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Tutorial Microsoft Office

Oscar Chacn Rodrguez

Word 2010

Microsoft Word

Tabla de contenido
1. Microsoft Word ........................................................................................................ 1
2. Cmo entrar al programa Microsoft Word? ...................................................... 1
3. Opcin File................................................................................................................ 2
4. Cmo guardar el documento? .............................................................................. 7
5. Cmo copiar un documento hacia otro programa utilizando Copy y Paste? .. 8
6. Cmo crear una tabla? .......................................................................................... 8
7. Cmo modificar la tabla? ...................................................................................... 8
8. Cmo hacer clculos matemticos en una tabla? ............................................... 9
9. Cmo crear una Tabla de Contenido? ............................................................... 11
10. Cmo colocar distintitos nmeros de pgina en un documento? .................... 13
11. Cmo aadir ttulos automticos en el Footer o Header? ................................ 15
12. Cmo aadir efectos a las fotos? ........................................................................ 16
13. Cmo hacer efectos en las fotos? ........................................................................ 17
14. Cmo insertar una grfica? ................................................................................ 18
15. Cmo hacer formularios? ................................................................................... 19
16. Mail Merge ............................................................................................................. 22

Tutorial de Microsoft Word 2010

Oscar Chacn Rodrguez

Microsoft Word

Microsoft Word
El programa Microsoft Word es un procesador de palabras en este podemos escribir una
carta, proyectos, peridicos y pginas electrnicas entre otros. Tambin tiene la utilidad de
hacer grficas estadsticas, aadir fotos y dibujos y formatos de letras las cuales puedes
modificar con facilidad.

Cmo entrar al programa Microsoft Word?

Selecciona:
1. Start , All Programs en (XP) o
Programs (98 y 2000)
2. luego en Microsoft Office
3. escoges Microsoft Word.

Automticamente entrar al programa y se presentar de esta forma:

Cuando se presenta de esta forma quiere decir que puedes comenzar a escribir y desarrollar
el documento deseado.

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Opcin File

Opcin File
El opcin File es una de los cambios que se ha realizado en el office
2010 este se presenta sustituyendo la opcin del men File en el
Office 2003 y Office XP.
Estos son algunas opciones que se presenta:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Save guardar el documento.


Save as guardar con otro nombre un documento y a creado.
Open abrir un documento ya creado.
Close se utiliza para cerrar la aplicacin.
Recent- Presenta documentos que has trabajado recientemente.
New crear un nuevo documento.
Print- imprimir la pgina.
Save & Send enviar el documento en distintas formas.
Help - Ayuda para conocer el sistema

Las opciones del Ribbon


En el Ribbon hay distintas opciones para escoger entre ella esta:
Home En este se encuentra distintas opciones en donde podrs
modificar el documento ya sea para texto, colores, centralizaciones
entre otros.

Las secciones que tiene son:


1. Clipboard- guarda en memoria lo que uno seleccione.
a.

Paste- pegar.

b.

Cut cortar.

c.

Copy- copiar.

d.

Format Painter- copia las propiedades de otra palabra prrafo o lugar.

2. Fonts- modificaciones para las letras o palabras.


a.
Font- Tipos de letras.
b.
c.
d.

Fontsize tamao de la letra.


Bold- ennegrecer la palabra.
Italic- cambiar la letra de forma cursiva.

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Opcin File
e.

Underline - colocar una lnea debajo de la palabra.

f.

Highlight aadir color del fondo de la palabra.

g.

Strikethrough trazar una lnea entre medio de las palabras. Esto se


utiliza para marcar errores despus de que del documento sea publicado
hacia otras personas.

h.

Subscript -

i.

Superscipt -

j.

Change Case- para cambiar el formato de la letra

k.

Grow Font Agrandar la letra.

l.

Shrink Font Achicar la letra.

m.
Clear formating borrar las configuraciones de la letras
3. Parragraph- modificaciones para los prrafos.
a. Aling left- alinear a la izquierda.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.

