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UTILIDAD
Permite conocer el funcionamiento interno con lo que respecta a descripcin de tareas,
ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin.
Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento facilitando la capacitacin del
personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
y estudio de
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben hacer y cmo deben
hacerlo.
Ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades, regulando a su vez la
carga laboral.
Construye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los
sistemas, procedimientos y mtodos.
DEFINICIN DE CONCEPTOS
Manual de procedimientos: Los Manuales de Procedimientos son medios escritos
valiosos para la comunicacin, y sirven para registrar y transmitir la informacin,
respecto al funcionamiento de una organizacin; es decir, es un documento que
contiene, en forma ordenada y sistemtica, la informacin y/o las instrucciones de
ejecucin operativo-administrativa de la organizacin.
Adems, El manual de procedimientos permite el establecimiento de un marco
de actuacin que fija limites (polticas) a travs de una red de procesos y posibilita por
medio de la descripcin de procedimientos, dar soporte a la operacin en pos de un
mejor servicio, generando una abstraccin del modelo real que entregar informacin
que permitir saber: qu es lo que cada ente est facultado y debe realizar;
cmo se concreta una funcin o proceso con actividades y pasos; quin es
responsable del desarrollo de las actividades; dnde estn los puntos clave de
control de cada procedimiento. Para as facilitar su supervisin, control, evaluacin y
mejora.
PROCESO: Conjunto de actividades que interactan y se relacionan a travs de
recursos, transformando entradas en salidas generando un resultado (producto) que
satisface una o varias necesidades.
CARACTERSTICAS DE UN PROCESO:
Transforma las entradas en salidas mediante recursos que van agregando valor en su
desarrollo
Los procesos contienen un componente social que le conlleva a interactuar con otros
procesos, el cual es anlogo al comportamiento del ser humano.
CARACTERSTICAS DE UN PROCEDIMIENTO:
DIGRAMAS DE FLUJO
*reas afectadas por la implantacin del proyecto, ya que tendrn que cambiar o
adecuarse.
*rea responsable del manejo de los recursos econmicos, para cuantificar el costo del
proyecto en forma ms especfica.
b) RESPONSABLE DE SU AUTORIZACIN
Asimismo, el proyecto debe presentarse al titular de la organizacin o de la unidad
administrativa responsable de su ejecucin, para su aprobacin.
los
de
su
un
Con qu se hace?
Cundo se hace?
Despus de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas
anteriores, las mismas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio
planteando la pregunta por qu?. Las nuevas respuestas que se obtengan darn la
pauta para formular el manual y las medidas de mejoramiento administrativo.
MACROPROCESOS APOYADOS ATRAVS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTO
Administracin por objetivos, Anlisis de sistemas, Anlisis de costo-beneficio, Anlisis
de estructuras de rbol de decisiones, Auditora administrativa, Autoevaluacin,
Control de calidad, Estudio de factibilidad, Estudio de viabilidad, Benchmarking,
Desarrollo organizacional, Reingeniera organizacional, Anlisis de series de tiempos,
Correlacin, Modelos de inventario, Modelos integrados de produccin , Muestreo,
Programacin dinmica, Programacin lineal, Simulacin, Teora de colas o de lneas de
espera.
RECOMENDACIONES PARA ACTUALIZACIN DE PROCEDIMIENTOS.
VALIDACIN: La informacin verificada de cada rea o unidad administrativa deber
presentarse a la persona entrevistada para que firme de conformidad en un espacio
especfico para este objetivo; debe verificar que la informacin est completa y
comprensible.
De mantenimiento: preservacin general de la misma estructura orgnica, funciones,
sistemas, procedimientos, personal y formas.
De eliminacin: supresin de sistemas, reemplazo de formas, registros e informes,
eliminacin total o parcial de procedimientos, bajas de personal, desaparicin de reas
o unidades administrativas, etc.
De adicin: introduccin de un nuevo sistema, incremento del nmero de operaciones
en determinado procedimiento, aumento de personal o programas, etc.
De combinacin: intercalar el orden de aplicacin de programas de trabajo, combinar
el orden de las operaciones de un procedimiento, compaginar la utilizacin de formas
de uso generalizado con nuevas formas, etc.
De fusin: agrupacin de reas, unidades administrativas o personas bajo un mismo
mando, unificacin de formas, registros e informes, etc.
De modificacin: cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicacin fsica
de personal, equipo o instalaciones, redistribucin de cargas de trabajo, modificacin
de formas, registros, informes y programas, etc.
De simplificacin: reduccin de pasos de un procedimiento, introduccin de mejoras
en los mtodos de trabajo, simplificacin de formas, reportes, registros, programas,
etc.
REVISIN Y ACTUALIZACIN
La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la informacin
que contienen, por lo que se hace necesario mantenerlos permanentemente
actualizados por medio de revisiones peridicas. Para ello es conveniente:
Evaluar en forma sistemtica las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de
la implantacin del manual, as como los cambios operativos que se realicen en la
organizacin.
Establecer en calendario para la actualizacin del manual
Designar un responsable para la atencin de esta funcin.
MECANISMOS DE INFORMACIN
Son aquellos que ponen en prctica con la finalidad de establecer los flujos adecuados
par que la informacin administrativa, tanto de implantacin de mejoras como
respuestas a desviaciones, pueda llegar con agilidad y claridad a las reas y niveles
que las necesiten.
Para ese efecto, se debe aprovechar la infraestructura instalada, utilizando servicios del
grupo tcnico responsable de la elaboracin del manual.
Una vez definidos los parmetros para evaluar el comportamiento del manual,
operativamente, la organizacin debe efectuar el seguimiento de las acciones por
conducto de la(s) unidad(es) responsable(s) de su aplicacin, apoyadas por una
comisin, grupo o subgrupo designado para ese propsito.