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5.

PRINCIPALES CICLOS DE TRANSACCIONES


5.1 CICLO DE TESORERIA
El ciclo de tesorera es aquel que incluye aquellas funciones que tratan sobre la
estructura y rendimiento del capital, en las que contiene la planeacin y control
financiero, relaciones con accionistas, administracin del efectivo, cobro y pago
de inters, custodia fsica del efectivo y los valores, administracin y vigilancia
de la deuda. El fin de este ciclo es incrementar el efectivo disponible, logrando
acelerar al mximo el ingreso de dinero y disminuir el flujo de los egresos. El
tesorero tiene bajo su responsabilidad:

Control de flujo de efectivo interno y externo.


Administracin de portafolios de inversin.

5.1.1 FUNCIONES TIPICAS


FUNCIONES DE EJECUCION:
Inversiones: compra de valores, recibir ingresos peridicos

(por

dividendos o por intereses), venta de valores.


Financiamiento: emisin de obligaciones y acciones representativas del
capital social, pago de intereses sobre las obligaciones y dividendos en
efectivo, redimir obligaciones y readquisicin de acciones.
FUNCONES DE REGISTRO:
Inversiones: contabilizar las transacciones en diarios y pase al mayor,
actualizar el mayor auxiliar de inversiones.
Financiamiento: contabilizar las transacciones en diarios y pase al
mayor, actualizacin de los mayores auxiliares.
FUNCIONES DE CUSTODIA:
Inversiones: proteccin de valores, mantener correccin de los saldos de
inversin.
Financiamiento: asegurarse de la correccin de los saldos de los pasivos
y capital social.

5.1.2 ASIENTOS COMUNES

Incurrir en deudas y pagarlas


Emitir y retirar acciones

Adquirir y vender acciones de tesorera


Comprar y vender inversiones
Acumulaciones, cobros y pagos de intereses y dividendos
Amortizacin de descuentos, gastos y primas diferidos, en

relacin con deudas e inversiones


Cambios en el valor de libros de inversiones y deudas

5.1.3 FORMAS Y DOCUMENTOS VITALES


La formas utilizadas en este ciclo son: Certificados o ttulos de acciones; Papel
comercial y otros instrumentos adquiridos como inversiones; Convenios para el
plan de beneficios a empleado; Cheques de dividendos e intereses y Bonos
5.1.4 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
1.

2.
3.

Eficiencia operativa
Autorizacin, Segregacin de funciones, Procedimientos de
documentacin
Informacin financiera confiable y oportuna
Segregacin de funciones, Registros contables y Procedimientos
Adecuada custodia de activos.

5.1.5 ERRORES POTENCIALES


En toda operacin humana pueden existir errores potenciales , estos errores
pueden ser debido a la falta de una segregacin adecuada de funciones lo que
significara que un solo empleado puede estar manejando una operacin
esencial de la empresa.
Otro error potencial es el de no preparar las autorizaciones adecuadas para el
manejo de informacin lo cual podra causar un riesgo de fraude por cualquier
empleado de la empresa, as como tambin existe el posible error de no
resguardar adecuadamente los activos o los documentos.
5.2 CICLO DE EGRESOS-COMPRAS
Se dedica a la adquisicin de los recursos entre diversas cuentas de activo y
de gastos, tambin es llamado adquisicin y pago. Debido a las diferencias de
tiempo que existe entre el recibo de los recursos, las cuentas por pagar y
diversos pasivos acumulados, se afectan directamente por este ciclo.

5.2.1 FUNCIONES TPICAS:


FUNCIONES DE EJECUCIN
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.

Solicitud de compra
Solicitud de cotizacin
Seleccin del mejor cotizante
Preparacin de solicitud de compra
Autorizacin para la adquisicin de bienes y servicios
Funcin especfica de compras
Recepcin de mercancas y suministros
Control de calidad de las mercancas y servicios adquiridos
Verificacin y aprobacin de los pagos

FUNCIONES DE REGISTRO
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.

