeccin, control y vigilancia de las actividades realizadas por las entidades
de certificacin, sin perjuicio de que el Gobierno Nacional cree una unidad especializada dentro de ella
para tal efecto.
Artculo 46. Prevalencia de las leyes de proteccin al consumidor. La presente ley se aplicar sin
perjuicio de las normas vigentes en materia de proteccin al consumidor.
Artculo 47. Vigencia y derogatoria. La presente ley rige desde la fecha de su publicacin y deroga las
disposiciones que le sean contrarias.

NORMATIVIDAD
NORMAS QUE REGULAN LA PRODUCCIN, TRMITE Y CONSERVACIN DE DOCUMENTOS DE
ARCHIVO
CDIGO DE COMERCIO
Art. 52 Inventario y Balance General
Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al ao, todo comerciante elaborar un
inventario y un balance general que permita conocer de manera clara y completa la situacin de su
patrimonio.

Art. 60. (Volver Contabilidad) (Volver Gerencia General)

(Volver Crdito)

(Volver Secretaria General) (Volver Tesoreria) (Volver Administrativo)

(Volver Garantas) (Volver Inversiones)

Los libros y papeles a que se refiere este captulo debern ser conservados cuando menos por diez aos,
contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante.
Transcurrido este lapso, podrn ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio
tcnico adecuado garantice su reproduccin exacta. Adems, ante la Cmara de Comercio donde fueron
registrados los libros se verificar la exactitud de la reproduccin de la copia, y el secretario de la misma
firmar acta en la que anotar los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su
reproduccin. Cuando se expida copia de un documento conservado como se prev en este Art., se har
constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.
Reserva y exhibicin de libros de comercio
Art. 61.- Los libros y papeles del comerciante no podrn examinarse por personas distintas de sus
propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los fines indicados en la Constitucin Nacional y
mediante orden de autoridad competente.
Lo dispuesto en este artculo no restringir el derecho de inspeccin que confiere la ley a los asociados
sobre libros y papeles de las compaas comerciales, ni el que corresponda a quienes cumplan funciones
de vigilancia o auditoria en las mismas.
Art. 845. La oferta o propuesta, esto es, el proyecto de negocio jurdico que una persona formule a otra,
deber contener los elementos esenciales del negocio y ser comunicada al destinatario. Se entender
que la propuesta ha sido comunicada cuando se utilice cualquier medio adecuado para hacerla conocer
del destinatario.
Art. 864. El contrato es un acuerdo de dos o ms partes para constituir, regular o extinguir entre ellas
una relacin jurdica patrimonial, y, salvo estipulacin en contrario, se entender celebrado en el lugar de
residencia del proponente y en el momento en que ste reciba la aceptacin de la propuesta. Se
presumir que el oferente ha recibido la aceptacin cuando el destinatario pruebe la remisin de ella
dentro de los trminos fijados por los artculos 850 y 851.
Art. 968.- El suministro es el contrato por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestacin,
a cumplir en favor de otra, en forma independiente, prestaciones peridicas o continuadas de cosas o
servicios.
Art. 969.- Para establecer la cuanta del suministro si las partes no lo hubieren fijado en cantidad
determinada o sealado las bases para determinarla, se aplicarn las siguientes reglas:
1. Si las partes han fijado un lmite mximo y uno mnimo para el total del suministro o para cada
prestacin, corresponder al consumidor determinar, dentro de tales lmites, la cuanta del suministro;
2. Si las partes han fijado solamente un lmite mximo corresponder al consumidor determinar la
cuanta, sin exceder dicho mximo;

