UNIDAD TEMTICA II

LOS SISTEMAS EN LA
ORGANIZACIN

Contenido:
2.1 Definicin de sistema y sus elementos
2.2 Teora General de Sistemas (TGS) en la organizacin, modelando con
diagramas conceptuales
2.3 la TGS y los Sistemas de Informacin, modelando con esquemas HIPO

2.1 Definicin de sistema y sus elementos

Iniciemos conceptualizando lo que es un sistema:
Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados para lograr un fin.
Esta declaracin tiene sentido en tanto pueda aplicarse a una disciplina en particular, por ejemplo
en una organizacin, el conjunto de elementos interrelacionados son los recursos, tanto humanos,
financieros, materiales, tecnolgicos, etc., los cuales deben estar ligados de acuerdo a reglas de
trabajo establecidas.

Observa en la siguiente imagen la estructura de un sistema:

Figura 3. Estructura de un sistema general

Todo sistema esta acotado por una frontera. Esta frontera marca el lmite del sistema en cuestin
y lo diferencia de otros con los cuales tiene comunicacin de algn tipo.
Este lmite permite identificar de manera precisa funciones y procedimientos del propio sistema, y
permite de la misma forma establecer las reglas de comunicacin con entidades en el medio
ambiente, ya se interno o externo. Un modelo general de este tipo y para toda organizacin es el
siguiente:

Clientes

Sistema
de
Ventas
Lmite del
sistema en
consideracin

Contabilidad

Figura 4. Frontera y medio ambiente de un sistema

El medio ambiente del sistema es entonces interno y externo. El interno est comprendido por
todos sus recursos en un movimiento sinrgico y holstico, que permita alcanzar los objetivos
establecidos.
El externo est comprendido por todos los sistemas con los que tiene relacin y con los cuales
comparte informacin.

Funcionamiento y procesos de un sistema:

El proceso consiste
en
diversas
operaciones
de
transformacin a las
entradas
del
sistema.
En el sistema de
fabricacin
seran
operaciones
de
corte,
pulido,
pegado, esmerilado,
etc.
En un sistema de
informacin seran
captura, creacin de
bases de datos,
calificaciones, etc.

SALIDA

Todo
sistema
necesita
insumos
para funcionar, de
igualmenera
sus
subsistemas,
dependiendo
del
sistema sern los
insumos.
Pensemos en un
sistema
de
fabicacin,
los
insumos sern las
materias primas.
En un sistema de
informacin
sern
los datos obtenidos
del
registro
de
operaciones.

PROCESO

ENTRADA

Todo sistema tiene una forma estndar de funcionamiento, el cual puede representarse de la
siguiente manera (a este esquema se le conoce como diagrama HIPO):

Las salidas consisten

en los productos o
servicios que se
obtienen de una
transformacin de
materiales o datos,
etc.
En el sistema fabril
ser la obtencin de
un producto en
especial como un
carrp,
o
un
destornillador, etc.
Un
sistema
de
informacin ser la
obtencin
de
informes y reportes.

Figura 5. Etapas de funcionamiento de un sistema (HIPO)

En trminos de organizacin un sistema es un conjunto de funciones y/o reas que estn

relacionadas, lo cual puede ser visible mediante un organigrama, ver figura siguiente:

Es por lo anteriormente comentado que toda organizacin o

empresa es considerada como un sistema que a su vez
involucra a otros sistemas para su funcionamiento,
cumpliendo con ello la definicin de sistema. Adems sus
relaciones estn perfectamente normadas y definidas
mediante procedimientos y polticas de trabajo y negocio.

