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NOES DE ARQUIVOLOGIA
ARQUIVOLOGIA
Conceitos Bsicos
Arquivo: o conjunto organizado de documentos acumulados por uma pessoa
ou instituio ao longo de suas atividades.
Acervo: Conjunto de documentos de um arquivo.
Documento: informao mantida em um suporte.
Funo do arquivo: guardar e organizar os documentos, visando permitir sua
consulta rpida e eficiente.
Suporte: o meio fsico em que a informao foi registrada.
Papel
CD
DVD
Disquete
Papiro
OS
DOCUMENTOS
PODEM MUDAR
DE SUPORTE.
Finalidades do arquivo:
1 servir administrao
2 servir histria
Gnero dos documentos:
Textuais: texto escrito. EX: ata, oficio, memorando.
Iconogrficos: imagem esttica. EX: fotografias, desenhos, negativos,
diapositivos (Slides) e gravuras.
Cartogrficos: mapas e plantas
Micrografia: microfilmes
Sonoros: som, udio
Filmografia: filmagem, Vdeos
Informtica: meio digital
Ciclo Vital dos documentos ou Teoria das 3 idades
1 idade: Corrente
2 idade: intermediria
Eliminao
Guarda permanente
3 idade: permanente
Documentos permanentes
TABELA DE TEMPORALIDADE
o instrumento que define os prazos de guarda e a destinao final dos
documentos.
criada por uma comisso de avaliao e deve ser aprovado por uma
autoridade competente da instituio.
Documentos
Cd
Classe
Destino Final
024.2
Frias
5 anos
--------
Eliminao
024.1
Folha de
Pagamento
10 anos
40 anos
Eliminao
010.1
Legislao
interna
Enq.
Vigorar
-------
029.7
Greves
4 anos
12 anos
Guarda
permanente
Guarda
permanente
Obs: Essas tabelas no so padres! Toda empresa tem a sua prpria tabela!
PROTOCOLO
Atividades:
Origem da instituio
Funcionamento da instituio
Legislao interna
PRAZOS DE GUARDA
Corrente
Intermedirio
confidencias
reservados
OS DOCUMENTOS
SIGILOSOS DEVEM SER
COLOCADOS EM
ENVELOPE DUPLO
1.
2.
Arquivam-se
Menezes, Frank
Santos, Edson Pereira dos
Silva, Marcos Roberto Arajo da
Arquivam-se
Miranda, Carmem
Miranda, Fbio
Miranda, Luciano
Miranda, Veneza
Arquivam-se
Boa Morte, Joaquim da
Castelo Branco, Camilo
Villa-Lobos, Heitor
Arquivam-se
Santa Rita, Ricardo
Santo Cristo, Joo do
So Paulo, Jos Carlos
Arquivam-se
Silva, E.
Silva, Estevo
Silva, Everaldo
Arquivam-se
Almeida, Pedro de
Andrade, Ricardo d
Cmara, Lcia da
Couto, Arnaldo do
Silva, Jos dos Santos
Arquivam-se
Cerqueira Sobrinho, Mrcio
Miranda Jnior, Edison
Miranda Neto, Osrio
Arquivam-se
Cardoso, Jorge (Ministro)
Pontes, Emrson (Coronel)
Torres, Raimundo (Doutor)
Santos, Kennedy (Professor)
Arquivam-se
Bush, George Walker
Chaplin, Charles
Hitler, Adolf
Arquivam-se
Gutierrez Salazar, Enrico
Pereira de la Fuente, Maria
Puentes Hernandez, Pablo
Arquivam-se
Li Yutang
Osama Bin Laden
Sasazaki Yonoyama
11.
Os
nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem
ser transcritos como se apresentam, no se considerando, porm, para
fins de ordenao, os artigos e preposies que os constituem. Admitese, para facilitar a ordenao, que os artigos iniciais sejam colocados
entre parnteses aps o nome. Exemplo:
Registro
Embratel
Antonio Silva & Cia.
Fundao Bradesco
A Tentao
The Washington Post
Companhia Petrolfera Nacional
Associao dos Jornalistas
Associao Educacional do DF
El Pas
Arquivam-se
Antonio Silva & Cia.