Center- centralizar la palabra.


Aling Right- alinear a la derecha.
Numbering- enumerar palabras.
Bullets- marcar con un dibujo palabras.
Degrease Indent- mover varios espacios a la izquierda.
Ingrease Indent- mover varios espacios a la derecha.
Font color-cambiar el color de la letra.
Button Border- aadir bordes a la palabra.

j.

Sort- para ordenar en orden alfabtico en una tabla.

k.

Show/ Hide Presenta los pasos que has hecho en el documento.

4. Style (estilo) se usa para las propiedades de los encabezados y sub encabezados.

Nota: en la seccin de cmo crear una tabla de contenido hay ms informacin sobre esta
rea.

a. Editing- bsqueda, modificacin de palabras o


b.

Find buscar algo en especfico en el documento.

c.

Replace remplaza una palabra especfica.

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Opcin File
d.

Select- seleccionar todo el documento o seleccionar objetos


(fotos, grficas, entre otros).

Insert esta seccin se utiliza para aadir fotos, tablas, Clipart, grficas estadsticas.

Las secciones que tiene son:


1. Pages :
a.

Cover Page - aade una pgina principal al documento.

b.

Blank Page - aade una pgina en blanco al documento.

c.

Page Brake Bloquea la seccin para continuar en una pgina nueva.

2. Tables- creaciones de tablas en el documento.


a.

Tables se utiliza para crear tablas.

3. Illustrations - Para insertar fotos o dibujos entre otros.

a.

Clipart - aadir dibujos y fotos del programa o del Web.

b.

Insert Picture - aadir fotos digitalizadas ya sea de cmaras o


scanners.

c.

Shapes - dibujos sencillos para utilizarlos para la pgina.

d.

Smart Art - se utiliza para crear organigramas.

e.

Chart - creacin de grficas estadsticas.

4. Links trabaja con los enlaces hacia otras pginas.


a.

Hiperlink - insertar un enlace hacia otras pginas del Web.

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Opcin File

b.
c.

Bookmark- crear un enlace para cualquier parte del documento


Cross-reference- crea una referencia para ciertas palabras para
saber dnde se encuentra la misma.

5. Header and Footer


a.

Header- modificaciones al encabezado de la pgina.

b.

Footer- modificaciones al parte posterior de la pgina.

c.
6. Text:

Page Number- aadir nmero de pginas al documento.

a.

Text box- aadir una caja de texto en cualquier parte del documento.

b.

Quickparts- aadir propiedades y campos en el documento.

c.

Word Art- modificaciones de textos en distintos formatos.

d.

Drop cap- aumenta de tamao la primera letra del prrafo

e.

Signature Line- aadir la firma.

f.
g.
h. Symbol

Date and Time- aadir da.


Object- aadir otros elementos al documento.

i.

j.

Equation- hacer caculos matemticos en una tabla.

Simbols- aadir smbolos o letras que no estn en el teclado en un


documento.

Page Layout - esta seccin se utiliza para hacer modificaciones a la pgina.

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Opcin File
1. Themes- formatos predefinidos para el documento al que vayas a modificar ya sea
para cambiar el formato de la letra, color de las grficas y Smartart a la vez.

a. Themes
en esta opcin puedes seleccionar varios formatos
predefinidos para el documento.
b. Colors
esta opcin se utiliza para cambiar los colores a las letras,
grficas y smartart.
c. Fonts
-cambiar el formato de letra incluyendo las letras que estn en
las grficas y Smartart.
2. Page setup- opciones para modificar las pginas.

a. Margins

- modificar los mrgenes de las pginas.

b. Orientation
vertical o horizontal.
c. Size

- cambiar el modo de la pgina en forma

- cambiar el tamao de la pgina. Ejemplo 8 por 11.

d. Columns

- aadir columnas al documento.

e. Breaks

- Dividir en secciones el documento.

f. Line Numbers
nmeros.

