20110613114737

DE
SA CIVIL
FEN
TEMA NAC
SIS
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L DE
NA
Ayuda Humanitaria
Proyecto
Preparacin ante Desastre sismico y/o tsunami y
recuperacin temprana en Lima y Callao
GUA METODOLGICA PARA LA FORMULACIN DE

PLANES DE OPERACIONES DE EMERGENCIA
Proyecto: Preparacin ante Desastre Ssmico y/o Tsunami y

Recuperacin Temprana en Lima y Callao.
GUA METODOLGICA PARA LA FORMULACIN DE

PLANES DE OPERACIONES DE EMERGENCIA
GUA METODOLGICA PARA LA FORMULACIN DEL POE
GUA METODOLGICA PARA LA FORMULACIN DE PLANES DE

OPERACIONES DE EMERGENCIA
Per, Instituto Nacional de Defensa Civil (INDECI), Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).
60 pag.
Gua metodolgica para la formulacin de planes de operaciones de emergencia.
Lima: INDECI/PNUD, 2011
PLANES DE OPERACIONES DE EMERGENCIA/ SISMOS/TSUNAMI/PER
Proyecto INDECI-PNUD-.ECHO Preparacin ante desastre ssmico y/o tsunami y recuperacin temprana en Lima y
Callao
Instituto Nacional de Defensa Civil - INDECI:
Gral. EP R Luis Palomino Rodrguez Jefe del INDECI
Representante Residente del PNUD en Per:
Rebeca Arias
Oficial de Programa:
James Leslie
Responsables de la publicacin:
Crnel. EP R Guillermo Alvizuri Valiente
Luis Gamarra, Coordinador Proyecto PNUD-INDECI-ECHO
Consultoras: Ana Campos Garca, Diana Marcela Rubiano Vargas, Carolina Daz
Revisin: Alfredo Zerga Ocaa, Luis Gamarra Tong, Crnel. EP r Guillermo Alvizuri Valiente.
Diseo y diagramacin: Akeimi Andrea Velasquez Ortega
Impresin: Ediciones Novaprint
Lima - Per
Ejemplares: 2.000
D.L.
Impreso en Lima Per, febrero de 2011
Cualquier parte de este documento podr reproducirse siempre y cuando se reconozca la fuente y la informacin no se utilice con
fines de lucro. Agradeceremos cualquier comentario o sugerencia de los lectores.
Esta publicacin ha sido posible gracias al apoyo tcnico y/o financiero del Departamento de Ayuda Humanitaria de la Comisin
Europea (ECHO), el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD). La inclusin de sus logotipos no implica que
apruebe o respalde las posiciones expresadas en este documento.

TABLA DE CONTENIDO
PARTE I. INTRODUCCIN A LA GUA
1. QU CONTIENE ESTA GUA, A QUIN EST DIRIGIDA Y CMO EST ORGANIZADA?

1.1 JUSTIFICACIN Y ALCANCES DE LA GUA
1.2 OBJETIVOS DE LA GUA
1.3 GRUPO OBJETIVO
1.4 ORGANIZACIN DE LA GUA
8
8
9
9
9
2. CULES SON LOS CRITERIOS BSICOS PARA LA FORMULACIN DE UN PLAN DE

OPERACIONES DE EMERGENCIA (POE)?
11
3. CALES SON LOS PASOS PARA FORMULAR UN PLAN DE OPERACIONES DE

EMERGENCIA (POE)?
3.1 ENTENDER EL CONTEXTO Y DETERMINAR LOS OBJETIVOS Y ALCANCES DEL POE
3.2 DEFINICIN DE TAREAS, RESPONSABLES, MECANISMOS DE COORDINACIN Y RECURSOS
3.3 PUESTA EN PRCTICA E INSTITUCIONALIZACIN DEL POE
14
14
16
18
PARTE II. ENTENDER EL CONTEXTO Y DETERMINAR OBJETIVOS Y ALCANCES
20
4. CMO DEFINIR EL CAPTULO DE LA INTRODUCCIN AL PLAN DE OPERACIONES DE

EMERGENCIA?
4.1 ANTECEDENTES
4.2 OBJETIVOS DEL PLAN
4.3 ALCANCES
4.4 PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LAS OPERACIONES DE EMERGENCIA
4.5 ARTICULACIN CON OTROS PLANES
4.6 ESTRUCTURA Y ORGANIZACIN DEL PLAN
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25
5. CMO FORMULAR EL MARCO CONCEPTUAL, LEGAL Y LA ORGANIZACIN PARA EL

MANEJO DE LAS EMERGENCIAS?
5.1 MARCO CONCEPTUAL
5.2 MARCO LEGAL
5.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE DE LA ADMINISTRACIN MUNICIPAL O REGIONAL
Y DE SU COMIT DE DEFENSA CIVIL
6. CMO IDENTIFICAR LA SITUACIN ACTUAL Y DEFINIR EL DIAGNSTICO DE
RIESGO DEL AREA DE INCIDENCIA DEL POE?
6.1 ASPECTOS GENERALES DE LA UNIDAD TERRITORIAL
6.2 DIAGNSTICO DE RIESGOS
6.2.1 Anlisis de peligros
6.2.2 Anlisis de vulnerabilidad
6.2.3 Desastres histricos
6.2.3 Anlisis de riesgo
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34
34
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35
36
36
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PARTE III. DEFINICIN DE TAREAS, RESPONSABLES, MECANISMOS DE COORDINACIN Y

38
RECURSOS
7. CULES SON LOS ALCANCES DE LAS OPERACIONES DE EMERGENCIA?
7.1 FASES OPERATIVAS
7.2 CLASIFICACIN DE LAS EMERGENCIAS
38
38
40
8. CULES SON LAS AREAS FUNCIONALES, TAREAS DE RESPUESTA Y QUINES SON LOS
RESPONSABLES?
42
8.1 AREAS FUNCIONALES Y TAREAS DE RESPUESTA
42
8.2 MATRICES DE RESPONSABLES Y DEFINICIN DE FUNCIONES
46
9. CAL ES EL ESQUEMA ORGANIZACIONAL RECOMENDADO PARA EL MANEJO DE
EMERGENCIAS?
47
10. QU RECURSOS SE NECESITAN PARA EL MANEJO DE LAS EMERGENCIAS Y CMO SE
PUEDE HACER EL INVENTARIO?
50
PARTE IV. PUESTA EN PRCTICA E INSTITUCIONALIZACIN DEL POE
53
11. CULES SON LOS MECANISMOS DE IMPLEMENTACIN, ACTIVACIN Y CONTROL DEL

53
PLAN?
54
11.1 NIVELES DE ACTIVACIN Y DESACTIVACIN
11.2 CONTROL, COORDINACIN Y COMUNICACIN ENTRE NIVELES TERRITORIALES
55
11.3 SISTEMAS DE ALERTA
55
11.4 PROTOCOLOS O PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS
56
11.5 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL PLAN
57
BIBLIOGRAFA
59

LISTA DE GRFICOS
Figura 1. Organizacin de la Gua Metodolgica para la formulacin de Planes de Operaciones de Emergencia
Figura 2. Procesos y pasos para la Formulacin del Plan de Operaciones de Emergencia...............................
Figura 3. Esquema general de la introduccin del POE...............................................................................
Figura 4. Esquema general del marco referencial del POE...........................................................................
Figura 5. Esquema general del diagnstico del POE....................................................................................
Figura 6. Esquema general del concepto de operaciones del POE................................................................
Figura 7. Esquema general de reas funcionales y tareas de respuesta del POE...........................................
Figura 8. Esquema del modelo organizacional del POE................................................................................
Figura 9. Esquema del inventario de recursos del POE................................................................................
Figura 10. Esquema de implementacin y control del POE...............................................................................
10
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53
LISTADO DE EJEMPLOS
Objetivos del POE..................................................................................................................
Alcances del POE...................................................................................................................
Principios del POE..................................................................................................................
Estructura y organizacin del POE............................................................................................
Ejemplos de los algunos conceptos que pueden ser considerados en el POE..................................
Ejemplos de algunos elementos legales vigentes a la fecha de formulacin de la presente Gua que
pueden ser considerados en el POE..........................................................................................
Ejemplo 7. Ejemplos estructura organizacional vigente del SINADECI..........................................................
Ejemplo 8. Ejemplo de fases para el manejo de operaciones de emergencia..................................................
Ejemplo 9. Clasificacin de los niveles de emergencia. ...............................................................................
Ejemplo 10. reas Funcionales y Tareas de Respuesta..................................................................................
Ejemplo 11. Estructura Funcional para la Atencin de Emergencias: reas y Tareas de Respuesta......................
Ejemplo 12. Tipo de recursos para las operaciones de emergencia.................................................................
Ejemplo 13. Instancias y niveles de activacin del plan de operaciones...........................................................
Ejemplo 14. Clasificacin de niveles de alerta..............................................................................................
Ejemplo 15. Cuadro de Control de Cambios.................................................................................................
Ejemplo 1.
Ejemplo 2.
Ejemplo 3.
Ejemplo 4.
Ejemplo 5.
Ejemplo 6.
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57
ANEXOS: FICHAS METODOLOGICAS

Ficha metodolgica 1.
Matriz de disponibilidad de informacin...................................................................

Matriz de instrumentos para las operaciones de emergencia......................................
Orientaciones para el apndice sobre resumen del marco legal................................
Orientaciones sobre la estructura organizacional existente........................................
Identificacin y anlisis de peligros.........................................................................
Identificacin y anlisis de vulnerabilidad................................................................
Anlisis de riesgos................................................................................................
Orientaciones para la clasificacin de las emergencias..............................................
Orientaciones para la definicin de las reas funcionales y las tareas de respuesta........
Orientaciones para la definicin de los actores, roles y funciones................................
Orientaciones para la definicin de las funciones institucionales.................................
Orientaciones para la definicin del modelo organizacional........................................
Orientaciones para la elaboracin de los inventarios de recursos................................
Orientaciones para la elaboracin del protocolo de coordinacin y comunicacin entre
niveles de gobierno..............................................................................................
Ficha metodolgica 15. Orientaciones para la elaboracin protocolos y procedimientos especficos..................
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57
PRESENTACIN
Las operaciones de emergencia requieren una identificacin detallada y precisa de las
tareas de respuesta y una definicin clara de las instituciones responsables, sus roles y
estructura organizativa. El Plan de Operaciones de Emergencia debe ser diseando
para constituirse en el documento orientador de la intervencin de actores pblicos y
privados, que se adapta a cada situacin de desastre de acuerdo a su tipo y grado de
intensidad. En ese sentido, la elaboracin de un POE requiere el concurso de las
instituciones llamadas a intervenir ante una situacin de emergencia, quienes deben
analizar sus capacidades y debilidades, y llegar a acuerdos mnimos para que la
actuacin se desarrolle de una manera eficiente y coordinada.
En ese sentido, en el marco del Proyecto ECHO-PNUD-INDECI Preparacin ante
desastre ssmico y/o tsunami y recuperacin temprana en Lima y Callao se ha
elaborado esta gua metodolgica para la formulacin de planes de operaciones de
emergencia; que se basa en el proceso desarrollado durante la preparacin del Plan
Integrado de Operaciones de Emergencia de Lima y Callao durante el ao 2010 hasta
principios del 2011. Este proceso de carcter participativo cont con la intervencin de
actores sectoriales y territoriales de nivel municipal, regional/metropolitano y nacional.
La sistematizacin del proceso llevado a cabo para la elaboracin del POE Integrado de
Lima y Callao, ha permitido construir esta herramienta metodolgica, que contiene una
propuesta de la estructura del documento, la secuencia de las actividades a seguir y los
criterios a tener en cuenta, para facilitar la construccin del Plan de Operaciones de
Emergencia.
Esta gua propone un proceso participativo e inclusivo, con respeto y consideracin de
la especialidad y autonoma de cada una de las instituciones, pero que promueva la
construccin conjunta de propuestas, la articulacin de iniciativas y la definicin de
acuerdos y protocolos de actuacin. La gua est dirigida a las Oficinas de Defensa Civil
de nivel regional, y a las municipalidades de ciudades mayores e intermedias, pues
permite la integracin de diferentes tipos de actores y de niveles territoriales.
El proceso de elaboracin del POE Lima y Callao, y de esta gua metodolgica, ha
contado con la asistencia tcnica de consultores internacionales, as como de la revisin
y apoyo permanente de la Jefatura del INDECI y de la Direccin Nacional de
Operaciones, a cargo del General Luis Felipe Palomino y del Coronel Guillermo Alvizuri,
y del equipo de asesores del Proyecto ECHO-PNUD-INDECI. Todas estas personas e
instituciones coinciden en la necesidad de contar con documentos de planificacin que
faciliten un accionar eficiente y rpido de atencin a las necesidades de la poblacin en
una situacin de emergencia. Esperamos que esta gua cumpla su objetivo de
instrumento orientador de estos procesos.

PARTE I. INTRODUCCIN A LA GUA

1. QU CONTIENE ESTA GUA, A QUIN EST DIRIGIDA Y CMO EST
ORGANIZADA?
1.1 JUSTIFICACIN Y ALCANCES DE LA GUA
El bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin son componentes esenciales de la
finalidad social del Estado Peruano. Todas las personas deben ser protegidas en su vida e integridad fsica, su
estructura productiva, sus bienes y su ambiente frente a posibles fenmenos peligrosos pudiendo ocurrir en
su entorno inmediato o fuera de l. Es por esto que a travs de la gestin del riesgo de desastres se busca
reducir o controlar los efectos adversos de fenmenos peligrosos dndole prioridad a las polticas de
reduccin del riesgo, pero igualmente, priorizando en este caso el fortalecimiento de las capacidades
institucionales y de la poblacin para reaccionar ante posibles eventos peligrosos, contribuyendo a reducir el
caos, la angustia y las prdidas que acompaan a los desastres.
En el marco de estas acciones, se reconoce que la efectividad en la respuesta ante situaciones de desastre o
emergencia es una responsabilidad compartida y un proceso que integra las acciones de las entidades
pblicas, la participacin del sector privado y la comunidad, surgiendo la necesidad de contar con
instrumentos de planificacin para las operaciones y los procedimientos de emergencia, que permitan
articular los esfuerzos de los diferentes actores.
Es as, como el Instituto Nacional de Defensa Civil - INDECI con el apoyo del Programa de las Naciones Unidas
para el Desarrollo (PNUD) y del Departamento de Ayuda Humanitaria de la Comisin Europea (ECHO), ponen
a disposicin esta Gua Metodolgica para la Formulacin de Planes de Operaciones de
Emergencias (POE), con el propsito de orientar a los diferentes actores del Sistema Nacional de Defensa
Civil y en especial, a las Municipalidades Distritales, Provinciales y Gobiernos Regionales del Per sobre el
manejo de la respuesta a desastres de cualquier magnitud.
La Gua contiene lineamientos terico-prcticos que a partir de la identificacin de las condiciones de riesgo,
le permitan abordar y manejar las diferentes tareas para la respuesta a emergencias o desastres, definir
esquemas organizativos, inventariar recursos, entre otros; revisando y adaptando las mltiples experiencias
disponibles a nivel internacional.
Vale la pena aclarar, que este documento pretende ser de utilidad para los diferentes niveles de gobierno,
reconociendo que cada uno tiene caractersticas ambientales, sociales y econmicas particulares, y por ello,
se concibe como un instrumento flexible que puede ser ajustado y acondicionado a tales contextos, sin
perder la rigurosidad en el proceso de elaboracin de cada plan.
Este trabajo es el resultado del esfuerzo realizado en el marco del Proyecto Preparacin de Desastre Ssmico
o Tsunami y Recuperacin Temprana en Lima y Callao, ejecutado por el Instituto Nacional de Defensa Civil Per (INDECI), la Municipalidad Metropolitana de Lima y el Gobierno Regional del Callao, con el apoyo del
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y del Departamento de Ayuda Humanitaria de la
Comisin Europea (ECHO) durante el perodo Enero 2010 Febrero 2011.
Considerando el potencial de esta gua, motivamos a los miembros del Sistema Nacional de Defensa Civil a
que discutan, analicen y estudien este material y luego consideren su aplicacin. Tenemos la seguridad que
este instrumento contribuir a mejorar la gestin institucional y optimizar los recursos disponibles en el
Sistema.
1.2 OBJETIVOS DE LA GUA

El objetivo principal de la Gua Metodolgica es brindar un marco de referencia y una orientacin tcnica y
metodolgica que permita a los gobiernos distritales, provinciales y regionales, y a las diferentes
instituciones que conforman el Sistema Nacional de Defensa Civil, la formulacin efectiva de los planes de
operaciones de emergencia, segn sus capacidades, a fin de disponer de instrumentos que favorezcan la
preservacin de la vida, y una respuesta rpida y eficiente en situaciones de desastre.
Los objetivos especficos definidos para este instrumento son:
Unificar la metodologa y facilitar la formulacin de los Planes de Operaciones de Emergencia en
Distritos, Provincias y Regiones.
Proveer los elementos conceptuales y las herramientas bsicas para la elaboracin de los Planes de
Operaciones de Emergencia.
Facilitar la comprensin de los alcances de las operaciones de emergencia, proponiendo esquemas
para definir tareas, funciones y responsabilidades de las entidades en las diferentes fases de
preparacin, respuesta y rehabilitacin.
Facilitar la articulacin con las entidades del Sistema Nacional de Defensa Civil usando elementos y
criterios comunes
1.3 GRUPO OBJETIVO
La Gua se orienta principalmente a aquellos que tienen la responsabilidad de conducir y facilitar la
formulacin de los Planes de Operaciones de Emergencia en los diferentes niveles de gobierno nacional,
regional, provincial, distrital en el marco del Sistema Nacional de Defensa Civil.
1.4 ORGANIZACIN DE LA GUA
Est Gua esta diseada para orientar a planificadores con o sin experiencia, para navegar a lo largo del
proceso de planificacin. La Gua Metodolgica se estructura en cuatro partes: en la Parte I. Introduccin
a la Gua, se hace una presentacin y justificacin de la gua como tal, exponiendo los fundamentos de la
planificacin a travs de la exposicin de los alcances, objetivos, poblacin objetivo del documento, y las
premisas metodolgicas para la formulacin de los Planes de Operaciones de Emergencia.
En la Parte II. Entender el contexto y determinar los objetivos y alcances del POE, se muestran las
premisas tericas y metodolgicas comunes para todos los miembros del Sistema de Defensa Civil y que
sirven de referentes para la construccin del plan objetivos, alcances, principios, articulacin con otros
instrumentos - , el marco conceptual, legal e institucional, as como la identificacin de las condiciones de
riesgo.
En la Parte III. Definicin de tareas, responsables, mecanismos de coordinacin institucional y
recursos, se incluyen las orientaciones para determinar el concepto general de operaciones, las reas
funcionales, las tareas de respuesta y sus alcances, los roles de los diferentes actores y el modelo
organizacional para la ejecucin del plan; adems, se dan los elementos bsicos para la elaboracin de los
inventarios de recursos.
En la Parte IV. Puesta en prctica e institucionalizacin del POE, la gua aporta las nociones
metodolgicas relacionadas con los mecanismos de implementacin, activacin y control del plan.

As mismo, se incluyen una serie de Anexos que permiten una mejor apropiacin y aplicacin de la Gua,
mediante diversas herramientas pedaggicas y participativas para su construccin.
Teniendo en cuenta que la Gua debe proporcionar orientaciones precisas con un carcter tcnico y
pedaggico, cada una de las partes con sus respectivas secciones incluyen aspectos relacionados con la
descripcin de cada contenido (QU DEBE CONTENER?), el proceso metodolgico sugerido para su
desarrollo (CMO SE FORMULA?) y los materiales e insumos requeridos para ello fichas, formatos,
lecturas sugeridas (CON QU?).
De manera esquemtica, la organizacin de la Gua Metodolgica es la siguiente:
PARTE I
Introduccin a la Gua
Metodolgica:
contenido,
pblico
objetivo ,organizacin
Criterios
para
la
formulacin del POE
Pasos
para
la
formulacin del POE
PARTE II
Objetivos y alcances
del POE
Marco y conceptual,
legal
Contexto territorial y
diagnsticode riesgos
PARTE III
Funciones y Tareas de
Respuesta
Mecanismos de
coordinacin
Inventario de Recursos
PARTE IV
Puesta en prctica e
institucionalizacin
del POE
Control del Plan
Ejemplos
Ejemplos
Ejemplos
Fichas
Metodolgicas
Fichas
Metodolgicas
Fichas
Metodolgicas
Figura 1. Organizacin de la Gua Metodolgica para la formulacin de Planes de Operaciones de Emergencia
10
2. CULES SON LOS CRITERIOS BSICOS PARA LA FORMULACIN DE UN PLAN

DE OPERACIONES DE EMERGENCIA (POE)?1
Qu es un Plan de
Operaciones de Emergencia
(POE)?
El POE es un instrumento o documento que establece las funciones o tareas de

respuesta y rehabilitacin en caso de una emergencia o desastre, los modelos,
organizacionales, los elementos de administracin y logstica, y los sistemas
de seguimiento y monitoreo, que permiten operar de una manera efectiva ante
situaciones de emergencia o desastre.
PARA QU se debe
elaborar un Plan de
(POE)?
Para estar preparados y conocer de manera anticipada que tareas necesarias

en situaciones de emergencia y desastre, quienes son los responsables y
cules son los mecanismos de coordinacin, con qu recursos se cuenta, etc.
La formulacin del POE permite que se operen de manera rpida, efectiva y
coordinada frente a emergencias o desastres.
QUINES deben participar

en la elaboracin del Plan de
(POE)?
Dado que el manejo de las operaciones de emergencia requiere de un trabajo

coordinado en equipo, una buena planificacin depende igualmente de un
esfuerzo en equipo. Por esto los planes ms realistas y completos son aquellos
elaborados por todas las instituciones pblicas, privadas, las organizaciones
no gubernamentales y las comunidades que integren el Sistema Nacional de
Defensa Civil, en cada uno de los niveles territoriales.
DNDE y CUNDO se debe

aplicar el Plan de Operaciones
de Emergencia (POE)?
EL POE se debe aplicar de manera escalonada nivel distrital, provincial,

regional, nacional teniendo en cuenta las competencias y capacidades de
cada nivel. Adems, debe ser implementado durante las fases de
preparacin, respuesta y rehabilitacin post-desastre, segn los alcances y
actividades definidas para cada fase.
CMO se elabora el Plan

de Operaciones de
Emergencia (POE)?
De forma participativa, es imprescindible el involucramiento de todos los

actores de entidades pblicas y privadas que deban o quieran implicarse
en el manejo de las emergencias, aportando puntos de vista, inquietudes
y soluciones.
Parte de la situacin actual y las condiciones peligro, vulnerabilidad y
riesgo de cada nivel territorial, identificando los posibles escenarios de
desastre que podran presentarse y priorizando los ms crticos.
Identifica las diferentes actividades o tareas que se deben realizar para la
preparacin, respuesta y rehabilitacin frente a situaciones de
emergencia o desastre y define sus alcances.
Asigna funciones y responsabilidades de las entidades en relacin con las
acciones especficas para cada una de las tareas y establece la estructura
organizacional.
Establece como coordinar la solicitud y recepcin de apoyo del nivel
provincial, regional o nacional, dependiendo de la magnitud del evento.
Identifica recursos y capacidades de los diferentes actores que participan.
Define los mecanismos de coordinacin, comunicacin y manejo de
informacin entre las autoridades en el marco de las operaciones de
emergencia.
Identifica acciones para la implementacin, activacin y control del plan.
1
Adaptado de la Gua Metodolgica para la Formulacin del Plan Local de Emergencia y Contingencia (PLECs). Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin de
Desastres de Colombia. 2008.
11

CONTENIDO BSICO
CUL debera ser la
estructura de un Plan de
Operaciones de
Emergencias (POE)?
12
1. INTRODUCCIN
1.1 ANTECEDENTES
1.3 ALCANCES
1.4 PRINCIPIOS ORIENTADORES
2. MARCO CONCEPTUAL, REFERENCIA LEGAL Y ORGANIZACIN
DEL SISTEMA DE DEFENSA CIVIL
2.2 MARCO LEGAL
2.3 ESTRUCTURA VIGENTE DEL COMIT DE DEFENSA CIVIL Y SU
RELACIN CON OTROS NIVELES DE GOBIERNO
3. SITUACIN ACTUAL Y DIAGNSTICO DE RIESGO
3.1 ASPECTOS GENERALES DE LA REGION
3.1.1 Localizacin
3.1.2 Contexto geogrfico y ambiental
3.1.3 Dinmicas polticas, econmicas y sociales
3.2.1 Anlisis de Peligros
3.2.2 Cronologa de Desastres en la Regin
3.2.3 Anlisis de Vulnerabilidad
3.2.4 Anlisis de Riesgos
4. CONCEPTO GENERAL DE OPERACIONES
4.1.1 Preparacin
4.1.2 Respuesta
4.1.3 Rehabilitacin
5. AREAS FUNCIONALES Y TAREAS DE RESPUESTA
5.1 RESCATE Y SEGURIDAD
5.2 SALUD
5.3 ASISTENCIA HUMANITARIA
5.4 SERVICIOS GENERALES, HBITAT Y MEDIO AMBIENTE
5.5 DIRECCIN Y MANEJO DE LA EMERGENCIA
5.6 LOGSTICA
6. MODELO ORGANIZACIONAL
7. INVENTARIO DE RECURSOS
8. IMPLEMENTACIN, ACTIVACIN Y CONTROL DEL PLAN
8.2 CONTROL Y COORDINACIN (DISTRITAL, REGIONAL, NACIONAL,
COOPERACIN INTERNACIONAL)
8.4 COMUNICACIN
8.5.1 Revisin peridica
8.5.2 Simulaciones y Simulacros
BIBLIOGRAFA
APNDICES
Apndice 1. Resumen del marco legal
Apndice 2. Conceptos y nociones bsicas
Apndice 3. Funciones Institucionales
Apndice 4. Protocolo de Coordinacin y Comunicacin entre niveles de
Gobierno
Apndice 5. Protocolos de actuacin o procedimientos especficos
(diferentes tipos de eventos o para diferentes tareas)
ANEXOS FUNCIONALES
Anexo 1. Rescate y Seguridad
Anexo 2. Salud
Anexo 3. Asistencia Humanitaria
Anexo 4. Servicios Generales, Hbitat y Medio Ambiente
Anexo 5. Direccin y Manejo de la Emergencia
Anexo 6. Logstica
13

