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Processus de paie

Rapport daudit final


Rapport no 13/12
Le 30 aot 2012
Diffusion
Destinataires :

Prsident et chef de la direction


Premier vice-prsident et chef de la direction financire
Premier vice-prsident, Ressources humaines et Communications
Vice-prsident et contrleur gnral
Vice-prsident, Services aux clients des RH
Contrleur gnral adjoint
Directeur de groupe, Rmunration et Avantages sociaux
Directeur, Ressources humaines, Services dinformation et Oprations

c. c. :

Premier vice-prsident, Affaires gnrales et secrtaire


Premier vice-prsident, Dveloppement des affaires
Premier vice-prsident, Assurances
Premier vice-prsident, Financement
Premier vice-prsident, Solutions daffaires et innovation
Premier vice-prsident et chef de la gestion des risques
Directeur de groupe, Planification et Relations extrieures
Directeur principal, Bureau du vrificateur gnral
Directeur de groupe, Bureau du vrificateur gnral

quipe daudit
Lindsay Schoutsen
Allison Lowe

Vice-prsidente, Vrification interne


Monica Ryan

Table des matires

Introduction ........................................................................................................... 3
Objectif et porte de laudit .................................................................................. 3
Opinion de la Vrification interne ........................................................................ 3
Constatations et recommandations issues de laudit........................................ 4
Conclusion ............................................................................................................ 5

Introduction
Conformment son plan de mission daudit pour lexercice 2012, la Vrification interne dEDC
a effectu laudit du processus de paie et de prestation davantages sociaux. Durant
lexercice 2011, EDC a dpens 154 millions de dollars en salaires et en avantages sociaux
(sans compter le rgime de retraite), ce qui reprsente 54 % de ses charges administratives,
dont la valeur slevait 284 millions de dollars.

Objectif et porte de la vrification


Cet audit avait comme objectif gnral dvaluer la conception et lefficacit oprationnelle des
contrles encadrant le processus de paie et de prestation davantages sociaux dEDC; ces
contrles assurent lexactitude des paiements verss aux employs et linscription exacte des
cots lis la paie. La vrification prvoyait des sondages dtaills des contrles touchant :
les donnes de rfrence des employs;
les paiements verss aux employs;
le rapprochement des comptes provisoires de la paie et du livre de paie au grand livre
gnral;
lanalyse des carts;
le signalement des anomalies.
Les contrles lis au rgime de retraite dEDC nentraient pas dans le cadre du prsent audit.

Opinion de la Vrification interne


Selon nous, le processus de paie et de prestation davantages sociaux est bien contrl1. Les
sondages daudit dtaills ont confirm que des contrles efficaces assurent lautorisation,
linscription exacte et le suivi des charges lies la paie. Deux problmes modrs2 ont
cependant t constats et sont dcrits ci-aprs.

Nos opinions daudit standard sont les suivantes :


Contrle fort : Des contrles cls ont t efficacement conus et fonctionnent comme prvu. Des contrles internes exemplaires existent.
Les objectifs du processus vrifi seront trs probablement atteints.
- Bien contrl : Des contrles cls ont t efficacement conus et fonctionnent comme prvu. Les objectifs du processus vrifi seront
probablement atteints.
- Possibilits damlioration des contrles : Un ou plusieurs contrles cls sont absents, ne sont pas bien conus ou ne fonctionnent pas
comme prvu. Il se peut que les objectifs du processus ne soient pas atteints. Du point de vue des finances et/ou de la rputation, lincidence
sur le processus vrifi nest pas ngligeable. De promptes mesures simposent.
- Non contrl : De nombreux contrles cls sont absents, ne sont pas bien conus ou ne fonctionnent pas comme prvu. Les objectifs du
processus ne seront probablement pas atteints. Du point de vue des finances et/ou de la rputation, lincidence sur le processus vrifi est
importante. Des mesures doivent tre prises immdiatement.
1

Les constatations des audits sont tablies comme suit :

Problme majeur : Un contrle cl est absent, est mal conu ou ne fonctionne pas comme prvu, et le risque financier et/ou de rputation
nest pas ngligeable. Lobjectif du processus sur lequel porte le contrle ne sera probablement pas atteint. Des mesures correctives
simposent pour que les contrles soient rentables et/ou que les objectifs du processus soient atteints.

