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Excel 2007
Excel
2007

Matthew MacDonald

THE MISSING MANUAL

Excel 2007 Matthew MacDonald THE MISSING MANUAL © Groupe Eyrolles, 2007, pour la présente édition, ISBN
Excel 2007 Matthew MacDonald THE MISSING MANUAL © Groupe Eyrolles, 2007, pour la présente édition, ISBN

© Groupe Eyrolles, 2007, pour la présente édition, ISBN : 978-2-212-12095-0

© 2007 Groupe Eyrolles

chapitre

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Saisir des données dans les feuilles de calcul

Maintenant que vous avez créé votre premier tableau et que vous connaissez Excel et sa nouvelle interface, il est temps de passer aux choses sérieuses et de saisir enfin des don- nées. Que vous souhaitiez planifier votre budget familial, créer une facture ou représen- ter par un graphique la croissance exceptionnelle ou la chute vertigineuse de vos revenus nets, vous devez d’abord comprendre comment Excel interprète les données saisies dans une feuille de calcul.

Au cours de la saisie, Excel sait reconnaître une date, un nombre ou du texte. Dans ce chapitre, vous découvrirez comment Excel interprète vos données et comment vous pouvez le guider dans cette interprétation. Vous apprendrez également à gagner du temps en mettant en œuvre certaines commandes, notamment en abusant de l’Annulation.

Saisir divers types de données

Excel présente un avantage notable : il est capable de différencier les divers types de données entrées. En règle générale, une feuille de calcul contient du texte et des nom- bres. Pour manipuler des textes, vous ne pourrez guère mettre en œuvre que le tri, la vérification orthographique et appliquer quelques mises en forme. En revanche, vous pouvez faire des milliers de choses avec vos données numériques, comme entreprendre des calculs et des formules complexes, ou encore créer automatiquement des graphi- ques. Les programmes qui ne distinguent pas les nombres et le texte, comme Microsoft Word, ne vous proposent pas ces fonctionnalités.

Chapitre 2 – Saisir des données dans les feuilles de calcul

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Saisir divers types de données

Dans la plupart des cas, vous ne prédéfinissez pas vos cellules pour indiquer le type de données que vous allez entrer. En revanche, dès que vous validez votre saisie, Excel l’analyse, et selon sa nature et la manière dont elle a été faite, la classe automatique- ment dans l’une des quatre rubriques suivantes :

Texte – Ce type de données inclut les noms de rubriques, les descriptions et tout contenu qu’Excel ne parvient pas à identifier comme appartenant à un autre type de données.

Nombre – Ce type de données comprend les prix, les nombres entiers, les frac- tions, les pourcentages et tout type de données numériques. La plupart des feuilles de calcul Excel contiennent essentiellement des nombres.

Date et heure – Ce type de données comprend les dates (par exemple, le 3 oct. 2007), les heures (par exemple, 4:30 p.m.) et une combinaison des deux (par exemple le 3 oct. 2007, 4:30 p.m.). Vous disposez de nombreux formats d’affichage pour cette catégorie, et pouvez même créer des formats personnalisés.

Vrai ou Faux – Ces valeurs, qualifiées de booléennes (1 ou 0) peuvent être de type VRAI ou FAUX (en lettres majuscules). Vous n’aurez pas besoin de saisir ces données, mais elles jouent un rôle important dans les macros écrites en Visual Basic (voir le chapitre 27) ou dans les fonctions de calcul qui mettent en œuvre des conditions (voir le chapitre 13).

Pour avoir un premier aperçu de l’interprétation de vos données, regardez de quel côté Excel les aligne à la figure 2-1.

Figure 2-1 À moins que vous ne modifiiez vous- même ce paramètre, Excel aligne toujours le texte à gauche de la cellule, comme illustré dans la colonne A. En revanche, il aligne toujours les nombres et les dates à droite, comme illustré dans les colonnes B et C. Et enfin, il centre automatiquement les valeurs booléennes, comme illustré dans la colonne D.

dans les colonnes B et C. Et enfin, il centre automatiquement les valeurs booléennes, comme illustré

Info : La justification par défaut du texte et des nombres ne correspond pas uniquement aux hu- meurs d’Excel, mais répond aux attentes de la plupart des utilisateurs. Par exemple, lorsque vous saisissez un texte, vous souhaitez généralement commencer bien à gauche. En revanche, lorsque vous entrez des nombres, l’alignement sur la virgule décimale facilite la lecture d’une liste de nom- bres et la distinction entre les grandes et les petites valeurs Vous êtes bien évidemment libre de mo- difier ces mises en forme si elles ne vous conviennent pas, comme nous le verrons au chapitre 5.

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Partie 1 : Les bases des feuilles de calcul

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Saisir divers types de données

Comme illustré à la figure 2-1, Excel peut afficher les nombres et les dates de différentes façons. Ainsi, certains nombres comportent des décimales, une virgule, ou encore un symbole de devise. De la même manière, l’heure peut être exprimée au format 12h ou 24h. Certaines cellules contiennent également une date seule ou bien une date combinée à l’heure. Lorsque vous entrez un nombre, vous supposez qu’il s’affichera exactement tel que vous l’avez saisi ; or cela n’est pas toujours le cas. Par exemple, essayez d’entrer 3 000, sans oublier de laisser un espace pour séparer les milliers. Remplacez ensuite cette valeur par 2000, sans insérer d’espace. Vous constaterez alors que le nombre apparaît sous la forme 2 000. En fait, dès la première entrée, Excel installe un format dans la cellule, qui s’appliquera automatiquement à toutes les saisies faites ultérieurement dans la même cellule.

À ce stade, vous vous rendez sans doute compte qu’Excel est capable d’accepter tout type de mise en forme. Mais, pas d’impatience, vous apprendrez toutes ces techniques au chapitre 5. Pour l’instant, contentez-vous de retenir que les valeurs stockées par Excel dans chaque cellule peuvent différer de la forme qu’elles arborent lorsque vous regardez la feuille. Par exemple, le nombre 4 300 peut apparaître tel quel ou être affiché sous la forme 4 300 . Excel vous permet de mettre en forme les nombres à votre convenance. Cette mise en forme ne l’empêche pas de les traiter tous de la même manière au sein de vos calculs. La figure 2-2 vous explique comment connaître la valeur vraiment stockée dans une cellule.