3. CULES SON LOS PASOS PARA FORMULAR UN PLAN DE OPERACIONES DE

EMERGENCIA (POE)?
3.1 ENTENDER EL CONTEXTO Y DETERMINAR LOS OBJETIVOS Y ALCANCES DEL POE
Como se describe en la Parte II. Entender el contexto y determinar los objetivos y alcances del
POE, del presente documento, las etapas para contextualizar la problemtica que el Plan pretende resolver y
el marco conceptual, legal e institucional consisten en:
Paso 1. Socializar la iniciativa de la formulacin del Plan de Operaciones de Emergencia, invitar
a los actores a participar y conformar grupos de trabajo
Antes de iniciar las diferentes actividades del plan, los talleres y los procesos participativos, se debe buscar el
apoyo y soporte de las instituciones para asegurar una adecuada participacin de los diferentes sectores y
actores pblicos y privados involucrados, con el fin de sensibilizar a las autoridades y jefes de las diferentes
entidades en cuanto a que la planificacin de las emergencias es una prioridad. Con ello ser posible acceder
a los espacios de tiempo necesarios para el trabajo de planificacin dentro de las preocupaciones y rutina
diarias. En la medida que el mayor nmero de tomadores de decisiones y actores sociales estn involucrados
en la planificacin, mejor ser el producto.
Adicionalmente, uno de los objetivos de la utilizacin de un equipo de trabajo es construir y ampliar las
relaciones que ayudan a la creatividad y a la innovacin en la planificacin y durante un evento desastroso.
Este enfoque ayuda a establecer una rutina de planificacin, para que los procesos seguidos en el momento
de la ocurrencia del evento sean los mismos que los utilizados durante la preparacin y planificacin del POE.
Dentro de los actores que deben estar presentes en los equipos de formulacin y concertacin del POE estn
las diferentes gerencias o divisiones de la administracin municipal y/o del gobierno regional, las entidades
operativas encargadas del manejo de las emergencias y los temas de seguridad, como la Defensa Civil, los
servicios de bomberos, polica y serenazgo, fuerzas armadas, emergencias mdicas y otros temas de salud
pblica, hospitales y centros de salud, obras pblicas, servicios sociales, encargados del manejo de redes o
servicios bsicos (agua potable y saneamiento, energa, comunicaciones, transporte), representantes del
sector privado, y las organizaciones no gubernamentales (incluidas las que abordan el problema de
necesidades especiales), entre otros. Puede existir un pequeo grupo coordinador que se encargue de la
redaccin y coordinacin de las reuniones del POE y un grupo ampliado que participe en la revisin,
validacin, complementacin del mismo, etc.
Algunos elementos clave para el xito de las reuniones y grupos de trabajo son: enviar las convocatorias con
la debida anticipacin; proveer suficiente informacin en la invitacin sobre los alcances de las actividades,
las fases del proceso y la importancia de la participacin de los diferentes actores sociales en cada proceso;
solicitar al Alcalde, Presidente del Gobierno Regional o mxima autoridad posible que firme la convocatoria;
permitir una flexibilidad en el calendario y organizacin de las reuniones subsiguientes, pues no todos los
miembros deben asistir a todas las reuniones ya que esto depender de cmo organicen los grupos de
trabajo y las plenarias dnde se socializarn los avances parciales de los diferentes grupos. Cada grupo
determinar de acuerdo a sus posibilidades los horarios ms convenientes para tales reuniones.
14
Paso 2. Realizacin de un diagnstico preliminar y recoleccin de la informacin (encuestas y

entrevistas)
El proceso de planificacin debe partir de la identificacin de informacin y avances existentes, a travs de la
revisin de informes, estudios, publicaciones y todas las fuentes y documentos tcnicos pertinentes sobre la
municipalidad o regin, adems de la realizacin de encuestas, entrevistas y trabajo con grupos focales para
recopilar y analizar la informacin sobre:
El marco legal e institucional existente a nivel distrital, provincial, regional y nacional, segn el
mbito territorial del Plan de Operaciones de Emergencia que se est formulando, y la relacin con
los niveles de gobierno de menor y mayor jerarqua.
La visin conceptual e impresiones sobre las percepciones y expectativas de los diferentes actores en
relacin a los peligros existentes en la zona; las fortalezas y debilidades que la municipalidad o regin
en general tienen para actuar en caso de que cualquier peligro; y el conocimiento que cada uno tiene
acerca del alcance y contenido de un Plan de Operaciones de Emergencia.
Las fortalezas y debilidades individuales de las instituciones pblicas o privadas que deben participar
en el manejo de las emergencias identificando los vacos existentes en los procesos de preparacin y
de manejo de la gestin del riesgo de desastres; los avances en la definicin de las tareas o
actividades de respuesta y responsabilidades de las instituciones; la existencia de mecanismos de
comunicacin y coordinacin, convenios de ayuda mutua u otros arreglos; identificacin de
documentos, procedimientos o cualquier clase de instrumentos para manejo de las emergencias o
desastres; la existencia de inventarios de recursos; etc.
La iniciativas existentes o desarrolladas anteriormente, para la preparacin y manejo de
emergencias a nivel distrital, provincial o regional, y actividades de capacitacin, simulaciones y
simulacros.
Los peligros, vulnerabilidades y riesgos son los elementos que cada territorio debe entender para poder
realizar acciones que permitan mitigarlos y/o prevenirlos. Si los riesgos son vistos como los problemas y los
Planes de Operaciones de Emergencia como una parte de la solucin a este problema (que complementa las
actividades de reduccin y control del riesgo), la identificacin de los peligros, vulnerabilidades y riesgos
deben ser vistos como elementos clave del proceso de planificacin. Por lo tanto, es posible que sea
necesario realizar de manera paralela algunos estudios que permitan complementar la informacin existente
sobre la situacin de riesgo, aunque este no debe ser un impedimento para avanzar en el proceso de
planificacin, se puede trabajar con los escenarios preliminares y la visin de los mejores expertos
disponibles, mientras se cuenta con la informacin adecuada.
Paso 3. Desarrollo de un Primer Taller para la puesta en comn de los avances existentes y la
concertacin de los conceptos bsicos
Se debe invitar a los diferentes actores pblicos y privados que puedan estar relacionados con el manejo de
las emergencias, con el fin de socializar la informacin recopilada previamente sobre los avances ms
importantes realizados por el nivel Nacional, el Gobierno Regional, Provincial o Distrital y los peligros y retos
que enfrenta la municipalidad o regin; siendo esta actividad, una oportunidad para la puesta en comn de
los elementos conceptuales y metodolgicos del proceso de formulacin del Plan, y el levantamiento
complementario de informacin relacionada con el diagnstico.
15

Paso 4. Consolidacin del diagnstico y marco de referencia, los alcances y objeto del POE
El siguiente paso es analizar y organizar la informacin en una ficha que sea utilizable por el equipo de
planificacin. Con base en los resultados de las actividades previas y utilizando los instrumentos descritos en
la Parte II. Entender el contexto y determinar objetivos y alcances del presente documento, se podrn
redactar los primeros captulos del POE (Captulo 1. Introduccin; Captulo 2. Marco Conceptual, Referencia
Legal y Organizacin del Sistema de Defensa Civil y Captulo 3. Situacin actual y Diagnstico de Riesgo).
3.2 DEFINICIN DE TAREAS, RESPONSABLES, MECANISMOS DE COORDINACIN Y

RECURSOS
Una vez identificada la problemtica de riesgo y los posibles escenarios de prdidas, es necesario definir las
tareas a ejecutar para el manejo de las posibles emergencias y/o desastres que se puedan presentar, as
como los actores sociales que deben participar, sus roles y responsabilidades, mecanismos de coordinacin y
recursos. En la Parte III. Definicin de tareas, responsables, mecanismos de coordinacin y recursos, del
presente documento se describen los alcances e instrumentos para esta parte del proceso. Las actividades a
seguir en esta fase son:
Paso 5. Definicin del concepto general de operaciones y las reas Funcionales y Tareas de
Respuesta
Usando la informacin de los peligros y posibles escenarios de daos, se deber analizar cmo estos peligros
pueden evolucionar en su jurisdiccin y establecer los criterios que definen una operacin de emergencias
adecuada. Con base en los peligros especficos de la municipalidad o regin para la cual se est planificando
y usando el evento o los eventos de mayor impacto y el escenario ms crtico (o de mayor magnitud) entre
aquellos que probablemente puedan ocurrir, se identifican las demandas, las acciones y los recursos.
Este proceso permite definir las diferentes funciones o tareas de respuesta, como el manejo de la seguridad
y orden pblico, bsqueda y rescate, extincin de incendios, etc. Una vez las demandas o tareas son
identificadas y agrupadas por reas funcionales, el equipo planificador debe establecer cules son las
prioridades operacionales, objetivos, y acciones especficas a llevar a cabo.
Paso 6. Realizacin de un Segundo Taller y mesas de trabajo para la definicin de tareas y
alcances de las diferentes tareas
A partir de los escenarios de riesgo y las reas funcionales para el manejo de la emergencia (Rescate y
Seguridad; Salud; Asistencia Humanitaria; Servicios Generales, Hbitat y Medio Ambiente; Direccin y
Manejo de la Emergencia; y Logstica), se conformarn los grupos de trabajo para cada rea, y cada equipo
revisar a partir de los escenarios para los eventos ms crticos, las tareas de respuesta, propsito, alcances,
prioridades, actividades de preparacin y de respuesta especficas, las cuales sern reflejadas en los
formatos correspondientes a los anexos funcionales.
16
Paso 7. Realizacin de un Tercer Taller y mesas de trabajo para la identificacin de actores que
participan en las diferentes tareas y el rol que debe jugar cada uno
En este paso del proceso, el nivel detalle de las actividades para cada tarea de respuesta debe ser minucioso,
de manera que se cuente con los insumos suficientes para centrar la discusin en la identificacin de los
actores que deben participar en cada tarea, definir los roles y responsabilidades de cada uno como
Coordinador o Responsable Principal, Responsable o entidades de apoyo.
Para cada rea funcional, es necesario que los grupos de trabajo que han venido definiendo los alcances y
actividades de las tareas, identifiquen los actores y sus diferentes roles, y en general definan todos los
aspectos necesarios para la coordinacin de la ejecucin de las tareas.
Paso 8. Establecimiento de esquema organizacional para las Operaciones de Emergencia
Debido a la amplia participacin de actores requerida en la respuesta y administracin de las emergencias
y/o desastres, es fundamental definir un esquema organizacional que permita el adecuado control y
coordinacin de las mltiples tareas. La prctica de las emergencias de nivel internacional ha permitido ir
estandarizando este tipo de organizaciones para la coordinacin de emergencias con el fin de garantizar una
mejor articulacin y adems ser flexible para que se puedan ajustar a las dimensiones o magnitud del evento
y sus posibles impactos.
Adicionalmente, es necesario establecer protocolos de actuacin para cada tarea, y mecanismos de
coordinacin y comunicacin entre actores a nivel horizontal dentro de una jurisdiccin determinada, y a
nivel vertical entre los diferentes niveles territoriales.
Paso 9. Definicin del Inventario de Recursos
El manejo cuidadoso de los recursos es esencial, antes, durante y despus de una emergencia. Por lo tanto,
es necesario tipificar los recursos, inventariarlos, organizarlos y hacerle seguimiento a los mismos. Contar
con inventarios de recursos organizados permitir compartir de manera ms eficiente y llevar a cabo una
mayor integracin y colaboracin entre los diferentes actores que participan en el manejo de las
emergencias y entre los diferentes niveles territoriales.
Paso 10. Realizacin de Ejercicios de Simulacin y Simulacros
Para el fortalecimiento de los factores organizacionales y de planificacin en la atencin y administracin de
las emergencias por parte de los gobiernos municipales y regionales, y de las diferentes entidades privadas y
ONGs que participan, es necesario realizar ejercicios de simulacin de gabinete y simulacros, que permitan
revisar los procedimientos establecidos y verificar la efectiva coordinacin y toma de decisiones.
La simulacin se basa en escenarios prediseados en los que se desarrollan habilidades para la toma de
decisin mediante la observacin de los resultados de sus decisiones; permitiendo a los participantes tomar
decisiones en situaciones cambiantes: la situacin vara cada vez que nueva informacin es recibida.
La simulacin es la herramienta potencial no solo para la capacitacin y preparacin en la atencin de
emergencias y en el mejoramiento de los procesos de toma de decisiones en situaciones de crisis, sino
tambin, como parte de un entorno emprico, donde se pueda experimentar con el comportamiento de
participantes bajo diversas circunstancias de emergencia, y de esta forma aprender por medio de la prctica
(DPAE, 2009).
17

3.3 PUESTA EN PRCTICA E INSTITUCIONALIZACIN DEL POE

Como se describe en la Parte III. Puesta en prctica e institucionalizacin del POE del presente
documento, las actividades a seguir en esta fase son:
Paso 11. Definicin de los mecanismos de implementacin, activacin y control del Plan
El POE se utiliza desde el primer momento de la ocurrencia de un evento, por lo tanto es necesario definir los
criterios segn el tamao, el alcance y la magnitud de los posibles eventos peligrosos, y cmo sern llamados
a la accin diferentes instancias y niveles territoriales, teniendo en cuenta las orientaciones que se hayan
definido para cada tipo de evento. Una vez se tenga la versin definitiva de los documentos, se realiza una
socializacin del mismo ante las autoridades y los responsables de la implementacin, futura actualizacin y
complementacin del plan y los protocolos.
Paso 12. Establecimiento de acuerdos de coordinacin y comunicacin entre los diferentes
niveles territoriales (Protocolos de Coordinacin y Comunicacin)
Se deben definir el esquema general de actuacin y la secuencia de actividades que las mximas autoridades
municipales o regionales debern seguir en caso de una emergencia y como se realizarn los procedimientos
de activacin de los Comits de Defensa Civil, la convocatoria a reuniones, la coordinacin de apoyo entre los
diferentes niveles, las acciones permanentes y temporales que los Comits deben desempear, as como los
mecanismos para el cierre de las operaciones una vez terminado el manejo de la emergencia. En la medida
que estos documentos sean los ms claros y concretos posible y se esquematice la secuencia de actuacin a
travs de flujogramas sern instrumentos ms tiles para los tomadores de decisiones.
Paso 13. Definicin de acuerdos de actuacin frente a peligros especficos (planes de
contingencia) o frente a cada una de las tareas de respuesta (protocolos de actuacin)
El manejo de cada uno de los peligros puede tener particularidades especficas que deben ser descritas y
detalladas en lo que se conocen como planes de contingencia por eventos.
Los procedimientos y protocolos deben detallar las acciones especficas para implementar un plan. Todas las
entidades que participan en el manejo de emergencias deben desarrollar procedimientos y protocolos que se
traducen en listas de control especficas, orientadas a la accin para su uso durante las operaciones de
respuesta.
Paso 14. Publicacin del Plan, seguimiento, monitoreo y actualizacin frecuente
En la medida que el equipo de planificacin va desarrollando borradores del documento base, los anexos
funcionales y dems apndices del POE, se deben circular los documentos entre las diferentes entidades que
tienen responsabilidades en la implementacin del mismo, con el fin de hacer revisiones y recibir
comentarios. El POE debera ser sometido tambin a la revisin de las respectivas autoridades con el fin de
que sean promulgados como documentos oficiales, a travs de decretos, resoluciones, etc. Una vez
aprobado, se deben hacer los arreglos pertinentes para distribuir el plan y mantener un registro de las
personas y organizaciones que recibieron una copia.
El proceso de planificacin debe ser dinmico, por lo tanto, despus de la ocurrencia de una emergencia y/o
desastres o de los ejercicios de simulacin y simulacros - los cuales se deben realizar de manera
permanente- se deben hacer los ajustes necesarios. En las revisiones del plan se deben realizar preguntas
18
sobre qu aspectos de las actividades, procesos, decisiones o de las estructuras organizaciones, proceso de
coordinacin y manejo pueden ser mejorados o merecen un cambio.
Figura 2. Procesos y pasos para la Formulacin del Plan de Operaciones de Emergencia
Formulacin del Plan de Operaciones de Emergencia
I. ENTENDER EL
CONTEXTO Y
DETERMINAR
OBJETIVOS Y ALCANCES
DEL POE
II. DEFINICIN DE
TAREAS, RESPONSABLES,
MECANISMOS DE
COORDINACIN Y
RECURSOS
III. PUESTA EN
PRCTICA E
INSTITUCIONALIZAC
IN DEL POE
1. Socializar la iniciativa de
la formulacin del POE
invitar a los actores a
participar y conformar
grupos de trabajo
5. Consolidacin del
diagnstico y marco de
referencia, los alcances y
objeto del POE
11. Definicin de los

m e c a n i s m o s d e
implementacin, activacin
y control del Plan
2. Realizacin de un
diagnstico preliminar y
recoleccin de la
informacin (encuestas y
entrevistas)
6. Realizacin de un
Segundo Taller y mesas de
trabajo para la definicin de
tareas y alcances de las
diferentes tareas
12. Establecimiento de
acuerdos de coordinacin y
comunicacin entre niveles
territoriales
3. Desarrollo de un Primer
Taller para la puesta en
comn de los avances
existentes y la concertacin
de los conceptos bsicos
7. Realizacin de un Tercer
Taller y mesas para la
identificacin de actores
que participan en las
diferentes tareas y el rol
que debe jugar cada uno
4. Consolidacin del
diagnstico y marco de
referencia, los alcances
y objeto del POE
8. Establecimiento del
Modelo Organizacional
para las Operaciones de
Emergencia
13. Definicin de acuerdos

de actuacin frente a
peligros especficos (planes
de contingencia) o frente a
cada una de las tareas de
respuesta (protocolos de
actuacin)
14. Publicacin del Plan,

seguimiento, monitoreo y
actualizacin frecuente
9. Definicin de Inventario
de Recursos
10. Realizacin de Ejercicios

de Simulacin y Simulacros.
19

PARTE II. ENTENDER EL CONTEXTO Y DETERMINAR OBJETIVOS Y

ALCANCES
4. CMO DEFINIR EL CAPTULO DE LA INTRODUCCIN AL PLAN DE
OPERACIONES DE EMERGENCIA?
La introduccin es el primer captulo del POE donde se hace referencia a los antecedentes del plan, se
definen los objetivos, los alcances y los principios orientadores del manejo de las emergencias, se establece
su articulacin con otros instrumentos de planificacin, se incluye la estructura y la forma de organizacin del
plan.
El esquema general del captulo se visualiza a continuacin:
Captulo 1
1. INTRODUCCIN
1.1 Antecedentes
1
Ficha 1. Matriz de
informacin
1.2 Objetivos
1.3 Alcances
1.4 Principios Orientadores
1.5 Articulacin con otros planes
Ficha 2. Matriz de
instrumentos
1.6 Estructura y organizacin del plan
Figura 3. Esquema general de la introduccin del POE
4.1 ANTECEDENTES
QU DEBE CONTENER?
Los antecedentes son los elementos que contextualizan y sustentan el POE, enfatizando en la situacin
problemtica y de riesgos del rea de trabajo, las razones legales y tcnicas que justifican su formulacin y el
estado de avance del tema de gestin de riesgo y la trayectoria del tema en la actualidad (estudios,
proyectos, acuerdos, normativas), orientando a la descripcin de las necesidades y motivaciones para la
elaboracin del plan.
CMO SE FORMULA?
Identificar los principales estudios, proyectos, acuerdos, normativas que describen el marco general de
los avances en la gestin del riesgo y los peligros, vulnerabilidades y riesgos del rea de trabajo (segn el
nivel territorial donde se formula el plan), y exponer los argumentos que justifican la formulacin del POE
segn dicha situacin actual. Se debe incluir informacin cuantitativa, cualitativa y antecedentes
histricos en la medida que se tengan disponibles.
Recopilar y priorizar los antecedentes normativos, institucionales y tcnicos ms importantes en el tema
para ser incluidos como antecedentes del plan.
20
CON QU? (MATERIALES E INSUMOS)
Materiales e insumos: Ficha Metodolgica 1. Matriz de disponibilidad de informacin

QU DEBE CONTENER?
En el POE se debe definir el objetivo general y los objetivos especficos en el marco de las operaciones de
respuesta. Los objetivos deben ser coherentes con las funciones y responsabilidades que tienen las
entidades frente al manejo de las emergencias y las diferentes fases preparacin, respuesta y rehabilitacin,
y deben responder a las necesidades y particularidades de cada territorio.
CMO SE FORMULA?
El objetivo general establece el quehacer del instrumento. Debe ser visionario y abarcar todas las
acciones del plan. El objetivo general debe responder como mnimo a los siguientes interrogantes: qu
se quiere hacer?, dnde? y por qu? Se sugiere que el objetivo sea redactado empleando un verbo en
infinitivo.
Los objetivos especficos son las reas de competencia directa que permiten alcanzar el objetivo general.
Deben ser claros, concisos y sobre todo, medibles, coherentes y factibles de alcanzar. Se sugiere que los
objetivos especficos sean redactados empleando verbos en infinitivo.
Se sugiere que los objetivos se revisen y validen de manera participativa durante las reuniones o talleres
con los actores vinculados.
A continuacin se muestran algunos ejemplos para construir los objetivos de un POE, que pueden ser
utilizados como referentes en las reuniones o talleres de discusin del Plan haciendo los ajustes a las
condiciones de cada nivel territorial:
Ejemplo 1 . Objetivos del POE
Ejemplo de Objetivo General:
El Plan de Operaciones de Emergencias tiene por objeto orientar las acciones de respuesta, en caso de
emergencia o desastre, del gobierno distrital, provincial o regional y de las diferentes instituciones que hacen
parte del Sistema Nacional de Defensa Civil en estos niveles, favoreciendo la preservacin de la vida, la mitigacin
y la reduccin de los efectos sobre los bienes, la economa y el ambiente en el territorio.
Ejemplo de objetivos especficos:
Establecer la estructura interinstitucional para la preparacin, respuesta y recuperacin efectiva frente a
situaciones de emergencia o desastre.
Asignar las funciones y responsabilidades de las entidades pblicas y privadas en relacin con las acciones
especficas durante las fases de preparacin, respuesta y recuperacin.
Definir los mecanismos de coordinacin, comunicacin y manejo de informacin entre las diferentes
autoridades competentes al Sistema Nacional de Defensa Civil en el marco de las operaciones de emergencia.
Identificar acciones para la implementacin, activacin y control del plan.
Contribuir a la preservacin de la vida y la proteccin de la propiedad y el medio ambiente en condiciones de
emergencia o desastre.
21

Materiales e insumos: Plumones y papelgrafo para la discusin.

4.3 ALCANCES
QU DEBE CONTENER?
Este tem debe clarificar los elementos que estn incluidos en el POE; es decir, la cobertura geogrfica, el tipo
de riesgos o los escenarios de daos a los que se dirige el instrumento y la magnitud de los mismos.
Adicionalmente, los alcances estn directamente relacionados con los marcos normativos, las funciones
institucionales, y las fases operativas de respuesta que se espera cubrir.
CMO SE FORMULA?
Definir los actores sociales instituciones pblicas y privadas a los que se dirige el plan.
Clarificar las funciones de los actores vinculados con la temtica as como el tipo de intervencin de los
diferentes niveles territoriales.
Debe partir de los escenarios de daos ms realistas posibles y con base en los peligros especficos de la
municipalidad o regin para la cual se est planificando, se debe usar el evento o los eventos de mayor
impacto en la jurisdiccin y el escenario ms crtico entre aquellos que probablemente puedan ocurrir.
Concertar las fases de operaciones (preparacin, respuesta, rehabilitacin) a las que desea
responder con el instrumento.
Finalmente, elaborar un texto que refleje una orientacin viable, que se pueda implementar con la
ejecucin del plan formulado.
Se sugiere que los alcances se revisen de manera participativa durante las reuniones o talleres con los
actores vinculados.
A continuacin se muestra un ejemplo para construir los alcances de un POE, que puede ser utilizado como
referente haciendo los ajustes a las condiciones de cada nivel territorial:
Ejemplo 2 . Alcances del POE
Ejemplo de Alcances:
El Plan de Operaciones de Emergencias de [nivel territorial] est dirigido a las autoridades que
conforman el Sistema Nacional de Defensa Civil en sus respectivas jurisdicciones territoriales y segn
sus capacidades, durante las fases de preparacin, respuesta y recuperacin en caso de emergencia o
desastre frente a [tipo de riesgos o escenarios de daos y caractersticas generales de los mismos]
Las operaciones de emergencias en [nivel territorial] involucran la actuacin coordinada entre estos
niveles territoriales, as como la intervencin oportuna del nivel nacional e internacional en el momento
que sea requerido.
Adems, establece la articulacin con otros instrumentos de planificacin y provee elementos para
cooperacin y participacin del sector privado, los organismos no gubernamentales, y las comunidades
comprometidas con el manejo, la atencin de emergencias y su posterior recuperacin.
22

4.4 PRINCIPIOS ORIENTADORES DE LAS OPERACIONES DE EMERGENCIA
QU DEBE CONTENER?
Los principios son el conjunto de reglas que orientan las operaciones de emergencia y por ende la ejecucin
del plan, y constituyen la razn de ser y el compromiso de las entidades y actores sociales vinculados con el
POE. Estn ligados a los principios constitucionales, los principios del Sistema Nacional de Defensa Civil y los
valores ticos que deben regir al Estado en caso de la ocurrencia de una emergencia o desastre.
CMO SE FORMULA?
Revisar el marco normativo y los principios consignados en la Constitucin, las leyes que rigen el Sistema
Nacional de Defensa Civil, etc.
Reconocer los propsitos que se quiere lograr con el plan, las estrategias o acciones generales que los
actores deben emprender para alcanzar tales propsitos y los valores y principios que orientan las
acciones.
Hacer una breve explicacin de cada uno de ellos.
Se sugiere que los principios de validen de manera participativa durante las reuniones o talleres con los
actores vinculados.
A continuacin se muestran algunos ejemplos principios orientadores de un POE, que pueden ser utilizados
como referentes haciendo los ajustes a las condiciones de cada nivel territorial:
Ejemplo 3. Principios del POE
Coordinacin y responsabilidad. Todas las entidades competentes debern participar y garantizar que exista
la debida armona, consistencia, coherencia y continuidad en sus actividades en relacin con las dems
instancias sectoriales y territoriales para efectos de lograr una participacin coordinada y eficaz en la toma
de decisiones y ejercicio de acciones a que haya lugar. Las entidades involucradas en este Plan debern
elaborar sus planes de operaciones de emergencia institucional y los ajustes en sus reglamentos de
funciones internos para asegurar que se cumpla con las responsabilidades asignadas en el presente Plan. La
renuencia o retraso en la participacin por parte de los servidores pblicas ser investigada por las entidades
de control pertinentes.
Proteccin de la sociedad. Todas las personas deben ser protegidas en su vida e integridad fsica, su
estructura productiva, sus bienes y su ambiente frente a posibles fenmenos peligrosos que pueden ocurrir.
No habr discriminacin de raza, color, religin, nacionalidad, sexo, edad, situacin social o econmica.
Respuesta escalonada. En las actividades de preparacin, alerta, respuesta y recuperacin post-desastre se
tendr en cuenta, para efectos del ejercicio de las respectivas competencias, la observancia de los criterios
de concurrencia, complementariedad y subsidiaridad consagrados en la Constitucin. En la medida que las
capacidades distritales sean superadas los niveles provinciales y regionales entrarn a apoyar, cuando las
capacidades de estos tambin sobrepasen sus lmites el nivel nacional entrar a brindar su apoyo y en caso
de que las capacidades nacionales se vean limitadas se harn llamamientos al apoyo internacional.
23

Ejemplos de principios orientadores:

