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MANUAL PARA

CLIENTES DEL PORTAL WEB DE FACTURACIN


ELECTRNICA

ACCESO AL PORTAL

Requisitos tcnicos para el acceso al portal


1. El equipo con el que se acceda al portal para el ingreso y descarga de documentos
debe estar conectado a Internet.
2. Debe tener instalado un navegador de internet, entre ellos: Windows Explorer, Firefox,
Google Chrome, etc.
3. Tener un USUARIO y CLAVE en el portal de proveedores, el cual ser facilitado por el
GRUPO empresarial Herdoiza Guerrero.
Cmo ingresar al portal web de facturacin electrnica?
1.

Acceder al portal desde el navegador con la siguiente direccin:

https://facturaselectronicas.hcc.com.ec
2. En la pantalla de inicio del portal, se deber introducir el nmero de RUC o el cdigo
de USUARIO, facilitado por el grupo empresarial Herdoza Guerrero y la CLAVE
previamente entregada.
3. El cliente deber elegir la empresa del grupo al que est facturando en el campo
EMPRESA. Esto se puede realizar directamente desplegando el campo donde se
registran las empresas que estn acogidas a la facturacin electrnica, o haciendo click
en cada uno de los logos que hay en la pantalla de inicio.
4. Una vez completados los campos, deber hacer click en el botn de ENTRADA.

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En el primer acceso al portal de facturacin electrnica podr validarse ingresando en los


campos de USUARIO y CLAVE (RUC). Luego se le solicitar cambiar la contrasea por motivos
de seguridad (el proceso se describe en el apartado cambio de datos de sesin).
Adems se puede acceder a travs del botn de Solicitar Contrasea. Esta utilidad la tiene
disponible el usuario, en caso de que no recuerde su clave de acceso y necesite modificarla.
Pulsando el botn, se enviar un correo al departamento de Sistemas, del grupo empresarial
Herdoza Guerrero, quienes se encargarn de restablecer su Clave.
Cuando termine el proceso el usuario recibir una comunicacin va correo electrnico con los
datos de acceso.

Otra de las alternativas es por medio de la utilidad Contctenos. En cuanto se desliza el ratn
por la etiqueta, se muestra una ventana con los nmeros de telfonos y correo electrnico que
el Grupo empresarial Herdoza Guerrero pone a disposicin de los usuarios del portal web.

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Pgina de inicio

La imagen superior muestra el aspecto que tiene la pgina de inicio, una vez el usuario se ha
autenticado.
En la barra superior tenemos varios campos informativos a nivel usuario:

Usuario: En este campo aparece el cdigo de usuario y la razn social a la que est
asociado.
RUC: El Ruc asociado a la Razn Social.
Fecha: Fecha actual del portal.
Hora: La hora actual del portal.

Para la navegacin en el portal: el botn de inicio permite el ingreso a la ventana principal.


Cambio de Clave. El usuario puede realizar la modificacin de su Clave cuando considere.
Este botn te lleva a la ventana de cambio de Clave.
Log out. Sirve para salir. Te dirige a la pantalla principal del circuito de validacin de
usuario.
Con este botn podemos ocultar/mostrar la barra del Men principal.

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Cambio de datos de sesin.


El usuario puede realizar las modificaciones en la clave de acceso al portal. Para ello en la
pantalla de inicio cuenta con el botn

Pulsando el botn se mostrar la siguiente ventana.

En este caso el usuario deber hacer un proceso de cambio de Clave y validacin de la misma
siguiendo el proceso:
1.
2.
3.
4.

CLAVE ANTIGUA: Se introduce la clave con la que se ha accedido al portal.


CLAVE NUEVA: Se introduce la nueva clave.
REPITA LA NUEVA CLAVE: Se repite la nueva clave en un proceso de validacin.
Se hace click en el botn GUARDAR y si la clave es correcta, conforme a las directrices
marcadas por el grupo empresarial Herdoza Guerrero, aparecer la siguiente pantalla
informativa de que el proceso se ha realizado correctamente.

Una vez realizado el cambio de Clave, el usuario podr acceder a su pgina de inicio pulsando
sobre el botn volver a inicio

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Carga de ficheros (para el ingreso de retenciones de clientes)


El ingreso de documentos al portal es un proceso sencillo, existen algunas condiciones que se
deben de cumplir para poder enviar la informacin con xito:
-

Para la carga de ficheros se puede utilizar una herramienta de compresin, pero el


formato de subida debe ser siempre ZIP (extensin .zip). Esta herramienta est muy
recomendada si tiene que utilizar una subida de gran cantidad de documentos. Con el
proceso descrito podr subirlos todos de una sola vez.
Los archivos que ingresemos al portal siempre debern ser de tipo .pdf y .xml y ambos
debern tener el mismo nombre (con diferente extensin) para cada documento. Por
normativa legal, con el fichero .xml sera suficiente en el proceso de facturacin
electrnica, pero se da la posibilidad de contar con ambos archivos para una funcin
aclaratoria al usuario.
Los pdf slo se podrn subir en un zip, si estn acompaados de un xml del mismo
nombre.
Slo se aceptarn xmls que cumplan con las especificaciones del Servicio de Rentas
Internas (SRI), que estn debidamente autorizados.

