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MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE


INVENTARIO

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Mayo 2013
PROC-PROECU-028

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MACRO PROCESO: CONTROL DE


INVENTARIO

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INVENTARIO

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Contenido
1.

Objetivo .................................................................................................................................. 4

2.

Alcance ................................................................................................................................... 4

3.

Poltica .................................................................................................................................... 4
3.1. Polticas Generales ............................................................................................................. 4
3.2. Polticas de Operacin........................................................................................................ 4

4.

Marco Legal ............................................................................................................................ 5

5.

Definiciones ............................................................................................................................ 6

6.

Procedimientos ...................................................................................................................... 7

6.1.

Control de bienes de larga duracin ...................................................................................... 7

6.1.1. Ingresos y egresos de bienes de larga duracin ..................................................................... 7


6.1.1.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................... 7
6.1.1.2. Descripcin del procedimiento .............................................................................................. 7
6.1.2. Constatacin fsica de bienes de larga duracin y sujetos a control administrativo ............. 9
6.1.2.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................... 9
6.1.2.2. Descripcin del procedimiento ............................................................................................ 10
6.1.3. Baja de bienes de larga duracin y sujetos a control administrativo .................................. 11
6.1.3.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 11
6.1.3.2. Descripcin del procedimiento ............................................................................................ 11
6.2.

Control de suministros y materiales..................................................................................... 15

6.2.1. Ingresos de suministros y materiales de oficina .................................................................. 15


6.2.1.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 15
6.2.1.2. Descripcin del procedimiento ............................................................................................ 15
6.2.2. Egreso de suministros y materiales de oficina ..................................................................... 17
6.2.2.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 17
6.2.2.2. Descripcin del procedimiento ............................................................................................ 17
6.2.3. Ingreso de suministros y materiales de aseo ....................................................................... 19
6.2.3.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 19
6.2.3.2. Descripcin del procedimiento ............................................................................................ 19
6.2.4. Egreso de suministros y materiales de aseo ........................................................................ 21

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6.2.4.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 21


6.2.4.2. Descripcin del procedimiento ............................................................................................ 21
6.2.5. Ingreso de material promocional ......................................................................................... 23
6.2.5.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 23
6.2.5.2. Descripcin del procedimiento ............................................................................................ 23
6.2.6. Egresos de material promocional......................................................................................... 25
6.2.6.1. Diagrama de flujo ................................................................................................................. 25
6.2.6.2. Descripcin del procedimiento ............................................................................................ 25
7.

Anexos .................................................................................................................................. 27

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1. Objetivo
Establecer y estandarizar control de inventario de los bienes de larga duracin de
PROECUADOR.

2. Alcance
Se aplica al macro-proceso Control de Inventario del Instituto de Promocin de
Exportaciones e Inversiones - PRO ECUADOR, que incluye los siguientes procesos:

Control de Inventario
Control de bienes de larga
duracin

Control de suministros y
materiales

Este documento es aplicable para todas las Direcciones, Oficinas Comerciales y


Oficinas Zonales del Instituto de Promocin de Exportaciones e Inversiones Extranjeras
PRO ECUADOR.

3. Poltica
3.1. Polticas Generales

Para la ejecucin del proceso Control de Inventario es necesario el compromiso y


participacin de las Oficinas Zonales, Oficinas Comerciales, los Directores de rea de
PRO ECUADOR.
La Direccin Administrativa-Financiera de PRO ECUADOR es la nica facultada para
realizar modificaciones y/o actualizaciones de los lineamientos para el macro proceso.

3.2. Polticas de Operacin


Control de bienes de larga duracin

Todos los aos, deber realizarse la constatacin fsica del inventario.


La constatacin fsica de los bienes en las Oficinas Comerciales ser responsabilidad
del Jefe de OCE; y deber enviar la informacin va memorando (QUIPUX) al Director
Administrativo-Financiero. Se aprovechar las visitas al exterior de los funcionarios de
PRO ECUADOR (Matriz) para la verificacin in-situ del inventario de bienes de las OCE.
La firma del funcionario que realiza la verificacin in-situ debe constar en el acta de
constatacin fsica.

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Cuando se solicite la baja de un bien informtico la Direccin de Tecnologa de PRO


ECUADOR deber elaborar un informe tcnico.
La mxima autoridad de PRO ECUADOR es la responsable de autorizar la baja de los
bienes.
Para la destruccin de los bienes, el Director Administrativo-Financiero conformar
una comisin para el efecto. La comisin estar integrada por:
o Jefe Administrativo
o Guardalmacn
o Contador

Control de suministros y materiales

El responsable de limpieza de PRO ECUADOR ser el responsable de solicitar los


suministros de aseo al guardalmacn.
Al momento de realizar la entrega de los suministros y materiales (aseo y oficina) el
guardalmacn y el funcionario que recibe los suministros y/o materiales deben firmar
el acta de entrega-recepcin respectiva.
Para la entrega de suministros y materiales (aseo y oficina) en las Oficinas Zonales, el
guardalmacn deber enviar el acta de entrega-recepcin respectiva, junto con los
suministros y materiales.

4. Marco Legal

Ley Orgnica de Contralora General del Estado.


