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Contenido
Presentacin 7
Introduccin 9
Fbrica de Caf Liofilizado 11
Visin global de la organizacin 13
Sistema de gestin de Caf Liofilizado 13
Gestin integral del talento humano 15
Gestin de procesos 21
Sofasa 27
Visin global de la organizacin 29
El modelo de gestin de Sofasa 29
Estrategia y gestin estratgica 30
Gestin de procesos 41
Fundacin cardiovascular de Colombia FCV 57
Visin global de la organizacin 59
La gestin del conocimiento y el manejo de la informacin 60
La administracin del conocimiento 62
Gestin documental 71
Propiedad Intelectual PI (Innovacin y Tecnologa) 73
Proyeccin a la comunidad 74
Meals de Colombia S.A. 79
Visin global de la organizacin 81
Sistema de gestin Meals de Colombia 83
Gestin de clientes y mercados 84
Gestin del talento humano 90
Presentacin
El Premio Colombiano a la Calidad de la Gestin, antes Premio Nacional de la Calidad, se
cre en 1975 y es uno de los ms antiguos del mundo. Este Premio, ms all de ser un reconocimiento, ha sido durante su existencia un gran referente que ha servido como modelo de
excelencia para la competitividad y la sostenibilidad, utilizable por todo tipo de organizaciones
que quieran efectivamente convertirse en organizaciones de clase mundial, como lo requiere el
mundo actual y por venir.
La Corporacin Calidad ha sido responsable nica, desde 1992, de la orientacin tcnica y la
operacin de ese Premio Colombiano a la Calidad de la Gestin, por encargo y bajo los lineamientos y pautas de la Presidencia de la Repblica y del Ministerio de Comercio, Industria y
Turismo. Como tal, ha acumulado a lo largo de estos aos un sinnmero de experiencias que le
permiten hoy documentar algunos casos de organizaciones que han obtenido el Premio, dentro
de la prctica de Aprender de los mejores.
Esta difusin de Mejores Prcticas se enmarca dentro del concepto de Benchmarking, definido
como un proceso sistemtico y continuo para evaluar los productos, servicios y procesos de
trabajo de las organizaciones que son reconocidas como representantes de las mejores
prcticas, con el propsito de realizar mejoras organizacionales. En este sentido, se asume que
para el caso de este ejercicio que se publica con experiencias de ganadores del Premio Colombiano a la Calidad de la Gestin, estas organizaciones son reconocidas como representantes
de las mejores prcticas, de las cuales hay muchos aprendizajes posibles.
Se busca con este ejercicio, dar a conocer las mejores prcticas en distintos captulos del modelo
del Premio Colombiano a la Calidad de la Gestin, con el fin de contribuir a difundir un conocimiento que le permita a muchas organizaciones avanzar hacia la Excelencia y la Innovacin en
la Gestin, para ser competitivas y sostenibles.
Introduccin
La presente publicacin es el fruto de un trabajo realizado con nueve de las empresas que han
ganado el Premio Colombiano a la Calidad de la Gestin entre los aos 2001 y 2007. Rene
los casos de la Fbrica de Caf Liofilizado, ganadora en el ao 2001; SOFASA, la Fundacin
Cardiovascular de Colombia y Meals de Colombia, ganadoras en el ao 2003; Petrobrs, ganadora en el ao 2004; Indupalma, la Cmara de Comercio de Bogot y el Hospital Pablo Tobn
Uribe de Medelln, ganadoras en la versin 2005-2006, y el Centro Mdico Imbanaco de Cali,
ganador en el ao 2007.
La metodologa seguida para consolidar las Mejores Prcticas se bas en la realizacin de
un estudio analtico y emprico sobre las organizaciones participantes, con Estudio de Caso
Mltiple, soportado en actividades descriptivas con la siguiente secuencia:
Identificacin de las variables independientes: Modelo de Gestin, Sistema de Gestin, Enfoque, Implementacin y Resultados.
Identificacin de las Variables Dependientes: Sostenibilidad y Generacin de Riqueza.
Realizacin de la lectura de los informes de postulacin de las empresas participantes en el
estudio, y lectura exhaustiva de cada uno de los captulos.
Anlisis de los Sistemas de Gestin de las empresas participantes, teniendo en cuenta los
siguientes elementos: Modelo de Gestin, los diferentes momentos enmarcados dentro del
ciclo PHVA y aspectos como, Implementacin y Resultados.
Identificacin de las Mejores Prcticas, sustentadas en los diferentes anlisis.
De acuerdo con el anlisis obtenido a partir de la informacin anterior, y con base en los aspectos de mayor desarrollo en la Organizacin (avance y logros presentados en el Informe de
Postulacin, Evaluacin y Visita de Campo), se seleccionaron los criterios especficos de anlisis
por Organizacin, buscando mostrar las mejores prcticas aplicadas a su gestin particular,
dentro de su enfoque sistmico y sus criterios ms destacables, as:
Finalmente, el captulo de cada organizacin est estructurado de la siguiente forma: en primera instancia se da una Visin Global de la Organizacin, posteriormente se detalla su Sistema
de Gestin, y a continuacin se pasa a describir las mejores prcticas, con sus resultados y
recomendaciones o sugerencias a los lectores, sobre la forma de implementar estas mejores
prcticas, las dificultades que pueden surgir y la forma de afrontarlas.
Esperamos que la publicacin sea un referente para las Organizaciones que, dentro del camino
hacia la Excelencia, deseen conocer y aprender de aquellas que ya han recorrido este camino.
10
Fbrica de Caf
Liofilizado
2001
Las utilidades de la Fbrica ingresan al Fondo Nacional del Caf, instrumento que posee
nuestro pas para contribuir en la estabilizacin del ingreso cafetero, generando desarrollo
social expresado en obras de infraestructura, salud, educacin y proteccin al medio ambiente,
dando un aporte verdadero al proyecto de pas que todos soamos.
de que el progreso requera del concurso de nuestra gente pero que tal aporte deba ser estratgicamente integrado, para transformarlo en un gran Sistema de Gestin.
La Fbrica se vincula al proyecto de Gestin Integral hacia la calidad, que propici
la Gerencia Administrativa de la Federacin Nacional de Cafeteros de Colombia; esto se
hace con el convencimiento de que se estaba iniciando un proceso, que no slo iba a proporcionar la integracin estratgica de sus esfuerzos, sino que ante todo iba a significar
una transformacin cultural. En este sentido la sensibilizacin inicial, ms que un proceso
informativo, se desarrolla como un proceso de reflexin y compromiso. Luego se hace
una capacitacin dirigida solamente al grupo directivo, en la que se incluyen temas tales
como: filosofa de las organizaciones, tcnicas, herramientas y las condiciones bsicas de
un enfoque dirigido hacia la Calidad Integral. Simultneamente el Director General de
la Fbrica y uno de los Directores de los Centros Integrados de Gestin, viajan a Brasil
a conocer experiencias en la aplicacin de esta metodologa. Ello afianza la conviccin
acerca del Modelo de Gestin Integral hacia la Calidad, la productividad y la Competitividad; queda claro para Caf Liofilizado que esa es la ruta a seguir, y se convierte en el
gran derrotero para los prximos aos.
Una vez tomada la decisin, lo primero que se hace es una evaluacin de la organizacin,
con base en los criterios del Modelo del Premio Colombiano a la Calidad de la gestin; dicho
resultado se convierte en insumo para iniciar el camino hacia la excelencia.
El segundo paso es la construccin del Direccionamiento Estratgico con el Grupo Directivo.
De esta manera se fue construyendo un entorno de auto reflexin y visin de futuro, que ha sido
desde entonces el ambiente cotidiano de la empresa.
En la medida en que se fue desplegando dicho enfoque, se vio la necesidad de reacondicionar la organizacin pasando a una nueva estructura centrada en procesos. As mismo, el
diseo, desarrollo e implementacin de diferentes sistemas, tcnicas y/o herramientas fueron
apareciendo y su certificacin se fue dando sin contratiempos; ISO 9001:2000; ISO 14001;
OSHAS 18001, BASC, y HACCP, entre otros. Como una herramienta de control y seguimiento
para fortalecer el sistema de control interno, se desarroll el Cuadro de Mando Integral (Balanced Score Card), con excelentes resultados en su utilizacin.
Como soporte fundamental se disea y desarrolla un programa integrado de capacitacin,
con aportes a la cultura, el programa 5s, las Buenas Prcticas de Manufactura y el desarrollo
de los CIG1; todo lo anterior se plasma en un proyecto denominado Caf Liofilizado Siglo
XXI, dirigido al desarrollo y consolidacin del Sistema de Gestin Integral hacia la Calidad, la
Productividad y la Competitividad. Dicho sistema se convierte entonces en la gran estrategia de
gestin de la empresa.
Como producto de lo anterior, la Fbrica ha podido ser rentable pese a manejar los mismos
niveles de precios de hace 18 aos, derivados del difcil entorno cafetero, gracias a su direccionamiento estratgico y el desarrollo del Sistemas de Gestin Integral.
Gracias a su talento humano, a la tecnologa y los avances en el tema comercial, Caf
Liofilizado es una empresa de referencia mundial. Ha obtenido resultados exitosos a travs del
1
14
tiempo y es por eso que ha sido consciente de que la transformacin cultural de una organizacin es una tarea continua y permanente.
Producto de la implementacin de un modelo estructurado y sistemtico, se consideran
como prctica ejemplar dos aspectos que le han facilitado a la organizacin buena parte de
su xito sostenido: La Gestin Integral del Talento Humano y la Gestin de Procesos. Ambos
aspectos se incluyen en este documento en las secciones siguientes.
En general, este tipo de prcticas se dinamizan a partir de las directrices establecidas desde
su Direccionamiento Estratgico, que ha definido un desarrollo organizacional a travs de los
aos, con acciones concretas para materializarlas en metodologas, tcnicas y herramientas
que son aplicables en los diferentes niveles de la organizacin; permanentemente se busca la
innovacin de estos procesos consultando a expertos locales e internacionales.
El impacto tanto de la adaptacin como de su innovacin se mide a travs de los diferentes
indicadores de resultados de la empresa y sus tendencias sostenidas de mejoramiento. El Cuadro
de Mando Integral se ha convertido en la herramienta clave para la consolidacin de los indicadores
establecidos para las perspectivas de aprendizaje y desarrollo, gestin de procesos internos, satisfaccin de cliente y los resultados financieros producto de las relaciones causa efecto de las anteriores.
Entre los factores clave de xito en la consolidacin de las prcticas que a continuacin se
comparten se pueden mencionar, entre otros.
metas, con base en una estructura organizacional fundamentada en lo que han denominado
Centros Integrados de Gestin CIG, unidades autnomas, responsables por la gestin de sus
procesos, el uso de herramientas de control y mejoramiento con nfasis en la gerencia de la
rutina, facilitando el cumplimiento de los objetivos organizacionales, mostrando de forma tangible la importancia del talento humano en la implementacin de su nueva forma de gestionar
la empresa.
En este mismo sentido, y para dar respuesta a las iniciativas de sus colaboradores, la
estrategia de comunicacin interna y externa facilita dar respuesta en tiempos cortos a las
propuestas de sus trabajadores, como medio para dinamizar la nueva propuesta de gestin,
colocando al ser humano en su verdadera dimensin. Se consolida entonces como parte de
la cultura y la disciplina de trabajo la respuesta oportuna y eficaz a cualquier inquietud de
sus colaboradores.
En relacin con la Calidad de Vida como factor clave de xito, se ha enfocado el esfuerzo
a mantener y mejorar la calidad de vida de los trabajadores y sus familias, satisfaciendo las
siguientes necesidades: vivienda, recreacin, transporte y aspectos relacionados con la cultura;
de igual modo, se realizan diversos programas orientados al trabajador y su familia.
Otro aspecto a resaltar tiene que ver con la salud y la seguridad de sus trabajadores;
se han considerado aspectos claves tales como el bienestar y la armona, documentando
lo anterior en la siguiente poltica: En la Fbrica de Caf Liofilizado preservamos y mantenemos la salud de nuestros trabajadores, mediante el mejoramiento continuo de nuestros
procesos y el cumplimiento de la legislacin y disposiciones, en materia de seguridad industrial y salud ocupacional, certificando dicho sistema bajo los lineamientos de la norma
NTC OSHAS 18001.
En este mismo sentido, se ha trabajado la prevencin de enfermedades profesionales, tomando como insumo los resultados de la aplicacin de la matriz Identificacin de
Peligros, Evaluacin y Control de Riesgos, donde se identifican las medidas de control
que aplican desde la fuente, en el medio y en la persona, como el propsito de prevenir
accidentes o enfermedades profesionales. En la bsqueda permanente de la salud fsica
y mental de sus trabajadores, se ha desarrollado la Medicina del Trabajo, identificando
personas que pueden estar expuestas a determinados peligros, a las que se les hace seguimiento peridico para evitar la aparicin de posibles enfermedades profesionales y verificar
la efectividad de las medidas de control y prevencin implementadas. Para cerrar el ciclo de
gestin, se hacen mediciones ambientales e inspecciones para comprobar efectivamente el
mejoramiento continuo en relacin con la seguridad industrial y la salud ocupacional de las
diferentes reas de la empresa.
En esta misma lnea, y para tener un ambiente laboral agradable, se mide la satisfaccin de
los empleados; anualmente se aplica una encuesta de medicin de Clima Laboral, contratada
con un tercero, buscando mayor confiabilidad y seguridad. Una vez se obtienen los resultados,
se comparten con toda la empresa, para estructurar luego los planes de accin respectivos,
buscando el mejoramiento de los puntos que lo ameriten.
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Silos
Limpieza
Manejo
Cafe Verde
Area - Equipo
Limpieza
Seccin
Implementos,
detergentes,
sanitizantes y/o
equipos de limpieza
Frecuencia
Crcamo
Aspiradora
Mensual
Piso
Manguera, lavadora
Tennant
Diario
Paredes
Semanal
Bayetilla hmeda
Semanal
Quincenal
Ductos y tablero de
control
Bayetilla hmeda
Quincenal
Vidrios
Extensin lavavidrio,
qumico
Quincenal
Pasamanos
Bayetilla hmeda
Diario
Retirar telaraas
Escobilln de cerda
Semanal
Piso
Manguera, lavadora
tennat, jabn,
detergente, trapero,
escurridor, aragan, agua
Diario
Escoba, hidrolavadora,
recogedor, hipoclorito
al 3%
Diario
Seguridad
industrial
Usar mascarilla
de polvo
Cinturn de
seguridad en
partes altas y
equipos
Cuidado al
bajar escalas
de elevadores
No limpiar
equipo en
movimiento
Usar andamios
Usar gafas de
seguridad
Usar mascarilla
de polvo
Escoba,
aspiradora,bayetilla
Diario
Bayetilla hmeda
Mensual
Manguera y bayetilla
Semanal
Pasamanos
Trapo hmedo
Diario
Estructura
Trapo hmedo
Quincenal
Retirar telaraas
Escobilln de cerda
Semanal
Cinturn de
seguridad en
partes altas y
equipos
Proteccin
auditiva cuando se est
ensilando
Usar gafas de
seguridad
Tomado del Informe de postulacin al Premio Colombiano a la Calidad de la Gestin, ao 2001, pg.64
18
En relacin con el capital Intelectual, se han utilizado diferentes sistemas para identificar los
componentes tanto para el capital humano, como el estructural y el relacional. Entre estos
sistemas se mencionan:
Promedio HorasHombre
Capacitacin/ao
111
2000
110
36
2001
100
90
1998
10
1999
12
2000
14.5
2001
15
Licenciados
1.5
1.6
1.6
1.5
Tecnlogos
5.5
6.2
8.5
9.5
CAP
14
16
18
18
Bachillerato completo
50
51.6
46.5
45
Bachillerato incompleto
16
9.8
7.8
2.8
3.1
100
100
100
100
Primaria
Total
3
4
Tomado del Informe de Postulacin al Premio Colombiano a la Calidad de la Gestin 2001, pg. 88
Tomado del Informe de Postulacin al Premio Colombiano a la Calidad de la Gestin 2001, pg. 89
19
1999
1
2
4
9
3
19
2000
1
3
3
7
3
17
2001
1
4
1
5
3
14
Cuadro Accidentalidad6
Indicador
1998
1999
2000
Promedio
nacional*
2001
13
11
12
29
3.32
2.44
3.43
3.96
5.86
N Das perdidos
161
142
115
94
293
ndice Severidad
41.11
43.25
35.83
31.06
59.19
0.14
0.11
0.12
0.12
0.347
1998
No.
%
272
80.0
68
340
20.0
1999
No.
%
205
79.5
53
258
20.5
2000
No.
%
234
82.1
51
17.9
285
2001
No.
%
207
77.8
59
22.2
266
Recomendaciones
Como puede evidenciarse, los resultados en relacin a la Gestin del Talento Humano
muestran una implementacin de su enfoque de manera sistemtica y estructurada, permitindole a la Fabrica de Caf Liofilizado, contar con un grupo humano comprometido y
en permanente desarrollo, constituyndose as en la base del xito.
Esta prctica de la Gestin Integral del talento Humano, que ha sido tomada como referente por otras empresas del sector, se ha fundamentado en los siguientes aspectos, que se espera
sean tenidos en cuenta por diferentes empresas y organizaciones, para su implementacin y/o
mejoras de los suyos:
5
6
7
Tomado del Informe de Postulacin al Premio Colombiano a la Calidad de la Gestin 2001, pg. 88
Tomado del Informe de Postulacin al Premio Colombiano a la Calidad de la Gestin 2001, pg. 89
Tomado del Informe de Postulacin al Premio Colombiano a la Calidad de la Gestin 2001, pg. 89
20
Gestin de procesos
Para satisfacer las necesidades de sus clientes y en general asegurar los resultados, la Fbrica
de Caf Liofilizado ha establecido un conjunto de acciones tendientes a garantizar que sus productos cumplan con los requisitos que han sido establecidos desde su sistema de calidad. Es as
como la Gestin de Procesos ha tenido en cuenta los procesos centrales del negocio, los gerenciales y los de soporte. Incluye adems, los sistemas y mecanismos para gerenciar los procesos,
que le han permitido asegurar los resultados de la empresa en todos sus frentes y dimensiones
y los procesos para evaluar la efectividad del sistema de calidad NTC ISO 9001:2000, con el
propsito de mantenerlo y mejorarlo.
Con el fin de garantizar los niveles de calidad en los procesos operativos y administrativos,
la empresa implement la Gerencia de la Rutina, con el propsito de alcanzar los diferentes
objetivos organizacionales. El desarrollo del da a da hizo que cada colaborador caracterizara
su proceso, lo estandarizara y a partir de los indicadores de control, eliminara las anomalas y
en caso extremo utilizara el mtodo de anlisis y solucin de problemas, identificando la causa
raz del problema y eliminndola para evitar su repeticin.
El xito de la rutina ha radicado en el compromiso y participacin del Grupo Directivo, que
ha integrado los recursos para alcanzar los resultados, verificando la eficiencia y efectividad de
las acciones correctivas y preventivas implementadas, y velando porque cada responsable analice en forma constante el desempeo de sus procesos, para poder cerrar el ciclo PHVA y generar
aprendizaje de primer orden, iniciando el camino a la consolidacin de las buenas prcticas y
la gestin del conocimiento.
Se ha considerado la gerencia de la rutina como el gran medio para llevar a la prctica
el direccionamiento estratgico de la Fbrica, adems de mantener la organizacin ajustad a
la realidad, con alta participacin de sus colaboradores; en este punto es necesario tener en
cuenta que el 95% de los procesos se gerencian en el da a da.
La certificacin bajo los lineamientos de la norma NTC ISO 9001:2000, ha permitido a la
organizacin asegurar los resultados de sus procesos para garantizar a su vez la calidad de sus
21
productos y de esta forma satisfacer las necesidades y expectativas tanto de sus clientes, como
de los grupos sociales objetivo.
El Sistema de Aseguramiento de la Calidad ha facilitado el establecimiento y difusin de los
procedimientos de trabajo. El control y mejoramiento se hace a travs de la revisin gerencial
y las auditoras internas, que se han convertido hasta cierto punto en fuentes de mejoramiento,
adems de las sugerencias de los colaboradores, los reportes de anomalas, cambios tecnolgicos, cambios en los mtodos de trabajo y la verificacin de los resultados de los indicadores
respecto a las metas establecidas previamente; para destacar se tiene la documentacin de
los procedimientos e instructivos de trabajos, realizada por los trabajadores de la empresa, y
validada por los directores de los CIG.
Siguiendo los lineamientos del Sistema de Gestin de Calidad bajo los parmetros de la
norma NTC ISO 9001:2000, los procesos son controlados conforme a las especificaciones
previamente establecidas. En este mismo sentido y tomando como referente el sistema en
mencin, las actividades son planificadas y sistemticamente implementadas, permitiendo a
sus clientes tener la confianza de que se les cumple con sus requisitos de calidad previamente
acordados, no solamente en sus productos sino tambin con los procesos.
Dentro del funcionamiento del Sistema de Gestin de Calidad se elabor un Manual
de Calidad donde se relacionan todos los procesos con sus respectivas caracterizaciones,
planes, procedimientos, instructivos, especificaciones y los registros como evidencia del desarrollo del sistema.
En la aras de garantizar la calidad de los productos, se realizan mediciones durante todas
las etapas del proceso productivo, a partir de actividades de inspeccin, ensayo y verificacin
de variables crticas y secundarias. Dicho control se realiza con el fin de mantener la calidad
del proceso y del producto que se entrega. Cuando las variables estn por fuera de los lmites
de control, se hacen ajustes a las condiciones de operacin con base en modelos matemticos desarrollados mediante anlisis estadstico del proceso. El CIG Calidad realiza diferentes
anlisis para verificar el cumplimiento de las caractersticas de calidad tanto al producto en
proceso como al producto terminado, con el propsito de cumplir las especificaciones acordadas con los clientes en el momento de la venta; en el caso de ser clasificado como defectuoso
se aplica el procedimiento de Control de Producto No Conforme.
El aspecto anterior se consolida a partir de la definicin de negocios; en este sentido, la
empresa identifica cules son los productos y procesos de interaccin que cada rea debe generar, para satisfacer de forma oportuna una necesidad de un cliente interno. Adicionalmente se
tiene en cuenta el impacto que se genera sobre la gestin de la organizacin. Para cada proceso
definido, se determinan una serie de indicadores que muestran su aporte a la consecucin de
los resultados organizacionales. Tambin se cuenta con indicadores para medir el desempeo
del Sistema de Administracin Ambiental y del Sistema de Gestin de Calidad.
Como uno de los medios fundamentales para garantizar la produccin tanto en calidad
como en cantidad, la Fbrica de Caf Liofilizado ha desarrollado tres tipos de mantenimiento
en relacin con sus mquinas y equipos de produccin: preventivo, predictivo y correctivo. El primero evita que ocurran daos, el segundo los evita con base en mediciones, y el tercero corrige
daos ocurridos. Se tiene como herramienta que facilita la gestin del Mantenimiento el m22
dulo de planificacin del mantenimiento del programa R/3 de SAP que permite llevar registros
de los mantenimientos a los equipos y proporciona medios para la programacin del trabajo.
Con el fin de estandarizar la documentacin, la Fbrica estableci la siguiente pirmide:
Manuales, Planes, Procedimientos, Instrucciones, Especificaciones, Planos, datos y dibujos, Formatos y Registros de soporte (Ver Grfico). Se cuenta con un software llamado Robohelp que
permite tener todos los documentos a manera de hipertexto y facilita la recopilacin, ordenacin, preservacin y difusin de los estndares. El acceso a la informacin es bastante amigable
debido a que los documentos se encuentran ubicados en la red para que todos los usuarios
puedan consultarlos rpidamente. Adicionalmente se tienen en la planta de produccin pantallas sensibles al tacto para facilitar la consulta didctica de la informacin y el desarrollo de los
planes de entrenamiento.
Grfico Pirmide Documentacin Fbrica de Caf Liofilizado8
Manuales
Planes
Procedimientos
Instrucciones
Especificaciones
Planos, datos, dibujos
Formatos y Registros
Se tienen evidencias de las diferentes actividades que se desarrollan con el propsito de mantener y mejorar los diferentes sistemas de calidad. Tales evidencias se encuentran tanto en medios fsicos como magnticos y su generacin y control siguen las pautas definidas en la norma
NTC ISO 9001:2000 y la NTC ISO 14001, tal como se encuentra plasmado en el Procedimiento
para el Control de Registros.
Para el caso de los Proveedores y Subcontratistas, la empresa defini como poltica tener
mnimo tres proveedores para materiales crticos, siempre y cuando cumplan las exigencias de
la organizacin en relacin, fundamentalmente, con la calidad. En el caso de requerir el diseo
y mejoramiento de productos y/o servicios, la empresa invita a los proveedores a que visiten
sus instalaciones y se entrevisten con las personas que estn involucradas en los proyectos,
hacindolos participes directos de los mismos.
Otro punto que ayuda a la garanta de la calidad, tiene que ver con el trabajo que realiza la
Fbrica con sus proveedores con el propsito de que ellos desarrollen sus propios sistemas de
8
Tomado del Informe de Postulacin al Premio Colombiano a la calidad de la Gestin 2001, pg. 91
23
gestin de calidad. Se les ha invitado a las instalaciones y comunicado los objetivos, la poltica
de calidad, misin, visin, de tal manera que identifiquen claramente cmo funciona un sistema
de calidad y la forma como debe ser implementado; adicionalmente se les explica y da orientacin de algunos de los componentes de estos sistemas.
Las auditorias tanto internas como externas, le han permitido a la empresa consolidar y
madurar su Sistema de Gestin de Calidad. Para fortalecerlo cada da, se cuenta con una base
de datos que les permite el acceso rpido a los resultados de las auditorias, identificar los puntos dbiles y trabajar hacia el mejoramiento continuo. Dichos resultados le han facilitado a la
empresa establecer necesidades de entrenamiento, fallas en el proceso de estandarizacin, en
los registros, y requerimientos para mejorar procesos y equipos.
Producto de la Gestin de sus Procesos, se plasman algunos de los resultados obtenidos:
Cuadro Ventas9
Ao
Ventas (Kg)
1997
4.557.927
1998
4.541.781
1999
3.401.315
2000
4.291.683
2001
4.635.273
Mar
Jul
Ago Sep
Oct
Nov
100
79
100
100
100
100
100
100
100
% Acumulado
ao
100
98,21
Dic
100
100
100
100
100
100
100
98
100
100
99,83
100
100
98
96
96
97
97
97
98
98
98,01
2001 100
99
99
99
99
99
99
99
99
99
99
99,01
99
Cuadro Ingresos11
Ao
1997
1998
1999
2000
2001
Ingresos ($)
81.169.874.443
95.095.315.366
75.595.015.030
103.267.141.289
110.881.020.198
9 Tomado del Informe de Postulacin al Premio Colombiano a la Calidad de la Gestin 2001, pg. 84
10 Tomado del Informe de Postulacin al Premio Colombiano a la Calidad de la Gestin 2001, pg. 84
11 Tomado del Informe de Postulacin al Premio Colombiano a la Calidad de la Gestin 2001, pg. 87
24
Cuadro Rentabilidad12
Ao
Rentabilidad
1999
28.72%
2000
28.72%
2001
20.30%
Resultados
A partir de los resultados en relacin con la satisfaccin del cliente, y algunos de los indicadores
financieros, se evidencia la Gestin de sus Procesos tanto misionales como de soporte.
Sin lugar a dudas la gestin de los procesos se han constituido en elemento fundamental
para el xito de la empresa, observando como una de las principales caractersticas, el compromiso de sus colaboradores; cada miembro de la empresa es consciente del aporte e importancia
de la actividad que realiza, y se considera un integrante de una cadena interrelacionada cuyos
objetivos se alinean en forma perfectamente trazable a las metas corporativas
En cuanto a la Gestin de Procesos, la Fbrica de caf Liofilizado ha venido consolidando
el camino recorrido para satisfacer las necesidades de los clientes y de esta manera consolidar
sus resultados, en las diferentes perspectivas de su Cuadro de Mando Integral: Aprendizaje y
Desarrollo, Procesos Internos, Clientes y la perspectiva Financiera como uno de sus grandes
resultados. Las acciones desarrolladas buscan garantizar que sus productos y/o servicios cumplan con los requisitos establecidos en su Sistema de la Calidad. De esta forma la Gestin de
Procesos, ha tenido muy en cuenta los procesos misionales de su negocio, los estratgicos y los
de soporte, enmarcndolos y mostrando gestin por procesos entre ellos, trascendiendo ms
all de un simple mapa de procesos. Se muestra un fortalecimiento de la Gerencia de la Rutina,
con el uso de diferentes sistemas, mecanismos, metodologas, tcnicas y herramientas que
permiten mantener y mejorar los procesos, lo que asegura los resultados de la organizacin. Finalmente los procesos para evaluar la efectividad del Sistema de la Calidad, han ayudado a su
consolidacin, generando como gran resultado un sistema que permite obtener los resultados
de la Fbrica en todos sus frentes y dimensiones.
Esta forma de pensar y actuar ha trado como consecuencia una mayor transparencia en la
organizacin, estimulando cada da la participacin del personal y centrando sus esfuerzos en
la eficacia y eficiencia de los diferentes procesos
El diseo, desarrollo, implementacin, seguimiento, ajuste y mejora de la Gestin de los
procesos, se ha convertido en un pilar del da a da para hacer realidad el gran propsito de
la Direccin General: hacer de la Fbrica de caf Liofilizado una Empresa de Clase Mundial
Para terminar y compartir con las empresas que a bien tengan tomar como modelo de las
mejores prcticas en relacin a la Gestin de procesos de la Fbrica de Caf Liofilizado, aparte
12 Tomado del Informe de Postulacin al Premio Colombiano a la Calidad de la Gestin 2001, Pg. 87
25
de todos los aspectos compartidos atrs, se consideren como puntos clave para su xito los
siguientes, elementos:
26
Sofasa
2003
SOFASA
La Organizacin, con base en una clara definicin de su misin, disea su Plan Estratgico
a tres aos: Altius 20 09, detallando en este sus objetivos y compromisos estratgicos, los cuales traduce en metas concretas en funcin de los clientes, los accionistas, los trabajadores y el
desarrollo del pas.
Las grandes metas planteadas son desplegadas a los diferentes niveles en forma de cascada
(mtodo Hoshin-Kanri) con programas, procedimientos y actividades que facilitan su seguimiento y evaluacin.
Los clientes son la gran prioridad de la Compaa. Para lograr su satisfaccin y lealtad se
dedican grandes esfuerzos tecnolgicos y profesionales y se recurre al soporte de las normas
internacionales ms exigentes en calidad (ISO 9001), en gestin ambiental (ISO 14001) y en
salud ocupacional y seguridad industrial (OHSAS 18001), las cuales permiten mejorar el clima
laboral, disminuir los impactos ambientales generados con el trabajo y entregarle a los clientes
excelentes productos y servicios.
Las auditoras internas y externas permiten verificar los planes operativos y generar acciones
correctivas, preventivas y de mejoramiento continuo.
SOFASA
De 1994 a 1999 se implementa un proceso de planeacin estratgica enfocado a la modernizacin de la produccin, al diseo e implementacin de indicadores de gestin y una
orientacin de mercado a Venezuela y Ecuador.
En 1999, debido al proceso de modernizacin de la produccin y la crisis del mercado
colombiano, se realiz el ejercicio de planeacin estratgica con el apoyo del Instituto Renault
de Calidad, a partir del cual surge el proyecto Autogua que tena un horizonte al 2003 y
que se concret en cuatro ejes estratgicos.
En 2002 se revisa el Proyecto Autogua y se formula el Proyecto 555 con una mirada
2003-2005 que plantea un gran reto: Comercializar 50.000 unidades en el 2005, con un
margen de utilidad del 5% soportado en 5 ejes estratgicos: Exportaciones, Logstica, Localizacin, Costos y Talento Humano.
En 2005, se formula el proyecto Altius 20 08, con el horizonte 2005-2008; sin embargo,
este proyecto es revisado en el 2006 y cambia a Altius 20 09; es decir, un proyecto 20072009.
Hasta diciembre de 2008, el direccionamiento estratgico de SOFASA se construy
con base en las estrategias de las casas matrices: Renault Contrat 2009 y Estrategia
Global Toyota 2010, y en sus propias orientaciones. Esencialmente est formulado en Misin, Visin, Propsito, Valores corporativos, Poltica Integral y Compromisos del proyecto
Altius 20 09.
Misin
Ensamblar, importar y comercializar vehculos del Grupo Renault en los mercados latinoamericanos y del Caribe, a travs de distribuidores y concesionarios, con respaldo de
posventa.
Visin
Somos actores consolidados en la estrategia industrial y comercial de la Alianza RenaultNissan en la zona norte del Continente.
Propsito
Generar riqueza y bienestar en Colombia, siendo excelentes ensambladores y comercializadores del sector automotor en Amrica.
Valores Corporativos
Poltica Integral
SOFASA, coherente con las directrices del Renault Contrat 2009 y con su misin, propsito y orientaciones, como parte integral de su Sistema de Gestin y dentro de un esquema de mejoramiento
continuo, considera como factores de gran importancia la Calidad de sus productos y servicios, la
seguridad de sus procesos, la salud de sus trabajadores y el cuidado del Medio Ambiente.
Por tal motivo, la Direccin se compromete con:
32
SOFASA
Se define la filosofa corporativa: misin, visin, valores, orientaciones, compromisos y objetivos y se presenta a la Junta Directiva para su aprobacin. Luego, el Presidente despliega la
estrategia a los mandos y a todos los miembros de la Organizacin.
Una vez conocida la formulacin estratgica se inicia el despliegue en cada una de las reas
en cuatro niveles:
Primero: Comit Ejecutivo.
Segundo: Directores.
Tercero: Gerentes de Divisin con sus Gerentes de Departamento.
Cuarto: Gerentes de Departamento con sus Unidades Elementales de Trabajo. La siguiente
figura muestra el despliegue por niveles.
Despliegue por niveles
Acciones
Orientaciones
Acciones
Orientaciones
Nivel 1
Nivel 2
Acciones
Orientaciones
Acciones
Nivel 3
Nivel 4
En el despliegue participativo:
Se estructuran los planes de accin para cada objetivo, tendiente a eliminar los frenos, a
asignar recursos y a consolidar en un documento definitivo denominado DOPA Despliegue
de Objetivos y Planes de Accin, el cual contiene todo el enlace del Proyecto Estratgico.