En el caso de subir xml y pdf, recomendamos renombrar los archivos generados para cada
factura de forma que se cumpla con el patrn del Tipo de Documento + Establecimiento +
Punto de emisin + Secuencial. De esta forma permitimos a nuestro sistema procesar de una
forma ms gil los documentos.
No obstante la nomenclatura de los archivos es libre, slo se tiene que cumplir que xml y pdf
tengan el mismo nombre. Si slo se aportan xmls no hay ninguna restriccin.
En la carga de ficheros mediante un archivo tipo zip, no har falta seguir un patrn en la
asignacin del nombre del zip, simplemente se debe cumplir con los archivos comprimidos que
lo integran.
A continuacin contamos el proceso que debe seguir el usuario para la carga de ficheros:

En el men principal (en la izquierda) disponemos de la opcin Nuevo fichero. La pantalla


que obtenemos es la que se muestra arriba y nos da la opcin de subir un fichero. Con el botn
de Examinar podremos seleccionar el archivo a procesar.

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Una vez se haga la carga del archivo, nos aparecer el nombre del mismo a continuacin del
botn Seleccionar.

Pulsando el botn guardar se producir la subida del fichero, siempre y cuando cumplan las
condiciones de formato de fichero vlido y el tamao corresponda con las limitaciones
marcadas por el grupo empresarial Herdoza Guerrero, de lo contrario se mostrar en pantalla
el siguiente error.

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Si la carga se ha realizado correctamente se mostrar el siguiente mensaje

Y aparecer el archivo o los archivos subidos en situacin de Pendiente.

Consulta de ficheros cargados


Una vez que se ha realizado la carga del archivo de forma exitosa, el usuario dispone de la
opcin de poder ver todos los archivos que ha subido desde su ventana. Esta consulta la puede
hacer pulsando en el Men principal en la opcin de Ficheros cargados

A nivel informativo para el usuario dispone de los siguientes campos:


-

FICHERO: Nombre del fichero que se ha subido al portal, por lo general ser .xml y con
el patrn establecido por el grupo empresarial Herdoza Guerrero.
FECHA GRABACIN: Fecha con hh:mm:ss de la subida al portal.
AUTORIZACIN: Es el nmero de autorizacin que el Servicio de Rentas Internas (SRI)
ha dado al documento enviado.
FECHA RETENCIN: fecha de la factura de retencin.
NMERO RETENCIN: nmero de la factura de retencin.
TOTAL: monto de la factura de retencin.
FECHA FAC ORIGEN: fecha de la factura origen a la que corresponde la retencin.
NMERO_FACTURA_ORIGEN: nmero de la factura origen a la que corresponde la
retencin

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STATUS: Este es un campo informativo del portal, en el que establece el estado en que
se encuentra el registro del archivo. El portal cuenta con una serie de validaciones para
no incurrir en ficheros que no sean vlidos.

Estos estados son:


Pendiente: El archivo est correcto conforme a las validaciones hechas por el portal y
pendiente de asociar internamente al documento interno de retencin.
Validada: El archivo est correcto conforme a las validaciones hechas por el portal y pendiente
de asociar a la factura origen de la retencin.
Integrada: El archivo est correcto conforme a las validaciones hechas por el portal y ya
asociado a la factura origen de la retencin.
Invalidada: El archivo presenta algn error en la validacin.
-

DESCRIPCIN: Nos da una pequea descripcin del error que se ha cometido en la


validacin del documento.

En esta ventana disponemos de una barra de men horizontal que ayudar al usuario a
localizar y gestionar los ficheros subidos por l mismo.
Opcin Buscar:
El usuario podr realizar una bsqueda rpida de archivos a partir de una serie de filtros de
bsqueda.
En la siguiente imagen aparece la ventana con los filtros correspondientes.

Los filtros utilizados para la bsqueda son los campos de informacin que tenemos en el
registro. En este caso los filtros nos dan las siguientes opciones de consulta:

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En el caso de las fechas que son desde/hasta:

Una vez introducidos los parmetros de bsqueda pulsaremos (BUSCAR) y nos saldrn los
resultados que cumplan en la consulta de ficheros.
Por defecto veremos el resultado de la consulta en la pantalla previa, si seleccionamos salida a
Excel al darle (BUSCAR) obtendremos una Excel con los resultados de la consulta.
Opcin Informe:
Este apartado permite realizar informes personalizados.
A modo de ejemplo, se presenta un informe en donde podemos encontrar por fecha de
grabacin las facturas subidas.