Figure 2-2 Pour découvrir la valeur stockée dans une cellule, sélectionnez cette dernière, puis observez la barre de formule. Dans le cas présent, vous pouvez constater que la valeur 299,99 est stockée sans le symbole de l’euro, qui apparaît pourtant dans la cellule. De la même manière, Excel stocke le nombre 2 000 sans l’espace de séparation, il stocke la date 1-juin- 07 sous la forme 01/06/2007, l’heure 12:30 PM sous la forme 12:30:00 PM, et 14:00:00 sous la forme 14:00:00.

1-juin- 07 sous la forme 01/06/2007, l’heure 12:30 PM sous la forme 12:30:00 PM, et 14:00:00

Info : Dès que vous combinez textes et valeurs numériques dans une cellule, Excel considère qu’il s’agit d’une cellule de type texte. Par exemple, si vous saisissez « 44 gros chats », Excel l’interprète comme du texte et vous ne pourrez pas utiliser cette cellule pour mener à bien un calcul. Pour traiter 44 comme un nombre (ce qui constitue votre unique sésame pour effectuer des calculs), vous devez saisir seulement 44, et intégrer « gros chats » dans le format de nombre de votre cellule (voir le chapitre 5)

Chapitre 2 – Saisir des données dans les feuilles de calcul

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Contrôler les types de données

Contrôler les types de données

Un simple coup d’œil à la justification de la cellule vous permet de distinguer comment Excel a interprété les données qu’elle contient. Cette fonctionnalité est très utile, mais que se passe-t-il si l’interprétation d’Excel ne correspond pas du tout à vos attentes ? Par exemple, comment procéder si vous décidez d’entrer un nombre, et qu’Excel interprète votre saisie comme du texte, ou inversement ? Pour résoudre ce problème, il est d’abord nécessaire de comprendre les bases du fonctionnement d’Excel.

Pourquoi Excel interprète-t-il une saisie comme étant du texte ?

Excel considère que le contenu d’une cellule est de type texte s’il répond aux critères suivants :

Il contient des lettres – Selon cette logique, C123 est traité comme du texte, et non comme un nombre.

Il contient des signes de ponctuation qu’Excel ne peut pas interpréter numériquement – Les signes de ponctuation autorisés dans les nombres sont notamment la virgule décimale (,), ainsi que la barre oblique (/) ou le tiret (-) pour les dates. Lorsque vous saisissez un autre signe de ponctuation, Excel traite le contenu de la cellule comme du texte. Ainsi, 14! est considéré comme du texte et non comme un nombre.

Dans certains cas, les règles d’interprétation ne donnent pas le résultat escompté. Par exemple, bien qu’un numéro de sécurité sociale ou de carte de crédit ne soit composé que de caractères numériques, vous souhaitez qu’il soit traité comme du texte, mais par défaut, Excel interprète cette saisie comme un nombre. Vous risquez également de rencontrer des problèmes si vous commencez votre saisie par le signe égal (qui indique à Excel qu’une formule est en cours de frappe), ou si vous entrez une série de nombres et de tirets alors que ce que vous saisissez n’est en aucun cas une date (par exemple, vous entrez 1-2-3, et, dès la validation, Excel affiche fièrement 01/02/2003).

Dans tous ces cas de figure, la solution est simple : faites précéder toute valeur entrée dans la cellule d’une apostrophe ('). Cette simple précaution indique à Excel qu’il doit traiter votre saisie comme du texte, quelle que soit sa forme (voir la figure 2-3). Vous pouvez également formater votre cellule ou votre colonne avec le format de nombre Texte, et seulement après, entamer votre saisie normalement (voir le chapitre 5).

Figure 2-3 Pour qu’Excel traite un nombre, une date ou une heure comme du texte, il suffit de faire précéder la valeur entrée d’une apostrophe (celle-ci s’affiche dans la barre de formule, mais pas dans la cellule). Dans le cas présent, comparez le résultat affiché dans chaque cellule lorsque vous saisissez 1-2-3 avec et sans l’apostrophe initiale. Lorsque vous stockez 1-2-3 comme du texte, Excel justifie la valeur à gauche comme si la cellule contenait uniquement du texte. Il insère également un petit triangle vert dans le coin supérieur gauche de la cellule pour vous avertir d’une erreur potentielle. La date, en revanche, est justifiée à droite.

gauche de la cellule pour vous avertir d’une erreur potentielle. La date, en revanche, est justifiée

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Contrôler les types de données

Lorsque vous faites précéder une valeur numérique d’une apostrophe, Excel vérifie de quoi est faite votre saisie. Lorsqu’il détermine qu’il peut représenter ce contenu comme un nombre, il insère un triangle vert dans le coin supérieur gauche de la cellule et vous propose quelques options, comme illustré à la figure 2-4.

Figure 2-4 Dans le cas présent, le nombre 42 est stocké comme du texte grâce à l’apostrophe qui le précède. Excel remarque l’apostrophe, se demande si c’est une erreur involontaire et marque cette cellule en insérant un triangle vert dans son coin supérieur gauche. Si vous placez votre curseur sur la cellule, une icône représentant un point d’exclamation s’affiche ; si vous cliquez dessus, un menu apparaît et vous permet de convertir la valeur en nombre ou d’ignorer le problème posé par cette cellule. Excel propose un menu similaire si vous entrez une date en ne saisis- sant que les deux derniers chiffres du millé- sime, par exemple '1-1-07. Le cas échéant, le menu vous permet de compléter le millésime en affichant ses quatre chiffres.

exemple '1-1-07. Le cas échéant, le menu vous permet de compléter le millésime en affichant ses

Info : Lorsque vous entrez vrai ou faux (en majuscules ou en minuscules selon vos préférences), Excel reconnaît automatiquement qu’il s’agit d’une valeur booléenne et non d’un texte, il la con- vertit en majuscules (FAUX ou VRAI), puis il la centre dans la cellule. Pour entrer les valeurs faux et/ ou vrai et les traiter comme du texte, faites précéder votre saisie d’une apostrophe.

Pourquoi Excel interprète-t-il une saisie comme étant une donnée numérique ?

Si une cellule contient uniquement des caractères numériques, Excel traite automati- quement son contenu comme un nombre. De plus, vous pouvez ajouter les caractères non numériques suivants à un nombre sans que cela ne modifie l’interprétation d’Excel :

• Une seule virgule. Par exemple, 42,1 est un nombre, alors que 42,1,1 est du texte.

• Un symbole monétaire (pour euro, $ pour dollar, etc.), qu’il se trouve au début ou à la fin du nombre.

