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Universidad Catlica Santo Toribio de

Mogrovejo
ESCUELA DE POSTGRADO USAT

Maestra Ingeniera de Sistemas y Computacin con Mencin


en Direccin Estrategia de TI
Curso:
Administracin de Procesos Empresariales
Anlisis de los procesos del Macro proceso Almacn y Compras
Grupo: Sinergia II
Integrantes:
GUEVARA MATAS, LUIS
SNCHEZ JARAMILLO, DANIEL
NAVAL JUREZ, ROBERT
LLUN LOZANO, CHRISTIAN
MUSAYN DAZ, EDWIN

Docente:
Mgtr. JOEL MORENO MOLINA

Chiclayo - Per, 2014

Anlisis de los procesos del Macroproceso


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Macroproceso Almacn y Compras

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Historial de cambios
Versi

Autor

Resumen de los Cambios

Fecha

n
0.0.1

SINERGIA II

Planteamiento del Proyecto

11/10/20

Se agreg el detalle del

14
18/10/20

proceso Orden de

14

0.1

SINERGIA II

Compra

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CONTENIDO
1

INTRODUCCIN

1.1

Propsito y alcance

PROCESO: BPL. LICITACIN

PROCESO: BPC. COMPRAS

3.1

Datos generales

3.1.1 Misin u objeto del proceso


3.1.2 Alcance
3.2

Indicadores de desempeo

3.2.1 Organizacin
3.2.2 Soporte de Sistemas de Informacin
3.3

Diagramas del flujo del proceso

3.3.1 Diagrama a nivel del proceso.


3.3.2 Diagramas a nivel de actividad: Generar Orden de Compra
3.4

Reglas del negocio

3.5

Anlisis del proceso

PROCESO: BPR RECEPCIN

PROCESO: BPA ALMACENAMIENTO

PROCESO: BPD DESPACHO

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PROCESO: BPD. DESPACHO

6.1 DATOS GENERALES


6.1.1

MISIN U OBJETO DEL PROCESO

Lograr las mejores prcticas para la adquisicin de bienes y servicios


de calidad, que cumplan con los requerimientos de la universidad y
manejando un enfoque de reduccin de costos.

6.1.2
Inicia
Incluye

Termina

ALCANCE
El proceso inicia cuando se verifica el destinatario.
El proceso incluye las actividades siguientes: verificar
producto, coordinar entrega, registrar en el sistema,
preparar producto.
El proceso termina cuando se traslada el producto a
oficina

6.2 INDICADORES DE DESEMPEO


Nombre

Cumplimiento del tiempo de ciclo de

Objetivo del

proceso de despacho
Medir el grado de cumplimiento del tiempo

indicador
Unidad de medida
Meta
Forma de clculo

de ciclo del proceso de despacho.


Porcentaje (%)
80%
(Aviso de despacho / Productos

Frecuencia de

despachados - 1) * 100
Mensual

medicin

6.2.1

ORGANIZACIN

Participantes
Tipo de participante

Participante

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0.1

Cliente
Responsables del

Usuario.
Responsable encargado.

proceso
Dueo del proceso

Director de almacen.

Proveedor

Almacen

6.2.2

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SOPORTE DE SISTEMAS DE INFORMACIN

Aplicacin
Sistema de

Propsito
Sistema de escritorio con un modulo el cual me

logstica USAT

muestra un aviso de despacho que puedo

(escritorio)

verificar.
(Ver Anexo X)

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6.3 DIAGRAMAS DEL FLUJO DEL PROCESO


6.3.1

DIAGRAMA A NIVEL DEL PROCESO.

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Diagrama 002 Diagrama del Proceso Despacho elaborado por


Sinergia II

6.3.1.1

Descripcin

El proceso inicia cuando llega un aviso de despacho, el responsable


encargado es el que verifica el destinatario, luego pasa a verificar que

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este el producto, luego se procede a coordinar la entrega , sino se


coordina , se registra en el sistema ,pero si se procede con la
coordinacin , se prepara producto , se ve si necesita un vehculo de
transporte para ponerlo en la oficina o rea, y luego se traslada el
producto a la oficina

6.3.2

DIAGRAMAS A NIVEL DE ACTIVIDAD: VERIFICAR

DESTINATARIO
6.3.2.1

Descripcin

En esta actividad se inicia recibiendo el aviso de despacho y finaliza


entregando el producto el rea u oficina.
6.3.2.2

Tareas de usuario

6.3.2.2.1

VERIFICAR DESTINATARIO

Tarea

Recibir requerimiento de compra

Tipo de tarea
Responsable
Entradas de

Usuario
Responsable encargado
Aviso de despacho

informacin
Breve descripcin

Se recibe el aviso de despacho

Salida de informacin Destinatario verificado


Sistema de
Sistema USAT
informacin
Duracin esperada

2 Das

1.1.1.1.1.1 Anlisis a nivel de tarea

CATEGORA

SITUACIN ACTUAL

PROBLEMAS

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Grado de
automatiza
cin

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La tarea es realizada en forma


automatizada, inicia con el aviso de
despacho por parte de
almacenamiento que es verificada a
travs del Sistema de logstica USAT
(Escritorio).