Reglamento General de Bienes del Sector Pblico.
Manual General de Administracin y Control de los Activos Fijos del Sector Pblico.
Decreto Ejecutivo No. 776, del 16 de mayo de 2011, publicado en el Registro
Oficial 459 del 31 de mayo de 2011, Reglamento General para la Organizacin y
Funcionamiento del Instituto de Promocin de Exportaciones e Inversiones
Extranjeras PROECUADOR.
Resolucin Ministerial No. 1441 del Ministerio de Relaciones Exteriores, Comercio
e Integracin, Oficinas Comerciales OCES- dependen administrativa y
financieramente del Instituto de Promocin de Exportaciones e Inversiones del
Ecuador, PROECUADOR.
Resolucin 20 del Instituto de Promocin de Exportaciones e Inversiones
Extranjeras, publicada en el Registro Oficial Suplemento 331 de 13 de septiembre
de 2012, Estatuto por Procesos de PRO ECUADOR.

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5. Definiciones

Sistema MIRAFLORES: Sistema de control de inventario de PRO ECUADOR.


Direcciones PRO ECUADOR: Direccin de Promocin de Exportaciones, Direccin
de Promocin de Inversiones, Direccin de Balcn de Servicios, Direccin de
Inteligencia Comercial, Direccin de Asesora Jurdica, Direccin de Planificacin,
Direccin de Marketing y Comunicacin Social, Direccin AdministrativaFinanciera, Direccin de Administracin de Talento Humano, y Direccin de
Tecnologas de la Informacin y Comunicacin.
Oficinas Zonales: Unidades operativas de las Direcciones de PRO ECUADOR para
ejecutar actividades en el territorio nacional.
Oficinas Comerciales en el Exterior (OCE): Unidades operativas de las Direcciones
de PRO ECUADOR para ejecutar actividades en el extranjero.

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6. Procedimientos
6.1.

Control de bienes de larga duracin

6.1.1.

Ingresos y egresos de bienes de larga duracin

6.1.1.1.

Diagrama de flujo

Macro Proceso: Control de Inventario


Proceso: INGRESOS Y EGRESOS DE BIENES DE LARGA DURACIN

INICIO

I-1: Debe tener la orden de compra, para verificacin.


I-2: En caso de que la contratacin haya sido por nfima cuanta, el Guarda Almacn de PRO
ECUADOR es responsable de elaborar el Acta. En caso de que la contratacin haya sido
por otro mecanismo, el proveedor es responsable de emitir y presentar el Acta.
I-3: Sistema MIRAFLORES.
I-4:Debe solicitar informacin a la delegada de compras en el exterior (Direccin Adm-Financ.)
I-5: Archivo EXCEL.

CONTRATACIN
PBLICA

GUARDA ALMACN

Recibir y contar
bienes

I-1

Recibir y revisar
Factura

Firmar Acta
Entrega-Recepcin I-2
con el Proveedor

Ingresar
informacin en el
sistema

Actualizar BDD

FUNCIONARIOS

PRO ECUADOR

OFICINAS COMERCIALES

(Jefe de Oficina)

I-5

I-3

Asignar custodio
en el sistema

Validar
informacin

FIN

Aseguramiento de
Bienes

Codificar bienes

Elaborar Acta de
Entrega-Recepcin

Entregar bienes

Firmar Acta de
Entrega-Recepcin

Archivar Acta de
Entrega-Recepcin

I-4

Firmar Acta de
Entrega-Recepcin

Remitir listado de
Bienes adquiridos
Firmar Acta de
Entrega-Recepcin
INICIO

6.1.1.2.

Descripcin del procedimiento

Este proceso puede iniciarse en la Oficina Matriz y/o en las Oficinas Zonales.
Si se inicia en la Oficina Matriz, el proceso se desencadena desde el proceso CONTRATACIN
PBLICA, y contina con el numeral 1.
Si se inicia en las Oficinas Zonales, referirse al numeral 5.

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GUARDALMACN
1. Recibe y cuenta los bienes. Debe tener la orden de compra para verificacin.
2. Recibe y revisa las facturas.
3. Firma el acta de entrega-recepcin con el proveedor.
En caso de que la contratacin haya sido por nfima cuanta, el Guarda Almacn de
PRO ECUADOR es responsable de elaborar el acta.
En caso de que la contratacin haya sido por otro mecanismo, el proveedor es
responsable de emitir y presentar el acta.
4. Ingresa informacin en el sistema MIRAFLORES. Continuar con numeral 7.
OFICINAS COMERCIALES
5. Remite listado de bienes adquiridos. Continuar con el numeral 6.
GUARDALMACN
6. Validar listado enviado por la OCE.
El guardalmacn debe solicitar informacin detallada de las adquisiciones a la
delegada de compras en el exterior (Direccin Administrativa-Financiera).
7. Asigna custodio en el sistema al igual que el Jefe de las Oficinas Comerciales que
previamente remite el listado de bienes adquiridos.
8. Se realiza el aseguramiento de bienes (proceso).
9. Codifica los bienes.
10. Elabora acta de entrega-recepcin.
11. Entrega los bienes.
12. Firma el acta de entrega-recepcin en conjunto a los Funcionarios de PRO ECUADOR.
13. Archiva documentacin. Los documentos que debe archivar son:
a. Copia de orden de compra
b. Copia de acta de entrega-recepcin
c. Copia de factura
14. Actualiza base de datos de los bienes de PRO ECUADOR. (archivo Excel).