Associao Educacional do DF
Associao dos Jornalistas
Companhia Petrolfera Nacional
Embratel
Fundao Bradesco
Pas (El)
Tentao (A)
Washington Post (The)
Arquivam-se
Congresso de Histria (Quinto)
Curso de Cincias Contbeis (3.)
Encontro Nacional de Arquivistas (II)
98-45-34
43-45-56
01-00-75
3 Mtodo Numrico-cronolgico: (Indireto) Neste mtodo, os documentos
sero organizados tomando-se por base uma data, que, em geral, a data de
produo do documento ou o perodo a que este se refere. o mtodo ideal
para se arquivar, por exemplo, documentos contbeis (balanos, balancetes,
dirios) e contas a pagar/a receber depois que estas j foram agrupadas por
credor/devedor. Exemplo:
15/03/2009
16/03/2009
17/03/2009
MTODO GEOGRAFICO (sua base a procedncia ou local)
Mtodo Geogrfico: (Direto) Neste mtodo, os documentos sero de acordo
com o local ou setor em que foram produzidos (procedncia). o caso, por
exemplo, de uma instituio que possua diversas filiais e que, em seu arquivo
intermedirio, organize os documentos separando-os por filial. Neste caso,
estar sendo utilizado o mtodo geogrfico.
MTODO IDEOGRAFICO (O mtodo ideogrfico aquele que separa os
documentos por assunto.) se divide em dois mtodos que por sua vez se
divide em dois.
1 Mtodo alfabtico:
1.1
Ata
Memorando
Oficio
1.2
2 Mtodo numrico:
Duplex: (Indireto) os assuntos so organizados de forma hierarquizada,
podendo ter uma quantidade ilimitada de classes. Exemplo:
1 Materiais
1-1 Compra
1-2 Venda
1-2-1Produtos durveis
1-2-2 Produtos no durveis
1-2 Decimal: (Indireto) Esse mtodo arquiva os documentos organizados de
forma hierarquizada, tendo uma quantidade limitada de classes, sendo no
Maximo dez classes de trs algarismo em cada. constitudo por um cdigo
numrico que reflete a hierarquia funcional e as atividades desempenhadas
pelo rgo. As dez classes principais so representadas por um nmero inteiro,
composto de trs algarismos, como se segue:
000
100
200
300
400
500
600
700
800
900
Exemplo:
100 Pesquisas
110 Sociologia
111 Aplicada ao trabalho
112 Aplicada a educao
112.1 Escola Publica
112.2 Escola Particular
GESTO DE DOCUMENTOS
Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de
produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase
corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a
guarda permanente.
O Arquivista necessita ter conhecimentos administrativos, mas no tem que
depender completa e unicamente da gesto enquanto disciplina, pois
(A) permanentes
(B) histricos
(C) correntes
(D) intermedirios
(E) de segurana
devem
(Cespe-MDIC)
Os
documentos
que
perderam
todo
valor
(A) autuao
(B) registro.
(C) recebimento.
(D) emprstimo.
(E) movimentao.
(A) autenticao.
(B) transferncia.
(C) seleo.
(D) recolhimento.
(E) registro de entrada.
5-7-23 (FCC Cmara Dep. Arquivista) A passagem de documentos para
o arquivo permanente, qualquer que tenha sido seu ponto de origem
(arquivo corrente ou intermedirio), conhecida como
(A) transferncia
(B) remessa
(C) encaminhamento
(D) custdia
(E) recolhimento
5-7-24 (FCC-Cmara dos Deputados ) A transferncia e o recolhimento de
documentos de arquivo, de acordo com seu ciclo de vida, sucedem as
operaes de
(A) descrio.
(B) avaliao.
(C) notao.
(D) automao.
(E) arranjo.
- 5-7-25 (Cespe-CLDF) A tabela de temporalidade o resultado do
processo de avaliao e contm a determinao de prazos para
transferncia, recolhimento e eliminao de documentos. Para que uma
tabela de temporalidade possa ser adotada, ela deve ser primeiro
aprovada por uma autoridade competente.
6- CLASSIFICAO
6-1 (Cespe-Censipan) Os documentos encaminhados para arquivamento
devem ser identificados com o respectivo cdigo de classificao um
conjunto de smbolos, normalmente letras e(ou) nmeros , derivado do
plano de classificao do rgo ou instituio.
cabe,
entre
outras
atribuies,
(A)
distribuio de correspondncia e controle da tramitao dos
documentos.
