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Peter Wies 1ère édition, 1ère mise à jour, décembre 2010

Excel 2010

pour Windows

Notions de base

EX2010ZZ

Peter Wies 1ère édition, 1ère mise à jour, décembre 2010 Excel 2010 pour Windows Notions de

C

 

Excel 2010 - Notions de base

 

A propos de ce manuel

4

5.3 Copie et déplacement à l’aide du Presse-papiers

54

Premiers pas avec Excel

5.4 Utilisation de la fonction de recopie incrémentée

54

1 Familiarisation avec Excel

6

5.5 Utilisation de références relatives, absolues et mixtes

57

1.1 Tableur Excel

6

5.6 Récapitulatif 59

1.2 Démarrage et fermeture d’Excel

7

5.7 Exercices

60

1.3 Fenêtre d’application Excel

8

1.4 Exécution de commandes

10

6 Modification de la structure du tableau

 

1.5 Utilisation de l’aide d’Excel

11

62

1.6 Récapitulatif

15

6.1 Affichage ou masquage de lignes ou de colonnes

1.7 Exercice

15

62

2 Notions de base de l’utilisation de tableaux

6.2 Insertion ou suppression de colonnes ou de lignes

63

16

6.3 Insertion ou suppression de cellules 64

2.1 Navigation dans les feuilles de calcul

16

6.4 Récapitulatif 65

2.2 Saisie de données dans la feuille de calcul

17

6.5 Exercices

66

2.3 Modification et suppression du contenu de cellules

 

18

Fonctions

2.4 Modification de la largeur de colonne et de la hauteur de ligne

19

7 Utilisation des fonctions simples

68

2.5 Sélection de cellules

20

2.6 Annulation d’actions

21

7.1 Structure et utilisation de fonctions 68

2.7 Impression de feuilles de calcul

22

7.2 Sélection de fonctions simples 70

2.8 Enregistrement et fermeture de classeurs

24

7.3 Utilisation de la bibliothèque

de fonctions

73

2.9 Création et ouverture de classeurs

25

2.10 Récapitulatif

28

7.4 Identification d'erreurs dans des formules

74

2.11 Exercice

29

 

7.5 Erreurs dans les cellules de formules 76

 

3 Utilisation de formules

30

7.6 Utilisation de l'audit de formules 78

3.1 Structure et saisie de formules

30

7.7 Récapitulatif 79

 

7.8 Exercices

80

 

3.2 Fonction SOMME

32

3.3 Insertion de références de cellules dans les formules à l’aide de la souris

33

8 Utilisation de fonctions spéciales

82

3.4 Modification de formules

34

8.1 Création de fonctions imbriquées

82

3.5 Récapitulatif

35

8.2 Structure et application de la fonction SI

84

3.6 Exercice

35

8.3 Utilisation de fonctions SI imbriquées

85

 

8.4 Fonctions RECHERCHEV et RECHERCHEH

86

 

Structure et mise en forme des tableaux

8.5 Utilisation de fonctions mathéma- tiques et statistiques

88

 

8.6 Exercices

90

 

4 Notions de base de la mise en forme de cellules

36

9 Utilisation de la date et de l'heure

92

4.1 Notions de base de la mise en forme

36

9.1 Saisie et mise en forme de données de date et d'heure

4.2 Définition des polices et styles de police

38

92

4.3 Alignement du contenu des cellules

40

9.2 Exécution de calculs temporels simples 94

4.4 Utilisation de cellules fusionnées et de retours à la ligne

41

9.3 Utilisation des fonctions de date et d'heure

95

4.5 Utilisation de bordures et de lignes

42

9.4 Applications pratiques

96

4.6 Attribution de couleurs et motifs d’arrière-plan

9.5 Récapitulatif 98

44

9.6 Exercice 98

4.7 Formats numériques

45

4.8 Options de mise en forme rapides

48

Présentation professionnelle de données et tableaux

 

4.9 Récapitulatif

50

4.10 Exercices

51

 
 

5 Recopie incrémentée, copie et déplacement 52

5.1 Répétition et saisie semi-automatique

52

10 Création et mise en forme rapide de graphiques

100

10.1 Notions de base sur les graphiques 100

10.2 Création d’un graphique d’un

5.2 Copie et déplacement à l’aide de la fonction Glisser-déplacer

 

certain type

103

53

2

 

