PRODUCTIVIDAD PERSONAL Y GESTIN DEL TIEMPO

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Para darse cuenta del valor de UN AO, pdale su opinin a un colegial que
repiti el ao. Para darse cuenta del valor de UN MES, pregntale a la madre
que tuvo un beb prematuro. Para darse cuenta del valor de UNA SEMANA,
converse con el editor de un semanario. Para apreciar el valor de UNA
HORA, pregntales a los enamorados que estn esperando para
encontrarse. Para comprender el valor de UN MINUTO, pregntele a quien
perdi el tren. Para darse cuenta del valor de UN SEGUNDO, pregntele a
quien acaba de escapar de un accidente. Para apreciar el valor de UN
MILISEGUNDO, pregntele a quien gan una medalla de plata en las
Olimpiadas. Atesore cada momento que tenga! Y atesrelo ms porque lo
comparti con alguien especial, tan especial como para que le haya dado su
tiempo.
Administracion del tiempo.
Organizacin del tiempo.
Introduccin.
Que es productividad?
conseguir unos mejores resultados, ms con menos recursos
disponibles!.
Por qu es importante la gestin del tiempo?
Evita el estrs (urgencias, exigencias, limitaciones)
Facilita la consecucin de objetivos.
Si trato de gestionar el tiempo considerar la realidad de la situacin, que es:
Q El tiempo es una circunstancia de la vida: el escenario en el que se
desarrolla.
Q Ignoro los recursos disponibles.
Q Considero que las prioridades estn claras siempre y son estticas.
Q Ignoro el impacto de los imprevistos, interrupciones, cambios de
prioridad, relaciones con los otros.

Q No tengo en cuenta al protagonista de esa gestin, que soy yo como

persona que elije ser responsable para hacer o no hacer algo.
Q No tengo en cuenta cmo procesa el cerebro la informacin y, por lo
tanto, cmo atendemos, seleccionamos, comprendemos, nos motivamos y,
en definitiva, hacemos.
el tiempo es irrecuperable e irremplazable.
La gente que se valora mucho, distribuye cuidadosamente su tiempo. Si amas tu
vida, amas cada minuto de ella y te cuidas mucho de malgastar cualquiera
de los preciosos minutos y horas de cada da.
El conocimiento precede al cambio y si no cuestionas las actividades a las que
dedicas el tiempo, nunca descubrirs que hay otras que merecen ms tu energa.
Si piensas en las cosas a las que dedicas tu tiempo no solo logrars ser ms
eficaz, sino que lograras comprenderte mejor.
Para tener tiempo para hacer lo que hay que hacer, para llegar a donde quieres
llegar, hay que centrarse en lo valioso. El tiempo que dediques a acercarte a
tu visin est bien empleado. Aceptando lo valioso rechazas lo innecesario. Cuanto
ms tiempo dediques a las actividades de gran rendimiento menos tiempo te
quedar para todas esas urgentes tonteras que absorben tu tiempo. Es fcil
rechazar algo cuando hay algo mejor que hacer
Personalmente no concibo una persona efectiva si no gestiona bien su tiempo. La
mayora de las personas estn tan ocupadas que no se paran a pensar cmo
mejorar su eficacia. Para pasar de estar ocupado a lograr resultados e
incrementar tu productividad debes tener absolutamente claro lo que
debes alcanzar e identificar el mejor modo de conseguirlo.
1.

Lo primero que tenemos que hacer es identificar nuestra visin

personal y profesional as como las metas que contribuyen a
alcanzarlas. Todo aquello que no contribuya a mi visin y mis metas no
debera hacerlo.