Carga de
trabajo

Avisos de
despachos con
datos
incorrectos o
faltantes

La recepcin del aviso de despacho


asumido por el Responsable
encargado quien verifica en el
sistema el aviso de despacho.
No amerita monitoreo pues es un

Control
Tiempo de
espera

proceso inmediato.
La recepcin del aviso demorara
hasta que el encargado la verifique
en el sistema.

6.3.2.2.2

Verificar Producto

Tarea

Evaluar reabastecimiento

Tipo de tarea
Responsable
Entradas de

Usuario
Responsable encargado
Confirmacin de destinatario

informacin
Breve descripcin

Se verifica el producto

Salida de

Producto verificado

informacin
Sistema de

Sistema USAT

informacin
Duracin esperada

2 Das

1.1.1.1.1.2 Anlisis a nivel de tarea

CATEGORA
Grado de
automatiza

SITUACIN ACTUAL
La tarea es realizada en forma

PROBLEMAS
No se logra

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cin

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manual, donde el grado de

verificar

automatizacin es nulo.

productos a
tiempo

Carga de
trabajo

La verificacin del producto es


asumido por el Responsable
encargado

Control

No amerita monitoreo pues es un

Tiempo de
espera

proceso inmediato.
1 da

6.3.2.2.3

COORDINAR ENTREGA

Tarea

Verificacin con histricos de compra

Tipo de tarea
Responsable
Entradas de

Usuario
Asistente de almacn
Producto Verificado

informacin
Breve descripcin Se hacen labores de coordinacin de la entrega
Salida de
informacin
Sistema de
informacin
Duracin

Coordinacin positiva o negativa


Sistema USAT
2 Da.

esperada
1.1.1.1.1.3 Anlisis a nivel de tarea

CATEGORA
Grado de
automatiza
cin

SITUACIN ACTUAL
La tarea se realiza pero tiene

PROBLEMAS
La tarea se

percances en el detalle de la entrega

realiza de
manera no
clara y poco
explicita

Carga de
trabajo

La tarea es realizada por el Asistente

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de almacn , el cual tiene menos


conocimiento del tema
Amerita un control del Responsable

Control
Tiempo de
espera

encargado
1 Da

6.3.2.2.4

PREPARAR PRODUCTO

Tarea

Solicitar cotizaciones

Tipo de tarea
Responsable
Entradas de

Manual
Asistente de almacn
Coordinacin positiva

informacin
Breve descripcin

Se embala el producto para ser cargado

Salida de

Producto embalado

informacin
Sistema de

Sistema USAT

informacin
Duracin esperada

1 Das.

1.1.1.1.1.4 Anlisis a nivel de tarea

CATEGORA
Grado de
automatiza
cin

SITUACIN ACTUAL
La tarea se realiza en forma manual
y esta es la razn por la cual puede
haber fallas humanas

PROBLEMAS
Productos
mal
embalados

Carga de
trabajo
Control

Actualmente se realiza por el


Asistente de almacn que trabaja en
el rea de logstica USAT.
Este Proceso actualmente se
monitorea mediante el control visual

Tiempo de

de los productos
La Tarea es iniciada tan pronto se

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espera

Cdigo

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Versin

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coordine la entrega .
6.3.2.2.5

TRASLADAR PRODUCTOS A OFICINAS

Tarea

Seleccionar proveedor

Tipo de tarea
Responsable
Entradas de

Manual
Asistente de almacn
Producto preparado

informacin
Breve

Se traslada el producto a oficinas o areas

descripcin
Salida de

requeridas
Finalizacin del proceso

informacin
Sistema de

Sistema USAT

informacin
Duracin

1 Da

esperada
6.3.2.2.5.1

CATEGORA
Grado de
automatiza
cin
Carga de
trabajo
Control

Anlisis a nivel de tarea

SITUACIN ACTUAL
La Tarea se realiza se dificultad un
poco, ya que hay varios ambientes

el tiempo de

que cuentan con amplios pisos


La Carga de Trabajo se distribuye en

traslado

el Asistente de almacn del rea de


Logstica USAT.
Se monitorea mediante una
observacin visual del traslado del

Tiempo de
espera

PROBLEMAS
Demora en

producto
La Tarea depender del ambiente o
del piso que se quiera llegar.

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6.3.2.3

Cdigo

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Flujo Alterno:

Almacn

6.4 REGLAS DEL NEGOCIO


El Proceso de Despacho, tiene como principal regla de negocio el
Criterio de preparacin y traslado del producto, siempre y cuando
llege un aviso del mismo almacen.
Regla de Negocio 1: El control visual lo realizara el Responsable
encargado del ara de logstica USAT .
Regla de Negocio 2: Los avisos de despacho solo sern
recibidos si vienen de almacen USAT.
Regla de Negocio 3: Los productos deben estar en stock para su
debida preparacin.
Regla de Negocio 4: Los diversos productos despachados deben
ser transportados en total orden a las diversas oficinas.
Regla de Negocio 5: Almacen Respalda el Control visual de los
productos en el proceso de despacho.

6.5 ANLISIS DEL PROCESO


INDICADO

SITUACIN ACTUAL

R
Cumplimie

85%

nto del
tiempo de
ciclo del
proceso