Solidaridad social: Expresada como la capacidad humana para brindar ayuda desinteresada, adecuada y
oportuna a favor de las personas afectadas y damnificadas por los desastres. Todas las personas naturales y
jurdicas, sean estas ltimas de derecho pblico o privado, tienen el deber indeclinable de responder con
acciones humanitarias a las situaciones de desastre, calamidad y peligro para la vida o la salud de las
personas. La obediencia a los llamados de las autoridades que integran el Comit de Defensa Civil es un
corolario del principio de solidaridad social. En ejercicio de las actividades de atencin de emergencias, las
entidades competentes velarn porque se hagan efectivos los canales y procedimientos de participacin
ciudadana previstos por la Constitucin y la ley.
Precaucin: Cuando existan riesgos de daos graves o irreversibles a la vida, bienes y derechos de las
personas y a los ecosistemas relevantes, las autoridades y los particulares aplicarn el principio de precaucin
en virtud del cual la falta de certeza cientfica absoluta no ser bice para omitir o postergar la adopcin de
medidas encaminadas a prevenir, mitigar o enfrentar la materializacin del dao contingente. A travs de los
sistemas de alerta se pueden reducir las prdidas potenciales de vidas y de bienes.
Primaca del inters colectivo: La seguridad y el inters general, son condiciones para el mantenimiento del
bien comn. Las necesidades de la poblacin afectada y damnificada prevalecen sobre los intereses
particulares y orientan el empleo selectivo de los medios disponibles.
Materiales e insumos: Plumones y papelgrafo para la discusin. Tomar como referencia los documentos
citados anteriormente (Constitucin, marco normativo del Sistema Nacional de Defensa Civil, etc.) haciendo
los ajustes necesarios.
QU DEBE CONTENER?
El POE se concibe como uno de los instrumentos para la gestin del riesgo de desastres que busca dar una
mejor respuesta a las emergencias. De ah que sea fundamental clarificar y entender cmo se articula y se
complementa con otros planes como los Planes de Prevencin y Atencin de Desastres o de Gestin de
Riesgo, y los Planes de Operaciones de Emergencia de otros niveles de gobiernos, entre otros documentos,
teniendo en cuenta el nivel territorial y los marcos normativos y legales existentes. Adems, esto permitir
fortalecer los mecanismos de coordinacin y comunicacin entre las diferentes entidades involucradas.
CMO SE FORMULA?
Recopilar los marcos institucionales y los instrumentos disponibles para el manejo de emergencias.
Clarificar niveles de actuacin y coordinacin entre niveles territoriales y actores sociales vinculados con
la temtica.
CON QU? (TIEMPO, MATERIALES E INSUMOS)
Materiales e insumos: Ficha Metodolgica 2. Matriz de instrumentos para las operaciones de

emergencia.
24

QU DEBE CONTENER?
En este tem se enuncian los elementos que estructuran el contenido del POE, dando a conocer el tipo de
documentos que componen el Plan y la informacin que se incluye en cada seccin.
CMO SE FORMULA?
A partir del esquema general de estructura del POE propuesto a manera de ejemplo y todos los
componentes que este debe tener, definir la manera cmo se espera organizar el documento.
Se sugiere que la estructura y contenido del plan sea presentada y concertada de manera participativa
durante las reuniones o talleres con los actores vinculados.
Teniendo en cuenta que esta Gua quiere contribuir a unificar y estandarizar criterios para la formulacin de
los Planes de Operaciones de Emergencia, a continuacin se muestran un ejemplo de estructura bsica que
puede ser utilizada como referente, aunque cada municipalidad o regin puede hacer los ajustes que
considere pertinentes en los ttulos y el orden de las secciones que se presentan:
Ejemplo 4. Estructura y organizacin del POE
Ejemplo de estructura y organizacin del POE:
Documento Base: Define los alcances, objetivos y principios del plan, e incluye el diagnstico de riesgos en la
regin. Describe el concepto general de operaciones, el modelo organizacional y las reas funcionales de
respuesta. Da orientaciones sobre la implementacin, activacin y control del plan.
Apndices. Incluye elementos relacionados con el marco legal, un glosario con los principales conceptos y
nociones bsicas, la descripcin de las funciones de las entidades vinculadas al plan, y algunos lineamientos
relacionados con los diferentes fenmenos que afectan en la regin.
Anexos Funcionales. Describen el propsito, la asignacin de responsabilidades, los alcances y el concepto de
operaciones para realizar mltiples tareas agrupadas en reas funcionales.
De manera detallada el contenido del documento puede ser el siguiente:
25

CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS O VERSIONES

TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCIN
1.1 ANTECEDENTES
1.3 ALCANCES
1.4 PRINCIPIOS ORIENTADORES
2. MARCO CONCEPTUAL, REFERENCIA LEGAL Y ORGANIZACIN DEL SISTEMA DE DEFENSA CIVIL
2.2 MARCO LEGAL
2.3 ESTRUCTURA VIGENTE DEL COMIT DE DEFENSA CIVIL Y SU RELACIN CON OTROS NIVELES DE GOBIERNO
3. SITUACIN ACTUAL Y DIAGNSTICO DE RIESGO
3.1 ASPECTOS GENERALES DE LA REGION
3.1.1 Localizacin
3.2.1 Anlisis de Peligros
3.2.3 Anlisis de Vulnerabilidad
3.2.4 Anlisis de Riesgos
4. CONCEPTO GENERAL DE OPERACIONES
4.1.1 Preparacin
4.1.2 Respuesta
4.1.3 Recuperacin
5. AREAS FUNCIONALES Y TAREAS DE RESPUESTA
5.1 RESCATE Y SEGURIDAD
5.2 SALUD
5.3 ASISTENCIA HUMANITARIA
5.4 SERVICIOS GENERALES, HBITAT Y MEDIO AMBIENTE
5.5 DIRECCIN Y MANEJO DE LA EMERGENCIA
5.6 LOGSTICA
8. IMPLEMENTACIN, ACTIVACIN Y CONTROL DEL PLAN
8.2 CONTROL Y COORDINACIN (DISTRITAL, REGIONAL, NACIONAL, COOPERACIN INTERNACIONAL)
8.4 COMUNICACIN
8.5.1 Revisin peridica
8.5.2 Simulaciones y Simulacros
BIBLIOGRAFA
APENDICES
Apndice 1. Resumen del marco legal
Apndice 3. Funciones Institucionales
Apndice 4. Protocolo de Coordinacin y Comunicacin entre niveles de Gobierno
Apndice 5. Protocolos de actuacin o procedimientos especficos (diferentes tipos de eventos o para diferentes tareas)
ANEXOS FUNCIONALES
Anexo 1. Rescate y Seguridad
Anexo 2. Salud
Anexo 3. Asistencia Humanitaria
Anexo 4. Servicios Generales, Hbitat y Medio Ambiente
Anexo 5. Direccin y Manejo de la Emergencia
Anexo 6. Logstica
26
Materiales e insumos: Plumones y papelgrafo para la discusin y concertacin de los alcances definidos
para el Plan y la estructura del documento que se va a utilizar.
5. CMO FORMULAR EL MARCO CONCEPTUAL, LEGAL Y LA ORGANIZACIN

PARA EL MANEJO DE LAS EMERGENCIAS?
Captulo 2
2. MARCO CONCEPTUAL, REFERENCIA

LEGAL Y ORGANIZACIN DEL SISTEMA
DE DEFENSA CIVIL
2.1 Marco conceptual
2.2 Marco legal
Ficha 3. Orientaciones
para el Resumen del
Marco Legal
2.3 Estructura general de los Comits de

Defensa Civil
Apndice 1. Resumen del Marco Legal

Ficha 4.Orientaciones
sobre la estructura
organizacin existente
Figura 4. Esquema general del marco referencial del POE

QU DEBE CONTENER?
Se refiere a los conceptos y criterios bsicos que permite organizar y encaminar el POE, delimitando los
objetivos y alcances del instrumento y estableciendo las diferencias con otros instrumentos
complementarios. El marco comprende dos secciones: (a) la sntesis conceptual en el Documento Base del
POE y (b) el Apndice ms ampliado sobre Conceptos y Nociones Bsicas.
CMO SE FORMULA?
Para el Documento Base del POE, se deben identificar los principales conceptos relacionados con la
temtica y desarrollar una descripcin de cada uno de ellos, as como las relaciones entre los mismos.
Es fundamental que en el marco conceptual del Documento Base se incluya como mnimo el enfoque de
las operaciones de emergencia, los conceptos de desastres y emergencias, y se aclaren las diferencias y
los alcances entre el plan de operaciones, plan de contingencia, y protocolos.
El Apndice sobre Conceptos y Nociones Bsicas es un documento complementario que permite
ampliar la seccin del Documento Base donde se debe elaborar el glosario de trminos relacionados con
el POE, verificando que se incluyan aquellos que son relevantes para el plan y que son usados con mayor
frecuencia.
A continuacin se muestran algunos ejemplos de conceptos y definiciones que pueden ser utilizados como
referentes haciendo los ajustes que se consideren pertinentes:
27

Ejemplo 5. Ejemplos de los algunos conceptos que pueden ser considerados en el POE
Alarma: Se refiere a los sistemas de seales sonoras o de luz que se emiten para que se adopten acciones
preestablecidas de emergencia o para indicar el desalojo o la evacuacin inmediata de una zona de riesgo
Alerta: Estado que se declara, con anterioridad a la manifestacin de un fenmeno peligroso, con el fin de que los
organismos operativos de emergencia activen procedimientos de accin preestablecidos y para que la poblacin
tome precauciones especficas debido a la inminente ocurrencia del evento previsible. Adems de informar a la
poblacin acerca del peligro, los estados de alerta se declaran con el propsito de que la poblacin y las instituciones
adopten una accin especfica ante la situacin que se presenta.
Anlisis de riesgo: Es el resultado de relacionar la amenaza y la vulnerabilidad de los elementos expuestos, con el
fin de determinar las posibles consecuencias sociales, econmicas y ambientales asociadas a uno o varios eventos.
Cambios en uno o ms de estos parmetros modifican el riesgo en s mismo, o sea el total de prdidas esperadas en
un rea dada por un evento particular.
reas Funcionales de Respuesta: Comprenden grupos de tareas homogneas dirigidas a proporcionar una
respuesta coordinada por parte de las diferentes organizaciones que intervienen en la respuesta y garantizar el uso
eficaz de los recursos
Centro de Operaciones de Emergencias (COE): Es la mxima instancia de conduccin, coordinacin
interinstitucional y toma de decisiones tcticas y operativas para la administracin de las emergencias, segn la
jerarqua de jurisdiccin territorial, y el nivel de la emergencia. Opera en un sitio predeterminado, donde se
direccionan los aspectos logsticos y de informacin, y se asegura la funcionalidad de las diferentes reas de
trabajo. Para el cumplimiento de las tareas, el COE debe disponer de un espacio fsico con la infraestructura
adecuada que permita a las instituciones realizar sus funciones
Cooperacin internacional/ Ayuda externa: Elemento organizacional que provee de manera efectiva, eficaz y
oportuna asistencia humanitaria y soporte en las actividades de respuesta, dadas las condiciones propias de cada
entidad de cooperacin de acuerdo con las necesidades y los llamamientos de apoyo realizados.
Crisis: El proceso de liberacin de los elementos sumergidos o reprimidos de un sistema como resultado de un
perturbacin exgena o endgena que conduce a la parlisis de los elementos protectores o moderadores, a la
extensin de los desrdenes, al surgimiento de incertidumbres de todo tipo y de reacciones en cadena que pueden
desestabilizar el sistema en crisis. Las crisis pueden ser el resultado de una calamidad pblica o desastre o constituir
ellas mismas el desastre o la calamidad.
Dao: Perjuicio, efecto adverso o grado de destruccin causado por un fenmeno peligroso sobre las personas, los
bienes, las redes de servicios y los sistemas naturales o sociales.
Desactivacin de operaciones: Comprende el retorno ordenado, seguro y eficiente de un recurso a su ubicacin
y estado original.
Desastre: Dao o alteracin grave de las condiciones normales de vida en un rea geogrfica determinada,
causada por fenmenos naturales y por efectos catastrficos de la accin del hombre en forma accidental. Es
importante resaltar que los desastres se consideran como una situacin o proceso social que se desencadena como
resultado de la manifestacin de un fenmeno de origen natural o antrpico que, al encontrar condiciones propicias
de vulnerabilidad en una poblacin, causa alteraciones intensas, graves y extendidas en las condiciones normales
de funcionamiento de la comunidad; representadas por la prdida de vida y salud de la poblacin; la destruccin y
prdida o inutilizacin total o parcial, temporal o definitiva de bienes de los individuos y de la colectividad, as como
daos severos en el ambiente, requiriendo de una respuesta inmediata de las autoridades y de la poblacin para
atender a los afectados y establecer los umbrales aceptados de normalidad y bienestar.
Elementos expuestos: El contexto social, material y ambiental representado por las personas y por los recursos,
servicios y sistemas que pueden ser afectados por la manifestacin de un fenmeno peligroso.
28
Emergencia: Estado caracterizado por la alteracin o interrupcin sbita, intensa y grave de las condiciones
normales de funcionamiento u operacin de una comunidad, causada por un evento o por la inminencia del mismo,
que obliga a una reaccin inmediata y que genera la atencin o preocupacin de las instituciones del Estado, los
medios de comunicacin y de la comunidad en general.
Evacuacin: Proceso ordenado para retirar, dispersar y desocupar una zona de desastre o potencialmente
peligrosa para minimizar o evitar los impactos sobre la vida de las personas, trasladndose a una zona segura.
Puede ser una accin autnoma por parte de la poblacin (auto evacuacin) o supervisada por las entidades
responsables.
Evaluacin de la vulnerabilidad: Proceso mediante el cual se promueve la identificacin y caracterizacin de los
elementos expuestos a los efectos de un peligro especfico, as como su predisposicin al dao. La vulnerabilidad
puede variar teniendo en cuenta un conjunto de condiciones y/o procesos que resultan de los factores de orden
fsico, econmico, social, poltico, cultural, educativo, e institucional
Evaluacin del peligro: El proceso mediante el cual se determina la posibilidad de que un fenmeno se
manifieste, con un cierto grado de severidad, durante un perodo de tiempo definido y en un rea determinada.
Representa la recurrencia estimada y la ubicacin geogrfica de eventos probables.
Evento (perturbacin): Suceso o fenmeno natural, tecnolgico o provocado por el hombre que se describe, en
trminos de sus caractersticas, su severidad, ubicacin y rea de influencia. Es el registro en el tiempo y el espacio
de un fenmeno que caracteriza una amenaza.
Gestin del riesgo de desastres: conjunto de polticas, instrumentos y medidas orientadas a reducir los efectos
adversos de fenmenos peligrosos, comprende las actividades de prevencin, mitigacin y preparacin (ex ante),
as como las de atencin y rehabilitacin (ex post), y tiene como objetivo articular los diferentes tipos de
intervencin, dndole un papel principal al desarrollo de las polticas de reduccin del riesgo que en el largo plazo
conduzcan a disminuir de manera significativa las necesidades de intervenir sobre los desastres ya ocurridos.
Igualmente la gestin del riesgo debe preocuparse de que los procesos de reconstruccin no supongan la
reconstruccin de las vulnerabilidades existentes previas a la ocurrencia del desastre, sino que consoliden un
desarrollo ms seguro buscando la sostenibilidad de las reas reconstruidas.
Intervencin: Modificacin intencional de las caractersticas de un fenmeno con el fin de reducir la amenaza que
plantea o de modificar las caractersticas intrnsecas de un elemento expuesto con el fin de reducir su
vulnerabilidad.lla intervencin busca modificar los factores internos y externos de riesgo.
Lneas vitales: Infraestructura bsica o esencial de los servicios bsicos. De la Energa: presas, subestaciones,
lneas de fluido elctrico, plantas de almacenamiento de combustibles, oleoductos, gasoductos. Transporte: redes
viales, puentes, terminales de transporte, aeropuertos, puertos fluviales y martimos. Del Agua: plantas de
tratamiento, acueductos, alcantarillados, canales de irrigacin y conduccin. De las Comunicaciones: redes y
plantas telefnicas, estaciones de radio y televisin, oficinas de correo e informacin pblica.
Mitigacin: Planificacin y ejecucin de medidas de intervencin dirigidas a reducir o disminuir el riesgo o los
impactos de un posible evento. La mitigacin es el resultado de la aceptacin de que no es posible controlar el riesgo
totalmente; es decir, que en muchos casos no es posible impedir o evitar los daos y sus consecuencias y slo es
posible atenuarlas.
Peligro o Amenaza: Factor de riesgo externo de un elemento o grupo de elementos expuestos, correspondiente
al peligro latente de que un fenmeno peligroso de origen natural, o causado por el hombre de manera accidental o
intencional, que se manifiesta en un perodo de tiempo definido y una localizacin determinada con intensidad y
gravedad significativas en detrimento de las personas, los bienes, las redes de servicios, los sistemas estratgicos,
el ambiente y las instituciones de la normalidad.
Plan de contingencia: Instrumentos que establecen los procedimientos para responder a un evento especfico, o
ante la inminencia de un peligro particular, estableciendo acciones y procedimientos de actuacin, niveles de alerta,
y la utilizacin de recursos y suministros, segn la estructura organizacional establecida.
29

Plan de operaciones de emergencia: Se entiende como el instrumento que define, a partir de la situacin
actual y las condiciones de riesgo de un territorio, los modelos organizacionales, las funciones de respuesta, los
elementos de administracin y logstica, y los sistemas de seguimiento y monitoreo, que permiten responder de
una manera efectiva ante situaciones de emergencia o desastre, favoreciendo la preservacin de la vida, la
mitigacin y la reduccin de los efectos sobre los bienes, la economa y el ambiente.
Preparacin: Medidas cuyo objetivo es organizar y facilitar los operativos para el efectivo y oportuno aviso,
salvamento y rehabilitacin de la poblacin en caso de desastre. La preparacin se lleva a cabo mediante la
organizacin, planificacin y ejercicios de simulacin y simulacros de las acciones de alerta, evacuacin,
bsqueda, rescate, socorro y asistencia que deben realizarse en caso de emergencia.
Prevencin: Conjunto de medidas y acciones dispuestas con anticipacin con el fin de evitar o impedir la
ocurrencia de un fenmeno peligroso o para reducir sus efectos sobre la poblacin, los bienes, servicios y el medio
ambiente.
Pronstico: Determinacin de la probabilidad de ocurrencia de un fenmeno con base en: el estudio de su
mecanismo fsico generador, el monitoreo del sistema perturbador y/o el registro de eventos en el tiempo.
Protocolo: Se refiere a los acuerdos de trabajo entre dos o ms instituciones, de manera que su actuacin
conjunta en una situacin especfica se desarrolle coordinadamente dadas las premisas de eficiencia en la
planeacin de acciones y la optimizacin en la utilizacin de recursos. Los protocolos indican de manera explcita la
responsabilidad de las entidades en cada una de las funciones de respuesta ante determinados incidentes o
escenarios definidos.
Rehabilitacin: Proceso de restablecimiento de las condiciones normales de vida mediante el restablecimiento,
o reparacin del rea afectada, los bienes y servicios interrumpidos o deteriorados y el restablecimiento e impulso
del desarrollo econmico y social de la comunidad.
Reduccin de riesgos: Medidas de intervencin compensatorias dirigidas a modificar o disminuir las
condiciones de riesgos existentes y a establecer mecanismos de control con el fin de evitar futuras condiciones de
riesgo. Son medidas de prevencin- mitigacin que se adoptan con antelacin de manera alternativa, prescriptiva
o restrictiva para evitar la materializacin de una amenaza, para evitar o minimizar los daos en caso de producirse
el fenmeno daoso.
Respuesta: Medidas ejecutadas ante la inminencia de un desastre o una vez se ha presentado la emergencia,
empleando los recursos y aplicando los procedimientos establecidos para salvar vidas, proteger la propiedad y el
ambiente, as como preservar la estructura social, econmica y estructura poltica del territorio.
Riesgo: La probabilidad o posibilidad que se produzcan para la colectividad unas consecuencias econmicas,
sociales o ambientales durante un perodo de tiempo definido, como resultado de la materializacin de una
amenaza y la existencia de vulnerabilidad en los elementos expuestos de la colectividad, que constituyen su
contexto social y material.
Simulacin: Ejercicio desarrollado en un ambiente preparado para tal fin, en el que participan los tomadores de
decisiones y/o actores involucrados en la atencin de emergencias, en donde se establece un escenario de
entrenamiento mediante ejercicios de mesa.
Simulacro: Ensayo sobre cmo se debe actuar en caso de emergencia, siguiendo un plan previamente
establecido basado en procedimientos de seguridad y proteccin, pone a prueba la capacidad de respuesta de la
poblacin y su ejercicio permite reevaluar y realimentar los planes.
Sistema de Comando de Incidentes (Incident Command System): Modelo de organizacin desarrollado en
Estados Unidos y utilizado ampliamente a nivel internacional, como una herramienta de comando, coordinacin y
control de la respuesta a una situacin de emergencia, facilitando que diferentes grupos realicen actividades
comunes y tengan procedimientos estandarizados.
30
Tsunami: Una serie de ondas de longitud y perodo sumamente largos, normalmente generados por
perturbaciones asociadas con terremotos que ocurren bajo o cerca del piso ocenico. Tambin, una serie de ondas
del ocano producidas por un terremoto submarino, derrumbe, o una erupcin volcnica.
Tsunami lejano o remoto. Cuando el sitio de arribo est muy alejado, a ms de 1000 Km de distancia de la zona
de generacin. Son eventos mucho menos frecuentes, pero con un alto potencial destructivo. Las olas son grades y
exponen a zonas costeras distantes a la zona de generacin al poder destructivo del tsunami, cruzando la cuenca
del Pacfico. Estos acontecimientos pueden tener plazos muy largos (hasta 6 horas) despus del sismo.
Tsunami local o cercano. Cuando el lugar de arribo a la costa est muy cercano o dentro de la zona de
generacin del maremoto. Tiene tiempos de desplazamientos menores a 1 hora, dejando un lapso muy corto para
la alerta y la evacuacin. Su impacto puede ser grande, pero en un rea geogrfica limitada.
Tsunami regional o intermedio. Cuando el rea invadida est a no ms de 1000 Km o a pocas horas de la zona
de generacin. Son los fenmenos ms comunes. La destruccin puede ser limitada debido a que la energa
liberada no es suficiente para generar un tsunami destructivo en todo el Pacfico, o porque el rea de origen limitada
su potencial destructivo. Estos acontecimientos pueden ocurrir dentro de 15 minutos a 2 horas despus del sismo
Vulnerabilidad: Es definida como el grado de exposicin, fragilidad y resiliencia de un elemento o conjunto de
elementos (personas, patrimonio, servicios, infraestructura, etc.), como resultado de la ocurrencia de un peligro de
origen natural, socio-natural, y antrpico.
Materiales e insumos: Se sugiere emplear los marcos conceptuales y glosarios de trminos oficiales
(documentos institucionales), la seccin de Conceptos Bsicos incluidos en esta Gua Metodolgica, as
como marcos conceptuales y referencias que tengan validez a nivel nacional e internacional.
5.2 MARCO LEGAL
QU DEBE CONTENER?
Se refiere a la base legal que soporta el POE segn el nivel territorial donde se desarrolla. El marco legal
comprende dos secciones: (a) un listado de los principales referentes legales en el Documento Base del POE
y (b) el Apndice sobre Resumen del Marco Legal.
CMO SE FORMULA?
Para el Documento Base del POE, se deben identificar los principales referentes legales y normativos que
enmarcan el POE, teniendo en cuenta las relaciones entre niveles territoriales.
31

Ejemplo 6. Ejemplos de algunos elementos legales vigentes a la fecha de formulacin de la presente

Gua que pueden ser considerados en el POE
Constitucin Poltica del Per, Artculo 163.
Decreto Ley N 19338 del 28 de Marzo de 1972, por el cual se crea el Sistema de Defensa Civil y sus
modificatorias aprobadas por Decretos Legislativos N 442, N 735, N 905 y la Ley N 25414.
Decreto Supremo N 005-88-SGMD, Reglamento del Sistema Nacional de Defensa Civil y sus modificatorias
aprobadas por Decretos Supremos N 058- 2001-PCM y N 069-2005-PCM.
Decreto Supremo N 013-2000-PCM, Reglamento de Inspecciones Tcnicas de Seguridad en Defensa Civil y
sus modificatorias aprobadas por Decretos Supremos N 100-2003 y N 074-2005-PCM.
Decreto Supremo N 059-2001-PCM, Reglamento de Organizacin y Funciones del INDECI.
Decreto Supremo N 081-2002-PCM, que crea la Comisin Multisectorial de Prevencin y Atencin de
Desastres.
Decreto Supremo N 001-A-2004-DE/SG, que aprueba el Plan Nacional de Prevencin y Atencin de
Desastres.
Ley N 27867 - Ley Orgnica de los Gobiernos Regionales, Artculo 61.
Ley N 27972 - Ley Orgnica de los Municipalidades, Artculo 20.
Ley N 28223 - Ley sobre los Desplazamientos Internos.
Reglamento de la Ley sobre los Desplazamientos Internos aprobado por Decreto Supremo N 004-2005MIMDES.
El Apndice sobre Resumen del Marco Legal es un documento complementario a la seccin del
Documento Base donde se deben ampliar los conceptos legales de referencia y elaborar una resea del
componente legal acompaado de una breve descripcin de cada uno de sus elementos.
Materiales e insumos:
Para el texto del Documento Base del POE y el Apndice, se sugiere revisar los documentos oficiales
vigentes partiendo de la Constitucin y aquellas normas que rigen la Gestin de Riesgo de Desastres, el
Sistema Nacional de Defensa Civil y el manejo de las emergencias a nivel nacional como las normativas y
resoluciones vigentes a nivel regional o municipal relacionadas con los diferentes temas que cubre el
POE.
Ficha Metodolgica 3. Orientaciones para el Apndice sobre Resumen del Marco Legal.
32
5.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL VIGENTE DE LA ADMINISTRACIN MUNICIPAL O

REGIONAL Y DE SU COMIT DE DEFENSA CIVIL
QU DEBE CONTENER?
Frente a las operaciones de emergencia, se identifica un conjunto de instituciones que trabajan de manera
articulada segn los niveles territoriales - nacional, regional, provincial y distrital-, en el mbito de sus
competencias. En el marco del POE es fundamental resear la estructura, las funciones y los organigramas
establecidos por ley para el gobierno en su nivel territorial y la relacin para el tema de Gestin de Riesgo de
Desastres y/o Defensa Civil.
CMO SE FORMULA?
Para el Documento Base del POE se debe realizar una descripcin de la estructura del Sistema Nacional
de Defensa Civil SINADECI, reseando como mnimo los siguientes elementos: entidades que lo
conforman, organigramas y funciones principales. Lo anterior se debe realizar desde el nivel territorial
superior (nivel nacional) hasta el nivel territorial donde se elabora el POE.
Igualmente se deber describir la estructura organizacional existente de la administracin municipal o
regional, de acuerdo con el rea de incidencia del POE que se est formulando y la presencia de otros
actores sociales pblicos o privados relevantes para el manejo de las emergencias.
Ejemplo 7. Ejemplos estructura organizacional vigente del SINADECI
JEFE DE ESTADO
GOBIERNO NACIONAL
SECTOR PBLICO
INCLUYE
INSTITUCIONES Y
EMPRESAS DEL
ESTADO
PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE

MINISTROS
COMISIN MULTISECTORIAL DE
PREVENCIN Y ATENCIN DE DESASTRES
INDECI
SECTORES
OFICINAS DE DEFENSA
CIVIL
OFICINA DE DEFENSA CIVIL
DIRECCIN REGIONAL
DE DEFENSA CIVIL
(INDECI)
SISTEMA REGIONAL DE DEFENSA CIVIL

GOBIERNO REGIONAL
GOBIERNOS REGIONALES
MUNICIPALIDADES PROVINCIALES
GOBIERNOS LOCALES
MUNICIPALIDADES DISTRITALES
COMITES REGIONALES DE DEFENSA CIVIL

SECRETARIA TCNICA
COMITES PROVINCIALES DE DEFENSA CIVIL
SECRETARIA TCNICA
COMITES DISTRITALES DE DEFENSA CIVIL
SECRETARIA TCNICA
Ficha Metodolgica 4. Orientaciones sobre la Estructura organizacional existente

Lectura sugerida: Manual de Conocimientos Bsicos para Comits y Oficinas de Defensa Civil del Per.
33

6. CMO IDENTIFICAR LA SITUACIN ACTUAL Y DEFINIR EL DIAGNSTICO

DE RIESGO DEL AREA DE INCIDENCIA DEL POE?
Captulo 3
3. SITUACIN ACTUAL Y
DIAGNSTICO DE RIESGO
3.1 Aspectos generales de la regin

3.3.1 Localizacin
3.2 Diagnstico de riesgos

Ficha 5. Anlisis de
peligros

Ficha 6. Anlisis de
vulnerabilidad
3.2.4 Anlisis de riesgos

Ficha 7. Anlisis de
riesgos
Figura 5. Esquema general del diagnstico del POE
6.1 ASPECTOS GENERALES DE LA UNIDAD TERRITORIAL

QU DEBE CONTENER?
Corresponde a la caracterizacin y descripcin del anlisis de los sistemas biofsico, social, econmico e
institucionales de la unidad territorial que dada su importancia contextualizan el Plan de Operaciones de
Emergencia.
Es recomendable que se acompae con los mapas y cartografa pertinente que permita la ubicacin y
comprensin de la distribucin geogrfica de algunas de las variables descritas.
34
CMO SE FORMULA?
Recopilar e incluir en el POE informacin bsica frente a los siguientes temas:

o Localizacin (rea, lmites geogrficos, caractersticas poblacionales, divisiones poltico
administrativas, indicadores sociales y econmicos bsicos, etc.)
o Condiciones geogrficas y ambientales (altitud, clima, geomorfologa, geologa, hidrografa,
etc.)
o Dinmicas polticas, econmicas y sociales (tasas de crecimiento demogrfico, proporcin de
poblacin urbano-rural, densidad poblacional segn divisin poltica administrativa, usos del
suelo, vivienda, infraestructura, condiciones sociales, actividades econmicas, etc.)
o Principales problemas ambientales
Incluir cartografa bsica y temtica con escalas adecuadas para la unidad territorial, segn
disponibilidad de informacin.
Lecturas sugeridas: Estudios y diagnsticos disponibles; atlas ambientales, censos y estadsticas, cartografa
bsica y temtica.
El POE debe contener un panorama de los peligros o amenazas existentes en la unidad territorial y la
descripcin de las principales condiciones de vulnerabilidad. Adems, se deben incluir anlisis sobre
desastres histricos y los impactos y efectos asociadas. Por ltimo, se presentar la informacin relacionada
con los anlisis de riesgo y la estimacin de los escenarios de daos.
QU DEBE CONTENER?
Comprende la descripcin de los peligros o amenazas que tienen mayor potencial destructivo, o que se
presentan con mayor recurrencia en la unidad territorial donde se formula el POE.
CMO SE FORMULA?
Reconocer los peligros ms significativos y los impactos potenciales asociados a los mismos que pueden
afectar al territorio con el fin de identificar los escenarios que se deben priorizar para la formulacin del
POE.
Documentar los peligros de mayor incidencia en el territorio teniendo en cuenta caractersticas
asociadas a: clasificacin de tipos de peligros, caractersticas, frecuencia con la que presenta, potencial
de afectacin. Esta actividad puede ser realizada a partir de la recoleccin de informacin existente, la
realizacin de talleres y reuniones con expertos en el tema y/o la contratacin especfica de la evaluacin
de los peligros.
La caracterizacin y evaluacin de los peligros debe incluir la cartogrfica pertinente sobre la distribucin
de los mismos (Mapa de peligros).
35

Materiales e insumos. Ficha Metodolgica 5. Identificacin y anlisis de peligros.