- modificar las la continuidad de los

3. Background page- se utiliza para aadir efectos a la pgina.


a. Watermark
pgina

- aadir un texto predefinida de fondo en la

b. Page Color

- Aadirle color a la pgina.

c. Page Borders

- aadirle bordes a la pgina.

4. Paragraph- Para modificar el sangrado en la pgina y el espacio entre lneas.

5. Arange- ayuda a las imgenes que estn en conjunto con las letras.

a. Position
al texto.

- cambiar la posicin de la foto de forma predefinida junto

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Cmo guardar el documento?

b. Wrap text
texto.

c.

modificar la posicin de la foto para que este junto al

Bring Foward backward


foto si tienes si tienes ms de una.

- modificar la posicin de la

d. Selection Pane
- presenta una lista de las grficas y fotos que
tienes en el documento en donde puedes cambiar el orden en donde estn
situadas.
e. Aling

- modificar la posicin de la foto o graficar

f. Group
shapes.

- se utiliza para unir un grupo de fotos, clipart o

g. Rotate
h.

- se utiliza para rotar las fotos.

Cmo guardar el documento?


En el File presiona Save o Save As. En este activar una ventana que
presenta el lugar donde quieras guardar el documento. En la opcin
de Save In presenta el lugar especfico donde quieres guardar el
documento ya sea en el disco duro c:\ o en 3 floppy. En el
encasillado File Name se escribe el nombre del archivo que creaste.
El nombre que escribas debe estar relacionado con el contenido del
documento para que si tienes muchos documentos los puedas
identificar con facilidad. En Save as type en este se escoge el
formato del documento ya sea para crear una pgina electrnica o
tener el formato para utilizarlo en otros programas que no sea
Microsoft Word.

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Cmo copiar un documento hacia otro programa utilizando Copy y Paste?


Presiona el botn Save
para guardar los
cambios.
Recuerda debes
guardar el documento
cada cinco minutos ya
que si la mquina
tiene problemas
puedas recuperar el
documento.

Cmo copiar un documento hacia otro programa utilizando Copy y


Paste?
Pasos a seguir:
Buscar el documento que vas a copiar. Sombrear todo el documento puedes utilizar las
teclas ctrl y la letra A. Presiona en el men Edit, y escoges Copy en estos momentos el
guardo en memoria todo lo sombreado. Activas el programa dnde vas a ubicar el
documento ya sea en FrontPage, Wordperfect o Worpad. En el men Edit presionas
Paste, veras que el documento aparecer rpidamente el documento que escribiste.

Cmo crear una tabla?


Para crear una tabla debes saber cuntas filas y columnas vas a
utilizar luego presionas en la seccin de Insert y escoges Table
luego presentar unos cuadros estos representa las columnas y filas
vas a insertar al documento los escoges y el programa
automticamente lo presentar en el documento.

Cmo modificar la tabla?


Para modificar la tabla debes seleccionarla, automticamente
aparecer en el Ribbon la seccin de Table Tools aparecer
Desing y Layout.

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Cmo hacer clculos matemticos en una tabla?

En Desing escoges donde dice Table Styles


Options selecciona donde dice Header Row esto
es para las modificaciones de los encabezados y
selecciona donde dice First Colums para escoger
la primera columna como parte de la data en la
tabla.
Luego en Table Styles escoges la manera que quieres ver la tabla.

Ejemplo de una tabla como se vera:

Juan Carlos Rivera


Yanira Romn Rodrguez
John Francisco Rivera

Mes 1
23
54
56

Mes 2
32
76
6

Mes 3
65
76
6

Cmo hacer clculos matemticos en una tabla?