Indicador:
QVN + QSA /2
Indicador: PAD
Direccin Produccin
Objetivo: Mejorar la Calidad de entrega
de los vehculos nuevos
Divisin Fabricacin
Objetivo: Desplegar el PER 2
(Fabricar Conforme)
Grupo Ensamble
Objetivo: Garantizar la aplicacin y el
Plan de accin: Realizacin, publicacin y ejecucin
respeto delestndar en el puesto de trabajo de Plan OPT por Unidad
Indicador:
% cumplimiento
Plan OPT
Unidad Entregas
Objetivo: Realizacin, publicacin y
ejecucin de Plan OPT por Unidad
Indicador:
% cumplimiento
Este proceso se repite en cada uno de los niveles, hasta donde se requiera realizar el despliegue, de tal manera que cada persona define sus propias acciones con base en las orientaciones que le ha dado el nivel superior, y plantea las directrices para que trabaje el inferior, tal
como lo muestra el esquema.
A partir del seguimiento, cada grupo define las acciones correctivas necesarias para alcanzar las metas trazadas.
34
SOFASA
Definicin
Compromisos
Direccionamiento
Estratgico
DOPA Nivel 0
Orientaciones, objetivos
y planes de accin
Definicin Objetivos
de los Compromisos
Despliegue del Direccionamiento
Estratgico (DOPA)
Misin
Comunicaciones
Conscientes de que los procesos culturales se basan en valores profundamente arraigados, la Compaa gener una nueva cultura alrededor del trabajo con las personas. De esta manera, se concibi un
esquema de Pacto Colectivo, con relaciones directas y abiertas con todo el personal de la Compaa,
que redund en una mejora del ambiente laboral y en la agilidad en el manejo de las comunicaciones.
Lo anterior permiti que SOFASA iniciara la implementacin de una cultura de mejoramiento
continuo, donde la calidad se convirti en un elemento de discusin en todos los mbitos, soportado por cambios industriales, tecnolgicos y de estructura. De esta forma, la Compaa puede
cumplir en la actualidad estndares internacionales de calidad y estructurar su sistema de gestin de calidad, sus sistemas de gestin ambiental, salud ocupacional y, en consecuencia, obtener las diferentes certificaciones. Resultado de esta transformacin, la Empresa orient esfuerzos
hacia sus clientes, haciendo ms visibles sus necesidades y generando medios para resolverlas.
36
SOFASA
Consciente de que los aspectos culturales no son solamente lineamientos escritos, la Empresa
ha definido para cada uno de sus valores una serie de mecanismos que buscan evidenciarlos en
el quehacer diario; lo anterior se observa en la siguiente figura.
Valores de SOFASA y sus mecanismos
Valor
Grado de
implementacion
Mecanismo
I
Estimulamos un ambiente de trabajo clido,
retador, en el que se
asumen riesgos
Somos honestos e
ntegros
* Cdigo de tica
* Poltica de seleccin
37
Valor
Grado de
implementacion
Mecanismo
Respetamos a nuestros
trabajadores, asociados
y al Medio Ambiente.
Toda la Compaa se
compromete con las
causas y objetivos
generales
Valoramos profundamente el trabajo en
equipo
Somos flexibles en
nuestro accionar
I: Implementado
* Gerencia visual
* Grupos transversales
* Estructura plana
* Comits decisorios
* Kaizen
Tenemos una firme
decisin de ser cada vez * SIS
mejores
* Autogua - Proyecto 555 - Altius 20 08 - Altius 20 09
Para nosotros la Calidad es una obsesin
D: A desarrollar
El Grupo Renault realiza una encuesta en todas las empresas filiales en el mundo: la Encuesta
de Compromiso. Se parte del supuesto de que el compromiso y la motivacin de los empleados
dependen de la calidad de la gerencia en todos los niveles. Los resultados de SOFASA en el
2007, se muestran en la siguiente figura.
38
SOFASA
Encuesta de Compromiso Renault 2007 SOFASA comparado con el GRUPO RENAULT 2007
Resultados por categora clasificados segn
la desviacin con la referencia
Puntajes favorables
Remuneracin
Eficacia de los procesos de trabajo
Liderazgo de la Direccin
Evaluacin del desempeo
Desarrollo personal
KPI Calidad del Management
Informacin
Transversalidad
Liderazgo y Estrategia
Imagen de la competencia
Jefe directo
94
52
91
43
97
38
94
35
95
34
97
31
95
30
98
28
98
27
95
27
97
23
97
21
21
96
25
50
75
99
19
99
18
99
16
98
16
100 -70
-35
35
70
Unidades
37.734
1.173,4
379,0
320,9
292,3
482,9
660,3
760,3
755,0
13.113
16.967
17.891
2005
2006
12.381
4.531
2001
2002
2003
2004
2005
Ventas totales
2006
2007
2008
2003
2004
2007
2008
Exportaciones SOFASA
39
Nmero de empleados
1.841
77.943
31.503 27.243
23.980
2001
2002
44.735
36.476
2003
2004
2005
1.329
1.190
53.934
39.553
2006
2007
2008
2001
911
878
2002
2003
1.467
1.327
1.019
2004
2005
2006
2007
2008
Patrimonio y endeudamiento
Millones USD
250,0
80,0 %
221
70,0 %
200,0
60,0 %
140
150,0
126
96
100,0
50,0
36
2001
2002
40,0 %
30,0 %
75
35
50,0 %
20,0 %
45
10,0 %
0,0 %
0,0
2003
2004
2005
Patrimonio
2006
2007
2008
Endeudamiento total
Algunos resultados ms puntuales muestran la coherencia entre las metas y los logros de la
Organizacin. La siguiente tabla ilustra los resultados para el ao 2007.
Margen
operacional
Satisfaccin
de los clientes
Unidades
vendidas
Liderazgo en
Management(*)
Objetivo
3,6
78%
80.000
Primer lugar
Logro real
4,7
78,2%
89.000
Primer lugar
Para los aos 2005 y 2006 fue reconocida como El mejor lugar para trabajar en Colombia,
y en el 2007 como La segunda mejor empresa para trabajar en Amrica Latina, de acuerdo
con el instituto Great place to work.
40
SOFASA
Gestin de procesos
Cmo concibe el PCCG la Gestin de Procesos?
Tiene en cuenta los procesos centrales y/o fundamentales del negocio, los gerenciales y de
soporte. Incluye los sistemas y mecanismos para gerenciar los procesos que aseguren los resultados de la Organizacin en todos sus frentes y dimensiones y los procesos para evaluar la
efectividad del Sistema de Calidad definido, con el fin de establecer las acciones necesarias para
mantener y mejorar.
Procesos Gerenciales: permiten asegurar la mejora continua de los procesos y establecen los
lineamientos para los procesos operativos y de soporte.
Procesos Operativos: son aquellos necesarios para traducir una necesidad del cliente en un
producto o servicio tangible. Son los que sirven directamente al cliente y permiten obtener
su satisfaccin.
Procesos Soporte: ellos permiten a los procesos operativos funcionar poniendo a su disposicin los recursos necesarios.
Estos procesos se presentan en el Mapa de Procesos que se muestra en la figura de la siguiente pgina.
41
(Presidente Director)
(Director Calidad)
(Director Calidad)
Datos de salida
Satisfaccin Cliente
(interno y externo)
+
Procesos Operacionales
Industrializar
Programa Educacin
Especificaciones
(planos, CdC, FOS, FOP,
DEVO. ANPQP... )
Lineamientos del SGC y
Auditorias internas y externas
Objetivos
- Calidad
- Costos
- Plazos/Volumen
- RR.HH
- Medio ambiente
- Certificacin SMQ
(ISO 9001 V2000)
Exigencias
- Legales
- Reglas y Normas Renault
(Director Calidad)
Fabricar
Soldar carroceras
Gerente Departamento Soldadura
Comercializar
Ensamblar Vehculos
Gerente Departamento Ensamble
Comercializar vehculos, piezas y servicios
Director Comercial
Productos / Servicios
- Vehculos
- Piezas
- Repuestos
Resultados
- Calidad
- Costos
Procesos Soporte
Pilotar los recursos humanos
Directora Financiera
Pilotar la logstica
Director Compras
Pilotar la comunicacin
- Plazos/Volumen
- RR.HH
- Medio ambiente
- Certificacin SMQ
(ISO 9001 V2000)
Las FOS describen con precisin (ver figura en la siguiente pgina) los modos operatorios de
fabricacin, los puntos clave y sus razones a respetar para garantizar la calidad de realizacin,
y la vigilancia a aplicar por los operarios de fabricacin y los inspectores de calidad. Estas
fichas son mejoradas continuamente en funcin de las evoluciones del producto o el proceso
(medios, cadencia, enganche), los problemas encontrados, las sugerencias de los operarios,
la mejora continua de los movimientos operatorios, la ergonoma del puesto, en vista de un
mejor desempeo en calidad y costos.
Las Escuelas de Destreza.
Las Escuelas de Destreza son un lugar donde se realiza la formacin bsica de los operarios y se
desarrolla la habilidad para las operaciones ms comunes del proceso de fabricacin (y control
en el caso de Calidad).
En SOFASA se cuenta con seis escuelas ubicadas en las reas de: Logstica, Soldadura, Pintura,
Ensamble, Mantenimiento y Calidad.
Para los procesos de Pintura y Ensamble se tiene implementada la figura del Checkman, quien
debe permitir al RU conocer el nivel de Calidad en su UET (Unidad Elemental de Trabajo), debe
asegurar la proteccin inmediata del cliente y tratar de resolver los problemas en su origen.
42
SOFASA
Ficha Pos
Identificacin y trazabilidad
La identificacin y la trazabilidad de las piezas y componentes responden a una necesidad de
la Empresa, donde el objetivo es:
El sistema de trazabilidad de SOFASA permite archivar y mantener a disposicin la informacin respecto a los productos utilizados en el proceso, con el fin de realizar gestin en caso
de encontrar productos defectuosos, verificar la conformidad del producto y responder ante
solicitudes de organismos oficiales, entre otros.
La rutina diaria
Reunin 5 minutos.
Como en muchas fbricas de Japn, la jornada comienza con la reunin 5 minutos, en
la cual se comparte informacin de inters, chistes e historias de manea informal y amena
permitiendo una comunicacin ms directa entre los jefes y sus colaboradores. Se realiza
en las salas Kaizen, espacios ubicados cerca a los puntos de trabajo y dotados con
mesas, sillas y tableros. Estas salas permiten hacer mejoramiento continuo en aspectos de
produccin, calidad y gestin.
43
Sistemas de participacin
La participacin, la creatividad y el mejoramiento se realizan en la empresa bajo instrumentos como el Sistema de Ideas y Sugerencias (SIS), Idea Concreta de Progreso (ICP) y
los equipos Kaizen (ver Figura Sistemas de participacin).
El SIS permite a los operarios, por fuera de la jornada laboral, presentar ideas de mejoramiento que la Empresa evala y reconoce. En el 2008 hubo un promedio de 19,7 ideas
por trabajador. Como complemento al SIS, la Empresa cre el ICP, un sistema de participacin dirigido a los profesionales, para promover el desarrollo de proyectos y mejoras que
impacten indicadores concretos de la empresa.
Los equipos Kaizen, conformados por trabajadores, identifican, analizan y proponen
soluciones a problemas que ocurren en los procesos. Para ello utilizan las herramientas
PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Ajustar) y las 7HB (tcnicas estadsticas bsicas).
En 2008, SOFASA tuvo 123 equipos operativos y administrativos que permitieron ahorros por ms de $4.485 millones de pesos.
Sistemas de participacin
Aseguramiento de la calidad
Antecedentes
SOFASA, desde 1988, incorpor el concepto Calidad Total liderado por Renault. En 1999
obtuvo la certificacin ISO 9002 por parte del Icontec y en 2001 es certificada por la UTAC
(Unin Technique de lAutomobile, du Motocycle et Cycle) de Francia.
Desde el 2003 tiene la certificacin ISO 9001:2000 por parte del certificador SGS, la
cual se ha renovado anualmente.
El Sistema de Gestin de la Calidad de SOFASA tiene cuatro grandes dimensiones donde:
Documentacin
Los Sistemas de Gestin de la Empresa estn soportados por documentos y registros con el
fin de garantizar, entre otros, la estandarizacin de los procesos, facilitar el entrenamiento,
44
SOFASA
tener el Saber Hacer de la Empresa y las evidencias de los resultados de los procesos,
para su posterior anlisis y mejoramiento.
La documentacin y los registros de calidad estn representados en la estructura documental que se puede observar en la Figura. Se han establecido directrices y responsabilidades en cuanto a la elaboracin estandarizada de todos los documentos, as como su
revisin, aprobacin, difusin, archivo, acceso, actualizacin y destruccin de los obsoletos.
Adems, en cada rea se cuenta con un Listado Maestro de Documentos, que permite
administrar los procedimientos y registros del Sistema en cada proceso. As mismo, con el
fin de garantizar el adecuado manejo documental, se ha establecido la funcin de Coordinador de Sistema de Gestin de Calidad (Responsable Documental) por cada rea, quien
vela por el establecimiento, documentacin, preservacin, actualizacin, de los documentos como apoyo al Responsable del Sistema de Gestin de Calidad.
Auditoras
Con el fin de evaluar el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestin de Calidad, se
realizan auditoras, las cuales se encuentran catalogadas en varios tipos, segn lo que se
desee auditar. Estos tipos de auditora son:
Luego de realizadas las auditoras se establece, por parte de los auditados, un plan de accin
que busca eliminar las causas de las desviaciones reales y potenciales encontradas y se hace
seguimiento al resultado de las auditoras hasta lograr el cierre de las no conformidades.
Con el fin de mejorar continuamente el Sistema de Gestin de Calidad, a partir de los
resultados de las auditoras realizadas, de las sugerencias de los responsables y participantes de los procesos y de los resultados de calidad de los procesos y productos, se detectan
oportunidades de mejora en los procesos, que pueden ser implementados en los ciclos
siguientes.
Proveedores
El proceso Pilotar los proveedores busca como objetivo garantizar que las piezas, subensambles, materiales, consumibles, medios de produccin, prestaciones y servicios, respondan a las exigencias requeridas en calidad, costo y plazo.
Las condiciones del dominio del proceso Pilotar los proveedores, se basan en una
organizacin que:
En coherencia con las orientaciones de la Casa Matriz y los lineamentos propios de la Organizacin, la Direccin de Compras define la estrategia local, selecciona los proveedores
y asegura en ellos el cumplimiento de los objetivos de calidad, costo y plazo, construyendo
relaciones de largo plazo, mutuamente provechosas, que le aseguren a SOFASA una ventaja
competitiva.
Con el fin de asegurar la calidad de las piezas, SOFASA realiza la compra, regularizacin
y control de la maquinaria especfica de su propiedad en poder de terceros. Dicha gestin
contempla la responsabilidad de SOFASA de la seleccin, vigilancia de validacin, implantacin y seguimiento de los mismos.
La Empresa ha definido como poltica respecto a las compras, asegurar que todos los
productos comprados y los servicios contratados cumplan con las especificaciones y requerimientos necesarios respecto a precio, calidad y oportunidad en la entrega, en una
relacin de confianza, desarrollo y beneficio mutuo a corto, mediano y largo plazo, con los
proveedores.
46
SOFASA
Los productos comprados por la Empresa, estn representados por las piezas provenientes, tanto de la Casa Matriz (CKD), como de los proveedores de Integracin local (Colombia,
Venezuela y Ecuador) para ensamble y reposicin, adems de los vehculos importados
(CBU).
Mantenimiento
Instrucciones de utilizacin.
Instrucciones de mantenimiento.
Instrucciones de calibracin.
Planos de implantacin: civiles, elctricos, hidrulicos, neumticos y automatizacin.
47
Clases de Mantenimiento
Los equipos se clasifican de acuerdo a su criticidad en A, B y C, y, de acuerdo con dicha
clasificacin, se define el tipo de mantenimiento y la necesidad de equipos sustitutos.
La actividad de mantenimiento se descompone de la siguiente manera:
Mantenimiento programado:
Actividades de Mantenimiento basadas en la inspeccin.
Actividades de Lubricacin.
Actividades de Mantenimiento basadas en prediccin.
Actividades de Mantenimiento basadas en prevencin.
Mantenimiento correctivo:
Segn la naturaleza de las anomalas, se realizan correctivos inmediatos o planificados
Mejoramiento:
La mejora permite reducir todas las formas de prdidas conforme a la gestin TPM:
48
SOFASA
Mantenimiento Autnomo: lo ejecuta el operario de fabricacin efectuando inspecciones, lubricacin, limpieza, cambio de herramientas y piezas, con frecuencias establecidas durante la utilizacin del equipo, apoyado en una gama de inspeccin (en proceso
de migracin a FOS), en la cual encuentra el procedimiento detallado para realizar la
actividad.
Capacitacin y Entrenamiento: para la interaccin con los equipos de produccin en actividades de mantenimiento, el operario recibe una instruccin de los modos operatorios
y de funcionamiento de stos para identificar el correcto desempeo de los procesos,
detectar problemas y entender la relacin entre los diferentes mecanismos; por otro
lado, con la ayuda del Tablero de Exigencias Operatorias se identifican las necesidades
de capacitacin del personal de fabricacin y, con la Gestin de Competencias, las necesidades del personal de mantenimiento.
Mejora Caso por Caso: durante el desarrollo de la actividad normal de fabricacin, el
operario de fabricacin detecta anomalas y fallas potenciales. Las lneas se paran por
mltiples razones. Con el objeto de maximizar la eficiencia global de los equipos y procesos, es necesario medir todas estas desviaciones y utilizar herramientas de anlisis y
solucin para estos problemas (QCs, Kaizen, MBR, 5W-H, entre otras).
Mantenimiento Programado: establece los planes de mantenimiento para los equipos e
instalaciones, con actividades para prever y corregir averas mediante rutinas previamente estipuladas en el PMP. Optimiza los planes de acuerdo con la informacin retroalimentada en su ejecucin y el anlisis de averas que se elabora cuando se presentan fallas.
Capitalizacin y TPM Proyectos: establece la preparacin del mantenimiento en la fase
de proyecto utilizando los pilares anteriores.
Orden y aseo
El enfoque de la Empresa para mantener el orden, aseo y limpieza en todas las reas, est
fundamentado en la metodologa de las cinco eses (5S):
Gestin de tecnologa.
SOFASA se ha vinculado con Tecnnova (Rueda de Negocios de Innovacin Tecnolgica) que
busca desarrollo tomando las necesidades de las empresas, llamando al concurso de las universidades con el apoyo del Estado (Colciencias).
49
14
38
46
40
72
Cantidad de reuniones
292
674
491
Nmero de participantes
62
173
197
188
357
82
413
110
547
83
402
86
419
120
156
586
744
Evolucin
48
Grupos Administrativos
38
Grupos Operativos
50
13
66
18
81
21
15
23
110
91
106
141
275
292
332
419
586
744
590
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
49
1998
44
83
82
1997
51
72
1996
40
1995
170
33
1
Personas
14
123
590
SOFASA
18.662
20.332
11.142
9.442
6.294
689
2001
3.528
2.613
2002
2006
2005
2004
2003
2007
2008
0,73
2001
19,7
Real
Objetivo
3,85
2002
5,86
8,3
8,5
11 11,74
10,05
12 12,6
13
2,5
2004
2003
2006
2005
2007
2008
Millones de pesos
5,665
Premiacin
4,418
Beneficios
1,868
1,286
548
104
2002
774
725
140
2003
213
2004
253
2005
321
2006
510
2007
547
2008
Tambin pueden relacionarse resultados con relacin a la Capacitacin de los empleados, que
se observan en las siguientes grficas.
51
Capacitacin en dlares
2000
2001
2002
2003
106.569
104.291
95.297
154.134
2004
2005
2006
2007
2008
Capacitacin en cifras
2005
2006
2007
2008
98.904 horas
132.456 horas
165.361 horas
122.841 horas
Personas
participantes
1.186
1.424
1.742
1.180
Cobertura
90%
93%
93,40%
95,50%
Acumulado Ao
Horas de capacitacin
84
89
87
2007
2008
73
2005
2006
Horas / Persona
Horas de formacin
165351,3
132456
122840,606
89304,66
2005
2006
2007
Horas de formacin
52
2008
SOFASA
Renault
97
6 meses
80
70
60
PPM 6M 2008
Ago-08
215
221
Oct-08
PPM 6M 2007
216
Sep-08
PPM 6M 2006
PPM 6M 2005
217
14
17
24
28
21
10
0
25
22
18
18
22
17
19
27
22
10
Jun-09
28
26
May-09
30
27
Abr-09
25
Mar-09
20
25
26
Feb-09
32
Ene-09
43
30
Dic-08
40
Nov-08
50
Ahorro de energa
700
179
731
200
160
376
400
180
Proyeccin de indicador
524
445
478
438
140
517
449
431
446
409
310
437
363
358
443
80
60
40
100
Dic-09
Nov-09
Proyeccin
Indicador (CF07)
Valor KWh
Oct-09
Sep-09
Ago-09
Jul-09
May-09
Jun-09
Proyeccin CF06
Acumulado
2009
Objetivo
Abr-09
Mar-09
Feb-09
Ene-09
20
2008
120
100
386
200
2007
KWh/veh
500
220
216
213
Provisin
654
600
300
213
$ KWh
217
800
53
Beneficios Econmicos
4375
2254
1385
1116
2004
2005
583
67
157
212
263
473
638
20
1996
1997
1998
1999
2000
2001
2002
2003
2006
2007
KPI
80,0 %
75,0 %
70,0 %
65,0 %
78,2%
80,0%
67,2%
60,0 %
2008
2007
2006
KPI
Objetivo
85,5%
59,9%
2007
2006
QVN
54
86,1%
2008
Objetivo QVN
Millones de Pesos
Un total de $11.507,29
millones de pesos
4486
2008
SOFASA
80,0 %
60,0 %
40,0 %
74,4%
70,8%
73,9%
2007
2008
20,0 %
0,0 %
2006
QSA
Objetivo QSA
1.746
1.582
1.485
1.839
1.658
1.677
1.264
1.069
1.063
1.416
2.532
2.806
1.491
1.466
1.384
1.397
2006
2007
2008
Ene
Feb
Mar
Abr
May
Jun
Real
Ppto 09
1.708
1.569
Acum.09 Budget 09
1er Sem
RP 05
Conclusiones y recomendaciones
SOFASA Renault es una Compaa que busca oportunidades y aprovecha al mximo las posibilidades que el entorno le ofrece. Para ello, es fundamental contar con una estructura adecuada,
que le permita actuar con la flexibilidad necesaria y con un direccionamiento estratgico claro
que oriente hacia los mismos objetivos.
Desde que se inici en 1993 el proceso de definicin y desarrollo de la estrategia corporativa con la Autogua, esta prctica ha sido una constante con la que todo el personal se compromete e interacta, y ha sido el elemento diferenciador que, a travs de un claro y oportuno
seguimiento, nos ha permitido obtener las metas trazadas.
Pero una definicin estratgica por s sola no genera efectos. Como la buena semilla, es necesario tener un terreno bien abonado, con una cultura organizacional slida y con el firme compromiso de todos los integrantes de la Empresa. Y como cualquier planta en crecimiento, requiere
de seguimiento, cuidados, y reorientaciones, que le permitan redefinirse cuando sea necesario.
En este sentido entonces consideramos como factores claves:
55
La correcta definicin, el adecuado despliegue y la exitosa ejecucin de la estrategia no seran posibles sin procesos claros, con responsabilidades identificadas y, lo ms importante, con
interacciones plenamente establecidas que, de acuerdo con las necesidades, se modifican y
adaptan para el logro de los objetivos propuestos.
La contribucin y el desempeo de los procesos deben ser vistos de manera integral, por
esta razn, las organizaciones deben:
Definir la estructura adecuada y asignar los recursos necesarios de acuerdo con las actividades a realizar.
Identificar los procesos.
Garantizar la competencia del personal.
Establecer objetivos y medir los resultados.
Proporcionar espacios y mecanismos de participacin que generen reconocimiento y que
aporten a la mejora de los procesos por parte de todos los colaboradores.
Involucrar tambin a todos los actores de la cadena (proveedores organizacin clientes,
comunidad, entes gubernamentales, entre otros).
56
Fundacin cardiovascular
de Colombia FCV
2003
26%
42%
20%
Documentos en papel
12%
Cmo
La FCV cuenta con una oficina de gestin del conocimiento que tiene como misin garantizar
la adecuada administracin de la informacin y del conocimiento de la institucin, implementando mecanismos que permitan la identificacin, captura, almacenamiento y proteccin de la
misma, con el fin de crear nuevo conocimiento que genere valor agregado, convirtindola en
una organizacin altamente competitiva y orientada al logro de los objetivos estratgicos de la
institucin. Dicha gestin se realiza a travs de:
Esquema de Gestin del Conocimiento en la FCV
1. Administracin del conocimiento
1.1. Transmision del conocimiento
1.2. Sistemas de informacin
1.3. Mejora de las competencias
2.Gestin Documental
2.1. Gestin de Archivo
2.2. Correspondencia
Gestin del
Conocimiento
FCV
3. Propiedad Intelecual
3.1. Patentes
3.2. Registros
3.3. Derechos de Autor
4. Proyeccin a la comunidad
4.1. Medios e informacin
4.2. Investigacin e Impacto
61
Un procedimiento documentado (P-GESCON-01) donde se realiza diagnstico, identificacin, documentacin y difusin del conocimiento adquirido, capturado mediante lecciones
aprendidas e inventario de referenciaciones, pares y contactos, e identificacin de canales
de informacin. Si es necesario, se describen actividades de conocimiento no explcito.
La socializacin de todo nuevo conocimiento adquirido mediante la experiencia y el aprendizaje, en el equipo de trabajo y posteriormente el registro en los documentos establecidos
fsicos o digitales. Al finalizar cualquier actividad (grupo primario, comit, capacitacin,
asistencia a congresos, proyecto, entre otros) se deben recopilar las lecciones aprendidas
bajo la metodologa establecida por Gestin del Conocimiento en la intranet, que inicialmente fue concebida como la herramienta principal de transmisin de conocimiento.
Todo lder de rea debe garantizar que las referenciaciones a las cuales tenga acceso su
equipo de trabajo (incluido l mismo), sean reportadas al rea de Gestin del Conocimiento y
stas a todo el personal.
Toda capacitacin a la cual asista un colaborador de la FCV, en calidad de expositor o participante, debe ser socializada al grupo de trabajo de inters y debe dejarse material de soporte
que se entrega al rea de Gestin del Conocimiento para su correspondiente almacenamiento.
funciona por medio de mapas de conocimiento. Esto se hace con el objetivo de: identificar la
denominacin del conocimiento requerido para desempear actividades crticas, documentar
lecciones aprendidas para compartir experiencias con pares profesionales en la institucin, y
realizar un inventario de material bibliogrfico y audiovisual disponible en la institucin. Este
proceso es muy importante ya que facilita la concentracin de recursos en los procesos de creacin del conocimiento, evita que las personas se dediquen a crear conocimientos que ya existen,
permite localizar la mejor fuente / experto para conseguir un conocimiento, permite comparar el
conocimiento necesario con el existente, e identifica el conocimiento que hay que desaprender.
Este proceso es la base para el diagnstico de la gestin del conocimiento y para identificar
acciones de mejora. Un ejemplo de mapas del conocimiento se presenta a continuacin:
Tabla - Ejemplo del esquema utilizado para Mapas de Conocimiento
Conocimiento
que generan
(output de
conocimiento)
Suministrador
o proveedor de
conocimiento
Conocimiento que
tiene (input de
conocimiento)
Mantenimiento
Mantenimiento
de equipos
biomdicos
Seleccin del
personal tcnico
Recurso humano
Comercializadora
Informe visita a
clientes (percepcin
de requerimientos de
los clientes)
Desarrollo de
productos
Especificaciones
de productos
Productos
hospitalarios
Proceso
Mantenimiento de
equipos
Actividad
Proceso clave
Dominio del
Tipo de
Descripcin Autor
conocimienmaterial
to
Planificar
Electrnica
Diapositivas Taller de
mantenimiento para dotacin
ventilacin
hospitalaria
mecnica
Ejecutar
Sistemas
mantenimiento mecnicos
Csar
Arias
Departamento (o
cliente interno)
Respon- Leccin
sable aprendida
Oscar
Mantilla
117
118
Sistemas de informacin
Intranet FCV
Es una herramienta tecnolgica, fuente oficial de comunicacin institucional, que se encuentra
a disposicin de todos los colaboradores y tiene como objetivo compartir el conocimiento, as
como evitar el desperdicio de tiempo y esfuerzo, y generar nuevas oportunidades para la colaboracin y la productividad. La intranet tiene los siguientes mdulos:
63
Pizarra: Contiene informacin de inters para todos, desde saber quin cumple aos, quin
ingresa a la institucin y qu ofertas hay en clasificados.
Aprendizaje: Brinda el espacio para ser ms competitivos, permite compartir lecciones
aprendidas, experiencias y referenciaciones.
Pginas amarillas: Permite administrar ampliamente contactos internos, externos o de
empresas, incluso conocer sus hobbies o habilidades.
Propiedad intelectual: Se encuentran los activos intangibles protegidos como capital
intelectual. Adicionalmente, este mdulo permite responder preguntas frecuentes sobre derechos de autor, marcas y otros temas de la propiedad intelectual.
Calidad: Permite tener acceso directo al Sistema de Gestin de la Calidad de la institucin.
Desempeo del cargo, que es la situacin que se presenta directamente al interior del
desarrollo de las actividades diarias del trabajador;
Equipos de trabajo, tales como comits, grupos primarios y grupos de investigacin;
Proyectos, siendo stas las nuevas actividades de la FCV como nuevos servicios, nuevas
sedes, nuevas unidades estratgicas de negocios, etc;
Capacitaciones Externas, que incluye congresos, cursos y dems (en este aspecto se
debe realizar la socializacin del nuevo conocimiento entre los compaeros y la entrega de
soporte documental de la capacitacin); y
Experiencias anteriores, como son aquellas situaciones laborales enriquecedoras, anteriores a la experiencia en la FCV.
Sistema de Administracin Hospitalario Integrado - SAHI La Fundacin Cardiovascular de Colombia reconoce el manejo de la informacin y su administracin automatizada como una herramienta necesaria para el desarrollo y modernizacin institucional, reflejado en el montaje de la Fbrica de Software desde el ao 2000. Esto ha permitido desarrollar entre otros, su propio sistema de informacin SAHI (Sistema de Administracin Hospitalario
Integrado) para satisfacer las necesidades de administracin de la informacin en las Instituciones
Prestadoras de Servicios de Salud. Para su desarrollo se aplica ingeniera de software fundamentada en la metodologa RUP (Rational Unified Process) y se mejora continuamente bajo estndares
de calidad ISO9001:2000 y CMMI Nivel 2 (Capability Maturity Model Integration).
Inicialmente la herramienta de software Vital en el ao 2000, constitua slo los procesos asistenciales de la clnica, Historia Clnica Electrnica (HCE), Admisiones, Citas, Contratos,
Facturacin, Cartera, Compras y Suministros, los cuales fueron definidos de la mano con los
usuarios. Sin embargo la informacin contable y financiera de la empresa estaba totalmente
desligada. sta era llevada en otro software. En el ao 2003 se adquiere el cdigo fuente de
los mdulos financieros y se trabaja en la integracin con los asistenciales, generando ahora el
software SAM (Sistema Administrativo Modular). Al mismo tiempo, se inici la comercializacin del software, que inicialmente fue diseado para una empresa privada de nivel IV especializada en cardiologa. Se puso a prueba en instituciones pblicas y privadas desde el nivel
I al IV en otros lugares de Colombia, generando lecciones aprendidas para futuros proyectos. El
nivel de configuracin se increment a tal medida y su integracin se fortaleci a tal grado, que
llev a su actualizacin y desarrollo del nuevo software SAHI (Sistema de Administracin
Hospitalario Integrado) en el ao de 2004. Durante los aos 2005 y 2006 se estabiliz el
producto, y para el 2007 se contaba con versiones liberadas de todos los mdulos.
Ante la estrategia de la FCV de ser un ente reconocido a nivel nacional e internacional y
la apertura de la nuevas clnicas en Santa Marta e Ibagu, se llega al desarrollo en web de
aplicaciones que fortalecen el uso del sistema de informacin de manera remota y amigable.
As, en el 2007 se inicia dicho desarrollo, permitiendo contar con informacin en lnea de los
procesos asistenciales, administrativos y financieros, as como la informacin del paciente que
es su mayor tesoro.
65
Una prctica que permiti mejorar los sistemas de informacin y en especial los procesos
de desarrollo de software, fue la definicin del modelo del ciclo de vida del software basado
en la metodologa RUP (Rational Unified Proces). Este modelo ha sido adoptado desde el
ao 2006 y ha posibilitado estabilizar el sistema de informacin con xito, debido a que la
definicin de requerimientos tiene la mayor importancia antes de iniciar el desarrollo. En los
aos 2006 y 2007, durante la adopcin de los procesos para alcanzar el nivel II de CMMI, se
defini la metodologa de trabajo por proyectos garantizando la definicin clara del alcance,
recursos y cronogramas que facilitan el seguimiento de los objetivos establecidos. Adems del
RUP, la gestin por proyectos ha definido una cultura de trabajo con xito en el cumplimiento
de metas no solamente en el desarrollo de nuevos proyectos sino en las mejoras requeridas
para el software implementado.
Entre los aspectos a resaltar en el desarrollo y mejora de los sistemas de informacin, se tienen:
a. Identificacin clara y precisa de las expectativas de los clientes y usuarios:
Es primordial que las necesidades tanto de los usuarios del sistema como de los clientes
externos sean identificadas, esto facilita la aceptacin por parte de dichos usuarios, al momento de la validacin e implementacin de nuevos desarrollos. Ejemplo de esta metodologa es la integracin de los equipos mdico-asistenciales (monitores de signos vitales,
electrocardigrafo, ecocardiograma) a la red, permitiendo enviar la informacin capturada
directamente a la HCE ofreciendo la oportunidad de una consulta inmediata a los pacientes,
66
lo que se traduce en mejora de la calidad en la atencin por la disponibilidad de la informacin y la reduccin del tiempo de espera del paciente.