Lecturas sugeridas: Datos sobre estudios, documentos u otra informacin tcnica disponible en relacin a
los peligros o las amenazas identificadas.
Algunas fuentes relevantes de informacin cientfico tcnica estn disponibles en las siguientes pginas web:
Entidad
Instituto Nacional de Defensa Civil
Instituto Nacional de Estadstica e Informtica
Instituto Geogrfico Nacional del Per
Instituto Geofsico del Per
Instituto Geolgico, Minero y Metalrgico
Servicio Nacional de Meteorologa e Hidrologa
Red de Bibliotecas Virtuales Andinas para la
Prevencin y Atencin de Desastres: Red BiVa - PAD
Pgina Web
www.indeci.gob.pe
www.inei.gob.pe/
www.ign.gob.pe/
www.igp.gob.pe/
www.ingemmet.gob.pe
www.senamhi.gob.pe/
www.redbivapad.org.pe

QU DEBE CONTENER?
Comprende la identificacin y caracterizacin de los elementos expuestos a los efectos de un peligro

especfico, as como su predisposicin al dao.
CMO SE FORMULA?
Reconocer las principales condiciones de vulnerabilidad para cada uno de los peligros ms significativos y
aquellos a los que se orienta el POE: factores de orden fsico, econmico, social, poltico, cultural,
educativo, e institucional.
Documentar los factores de vulnerabilidad e incluir su distribucin espacial en la cartografa adecuada de
ser posible.
Materiales e insumos. Ficha Metodolgica 6. Identificacin y anlisis de vulnerabilidad

la vulnerabilidad frente a los peligros identificados.
6.2.3 Desastres histricos
QU DEBE CONTENER?
Corresponde al anlisis de los registros de eventos desastrosos de diversa magnitud segn tipos de evento e
impactos asociados a los mismos. En la medida de lo posible, se debe documentar los desastres o las
emergencias ocurridas en el pasado.
36
CMO SE FORMULA?
Recopilar informacin histrica disponible sobre eventos ocurridos.

Analizar los registros segn tipo de evento, promedios anuales, principales causas, reporte de daos y
prdidas (prdida de vidas, heridos, damnificados, prdida de viviendas, afectacin de viviendas, daos
en infraestructura y servicios, costos de prdidas, etc.)
Elaborar grficos y tablas de anlisis a partir de la informacin disponible.
Lecturas sugeridas: Sistema Nacional de Informacin para la Prevencin y Atencin de Desastres

SINPAD y Sistema de Inventario de Efectos de Desastres (DesInventar) En: http://online.desinventar.org
Si se quieren datos ms locales entrevistar personas de las entidades y de la comunidad que tengan un
amplio conocimiento de la zona, revisar archivos de peridicos, monografas de la regin, etc.
6.2.3 Anlisis de riesgo
QU DEBE CONTENER?
Es el resultado de relacionar el peligro y la vulnerabilidad de los elementos expuestos, con el fin de

determinar las posibles consecuencias sociales, econmicas y ambientales asociadas a uno o varios eventos.
Para los POE es importante la definicin de escenarios de desastre donde se aade una perspectiva de
tiempo al anlisis de peligros y vulnerabilidades para estimar los posibles efectos o impactos de un evento
predeterminado.
CMO SE FORMULA?
Cada escenario de riesgo debe tener una descripcin breve y coherente de las afectaciones e impactos sobre la poblacin, el ambiente, la infraestructura y redes vitales - en relacin a los peligros considerados
prioridad para el POE que faciliten posteriormente la toma de decisiones.
Elaborar los escenarios de riesgo sobre la base de informacin obtenida de los peligros y el anlisis de la
vulnerabilidad de la unidad territorial donde se formula el POE.
Para la documentacin de cada escenario de riesgo en relacin a un peligro se sugiere emplear
indicadores de efectos directos e indirectos y la descripcin de los posibles impactos o consecuencias
(edificios colapsados, prdida de infraestructura crtica, muertos, heridos o desplazados, etc.). Estos
escenarios deben ser realistas y creados con base en la informacin existente en la jurisdiccin.
Materiales e insumos. Ficha Metodolgica 7. Anlisis de riesgo

las condiciones de riesgo de la unidad territorial.
37

PARTE III. DEFINICIN DE TAREAS, RESPONSABLES,

MECANISMOS DE COORDINACIN Y RECURSOS
7. CULES SON LOS ALCANCES DE LAS OPERACIONES DE EMERGENCIA?
En este captulo se describen bsicamente las fases operativas del plan y se establecen los criterios y
parmetros para la clasificacin y niveles de las emergencias.
El esquema general del captulo se visualiza a continuacin:
Captulo 4
3. SITUACIN ACTUAL Y
DIAGNSTICO DE RIESGO
4.1 Fases operativas
4.2 Clasificacin de las emergencias
para la clasificacin de
las emergencias
Figura 6. Esquema general del concepto de operaciones del POE

QU DEBE CONTENER?
Corresponden a una serie de etapas o estados diferenciados en el proceso de las operaciones de

emergencia que son conducidas por los gobiernos, el sector privado y las comunidades para hacer
frente a una situacin de desastre. Si bien estas fases no se muestran completamente separadas en
la realidad, para el POE es importante establecer diferencias y alcances entre una fase y otra.
CMO SE FORMULA?
Identificar los alcances de cada una de las fases operativas para el manejo de emergencias y definir las
actividades que se esperan incluir en el documento.
Realizar una breve descripcin de cada una de las fases y sus actividades
En general el manejo de las operaciones de emergencia se divide en tres fases: preparacin,

respuesta y rehabilitacin. A continuacin se muestra un ejemplo de las fases operativas y sus actividades
bsicas, de modo que sirven de referente para el POE:
38
Ejemplo 8. Ejemplo de fases para el manejo de operaciones de emergencia
1. Fase de preparacin
La preparacin es una fase esencial para el
fortalecimiento de capacidades con el fin de garantizar
la efectividad de la respuesta, y parte de la premisa de
que existe el riesgo residual, donde las condiciones de
peligro y vulnerabilidad no son reducidas en su totalidad
habiendo siempre algn grado de probabilidad de
ocurrencia de daos y prdidas, que sern menores en
la medida que se hallan implementado las acciones
preventivas y correctivas del riesgo.
La formulacin del Plan de Operaciones de Emergencia
hace parte de la planeacin dentro del proceso de
preparacin ante las emergencias.
Planeamiento
Evaluacin y
monitoreo
Preparacin
Organizacin
entrenamiento y
equipos
Simulacin y
simulacros
2. Fase de respuesta
La fase de respuesta se refiere a las medidas
ejecutadas ante la inminencia de un desastre o una vez
se ha presentado la emergencia, empleando los
recursos y aplicando los procedimientos establecidos
para salvar vidas, proteger la propiedad y el ambiente,
as como preservar la estructura social, econmica y
estructura poltica del territorio.
Conocimiento
de la situacin
Desmovilizacin
Proceso de
Respuesta
Activacin y
despliegue de
recursos y
capacidades
Coordinacin
de acciones de
respuesta
3. Fase de rehabilitacin
La fase de rehabilitacin corresponde al
restablecimiento gradual de las condiciones de vida,
infraestructura y seguridad en las zonas afectadas.
Dependiendo de la complejidad de los daos y las
necesidades se requerir la participacin de diversas
instancias regionales, nacionales e internacionales, as
como de recursos econmicos, sociales y polticos que
conduzcan a una recuperacin a largo plazo
Evaluacin de
Daos y
Necesidades
Priorizacin y
asignacin de
recursos
Proceso de
Respuesta
Restauracin de
poblacin
Restablecimiento de
infraestructura bsica
y servicios
39


QU DEBE CONTENER?
Este tem busca definir mediante una escala de valores, la magnitud y la complejidad de una emergencia o
desastre y tiene como objeto guiar la primera respuesta y facilitar la organizacin rpida de las entidades
operativas responsables y la activacin del apoyo de los niveles de gobierno de mayor jerarqua en caso de
ser requerido.
Estos niveles de emergencia definirn el modelo organizacional que asuma para el manejo de la emergencia,
ampliando o contrayendo la estructura de acuerdo con el impacto y las necesidades de apoyo.
CMO SE FORMULA?
Definir criterios para la clasificacin de las emergencias basados en la cobertura, impacto, tiempo de
atencin, etc.
Estos criterios se establecen de forma unificada para el Sistema Nacional de Defensa Civil.
Identificar los diferentes fenmenos que afectan el rea de jurisdiccin del POE y de acuerdo con las
capacidades locales, establecer en qu nivel de emergencia se clasificara cada tipo de evento.
Un ejemplo de la clasificacin de los niveles de las emergencias se muestra a continuacin:
40
Ejemplo 9. Clasificacin de los niveles de las emergencias
CRITERIOS
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
Cobertura geogrfica
Emergencia localizada en un
solo Distrito.
Emergencia localizada en dos o Emergencia localizada en dos

ms Distritos.
o ms Regiones.
Impacto
Local/Distrital /Provincial
Regional
Nacional
Capacidad de
respuesta
Distrital
Regional
Nacional
COE
COED
COED
COED
Tiempo de atencin de
la emergencia
Tiempo mximo de 8 horas

(hasta 3 das)
Ms de 72 horas
(ms de 3 das)
.Eventos frecuentes,
espacialmente puntuales sin
generar eventos conexos.
.Atendido por dos o ms
entidades locales y se
coordina a travs del COED.
.Tiene una afectacin baja a
la poblacin sin alterar la
funcionalidad del Distrito.
.Pueden ser registrados por
medios locales de
comunicacin.
.Eventos poco frecuentes,

espacialmente afecta dos o ms
Distritos. Atendido por varias
entidades operativas locales y
regionales y se coordina travs
del COER. Tiene afectacin
media a la poblacin y puede
alterar la funcionalidad de la
regin o del rea metropolitana.
No generan impacto a nivel
nacional. Generalmente se
r e g i s t ra n e n m e d i o s d e
comunicacin nacional.
Eventos muy poco frecuentes,

espacialmente afecta dos o
ms Regiones.
.Atendido por varias entidades
operativas del orden local,
regional y nacional y se
coordina a travs del COEN.
Tiene una afectacin alta a la
poblacin y puede alterar la
funcionalidad del pas.
.Tienen cubrimiento de medios
de comunicacin a nivel
nacional e internacional.
Accidentes vehiculares,
incendios estructurales que
no tienen riesgos conexos
como materiales peligrosos,
huaycos puntales.
deslizamientos
Inundaciones, deslizamientos
que afectan un rea geogrfica
importante,
sismos de
magnitud media. Accidentes
areos y/o martimos menores.
Incendios estructurales en sitios
de afluencia masiva.
Sismo de gran magnitud y

tsunamis. Accidentes areos
y/o martimos que involucran
gran cantidad de personas o
generan riesgos concatenados.
Descripcin de los
eventos
Ejemplo de
Tipos de emergencias
Materiales e insumos: Ficha Metodolgica 8. Orientaciones para la clasificacin de los niveles de

emergencia que se activarn de acuerdo con los diferentes peligros presentes en el mbito de jurisdiccin del
Plan y sus posibles impactos.
Tomar como referencia los ejemplos de peligros citados anteriormente haciendo los ajustes necesarios.
41

8. CULES SON LAS AREAS FUNCIONALES, TAREAS DE RESPUESTA Y QUINES

SON LOS RESPONSABLES?
En este captulo se establecen las reas funcionales y las tareas de respuesta del Plan de Operaciones, y sus
responsables adems, se presentan los Anexos Funcionales, Matrices de Responsables y Apndice de
Funciones correspondientes.
Captulo 5
5
5. AREAS FUNCIONALES Y TAREAS DE
RESPUESTA
5. 1 reas funcionales y tareas de respuesta
ANEXOS FUNCIONALES
I. Rescate y seguridad
para la definicin de las
reas funcionales y las
tareas de respuesta.
II. Salud
III. Asistencia Humanitaria
IV. Servicios Generales, Hbitat y Medio
Ambiente

para la definicin
actores, roles y funciones
V. Direccin y Manejo de la Emergencia

VI. Logstica
Apndice. Funciones Institucionales
Ficha11. Orientaciones
para la definicin de
funciones institucionales
Figura 7. Esquema general de reas funcionales y tareas de respuesta del POE
8.1 AREAS FUNCIONALES Y TAREAS DE RESPUESTA

QU DEBE CONTENER?
Las reas de respuesta o reas funcionales para el manejo de la emergencia comprenden grupos de tareas
dirigidas a proporcionar una atencin coordinada por parte de las diferentes organizaciones que intervienen
en la respuesta y a garantizar el uso eficaz de los recursos.
Para el POE se debe elaborar tres secciones: (a) resumen de las reas funcionales y tareas de respuesta para
el Documento Base y (b) los Anexos Funcionales uno para cada rea definida.
42
CMO SE FORMULA?
Identificar de las reas funcionales y las tareas de respuesta para el manejo de emergencias de acuerdo
con el esquema sugerido en la presente Gua y validar las tareas de acuerdo con las demandas de
necesidades de actuacin segn los escenarios identificados en el diagnstico.
Identificar el propsito, alcance y actividades en cada rea funcional especfica.
Identificar para cada tarea el propsito, alcance, prioridades, actividades, subprocesos, recursos,
documentos, registros o formatos, y relaciones con las tareas de respuesta de otras reas
Elaborar los Anexos Funcionales para adjuntar al POE.
A continuacin se incluye un ejemplo de 41 tareas agrupadas en 6 reas funcionales, que pueden ser
utilizados como referentes en el POE:
Ejemplo 10. reas Funcionales y Tareas de Respuesta
rea Funcional V. Direccin

y manejo de la emergencia
rea Funcional VI. Logstica

y recursos para las operaciones
y toma de decisiones
rea Funcional I. Rescate y Seguridad

6
rea Funcional II. Salud

8
rea Funcional III. Asistencia Humanitaria

rea Funcional IV. Servicios Generales,
Hbitat y Medio Ambiente
I
Funciones
II
III
IV
Tareas
43

reas Funcionales y Tareas de respuesta

rea Funcional I Rescate y Seguridad
Propsito
Tareas
Coordinar y proveer el conjunto de acciones inmediatas efectuadas por la poblacin organizada

y por las entidades competentes de primera respuesta con el fin de salvaguardar vidas,
controlar eventos secundarios como incendios, explosiones y fugas, entre otros, as como
proteger los bienes y mantener la seguridad pblica.
1.1 Bsqueda y Rescate
1.2 Medidas de seguridad y de trnsito
1.3 Control de incendios
1.4 Evacuacin masiva de zonas afectadas y en riesgo
1.5 Emergencias de materiales peligrosos
rea Funcional II Salud
Propsito
Tareas
Busca garantizar la atencin de salud en situaciones de emergencias y desastres mediante un

sistema organizado y articulado
2.1 Atencin pre hospitalaria
2.2 Atencin hospitalaria
2.3 Vigilancia epidemiolgica post-desastre
2.4 Salud ambiental
2.5 Manejo de cadveres
2.6 Salud Mental
rea Funcional III Asistencia Humanitaria
Propsito
Tareas
Desarrollar y coordinar las acciones relacionadas con la atencin social que requieren las
personas afectadas por la ocurrencia de una emergencia o desastre, en especial, lo relacionado
con brindar techo, abrigo, alimento y necesidades bsicas, as como la proteccin a grupos
vulnerables (nios, nias, adolescentes, gestantes, personas con enfermedades preexistentes
y adultos mayores, personas con capacidades diferentes).
3.1 Empadronamiento
3.2 Techo de emergencia en lote
3.3 Instalacin y manejo de albergues
3.4 Asistencia alimentaria
3.5 Asistencia no alimentaria
3.6 Dotacin de agua temporal
3.7 Proteccin de grupos vulnerables
3.8 Reunificacin familiar
rea Funcional IV Servicios generales, Hbitat y Medio Ambiente
Propsito
Tareas
44
Monitorear los eventos naturales y/o inducidos, y evaluar los daos de los servicios vitales,
saneamiento bsico (agua, desage y residuos slidos), energa, telecomunicaciones,
transporte, salud, y educacin), edificaciones (pblicas y privadas) y medio ambiente, con el fin
de definir las medidas que las autoridades deben tomar para la proteccin de la vida y los
bienes, y para la rpida recuperacin de los servicios y el medio ambiente.
4.1 Monitoreo de eventos naturales y/o inducidos, y riesgos concatenados
4.2 Evaluacin de daos y restablecimiento de servicios de transporte y comunicaciones
4.3 Evaluacin de daos y restablecimiento de servicios de agua y saneamiento
4.4 Evaluacin de daos y restablecimiento de servicios de energa
4.5 Evaluacin de daos en estructuras pblicas y privadas
4.6 Estabilizacin y/o demolicin de estructuras, remocin y manejo de escombros
4.7 Evaluacin de daos y restablecimiento de servicios de educacin
rea Funcional V Direccin y manejo de la emergencia
Propsito
Tareas
Liderar la atencin de la emergencia y/o desastre a travs de la coordinacin con las instancias
establecidas en los diferentes niveles territoriales; generar las decisiones que se transformen en
acciones de respuesta efectivas, en base a la informacin oportuna; planificar y realizar el
seguimiento de las actividades para que la poblacin se recupere de la emergencia.
5.1 Planificacin integral y coordinacin de la emergencia
5.2 Informacin pblica
5.3 Asuntos legales y administrativos
5.4 Coordinacin de la evaluacin de daos y anlisis de necesidades EDAN
5.6 Gestin de informacin y comunicaciones del COE
5.7 Coordinacin de la cooperacin internacional
5.8 Coordinacin con otras regiones y el sector privado
5.9 Planificacin de la recuperacin econmica y social
rea Funcional VI Logstica y recursos para las operaciones y toma de decisiones
Propsito
Proveer los suministros, equipos y personal apropiados, cuando las capacidades logsticas de
las instituciones son superadas con el fin de garantizar el apoyo adicional necesario en las
cantidades requeridas y en los lugares y momentos en que se necesitan para la atencin y
recuperacin en la emergencia, analizando la informacin suministrada por los responsables del
COE y de las diferentes tareas
Tareas
6.1 Inventario de recursos y anlisis de necesidades logsticas

6.2 Administracin de almacenes
6.3 Manejo de donaciones
6.4 Manejo de recursos (personal, equipos, instalaciones, materiales)
6.5 Coordinacin y manejo de medios de transporte (movilidad)
6.6 Manejo de la seguridad ocupacional y servicios a los respondientes (salud alimentos y otros)
Se sugiere que esta actividad se realice de manera participativa durante las reuniones o talleres con los
actores vinculados

Ficha Metodolgica 9. Orientaciones para la definicin de las reas funcionales y las tareas de respuesta.
45

8.2 MATRICES DE RESPONSABLES Y DEFINICIN DE FUNCIONES

QU DEBE CONTENER?
Las matrices de responsables definen los actores que deben estar involucrados en cada una de las reas de
respuesta o reas funcionales para el manejo de la emergencia y comprenden las entidades
gubernamentales y privadas con presencia en el territorio, que de alguna forma participaran en la
coordinacin, ejecucin o como apoyo. Cada rea tiene coordinadores, cada tarea tiene responsables
principales, as como instituciones de apoyo (pblicas o privadas), que estn directamente relacionadas y a
quienes se les solicita participar en el mbito de sus competencias.
Para el POE se debe elaborar dos documentos: (a) Las matrices de responsables que harn parte de los
Anexos Funcionales uno para cada rea definida y (b) el Apndice sobre las Funciones Institucionales para
cada rea definida.
CMO SE FORMULA?
Identificar para cada rea funcional y cada tarea especfica las entidades que participan.
Posteriormente, para las entidades identificadas definir roles y responsabilidades (Coordinador,
Responsable Principal, Responsable y Apoyo) frente a cada una de las tareas. Cada una de las reas
funcionales definidas en el plan debe tener coordinadores, y cada Tarea responsables principales,
responsables y entidades de apoyo, quienes realizan las operaciones de respuesta segn los niveles
territoriales.
Elaborar la Matriz de Responsables como parte de los Anexos Funcionales para adjuntar al POE.
Una vez definidos los roles se deben redactar las Funciones de cada una de las Institucionales segn las
reas y Tareas de respuesta, y se deben consolidar en un Apndice.
actores vinculados

Ficha Metodolgica 10. Orientaciones para la definicin de las matrices de responsables.
Ficha Metodolgica 11. Orientaciones para la definicin de funciones institucionales
46
9. CAL ES EL ESQUEMA ORGANIZACIONAL RECOMENDADO PARA EL MANEJO

DE EMERGENCIAS?
Esta seccin presenta la estructura organizativa que orienta la coordinacin y la toma de decisiones para el
control eficiente y eficaz de las emergencias con las capacidades y recursos disponibles de las entidades e
instancias responsables, la participacin del sector privado y la comunidad.
Captulo 6
6
Modelo organizacional
para la definicin del
modelo organizacional
Figura 8. Esquema del modelo organizacional del POE

QU DEBE CONTENER?
Durante el proceso de formulacin del POE las entidades responsables de las reas funcionales definen la
forma como se ejecutar la coordinacin con las dems entidades que participan de las operaciones de
emergencia. En los Anexos Funcionales del POE se presenta el propsito, los alcances y el concepto de
operaciones para las reas funcionales y se incluyen las matrices de responsabilidades, indicando las
funciones de respuesta, as como las tareas o actividades que corresponden a dichas funciones, permitiendo
la actuacin coordinada de los diversos actores y facilitando las acciones de respuesta. Estas tareas y reas
funcionales se deben distribuir de acuerdo a la metodologa propuesta por el Sistema Comando Incidente, tal
estructuracin se muestra a continuacin:
As, la coordinacin y el control se soporta en una organizacin modular, que combina e incorpora todos los
elementos necesarios de personal, instalaciones, equipo, procedimientos y comunicaciones, segn el tipo, la
magnitud, el tamao y la complejidad de la emergencia o del desastre, con la participacin de los diferentes
niveles de gobierno nacional, regional, provincial, distrital as como del sector privado y las
organizaciones no gubernamentales. La implementacin del modelo en los diferentes niveles territoriales
asegura que los responsables cuenten con un conjunto de principios comunes para responder y controlar el
incidente
El sistema busca mantener el alcance de control (se considera que el nmero mximo de instancias de
coordinacin que una seccin puede manejar eficientemente est entre 3 y 7) y se puede contraer o expandir
en funcin del nivel de la emergencia; es decir, la estructura puede ser desplegada total o parcialmente, en el
contexto del peligro y de la clasificacin de la emergencia, permitiendo potenciar la respuesta, la entrega de
recursos y los niveles de coordinacin adecuados para cada caso.
Tal estructuracin se muestra a continuacin a modo de ejemplo:
47

COORDINADOR DE LA EMERGENCIA
UNIDAD SITUACIONAL
5.4 Coordinacin de
evaluacin de daos y
necesidades
5.5. Gestin de informacin y
UNIDAD DE REHABILITACIN
5.8 Planificacin de la
recuperacin econmica y
social
SEGURIDAD
1.2 Medidas de seguridad y trnsito
PLANEAMIENTO
5.1 Planificacin integral y
coordinacin de la emergencia
ENLACE
5.6 Coordinacin para la Cooperacin Internacional
5.7 Coordinacin con otras regiones del pas y el sector privado
REA FUNCIONAL
PLANIFICACIN Y
COORDINACIN DE
LA EMERGENCIA
ADMINISTRACIN, JURIDICA Y
FINANZAS
INFORMACIN
OPERACIONES
AREA FUNCIONAL - RESCATE Y

SEGURIDAD
AREA FUNCIONAL - SALUD
AREA FUNCIONAL - LOGSTICA
AREA FUNCIONAL - ASISTENCIA

HUMANITARIA
1.2 Medidas de seguridad y

trnsito
2.3 Vigilancia epidemiolgica
post-desastre
4.1 Monitoreo de eventos

naturales y/o inducidos y
riesgos concatenados
6.2 Administracin de
almacenes
3.2 Techo de emergencia en

lote
4.2 Evaluacin de daos y

restablecimiento de servicios
de transporte y
comunicaciones
6.3. Manejo de donaciones
3.3 Instalacin y manejo de

albergues
2.4 Salud ambiental
6.1 Inventario de recursos y

anlisis de necesidades
operativas
3.1 Empadronamiento
1.1 Bsqueda y rescate
AREA FUNCIONAL - SERVICIOS