• Un signe de pourcentage situé au début ou à la fin du nombre, mais jamais au début et à la fin de celui-ci.

• Un signe + (plus) ou – (moins) qui précède le nombre. Vous pouvez également créer un nombre négatif en le mettant entre parenthèses. En d’autres termes, saisir (33) revient à saisir –33.

• Un signe égal au début de la cellule.

Chapitre 2 – Saisir des données dans les feuilles de calcul

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Contrôler les types de données

Retenez surtout que si vous choisissez d’ajouter des détails, tels qu’une virgule ou un symbole , vous effectuez deux opérations simultanément : vous entrez une valeur dans la cellule et vous définissez le format de cette dernière, c’est-à-dire la façon dont Excel affichera les données. Vous trouverez des informations complémentaires sur les styles de nombre au chapitre 5, où vous apprendrez également à contrôler totalement la mise en forme des cellules.

Pourquoi Excel interprète-t-il une saisie comme étant une date ou une heure ?

Vous pouvez saisir directement une date, et ce de plusieurs manières. Vous pouvez ainsi entrer une date complète (par exemple, 4 juillet 2007) ou bien une date abrégée à l’aide de tirets et de barres obliques (par exemple, 4-7-2007 ou 4/7/2007). Si vous entrez des nombres en utilisant un format de date, mais que cette dernière est fantai- siste (par exemple, le 30/2/2007 ou 31/13/2007), Excel considère qu’il s’agit d’un texte. La figure 2-5 illustre différentes options disponibles.

Figure 2-5 Quel que soit le mode de saisie d’une date dans une cellule, celle-ci apparaît toujours de façon identique dans la barre de formule (cette forme dépend des paramètres régio- naux de votre ordinateur, comme expliqué à l’encadré « Paramètres régionaux de date »). Pour peaufiner l’affichage des dates dans une feuille de calcul, vous pouvez attribuer des formats prédéfinis ou créer des formats personnalisés comme indiqué au chapitre 5.

calcul, vous pouvez attribuer des formats prédéfinis ou créer des formats personnalisés comme indiqué au chapitre

La manipulation des dates dans les feuilles de calcul Excel n’est pas exempte de surprises. Les conseils suivants vous aideront à contourner les principales difficultés :

• Utilisez une abréviation de trois lettres plutôt qu’un nombre pour spécifier le mois, en veillant à insérer ce dernier au centre de la date. En d’autres termes, vous pouvez entrer 4/7/2007 et 4/juil/2007 indifféremment.

• Lorsque vous saisissez une année en ne précisant que les deux derniers chiffres du millésime, Excel tente de deviner si les deux premiers sont 20 ou 19. Si les deux derniers sont compris entre 00 et 29, Excel suppose qu’ils appartiennent au 21 e siècle. En revanche, si l’année est comprise entre 30 et 99, Excel considère qu’il s’agit du 20 e siècle. En d’autres termes, Excel convertit 4/7/29 en 4/7/2029, alors que 4/7/30 devient 4/7/1930.

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Astuce : Si vous avez oublié à partir de quelle année Excel suppose que la date appartient au 21 e siècle, saisissez votre année en tapant les quatre chiffres du millésime.

• Si vous ne saisissez aucune année, Excel suppose automatiquement qu’il s’agit de l’année en cours. Par exemple, si vous entrez 4/7, Excel insère la date 4/7/2007 (à condition que l’horloge interne de votre ordinateur indique 2007). Lorsque vous privilégiez cette méthode de saisie, l’année ne s’affiche pas dans la cellule, mais elle apparaît bien dans la barre de formule.

• Excel comprend et affiche les dates différemment selon les paramètres régionaux de votre ordinateur. Pour le sujet qui nous intéresse, un paramètre Windows déter- mine comment l’ordinateur interprète les dates (comme expliqué à l’encadré suivant). Par exemple, dans le système américain, le format de date est Mois-Jour- Année, alors qu’il est en France Jour-Mois-Année. Ainsi, aux États-Unis 11-7-08 ou 11/7/08 correspond au 7 novembre 2008, alors que la même notation indique le 11 juillet 2008 en France.

Par conséquent, si les paramètres régionaux français sont activés sur votre ordina- teur, et que vous saisissez 7/11/08, Excel comprend qu’il s’agit du 7 novembre 2008 et la barre de formule affiche 7/11/2008.

Info : Excel reconnaît et affiche les dates selon les paramètres régionaux de l’ordinateur, mais le numéro de série qui correspond à ces dates est le même. Vous apprécierez cette fonction si vous enregistrez un classeur sur un ordinateur, puis que vous l’ouvrez sur un autre ordinateur dont les paramètres régionaux sont différents. Dans la mesure où Excel stocke toutes les dates de la même façon, celles-ci restent exactes sur le nouvel ordinateur et Excel peut adapter l’affichage en fonc- tion des nouveaux paramètres régionaux.

Il est plus facile de saisir les heures que les dates. Il suffit en effet d’utiliser des nombres séparés par deux-points (:). Vous devez au minimum inclure l’heure et les minutes dans votre saisie (comme dans 7:30), mais vous pouvez également ajouter des secondes (comme dans 7:30:10). En ce qui concerne l’heure, vous pouvez utiliser des valeurs de 1 à 24, bien qu’Excel convertisse l’heure en conséquence si votre système est para- métré de façon à utiliser une horloge de 12 heures (le cas échéant, 19:30 devient 7:30 PM). Pour utiliser une horloge de 12 heures lorsque vous entrez les heures, faites suivre ces dernières d’un espace et des lettres P ou PM (ou bien A ou AM).

En dernier lieu, vous pouvez saisir dans une même cellule à la fois la date et l’heure. Pour cela, il suffit de commencer par saisir la date, suivie d’un espace, puis l’heure. Par exemple, Excel accepte volontiers la combinaison suivante : 4/7/2008 1:30 PM.

Sous chaque date se cache un nombre. En effet, Excel considère que le 1 er janvier 1900 est le jour 1, le 2 janvier 1900, le jour 2, et ainsi de suite jusqu’à l’année 9999. Ce système est particulièrement intelligent puisque si vous utilisez Excel pour calculer le nombre de jours écoulés entre deux dates, il vous suffit de soustraire la date la plus ancienne à la date la plus récente. En revanche, cela signifie également que vous ne pouvez pas manipuler dans vos calculs des dates antérieures au 1 er janvier 1900 (le cas échéant, Excel traitera la date comme du texte).