Problme modr : Un contrle cl est absent, est mal conu ou ne fonctionne pas comme prvu et le risque financier et/ou de rputation
pour le processus nest pas ngligeable. Cependant, un contrle compensatoire existe. Des mesures correctives simposent pour viter de
compter uniquement sur les contrles compensatoires et/ou pour sassurer que les contrles sont rentables.

Problme mineur : Faiblesse dans la conception et/ou dans le fonctionnement dun contrle qui nest pas un contrle cl. Il est peu
probable que latteinte des objectifs en souffre. Il est recommand de mettre en place des mesures correctives pour rentabiliser les contrles.

Constatations de la Vrification et recommandations


1. Contrles de surveillance
Nos sondages dtaills nous ont permis dtablir que les salaires et les avantages sociaux sont
approuvs, et que les charges lies la paie sont inscrits avec exactitude et exhaustivit. Nous
avons toutefois constat que la responsabilit du traitement de la paie au sein dEDC incombait
actuellement une seule quipe. Celle-ci est notamment charge de crer et de tenir jour les
donnes de rfrence sur les employs, dexaminer et dapprouver les changements ces
donnes ainsi que de verser et dinscrire les paiements aux employs. Quune seule quipe soit
responsable de toutes ces activits cre un conflit sur le plan de la sparation des tches. Pour
remdier la situation, on assure une certaine surveillance des charges lies la paie. Ce suivi
nest cependant pas assez tendu pour prvenir tous les risques dcoulant de la sparation
insuffisante des tches. Par consquent, nous recommandons que le Groupe des finances ait
accs au livre de paie pour quil mette en place et effectue des contrles de surveillance
supplmentaires de faon assurer une surveillance et une valuation indpendantes du
processus de paie tout en prservant la confidentialit.
Constatation de la vrification : problme modr
Responsables de lintervention : vice-prsident, Services aux clients des RH avec le viceprsident et contrleur gnral
Date dchance : toutes les mesures doivent tre mises en uvre dici le quatrime trimestre
de 2012
2. Outil de planification des salaires annuels
Les chefs dquipe dEDC effectuent la planification des salaires annuels au moyen dun logiciel
conu cette fin. Laccs ce logiciel est restreint, et les mises jour dfinitives des salaires
sont approuves pour tre ensuite immdiatement verrouilles . Il nexiste toutefois pas
dinterface entre le logiciel et le systme de traitement de la paie. Par consquent, les donnes
rsultant de la planification salariale doivent tre exportes manuellement du logiciel vers le
systme de traitement de la paie. Ce transfert exige un contrle de validation des donnes, afin
de sassurer quil ny a aucun cart entre la paie verse et celle approuve dans le logiciel. Or,
ce contrle de validation est actuellement absent. Notre vrification par sondages prvoyait un
contrle de validation de lexercice de planification des salaires 2012, lequel na mis au jour
aucune anomalie. Nous recommandons quune validation soit effectue aprs chaque exercice
de planification des salaires annuels.
Constatation de la vrification : problme modr
Responsable de lintervention : directeur de groupe, Rmunration et Avantages sociaux
Date dchance : toutes les mesures doivent tre mises en uvre dici le troisime trimestre
de 2012

Conclusion
Les constatations et les recommandations de la vrification ont t communiques la
direction, qui les a acceptes et a labor des plans daction dont la mise en uvre devrait se
faire dici le quatrime trimestre de 2012.
Nous tenons remercier la direction de son soutien tout au long de laudit.