Para hacer clculos matemticos en una tabla debes tener la tabla creada sin espacios
entremedios ya que el programa sumar los que estn en filas o en columnas consecutivas.
Para la siguiente tabla debes crear una columna de total y una fila de Total.
Juan Carlos Rivera
Yanira Romn Rodrguez
John Francisco Rivera
Total

Mes 1
23
54
56

Mes 2
32
76
6

Mes 3
65
76
6

Para aadir otra columna debes seleccionar la tabla o darle doble clic automticamente
aparecer el Ribbon aparecer Table Tools
escoges Layout donde se presentara de esta forma:

Esta seccin es para modificarla tabla.

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Cmo hacer clculos matemticos en una tabla?


Luego selecciona la columna en donde vayas aadir la columna y escoges.

Insert Right
tabla:

o Insert Left este aadir una columna y se ver como la siguiente

Juan Carlos Rivera


Yanira Romn Rodrguez
John Francisco Rivera
Total

Mes 1
23
54
56

Mes 2
32
76
6

Mes 3
65
76
6

Total

Luego selecciona la celda en donde vas a sumar los totales debes escoger

Formula
, que se encuentra en Table Tools en la seccin de Layout, luego
aparecer en pantalla una ventana como esta:
En Formula escribe la frmula matemtica hacia dnde vas a sumar utilizando
=Sum(LEFT) en todas las celdas consecutivas.
Otras formas de sumar sera:

= Sum(abobe) suma todos los valores que estn


arriba.
=Sum(Right) Suma las cantidades que estn a la
derecha.

Tambin en Paste function puedes utilizar otras


frmulas como ABS, AVERAGE, COUNT entre
otros.

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10

Cmo crear una Tabla de Contenido?


Un ejemplo de cmo se vera sera de esta forma:

Juan Carlos Rivera


Yanira Romn Rodrguez
John Francisco Rivera
Total

Mes 1
23
54
56
133

Mes 2
32
76
6
114

Mes 3
65
76
6
147

Total
120
206
68

Cmo crear una Tabla de Contenido?


Para crear una tabla de contenido debes hacer dos cosas:
Insertar los nmeros de pginas.
Identificar cules son los ttulos.
Pasos a seguir:
a. Insert
b. Page Numbers
escoges el lugar donde deseas poner el nmero de pgina ya se a
en Top of Page o Botton Of de Page.

.
Luego selecciona Format Page numbers

aparecer esta opcin:

En number Format escoge la opcin que desees.


Luego en la opcin Page Numbering escoges:
Start at y selecciona el nmero cero.
Esto es para que la primera pgina comience con
el nmero cero.
Y presiona el botn OK.
Debes tener los ttulos y los subttulos que van a
estar en la tabla en la tabla de contenido con la
opcin de Heading
En Home la seccin de Style escoges donde
dice Heading 1
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11

Cmo crear una Tabla de Contenido?

Debes hacerlos con todos los ttulos que tengas en tu documento.


Heading 1- se usa para los Tema
Heading 2- se usa para los subtema
Heading 3- otros subtemas adicionales
Nota: Estos dos ltimos pasos son importantes ya que si no los tienes activados no
funciona las opciones de la tabla de contenido.

Luego Selecciona en Reference donde dice:Table of Contents

Aparecer distintos formatos de cmo se


ver la tabla de contenido Escoges el
modo que deseas. Automticamente
aparecer en pantalla la tabla de
contenido.
Para hacer modificaciones debes
seleccionar la tabla de contenido
presionar Right click y escoges Update
Field el programa automticamente
aadir los otros ttulos que hallas
aadido.

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12

Cmo colocar distintitos nmeros de pgina en un documento?

Cmo colocar distintitos nmeros de pgina en un documento?


Para hacer esto hay que dividir por secciones el documento. Dependiendo cuantas
secciones quieras crear debes seguir los siguientes pasos:
En Home selecciona la opcin Show and Hide esta opcin se utiliza para ver lo
que uno hace en el documento representado por smbolos.
Si las primeras cinco pginas quieres que tenga nmero romanos.
Selecciona la pgina cinco en el ltimo prrafo, oracin, tabla grfica o foto.