NORMATIVIDAD
3. Si las partes se remiten a la capacidad de consumo o a las necesidades ordinarias y sealan un
mnimo, el consumidor podr exigir las cantidades que su capacidad de consumo u ordinarias
necesidades le impongan, pero estar obligado a recibir el mnimo fijado. Por su parte el proveedor
deber prestar dichas cantidades o el mnimo, segn el caso, y
4. Cuando la cuanta del suministro no haya sido determinada, se entender que las partes han pactado
aquella que corresponda al ordinario consumo o a las normales necesidades del consumidor, salvo la
existencia de costumbre en contrario.
Pargrafo.- La capacidad o la necesidad ordinarias de consumo sern las existentes en el momento de
efectuarse el pedido.
Art. 970.- Si las partes no sealan el precio del suministro, en el todo o para cada prestacin, o no fijan
en el contrato la manera de determinarlo sin acudir a un nuevo acuerdo de voluntades, se presumir que
aceptan el precio medio que las cosas o servicios suministrados tengan en el lugar y el da del
cumplimiento de cada prestacin, o en el domicilio del consumidor, si las partes se encuentran en lugares
distintos. En caso de mora del proveedor, se tomar el precio del da en que haya debido cumplirse la
prestacin.
Si las partes sealan precio para una prestacin, se presumir que convienen igual precio para las dems
de la misma especie.
Art. 971.- Si el suministro es de carcter peridico, el precio correspondiente deber por cada prestacin
y en proporcin a su cuanta, y deber pagarse en el acto, salvo acuerdo en contrario de las partes.
Si el suministro es de carcter continuo, el precio deber pagarse de conformidad con la costumbre, si las
partes nada acuerdan sobre el particular. El suministro diario se tendr por continuo.
Art. 972.- Si las partes fijan el plazo para cada prestacin no podr ser variado por voluntad de una sola.
Cuando se deje a una de las partes el sealamiento de la poca en que cada prestacin debe efectuarse,
estar obligada a dar preaviso prudencial a la otra de la fecha en que debe cumplirse la correspondiente
prestacin.
Si las partes tuvieren diferencias sobre la oportunidad del preaviso el caso se decidir por el
procedimiento verbal con intervencin de peritos.*
*Modificado. Cdigo de Procedimiento Civil.
Art. 973.- El incumplimiento de una de las partes relativo a alguna de las pretensiones, conferir derecho
a la otra para dar por terminado el contrato, cundo ese incumplimiento le haya ocasionado perjuicios
graves o tenga cierta importancia capaz por s solo de mermar la confianza de esa parte en la exactitud
de la otra para hacer los suministros sucesivos.
En ningn caso el que efecta el suministro podr poner fin al mismo, sin dar aviso al consumidor como
se prev en el artculo precedente.
Lo dispuesto en este artculo no priva al contratante perjudicado por incumplimiento del otro de su
derecho a pedir la indemnizacin de perjuicios a justa tasacin.
Art. 974.- El pacto por el cual la parte que percibe el suministro se obliga a preferir al proveedor para
concluir un contrato posterior sobre el mismo objeto, se sujetar a lo dispuesto en el artculo 862 .
La preferencia puede tambin pactarse en favor de la parte que percibe el suministro.
Art. 975.- Derogado. Ley 254 de 1996, Art. 33

NORMATIVIDAD
Art. 976.- Derogado. Ley 254 de 1996, Art. 33
Art. 977.- Si no se hubiere estipulado la duracin del suministro, cualquiera de las partes podr dar por
terminado el contrato, dando a la otra preaviso en el trmino pactado o en el establecido por la costumbre
o, en su defecto, con una anticipacin acorde con la naturaleza del suministro.
Art. 978.- Cuando la prestacin que es objeto del suministro est regulada por el Gobierno, el precio y las
condiciones del contrato se sujetarn a los respectivos reglamentos.
Art. 979.- Las personas que presten servicios pblicos o tengan un monopolio de hecho o de derecho no
podrn suspender el suministro a los consumidores que no estn en mora, ni an con preaviso, sin
autorizacin del gobierno.
Art. 980.- Se aplicarn al suministro, en cuanto sean compatibles con las disposiciones precedentes las
reglas que regulan los contratos a que correspondan las prestaciones aisladas.
Art. 981.- Modificado. Decreto 01 de 1990, Art. 1. El transporte es un contrato por medio del cual una de
las partes se obliga para con la otra, a cambio de un precio a conducir de un lugar a otro, por
determinado medio y en el plazo fijado, personas o cosas y entregar stas al destinatario.
El contrato de transporte se perfecciona por el solo acuerdo de las partes y se prueba conforme a las
reglas legales.
En el evento en que el contrato o alguna de sus clusulas sea ineficaz y se hayan ejecutado
prestaciones, se podr solicitar la intervencin del juez a fin de que impida que una parte se enriquezca a
expensas de la otra.
LEY 43 DE 1990
NORMAS DE AUDITORA DE GENERAL ACEPTACIN
Papeles de trabajo
Art. 116. Los papeles de trabajo comprenden la totalidad de los documentos preparados o recibidos por
el contador pblico, de manera que, en conjunto, constituyen un compendio de la informacin utilizada y
de las pruebas efectuadas en la ejecucin de su trabajo, junto con las decisiones que ha debido tomar
para llegar a formarse su opinin.
Art. 117. Los contadores pblicos deben establecer y conservar los documentos de trabajo que puedan
constituir las debidas pruebas de su actuacin, encaminadas a formar su opinin sobre las cuentas que
hayan examinado.
Art. 118. Los papeles deben prepararse a medida que se completa el trabajo de la auditoria, y han de ser
lo suficientemente detallados y claros para permitir a un contador pblico sin previo conocimiento de la
auditoria en cuestin seguir las incidencias del mismo.