Este informe se genera en una pestaa nueva del navegador y se muestran los resultados en
esa misma ventana, una vez pulsemos el botn (Informe) conforme a los parmetros
introducidos.
Si seleccionamos salida a Excel al darle (Informe) obtendremos una Excel con los resultados de
la consulta.
La opcin muestra sirve para ocultar campos (desmarcndola).

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Informes

Esta opcin de men nos permite acceder a los informes que el usuario del portal tenga
parametrizados, est abierta a desarrollos futuros.

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Descarga de facturas
El usuario podr acceder a la descarga de sus facturas una vez que el Servicio de Rentas
Internas (SRI) las haya autorizado.
Para ello tiene la opcin en el Men principal de descarga, como se muestra en la siguiente
pantalla.

El usuario dispondr de todas las facturas que tiene disponibles una vez estn autorizadas,
estas aparecern en la ventana con la siguiente informacin:
-

Nmero: Es el nmero del comprobante de retencin autorizado


Fecha: Fecha de la factura
Total: El total de la factura
Autorizacin: El nmero de autorizacin asignado por el SRI a la factura
Fecha de autorizacin: Fecha y hora en que se autoriz el documento

Documentos: Son los archivos asociados a ese documento para que el usuario disponga de
ellos. Estos archivos se descargarn en un formato .zip. Cada archivo tendr el archivo .xml y
.pdf asociado al documento.
En la parte superior se puede observar en la barra horizontal con las distintas opciones que
presenta la ventana de descargas de retenciones.

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La opcin de Buscar
El usuario podr realizar una bsqueda rpida de archivos a partir de una serie de filtros de
bsqueda.
En la siguiente imagen aparece la ventana con los filtros correspondientes.

Los filtros utilizados para la bsqueda son los campos de informacin que tenemos en el
registro (NMERO, EMPRESA, FECHA, TOTAL, AUTORIZACIN y FECHA AUTORIZACIN). En
este caso los filtros nos dan las siguientes opciones de consulta

En el caso de las fechas que son desde/hasta

Una vez introducidos los parmetros de bsqueda pulsaremos (BUSCAR) y nos saldrn los
resultados que cumplan en la consulta de ficheros.
Por defecto veremos el resultado de la consulta en la pantalla previa, si seleccionamos salida a
Excel al darle (BUSCAR) obtendremos una Excel con los resultados de la consulta.
Opcin Informe:
Este apartado permite realizar informes personalizados.
A modo de ejemplo, se presenta un informe en donde podemos encontrar por fecha de carga
las facturas subidas.

Este informe se genera en una pestaa nueva del navegador y se muestra los resultados en esa
misma ventana una vez pulsemos el botn informe conforme a los parmetros introducidos.
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Si seleccionamos salida a Excel al darle (Informe) obtendremos una Excel con los resultados de
la consulta.
La opcin muestra sirve para ocultar campos (desmarcndola).
Opcin Imprimir:

Se muestra en una pestaa nueva, el listado de facturas para su impresin.


Se dispone de la opcin Descarga nuevas facturas. Esta herramienta es un recurso muy
valioso del portal web, ya que permite al usuario poder hacer descarga de mltiples
documentos con un solo click. Si hay documentos pendientes de descarga, aparecer en la
barra horizontal el icono Descarga nuevas facturas

Haciendo click en el mismo se proceder a descargar las facturas pendientes de descarga de


mayor antigedad hasta un mximo de 10 quedando el resto pendientes. (Si hubiera ms de
10 documentos).

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El documento descargado es un archivo .zip que contiene los xml y pdf asociados a cada uno
de los documentos de la factura. El sistema le dar la opcin de abrir el documento (con
cualquier programa habilitado en el sistema para ello) o guardarlo en la mquina en donde se
encuentre el usuario.
Una vez se realice la descarga y en el caso de que haya ms documentos pendientes de
descargar, el botn seguir activo para poder realizar la descarga masiva del resto de
documentos (teniendo en cuenta que la descarga se realiza de diez en diez como mximo)

En el caso de que no haya documentos de facturas pendientes de descarga, se deshabilitar el


botn y el usuario no dispondr de esta opcin.

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Manual Web
El usuario tendr acceso a la descarga de los manuales referentes al portal web para
facturacin electrnica y a los que considere oportunos el grupo empresarial Herdoza
Guerrero, para que el usuario pueda realizar de forma independiente todos los procesos en
que est involucrado el portal web.

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