1. En Page Layout escoges Breaks


2. En Breaks selecciona Odd Page

Se presentar la seccin Brake Odd Page en este se dividir las seccin uno con la seccin
dos cada pgina se trabajaran individual mente.
Presiona dos veces en la seccin donde est el nmero.
Se presentar el Footer de esta forma:

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13

Cmo colocar distintitos nmeros de pgina en un documento?


En la siguiente pgina selecciona el Header -Secton-2 en la parte superior y inserta el
nmero de pgina utilizando los siguientes pasos:
1. Selecciona el Footer o Header en la seccin 1.
2. Presionas Insert
3. Page Numbers
sea en Top of Page.

escoges el lugar donde deseas poner el nmero de pgina ya

4. Luego selecciona Format Page numbers


opcin:

aparecer esta

5.
En Number Format escoge la opcin que desees ya
sean para cambiarlos a nmeros romanos.
6.
En la opcin Page numbering escoges:
Start at
7.
selecciona el nmero que desees comenzar.
8.
presiona el botn OK.
9.
Selecciona el Footer o Header en la seccin 2.

Se presentar de esta forma:

En la pgina nmero 2 de la seccin 2 debes presionar en el footer y luego buscar la opcin


Link to Previous y desactivar en donde dice Same as Previous.

Luego debes aadirle en el Header nuevamente el nmero de


pgina en el formato que esta la pagina 1 de la seccin 2.
Esto ayuda para que siga la secuencia para las siguientes pginas.
Esto se puede utilizar ya sea para tesis, proyectos, libros entre
otras cosas.
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14

Cmo aadir ttulos automticos en el Footer o Header?

Cmo aadir ttulos automticos en el Footer o Header?


Debes tener los ttulos y los subttulos que quieres que se presente en el Header o
Footer utilizando la funcin Heading
En Home la seccin de Style escoges donde dice Heading 1

Debes hacerlos con todos los temas que tengas en tu documento.


a. Heading 1- se usa para los Tema
b. Heading 2- se usa para los subtema
c. Heading 3- otros subtemas adicionales
Presiona en el Header dndole dos veces con el cursor de mouse. Se vera de la siguiente
forma

Luego presionas en el men y escoges donde dice Header y escoges donde dice
Motion(Odd Page)

Automticamente aparecer de la siguiente forma

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15

Cmo aadir efectos a las fotos?

Esto funciona para que en todas las pginas del documento aparezca el ttulo en el
Header

Cmo aadir efectos a las fotos?


Para insertar una foto debes seleccionar:
1. Insert
2. escoger Picture
aparecer en la pantalla para buscar las fotos que estn en My
Pictures o en otro lugar.

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Cmo hacer efectos en las fotos?


3. Escoges la foto
4. presionas Insert.
Automticamente aparecer la foto en pantalla.

Cmo hacer efectos en las fotos?


Para aadir efectos debes seleccionar la foto este aparecer una seccin en donde dice
Picture Tools y saldr de esta manera:

Seleciona en la seccin de Picture Styles hay escoges la opcin que desees y se ver de esta
forma:

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17

Cmo insertar una grfica?

Cmo insertar una grfica?


Para hacer una grfica estadstica debes hacer lo siguiente:
1. Escoges en Insert
2. en la seccin de Illustration
3. selecciona Chart automticamente aparecer la siguiente ventana:

Este presentar las distintas modelos de grficas que puedes seleccionar y presiona el botn
OK
Cuando escojas el modelo de la grfica aparecer Microsoft Excel presentando en un lado
Word y en el otro lado Excel. En este puedes modificar los valores y editar los ttulos,
automticamente se reflejar en el documento de Word. Luego se presentar la seccin de
Chart Tools en donde podrs modificar la grfica, ponerle color o en formato 3D.

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18

Cmo hacer formularios?

Cmo hacer formularios?