Figura 6. La organizacin vista como un sistema

Propiedades de los sistemas

Todo sistema, no importando que tipo de sistema sea, debe tener alguna(s) de las siguientes
propiedades:
1. Homeostasis. Propiedad que define su nivel de respuesta y de adaptacin al medio, es su
nivel de adaptacin y supervivencia.
2. Permeabilidad. Propiedad que mide la interaccin que este recibe del medio, se dice que a
mayor permeabilidad el sistema es ms abierto.
3. Centralizacin y descentralizacin. Se dice que es centralizado si tiene un ncleo que
controla a todos los dems, estos no son no son autnomos; en el modo descentralizado
cada elemento es autnomo y trabajan como subsistemas.
4. Adaptabilidad. Es la propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un proceso,
un estado o una caracterstica de acuerdo a las modificaciones del sistema.
5. Estabilidad. Propiedad que mide el equilibrio a travs del flujo contino de materiales,
energa e informacin.

2.2 La Teora General de Sistema (TGS) en la organizacin,

modelando con diagramas conceptuales
La teora general de sistemas (TGS) estudia a los sistemas reales en la naturaleza y aquellos
creados por el propio hombre. Su puesta en marcha se atribuye al bilogo austriaco Ludwing von
Bertalanffy, quien acu la denominacin a mediados del siglo XX.
Aunque la TGS surgi en el campo de la Biologa, pronto se vio su capacidad de inspirar desarrollos
en disciplinas distintas y se aprecia su influencia en la aparicin de otras nuevas. As se ha ido
constituyendo el amplio campo de la sistmica o de las ciencias de los sistemas, con especialidades
como la computacin, la teora de la informacin, la teora de juegos, la teora del caos, etc. Ms
reciente es la influencia de la TGS en las Ciencias Sociales, destaca la intensa influencia del
socilogo alemn Niklas Luhmann, que ha conseguido introducir slidamente el pensamiento
sistmico en esta rea.
La TGS, entre otras muchas aportaciones trata los siguientes puntos:
1. la identificacin de los componentes de un sistema y sus relaciones.
2. proporciona una serie de trminos que determinan el estado de los sistemas.
Para ms informacin al respecto consulta: http://es.wikipedia.org/wiki/. La TGS para describir a
un sistema y sus elementos utiliza los siguientes trminos:

Trmino

Descripcin

Entropa

El trmino se refiere al desgaste o degradacin que sufre todo sistema por su

uso y por el paso del tiempo principalmente, lo que le hace perder diversas
propiedades de funcionamiento, manifestndose e una baja de productividad,
calidad, precisin, etc., lo que vuelve a la entropa un factor a evaluar y poder
prevenirlo con estrategias de planeacin.

Holstica

Un sistema es un todo por definicin, pero compuesto por partes, para su

anlisis es necesario contemplarlo de esta manera, de inicio como un todo y
despus por sus partes, a fin de encontrar el estado de sus relaciones entre las
partes y con medio ambiente.

Sinergia

Todo sistema debe moverse hacia el mismo objetivo, por el mismo camino, si
esto no sucede, el sistema, NO ES SISTEMA, esto no ocurre en muchos
sistemas de tipo social, como seran los sistemas administrativos,
organizacionales y de informacin, lo que vuelve a este factor un elemento
importante que debe estar bajo control, y sujeto a estrategias que provoquen
sinergia (movimiento).

Figura 7. Algunos trminos que describen a los sistemas

Modelando con diagramas conceptuales

Cuando existe la necesidad de analizar un sistema en la organizacin, la TGS entre otros trabajos
solicita se conceptualice, es decir se represente al sistema en relacin con otros sistemas o
subsistemas con los cuales tiene relacin de transferencia de datos, formatos, etc., adems de
identificar sus procesos y revisar sus atributos.
Por ejemplo: supongamos que nos solicitan que elaboremos un sistema de compras, tendremos
entonces que conceptualizarlo, el siguiente diagrama nos puede ayudar en este respecto.