2. Realiza un inventario en detalle del tiempo que le dedicas a las

tareas que realizas diariamente durante al menos una semana.
3. Para cada tarea identificada, la clasificas en funcin de su
importancia y su urgencia (1 urgente e importante, 2 importante pero no
urgente, 3 urgente pero no importante y 4 ni urgente ni importante). Esta
clasificacin debera atender en funcin de su contribucin al cumplimiento
de la visin y las metas

1. Tras la clasificacin, comprueba si las tareas han contribuido a que

alcances tu visin y tus metas y cunto tiempo has empleado en
ello.
2. Una vez que has tomado conciencia a que dedicas el tiempo y donde lo
desperdicias, disciplnate para dejar de hacer cosas urgentes pero no
importantes y las que no son ni urgentes ni importantes. Eso se
consigue pensando y eligiendo antes de actuar. Evita a los ladrones de
tiempo y aprende a decir NO con diplomacia. Es importante que establezcas
un mtodo de revisin del correo a ciertas horas y solo atiendas a las
llamadas importantes para no ser un esclavo de tu correo y tu telfono.
3. Con el tiempo que dispones tras haber realizado el paso 5,
establece un plan de accin para invertirlo en las tareas ms
importantes. Recuerda la ley de Pareto que dice que el 20% de tus
actividades generan el 80% de tus resultados. Aplcate con las importantes y
urgentes y dedica el mayor tiempo posible a las importantes y no urgentes.
Cuanto ms tiempo las dediques, ms eficaz y mayor rendimiento tendrs, a
largo plazo, ya que evitars que se conviertan en urgentes.
4. Se proactivo y planifcate la semana (el domingo por la noche o el lunes
por la maana) En esta planificacin debes revisar tu visin de futuro, las
metas anuales que has establecido para alcanzar la visin y debes

establecer los objetivos semanales asignando tiempos razonables para su

realizacin. Cada da revisa tu lista.
http://www.projectcoaching.es/

un factor clave de la improductividad, la falta de motivacin y

entusiasmo de las personas por la actividad o funcin que desempean.
El trabajo les pesa, les duele y lo sufren. Muchas personas tienen un
empleo slo para ganar dinero; es decir, no es parte de un plan personal
de crecimiento o desarrollo personal ni profesional.
Cmo entonces se espera que las tareas se realicen con calidad,
productividad y seguridad? Incluso en aquellas organizaciones en las que
las condiciones laborales no son las ideales, o en que el trato, la cultura o
el estilo de liderazgo es agresivo o denigrante para la persona, esperan
que las cosas mejoren por arte de magia, ignorando la importancia de su
contribucin para la mejora o, si ya se hizo lo posible, esperando que sea
la organizacin la que tome la decisin de su separacin laboral
Otro aspecto es la falta de aprendizaje continuo,
dependencia de un instructor, tutor o maestro que les ensee u obligue
a dedicar tiempo para estudiar, investigar o practicar un nuevo
conocimiento o habilidad.
el tercer factor de la falta de productividad personal es el generado por
las distracciones y falta de concentracin en el trabajo o actividades
laborales.
Es importante reconocer que existen personas comprometidas con la
productividad y que, a pesar de sus esfuerzos por concentrarse y lograr
mejoras, no logran un resultado positivo.
Esas personas que quieren y no pueden, es muy probable que enfrenten
un problema fisiolgico, provocado principalmente por malos hbitos de
alimentacin y de descanso. El dicho Mente sana en Cuerpo sano; es
fundamental para la productividad personal y laboral. Nuestro cuerpo
requiere de nutrientes para estar a la altura de las circunstancias; en un
entorno adverso, los requerimientos nutricionales son clave para el xito.
Sin una buena alimentacin las capacidades intelectuales se ven
mermadas; la tolerancia a cambios, urgencias y conflictos en el trabajo

