1.

2
Niveles de organizacin en el proceso de
aprovisionamiento

Mandante
Sociedad
Centro
Almacn
Organizacin de compras/
Grupo de compras

SAP AG 1999

En el Sistema SAP R/3, los niveles de organizacin son estructuras que reproducen la vista
jurdica u organizativa de una empresa.
La especificacin de niveles de organizacin es una actividad decisiva en su proyecto y es de
suma importancia para todas las actividades siguientes.
Analice las estructuras organizativas y de procesos en su empresa y, despus, reconclielas
con las estructuras SAP.
Una vez se haya decidido por una estructura organizativa, slo se podr modificar con
grandes esfuerzos. En este ejemplo, el centro 1000 no se puede asignar a la sociedad 0002.

1.3
Mandante

El mandante es una unidad comercial y organizativa en

el Sistema R/3 con sus datos, registros maestros y
conjuntos de tablas propios.

Desde el punto de vista empresarial, el mandante

representa un grupo de empresas.

SAP AG 1999

1.4
Sociedad

La sociedad es la unidad organizativa menor que

puede tener un departamento de finanzas
independiente dentro de las finanzas externas.

Una sociedad representa una entidad contable

independiente, por ejemplo, una empresa dentro de un
grupo de empresas (mandante).

SAP AG 1999

 En el nivel de la sociedad se crean los balances y la cuenta de prdidas y ganancias,

requeridos por la ley.
Puede configurar varias sociedades en un mandante para gestionar varias entidades legales
independientes al mismo tiempo, cada una con su propia contabilidad.
Para copiar una sociedad puede utilizar una funcin especial del Customizing. De esta forma,
las especificaciones de la sociedad se copian a la nueva.

1.5
Centro

El centro es una unidad organizativa de Logstica que

coordina la empresa desde el punto de vista de la
produccin, del aprovisionamiento, del mantenimiento
y de la planificacin de necesidades.

Un centro es un centro de produccin o una sucursal

dentro de una empresa.

SAP AG 1999

 Un centro puede ser uno de los tipos de emplazamiento siguientes:

Almacn de suministro central

Oficina de ventas regional

Centro de produccin

Sede central de una empresa

Centro de emplazamiento

Al crear un centro nuevo, puede utilizar la funcin para copiar el centro. Con esta funcin, el
sistema tratar la entrada en la tabla del centro y en todas las tablas de sistema y tablas de
Customizing dependientes, en las que el centro aparece como clave.

1.6
Almacn

El almacn es una unidad organizativa que permite

diferenciar los stocks de material dentro de un centro.
La gestin de stocks por cantidades en el centro se
realiza en el nivel de almacn.

El inventario tambin se realiza en el nivel de almacn.

SAP AG 1999

1.7
Niveles de organizacin de la gestin de stocks

Mandante 400

Sociedad
0001

Centro 1000

Almacn
Almacn
0001

SAP AG 1999

Almacn
Almacn
0002

Sociedad
0002

Centro 1100

Almacn
Almacn
Almacn
0001
002

Centro 2000

Almacn
Almacn
0002

Almacn
Almacn
0003

 En el sistema, el mandante se define de forma unvoca mediante una clave alfanumrica de

tres dgitos.
En el mandante, una clave unvoca alfanumrica de cuatro dgitos define los niveles de
organizacin de sociedad y centro. En el centro, una clave unvoca alfanumrica de cuatro
dgitos define el almacn.
Las estructuras organizativas se asignan entre s. Por ejemplo, a una sociedad se le pueden
asignar varios centros. Sin embargo, en el Sistema R/3 slo se puede asignar un centro a una
sociedad.

1.8
Organizacin de compras/Grupo de compras

Organizacin
de compras

Una organizacin de compras es un nivel de

organizacin que negocia las condiciones de compra con
los proveedores de uno o varios centros. Es responsable
jurdicamente del cierre de los pedidos abiertos de
compras.
Un grupo de compras es la clave que identifica a un
encargado de compras o un grupo de compras,
responsables de determinadas actividades de compra.

SAP AG 1999

 La organizacin de compras es la encargada de las necesidades de compra de la empresa.

Puede incorporar las compras en la estructura de la empresa mediante las asignaciones de la
organizacin de compras a sociedades y centros. De esta forma, puede determinar si en su
empresa el departamento se organiza de forma centralizada o descentralizada. Puede
combinar las organizaciones de compras centralizadas y descentralizadas.

1.9
Organizacin de compras por centros

Organizacin
Organizacin
de compras 1

Centro 1

SAP AG 1999

Organizacin
Organizacin
de compras 2

Centro 2

Sociedad

 En el aprovisionamiento por centros, la organizacin de compras es responsable del

aprovisionamiento de materiales para un solo centro.

1.10
Organizacin de compras para todos los centros

Organizacin
de compras

Centro 1

SAP AG 1999

Centro 2

Sociedad

 Puede configurar una organizacin de compras para todos los centros para cada sociedad.
Esta organizacin de ventas abastece de materiales y servicios a todos los centros asignados a
la sociedad.

1.11
Organizacin de compras para todas las
sociedades

Organizacin de compras

Centro 1

Centro 2

Centro 3

Sociedad 1

Sociedad 2

Sociedad 3

SAP AG 1999

 Si desea organizar las compras sobre la base de todas las sociedades, no deber asignar
ninguna sociedad a la organizacin de compras en el Customizing. Por ejemplo, al crear un
pedido, el sistema le pide que introduzca la sociedad para la que desee efectuar el
aprovisionamiento de material.