GENERALES, HABITAT Y MEDIO
AMBIENTE

de agua y saneamiento
6.4 Manejo de recursos

para operaciones
(instalaciones, equipos,
personal y materiales)

energa
1.4 Evacuacin de zonas

afectadas y en riesgo
1.5 Emergencias de
materiales peligrosos
3.6 Dotacin temporal de agua
4.5 Evaluacin de daos en

edificaciones pblicas y
privadas
6.5 Coordinacin y manejo

de medios de transporte
2.6 Salud mental

3.7 Proteccin de grupos
vulnerables
4.6 Estabilizacin y/o

demolicin de estructuras,
remocin y manejo de
escombros

de educacin
6.6 Manejo de seguridad

ocupacional y servicios a los
respondientes (servicios
mdicos, alimentarios,
sistemas de comunicacin y
seguridad ocupacional)
Ejemplo 11. Estructura Funcional para la Atencin de Emergencias: reas y Tareas de Respuesta
48
CMO SE FORMULA?
Las tareas y reas funcionales establecidas en los Anexos Funcionales del POE (Ver Seccin 7 de la
presente Gua Metodolgica) deben ser distribuidas de acuerdo a la metodologa de administracin de
emergencias propuesta por el Sistema de Comando de Incidentes. Las entidades pueden llevar a cabo
varias sesiones de trabajo para acordar y definir la distribucin de las responsabilidades.
A partir del ejercicio anterior se obtiene la Estructura Funcional para la Atencin de Emergencias: reas y
Tareas de Respuesta.
Si bien en cada emergencia o desastre especfico se debe evaluar el alcance de la estructura de comando,
se sugiere establecer los grados de despliegue en funcin de los niveles de emergencia.
Posteriormente se definen las funciones para cada componente de la estructura organizacional
propuesta (personal de comando y personal general). En la presente Gua Metodolgica se incluye un
listado de acciones predefinidas que pueden ser usadas como referente.
actores vinculados

Ficha Metodolgica 12 . Orientaciones para la definicin del modelo organizacional
Tomar como referencia el ejemplo citado anteriormente haciendo los ajustes necesarios.
49

10. QU RECURSOS SE NECESITAN PARA EL MANEJO DE LAS EMERGENCIAS Y

CMO SE PUEDE HACER EL INVENTARIO?
En esta seccin se hace una relacin general de los recursos institucionales disponibles para la respuesta a
emergencias o desastres por parte de la unidad territorial donde se formula el POE.
Captulo 7
7
Inventario de recursos
para la elaboracin de los
inventarios de recursos.
Figura 9. Esquema del inventario de recursos del POE
QU DEBE CONTENER?
Los inventarios permite que se conozcan de manera detallada el tipo de recursos disponibles y la forma de
administrarlos en el marco de las operaciones de emergencia, y por ello, cada institucin debe garantizar y
mantener esta informacin actualizada sobre sus recursos y enviarla para disponibilidad de los Centros de
Operaciones de Emergencia - COE. Los inventarios de recursos generalmente deben gestionarse con
relacin a los siguientes elementos como mnimo: Recursos humanos, equipos, herramientas, vehculos,
ayuda humanitaria e insumos mdicos. Para el POE se debe elaborar dos secciones: (a) resumen del
inventario de recursos para el Documento Base y (b) Apndice de Inventario de Recursos.
CMO SE FORMULA?
Los coordinadores de cada rea funcional deben hacer un anlisis de los recursos necesarios y
disponibles para el cumplimiento de sus funciones.
Preparar y presentar los inventarios los cuales sern validados por la entidad coordinadora del POE en el
nivel territorial.
Una vez validados, los inventarios harn parte del Documento Base y se agregarn como apndices al
POE.
Los inventarios deben ser verificados y actualizados segn el periodo de tiempo estipulado por la entidad
coordinadora.
Una gua de los principales recursos a inventariar dentro de las instituciones, es la siguiente:
50
Ejemplo 12. Tipo de recursos para las operaciones de emergencia
TIPO DE RECURSO
DESCRIPCION
Personal
disponible
El listado de personal debe incluir nombre, cargo, profesin o rea de desempeo e

informacin de contacto.
Informacin bsica
disponible
Esta informacin bsica incluye entre otros aspectos: detalles demogrficos,

estructuras de liderazgo formales e informales, Condiciones climticas generales,
incluyendo diurna, nocturna en distintas pocas del ao, hbitos alimenticios normales
de los distintos grupos socio-econmicos, enfermedades endmicas al rea, estado de
salud general de la poblacin, caractersticas econmicas, tenencia y tipologa de la
vivienda, cobertura y condicin general de la infraestructura vial, de servicios y lneas
vitales.
Vehculos,
maquinaria y
equipos especiales
Se refiere a vehculos de carga y pasajeros para transporte areo, terrestre, fluvial;

tambin maquinaria pesada y de construccin (pblica y privada) disponible como
gras, plumas, montacargas, retroexcavadoras, etc. Debe especificar marca, modelo,
capacidad, propietario, ubicacin e informacin de contacto de la entidad responsable.
Se incluyen dentro de equipos especiales los disponibles en el aeropuerto,
dependencias militares, distritos de obras pblicas, equipos para limpieza y
mantenimiento de sistemas de alcantarillado, equipos de perforacin de pozos,
sistemas de potabilizacin de agua, carro-tanques, centrales telefnicas mviles, etc.
Combustibles
Se deben identificar tipos, fuentes, lugares de almacenamiento y distribucin,

capacidad, autonoma (desempeo esperable en situaciones de consumo normal, con
interrupcin del abastecimiento) y fuentes alternas.
Sistemas de
comunicacin
Se agrupan por sistemas. Radio comunicaciones segn bandas UHF, VHF, HF y rangos
de frecuencias. Se especifica coberturas, basadas en repetidoras, bases mviles y
porttiles. Otros sistemas como beepers, telefona celular y convencional y sistemas de
los radio aficionados.
Alimentos
Se debe incluir una descripcin bsica de los hbitos alimentarios de la zona. Se hace
un inventario de la produccin y de los principales centros de almacenamiento y
distribucin con informacin de contacto de la entidad responsable. Se debe indicar la
capacidad y autonoma.
Suministros
mdicos
Se debe identificar bodegas, farmacias, depsitos de centros asistenciales pblicos y

privados. Se indica la capacidad y autonoma. Se incluye acuerdos o contratos de
servicios que puedan agilizar en un momento la disposicin de estos recursos.
Sitios de
concentracin en
caso de evacuacin
Se deben identificar "zonas seguras" o lugares de fcil acceso donde la poblacin puede
desplazarse en caso de una emergencia, segn el tipo de evento. Debern estar fuera
de las zonas de riesgo y reunir las condiciones sanitarias mnimas para la poblacin
durante el tiempo que dure una evacuacin.
Centros de
servicios
Los centros de servicios son los ncleos bsicos de los servicios pblicos. Incluye los
entes administrativos locales como la alcalda y otros servicios como hospitales, obras
pblicas, acueductos, alcantarillados, redes de energa, telefona, etc. Se deben
describir redes, nodos y puntos vulnerables. En lo posible se debe incluir su capacidad
y autonoma.
51

TIPO DE RECURSO
DESCRIPCION
Albergues y
alojamientos
temporales
Incluye los dispuestos especficamente como alojamientos (por ejemplo hoteles y

moteles), instalaciones existentes que son adaptables a esta funcin y zonas que
pueden habilitarse para la construccin de albergues o campamentos. Debe
especificarse direccin, caractersticas, capacidad y autonoma. Debe preverse la
dotacin necesaria, bien sea para tenerla en almacenamiento o para solicitarla en el
momento requerido.
Hospitales, centros
y puestos de salud
Describe la capacidad de oferta en salud: infraestructura, servicios, capacidad y

autonoma. Debe incluir elementos de referencia y contra-referencia que ubiquen los
recursos dentro de un concepto de red asistencial.
Es deseable establecer unos centros de reservas y suministros con inventarios de

Centros de reservas equipos y elementos para atender emergencias, sistemas de requisicin, utilizacin y
y suministros
devolucin en varias localidades. Debe darse especial importancia al mantenimiento y
reposicin de equipo.
Sistemas de alerta
Incluye los sistemas de comunicaciones, los sistemas para el manejo de la

informacin, las notificaciones a los oficiales responsables, el contacto con los medios
y los mtodos de divulgar la alerta al pblico.
Voluntarios
La Defensa Civil, Cruz Roja y otras entidades que tienen voluntarios dispuestos y
entrenados a trabajar en situaciones de emergencia deben mantener listados de
voluntarios con su informacin de contacto. Tambin deben tomar en cuenta el equipo
y los materiales necesarios para su seguridad y para que su obra sea eficaz.
Organismos no
gubernamentales ONG y sector
privado
Existen muchos organismos no gubernamentales (ONG) que tienen a su disposicin

recursos humanos y otros recursos que pueden ayudar a la comunidad a enfrentarse
al riesgo o al desastre. Se debe involucrar a las ONG en las actividades de prevencin,
mitigacin, preparacin, y respuesta. Se debe invitar al sector privado a participar en
el proceso de preparacin para los desastres, y as su aporte y contribucin hace parte
del plan. Se debe integrar el aporte del sector privado en todos los aspectos de
preparacin, respuesta, y recuperacin.
Recursos
financieros
Cada institucin tiene sus recursos que forman parte de su presupuesto normal, y en
caso de desastre, puede ser necesario utilizarlos de otra forma de lo que se esperaba.
Tambin es deseable que existan fondos de contingencia o un fondo especial para el
manejo de emergencias y desastres. Debe incluirse los mecanismos, normas y
disposiciones legales que permitan y regulen su utilizacin.
Recursos
internacionales
En caso de desastre mayor, los recursos donados del exterior pueden llegar en tales
cantidades que causan grandes problemas para los que deben manejarlos. Es
importante establecer muy pronto cuales son los tipos de recursos que se necesitan y
que sern aceptados. Mientras no se pueda aclarar cules son las necesidades
especficas se deben aceptar solamente recursos financieros.
Materiales e insumos: Ficha Metodolgica 13. Orientaciones para la elaboracin de los inventarios de
recursos.
52
PARTE IV. PUESTA EN PRCTICA E INSTITUCIONALIZACIN

DEL POE
11. CULES SON LOS MECANISMOS DE IMPLEMENTACIN, ACTIVACIN Y
CONTROL DEL PLAN?
En este captulo se presenta la informacin relacionada con los niveles de activacin y desactivacin del POE
a partir del primer momento de ocurrido el desastre. Adems, incluye las orientaciones sobre la
coordinacin y el control del plan, planes de contingencia, los sistemas de alerta, comunicacin y
seguimiento y monitoreo del plan.
Captulo 8
8. MECANISMOS DE
IMPLEMENTACIN, ACTIVACIN Y
CONTROL DEL PLAN
8.1 Niveles de activacin y desactivacin del

plan
8.2 Control, coordinacin y comunicacin
entre niveles de gobierno
8.3 Sistemas de alerta
8.4 Seguimiento y monitoreo del plan
Apndice. Protocolo de Coordinacin y
Comunicacin entrenivelesde gobierno
Apndice. Protocolo o procedimientos

especficos
para la elaboracin del
Protocolo de Coordinacin
y Comunicacin entre
niveles de gobierno
para la elaboracin
protocolos o de
procedimientos especficos
Figura 10. Esquema de implementacin y control del POE
53


QU DEBE CONTENER?
El POE se utiliza al momento de la ocurrencia de un evento de desastre. Dependiendo del tamao, el alcance
y la magnitud del incidente, sern llamados a la accin diferentes instancias y niveles territoriales, teniendo
en cuenta las orientaciones que se hayan definido para cada tipo de evento.
CMO SE FORMULA?
Segn la clasificacin de las emergencias (ver numeral 6.2 de la Gua Metodolgica) se formulan las
instancias y niveles de activacin del plan de operaciones.
A continuacin se incluye un ejemplo de instancias y niveles de activacin del POE:
Ejemplo 13 . Instancias y niveles de activacin del plan de operaciones
Nivel de la emergencia
Nivel 1
Desastre Distrital
Dependencia
Notificacin
Tipo de activacin
Comit Distrital de Defensa Segn protocolos distritales e Parcial segn valoracin

Civil.
institucionales
del COE Distrital
Comit Provincial / Regional Segn reas y funciones del Parcial o total, segn
Nivel 2
valoracin del Comit
de Defensa Civil
POE
Desastre Provincial / Regional
Provincial o Regional de
Defensa Civil/
Nivel 3
Desastre Nacional
Instituto Nacional de
Defensa Civil
Sistema Nacional de Defensa
Civil
Cooperacin internacional
Segn reas y funciones del Total y cooperacin

POE
internacional
Protocolos de respuesta ante
un evento mayor del nivel
nacional Protocolos
internacionales
Materiales e insumos: Tomar como referencia el ejemplo citado anteriormente haciendo los ajustes
necesarios
54
11.2 CONTROL, COORDINACIN Y COMUNICACIN ENTRE NIVELES TERRITORIALES

QU DEBE CONTENER?
Define los mecanismos de comunicacin y coordinacin entre las autoridades responsables en cada nivel
territorial para liderar la atencin de una emergencia y/o desastre.
CMO SE FORMULA?
Para el Documento Base del POE se deben dar las orientaciones generales sobre la coordinacin y la
comunicacin entre las autoridades responsables, segn los niveles de la emergencia establecidos.
Para un mayor detalle sobre la coordinacin y comunicacin entre las mximas autoridades de los
diferentes niveles de gobierno se sugiere elaborar el Apndice sobre Protocolo de Coordinacin y
Comunicacin entre niveles de gobierno, el cual deber establecerse para un evento particular.
Materiales e insumos: Ficha Metodolgica 14. Orientaciones para la elaboracin del Protocolo de
Coordinacin y Comunicacin entre niveles de
Gobierno.
QU DEBE CONTENER?
Corresponde al estado anterior a la ocurrencia de un fenmeno que se declara con el fin de que los
organismos de socorro activen procedimientos de accin preestablecidos y para que la poblacin tome
precauciones especficas debido a la inminente ocurrencia de un evento previsible. Dependiendo del nivel de
certeza que se tiene de la ocurrencia del evento se definen diferentes estados de alerta.
CMO SE FORMULA?
Para el Documento Base del POE se deben dar las orientaciones generales sobre el sistema de alerta.
Las entidades responsables deben definir y adoptar mediante la normatividad del caso los sistemas de
alerta propios de sus competencias.
Para cada tipo de peligro en particular se debe generar un sistema de alerta concreto, accesible y
coherente, con informacin clara sobre el proceso generador de peligro (amenaza).
A continuacin se incluye un ejemplo de clasificacin de niveles de alerta:
55

Ejemplo 14 . Clasificacin de niveles de alerta.

Descripcin
Nivel
Alerta Verde
Corresponde a una fase Informativa. Se realizan acciones de vigilancia de fenmenos y de preparacin

ante la ocurrencia de un evento potencialmente daino. Se localiza al personal responsable de las
reas. Hay verificacin de recursos disponibles. El cubrimiento del personal es del 30%.
Corresponde a la fase de preparacin y alerta. Se realiza el despliegue de recursos a las reas

Alerta Amarilla potencialmente expuestas a ser impactadas. Se identifican recursos adicionales. Se preparan
refugios. El cubrimiento del personal es del 60%.
Alerta Roja
Corresponde a la fase de impacto y respuesta. Situacin de Desastre. Requiere la Participacin y

presencia de representantes sectoriales, organismos de cooperacin. El cubrimiento del Personal:
100%
Materiales e insumos: Tomar como referencia el ejemplo citado anteriormente haciendo los ajustes
necesarios
Lecturas sugeridas: Plan Nacional de Operaciones de Emergencia. 2007. Instituto Nacional de Defensa
Civil. INDECI. Lima. Per.
Gua para elaborar planes de emergencia y contingencia. 2009. Direccin para la Prevencin y Atencin de
Desastres. DPAE. Bogot. Colombia
11.4 PROTOCOLOS O PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS

QU DEBE CONTENER?
Los procedimientos y protocolos deben detallar las acciones especficas para implementar las diferentes
tareas del plan. Todas las entidades que participan en el manejo de emergencias deben desarrollar
procedimientos y protocolos que se traducen en listas de control especficas, orientadas a la accin para su
uso durante las operaciones de respuesta.
Los protocolos son el conjunto de pautas establecidas para la accin. Definen el reglamento, las
autorizaciones, y las delegaciones necesarias para permitir la rpida ejecucin de una tarea o funcin o una
serie de funciones relacionadas entre s sin tener que pedir permiso. Los protocolos permiten al personal
especfico basado en la formacin y la delegacin de autoridad, poder evaluar una situacin, tomar medidas
inmediatas para intervenir, y escalar sus esfuerzos a un nivel especfico antes de requerir orientacin o
autorizaciones.
Los planes de contingencia, son los documentos en los cuales se definen polticas, se establecen el esquema
de organizacin y mtodos para enfrentar cada peligro especfico. Los objetivos de un Plan de Contingencias
deben dirigirse a puntualizar el sistema de organizacin y los procedimientos especficos por fenmenos para
enfrentar situaciones de desastre o emergencia en un lugar y perodo determinados o para unas condiciones
puntuales que se presenten.
56
CMO SE FORMULA?
Una vez las instituciones responsables han ajustado el POE es posible avanzar en la definicin de
procedimientos operativos especficos dependiendo del tipo de emergencia o desastre que se pueda
presentar (escenario de dao particular) o para detallar las responsabilidades y mecanismos de
actuacin de una tarea especfica.
Los planes de contingencia deben considerar aquellas tareas o funciones que estn poco explcitas en los
anexos y que se debe ampliar el alcance o la descripcin para realizar la tarea de manera adecuada en
caso de ese evento especfico.
Los protocolos se deben consolidar en un Apndice del POE.
actores vinculados.
Materiales e insumos: Ficha Metodolgica 15. Orientaciones para la elaboracin de protocolos o

procedimientos especficos.

QU DEBE CONTENER?
Son actividades peridicas de observacin, medicin, revisin y evaluacin del POE para maximizar las
oportunidades de xito, suministrando una informacin adecuada y permanente para apoyar al proceso de
toma de decisiones y de adopcin de medidas correctivas. El proceso de seguimiento y monitoreo del plan
debe contemplar cmo mnimo las acciones de: (a) revisin peridica y (b) simulacros y simulaciones.
CMO SE FORMULA?
Frente a la revisin peridica:

Evaluar el plan al menos 1 vez al ao, tomando como referencia la presente gua metodolgica.
Los coordinadores de las reas Funcionales y Miembros del Personal de Comando debern revisar y
actualizar el Documento Base.
Los grupos de trabajo interinstitucionales responsables de cada rea Funcional deber hacer la
actualizacin peridica de los anexos bajo su responsabilidad y definir los protocolos de actuacin para
cada una de las tareas de respuesta.
Indicar las actualizaciones en un Cuadro de Control de Cambios.
Actualizar la informacin mnima para contacto de las personas y entidades relacionadas.
Revisar el inventario de recursos disponibles, su estado funcional y los diferentes compromisos
adquiridos al respecto por los diferentes responsables.
La revisin peridica implica tambin un monitoreo permanente de los escenarios de riesgo y de las
condiciones de amenaza y vulnerabilidad en el territorio.
A continuacin se incluye un ejemplo de unCuadro de Control de Cambios el cual debe ser incluido al inicio
del POE:
57

Ejemplo 15 . Cuadro de Control de Cambios

CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS
Para que este documento sea claro y no haya lugar a confusiones por los cambios y actualizaciones realizadas,
es necesario, mantener un Cuadro de control de cambios donde se debe marcar la incorporacin respectiva.
No
Cambio
Fecha del
cambio
Seccin que
cambia
Pginas
afectadas
Descripcin del cambio
Origen del cambio
Los simulacros y simulaciones deben ser permanentes:

Una vez formulado y aprobado el POE se coordinar como mnimo un ejercicio de simulacin y un
simulacro por ao, a fin de validar y actualizar el instrumento.
Definir un peligro que sea representativo para la jurisdiccin con el cual se espera realizar los ejercicios de
simulacin.
Establecer los objetivos del ejercicio (sea simulacin o simulacro) y los alcances que se quiere lograr.
Elaborar un guin en el cual se distribuyan acciones y responsables para el desarrollo del ejercicio.
Efectuar el ejercicio en la fecha y hora programadas, evaluando al final los acuerdos y puntos por mejorar
en el plan.
Analizar los resultados de los simulacros.

Elaborar el documento resultado del simulacro para retroalimentar y mejorar el instrumento.
Materiales e insumos: La informacin presentada anteriormente puede ser utilizada como referente
haciendo los ajustes que se consideren pertinentes.
58
BIBLIOGRAFA
CARDONA, Omar Daro. 1993. Evaluacin de la amenaza, la vulnerabilidad y el riesgo. En: MASKREY, Andrew
(compilador). 1993. Los desastres no son naturales. LA RED
CARDONA, Omar Daro. 2005. Gestin integral de riesgos y desastres. Manizales: Instituto de Estudios
Ambientales. Universidad Nacional de Colombia
Direccin de Prevencin y Atencin de Desastres Ministerio de Interior y Justicia. 2006. Gua de actuacin y
protocolos del alto gobierno en caso de un desastre sbito de cobertura nacional. Colombia.
Gua para el manejo logstico de emergencias. 2009. Direccin para la Prevencin y Atencin de Desastres.
DPAE. Bogot. Colombia
Gua Metodolgica para la Formulacin del PLECs. 2008. Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin
de Desastres SNPAD Direccin de Prevencin y Atencin de Desastres DPAD. Bogot. Colombia
Gua municipal para la gestin del riesgo. 2010. Sistema Nacional para la Prevencin y Atencin de Desastres
SNPAD. Banco Mundial. Proyecto de asistencia tcnica en gestin local del riesgo a nivel municipal y
departamental en Colombia. Subcomponente B.3 del Programa APL-1 (Reduccin de la vulnerabilidad Fiscal
del Estado frente a desastres naturales, Crdito BIRF 7293-CO).
Logistics, Disaster Management Training Program. Module prepared by R.S. Stephenson, Ph.D. UNDPDHA.
1st. Edition 1993
Manual de Conocimientos Bsicos para Comits y Oficinas de Defensa Civil. Instituto Nacional de Defensa
Civil. INDECI. Per
Plan de emergencias de Bogot. 2007. Direccin de Prevencin y Atencin de Emergencias de Bogot
(DPAE). Colombia
Plan de emergencias de Manizales. 2003. Alcalda de Manizales. Oficina Municipal para la Prevencin y
Atencin de Desastres. Colombia
Plan de operaciones de emergencia regin Callao. 2008. Sistema Regional de Defensa Civil (SIREDECI CALLAO). Per
Plan nacional de operaciones de emergencia de Per. 2007. Instituto Nacional de Defensa Civil. Per
Plan Regional de Prevencin y Atencin de Desastres de Lima Metropolitana. 2008. Instituto Nacional de
Defensa Civil
Relaciones entre autoridades territoriales en caso de un Desastre Sbito de Cobertura Nacional. SNPADDPAD. 2006
U.S. Homeland Security, FEMA. 2009. Developing and maintaining state, territorial, tribal and local
government emergency plans. Comprehensive Preparedness Guide 101.
59
ANEXOS
FICHAS METODOLOGICAS
GUA METODOLGICA PARA LA FORMULACIN

DEL PLAN DE OPERACIONES DE EMERGENCIA
ANEXOS
FICHAS METODOLOGICAS
Elaborado por:
Ana Campos Garca
Diana M. Rubiano
Carolina Daz Giraldo
Versin 1.0 Febrero 2011
NOTA: Los formatos, matrices y preguntas consignadas en las fichas metodolgicas sirven como
ejemplo y orientacin para la formulacin de un POE y por lo tanto son instrumentos flexibles para
ser ajustados segn las necesidades.
Gua Metodolgica para la Formulacin del POE
Anexos Fichas Metodolgicas - Versin 0.1 para la discusin
DE
SA CIVIL
FEN
TEMA NAC
SIS
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NA
Ayuda Humanitaria
TABLA DE CONTENIDO
Ficha metodolgica 1. Matriz de disponibilidad de informacin_______________________________
Ficha metodolgica 2.Matriz de instrumentos para las operaciones de emergencia_______________
Ficha metodolgica 3.Orientaciones para el apndice sobre resumen del marco legal____________ 5
Ficha metodolgica 4.Orientaciones sobre la estructura organizacional existente_________________
Ficha metodolgica 5. Identificacin y anlisis de peligros___________________________________ 8

Ficha metodolgica 6. Identificacin y anlisis de vulnerabilidad______________________________ 12
Ficha metodolgica 7.Anlisis de riesgos_________________________________________________ 14
Ficha metodolgica 8. Orientaciones para la clasificacin de las emergencias____________________ 17
Ficha metodolgica 9. Orientaciones para la definicin de las reas funcionales y las tareas de
respuesta_________________________________________________________________________ 18
Ficha metodolgica 10. Orientaciones para la definicin de los actores, roles y funciones__________ 22
Ficha metodolgica 11. Orientaciones para la definicin de las funciones institucionales___________ 25
Ficha metodolgica 12. Orientaciones para la definicin del modelo organizacional_______________ 26
Ficha metodolgica 13. Orientaciones para la elaboracin de los inventarios de recursos__________ 31
Ficha metodolgica 14. Orientaciones para la elaboracin del protocolo de coordinacin y
comunicacin entre niveles de gobierno_________________________________________________ 33
Ficha Metodolgica 15. Orientaciones para la Elaboracin Protocolos y Procedimientos Especficos_____ 36
DE
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TEMA NAC
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NA
Ayuda Humanitaria
FICHA METODOLGICA 1.
MATRIZ DE DISPONIBILIDAD DE INFORMACIN
1. Hacer el listado de estudios, trabajos, o avances que puedan servir para la elaboracin del Plan de Operaciones de
Emergencias
Estudios, trabajos o avances
Tipo de Informacin
Bases de
Planes Normas Estudios
Datos
Dnde est disponible

la informacin?
DE
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Ayuda Humanitaria
MATRIZ DE INSTRUMENTOS PARA LAS OPERACIONES DE EMERGENCIA
1. Hacer el listado de los instrumentos disponibles para el manejo de emergencias, segn niveles territoriales:
Niveles
Planes de Prevencin y
Atencin de Desastres
/Gestin de Riesgo de
Desastres
Planes de Operaciones
Planes de
de Emergencia
Contingencia Protocolos
Otros (sistemas
de informacin,
fondos, etc.)
Nacional
Regional
Provincial
Distrital
Otros*
* Instrumentos de entidades pblicas, privadas o no gubernamentales relevantes
DE
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Ayuda Humanitaria
ORIENTACIONES PARA EL APNDICE SOBRE RESUMEN DEL MARCO LEGAL
1. Realizar un compendio de la legislacin que defina la base para soportar el POE, a partir de los siguientes criterios de
presentacin:
Ejes temticos: Sistema Nacional de Defensa Civil, reglamentos del Sistema Nacional de Defensa Civil,
procedimientos de declaratoria de estados de emergencia, planes de prevencin y atencin de desastres,
Constitucin Poltica, descentralizacin.
Numeracin de la norma
Cronologa (incluyendo normas modificatorias)
Descripcin (principales artculos)
Emplear la Matriz que se muestra a continuacin para el compendio del marco legal:
Sistema Nacional de Defensa Civil
Ley/Norma
Ao
Descripcin
Reglamento de la Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil

