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1.

Propsito
Establecer la metodologa para llevar a cabo las Auditoras Internas de Calidad en forma sistemtica en las
Unidades Administrativas del Ayuntamiento de Cuernavaca.
2. Alcance
Este procedimiento aplica a todas las unidades administrativas de del Ayuntamiento de Cuernavaca,
involucradas en la operacin del Sistema de Gestin de Calidad.
3. Referencias
3.1. Norma ISO 9001:2008 (NMX-CC-9001-IMNC-2008), requisito 8.2.2.
3.2. Manual de Calidad (MA-PM-CMA-01), seccin 8.
4. Responsabilidades
4.1. Presidente Municipal: Responsable de autorizar este procedimiento.
4.2. Coordinador de Modernizacin Administrativa: Responsable de revisar y supervisar la correcta
aplicacin de este procedimiento.
4.3. Consultor de Gestin de Calidad: Responsable de elaborar y aplicar este procedimiento.
4.4. Auditores de Calidad: Responsables aplicar este procedimiento.
5. Definiciones
5.1. Auditorias de calidad: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de
la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los
criterios de auditora.
5.2. Criterios de auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos.
5.3. Conformidad: Cumplimiento de los requisitos de calidad.
5.4. Evidencia Objetiva: Informacin que puede ser probada como verdadera, basada en hechos
obtenidos por medio de la observacin, medicin, prueba u otros medios.
5.5. Hallazgos de la Auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la Auditora recopilada
frente a los criterios de auditora.
5.6. Verificacin: Confirmacin del cumplimiento de los requisitos especificados por medio del examen y
aporte de evidencia objetiva.

PR-PM-CMA-03
Auditoras Internas al Sistema de Gestin de Calidad

6. Mtodo de Trabajo
6.1. Diagrama de Flujo
Inicio

1
Elaborar Programa Anual
de Auditoras Internas

2
Seleccionar al equipo
auditor

Programa Anual de
Auditoras Internas
(PR-PM-CMA-03-F-01)

El equipo auditor debe


designarse dos semanas
antes de la auditoria
PR-PM-CMA-03-F-01
Evaluacin para
Seleccin de Auditores
Internos
(PR-PM-CMA-03-F-02)

3
Preparar la ejecucin de la
auditoria

Plan de Auditoria y
Programa Detallado
(PR-PM-CMA-03-F-03)

4
Realizar reunin de
apertura con los
involucrados

PR-PM-CMA-03-F-03

5
Ejecutar auditoria conforme
al plan

PR-PM-CMA-03-F-03

Listado de
Verificacin
para auditorias
(PR-PM-CMA-03-F-04)

PR-PM-CMA-03-F-04

6
Informar a los auditados el
resultado de la auditoria

Auditor Lder Califica las


observaciones o las No
Conformidades
PR-PM-CMA-03-F-04

Solicitud de Accin
Correctiva o Preventiva
(PR-PM-CMA-03-F-02)

Revisin: 0
Fecha:
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PR-PM-CMA-03
Auditoras Internas al Sistema de Gestin de Calidad

Revisin: 0
Fecha:
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7
Analizar y Clasifica los
hallazgos u observaciones

8
Preparar el reporte oficial
de la Auditoria

PR-PM-CMA-03-F-04

Reporte de Auditoria
(S/C)
P-PM-CMA-02-F-02

9
Realizar reunin de cierre
de la auditoria

10
Solicitar acciones y dar
seguimiento control y
verificacin de los planes
de accin

Procedimiento para
Acciones Preventivas y
Correctivas
PR-PM-CMA-02

Procedimiento para
Acciones Preventivas y
Correctivas
PR-PM-CMA-02

11
Entregar reporte anual de
auditoritas internas
Reporte Anual
de Auditorias
Internas(S/C)

Fin

PR-PM-CMA-03
Auditoras Internas al Sistema de Gestin de Calidad

Revisin: 0
Fecha:
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6.2. Descripcin de las Actividades


No.

Responsable

Descripcin de la Actividad

Tiempo

Documento

01

Consultor de
Gestin de
Calidad
(CGC)

Elabora el Programa anual de auditoras


internas y solicita la aprobacin al Coordinador
de Modernizacin Administrativa. La frecuencia
de la auditora debe determinarse en funcin de
los cambios significativos en los procesos del
Ayuntamiento.

5 das

Programa anual de
auditoras internas
(PR-PM-CMA-03-F-01)

CGC

Selecciona a las personas que actuarn como


auditores en la siguiente auditora programada,
en base a los resultados obtenidos en la
aplicacin de la evaluacin para seleccin de
auditores internos,
y les informa con dos
semanas de anticipacin.
Nota: Las personas que forman parte del equipo
de auditores internos debern ser ajenas al
proceso que auditarn.