Chapitre 2 – Saisir des données dans les feuilles de calcul

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MIEUX COMPRENDRE

Paramètres régionaux de date

Dans les programmes Microsoft, les composants comme les dates et les devises sont gérés en fonction des paramètres ré- gionaux de l’ordinateur définis sous Windows. Vous pouvez modifier ces paramètres, que rien n’oblige à correspondre à votre lieu de résidence. Rien ne vous empêche de les définir en fonction du siège de votre société qui peut être situé sur un autre continent. Cependant, n’oubliez pas que ces paramètres s’appliqueront à tous les programmes de votre ordinateur. Pour les modifier, allez dans le menu Démarrer de Windows, choisissez Panneau de configuration, puis double-cliquez sur Options régionales et linguistiques. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, cliquez sur l’onglet Options régionales. Le pre- mier paramètre est le plus important puisqu’il vous permet de sélectionner la région qui vous intéresse dans une liste dérou-

lante, par exemple Français (France) ou Suédois (Finlande). Vous pouvez également peaufiner les options par région, ce qui vous permet par exemple de choisir une mise en forme de date différente de celle définie par défaut pour votre région. Pour cela, cliquez sur le bouton Personnaliser en regard de la liste déroulante des régions, puis cliquez sur l’onglet Date dans la boîte de dialogue qui s’affiche (voir la figure 2-6). Quels que soient les paramètres régionaux définis sur votre ordinateur, vous avez la possibilité d’utiliser le format de date international, à savoir Année/Mois/Jour, bien que cela impli- que la saisie de l’année sur quatre chiffres (par exemple, 2008/7/4). Lorsque vous saisissez une année à deux chiffres, Excel suppose qu’il s’agit des formats Mois/Jour/Année ou Jour/Mois/Année.

Figure 2-6 Vous pouvez affiner les réglages des paramètres régionaux afin de contrôler totalement la façon dont Excel reconnaît les dates. Utilisez pour cela les menus déroulants afin de spécifier le sépara- teur de date, l’ordre des composants mois/jour/année, ainsi que le mode d’interprétation des années pour lesquelles seuls les deux derniers chiffres du millésime ont été précisés. Vous pouvez mélanger et associer ces paramètres à votre guise, en évitant cependant de définir des combinaisons pouvant perturber les autres utilisateurs éventuels de votre machine.

en évitant cependant de définir des combinaisons pouvant perturber les autres utilisateurs éventuels de votre machine.

De la même manière, Excel stocke les heures sous forme de fractions, de 0 à 1. Le nombre 0 correspond à 00:00 a.m. (le début de la journée) et 0,999, à 11:59:59 p.m. (la fin de la journée). Comme nous venons de le voir pour les dates, ce système vous permet de soustraire facilement une heure d’une autre. Consultez le chapitre 11 pour plus d’informations sur les calculs qui utilisent les dates et les heures.

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Accélérer vos saisies

Accélérer vos saisies

Certaines fonctionnalités d’Excel vous feront gagner du temps pendant la saisie des données. Nous allons maintenant présenter en détail six de ces fonctionnalités : Saisie semi-automatique, Correction automatique, Remplissage automatique, Ajuster la largeur de colonne, sans oublier les deux commandes magiques, Annuler et Rétablir.

Info : En fait, Excel propose deux types d’automatismes. Le premier correspond à des actions qu’Excel entreprend de lui-même, à savoir Saisie semi-automatique et Correction automatique. Bien qu’elles présentent des aspects pratiques, elles pourront parfois vous insupporter tant il est pénible de se voir contrarié en permanence par une machine. Heureusement, ces deux fonctions peuvent être désactivées. Le second type correspond à des aides à la saisie qui nécessitent l’inter- vention de l’utilisateur pour être déclenchées, comme Remplissage automatique et Ajuster la lar- geur de colonne.

Saisie semi-automatique

Dans certaines feuilles de calcul, vous devez entrer les informations ligne après ligne. Par exemple, si vous créez le tableau de suivi des objets de collection du Muppets Show, à la millième frappe de Kermit, vous risquez de devenir vert. Pour vous faciliter la tâche, Excel propose une fonctionnalité de saisie semi-automatique, qui examine les données saisies en amont de la même colonne. Si, à partir des premières lettres de votre saisie, il recon- naît le début d’un mot existant, il entre automatiquement toutes les lettres manquantes.

Par exemple, dans votre feuille de calcul Muppets Show, si vous avez déjà saisi Kermit dans la colonne Personnages, Excel entre automatiquement le mot Kermit dès que vous commencez, dans cette colonne, à taper une nouvelle entrée commençant par la lettre K. Vous avez alors deux options :

Pour valider le texte entré automatiquement, passez à la cellule suivante – Par exemple, si vous appuyez sur la touche Entrée, vous sélectionnez, dans la même colonne la cellule suivante, et la saisie Kermit est validée.

Pour ignorer complètement la suggestion d’Excel, il suffit de continuer à taper – Le complément de texte proposé par Excel (ermit dans le cas présent), est remplacé automatiquement par votre saisie, si vous continuez à taper. Si le texte saisi automatiquement vous dérange, appuyez sur la touche Supprimer pour le retirer immédiatement.

Astuce : Si vous souhaitez conserver une partie du texte saisi automatiquement, mais en le modi- fiant légèrement, activez le mode d’édition en appuyant sur F2. Vous pourrez alors utiliser les flè- ches de direction afin de vous déplacer dans la cellule et effectuer les modifications nécessaires. Appuyez sur Entrée ou sur F2 pour quitter le mode d’édition une fois votre saisie terminée.

La saisie semi-automatique présente cependant quelques limites. Tout d’abord, elle fonctionne uniquement avec du texte et ignore les nombres et les dates. De plus, elle n’effectue aucune comparaison avec les entrées figurant dans les autres colonnes. Et en dernier lieu, elle ne propose une suggestion que si les premiers caractères saisis sont ceux d’une autre entrée unique. En effet, si la colonne contient deux mots qui commencent

Chapitre 2 – Saisir des données dans les feuilles de calcul

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Correction automatique

par la lettre K, comme Kermit et kerplop, Excel n’insère aucune suggestion lorsque vous entrez K dans la mesure où il est incapable de déterminer laquelle des deux options est la plus proche du texte saisi. Cependant, dès que vous arrivez à Kerm, Excel comprend qu’il ne s’agit pas du terme kerplop et il insère automatiquement Kermit.