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Contenu

I

10.3 Modification de l’organisation des données d’un graphique

 

13.7 Récapitulatif

154

104

13.8 Exercice

155

10.4 Modification de la taille et position d’un objet graphique

105

14 Utilisation efficace des classeurs

156

10.5 Déplacement d’un graphique vers une feuille de graphique

10.6 Application d’une disposition prédéfinie à un graphique

14.1 Utilisation de classeurs

156

106

14.2 Déplacement et copie de feuilles de calcul

158

107

14.3 Définition de l’affichage des feuilles de calcul

159

10.7 Application d’un style de graphique au graphique

108

14.4 Utilisation de références de cellules dans d’autres feuilles de calcul

160

10.8 Représentation des données à l’aide de graphiques sparkline

109

14.5 Utilisation de références de cellules dans d’autres classeurs

161

10.9 Récapitulatif 112

112

10.10 Exercices

14.6 Utilisation d’hyperliens

163

14.7 Protection de classeurs

165

11 Modification

de graphiques

114

14.8 Protection des feuilles de calcul et des cellules

166

11.1 Sélection et modification d’éléments de graphique

114

14.9 Personnalisation de la barre d’outils Accès rapide

168

11.2 Mise en forme des éléments du graphique

14.10 Récapitulatif

169

115

14.11 Exercices

170

11.3 Ajout d’étiquettes aux graphiques

118

11.4 Attribution d’étiquettes à des séries de données ou à des points de données

 

15 Gestion des modèles / classeurs

172

120

15.1 Définition des modèles

172

11.5 Modification du contenu / de la mise en forme des étiquettes

122

15.2 Définition ou suppression de propriétés de document

174

11.6 Modification de l’affichage ou de la structure d’un graphique

123

15.3 Récupération des classeurs non enregistrés

15.4 Utilisation de classeurs dans différentes versions d’Excel

176

11.7 Impression des graphiques

125

178

11.8 Récapitulatif 126

11.9 Exercice 127

15.5 Récapitulatif

180

15.6 Exercice

181

12 Utilisation d’options de mise en forme spéciales

 

128

Techniques particulières

 

12.1 Utilisation de mises en forme conditionnelles

128

16 Tri et filtrage de données

182

12.2 Application d’une mise en forme conditionnelle à certaines cellules

129

16.1 Tri de tableaux selon le contenu des cellules

182

12.3 Indication de la répartition des valeurs avec une mise en forme conditionnelle

16.2 Tri de tableaux selon les mises en forme

185

130

16.3 Utilisation du filtre automatique

187

12.4 Définition des styles 131

16.4 Utilisation de critères de filtrage prédéfinis dans le filtre automatique

12.5 Utilisation de styles 132

188

12.6 Utilisation de formats numériques personnalisés 134

16.5 Utilisation de la liste du filtre automatique

190

12.7 Utilisation de codes de format 136

16.6 Filtrage par mise en forme

192

12.8 Vérification des données lors de la saisie

138

16.7 Récapitulatif

192

12.9 Attribution de commentaires à des tableaux

139

16.8 Exercice

193

12.10 Récapitulatif 141

17 Utilisation de grands tableaux

194

12.11 Exercices

142

17.1 Sélection rapide de certaines cellules

194

 

17.2 Zooms sur le tableau

194

Feuilles de calcul et classeurs

 

17.3 Fractionnement de la fenêtre de classeur en volets

 

195

13 Impression de feuilles de calcul avec paramétrage individuel

 

17.4 Fixation de lignes et colonnes

196

144

17.5 Utilisation de la vérification orthographique

17.6 Recherche et remplacement du contenu de certaines cellules

13.1 Contrôle des pages d’impression

144

197

13.2 Paramétrage de mise en page élémentaire 145

198

13.3 Définition de paramètres d’impression

 

17.7 Récapitulatif

200

147

13.4 Définition des sauts de page 148

avancés

17.8 Exercice

201

13.5 Utilisation d’en-têtes et de pieds de page

149

Index

202

13.6 Définition de titres de colonne et de ligne 153

 