(B) recebimento de correspondncia e elaborao de inventrios
topogrficos da documentao.
(C) autuao de processos e reproduo do material a ser descartado.
(D) coordenao de equipes de avaliao e elaborao de tabelas de
temporalidade.
(E) aes de conservao preventiva e montagem de guia do acervo.
7-12 (FCC-Cmara dos Deputados) A autuao de
atividade tpica do
documentos
8-PRESERVAO DE DOCUMENTOS
(A) enciclopdico.
(B) dicionrio.
(C) unitermo.
(D) duplex.
(E) dgito-terminal.
GABARITO:
1-1 - C
1-2 C
1-3 C
1-4 E
2-1 C
2-2 C
2-3 C
2-4 C
3-1 E
3-2 C
3-3E
4-1 E
4-2 C
4-3C
4-4A
4-5A
4-6E
5-1-1C
5-1-2E
5-1-3 C
5-1-4C
5-1-5C
5-1-6E
5-1-7E
5-2-1 C
5-2-2 C
5-2-3E
5-2-4E
5-2-5E
5-3-1 C
5-3-2E
5-3-3C
5-3-4 C
5-3-5 E
5-3-6 C
5-3-7 C
5-3-8 C
5-3-9 C
5-3-10
C
5-4-1 C
5-4-2 C
5-4-3 E
5-4-4 C
5-4-5C
5-4-6 C
5-4-7 E
5-4-8E
5-5-1 C
5-5-2E
5-5-3E
5-5-5C
5-5-6 C
5-5-7E
5-5-8--C
5-5-9C
5-5-10C
5-5-11 C
5-6-1 -- C
5-6-2C
5-6-3E
5-6-4E
5-6-5E
5-6-6D
5-6-7D
5-6-8 C
5-6-9 C
7-1 E
5-7-2 E
5-7-3 E
5-7-4 E
5-7-5 E
5-7-6 E
5-7-7 E
5-7-8 E
5-7-9 E
5-7-10E
5-7-11 E
5-7-12 E
5-7-13C
5-7-14C
5-7-15C
5-7-16E
5-7-17E
5-7-18E
5-7-19 C
5-7-20E
5-7-21 C
5-7-22D
5-7-23E
5-7-24B
5-7-25 C
6-1C
6-2C
6-3C
6-4C
6-5C
6-6B
7-1 C
7-2 E
7-3 E
7-4 E
7-5 E
7-6 D
7-7 E
7-8 A
7-9 A
7-10 B
7-11 A
7-12C
7-13 C
7-14 C
7-15C
7-16B
7-17C
7-18D
7-19C
7-20C
8-1-1 - C
8-1-2-C
8-1-3-C
8-1-4-E
8-1-5-C
8-1-6 - E
8-1-7 - E
8-1-8-E
8-1-9-C
8-1-10-C
8-2-1 E
8-2-2C
8-2-3C
8-2-4 C
8-2-5 C
8-2-6 E
8-2-7 E
8-2-8 E
8-2-9 E
8-3-1 C
8-3-2 C
8-3-3 E
8-3-4 E
8-3-5 C
8-3-6E
8-3-7 C
8-3-8 C
9-1-1 C
9-1-2--C
9-1-3C
9-2-1C
9-2-2C
9-2-3D
9-3-1 C
9-3-2C
9-3-3E
9-3-4C
9-3-5E
9-4-1 - E
9-4-2 - C
9-4-3-E
9-5-1 C
9-5-2E
9-5-3A
9-5-4B
9-5-5C
9-6-1 E
9-6-2 E
9-6-3 C
9-6-4 C
9-6-5 C
9-7-1 C
9-7-2 C
9-7-3 C
9-7-4 C
9-7-5 C
9-7-6 C
9-7-7C
9-7-8 C
9-7-9 C
9-7-10C
9-7-11E
9-7-12E
9-7-13E
9-7-14--C
9-7-15C
9-7-16 E
9-7-17E
9-7-18C
9-7-19C
9-7-20C
9-7-21 E
9-7-22 E
9-7-23D
9-7-24C
9-7-25B
5-5-4E