Ley/Norma
Ao
Descripcin
Procedimientos de declaratoria de estados de emergencia

Ley/Norma
Ao
Descripcin
Ao
Descripcin
Ao
Descripcin
Constitucin Poltica
Ley/Norma
Descentralizacin
Ley/Norma
* Los ejes empleados no son exhaustivos, en la medida que pueden incorporarse otros elementos.
DE
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Ayuda Humanitaria
ORIENTACIONES SOBRE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL EXISTENTE
1. Realizar una sntesis de la Estructura organizacional existente para ser incorporada al POE, a partir de los siguientes
criterios de presentacin:
Jerarqua territorial. Para la descripcin tener en cuenta que la gestin del riesgo de desastres se
institucionaliza en el pas segn lo estipulado en el Manual de Conocimientos Bsicos para Comits y Oficinas
de Defensa Civil.
Entidades que integran cada nivel
Organigramas
Funciones principales
Lo anterior se debe realizar desde el nivel territorial superior (nivel nacional) hasta el nivel territorial donde se elabora el
POE. Adicionalmente, se deben incorporar la informacin de las autoridades territoriales competentes en cada nivel
(Gobierno Regional, Provincial, Distrital)
Emplear la Matriz que se muestra a continuacin para el compendio de la Estructura general de los Comits de Defensa
Civil:
Nivel Nacional: Sistema Nacional de Defensa Civil / Gestin de Riesgo de Desastres
Objetivo
Estructura
(organigrama)
Integrantes
Funciones
Nivel Nacional: Instituto Nacional de Defensa Civil

Objetivo
Estructura
(organigrama)
Integrantes
Funciones
DE
SA CIVIL
FEN
TEMA NAC
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Ayuda Humanitaria
Nivel Regional: Sistema Regional de Defensa Civil / Gestin de Riesgo de Desastres

Objetivo
Estructura
(organigrama)
Integrantes
Funciones
Nivel Municipal: Sistema o Comit Provincial de Defensa Civil / Gestin de Riesgo de Desastres
Objetivo
Estructura
(organigrama)
Integrantes
Funciones
Nivel Municipal: Comit Distrital de Defensa Civil / Gestin de Riesgo de Desastres

Objetivo
Estructura
(organigrama)
Integrantes
Funciones
Otros: Organizacin del Gobierno Regional o Municipal, Entidades privadas, organismos no

gubernamentales, sector acadmico
Objetivo
Estructura
(organigrama)
Integrantes
Funciones
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FEN
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Ayuda Humanitaria
IDENTIFICACIN Y ANLISIS DE PELIGROS
1. Reconocer los peligros ms significativos y los impactos potenciales asociados a los mismos permite establecer los
escenarios que se deben priorizar para la formulacin del POE. La importancia de lograr un buen nivel de anlisis al
respecto, radica en que se le otorga calidad tcnica y cientfica al instrumento de planificacin. As, el conocimiento que
se tenga sobre los componentes del riesgo (peligro y vulnerabilidad) va a facilitar el diseo e implementacin de un POE
coherente y efectivo para realizar las operaciones de emergencia.
Se debe iniciar con un ejercicio de recoleccin de informacin garantizando que sea un proceso integral, completo y
sistemtico. Al respecto, existe una multiplicidad de fuentes de informacin, siendo las ms relevantes aquellas que
provienen de los sectores oficiales responsables de la temtica (Defensa Civil, censos y estadsticas, institutos
geofsicos, geogrficos, geolgicos, servicios meteorolgicos e hidrolgicos):
Entidad
Instituto Nacional de Defensa Civil
Instituto Nacional de Estadstica e Informtica
Instituto Geogrfico Nacional del Per
Instituto Geofsico del Per
Instituto Geolgico, Minero y Metalrgico
Servicio Nacional de Meteorologa e Hidrologa
Red de Bibliotecas Virtuales Andinas para la
Prevencin y Atencin de Desastres: Red BiVa - PAD
Pgina Web
www.indeci.gob.pe
www.inei.gob.pe/
www.ign.gob.pe/
www.igp.gob.pe/
www.ingemmet.gob.pe
www.senamhi.gob.pe/
www.redbivapad.org.pe
Estudios realizados por el sector acadmico, las agremiaciones profesionales, organizaciones no gubernamentales, el
sector privado, y los sectores de desarrollo (salud, educacin, vivienda, inmobiliarias, servicios pblicos, etc.) pueden
proporcionar informacin complementaria para los anlisis.
En tanto, para investigar sobre los desastres histricos se cuentan con importantes recursos de informacin como bases
de datos y productos los sistemas de informacin geogrfica, donde se sugieren las siguientes fuentes de consulta:
Entidad
Pgina Web
Sistema de Inventario de Efectos de Desastres

DESINVENTAR. 2010.
http://online.desinventar.org/
Sistema Nacional de Informacin para Prevencin y

Atencin de Desastres (SINPAD). 2004. Registros de
emergencias y peligros
http://sinpad.indeci.gob.pe/PortalSINPAD/
As mismo, se puede hacer un proceso de recoleccin de informacin primaria a travs de la consulta a expertos
vinculados con los niveles de gobierno, las entidades del estado, el sector acadmico, grupos privados, etc.; y recurrir a
organizaciones de base, lderes y comunidades, que pueden ayudar a complementar los registros y a profundizar en los
anlisis y en la validacin de la informacin.
DE
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TEMA NAC
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Ayuda Humanitaria
2. Se debe avanzar en la organizacin de la informacin que facilite la identificacin de los peligros o amenazas ms
importantes que pueden afectar la unidad territorial donde se formula el POE. El proceso debe comenzar con la
elaboracin de un listado de los peligros que se reconocen en el territorio, donde se suelen emplear una clasificacin
segn el origen del fenmeno peligroso:
TIPO DE PELIGROS QUE SE PUEDEN PRESENTAR
Peligros de origen natural Peligros de origen socio - natural
Generados por procesos al
interior de la tierra:
Sismos
Maremotos
Tsunamis
Actividad volcnica
Peligros inducidos por el hombre

Incendios:
Urbanos
Rurales
Forestales
Generados por procesos en la Asociados a la superficie de la tierra pero

superficie de la tierra:
inducidos por actividades antrpicas:
Deslizamientos
Movimientos de masa
Aludes
Deslizamientos
Derrumbes
Aludes
Aluviones
Derrumbes
Huaycos
Aluviones
Erosin,
Huaycos
Reptacin
Erosin
Desertificacin
Deforestacin
Derrame de sustancias qumicas

peligrosas
Fugas
Contaminacin (agua, aire, suelo,
radioactividad)
Explosiones.
Generados por fenmenos

Asociados a fenmenos hidrolgicos o Subversin, terrorismo, guerra
hidrolgicos, meteorolgicos y meteorolgicos pero inducidos por
ocenicos:
actividades antrpicas:
Inundaciones
Inundaciones
Sequias
Sequias
Tormentas
Incendios forestales
Heladas,
Granizadas
Nevadas
Vientos
Oleajes anmalos
La Nia y EL Nio
Precipitaciones intensas y/o
prolongadas
Incendios forestales.
Cuando se realiza este listado se deben considerar dos posibles limitaciones: (i) los peligros son dinmicos y por lo tanto
se pueden generar nuevas amenazas que no han sido incluidas dentro del plan, y de ah la importancia de la
actualizacin del instrumento y (ii) la lista puede causar la impresin de que los peligros son independientes, cuando en
realidad se pueden tratar de fenmenos concatenados o encadenados (por ejemplo, los sismos pueden ocasionar
incendios, deslizamientos o la ruptura de una represa). En ese contexto, la lista es una forma de clasificacin que ayuda
a la identificacin de los peligros en el rea de estudio.
3. Una vez identificados los peligros se realiza un anlisis a travs de una matriz de criterios o dimensiones, y en la
medida que se tenga mayor disponibilidad de informacin se pueden ampliar los criterios de referencia. Adems, se
deben referenciar los estudios, documentos, cartografa, informacin tcnica o fuentes de informacin primaria
disponible sobre los peligros para que sustenten su priorizacin posterior.
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Ayuda Humanitaria
MATRIZ DE ANLISIS DE PELIGROS

Criterio
4. Posibilidad
Peligro 1. Probabilidad 2. Magnitud
de ocurrencia o severidad 3. Intensidad de prediccin
5. Lugar del
evento
6. Extensin
Variable temporal Fuerza fsica Se refiere a la Corresponde a rea de inters o E l
7. Velocidad
8. Duracin
de inicio
t a m a o Rapidez con T i e m p o
9. Antecedentes
en (i)
evidencia
De origen
en relacin a la asociados con gravedad o el la disponibilidad un sitio especfico potencial de la que el peligro que el peligro ocurrencia anterior
natural:
[sismos]
ocurrencia del el peligro o la i m p a c t o o

peligro en el amenaza.
dao esperado
Corresponde a
futuro
su caracterizacin y
depende del
tipo de peligro
de informacin y relacionado con el zona afectada o la amenaza

c e r t i d u m b r e POE
puede generar
para advertir la
afectacin
ocurrencia del
peligro.
o la amenaza
se activa y
extiende sus
principales
efectos
Referencias
de
( i i ) n o h a y
antecedentes pero
segn estudios se
pueden presentar en
el futuro
( i i i ) n o h a y
antecedentes ni
estudios pero hay
evidencias que
predicen su ocurrencia
De origen
natural:
[tsunami]
De origen
socio
natural:
[huaycos]
Inducidos
por el
hombre:
[incendios]
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DE
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Ayuda Humanitaria
3. Posterior al anlisis es necesario priorizar aquellos peligros que ameritan atencin especial teniendo en cuenta que
son la base para el desarrollo del POE, pues a partir de este resultado se definirn las acciones a planear, y los recursos y
las necesidades a tener en cuenta en las operaciones de emergencia.
Para la priorizacin de los peligros se sugiere contar con la participacin de las entidades responsables de las
operaciones, el sector cientfico tcnico y las comunidades, de forma que se tenga mayor precisin sobre sus
antecedentes y su dinmica.
Para diligenciar la matriz se establece una escala cualitativa de valoracin de los peligros que permite hacer
comparaciones y definir las prioridades:
Prioridad 1: peligros que por su probabilidad, severidad, cobertura territorial, comportamiento histrico conocido
y condiciones en las que se presentara actualmente, puedan afectar en gran medida las personas, la economa, la
infraestructura, o el ambiente en el rea de estudio.
Prioridad 2: peligros que por sus caractersticas asociativas a eventos desencadenantes primarios, puedan
potenciar mayores afectaciones en el rea de estudio.
Prioridad 3: peligros de efecto limitado, baja potencialidad o rea de afectacin pequea que por sus
caractersticas slo produciran afectaciones parciales o temporales en las personas, la economa, la
infraestructura, o el ambiente en el rea de estudio.
Prioridad 4: peligros evaluados como improbables en el rea de estudio.
MATRIZ DE PRIORIZACIN
Prioridad estimada
Peligros
De origen natural:
[sismos]
De origen natural:
[tsunami]
De origen socio natural:
[huaycos]
Inducidos por el hombre:
[incendios]
Fuente: Ajustado de Gua Metodolgica para la Formulacin del Plan Local de Emergencias y Contingencias PLECs. DPAE. Bogot
- Colombia. 2008
4. Una vez realizado el anlisis correspondiente a los peligros priorizados se debe incluir la informacin en el Documento
Base del POE. La informacin debe ser espacializada empleando escalas cartogrficas adecuadas para cada tipo de
peligro y las divisiones poltico administrativas del nivel territorial.
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Ayuda Humanitaria
IDENTIFICACIN Y ANLISIS DE VULNERABILIDAD
1. En el POE se deben describir los principales factores de vulnerabilidad en el rea de estudio frente a cada uno de los
peligros o amenazas priorizada. Esta descripcin permitir adems, establecer los anlisis de los escenarios de riesgo
requeridos para la planificacin de las operaciones de emergencia.
Si bien se reconoce que los factores de vulnerabilidad tienen una relacin directa con las condiciones fsicas, sociales,
econmicas, ambientales, institucionales y culturales de un territorio, para efectos del POE es pertinente desarrollar una
descripcin particular sobre el tema, haciendo un esfuerzo por conservar la integralidad mencionada.
Al igual que para la identificacin y el anlisis de los peligros, este ejercicio inicia con la recoleccin de informacin, tanto
de carcter primario como secundario: estudios socio-econmicos, diagnsticos ambientales, monografas,
evaluaciones, censos y bases de datos; as como referencias directas de personal institucional y comunidades, son
fuentes adecuadas de informacin.
2. Para realizar el anlisis de vulnerabilidad se deben identificar los principales elementos expuestos al peligro o peligros
amenazantes priorizados (bienes sociales, econmicos o ambientales).
A partir de la definicin de los elementos expuestos, es necesario establecer los aspectos que estn incidiendo en dicha
vulnerabilidad, o que pueden incrementarla en el futuro, teniendo en cuenta las relaciones existentes segn el peligro
que se est analizando. Para ello se han determinado los siguientes factores de incidencia sobre los cules es
fundamental realizar el anlisis:
a) Incidencia de la localizacin: descripcin de cmo la localizacin o ubicacin de los bienes expuestos los hace
ms o menos propensos a sufrir dao y/o prdida en este escenario.
b) Incidencia de la resistencia: descripcin de cmo la resistencia fsica de los bienes expuestos los hace ms o
menos propensos a sufrir dao y/o prdida en este escenario.
c) Incidencia de las condiciones socio-econmica de la poblacin expuesta: (descripcin de cmo las
condiciones sociales y econmicas de la poblacin expuesta la hace ms o menos propensa a resultar afectada,
igualmente de cmo estas condiciones influyen en su capacidad de recuperacin por sus propios medios)
d) Incidencia de las prcticas culturales: (identificacin y descripcin de prcticas culturales, sociales y/o
econmicas de la poblacin expuesta o circundante que incidan en que los bienes expuestos (incluyendo la poblacin
misma) sean ms o menos propensos a sufrir dao y/o prdida en este escenario)
Ligado a los factores de incremento, la identificacin de los actores involucrados en las causas y el incremento de su
incidencia son indispensables para optimizar las medidas de reduccin.
Con ello, se establece una matriz de anlisis donde se definen los criterios o dimensiones que permiten hacer una
descripcin de los principales elementos expuestos y las causas o el por qu de su vulnerabilidad:
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Ayuda Humanitaria
MATRIZ DE IDENTIFICACIN DE ELEMENTOS EXPUESTOS Y VULNERABILIDAD

[frente a cada peligro]
Descripcin
Elemento Expuesto
Factores de Incidencia
Condiciones socio Prcticas
Localizacin Resistencia
culturales
econom.
Vivienda
Barrios, sitios, sectores poblados en general. Densidad de vivienda,

condiciones fsicas, calidad, materiales de construccin, nmero de
pisos, edad de las construcciones, normatividad. Etc.
Poblacin
Estimativo de la poblacin presente y descripcin de la misma

hasta donde sea posible, haciendo relevancia en nios, adultos
mayores y en general poblacin que requiera trato y comunicacin
especial. Tendencia del crecimiento poblacional y la expansin de
la ocupacin del sector. Si se considera relevante, descripcin de su
variabilidad en cuanto a da, noche, fines de semana o temporadas
especficas por efecto de temporadas escolares, tursticas, etc.)
Infraestructura y
bienes econmicos,
de produccin,
pblicos y privados
Identificar si hay establecimientos de comercio, cultivos, puentes,

etc.
Infraestructura de
servicios sociales e
institucionales
Establecimientos educativos, de salud, de gobierno, etc.
Bienes ambientales
Actores Referencias
Cuerpos de agua, bosques, suelos, aire, ecosistemas en general,

etc.
3. Espacializar los elementos expuestos segn divisiones poltico administrativas empleando leyendas y convenciones para facilitar la ubicacin en los mapas.
4. Hacer el anlisis correspondiente a la vulnerabilidad e incluir la informacin en el Documento Base del POE.
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Ayuda Humanitaria
ANLISIS DE RIESGOS
1. Realizar un anlisis de riesgo permite conocer sus condiciones en detalle, incluyendo el estudio de los peligros y la
vulnerabilidad, sus causas y consecuencias, los factores que favorecen su ocurrencia y los actores involucrados; todo
esto con el mayor detalle y rigurosidad posible.
Con esta informacin es posible orientar y especificar las medidas de preparacin, atencin y recuperacin ante
emergencias y desastres, as como las intervenciones para reducir las condiciones de riesgo.
El nivel de detalle de los anlisis de riesgo est en funcin de los resultados de los estudios de los peligros y los estudios
sobre la vulnerabilidad realizados anteriormente, segn se haya priorizado.
El anlisis de riesgo abarca dos partes complementarias:
La descripcin de emergencias o desastres que han ocurrido de manera previa en la unidad territorial
La caracterizacin de los escenarios actuales o futuros, permitiendo visualizar las causas y priorizar las
intervenciones.
2. Hacer un reconocimiento de los desastres o las emergencias ocurridas en el pasado, es una informacin valiosa para
orientar el proceso de planificacin, ya que permite identificar las consecuencias y los impactos de eventos de diversas
magnitudes y los factores de ocurrencia asociados a los mismos.
Como un ejercicio complementario a los registros y bases de datos histricas, se plantea la necesidad de describir
emergencias o desastres que hayan sido relevantes para la unidad territorial, segn los peligros priorizados.
Para describir esta informacin se propone una matriz donde se consigne la descripcin de situaciones relevantes a
travs de una serie de criterios que orientan la caracterizacin:
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Ayuda Humanitaria
MATRIZ DE ANLISIS DE RIESGO

PARTE 1. DESCRIPCIN DE ANTECEDENTES DE EMERGENCIAS O DESASTRES
Emergencia o desastre
[Descripcin general]
Fecha: [fecha o periodo de

ocurrencia]
Fenmeno(s) asociado con la situacin: [mencin del o los eventos en concreto, p.e.
inundacin, sismo, huayco, otros]
Factores que favorecieron la ocurrencia del fenmeno: [detallar lo mejor posible cuando se trata de fenmenos socionaturales y antrpicos. Citar la recurrencia de fenmenos similares, si la hay]
Actores involucrados en las causas del fenmeno: [identificar actores sociales, econmicos, institucionales relacionados
con las causas descritas en el punto anterior]
En las personas: (muertos, lesionados, discapacitados, trauma psicolgico, etc.)
En bienes materiales particulares: (viviendas, vehculos, enseres domsticos,
etc.)
Daos y prdidas presentadas:
[describir de manera cuantitativa o
cualitativa]
En bienes materiales colectivos: (infraestructura de salud, educacin, servicios

pblicos, etc.)
En bienes de produccin: (industrias, establecimientos de comercio, cultivos,
prdida de empleos, etc.)
En bienes ambientales: (cuerpos de agua, bosques, suelos, aire, ecosistemas en
general, etc.)
Factores que en este caso favorecieron la ocurrencia de los daos: [identificar factores fsicos, sociales, econmicos e
institucionales independientes al fenmeno, que incidieron de manera relevante en el nivel y tipo de daos y prdidas
presentadas]
Crisis social: [identificar en general la situacin vivida por las personas afectadas, en cuanto a la necesidad inmediata de ayuda
en alimento, albergue, salud, etc.]
Desempeo institucional: [identificar en general la eficiencia y eficacia de las instituciones pblicas y privadas que
intervinieron o debieron intervenir durante la situacin en operaciones de respuesta y en la posterior rehabilitacin y
reconstruccin, etc.]
Impacto cultural: [identificar algn tipo de cambio cultural: en la relacin de las personas con su entorno, en las polticas
pblicas, etc. que se haya dado a raz de esta situacin de emergencia.]
3. La segunda parte del anlisis de riesgo consiste en hacer una sntesis de la descripcin de las condiciones de peligro,
vulnerabilidad y daos y/o prdidas que se pueden presentar. Se debe tener en cuenta, adems, que se puede estar
trabajando sobre un escenario de riesgo futuro.
A continuacin se incluye la matriz que orienta la descripcin de los escenarios de riesgo, siendo fundamental elaborar
una matriz (parte 1 y parte 2) para cada uno de los peligros prioritarios para el POE e incluir la informacin en el
Documento Base:
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Ayuda Humanitaria
MATRIZ DE ANLISIS DE RIESGO

PARTE 2. DESCRIPCIN DEL ESCENARIO DE RIESGO POR [peligro o amenaza de referencia]
Condicin de peligro o amenaza

Descripcin del peligro o fenmeno amenazante:
[Adicionalmente incluir su relacin con otros fenmenos amenazantes]
[Adicionalmente cuando sea el caso, detallar todas las posibles incidencias humanas en las causas del fenmeno
amenazante]
[Identificar factores que en el presente y/o futuro pueden incrementar la magnitud, frecuencia o cobertura del
Identificacin de factores que favorecen la condicin de
fenmeno, tales como procesos de intervencin del entorno, actividades econmicas o sociales antiguas, recientes o
amenaza:
futuras, etc.]
Identificacin de actores significativos en la condicin de [Empresas, grupos sociales, cuyas acciones u omisiones inciden de manera significativa en las causas y situacin actual
o de incremento futuro de las condiciones de peligro, etc.]
amenaza:
Elementos expuestos y vulnerabilidad
Identificacin de causas del fenmeno amenazante:
Elemento Expuesto
Descripcin
Localizacin
Resistencia
Factores de Incidencia
Condiciones socio econom.
Prcticas culturales
Actores
Vivienda
Poblacin
Infraestructura y bienes econmicos,
de produccin, pblicos y privados
Infraestructura de servicios sociales e
institucionales
Bienes ambientales
Daos y/o prdidas que pueden presentarse
En
En
En
En
En
Daos y prdidas presentadas:

[describir de manera cuantitativa o cualitativa]
las personas: (muertos, lesionados, discapacitados, trauma psicolgico, etc.)

bienes materiales particulares: (viviendas, vehculos, enseres domsticos, etc.)
bienes materiales colectivos: (infraestructura de salud, educacin, servicios pblicos, etc.)
bienes de produccin: (industrias, establecimientos de comercio, cultivos, prdida de empleos, etc.)
bienes ambientales: (cuerpos de agua, bosques, suelos, aire, ecosistemas en general, etc.)
Identificacin de la crisis social asociada con los daos y/o Descripcin de la crisis social que puede presentarse de acuerdo con el tipo y nivel de daos y/o prdidas descritas
prdidas estimados
Identificacin de la crisis institucional asociada con crisis social
Descripcin de la crisis institucional que puede presentarse de acuerdo con la crisis social descrita
Descripcin de antecedentes de medidas de intervencin
Medidas de cualquier tipo y alcance que se han implementado con el objetivo de reducir o evitar las condiciones de riesgo consideradas. Descripcin, poca de intervencin, actores de la
intervencin, financiamiento, etc.
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TEMA NAC
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Ayuda Humanitaria
ORIENTACIONES PARA LA CLASIFICACIN DE LAS EMERGENCIAS
1. Con base en los criterios para la clasificacin de las emergencias, los escenarios de riesgo identificados en el
diagnstico Y teniendo en cuenta los siguientes criterios:
Cobertura geogrfica
Impacto
Capacidad de respuesta
Centro de Operaciones de Emergencia
Tiempo de atencin que demanda la emergencia
Definir para cada tipo de peligro y sus posibles escenarios, en qu nivel de emergencia podra clasificarse su manejo,
complementando o ajustando los ejemplos del cuadro a continuacin:
Clasificacin de las emergencias
CRITERIOS
Cobertura geogrfica
Impacto
NIVEL 1
NIVEL 2
NIVEL 3
Emergencia localizada en un Emergencia localizada en dos o Emergencia localizada en dos o

solo Distrito.
ms Distritos.
ms Regiones.
Regional
Nacional
Capacidad de respuesta Distrital
Regional
Nacional
Centro de Operaciones
de Emergencia
COED / COEP
COER
COEN

(hasta 3 das)
Ms de 72 horas
(ms de 3 das)
.Eventos frecuentes, espacialmente puntuales sin

generar eventos conexos.
.Atendido por dos o ms
entidades locales y se
coordina a travs del
COED/COEP.
.Tiene una afectacin baja a la
poblacin sin alterar la
funcionalidad del Distrito.
.Pueden ser registrados por
medios locales de comunicacin.
.Eventos poco frecuentes,

espacialmente afecta dos o ms
Distritos. Atendido por varias
entidades operativas locales y
regionales y se coordina travs
del COER. Tiene afectacin
media a la poblacin y puede
alterar la funcionalidad de la
regin o del rea metropolitana.
No generan impacto a nivel
nacional. Generalmente se
r e g i s t ra n e n m e d i o s d e
comunicacin nacional.
Eventos muy poco frecuentes,

espacialmente afecta dos o
ms Regiones.
.Atendido por varias entidades
operativas del orden local,
regional y nacional y se
coordina a travs del COEN.
Tiene una afectacin alta a la
poblacin y puede alterar la
funcionalidad del pas.
.Tienen cubrimiento de medios
de comunicacin a nivel
nacional e internacional.
Accidentes vehiculares,
incendios estructurales que no
tienen riesgos conexos como
materiales peligrosos,
deslizamientos o huaycos
puntales.
Inundaciones, deslizamientos
que afectan un rea geogrfica
importante, sismos de magnitud
media. Accidentes areos y/o
martimos menores. Incendios
estructurales en sitios de
afluencia masiva.
Sismo de gran magnitud y

tsunamis. Accidentes areos
y/o martimos que involucran
gran cantidad de personas o
generan riesgos concatenados.
Tiempo de atencin
que demanda la
emergencia
Descripcin de los
eventos
Ejemplo de
emergencias
Local/Distrital/Provincial
17
DE
SA CIVIL
FEN
TEMA NAC
SIS
IO
L DE
NA
Ayuda Humanitaria
FICHA METODOLGICA 9
ORIENTACIONES PARA LA DEFINICIN DE LAS REAS FUNCIONALES Y LAS
TAREAS DE RESPUESTA
1. Identificar de las reas funcionales y las tareas de respuesta para el manejo de emergencias.
Las diferentes entidades responsables deben definir la forma de intervencin en la respuesta garantizando el uso eficaz
de los recursos. Para ello, se debe:
Analizar y validar las reas funcionales y las tareas de respuesta propuestas.
Agregar temas adicionales o propuestas de modificacin en caso de ser necesario.
reas Funcionales y Tareas de respuesta
rea Funcional I Rescate y Seguridad
Propsito
Tareas
Coordinar y proveer el conjunto de acciones inmediatas efectuadas por la poblacin organizada

y por las entidades competentes de primera respuesta orientadas a salvaguardar vidas,
controlar eventos secundarios como incendios, explosiones y fugas, entre otros, proteger los
bienes y mantener la seguridad pblica.
1.1 Bsqueda y Rescate
1.2 Medidas de seguridad y de trnsito
1.4 Evacuacin masiva de zonas afectadas y en riesgo
1.5 Emergencias de materiales peligrosos
rea Funcional II Salud
Propsito
Tareas
Busca garantizar la atencin de salud en situaciones de emergencias y desastres mediante un

sistema organizado y articulado
2.3 Vigilancia epidemiolgica post-desastre
2.4 Salud ambiental
2.6 Salud Mental
rea Funcional III Asistencia Humanitaria
Propsito
Tareas
Desarrollar y coordinar las acciones relacionadas con la atencin social que requieren las
personas afectadas por la ocurrencia de una emergencia o desastre, en especial, lo relacionado
con brindar techo, abrigo, alimento y necesidades bsicas, as como la proteccin a grupos
vulnerables
3.1 Empadronamiento
3.2 Techo de emergencia en lote
3.3 Instalacin y manejo de albergues
3.6 Dotacin de agua temporal
3.7 Proteccin de grupos vulnerables
18
DE
SA CIVIL
FEN
TEMA NAC
SIS
IO
L DE
NA
Ayuda Humanitaria
rea Funcional IV Servicios generales, Hbitat y Medio Ambiente
Propsito
Tareas
Monitorear los eventos naturales y/o inducidos, y evaluar los daos de los servicios vitales,
saneamiento bsico (agua, desage y residuos slidos), energa, telecomunicaciones,
transporte, salud, y educacin), edificaciones (pblicas y privadas) y medio ambiente, con el fin
de definir las medidas que las autoridades deben tomar para la proteccin de la vida y los bienes,
y para la rpida recuperacin de los servicios y el medio ambiente.
4.1 Monitoreo de eventos naturales y/o inducidos, y riesgos concatenados
4.2 Evaluacin de daos y restablecimiento de servicios de transporte y comunicaciones
4.3 Evaluacin de daos y restablecimiento de servicios de agua y saneamiento
4.4 Evaluacin de daos y restablecimiento de servicios de energa
4.5 Evaluacin de daos en estructuras pblicas y privadas
4.6 Estabilizacin y/o demolicin de estructuras, remocin y manejo de escombros
4.7 Evaluacin de daos y restablecimiento de servicios de educacin
rea Funcional V Direccin y manejo de la emergencia
Propsito
Tareas
Liderar la atencin de la emergencia y/o desastre a travs de la coordinacin con las instancias
establecidas en los diferentes niveles territoriales; generar las decisiones que se transformen en
acciones de respuesta efectivas, en base a la informacin oportuna; planificar y realizar el
seguimiento de las actividades para que la poblacin se recupere de la emergencia.
5.1 Planificacin integral y coordinacin de la emergencia
5.4 Coordinacin de la evaluacin de daos y anlisis de necesidades EDAN
5.6 Gestin de informacin y comunicaciones del COE
5.7 Coordinacin de la cooperacin internacional
5.8 Coordinacin con otras regiones y el sector privado
5.9 Planificacin de la recuperacin econmica y social
rea Funcional VI Logstica y recursos para las operaciones y toma de decisiones
Propsito
Proveer los suministros, equipos y personal apropiados, cuando las capacidades logsticas de las
instituciones son superadas con el fin de garantizar el apoyo adicional necesario en las
cantidades requeridas y en los lugares y momentos en que se necesitan para la atencin y
recuperacin en la emergencia, analizando la informacin suministrada por los responsables del
COE y de las diferentes tareas
Tareas
6.1 Inventario de recursos y anlisis de necesidades logsticas