La institucin recolecta informacin del entorno para identificar oportunidades y amenazas para el desarrollo de sus procesos principalmente de las siguientes fuentes:
Tabla - Cuadro utilizado para la identificacin de tipo y fuentes de informacin
Tipo de Informacin
Fuente
Responsable
Oferta y demanda de
servicios
Entidades Administradoras de
Planes de Beneficio
Gerencia
Encuestas de Satisfaccin
Mejores Prcticas de
Desempeo
Estndares de Acreditacin
Nacional, Estndares de
Acreditacin Internacional de
Hospitales, Referenciaciones con
instituciones reconocidas
Calidad en la prestacin de
servicios
Ministerio de la proteccin
social, Indicadores publicados
por hospitales acreditados
internacionalmente
Uno de los tpicos tenidos en cuenta para el desarrollo de SAHI fue la identificacin de las
caractersticas de sus pacientes, informacin de vital importancia para el diseo de sus procesos
y por ende de los sistemas de informacin para el soporte de los mismos. Esto se complementa
con los mecanismos desarrollados para obtener datos de la poblacin mediante la aplicacin de
las encuestas de evaluacin al cliente, reuniones interinstitucionales, investigacin del entorno,
entre otras, que permiten tipificar la poblacin, resaltando que el 70% es mayor de 40 aos,
con ocupaciones relacionadas con el hogar en un 42%, pensionados (9%), comerciantes y
agricultores principalmente con niveles bsicos y medios de escolaridad, ocupacin, estrato, el
grupo etreo y el sexo, adems de otra informacin necesaria para garantizar procesos seguros
al interior de la institucin.
La institucin atiende el 3% de la poblacin del departamento de Santander y en menor
proporcin pacientes nacionales e internacionales. Santander cuenta con 1.958.000 habitantes, 971.000 hombres, 987.000 mujeres, 752.000 menores (40%). El 75% viven en el rea
metropolitana, 550.000 en la miseria y 300.000 desplazados por la violencia. Bucaramanga,
Floridablanca, Barrancabermeja, Girn y Piedecuesta son los municipios con mayor nmero de
habitantes, en su mayora urbana (80%). La ms baja calidad de vida est en Garca Rovira
donde impera el minifundio. Segn el observatorio de Salud Pblica de Santander, la tasa de
crecimiento anual de la poblacin de la regin es del 1,11%.1
1
67
Biblioteca
La FCV cuenta con una biblioteca especializada en temas de salud con nfasis en las enfermedades cardiovasculares y el cuidado crtico. Su coleccin de libros consta de 337 libros y
suscripcin a las siguientes revistas cientficas:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
Anesthesiology
Critical Care Medicine
Seminars in Cardiothoracic and Vascular Anesthesia
CHEST
Circulation
Congenital Heart Disease
Journal The American Society of Echocardiography
69
Convenios actuales
Como parte de la estrategia de desarrollo y fortalecimiento de las competencias del talento
humano de la FCV, se establecieron alianzas con universidades regionales y nacionales, donde
la FCV se constituye en una excelente opcin de campo de prctica para los estudiantes de
pregrado y postgrado en las reas clnicas. Para esto, se tienen firmados convenios docentes
asistenciales que permiten la presencia de los estudiantes y convirtindose con su presencia en
una fuerza dinamizadora de estudio, conocimiento e investigacin al interior de la organizacin.
Tabla Listado de Convenios Vigentes
Institucin
N de Estudiantes
recibidos de
Febrero 2007 a
Julio de 2009
Programas
25
25
Enfermera
50
Medicina- Psicologa
Universidad El Bosque
Universidad de Boyac
Terapia respiratoria
Universidad de Santander
Universidad Cooperativa de
Colombia
Universidad Autnoma de
Bucaramanga
70
N de Estudiantes
recibidos de
Febrero 2007 a
Julio de 2009
2
30
Universidad Industrial de
Santander
30
30
Programas
Convenio para desarrollo empresarial
Diplomado en Fisioterapia
Enfermera, Cuidado Crtico, Ginecologa,
Ciruga General, Pediatra, Cuidado
Intensivo Cardiovascular Peditrico.
Auxiliar de Enfermera
Medicina- Alto riego obsttrico
Medicina
Medicina-Imgenes diagnsticas
Gestin documental
La gestin documental, en la FCV tiene como objetivo organizar y desarrollar una adecuada gestin de
archivo y correspondencia en la FCV, para lo que se plane el desarrollo de las siguientes actividades:
71
Inventario documental
Organizacin de los archivos: Gestin, Central e Histrico
Establecimiento de tablas de valoracin y retencin documental
Capacitacin del personal
Sistematizacin de la informacin
El gran volumen de operaciones desarrolladas al interior de la institucin, la cantidad de documentacin que sta genera y la importancia legal que posee, llev a la FCV al diseo del proceso para
el manejo de archivo y correspondencia llamado Gestin Documental. All se realiza un ejercicio
con cada rea para identificar el tipo de documentacin que producen, el destino de la misma
y el tiempo de permanencia en el archivo, cuyo resultado ser el levantamiento de las Tablas de
Retencin Documental lo que permite controlar y centralizar la cantidad de documentos que se
generan en cada rea disminuyendo la cantidad de papel y mejorando el flujo de la informacin.
Adems, permiti organizar adecuadamente los fondos acumulados, los cuales se encontraban ubicados en uno de los stanos del edificio, y los archivos del rea de contabilidad en
el nuevo archivo central del Centro de Informacin y Documentacin CID, localizado en el
Centro Tecnolgico Empresarial CTE. ste inici actividades a partir del ao 2007 con el fin de
digitalizar la documentacin de ms de 10 aos y dar una disposicin adecuada de la misma.
72
Estos procesos de innovacin, los objetivos definidos para cada UEN y la experiencia adquirida
en el desarrollo de estos, llevaron a la FCV a introducir el concepto de Propiedad Intelectual
liderado por la Oficina de Gestin del Conocimiento en conjunto con la Oficina Jurdica para
el estudio de casos que afectan el nombre, la marca y la imagen de la organizacin y los relacionados con la proteccin de los activos intangibles que generen los colaboradores al interior.
Se espera que con el modelo de gestin mencionado cada UEN logre implementar un
proceso de innovacin interno para que se obtenga el resultado final, que son las ejecuciones
de las ideas plasmadas en una distribucin y/o lanzamiento de nuevos productos, procesos o
servicios alineados con las estrategias principales de la FCV.
Actualmente la FCV cuenta con:
Patentes: 3
73
Registros de marcas: 30
Registros por derechos de autor: 20.
Se ha hecho nfasis en el cumplimiento de la legislacin vigente en proteccin de datos, marcas y patentes, copyright y confidencialidad. Actualmente, en relacin con marcas y lemas, se
encuentran todos protegidos por cada unidad estratgica de negocio de la FCV. Ejemplo de lo
anterior se observa en la Figura de Marcas Registradas.
FCV. Soft
Corporativo
FCV. Bioingeniera
El manejo de la propiedad intelectual se da desde la identificacin y proteccin de la tecnologa, se identifica un proyecto, se determina su etapa de desarrollo, se evala la situacin
jurdica, se procede con su proteccin y posteriormente se comercializa.
La mejora continua es un compromiso con el conocimiento, la calidad y la productividad.
Requiere de tica, disciplina y de planes estratgicos que permitan lograr mejoras graduales,
continuas e integrales.
Proyeccin a la comunidad
Medios e informacin
Los medios de comunicacin siempre han sido considerados como uno de los mecanismos de
mayor cobertura para acceder a ms gente en menos tiempo, con informacin de inters y de
fcil comprensin. El 29 de julio de 2006 naci Salud y Vida, el primer programa televisivo
especializado en salud, que desde entonces se transmite por el Canal de Televisin Regional
74
del Oriente, TRO, todos los sbados a las 7:30 p.m. Dicho espacio tiene como ejes temticos: la
promocin de la salud, la prevencin de distintas enfermedades, la socializacin de resultados
de investigacin que aportan novedosas opciones teraputicas, el desarrollo de nuevas tecnologas aplicadas a la salud, el funcionamiento del sistema de seguridad social y, en general, todo
aquello que contribuye a elevar el nivel de vida de los ciudadanos. El objetivo es llegar a cada
hogar del oriente colombiano con un producto audiovisual que le brinda a la comunidad el
conocimiento y las herramientas necesarias para convertirse en gestores de su propio bienestar.
Investigacin e impacto
Desde la creacin de la Fundacin Cardiovascular de Colombia (FCV) se consider que un componente fundamental para el desarrollo de la misma era el de la investigacin cientfica, que permitiera
generar nuevo conocimiento que contribuya a la resolucin de los problemas de salud pblica nacionales. Es as como en 1997 se cre el Centro de Investigaciones de la FCV como una dependencia de
FCV - Instituto del Corazn, el cual obtuvo la financiacin de proyectos de investigacin soportados
por Colciencias y realiz los primeros ensayos clnicos contratados con la industria farmacutica.
El Centro de Investigaciones de la FCV tiene como objetivo promover la investigacin en reas
de ciencias bsicas, clnicas y epidemiolgicas con el fin de gestionar, evaluar y ejecutar estrategias
de intervencin individual y poblacional que permitan mejorar la calidad de vida de los colombianos.
Desde el ao 2001 el Centro de Investigaciones de la FCV se ha consolidado como uno
de los institutos de investigacin privados en salud ms productivos en Colombia, lo que es
verificable a travs de indicadores internacionalmente utilizados como:
Nmero de proyectos financiados en el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacn
(Colciencias). La FCV ha recibido financiamiento por un monto total de $2.612000.000 distribuidos en 27 propuestas de investigacin, constituyndose en la Institucin Prestadora de Servicios
de Salud con mayor participacin en el Programa Nacional de Ciencia y Tecnologa de la Salud.
Publicaciones internacionales indexadas. La FCV ha publicado un total de 77 artculos de
investigacin en revistas internacionales indexadas, con un promedio de 12 artculos por
ao durante los ltimos 3 aos. Anualmente se estima que son publicados 300 artculos
en salud por ao en el pas2, de los cuales aproximadamente el 15% (45 artculos) son
originados en Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud. Con base en estos estimados
se puede concluir que la FCV es una de las principales instituciones hospitalarias que contribuyen a la produccin cientfica nacional.
Grupos de investigacin reconocidos y calificados por el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin (Colciencias). La FCV es la institucin hospitalaria con el mayor nmero de grupos de investigacin reconocidos en el pas con un total de 8 grupos, 1 en nivel
A1, 1 grupo nivel A, 2 grupos nivel B, 3 grupos nivel C y 1 grupo nivel D.
Formacin de recursos humanos. En esta rea, el centro de investigaciones abri la posibilidad de entrenamiento en maestras y doctorados en el exterior a 11 miembros de la FCV
2
Jaramilo H, Latorre C, Lopera C, Albn C. El hospital como organizacin de conocimiento y espacio de investigacin y
formacin. Revista Hospitalaria. 2008, 57: 4-14. (ISSN 0123-8760).
75
contribuyendo de manera significativa al fortalecimiento de la comunidad cientfica nacional. Adicionalmente, a partir del ao 2004 se ha mantenido anualmente entre dos y cuatro
becas otorgadas por Colciencias dentro del programa Jvenes Investigadores, a jvenes
mdicos y enfermeras vinculados al centro de investigaciones como asistentes de proyectos.
En trminos de reconocimientos internacionales a la produccin cientfica del Centro de Investigaciones, destacamos el premio de la Federacin Internacional de Ginecologa y Obstetricia al
artculo Calcium plus linoleic acid therapy for pregnancy-induced hypertension, como el mejor
articulo de investigacin clnica proveniente de un pas en desarrollo ao 2005, as como la inclusin del articulo Preventing pregnancy-induced hypertensin: are there regional differences
for this global problem publicado en el Journal of Hypertension como uno de los 31 artculos
(puesto 25) que publicados en el ao 2005 obtuvieron la distincin de ser los ms citados en
la literatura en el ao 2006. A nivel nacional los trabajos realizados por el Centro de Investigaciones dieron lugar a la obtencin de los premios a los mejores trabajos de investigacin
presentados en los Congresos Colombianos de Medicina Interna, de Diabetes, de Neurologa y
de Endocrinologa, adems del premio Nacional de la Academia de Medicina en dos ocasiones.
Adems de la larga lista de reconocimientos recibidos, la contribucin a la resolucin de
los grandes problemas de salud pblica que aquejan a la poblacin colombiana es el parmetro de referencia ms importante para evaluar el impacto logrado por los conocimientos
generados en la FCV. En este sentido la demostracin de la existencia de diferencias regionales
entre el primer y tercer mundo en la etio-fisio-patologa de la preeclampsia y del sndrome
metablico constituye un aporte fundamental, ya que ha permitido replantear los criterios
diagnsticos y de inclusin de pacientes en programas preventivos de estas enfermedades.
Adems, la FCV ha generado propuestas de investigacin orientadas al desarrollo de nuevas
estrategias teraputicas para el tratamiento tpico de lceras cutneas. Tal es el caso de la
generacin de dispositivos de liberacin controlada de xido ntrico con resultados prometedores para el tratamiento de ulceras por Leishmania y Diabetes. Con estas propuestas se ha
logrado obtener la primera patente internacional de la FCV y aportar una alternativa segura y
econmica para resolver estos problemas de alta incidencia y de discapacidad entre los sectores ms desprotegidos de nuestra sociedad.
La FCV tiene como visin para los prximos aos la consolidacin de las lneas de investigacin
ya mencionadas a travs del fortalecimiento de la investigacin en reas bsicas como farmacologa,
biologa molecular, gentica, bioqumica y fisiologa que permitan el esclarecimiento de los mecanismos fisiopatolgicos claves en el desarrollo y progresin de las enfermedades cardiometablicas que
con mayor frecuencia afectan a nuestra poblacin. As mismo, es de nuestro inters lograr la transferencia del conocimiento generado al sector productivo de la regin y lograr la aplicacin de las nuevas estrategias generadas en los ltimos aos para el tratamiento de enfermedades dermatolgicas.
Resultados
Como se observa, parte de los resultados logrados a lo largo de estos aos por la FCV, se han
descrito en el desarrollo de este documento. Adicional a esto, a continuacin se describen
76
algunos resultados especficos que no fueron mencionados o que complementan los tpicos
descritos.
Como resultado se resalta la consolidacin de la estructura para la gestin de la memoria
corporativa de la FCV, que sta ha ido adquiriendo a lo largo de los aos, estableciendo mecanismos y espacios como los descritos en este documento tales como: la intranet FCV y sus
respectivos mdulos de lecciones aprendidas, Referenciaciones, Paz y Salvo, Gestin de archivo y
Alfaweb, adems de las reas definidas para la generacin y trasmisin del conocimiento como:
la Oficina de Educacin, el Centro Nacional de Investigaciones y el Centro de Informacin y
Documentacin. Si bien se observa que la institucin ha desarrollado diversas estrategias para
gestionar el conocimiento, para las organizaciones que estn iniciando el desarrollo del tema
es importante que comiencen por identificar claramente mediante un diagnstico inicial Qu
conocimiento necesita la organizacin para apoyar su negocio? Dnde est el conocimiento
en la organizacin? Cmo se captura, almacena e intercambia el conocimiento? Cmo se ha
hecho visible? Cmo lo mantienen actualizado? Cmo es definido en la organizacin?3 Esto
le permitir a la organizacin dar un enfoque ms claro a la gestin y estrategias que desean
implementar.
Otro resultado a mostrar es la consolidacin del proyecto CID (Centro de Informacin y
Documentacin), teniendo en cuenta que solamente en el rea de facturacin se archivan 4000
folios de facturas por mes aproximadamente, sin contar las dems reas. Este proyecto ha
permitido mejorar en un 100% la gestin y organizacin de la documentacin en la institucin; adems, para lograr los resultados de manera ntegra, se trasmiti el conocimiento por
medio de capacitaciones sobre el Sistema de Gestin Documental para dar a conocer a todo
el personal de la FCV el proceso de implementacin del sistema y de esta manera obtener los
resultados esperados.
Gracias a la implementacin de la intranet FCV, encaminada a actividades de conocimiento
y comunicacin, actualmente la institucin posee una adecuada administracin del conocimiento y de la informacin. Los 13 mdulos que componen la intranet y los 980 usuarios que
utilizan este servicio, quienes diariamente comparten su conocimiento con la comunidad FCV a
travs de la intranet, hacen parte de los resultados reflejados actualmente y que son proyectados a la comunidad en general por medio del Sistema de Informacin Interno (SI), el programa
televisivo especializado Salud y Vida, y pantallas de plasma ubicadas en las diferentes reas
de la institucin.
Para el manejo de la propiedad intelectual en la FCV, se dise una cartilla de propiedad
intelectual con el objetivo de aclarar el tema; adems, se coordinaron actividades tendientes a la
bsqueda de las patentes, como por ejemplo: equipos producidos por FCV Bioingeniera como
la UCI MOVIL modelo de invencin, registros sanitarios y permisos de comercializacin segn la
naturaleza del equipo, certificado de normas higinicas y sanitarias para la planta de produccin.
Actualmente la FCV cuenta con:
Patentes: 3
3
Budzak, D., Conducting a knowledge audit, Part II, Inside Knowledge, t. 9, nm. 4, 2005b, pp. 3236.
77
Registros de Marcas: 30
Registros por derechos de autor: 20.
En adicin a los resultados antes reflejados, el Sistema de Informacin implementado ha permitido sortear con xito las principales dificultades que afrontan las Instituciones Prestadoras
de Servicios de Salud (IPS) como son: Ilegibilidad en la Historia Clnica (HC), el desorden de los
registros, la prdida de parte de los mismos, el enorme tiempo invertido en organizar y archivar
grandes cantidades de papel, sin mencionar el espacio requerido para custodiar mnimo durante 20 aos los expedientes clnicos y la sub facturacin en la venta de insumos y medicamentos.
Si bien la FCV ha usado la teora organizacional en varias ocasiones, sta se ha caracterizado por un enfoque pragmtico y experimental, como respuesta a una iniciativa prctica que
lo exige. Evidencia de esto es su proceso de diversificacin en UEN, el Centro de Innovacin y
Tecnologa y la gestin del conocimiento. Al respecto, la alta direccin ha tenido inquietudes o
ha tomado medidas organizacionales que a la postre han sido articuladas o implementadas a
la luz de premisas tericas, pero nunca al contrario.
Esto significa que es una organizacin que no le teme a los cambios y tiene una visin
prctica del conocimiento. Para efectos de estrategia y la gestin gerencial, esto implica que
la organizacin genera planes de desarrollo concretos y claros que le permiten evitar el vrtigo
de la accin ciega, tarea que ha asumido con la implementacin del modelo de Gestin del
Conocimiento enmarcado en su Sistema de Gestin de Calidad. De otra parte, esta flexibilidad
propia de una entidad que experimenta y que est en constante aprendizaje facilita la asimilacin de los procesos de mejoramiento necesarios para garantizar la calidad de sus servicios
y productos.
El gran reto que tiene la FCV de cara al futuro es el de generar conocimiento: la bsqueda
de innovacin, tecnologa, marcas y patentes basados en nuestro propio conocimiento, en lugar
de una replicacin del mismo. Cuando se da el paso de implementar y replicar, al de crear e innovar, ocurre un salto exponencial para cualquier institucin y es ah cuando se da el verdadero
crecimiento no slo institucional, sino de una regin y de un pas. Es el paso del subdesarrollo al
desarrollo. Esa es la meta de la Fundacin Cardiovascular de Colombia en la actualidad.
78
2003
Creencias
Con respecto al ser humano creemos que:
Gente exitosa es aquella que se identifica con la Organizacin y logra sus metas personales.
1. La Vida Plena se logra por un proceso de desarrollo integral de las personas en sus diferentes dimensiones: espiritual, intelectual, laboral, familiar, afectiva, econmica, fsica, social,
y otras.
2. El ser humano vive un proceso de permanente desarrollo, aprendizaje y crecimiento a travs
del relacionamiento con los dems: familia, trabajo y comunidad.
3. El desarrollo personal integral: cuerpo, mente y espritu, debe ser planeado y autodirigido.
4. Cada uno de nosotros tiene la responsabilidad de lograr su misin a travs de la construccin y desarrollo de su propio proyecto de vida.
5. Los seres humanos somos iguales. La dignidad de las personas es la misma independiente
de su raza, sexo, credo o condicin.
Con respecto al trabajo creemos que:
1. El trabajo es fuente de desarrollo y bienestar personal y familiar que genera aprendizaje,
crecimiento y realizacin.
2. Un ambiente clido, alegre y creativo contribuye a la satisfaccin en el trabajo y al buen
desempeo.
3. Los resultados sobresalientes se logran a travs de la innovacin, la agilidad, el aprendizaje
permanente, el trabajo en equipo, la motivacin y la participacin de todos nosotros.
4. La seguridad integral de los colaboradores es un compromiso de todos.
5. La calidad la medimos por la satisfaccin total de los clientes y consumidores.
Con respecto a la empresa creemos que:
1. Meals somos el equipo de personas que la integramos.
2. La gente es lo ms importante de la organizacin.
3. El xito de Meals depende del xito y satisfaccin de su gente y de la anticipacin e identificacin permanente de necesidades y requisitos de consumidores y clientes.
4. Meals es un organismo en permanente desarrollo a travs de su mejoramiento continuo y
el de cada uno de sus integrantes.
5. El aporte de nuestro trabajo a la generacin de resultados sobresalientes es la base para
el desarrollo y liderazgo de Meals.
6. La calidad de productos y servicios es nuestra responsabilidad.
Con respecto a los relacionados creemos que:
1. Los consumidores son nuestra fuente de inspiracin y la razn de ser de la organizacin.
2. Los clientes son nuestros principales socios.
3. Nuestra responsabilidad es ser la mejor opcin para los consumidores, clientes, colaboradores, accionistas, proveedores y comunidad.
82
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Estructura
Finalmente, el modelamiento se refiere a la construccin de modelos matemticos y la aplicacin del anlisis multivariado en la explicacin del grado de influencia de distintas variables
exgenas y endgenas en el comportamiento de las ventas.
Con la importancia que la labor de Investigacin de Mercados realiza, MEALS no ha dudado en fortalecerla para que sea cada vez ms slida y profunda, pues en ella se fundamenta
buena parte del xito en el mercado. Los elementos habilitadores del xito en el conocimiento
profundo de los consumidores se pueden resumir en:
85
I. Claridad estratgica
II. Monitoreo permanente del entorno como factor que afecta el desempeo organizacional
III. Desarrollo interno de competencias especficas para el entendimiento y conocimiento del
mercado
IV. Apoyo de la empresa a este tipo de iniciativas con las implicaciones que tiene mantenerlas
de manera permanente favoreciendo la innovacin, el planteamiento de nuevas hiptesis y
V. Certeza de la oportunidad permanente de aprendizaje y mejoramiento
Todo este esfuerzo orientado al entendimiento superior del consumidor, el cliente y la competencia tiene como fin ltimo la construccin de marcas valiosas para los consumidores, ya que
stas son vistas al interior de Meals como el activo ms valioso para la compaa.
De otro lado, el proceso de cambio cultural que se ha venido desarrollando con vendedores
y mercaderistas tambin ha sido intenso y ha permitido disear su insercin en el mapa cultural
del enfoque desarrollado por la empresa. Este diseo contempla la inclusin del programa de
servicio al cliente dentro del marco conceptual de la cultura organizacional requerida para el
xito de la compaa. A su vez, esta inclusin permite identificar algunos temas que requieren
ser tratados de manera ms concreta y que demandan un trabajo deliberado para finalmente
fortalecer los dos elementos de la propuesta de valor que se quieren reforzar frente al cliente,
como son distribucin y venta.
Uno de los pilares de la estrategia desarrollada para la fidelizacin de clientes ha sido la coherencia en las actuaciones, acordes con el mensaje y la filosofa, y la responsabilidad y respeto
por lo prometido, es decir, cumplir lo que se promete, en trminos de reconocimientos, capacitacin, premiaciones, y dems estmulos ofrecidos. Esta cultura de cumplimiento ha permitido
que en los casos en que las estrategias son recibidas con alguna prevencin o incredulidad por
parte del mercado, quienes han venido beneficindose de ellas y recibiendo sus recompensas,
contribuyan a propagar en el medio la confianza en los programas de MEALS y aumentar la
credibilidad en sus ofertas. Internamente en la compaa, esta situacin desencadena el reto
de adecuar la fuerza de ventas para actuar acorde con las expectativas creadas, generar los
programas de capacitacin alineados con los programas para los Clientes, elaborar y apropiar
los libretos especficos frente a cada segmento de clientes (son ms de 60.000 clientes que
constituyen la base de clientes de MEALS).
Un elemento comn que se ha revelado en el desarrollo del enfoque al cliente y al consumidor, es precisamente la adopcin por parte de MEALS de una actitud de investigacin
permanente de las necesidades y hacia la generacin de mecanismos, procesos e instrumentos
que permitan llegar a los conceptos que soportan la decisin de compra de uno y otro, de una
manera seria, profunda, sin escatimar esfuerzos y con la articulacin de acciones entre las distintas reas de la compaa que intervienen en esos procesos.
La innovacin no se limita solamente a producto, sino que contempla tambin la permanente inquietud de mejorar las metodologas, tcnicas de estudio del mercado, de clientes y
consumidores, innovacin basada en lo ms profundo de las creencias de la empresa y expresado en las definiciones estratgicas, de darle al mercado ms de lo que puede estar esperando,
tratando siempre de anticiparse y ser ms inteligente y avanzado que la evolucin natural de las
tendencias de consumo y modas. El estmulo a la innovacin en la compaa, parte de la propagacin de conceptos, en su marco cultural, que inducen a mirar cada da de manera distinta los
fenmenos y los sucesos diarios, y buscar siempre alternativas diferentes a las conocidas, dentro
de la coherencia que la ha caracterizado.
Resultados
Los principales resultados que se buscan con este tipo de modelos
de manejo de los clientes y mercados, se reflejan en los indicadores
que a continuacin se muestran grficamente, los cuales conllevan
88
4,5
4,3
3,5
3
2,5
2
1,5
1
0,5
0
2007
2008
Excelente
Muy Bueno
Bueno
Aceptable
Dbil
Crtico
4,75-5,00
4,50 - 4,74
4,25 - 4,49
4,00 - 4,24
3,50 - 3,99
< 3,50
Dic -07
Ene
Feb
Mar
Abr
May
Jun
Jul
Ago
Meta 2008
Sep
Oct
Nov
Dic
Nov
Dic
Ao 2008
Patrimonio
70%
60%
50%
40%
2001
Dic -07
2002
Ene
2003
Feb
Ao 2008
Mar
2004
Abr
2005
May
2006
Jun
Jul
Meta 2008
2007
Ago
2008
Sep
Oct
Ao 2007
89
Smbolos
y rituales
Modelo Cultural
Transformacin
de la empresa
Humanos 100%
Transformacin
de la persona
Herramientas soporte
a la construccin del
Proyecto de Vida
Identificacin de
Proyecto de Vida
Enfoque de bienestar
En primer lugar, coherencia estratgica, es decir, alinear el enfoque hacia la gente y la cultura
organizacional con el enfoque estratgico de la compaa, que considera la relevancia de las
personas en el logro de los resultados. El segundo gran objetivo de la compaa a partir de
esta concepcin es hallar la coherencia entre el pensar y el actuar, ya que las solas definiciones pueden ser apreciadas, pero la vivencia de las mismas es lo que refleja la realidad de la
organizacin y lo que la gente identifica como parte de su empresa. Es decir, las definiciones
establecidas han sido objeto de acciones especficas, planificadas, para que se conviertan en
una realidad organizacional, no solamente una declaracin.
Esto constituye la base del modelo que refleja la coherencia pensar-actuar de los lderes, pues
son ellos quienes moldean la cultura organizacional requerida. El estilo de liderazgo requerido
por MEALS para el logro de la transformacin cultural y los propsitos planteados se reflejan en
el Proceso Gerencial, el cual incluye los elementos que un lder MEALS debe desarrollar desde su
responsabilidad con los resultados, pero tambin desde su responsabilidad con la gente a cargo.
Este Proceso Gerencial debe ser realizado por todos los jefes en MEALS y consta de diez
pasos o fases que son evaluados al final del ao a travs de una auditora realizada desde el
rea de Cultura Organizacional a los colaboradores. Posteriormente, se hace un informe que
permite retroalimentar de manera cuantitativa y cualitativa a cada jefe para generar un plan de
91
mejoramiento con el fin de fortalecer su gestin. Los pasos del proceso gerencial son: planeacin estratgica, acordar metas y acciones claves (traducidas en planes trimestrales con los colaboradores), dar formacin (induccin, entrenamiento y capacitacin tcnica), dar autonoma
y apoyo, hacer seguimiento, liderar equipos primarios, medir e informar avances y resultados,
evaluar el desempeo trimestralmente, reconocer logros y dar retroalimentacin, y definir plan
de desarrollo. Con este recorrido, MEALS ha venido fortaleciendo de manera uniforme y estructurada el desarrollo de la labor de todos los jefes.
Humanos 100% busca coherencia en los procesos de gestin humana, de forma que se articulen los procesos de manera sistmica y complementaria; que cada tema relacionado con el
desarrollo humano tenga la importancia requerida a travs de los distintos procesos. Humanos
100% tambin busca coherencia en la construccin de futuro, ya que el modelo permite generar una ruta, un camino que se enriquece en la medida en que se recorre. Aunque en general, en
los procesos de desarrollo de la gente, en el mundo empresarial se ha sentido la influencia de
modas y tendencias, en MEALS se mantiene el enfoque original descrito sin que se descarte la
actualizacin de herramientas utilizadas y ajustes a los procesos, pero la concepcin del modelo
est formulada de manera slida para el largo plazo.
El modelo se ha construido y actualizado segn la transformacin de la empresa. Lo que
se busca es gerenciar la cultura, soportar la estrategia definida y lograr complementariamente
la transformacin de la persona, de modo tal que desde su ingreso empiece a fortalecer su
proceso de desarrollo individual.
El modelo contempla el proceso de transformacin de la empresa, utilizando como herramienta la construccin del modelo cultural de la organizacin, en el cual se contemplan como
elementos fundamentales: concepcin de ser humano (que incluye el concepto de que todos los
seres humanos son de igual condicin, que el ser humano est formado por espritu, cuerpo y
razn, y en los tres frentes se deben propiciar las acciones para su desarrollo), estados de nimo
(como se quiere que la gente se sienta en Meals), perfil de la gente MEALS (que contempla la
descripcin del ser, y es elemento de seleccin), factores de desempeo (incluye innovacin y
creatividad, trabajo en equipo, orden, aseo y limpieza, entre otros), factores de competitividad,
y gran propsito organizacional.
Una vez definido el modelo cultural, el siguiente paso fue la medicin de la cultura real
que tom como referente la cultura requerida. El instrumento de evaluacin fue diseado internamente y contempl cada factor desde dos perspectivas: el impacto en la estrategia y la
percepcin de cada factor a travs de conductas y comportamientos visibles en la gente de la
organizacin. A partir de esta evaluacin se establecieron las brechas considerando como prioritarios aquellos que cumplieran con los criterios de alta importancia en los resultados y poca
evidencia de comportamientos visibles que reflejaran el factor.
Los proyectos derivados de estas brechas priorizadas han sido abordados por la compaa
y mantenidos y renovados durante aos. Nunca se cay en el facilismo de tratar de cerrar estas
brechas con programas puntuales y espordicos de capacitacin o motivacin, sino a travs de
procesos slidos, permanentes y constantemente evaluados y mejorados, con mucho nfasis en
la participacin de los lderes, quienes hacen parte del equipo de facilitadores internos con que
cuenta la empresa para el proceso de transformacin cultural.
92
De esta evaluacin merecen ser mencionadas algunas de las principales brechas sobre
temas en los cuales se ha avanzado mucho, pero que en el momento de la evaluacin no
estaban en el nivel de las expectativas de la compaa: calidez, trabajo en equipo, innovacin,
fortalecimiento de jefes y orden, pulcritud y aseo. Por cada uno de estos temas se gener un
proyecto transversal a la organizacin, liderado por gestin humana, pero involucrando en su
implementacin a toda la organizacin y especialmente a los lderes. Por ejemplo, en el desarrollo de cualquier proyecto, la estrategia de comunicaciones del proyecto est apoyada por el
rea de Comunicaciones, y as con cada especificidad. Esto evidenci tambin la necesidad de
emprender un programa de fortalecimiento de jefes, para que su actuacin estuviera alineada
con las acciones definidas y se estableciera un marco general de actuacin para todos los jefes
evitando interpretaciones que generaran actuaciones contradictorias o no coherentes con lo
que se busca en la organizacin.
Muchos de los eventos y acciones internas de la compaa en el reforzamiento y la consolidacin de estos conceptos que pretenden formar la cultura requerida se trabajan de manera
ldica, lo que permite tambin el desarrollo de la creatividad entre los miembros de la organizacin para generar acciones novedosas y atractivas, con la participacin de todos. Es as como
existen los Refrigerios Clidos en los cuales se realizan actividades con los colaboradores con
una duracin de media hora cada 15 das. En ellos se refuerzan temas propios de la Cultura
Meals y sirven de espacios de integracin y vivencia del valor de la Calidez.
Con los cambios anuales de la estrategia competitiva de la compaa, derivada de su revisin
y adecuacin a las condiciones del entorno, tambin se realiza de manera sistemtica una revisin
del modelo cultural definido en el sentido de verificar que siga siendo coherente, pertinente y suficiente para el logro de la nueva estrategia. La pirmide que representa la abstraccin del modelo
cultural de la compaa es revisada y validada o ajustada en cada uno de sus componentes. Una
de las dificultades que ha abordado la compaa en este proceso de construccin de la cultura requerida fue la definicin conceptual y metodolgica de lo que se quera hacer en el tema de creatividad e innovacin, ya que aunque el propsito es claro, y su conveniencia no se pone en duda,
la definicin de las acciones que se deban emprender fue en principio muy confusa. Ya se ha
estado trabajando internamente desde hace ms de cuatro aos para poder impregnar a toda la
comunidad organizacional con la actitud de estar permanentemente revisando y detectando oportunidades de hacer las cosas de mejor manera, buscando mayor efectividad en la labor cotidiana.