Si la saisie automatique vous dérange, vous pouvez la désactiver à l’aide d’un simple clic de souris : cliquez sur le bouton Office>Options Excel>Options avancées puis, sous l’en- tête Options d’édition, désactivez Saisie semi-automatique des valeurs de cellule. Cette sélection s’applique alors à tous les classeurs.

Correction automatique

À mesure que vous entrez du texte dans une cellule, la correction automatique corrige les majuscules/minuscules inappropriées, ainsi que les fautes d’orthographe et de frappe courantes. La correction automatique est subtile, c’est pourquoi vous ne vous rendrez peut-être pas compte qu’elle contrôle chacun de vos mouvements. Pour avoir une idée de son fonctionnement magique, effectuez les tests suivants :

• Si vous entrez BOnjour, la correction automatique le remplace par Bonjour.

• Si vous commencez une phrase par une minuscule, la correction automatique la remplace par une majuscule.

• Si vous intervertissez les lettres d’un mot courant (par exemple, tableau au lieu de tableau), la correction rectifie son orthographe.

• Si vous appuyez accidentellement sur la touche de verrouillage des majuscules, puis que vous entrez jEAN dUPONT alors que vous souhaitiez taper Jean Dupont, Excel ne se contente pas de corriger l’erreur, mais il désactive également la touche de verrouillage des majuscules.

Info : La correction automatique ne corrige pas la plupart des mots mal orthographiés, mais uni- quement les fautes de frappe les plus courantes. Pour corriger les erreurs plus importantes, utilisez le vérificateur orthographique, comme décrit au chapitre 4.

Dans la plupart des cas, la correction automatique est sans danger et peut même être utile en vous évitant de remettre un rapport important truffé de fautes de frappe. Cepen- dant, si vous devez taper des mots comportant des majuscules à des emplacements inhabituels, ou si vous souhaitez vous rebeller contre l’orthographe stricte du français, rien ne vous empêche de désactiver certaines options de la correction automatique.

Pour atteindre les paramètres de correction automatique, cliquez sur le bouton Office>Options Excel. Dans la section Vérification, cliquez sur le bouton Options de correction automatique (toutes les options de correction sont spécifiques à chaque langue et le titre de la boîte de dialogue qui s’affiche indique la langue actuellement utilisée). Le nom des options est suffisamment clair pour que vous sachiez si vous voulez les activer ou non. La figure 2-7 décrit le fonctionnement de l’option Correction en cours de frappe, qui ne concerne pas uniquement les erreurs.

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Remplissage automatique

Figure 2-7 Sous la section Correction en cours de frappe, vous trouverez une longue liste de symboles et de mots généralement mal orthographiés (dans la colonne de gauche) qu’Excel remplace automatiquement par la version « correcte » (dans la colonne de droite). Mais comment procéder si vous souhaitez utiliser un C entre parenthèses sans qu’il ne soit invariablement traduit en symbole de copyright ? Vous pouvez supprimer chaque correction que vous ne souhaitez pas utiliser (sélectionnez-la, puis cliquez sur Supprimer) ou modifier le texte de remplacement. Vous pouvez également ajouter vos propres règles. Par exemple, si vous souhaitez qu’Excel insère automatiquement Société à Responsabilité Limitée lorsque vous tapez SARL, il suffit de saisir ces infor- mations dans les colonnes Remplacer : et Par :, comme illustré ici, puis de cliquer sur OK.

suffit de saisir ces infor- mations dans les colonnes Remplacer : et Par :, comme illustré

Astuce : Pour les paramètres de correction automatique véritablement avancés, vous pouvez uti- liser le bouton Exceptions afin de définir les cas où Excel ne doit pas utiliser cette fonctionnalité. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, la boîte de dialogue Exceptions de correction automatique s’affiche avec une liste d’exceptions. Cette liste comprend notamment des abréviations compo- sées de points, mais qui ne doivent pas être mises en majuscules pour autant (par exemple, pp.), ainsi que les mots comportant plusieurs majuscules (comme WordPerfect).

Remplissage automatique

Le remplissage automatique est une fonction utile, qui vous permet de créer une colonne ou une ligne de valeurs à l’aide d’une ou deux cellules à partir desquelles Excel peut extrapoler une série. En d’autres termes, Excel étudie les cellules qui ont déjà été remplies dans une colonne ou une ligne, puis il en déduit logiquement le contenu des cellules suivantes. Cette fonctionnalité est souvent très utile pour créer des séries de mois ou de jours.

Voici quelques exemples des listes susceptibles ou non d’être complétées grâce au remplissage automatique :

• La série 1, 2, 3, 4 est facile à interpréter pour Excel puisqu’il s’agit d’une liste de nombres dont la croissance est progressive. La série 5, 10, 15 (nombres de cinq en cinq) ne pose guère plus de problème. Ces deux listes sont des candidates idéales pour le remplissage automatique.

• La série de numéros de pièce CMP-40-0001, CMP-40-0002, CMP-40-0003 peut sembler plus complexe dans la mesure où elle mélange texte et nombres. Mais Excel n’est aucunement embarrassé par ce modèle.

Chapitre 2 – Saisir des données dans les feuilles de calcul

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Remplissage automatique

• Excel reconnaît aisément les séries de mois (janvier, février, mars) et de jours (dimanche, lundi, mardi), qu’elles soient abrégées ou non.

• Bien qu’une liste de nombres telle que 47, 345, 6 ne semble suivre aucune logique particulière, Excel est capable de l’analyser et d’en déduire une relation, puis de générer des nombres supplémentaires correspondant à ce modèle. Cependant, il est fort probable que ces nombres ne répondront pas à vos attentes. Veillez donc à les vérifier attentivement.

Pour résumer, le remplissage automatique est un merveilleux outil si vous souhaitez générer des listes simples. En revanche, dès que vous avez affaire à des séquences de valeurs complexes, il n’est d’aucune utilité, à moins que vous ne souhaitiez créer une liste personnalisée qui sera claire pour Excel (comme expliqué à la section suivante).

Astuce : Le remplissage automatique vous permet de copier rapidement la valeur d’une cellule plusieurs fois. Par exemple, si vous sélectionnez une cellule dans laquelle vous avez entré Bonjour, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de remplissage automatique décrite ci-après pour remplir chaque cellule de la ligne ou de la colonne à l’aide du même texte.