Registro de control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados


Distribucin de las compras
Actualizacin de los registros de inventario
Desembolso y registro de los pagos
Control de los fondos fijos de caja
Actualizacin del diario de compra de bienes y servicios
Actualizacin de los sub mayores de: caja, inventarios, propiedades,
proveedores, compras.

FUNCIONES DE CUSTODIA
a. Proteccin de inventario
b. Mantener registros correctos de inventarios

5.2.2 ASIENTOS COMUNES:


1.
2.
3.
4.
5.

Compras
Desembolsos de efectivo
Ajustes
Distribucin de cuentas
Pagos adelantados acumulados

5.2.3 FORMAS Y DOCUMENTOS VITALES:


a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.

Solicitudes de compra
rdenes de compra
Documentos de recepcin
Facturas de proveedores
Notas de dbitos y de crdito
Comprobantes
Solicitud de cheques
Cheques
Autorizaciones para desembolsos de proyectos

5.2.4 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO:


Que las transacciones se ejecuten adecuadamente.
Las transacciones deben estar debidamente registradas.
Se har una custodia de archivos.
5.2.5 ERRORES POTENCIALES:
A. Compras: Contabilizados pero no recibidos los bienes o servicios; No
autorizadas; Recibidas, pero no contabilizadas; Factura contabilizada
incorrectamente;

Factura

valorada

incorrectamente;

Factura

mal

clasificada contablemente; Factura contabilizada en perodo indebido


B. Pagos: Contabilizados pero no efectuados; Efectuados, pero no
contabilizados; Importe contabilizado incorrectamente; Pago valorado
incorrectamente; Contabilizados en

periodo indebido; Pagos no

autorizados y Pagos cargados a cuenta indebida

5.3 CICLO DE EGRESOS-NMINA


Involucra eventos y transacciones de remuneraciones a ejecutivos y
empleados. Incluyen personal asalariado, obreros por hora o incentivo,
comisiones a vendedores, premios a ejecutivos, planes de pensin,
participacin de utilidades, vacaciones pagadas, prestaciones a empleados.
5.3.1 FUNCIONES TPICAS
FUNCIONES DE EJECUCIN
a.
b.
c.
d.
e.

Reclutamiento, contratacin, promocin y despido de personal.


Capacitacin y evaluacin de personal.
Preparacin de informes de asistencia.
Preparacin, autorizacin, clculos, control y pago de nminas.
Autorizacin, pago y recuperacin de anticipos varios.

FUNCIONES DE REGISTRO

a. Contabilizacin de transacciones de nmina a pase al mayor.


b. Actualizar registro de empleados.
c. Determinar costo de mano de obra.
FUNCIONES DE CUSTODIA
a. Proteccin de fondos de nmina.
b. Proteccin de registros de nmina.
c. Mantener correccin de cuentas bancarias.
5.3.2 ASIENTOS COMUNES
1.
2.
3.
4.
5.

Nminas pagadas.
Beneficios de empleados.
Distribuciones de mano de obra.
Ajustes de nmina.
Pagos anticipados.

5.3.3 FORMAS Y DOCUMENTOS VITALES:


a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.

Solicitud de empleo
Entrevista y pruebas
Seleccin preliminar
Exmenes fsicos
Contratos de trabajo
Aviso de promocin
Aviso de aumento salarial
Despido de personal
Liquidacin al personal independiente.

5.3.4 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO


1. Las transacciones de nminas estn debidamente ejecutadas (eficiencia
operativa)
A. Autorizacin
B. Segregacin de funciones
C. Controles fsicos y verificacin interna independiente
2. Las transacciones de nminas estn debidamente registradas. (obtener
informacin financiera adecuada y oportuna)
A. Segregacin de funciones:
B. El personal encargado de llevar los registros de empleados y boletas
de tiempo debidamente costeadas
C. Verificacin interna independiente

5.3.5 ERRORES POTENCIALES:


a.
b.
c.
d.
e.
f.