La organizacin de manera permanente ha estado aplicando anualmente las encuestas de
clima organizacional, las cuales han permitido evaluar la evolucin, el mejoramiento y el impacto de las estrategias realizadas. Por ejemplo, hace algunos aos, el factor peor evaluado en
MEALS fue Trabajo en Equipo. Con el ingreso de la compaa al Grupo Nacional de Chocolates,
la medicin se ha venido haciendo ya no con el instrumento propio diseado por MEALS, sino
con el instrumento de medicin que se utiliza en todas las empresas del Grupo, y ese factor,
Trabajo en Equipo en MEALS, es el mejor evaluado para la organizacin.
Otro de los factores clave del xito de la estrategia Humanos 100% parte de la conviccin
total desde la alta gerencia, de la importancia y necesidad de estudiar, profundizar y dedicarse
a realizar la labor asignada de manera especfica, por lo que la compaa dispone las facilidades
del caso, proporcionando la capacitacin, permitiendo la utilizacin del tiempo para la prepa93
racin y realizacin de actividades, los recursos financieros y todo el apoyo que los programas
relacionados con Humanos 100% necesitan, de manera que las actividades cada ao estn
previamente programadas (cronograma anual) y garantizada su ejecucin (presupuesto asignado y facilitadotes disponibles y comprometidos en las fechas establecidas). La participacin de
los lderes tiene adems un par de ingredientes que complementan el programa de creacin de
cultura: de una parte, ayuda al fortalecimiento de los lderes como tal, pues las implicaciones de
actuar como facilitadores les obliga a prepararse cada vez ms para afrontar este rol, y de otra
parte, los colaboradores perciben coherencia entre el discurso y las acciones, al recibir de sus
propios jefes los principios y la implementacin de los temas abordados.
Adicionalmente, la organizacin empez a reflexionar sobre cmo hacer sentir y vivir mejor
la cultura requerida entre los miembros de la empresa. Estas reflexiones han llevado a MEALS
a estructurar unos espacios matizados con algunos rituales y smbolos de la organizacin como
parte del esquema de particularizacin de la cultura MEALS. Estos ritos incluyen, en los eventos
con toda la comunidad, la entonacin del Himno Nacional como una forma de ratificar el orgullo nacional, lectura de Visin, Misin y Creencias, expresin del grito de batalla adoptado por
la organizacin para transmitir y compartir entusiasmo y energa y el canto del himno MEALS.
A esa ritualidad se le han agregado dos temas interesantes: uno de ellos es la apropiacin
de un cdigo de Vestuario MEALS, que va en lnea con criterios que permiten facilidad para
la realizacin del trabajo, eliminacin de barreras, no formalismos, etc. Este aspecto refuerza la igualdad entre los miembros de la empresa y afirma el sentido de pertenencia. El otro
es la adecuacin arquitectnica de los espacios de trabajo, armnicos con el modelo cultural
de la organizacin, que ha implicado la remodelacin de oficinas, diseando los ambientes a
partir de conceptos como calidez, alegra, orgullo por las marcas, trabajo en equipo, agilidad
de respuesta, para mencionar algunos, que se reflejan en los colores escogidos para el diseo
arquitectnico, el tamao y colorido de los afiches, el diseo de las distintas reas, el tamao
de las oficinas, la disposicin y tamao de las sillas en sitios de reunin, la no utilizacin de
puertas ni barreras, entre otros.
Los elementos relatados en los prrafos anteriores corresponden al enfoque y las acciones
desarrolladas para el desarrollo de la cultura organizacional. Complementario con este enfoque, existe el que est orientado al desarrollo de las personas. Esta orientacin al desarrollo
personal e individual est encaminada al mejoramiento de la vida personal, utilizando herramientas proporcionadas por la empresa para contribuir a la construccin de un proyecto de vida
personal. El proceso de transformacin de las personas en MEALS se concibe como el logro
de la vida plena que no es ms que el ciclo de mejoramiento a partir de una visin de futuro
de cada persona. La planificacin de las acciones, su cumplimiento y seguimiento a los resultados y cambios observados, y los aprendizajes obtenidos durante este proceso, constituyen el
camino que la organizacin facilita para que todos sus colaboradores alcancen un nivel de vida
mejor cada da. Para el desarrollo de este propsito la organizacin cuenta con herramientas
de auto conocimiento y herramientas para la reflexin individual.
En las herramientas de auto conocimiento todas las personas de la organizacin han pasado, una o varias veces, por talleres que le permiten identificar cul es el sentido de su vida,
donde se explicitan la misin personal, la visin, las creencias del ser, en un proceso reflexivo,
94
y la definicin o diseo de su proyecto de vida en las distintas reas del desarrollo humano:
laboral, intelectual, social, afectivo, familiar, econmico, fsico.
Adicionalmente, a partir de la estrategia de Vida Sana, que hace parte de Humanos 100%,
existe el propsito de proporcionar salud a todos los colaboradores de manera voluntaria; se les
practica una evaluacin fsica con asesora mdica y de nutricionistas que les permita establecer
un plan de mejoramiento de la salud en general a partir de los datos de peso, talla, presin
arterial, estado de nutricin, tabaquismo y alcoholismo, si aplica, etc.
Por otro lado, buscando profundizar reflexiones sobre motivaciones de vida, trimestralmente
se hace un evento con todo el personal con un facilitador externo que ayude a la reflexin individual, a partir de testimonios de vida reales, sobre qu cosas son las que le gustan y motivan
a cada uno, para que sean incorporados en su plan de vida.
Uno de los temas importantes para MEALS es haberle dado soporte a este modelo en la
Poltica de Bienestar y Calidad de Vida de los colaboradores, que contempla la armonizacin
de acciones que generan bienestar y promueven el mejoramiento de la calidad de vida. Entre
las definiciones claves en el tema de bienestar se decidieron los siguientes temas para apoyar:
vivienda, salud, educacin, recreacin y ahorro. Posteriormente se incluy tambin el cubrimiento de riesgos.
En el frente de vivienda el propsito es: Todo el personal de MEALS debe tener vivienda
propia y digna, entendiendo por esto ltimo las condiciones bsicas para vivir. Este frente de
trabajo est apoyado por prstamos para adquisicin de vivienda y prstamos para reparaciones locativas, a travs del Fondo de Colaboradores, que se fomenta con ayuda econmica de
la compaa. Todas las personas que llevan ms de 3 aos vinculadas a la compaa, tienen
vivienda propia y muchas de ellas han sido apoyadas por esta iniciativa.
En cuanto a salud, ante el amplio espectro de posibilidades dnde intervenir, MEALS decidi apoyar a sus colaboradores en dos frentes: el primero, adoptando como poltica que
ninguna persona que ingrese a MEALS puede tener disminucin de sus capacidades fsicas
por el hecho de trabajar en esta empresa, lo que orienta el manejo de programas preventivos
y correctivos relacionados con salud ocupacional y seguridad industrial. El segundo frente
est orientado al mejoramiento de la salud oral, en el que se han identificado necesidades
importantes.
En el tema de educacin de los colaboradores, en MEALS, el requisito mnimo de nivel
educativo de ingreso es ser bachiller. Sin embargo, esto no se cumpli en algunas pocas y
se fue conformando al interior de la compaa una poblacin que no cumpla con esa premisa,
por lo que se inici un programa en coordinacin con la caja de compensacin familiar en
Bogot, y en Manizales y con institutos particulares cuando la poblacin en algunas ciudades
no ameritaba hacer un acuerdo institucional, para poder lograr que todos los colaboradores
que no lo hubieran hecho, pudieran validar y terminar sus estudios de educacin media. Este
programa contaba con el apoyo econmico de la organizacin. Hoy el 100% de la poblacin
organizacional tiene el nivel de bachillerato aprobado.
A partir de este logro se ha iniciado, tambin en coordinacin con el SENA, un ciclo de
profesionalizacin de personas que tienen oportunidad de elevar su preparacin acadmica
como parte de su proyecto de vida, y es as como ya se ha logrado graduar como Tecnlogos
95
en Alimentos a un primer grupo en Bogot, y estn en proceso de preparacin dos grupos ms,
uno en Manizales y otro en Bogot, los que se espera se graden a finales de 2009.
El propsito de estas iniciativas se basa en que las personas, por el hecho de estar en
MEALS mejoren su nivel de educacin, el cual, si es posible, se pueda aprovechar en la
misma empresa.
Dentro de los aspectos que contempla la poltica de bienestar se ha incentivado por parte
de la compaa el fomento del ahorro entre sus miembros. El Fondo de Colaboradores naci
con la empresa con unos lineamientos que se revisan y se incentivan de manera permanente,
a nivel individual, con cada persona apoyando la planeacin de sus finanzas y su nivel de endeudamiento, y hoy da el 91% de los colaboradores pertenecen al Fondo, con una utilizacin
promedio de sus servicios de dos prstamos anuales por persona.
Con el paso de MEALS al Grupo Nacional de Chocolates se ha incorporado a la Poltica de
Bienestar el tema de Cubrimiento de Riesgos, aprovechando las facilidades de tener en el grupo
empresarial nexos con los temas de seguros con un abanico amplio de posibilidades de utilizar,
a nivel individual, con cobertura en distintos frentes.
Existe adems un Pacto Colectivo gestionado por iniciativa de la compaa con nfasis en el
apoyo a la educacin, principalmente para estudios superiores de pre-grado, especializaciones,
y otros ms avanzados. Este pacto se construy con el apoyo de los colaboradores, como complemento a los beneficios y polticas existentes en la empresa.
Para apoyar el concepto del programa Humanos 100% de que la estrategia y la gente vayan de la mano, se refuerza permanentemente con acciones, el hecho de que la gente entienda
la estrategia y la desarrolle, y que la gente se vea adems como parte de la estrategia, la cual
no slo contempla los resultados econmicos sino tambin la ganancia en el desarrollo personal. Para estas acciones se resaltan dos elementos importantes: primero, la estrategia cobra
vida a travs de la participacin activa de las personas y con la creacin de signos, smbolos
y rituales, y segundo, la compensacin de las personas se hace sobre los resultados logrados.
La estrategia 2003-2007 denominada Everest estuvo matizada cada ao por un smbolo y
un significado particular, entendido por todos y con resultados positivos en cuanto a logro de
las metas planteadas. Hoy el plan estratgico definido para el 2008 2010, est orientado a
consolidar la cohesin con el Grupo Nacional de Chocolates, denominado La Conquista, con
una simbologa tambin particularizada.
El enfoque del manejo de la informacin de los planes estratgicos contempla que
todos los colaboradores de la organizacin conozcan las principales acciones que como
equipo llevarn a cabo y que estn familiarizados con las metas numricas de la organizacin.
El reto grande en el desarrollo de este modelo ha sido alinear los jefes con la cultura
organizacional, especialmente las personas que ingresan a la organizacin y que vienen
de trabajar con otro tipo de modelos o filosofas. Los hbitos adquiridos requieren tiempo
para modificarlos, aceptar la filosofa de la empresa, apropiarla y desarrollarla a travs de
las actuaciones.
Este ha sido el modelo diseado y desarrollado por MEALS en la bsqueda de articular la
gran creencia de la organizacin que los resultados organizacionales se obtienen con gente
96
exitosa que logra sus resultados personales y su desarrollo de vida, modelo que tiene como
elementos fundamentales:
a. Creencias arraigadas en la direccin de la organizacin y que generan acciones orientadas a
que sea tambin parte de las creencias verdaderas de todos los jefes, quienes son finalmente quienes a travs de sus comportamientos construyen la cultura organizacional.
b. Clara definicin de los propsitos y resultados esperados de este enfoque y cmo lograrlos.
Definir los Qu y los Cmo, y asignar los recursos necesarios para su realizacin es parte
fundamental del xito de un modelo de estas caractersticas.
c. Mantener el foco y la coherencia pues los temas de gestin humana son de largo plazo.
d. Las reas de gestin humana, que en MEALS se denominan Cultura Organizacional,
deben entender el modelo de manera sistmica y no como una serie de programas
con alguna relacin, para que su labor pueda apoyar transversalmente los procesos
e individuos de la organizacin, con quienes se desarrolla la estrategia que busca el
mejoramiento personal.
Resultados
Como consecuencia de los propsitos planteados a travs de la descripcin del modelo Humanos 100%, se han logrado los resultados de mejoramiento planteados en los aspectos
crticos de inters para la organizacin y que son evaluados a travs de la medicin de clima
organizacional, cuyas variables hemos considerado, deben reflejar el avance en los temas culturales que demuestren el compromiso de toda la comunidad organizacional y la coherencia
de las calificaciones obtenidas con la filosofa y creencias de la organizacin. A continuacin
reflejamos grficamente la evolucin de las variables que componen la evaluacin de Clima
Organizacional, realizada en 2008 y su grado de avance con respecto al 2006, ao en que se
hizo la medicin anterior:
Perfil del clima organizacional comparado con el obtenido en el estudio anterior
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
2006
2008
train
49,0
50,3
apjef
50,8
54,4
senpe
51,6
53,9
retri
55,7
57,6
disre
50,6
53,9
esta
57,4
57,3
claor
56,0
59,3
coher
54,8
58,8
tequi
62,4
65,0
valco
49,1
52,5
97
Trato Interpersonal
Apoyo del Jefe
Sentido de Pertenencia
Retribucin
Disponibilidad de Recursos
Estabilidad
Claridad Organizacional
Coherencia
Trabajo en Equipo
2006
49,0
50,8
51,6
55,7
50,6
57,4
56,0
54,8
62,4
2008
50,3
54,4
53,9
57,6
53,9
57,3
59,3
58,8
65,0
Valores Colectivos
49,1
52,5
Meals de Colombia evidencia un Clima Organizacional favorable que ha presentado una tendencia a la mejora; en el estudio realizado en 2006, Meals de Colombia obtuvo una puntuacin
de 55,4 equivalente a 82,60%, este resultado mejor en 2008 con resultados de 59,6 correspondientes a 84,10%. En este estudio, la totalidad de variables evaluadas presenta niveles
positivos dentro de la escala. El tema que presenta una mejor percepcin es Trabajo en Equipo,
seguido por Claridad Organizacional y Coherencia. La gestin del Clima Organizacional es una
prioridad para los jefes de la organizacin que tienen personas a cargo, por ello cada uno
adelanta un plan de mejoramiento que le permite obtener resultados cada vez ms positivos
y por supuesto crear un ambiente laboral en el que los colaboradores se sientan ms a gusto.
Finalmente, es importante resaltar los elementos claves que se deben establecer dentro de
un proceso de gestin del talento humano para poder desarrollar competencias, compromiso
y filiacin con la organizacin, como respaldo a la gestin organizacional hacia el xito sostenible:
98
Petrobrs
Unidad de Negocios
Colombia
2004
Petrobrs
c. Gas Natural: Mercado local de Neiva y mercado regional del occidente colombiano.
d. Distribucin de Combustibles y Lubricantes: Produccin y despacho de lubricantes en
la Planta Puente Aranda en Bogot; y comercializacin, transporte, entrega y servicio postventa de lubricantes en el territorio colombiano. Almacenamiento, mezcla y despacho de
combustibles en la Planta Puente Aranda, y comercializacin, transporte, entrega y servicio
postventa de combustibles en el territorio colombiano.
Petrobrs fue ganador del Premio Colombiano a la Calidad de la Gestin en 2005 y del Premio Iberoamericano a la
Calidad en 2007.
102
Petrobrs
Sin embargo esta etapa fue complicada en el sentido del malestar y ansiedad que produjo
la operacin, entre los miembros de la organizacin comprada. La alta direccin del la UN-COL
manej la situacin a partir de un mensaje claro, transparente, en el sentido de explicar la
realidad de que esas personas a partir de la compra estaban vinculadas a otra organizacin,
con otros esquemas, otras reglas, otra cultura y otras metodologas, con los cambios que esa
nueva situacin implicaba. Adicionalmente a estas acciones, se dise un proceso cuidadoso de
capacitacin y entrenamiento, aprovechando las experiencias y documentacin que tena Shell
y adecundolas a las condiciones de manejo de Petrobrs. Esta integracin de las dos compaas gener un gran aprendizaje en la acomodacin de las dos culturas al esquema de manejo
organizacional de Petrobrs.
De otro lado, el mantenimiento del modelo de gestin de Petrobrs que est alineado con
el Modelo de Excelencia del Premio Nacional de Calidad del Brasil PNQ tiene una revisin
permanente ya que al sufrir el PNQ las modificaciones anuales propias de la evolucin del
modelo, la compaa revisa y ajusta sus esquemas y metodologas para poder seguir alineados
con el referente.
Entre los distintos frentes de accin que desde el punto de vista de gestin se manejan en
la UN-COL, se han considerado como prcticas ejemplares dos temas que han permitido a la
organizacin buena parte de su xito sostenido: La Estrategia y la Gestin Estratgica
y la Gestin de Clientes y Mercados. Ambos temas se incluyen en este documento en las
siguientes secciones.
En general, este tipo de prcticas se dinamizan a partir de las directrices y pilares estratgicos recibidos de la Corporacin Petrobrs, que contemplan el desarrollo organizacional
con horizonte de 5 aos, y en lo local se definen las acciones pertinentes para apropiarlas
y materializarlas en metodologas aplicables en todos los niveles de la organizacin; permanentemente se busca la innovacin de estos procesos consultando a expertos locales y
apoyndose en especialistas de la organizacin trados del Brasil. El impacto, tanto de la
adaptacin como de su innovacin, se mide a travs de los indicadores de resultados de la
Compaa y sus tendencias sostenidas de mejoramiento. Finalmente, los resultados relacionados con las distintas perspectivas son los que muestran el xito de los procesos realizados
en la concepcin, estructuracin e implementacin de las prcticas de gestin utilizadas en
la organizacin.
El enfoque de la gestin hacia los socios est orientado desde lo estratgico en un compromiso de la Poltica que reza: Desarrollar una actitud que facilite la articulacin y
comunicacin con los pblicos de inters: equipo de trabajo, clientes, proveedores,
comunidades vecinas, sociedad, entes gubernamentales, asociados y accionistas,
y contempla el desarrollo de los siguientes programas:
Desde el punto de vista tctico, se desarrollan los contratos bajo la siguiente estructura de
programas:
Dentro de la estructura organizacional de la UN-COL existe la gerencia de Programacin y Control de Exploracin & Produccin, que maneja las Relaciones con los Socios; en esta gerencia se
administra todo el flujo de informacin hacia los socios, la Agencia Nacional de Hidrocarburos y
el Ministerio de Minas y Energa, se programan los eventos formales relacionados con los Socios
que hacen parte de la Agenda de Gestin de la Compaa, como son los Sub-Comits Tcnicos,
Sub-Comits Financieros, Comits Operativos y Comits Ejecutivos.
De acuerdo con el papel que desempee la Compaa en los distintos frentes de actuacin
se realiza la segmentacin del mercado. Este papel puede corresponder a operador de bloques
exploratorios, operador de contratos de asociacin, o proveedores de crudo y gas con destino
a otras compaas.
En general la identificacin y establecimiento de las necesidades de los socios se realiza
en la etapa de negociacin de los acuerdos con ellos y normalmente quedan suscritos en los
Contratos de Asociacin o en los Acuerdos de Operacin Conjunta. La forma innovadora como
la UN-COL ha implementado la prctica de establecer estos acuerdos es la prctica sistemtica
de Talleres de Relaciones con los Socios, en los cuales se identifican, comprenden y analizan las
manifestaciones de los socios para manejarlas y solucionarlas de manera efectiva. Cada taller
es adaptado al momento de la relacin, a la naturaleza de las operaciones y a las necesidades
104
Petrobrs
identificadas con cada uno. En trminos generales se evalan los siguientes aspectos: Anlisis
de expectativas, aspectos conceptuales, conocimiento individual e importancia del conocimiento, anlisis de los aspectos comunes y las diferencias de las compaas, impacto en la relacin
captado en la relacin con cada una de las compaas, validacin del rol del socio y el rol del
operador, identificacin de aspectos que dificultan y facilitan la relacin y propuesta de planes
de accin.
Los talleres son conducidos por un proveedor de servicios especializado, que actuando de
manera independiente y utilizando tcnicas y mecanismos modernos de manejo de negociaciones, permite obtener relaciones mucho ms productivas, y soluciones acordadas sin predominio
de uno de los participantes.
A travs de estos talleres de relaciones con los socios, se logra un mayor conocimiento de
cada uno de los procesos internos propios y de los socios, su eficiencia y control, y se busca
enriquecer la oferta de servicios de la UN-COL. Adems, el principal elemento clave de xito de
este modelo de asociacin es la claridad que se tiene del papel de cada uno de los miembros
de la asociacin. Una vez acordado y establecido el rol de cada una de las partes, el proceso ya
ha sido estandarizado para un funcionamiento ejemplar.
De manera complementaria, la aplicacin anual de la encuesta de satisfaccin sirve como
insumo para la deteccin de las necesidades de los socios. Esta encuesta tiene la caracterstica
de una medicin bidimensional (Importancia X Satisfaccin), lo cual permite la priorizacin de
las acciones a desarrollar para el mejoramiento de la relacin. Como se puede deducir, los
temas identificados en el cuadrante crtico de la medicin (alta importancia baja satisfaccin)
son los que direccionan la atencin hacia las acciones correctivas a generar.
Con el objetivo de aumentar el conocimiento de los mercados y de los competidores,
desde 2002 se ha implantado el proyecto de Inteligencia de Mercado, que contempla la conformacin de bases de datos con informacin que permite el monitoreo de las oportunidades
de negocio que se abren o que estn disponibles. Sin embargo, para medir la efectividad
relacionada con el conocimiento de los clientes y de los mercados, se utiliza la encuesta de
satisfaccin de socios, la cual se ha venido mejorando en su proceso y en la confiabilidad de
sus resultados por medio de acciones como la contratacin de una organizacin independiente para su aplicacin, la coordinacin de la metodologa de la encuesta con otras unidades de
negocio de Petrobrs, a travs del Instituto de Calidad de Brasil, y la realizacin de reuniones
de retroalimentacin sobre los resultados de la encuesta y el seguimiento a los acuerdos y
planes de accin derivados de ella.
Esta encuesta contempla los tres aspectos principales relacionados con el rol de la
UN-COL: rol de socio, rol de operador y los aspectos financieros de la operacin conjunta.
Las manifestaciones registradas en las encuestas se tabulan, agrupan y se constituyen en
insumos para planes de mejora de los servicios ofrecidos. Se evalan cerca de 35 aspectos
en las tres dimensiones y se califica su importancia o impacto desde el punto de vista del
socio.
Establecidas las necesidades de los clientes, se clasifican de acuerdo con el rol de la UNCOL ya sea como socio o como operador. Estas necesidades se especifican, y se establecen los
atributos de calidad con los cuales se deben atender:
105
Rol de UN-COL
SOCIO
OPERADOR
Atributos de Calidad
Rapidez de la informacin
Confiabilidad de la informacin
Confianza
Previsibilidad
Eficiencia Tcnica
Planeacin y control
Eficiencia Operacional
Eficiencia Operacional
En la labor de exploracin y produccin, derivada de los roles que la UN-COL desempea a partir de las necesidades identificadas, se realizan actividades para el cumplimiento de los requisitos de los clientes, actividades que tienen en cuenta todos los detalles tcnicos necesarios para
una operacin efectiva, y que incluyen la asignacin de los recursos necesarios, materiales y servicios a utilizar, proveedores y contratistas para el desarrollo de los proyectos, definicin de los
procesos crticos y la forma de asegurarlos, establecimiento de la metodologa a aplicar, con los
respectivos responsables, riesgos asociados y planes de contingencia, nivel de confidencialidad
de los contratos, establecimiento de planes de trabajo los cuales se despliegan hasta los niveles
operativos de ejecucin, y que incluyen las polticas sobre contratacin, compras y materiales,
seguridad, y responsabilidad social empresarial. Finalmente, se establece el cronograma tanto
de ejecucin como de seguimiento, control y retroalimentacin para la ejecucin de cada proyecto, as como los espacios, responsables y acciones especficas para el monitoreo del trabajo.
Como soporte a la dinmica desarrollada para el manejo de clientes, en el portal de Petrobrs se contempla el acceso de los socios a la informacin en lnea para el seguimiento y
aprobacin de los procesos a tramitar en los espacios de concertacin y acuerdos, supliendo
paralelamente la necesidad de obtener la informacin necesaria para la toma de decisiones.
Adems de estos canales formales de interaccin, el personal gerencial de la UN-COL involucrado con cada proyecto est disponible en cuanto a facilidad de acceso por parte de los socios,
para aclarar dudas o inquietudes, va telefnica o por correo electrnico.
Por ltimo, y como parte del cierre de los ciclos relacionados con las relaciones y gestin de
los clientes en el negocio up-stream, la UN-COL ha establecido los mecanismos e instancias,
as como los estndares para responder peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de los socios.
Normalmente las situaciones que dan origen a algunos de estos tipos de manifestaciones se
reciben a travs de los Sub-comits Tcnico y Financiero, y sus resultados son transmitidos a tra106
Petrobrs
vs de actas a las gerencias internas de la organizacin para las respuestas de cada caso. Como
soporte la Compaa cuenta una herramienta informtica denominada Sistema Integrado de
Gestin de Anomalas (Ver Figura), que permite el establecimiento de acciones mitigadoras (de
las consecuencias de las anomalas), acciones restauradoras (de remocin de la causa inmediata) y acciones correctivas y preventivas (para la erradicacin de las causas fundamentales
de las anomalas), teniendo estandarizado todo el sistema de respuesta en cuanto a rapidez y
efectividad del mismo.
Esta prctica de manejo de socios, que ha sido tomada como referente por otras compaas, ha
tenido como base del xito:
Resultados
EL resultado ms relevante obtenido con la gestin de los Socios es el ndice de la Calidad
Global percibida que busca medir a travs de la ponderacin entre la importancia relativa y la
satisfaccin (0 a 100%) cada atributo de calidad.
ndice de la Calidad Global Percibida de los Socios
10,00
9,00
8,00
7.8
7.9
2003
2004
8.3
8.2
8.3
8.3
8.4
8.4
8.5
8.6
8.7
2005
2006
2007
Proyeccin
2008
2009
2010
2011
2012
7,00
6,00
5,00
4,00
3,00
2,00
1,00
0,00
0,00
Histrico
2008
Proyectado Anual
Metas
Petrobrs
Estrategia
Corporativa
UN - Colombia
Misin
Visin
Evaluacin
Estratgica
Debilidades Oportunidades
Fortalezas
reas
Estratgicas
Claves
Amenazas
Estrategias
Nuestros
Compromisos
Valores y
Comportamientos
Mapa
Estratgico
Como consecuencia de este proceso se genera el establecimiento de los compromisos de la organizacin, consigo misma y con cada uno de los grupos de inters, compromisos que implican
desde el momento de la focalizacin estratgica, la definicin de acciones y eventos especficos
con cada grupo de inters. Estos grupos son los accionistas, los clientes (socios), los empleados,
la sociedad en general, los proveedores, otros clientes y los entes reguladores. Por ejemplo,
uno de los compromisos de la organizacin consigo misma en aos recientes se refera a
construir una empresa integrada de energa, de clase mundial, que combine energa y vida (ver
figura en la siguiente pgina). En el caso de los compromisos con los grupos de inters, para cada
uno de ellos se establece una definicin de rumbo y las acciones y eventos clave a desarrollar.
Por ejemplo: para los empleados, se ha definido Valoramos el talento de nuestros empleados,
procurando su seguridad, su desarrollo individual y profesional mediante la capacitacin y la
interrelacin personal, orientados por un marco de valores corporativos, en un ambiente de confianza, de respeto y beneficio mutuos. Y para desarrollar este propsito se establecen acciones
Enfoque de bienestar
109
Compromiso de la UN-COL
Como paso siguiente a estas definiciones se construye una matriz DOFA identificando
sus distintos elementos de acuerdo con la situacin y el momento en el cual se realiza
la focalizacin estratgica y con las proyecciones macroeconmicas conocidas para la
regin: Se identifican Fortalezas y Debilidades internas, as como Amenazas y Oportunidades externas.
Con los resultados de esta matriz se establecen las reas estratgicas claves de actuacin y
se disean estrategias robustas, que pretenden con el apoyo de las fortalezas internas, superar
las debilidades identificadas y minimizar las amenazas del entorno, aprovechando las oportunidades visualizadas.
Con las estrategias establecidas se construye el mapa estratgico, como se observa en la
figura, en el marco de cuatro perspectivas: Financiera, Mercados y Clientes, Proceso Internos y,
Aprendizaje y Crecimiento. En este mapa se plasman los Macroobjetivos de la compaa con
sus correspondientes iniciativas estratgicas, entendidas stas como las acciones necesarias
para cumplir con los objetivos planteados. El alcance los Objetivos con sus respectivas Iniciativas estratgicas, se mide a travs de Indicadores de Desempeo Global, clasificados en las
cuatro perspectivas mencionadas. Esta clasificacin est alineada con la prctica corporativa del
Balanced Scorecard (BSC) utilizada en todo el Sistema Petrobrs.
110
Petrobrs
Financiera
2. EBITDA
3. Margen neto
Mercado
5. Alcanzar reconocimiento
de la marca Petrobras
9. ndice de reconocimiento de marca
Procesos internos
Desarrollo de nuevos negocios
8. Expandir reservas
y produccin de
crudo y gas
3. Garantizar sostenibilidad de
largo plazo en los negocios
1. Roce
9. Aumentar la
comercializacin de
crudo y derivados
16. Comercializacin de crudo
17. Comercializacin de derivados
GNV
20. Desvo
gerenciable
del VPN de
proyectos de
desarrollo
21. Desvo
gerenciable
delVPN de
proyectos
de GDST
Aprendizaje y crecimiento
Fuerza de trabajo capacitada
Lealtad de canales y
28. Proyecicn de marca Petrobras 30.
clientes Downstream
Establecidas las definiciones de rumbo, los objetivos e iniciativas estratgicas y las metas a
lograr, se inician dos grandes frentes de accin: De una parte, se realiza un anlisis y seleccin de proyectos de inversin que se debern desarrollar en los prximos cinco aos, considerando para ello las premisas bsicas (proyeccin del precio del crudo, tasas de cambio,
tasas de descuento, proyectos exploratorios, operacin corriente y portafolio de proyectos
ya aprobado, estimacin de volmenes a partir de los campos descubiertos) y con base en
este anlisis se establecen, de acuerdo con la Casa Matriz, las metas plurianuales. De otro
lado, se inicia el proceso metodolgico de despliegue o desdoblamiento de la estrategia
definida al interior de la organizacin, con el fin de garantizar la participacin de toda la
comunidad organizacional y el logro de las metas propuestas. Este proceso se describe a
continuacin.
Las Estrategias establecidas a nivel gerencial se comunican y difunden mediante un proceso
de desdoblamiento jerrquico, donde se asegura que en todos los niveles de la Organizacin se
mantenga la coherencia con el propsito inicial, y se certifica que los individuos desarrollen sus
actividades en lnea con la Estrategia Corporativa.
La gestin del desdoblamiento al interior de la Unidad comprende 4 niveles a mencionar:
Estratgico, Tctico, Operacional e Individual. Cada uno de estos niveles est conformado por un
ciclo de mejoramiento continuo, conocido como PHVA, y comprende cuatro etapas: Planificar,
Hacer, Verificar y Actuar correctivamente. La etapa de Planificacin se desdobla en nuevos niveles
de gestin, hasta llegar al nivel individual. El proceso de desdoblamiento estratgico se muestra
en la siguiente figura.
111
Estratgico
Operacional
Individual
A P
V H
A P
V H
A P
A P
V H
V H
El nivel estratgico comprende en su etapa de Planeacin, la elaboracin de la Misin, Visin,
Valores y Comportamientos, revisin de la Poltica, as como el diseo del mapa estratgico
como ya se mencion en prrafos anteriores. En la etapa de Ejecucin se implementan las
iniciativas estratgicas, que son controladas a travs del Balanced ScoreCard (BSC) en la etapa
de Verificacin. Finalmente, en la etapa de Acciones Correctivas se revisan las iniciativas y se
aplican las acciones necesarias, en el marco del Comit Ejecutivo de Gestin.
El nivel tctico en su etapa de Planeacin involucra el anlisis del portafolio de proyectos
y la elaboracin del Plan Anual de Negocios (PAN), que es controlado a travs de auditorias
y del Sistema de Desempeo Internacional en la etapa de Verificacin. En la ltima etapa se
realizan las acciones correctivas frente a las desviaciones y se siguen las recomendaciones que
son producto de las auditoras. El seguimiento a este proceso se realiza mensualmente a la
luz del Anlisis Crtico de la Unidad que se presenta en el Comit Ejecutivo de Gestin. Dicho
despliegue se muestra en la siguiente figura.
Despliegue estratgico Nivel Estratgico a Tctico
Nivel Estratgico
Comit Ejecutivo
de Gestin
Revisin
iniciativas
y acciones
correctivas
Balanced
Score Card
(BSC)
112
Nivel Tctico
Anlisis Crtico
de la Unidad (RACU)
Misin
Visin
Valores
A P
V H
Enfoque de bienestar
Mapa
Estratgico
Implantacin
Iniciativas
Estratgicas
Portafolio
Acciones
Proyectos
Correctivas
a los Desvos y
Plan Actual
Recomendaciones
de Negocios
Auditoras A P
(PAN)
Sumario
Gerencial
V H
Auditoras
Implantacin
del PAN
Petrobrs
Del resultado de este desdoblamiento surgen algunos de los principales proyectos del portafolio de la UN-COL a ser desarrollados en los prximos 5 aos.
Es importante mencionar que la UN-COL lleva a cabo este ciclo anual de planeacin, que
inicia en el mes de marzo del ao anterior y queda aprobado en el PAN, en donde se detallan
los proyectos que se van a desarrollar as como el presupuesto correspondiente a gastos e
inversiones. Las etapas de este ciclo de planeacin son:
a. Estructuracin de las bases para el PAN, que incluyen la definicin de las metas corporativas
con un horizonte a cinco aos, los parmetros econmicos y la situacin impositiva, as
como la identificacin de oportunidades de negocio.
b. Elaboracin del presupuesto de los activos de exploracin y produccin y los activos de
operacin y comercializacin.
c. Elaboracin del presupuesto administrativo.
d. Aprobacin local de los presupuestos, que incluye la priorizacin de los proyectos segn la
evaluacin econmica de stos.
e. Presentacin a los socios privados y a ECOPETROL S.A. para obtener su aprobacin (en el
caso de proyectos de Exploracin y Produccin).
f. Aprobacin de Casa Matriz.