1.12
Ciclo de aprovisionamiento
Solicitud de
pedido

Gestin de pagos

Determinacin de
necesidades

Factura

Pedido

10
20

30
7 Verificacin de facturas

Aprovisionamiento

Entrada mercancas
Pedido

2 Determinacin de fuente
de aprovisionamiento

3 Seleccin de proveedor

10
20
30

5
SAP AG 1999

Control de pedidos

Gestin de pedidos

 Determinacin de necesidades: El rea de especializacin puede transferir manualmente una

necesidad de materiales al departamento de compras mediante una solicitud de pedido. Si ha
parametrizado un mtodo de planificacin de necesidades en el registro maestro de
materiales, el Sistema R/3 crear una solicitud de pedido de forma automtica.
Determinacin de la fuente de aprovisionamiento: El Sistema R/3 ayuda al encargado de
compras a determinar posibles fuentes de aprovisionamiento. Puede utilizar la determinacin
de fuente de aprovisionamiento para crear peticiones de oferta y despus registrar las ofertas.
Tambin puede acceder a los pedidos y las condiciones existentes en el sistema.
Seleccin del proveedor: El sistema simplifica la seleccin de proveedores comparando los
precios de las distintas ofertas. Enva las comunicaciones de rechazo de forma automtica.
Tratamiento del pedido: El sistema facilita la entrada de datos proporcionando ayudas de
entrada cuando se registran los pedidos.
Control de pedido: El encargado de compras puede controlar el status de tratamiento del
pedido en proceso interactivo en cualquier momento y determinar si se han recibido las
mercancas o una factura para la posicin de pedido correspondiente. Adems, el sistema
admite procedimientos de reclamacin.
Entrada de mercancas: El sistema compara la cantidad de entrada de mercancas con la
cantidad de pedido.
Verificacin de facturas: El sistema controla que las facturas del proveedor sean exactas en
los precios y el contenido.
Gestin de pagos: El pago de acreedor se produce normalmente en la contabilidad financiera.

1.13
Pedido

Compras
Solicitud
de pedido

Proveedor
Pedido

Peticin
de oferta

Otro centro

Datos maestros

SAP AG 1999

 Un pedido es una solicitud formal a un proveedor para que suministre determinadas

mercancas o servicios segn las condiciones indicadas.
Los pedidos se pueden crear sin modelo o con referencia a una solicitud de pedido, una
peticin de oferta u otro pedido.
Al introducir los datos del pedido, el sistema sugiere valores de propuesta. Por ejemplo,
sugiere la direccin del pedido, as como las condiciones de pago y transporte (incoterms) del
registro maestro de proveedores. Si en el Sistema R/3 ha actualizado un registro maestro de
materiales para un determinado material, el sistema sugiere, por ejemplo, el texto breve del
material o del grupo de materiales. Si en el sistema ya existe un registro de informacin de
compras, el sistema copiar una propuesta de precio en el pedido.
El pedido se enva a un proveedor o se realiza una orden de traslado a otro centro de la
misma empresa o del grupo de empresas. Con un pedido de traslado se pueden tener en
cuenta en el pedido los gastos de transporte asociados.
Nota: Para obtener ms informacin sobre los pedidos de traslado, consulte en la
documentacin de la gestin de materiales referente a la gestin de stocks: Stocks especiales
y formas especiales de aprovisionamiento en la gestin de materiales.

1.14
Entrada de mercancas
Proveedor externo u
otro centro

rea
reaEM
EM

Pedido

Documento
de material

SAP AG 1999

Documento(s)
contable(s)

La contabilizacin de entrada de mercancas en el almacn con referencia a un pedido ofrece,

entre otras, las siguientes ventajas:
El punto de recepcin de mercancas puede verificar si la entrega coincide con los datos del
pedido, es decir, si se han entregado las mercancas pedidas.
El sistema puede proponer datos del pedido (por ejemplo, posiciones y cantidades) al
registrar la entrada de mercancas. Esto facilita el registro y el control del exceso de
suministro y del suministro incompleto en la entrada de mercancas.
Entre otras operaciones, el historial de pedido se actualiza como resultado de las entregas.
Las entregas con retraso se pueden reclamar a travs del departamento de compras.
Al contabilizar una entrada de mercancas en el almacn, el sistema genera un documento de
material que contiene, entre otra, informacin sobre el material y la cantidad que se ha
entregado. Adems, el sistema registra el almacn del centro en cuestin, en que se almacena
el material.
En el caso de operaciones relevantes para la valoracin de material, el sistema genera, como
mnimo, un documento contable que contiene los efectos contables del movimiento de
mercancas.

1.15
Tratamiento de facturas

Datos maestros

Verificacin de
facturas
Factura

Pedido

SAP AG 1999

Doc.material
p.entrada mca.

Documento
factura

Programa
de pagos

 En la gestin de materiales, el proceso de aprovisionamiento lo concluye el proceso de

verificacin de facturas, en el que se registran las facturas y los abonos y se verifica que el
contenido y los precios sean exactos. Sin embargo, el pago o la evaluacin de facturas no
forma parte de la verificacin de facturas; la informacin adecuada para estas tareas se
transmite a otros departamentos. Por tanto, la verificacin de facturas establece un enlace
entre la gestin de materiales y las finanzas externas o internas.
Al registrar una factura con referencia a pedido, el sistema propone datos del pedido y las
entradas de mercancas para el pedido (por ejemplo, proveedor, material, cantidades que
todava no se han facturado, condiciones de pago, etc.).
Si hay discrepancias entre el pedido o la entrada de mercancas y la factura, el sistema
advierte al usuario y, en funcin de su configuracin, bloquea la factura para evitar el pago.
Al contabilizar la factura finaliza el proceso de la verificacin de facturas. El sistema
actualiza el historial de pedido y la gestin financiera inicia el pago de las posiciones de
factura pendientes. La verificacin de facturas establece un enlace entre la gestin de
materiales y las finanzas externas o internas.