Proveedores

Compras

Produccin

Almacn

Figura 8. Contextualizacin del sistema de compras de una empresa

Como se puede verse en este diagrama, el analista conceptualiz el sistema de compras en

relacin directa del rea de produccin el cual le enviar los pedidos internos de materia prima,
compras recibir esta solicitud y proceder conforme a sus procedimientos internos de cotizacin
y pedidos a proveedores. Estos surtirn y entregarn en el almacn los materiales solicitados, de lo
cual el rea de compras deber estar enterada al mantener relacin directa con el almacn.
Esta conceptualizacin en algunas empresas estar incompleta, por que entrarn en juego ms
situaciones de relacin.
Recordemos que lo primero que hay necesidad de hacer es detectar las necesidades de
informacin con los usuarios finales y con los niveles tcticos del sistema en cuestin.
Por ejemplo en ventas debern especificarse como quieren que se haga el registro, en lnea o en
batch, como se generan las facturas, si hay ventas a crdito que formatos entran en juego y como
se traslada dicha informacin a cuentas por pagar, que reportes se han de obtener al final del
da/semana/mes/trimestre/aos, etc.

Tambin deber quedar claro si es un sistema a trabajar en una sola mquina o en varias, si
existir una red local o bien una extendida para el comercio electrnico o bien compartir
informacin por medio de la web.
Posteriormente a esta conceptualizacin, ser necesario aplicar alguna metodologa de anlisis y
diseo de de sistemas.

2.3 La TGS y los Sistemas de Informacin, modelando con esquemas

HIPO
Iniciemos definiendo lo que es un Sistema de Informacin (SI):

Como puede apreciarse, en esta definicin persiste el concepto de sistema pero tambin hay que
recalcar que no se mencionan las computadoras ni las TICs (tecnologas de informacin y
comunicacin), es decir los SI pueden ser manuales o automatizados por medio de ordenadores y
el uso de software especializado.
Los SI pueden clasificarse por muchos criterios, pero se atender a aquel relacionado con la
estructura organizacional de una empresa y sus niveles jerrquicos, encontrando tres de ellos ve la
figura 7. Entonces los sistemas sern estratgicos, tcticos y operativos.
Cada nivel jerrquico anida agregaciones de los diferentes sistemas que en ella se encuentran, y
cada uno de ellos deber ser plenamente identificado, documentado y normado, mediante el
desarrollo de manuales de organizacin, de procedimientos y de calidad.
Los sistemas entonces se clasifican de acuerdo al nivel jerrquico para los que son diseados.

Sistemas

Figura 9. Clasificacin de los sistemas en una organizacin.

Niveles de sistemas de informacin

Los sistemas pueden clasificarse de acuerdo al nivel jerrquico en que se den o se diseen, una
derivacin de ellos son los sistemas de informacin, los cuales se clasifican de la siguiente manera:

Figura 10. Clasificacin de los sistemas de informacin

Sistemas Transaccionales (TPS): Son aquellos que son diseados para registrar las operaciones
cotidianas de una organizacin, a fin de ejercer control, mediante el registro de sus transacciones,
algunos ejemplos son los siguientes.

Operacin
Ventas
Compras
Pago a empleados

Sistema
Facturacin
Adquisiciones
Nmina

Figura 11. Sistemas de informacin ligados a sus reas de actividad

Sistemas de Informacin Gerencial (MIS): Son aquellos sistemas preparados para la gerencia
media, a fin de apoyar sus procesos de supervisin, control y coordinacin. Estos sistemas se
basan en los registros de los sistemas transaccionales, y se obtienen mediante procesos de
consolidacin, agrupamiento, clasificaciones, etc. Se preparan a los ejecutivos diversos sistemas
reporteros preparados de forma peridica o bien a solicitud de los interesados. A veces son
conocidos como SIA, SIG, MIS, etc., todos acrnimos de este tipo de sistemas.

