INSTITUTO NACIONAL DE ESTADSTICAS Y

CENSOS
Macroproceso:

Gestin de Tecnologas de la Informacin

y Comunicacin
Gestin de Requerimientos
Devolucin de Equipos informticos

Proceso:
Procedimiento:

1.

Cdigo: PRO-GRE-03
Versin: 1.0
Fecha: 09/07/2013

INTRODUCCIN
El presente documento especifica el procedimiento para la devolucin de
equipos informticos (equipos de cmputo y sus perifricos) por parte de los
funcionarios del INEC.

2.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Normas vigentes de control interno para las entidades, organismos del
sector pblico y de las personas jurdicas de derecho privado que
dispongan

de

recursos

pblicos,

norma

410-04:

Polticas

procedimientos por la Contralora General del Estado Ecuatoriano.

410-09, numeral 7: Inventario (Mantenimiento y control de la
infraestructura tecnolgica)
Disposicin resultado de la auditora por parte de la contralora General
del Estado, en la que determina que se debe cumplir con las normativas
y se alcance una distribucin idnea de equipos de cmputo es decir
una relacin 1:1.

3.

PROPSITO
El presente procedimiento tiene el propsito de servir de gua para el
personal involucrado en la devolucin de equipos informticos (equipos de
cmputo y perifricos), as como para los usuarios de los mismos.

4.

ALCANCE
El procedimiento es ubicado en el proceso de gestin de requerimientos,
es aplicable para TIC zonales y el rea de Help Desk de Administracin
Central;

como

partes

integrantes

de

DITIC,

Guardalmacn

de

Administracin Central o de las Direcciones Zonales y para los usuarios de

equipos informticos (computador y sus perifricos). Las especificaciones
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de este procedimiento se limitan a la devolucin de los equipos

informticos mencionados.

5.

GLOSARIO DE TRMINOS
TIC zonales.-

Tecnologas de la informacin y Comunicacin de

cada Zonal de INEC.

Help Desk.-

Unidad de la Direccin de Tecnologas de la

Informacin y Comunicacin, encargada de brindar
soporte a los usuarios y del mantenimiento de
equipos de cmputo e impresin.

Equipo informtico.-

Dispositivo tecnolgico que sirve para procesar

informacin, incluye

los componentes internos y

externos (perifricos de entrada y salida)

que

forman parte de stos.

Equipo de cmputo.- Computadores de escritorio o porttiles y tablets.
Equipo de impresin.- Equipo que permite la impresin enviada desde
equipos de cmputo.
Copiadora.-

6.

Equipo que permite la duplicacin de documentos.

ABREVIATURAS
DITIC=

Direccin de Tecnologas de la Informacin y

Comunicacin.

TIC zonal=

Tecnologas de la informacin y Comunicacin de

cada Zonal de INEC.

7.

POLTICAS
El Tcnico debe revisar detenidamente el equipo o perifrico para
identificar cualquier anomala en el mismo. En caso de que se
determinara que el equipo tenga un dao por negligencia del custodio,
ser notificado al Guarda Almacn de Administracin Central o de las
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Direcciones Zonales, y este a su vez notificar al rea Administrativa

Financiera, para que efecte las acciones que garanticen la reposicin
y devolucin del equipo en buenas condiciones, por parte del
funcionario custodio.
El informe tcnico de estado debe ser claro y preciso al describir el
estado del equipo o perifrico a ser devuelto.
El requerimiento de informe de estado de equipo debe ser:
o Atendido por el tcnico encargado en un mximo de 8 horas
laborables posterior al ingreso del requerimiento en el sistema de
tickets.
La realizacin de los respaldos de informacin de trabajo debe ser
efectuado por los funcionarios, considerando que ellos conocen lo que
corresponde a la informacin relacionada con el trabajo; acorde a la
poltica de uso de servicios tecnolgicos del INEC.
Los funcionarios deben entregar la informacin respaldada a su Jefe
inmediato en caso de que cesen sus labores en el INEC.
Solamente en el caso de Directores, se autoriza que sea su secretaria o
asistente quien genere el ticket a su nombre.
Deben acatarse los pasos de este procedimiento en el orden en que
han sido establecidos.

8.

RESPONSABILIDADES

Cargo
Funcionario
requirente

de

Responsabilidad
rea

Efectuar el respaldo de la informacin

(documentacin

correo

electrnico

institucional) que contiene el equipo a

devolver, en caso de requerir asesora
para esta tarea, puede solicitarla a un

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tcnico.
Generar ticket del requerimiento para
informe de estado de equipo.
Gestionar

la

devolucin

del

equipo

informtico.
Tcnico de Help Desk

Remitir el correo de informe tcnico sobre

o de TIC Zonales

el estado de equipo informtico conforme

al formato establecido (FOR-GRE-04).
Adjuntar el correo de informe tcnico
sobre el estado del equipo informtico; al
ticket correspondiente.