Auditor Lder
(AL)

Prepara la ejecucin de la Auditora.


a) Analiza los antecedentes del rea por
auditar consultando los reportes de
auditoras previas, as como las solicitudes
de accin correctiva o preventiva asignadas
a dichas reas.
b) Elabora/actualiza el Listado de verificacin,
tomando como referencia la norma ISO
9001:2008, el Manual de Calidad, los
procedimientos
y
los
antecedentes
encontrados.
c) Prepara el Plan de auditora y enva copia al
responsable del rea por auditar. El Plan de
auditora debe enviarse por lo menos 2
semanas antes de su ejecucin y debe
contener la siguiente informacin:
Objetivo.
Alcance de la auditora.
Documentos que sern tomados como
referencia para la ejecucin de la
misma.
Nombre de los auditores.
Fecha.
Duracin del evento.
Programa de auditora detallado.
El plan de la auditoria deber ser revisado por el
Jefe de Sistemas de Calidad y autorizado por el
Coordinador de Modernizacin Administrativa.

02

03

PR-PM-CMA-03-F-01
5 das

Evaluacin para
seleccin de auditores
internos
(PR-PM-CMA-03-F-02)

Plan de auditora y
programa detallado
(PR-PM-CMA-03-F-03)

5 das

Listado de verificacin
para auditoras
(PR-PM-CMA-03-F-04)

Solicitud de accin
preventiva / correctiva
(P-PM-CMA-02-F-01)

PR-PM-CMA-03
Auditoras Internas al Sistema de Gestin de Calidad
No.

04

05

06

07

Revisin: 0
Fecha:
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Responsable

Descripcin de la Actividad

Tiempo

Documento

AL

Realiza reunin de apertura en la fecha y hora


programada con el personal responsable del
rea por auditar, y les presenta los siguientes
puntos:
Propsito y alcance de la auditora.
Programa y tiempo de auditora.
Mecnica a seguir para la ejecucin de la
auditora.
Resolucin de cualquier duda que exista.

1 hora

PR-PM-CMA-03-F-03

AL / Equipo
Auditor (EA)

Ejecuta la auditora obteniendo informacin y


evidencia relevante y suficiente que asegure una
evaluacin confiable y vlida. La evidencia debe
ser recolectada a travs de:
a) Entrevistas.
b) Revisin de documentos.
c) Observacin directa tanto de actividades
como de las condiciones en las reas
auditadas.
En caso de que se detecta una rea de
oportunidad para la mejora continua, aunque no
sea un requerimiento especificado por la norma
o procedimiento de trabajo y los indicios
sugerentes de no-conformidades que parezcan
significativos, deben ser anotadas aunque stas
no estn cubiertas por el Listado de verificacin
deben ser investigadas. Dichas anotaciones
recibirn
el
nombre
genrico
de
Observaciones.
Las No conformidades debern ser identificadas
en trminos de los requisitos especificados en la
norma o documento de referencia contra los
cuales haya sido la auditoria., y debern ser
registrados en la columna de Observaciones del
listado de verificacin.

De
acuerdo
al
Programa
Detallado

EA

Informa al auditado respecto a los hallazgos


encontrados que se consideren relevantes, esto
con el fin de asegurar que se ha comprendido
claramente el resultado de la auditoria.

15
minutos

PR-PM-CMA-03-F-04

EA / AL

Revisa y clasifica los hallazgos, y determina el


nmero de observaciones y no conformidades
detectadas.
El Auditor Lder debe asegurar que los hallazgos
estn documentados de una manera clara,
concisa y fundamentada con evidencia.

1 hora

PR-PM-CMA-03-F-04

PR-PM-CMA-03-F-04

PR-PM-CMA-03-F-03

PR-PM-CMA-03
Auditoras Internas al Sistema de Gestin de Calidad
No.

08

09

10

11

Revisin: 0
Fecha:
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Responsable

Descripcin de la Actividad

Tiempo

Documento

AL

Prepara el reporte de auditora, que deber


contener
nicamente
aquellos
hallazgos
declarados en la junta de final. Si durante la
preparacin del informe, se descubre otro
hallazgo que no fue reportado, ste debe ser
investigado y comunicado al auditado antes de
la emisin del Reporte de Auditora.
El reporte de Auditora debe incluir:
Nmero de identificacin del reporte
Informacin general, objetivo, alcance,
relacin de los documentos que fueron
tomados como referencia, nombre de los
integrantes del equipo auditor y las fechas y
horas en que se llev a cabo la auditora.
Personal que asisti a la junta inicial y final e
informacin relevante surgida en dichas
juntas.
Recomendaciones.
Conclusiones.
Listado de distribucin del documento.