Pour utiliser le remplissage automatique, procédez comme suit :

1. Remplissez quelques cellules dans une ligne ou une colonne pour commen- cer la série.

Techniquement, vous pouvez utiliser le remplissage automatique après avoir rem- pli une seule cellule, bien que cette approche soit susceptible d’entraîner des erreurs si vous tentez de générer une série. Bien évidemment, lorsque vous souhai- tez copier une même cellule plusieurs fois, une seule suffit pour commencer.

2. Sélectionnez les cellules entrées à l’étape précédente, puis cliquez sur le petit carré noir situé dans le coin inférieur droit de la zone sélectionnée. Maintenez le bouton de la souris enfoncé.

Pour savoir si la souris est positionnée correctement, vérifiez que son pointeur s’est transformé en +.

3. Faites glisser la poignée sélectionnée à l’étape précédente vers le bas (si vous souhaitez obtenir votre série en colonne) ou vers la droite (si vous souhaitez obtenir votre série en ligne).

À mesure que vous faites votre cliquer-glisser, une info-bulle apparaît avec le texte généré par Excel dans chaque cellule.

Pendant que vous faites votre cliquer-glisser, vous pouvez maintenir la touche Ctrl enfoncée afin d’inverser le choix de remplissage par défaut d’Excel. Si deux cellu- les ont déjà été remplies, la touche Ctrl indique à Excel qu’il doit simplement reco- pier ces deux cellules plusieurs fois au lieu de générer une série à partir de ces deux cellules. En revanche, si vous souhaitez étendre une plage à partir d’une seule cellule, Ctrl a l’effet inverse puisqu’il génère une série.

Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, Excel remplit automatiquement les cellules parcourues pendant le cliquer-glisser et une icône de remplissage automa- tique apparaît en regard de la dernière cellule, comme illustré à la figure 2-8.

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Remplissage automatique

Figure 2-8 Une fois que le remplissage automa- tique a opéré comme par magie, Excel affiche un menu qui vous permet de remplir la série sans copier la mise en forme, ou bien de copier la mise en forme sans remplir la série. Vous pouvez également choisir de recopier les valeurs initiales au lieu de créer une série. Par exemple, si vous décidez de copier les cellules après avoir généré une série à partir des deux cellules, janvier Et février, Excel génère janvier, février, janvier, février, janvier, février au lieu de janvier, février, mars, avril, mai, juin.

génère janvier, février, janvier, février, janvier, février au lieu de janvier, février, mars, avril, mai, juin.

Listes personnalisées

Excel stocke une collection de listes personnalisées à laquelle il se réfère chaque fois que vous utilisez cette fonctionnalité. Vous pouvez compléter cette collection à l’aide de vos propres listes afin d’enrichir les modèles de séries reconnus par le remplissage automa- tique. Par exemple, Excel est incapable de comprendre que Kermit, Grover, Peggy font partie d’une série, à moins que vous ne l’ajoutiez explicitement à la collection.

Mais pourquoi ajouter ces listes personnalisées à la collection d’Excel ? Après tout, si vous devez saisir toute la liste avant de l’ajouter, le remplissage automatique vous fait-il réellement gagner du temps ? Vous gagnerez à utiliser cette fonctionnalité lorsque vous devrez saisir la même liste à plusieurs reprises, dans des classeurs différents et à plusieurs jours d’écart. Dans ce cas vous pouvez la saisir une première fois, puis utiliser le remplis- sage automatique aussi souvent que nécessaire.

Pour créer une liste personnalisée, procédez comme suit :

1. Cliquez sur le bouton Office>Options Excel.

La fenêtre Options Excel qui vous est maintenant familière s’affiche.

2. Choisissez la section Standard, puis cliquez sur le bouton Modifier les listes personnalisées.

Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, vous pouvez consulter les listes prédéfinies d’Excel et ajouter la vôtre (voir la figure 2-9).

3. Dans la zone Listes personnalisées, située à gauche de la boîte de dialogue, sélectionnez l’option Nouvelle liste.

Cette action indique à Excel que vous êtes prêt à créer une nouvelle liste.

4. Dans la zone Entrées de la liste située à droite de la boîte de dialogue, saisis- sez les éléments qui composent la liste.

Chapitre 2 – Saisir des données dans les feuilles de calcul

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Ajuster la largeur de colonne

Figure 2-9 Dans le cas présent, une nouvelle liste de couleurs est ajoutée à la collection Excel.

Figure 2-9 Dans le cas présent, une nouvelle liste de couleurs est ajoutée à la collection

Séparez chaque élément en entrant une virgule ou en appuyant sur Entrée. La liste illustrée à la figure 2-9 comporte des noms de couleurs séparés par des virgules.

Si vous avez déjà saisi la liste dans votre feuille de calcul, vous pouvez réutiliser cette saisie. Pour cela, cliquez dans la zone de texte intitulée Importer la liste des cellules. Cliquez ensuite en arrière plan dans la feuille de calcul et faites un cliquer-glisser sur les cellules comprenant les éléments de la liste (chaque élément de la liste doit se trouver dans une cellule distincte et la liste complète doit être insérée dans une série de cellules adjacentes, en colonne ou en ligne). Une fois ce cliquer-glisser ter- miné, cliquez sur le bouton Importer pour qu’Excel importe le contenu des cellules sélectionnées et l’utilise pour constituer la nouvelle liste en cours de création.

5. Cliquez sur Ajouter pour stocker la liste.

Par la suite, vous pouvez revenir à cette boîte de dialogue à tout moment, sélec- tionner la liste enregistrée, puis la modifier dans la fenêtre de droite. Il suffit de cli- quer sur Ajouter pour appliquer les modifications saisies ou sur Supprimer pour retirer complètement la liste.

6. Cliquez sur OK une première fois pour fermer la boîte de dialogue Listes per- sonnalisées, et une seconde fois pour fermer la fenêtre Options Excel.

Vous pouvez maintenant commencer à utiliser la liste dans le classeur actif ou dans un autre classeur. Il suffit pour cela de saisir l’un des éléments de la liste, puis de suivre les étapes de remplissage automatique détaillées à la section précédente.

Ajuster la largeur de colonne

Au cours du chapitre 1 (voir la figure 1-5), nous avons vu comment faire glisser le bord d’une colonne afin de la redimensionner. Pour vous simplifier encore plus la tâche, Excel propose une fonctionnalité d’ajustement automatique qui agrandit automatiquement les colonnes afin de les adapter parfaitement au contenu le plus grand.