Jefe Guardalmacn de

Firmar

Administracin Central

respectiva Acta de Entrega-Recepcin de

o de las Direcciones

los equipos informticos, considerando el

Zonales

correo de informe tcnico sobre el estado

junto

con

el

funcionario

la

del equipo informtico.

En caso que se determinara que el equipo
tenga

un

dao

por

negligencia

del

funcionario debe ser notificado al Guarda

Almacn de Administracin Central o de
las Direcciones Zonales, y este a su vez
notificar

al

rea

Administrativa

Financiera, para que efecte las acciones

que garanticen la reposicin y devolucin
del equipo en buenas condiciones, por
parte del funcionario custodio.

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9.

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DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

ORDEN
1

Cdigo: PRO-GRE-03

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

1. Efecta el respaldo de la
informacin,
(documentacin y correo
electrnico institucional).
En caso de ser requerido,
registra
un
ticket,
solicitando la asesora para
obtener respaldos de
correo
electrnico
institucional.
2. Genera
ticket
para
elaboracin de informe
tcnico de estado del
equipo informtico.
3. Entrega el equipo a TIC
Zonales o Help Desk de
Administracin Central para
la respectiva revisin
tcnica.
Tcnico de Help desk 1. Atiende el ticket y realiza
la revisin tcnica del
o de TIC Zonales
equipo entregado.
2. Remite al funcionario el
correo electrnico de
informe tcnico sobre el
estado del equipo.
3. Adjunta el correo de
informe de estado de
equipo en el ticket
correspondiente.
4. Cierra ticket.
1. Retira el equipo en Help
Funcionario
Desk o TIC Zonales.
2. Entrega el equipo a
Guardalmacn.
Guardalmacn
1. Recibe
el
correo
electrnico de informe
tcnico de estado del
equipo a ser devuelto.
2. Recibe
el
equipo
informtico por parte del
funcionario custodio.
Funcionario

DOCUMENTO
Ticket

Correo electrnico de
informe tcnico sobre
el estado de equipo a
ser devuelto (FORGRE-04).

Acta de Entrega
Recepcin

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3. Hace firmar el Acta de

entrega-recepcin
al
funcionario
por
la
devolucin del equipo.
4. En caso de existir
anomala por negligencia
del
custodio,
debe
comunicar
al
Administrativo Financiero
al respecto

10. FORMATOS:

NOMBRE DEL FORMATO

CDIGO DE FORMATO

Formato de correo electrnico para

FOR-GRE-04

informe tcnico de estado de equipo.

11. HISTORIAL DE VERSIONES

Versin

01

Descripcin
del Cambio

Responsable

Creacin del

Ing. Mercy

documento

Anchundia

Fecha de

Fecha de

Cambio

Aprobacin

09/07/2013

07/10/2013

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12. ANEXOS
Formato de correo electrnico para informe tcnico de estado de equipo
(FOR-GRE-04).

Partes del
Informe
Destinatario
Con Copia
Asunto
Ciudad/Fecha
Cuerpo

Anexos
(Opcional)

Debe contener
Funcionario
Director, su delegado o Jefe de rea requirente,
Guardalmacn, Jefe de Help desk o Jefe de TIC zonales.
Informe de estado de (indicar el tipo de equipo
informtico)
(Ej.: Quito, lunes 08 de julio del 2013)
Mediante el presente documento informo que
(indicar el tipo de equipo informtico), que se
encuentra bajo custodia de (indicar el funcionario
custodio), funcionario(a) de (indicar la direccin a la
que pertenece), se encuentra en estado (indicar si se
encuentra en condiciones operativas o no y las
observaciones tcnicas que ameriten)
Las caractersticas del (tipo de equipo) son las
siguientes:
(Marca, modelo, serie).
Documento de sustento para el informe tcnico.

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13. FIRMAS DE APROBACIN

Elabor
Nombre

Ing. Mercy
Anchundia

Revis
Heinz Cerda

Analista de
Cargo

Aprob
Ing. Geoconda
Ocampo
Directora de

Tecnologas de la

Jefe de Help

Tecnologas de la

Informacin y

Desk

Informacin y

Comunicacin 2

Comunicacin

Firma
Fecha

Lunes, 7 de octubre del 2013

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