La etapa de Planificacin en el nivel tctico da origen al nivel operacional, cuyo inicio en el
ciclo PHVA consiste en la elaboracin de los Planes de Trabajo por rea. La etapa de Ejecucin
la constituye la implantacin de los planes de trabajo por rea, que son supervisados a travs
de indicadores diseados para ese propsito dentro del proceso de la Gerencia de la Rutina en
la etapa de Verificacin. En la ltima etapa se efectan las acciones correctivas a que hubiere
lugar, dependiendo de los desvos de los indicadores. En la Reunin de Anlisis Crtico de las
reas, Reunin de Anlisis Crtico de Exploracin y Produccin y Operacin y Comercializacin,
la Reunin Semanal Informativa y en los diferentes Comits se evala y hace seguimiento a
este proceso.
El nivel individual se desprende de la etapa de Planificacin del nivel operacional y comienza
con la elaboracin de los Planes de Trabajo Individual, los cuales son efectivamente implementados en la etapa de Ejecucin y evaluados a travs del proceso de Gestin del Desempeo de
las Personas (GDP), en la etapa de Verificacin. Finalmente, en la etapa de Acciones correctivas
se elabora un Plan de Desarrollo Individual, que surge del anlisis efectuado en el GDP. Todo el
proceso tiene un seguimiento y un control por medio de las reuniones de retroalimentacin de
la gestin del desempeo que se realizan entre gerentes y empleados. El despliegue del nivel
operacional al individual se muestra en la siguiente figura.
Por medio del desdoblamiento descrito, desde el nivel estratgico se llega hasta el nivel
individual, el cual, en la ejecucin de sus planes de trabajo, est alineado con las estrategias
iniciales y mantiene la coherencia con el objetivo principal de la Unidad, para asegurar que todo
el personal interiorice las polticas y estrategias de la organizacin.
El proceso de desdoblamiento se encuentra estandarizado e implementado de manera sistemtica desde 2001.
113
RACA E&P
RACA DST
Mensual
correctivas a
desvos de los
indicadores
Reunin de Feedback
Gerente/Empleado
Trimestral
Planes de
trabajo por rea
A P
V H
Indicadores
por rea
(Gerencia
de Rutina)
Nivel Individual
Implantacin de
los planes
de trabajo
por rea
Plan de Desarrollo
Individual (GDP)
Evaluacin del
Desempeo
(GDP)
Planes de
Trabajo Individual
A P
V H
Implantacin de
los planes de
trabajo individual
Taller de Relaciones con Socios (por ejemplo: ECOPETROL S.A., Nexen, Cepcolsa, Pacific
Strauss, Oxy, Maerks).
Taller de Alineamiento y Desdoblamiento Estratgico de Indicadores de Gestin y Desempeo, dirigido a los empleados, cuyo objetivo es garantizar la alineacin estratgica con
la individual, y est conformado por una presentacin del Mapa Estratgico, seguida por
una presentacin de la Gerencia de la Rutina, enfocando el desdoblamiento de metas e
indicadores, y culminando con una presentacin del GDP, que busca alinear las metas de
desempeo individuales con los objetivos estratgicos de la Compaa.
Todo el desdoblamiento se realiza mediante la metodologa del BSC y garantiza el acompaamiento y cumplimiento de las metas de la Unidad. La comunicacin de las estrategias a
los pblicos de inters se hace de manera segmentada, de acuerdo con la parte interesada
involucrada.
La evaluacin de las prcticas relacionadas con el despliegue del direccionamiento estratgico se realiza en la ltima Reunin del Comit Ejecutivo de Gestin del ao, donde se evala
el proceso como tal desde el punto de vista cualitativo, y desde el punto de vista cuantitativo se
utilizan los indicadores de Cumplimiento Estratgico y Ejecucin Presupuestal de las Inversiones.
Adicionalmente, se utiliza un sistema de encuestas desarrollado en la UN-COL, para evaluar
y asegurar el entendimiento de los empleados con respecto a los elementos estratgicos, lo cual
a su vez se valida en el Diagnstico del Gerente General, donde se verifica si las metas de desempeo individual estn desdobladas y alineadas con los objetivos y estrategias corporativas.
114
Petrobrs
120,00
110.5
mm US$
100,00
91.2
91.2
78.3
80,00
60,00
51.4
40,00
20,00
45.6
46.9
52.2
32.0
29.8
9.5
0.0
0,00
2002 2003 2004 2005 2006 2007
Histrico
Acum.
Proyeccin
Meta
2008
2008
2008
2009
2010
Proyectado anual
Real Acumulado
2011 2012
Metas
mm US$
250,00
220.3
188.0 190.1 190.1
200,00
159.7
150,00
134.8
100,00
50,00
95.2
87.8
108.4
122.1
85.9
55.7
0.0
0,00
2002
2003
Histrico
2004 2005
2006 2007
Real Acumulado
Acum.
Proyeccin
Meta
2008
2008
2008
2009
Proyectado anual
Metas
Algunos de los factores clave de xito de la consolidacin de las prcticas identificadas en este
documento como exitosas, tanto en la Gestin de Clientes y Mercados, como en la Gestin
Estratgica y que se reconocen por la organizacin, son:
115
116
Indupalma
2005 - 2006
Indupalma
Educacin para todos, temas relacionados con: la empresa, la tcnica y del ser
Polticas claras y dilogo permanente para el entendimiento entre empresa y sindicato
Estrategia de comunicaciones producto de una investigacin sobre el querer, sentir de la
gente, de sus necesidades, de sus angustias y hasta de sus equivocaciones
Ampliacin de la frontera palmera
Aplicacin del outsourcing, expresado a travs del fomento a la creacin y contratacin de
Cooperativas de Trabajo Asociativo
Ampliacin de fronteras, certificaciones ISO
Negociaciones colectivas con el sindicato a 10 aos que garantiza sostenibilidad y estabilidad a la empresa
En la actualidad Indupalma transita por una cuarta etapa, el crecimiento. Anteriormente la empresa
funcionaba como una empresa Agroindustrial, con
una estructura productiva ubicada en la plantacin
de San Alberto (ver Mapa a continuacin), y apoyada por una estructura administrativa ubicada tanto
en la plantacin como en las oficinas de Bogot.
Desde finales del ao 2006, Indupalma redise su estructura en dos frentes de negocios, el tradicional Agroindustrial y el de la Banca de Inversin
y Operacin de Negocios.
Indupalma Sector Agroindustrial, empresa Agroindustrial lder en el sector palmicultor colombiano, especializados en el cultivo de palma de
Ubicacin Geogrfica
Indupalma
Cesar
Norte
de Santander
Santander
119
Ao 2010, entra en operacin la nueva planta extractora de Sabana de Torres que servir
a los proyectos en ejecucin, con propiedad del 30% de los pequeos y medianos productores de palma asociados
El mantenimiento y difusin del modelo de RSE donde el objetivo central no es otro que la
sostenibilidad integral y el crecimiento econmico
Mantener las certificaciones de la ISO 9001, 14001 y 18001
Desarrollar nuevos servicios en el negocio de la banca de Inversin y Operacin de Proyectos
Mantener un ambiente de permanente entendimiento y dialogo con los trabajadores y su
sindicato dentro del espritu de una convencin colectiva y firmada por 10 aos
Continuar con procesos de produccin limpia y ahorro energtico, para contribuir a minimizar el impacto ambiental que generen los procesos de produccin.
120
Indupalma
3.5 millones
Meta
Valor de la Inversin
200.000
1 milln en el campo
3 millones de personas
4.000.000
Para resaltar en esta visin general, se pueden mencionar los altos estndares de calidad a los
que ha llegado la empresa; producto de lo anterior son las certificaciones y reconocimientos,
entre las que se mencionan:
Cartilla, Premio Colombiano a la Calidad de la Gestin 2008. Modelo de Excelencia en la Gestin para Organizaciones de Clase Mundial
121
el caso, por ejemplo, del Cuadro de Mando Integral. Es de resaltar en este punto la forma como
se establece la oferta de valor a sus grupos sociales objetivo, y la identificacin de los soportes
en las capacidades distintivas y sus activos estratgicos.
Para hacer realidad dicha estrategia desde la gestin de clientes y mercados, ha desarrollado procesos que le han permitido conocer sus clientes y el mercado; en este aspecto
ha utilizado diferentes tipos de mecanismos y/o herramientas para detectar las necesidades y
expectativas de los clientes: encuestas, atencin a Clientes y el contacto directo.
Una vez se han identificado estas necesidades y expectativas se hace el respectivo despliegue
a partir de la implementacin de su Sistema de Interpretacin de las necesidades de sus clientes;
lo anterior se evidencia en el desarrollo de nuevos productos y/o servicios, entre los que se pueden
mencionar Semillas Hbridas, Asesora y Administracin de Cultivos en Expansin, entre otros.
Las relaciones con los clientes se han fundamentado en la confianza, la sinceridad y el
respeto, fortaleciendo cada da una relacin gana-gana; todo el tiempo dichos procesos se
enmarcan dentro del mtodo Gerencial PHVA, fortaleciendo cada da el mejoramiento de los
procesos de la organizacin.
El liderazgo mediante el ejemplo, evidenciado en la participacin y la coherencia de la Alta
Direccin en el diseo, desarrollo, seguimiento, ajuste y mejora del Sistema Integral de Gestin
de Indupalma, hace de este punto un elemento relevante para el xito de la empresa a pesar de
las dificultades del pasado. Un liderazgo sustentado en principios y valores, y con alta participacin de todos los colaboradores de la organizacin para institucionalizar el trabajo en equipo
como una caracterstica de la cultura de Indupalma.
El desarrollo de las personas en Indupalma, se gestiona en la perspectiva Estratgica de
Aprendizaje y Desarrollo. Se hace realidad en mantener y mejorar los procesos relacionados
con seleccin, induccin, capacitacin y entrenamiento. En la lgica del desarrollo integral se
ha fortalecido la participacin, el reconocimiento y compromiso como medio para hacer de
Indupalma un sitio donde el ser humano es lo ms importante. Son de resaltar las relaciones
con el sindicato que sin lugar a dudas se han convertido en un ejemplo a nivel nacional.
Indupalma lleva a cabo una serie de programas y proyectos con el propsito de mejorar
cada da a calidad de vida de sus trabajadores y de sus familias; este aspecto se convierte en
un pilar para el fortalecimiento de la paz en un lugar como en el que est ubicada la empresa.
La gestin de sus procesos le ha permito mantener y mejorar sus procesos misionales, alcanzando altos niveles de productividad; uno de los medios utilizados para el caso tiene que ver con la gestin del trabajo diario, las auditorias internas y externas, y la metodologa de anlisis y solucin de
problemas como medio para hacer de la gestin de la calidad un pilar para el xito de Indupalma.
Dentro del sistema de gestin de Indupalma, uno de los puntos a resaltar tiene que ver con
la Responsabilidad Social: la proyeccin social como uno de sus fundamentos, en lnea con los
programas de Formacin; los proyectos productivos, con una experiencia a ser compartida a
nivel nacional e internacional; al respecto, no queda ninguna duda del concepto: Una Reforma
Agraria desde la Empresa Privada.
El respeto por el medio ambiente, y el trabajo hacia la consolidacin de una empresa de
clase mundial soportada en el Buen Gobierno Corporativo, la tica empresarial y un sistema
de responsabilidad social con la mirada en el desarrollo humano y el respeto por los derechos
122
Indupalma
humanos, han hecho de Indupalma una organizacin modelo en el tema social con resultados
tangibles y sobresalientes en beneficio de todos los grupos sociales objetivo.
En relacin a los distintos frentes de accin enmarcados dentro de la gestin de Indupalma,
se han considerado como prcticas ejemplares dos temas que han incidido en buena parte en el
xito sostenido de la Organizacin: la Gestin del talento Humano y la Responsabilidad Social.
En general este tipo de prcticas se dinamizan a partir de los lineamientos establecidos desde su plan estratgico, y en las acciones materializadas en metodologas aplicables en los diferentes niveles de la organizacin; de manera continua se busca la innovacin de estos procesos
a partir de la referenciacin competitiva y la asesora de expertos para consolidarlos cada da.
El impacto tanto en la adaptacin como en su innovacin se mide a travs de los indicadores
de resultados de la empresa y sus tendencias sostenidas de mejoramiento.
En este sentido, los resultados relacionados con las diferentes perspectivas son los que
muestran el xito de los procesos realizados en la concepcin, estructuracin e implementacin
de las prcticas de gestin utilizadas en la organizacin.
Las mejores prcticas en Gestin del Talento Humano y la Responsabilidad Social en Indupalma, se han logrado gracias a los siguientes factores clave de xito:
los propsitos empresariales. En procesos tales como seleccin, induccin, capacitacin y entrenamiento, el mejoramiento continuo se ha constituido en la base para el desarrollo integral
de sus colaboradores.
El impacto de la capacitacin, entrenamiento y desarrollo se ve reflejado en el crecimiento
personal, en el empoderamiento, que le ha dado la posibilidad de tomar decisiones con criterio
en los diferentes espacios de la empresa, y en el mantenimiento y mejoramiento de los procesos que se gestionan en la rutina, los cuales se traducen en los diferentes resultados sociales,
empresariales y econmicos que la empresa ha logrado.
Para resaltar dentro de las mejores prcticas de la Gestin del Talento Humano en Indupalma,
se pueden mencionar las relaciones sindicales, que se han convertido en un hito para las empresas Colombianas. Las buenas relaciones que hoy existen entre el sindicato y la empresa, han sido
fruto de una actividad construida entre los actores dentro del dilogo y la apertura, enriquecida
desde la diversidad y encaminada a concertar, dentro de un nimo honesto y de leal colaboracin,
los trminos del desenvolvimiento de las relaciones con una base muy fuerte: la Confianza.
Como evidencia de lo anterior se comparten algunos resultados de la Gestin del Talento
Humano en Indupalma.
Tabla Ascensos 3
Ao
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
Administrativo
8
5
1
7
18
11
12
10
Operativo
21
13
26
24
50
2
5
8
Total
29
18
27
31
68
13
17
18
Profesionales
25
14
15
12
10
12
11
12
124
Postgrado
3
8
7
2
6
6
11
9
Total
28
22
22
14
16
18
22
21
Indupalma
Inversin
$ 173.391.217
$ 203.534.282
$ 267.912.359
$ 201.272.584
$ 261.898.059
$ 268.161.612
$ 354.709.397
$ 452.456.751
Millones
400
300
200
100
0,0
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
Otro aspecto a resaltar en relacin con el talento humano, y enmarcado dentro de la generacin
de calidad de vida en el trabajo, tiene que ver con las relaciones con el sindicato de la empresa;
stas se han consolidado a travs del tiempo, fundamentadas en el Respeto, la Transparencia
y la Confianza. Para garantizar dichas relaciones, se han creado espacios para el dilogo y la
mediacin, como medio para evaluar, ajustar y mejorar dichas relaciones.
El espacio para el dilogo permite la evaluacin conjunta de la vida laboral y la verificacin
del ndice de credibilidad. Para este caso, los compromisos y determinaciones se consagran en
un documento denominado Pacto de Civilidad, el cual conserva la memoria de las reuniones;
para resaltar, dicho documento no se firma, pero incluye el nombre de los participantes, fecha y
compromisos adquiridos. Esta estrategia se fortalece cada da ms; es as como los tres primeros meses del ao se realiza el espacio para el Dilogo Especial, en el cual participan los Directivos y la Junta Sindical, donde se renueva el sentido y significado del ndice de credibilidad,
se evala adems su cumplimiento y se establecen conjuntamente los criterios de cooperacin.
El ndice de Credibilidad es un documento que incluye los compromisos mutuos puntuales,
sustentados en la confianza y en la palabra, y constituye un mecanismo indispensable para
evaluar el avance de las diferentes determinaciones y compromisos en l contenidos, con nfasis
5
6
125
No. de
Comits de
Vivienda
Das de
Huelga
Das de
Permiso
Sindical
1
1
1
1
1
1
1
1
0
0
0
0
0
0
0
0
2381
2519
2546
2404
2819
1278
899
1109
Recomendaciones
Los resultados compartidos muestran de manera tangible, cmo una buena prctica facilita el
xito de la organizacin, adems de hacer realidad uno de los grandes retos de cualquier tipo
de organizacin, tener personas satisfechas y comprometidas, como uno de los grandes
retos de las empresas para el siglo XXI.
Finalmente, y teniendo en cuenta que cada organizacin desarrolla su sistema de gestin
dentro de propia cultura y contexto se sugiere, para emular prcticas exitosa como la de Indupalma, disear e implementar un modelo de desarrollo integral del talento humano que tenga
en cuenta los siguientes aspectos fundamentales:
126
Indupalma
La puesta en marcha de prcticas como la expuesta en los prrafos anteriores, permitir a las
organizaciones contar con un talento humano con altas competencias, satisfecho y comprometido, tanto con su proyecto de vida como con el desarrollo de la empresa.
Responsabilidad social
Indupalma se encuentra ubicada en una regin donde se han asentado diferentes grupos
delincuenciales, los cuales paradjicamente, a pesar de la riqueza de la zona, han impedido
el desarrollo formal de una economa que genere bienestar a sus habitantes y, por el contrario, han estimulado la desigualdad y la pobreza. En este contexto, estos factores de violencia
slo pueden ser controlados trabajando el ser desde lo social para que se d un cambio de
mentalidad y un enriquecimiento cultural, de tal manera que a partir de un gran proceso
de formacin, las personas descubran capacidades e iniciativas para generar alternativas
de paz, empleo, riqueza y desarrollo sostenible. En esta direccin, cobra todo el sentido
el trabajo social hacia la comunidad realizado por Indupalma al asumir el compromiso de
contribuir en la construccin de un proceso de generacin de riqueza con la regin y con
el pas, por medio del programa que ha denominado Lo Social Paga, como uno de sus
proyectos bandera.
El proyecto propuesto parte de la base de que el objetivo debe estar centrado en lo
econmico, dentro de un esquema de gana-gana, en el cual se establecen beneficios para
los diferentes grupos sociales objetivo. Esto produce un efecto permanente y positivo en lo
social generando un impacto tal que hoy en da se puede apreciar una comunidad vigorosa
y con un futuro cada vez ms halagador. Lo que la empresa ha construido en lo social, lo
ha hecho inmerso en lo empresarial; por ello no ha considerado crear una Fundacin para
instrumentar su trabajo social; sin embargo ha establecido alianzas con Fundaciones como
Carvajal, Corona, Fundes, Cinde, entre otras, las cuales han facilitado el fortalecimiento de
dicha instrumentacin.
Producto de las evaluaciones y revisiones de la propuesta anterior, a mediados de los aos
noventa la empresa inicia un proceso de reformas empresariales que facilitaron la reorientacin
de su desarrollo empresarial y el de la regin de su rea de influencia. Para llevar a la prctica
lo anterior, promueve el Modelo de Cooperativas de Trabajo Asociado con algunos trabajadores
de Indupalma que tena contratados a trmino fijo; dicho modelo asegura a las personas que
con el aporte de su trabajo construyan capital.
Puede decirse sin temor a equivocarse que este es un Modelo Inclusivo que Genera Riqueza, el cual desarrolla las siguientes prcticas:
127
Dlares
Valor de la Tierra
Valor del Cultivo
3.780.000.000
8.482.960.000
1.643.643
3.688.612
756.548.850
13.019.508.850
3.230.955.000
328.967
5.661.222
1.404.904
Pesos
1.825.000.000
6.240.000.000
580.000.000
8.645.000.000
2.488.200.000
6.156.800.000
Dlares
784.305
2.681.678
249.259
3.715.241
1.069.319
2.645.922
Los siguientes son los resultados alcanzados que se pueden resaltar, con dicho modelo:
128
Indupalma
Construccin de un Modelo de Desarrollo Econmico y Social que incluye y motiva a los campesinos a montar sus propios negocios en su tierra convirtindose en empresarios propietarios
Iniciacin de un proceso de Reforma Agraria desde el sector privado
Formacin de la comunidad, con mentalidad empresarial y emprendimiento
Mejora en las condiciones de seguridad y la reduccin del analfabetismo
En 1999 el entonces Secretario General de las naciones Unidas Kofi Annan, propuso por primera vez el Pacto Mundial en un discurso pronunciado ante el Foro Econmico Mundial. Este
propone aprovechar la fuerza de la accin colectiva para fomentar la responsabilidad cvica de
las empresas de modo que stas puedan contribuir a la solucin de los retos que plantea en su
momento la globalizacin. De esta forma, el sector privado, en colaboracin con otras entidades
de la sociedad, puede ayudar a hacer realidad la visin del Secretario General; una economa
mundial, ms sostenible e inclusiva. Teniendo en cuenta que dicho programa est directamente
relacionado con el Modelo de Indupalma, la empresa fue invitada en Noviembre de 2004 a
exponer su experiencia ante la ONU, donde se mostr el papel que ha tenido la empresa en
la mitigacin del conflicto armado. De esta forma se ha contribuido a la promocin, a nivel
internacional, de la generacin de modelos de paz y desarrollo por parte de la empresa privada.
En la actualidad, dicho programa muestra los siguientes resultados:
Tabla Proyectos del Negocio de Indupalma 8
Nombre del proyecto
El Palmar
El Horizonte
Empalmar I
Coopsabana
Coopalmag
Coopalmares
Futuro de la Palma
Empalmar II
Las Elsa
Total de hectreas Administradas a terceros
en 2008
Proyeccin proyectos de siembra 2009 (2000 ha)
+ Indupalma La Loma (1.500 ha)
No de
Hectreas
2.256
1.456
250
1.300
1.700
955
866
175
130
Tipo de
Empresa
Asociativo
Asociativo
Empresarial
Asociativo
Asociativo
Asociativo
Empresarial
Empresarial
Empresarial
9.088
3.500
12.588
8.600
21.188
Asociativo /
Empresarial
Empresa Ltda.
129
En relacin con la Gestin Ambiental, la empresa que maneja procesos agrcolas e industriales es consciente de sus compromisos con la conservacin y proteccin del medio ambiente;
muestra de ello es haber sido la Primera Empresa Palmicultora del pas en obtener la Certificacin ISO 14001 versin 2004 y recertificacin el 16 de junio de 2008.
El alcance del Sistema de Gestin Ambiental incluye todos los procesos de la empresa, tanto
productivos como administrativos, y se ha integrado al sistema de Gestin de calidad, con el
propsito de consolidar una cultura de calidad integral en toda la organizacin.
Para mostrar el compromiso de Indupalma con el medio ambiente, la empresa ejecuta las
siguientes acciones: No se realizan quemas a cielo abierto, la siembra de plntulas se acompaa con la siembra de plantas benficas, dentro del proceso industrial no se adicionan insumos
qumicos, los subproductos de la planta extractora se emplean como fuente de combustible o
como portadores de nutrientes en el campo, se cuenta con un programa de gestin integral de
residuos slidos, tanto para los comunes, como para los peligrosos o especiales.
Producto de dicho compromiso, se tiene la firma del convenio con USAID, con la Fundacin
Natura, con Accin Social y con RAINFOREST, entre otros. Para fortalecer cada da el tema
ambiental, en los cultivos se han implementado programas de auto-sostenibilidad y prcticas
orgnicas, tales como el control biolgico de plagas, y la implementacin de programas de
ahorro y uso eficiente de la energa elctrica. En el plan de beneficio, se cuenta con una turbina
de cogeneracin, la cual otorga energa elctrica para el funcionamiento del 100% de la planta,
contribuyendo positivamente en la disminucin de emisiones atmosfricas. Adems, para consolidar dicho compromiso ambiental, se cuenta con un sistema de aguas residuales industriales
compuesto por lagunas anaerbicas y facultativas, que mediante la degradacin biolgica de
materia orgnica, mejoran en un 90% la calidad de sus efluentes.
La participacin de sus colaboradores en el tema ambiental es otra de las prioridades de
Indupalma; dicho tema se difundido tanto a los colaboradores internos, como a contratistas
y proveedores; muestra de ello es que el tema ambiental se ha integrado dentro del programa de capitacin y en la evaluacin de proveedores, con el fin de contribuir al desarrollo
sostenible.
En la misma lnea de Responsabilidad Social, el enfoque de la Alta Direccin acerca del Gobierno Corporativo est relacionado con los conceptos de confianza y transparencia. Para ello
la empresa ha definido su gobierno corporativo, alineado con el Direccionamiento Estratgico,
implementando polticas, mandamientos (principios y valores) y procedimientos que han contribuido a que, desde los accionistas, pasando por la Alta Direccin, Sindicato, Colaboradores, Proveedores y Miembros de la Comunidad estrechamente ligados con Indupalma, se tengan claras
las reglas de juego y el pensamiento de la empresa respecto a temas econmicos y sociales.
Con los accionistas, el escenario principal en el cual los accionistas conocen detalladamente
los resultados y estrategias de la misma es la Asamblea Anual de Accionistas. Adems de lo
anterior, ellos pueden consultar en tiempo real la situacin de la empresa a travs de diferentes
herramientas de gestin. Igualmente los resultados financieros de la empresa son auditados de
manera permanente por los accionistas a travs de una delegada para tal funcin.
En relacin con los clientes, se han establecido acuerdos que regulan los parmetros de
calidad de los productos y el fortalecimiento de la confianza y la transparencia.
130
Indupalma
Con los Colaboradores, los acuerdos se han establecido en la construccin y vivencia de sus
trece mandamientos y en la definicin y aplicacin del ndice de credibilidad que contempla los
compromisos de la empresa y el sindicato, basados en la confianza. Adicionalmente, los colaboradores participan activamente en la construccin y actualizacin del Direccionamiento Estratgico, y en la elaboracin del presupuesto en funcin de ese direccionamiento estratgico. De igual
forma, en el comit de compras y contratos participan todos los involucrados, en sesiones que
se realizan conjuntamente por videoconferencia ente la plantacin y la sede central en Bogot.
Reafirmando la importancia del ndice de credibilidad, ste se ha convertido en un mecanismo fundamental para hacer de la palabra y el compromiso no formal la esencia de los acuerdos
entre colaboradores y empresa; en este sentido, las dos partes se han comprometido a trabajar
por el bien de la comunidad y la empresa.
Con los Proveedores, la transparencia, equidad, honestidad y la participacin constructiva
con los proveedores, son temas que se hacen realidad en los diferentes escenarios, Comit
de Compras y Contratos, que se realizan peridicamente con el equipo interdisciplinario de la
empresa, cuyas decisiones son validadas en conjunto dejando siempre los escenarios abiertos
para la participacin constructiva en la forma de estas decisiones; Indupalma informa a sus
proveedores las decisiones que no les favorecen y las argumenta cuando se ha adjudicado a un
proveedor que ha cotizado un mayor precio que otros.
En relacin con la Comunidad Empresarial, en Indupalma no existe informacin vedada de
ningn tipo para quien se interese en conocer, tanto sus procesos como sus resultados. La Alta
Direccin est convencida de que el logro de las metas de competitividad del sector palmicultor
se alcanzar en la medida en que se compartan experiencias, errores, aciertos y en general la
informacin que contribuya al posicionamiento del aceite de palma colombiano en el mundo.
A continuacin se comparten algunos de los resultados obtenidos por Indupalma, en relacin con su gestin ambiental:
Emisin de material particulado caldera Vyncke9
25
Kg / Hr
20
15
10
Planeado
Peor
Mejor
mar 09
feb 09
ene 09
dic 08
nov 08
oct 08
sep 08
ago 08
jul 08
jun 08
abr 08
may 08
mar 08
feb 08
ene 08
dic 07
nov 07
oct 07
Actual
131
dic 07
mar 08
Planeado
jun 08
Peor
sep 08
dic 08
Mejor
mar 09
Actual
Recomendaciones
Los resultados muestran el cumplimiento en relacin a su Responsabilidad Social, dando evidencias claras del compromiso de Indupalma S.A., con la comunidad y el medio ambiente, como
pilares de su gestin. Dichos resultados tanto cuantitativos como cualitativos, colocan a Indupalma como ejemplo de mejora prctica en lo social entre las empresas Colombianas de este sector.
Para la consolidacin y fortalecimiento de la implementacin de enfoques claros en relacin con la Responsabilidad Social por parte de otras empresas, se sugiere tener en cuenta los
siguientes aspectos relacionados con la gestin de dicho aspecto.
El reconocimiento nacional e internacional de Indupalma S.A., como empresa socialmente responsable, muestra como su prctica puede ser compartida, ajustada y mejorada; siempre en
beneficio de los diferentes sociales objetivo, y como aporte fundamental al desarrollo del pas
que cada da construimos desde la gestin.
10 Fuente: Documentos de Indupalma
132
Cmara de Comercio
de Bogot
2005 - 2006
Apoyo Empresarial, la entidad apoya a los empresarios durante todo el ciclo de vida de desarrollo de
sus empresas a travs de un portafolio integrado de productos y servicios. Es as como promueve la
creacin de ms y mejores empresas para Bogot y su regin, facilita a los empresarios la participacin en los mercados nacional e internacional y fortalece el recurso humano que requieren las empresas para ser ms competitivas. Para la institucin es fundamental que el apoyo de los empresarios
se revierta en beneficios para el mejoramiento de las condiciones para la actividad empresarial y la
consolidacin de programas y servicios que buscan aumentar la productividad de las mismas.
Mediante los Servicios Delegados por el Estado, la institucin otorga formalidad a los empresarios a travs de la administracin y prestacin de los registros pblicos. El fortalecimiento
de la calidad y eficiencia en este servicio es una de las prioridades de la Cmara de Comercio
de Bogot, teniendo en cuenta el impacto que presentan dichos sistemas de informacin en
la competitividad empresarial. Durante los ltimos aos, la Cmara de Comercio de Bogot se
ha posicionado internacionalmente como entidad lder, lo que ha permitido exportar su conocimiento y tecnologa a diferentes pases de Amrica Latina.
A travs de sus Programas Cvicos y Sociales, la entidad representa los intereses de la comunidad empresarial ante las autoridades nacionales y distritales y promueve la cooperacin
pblico-privada. Igualmente, desarrolla veeduras para monitorear los programas e inversiones
de mayor impacto que adelanta el Gobierno Distrital y ayuda a generar un entorno ms favorable para el crecimiento econmico y la competitividad de Bogot y la regin. As mismo,
mediante esta lnea de accin, la entidad busca contribuir con el posicionamiento de Bogot y
Cundinamarca como una de las regiones ms competitivas de Amrica Latina.
Para fortalecer su compromiso con el desarrollo de la actividad empresarial en la regin,
la entidad inici en el 2005 un cambio institucional reflejado en nuevas formas para fomentar
la cultura del emprendimiento. Lo anterior, con el fin de que la iniciativa empresarial est a la
vanguardia de la innovacin y globalizacin. Es as como su modelo de gestin ha permitido
desarrollar e implementar una agresiva estrategia enfocada hacia el emprendimiento en dos
sentidos: 1. acompaar y asesorar a las empresas para que se fortalezcan en el mercado interno
y 2. prepararlas para que salgan al mercado internacional, teniendo en cuenta las oportunidades que se derivan de los acuerdos de integracin comercial.
En consecuencia, la Cmara de Comercio de Bogot, como otras Cmaras de Comercio en
el mundo, recurre a figuras asociativas en la bsqueda del mejoramiento de la calidad de vida
y del entorno, para lo cual ha establecido una serie de aliados estratgicos pblicos y privados
entre los cuales se encuentran autoridades locales, nacionales, organismos multilaterales, organizaciones privadas e instituciones educativas, entre otros.
cidad de estructurar las metodologas y herramientas que le faciliten su logro. Un claro ejemplo
de ello es el esfuerzo realizado hacia la conformacin de una metodologa propia y robusta
para la Administracin de Proyectos, que en el ao 2008, ha cobijado el manejo coordinado de
ms de 85 proyectos de distinta ndole, todos ellos con un esquema permanente y actualizado
de su estado de avance y desarrollo. Este tipo de actividades se realiza normalmente bajo el
esquema del ciclo Deming (Planear-Ejecutar-Verificar-Actuar correctivamente) lo que permite
hacer permanentemente mejoramiento de las iniciativas desarrolladas.
El aprendizaje generado internamente en esta forma de trabajo, permite a su vez orientar
los programas para los empresarios con la misma filosofa; de este modo, la Cmara de Comercio de Bogot genera acciones de transferencia de conceptos, metodologas y herramientas
gerenciales a sus afiliados, acorde con sus necesidades y con el nivel de desarrollo de las
empresas. Es decir, el modelo de gestin de la Cmara de Comercio de Bogot, as como sus
metodologas y herramientas de apoyo, han sido el soporte para el cumplimiento de parte de la
labor misional de la entidad. En estos propsitos, anualmente se ha logrado la participacin de
ms de 300.000 empresas en los diferentes talleres de orientacin sobre metodologas para el
mejoramiento del desempeo empresarial, talleres que se han desarrollado de manera presencial y virtual; de igual modo, ms de 15.000 personas han pasado por los procesos de orientacin para la creacin de empresas con el soporte estructural que el emprendimiento demanda.
El sistema de gestin de la Cmara de Comercio de Bogot se ha consolidado y mantenido vigente en los ltimos aos, y el desarrollo de sus componentes ha permitido reflexionar
y fortalecer el enfoque hacia la responsabilidad social, uno de los pilares de actuacin de la
organizacin, no slo desde el impacto que se debe generar hacia el entorno, sino de manera
especial incrementando el nfasis interno y la apropiacin de su enfoque entre los miembros de
la comunidad organizacional.
Otro tema que se ha venido fortaleciendo a partir de los lineamientos establecidos en el sistema de gestin, es la capacidad innovadora de la entidad, que a partir del incremento de acciones
de mejoramiento, ha propiciado y estimulado el florecimiento de la creatividad de los funcionarios en bsqueda de iniciativas innovadoras desde el gerenciamiento de los procesos rutinarios.
De otro lado, se ha venido fortaleciendo la cultura organizacional a partir del mejoramiento
del modelo de competencias personales tcnicas y conductuales y del ejercicio del liderazgo,
ampliando su conceptualizacin para que sea aplicado por un nmero creciente de personas de
la organizacin, en cuanto al conocimiento de su papel frente a las necesidades de la institucin
y la interaccin con los usuarios de sus servicios.