3 horas

Reporte de Auditora
(S/C)

AL

Realiza reunin final de auditora de acuerdo a


lo establecido, entrega informe al Consultor de
Gestin de Calidad, quien lo valida y distribuye
copias a los auditados.

1 hora

Reporte oficial de la
auditora
(S/C)

Auditado

Solicita la ejecucin de las acciones necesarias


para corregir o prevenir las no conformidades
detectadas, mediante la aplicacin del
Procedimiento para Acciones Correctivas y
Preventivas.
Nota: El Consultor de Gestin de Calidad dar
seguimiento y verificar la efectividad de los
planes de accin para los hallazgos detectados
y reportados por la auditoria.

1 da

Procedimiento para
Acciones Correctivas y
Preventivas
(PR-PM-CMA-02)

CGC

Elabora el Reporte Anual de Auditoras Internas


al final del ao, cuando se haya completado el
Programa Anual de Auditoras Internas,
conteniendo los hallazgos encontrados durante
ese lapso, incluyendo las contramedidas
tomadas; y lo entrega al Coordinador de
Modernizacin Administrativa para que ste a su
vez lo utilice en sus actividades de seguimiento
en las reuniones del Comit de Calidad y la
revisin del Sistema de Gestin de la Calidad.
Con esta actividad termina el procedimiento.

5 das

Reporte Anual de
Auditoras Internas
(S/C)

PR-PM-CMA-03
Auditoras Internas al Sistema de Gestin de Calidad

Revisin: 0
Fecha:
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7. Registros de Calidad.
No.

Documento

Cdigo

Responsable de
Retencin

Tiempo de
Retencin

01

Programa anual de auditoras internas

PR-PM-CMA-03-F-01

Consultor de Gestin de
Calidad

1 ao

02

Evaluacin para seleccin de auditores


internos

PR-PM-CMA-03-F-02

Consultor de Gestin de
Calidad

1 ao

03

Plan de auditora y programa detallado

PR-PM-CMA-03-F-03

Consultor de Gestin de
Calidad

1 ao

04

Listado de verificacin para auditoras

PR-PM-CMA-03-F-04

Consultor de Gestin de
Calidad

1 ao

8. Anexos
No.

Documento

Cdigo

01

Programa anual de auditoras internas de calidad

PR-PM-CMA-03-F-01

02

Evaluacin para seleccin de auditores internos

PR-PM-CMA-03-F-02

03

Plan de auditora y programa detallado

PR-PM-CMA-03-F-03

04

Listado de verificacin para auditoras

PR-PM-CMA-03-F-04

9. Polticas
9.1. La auditora interna de deber llevar a cabo de acuerdo al Plan de Auditora y Programa Detallado, y
en caso de variacin se informara al personal auditado.
9.2. La viabilidad de la auditora debe determinarse teniendo en consideracin la disponibilidad de la
informacin, de los recursos requeridos, y el personal involucrado.
9.3. Antes de las actividades de la auditora in situ, la documentacin del auditado debe ser revisada por
los auditores asignados para determinar la conformidad del sistema con los criterios de la auditora.
9.4. El Auditor Lder asignar a cada miembro del equipo las responsabilidades para auditar, los procesos,
las funciones, los lugares o reas y las actividades especficas.
9.5. El Comit de Calidad deber verificar la implantacin de la Accin Correctiva o Accin Preventiva
derivada de las auditoras internas, y evaluar su eficacia; esta verificacin debe ser parte de una
auditora posterior.
9.6. Es facultad del Auditor Lder informar al auditado cuando la documentacin es inadecuada y decidir si
se contina o se suspende la auditora hasta que los problemas de la documentacin se solventen.
10. Directorio
Nombre

Puesto

Telfono oficial

Domicilio oficial

Ricardo Daz Vzquez

Coordinador de Modernizacin
Administrativa

329-55-34

Cuauhtemotzin No. 4,
Centro, Cuernavaca.

Miguel Castro Rodrguez

Consultor de Gestin de
Calidad

329-55-28

Cuauhtemotzin No. 4,
Centro, Cuernavaca.

PR-PM-CMA-03
Auditoras Internas al Sistema de Gestin de Calidad

Revisin: 0
Fecha:
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11. Registro de actualizacin


Cambio
Rev.

Motivo

Pginas

Apartado

Emisin

Todas

Todos

Revisin
Coordinacin de
Modernizacin
Administrativa

Aprobacin
Coordinacin de
Modernizacin
Administrativa

Fecha de
vigencia

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