6.2 Administracin de almacenes
6.3 Manejo de donaciones
6.4 Manejo de recursos (personal, equipos, instalaciones, materiales)
6.5 Coordinacin y manejo de medios de transporte (movilidad)
6.6 Manejo de la seguridad ocupacional y servicios a los respondientes (salud alimentos y otros)
19
DE
SA CIVIL
FEN
TEMA NAC
SIS
IO
L DE
NA
Ayuda Humanitaria
2. Para cada rea funcional se deben establecer los siguientes elementos:

Propsito (para qu?)
Alcances (qu se hace?)
Actividades de preparacin
Entidades que participan (quin?)
Emplear la Matriz que se muestra a continuacin para la descripcin de las reas funcionales (tener en cuenta que se
requiere una matriz por cada rea funcional)
AREA FUNCIONAL [ ]
PROPOSITO
(Para qu?)
ALCANCES/CONCEPTO
DE OPERACIONES
(Qu se hace?)
TAREAS
1.
2.
3.
4.
N ()
Planificar:
Organizar, entrenar y equipar:

ACTIVIDADES DE
PREPARACIN
Ejercitar:
Evaluar y mejorar:
ENTIDADES QUE
PARTICIPAN
3. Para cada una de las tareas de respuesta de un rea funcional especfica, se deben definir los siguientes elementos:
Propsito
Alcance
Prioridades
Actividades de preparacin
Observaciones
Subprocesos
Tipos de recursos (humanos, fsicos e informticos) requeridos para las tareas propuestas
Documentos de soporte
Registros o formatos existentes
Relaciones con las tareas de respuesta de otras reas
20
DE
SA CIVIL
FEN
TEMA NAC
SIS
IO
L DE
NA
Ayuda Humanitaria
Emplear la Matriz que se muestra a continuacin para la descripcin de las tareas de cada rea funcional (tener en
cuenta que se requiere una matriz por cada tarea de cada rea funcional especfica)
TAREA [ ]
PROPOSITO
(Para qu?)
ALCANCES/CONCEPTO
DE OPERACIONES
(Qu se hace?)
PRIORIDADES
Planificar:
ACTIVIDADES DE
PREPARACION

Ejercitar:
Evaluar y mejorar:
OBSERVACIONES
TAREA [ ]
SUBPROCESOS
ACTIVIDADES
TAREA [ ]
RECURSOS
DOCUMENTOS DE SOPORTE
FORMATOS - REGISTROS
Protocolos, guas, manuales, procedimientos Bitcoras, hojas de ruta, formatos de

para acciones especficas (notificaciones, ingreso, etc.
activacin, movilizacin, evaluacin de daos,
etc.)
TAREA [ ]
RELACIN CON OTROS PROCESOS (ENTRADA)
Qu se recibe?
RELACIN CON OTROS PROCESOS (SALIDA)
De quin?
Qu se entrega?
A quin?
Materiales, instrucciones, Nombre del proceso: extincin Informacin, instrucciones, N o m b r e d e l p r o c e s o :

datos, personas en deter- de incendios, bsqueda y personas, residuos, etc.
evaluacin de daos,
minado estado, etc.)
rescate.
atencin hospitalaria
4. Cada una de estas matrices corresponde a los Anexos Funcionales del POE.
21
DE
SA CIVIL
FEN
TEMA NAC
SIS
IO
L DE
NA
Ayuda Humanitaria

ORIENTACIONES PARA LA DEFINICIN DE LOS ACTORES, ROLES Y FUNCIONES
1. Una vez elaborada la descripcin y alcance de cada tarea se deben identificar las entidades que podran participar y
asignar roles y responsabilidades y definir sus funciones, las cuales pueden ser parte de sus funciones normales o en
adicin a las mismas y que debern incorporarse en los reglamentos de organizacin y funciones, de acuerdo a las
reas funcionales y tareas de respuesta. Para ello se debe:
Reconocer las entidades que podran participar en cada tareas y definir los tipos de roles en las operaciones de
emergencia. Cada una de las reas funcionales definidas en el plan debe tener coordinadores, y las tareas de
respuesta responsables principales, responsables y entidades de apoyo, quienes realizan las operaciones de
respuesta segn los niveles territoriales. La descripcin de los roles se muestra a continuacin:
Roles para operaciones de emergencia

ROL
CDIGO
CARACTERSTICAS
[C]
Entidad que ha sido propuesta como Coordinadora del rea Funcional por
tener bajo su responsabilidad el mayor nmero de tareas.
Entidad que se hace cargo de la supervisin y el manejo de un rea Funcional
en su totalidad.
Entidad que tiene funciones relacionadas con el rea Funcional en las fases de
preparacin, respuesta y rehabilitacin.
Entidad que mantiene o debe mantener un contacto permanente con las
instituciones Responsables y de Apoyo, a fin de coordinar los esfuerzos
respectivos.
Responsable
Principal
[RP]
Entidad que lidera por competencia o funcin el tema relacionado con la tarea.
Entidad que tiene la responsabilidad sobre el mayor nmero de actividades de
la tarea.
Entidad que tiene mayor capacidad de convocatoria o la mayor jerarqua
aunque no tenga la responsabilidad sobre todo el alcance de la tarea.
Entidad que tiene el personal capacitado, los recursos y la trayectoria necesaria
para manejar una tarea especfica o parte de la misma.
Entidad que est en capacidad de apoyar al Coordinador del rea Funcional y de
hacer un trabajo articulado con las entidades de Apoyo.
Responsable
[R]
Entidad que participa en el tema relacionado con la tarea.

Entidad que tiene el personal capacitado, los recursos y la trayectoria necesaria
para participar en una tarea especfica o parte de la misma.
Apoyo
[A]
Coordinador
Son organismos e instituciones, generalmente de carcter privado o no

gubernamental, que tienen la capacidad, los recursos y la trayectoria suficiente
para apoyar a las Entidades Coordinadoras y Responsables en las tareas de
respuesta.
Participan a solicitud de los Coordinadores o Responsables de un rea
Funcional.
22
DE
SA CIVIL
FEN
TEMA NAC
SIS
IO
L DE
NA
Ayuda Humanitaria
A partir de las definiciones anteriores se debe asignar un rol especfico a las entidades que participan en las
operaciones de emergencia, segn sus capacidades, recursos disponibles, funciones normativas, trayectoria y
nivel territorial, para cada una de las reas funcionales y las tareas de respuesta definidas en el plan. Adems, se
deben identificar instituciones y organismos adicionales que puedan participar en las operaciones de emergencia.
Emplear la Matriz Global de Responsables que se muestra a continuacin (se sugiere elaborar una matriz global y una
matriz individual para cada rea funcional)
23
DE
SA CIVIL
FEN
TEMA NAC
SIS
IO
L DE
NA
Ayuda Humanitaria
NACIONAL
1
2
POLICIA NACIONAL
MINISTERIO DE SALUD
(MINSA)
4
5
RP
RP
RP
MVCS - DNV
OFICINA DE DEFENSA
NACIONAL
(ODN)/MINISTERIO DE
LA MUJER Y
DESARROLLO SOCIAL
(MIMDES)
MINAM - OEFA
CUERPO DE BOMBEROS.
9 V COMAND.
DEPARTAMENTAL
Gerencia Regional de
10 Salud GERESA/Gobierno
Regional del Callao
RP
RP
RP
COEN/ INSTITUTO NACIONAL DE

DEFENSA CIVIL (INDECI) -
RP
RP
RP
RP
RP
6.6. MANEJO DE SEGURIDAD

OCUPACIONAL Y SERVICIOS A LOS
RESPONDIENTES
6.5. COORDINACIN Y MANEJO

MEDIOS DE TRANSPORTE
6.4 MANEJO DE RECURSOS (PERSONAL,

EQUIPOS, INSTALACIONES, MATERIALES)
6.3. MANEJO DE DONACIONES

R
RP
RP
RP
RP
RP
RP
RP
RP
RP
Gerencia de Infraestructura/GOBIERNO
REGIONAL DEL CALLAO (GRC)
RP
RP
RP
PRESIDENTE DEL COMIT DE DEFENSA

CIVIL DE LA REGIN CALLAO
GERENCIA DE DEFENSA NACIONAL Y DEFENSA

CIVIL /GOBIERNO REGIONAL DEL CALLAO
A
RP
RP
RP
RP
RP
RP
RP
ALCALDA
RP
DEFENSA CIVIL/DISTRIAL
Gerencia Distrital de Salud

A
16 Gerencia Distrital de Salud

17 D.C./ Secretaria Tcnica
Gerencia de Infraestructura
Secretaria Tcnica de DC
RP
RP
RP
Secretaria Tcnica de DC
RP
RP
RP
RP
RP
RP
RP
RP
RP
18 Gerencia de Infraestructura
A
RP
Jefe Secretaria Tcnica

de DC
RP
RP
RP
RP
RP
RP
RP
COORDINADOR A NIVEL
DE LIMA CERCADO
RP
DEFENSA CIVIL/GOBIERNO REGIONAL DEL

CALLAO (GRC)
Gerencia Regional de Salud GERESA
GOBIERNO REGIONAL
GERENCIA DE DEFENSA
14 NACIONAL Y DEFENSA
CIVIL GRC
DISTRITAL
RP
PRESIDENTE DEL COMIT

DE DEFENSA CIVIL DE LA
13 REGIN CALLAO
(Presidente Regional del
Callao)
19
6.2. ADMINISTRACIN DE ALMACENES
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA

CIVIL (INDECI)
PRESIDENCIA DEL CONSEJO DE

MINISTROS
GRC - Gerencia de
Defensa Civil
15 CUERPO DE BOMBEROS.
ANEXO VI. LOGISTICA
6.1. INVENTARIO DE RECURSOS Y

EVALUACIN DE NECESIDADES LOGSTICAS
5.8 PLANIFICACION DE LA RECUPERACION

ECONOMICA Y SOCIAL
5.5 GESTION DE INFORMACIN Y

COMUNICACIONES EN EL COE
5.6 COORDINACIN DE LA
COOPERACIN INTERNACIONAL
5.7 COORDINACIN CON OTRAS REGIONES
DEL PAS Y EL SECTOR PRIVADO
5.4 COORDINACIN DE LA EVALUACIN

DE DAOS Y NECESIDADES - EDAN
5.2 INFORMACION PUBLICA
5.3 ASUNTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS
ANEXO V. DIRECCIN Y MANEJO DE LA

EMERGENCIA
5.1 PLANIFICACIN INTEGRAL Y

COORDINACIN DE LA EMERGENCIA
4.7 EVALUACIN DE DAOS Y RESTABLECIMIENTO DE SERVICIOS DE EDUCACIN
4.6. ESTABILIZACIN Y/O DEMOLICIN DE

ESTRUCTURAS, REMOCIN Y MANEJO DE ESCOMBROS
4.5. EVALUACION DE DAOS EN

EDIFICACIONES PUBLICAS Y PRIVADAS
4.4. EVALUACION DE DAOS Y RESTABLECIMIENTO DE SERVICIOS DE ENERGA
4.3. EVALUACION DE DAOS Y RESTABLECIMIENTO

DE SERVICIOS DE AGUA Y SANEAMIENTO
4.2. EVALUACION DE DAOS Y RESTABLECIMIENTO DE

SERVICIOS DE TRANSPORTE Y COMUNICACIONES
3.8 REUNIFICACION FAMILIAR
4.1. MONITOREO DE EVENTOS NATURALES Y/O,

INDUCIDOS Y RIESGOS CONCATENADOS
3.7 PROTECCION DE GRUPOS

VULNERABLES
3.6 DOTACIN DE AGUA TEMPORAL
3.5 ASISTENCIA NO ALIMENTARIA
3.4 ASISTENCIA ALIMENTARIA
3.3 INSTALACION Y MANEJO

DE ALBERGUES
3.2 TECHO DE EMERGENCIA EN LOTE
A
RP
D.C./ GOBIERNO
11 REGIONAL DEL CALLAO
(GRC)
12
3.1 EMPADRONAMIENTO
2.6 SALUD MENTAL
RP
MORGE MINISTERIO
PBLICO
INSTITUTO NACIONAL
DE DEFENSA CIVIL
(INDECI)
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL

(INDECI)
MINISTERIO DE SALUD
RP
ANEXO IV - SERVICIOS GENERALES,

HBITAT Y MEDIO AMBIENTE
ANEXO III - ASISTENCIA HUMANITARIA
2.5 MANEJO DE CADVERES
2.4 SALUD AMBIENTAL
2.2 ATENCIN HOSPISPITALARIA
2.3 VIGILANCIA EPIDEMIOLGICA

POST-DESASTRE
2.1 ATENCIN PREHOSPITALARIA
1.5 EMERGENCIA DE
MATERIALES PELIGROSOS
1.3 CONTROL DE INCENDIOS

RP
COORDINADOR A NIVEL DE
LA REGIN CALLAO
REGIONAL
ANEXO II. SALUD
CUERPO GENERAL DE
BOMBEROS
COORDINADOR A NIVEL
NACIONAL
CUERPO GENERAL DE
BOMBEROS DEL PER
1.4 EVACUACION MASIVA DE ZONAS

AFECTADAS Y EN RIESGO
1.1 BUSQUEDA Y RESCATE
PLAN DE OPERACIONES DE
EMERGENCIA MATRIZ DE
RESPONSABLES
- ANEXOS FUNCIONALES ENTIDAD
C: Coordinador RP: Responsable
principal
R: Responsable A: Apoyo
1.2 MEDIDAS DE SEGURIDAD Y

TRANSITO
ANEXO I - RESCATE Y
SEGURIDAD
A
RP
24
RP
RP
RP
RP
RP
RP
RP
RP
DE
SA CIVIL
FEN
TEMA NAC
SIS
IO
L DE
NA
Ayuda Humanitaria
FICHA METODOLGICA 11
ORIENTACIONES PARA LA DEFINICIN DE LAS FUNCIONES INSTITUCIONALES
1. Listar cada una de las entidades (coordinadoras, responsables principales, responsables y de apoyo) relacionadas
con las reas funcionales y las tareas de respuesta para el manejo de emergencias.
2. Construir la Matriz de definicin de las Funciones Institucionales
Emplear la Matriz que se muestra a continuacin (elaborar una matriz por cada entidad)
[Entidad]
AREA
TAREA
FUNCIONES
1.1
I
1.2
1.3
1.4
2.1
II
2.2
2.3
III
3.1
4.1
IV
4.2
5.1
V
5.2
VI
6.1
3. Los resultados de estas matrices corresponde al Apndice sobre Funciones Institucionales del POE
25
DE
SA CIVIL
FEN
TEMA NAC
SIS
IO
L DE
NA
Ayuda Humanitaria
ORIENTACIONES PARA LA DEFINICIN DEL MODELO ORGANIZACIONAL
1. Durante el proceso de formulacin del POE las entidades responsables de las reas funcionales definen la forma
como se ejecutar la coordinacin con las dems entidades que participan de las operaciones de emergencia. Estas
tareas y reas funcionales se distribuyen de acuerdo a la metodologa de administracin de emergencias propuesta por
el Sistema de Comando de Incidentes.
Segn este enfoque, se parte de la definicin de un nico coordinador de la emergencia o Comandante del Incidente y
de 4 secciones para desarrollar las actividades: (i) operacin (ii) logstica (iii) planeacin y (iv) administracin, jurdica y
finanzas. Como reas bsicas que apoyan la efectividad del comando y la coordinacin, se tienen: seguridad, enlace e
informacin.
Tal estructuracin se muestra a continuacin a modo de ejemplo:
COORDINADOR DE LA EMERGENCIA
UNIDAD SITUACIONAL
5.4 Coordinacin de
evaluacin de daos y
necesidades
5.5. Gestin de informacin y
UNIDAD DE REHABILITACIN
5.8 Planificacin de la
recuperacin econmica y
social
SEGURIDAD
1.2 Medidas de seguridad y trnsito
PLANEAMIENTO
5.1 Planificacin integral y
coordinacin de la emergencia
ENLACE
5.6 Coordinacin para la Cooperacin Internacional
5.7 Coordinacin con otras regiones del pas y el sector privado
REA FUNCIONAL
PLANIFICACIN Y
COORDINACIN DE
LA EMERGENCIA
ADMINISTRACIN, JURIDICA Y
FINANZAS
INFORMACIN
OPERACIONES
AREA FUNCIONAL - RESCATE Y

SEGURIDAD
1.1 Bsqueda y rescate
AREA FUNCIONAL - SALUD

1.2 Medidas de seguridad y
trnsito
2.3 Vigilancia epidemiolgica
post-desastre
AREA FUNCIONAL - LOGSTICA
AREA FUNCIONAL - ASISTENCIA

HUMANITARIA
6.1 Inventario de recursos y

anlisis de necesidades
operativas
3.1 Empadronamiento
4.1 Monitoreo de eventos

naturales y/o inducidos y
riesgos concatenados
6.2 Administracin de
almacenes
3.2 Techo de emergencia en

lote

de transporte y
comunicaciones
6.3. Manejo de donaciones
3.3 Instalacin y manejo de

albergues
2.4 Salud ambiental
AREA FUNCIONAL - SERVICIOS

GENERALES, HABITAT Y MEDIO
AMBIENTE

de agua y saneamiento
6.4 Manejo de recursos

para operaciones
(instalaciones, equipos,
personal y materiales)

energa
1.4 Evacuacin de zonas

afectadas y en riesgo
1.5 Emergencias de
materiales peligrosos
3.6 Dotacin temporal de agua
4.5 Evaluacin de daos en

edificaciones pblicas y
privadas
6.5 Coordinacin y manejo

de medios de transporte
2.6 Salud mental

3.7 Proteccin de grupos
vulnerables
4.6 Estabilizacin y/o

demolicin de estructuras,
remocin y manejo de
escombros
de educacin
6.6 Manejo de seguridad

ocupacional y servicios a los
respondientes (servicios
mdicos, alimentarios,
sistemas de comunicacin y
seguridad ocupacional)
Ejemplo. Estructura Funcional para la Atencin de Emergencias: reas y Tareas de Respuesta
26
DE
SA CIVIL
FEN
TEMA NAC
SIS
IO
L DE
NA
Ayuda Humanitaria
2. Para desplegar la estructura (total o parcialmente) se deben definir una serie de criterios que permitan definir el
alcance de acuerdo al contexto del peligro y de la clasificacin de la emergencia, permitiendo potenciar la respuesta, la
entrega de recursos y los niveles de coordinacin adecuados para cada caso.
A modo de ejemplo se proponen los siguientes grados de despliegue de la Estructura Funcional en relacin con los
niveles de emergencia definidos anteriormente (Ver Ficha Metodolgica 8):
Despliegue del Comando Incidente en funcin del nivel de emergencia
Nivel 1
Seccin
Nivel 2
Nivel 3
Operacin
Logstica
Planeamiento
Administracin, Jurdica y Finanzas
Seguridad / Enlace / Informacin
3. Para cada seccin se proponen las siguientes funciones que pueden ser usadas como referentes:
PERSONAL DEL COMANDO
Componente
Funciones
Coordinador de la
Emergencia/Comandante del
Incidente
Es el responsable de todas las actividades que se deriven de la emergencia, incluyendo el

desarrollo e implementacin de decisiones estratgicas y de la aprobacin, solicitud y descargo
de los recursos. El apoyo para las actividades de la Coordinacin de la Emergencia consta de las
siguientes tres reas bsicas:
Seguridad
El responsable de seguridad tiene como funcin cubrir dos aspectos fundamentales; el primero
relacionado con la proteccin de la ciudadana y el control del orden pblico, y el segundo,
orientado a garantizar la seguridad y libre circulacin para adelantar las operaciones de
respuesta por parte de los responsables de la emergencia. Corresponde a la Tarea 1.2. Medidas
de seguridad y trnsito.
Enlace
El responsable de enlace, es el punto de contacto con los representantes de cada una de las
organizaciones externas al manejo propio de la emergencia que sirven de apoyo, ya sean estas
de la Cooperacin Internacional, del sector privado o de otras entidades del sector pblico en
otras regiones del pas. Corresponde a la Tarea 5.7. Coordinacin para la Cooperacin
Internacional y la Tarea 5.8. Coordinacin con otras regiones del pas y el sector privado.
Informacin Pblica
El responsable de la informacin pblica est encargado de la elaboracin de boletines y su

emisin a medios de prensa, otras instituciones u organizaciones relevantes externas con el fin
de informar a las comunidades sobre la situacin de la emergencia, los procedimientos que se
estn llevando a cabo y las ayudas brindadas. Corresponde a la Tarea 5.2. Informacin Pblica.
27
DE
SA CIVIL
FEN
TEMA NAC
SIS
IO
L DE
NA
Ayuda Humanitaria
Componente
Funciones
El coordinador de la seccin de Planeamiento est encargado de compilar, evaluar y divulgar la
informacin relacionada con el manejo de la emergencia y el estado de los recursos, con el fin de
comprender la situacin real, predecir el curso probable de los eventos y preparar las estrategias
alternativas y operacionales de control para la atencin de la emergencia. Otras
responsabilidades son:
Supervisar la preparacin de los Planes de Accin en el cual se definen los objetivos,
estrategias, actividades y el uso de los recursos durante un periodo operacional.
Proporcionar predicciones peridicas acerca del potencial del incidente.
Organizar la informacin acerca de estrategias alternativas.
Compilar y distribuir informacin acerca del estado del incidente
El coordinador de esta seccin tiene a su cargo la Tarea 5.1 Planificacin integral y coordinacin
de la emergencia. Esta seccin est conformada por:
Seccin de Planeamiento Unidad situacional: es la responsable de la compilacin y organizacin de informacin sobre el

estado de la emergencia proveniente de las entidades tcnico cientficas, de las evaluaciones de
daos y necesidades EDAN (realizadas por Distritos y sectores) y su posterior consolidacin en
informes de situacin. Tiene a su cargo las tareas 5.4 Coordinacin de evaluacin de daos y
necesidades, 4.1 Monitoreo de eventos naturales y/o inducidos y riesgos concatenados y 5.5.
Gestin de informacin y comunicaciones en el COE.
Debe contarse con personal responsable de mantener los archivos completos y precisos del
manejo de la emergencia, documentar todo el proceso a travs de formularios y formatos preestablecidos que faciliten el registro de las diferentes tareas, la consolidacin de la informacin
de la reas funcionales de la estructura organizacional y las decisiones tomadas, con fines de
tener los soportes legales, administrativos y tcnicos. Se encarga tambin del almacenamiento
posterior de los archivos para cualquier finalidad. Esta actividad est a cargo de la Tarea 5.5.
Gestin de informacin y comunicaciones en el COE.
Unidad de rehabilitacin: es la responsable de consolidar las propuestas para formular las lneas
estratgicas de la planificacin de la recuperacin econmica y social (Tarea 5.9).
Componente
Funciones
El coordinador de esta seccin tiene como propsito garantizar que las operaciones y actuaciones
realizadas como respuesta ante un desastre, se ejecuten con el apoyo, orientacin y respaldo del
marco jurdico vigente y velar porque la asignacin de recursos se ejecute con criterios tcnicos
de previsin y racionalidad, de conformidad con los escenarios de desastre. Esta actividad
corresponde a la Tarea 5.3 Asuntos legales y administrativos.
Esta seccin est conformada por las siguientes unidades:
Seccin de
Administracin,
Jurdica y Finanzas
Unidad Jurdica: Es la responsable de velar por el cumplimiento de la normativa adecuada y

apoyar en la preparacin de las medidas y decisiones extraordinarias, as como la elaboracin de
Convenios y contratos.
Unidad de Finanzas y Compras: Es la responsable de administrar los recursos financieros para
garantizar que las operaciones y actuaciones administrativas realizadas en la fase de respuesta
estn respaldadas por el marco econmico y financiero adecuado. Tambin es la responsable de
realizar anlisis de efectividad de costos, hacer estimaciones de costos, dar recomendaciones
para hacer eficiente el manejo de los recursos y efectuar las adquisiciones necesarias.
Unidad de Tiempos: Es la responsable de tiempos del personal y del control de las horas
laboradas.
28
DE
SA CIVIL
FEN
TEMA NAC
SIS
IO
L DE
NA
Ayuda Humanitaria
PERSONAL GENERAL
Componente
Funciones
El coordinador de la seccin de Operaciones es el responsable de articular y dirigir las diferentes
reas funcionales de carcter operativo tales como: I. Rescate y Seguridad, II. Salud, III.
Asistencia Humanitaria y IV. Servicios Generales, Hbitat y Medio Ambiente.
Debe mantener informado al Coordinador de la Emergencia acerca de las acciones especiales de
respuesta y coordinar la elaboracin del Plan de Accin Integral que permita articular las
diferentes reas funcionales o ramas.
Esta seccin est conformada por cuatro reas funcionales o ramas:
Rescate y seguridad: Es la responsable de planificar y realizar el conjunto de acciones inmediatas
efectuadas por la poblacin organizada y por las entidades competentes de primera respuesta
orientadas a salvaguardar vidas, controlar eventos secundarios como incendios, explosiones y
fugas, entre otros, proteger los bienes y mantener la seguridad pblica. Comprende las Tareas
de Bsqueda y Rescate (Tarea 1.1), Medidas de Seguridad y Trnsito (Tarea 1.2), Control de
Incendios (Tarea 1.3), Evacuacin de Zonas Afectadas y en Riesgo (Tarea 1.4), Emergencias de
Materiales Peligrosos (Tarea 1.5)
Salud: Tiene como propsito garantizar la atencin de salud en situaciones de emergencias y
desastres mediante un sistema organizado y articulado. Esta rea funcional est divida en seis
tareas: Atencin pre-hospitalaria (Tarea 2.1), Atencin Hospitalaria (Tarea 2.2), Vigilancia
Epidemiolgica Post-Desastre (Tarea 2.3), Salud Ambiental (Tarea 2.4), Manejo de Cadveres
(Tarea 2.5), Salud Mental (Tarea 2.6).
Seccin de Operaciones
Asistencia Humanitaria: Es el responsable de desarrollar y coordinar las acciones