En resumen, el nfasis en el fortalecimiento del sistema de gestin integral de la Cmara de
Comercio de Bogot, en los dos ltimos aos, ha girado en torno a la innovacin, la responsabilidad social y el ejercicio del liderazgo de sus funcionarios, como elementos claves para el mejoramiento del desempeo institucional. Este esfuerzo ha estado marcado desde las directrices
estratgicas de la entidad, dado que desde ellas se fijan los lineamentos de accin y esfuerzos y
se establecen las prioridades y los recursos para el cumplimiento del mandato misional.
Como consecuencia de lo anterior, se han estado generando mejoras en la percepcin de
los clientes y en el fortalecimiento de la imagen institucional, e internamente se ha reconocido
la importancia de un acompaamiento clido a usuarios y clientes simultneamente con la
137
En todo este marco de accin, algunos de los temas desarrollados se han constituido en metodologas muy especializadas y por tanto se constituyen en prcticas que generan valor de manera importante para la Cmara de Comercio de Bogot y sus grupos de inters. Sin desconocer
el esfuerzo en otros frentes, se ha considerado y la entidad as lo siente, que la Gestin de
la Tecnologa, de la Informacin y del Conocimiento y las acciones relacionadas con el
enfoque y sistema de Responsabilidad Social que se realizan en la Cmara de Comercio de
Bogot, pueden ser prcticas ejemplares en el mbito nacional que bien podran considerarse
como referentes para el desarrollo en otras organizaciones.
Ciudadana
Clientes
Entidades
del Estado
RUE
Internet
Empresas
2006 - 2012
Terminales
Autoservicio
Inalmbricos Autoservicio
Sedes
Canales de Distribucin
Servicios de Negocios
Conciliacin / SIMARC
Almacenamiento
Servicios de integracin
Misiones / SIAPE
Arbitraje / SIMARC
Procesamiento
J2EE
Diplomados / SIAPE
Consultoras / SIAPE
. NET
Certificacin / SIREP
Procesamiento
Matrculas / SIREP
Inscripciones / SIREP
Almacenamiento
- Documentos
- Video / Audio
Seguridad
BCP - Business Continuity Planning
estndar. Estos avances en el mejoramiento de la plataforma tecnolgica han conllevado la mejora de tiempos de trmites y la integracin de procesos colaterales con otras entidades, como
la DIAN (NIT), Secretara de Hacienda Distrital (RIT), Secretara de Planeacin Distrital (POT),
Sistema Nacional de Cmaras de Comercio, entre otras. Todo esto redunda en el mejoramiento
del servicio y en la integridad y confiabilidad de la informacin tramitada en la Cmara.
Resultados
Como resultados de esta gestin de la tecnologa, de la informacin y el conocimiento, se pueden encontrar el cumplimiento de los tiempos de respuesta promedios al pblico:
% de cumplimiento en los tiempos de respuesta prometidos en los servicios
registrales en los ltimos 5 aos
100
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
94,1%
95,7%
96,0%
96,8%
2003
2004
2005
2006
92,0%
2007
En este camino recorrido, los grandes hitos que impulsaron su xito, fueron: Primero, la decisin
de la Presidencia de la organizacin, con el apoyo de la Junta Directiva, de abordar el proceso
de transformacin de una organizacin por funciones a una organizacin por procesos; Segundo, convertir realmente la organizacin en una entidad orientada al servicio del cliente; Tercero,
reconocer que la tecnologa que se estaba utilizando colapsara en ese proceso de transformacin hacia un modelo por procesos y por ltimo, ante el avance tecnolgico y las nuevas necesidades, reconocer que existan unas brechas grandes con relacin a la preparacin del capital
humano de la organizacin, generando nuevos esquemas de capacitacin y nuevas formas de
hacer las cosas, para generar las competencias requeridas. Estos hitos se fundamentan en
creencias arraigadas de la entidad como son: innovacin para beneficiar al cliente; liderazgo
mediante el ejemplo, especialmente en los servicios que ofrece a los empresarios; bsqueda
permanente de altos estndares de desempeo frente al cliente confiabilidad, tiempos
de ciclo, y compromiso de desarrollo permanente del capital humano.
De otro lado, las mayores dificultades se presentaron en el modelamiento de los procesos. La Cmara de Comercio de Bogot, al tener documentados sus procesos, crea tener el
control de los mismos y no era as. Slo cuando con un gran esfuerzo respecto a los hbitos
141
de manejo de procesos que existan, se define e incorpora el modelo de los procesos para
su racionalizacin y mejoramiento permanente, se da el salto hacia una verdadera gestin
de los procesos. Otro escollo que hubo que salvar en esta transformacin fue la resistencia
al cierre de brechas en el conocimiento tcnico: los paradigmas sobre este conocimiento
y su aplicacin prctica durante varios aos no fueron de fcil de remocin, y slo con el
compromiso de quienes lideraron el cambio y la persistencia en las acciones requeridas
para avanzar, pudieron establecerse aprendizajes que poco a poco fueron evidenciando la
necesidad y conveniencia de aceptar y comprometerse en la apropiacin de nuevas formas
del conocimiento.
La Cmara de Comercio de Bogot considera que, adicional a los hitos mencionados en
los prrafos anteriores, uno de los grandes habilitadores del xito del proceso de cambio experimentado es el tema del trabajo en equipo, fundamentado en la metodologa de equipos
transversales. La claridad en los roles entre los miembros de estos equipos interdisciplinarios
y el liderazgo, son elementos claves para el logro de los resultados obtenidos y el arraigo de
una prctica ejemplar, en el sentido de consolidar una herramienta tecnolgica al servicio de las
necesidades del cliente. Durante el desarrollo de las aplicaciones que hoy soportan los servicios,
se logr concretar y reflejar como conocimiento explcito, el conocimiento tcito que yaca en
muchos de los profesionales vinculados a la Cmara de Comercio de Bogot.
Las herramientas tecnolgicas como apoyo a los proceso de negocio
Procesos de Negocio
Entendimiento
del entorno, el
mercado y los
clientes
Lneas
de Negocio
Diseo y
Comercializacin Prestacin de
Evaluacin y
desarrollo del del portafolio
productos y
retroalimentacin
Portafolio
integrado de serviciosEmpresade los clientes
Integrado de
soluciones
riales y
Soluciones
comunitarios
Matrculas
Renovaciones
Certificaciones
Registros
Pblicos
Consultoras
Misiones
Ruedas de Negocio
Apoyo
Empresarial
Veeduras
Competitividad
Seguridad
Gestin
Cvica y Social
Arbitraje
Conciliacin
Amigable
Composicin
Solucin de
Conflictos
Herramientas
Tecnolgicas
Servicios
de Negocio
Segmentacin
CRM
Analtico
Royal-ECM Notarias
Portales
InternetCRM Terminales SIREP
Digiturno SIAPE
Operativo
Tienda SIMASC
VentasSAP/ERP
Virtual SAP/ERP
BIPQR
QuestionMark
SPSS
Adicionalmente, el rea de capacitacin de la Cmara de Comercio de Bogot sufri tambin cambios en su papel, pues dej de ser un coordinador logstico para convertirse en actor
142
f. Asegurar que la organizacin cuenta con un modelo de gestin que aglutine los esfuerzos
de los distintos frentes de accin; y
g. Mantener la dinmica de monitorear permanentemente el desarrollo y los avances frente a
los propsitos y metas planteadas.
Responsabilidad social
La Responsabilidad Social hace parte de los valores institucionales de la Cmara de Comercio
de Bogot, y la organizacin la ha adoptado como la bsqueda permanente del mejoramiento
social, empresarial, comunitario y del medio ambiente, a travs del compromiso de sus colaboradores, la comunidad local y la sociedad en general, mediante labores enfocadas al mejoramiento de la calidad de vida de Bogot y su regin.
La Cmara de Comercio de Bogot public su primer informe de sostenibilidad correspondiente al perodo 2005-2007, donde se refleja el compromiso e inters de la organizacin por
contribuir al desarrollo sostenible y al logro de los Objetivos de Desarrollo del Milenio. Este
informe respalda todas las acciones que en materia econmica, ambiental y social adelanta
la organizacin.
Fortaleciendo lo anterior, la institucin firm su adhesin en 2007, al Pacto Mundial de
Naciones Unidas, considerada la mayor red en el mundo orientada a la promocin de los diez
principios fundamentales en derechos humanos, derechos laborales, medio ambiente y corrupcin. Es compromiso de la organizacin vincularse de manera voluntaria a esta red, conscientes que con su respaldo y ejemplo, estn contribuyendo al mejoramiento de la calidad de vida
de los ciudadanos, preparndolos para afrontar los nuevos retos que plantea la globalizacin.
Por lo anterior la entidad adopt el modelo del Global Reporting Initiative (GRI), que compete 3 frentes de diagnstico: econmico, ambiental y social.
A. Econmico
Este factor es percibido en la entidad como la contribucin a un sistema sostenible en su sentido ms amplio.
El desempeo econmico se ve reflejado en los estados financieros auditados, que cumplen
con los principios contables aceptados en nuestro pas y llevados conforme a las normas legales.
De igual manera, la entidad apoya econmicamente los diferentes convenios que se relacionan con la preservacin del medio ambiente y del desarrollo sostenible.
Otro dato de inters que genera un clima favorable al interior de los empleados, y que distingue a la Cmara de Comercio de Bogot de otras empresas, es que no hay colaboradores vinculados mediante contrato laboral a trmino indefinido que reciban como remuneracin bsica
mensual el salario mnimo legal vigente. El salario de todos los colaboradores es superior al SMLV.
145
Es de recalcar que la Cmara de Comercio de Bogot, contribuyendo con su visin institucional en la promocin del mejoramiento de la competitividad de Bogot y su regin, da
prioridad a sus proveedores locales (98%), generando empleo y confianza en la entidad.
B. Ambiental
Para la entidad, la responsabilidad ambiental representa el impacto que su accionar
produce en los sistemas naturales vivos e inertes, incluidos los ecosistemas, el suelo, el aire y el
agua. Esta dimensin no deja de lado la biodiversidad, el cumplimiento de las normas ambientales y otras acciones relevantes sobre la naturaleza.
La Cmara de Comercio de Bogot en su compromiso con la gestin ambiental ha implementado las siguientes acciones generadoras de resultados favorables:
Reciclaje: Material recolectado papel y cartn por Planeta Verde, mediante la separacin en los puestos de trabajo de la recoleccin de los materiales por medio de dobles
papeleras.
Campaa de capacitacin y promocin al personal de aseo para mejorar la
recoleccin, y para todo el personal con el propsito de aumentar la motivacin y conocimiento
en la reutilizacin del papel y en la separacin no slo en puestos de trabajo sino adicionalmente en puntos de caf y saln de empleados, de otro tipo de materiales.
Implementacin de mecanismos que ayuden a disminuir el consumo de los recursos
energticos e hdricos en las instalaciones, acompaados con campaas a todos los colaboradores en el uso racional de los recursos.
Adicionalmente, la institucin preocupada por la importancia del tema ambiental y el nivel
de especialidad y dedicacin que requieren los empresarios, cre una filial denominada Corporacin Ambiental Empresarial (CAE), la cual en trabajo conjunto desde hace ms de 20 aos,
desarrolla programas de mejoramiento del entorno y de la calidad ambiental de la ciudad, a
travs del Programa Hojas Verdes, y fomenta la produccin ms limpia entre la comunidad
empresarial.
C. Social
La Cmara de Comercio de Bogot es una entidad comprometida con el desarrollo y el bienestar de sus colaboradores y de sus familias, promueve la equidad y la tica en el trato con cada
uno de ellos, expresando sus esfuerzos en el aseguramiento dentro del presupuesto anual, de
las partidas que incluyen beneficios encaminados a la formacin, la prevencin y la recreacin.
Se evidencia el buen clima organizacional en la estabilidad y seguridad laboral que ofrece
la entidad. Un promedio anual del 10% de los colaboradores son reconocidos por cumplir
lustros entre 5 y 35 aos de servicio a la entidad.
Para los colaboradores prximos a recibir su pensin, la entidad ha diseado el programa
de preparacin para el retiro laboral. Este programa brinda herramientas integrales para asumir
146
Engativ y Ciudad Bolvar) en la ciudad de Bogot, en las cuales se prestan todos los servicios
de manera gratuita.
En los ltimos cinco aos, la CCB ha sensibilizado y capacitado a ms de 225.000 docentes,
directivos, padres de familia y estudiantes. Tambin se realizan jornadas gratuitas de resolucin
de conflictos, a travs de las cuales los usuarios pueden obtener, sin ningn costo, los servicios
de los conciliadores inscritos en la institucin, quienes les garantizan soluciones rpidas, equitativas y legtimas para sus conflictos.
Apoyo empresarial
A travs de los servicios de apoyo empresarial, la institucin facilita el proceso de creacin de
empresas, respaldado en un portafolio integrado de servicios para fortalecer la competitividad
y productividad de las empresas existentes en sus diferentes fases de desarrollo, las ayuda a
identificar nuevas oportunidades de negocio tanto en el pas como en el exterior, y facilita la
participacin de los empresarios de Bogot y la Regin en los procesos de globalizacin econmica, ayudando a generar ms riqueza y creacin de nuevas fuentes de empleo.
Para mejorar la productividad y competitividad de las empresas, durante los ltimos tres aos
la entidad apoy a las micro, pequeas y medianas empresas en la obtencin de soluciones
financieras a travs un esquema de trabajo con herramientas como las ruedas de soluciones
financieras, consultoras especializadas (diagnstico de la situacin financiera, elaboracin de
planes de financiamiento, la reestructuracin y valoracin de empresas), articulacin con aliados
estratgicos y la lnea de la Cmara de Comercio de Bogot y el Fondo Nacional de Garantas.
Una de las grandes prioridades de la institucin es contribuir a que los empresarios participen exitosamente en los mercados internacionales y defiendan el mercado interno. Para ello,
la entidad estudia el impacto y las oportunidades de las empresas de la regin frente a los
Tratados de Libre Comercio que ha negociado el pas, apoya y promueve los negocios internacionales de las empresas de Bogot y Cundinamarca, diseando servicios especializados
para incentivar la participacin de las empresas en los mercados externos y desarrollando una
intensa labor de preparacin para que el sector empresarial aproveche las oportunidades y
enfrente los desafos de la globalizacin.
La Cmara de Comercio de Bogot, interesada en responder a la economa global con
el conocimiento empresarial, la promocin de la cultura del emprendimiento y la valoracin
social de los emprendedores en Bogot y la regin, y la Alcalda Mayor de Bogot, motivada
por su poltica distrital de contribuir a la generacin de empleo e ingresos especialmente a los
colectivos sociales, unieron esfuerzos y recursos para conceptualizar, estructurar y desarrollar
el programa Bogot Emprende, como una respuesta que permite brindar acceso a cualquier
emprendedor definido como individuo, empresario, red o colectivo social con una idea innovadora y el deseo de ser competitivo con un portafolio de servicios de apoyo empresarial, adecuado de forma autnoma de acuerdo con sus necesidades. De esta manera, los empresarios de
Bogot y la regin cuentan con nuevas herramientas necesarias para competir en un mercado
globalizado. (www.bogotaemprende.com)
Siendo la lucha contra la corrupcin el dcimo principio del Pacto Global, la entidad ha
incentivado la promocin de la lucha contra este flagelo a travs de sus programas de sim148
plificacin de trmites como mecanismo que permite facilitar el acceso de los ciudadanos al
sector empresarial de forma justa y transparente, y en el mbito medioambiental proporciona
herramientas a los empresarios para que implementen prcticas de produccin ms limpia y
manejo de residuos.
Educacin
La Cmara de Comercio de Bogot, conjuntamente con Compensar y con la Corporacin Calidad, apoya desde el ao 2002 a la Secretara de Educacin del Distrito en la realizacin del
Premio Galardn a la Excelencia, que tiene como objetivo hacer un reconocimiento a las
instituciones educativas con excelente calidad en su gestin.
Recreacin
Corparques-Mundo Aventura: Para aportar al mejoramiento de la calidad de vida de Bogot
y su Regin, y brindarle a los ciudadanos diversas opciones de entretenimiento, recreacin y
diversin, as como actividades ldicas y culturales, la Cmara de comercio de Bogot, cre su
filial la Corporacin para el Desarrollo de los Parques y la Recreacin, Corparques, y su parque
recreativo Mundo Aventura.
Resultados:
Un aporte econmico importante de la Cmara de Comercio de Bogot para los empresarios
y la comunidad, es la construccin de los dos nuevos centros empresariales que reflejan un
impacto significativo, que sin duda contribuir a la satisfaccin de las necesidades de los ciudadanos, quienes recibirn capacitacin y servicios a la medida de sus necesidades para crear,
crecer, consolidar e innovar en sus empresas, siguiendo con las exigencias de un mercado
globalizado.
Contribucin CCB y otros aportes a convenios que contribuyen
con el mejoramiento del medio ambiente
(representado en millones de pesos )
Ao
Total
Aportes CCB
Aportes Otros
2004
$ 1.654
$ 827
$ 827
2005
$ 1.424
$ 777
$ 646
2006
$ 158
$ 40
$ 118
2007
$ 4.683
$ 1.311
$ 3.372
2008
$ 1.400
$ 420
$ 980
151
Ao
SMLV en
Colombia
2005
$ 381.500
159 %
2006
$ 408.000
159 %
2007
$ 433.700
156 %
Materiales
La Cmara de Comercio de Bogot, desde el ao 2005, viene promocionando a travs de
diferentes campaas la reutilizacin del papel, contribuyendo al reciclaje y al medio ambiente.
En el ao 2007, se lanz la campaa de ahorro de insumos, que reflej una disminucin en los
consumos de papel, tonners, productos de aseo y cafetera.
Ahorro de insumos
45.000
40.000
Unidades
35.000
17.517
30.000
15.463
14.788
25.000
20.000
9.660
8.179
15.000
10.000
2003
Unidades de papel
compradas anualmente
778
13.519
11.306
5.000
9.444
951
933
10.500
2004
Toners
comprados anualmente
2005
Energa
La Cmara de Comercio de Bogot, a travs de sus programas de Salud Ocupacional, ha venido
desarrollando campaas de concientizacin entre sus colaboradores sobre la importancia del
adecuado uso de los recursos naturales, entre los que se encuentra la energa. Como parte de
estas campaas e iniciativas se establecieron horarios de encendido y apagado de iluminarias
en todas las dependencias de la entidad; sistemas de sensores de movimiento en puntos de
circulacin como baos y ascensores; sustitucin de bombillas normales incandescentes por
otras de bajo consumo como las fluorescentes. Otras actividades que ayudan a la reduccin
del consumo son: la utilizacin del aire acondicionado slo en las reas de trabajo en que se
requiera, y establecimiento de horarios para el uso de ascensores.
Nombre del
Indicador
Indicador
Interno
Consumo anual de energa (Kwh. promedio/ao)
Consumo
de Energa
1.934.000
1.880.000
141.333
161.167
156.667
3.249
3.581
3.418
153
Agua
El agua ha sido un recurso natural que en los ltimos aos ha sido de gran controversia debido al inadecuado uso que el planeta le est dando. La Cmara de Comercio de Bogot ha
invertido importantes recursos econmicos y humanos para su preservacin. Dentro de las
actividades ms relevantes se encuentra la instalacin de vlvulas regulables en las llaves de
los lavamanos que gradan la cantidad de agua necesaria y el control en los procesos de riego
de jardines.
En la Sede y Centro Empresarial Salitre, las aguas grises son reutilizables despus de su tratamiento que se realiza por medio de una planta de tratamiento. El agua tratada es reutilizada
en los tanques de los inodoros. En los ltimos 3 aos el volumen de agua diario tratado en
la planta en promedio es cerca de 5m3/da, y el porcentaje de aguas grises y lluvias reutilizado
en otros procesos de lavado representa un 90% de reutilizacin.
Biodiversidad
La Cmara de Comercio de Bogot, desde hace 24 aos, tiene como smbolo institucional
una escultura viva representada en el caucho sabanero. Dicha escultura se encuentra en
el Centro Empresarial Salitre, y simboliza el compromiso de la entidad con el cuidado
del medio ambiente. De otra parte, la entidad no ha recibido sanciones o multas por el
incumplimiento de normas ambientales
Dentro de los hbitats que han sido protegidos o restaurados, desde el ao 1996, la
entidad por medio de su filial la Corporacin Ambiental Empresarial (CAE), asumi el reto de
recuperar el Parque Ecolgico La Poma. Es un rea de 140 hectreas degradadas de Bosque
Andino, estratgicamente ubicado al sur occidente de Bogot y considerado como un importante sector ecolgico, recreativo, cultural e investigativo, adems de ser reconocido como un
modelo piloto, nico en el pas, para la restauracin de los bosques andinos en va de extincin.
De igual manera, dentro del programa de reforestacin para la conservacin, la CAE formul
un Plan Bsico de Investigaciones Ambientales en convenio con la Universidad del Tolima en el
ao 1996, permitiendo el desarrollo de 5 lneas de investigacin que se dividen en: diversidad
biolgica, mejoramiento gentico forestal, reconstruccin de ecosistemas boscosos, manejo forestal y fauna y vida silvestre.
154
20.000
18.000
16.000
Kilogramos
14.000
12.000
10.000
8.000
6.000
4.000
2.000
0
2003
Kilogramos archivo
Progama de calidad
de vida familiar
Beneficios colaboradores
trmino indefinido
Tipo
Kilogramos cartn
2004
Kilogramos vidrio
Beneficios
Auxilio de salud
Auxilio educativo para hijos
Auxilio ptico
Auxilio nacimiento de hijos
Prstamos Educativos
Condonacin Prstamos Educativos
Reembolso condonacin 100% prstamo
educativo
Prstamo para computador
Prstamo para vivienda
Prstamo por calamidad domstica
Dotacin personal acogido por el pacto
colectivo
Torneos internos: 11 disciplinas anuales,
presentacin del trabajo que se realiza en
formacin de valores, cuidado y mejora en
prctica deportiva , indicadores de impacto
2005
Kilogramos plstico
2005
Kilogramos metales
2006
2007
No. Colaboradores
No. Colaboradores
No. Colaboradores
397
9
62
17
45
32
400
3
59
16
44
35
414
0
54
14
55
33
0
4
0
0
6
1
1
0
0
219
218
205
259
278
300
235
344
461
155
Beneficios
Programa de
reconocimintos y recreacion
2005
Tipo
2007
No. Colaboradores
No. Colaboradores
856
904
949
183
219
212
2325
2527
2701
2006
No. Colaboradores
156
Ao
No.Horas
No.
Donantes
No.
Actividades
No .
Beneficiarios
Aporte
Solidario
2005
1.165
209
53
1.210
$ 1.250.000
2006
2.418
508
41
2.897
$ 3.750.000
2007
2.260
443
30
1.843
$ 4.722.370
Sexo
Femenino
Masculino
Femenino
Masculino
Femenino
Masculino
Femenino
Masculino
Femenino
Masculino
Femenino
Masculino
Femenino
Masculino
Femenino
Masculino
Femenino
Masculino
Femenino
Masculino
Femenino
Masculino
Femenino
Masculino
Femenino
Masculino
Femenino
Masculino
Femenino
Masculino
Promedio
Cantidad
47,43
52,57
58,09
41,91
81,44
18,56
56,60
43,40
49,04
50,96
55,58
44,42
53,04
46,96
78,49
21,51
56,18
43,82
67,21
32,79
22,75
77,25
51,71
48,29
42,65
57,35
51,45
48,55
34,38
65,62
98
112
26
19
57
13
20
14
34
34
16
13
3
3
5
1
7
5
7
3
2
5
14
9
3
4
19
16
6
12
Uno de los resultados ms importantes en materia de apoyo empresarial fue la implantacin del Programa de Simplificacin de Trmites (2003 - 2004), el cual facilit la creacin
de empresas y la formalizacin de la actividad productiva. Este programa se desarroll bajo el
liderazgo de la Cmara de Comercio de Bogot en las seis principales ciudades del pas: Bogot,
Medelln, Cali, Barranquilla, Bucaramanga y Cartagena, logrando la reduccin de 17 a 2 trmites y, en relacin con la creacin de empresas en la ciudad, la disminucin fue de 60 a 2 das.
Durante los ltimos seis aos, la entidad ha orientado e informado a ms de 200.000
personas en materia de creacin de empresas, ha asesorado cerca de 17.000 proyectos empre157
158
2005 - 2006
Liderazgo
La Corporacin Calidad, en concertacin con el HPTU, ha seleccionado los factores Liderazgo y
Desarrollo de las personas como las dos prcticas que se pueden presentar a las dems organizaciones como referentes de una gestin excelente.
Se concibe el liderazgo como el papel y la participacin de la alta direccin en la formulacin y apropiacin, por toda la organizacin, del direccionamiento estratgico, as como pautas
de conductas que faciliten el trabajo en equipo, el desarrollo de la organizacin, el logro de
los objetivos y el desarrollo de habilidades de liderazgo en todos sus niveles. Se incluye ac la
construccin de la cultura organizacional y el desarrollo de competencias.
162
Direccionamiento Estratgico
La Direccin ha definido como modelo de mejoramiento, la gestin integral por calidad, mediante el cual se hacen acciones planeadas y organizadas, para desarrollar armnicamente el
direccionamiento estratgico, la gestin de los procesos y la cultura organizacional, en bsqueda de lealtad y satisfaccin de pacientes, usuarios y colaboradores. En este modelo, el desarrollo de las personas, el trabajo en equipo y el enfoque a los procesos son fundamentales. El
liderazgo participativo se manifiesta en la presencia de los lderes en los diferentes comits y su
rol de maestros. El siguiente grfico muestra la presencia de la Direccin en la formacin de las
personas y en el mejoramiento
Participacin de la alta direccin en la gestin integral hacia la calidad
Actividad
164
Induccin y reinduccin
Eleccin y valoracin
Convivencias Beatriz
Restrepo de Echavarra
Lderes, conferencistas
Comit de Mejoramiento
Presidencia, participacin
Proceso de certificacin
Revisin por la direccin
Seguimiento a proyectos o
planes estratgicos crticos
Acreditacin en salud
Certificacin ISO 9001: versin
2000
El Hospital propicia el desarrollo personal, laboral, acadmico y social de sus colaboradores, les
brinda las ayudas que estn a su alcance y mantiene una informacin actualizada al respecto. A
cada uno le informa anualmente los resultados de su esfuerzo formativo y su costo. En funcin
de los resultados y del grado de madurez que se va alcanzando, propicia su autonoma laboral
y empoderamiento, les delega responsabilidades y los promueve.
La institucin desarrolla el liderazgo en la organizacin con polticas como las siguientes:
Seleccin rigurosa de jefes: Se tienen criterios como vida privada limpia, estabilidad emocional, excelente capacidad de comunicacin, gran capacidad de solucin de conflictos y un
alto nivel acadmico; la dedicacin debe ser exclusiva y preferiblemente de tiempo completo.
Evaluacin permanente: En la Evaluacin de Desempeo se mide liderazgo, innovacin,
comunicacin, integracin, planeacin y control. En la encuesta de Clima Organizacional se
evala estilo de liderazgo y satisfaccin de los usuarios. Tambin se evalan los resultados
de la dependencia a cargo: Costos, satisfaccin de usuarios y principales indicadores.
Formacin: Continuamente se llevan a cabo programas de desarrollo de habilidades de
liderazgo tales como Coaching, Diplomado de competencias bsicas del lder formador.
Comunicacin permanente con los grupos de inters: Se da un dialogo permanente entre
los Jefes de Divisin con los Jefes de Departamento y estos con los Jefes de Seccin en
comits y reuniones formales e informales. Reuniones con los clientes (instituciones) y proveedores; algunas de ellas son las visitas del director. A la comunidad se dan a conocer
los resultados de la gestin en desayunos con periodistas, publicaciones en peridicos y una
reunin anual de balance con invitacin a las familias, benefactores y medios de comunicacin. Con el sector salud se participa en diversas asociaciones como la Asociacin Colombiana de Hospitales y Clnicas y el Centro de Gestin Hospitalaria (miembro en ambos de la
Junta Directiva). Se ofrecen conferencias en seminarios y eventos nacionales e internacionales no slo de la gestin en salud sino tambin en los relacionados con la calidad. Con
los pacientes y sus acompaantes hay una comunicacin continua de las experiencias, la
filosofa y los logros por medio de plegables, boletines y carteleras.
165
La encuesta del clima organizacional mide el liderazgo que tiene el Hospital, y evala diferentes aspectos. Como puede verse en la siguiente grfica, los factores de liderazgo son
calificados como muy satisfactorios.
Medicin de clima organizacional: Liderazgo
Factor
1995 1997 1999 2001
1. Servicio a la
94.20 93.32 95.34 93.86
comunidad
2. Tecnologa
89.33 92.53 94.57 94.68
3. Calor humano
90.01 89.98 93.25 92.27
4. Docencia
87.32 88.84 92.18 91.89
5. Organizacin
94.53 95.89 96.67 95.91
6. Investigacin
83.83 83.61 85.98 86.65
7. Nivel tcnico
93.00
cientfico
8. Gestin ambiental
9. Salud ocupacional
10. Liderazgo de
seguridad integral
Promedio general
90.69
Evaluacin
92.99
92.60
2003
2005
2007
94.11
93.16
91.55
96.16
92.29
91.28
95.28
87.69
96.06
91.48
91.47
95.79
90.26
95.35
90.13
90.08
93.50
89.04
93.93
94.44
93.93
95.04
92.50
93.15
90.84
91.76
92.96
93.35
Escala 1-100
Muy satisfactorio
83.33
100
Satisfactorio
66.67
83.32
Poco satisfactorio
91.93
< 66.66
escritos y verbales permanentes como: El Hospital es una filosofa puesta en accin. Servimos
por vocacin. Trabajamos con seres humanos y para seres humanos. Entre todos podemos hacerlo todo. Somos Hospital ecolgico () y muchos otros que motivan para trabajar dentro del
marco filosfico del Hospital, buscando que sean vivencias antes que solo frases.
El clima organizacional evala el sentir de los colaboradores con los valores, como uno de los
factores formadores del sentido de pertenencia (ver grfico), con resultados muy satisfactorios.
Medicin de clima organizacional: Sentido de pertenencia
Factor
19.Identificacin valores del Hospital
26.Identificacin Cdigo tica
1995
92.88
1997
92.41
1999
94.68
2001
93.38
89.93
2003
92.93
89.10
2005
92.57
91.33
2007
91.66
90.27
En la construccin de la cultura, el Hospital ha definido una cultura deseada que va contrastando con la real por medio de diferentes mediciones.
Adems de los principios y valores que ya hemos explicitado, la institucin ha definido un
Cdigo de tica en el cual se formulan los comportamientos y actitudes esperados de los colaboradores en una organizacin con orientacin catlica y vocacin de respeto al ser humano.
167
Hace parte de la cultura del Hospital y se aspira a que sea una forma de vida: el lenguaje
castizo, trato respetuoso, ambiente de optimismo y alegra sin patanera, uso correcto de uniformes, cultura del saludo y la sonrisa, mirada franca y al rostro del interlocutor, orden y aseo
de los ambientes, actitud de permanente ayuda, cumplimiento de horarios, acogida amistosa
a pacientes y visitantes, compaerismo, capacidad de tolerancia, sentido de pertenencia y compromiso ambiental.
Los resultados de la construccin de esa cultura se evidencian en las mediciones de la estabilidad laboral, en la carencia de conflictos sindicales, la encuesta de clima laboral, los buzones
con felicitaciones, las llamadas de agradecimiento y comentarios directos no slo de pacientes
sino tambin de proveedores, estudiantes, gobernantes y comunidad.
Estas manifestaciones del personal del Hospital constituyen para la alta direccin un espejo
en el cual ve reflejados sus esfuerzos formativos y su testimonio personal; ellas no son productos de generacin espontnea sino de una labor formativa a travs del tiempo y que tiene
sus orgenes en los pioneros y gestores de la institucin, quienes se preocuparon por definir
su filosofa y por conseguir que sta se transformara en vivencia diaria mediante una tarea
persistente, atenta al entorno y a los signos de los tiempos para hacerle los ajustes pertinentes.
La estabilidad laboral y la carencia del forcejeo sindical son manifestaciones de la armona con
los principios y valores de la institucin, el trato respetuoso entre las personas y sus directivos,
el acatamiento entre todos, la satisfaccin con la tarea y la unidad de propsitos para el cumplimiento de la Misin y el logro de la Visin.
Tambin son espejo de los valores y principios los resultados estadsticos y contables, encuestas, mediciones de clima laboral, informes y observaciones escritas que se reciben por los
buzones de sugerencias y/o por llamadas, comentarios directos y escritos a la alta direccin, por
la imagen social del Hospital y por el respeto y admiracin de sus clientes, proveedores, colegas,
estudiantes, universidades, gobernantes y comunidad.
Trabajo en Equipo
El trabajo en equipo hace parte de la cultura del Hospital desde su creacin, como lo prueba la
conformacin de la Junta directiva, donde en forma armnica es integrada por mdicos, empresarios, comerciantes, religiosos, abogados e ingenieros cuyo trabajo es Ad Honorem.
El trabajo en equipo es una orientacin de principios consignada en FUTURO donde la
O significa orientacin a la participacin con directrices concretas como: Trabajo en equipo en torno a un objetivo comn, bsqueda de sinergia, Familia HPTU.
El trabajo en equipo se implementa con las reuniones de los grupos primarios y los diferentes comits (ver grfico) que gestionan el plan de desarrollo en el contexto del direccionamiento
estratgico. Jefes de las diferentes divisiones lideran reuniones con equipos de trabajo disciplinario e interdisciplinario, con los responsables de las reas asistenciales y administrativas, con
el fin de coordinar las actividades, monitorear el desempeo, acompaar y retroalimentar a los
responsables, identificar y remover las barreras para el mejoramiento, detectar necesidades,
asignar recursos y reconocer los logros.