DECRETO 2649 DE 1993

(Diciembre 29)
Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o
normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia

NORMATIVIDAD
ARTICULO 134. CONSERVACION Y DESTRUCCION DE LOS LIBROS. Los entes econmicos deben
conservar debidamente ordenados los libros de contabilidad, de actas, de registro de aportes, los
comprobantes de las cuentas, los soportes de contabilidad y la correspondencia relacionada con sus
operaciones.
Salvo lo dispuesto en normas especiales, los documentos que deben conservarse pueden destruirse
despus de veinte (20) aos contados desde el cierre de aqullos o la fecha del ltimo asiento,
documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproduccin por cualquier medio
tcnico, pueden destruirse transcurridos diez (10) aos. El liquidador de las sociedades comerciales debe
conservar los libros y papeles por el trmino de cinco (5) aos, contados a partir de la aprobacin de la
cuenta final de liquidacin.
Tratndose de comerciantes, para diligenciar el acta de destruccin de los libros y papeles de que trata el
artculo 60 del Cdigo de Comercio, debe acreditarse ante la Cmara de Comercio, por cualquier medio
de prueba, la exactitud de la reproduccin de las copias de los libros y papeles destruidos.
(Volver Contabilidad) (Volver Secretaria General) (Volver Tesoreria) (Volver Crdito) (Volver Garantas) (Volver Inversiones)

LEY 795 DE 2003

(enero 14)
Por la cual se ajustan algunas normas del Estatuto Orgnico del Sistema
Financiero y se dictan otras disposiciones.
Artculo 22. EXEQUIBLE. El artculo 96 del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero quedar as:
"Artculo 96. Conservacin de archivos y documentos. Los libros y papeles de las instituciones vigiladas
por la Superintendencia Bancaria debern conservarse por un perodo no menor de cinco aos (5) aos,
desde la fecha del respectivo asiento, sin perjuicio de los trminos establecidos en normas especiales.
Vencido este lapso, podrn ser destruidos siempre que, por cualquier medio tcnico adecuado, se
garantice su reproduccin exacta.
(Volver Contabilidad)

(Volver Secretaria General) (Volver Tesoreria) (Volver Crdito) (Volver Garantas) (Volver Inversiones)

SUPERINTENDENCIA BANCARIA DE COLOMBIA

CAPITULO DECIMO PRIMERO: REGLAS RELATIVAS AL SISTEMA INTEGRAL EN LA
PREVENCIN Y CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS

5. Reglas sobre la conservacin de documentos

5.1. Con el propsito de garantizar un mayor grado de colaboracin con las autoridades, las entidades
deben conservar los documentos y registros relativos al cumplimiento de las normas sobre prevencin
y control del lavado por el trmino establecido en el artculo 96 EOSF.
Al cabo de este lapso pueden ser destruidos, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:

Que no medie solicitud de entrega de los mismos formulada por autoridad competente.

NORMATIVIDAD

Que se conserven en un medio tcnico que garantice su posterior reproduccin exacta y la

preservacin de su valor probatorio, conforme lo previsto en los decretos nmeros 2527 de 1950,
3354 de 1954 y 2620 de 1993 y en el artculo 12 de la Ley 527 de 1999.

5.2. En los casos de fusin la entidad absorbente debe garantizar la continuidad en el estricto
cumplimiento de esta disposicin.
5.3. En caso de liquidacin corresponde al liquidador adoptar las medidas necesarias para garantizar el
archivo y proteccin de estos documentos, de acuerdo con lo sealado en el numeral 21 del artculo 5
del Decreto 2418 de 1999.

5.4. Respecto de los documentos que soportan la decisin de determinar una operacin
como sospechosa, la entidad debe disponer la conservacin centralizada, secuencial y
cronolgica de tales documentos con las debidas seguridades, junto con el respectivo
reporte a la UIAF, con el propsito de hacerlos llegar en forma completa y oportuna a las
autoridades cuando estas los soliciten.
5.5. En cuanto a los formularios establecidos en el numeral 1 del artculo 103 EOSF, las entidades
vigiladas los deben conservar debidamente organizados por orden alfabtico y cronolgico a
disposicin de las autoridades. La informacin debe reposar como mnimo en la oficina de radicacin
durante los primeros tres (3) aos sin perjuicio del deber de conservacin de documentos establecido
en el presente numeral. La informacin contenida en estos formularios debe organizarse internamente
en forma centralizada en una base datos por orden alfabtico, nmero de identificacin y por oficina,
de manera que permita atender de forma inmediata los requerimientos de las autoridades y sea
utilizada eficientemente por cada entidad para la deteccin de operaciones inusuales y sospechosas.
5.6. En cuanto a la exoneracin de clientes del diligenciamiento del formulario de transacciones en
efectivo, copia del estudio mediante el cual se compruebe la existencia de las condiciones de
exoneracin debe ser archivado por el Oficial del cumplimiento de manera centralizada. El original del
estudio acompaado de los respectivos soportes puede reposar en la correspondiente oficina.
(Volver Secretaria General)