relacionadas con la atencin social que requieren las personas afectadas por la ocurrencia de
una emergencia o desastre, en especial, lo relacionado con brindar techo, abrigo, alimento y
necesidades bsicas, as como la proteccin a grupos vulnerables (nios, nias, adolecentes,
gestantes, personas con enfermedades preexistentes y adultos mayores, personas con
capacidades diferentes).
Esta rea funcional est compuesta por las siguientes tareas: Empadronamiento (Tarea 3.1),
Techo de emergencia en lote (Tarea 3.2), Instalacin y manejo de albergues (Tarea 3.3),
Asistencia alimentaria (Tarea 3.4), Asistencia no alimentaria (Tarea 3.5), Dotacin de agua
temporal (Tarea 3.6), Proteccin de grupos vulnerables (Tarea 3.7) y Reunificacin familiar
(Tarea 3.8.).
Servicios Generales, Hbitat y Medio Ambiente: Tiene como propsito monitorear los
eventos naturales y/o inducidos, y evaluar los daos de los servicios vitales, saneamiento bsico
(agua, desage y residuos slidos), energa, telecomunicaciones, transporte, salud, y
educacin), edificaciones (pblicas y privadas) y medio ambiente, con el fin de definir las
medidas que las autoridades deben tomar para la proteccin de la vida y los bienes, y para la
rpida recuperacin de los servicios y el medio ambiente.
Las tareas que comprende esta rea funcional o rama son: Evaluacin de daos y
restablecimiento de servicios de transporte y comunicaciones (Tarea 4.2), Evaluacin de daos y
restablecimiento de servicios de agua y saneamiento (Tarea 4.3), Evaluacin de daos y
restablecimiento de servicios de energa (Tarea 4.4), Evaluacin de daos en edificaciones
pblicas y privadas (Tarea 4.5), Estabilizacin y/o demolicin de estructuras, remocin y manejo
de escombros (Tarea 4.6) y Evaluacin de daos y restablecimiento de servicios de educacin
(Tarea 4.7).
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Ayuda Humanitaria
Componente
Funciones
El coordinador de la seccin de Logstica es el responsable de proveer los suministros, equipos y
personal apropiados, cuando las capacidades logsticas de las instituciones son superadas con el
fin de garantizar el apoyo adicional necesario en las cantidades requeridas y en los lugares y
momentos en que se necesitan para la atencin y rehabilitacin en la emergencia, analizando la
informacin suministrada por los responsables del COE y de las diferentes tareas.
El responsable Inventario de Recursos y Anlisis de Necesidades Operativas (Tarea 6.1), como
coordinador de la Seccin de Logstica tiene la responsabilidad de determinar las necesidades de
la comunidad afectada y de los organismos encargados de la respuesta y rehabilitacin, como
resultado de la evaluacin de los daos, a fin de priorizar los recursos para brindar una ptima
atencin, contrastar con las capacidades existentes y definir las necesidades de contrataciones.
Unidad de Almacenes: El coordinador de esta unidad es el responsable de garantizar el
aprovisionamiento y distribucin de suministros para las entidades responsables del manejo de
la emergencia y para la poblacin afectada. Incluye la adquisicin, el transporte desde la fuente,
la recepcin y registro de los recursos en el inventario, el almacenaje, el alistamiento o embalaje
para la distribucin, el despacho y entrega a las entidades encargadas del manejo de la
emergencia y de la distribucin de los suministros destinados a los damnificados, ya provengan
estos materiales de provisiones adquiridas por las propias organizaciones a cargo, la solidaridad
internacional, o las donaciones locales. Esta actividad corresponde a la Tarea 6.2 Administracin
de almacenes.
Seccin de Operaciones
Unidad de Donaciones: El propsito de esta unidad es lograr el ms eficiente y efectivo uso de las
donaciones (materiales y monetarias) para el apoyo a las diferentes tareas de la emergencia. La
labor inicia a partir de la informacin sobre la identificacin de necesidades de las diferentes
tareas y la evaluacin sobre la disponibilidad de recursos (reporte preparado por la Tarea 6.1), la
solicitud de donaciones a travs de diferentes medios como campaas de informacin pblica
(coordinada con la Tarea 5.2. Informacin Pblica), el transporte desde la fuente, la recepcin,
clasificacin y registro de inventarios, el almacenaje, el alistamiento o embalaje para la
distribucin y el despacho y entrega a las entidades encargadas del manejo de almacenes y/o de
la distribucin directa de los suministros destinados a los damnificados, y la disposicin de los
bienes no necesitados. Esta actividad corresponde a la Tarea 6.3 Manejo de Donaciones.
Unidad de Recursos para Operaciones: El coordinador de esta unidad se encarga de proveer los
recursos de personal, equipos informticos o pesados, instalaciones y cualquier otro apoyo
requerido para contribuir al manejo de la emergencia de acuerdo a las demandas de las
diferentes entidades responsables de la respuesta y rehabilitacin temprana. Esta actividad
corresponde a la Tarea 6.4 Manejo de recursos para operaciones (instalaciones, equipos,
personal y materiales).
Unidad de movilidad: El coordinador de esta unidad tiene la responsabilidad de organizar y
coordinar los medios de transporte disponibles, de acuerdo con las necesidades de
desplazamiento de recursos que demandan las diferentes entidades que participan en el manejo
de la emergencia. La primera actividad que se tiene que asegurar es la posibilidad de garantizar
un sobrevuelo por la zona afectada por parte de las mximas autoridades. Esta actividad
corresponde a la Tarea 6.5 Coordinacin y manejo de medios de transporte (movilidad).
Unidad de servicios a los respondientes: El coordinador de esta unidad es el responsable de
proveer los recursos, asistencia tcnica, capacidades y cualquier otro apoyo requerido para
contribuir con el bienestar y la seguridad de las personas que trabajan en las labores de
respuesta y rehabilitacin. Esta actividad corresponde a la Tarea 6.6. Manejo de seguridad
ocupacional y servicios a los respondientes (servicios mdicos, alimentarios, sistemas de
comunicacin).
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Ayuda Humanitaria
ORIENTACIONES PARA LA ELABORACIN DE LOS INVENTARIOS DE RECURSOS
1. Para relacionar los recursos disponibles para las operaciones de emergencia, las instituciones deben hacer un anlisis
de necesidades y disponibilidades y consolidar el inventario de los elementos con lo que se cuenta.
Una gua de los principales recursos a inventariar dentro de las instituciones, es1:
TIPO DE RECURSO
DESCRIPCION
Personal disponible
El listado de personal debe incluir nombre, cargo, profesin o rea de desempeo e informacin
de contacto.
Informacin bsica
disponible
Esta informacin bsica incluye entre otros aspectos: detalles demogrficos, estructuras de
liderazgo formales e informales, Condiciones climticas generales, incluyendo diurna, nocturna
en distintas pocas del ao, hbitos alimenticios normales de los distintos grupos socioeconmicos, enfermedades endmicas al rea, estado de salud general de la poblacin,
caractersticas econmicas, tenencia y tipologa de la vivienda, cobertura y condicin general
de la infraestructura vial, de servicios y lneas vitales.
Vehculos, maquinaria y
equipos especiales
Se refiere a vehculos de carga y pasajeros para transporte areo, terrestre, fluvial; tambin
maquinaria pesada y de construccin (pblica y privada) disponible como gras, plumas,
montacargas, retroexcavadoras, etc. Debe especificar marca, modelo, capacidad, propietario,
ubicacin e informacin de contacto de la entidad responsable. Se incluyen dentro de equipos
especiales los disponibles en el aeropuerto, dependencias militares, distritos de obras pblicas,
equipos para limpieza y mantenimiento de sistemas de alcantarillado, equipos de perforacin
de pozos, sistemas de potabilizacin de agua, carro-tanques, centrales telefnicas mviles, etc.
Combustibles
Se deben identificar tipos, fuentes, lugares de almacenamiento y distribucin, capacidad,

autonoma (desempeo esperable en situaciones de consumo normal, con interrupcin del
abastecimiento) y fuentes alternas.
Sistemas de comunicacin
Se agrupan por sistemas. Radio comunicaciones segn bandas UHF, VHF, HF y rangos de
frecuencias. Se especifica coberturas, basadas en repetidoras, bases mviles y porttiles.
Otros sistemas como beepers, telefona celular y convencional y sistemas de los radio
aficionados.
Alimentos
Se debe incluir una descripcin bsica de los hbitos alimentarios de la zona. Se hace un
inventario de la produccin y de los principales centros de almacenamiento y distribucin con
informacin de contacto de la entidad responsable. Se debe indicar la capacidad y autonoma.
Suministros mdicos
Se debe identificar bodegas, farmacias, depsitos de centros asistenciales pblicos y privados.

Se indica la capacidad y autonoma. Se incluye acuerdos o contratos de servicios que puedan
agilizar en un momento la disposicin de estos recursos.
Sitios de concentracin en
caso de evacuacin
Se deben identificar "zonas seguras" o lugares de fcil acceso donde la poblacin puede
desplazarse en caso de una emergencia, segn el tipo de evento. Debern estar fuera de las
zonas de riesgo y reunir las condiciones sanitarias mnimas para la poblacin durante el tiempo
que dure una evacuacin.
Centros de servicios
Los centros de servicios son los ncleos bsicos de los servicios pblicos. Incluye los entes
administrativos locales como la alcalda y otros servicios como hospitales, obras pblicas,
acueductos, alcantarillados, redes de energa, telefona, etc. Se deben describir redes, nodos y
puntos vulnerables. En lo posible se debe incluir su capacidad y autonoma.
Albergues y alojamientos
temporales
Incluye los dispuestos especficamente como alojamientos (por ejemplo hoteles y moteles),
instalaciones existentes que son adaptables a esta funcin y zonas que pueden habilitarse para
la construccin de albergues o campamentos. Debe especificarse direccin, caractersticas,
capacidad y autonoma. Debe preverse la dotacin necesaria, bien sea para tenerla en
almacenamiento o para solicitarla en el momento requerido.
Plan de emergencias de Manizales. 2003. Alcalda de Manizales. Oficina Municipal para la Prevencin y Atencin de Desastres. Colombia
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TIPO DE RECURSO
DESCRIPCION
Hospitales, centros y
puestos de salud
Describe la capacidad de oferta en salud: infraestructura, servicios, capacidad y autonoma.

Debe incluir elementos de referencia y contra-referencia que ubiquen los recursos dentro de un
concepto de red asistencial.
Centros de reservas y
suministros
Es deseable establecer unos centros de reservas y suministros con inventarios de equipos y

elementos para atender emergencias, sistemas de requisicin, utilizacin y devolucin en varias
localidades. Debe darse especial importancia al mantenimiento y reposicin de equipo.
Sistemas de alerta
Incluye los sistemas de comunicaciones, los sistemas para el manejo de la informacin, las
notificaciones a los oficiales responsables, el contacto con los medios y los mtodos de divulgar
la alerta al pblico.
Voluntarios
. La Defensa Civil, Cruz Roja y otras entidades que tienen voluntarios dispuestos y entrenados a
trabajar en situaciones de emergencia deben mantener listados de voluntarios con su
informacin de contacto. Tambin deben tomar en cuenta el equipo y los materiales necesarios
para su seguridad y para que su obra sea eficaz.
Organismos no
gubernamentales -ONG y
sector privado
Existen muchos organismos no gubernamentales (ONG) que tienen a su disposicin recursos

humanos y otros recursos que pueden ayudar a la comunidad a enfrentarse al riesgo o al
desastre. Se debe involucrar a las ONG en las actividades de prevencin, mitigacin,
preparacin, y respuesta. Se debe invitar al sector privado a participar en el proceso de
preparacin para los desastres, y as su aporte y contribucin hace parte del plan. Se debe
integrar el aporte del sector privado en todos los aspectos de preparacin, respuesta, y
recuperacin.
Recursos financieros
Cada institucin tiene sus recursos que forman parte de su presupuesto normal, y en caso de
desastre, puede ser necesario utilizarlos de otra forma de lo que se esperaba. Tambin es
deseable que existan fondos de contingencia o un fondo especial para el manejo de
emergencias y desastres. Debe incluirse los mecanismos, normas y disposiciones legales que
permitan y regulen su utilizacin.
Recursos internacionales
En caso de desastre mayor, los recursos donados del exterior pueden llegar en tales cantidades
que causan grandes problemas para los que deben manejarlos. Es importante establecer muy
pronto cuales son los tipos de recursos que se necesitan y que sern aceptados. Mientras no se
pueda aclarar cules son las necesidades especficas se deben aceptar solamente recursos
financieros.
2. Una vez identificado analizado el tipo de recurso se debe preparar y presentar el inventario el cual ser validado por la
entidad coordinadora del POE en el nivel territorial. Los inventarios harn parte del Documento Base y se agregarn
como apndices al POE.
Se puede emplear una Matriz como la que se muestra a continuacin para la consolidacin del inventario de recursos.
INVENTARIO DE RECURSOS
Tipo de recurso
Descripcin
Cantidad
[segn la tabla anterior]

[Describe el nombre del suministro, recurso o servicio colocando especificaciones en el caso de,
ser necesario]
[Mencionar el nmero exacto del suministro, recurso o servicio]
Unidad
[Describir la forma de presentacin del suministro, recurso o servicio]
Ubicacin
[Definir el lugar donde se encuentra el suministro, recurso o servicio]
Responsable
Informacin de contacto
rea Funcional /Tarea
[Nombrar el responsable del suministro, recurso o servicio]

[Cargo, telfono, direccin]
[Relacionar el rea Funcional y las Tareas con las que se relaciona el recurso]
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ORIENTACIONES PARA LA ELABORACIN DEL PROTOCOLO DE COORDINACIN Y
COMUNICACIN ENTRE NIVELES DE GOBIERNO
El protocolo de coordinacin y comunicacin entre niveles de gobierno deber establecerse para cada evento en
particular y como mnimo debe contemplar los siguientes elementos:
CONTENIDO
DESCRIPCIN
1. INTRODUCCION
Qu es un protocolo de actuacin en caso de emergencia/desastre?

Qu se entiende por emergencia / desastre?
A quienes est dirigido este protocolo de coordinacin y comunicacin?
Por qu se requiere la participacin de las mximas autoridades polticas en el manejo de una
emergencia de gran magnitud?
Cules son los objetivos que deben cumplir una autoridad y todo el personal de gobierno en el
manejo de una emergencia o desastre de gran magnitud?
Cundo usar el presente protocolo?
2. PROPSITO,
ALCANCES, MARCO
LEGAL E
INSTITUCIONAL
Propsito Para qu?

Alcances Qu se hace?
Marco legal e institucional de actuacin
3. SECUENCIA DE
ACTUACIN DE
LOS
COORDINADORES
DE LA
EMERGENCIA
4. ESTRUCTURA
FUNCIONAL PARA
LA ATENCIN DE
EMERGENCIAS
Definicin de un Esquema General de Actuacin (descripcin de actividades que de manera

secuencial deben ser seguidas por los coordinadores de la emergencia).
La secuencia se podr establecer a partir de las siguientes fases:
o Activacin
o Verificacin y activacin del comit / comisin
o Primera reunin del comit / comisin
o Coordinaciones de apoyo entre niveles de gobierno
o Acciones permanentes del comit / comisin
o Cierre de operaciones de emergencia e inicio del proceso de reconstruccin
Flujograma del Esquema General de Actuacin (ver Ejemplo en la pgina siguiente)
Secuencias de actuacin especficas (actividades y sub actividades) para cada uno de los
coordinadores de la emergencia en los diferentes niveles territoriales
Flujogramas de actuacin especficos para cada uno de los coordinadores de la emergencia en los
diferentes niveles territoriales.
Matriz global de secuencias coordinadas de actuacin entre niveles territoriales con su respectivo
flujograma.
Descripcin general de la estructura funcional
Estructura funcional y responsabilidades, basado en el Sistema de Comando de Incidentes. Indicar
el despliegue del Comando Incidente en funcin del nivel de emergencia establecido en el POE.
Personal de comando
Personal general: Seccin de Planeacin, Seccin de Operaciones, Seccin de Logstica, Seccin de
Finanzas / Administracin
(Ver Ficha Metodolgica 11. Orientaciones para la definicin del modelo organizacional)
REFERENCIAS
Bibliografa
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Ayuda Humanitaria
Ejemplo. Esquema General de Actuacin
Activacin
FASE 1
Reciba informacin inicial sobre la ocurrencia de un posible desastre de

magnitud importante. Confirme la ocurrencia precisando informacin sobre
tipo de evento, severidad, cobertura geogrfica y poblacin afectada
inicialmente.
Verificacin
FASE 2
Verifique por intermedio del Secretario Tcnico de Defensa Civil o de los

Directores de los COE (en cada nivel) la informacin que est siendo
recibida a travs de los diferentes canales de comunicacin
3
Active y convoque a los miembros del Comit de Defensa Civil y a los
responsables de la coordinacin de las diferentes reas funcionales segn el
POE.
4
Verifique tener a la mano los planes y protocolos, secuencias de mando,
contactos, medios de comunicacin
Haga presencia por parte de las autoridades y Coordinadores de reas

Funcionales a la mayor brevedad en la sede establecida como Sala de
Crisis
Reunin
Miembros
Comits de DC
FASE 3
Evale la afectacin del desastre y analizar la informacin proveniente de

las distintas fuentes, con el objeto de tener una dimensin sobre la
magnitud y complejidad de la situacin y la distribucin de los nios.
7
Defina las prioridades para el manejo de la emergencia, la capacidad de
respuesta y autonoma en funcin de los recursos fsicos, tcnicos y
humanos y la necesidad de solicitar apoyo al nivel de Gobierno superior.
8
Realice una rueda de prensa que tendr los siguientes objetivos a) Generar
confianza y cooperacin ciudadana y b) garantizar el orden en la poblacin
afectada c) Reforzar el respaldo institucional
Coordinaciones de
apoyo entre
gobiernos
FASE 4
NO
Se super la capacidad de
respuesta?
Atender nivel
actual
SI
10
Verifique peridicamente el desarrollo de las acciones de respuesta que

estn siendo efectuadas por el Comit de Defensa Civil, las solicitudes de
informacin adicional por parte de los niveles superiores y la respuesta a
dichos requerimientos.
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FASE 5
11
Realice sesiones de los Comits de DC/ Comisin Multisectorial Ampliada
para evaluar la instalacin de la Oficina Conjunta de Operaciones/ analice
afectacin, defina las prioridades para el manejo de la emergencia, asigne
los recursos coordine apoyo.
Acciones
permanentes
Comite de DC
12
Revise y ejecute el Plan de Accin en los diferentes niveles de Gobierno
para cada perodo operacional definido1 y garantizar la coordinacin y
articulacin entre niveles
Tome decisiones de carcter excepcional, polticas y jurdicas ms

importantes con el fin de resolver problemas y atender circunstancias
claves, garantizar el mximo compromiso institucional en la atencin de la
13
14
Informe de manera permanente a la poblacin sobre los avances en la
atencin de la emergencia, las estrategias y procedimientos de apoyo
existentes y los llamados a la solidaridad a nivel nacional e internacional.
15
Mantenga contacto permanente entre los Gobiernos Distritales, el
Gobierno Metropolitano - Regional y el Gobierno Central, a travs de los
Alcaldes Distritales, Alcalde Metropolitano, Presidente del Gobierno
Regional / sus Secretarios Tcnicos de DC. el Presidente del Consejo de
Ministros y el Presidente de la Repblica.
FASE 6
16
Cierre
e inicio de
reconstruccin
Establezca con la Comisin Multisectorial ampliada los lineamientos para

el proceso de reconstruccin.
17
Desactive la intervencin de las entidades y recursos de acuerdo con la
evolucin de la emergencia.
18
Evale el manejo de la emergencia y el proceso de rehabilitacin con la
participacin de los actores del proceso.
Sistematice y elabore un informe final sobre el manejo de la emergencia

que incluya las recomendaciones necesarias para futuros eventos,
actualizando el Plan de Operaciones de Emergencias y los protocolos de
cada nivel de Gobierno, en los aspectos pertinentes.
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Ayuda Humanitaria
ORIENTACIONES PARA LA ELABORACIN PROTOCOLOS Y PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS
Dependiendo de cada uno de los escenarios de daos especficos que se hayan definido para la unidad territorial, es posible avanzar en la elaboracin de procedimientos
operativos y detallar las responsabilidades y mecanismos de actuacin de una tarea especfica.
Para ello se debe emplear la Matriz que se muestra a continuacin para la descripcin de aquellas tareas o funciones que estn poco explcitas en los Anexos Funcionales y
que se debe ampliar el alcance o la descripcin para realizar la tarea de manera adecuada en caso de ese evento especfico:
Nombre del protocolo
Actualizado a:
Nmero:
Responsables:
Pginas
[Funcin /Tarea]
[Fecha]
[N]
[Coordinador]
[Responsable]
[Apoyo]
[pgina 1 de 3]
PROPOSITO
(Para qu?)
ALCANCES/CONCEPTO DE
OPERACIONES
(Qu se hace?)
PRIORIDADES
Planificar:
ACTIVIDADES DE PREPARACION
Ejercitar:
Evaluar y mejorar:
OBSERVACIONES
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Ayuda Humanitaria
Operaciones
RP
RP
Entidad 7
Entidad 6
Entidad 5
Entidad 4
Entidad 3
ACTIVIDADES
Entidad 2
Entidad 1
SUBPROCESOS
Entidades Vinculadas
RP
RP
RP
37
RP
DE
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Ayuda Humanitaria
Nombre del protocolo
Actualizado a:
Nmero:
Responsables:
Pginas
[Funcin /Tarea]
[Fecha]
[N]
[Coordinador]
[Responsable]
[Apoyo]
[pgina 3 de 3]
Responsables
Entidad 1
Flujograma
[ejemplo
Documentos
Recepcin, procesamiento y
consolidacin de informacin obtenida
de las Funciones [ ]
Entidad 2
Evaluar y procesar la informacin para

mejorar el conocimiento del escenario
de daos real.
de
Entidad 3
Entidad 4
Analizar la informacin para apoyar la

toma de decisiones en la atencin y
recomendar prioridades de
intervencin en sitios que puedan
representar daos posteriores o efectos
colaterales asociados al peligro.
Entidad 5
Entidad 6
Generar reportes de informacin

procesada y analizada.
flujograma]
38

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GUA METODOLGICA PARA LA FORMULACIN DE

Proyecto: Preparacin ante Desastre Ssmico y/o Tsunami y

GUA METODOLGICA PARA LA FORMULACIN DE

GUA METODOLGICA PARA LA FORMULACIN DEL POE

GUA METODOLGICA PARA LA FORMULACIN DE PLANES DE

Proyecto: Preparacin ante Desastre Ssmico y/o Tsunami y

1. QU CONTIENE ESTA GUA, A QUIN EST DIRIGIDA Y CMO EST ORGANIZADA?

2. CULES SON LOS CRITERIOS BSICOS PARA LA FORMULACIN DE UN PLAN DE

3. CALES SON LOS PASOS PARA FORMULAR UN PLAN DE OPERACIONES DE

PARTE II. ENTENDER EL CONTEXTO Y DETERMINAR OBJETIVOS Y ALCANCES

4. CMO DEFINIR EL CAPTULO DE LA INTRODUCCIN AL PLAN DE OPERACIONES DE

5. CMO FORMULAR EL MARCO CONCEPTUAL, LEGAL Y LA ORGANIZACIN PARA EL

GUA METODOLGICA PARA LA FORMULACIN DEL POE

PARTE III. DEFINICIN DE TAREAS, RESPONSABLES, MECANISMOS DE COORDINACIN Y

11. CULES SON LOS MECANISMOS DE IMPLEMENTACIN, ACTIVACIN Y CONTROL DEL

Proyecto: Preparacin ante Desastre Ssmico y/o Tsunami y

ANEXOS: FICHAS METODOLOGICAS

Matriz de disponibilidad de informacin...................................................................

GUA METODOLGICA PARA LA FORMULACIN DEL POE

Proyecto: Preparacin ante Desastre Ssmico y/o Tsunami y

PARTE I. INTRODUCCIN A LA GUA

GUA METODOLGICA PARA LA FORMULACIN DEL POE

1.2 OBJETIVOS DE LA GUA

Proyecto: Preparacin ante Desastre Ssmico y/o Tsunami y

Figura 1. Organizacin de la Gua Metodolgica para la formulacin de Planes de Operaciones de Emergencia

GUA METODOLGICA PARA LA FORMULACIN DEL POE

2. CULES SON LOS CRITERIOS BSICOS PARA LA FORMULACIN DE UN PLAN

El POE es un instrumento o documento que establece las funciones o tareas de

Para estar preparados y conocer de manera anticipada que tareas necesarias

QUINES deben participar

Dado que el manejo de las operaciones de emergencia requiere de un trabajo

DNDE y CUNDO se debe

EL POE se debe aplicar de manera escalonada nivel distrital, provincial,

CMO se elabora el Plan

De forma participativa, es imprescindible el involucramiento de todos los

Proyecto: Preparacin ante Desastre Ssmico y/o Tsunami y

GUA METODOLGICA PARA LA FORMULACIN DEL POE

Proyecto: Preparacin ante Desastre Ssmico y/o Tsunami y

3. CULES SON LOS PASOS PARA FORMULAR UN PLAN DE OPERACIONES DE

GUA METODOLGICA PARA LA FORMULACIN DEL POE

Paso 2. Realizacin de un diagnstico preliminar y recoleccin de la informacin (encuestas y

Proyecto: Preparacin ante Desastre Ssmico y/o Tsunami y

3.2 DEFINICIN DE TAREAS, RESPONSABLES, MECANISMOS DE COORDINACIN Y

GUA METODOLGICA PARA LA FORMULACIN DEL POE

Proyecto: Preparacin ante Desastre Ssmico y/o Tsunami y

3.3 PUESTA EN PRCTICA E INSTITUCIONALIZACIN DEL POE

GUA METODOLGICA PARA LA FORMULACIN DEL POE

Formulacin del Plan de Operaciones de Emergencia

11. Definicin de los

13. Definicin de acuerdos

14. Publicacin del Plan,

10. Realizacin de Ejercicios

Proyecto: Preparacin ante Desastre Ssmico y/o Tsunami y

PARTE II. ENTENDER EL CONTEXTO Y DETERMINAR OBJETIVOS Y

1.6 Estructura y organizacin del plan

Figura 3. Esquema general de la introduccin del POE

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CON QU? (MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos: Ficha Metodolgica 1. Matriz de disponibilidad de informacin

Proyecto: Preparacin ante Desastre Ssmico y/o Tsunami y

CON QU? (MATERIALES E INSUMOS)

Materiales e insumos: Plumones y papelgrafo para la discusin.

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