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Fecha de Creacin:
07 de Febrero de 2008
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Cdigo: P.CPA.03.00
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Muestreos Aleatorios: Es la toma del inventario en periodos que estn bajo el criterio del
supervisor del Almacn, como parte del control interno que este establezca en su gestin
administrativa.
Rotacin de Inventario: Es el parmetro utilizado para medir el nmero de veces que sale un
artculo del almacn en relacin al inventario total de dicho artculo en un tiempo
determinado.
Equipos de Trabajo: Grupo de personas que se renen para lograr un objetivo comn.
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I. CONTROLES
9 La participacin de la unidad de Contabilidad y Auditoria ser la garanta de los resultados
que se obtendrn en cada conteo peridico del inventario de bienes que est bajo la
responsabilidad del Almacn General del Sistema Estatal de Radio y Televisin.
9 Dada sta responsabilidad, deben coordinar un calendario para la toma de sta
informacin, que ser remitida a la Direccin Administrativa y a la Unidad de Compras y
Almacn para que puedan organizar las actividades de recepcin y despacho en las fechas
que se establezcan.
9 La frecuencia con la que se establecer la toma de inventario ser semestral, teniendo
como primera fecha el cierre de los primeros 6 meses del ao y como segunda fecha el
cierre de los ltimos 6 meses del ao en curso.
9 Adicional a la toma de inventario semestral, el supervisor del almacn podr realizar
muestreos aleatorios en cualquier momento como medida de control interno para todas
aquellas existencias de bienes con mayor rotacin en el Almacn o cuando se desee
obtener informacin sobre el inventario de bienes especficos.
9 La toma del inventario debe realizarse en grupos de 2 personas como mnimo, con la
finalidad de que en dicho conteo ambas puedan verificar si la toma de la muestra coincide
o tiene diferencias en el preciso momento que se realiza, minimizando el porcentaje de
error al cierre de la toma total del inventario. Esta mecnica ayudar a que cada conteo se
haga de la manera ms transparente y que en el preciso momento de la toma de inventario
para cada referencia se pueda validar cada muestra sin tener que recurrir al desgaste de
realizar todo el inventario completo, luego que ya se ha terminado con la actividad.
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9 Una semana antes de la realizacin del inventario, se debe establecer quienes sern los
funcionarios que formarn parte de los equipos que intervendrn en la tarea de tomar el
inventario fsico del Almacn general del Sistema Estatal de Radio y Televisin para que
se pueda realizar una reunin previa donde se comuniquen los objetivos de dicho
inventario y cada unidad participante propondr a la Direccin Administrativa quienes de
los miembros de departamento podrn ser parte de sta labor.
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METODOLOGIA Y RESPONSABILIDADES
Flujo del Macro-proceso (Control de Inventario en el Almacn):
T O M A D E IN V E N T A R IO F IS IC O E N E L A L M A C E N G E N E R A L
S IS T E M A E S T A T A L D E R A D IO Y T E L E V IS IO N
PANAMA
C O N T A B IL ID A D / A U D IT O R IA
D IR E C C IO N A D M IN IS T R A T IV A
S U P E R V IS O R D E A L M A C E N /
A L M A C E N IS T A
E Q U IP O S
IN IC IO
D E F IN E C A L E N D A R IO
SEM ESTRAL DE TOM A
D E IN V . F IS IC O
D E F IN E L O S M IE M B R O S
D E L O S E Q U IP O S Q U E
TOMARAN EL
IN V E N T A R IO .
L IM P IA Y O R G A N IZ A L A
IN S T A L A C I N F IS IC A
DEL ALM ACEN
S E R E A L IZ A E L C O N T E O
DE
IZ Q .
A
DER,
DE
A R R IB A H A C IA D E B A J O
DE
ATRS
H A C IA
ADELANTE
SE
V E R IF IC A
R E F E R E N C IA
C O N JU N T O
COMPROBAR
D IF E R E N C IA S
R E A L IZ A R E U N I N
P R E V IA P A R A L A
D E F IN IC I N D E
O B J E T IV O S
CADA
EN
PARA
LAS
NO
E X IS T E N
D IF E R E N C IA S ?
S E C O N F E C C IO N A
L IS T A D O C O N L A S
R E F E R E N C IA S Q U E
SE VAN A
IN V E N T A R IA R
SI
SE ABR EN TO D AS LAS
C A JA S
DONDE
SE
ENCUENTREN
B IE N E S
PARA
V A L ID A R
LAS
C A N T ID A D E S .
SE
D IV ID E
LA
IN S T A L A C I N
F S IC A
D EL ALM AC N
S E L E A S IG N A A C A D A
E Q U IP O
UN
SEGM ENTO
DE
B IE N E S
SE
C O TE JA N
LAS
H O J A S P A R A V E R IF IC A R
QUE
NO
HAYA
ER R O R ES N I FALTAN TE
F S IC O .
SE
IM P R IM E
IN F O R M E
C O N EL D ETALLE D E LO S
DATOS CAPTURADOS EN
E L S IS T E M A
SE C APTU R AN LO S
DATO S
R E C O P IL A D O S E N
E L S IS T E M A
R E V IS A Y V A L ID A
C O N S U F IR M A E L
IN F O R M E F IN A L
A R C H IV A IN F O R M E
F IN
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Paso
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RESPONSABLE
Se organizar y limpiar la instalacin fsica del almacn general una semana antes
Supervisor de Almacn /
de la toma fsica del inventario para poder ubicar ordenadamente cada uno de los
Almacenista
bienes que sern inventariados.
Se confeccionar un listado con todas las referencias que sern parte del conteo
fsico en el inventario del Almacn.
Contabilidad / Auditoria
Contabilidad / Auditoria
Los equipos deben realizar el conteo de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y
de atrs hacia adelante.
Equipos
Equipos
Se deben abrir todas las cajas donde se encuentren bienes para validar que las
cantidades sean las correctas, luego de esto, se devolver a su lugar una vez
contado.
Equipos
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Equipos
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Al finalizar el conteo, se cotejarn las hojas de cada miembro del equipo para
verificar que no haya errores, de existir errores se verificaran y se corregirn, cuando
todo este validado y sin ninguna anomala se podr ingresar el conteo en el sistema.
Contabilidad / Auditoria
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Contabilidad / Auditoria
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Supervisor de Almacn /
Almacenista
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Remite Copia del Informe Final de la toma de inventario para que se archive en el
Almacn General.
Contabilidad / Auditoria