BOLETIN 09 - OCTUBRE - NOVIEMBRE DE 2003

2. CONCEPTOS
2.1. CONCEPTOS DE LA SUPERINTENDENCIA DE VALORES
2.1.1. TITULOS VALORES Tiempo de Conservacin.- No hay norma especial expedida por la Sala
General de la Superintendencia de Valores y por el Superintendente de Valores que determine el tiempo
de conservacin de los documentos negociados en el mercado de valores. Los ttulos valores, se
conservaran en la medida que sirvan para demostrar el derecho consignado en los mismos, pero al
momento que se extinga dicho derecho podr destruirse, puesto que pierde su valor instrumental.
Comercio Electrnico Conservacin de Documentos.- Las normas de comercio electrnico
establecen que la conservacin de los mensajes de datos, y documentos, de los libros y papeles del
comerciante podrn efectuarse en cualquier medio tcnico que garantice su reproduccin exacta, y en
consecuencia se concluye que ya no es necesaria la conservacin del medio fsico por 10 aos, como
venia sucediendo; basta la conservacin con base en un medio tcnico que garantice su reproduccin
exacta.
(Volver Secretaria General)

NORMATIVIDAD

ESTATUTO ORGANICO DEL SISTEMA FINANCIERO

PARTE TERCERA
Captulo XIII
ARTCULO 96. Los establecimientos bancarios, las corporaciones financieras, las corporaciones de
ahorro y vivienda, las compaas de financiamiento comercial y las sociedades de servicios financieros
deben conservar las constancias de sus asientos definitivos y sus tiquetes de depsito por un perodo no
menor de seis (6) aos, desde la fecha del ltimo asiento.
(Volver Tesoreria) (Volver Inversiones)

DECRETO 1798 DE 1990

Art. 7. Libros de acciones. Las sociedades por acciones podrn llevar por medios mecanizados o
electrnicos el registro de acciones; no obstante, diariamente anotarn los movimientos de stas en un
libro auxiliar, con indicacin de los datos sealados en el inciso 2 del art. 195 del Cdigo de Comercio
que sean pertinentes para identificar adecuadamente el respectivo movimiento. Tales sociedades
consolidarn al final de cada ao calendario, en un libro debidamente registrado, los movimientos que
trata el inciso anterior.
Art. 31. Trmino de conservacin. Los libros y papeles de los comerciantes podrn destruirse
despus de veinte (20) aos, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del ltimo asiento,
documento o comprobante. No obstante, cuando se garantice su reproduccin por cualquier medio
tcnico, podrn destruirse transcurrido el trmino que trata el art. 60 del Cdigo de Comercio.
Art. 32. Acta de destruccin. Para diligenciar el acta de destruccin de libros y papeles del comerciante,
de que trata el art. 60 del Cdigo de Comercio, por cualquier medio de prueba, la exactitud de la
reproduccin de las copias de los libros y papeles destruidos.
Art. 33. Conservacin por el liquidador. El liquidador de una sociedad conservar sus libros y papeles
por el trmino de 5 aos, contados a partir de la aprobacin de la cuenta final de liquidacin. Para tal
efecto, deber crearse un fondo para atender los gastos de conservacin, guarda y destruccin.
(Volver)

LEY 06 de 1992
(junio 30)
Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir ttulos de
deuda pblica interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector pblico nacional y se dictan
otras disposiciones.
Art. 74. Valor probatorio de la impresin de imgenes pticas no modificables. Adicinase al
Estatuto Tributario con el siguiente Artculo:
Art. 771-1. Valor probatorio de la impresin de imgenes pticas no modificables. La reproduccin
impresa de imgenes pticas no modificables, efectuadas por la Unidad Administrativa Especial Direccin
de Impuestos Nacionales sobre documentos originales relacionados con los impuestos que administra,
corresponde a una de las clases de documentos sealados con el art. 251 del Cdigo de Procedimiento
Civil, con su correspondiente valor probatorio.