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3

10

Excel 2010 - Notions de base

10 Création et mise en forme rapide de graphiques

Dans ce chapitre, vous apprendrez à

connaître les principaux éléments et types de graphique d'Excel créer un graphique d'un certain type

modifier la taille et la position d’un objet graphique

convertir un objet graphique en feuille de graphique utiliser les dispositions et les styles de graphique

utiliser les graphiques sparkline

Connaissances requises Création et modification de feuilles de calcul

10.1 Notions de base sur les graphiques

Utilité des graphiques

Les graphiques permettent de représenter les valeurs numériques d’une feuille de calcul gra- phiquement et de manière claire. Vous pouvez ainsi notamment illustrer des rapports com- plexes ou des tendances plus rapidement et plus clairement qu’avec une simple liste de chif- fres. C’est la raison pour laquelle les graphiques sont souvent utilisés dans les présentations.

graphiques sont souvent utilisés dans les présentations. Eléments d'un graphique Eléments de graphique

Eléments d'un graphique

Eléments de graphique

Description

Titre du graphique

Vous pouvez saisir le titre du graphique.

Légende de l’axe Y (Valeur)

La graduation (échelle) et la légende de l’axe Y, à savoir l’axe des valeurs, sont créées automatiquement par Excel en fonction des valeurs de la feuille de calcul.

Titre de l'axe Y

Au besoin, vous avez la possibilité de saisir un titre descriptif pour l’axe Y.

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Création et mise en forme rapide de graphiques

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Eléments de graphique

Description

Zone de traçage

Le graphique proprement dit se trouve dans cette zone.

Séries de données

Les données liées sont illustrées sous la forme d'une série de données dans un graphique. Tous les éléments d'une série (points de données) présentent la même couleur.

Légende

La légende indique les couleurs attribuées aux différentes séries de données.

Quadrillage

Le quadrillage (horizontal) facilite notamment la lecture des différentes séries de données. Vous pouvez par ailleurs choisir d'afficher un quadrillage vertical afin de faciliter la mise en correspondance des valeurs représentées avec les abscisses.

Légende de l’axe X (Catégorie)

La division (abscisses) et la légende de l'axe X, à savoir l’axe des catégories, sont généralement automatiquement créées à partir des en-têtes de ligne ou de colonne de la feuille de calcul.

Titre de l'axe X

Comme c’est le cas pour l’axe Y, vous pouvez donner un titre descriptif supplémentaire à l’axe X si nécessaire.

Lorsque vous pointez sur un élément du graphique, Excel affiche une info- bulle indiquant son nom.

Lorsque vous pointez sur un élément du graphique, Excel affiche une info- bulle indiquant son nom.
Lorsque vous pointez sur un élément du graphique, Excel affiche une info- bulle indiquant son nom.

Dans Excel, il existe un lien entre le graphique et les données de la feuille de calcul corres- pondante. Le graphique est actualisé automatiquement lorsque les données de la feuille de calcul associée changent.

pondante. Le graphique est actualisé automatique ment lorsque les données de la feuille de calcul associée

Définition des types et des sous-types de graphique

Grâce aux éléments de l’onglet INSERTION (groupe GRAPHIQUES), vous disposez de nombreux types de graphique (ex. histogrammes ou courbes) pour créer des graphiques parlants à partir des chiffres de votre feuille de calcul. Pour chaque type de graphique, vous pouvez également sélectionner différentes variantes (sous-types de graphique ).

Ainsi, vous avez la possibilité de choisir la représentation la mieux adaptée à vos données, notamment selon

les notions que vous voulez illustrer à l’aide

du graphique, les données de départ qui doivent figurer dans le graphique,

la façon dont les données doivent être inter- prétées.

Pour tous les types de graphique, vous disposez de sous-types tridimensionnels en plus des sous-types bidimensionnels .

en plus des sous-types bidimensionnels . Vous trouverez ci-dessous une présentation de principaux

Vous trouverez ci-dessous une présentation de principaux types de graphiques et de leurs domaines d’application habituels.

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Excel 2010 - Notions de base

 

Sélection des principaux types de graphique

Histogrammes

Sous-type de graphique H ISTOGRAMME G R O U P E

Sous-type de graphique HISTOGRAMME GROUPE

Les histogrammes conviennent particuliè- rement bien lorsque vous souhaitez com- parer des valeurs (ex. les chiffres d’affaires de différentes filiales) entre elles.

Ils sont également très utiles pour la représentation de variations ou de tendances.