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Ajuster la largeur de colonne

ASTUCE

Quelques méthodes supplémentaires pour ajuster la largeur des colonnes

Excel vous permet de contrôler avec précision les largeurs de colonne. Pour cela, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris dans l’en-tête de colonne, puis de choisir Largeur de colonne. La taille de colonne standard est définie à 10,71 caractères, mais vous pouvez la modifier à votre guise. (N’oubliez pas que, dans la mesure où la plupart des polices de caractères sont de chasse variable en fonction des lettres, le nombre de caractères spécifié ici ne correspondra pas tou- jours au nombre exact de caractères susceptibles de tenir dans la colonne.)

Vous pouvez également ajuster plusieurs largeurs de colonne simultanément. Il suffit de sélectionner plusieurs colonnes (cli- quez sur le premier en-tête de colonne, puis faites glisser vers la gauche ou vers la droite afin de sélectionner des colonnes contiguës). Vous pouvez maintenant choisir une nouvelle lar- geur qui sera appliquée à toutes les colonnes sélectionnées. En dernier lieu, vous pouvez personnaliser la largeur standard des colonnes, c’est-à-dire la largeur attribuée par Excel aux co- lonnes de toutes les nouvelles feuilles de calcul créées. Pour définir cette largeur standard, choisissez Accueil>Cellules>For- mat>Largeur par défaut, puis modifiez le nombre qui s’affiche.

La fonctionnalité Ajuster la largeur de colonne entre en action dans les trois cas de figure suivants :

• Lorsque vous entrez un nombre ou une date qui ne tient pas dans une colonne, Excel agrandit automatiquement cette dernière en fonction du nouveau contenu (cependant, notez qu’Excel n’agrandit pas automatiquement les colonnes lorsque vous saisissez du texte).

• Si vous double-cliquez sur le bord droit de l’en-tête de colonne, Excel agrandit automatiquement celle-ci en se basant sur l’entrée la plus longue qu’elle contient. Il en va de même pour tous les types de données, qu’il s’agisse de dates, de nombres ou de texte.

• Si vous sélectionnez Accueil>Cellules>Format>Ajuster la largeur de colonne, Excel agrandit automatiquement la colonne de façon à ce qu’elle puisse accueillir le contenu de la cellule active. Cette fonctionnalité est notamment utile si les entrées de la colonne sont relativement courtes mais que son titre est long. Le cas échéant, au lieu d’agrandir la colonne en fonction de la taille du titre, il est souvent préférable de redimensionner la colonne pour une entrée standard et de laisser le titre chevaucher la colonne suivante.

Info : Lorsqu’une colonne est suffisamment large pour son contenu, la fonctionnalité Ajuster la largeur de colonne n’a aucun effet.

Si Ajuster la largeur de colonne agrandit automatiquement les colonnes lorsque vous saisissez un nombre ou une date dans une cellule, cela ne vous empêche pas de réduire cette colonne après avoir entré les informations.

Cependant, n’oubliez pas que si les colonnes sont trop étroites, Excel affiche les données des cellules différemment selon le type d’information. Ainsi, lorsque les cellules contien- nent du texte, une cellule peut tout à fait en chevaucher (et donc en masquer) une autre, un problème que nous avons déjà abordé au chapitre 1. Heureusement, Excel adopte un comportement différent pour les valeurs numériques, car un tableur perdrait de sa fiabilité s’il autorisait l’affichage aléatoire de nombres tronqués. Imaginons que

Chapitre 2 – Saisir des données dans les feuilles de calcul

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Annuler et Rétablir

vous réduisiez la largeur d’une cellule contenant le prix d’une machine à expresso, et que celle-ci soit affiche finalement 2 au lieu de 200 . Vous risqueriez alors de commander un cadeau onéreux à tous vos collègues ! C’est la raison pour laquelle Excel ne tronque jamais un nombre ou une date. En revanche, si vous avez réduit la largeur d’une cellule et que le nombre ne peut pas s’afficher dans son intégralité, une série de dièses remplit toute la cellule (par exemple, #####). Cet avertissement vous indique simplement que vous manquez d’espace. Dès que vous agrandissez à nouveau la colonne manuellement (ou à l’aide de Ajuster la largeur de colonne), le nombre (ou la date) réapparaît. Même si la colonne n’est pas suffisamment large, vous pouvez toujours consulter le nombre stocké dans la cellule en vous plaçant dans cette dernière et en regardant dans la barre de formule.

Annuler et Rétablir

En travaillant dans Excel, tout le monde est amené à commettre des erreurs d’inatten- tion, comme copier des cellules au mauvais endroit, supprimer des données importan- tes ou chambouler la mise en forme d’une cellule. Avec un peu d’expérience, ces erreurs ne sont pas bien graves car elles peuvent être instantanément réparées avec les com- mandes Annuler et Rétablir. Prenez tout de suite le réflexe d’y avoir recours et vous gagnerez un temps précieux.

LE COIN DES NOSTALGIQUES

LE COIN DES NOSTALGIQUES

Aller plus loin avec Annuler

Aller plus loin avec Annuler

Les utilisateurs des versions antérieures apprécieront sans doute les améliorations apportées à la commande Annuler dans la nouvelle mouture d’Excel. En effet, les versions précé- dentes étaient limitées à 16 niveaux d’annulation, alors qu’Excel 2007 atteint 100 niveaux.

Une seconde amélioration de taille est qu’Excel 2007 ne sup- prime plus l’historique des annulations lorsque vous enregis- trez votre classeur. Dans les versions précédentes, dès que vous procédiez à l’enregistrement de votre travail, vous per- diez toute chance d’annuler une action antérieure. Désor- mais, l’historique des annulations est conservé jusqu’à la fermeture du classeur.

Comment ces fonctionnalités procèdent-elles ? À partir du moment où un classeur est créé, Excel garde la trace de chaque modification. Les ordinateurs disposant aujourd’hui de ressources mémoire importantes et d’une puissance de calcul accrue, Excel peut tenir à jour ce journal sans ralentir le moins du monde les processus en cours.