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6.1.2.

Constatacin fsica de bienes de larga duracin y sujetos a


control administrativo

6.1.2.1.

Diagrama de flujo

MACRO PROCESO: Control de Inventario


PROCESO: CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACIN
SUB PROCESO: Constatacin Fsica de bienes de larga duracin y sujetos a control administrativo
DIRECTOR

RESPONSABLE DEL
BIEN

GUARDALMACN

ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
INICIO

Solicitar
constatacin fsica
de Bienes

Aprobar cronograma
para constatacin de
Bienes

I-1

Elaborar cronograma
para constatacin de
Bienes

I-2

Realizar constatacin
fsica de los Bienes

Validar codificacin
de los Bienes

BIEN EN BUEN
ESTADO?

BAJA DE
ACTIVOS

NO

SI

Revisar necesidad
de cambios en
Actas de EntregaRecepcin

Se requieren
cambios?

SI

Realizar cambios
en Actas anteriores

NO

Firmar Acta de
Entrega-Recepcin

Realizar y enviar
Informe de
constatacin

I-3

FIN

I-1: Memorando (QUIPUX) dirigido al Guardalmacn. Debe enviarse en el ltimo trimestre del ao (octubre).
I-2: En el cronograma constaran los nombres de los grupos de trabajo que realizarn la constatacin fsica.
I-3: El Informe contendr las novedades detectadas respecto del estado, custodia y utilizacin de los bienes asignados. El
informe debe ser remitido al Director Administrativo-Financiero.

Firmar Acta de
Entrega-Recepcin

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6.1.2.2.

Descripcin del procedimiento

DIRECTOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO


1.

Solicita constatacin fsica de bienes, mediante memorando (QUIPUX) dirigido al


Guardalmacn.
El memorando debe ser enviado durante el ltimo trimestre del ao;
preferiblemente el mes de octubre.

GUARDALMACN
2.

Elabora cronograma para la constatacin fsica de bienes; y lo remite al Director


Administrativo-Financiero.
En el cronograma deben constar los nombres de los grupos de trabajo que
realizarn la constatacin fsica.

DIRECTOR ADMINISTRATIVO FINANCIERO


3.

Aprueba el cronograma para constatacin fsica de bienes.

GUARDALMACN
4.

Realiza la constatacin fsica de los bienes, de acuerdo al cronograma; y valida la


codificacin de los bienes.
En caso de que algn bien no est en buen estado, referirse al proceso Baja de
activos.
En caso de que los bienes estn en buen estado, continuar con numeral 5.

5.

Revisa las necesidades de cambios en actas de entrega-recepcin.


Si se identifica la necesidad de cambios en las actas actuales, continuar con el
numeral 6.
Caso contrario, continuar con el numeral 8.

6.
7.
8.

Realiza las actualizaciones de las actas de entrega-recepcin.


Firma el acta de entrega-recepcin en conjunto con el custodio del bien. (Anexo 2)
Realiza y enva el informe de constatacin fsica de bienes.
El informe deber contener las novedades detectadas respecto del estado,
custodia y actualizacin de los bienes asignados; y debe ser remitido al Director
Administrativo-Financiero. (Anexo 3)

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6.1.3.

Baja de bienes de larga duracin y sujetos a control


administrativo

6.1.3.1.

Diagrama de flujo

GUARDALMACN

MACRO PROCESO: Control de Inventario


PROCESO: CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACIN
SUB PROCESO: Baja de bienes de larga duracin y sujetos a control administrativo

DIRECCIONES
OFICINAS
COMERCIALES

Solicitar Baja de
Activo

Solicitar Baja de
Activo

I-4

Solicitar
inspeccin previa y
elaboracin de
Informe

(Jefe Administrativo)

Realizar
inspeccin previa

Solicitar
aprobacin

Todava son
necesarios?

Ordenar
destruccin del
Bien

I-5

Elaborar y remitir
informe

NO

Elaborar y remitir
I-3
Acta

Botar los Bienes

I-6

DONACIN

Donar los
Bienes

I-7

Elaborar y
entregar Acta

SI

Destruccin o
donacin?
Concluir trmite y
archivar
expediente

DESTRUCCIN

Destruir los
Bienes

I-9

I-8

FIN

Eliminar activo
del inventario

(Guardalmacn)

DIRECCIN DE
TECNOLOGA

DIRECTORA EJECUTIVA

DIRECCIN
ADMINISTRATIVA
FINANCIERA

I-4

I-1

(Director)

INICIO

DIRECCIN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA

INICIO

DIRECCIN ADMINISTRATIVA
FINANCIERA

Solicitar Baja de
Activo

INICIO

FIN

Bien
informtico?

NO
Aprobar
destruccin del
Bien

SI

Solicitar informe
tcnico

Elaborar
Informe tcnico

Autorizar baja del


bien

I-2

6.1.3.2.