Planillas infladas con personal no existente


Pagos por trabajo no realizado
Apropiacin de salarios no reclamados
Indemnizaciones pagadas no contabilizadas
Contabilizacin y/o pago indebido de salarios y/o prestaciones laborales
Errores en clculos o sumas

5.4 CICLO DE CONVERSIN


. El ciclo de conversin de una entidad de esa clase incluira el proceso y
movimiento de todos los recursos relacionados con el inventario hasta que los
productos terminados se depositen en el lugar final de almacenamiento dentro
de la entidad.
5.4.1 FUNCIONES TIPICAS
FUNCIONES DE EJECUCIN
a.
b.
c.
d.
e.

Expedicin de rdenes de produccin


Requisicin de materias primas
Procesamiento de materias primas
Transferencia de productos terminados al almacn
Depreciacin y amortizacin de activos

FUNCIONES DE REGISTRO
a.
b.
c.
d.
e.
f.

Transferencias de inventarios.
Aplicacin del costo de mano de obra.
Aplicacin de cuota de gastos de fabricacin.
Depreciacin y amortizacin de inmuebles, maquinaria y equipo.
Determinacin de variaciones en precios y calidad.
Contabilizacin de desechos, desperdicios y produccin defectuosa.

FUNCIONES DE CUSTODIA
a. Proteger los productos en proceso y terminados.
b. Guardar adecuadamente los registros de manufactura.
5.4.2 ASIENTOS COMUNES:
1.
2.
3.
4.
5.

Depreciacin y amortizacin de costos diferidos, incluso de propiedades.


Retiros de propiedades.
Transferencias de inventario
Gastos de fabricacin absorbidos.
Variaciones, incluso desperdicios.

6. Cambios en el valor en libros de inventarios, propiedades y otros costos


diferidos.
7. Aplicacin del costo de mano de obra.

5.4.3 FORMAS Y DOCUMENTOS VITALES


a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.

Orden de produccin.
Relacin de materiales.
Requisicin de materiales.
Boletas de ruta.
Reportes de actividades
Tarjetas de tiempo (mano de obra)
Informes de produccin
Informes de desperdicios.
Hojas de trabajo de aplicacin de gastos de fabricacin.
Hojas de costos.

5.4.4 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO


1. Las transacciones de conversin estn debidamente ejecutadas
(eficiencia operativa)
A. Autorizacin
B. Segregacin de funciones
C. Procedimiento de documentacin:
D. Verificacin interna independiente.
2. Las transacciones de produccin deben estar debidamente registradas.
A. Autorizaciones
B. Segregacin de funciones:
C. Registros contables y procedimientos.
3. Custodia de los inventarios
5.4.5 ERRORES POTENCIALES
A. Inventarios.
Anotado movimiento, sin que lo haya.
Entrada o salida NO contabilizada.
Cantidades anotadas incorrectamente.
B. Produccin:
1. Transferencias interdepartamentales:
2. Produccin en proceso:
5.5 CICLO DE INGRESOS
Este ciclo es el que abarca las transacciones que se requieren para cambiar
por efectivo los productos o servicios as mismo incluye tomar pedidos,

embarcar productos, conceder servicios, mantener y cobrar cuentas y recibir


efectivo.

5.5.1 FUNCIONES TPICAS


FUNCIONES DE EJECUCIN
a) Ventas:
b) Ingresos de Efectivo:
Recibir dinero de ventas al mostrador
Sumar total de entradas de efectivo
Depositar en el Banco
FUNCIONES DE REGISTRO:
a) Ventas:
Contabilizar la factura
Determinar el costo de ventas
b) Ingresos de Efectivo:
Contabilizar en el Diario las entradas de efectivo y efectuar pase
al Mayor
Contabilizar transacciones de ajustes a ventas
Actualizacin de Mayores Auxiliares de Clientes (anotar rebajas).
FUNCIONES DE CUSTODIA:
a) Ventas:
b) Ingresos de Efectivo
5.5.2 ASIENTOS COMUNES