Sistemas de Informacin Estratgicos (DSS): Son sistemas preparados para la alta gerencia, a fin de
que ellos verifiquen comportamientos y patrones del negocio, con ellos podrn realizar escenarios
de prediccin, presupuestacin y pronstico sobre posibles situaciones futuras a alcanzar. Se
preparan sistemas reporteros a base de ndices, estadsticas, grficos, escenarios, etc. el acrnimo
ms utilizado es el DDS (sistemas de soporte a las decisiones), y son un nivel ms alto de
agregacin de informacin que los MIS.
La TGS se relaciona con los SI de muchas maneras, lo cual es evidente por los puntos antes vistos,
pero en particular en este punto nos referimos al modelado o diseo que se puede hacer de un SI,
utilizando esquemas HIPO ya mencionados en puntos anteriores.

Modelando con esquemas HIPO (sistemas TPS)

HIPO de un sistema de nmina
Supn el caso de una pequea empresa que desea calcular su nmina quincenal para sus
empleados, el diagrama HIPO que ilustra el manejo de la informacin es el siguiente:

Figura 12. Diagrama HIPO del sistema de nmina

El diseo anterior nos muestra que las entradas del sistema de nmina est compuesto por dos
documentos en los que se registran los movimientos de personal (altas, bajas y cambios) y el
registro de asistencia, llamado aqu como control de faltas, tambin se requiere un archivo, el de
empleados a fin de tomar los datos personales de cada uno de ellos.

Los datos son procesados; existen dos grandes procesos representados, el primero de ellos es la
actualizacin de movimientos, con el cual se genera un nuevo archivo de empleados actualizado,
sobre el cual se corre otro proceso, el de clculo de la nmina.
De los dos procesos anteriores se desprende otro que consiste en la impresin de diferentes
reportes e informes y que conforman la salida del sistema. Este sistema es tratado en la seccin de
ejercicios al final de este documento como un prototipo, consltalo y desarrllalo.
HIPO de un sistema contable
Se presenta a continuacin un modelo genrico que puede ser ajustado a cualquier empresa y
situacin en donde se desee hacer algn registro contable.
El sistema contable que se presenta se disea y desarrolla como un prototipo al final de este
documento, desarrllalo y prctica estos escenarios.

Figura 13. Esquema HIPO del sistema de contabilidad

ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE. UNIDAD II

Contesta las siguientes preguntas y atiende a las instrucciones de tu profesor para su entrega y
discusin:
Porque se dice que la organizacin es un sistema?
Porque crees que sea necesario diagnosticar el estado de una organizacin bajo los
planteamientos de la TGS?
Porque crees que sea necesario identificar las partes o componentes de un sistema?
Para que es necesario hacer sinergia en un sistema?
Crees que los sistemas de informacin ayuden a la sinergia?
Como conceptualizaras un sistema estratgico en la organizacin.

I.

Identifica los componentes de un sistema en el siguiente esquema y atiende a

las instrucciones de tu profesor para su entrega y evaluacin:

Figura 10. Elementos a describir de un sistema

II.
III.

En la figura anterior que TPS podras identificar? Menciona y comenta

En el esquema HIPO del sistema de nmina, que otros datos, como entradas, se
necesitaran para poder calcular la nmina, menciona y explica.

IV. En esta unidad debers reforzar tus conocimientos realizando las actividades que a
continuacin se te proponen:

1. Supn el caso de una empresa que inicia actividades y el pago de su nmina se realizar
todos los sbados a medio da, el proceso se llevar a cabo mediante el uso del paquete
NOI, que polticas fijaras para apoyar dicho proceso en formato, proceso y alcance?
2. En un sistema de ventas el formato de registro tradicional es la factura, cuando esta
operacin se lleva a cabo en efectivo, que otro sistema se alimenta cuando en esta
operacin se otorga crdito?
3. Cules son los reportes naturales y tradicionales que debe generar todo sistema de
contabilidad?
4. En el entorno acadmico, cuando hablamos de realizar un sistema de informacin o bien
una aplicacin administrativa, cuales son las nicas etapas de la metodologa de anlisis y
diseo de sistemas que pueden desarrollarse?
5. Si se quisiera integrar el sistema de inventarios con sistemas en los cuales hay
dependencia documental y de proceso, cules seran estos?