I-1: Memorando (QUIPUX) dirigido a la mxima autoridad de PRO ECUADOR. Debern adjuntar informe sobre el bien, con
registro fotogrfico.
I-2: En el informe tcnico se debe especificar si el bien ha pasado su vida til, si est en malas condiciones y si es
recomendable darle de baja.
I-3: Memorando (QUIPUX) dirigido a la mxima autoridad de PRO ECUADOR, con copia al Director Administrativo
Financiero.
I-4: Memorando (QUIPUX) dirigido al Director Administrativo Financiero.
I-5: Memorando (QUIPUX) dirigido a la mxima autoridad de PRO ECUADOR. Deber adjuntarse informe sobre el bien.
I-6: Memorando (QUIPUX) dirigido al funcionario delegado, con copia al Guardalmacn. El Memorando deber indicar
fecha, hora y lugar donde se realizar la actividad.
I-7: Debe estar presente el Guardaalmacn. Entidades del sector privado que realicen labor social u obras de beneficencia,
y que no tengan fines de lucro.
I-8: Debe estar presente el Guardalmacn. Previo a la destruccin se proceder a su desmantelamiento para fines de
reciclaje.
I-9: El Acta deber contener registros fotogrficos. Una copia del Acta debe ser entregada al Guardalmacn.

Descripcin del procedimiento

Este proceso puede iniciar desde las Oficinas Comerciales o desde la Oficina Matriz.

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En caso de iniciar desde las Oficinas Comerciales, continuar con el numeral 1.


En caso de iniciar desde la Oficina Matriz, continuar con el numeral 6.

OFICINAS COMERCIALES
1. El Jefe de la OCE, solicita baja de activos, mediante memorando (QUIPUX) dirigido
a la mxima autoridad de PRO ECUADOR.
Debe adjuntar informe sobre el bien, con registro fotogrfico.
DIRECTORA EJECUTIVA
En caso de ser un bien informtico, continuar con numeral 2.
En caso de no ser un bien informtico, continuar con numeral 4.
2.

Solicita informe tcnico a la Direccin de Tecnologa, mediante memorando


(QUIPUX).

DIRECCIN DE TECNOLOGA
3.

Elabora y remite el informe tcnico a la Directora Ejecutiva. Continuar con


numeral 4.
El informe tcnico debe especificar si el bien ha pasado su vida til, si est en
malas condiciones y si es recomendable darle de baja.

DIRECTORA EJECUTIVA
4.

Autoriza la baja del bien al Jefe de la Oficina Comercial.

OFICINAS COMERCIALES
5.

Bota los bienes. Continuar con numeral 17.


El Jefe de OCE debe elaborar y remitir el acta respectiva (Anexo 4), con registro
fotogrfico incluido, mediante memorando (QUIPUX) dirigido a la mxima
autoridad de PRO ECUADOR, con copia al Director Administrativo-Financiero.

DIRECCIONES
6.

El funcionario, custodio del bien, solicita la baja del activo, mediante memorando
(QUIPUX) dirigido al Director Administrativo Financiero.

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DIRECCIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA


7.

8.

El Director de rea solicita la inspeccin previa del bien, a uno de los funcionarios
de control previo (de preferencia el Jefe Administrativo), mediante memorando
(QUIPUX).
Funcionario de control previo realiza la inspeccin previa del bien.
Si durante la inspeccin se determina que el bien todava es necesario para la
institucin, continuar con el numeral 9.
Si durante la inspeccin se determina que el bien ya no es necesario para la
institucin, continuar con el numeral 10.

9. Finaliza el trmite y archiva el expediente. Finaliza el proceso.


10. Elabora el informe de inspeccin previa y lo remite al Director del rea, mediante
memorando (QUIPUX).
11. El Director de rea recibe el informe y solicita la aprobacin de la baja del bien, va
memorando (QUIPUX) a la mxima autoridad de PRO ECUADOR.
Debe adjuntar el informe de inspeccin previa.
DIRECTORA EJECUTIVA
12. Aprueba la destruccin del bien.
DIRECCIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA
13. El Director de rea ordena la destruccin del bien, mediante memorando (QUIPUX)
dirigido a la Comisin para destruccin de bienes (funcionario delegado,
guardalmacn y contadora).
El memorando debe incluir la fecha, hora y lugar donde se realizar la actividad.
Si se decide donar los bienes, continuar con el numeral 14.
Si se decide botar los bienes, continuar con el numeral 15.
14. La Comisin para destruccin de bienes, dona los bienes. Continuar con numeral
16.
Las donaciones debern realizarse a entidades del sector privado, que realicen
labor social u obras beneficencias y que no tengan fines de lucro.
15. La Comisin para destruccin de bienes, destruye los bienes.
Previo a la destruccin se proceder al desmantelamiento de los bienes, para fines
de reciclaje.

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16. La Comisin para destruccin de bienes elabora un acta de constancia de la


actividad realizada. El acta deber incluir registros fotogrficos.
Una copia del acta debe ser entregada al Guardalmacn.
17. Guardalmacn elimina el activo del inventario.
18. Contadora elimina activo del libro contable. Fin del proceso.

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6.2.

Control de suministros y materiales

6.2.1.