Dans les histogrammes, les séries de données sont affichées parallèlement à l'axe Y (axe des valeurs).

 
 

Graphiques à barres

  Graphiques à barres

Les graphiques à barres servent à compa- rer des valeurs individuelles rapidement (ex. nombre de rendez-vous clients).

Dans les graphiques à barres, l’axe X cor- respond à l’axe des valeurs et l’axe Y à l’axe des catégories. Par conséquent, les séries de données sont affichées parallèle- ment à l’axe X.

Graphiques à barres empilées / Histogrammes empilés

Sous-type de graphique BARRES GROUPEES EN 3D

Les valeurs des séries de données sont représentées empilées sur des colonnes / barres de la même hauteur / longueur (100 %), quel que soit le résultat "réel" de la somme des valeurs individuelles.

la même hauteur / longueur (100 %), quel que soit le résultat "réel" de la somme

Ainsi, vous pouvez représenter la proportion (en pourcentage) de valeurs (ex. le nombre de commandes arrivées par télécopie) par rapport au résultat total d'une catégorie (ex. le nombre total de commandes au premier trimestre).

Courbes

Sous-type de graphique HISTOGRAMME EMPILE 100 %

Les courbes sont particulièrement utiles pour représenter une évolution sur une période de temps définie.

Les courbes sont particulièrement utiles pour représenter une évolution sur une période de temps définie.

Les séries de données sont affichées sous la forme de lignes sur lesquelles les don- nées individuelles sont représentées par des points. Selon le sous-type de graphi- que sélectionné, les points de données sont affichés ou masqués sur le graphi- que.

Les courbes, contrairement aux histo- grammes et aux graphiques à barres, permettent également de représenter un grand nombre de valeurs individuelles.

 

Sous-type de graphique COURBE

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Création et mise en forme rapide de graphiques

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Graphiques à secteurs

Les graphiques à secteurs permettent de mettre en évidence la répartition des valeurs au sein d’une catégorie définie. La représentation des résultats d'un scrutin est un exemple classique de domaine d'application pour les gra- phiques à secteurs, qui permettent alors de rapidement récapituler le nombre de votes remportés par chaque parti.

N’oubliez pas que vous ne pouvez repré- senter qu’une seule série de données (à savoir une ligne ou colonne de feuille de calcul) dans un graphique à secteurs.

colonne de feuille de calcul) dans un graphique à secteurs. Sous-type de graphique S ECTEURS 10.2

Sous-type de graphique SECTEURS

10.2 Création d’un graphique d’un certain type

Exemple : Création d’un histogramme groupé

Vous avez été chargé de présenter la répartition des coûts variables entre les différents services au premier trimestre lors d’une réunion d'équipe. A cet effet, vous souhaitez représenter les données correspondantes dans un histogramme groupé.

Sélectionnez la plage de la feuille de calcul à représenter sous forme de graphique, avec les en-têtes de ligne et de colonne. Pour notre exemple, sélectionnez la plage A3:D7.

Dans l’onglet INSERTION, groupe GRAPHIQUES, cliquez sur l’icône du type de graphique désiré pour afficher la liste des sous-types de graphique disponibles. Pour notre exemple, cliquez sur l’icône .

Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez le sous-type de gra- phique. Aux fins de l’exemple, sélectionnez HISTOGRAMME

GROUPE .

fins de l’exemple, sélectionnez H ISTOGRAMME GROUPE . Excel insère le graphique correspondant sous forme de

Excel insère le graphique correspondant sous forme de graphique imbriqué (objet graphi- que) dans la feuille de calcul active.

( objet graphi- que ) dans la feuille de calcul active. Après cette insertion, le graphique

Après cette insertion, le graphique est en mode de modification (reconnaissable au double cadre qui l’entoure), et les autres onglets (CREATION, DISPOSITION et MISE EN FORME) sont affichés sur le ruban. Les outils de ces onglets vous permettent d’effectuer toutes les opérations nécessaires à la personnalisation et à la mise en forme de votre graphique.

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10

Excel 2010 - Notions de base

10 Excel 2010 - Notions de base Si, comme à l’exemple précédent, vous souhaitez représenter l’ensemble

Si, comme à l’exemple précédent, vous souhaitez représenter l’ensemble de la feuille de calcul sous forme de graphique, il vous suffit de sélectionner une cellule de la feuille de calcul avant l’insertion du graphique. La feuille de calcul ne doit cependant pas conte- nir de lignes ou colonnes vides.