168
Auditora
Construccin
Mejoramiento
Investigacin
Sistemas de informacin
Prevencin de infecciones
Facturacin y cartera
Compras
Farmacia y teraputica
tica
Alto Costo
Inversin y tecnologa
1995
1997
1999
2001
2003
2005
2007
84.48
83.36
84.94
83.87
83.15
80.62
81,21
81.63
84.86
86.82
86.72
84.65
84.07
83.56
Fines y
valores
comunes
- Cooperacin
- Coordinacin
- Armona
Labor
comn
- Cuidado
- Buen uso
Bienes
comunes
- Compensin
- Dilogo
- Aprecio y afecto
- Respeto y confianza
- Perdn
- Acatamiento
- Orden
- Disciplina
- Autocontrol
Normas
comunes
Vida en comn
Familia HPTU
Porcentaje de variacin
2001- 2008 = 79%
$141,113
$142,574
$122,238
$108,066
$90,000
$94,624
$79,678
$80,970
$82,298
$60,000
$30,000
$0,0
2001
170
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
Reduccin de pacientes
Direccin Seccional de Salud
de Antioquia
160.000
140.000
120.000
100.000
80.000
60.000
40.000
20.000
0
Activo
Pasivo
Patrimonio
Utilidad operativa
2003
80.714
23.639
57.075
-1.466
2004
100.630
28.268
74.362
1.195
2005
107.666
25.728
92.681
2.414
2006
125.445
32.764
92.681
2.501
2007
153.919
28.327
125.592
2.580
2008
165.871
34.997
130.874
1.599
100.0
80.0
108.8
110.5
99.9
87.9
87.3
105.6
90.0
Porcentaje de variacin
2001- 2008 = 20%
60.0
40.0
20.0
0,0
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
EBITDA
14.000
12.000
Porcentaje de incremento
2001- 2008 = 227%
10.000
10.974
10.238
8.000
8.882
6.000
4.000
12.399
7.100
4.390
2.000
3.356
4.460
2002
2003
2001
2004
2005
2006
2007
2008
El ndice de endeudamiento confirma la sostenibilidad financiera y el bajo riesgo de la institucin tal como lo muestra la siguiente tabla.
171
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
Nivel de endeudamiento
23%
29%
31%
26%
24%
26%
23%
23%
Descuentos financieros
2,155
2,015
1,617
2,089
2,422
2,532
2,527
2,109
2004
2005
2006
2007
2008
Ocupacin
Cama da ocupada
Urgencias
Cirugas
Consulta mdica especializada
Exmenes radiolgicos
85.5%
69,528
26,526
9,067
55,468
78,595
87.8%
74,528
32,019
10,279
63,027
85,933
90.6%
81,047
38,113
10.372
74,850
97,286
89%
88,811
41,679
9,970
79,209
107,161
87.5%
88,191
45,347
9,867
78,727
99,832
% de
incremento
2001- 2008
2%
27%
71%
9%
42%
27%
2007
46
2008
42
Total
191
Rin
23
49
87
81
240
Mdula
11
11
16
24
26
88
Intestino
56
Multiveceral
2006
50
48
50
2005
1,389,395
125,000
2006
1,526,000
1,800,000
2007
1,406,000
1,800,000
2008
1,275,000
1,800,000
112
156
179
195
Los clientes del Hospital, presentan unos altos niveles de satisfaccin y fidelidad, como lo evidencian los siguientes grficos y tablas.
172
97.4%
97.9%
80%
97.4%
97.4%
60%
40%
20%
0%
2004
2005
2006
2007
2008
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
Calidad humana
4.9
4.84
4.9
4.85
4.91
4.82
4.94
4.93
Tecnologa
4.91
4.91
4.93
4.82
4.91
4.85
4.95
4.95
4.9
4.85
4.95
4.97
4.87
4.82
Reconocimiento
Oportunidad
4.89
4.82
4.87
4.81
Seguridad
Informacin
Costos
Nota
Nivel de satisfaccin
4.79
4.62
4.74
4.63
4.91
4.91
4.93
4.95
4.9
4.91
4.83
4.75
4.9
4.67
4.9
4.83
4.88
4.79
4.87
4.8
4.92
4.91
97.39
95.7
97.09
94.76
96.68
94.92
98.03
97.81
Hospitalizacin
Ciruga
Consulta externa
Urgencias
Laboratorio clnico y Ayudas Dx.
Oncologa
Acumulado HPTU
2004
2005
2006
2007
2008
4.68
4.68
4.79
4.91
4.63
4.83
4.76
4.79
4.79
4.78
4.88
4.70
4.82
4.80
4.77
4.82
4.57
4.80
4.61
4.70
4.72
4.90
4.98
4.78
4.53
4.85
4.89
4.84
4.84
4.89
4.79
4.98
4.73
4.90
4.96
173
Entrenamiento
Valoracin del
desempeo
Educacin, formacin
y capacitacin
Finalizacin de la
vinculacin laboral
PG-DRH 0004
PG-DRH 0005
PG-DRH 0006
PG-DRH 0008
- Refuerzo positivo
- Acuerdo de
mejoramiento
individual
- Desarrollo de
competencias
humanas, tcnicas y
administrativas
- Valores
- Culminar la relacin
laboral de un
colaborador y obtener,
retroalimentacin
para el mejoramiento
del Hospital
La gestin humana est conformada por los procesos de eleccin y vinculacin, induccin,
entrenamiento, valoracin del desempeo, educacin, formacin y capacitacin, y finalizacin
de la vinculacin laboral; transverso a ellos se tiene la informacin y comunicacin. Estos procesos estn basados en los principios fundamentales, valores, misin y visin del Hospital y se
encuentran documentados y desplegados.
El proceso de gestin humana busca garantizar la mejor atencin con alta calidad humana,
vocacin de servicio e idoneidad profesional y estar acordes con la normatividad colombiana.
La gestin humana es coordinada por el departamento de Relaciones Humanas.
El proceso de eleccin (ver grfico a continuacin) es coherente con el enunciado El alma
del Hospital es la de sus colaboradores. Para la eleccin se tienen definidas las competencias
corporativas (perfil del colaborador) y las especficas para cada cargo, de acuerdo con la edu174
INICIO
Se genera vacante o creacin nuevo cargo
Jefe inmediato notifica al Dpto RRHH
Notificar al candidato
Entrevista de RRHH
Verificacin de competencias
Comit de eleccin
No
Reclutamiento
interno
Reclutamiento
externo
No
Pre-elegido
S
Recoleccin de
Hojas de Vida
Reclutamiento
interno
Planeacin del
proceso
No
Obtener candidatos
Agradecimientos
a aspirantes
FIN
Cumple?
S
FIN
Por conviccin filosfica trabajamos con seres humanos y para seres humanos, concibiendo
al hombre como un ser integral; sobre estas bases se definen los aspectos a evaluar en la
eleccin, desde las competencias humansticas, actitud y vocacin de servicio, integridad, trabajo en equipo, entre otras, hasta competencias tcnicas, profesionales y destrezas generales
175
requeridas para cada cargo. El proceso es bilateral y por lo tanto se le brinda al candidato toda
la informacin necesaria para que ste tambin pueda elegir al Hospital.
Para profesionales de la salud, se evalan sus mritos y calificaciones acadmicas, evaluaciones de rotacin en el Hospital, referencias de profesores, colegas y decanos de facultades; se
verifican los requisitos legales para su ejercicio y su inters por el estudio y la docencia.
El proceso de eleccin incluye el examen mdico de pre-empleo con el cual Salud Ocupacional determina la aptitud del aspirante para el cargo, para conservar la integridad del futuro
colaborador y emitir las sugerencias que el Hospital debe tener en cuenta para lograr el mximo
desempeo futuro, si hay alguna condicin de salud a vigilar. Relaciones Humanas coordina y
garantiza que se cumplan los requisitos legales y las polticas de vinculacin.
El proceso de induccin general tiene como objetivo dar la bienvenida a los colaboradores
nuevos y brindar la informacin que facilite su adaptacin al Hospital. En ste se tratan temas
de la filosofa, polticas, misin, visin, poltica de calidad, objetivos estratgicos, derechos y
deberes de los pacientes, promesa del servicio, presentacin de cada divisin en su estructura,
organigrama, responsabilidades, niveles de autoridad y funciones; se hace recorrido por las
instalaciones del Hospital. Es coordinado por Relaciones Humanas, con duracin de 5 das y la
participacin del Director General, el Comit de Direccin y los jefes de departamento y seccin.
Al personal se le entrega al inicio de la induccin informacin institucional que refuerza y aclara
los conceptos vistos durante la semana.
El programa de induccin es evaluado por los participantes, para los ajustes y correctivos.
A cada expositor se le retroalimenta individualmente sobre la evaluacin de su actividad. En
el clima organizacional se evala la efectividad en la induccin general y al cargo (ver tabla a
continuacin); actualmente se encuentra en niveles de satisfactorio y muy satisfactorio respectivamente.
Medicin del Clima Organizacional: Desarrollo de personal
Factor
1995
1997
1999
2001
2003
2005
2007
90.52
90.61
93.51
91.73
91.63
91.64
89.63
88.23
88.51
91.61
89.79
88.62
88.78
86.61
77.31
79.32
83.25
80.94
80.91
80.80
78.47
91.65
91.13
93.01
91.79
89.15
89.51
86.26
72.47
74.30
81.26
82.53
80.81
82.05
77.29
87.75
88.04
90.53
90.28
88.54
88.37
84.96
80.51
81.19
79.10
78.39
72.43
87.85
86.89
85.54
85.67
82.26
176
84.66
85.36
Con el personal de servicios contratados se realiza un proceso de induccin y actualizacin sobre filosofa, cultura y polticas del Hospital; tambin participan en las convivencias, actividades
de tiempo libre y otros programas de educacin y formacin en valores.
En sus principios fundamentales el Hospital manifiesta que: la calidad de los servicios que
presta el Hospital depende de la preparacin y del mejoramiento continuo de las personas que
en l sirven; el Hospital procura al mximo el continuo desarrollo humano y tcnico de sus
servidores y est convencido de la necesidad de programas educativos para ellos y la comunidad. Propicia estos programas en la medida de sus capacidades y as mejora constantemente la
condicin humana de su personal y la calidad de sus servicios.
El proceso de entrenamiento brinda acompaamiento directo al nuevo colaborador por
parte del jefe inmediato y/o mediato para lograr la aplicacin y el desarrollo de las competencias y habilidades requeridas para el desempeo de las funciones propias del cargo; as mismo,
el alcance de este proceso contempla el entrenamiento requerido por cambios tecnolgicos o
modificaciones de procedimientos en un rea especfica (grfico a continuacin).
Proceso de entrenamiento
Planeacin
Recibimiento y presentacin
al grupo de trabajo
INICIO
Induccin de
Salud Ocupacional
Evolucin del
Entrenamiento
Enviar a Desarrollo
Humano (Dpto. RRHH)
Presentar los procedimientos
generales y especficos
(PG - PE) del rea
Entrenamiento (innovaciones,
mejoras y cambios)
INICIO
Revisin, anlisis y
entrenamiento del
proceso, innovaciones, mejoras
y/o cambios
Evaluacin
Enviar a Desarrollo
Humano (Dpto. RRHH)
FIN
FIN
El proceso de educacin, formacin y capacitacin tiene por objetivo una gestin humana
eficaz, segn las expectativas y exigencias de los pacientes y usuarios, las del Hospital y su alta
complejidad, y acorde con las normas de calidad de una institucin de salud. Se elabora un
plan maestro (ver siguiente grfico), con directrices y estrategias para programar las actividades
de formacin, educacin, capacitacin y entrenamiento alineadas con el logro de las metas y
estrategias del Hospital. Se tiene en cuenta la deteccin de necesidades y expectativas de los
colaboradores para la elaboracin de dicho plan.
En el plan maestro de educacin, formacin y capacitacin, se definen los objetivos de cada
uno de los programas y los resultados esperados, a los que se les hace seguimiento a travs de
indicadores de: satisfaccin, aprendizaje, aplicacin e impacto.
177
Direccionamiento estratgico
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
937
920
977
Ingresos
108
95
72
76
67
68
104
125
255
238
157
Retiros
109
75
69
66
64
76
74
60
99
134
131
ndice de rotacin 13.0% 9.0% 7.0% 7.0% 7.0% 8.3% 7.9% 6.0% 8.8% 10.1% 9.7%
178
1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008
ndice de rotacin
enfermera
12,85% 7,60% 8,74% 8,17% 6,22% 6,25% 6,60% 5,72% 12,0% 13,0% 9%
La efectividad e idoneidad del personal se identifica tambin a travs del programa de valoracin del desempeo, de la libreta de calificaciones de pacientes y aseguradores, sistemas de
evaluacin y sugerencias, felicitaciones, sugerencias y reclamos (FSR), los procesos de auditora
y los resultados de la gestin del Hospital. La informacin recibida por estos medios se divulga
en las reas para que diseen las mejoras que les competen.
Para el mejoramiento e innovacin de los procesos de eleccin, induccin, capacitacin y
entrenamiento, se han focalizado los programas de formacin y desarrollo, se ha fortalecido a
colaboradores como facilitadores, docentes y lderes jefes; a partir de las acciones correctivas
y preventivas implementadas segn los resultados de estos procesos. Con modelos como la
norma ISO 9001 y la acreditacin en salud se han incluido elementos que aportan a la mejora
y desarrollo de estos procesos.
179
trativos.
Calidad de
vida laboral y
familiar
compensacin.
Fondo de empleados.
Subsidio de vivienda a travs de la caja de compensacin.
Salarios justos y competitivos.
Salud
ocupacional
y seguridad
industrial
Programas de educacin.
Comit de proteccin radiolgica
Comit de prevencin de infecciones
Programas de mantenimiento correctivo, preventivo y aseguramiento metrolgico.
Programa de lderes en seguridad.
Barreras sanitarias.
Programas para el manejo de crisis laboral.
Diseos de puestos de trabajo y reubicaciones laborales.
Poltica de puertas abiertas
Manejo de
conflictos
La medicin del clima organizacional se realiza cada dos aos desde 1995; se tiene contratado con una firma externa para facilitar la libre expresin, con el fin de percibir el grado de
satisfaccin de los colaboradores, detectar necesidades y establecer las acciones pertinentes.
Algunos de los factores que se miden relacionados con la calidad de vida y el bienestar son:
condiciones del cargo, desarrollo personal, condiciones ambientales y beneficios econmicos; el
180
cuestionario mediante el cual se lleva a cabo se revisa y ajusta acorde con las necesidades. En
la siguiente tabla se muestran los factores que se evalan en las condiciones ambientales, los
cuales se encuentran en niveles de satisfactorio y muy satisfactorio.
Medicin del clima organizacional, condiciones ambientales
Condiciones ambientales - factores
Satisfaccin con el comedor
Satisfaccin con la temperatura
Satisfaccin con la limpieza
Satisfaccin con servicios sanitarios Satisfaccin con el espacio
Satisfaccin con la
ventilacin
Satisfaccin con el
mobiliario
1995
82.18
1997
81.57
1999
85.55
2001
85.25
2003
81.13
2005
81.08
2007
79.93
670
696
716
719
739
716
726
772
842
948
1.010
1.024 1.343 1.772 2.194 2.700 3.166 3.448 3.913 4.447 5.000 5.879
93
79
86
64
332
337
385
290
Fondo de empleados
-bienestar social
131
235
217
236
244
244
240
Actividades
Fondo educativo
- Jornadas de salud.
- Subsidio para exmenes y procedimientos por fuera del POS.
- Prstamo con cero inters.
Fondo de solidaridad
la ARP, competitividad del salario, percepcin del esfuerzo por pagar salario justo, etc.;
desarrollo personal en donde se pregunta por la satisfaccin con la capacitacin y el grado
en que la capacitacin trasciende a la familia, realizacin personal en el cargo, etc.; estilo
de direccin, en donde se sondea la equidad y justicia por parte del jefe, el reconocimiento;
comunicaciones, donde se sondea la claridad y el respeto por parte del jefe, inters de los
jefes por asuntos personales, franqueza y confianza con jefes, etc.; condiciones del cargo,
entre otros criterios de calidad de vida en el trabajo. Son indicadores mediatos de la calidad
de vida en el trabajo la valoracin del desempeo, el grado de satisfaccin de los pacientes,
los resultados del Hospital y la retroalimentacin de los colaboradores en el da a da. Se
presentan algunos resultados en la siguiente tabla, los cuales se encuentran en rango de
satisfactorio y muy satisfactorio.
La poltica de remuneracin salarial se fundamenta en los valores del respeto, equidad y
justicia. Se determina consultando el entorno social, econmico y laboral, as como las capacidades del Hospital. Es poltica general pagar salarios directos, dignos, suficientes y oportunos,
ms que prestaciones extralegales.
El Hospital considera sagrado el pago oportuno de las obligaciones laborales a sus colaboradores. El pago se efecta a travs de consignacin electrnica. Es poltica del Hospital hacer
incrementos salariales anuales y mantener una remuneracin competitiva, como se evidencia
en la encuesta salarial del sector; los colaboradores han evaluado siempre como muy satisfactorio los factores relacionados con beneficios econmicos.
Medicin del clima organizacional: aspectos referidos a la calidad de vida en el trabajo
Factores
1995
1997
1999
2001
2003
2005
2007
Estilo de direccin
Equidad y justicia por parte del
jefe
78.22
74.16
80.62
76.78
75.40
74.40
74.39
68.99
65.45
74.96
70.46
70.55
69.07
69.66
73.97
70.55
77.10
70.76
71.95
69.85
72.08
70.90
70.49
76.36
71.94
73.25
74.53
72.01
86.76
86.08
83.76
83.65
Comunicaciones
82.15
82.73
87.77
87.02
84.48
83.33
89.49
71.31
75.87
82.89
83.43
80.45
79.01
76.85
91.74
91.17
91.24
92.00
90.94
183
Salud Ocupacional tiene como misin: Controlar y vigilar los factores de riesgo del ambiente
de trabajo del Hospital, para preservar, mantener y propiciar un adecuado estado de salud de
los colaboradores, incluyendo a quienes participan en la prestacin del servicio a travs de
empresas de servicios especializados. Desarrolla actividades en medicina del trabajo, identificacin y valoracin de riesgos, sistemas de vigilancia epidemiolgica, plan de emergencias y
gestin a la accidentalidad y el ausentismo.
Se vacuna contra la Hepatitis (B), Ttanos, Triple viral, e influenza. Se trabaja con las EPS`S
en programas de medicina preventiva para los colaboradores.
El panorama de factores de riesgos tanto ocupacionales como ambientales, es una estrategia metodolgica que permite recopilar y analizar en forma sistemtica y organizada los
datos relacionados con la identificacin, localizacin, valoracin y priorizacin de los factores
de riesgo existentes en el contexto laboral, con el fin de planificar las medidas de prevencin y
control ms convenientes.
Los sistemas de vigilancia epidemiolgica estn clasificados en crticos y no crticos, segn
la legislacin vigente y de acuerdo con los riesgos existentes en el mbito del trabajo como ruido, productos qumicos, radiaciones ionizantes, dermatitis, prevencin del trauma acumulativo y
riesgo biolgico. Se provee al colaborador de los elementos de proteccin personal segn el oficio, se capacita sobre el uso de stos y se verifica el cumplimiento; se hacen inspecciones a las
reas de trabajo con retroalimentacin por escrito a los jefes del rea con las mejoras sugeridas.
Se tiene el inventario de los productos qumicos utilizados, se desarrollan hojas de seguridad
para manejo de materiales y productos qumicos y guas de comportamiento seguro. Existe un
plan de emergencias externo coordinado por las personas responsables del rea de urgencias.
Salud ocupacional lidera el programa cero accidentes, con el fin de disminuir la accidentalidad y su severidad. Las actividades de dicho programa son: estandarizacin de los procesos,
elaboracin de fichas de comportamiento seguro, visitas de observacin para verificar dichos
comportamientos, talleres de sensibilizacin, retroalimentacin a los jefes y a las unidades asistenciales con sus indicadores, publicacin en carteleras de los resultados para conocimiento de
los involucrados y la definicin de acciones.
El programa de Salud Ocupacional se evala con indicadores de prevencin, de frecuencia
de accidentes de trabajo, el ndice de lesin incapacitante (ILI), ausentismo por accidente de
trabajo y enfermedad comn y horas de capacitacin (Siguiente tabla). Se comparan las tasas
de accidentalidad con otras instituciones del sector salud a nivel nacional e internacional.
Accidentes de trabajo ndice de lesin incapacitante
1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008
Accidentes de trabajo
98
0.30 0.24 0.32 0.18 0.19 0.21 0.24 0.49 0.31 0.37 0.33
Planta de cargos
827 890 891 906 927 914 947 1,011 1,116 1,276 1,350
Salud ocupacional sigue el ausentismo y sus principales causas, y mantiene contacto permanente con las EPSs para desarrollar acciones e impactar el ausentismo.
184
185
Como forma de participacin interfuncional e interdisciplinaria se destacan diferentes comits, ya mencionados. Otro espacio de participacin es la presentacin de diferentes personas
ante la Junta Directiva y el Comit de Direccin de acuerdo con el tema y los proyectos en curso.
Durante el ao, los jefes hacen seguimiento formal al desempeo de cada una de sus reas
y al grado de cumplimiento de lo planeado con respecto al plan estratgico. A los proyectos
especiales se les hace seguimiento en reuniones definidas para tal fin. Semestralmente cada
divisin hace seguimiento con el Comit de Direccin, a lo planeado y a los proyectos en ejecucin, en la presentacin de Metas y logros. Anualmente se hace de manera integral en la
Jornada Gilberto Londoo Mesa. A estas reuniones de seguimiento se invitan personas de
diferentes reas y niveles.
Se desarrollan programas de formacin y capacitacin sobre la comunicacin con el fin de
fortalecerla; se han realizado capacitaciones a jefes con responsabilidad de personal a cargo,
profesionales y a lderes de proyectos de trabajo, como el taller coaching ontolgico empresarial, entre otros. En funcin de los resultados y del grado de madurez que va alcanzando el
colaborador, se propicia su autonoma laboral y empoderamiento, se le delegan responsabilidades y se promueve.
El Hospital realiza el programa de formacin de facilitadores de la calidad; los candidatos
son elegidos por los respectivos jefes, teniendo en cuenta su desempeo y cualidades de liderazgo, trabajo en equipo y flexibilidad. Para ser certificados presentan un proyecto basado en
el mtodo de anlisis y solucin de problemas (acciones correctivas y preventivas) que tenga
impacto en cada una de sus reas; se reconoce y premia a los mejores. Ser facilitador de calidad
es un reconocimiento y una forma de participar que genera satisfaccin y orgullo.
En el grupo de cultura de seguridad, que propicia un proceso de atencin con calidad y seguridad para el paciente, los colaboradores y el ambiente, se transform el equipo de lderes en
cero accidentes a lderes en seguridad integral, conformado por personas de diferentes reas.
Al grupo de lderes en seguridad y a las diferentes reas se le hace reconocimiento de acuerdo
con el logro de los objetivos.
Para fortalecer el Hospital y su enfoque en la alta complejidad, como mecanismo de reconocimiento y desarrollo, se patrocina econmicamente la subespecializacin de mdicos en el
pas y fuera de ste; tambin se incentivan otros profesionales a realizar estudios de post grado
con aportes econmicos y de tiempo.
Los procesos de participacin y reconocimiento en el Hospital se han dinamizado y mejorado con la implementacin de la gestin por procesos y de procesos, con referentes como la
norma ISO 9001, acreditacin en salud y aplicacin a premios de calidad.
En la medicin del clima organizacional se evalan aspectos relacionados con la comunicacin y participacin (ver tabla), que se encuentra en niveles satisfactorios; sin embargo, se han
efectuado planes de ajuste:
Medicin del clima organizacional: aspectos referidos a la participacin
Factor
1995 1997 1999 2001 2003 2005 2007
Autonoma para hacer cambios en el cargo
74.49 73.50 78.03 74.87 73.04 72.57 73.59
186
64.35
83.78
70.55
76.19
64.90
84.40
69.07
76.95
66.62
79.83
69.66
75.81
Se cuenta con el proceso de valoracin del desempeo, que tiene como objetivo apreciar con un
enfoque integral de la persona, su desempeo laboral y precisar sus fortalezas y oportunidades
de mejora, para construir con su participacin, el plan de mejoramiento y as contribuir al logro
de la misin y la visin del Hospital; este proceso se aplica al personal vinculado laboralmente
al Hospital. Lo anterior facilita el proceso de madurez del colaborador, asumiendo la responsabilidad sobre su propio mejoramiento y su participacin en el Hospital.
La valoracin del desempeo evala el rendimiento, la efectividad, idoneidad y la deteccin
de necesidades de desarrollo de nuevas competencias de los colaboradores. Se establecen los
planes de mejoramiento y se hace el seguimiento a las acciones tomadas. La valoracin del
desempeo es un proceso crtico que retroalimenta la efectividad de los procesos de eleccin,
induccin, capacitacin, desarrollo, evaluacin de cargos y promociones.
La valoracin del desempeo (ver grfico a continuacin) se ha mejorado en el tiempo; la
programacin de los comits de valoracin se hace anualmente. Las personas con personal a
cargo reciben la capacitacin y el manual respectivo. La valoracin del desempeo considera aspectos personales (iniciativa, capacitacin, esfuerzo por aplicar nuevos conocimientos y buscar
la superacin de mayores exigencias, compromiso social, etc.) y aspectos laborales (vocacin
de servicio, eficacia y racionalizacin de costos). A los jefes, adems, se les valora su capacidad
para programar y fijar metas, para medir el progreso hacia el logro de los objetivos, liderazgo,
capacidad de comunicacin y de innovacin.
Valoracin del desempeo
INICIO
Elaboracin de cronogramas de
comits de valoracin del desempeo
Sistematizacin de la informacin
consignada en los formatos
Diligenciamiento de formato de
cada persona
Constancia escrita de la
entrevista y accin acordada con
valorado
Realizacin
de
Realizacin de
entrevista
lala entrevista
FIN
capacitacin. El cierre del proceso de valoracin se lleva a cabo con la entrevista de retroalimentacin en la cual el jefe le informa al colaborador sobre su desempeo, fortalezas y oportunidades de mejoramiento y se elabora de manera conjunta un plan de accin. En los resultados
de la medicin del clima organizacional, se percibe como satisfactoria la efectividad de las
valoraciones del desempeo (Tabla a continuacin).
Medicin del clima organizacional: satisfaccin por la valoracin del desempeo
Factor
1995
1997
1999
2001
2003
2005
2007
79.55
76.11
73.86
81.04
80.40
80.72
80.10
76.95
78.31
80.23
82.94
82.95
83.31
79.43
Capital intelectual
El capital intelectual se identifica a partir de las competencias distintivas de la idea de negocio
en las cuales el Hospital invierte para generar prestigio, fidelidad y nuevos clientes (Idea de
negocio). Estas son competencias distintivas humanas y tcnicas.
Desde el proceso de eleccin, el Hospital busca personas competentes y con la potencialidad de desarrollarse, como exigencia del actual direccionamiento estratgico: por ello la
vinculacin y permanencia al Hospital se define como una meritrocracia.
El Hospital busca, fortalece y apoya el pensamiento creativo e innovador a travs de la
formacin avanzada de sus profesionales en temas de complejidad asistencial y administrativa segn su direccionamiento estratgico. Ejemplos concretos son las reas de trasplantes, ciruga baritrica, neurointervencionismo radiolgico, anestesia infantil, endocrinologa,
oncologa y cuidados intensivos. Profesionales mdicos y paramdicos se respaldan para
formacin en otras instituciones del pas y del mundo, con el compromiso de replicar su experiencia, liderar y participar en el Hospital en el desarrollo de nuevos servicios y proyectos.
Se tiene una alianza con la Universidad de Antioquia para la transferencia de conocimientos
en trasplantes y gastrohepatologa. Al personal administrativo, igualmente se le apoya para
la formacin avanzada y el desarrollo de nuevas competencias que se traducen en mejoras
para el Hospital.
Para el desarrollo de nuevos servicios y procesos, se conforman grupos interdisciplinarios
segn el tema. En estos grupos se retoman experiencias positivas y lecciones aprendidas de
proyectos anteriores. Sus avances, logros y metodologas empleadas se dan a conocer para su
emulacin en las reuniones de logros y metas, en la formacin de facilitadores y en los grupos
primarios. Un ejemplo de transferencia de conocimiento y experiencia exitosa es el seguimiento
188
post servicio, el cual naci en ciruga ambulatoria y se replic y mejor en la unidad de cancerologa, antibioticoterapia y ayuda diagnsticas, entre otras.
Desde hace cuatro aos se inici el desarrollo de la historia clnica electrnica, la cual ha
implicado la conformacin y consolidacin de un equipo de mdicos, enfermeras, ingenieros
de sistemas y otros profesionales. En la fase inicial de este proyecto se conocieron con el
proveedor del programa experiencias en hospitales espaoles; posteriormente se inici el
desarrollo a medida con el proveedor. El equipo indag las necesidades de los procesos
asistenciales con respecto a la transferencia de la historia de papel a electrnica, capacit
y acompa al personal asistencial en campo durante la fase de implementacin. Este proyecto se ha implementado de manera exitosa gracias a la transferencia del conocimiento
en el diseo, desde los procesos asistenciales hacia el programa desarrollado, que se ha
convertido en un referente nacional e internacional, objeto de mltiples visitas de otras
clnicas y hospitales.
Otra experiencia positiva para incentivar el pensamiento innovador y la transferencia de
conocimientos y experiencias, es el proceso de acreditacin en salud, en el cual mediante una
metodologa ordenada, creativa y planeada, con el concurso de grupos interdisciplinarios, se
obtuvieron avances importantes en el proceso de atencin en salud y la consecuente acreditacin en salud nacional; esta experiencia tambin se ha convertido en un referente objeto de
mltiples visitas.
Para facilitar la renovacin de conocimiento y nuevos aprendizajes, el Hospital dispone de
biblioteca con nfasis mdico a la cual llegan ms de 60 revistas especializadas; se cuenta
adems con conexin a bases de datos de literatura cientfica.
A partir de la literatura cientfica y de las mejores prcticas, se han desarrollado en el
Hospital guas de atencin mdicas y paramdicas, donde se establecen criterios de atencin
para enfermedades y procedimientos especficos; para mejorar estas guas y la recopilacin de
informacin para las investigaciones, la lectura y las publicaciones, se desarrolla el diplomado
en medicina basada en la evidencia para personal mdico y paramdico.
Desde hace varios aos, el Hospital ha impulsado que el mdico acredite sus procedimientos con el fin de demostrar la experiencia, la experticia y los resultados de sta. La acreditacin
de procedimientos se ha hecho extensiva a otros profesionales paramdicos. Desde el direccionamiento estratgico se define propiciar el desarrollo de centros de excelencia: profesionales
de la salud que se dedican a un rango estrecho de procedimientos, obteniendo volmenes altos
de casos en corto tiempo, que mediante el mejoramiento continuo les permite acelerar y mantener curva de aprendizaje, en niveles difcilmente alcanzables por la competencia.
Se otorgan licencias remuneradas y patrocinios al personal mdico y paramdico para asistir a los cursos y congresos de actualizacin para renovar, replicar y transmitir informacin y
conocimiento.
Como elementos importantes que propician el desarrollo del pensamiento creativo, los
mdicos del Hospital participan como expositores en congresos, seminarios y publicaciones
cientficas, nacionales e internacionales. Tambin como directivos en las sociedades cientficas
El instituto de Formacin de auxiliares de enfermera, es un motor de transmisin de informacin y conocimiento; las enfermeras docentes han hecho su trayectoria como enfermeras
189
asistenciales dentro del Hospital; otros profesionales de acuerdo con su experiencia, contribuyen al desarrollo del personal en formacin.
Desde el sistema de gestin para el mejoramiento FUTURO, se define crear una cultura
investigativa, donde las experiencias cotidianas sirvan como sustrato para el desarrollo de la
investigacin y contribuyan al avance cientfico del Hospital y del Pas; para fortalecer esta definicin, desde el ao 2001 se form la Unidad de Investigacin con mdicos epidemilogos y
cuya misin es facilitar y divulgar la actividad investigativa, poniendo a disposicin para ello la
informacin y las experiencias propias de la institucin, que permitan hacer aportes al desarrollo cientfico en salud para bien de sus pacientes y de la comunidad en general. Actualmente
el proceso desarrollado por la Unidad de Investigaciones se encuentra certificado por la norma
NTC ISO 9001.
Actualmente se encuentran en curso 46 investigaciones, 37 con financiacin de la industria
farmacutica y otras entidades; se han publicado en los ltimos aos ms de 35 artculos en
diferentes revistas nacionales e internacionales, indexadas en bases de datos. Se destacan algunos estudios como: control estricto de la glicemia en UCI (con la cofinanciacin de Colciencias),
donde participan mdicos intensivistas, internistas, enfermeras y nutricionistas; perfil clnico y
microbiolgico de las lesiones por minas antipersonal, donde se reportan los primeros resultados a nivel nacional de la experiencia del Hospital.
El Hospital ha tramitado cdigos nacionales e internacionales para acceder a financiacin.
La Unidad de Investigacin brinda apoyo a varias reas como oncologa y trasplantes, en
la descripcin y anlisis de los resultados de los pacientes atendidos, para mejorar la prctica y
los mtodos de trabajo.
A travs del programa 9000.doc cada una de las reas ha documentado paulatinamente
sus procesos de manera centralizada, controlada y con posibilidad de visualizacin desde
cualquier lugar del Hospital. La documentacin y estandarizacin permiten conservar la
memoria viva del Hospital, que es de gran valor para los programas de induccin y capacitacin.
Con los diferentes procesos de comparacin y evaluacin con referentes como la certificacin, la acreditacin en salud y la aplicacin a premios de calidad se ha logrado fortalecer y
mejorar los procesos del Hospital. De estas revisiones se elaboran informes que consolidan la
historia, trayectoria y el know how, que ayudan a transferir el conocimiento y la experiencia
del Hospital a los colaboradores y a terceros.
Cuando se presentan cambios tecnolgicos en el Hospital se involucra en la capacitacin
y entrenamiento de los usuarios a los proveedores de los equipos y al Departamento de Ingeniera y Mantenimiento, para incorporar nuevos aprendizajes y garantizar la seguridad del
paciente, los colaboradores y el medio ambiente.