Ingresos de suministros y materiales de oficina

6.2.1.1. Diagrama de flujo


Macro Proceso: Control de Inventario
Proceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES
Subproceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE OFICINA

INICIO

SI

Solicitar
requerimientos de
suministros

I-6

Entregar
Documentacin

I-5

Archivar Registro
de Compra,
Factura y Acta

Ingresar
suministros y
materiales a
bodega

EGRESO DE
SUMINISTROS Y
MATERIALES

FIN

I-2

GUARDA ALMACN

Planificado?

Ingresar
informacin en el
sistema

Firmar Acta de
Entrega-Recepcin
con proveedor

Recibir y revisar
Factura

Consolidar
requerimientos de
suministros

DIRECCIONES

Solicitar adquisicin
de suministros de I-3
oficina

Solicitar adquisicin
de suministros de I-3
oficina

Enviar
requerimientos de
suministros

I-2

Enviar
requerimientos de
suministros

I-2

DIRECTOR
ADMINISTRATIVOFINANCIERO

OFICINAS ZONALES

PRO ECUADOR

NO

Solicitar adquisicin
I-3
de suministros

Recibir y contar
suministros de
oficina

I-4

I-1: Va correo electrnico


I-2: Va correo electrnico. Cuatrimestralmente
I-3: Va Memorando (QUIPUX), dirigido al Director Adminstrativo-Financiero.
Se deber justificar las cantidades solicitadas, adjuntando un informe/
cuadro de material disponible y material solicitado.
I-4: Debe tener la Orden de Compra, para verificacin.
I-5: A quien haya solicitado la compra (Direccin Adm-Financiera)
I-6: Sistema MIRAFLORES

Aprobar
adquisicin de
suministros

ADQUISICIONES

6.2.1.2. Descripcin del procedimiento


El ingreso de suministros y materiales de oficina puede ser planificado o no planificado.
En caso de no ser planificado, continuar con el numeral 1.
En caso de ser planificado, continuar con el numeral 2.
DIRECCIONES DE PRO ECUADOR
1. El Director de rea solicita la adquisicin de suministros de oficina, mediante
memorando (QUIPUX), dirigido al Director Administrativo-Financiero, justificando las
cantidades solicitadas. Continuar con numeral 6.

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GUARDALMACN
2. Solicita, va correo electrnico, los requerimientos de suministros de oficina, a las
Asistentes de las Direcciones de PRO ECUADOR y al responsable de suministros de
cada Oficina Zonal.
DIRECCIONES DE PRO ECUADOR Y OFICINAS ZONALES
3. Envan los requerimientos de suministros de oficina, va correo electrnico.
GUARDALMACN
4. Consolida los requerimientos de suministros de oficina.
5. Solicita la adquisicin de suministros, mediante memorando (QUIPUX), dirigido al
Director Administrativo-Financiero, justificando las cantidades solicitadas.
Deber adjuntar un informe/cuadro de material disponible y material solicitado.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
6. Aprueba la adquisicin de los suministros de oficina.
7. Referirse al proceso Contratacin pblica.
GUARDALMACN
8. Recibe y cuenta los suministros de oficina.
Al momento de recibir los suministros deber tener consigo la orden de compra, para
verificacin.
9. Recibe y revisa la factura.
10. Firma el acta de entrega-recepcin con el proveedor
11. Entrega la documentacin correspondiente a quien haya solicitado la compra
(Direccin Administrativa-Financiera).
12. Ingresa la informacin de los suministros de oficina en el sistema MIRAFLORES.
13. Archiva el registro de la compra, la factura y el acta de entrega recepcin.
14. Ingresa los suministros a la bodega. Fin del proceso.

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6.2.2.

Egreso de suministros y materiales de oficina

6.2.2.1. Diagrama de flujo


Macro Proceso: Control de Inventario
Proceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES
Subproceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE OFICINA

SI
INICIO

Planificado?

Matriz
Zonales?

SI

MATRIZ
FIN

ZONALES

GUARDA ALMACN

Registrar egreso
en el sistema
Registrar egreso
en el sistema

Verificar
disponibilidad de
suministros

Disponibilidad?

NO

Informar
indisponibilidad

I-1

Elaborar y
presentar informe I-4
de inventario

I-2

I-2

Firmar Acta de
Entrega-Recepcin
FIN

NO

OFICINAS ZONALES

(Asistentes)

DIRECCIONES PRO
ECUADOR

FIN

Solicitar
suministros de
oficina

I-1

Solicitar
suministros de
oficina

I-1

Enviar suministros de
oficina va Correos I-3
del Ecuador

Firmar Acta de
Entrega-Recepcin

Recibir suministros
de oficina

Recibir suministros
de oficina

Firmar Acta de
Entrega-Recepcin

Firmar Acta de
Entrega-Recepcin

Enviar Acta de
Entrega-Recepcin
firmada

FIN

I-1: Va correo electrnico


I-2: En el sistema MIRAFLORES. A travs del sistema se genera el Acta de Entrega-Recepcin
I-3: Se adjunta Acta Entrega-Recepcin firmada por el Guarda Almacn
I-4: Informe de inventario de consumo interno en el que har constar los ingreso y egresos de los
suministros y materiales. Este informe contendr: el listado de ingreso a bodega de los suministros y
materiales, resumen de notas de entrega de suministros y materiales, resumen de ingresos y
egresos de las cuentas y listado de items. El informe deber ser presentado al Director Administrativo-Financiero

6.2.2.2. Descripcin del procedimiento

GUARDALMACN
Si es un egreso de suministros de oficina no planificado, continuar con el numeral 1.
Si es un egreso de suministros de oficina planificado, continuar con el numeral 4.
DIRECCIONES DE PRO ECUADOR Y OFICINAS ZONALES
1. Las Asistentes de las Direcciones solicitan los suministros de oficina, va correo
electrnico, al Guardalmacn. En el caso de las Oficinas Zonales quien realiza la
solicitud es el responsable de suministros de cada Oficina Zonal.