puede disminuirse significativamente, afectando con ello su rendimiento,

capacidad de aprendizaje y hasta su entusiasmo por hacer las cosas
bien y a la primera.
Consejos y sugerencias para sacar mayor rentabilidad del tiempo.
En definitiva, la productividad personal es el resultado de aplicar un
conjunto de tcnicas orientadas a la consecucin de resultados eficientes. Si
hace 30 aos a un directivo se le enseaba a delegar, dejar de hacer cosas,
decir que no y gestionar as su tiempo, hace 20 el inters iba ms en cmo
hacer lo prioritario, lo primero, de la mano del fantstico libro de Stephen
Covey Los 7 hbitos de la gente altamente eficaz. Hace cinco, con el
impacto de la neurociencia, se empez a poner el nfasis en cmo
pensamos las personas y, por lo tanto, cmo nos hacemos cargo de
nuestras tareas; y ahora, se hace hincapi en la persona que eres ante tus
tareas, en el observador que mira lo que hace y lo que quiere hacer, en la
responsabilidad personal de elegir, y esto es el aspecto diferencial que se aborda en
el coaching.
seala dos aspectos cruciales para la productividad.
El primero es el reto que supone identificar los niveles superiores: valores,
misin, visin de nuestra vida.
El segundo es el compromiso que se tiene con hacer las cosas que se dice
se van a hacer, considerando el contexto, tiempo y energa disponibles.
Es en estos aspectos donde ms importancia adquiere la labor del coach,
facilitando la clarificacin y la accin. Al margen de las circunstancias
personales, lo que diferencia la productividad de las personas es en qu
medida son conscientes de las elecciones que hacen y tienen claro el
resultado que quieren lograr, por lo que eligen cada accin que les lleva a
conseguirlo. Consciencia, autoconocimiento, compromiso y accin son las
claves que nos llevan a organizarnos y ser productivos de forma
extraordinaria. )

Tomemos pues los cuatro aspectos revisados:

falta de motivacin y entusiasmo
falta de aprendizaje continuo
distracciones y falta de concentracin
malos hbitos de alimentacin y de descanso

y establezcamos acciones de mejora para cada uno de ellos. La Auto

Conciencia ser la habilidad principal para que, de manera personal,
logremos cambios importantes en nuestra perspectiva laboral.
Si hacemos la tarea, nuestra productividad, tanto de manera
personal como en el trabajo; nos acercar sin lugar a dudas, a ese
soado lugar llamado xito.

1. Ubicar la escalera.

Dice Stephen Covey que Si la escalera no est apoyada en la

pared correcta, lo nico que har es llevarnos antes al lugar
errneo Y as es, De qu sirve hacer muchas cosas, si no
nos estn dando ningn resultado?! As, lo primero que hay
que hacer es plantearse metas. stas deben ser reales,
medibles y alcanzables. El camino ms corto, el ms fcil es
preguntarse Qu es lo que realmente quiero en la vida? La
respuesta a esta pregunta sentar las bases de direccin y el
lugar en donde se quiere apoyar la escalera y de esta manera
las actividades que se realicen da con da, debern estar
enfocadas a lograr obtener lo que se quiere de la vida.
2. Escribir pendientes.

La escalera nos ayuda a definir el qu, el escribir los

pendientes nos ayuda al cmo. El hacer una lista implica no
manejar muchos papelitos, saber en dnde lo anotamos y tener
en un solo lugar las actividades que queremos realizar, incluso
las que no son tan importantes, pero tenerlas anotadas ayudan
a ocupar la mente en cosas importantes y no en los
pendientes. Cuando vemos los pendientes enlistados, nos
damos cuenta que en realidad no eran tantos y eso ayuda a
descansar la mente.

3. Descansar la mente.

La mente igual que el cuerpo, necesita descansar. Si est

acostumbrado a trabajar jornadas interminables, pregntese:
Si me quedo, lo termino y se me quita un pendiente?, si la
respuesta es afirmativa, entonces vale la pena quedarse,
terminar y quitarse un pendiente; Ah! Pero si la respuesta es
negativa, el quedarse no lo vale. Por qu? Porque si no se va
a acabar, no se va a comer bien, se va a salir tarde, se va a
cansar, se tiene que llegar temprano para terminar y por si
fuera poco se va a dormir mal por la preocupacin de no haber
terminado lo que sea en lo que estuviera trabajando Para
qu quedarse?! Vale ms descansar la mente, disfrutar a los
seres queridos, cenar a gusto, dormir para descansar y llegar
temprano descansado y despejado.
4. Una sola cosa a la vez.

No se trata de hacer una sola actividad, sino de tener la mente

en un solo lugar. El hecho de estar en casa pensando en la
oficina o viceversa, o de estar en alguna reunin esperando o
atendiendo una llamada lo nico que hace es desequilibrarnos
porque ni estamos en un lugar, ni en otro y por lo tanto
perdemos vida con nuestros seres queridos o con nosotros
mismos. En fin, se pueden hacer tantas actividades como
intereses o capacidades se tengan, el secreto est en no
mezclar pendientes ni actividades, es decir, un lugar para cada
cosa y cada cosa en su lugar.
5. Limpiar para descansar.