Muy satisfactorio
90.00
80.00
Satisfactorio
70.00
60.00
50.00
9
Factores
40.00
30.00
20.00
10.00
Promedio
General
1995
1997
1999
2001
2003
2005
2007
81.30
80.72
84.33
83.66 82.73
81.38
80.15
0.00
C lim a o rg a n iz ac io n a l: g e n e ra l
1995
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Sentido de pertenencia
Condiciones del cargo
Toma de decisiones
Integracin entre reas
Comunicaciones
Estilo de direccin
Desarrollo del personal
Condiciones ambientales
Beneficios econmicos
2007
El proceso de capacitacin y formacin busca ser coherente con el desarrollo del Hospital;
de acuerdo con el plan maestro de capacitacin se invierte y se programan las actividades (ver
tablas a continuacin) alineadas con el logro de las metas y estrategias.
El proceso de retribucin se evala mediante el clima organizacional; en el aspecto de
beneficios econmicos, contempla elementos relacionados con el salario (ver tabla), los cuales
permanecen en nivel muy satisfactorio como en el 2005.
La valoracin del desempeo se lleva a un programa sistematizado que permite conocer
resultados generales y particulares, y orientar los planes de desarrollo, educacin, formacin y
capacitacin.
Inversin en horas para capacitacin
160,000
140,000
134,146
Porcentaje de variacin
2001- 2008 = 51%
120,000
136,071
132,598
2007
2008
100,000
80,000
87,743
86,681
76,241
60,000
88,463
72,064
40,000
20,000
0,0
2001
2002
2003
2004
2005
2006
191
$ 3,578
Porcentaje de variacin
2001- 2008 = 46 %
$ 3,000
$ 2,000
$ 3,224
$ 2.045
$ 1,818
$ 1,852
$ 3,225
$ 1,807
$ 1,619
$ 1,000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
1999
2001
2003
2005
2007
77.78
85.17
82.66
81.78
80.80
72.91
82.84
89.37
85.32
84.34
80.83
75.32
78.95
85.07
81.28
79.76
78.71
71.50
83.60
88.25
87.25
86.03
85.48
81.39
Promedio general
Recomendaciones
Liderazgo
Claridad de pensamiento
El xito del liderazgo en el Hospital se basa en una clara fundamentacin filosfica desde antes
de iniciar la atencin de los pacientes, documentada e implementada, transmitida en la cultura
del Hospital y puesta en accin en el da a da.
Permanentemente se revisa el direccionamiento estratgico a la luz de los cambios de los
tiempos y a de las diversas situaciones del entorno, pero se mantiene el hilo conductor, la filosofa del Hospital.
Liderazgo como elemento encaminador del Hospital tanto en su desarrollo estratgico
como cultural.
Ejemplo
La Participacin y compromiso de la Junta Directiva y el Grupo de Direccin en los diferentes
espacios en los cuales se involucra la revisin de la gestin.
192
Coherencia y liderazgo del director y el grupo directivo en el hacer, decir y actuar, el ejemplo
como forma de educacin y convencimiento; primer referente de comportamiento y congruencia con los principios y valores.
Desde la eleccin
Estilo de liderazgo propiciado desde la eleccin y formacin de las personas que asumen el
papel de jefes.
Medicin
Medicin permanente del liderazgo a travs de diferentes mecanismos para detectar oportunidades de mejora.
Liderazgo compartido
Liderazgo no solo en responsabilidades de personas especficas, sino como el reflejo de la interaccin y el trabajo en equipo para el logro de metas comunes.
Liderando el sector
Liderazgo del Hospital en el sector salud a travs de: participacin activa a nivel gremial y de
influencia positiva para el mejor desarrollo del sistema de salud, su normatividad y operacin.
Constante iniciativa de mejoramiento pensando en que cualquier esfuerzo por mejorar la calidad de la atencin es poco.
tiene por objetivo el desarrollo personal, profesional y la bsqueda del mejoramiento de los
resultados tcnico cientficos y de servicio.
Participacin y trabajo en equipo
Se propician espacios de participacin y reconocimiento de la labor de las personas, elemento
vital en el logro de los resultados en el Hospital, no podra pensarse en desarrollar procesos de
atencin que llegasen a feliz trmino, sin la participacin de grupos de trabajo interdisciplinarios.
Calidad de vida laboral y familiar
Nadie da de lo que no tiene. El Hospital se preocupa por la calidad de vida de los colaboradores y desarrolla estrategias que propenden el mejoramiento de esta. Se incluye en este
aspecto el cuidado de la salud y la seguridad laboral.
Vinculacin directa
Es factor crtico de xito para la consolidacin de una cultura deseada y el desarrollo del sentido
de pertenencia la vinculacin directa del personal que tiene que ver con la atencin del paciente, con la razn de ser del Hospital.
Los seres humanos susceptibles de mejorar, por ello se valoran sus fortalezas y se identifican
las oportunidades de mejora para desarrollar planes de desarrollo y crecimiento personal y
profesional.
Constante medicin
Finalmente son las mismas personas las que expresan si se hace una buena gestin del talento
humano: se monitorea cada dos aos el clima organizacional, con base en el cual de desarrollan
estrategias para mejorar aquellos aspectos que necesiten mejorarse.
Toda institucin, al igual que los seres humanos, es un proyecto en el tiempo. Al mirar el pasado, se reconoce y aplauden los logros alcanzados, a la vez que se toma conciencia de que los
errores cometidos son fuente de aprendizaje. En el presente, se reafirman las responsabilidades
asumidas con los pacientes, sus allegados y la comunidad, que se confan al Hospital y depositan todas sus esperanzas en recuperar la salud y encontrar un respaldo espiritual, emocional
a sus sufrimientos. Y al mirar hacia el futuro, expresamos la voluntad de asumir los retos de
mejora, cambio y perfeccionamiento que son connaturales a la esencia humana que siempre es
susceptible de avanzar en pos de la excelencia.
ANDRES AGUIRRE MARTINEZ
Director General
Hospital Pablo Tobn Uribe
194
Centro Mdico
Imbanaco de Cali (CMI)
Las personas: clave de xito
de las organizaciones
2005 - 2006
Reconocimientos
El CMI ha fortalecido su Sistema Integrado de Gestin, obteniendo en los ltimos aos distinciones y certificaciones a sus procesos y gestin:
1
2
197
Recibi las certificaciones con las normas ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS
18001:2000 en mayo de 2007
Recibi de manos del Seor Presidente, Dr. lvaro Uribe Vlez, el Premio Colombiano a la
Calidad de la Gestin 2007.
Cambio
permanente
Preservar la
ideologa
central
Cero
cambio
Estimular el
progreso
Nuevos:
- Mtodos
- Equipos
- Directrices
- Estrategias
Impulsando el
movimiento hacia
metas y mejoras
En el CMI estamos convencidos que para lograr el xito se requieren conocimientos, pero que
lo ms importante es: SER EXCELENTES SERES HUMANOS.
199
Para ser excelentes seres humanos debemos estar: siempre alegres, amables, amorosos;
con actitud positiva, jugando, alegrndole la vida a los dems, estando siempre presentes,
siendo impecables con la palabra, sin tomarse nada personal, sin hacer suposiciones y haciendo siempre lo mximo que cada uno pueda.
Espiritualidad es la creencia de que la vida tiene un propsito y un sentido. La espiritualidad
es una tcnica que se recomienda aplicar en el sistema mdico del siglo XXI para el tratamiento
de las enfermedades, tal como lo afirma la Universidad de Oxford: Cualquier sistema mdico que
no tenga en cuenta la espiritualidad de los pacientes en el siglo XXI, no podr llamarse cientfico.
b. Por la decisin de adoptar como esquema de funcionamiento el concepto de pirmide
invertida del autor Karl Albrecht, que busca que los Colaboradores estn ms cerca de
los clientes y se apoyen en los otros niveles de la organizacin para lograr su satisfaccin y
superar sus expectativas.
Los Colaboradores que estn en la primera lnea son los que realmente estn dando
servicio a los clientes y asegurndose de que se estn satisfaciendo sus necesidades legtimas. A la vez, el siguiente nivel jerrquico empieza a considerar a sus colaboradores como
clientes suyos, identifica y satisface sus necesidades y as sucesivamente toda la pirmide.
Esto obliga a todos los mandos a asumir una nueva mentalidad, un paradigma nuevo y a
reconocer que el papel del lder no es mandar y dominar al de la casilla de abajo. El papel
del lder es servir siempre.
En resumen, el lder es alguien que identifica y satisface las necesidades legtimas de su
gente y quita todo obstculo para que poder servir al cliente.
Gestin estratgica Karl Albrecht
Clientes
Alta
direccin
Alta
direccin
Clientes
Sistemas Cerrados
Sistemas Abiertos
La V es Vida, Valores, Ventaja competitiva (usando
inteligencia competitiva) Valor agregado, Voluntad,
Valenta, Victoria
PROVEEDORES
AUTORIDAD
METAS
Materias
primas
Equipos
Informaciones
RESULTADOS
Condiciones
ambientales
Procedimientos
(fines)
Personas
Su rea gerencial
(medios)
TEMS DE
CONTROL
Y= f (X1, X2, ....Xn)
TEMS DE
VERIFICACIN
X1, X2, ....Xn
CALIDAD TOTAL
Satisfaccin
de las
personas
Clientes
Empleados
Accionistas
Vecinos
Objetivo
Por el pensamiento sistmico, definido por el bilogo chileno Humberto Maturana como
un conjunto de partes que se unen para lograr un PROPSITO, entendiendo que si actuamos sobre uno de los elementos actuamos sobre todos y afectamos el todo o el resultado.
Si consideramos los grupos de inters como las partes de una empresa y todas no se encuentran alineadas con el propsito, se afecta el resultado que buscamos, como est sucediendo en muchas organizaciones, que no logran llevar a la prctica el concepto de sistema.
Por ltimo las decisiones locales pueden ser miopes y efmeras en ausencia del pensamiento sistmico. Esto ocurre porque un nmero significativo de directivos locales no logran ver
las interdependencias por las cuales sus actos afectan a otros que estn fuera de la esfera local.
El CMI ha definido gestionar por procesos, aplicando a cada uno de los 43 existentes el
enfoque sistmico de proveedor, entrada, proceso, resultado y cliente, logrando establecer
la cadena cliente - proveedor.
Estructura de los procesos - SIPOC - 43 procesos . Centro Mdico Imbanaco
Mayo de 2009
Procesos directivos (4)
Gestion Estratgica
Gestin Clnica
Sistema Integrado de Gestin
Gestin de Mercadeo y relaciones
con el cliente
Procesos Clnicos (25)
Servicios de Diagnstico (7)
No.
Proc
4
25
7
No.
Colab
31
6
7
12
No. Ptos
de Trab
14
0
4
6
763
225
120
37
Comit Mejoramiento
continuo
No.
Armando Gonzlez
William Duarte
Gloria I. Rodrguez
1
2
3
201
No.
Proc
Laboratorio Clnico
No.
Colab
106
No. Ptos
de Trab
5
Comit Mejoramiento
continuo
Blanca Beatriz Garca
10
No.
7
Angiografa
19
Imgenes diagnsticas
59
10
Medicina Nuclear
Derly Flor
Luz Mabel Gonzlez - Luis
H. Jimnez
Laura Zea- Alfredo Rengifo
10
Yolanda Ortiz
13
Endoscopia
22
Ximena Andrade
14
Sonia Orozco
15
Oftalmologa
Servicios Ambulatorios (10)
10
70
26
17
8
12
Quimioterapia
Radiociruga
Bernardo Prez
19
Consulta Externa
16
Yaneth Montoya
20
15
Xiomara Delgado
21
Radioterapia
17
17
Sandra P. Losada
22
Medicina reproductiva
Rafael Camacho
23
Terapia Fonitrica
Patricia Giraldo
24
Atencin Domiciliaria
Servicios de urgencias, ciruga y
hospitalizacin (6)
25
423
46
Urgencias
69
29
Quirfanos
119
12
31
52
41
202
136
45
13
32
Amanda Galarza
38
5
6
Leonor Hernndez
Nancy Montoya
5
6
33
36
37
11
No.
Proc
No.
Colab
No. Ptos
de Trab
14
243
70
75
Facturacin y admisiones
Planeacin Financiera y Costos
Tesorera
Cartera
Contabilidad e impuestos
Gerencia Administrativa (6)
Gestin Humana
Compras y Suministro
Mantenimiento
Servicios Generales
Servicio farmacutico
Realizacin de obras
Gerencia de sistemas y
telecomuncaciones (3)
Sistemas y telecomunicaciones
Centro de contacto
Gestin Documental
TOTAL
43
22
Comit Mejoramiento
continuo
No.
39
33
6
12
11
13
6
4
3
4
5
Nhora Ocampo
Alba Nelly Medina
Carmen Stella Lugo
Ma. Elena Franco
Martha Cecilia Arce
40
41
42
43
44
89
30
Elizabeth Mena
45
15
30
18
17
6
3
6
6
6
5
6
1
Javier Trejo
Milena Zambrano
Jaime Paz
Ayda Isabel Duque
John Fernando Trejos
Martha Aguirre
46
47
48
49
50
51
79
18
40
25
14
13
3
2
Andrs Fernndez
Durley Tapiero
Jamer Martnez
52
53
54
1037
204
Diana Mesa
Astolfo Franco
Martn Muoz
Rodolfo Soto
55
56
57
58
Otros
Auditora Mdica
Programa Seguridad del paciente
Comit de infecciones
Comit de investigacin
El xito del modelo de gestin se basa en que las personas que integran los procesos, en
cada de los puestos de trabajo, autoreportan sus fallas, en el momento que ocurren y de
acuerdo al componente del sistema donde se produce: proveedor, entrada, proceso, resultado y cliente, lo cual permite realizar acciones correctivas y preventivas que garantizan el
mejoramiento continuo. Disponer de esta informacin empodera a los Coordinadores de los
procesos y les permite evaluar en forma oportuna el desempeo de cada uno de los colaboradores en relacin con la autoridad y la responsabilidad conferida a cada uno de ellos.
203
pero que se revisa anualmente o cada vez que sea necesario cuando hay cambios al interior o
al exterior de la organizacin, que obliguen a modificar o plantear nuevas estrategias.
Gran Objetivo:
Brindar siempre una atencin mdica segura para cuidar y preservar la vida.
Visin:
Ser la organizacin de salud lder en servicio al cliente y en garanta de la calidad para convertirse en centro de referencia nacional e internacional.
Estrategia:
Plan de vuelo para alcanzar la visin y la misin, aplicando los valores y principios de la organizacin. Efectividad en los procesos y filosofa de servicio en accin.
Misin:
Ser la organizacin de salud preferida por sus clientes, sus colaboradores y sus inversionistas,
por los servicios de altsima calidad que brinda, por contar con uno de los mejores grupos de profesionales, por patrocinar la participacin, la iniciativa y la creatividad de sus colaboradores, por
propiciar un excelente lugar de trabajo para sus socios, por garantizar la estabilidad de la empresa, por contar con el apoyo de excelentes proveedores y por su impacto positivo en la comunidad.
Objetivos estratgicos:
a. Generar supervit en su flujo de caja acumulado.
b. Tener clientes fidelizados que perciban y aprecien la propuesta de valor.
c. Lograr la excelencia operacional a travs de: los centros de excelencia, la administracin
por procesos, los sistemas y programas de seguridad del paciente, la seguridad industrial y
205
Valores
Son guas de pensamiento y accin que enmarcan y determinan los comportamientos de las
personas. Son el conjunto de creencias, actitudes, formas de pensar e ideologas que dirigen la
forma de hacer nuestro trabajo y de interactuar con los dems, y que crean la cultura corporativa. Sirven para alinear a la organizacin en el cumplimiento de la misin y el logro de la visin.
Los valores adoptados por la organizacin son: Seguridad y confianza, servir con vocacin,
honestidad y trabajo en equipo.
Propuesta de Valor.
En el Centro Mdico Imbanaco entregamos siempre a nuestros pacientes servicios de salud
diferenciados: con seguridad para minimizar el riesgo en la atencin mdica, con oportunidad
para evitar retrasos que pongan en riesgo su salud, con pertinencia de acuerdo con la mejor
evidencia cientfica disponible, con continuidad en la atencin que garantice resultados excelentes, con integralidad en la atencin mdica a precios razonables y competitivos, mediante
procesos estandarizados y alta tecnologa a travs de personas que sienten pasin por lo que
hacen, amables, amorosas siempre dispuestas a dar lo mejor de ellas, para que su estada entre
nosotros sea una experiencia muy especial y valiosa, que les motive a regresar y recomendarnos
siempre que se trate de cuidar y preservar la Vida.
Utilizacin de la metodologa del Balance Score Card (BSC) para el seguimiento al direccionamiento estratgico y a la estrategia del CMI.
El BSC es una herramienta gerencial, que traduce la visin y la estrategia de la organizacin
en cuatro perspectivas y que mide cmo una organizacin progresa hacia el cumplimiento de
sus objetivos. Es un mecanismo utilizado
fundamentalmente para implementar y
controlar la estrategia, no para la formulacin de la misma.
El BSC es un mecanismo valioso
para traducir la estrategia en objetivos especficos, indicadores y metas,
y para monitorear la implementacin
de la estrategia. Debe contener datos
e informacin suficiente, pero no exMejore en las (4) dimensiones simultneamente
cesiva.
206
El BSC comunica los objetivos estratgicos a los empleados en los trminos que tienen
significado para ellos.
Utilizacion de la metodologa del BSC
F
C
P
A,C
yD
Capital Intelectual
Estrategia *
Perspectivas
Grupos de inters
Resultados
Capital Econmico
1. Dueos
1. Supervit de caja
2. Aumento del valor
de la accin
Capital Estructural
Externo
2. Clientes
Capital Estructural
Interno**
3. Acreedores
4. Proveedores
5. Gobierno y comunidad
Capital Humano
6. Colaboradores
Son herramientas dinmicas que se han transformado a lo largo de los ltimos aos y que
se espera mejorarlas permanentemente.
Son apropiadas por los distintos procesos, ms que centralizadas en el proceso de Mercadeo y Relaciones con el Cliente, el cual slo es soporte.
Se siguen explorando nuevas fuentes de informacin que permitan conocer y servir mejor
al cliente.
En la tabla siguiente se describen las herramientas y fuentes para escuchar la voz de los clientes.
Herramienta
Frecuencia
Fuente
Peridico
Muestra de clientes
por ruta aleatoria
Comit de mejoramiento
continuo
Peridico
Muestra de clientes
por ruta aleatoria
3. Buzones de sugerencia
Permanente
Diario
Analiza informacin
209
Herramienta
Frecuencia
Fuente
Analiza informacin
5. Seguimiento telefnico
Diario
Clientes de ciruga
ambulatoria, y de
procedimientos
ambulatorios
6. Lnea de sugerencias y
reclamos
Permanente
Diario
Muestra
representativa
aleatoria
9. Centro de contacto
Clientes en contacto
telefnico con las
operadoras
Permanente
Adems de las herramientas anteriormente descritas, la institucin cuenta tambin con otros
recursos para escuchar la voz de los clientes:
Tanto las visitas como los comits de gestin compartida, representan una valiosa oportunidad
para afianzar los lazos y prestar un servicio personalizado a los clientes empresariales.
En la bsqueda permanente de nuevas fuentes que nos permitan conocer mejor a nuestros clientes actuales y potenciales, y escuchar la voz de los grupos de inters, se cuenta con otros estudios:
Estudio para conocer la satisfaccin de los profesionales de la salud del CMI, con los servicios asistenciales.
Estudio para conocer la satisfaccin de los clientes empresariales
Estudio para conocer la satisfaccin de las firmas proveedoras.
Estudio para conocer la satisfaccin de las firmas que prestan servicios en outsourcing
Cultura de Servicio
La razn de ser de la organizacin, expresada en sus grandes propsitos, tiene como eje la
bsqueda de la preferencia de los clientes, su retencin y lealtad, y su intencin de recomendar
a otros, los beneficios de la entidad.
210
calidad. Hasta ahora, las empresas slo se han centrado en la cultura del tener y no se han
ocupado de la vida de la gente ni de la cultura del ser, sino de que tenga ms: mejor casa, mejor
salario, mejor vehculo, mejor salud. En este caso mejor significa ms. El gran desafo es tender
hacia lo espiritual que se ejerce a travs del liderazgo centrado en principios y valores: cuando
la gente asiste a su trabajo diario con la alegra autntica que proporciona la integridad del ser
y la trascendencia del servir.
Hay una clara conciencia de qu tan o ms importante que conocer a los clientes, es que
stos conozcan al CMI y se enteren de los avances y logros de la institucin, y de sus nuevas
propuestas de servicios.
La Gerencia de Mercadeo, en asocio con las otras reas y con la asesora de una agencia de
publicidad, elabora permanentemente material impreso para informar a los distintos pblicos
tanto internos como externos de los avances y servicios de la institucin.
Se busca optimizar los sistemas de comunicacin e informacin a los usuarios, a travs
de distintas herramientas de comunicacin: avisos en medios especializados, informes en
radio, prensa y televisin con reportajes y entrevistas a los especialistas. Se cuenta con el
portal web institucional www.imbanaco.com, que est concebido como un proyecto escalable que informe cada vez ms y brinde nuevas propuestas de valor agregado para los
clientes.
La organizacin trabaja permanentemente en mecanismos y procedimientos para hacer
ms amable al usuario y su familia, y a otros clientes, su contacto con la institucin, a travs del
fortalecimiento de la cultura de servicio y la gerencia de los procesos.
El CMI dispone de instalaciones fsicas agradables y cmodas, orientadas a cumplir las
expectativas de los pacientes. Los usuarios en salas de espera disponen de televisin, lneas
telefnicas y en algunas reas acceso a Internet para la comunicacin con sus familiares,
adems de peridicos y revistas.
Se suministra informacin a los familiares del usuario por medio de entrevistas pre- quirrgicas y formatos impresos. Se cuenta con ms de 100 instructivos para los pacientes, que se
entregan en los principales servicios. Estas guas informativas para el usuario han sido muy bien
recibidas por los clientes por el lenguaje claro y secuencial, y se actualiza e imprime peridicamente el directorio institucional de especialistas y servicios.
El enfoque de la organizacin respecto al manejo de sus relaciones con sus clientes est
orientado de acuerdo con la Vocacin de Servicio, a obtener la credibilidad, fidelidad y preferencia de los clientes, y se traduce en compromisos de la organizacin mediante procesos de mejoramiento continuo. Se tienen claros los criterios de seleccin, entrenamiento y capacitacin del
personal en contacto con los usuarios y clientes.
El CMI tiene un sistema de monitoreo para hacerle seguimiento a los compromisos y reglas
de juego establecidas con sus clientes y proveedores, cumpliendo estrictamente con los convenios firmados con cada uno. Se reciben las quejas de las entidades o de los usuarios, se analizan
y se les da respuesta. Estas quejas permiten corregir problemas y formular acciones preventivas
y en busca de la no continuidad y reaparicin de stas.
Sistemas de respuesta
El CMI en forma sistmica, hace el manejo de sus sugerencias y reclamos. Ha establecido
los diferentes mecanismos de escucha de clientes, hace anlisis de las quejas al interior de
los procesos relacionados, establece acciones correctivas, preventivas y de mejoramiento, hace
seguimiento para evaluar su impacto. Lo anterior queda registrado en el aplicativo Sistema
Integrado de Atencin Mdica (SIAM) y establece canales de respuesta directas con el cliente.
213
El anlisis permanente de las fallas y las quejas es la mejor herramienta para mejorar los
sistemas de respuestas a quejas y sugerencias.
En la tabla siguiente se muestra a manera de ejemplo la respuesta de la organizacin
frente a un grupo de necesidades de los clientes, la situacin que conlleva, las acciones implementadas, y los resultados.
Necesidad del
cliente
Situacin
Acciones
Oportunida en la
respuesta telefnica
Creacin de un centro
de contacto con 18
operadoras para
asignacin de citas,
informacin de servicios
y apoyo en el recaudo
de cartera, que funciona
entre las 6 a.m. y las
9 p.m.
Oportunidad y
seguridad en la
toma de estudios
radiolgicos
Implementacin del
Tiempos de exposicin
sistema de digitalizacin
a la radiacin, falta de
oportunidad en la entrega de imgenes
de algunos servicios como
urgencias, contaminacin
ambiental
Disminucin de tiempos de
exposicin, no desperdicio de
placas, mejora en la calidad
de la imagen, no produccin
de residuos lquidos, entrega
en tiempo real a los servicios
Percepcin de no
amabilidad y calidez
Trabajo en el
mejoramiento
de competencias
espirituales y
emocionales . Creacin
del programa de
asistencia al empleado
PAE
Oportunidad de
la atencin en los
servicios
Opciones rpidas
de obtencin de
documentacin
Tiempo de entrega de
historias clnicas y otros
documentos
Facilidad en la consulta de
Digitalizacin de
historias clnicas digitalizadas
documentos para
consulta de los usuarios
va WEB
Conocer y cumplir
requisitos clnicos y
administrativos para la
prestacin del servicio
Repeticin de trmites,
duplicidad de diligencias
de los pacientes,
cancelacin de
procedimiento
Confirmacin de
citas adems de
recordar al cliente
requisitos clnicos y
administrativos
214
Resultados
Programacin de 63% de
las citas en los servicios
de imgenes diagnsticas,
diagnstico perinatal y
cardiologa
Disminucin en las
cancelaciones de
procedimientos
Necesidad del
cliente
Fcil acceso al CMI
Situacin
Dificultad en el trnsito
vehicular por obra del
MIO (Transporte Masivo
Integrado de Occidente)
Seguridad y
oportunidad de
la informacin y
trazabilidad de
las muestras en el
laboratorio clnico
Agilizar el proceso
de cierre mensual de
cuentas con las IPS
(cliente entidad)
Dificultades propias
del manejo del papel e
imposibilidad de llevar
la trazabilidad de las
muestras
Auditora no articulada
por parte de los auditores
mdicos y financieros de
las entidades
Acciones
Resultados
Aumentar el nmero
de puestos en preadmisin y modificacin
del procedimiento de
admisin para admitir
al paciente en los das
previos a la ciruga
Disminucin de tiempos de
espera y duplicidad de visitas
en admisin, disminucin
del retraso en el ingreso
al quirfano. Se realiza
preadmision al 50% de los
pacientes que van a ciruga.
Cliente Satisfecho
Implementacin del
sistema electrnico
de registro en todo el
proceso de laboratorio
clnico
Informacin completa y
segura en tiempo real
El conocimiento:
La organizacin define el conocimiento como el conjunto de informacin estructurada, habilidades y experiencias que le permiten a cada colaborador hacer deducciones correctas, resolver
problemas y gestionar riesgos para desarrollar en forma efectiva las actividades propias de
su puesto de trabajo, de tal manera que el actuar personal y colectivo genere confianza y
agregue valor.
El aprendizaje:
La organizacin concibe el aprendizaje como un proceso activo de construccin de conocimiento, para el que se requiere motivacin y aprender en la prctica, as el puesto de trabajo se
constituye en el escenario por excelencia para el aprendizaje.
Lo que tenemos que aprender, lo aprendemos haciendo (Aristteles).
Mltiples factores personales y organizacionales intervienen en el aprendizaje. La motivacin, los temores, el plan de vida personal, deben ser modulados por los lderes de los procesos
para crear condiciones apropiadas. Cuando las metas organizacionales y el plan de vida personal estn ntimamente ligados, la motivacin est garantizada, el aprendizaje se convierte en un
motivo de afirmacin y surge la necesidad de la bsqueda del conocimiento.
La Quinta Disciplina:
La organizacin trabaja para aplicar los conceptos de La Quinta Disciplina de Peter Senge.
Sabe que no existen relaciones ni situaciones ideales; una de las razones es porque stas se
dan entre sujetos que aportan la complejidad de lo que son, por el carcter contradictorio y
ambivalente del ser humano, pero tambin sabe que en esa complejidad debe encontrar su
mximo potencial de desarrollo.
La organizacin saca lo mejor de los modelos mentales y la capacidad de dominio personal
de los colaboradores para lograr la efectividad de su modelo de excelencia y cumplir la propuesta de valor. Debe aportar la lgica necesaria para que la estrategia mantenga clara la visin y
as esta pueda ser una visin compartida por todos. Este conjunto de variables conduce a la
construccin del pensamiento sistmico institucional cuyos resultados sern una organizacin
efectiva, sostenible, socialmente responsable y generadora de buenos ciudadanos corporativos.
La Gestin Tecnolgica:
La Gestin Tecnolgica est directamente relacionada con la Gestin del Conocimiento; a travs de esta gestin se propone:
216
1. Lograr una visin de desarrollo tecnolgico requerido en el corto y mediano plazo, que
aporte al plan estratgico global y tecnolgico de la organizacin y a crear una ventaja
competitiva dentro del sector.
2. Tomar las decisiones adecuadas para un futuro ms favorable a los intereses de la organizacin.
3. Dar respuesta efectiva a las necesidades de apoyo diagnstico e investigacin de los grupos
mdicos y pacientes.
4. Desarrollar la capacidad de crear valor a partir de los activos intangibles.
La organizacin estructura la Gestin del Conocimiento as:
Objetivos especficos:
1. Desarrollar la capacidad de crear valor en los grupos de inters.
2. Crear condiciones institucionales para el flujo efectivo del conocimiento.
3. Poner al alcance de cada colaborador la informacin que necesita, justo a tiempo, para que
su actividad sea efectiva.
Indicadores:
1. Nmero de conocimientos nuevos adquiridos que impacten positivamente los procesos.
2. Nmero de personas capacitadas
3. Impacto sobre los procesos, medido en la reduccin del nmero de fallas, disminucin de
costos y mejor clima organizacional.
Las actividades que resumen el desarrollo de la Gestin del Conocimiento se muestran en el
diagrama de flujo siguiente:
Qu?
INICIO
Identificar el
conocimiento
Para qu?
Quin?
Para determinar la
educacin y formacin
requeridas y definir el tipo
de cargos que necesita el
proceso.
Para determinar lo que debe
conocer cada colaborador
El responsable
en su puesto de trabajo para del proceso y su
responder a las necesidades grupo de trabajo
presentes y prepararse para
los desarrollos futuros.
Estructurar un conjunto
ordenado de temas
denominado: Portafolio de
Conocimiento
Cmo?
Conociendo los
requisitos legales
relacionados.
Especificando para
las actividades
de cada puesto
de trabajo los
conocimientos
tericos, tcnicos
tecnolgicos y las
habilidades que los
soportan
Dnde se
encuentra esta
infomacin?
Esta informacin se
encuentra en:
- Marco legal del sector
- Planificacin del
proceso
- Planes de
entrenamiento de cada
puesto de trabajo
- Planes de desarrollo
contenidos en el plan
estratgico del proceso
217
Qu?
Identificar
el perfil del
sujeto del
conocimiento
Adquirir y
transmitir el
conocimiento
Aplicar el
conocimiento
Evaluar y
ajustar la
efectividad
del
conocimiento
218
Para qu?
Quin?
Cmo?
Dnde se
encuentra esta
infomacin?
El lder del
proceso y
recursos
humanos,
psicologa
industrial
Especificando las
modalidades de
capacitacin :
Formacin
El responsable
acadmica.
del proceso y
Aprendizaje en el
cada colaborador
puesto de trabajo.
como parte
E- Learning.
del equipo de
Talleres para el
trabajo
desarrollo de temas.
Cursos de
instrumental.
Otros
Generar valor en el
desempeo de los procesos
Cada
colaborador
como parte
del equipo de
trabajo
Aplicando la
caracterizacin del
proceso y la de sus
puestos de trabajo,
los procedimientos
e instructivos
diseados
Esta informacin se
encuentra en los SIPOC,
procedimientos e
instructivos
El lder del
proceso y su
equipo de
trabajo
Por el seguimiento
de:
- Indicadores
operativos
sensibles, ejemplo:
fallas, reprocesos,
desperdicios,
desempeo analtico
-Costo de los
productos y servicios
- Evaluaciones
propias de los
conocimientos
- Anlisis de
procesos
Esta informacin
se encuentra
consignada en los
indicadores de gestin
tcticos, operativos
e indivuduales, en
los resultados de las
pruebas de eficiencia, en
las revisiones clnicas, en
los anlisis estadsticos
relacionados, en los
resultados de las
auditoras
Asegurar la pertinencia y
efectividad
Especificando las
actividades de cada
puesto de trabajo
y las aptitudes y
actitudes necesarias
que las soportan
Esta informacin se
encuentra consignada
en los perfiles de los
cargos por puesto de
trabajo y en el plan
de desarrollo del
colaborador
Esta informacin se
encuentra consignada
en:
- Planes de capacitacin
- Planes de
entrenamiento
- Manuales tcnicos y
administrativos
- Estndares
de entidades
normalizadoras
- Bibliotecas
Qu?
Desarrollar y
transformar
el
conocimiento
Conservar y
custodiar el
conocimiento
Para qu?
FIN
Cmo?
Dnde se
encuentra esta
infomacin?
Estudio permanente
de nuevas y mejores
prcticas.
Revisin del estado
del arte.
Benchmarking
Esta informacin
se encuentra en
los documentos de
evaluacin de nuevos
modelos, validacin
de metodologas,
en los modelos de
referenciacin evaluados
y/o aplicados, en las
nuevas versiones de los
documentos de trabajo
Los responsables
de los procesos y
el SIG
Cumpliendo el
proceso de control
de documentos
y registros de la
organizacin
Esta informacin
se encuentra
consignada en el
aplicativo SIG captulo
Listado maestro de
documentos y en
las bibliotecas de los
puestos de trabajo
Quin?
Conclusiones
El Centro Mdico Imbanaco de Cali S.A. (CMI) es una sociedad annima que pertenece a 274
socios, quienes siempre han reinvertido todas sus utilidades para garantizar la reposicin y
actualizacin tecnolgica, que le permita ofrecer a la comunidad excelentes servicios de salud.
El CMI crea valor para los diferentes grupos de inters: altos niveles de satisfaccin y lealtad
de los clientes, generacin interna de recursos para atender el servicio de la deuda y realizar las
inversiones necesarias para garantizar una excelente prctica profesional y la excelencia de los
servicios, alta satisfaccin y lealtad de los colaboradores con su empresa, excelentes relaciones con
los proveedores y contratistas, y el estricto cumplimiento de la normatividad y la legislacin vigente.
Sus retos ms importantes son: El perfeccionamiento de su sistema de informacin en tiempo real (SIAM), su consolidacin como Centro de Excelencia en Salud, el logro de altos niveles
de productividad con servicios altamente diferenciados y la construccin de su nueva clnica.
219
Impreso por