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INVENTARIO

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GUARDALMACN
2. Verifica la disponibilidad de los suministros solicitados.
En caso de no existir disponibilidad, continuar con numeral 3.
En caso de si existir disponibilidad, continuar con numeral 4.
3. Informa la indisponibilidad va correo electrnico. Fin del proceso
4. Registra el egreso en el sistema MIRAFLORES, generando el acta de entrega-recepcin.
Si la entrega de los suministros de oficina es en la oficina Matriz, continuar con el
numeral 5.
Si la entrega de los suministros de oficina es en las Oficinas Zonales de PRO ECUADOR,
continuar con el numeral 6.
5. Entrega los suministros de oficina al Asistente de Direccin respectivo y firma el acta
de entrega-recepcin (Anexo 5). Continuar con numeral 9.
6. De ser la Matriz Firma el acta de entrega-recepcin y se enva los suministros de
oficina va Correos del Ecuador.
Se debe adjuntar el acta firmada por el guardalmacn.
OFICINAS ZONALES
7. El responsable de suministros de oficina recibe los suministros y firma el acta de
entrega-recepcin.
8. Enva el acta de entrega-recepcin firmada. Continuar con numeral 9.
GUARDALMACN
9. Elabora el informe de inventario de consumo interno y lo remite al Director
Administrativo-Financiero. Fin del proceso.

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INVENTARIO

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6.2.3.

Ingreso de suministros y materiales de aseo

6.2.3.1. Diagrama de flujo


Macro Proceso: Control de Inventario
Proceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES
Subproceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE ASEO

INICIO

I-6

Entregar
Documentacin

I-5

Archivar Registro
de Compra,
Factura y Acta

Ingresar
suministros a
bodega

EGRESO DE
SUMINISTROS Y
MATERIALES

FIN

I-2

GUARDA ALMACN

Solicitar
requerimientos de
suministros

Ingresar
informacin en el
sistema

Firmar Acta de
Entrega-Recepcin
con proveedor

Recibir y revisar
Factura

QUITO

Enviar
requerimientos de
suministros

I-2

Enviar
requerimientos de
suministros

I-2

DIRECTOR
ADMINISTRATIVOFINANCIERO

OFICINA PRO ECUADOR

RESPONSABLE DE LIMPIEZA

Consolidar
requerimientos de
suministros

Solicitar adquisicin
I-3
de suministros

Recibir y contar
suministros

I-4

I-1: Va correo electrnico


I-2: Va correo electrnico. Cuatrimestralmente
I-3: Va Memorando (QUIPUX), dirigido al Director Adminstrativo-Financiero.
Se deber justificar las cantidades solicitadas, adjuntando un informe/
cuadro de material disponible y material solicitado.
I-4: Debe tener la Orden de Compra, para verificacin.
I-5: A quien haya solicitado la compra (Direccin Adm-Financiera)
I-6: Sistema MIRAFLORES

Aprobar
adquisicin de
suministros

ADQUISICIONES

6.2.3.2. Descripcin del procedimiento

GUARDALMACN
1. Solicita, va correo electrnico, los requerimientos de suministros de aseo a la oficina
de PRO ECUADOR-Quito y al responsable de limpieza en PRO ECUADOR Matriz.
La solicitud se realiza cuatrimestralmente.

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OFICINA PRO ECUADOR-QUITO Y RESPONSABLE DE LIMPIEZA


2. Envan los requerimientos de suministros, va correo electrnico.
GUARDALMACN
3. Consolida los requerimientos de suministros de aseo.
4. Solicita la adquisicin de suministros, mediante memorando (QUIPUX), dirigido al
Director Administrativo-Financiero, justificando las cantidades solicitadas.
Deber adjuntar un informe/cuadro de material disponible y material solicitado.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO-FINANCIERO
5. Aprueba la adquisicin de los suministros de aseo.
6. Referirse al proceso Contratacin pblica.
GUARDALMACN
7. Recibe y cuenta los suministros de aseo.
Al momento de recibir los suministros deber tener consigo la orden de compra, para
verificacin.
8. Recibe y revisa la factura.
9. Firma el acta de entrega-recepcin con el proveedor
10. Entrega la documentacin correspondiente a quien haya solicitado la compra
(Direccin Administrativa-Financiera).
11. Ingresa la informacin de los suministros de aseo en el sistema MIRAFLORES.
12. Archiva el registro de la compra, la factura y el acta de entrega recepcin.
13. Ingresa los suministros a la bodega. Fin del proceso.