Pour annuler une modification faite sur un classeur (supposons par exemple que vous ayez supprimé par inadvertance tout le plan de paie de la société), vous pouvez utiliser l’historique Annuler d’Excel afin d’annuler la dernière commande responsable du désastre. Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton Annuler dans la barre d’outils Accès rapide (voir la figure 2-10), ou d’appuyer sur l’indispensable raccourci clavier Ctrl+Z. Excel restaure alors immédiatement votre classeur tel qu’il était juste avant la dernière modification. Si vous changez à nouveau d’avis, rien ne vous empêche de rétablir le désastre, et donc d’annuler l’annulation, en cliquant, cette fois-ci, sur le bouton Rétablir ou en appuyant sur Ctrl+Y.

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Annuler et Rétablir

Les choses deviennent intéressantes lorsque vous souhaitez remonter plus loin que votre dernière modification. En effet, Excel ne se contente pas de stocker la dernière modification, mais il peut mémoriser les 100 dernières actions effectuées. Il conserve donc presque toutes les modifications entreprises dans votre classeur (saisies, correc- tions, mises en forme, copier-coller, etc.). Par conséquent, si vous entreprenez une série de modifications qui, à terme, ne vous conviennent pas, ou si vous découvrez une erreur avec un léger retard, vous pouvez revenir sur chaque étape de votre modifica- tion. Chaque fois que vous appuyez sur Ctrl+Z, la modification précédente est annulée. Cette possibilité d’annuler plusieurs modifications fait de la fonctionnalité Annuler l’une des plus précieuses jamais ajoutée à un logiciel.

Astuce : N’hésitez pas à mettre en œuvre la fonctionnalité Annuler pour vous lancer dans des en- treprises hasardeuses dont vous n’êtes pas toujours sûr du résultat. Sachez que même si vous ob- tenez quelque chose de désastreux, vous pourrez toujours l’effacer comme par magie !

La fonctionnalité Annuler soulève un dilemme intéressant. Lorsque vous annulez 100 niveaux de modification dans un document, comment pouvez-vous savoir avec précision quelles modifications ont été annulées ? La plupart des utilisateurs ne se souviennent pas des 100 modifications qu’ils viennent d’entreprendre dans un classeur et ils risquent donc d’annuler celles qu’ils souhaitaient conserver. C’est la raison pour laquelle Excel ne se contente pas de conserver une trace de ces modifications en cascade, mais il associe également un bref descriptif de chaque modification. Cepen- dant, celle-ci ne s’affiche pas si vous utilisez les raccourcis clavier Ctrl+Z et Ctrl+Y. Le cas échéant, il vous suffit de passer la souris au-dessus du bouton Annuler (dans la barre d’outils Accès rapide) pour afficher la prochaine modification à pouvoir être annulée via le raccourci clavier.

ASTUCE

Utiliser Répéter pour automatiser les tâches répétitives

Le bouton Répéter vous permet de répéter la dernière action dans d’autres cellules, autant de fois que vous le souhaitez Supposons que vous sélectionniez le contenu d’une cellule et que vous appuyiez sur Ctrl+G pour le mettre en gras. Si vous passez votre curseur au-dessus du bouton Répéter, vous pour- rez lire la description Répéter Police. Si vous placez mainte- nant votre curseur dans une autre cellule et que vous appuyez sur Ctrl+Y, Excel applique le gras à la nouvelle cellule. Dans ce cas, il est évident que vous ne gagnez pas beaucoup de temps puisqu’il est aussi facile de taper Ctrl+G que Ctrl+Y. Mais imaginons que vous veniez de terminer une opération qui modifie diverses mises en forme appliquées à une cellule, par exemple une augmentation de la taille de police, un texte en gras, une bordure autour de la cellule (vous verrez au chapitre 5 comment effectuer ces opérations). Lorsque vous

appuyez sur Ctrl+Y, Excel applique toutes les modifications si- multanément, ce qui est bien plus rapide que d’afficher la boîte de dialogue des mises en forme, puis de sélectionner les mêmes options une à une. Lorsque vous utilisez Répéter, veillez à n’effectuer aucune ac- tion tant que vous n’avez pas terminé la répétition des modi- fications. Par exemple, si vous modifiez la mise en forme, puis que vous vous arrêtez pour supprimer une valeur de cellule incorrecte, ce sera la suppression de valeur qui pourra être ré- pétée, et non plus la mise en forme. En cas de doute sur les conséquences liées à l’utilisation du bouton Répéter, passez votre souris au-dessus de ce dernier dans la barre d’outils Accès rapide. Une description s’affiche alors, telle que Répéter Police ou Répéter Largeur de colonne.

Chapitre 2 – Saisir des données dans les feuilles de calcul

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Annuler et Rétablir

Par exemple, si vous entrez Hello dans la cellule A2, puis que vous supprimez le texte, la description Annuler Effacer (Ctrl+Z) s’affiche si vous passez votre souris au-dessus du bouton Annuler. Lorsque vous choisissez cette option, le mot Hello s’affiche à nouveau dans la cellule. Et si vous passez à nouveau votre souris au-dessus du bouton Annuler, la description Annuler Saisie de « Hello » dans A2 (Ctrl+Z) s’affiche (voir la partie supé- rieure de la figure 2-10).

Figure 2-10 En haut : Lorsque vous passez la souris au-dessus du bouton Annuler, une description de l’action la plus récente s’affiche. Il s’agit de l’action qui sera annulée si vous cliquez sur le bouton. Dans le cas présent, le texte Hello vient d’être entré dans une cellule, comme indiqué par Excel. En bas : Cliquez sur la flèche dérou- lante située à droite du bouton Annuler pour afficher un historique de toutes les actions, des plus récentes (en haut de la liste) aux plus anciennes (en bas de la liste). Lorsque vous cliquez sur un élément de la liste, toutes les actions intermédiaires sont également annulées. Dans notre exemple, deux actions vont être annulées : la saisie du texte dans la cellule B2 et l’opération de mise en forme (modification du remplissage de l’arrière plan de la cellule A2).

dans la cellule B2 et l’opération de mise en forme (modification du remplissage de l’arrière plan
dans la cellule B2 et l’opération de mise en forme (modification du remplissage de l’arrière plan

Info : Dans certains cas, si vous entreprenez une tâche très consommatrice de mémoire, Excel peut décider qu’il ne peut pas conserver une version précédente dans son journal d’annulations. Le cas échéant, il vous avertit avant la modification et vous permet d’annuler cette dernière ou de continuer (dans ce cas, vous perdez la possibilité d’annuler cette modification par la suite). Dans ces cas particulièrement rares, il est conseillé d’annuler la modification, d’enregistrer le classeur sous un nom différent, puis de reprendre la modification dans le classeur initial.

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