NORMATIVIDAD
(Volver)

LEY 270 DE 1996

(Marzo 7)
Estatutaria de la Administracin de Justicia
ARTICULO 95. TECNOLOGIA AL SERVICIO DE LA ADMINISTRACION DE JUSTICIA: El Consejo
Superior de la Judicatura debe propender por la incorporacin de tecnologa de avanzada al servicio de la
administracin de justicia. Esta accin se enfocar principalmente a mejorar la prctica de las pruebas, la
formacin, conservacin y reproduccin de los expedientes, la comunicacin entre los despachos y a
garantizar el funcionamiento razonable del sistema de informacin.
Los juzgados, tribunales y corporaciones judiciales podrn utilizar cualesquier medios tcnicos,
electrnicos, informticos y telemticos, para el cumplimiento de sus funciones.
Los documentos emitidos por los citados medios, cualquiera que sea su soporte, gozarn de la validez y
eficacia de un documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el
cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Los procesos que se tramiten con soporte informtico garantizarn la identificacin y el ejercicio de la
funcin jurisdiccional por el rgano que la ejerce, as como la confidencialidad, privacidad, y seguridad de
los datos de carcter personal que contengan en los trminos que establezca la ley.
(Volver Incomercio) (Volver Secretaria General)

CDIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO

ART. 54.Prueba del contrato. La existencia y condiciones del contrato de trabajo pueden acreditarse
por los medios probatorios ordinarios
Art. 264. Archivos de las empresas.
1. Las empresas obligadas al pago de la jubilacin deben conservar en sus archivos los datos que
permiten establecer de manera precisa el tiempo de servicio de los trabajadores y los salarios
devengados.
Cuando los archivos hayan desaparecido o cuando sea posible probar con ellos el tiempo de servicio o el
salario, es admisible para probarlos cualquier otra prueba reconocida por la Ley, la que debe producirse
ante el Juez de trabajo competente, a solicitud escrita del interesado y con intervencin de la empresa
respectiva
ARTICULO 162. Plan de Salud Obligatorio. El Sistema General de Seguridad Social de Salud crea las
condiciones de acceso a un Plan Obligatorio de Salud para todos los habitantes del territorio nacional
antes del ao 2001. Este Plan permitir la proteccin integral de las familias a la maternidad y
enfermedad general, en las fases de promocin y fomento de la salud y la prevencin, diagnostico,
tratamiento y rehabilitacin para todas las patologas, segn la intensidad de uso y los niveles de atencin
y complejidad que se definan.
Para los afiliados cotizantes segn las normas del rgimen contributivo, el contenido del Plan Obligatorio
de Salud que defina el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud ser el contemplado por el
Decreto-Ley 1650 de 1977 y sus reglamentaciones, incluyendo la provisin de medicamentos esenciales
en su presentacin genrica. Para los otros beneficiarios de la familia del cotizante el Plan Obligatorio de

NORMATIVIDAD
Salud ser similar al anterior pero en su financiacin concurrirn los pagos moderadores, especialmente
en el primer nivel de atencin, en los trminos del artculo 188 de la presente Ley.
Para los afiliados segn las normas del rgimen subsidiado, el Consejo Nacional de Seguridad Social en
Salud disear un programa para que sus beneficiarios alcancen e 1 Plan Obligatorio del Sistema
Contributivo. en forma progresiva antes del ao 2001. En su punto de partida, el plan incluir servicios de
salud del primer nivel por un valor equivalente al 50 % de la unidad de pago por capitacin del sistema
contributivo. Los servicios del segundo y tercer nivel se incorporarn progresivamente al plan de acuerdo
con su aporte a los aos de vida saludables.
PARAGRAFO 1. En el perodo de transicin, la poblacin del rgimen subsidiado obtendr los servicios
hospitalarios de mayor complejidad en los hospitales pblicos del subsector oficial de salud y en los de
los hospitales privados con los cuales el Estado tenga contrato de prestacin de servicios.
PARAGRAFO 2. Los servicios de salud incluidos en el Plan Obligatorio de Salud sern actualizados por
el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud, de acuerdo con los cambios en la estructura
demogrfica de la poblacin, el perfil epidemiolgico nacional, la tecnologa apropiada disponible en el
pas y las condiciones financieras del sistema.
PARAGRAFO 3. La Superintendencia Nacional de Salud verificar la conformidad de la prestacin del
Plan Obligatorio de Salud por cada Entidad Promotora de Salud en el territorio nacional con lo dispuesto
por el Consejo Nacional de Seguridad Social en Salud y el Gobierno Nacional.
PARAGRAFO 4. Toda Entidad Promotora de Salud reasegurar los riesgos derivados de la atencin de
enfermedades calificadas por el Consejo Nacional de Seguridad Social como de alto costo.
PARAGRAFO 5. Para la prestacin de los servicios del Plan Obligatorio de Salud, todas las Entidades
Promotoras de Salud establecern un sistema de referencia, y contrarreferencia para que el acceso a los
servicios de alta complejidad se realicen por el primer nivel de atencin, excepto en los servicios de
urgencias. El Gobierno Nacional, sin perjuicio del sistema que corresponde a las entidades territoriales,
establecer las normas.
ARTICULO 163. La Cobertura Familiar. El Plan de Salud Obligatorio de Salud tendr cobertura familiar.
Para estos efectos, sern beneficiarios del Sistema el (o la) cnyuge o el compaero o la compaera
permanente del afiliado cuya unin sea superior a 2 aos; los hijos menores de 18 aos de cualquiera de
los cnyuges, que haga parte del ncleo familiar y que dependan econmicamente de ste; los hijos
mayores de 18 aos con incapacidad permanente o aquellos que tengan menos de 25 aos, sean
estudiantes con dedicacin exclusiva y dependan econmicamente del afiliado. A falta de cnyuge,
compaero o compaera permanente, e hijos con derecho, la cobertura familiar podr extenderse a los
padres del afiliado no pensionados que dependan econmicamente de ste.
PARAGRAFO 1. El Gobierno Nacional reglamentar la inclusin de los hijos que, por su incapacidad
permanente, hagan parte de la cobertura familiar.
PARAGRAFO 2. Todo nio que nazca despus de la vigencia de la presente Ley quedar
automticamente como beneficiario de la Entidad Promotora de Salud a la cual est afiliada su madre. El
Sistema General de Seguridad Social en Salud reconocer a la Entidad Promotora de Salud la Unidad de
Pago por Capitacin correspondiente, de conformidad con lo previsto en el artculo 161 de la presente
Ley.
(Volver Gestin Humana)