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6.2.4.

Egreso de suministros y materiales de aseo

6.2.4.1. Diagrama de flujo


Macro Proceso: Control de Inventario
Proceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES
Subproceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES DE ASEO

SI
INICIO

Planificado?

Matriz
Zonales?

SI

MATRIZ
FIN

ZONALES

GUARDA ALMACN

Registrar egreso
en el sistema
Registrar egreso
en el sistema

Verificar
disponibilidad de
suministros

Disponibilidad?

NO

Informar
indisponibilidad

I-1

Elaborar y
presentar informe I-4
de inventario

I-2

I-2

Firmar Acta de
Entrega-Recepcin
FIN

NO

Solicitar
suministros de
aseo

I-1

Solicitar
suministros de
aseo

I-1

Enviar suministros de
aseo va Correos del I-3
Ecuador

Firmar Acta de
Entrega-Recepcin

Recibir suministros
de aseo

Recibir suministros
de aseo

Firmar Acta de
Entrega-Recepcin

I-1: Va correo electrnico


I-2: En el sistema MIRAFLORES. A travs del sistema se genera el Acta de Entrega-Recepcin
I-3: Se adjunta Acta Entrega-Recepcin firmada por el Guarda Almacn. El envo de suministros de aseo debe
coincidir con el envo de suministros de oficina.
I-4: Informe de inventario de consumo interno en el que har constar los ingreso y egresos de los
suministros y materiales. Este informe contendr: el listado de ingreso a bodega de los suministros y
materiales, resumen de notas de entrega de suministros y materiales, resumen de ingresos y
egresos de las cuentas y listado de items. El informe deber ser presentado al Director Administrativo-Financiero

6.2.4.2. Descripcin del procedimiento

GUARDALMACN
Si es un egreso de suministros de aseo no planificado, continuar con el numeral 1
Si es un egreso de suministros de aseo planificado, continuar con el numeral 4
RESPONSABLE DE LIMPIEZA Y OFICINA PRO ECUADOR-QUITO
1. Solicitan suministros de aseo, va correo electrnico, al Guarda Almacn.

Firmar Acta de
Entrega-Recepcin

Enviar Acta de
Entrega-Recepcin
firmada

QUITO

OFICINA PRO ECUADOR

RESPONSABLE DE
LIMPIEZA

FIN

FIN

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GUARDALMACN
2. Verifica la disponibilidad de los suministros solicitados.
En caso de no existir disponibilidad, continuar con numeral 3.
En caso de si existir disponibilidad, continuar con numeral 4.
3. Informa la indisponibilidad va correo electrnico. Fin del proceso
4. Registra el egreso en el sistema MIRAFLORES, generando el acta de entrega-recepcin.
Si la entrega de los suministros de aseo es en la oficina Matriz, continuar con el
numeral 5.
Si la entrega de los suministros de aseo es en la oficina PRO ECUADOR-QUITO,
continuar con el numeral 6.
5. Entrega los suministros de aseo al responsable de limpieza y firma el acta de entregarecepcin (Anexo 6). Continuar con numeral 9.
6. De ser la Matriz Firma el acta de entrega-recepcin y se enva los suministros de aseo
va Correos del Ecuador.
Se debe adjuntar el acta firmada por el guardalmacn.
El envo de suministros de aseo debe coincidir con el envo de suministros de oficina.
OFICINA PRO ECUADOR-QUITO
7. Recibe suministros de aseo y firma el acta de entrega-recepcin.
8. Enva el acta de entrega-recepcin firmada. Continuar con numeral 9.
GUARDALMACN
9. Elabora el informe de inventario de consumo interno y lo remite al Director
Administrativo-Financiero. Fin del proceso.

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6.2.5.

Ingreso de material promocional

6.2.5.1.

Diagrama de flujo

Macro Proceso: Control de Inventario


Proceso: INGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES

DIRECTOR ADMINISTRATIVOFINANCIERO

DIRECCIN DE MARKETING

GUARDA ALMACN

Subproceso: INGRESO DE MATERIAL PROMOCIONAL

Recibir y contar
material
promocional

Recibir y revisar
factura

Recibir y contar
material
promocional

Generar y Firmar
Acta de EntregaRecepcin con
Marketing

Ingresar
informacin en el
sistema

I-1

Archivar registro de
I-2
compra

Ingresar material a
bodega

FIN

Firmar Acta de
Entrega-Recepcin I-3
con proveedor

ADQUISICIONES

I-1: Sistema MIRAFLORES


I-2: El sistema genera el registro. El registro se archiva junto con la factura.
I-3: En caso de que la entrega de material est incompleta, se recibe con
Gua de Remisin. La Gua debe especificar las cantidades incompletas.
Una vez que la entrega est completa se solicita factura.

INICIO

6.2.5.2.

Descripcin del procedimiento

DIRECCION ADMINISTRATIVA-FINANCIERA
1. Proceso previo: Contratacin Pblica
DIRECCIN DE MARKETING
2. El administrador del contrato recibe y cuenta el material promocional, en conjunto con
el Guardalmacn.
3. El administrador del contrato firma el acta de entrega-recepcin con el proveedor.
En caso de que la entrega de material est incompleta, se deber recibir con una Gua
de Remisin. La Gua debe especificar las cantidades incompletas. Una vez que la
entrega est completa se solicita la factura.