Las ventas
Costo de ventas
Ingresos de Caja
Devoluciones y rebajas en ventas
Provisiones para cuentas dudosas.
Cancelacin y recuperacin de cuentas canceladas
Gastos de comisin
cheques rechazados

5.5.3 FORMAS Y DOCUMENTOS VITALES

Ventas: Pedidos. rdenes y Conocimientos de Embarque, facturas de venta,


recibos y relacin diaria de cobros
Ingresos de Efectivo: Avisos de remesas de fondos, cheques, cintas de
mquinas registradoras, depsitos bancarios y resmenes diarios de efectivo
5.5.4 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO
a) Eficiencia Operativa:

Autorizacin,
Segregacin de Funciones,
Procedimientos de Documentacin.

. b) Informacin Financiera Razonable y Oportuna:

Asignacin de Responsabilidades para cada funcin.

c) Adecuada Custodia de Activos


.

5.5.5 ERRORES POTENCIALES

a) Ventas: Facturada, NO despachada; Despachada, NO facturada; Facturada,


NO contabilizada
b) Cobros: Importe contabilizado incorrectamente; Cobros Cobrado, NO
depositado; Cobrado, No contabilizado y Depositado, NO contabilizado

5.6 CICLO INFORMACIN FINANCIERA


El ciclo de informacin Financiera no procesa transacciones, se basa en
obtener informacin de contabilidad y operaciones en otros Ciclos, es el
encargado de analizar, evaluar, resumir, conciliar, ajustar y reclasificar esa

informacin, para hacer participe del conocimiento a los o encargados del


gobierno corporativo, adema desarrolla la recopilacin de datos para su
exposicin

en

los

Estados

Financieros.

5.6.1 FUNCIONES TPICAS


El ciclo de Informacin Financiera Incluye las siguientes actividades bsicas:
a. Originar y preparar plizas de Diario
b. Registrar operaciones en el Diario
c. Mayorizar operaciones
d. Agrupa informacin de revelacin suplementaria
e. Originar, preparar, consolidar y reexpresar informes y Estados
Financieros
f. Conversin monetaria
g. Obtener informacin de otros Ciclos
h. Custodia de formularios y Libros de Contabilidad
Al terminar en este ciclo, todos los otros ciclos tambin incluyen dentro de sus
funciones: Compra y devolucin de compras, Ventas y sus devoluciones,
Cobros, pagos y Transacciones generales.
5.6.2 ASIENTOS CONTABLES
a. Valuaciones (si no se preparan en otro Ciclo)
b. Eliminaciones,
c. Reclasificaciones.
5.6.3 FORMAS Y DOCUMENTOS VITALES
a. Plizas de Diario,
b. Diario General y Subsidiarias,
c. Mayor General,
d. Auxiliares de Mayores,
e. Estados e Informes Financieros.

5.6.4 OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO

A. Autorizacin
Los asientos de diario deben autorizarse de acuerdo a polticas
establecidas.
B. Clasificacin y Procesamiento de Transacciones

Solo se deben aprobar aquellos asientos elaborados con las


polticas gerenciales.

Los saldos de mayor general deben ser informados correctamente.

La conversin y consolidacin de Estados Financieros debe ser


correcta.

C. Documentacin y Evaluacin
Los saldos en el libro mayor general deben ser peridicamente verificados
y evaluados.
D. Salvaguarda Fsica
El acceso a los libros contables, formularios y reas de trabajo as como
los procedimientos deben permitirse mediante un acuerdo.

5.6.5 ERRORES POTENCIALES


a. Asientos No Autorizados
b. Asientos e Informacin Omitidos
c. Asientos con Errores de Anotacin o Suma
d. Asientos o Plizas de Diario incorrectos
e. Uso o distribucin de documentacin sin autorizacin previa
f. Estados Financieros o Estadsticos presentados indebidamente