NORMATIVIDAD

DECRETO NMERO 1145 DE 2004

14/04/2004
CAPITULO II
Artculo 12. Guarda y custodia de las hojas de vida. Las hojas de vida de los empleados pblicos, de
los trabajadores oficiales y de los contratistas de prestacin de servicios permanecern en la unidad de
personal o de contratos, o en la que haga sus veces, de la correspondiente entidad u organismo, an
despus del retiro o de la terminacin del contrato y su custodia ser responsabilidad del jefe de la unidad
respectiva, siguiendo los lineamientos dados en las normas vigentes sobre la materia.
(Volver Nmina)

MINISTERIO DE SALUD
RESOLUCION 1995 DE 1999
(Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clnica )
ARTICULO 12. OBLIGATORIEDAD DEL ARCHIVO. Todos los prestadores de servicios de salud, deben
tener un archivo nico de historias clnicas en las etapas de archivo de gestin, central e histrico, el cual
ser organizado y prestar los servicios pertinentes guardando los principios generales establecidos en el
Acuerdo 07 de 1994, referente al Reglamento General de Archivos, expedido por el Archivo General de la
Nacin y dems normas que lo modifiquen o adicionen.
ARTICULO 13. CUSTODIA DE LA HISTORIA CLNICA. La custodia de la historia clnica estar a cargo
del prestador de servicios de salud que la gener en el curso de la atencin, cumpliendo los
procedimientos de archivo sealados en la presente resolucin, sin perjuicio de los sealados en otras
normas legales vigentes. El prestador podr entregar copia de la historia clnica al usuario o a su
representante legal cuando este lo solicite, para los efectos previstos en las disposiciones legales
vigentes.
PARAGRAFO 1o. Del traslado entre prestadores de servicios de salud de la historia clnica de un usuario,
debe dejarse constancia en las actas de entrega o de devolucin, suscritas por los funcionarios
responsables de las entidades encargadas de su custodia.
PARAGRAFO 2o. En los eventos en que existan mltiples historias clnicas, el prestador que requiera
informacin contenida en ellas, podr solicitar copia al prestador a cargo de las mismas, previa
autorizacin del usuario o su representante legal.
PARAGRAFO 3o. En caso de liquidacin de una Institucin Prestadora de Servicios de Salud, la historia
clnica se deber entregar al usuario o a su representante legal. Ante la imposibilidad de su entrega al
usuario o a su representante legal, el liquidador de la empresa designar a cargo de quien estar la
custodia de la historia clnica, hasta por el trmino de conservacin previsto legalmente. Este hecho se
comunicar por escrito a la Direccin Seccional, Distrital o Local de Salud competente, la cual deber

NORMATIVIDAD
guardar archivo de estas comunicaciones a fin de informar al usuario o a la autoridad competente, bajo la
custodia de quien se encuentra la historia clnica.