Normalmente nosotros lo que hacemos le ponemos una raya y le escribimos encima. Para
evitar esto hay otras formas de hacerlo:

Primero debes activar la pestaa de Developer


1. Presiona File
2. Selecciona Options
3. Custumize Ribbon

4. S
e
l
e
c
c
i
ona con una marca de cotejo la pestaa Developer.
5. Luego presionas OK.

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19

Cmo hacer formularios?


Automticamente aparecer en la pestaa Developer

6. Selecciona Legacy Tools


7. Aparecer las siguientes opciones:

8. Se escoge Text Form Field


Aparecer de la siguiente forma con unas franjas grises

Para que trabaje debes poner seguridad al documento


1. Selecciona Restrict Editing

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20

Cmo hacer formularios?

Automticamente aparecer una tabla en donde seleccionaras las siguientes opciones


2. Limit formatting to a selection of styles
3. Alow only this type of editing in
4. Escoges Filling in Forms
5. Luego presionas en :
6. Escribes un Password para que no puedan modificar el
documento y solamente puedan trabajar en los campos
asignados.

7. Presionas OK se presentar de la siguiente forma:

Cuando se imprima el documento no se presenta con las franjas grises.


Si quieres modificar el documento presionas Retrictic Editting y escribes el Password
nuevamente.

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Mail Merge

Mail Merge
El Mail Merge se utiliza cuando hay un documento en el cual se enva a varias personas
utilizando una base de datos con los perfiles de cada uno.
1. Para crear el Mail Merge debes seguir los siguientes pasos:
2. Selecciona la pestaa Mailing

3. Presin en donde dice Start Mail Merge

4. Selecciona Step by Step Mail Merge Wizard


Aparecer en la parte derecha una ventana en donde se presentan seis pasos a seguir:
Selecciona Letters

5. Luego selecciona Next Starting Documents


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22

Mail Merge

6. El Segundo paso es escoger en que documento hars el mail merge


7. escoges Use the current document

8. Selecciona Next: Slelect recipients.


Si ya tienes una lista selecciona Use an exiting list si no tienes una puedes crearla en Type
a new list.

9. Presiona en la opcin Create

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23

Mail Merge

10. Aparecer en pantalla la siguiente opcin

11. Esta pantalla escribirs los nombres, direccin, telfono de todas las personas a las
que vas a enviar el mismo documento. Si vas a aadir ms personas debes presionar
New Entry
12. Luego presionas Ok Te presentar la siguiente pantalla:

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24

Mail Merge
13. En esta pantalla es para guardar la base de datos en File Name escribes el nombre
del archivo y presionas en Save para guardarlo.
14. Automticamente aparece la siguiente pantalla:

Esta te presenta la informacin entrada de cada persona


15. Presionas Ok
16. En la ventana de Mail Merge aparecer el nombre del archivo

17. Luego presiona Next:Write your letter

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Mail Merge
18. Selecciona More Items

19. Aparecer en pantalla los campos que vas a aadir en el documento

20. Selecciona los campos en los que escribiste la informacin presionando Insert.
Luego presiona Cancel para cerrar.

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Mail Merge

21. En la pantalla aparecer el nombre de los campos de la siguiente forma:

Nota: Debes dar espacios entre medio de los campos para que no salgan unidos cuando se
realice los siguientes pasos.
22. Selecciona Next Preview your Letters
Automticamente aparecer en pantalla el nombre de la primera persona que est en la base
de datos.

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Mail Merge

En la pantalla de Mail Merge aparece las siguientes opciones:

1. Seleccionamos las flechas direccionales para ver las


dems personas

2. Extrude this recipient list se utiliza para no incluir una de


las personas que est en la base de datos

3.

Presiona Next Complete the Merge te presentar

Print- imprime cada pgina con sus respectivos nombres.


Edit Individual letters- puedes editar la informacin de cada
persona

4. Al seleccionar Print o Edit individual Letter te presenta lo siguiente:

All-Imprime o presenta todos las cartas con los


nombres
Current Record- Presenta el Record actual
From To presenta los records seleccionados
Presionas OK

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