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GUARDALMACN
4. Genera y firma acta de entrega-recepcin con el administrador del contrato de
Marketing, en relacin al material promocional que recibe.
5. Ingresar la informacin en el sistema MIRAFLORES.
6. Archiva documentacin.
La documentacin que debe archivar es:
a) Registro de compra (registro generado por el sistema)
b) Acta de entrega-recepcin firmada
c) Copia de factura.
7. Ingresa el material promocional a la bodega.

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6.2.6.

Egresos de material promocional

6.2.6.1.

Diagrama de flujo

Macro Proceso: Control de Inventario


Proceso: EGRESO DE SUMINISTROS Y MATERIALES

DIRECCIN DE MARKETING

Subproceso: EGRESO DE MATERIAL PROMOCIONAL

Consultar
disponibilidad de
material
promocional

Aprobar entrega
de material
promocional

Aprueba?

NO

I-1: La solicitud debe ser dirigida a la Direccin de Marketing, va correo


electrnico o presencialmente.
I-2: Debe presentar el Formulario, con la firma de autorizacin de la
Direccin de Marketing
I-3: Formulario de Solicitud firmado y Reporte generado por el
sistema MIRAFLORES
I-4: El informe deber ser presentado al Director de Marketing

FIN

GUARDA ALMACN

FIN

Elaborar y
presentar informe

I-4

SI

UNIDAD SOLICITANTE

Entregar
material
promocional

INICIO

Solicitar material
I-1
promocional

6.2.6.2.

Solicitar entrega
de material
I-2
promocional

Registrar egreso
en el sistema

Archivar
documentos de
respaldo

Firmar
formulario de
solicitud

Descripcin del procedimiento

UNIDAD SOLICITANTE
1. Solicita material promocional a la Direccin de Marketing.
DIRECCIN DE MARKETING
2. Consulta la disponibilidad del material promocional y la pertinencia de entregar el
material promocional.
En caso de aprobar la entrega, continuar con el numeral 3.
En caso de no aprobar la entrega, finaliza el proceso.

I-3

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UNIDAD SOLICITANTE
3. Solicita la entrega de material promocional al Guardalmacn.
Debe presentar el formulario utilizado por Marketing, con la firma de autorizacin
respectiva (Anexo 5).
GUARDALMACN
4. Entrega material promocional.
UNIDAD SOLICITANTE
5. Firma el formulario.
GUARDALMACN
6. Registra egreso en el sistema.
7. Archiva los documentos de respaldo
Los documentos de respaldo son:
a) Formulario de solicitud firmado
b) Reporte generado por el sistema
8. Elabora informe de inventario de material promocional y lo presenta.
El informe deber ser presentado al Director de Marketing, trimestralmente.

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7. Anexos
Anexo 1.- Acta de entrega-recepcin de Bienes

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Anexo 2.- Acta de Constatacin Fsica de Bienes


INSTITUTO DE PROMOCIN DE EXPORTACIONES E INVERSIONES
DIRECCIN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

ACTA DE CONSTATACIN FSICA DE BIENES


No.

DAF-CFB-PROEC-ao-nmero

En la ciudad de Guayaquil a los ..... das del mes de ................ del 20..., los suscritos: ....... (nombres y
cargos) ..........................................., realizamos la diligencia de Constatacin Fsica de Bienes del Instituto de Promocin de
Exportaciones e Inversiones - PRO ECUADOR, segn solicitud del Director Administrativo Financiero segn lo indica en el
memorando N........ de fecha ...........
Para efecto, con la concurrencia de las personas antes mencionadas, a continuacin se detalla los bienes constatados:

DETALLE DE CONSTATACIN FSICA DE BIENES - 20..(ao) ..


CODIGO DE
INVENTARIOS

DETALLE

CANTIDAD

ESTADO DE LOS BIENES


BUENO

REGULAR

MALO

TOTAL EXISTENTE
EN BODEGA

MEDIDA

P. UNITA.

TOTAL

TOTAL
(cantidad)
En consecuencia por la demostracin que antecede, la cantidad de $ 00,00 (Valor en nmeros) corresponde al valor de los bienes
constatados de PRO ECUADOR.
Para constancia de lo actuado, y fe, de conformidad y aceptacin suscriben la presente acta en 3 ejemplares de igual tenor y
efecto las personas que han intervenido en esta diligencia.

GUARDALMACN

DELADO DE DIRECCIN
FINANCIERA

AUDITOR
OBSERVADOR

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Anexo 3.- Acta de Baja de Bienes

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Anexo 4.- Acta de entrega-recepcin de suministros de oficina.

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Anexo 5.- Acta de entrega-recepcin de suministros de aseo.

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Anexo 6.- Formato de Requerimiento de Material de Promocin.

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Anexo 7.- Indicadores del proceso Control de Bienes de larga duracin.


Anexo 8.- Indicadores del proceso Control de suministros y materiales de oficina.
Anexo 9.- Indicadores del proceso Control de suministros y materiales de aseo.
Anexo 10.- Indicadores del proceso Control de material promocional.