ARTICULO 14. ACCESO A LA HISTORIA CLNICA. Podrn acceder a la informacin contenida en la

historia clnica, en los trminos previstos en la Ley:
1. El usuario.
2. El Equipo de Salud.
3. Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley.
4. Las dems personas determinadas en la ley.
PARAGRAFO. El acceso a la historia clnica, se entiende en todos los casos, nica y exclusivamente
para los fines que de acuerdo con la ley resulten procedentes, debiendo en todo caso, mantenerse la
reserva legal.
ARTICULO 15. RETENCIN Y TIEMPO DE CONSERVACIN. La historia clnica debe conservarse por
un periodo mnimo de 20 aos contados a partir de la fecha de la ltima atencin. Mnimo cinco (5) aos
en el archivo de gestin del prestador de servicios de salud, y mnimo quince (15) aos en el archivo
central.
Un vez transcurrido el trmino de conservacin, la historia clnica podr destruirse.
ARTICULO 16. SEGURIDAD DEL ARCHIVO DE HISTORIAS CLNICAS. El prestador de servicios de
salud, debe archivar la historia clnica en un rea restringida, con acceso limitado al personal de salud
autorizado, conservando las historias clnicas en condiciones que garanticen la integridad fsica y tcnica,
sin adulteracin o alteracin de la informacin.
Las instituciones prestadoras de servicios de salud y en general los prestadores encargados de la
custodia de la historia clnica, deben velar por la conservacin de la misma y responder por su adecuado
cuidado.
ARTICULO 17. CONDICIONES FSICAS DE CONSERVACIN DE LA HISTORIA CLNICA. Los
archivos de historias clnicas deben conservarse en condiciones locativas, procedimentales,
medioambientales y materiales, propias para tal fin, de acuerdo con los parmetros establecidos por el
Archivo General de la Nacin en los acuerdos 07 de 1994, 11 de 1996 y 05 de 1997, o las normas que los
deroguen, modifiquen o adicionen.
ARTICULO 18. DE LOS MEDIOS TCNICOS DE REGISTRO Y CONSERVACIN DE LA HISTORIA
CLNICA. Los Prestadores de Servicios de Salud pueden utilizar medios fsicos o tcnicos como
computadoras y medios magneto-pticos, cuando as lo consideren conveniente, atendiendo lo
establecido en la circular 2 de 1997 expedida por el Archivo General de la Nacin, o las normas que la
modifiquen o adicionen.
Los programas automatizados que se diseen y utilicen para el manejo de las Historias Clnicas, as
como sus equipos y soportes documentales, deben estar provistos de mecanismos de seguridad, que
imposibiliten la incorporacin de modificaciones a la Historia Clnica una vez se registren y guarden los
datos.

NORMATIVIDAD
En todo caso debe protegerse la reserva de la historia clnica mediante mecanismos que impidan el
acceso de personal no autorizado para conocerla y adoptar las medidas tendientes a evitar la destruccin
de los registros en forma accidental o provocada.
Los prestadores de servicios de salud deben permitir la identificacin del personal responsable de los
datos consignados, mediante cdigos, indicadores u otros medios que reemplacen la firma y sello de las
historias en medios fsicos, de forma que se establezca con exactitud quien realiz los registros, la hora y
fecha del registro.

DECRETO 692 DE 1994

ARTICULO 38. PRESERVACION DE LA INFORMACION. Las administradoras del sistema general de
pensiones debern mantener para cada afiliado un archivo en donde se conservarn la informacin
relacionada con su historia laboral, as como los dems documentos que seale la Superintendencia
bancaria. Esta informacin podr estar almacenada en microfichas, discos de computador u otros
sistemas que permitan reconstruir dicha informacin.
Tratndose de afiliados a fondos de pensiones deber abrirse inmediatamente se efecte la verificacin
del solicitante una cuenta de ahorro individual que se identificar con el nmero de documento de
identidad del respectivo vinculado

DECRETO No. 0614 DE 1984

(Por el cual se determinan las bases para la organizacin y administracin de Salud Ocupacional en el
pas)
ARTICULO 2o. OBJETO DE LA SALUD OCUPACIONAL. Las actividades de Salud Ocupacional tienen
por objeto:
a. Propender por el mejoramiento y mantenimiento de las condiciones de vida y salud de la poblacin
trabajadora;
b. Prevenir todo dao para la salud de las personas, derivado de las condiciones de trabajo;
c. Proteger a la persona contra los riesgos relacionados con agentes fsicos, qumicos, biolgicos,
psicosociales, mecnicos, elctricos y otros derivados de las organizacin laboral que puedan afectar la
salud individual o colectiva en los lugares de trabajo;
d. Eliminar o controlar los agentes nocivos para la salud integral del trabajador en los lugares de trabajo;
e. Proteger la salud de los trabajadores y de la poblacin contra los riesgos causados por las radiaciones;
f. Proteger a los trabajadores y a la poblacin contra los riesgos para la salud provenientes de la
produccin, almacenamiento, transporte, expendio, uso o disposicin de sustancias peligrosas para la
salud pblica.
ARTICULO 3o. CAMPO DE APLICACION DE LAS NORMAS SOBRE SALUD OCUPACIONAL. Las
disposiciones sobre Salud Ocupacional se aplicarn en todo lugar y clase de trabajo, cualquiera que sea
la forma jurdica de su organizacin y prestacin; asimismo regularn las acciones destinadas a promover
y proteger la salud de las personas.