Este punto se refiere a que hay que mantener el escritorio o el

lugar de trabajo despejado de papeles, tener nicamente lo que

se est ocupando, porque un lugar saturado cansa la mente y

adems genera estrs. Qu hacer para lograr tener un lugar
despejado? Hay que hacer uso de lo que he llamado DATT y
que se refiere a no mover un papel si no se tiene la intencin
de hacer algo con l. Esto es, cada vez que nos llegue un
documento (o e-mail, aplica igual) lo que se puede hacer se
reduce a: Delegar, Archivar, Tramitar o Tirar. Pero haga lo que
haga, maneje los papeles Una sola vez para mantener el lugar
de trabajo y la mente despejados.
6. Empezar por el principio.

Suena tan obvio, que precisamente por eso no se realiza.

Cmo saber cul es el principio? Muy fcil, la respuesta est
en tener claro a dnde quiere llegar al subir la escalera. El
saberlo determinar actividades que sern importantes pues lo
llevarn a donde quiere, todo aquello que nos aleje por urgente
que sea, slo nos quitar vida. Aprenda a enfocarse en la meta.
7. Aprender a decir que No.

Cuando tenemos claro el rumbo a donde se va es tan fcil

decir que No! que lo nico que tendr que hacer es
preguntarse, Qu pasa si no hago esto? Si la respuesta es
nada, No lo haga!, y usted podr disfrutar su vida. Decir que
NO es mucho ms importante si el pendiente es de alguien
ms y no propio.
8. Usar la agenda.

El secreto no es programar actividades, sino cumplir las

programadas. Una agenda no es slo de trabajo, dado que ya
vimos que lo que se administra es la vida, llevar una agenda se
vuelve una programacin personal y entonces se vuelve tan

importante agendar un caf con un(a) amigo(a), asignar tiempo

para el deporte, para algn pasatiempo, para actividades
familiares, o simplemente tiempo para uno mismo. Lo ms
importante en este punto de la agenda es el aprender a decir
que NO a actividades que interrumpan esta programacin.
9. No posponer.

El decir al rato lo hago es tan grave como no saber decir que

no. Imagine un gran contenedor denominado Al Rato y
despus imagine que todo aquello que decide no hacer en el
momento se va a ese contendor. No dudo que finalmente al
tenerlo frente a Ud. y ver la cantidad de cosas que se dejaron
ah haga que en lugar de vivir afuera de dicho contenedor, en
equilibrio; viva inmerso en Todo lo que se tiene que hacer y
que generalmente resulta que era para ayer.
10. Administrarse a s mismo.

Finalmente el hecho de que no es lo mismo administrar el

tiempo, que administrarse a uno mismo, implica que si se
hacen o no las cosas, depende nicamente de uno y de nadie
ms. Y desde esta perspectiva si se decidi no hacerlas es
porque uno est determinando que no valen la pena en la vida
y desde mi perspectiva, uno no se da el tiempo para hacerlas.
[GestioPolis te recomienda el artculo Gestionarse a s
mismo de Peter Drucker para obtener ms conocimiento
sobre la gerencia de nosotros mismos]
Espero que los diez tips repercutan en un equilibrio en su vida.
Hay cosas que se deben hacer Hoy, pero muchas veces esas
situaciones no trascienden para la vida y en lo que debemos
centrarnos es en lo que es importante En la Vida as es que

mi ltimo consejo es que si se enfrenta a una situacin y no

sabe si debe o no decir que no, pregntese esta situacin es
para hoy o para la vida? Sobra decir que si la respuesta es
Para hoy quiz slo se est alejando de sus verdaderas
metas, no les invierta ni tiempo, ni emociones. Por otro lado, si
su respuesta es para la vida no lo posponga, no lo deje ir.
Quiz el mayor secreto para administrar su tiempo es
preguntarse Hoy o en la Vida?.