Si plusieurs zones indépendantes doivent être représentées dans votre graphique, sélectionnez-les en maintenant la touche " enfoncée.

Conséquences indésirables possibles lors de la création de graphiques

Si la première colonne comprend des chiffres et un en-tête, Excel représente ces valeurs comme série de données dans le graphique (voir illustration à gauche).

Pour éviter ce phénomène, supprimez l’en-tête de la colonne avant de créer le graphi- que (voir illustration à droite).

de créer le graphi- que (voir illustration à droite). Prévention de la création automatique d’une série

Prévention de la création automatique d’une série de données superflues

10.3 Modification de l’organisation des données d’un graphique

Organisation des données d’un graphique par colonnes ou par lignes

Excel organise les données d'un graphique automatiquement, c.-à-d. que les données à inclure au graphique sont affichées par colonnes ou par lignes, quelle que soit leur organi- sation initiale.

Pour la représentation par colonnes, la graduation de l’axe des ordonnées est réalisée en fonction des en-têtes de ligne.

Pour la représentation par lignes, la graduation de l’axe des ordonnées est réalisée en fonction des en- têtes de colonne.

est réalisée en fonction des en- têtes de colonne. Données de départ Organisation par colonnes Organisation

Données de départ

en fonction des en- têtes de colonne. Données de départ Organisation par colonnes Organisation par lignes

Organisation par colonnes

des en- têtes de colonne. Données de départ Organisation par colonnes Organisation par lignes 104 ©

Organisation par lignes

104

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Création et mise en forme rapide de graphiques

10

Si nécessaire, vous pouvez modifier l’organisation automatique des données d’un graphi- que. Par exemple, pour organiser par lignes les données de l’histogramme initialement créé, procédez comme suit :

Cliquez sur une zone libre du graphique pour activer le mode de modification.

Dans l'onglet CREATION, groupe DONNEES, cliquez sur l'icône INTERVERTIR LES LIGNES / COLONNES afin de modifier l'organisation des données et de les représenter par lignes.

10.4 Modification de la taille et position d’un objet graphique

Redimensionnement d’un objet graphique

Cliquez sur une zone libre du graphique pour activer le mode de modification.

Dans l’onglet MISE EN FORME, groupe TAILLE, sélectionnez la hauteur et la largeur de l’objet graphique dans les champs et respectivement.

ou

Faites glisser l’une des poignées afin de modifier la taille du graphique.

Pour redimensionner l'objet graphique de manière proportionnelle, appuyez sur la touche H et maintenez-la enfoncée tout en faisant glisser une poignée d’angle.

Si vous faites glisser la poignée d'angle avec la touche A enfoncée, l'objet graphique est redimensionné afin que ses bords soient alignés sur le quadrillage de la feuille de calcul.

Déplacement d’un objet graphique

la feuille de calcul. Déplacement d’un objet graphique Pointez sur une zone libre de l’objet graphique
la feuille de calcul. Déplacement d’un objet graphique Pointez sur une zone libre de l’objet graphique

Pointez sur une zone libre de l’objet graphique (pointeur :

Pointez sur une zone libre de l’objet graphique (pointeur : ).

).

Vous n’avez pas besoin d’activer le mode de modification.

A l’aide de la fonction Glisser-déplacer, déplacez le graphique jusqu’à sa nouvelle position sur la feuille de calcul.

Si vous appuyez sur la touche A et la maintenez enfoncée lors du déplacement de l'objet graphique, la nouvelle position de l'objet est déterminée par le quadrillage de la feuille de calcul.

déterm inée par le quadrillage de la feuille de calcul. Prévention du redimensionnement et du déplacement

Prévention du redimensionnement et du déplacement automatiques

Par défaut, un objet graphique dépend de la position et de la taille des cellules qui se trouvent "derrière" le graphique. Cela peut éventuellement avoir des conséquences indésirables. Par exemple, le graphique peut

être déplacé vers le bas si vous insérez des lignes au-dessus du graphique,

devenir plus large si vous augmentez la largeur d’une colonne dont les cellules sont couvertes par le graphique.

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