NORMATIVIDAD
Todos los empleadores, tanto pblicos como privados, contratistas, subcontratistas y trabajadores, as
como las entidades pblicas y privadas estarn sujetas a las disposiciones que sobre la organizacin y la
administracin de la Salud Ocupacional se establecen en este Decreto y en las dems disposiciones
complementarias que expidan los Ministerios de Trabajo y Seguridad Social y de Salud Pblica; sea que
presten los servicios directamente a travs del respectivo organismo de seguridad o previsin social o
contratando con empresas privadas.
ARTICULO 4o. DIRECCION Y COORDINACION. Las entidades que desarrollen planes, programas y
actividades de Salud Ocupacional en el pas, lo harn bajo la direccin de los Ministerios de Trabajo y
Seguridad Social y de Salud y actuarn bajo la coordinacin del Comit Nacional de Salud Ocupacional
de tal manera que se garantice la mayor eficiencia en el ejercicio de las obligaciones y responsabilidades
en la prestacin de los servicios y en el cumplimiento de los objetivos del Plan Nacional sobre la materia.
ARTICULO 6o. INFORMACION. Todas las entidades pblicas y privadas que desarrollen actividades de
Salud Ocupacional en el pas estn en la obligacin de suministrar la informacin requerida en este
campo por las autoridades gubernamentales de Salud Ocupacional, conforme, al sistema de informacin
que se establezca para tal efecto.
ARTICULO 8o. DE LAS LICENCIAS DE FUNCIONAMIENTO Y REGLAMENTOS DE HIGIENE Y
SEGURIDAD. La expedicin de toda licencia sanitaria y la aprobacin del Reglamento de Higiene y
Seguridad para lugares de trabajo, deber incluir el cumplimiento de los requisitos que en cada caso se
exijan en materia de Salud Ocupacional. En consecuencia:
a. Las Oficinas de Planeacin, Alcaldas y dems entidades competentes para expedir y refrendar las
Licencias de Funcionamiento, debern tener en cuenta el concepto de las dependencias responsables de
la Salud Ocupacional en su jurisdiccin;
b. Las Divisiones Departamentales del Trabajo debern contar con el concepto de las dependencias
responsables de la Salud Ocupacional en su jurisdiccin para efectos de la aprobacin del Reglamento
de Higiene y Seguridad.
(Volver Gestin Humana)

CDIGO LABORAL
Artculo349.- Reglamento de higiene y seguridad. Los patronos que tengan a su servicio diez (10) o ms
trabajadores permanentes deben elaborar un reglamento especial de higiene y seguridad y someterlo a la
revisin y aprobacin de la Oficina Nacional de Medicina e Higiene Industrial del Ministerio del Trabajo
(hoy Divisin o Seccin de Empleo de la respectiva Direccin Regional del Trabajo), a ms tardar dentro
de los tres (3) meses siguientes a la vigencia de este Cdigo o dentro de los tres (3) meses siguientes a
la iniciacin de las labores, si se trata de un nuevo establecimiento.
Artculo350.- Contenido del reglamento. El reglamento especial que se prescribe en el artculo anterior
debe contener, por lo menos, disposiciones normativas sobre los siguientes puntos:
1o) Proteccin e higiene personal de los trabajadores;
2o) Prevencin de accidentes y enfermedades.
3o) Servicio mdico, sanidad del establecimiento y salas-cunas en su caso.
4o) Prohibicin de facilitar alojamiento en edificios de industrias peligrosas o insalubres.
5o) Provisin de sillas para trabajadores de tiendas, boticas, fbricas, talleres y establecimientos
similares.

NORMATIVIDAD
6o) Cuando se trate de trabajos con soldadura elctrica, las condiciones que deben reunir los locales y
los elementos de proteccin para los trabajadores.
7o) Normas especiales, cuando se trate de empresas mineras y petroleras.
8o) Medidas de seguridad en las empresas de energa elctrica, en los depsitos de explosivos de
materias inflamables y dems elementos peligrosos.
9o) Higiene en las empresas agrcolas, ganaderas y forestales
Artculo351.- Publicacin. Una vez aprobado el reglamento de conformidad con el artculo 349, el
patrono debe mantenerlo fijado en dos (2) lugares visibles del local del trabajo.